การจัดการบริการในสถานที่มีบทบาทอย่างมากในองค์กรที่ใช้บุคลากรที่ส่งออกไปทำกิจกรรมในพื้นที่ ซึ่งรวมถึงยูทิลิตี้ โทรคมนาคม โรงพยาบาล บริการระบบทำความร้อน การระบายอากาศและปรับอากาศ (HVAC) และอื่น ๆ อีกมากมาย การจัดการบริการภาคสนามช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการและการควบคุมกิจกรรมภาคสนาม เช่น การกำหนดตารางเวลา การส่งตัว และการติดตามพนักงาน Android ซึ่งส่งเสริมการให้บริการที่ทันเวลาและมีประสิทธิภาพซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความพอใจของลูกค้าและการหมุนเวียนทางธุรกิจที่ดี ดังนั้นในคู่มือนี้ เราจะเน้นย้ำอย่างเจาะลึกว่า ผู้จัดการบริการภาคสนามคืออะไร กิจกรรมที่ดำเนินการ วิธีปรับปรุงกิจกรรมเหล่านี้ และแนวทางปฏิบัติ 30 ประการที่มีประสิทธิภาพซึ่งจะช่วยควบคุมศักยภาพสูงสุดของกิจกรรมเหล่านี้
การจัดการบริการภาคสนามคืออะไร
การจัดการบริการภาคสนาม (FSM) เกี่ยวข้องกับการจัดการและการจัดทรัพยากรในองค์กรที่มีเป้าหมายในการให้บริการคุณภาพสูงแก่ลูกค้าในสถานที่ บริการเหล่านี้มักจะเกี่ยวข้องกับการซ่อม การติดตั้ง การดูแลรักษาให้อยู่ในสภาพทำงาน และการให้บริการเสริมในแทบทุกภาคธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับยูทิลิตี้ โทรคมนาคม การดูแลสุขภาพ ระบบทำความร้อน การระบายอากาศและปรับอากาศ (HVAC) รวมถึงอุตสาหกรรมการผลิต มีความจำเป็นต้องจัดการกับกระบวนการที่หลากหลายและทรัพยากรที่เป็นเช่นทักษะและกระบวนการ เช่น การวางแผนงาน การกำหนดตารางการส่งช่าง การจัดการยานพาหนะและอุปกรณ์ การควบคุมสต็อกคงคลัง และการรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า
โดยพื้นฐานแล้ว การจัดการบริการภาคสนามมุ่งเน้นที่เป้าหมายร่วมกันในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและการพึงพอใจของลูกค้าโดยการทำให้แน่ใจว่าช่างภาคสนามได้รับเครื่องมือที่เหมาะสม ชิ้นส่วนที่จำเป็น และข้อมูลเพื่อทำงานของพวกเขา ผู้จัดการบริการภาคสนามต้องกำหนดตารางเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพของเส้นทางสายงานภาคสนามที่มีอยู่ ร่วมกับการจัดการคำสั่งงาน และกำกับดูแลการทำงานภาคสนามเพื่อรักษาคุณภาพและเวลาของการส่งมอบ
แนวทางปฏิบัติที่ดีของการจัดการบริการภาคสนามยังรวมถึงการใช้เทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพเช่น การประยุกต์ใช้แอปพลิเคชันมือถือ อุปกรณ์ติดตาม และเครื่องมืออัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถรับข้อมูลอัปเดตล่าสุด ปรับปรุงกระบวนการระบบ และลดจำนวนงานที่ทำด้วยมือ สิ่งนี้หมายความว่าช่างภาคสนามสามารถดูรายละเอียดงานบนอุปกรณ์มือถือของพวกเขา เปลี่ยนสถานะของงานที่กำลังดำเนินการอยู่ และให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับบริการได้ทันเวลา
การปฏิบัติการบริการภาคสนามคืออะไร
การปฏิบัติการบริการภาคสนามหมายถึงกิจกรรมต่าง ๆ ที่ช่างหรือเอเจนต์บริการดำเนินการนอกสถานที่หลักขององค์กร โดยปฎิบัติการเหล่านี้ส่วนใหญ่ร่วมงานกับลูกค้าและอาจรวมถึงการติดตั้ง การบำรุงรักษา หรือการซ่อมแซมและแก้ไขปัญหาผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทในเขตพื้นที่ของลูกค้า สำหรับทีมบริการภาคสนาม การดำเนินการที่มีประสิทธิภาพแปลเป็นการจัดเตรียมที่จำเป็นเพื่อให้ช่างสามารถเข้าทำงานและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างถูกต้องและตรงเวลา
การปฏิบัติการบริการภาคสนามไม่ง่ายเลยเพราะธรรมชาติของงานภาคสนามนั้นเต็มไปด้วยความไม่แน่นอน ยกตัวอย่างเช่น ช่างต้องจัดการกับหลายปัจจัย เช่น ความล่าช้าในการจราจร เครื่องมือเสียหาย การซ่อมแซมเพิ่มเติมที่ไม่ได้คาดคิดไว้ และบางกรณีแม้กระทั่งปัญหาภาษา ด้วยเหตุนี้ การจัดการการปฏิบัติการบริการภาคสนามที่มีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพจึงควรมีส่วนประกอบของการวางแผนที่รอบคอบ มีความยืดหยุ่น และโครงสร้างการจัดการที่มีความประสานงานกันสูง
โซลูชัน FSM จะถูกใช้ในการจัดส่งและเพิ่มประสิทธิภาพของเส้นทางและการติดตามแรงงานและทรัพยากรในที่ภาคสนาม กิจกรรมเหล่านี้ต้องการการบริการลูกค้าที่ดีมากเพราะช่างเป็นผู้ติดต่อกับลูกค้าในนามขององค์กรในกรณีส่วนใหญ่
การปฏิบัติการบริการภาคสนามคืออะไรและวิธีเพิ่มประสิทธิภาพ
การปฏิบัติการบริการภาคสนาม (FSO) หมายถึงการตามกระบวนการและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ที่ดำเนินการโดยช่างบริการหรือกลุ่มที่ทำงานในสถานที่ลูกค้า ห่างจากสำนักงานกลางหรือสำนักงานใหญ่ของบริษัท อุตสาหกรรมที่มักเกี่ยวข้องรวมถึงยูทิลิตี้ โทรคมนาคม ระบบทำความร้อน การระบายอากาศ และการปรับอากาศ (HVAC) และการดูแลสุขภาพ โดยปฏิบัติการเหล่านี้มุ่งเน้นเป็นอย่างมากในการให้บริการลูกค้าและรวมกิจกรรมต่าง ๆ เช่น การติดตั้ง การบำรุงรักษา การตรวจสอบ การซ่อมแซม รวมถึงการตอบสนองตามช่วงเวลาในอนาคตอันใกล้ บริการภาคสนามเหล่านี้มีเป้าหมายหลักในการแก้ปัญหาของลูกค้า การรักษาเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ และการให้บริการต่อเนื่องเพื่อประโยชน์แก่ลูกค้าเป็นหลัก
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การปฏิบัติการบริการภาคสนามที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อธุรกิจเนื่องจากส่งผลต่อเมตริกสำคัญหลายประการ เช่น ความพึงพอใจของลูกค้า การให้บริการ และส่งผลต่อกำไรรวมทั้งหมดอีกด้วย สิ่งสำคัญคือการสังเกตว่าทีมบริการภาคสนามส่วนใหญ่เป็นการติดต่อกับลูกค้า ดังนั้นจึงจำเป็นต้องจัดหาเครื่องมือ ข้อมูล และการสนับสนุนที่ต้องการให้พวกเขา นอกจากนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดให้บริการและเพิ่มประสิทธิภาพการบริการภาคสนาม จำเป็นต้องประสานงานด้านอื่น ๆ เช่น ตารางเวลาของช่าง เส้นทาง และคลังสินค้า
การปรับปรุงการจัดหาด้านการบริการในงานภาคสนามรวมถึงการนำวิธีการต่าง ๆ มาใช้, การใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ และการทำงานร่วมกันเพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าในตลาดบริการ ลองศึกษากลไกที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริการภาคสนาม:
- การทำระบบตารางและการจัดส่งให้อัตโนมัติ:
- ทำไมจึงสำคัญ: หนึ่งในองค์ประกอบที่ยาวนานและเชิงซ้อนที่สุดของ FSO คือการจัดตารางและการส่งตัวช่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่มีการเรียกค่าบริการหลายครั้งในวันเดียวกันหรือมีพื้นที่บริการที่ห่างไกลกันมาก
- วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้ซอฟต์แวร์การกำหนดตารางแบบอัตโนมัติเพื่อจัดสรรช่างตามทักษะ ความใกล้เคียง และความพร้อมใช้งาน ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้การตอบสนองเร็วขึ้นและเพิ่มโอกาสในการแก้ไขเป็นครั้งแรกโดยการแน่ใจว่าช่างที่ถูกต้องได้รับมอบหมายให้กับงานที่ถูกต้อง นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังสามารถเป็นประโยชน์ในการรองรับการเปลี่ยนแปลงตารางเวลาหรือเหตุฉุกเฉินแบบเรียลไทม์และแจกจ่ายทรัพยากรอย่างรวดเร็วเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนด
- ใช้ข้อมูลเรียลไทม์:
- สิ่งที่คุณต้องรู้: ทีมงานการจัดการและการจัดส่งทุกทีมต้องมีความตระหนักถึงการดำเนินงานภาคสนามแบบเรียลไทม์เพื่อให้สามารถควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการปรับตัวในสถานการณ์จริง
- วิธีการปรับปรุง: ใช้แอปพลิเคชันมือถือหรือระบบสื่อสารอื่นๆ ที่ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถสื่อสารสถานะ ตำแหน่ง และความคืบหน้าของงานแบบเรียลไทม์ได้ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงความสามารถในการจัดการทำให้ผู้จัดการสามารถควบคุมผลการดำเนินงานในสนาม ลดความล่าช้า และบริหารจัดการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
- ลงทุนในโซลูชันมือถือสำหรับช่างภาคสนาม:
- ทำไมจึงสำคัญ: การเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องในเวลาที่เหมาะสมในสถานที่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับช่างในการปฏิบัติหน้าที่ของเขาได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือเป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า
- วิธีการปรับปรุง: มอบโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ให้ช่างเพื่อให้พวกเขาสามารถดูรายละเอียดงานเฉพาะ ข้อมูลลูกค้า และคู่มือการใช้งาน นอกจากนี้ โซลูชันมือถือยังช่วยให้ช่างสามารถเปลี่ยนสถานะของงาน แจ้งปัญหา และขอความช่วยเหลือขณะทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด
- ปรับปรุงช่องทางการสื่อสาร:
- ทำไมจึงสำคัญ: หากไม่มีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดความล่าช้า ความเข้าใจผิด และความไม่พึงพอใจในหมู่ลูกค้า
- วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพ: ใช้แอปพลิเคชันมือถือหรือแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์เพื่อทำให้การสื่อสารระหว่างผู้จัดส่ง ผู้จัดการ และช่างมีประสิทธิภาพและมีผลมากยิ่งขึ้น สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารเป็นไปในลักษณะที่ช่างสามารถขอความช่วยเหลือ รับการเตือนเกี่ยวกับลักษณะงาน และแจ้งลูกค้าในกรณีมีการเปลี่ยนแปลงเช่น การล่าช้าในการให้บริการ
- ใช้การวิเคราะห์เพื่อการบำรุงรักษาเชิงพยากรณ์:
- ทำไมจึงสำคัญ: การรอให้สิ่งของเสียหายก่อนวางแผนการซ่อมบำรุงอาจราคาแพง และใช้เวลาในการซ่อมซึ่งอาจส่งผลกระทบเชิงลบต่อลูกค้า
- วิธีการเพิ่มประสิทธิภาพ: เทคโนโลยีเชิงพยากรณ์สามารถรวมข้อมูลการบำรุงรักษาเดิมและเซ็นเซอร์ของเครื่องจักรเพื่อช่วยระบุเวลาที่ควรทำการซ่อมแซม ด้วยการดูการเปลี่ยนแปลงของประสิทธิภาพอุปกรณ์ในช่วงเวลา บริษัทสามารถกำหนดตารางการบำรุงรักษาได้ก่อนที่จะเกิดปัญหา ลดความจำเป็นในการซ่อมฉุกเฉิน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
30 แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบริการภาคสนาม
ในยุคปัจจุบันของอุตสาหกรรมบริการที่เน้นความสำคัญของเวลา เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องมีการจัดการบริการภาคสนามอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มคุณภาพการบริการลูกค้า ปรับปรุงการดำเนินงาน และลดต้นทุน มีหลายแง่มุมที่อยู่ในอำนาจหน้าที่ของผู้จัดการหรือสมาชิกในทีมบริการภาคสนาม เช่น การทำให้แน่ใจว่าลูกค้าจะได้รับบริการตรงเวลา การทำให้ผู้ที่เหมาะสมไปยังสถานที่ที่ถูกต้อง และการตรวจสอบคลังสินค้า การนำเอาแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการสำหรับการจัดการเฟรมเวิร์กจะช่วยองค์กรเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน การสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง และความพึงพอใจของลูกค้าโดยรวม ในส่วนนี้เราได้รวบรวม 30 แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการบริการภาคสนามเพื่อให้ผู้จัดการและทีมบริการภาคสนามสามารถปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม รักษาความยั่งยืน และให้บริการที่ยอดเยี่ยมอย่างต่อเนื่อง
1. ฝึกอบรมและพัฒนาเทคนิคภาคสนามของคุณอย่างสม่ำเสมอ
การฝึกอบรมและพัฒนาเทคนิคภาคสนามของคุณอย่างสม่ำเสมอเป็นสิ่งที่สำคัญ การฝึกอบรมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาตรฐานอุตสาหกรรมที่อัปเดต และทักษะการบริการลูกค้าทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณมีความพร้อมในการเผชิญกับทุกความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้การพัฒนาทักษะใหม่ยังช่วยสร้างความมั่นใจให้กับช่างและยังช่วยในการคงรักษาพนักงานโดยให้โอกาสในความก้าวหน้า
2. ติดตามตัวชี้วัดผลได้ที่ถูกต้อง
สิ่งนี้ยังเป็นหนึ่งในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการบริการภาคสนาม การประเมินตัวชี้วัดประสิทธิภาพหรือที่เรียกว่า Key Performance Indicators (KPI) เช่น อัตราการซ่อมแซมครั้งแรกเวลาที่ใช้ในการซ่อมแซม (MTTR) คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า และอื่น ๆ เพื่อประเมินประสิทธิภาพ เมื่อผู้จัดการดู KPI ที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนในการดำเนินงานและทำให้สามารถตัดสินใจบนฐานข้อเท็จจริง
3. ให้ความสำคัญกับช่องทางการสื่อสารที่ชัดเจน
การสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างผู้จัดส่งและช่าง รวมถึงระหว่างผู้จัดส่งและลูกค้า ช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการ วางมาตรการเช่นแอปพลิเคชันการสื่อสารแบบเรียลไทม์ภายในทีมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนรู้เรื่องข้อมูลต่างๆ การมีความโปร่งใสนั้นจะลดความล่าช้า ปรับปรุงการให้บริการ และสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า
4. ใช้โซลูชันมือถือสำหรับการอัปเดตแบบเรียลไทม์
การให้ช่างใช้มือถือทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดงาน การปรับเปลี่ยนทิศทาง และระดับสด็อกในเวลาจริง นอกจากนี้ โซลูชันที่ใช้ในระบบมือถือยังช่วยรายงานอย่างรวดเร็ว ให้ข้อมูลอัปเดตแก่ผู้จัดการเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานและช่วยในการเรียกข้อมูลลูกค้าได้ในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยเพิ่มความราบรื่นของการดำเนินงาน
5. ใช้การติดตาม GPS สำหรับช่าง
การจัดการหรือใช้งานทรัพยากรถูกพัฒนาผ่านการติดตามด้วย GPS เนื่องจากตำแหน่งจริงของช่างเทคนิคถูกติดตามได้แม่นยำมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการจัดสรรงานได้ดีตามตำแหน่งที่ตั้ง ลดการเดินทางไกลและลดการใช้เชื้อเพลิง นอกจากนี้ การติดตามด้วย GPS ยังเพิ่มความโปร่งใสให้แก่ลูกค้าด้วยการให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับการมาถึงของช่างเทคนิคเอง
6. เพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางเพื่อลดเวลาการเดินทาง
การเพิ่มประสิทธิภาพเส้นทางช่วยให้ระยะทางสั้นลง ลดการใช้เชื้อเพลิง เร่งยานพาหนะบริการ และลดความเครียดในการจราจร เครื่องมือเทเลแมติกส์และอื่น ๆ ที่วิเคราะห์สถานการณ์การจราจรและสภาพถนนช่วยให้บุคลากรเสร็จสิ้นงานมากขึ้นในเวลาที่สั้นลง ความสามารถจัดการเส้นทางช่วยให้บุคลากรภาคสนามทำงานเพิ่มขึ้นและเพิ่มโอกาสในการทำงานสำเร็จในครั้งแรก
7. ใช้เครื่องมือการส่งงานอัตโนมัติ
ซอฟต์แวร์การส่งงานอัตโนมัติคือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มอบหมายงานให้กับช่างเทคนิคโดยขึ้นอยู่กับความพร้อม ทักษะและตำแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ช่วยให้ใช้ทรัพยากรได้ดีขึ้นและลดระยะเวลารอคอยสำหรับลูกค้า นอกจากนี้ การทำงานอัตโนมัติจะช่วยลดการจองเกินและทำให้กระบวนการส่งงานง่ายขึ้นโดยเฉพาะในช่วงเวลาวุ่นวาย
8. เข้าใจสัญญาณของปัญหาอุปกรณ์ที่อาจเกิดขึ้น
ช่างเทคนิคควรถูกฝึกให้สามารถระบุสัญญาณที่บ่งบอกถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นของอุปกรณ์ได้ อาการเช่นเสียงแปลกหรือการสั่นควรเป็นสิ่งที่ช่างควรทราบเพื่อป้องกันความเสียหายหากปัญหาเกิดขึ้น การลงมืออย่างรวดเร็วสามารถป้องกันการซ่อมใหญ่และลดเวลาที่สูญเสียไปกับการซ่อมเครื่องจักร
9. รักษาระบบสินค้าคงคลังให้ทันสมัย
การควบคุมสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพและทันสมัยจะลดความเป็นไปได้ของความล่าช้าในการปฏิบัติงานเนื่องจากการขาดแคลนเครื่องมือหรืออุปกรณ์สำรองเฉพาะ ดังนั้น ช่างเทคนิคจึงไม่จำเป็นต้องเที่ยวหาวัตถุที่ต้องการซึ่งอาจทำให้พวกเขารอนาน เมื่อเป็นไปได้ให้ใช้ระบบควบคุมสินค้าคงคลังที่เป็นระบบคอมพิวเตอร์เพื่อติดตามปริมาณเสบียงในมือ เวลาในการเติมสินค้าอัตโนมัติ และการรักษาสินค้าคงคลังที่จำเป็น
10. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาขั้นสูง
ระบบการวางแผนและการจัดตารางเวลาที่ทันสมัยช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดสรรทรัพยากรโดยคำนึงถึงความพร้อมของห้องและเตียง ความสำคัญของลูกค้าและช่าง และระดับทักษะ การสนับสนุนนี้ช่วยให้ลูกค้าไม่ประสบปัญหาในการจองห้องเกิน และทำให้องค์กรสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายได้ง่ายขึ้น ซึ่งถือเป็นการพัฒนาการให้บริการ
11. เฝ้าติดตามและจัดการประสิทธิภาพช่างเทคนิค
ด้วยการประเมินประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้จัดการสามารถระบุพนักงานที่ดีที่สุดและเสนอการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับผู้ที่ต้องการมากที่สุด การใช้เมตริกซ์ช่วยในการประเมินแนวโน้มประสิทธิภาพผ่านการให้ข้อมูลเกี่ยวกับอัตราการทำงานที่สำเร็จ ข้อมูลตอบรับจากลูกค้า และความทันเวลาและความเร็วในการให้บริการในด้านอื่น ๆ
12. ใช้เทคนิคการบำรุงรักษาเชิงคาดการณ์
ในโลกของการบำรุงรักษาเชิงคาดการณ์ มีการพยากรณ์ปัญหาที่เกี่ยวกับความสอดคล้องหรือประสิทธิภาพของอุปกรณ์โดยใช้ข้อมูลก่อนที่ปัญหาจะเกิดขึ้น ทำให้สามารถทำการกระทำก่อนที่มันจะสาย การจัดการเช่นนี้ช่วยเพิ่มอายุการใช้งานของอุปกรณ์ ลดค่าใช้จ่าย และเหตุการณ์ที่ต้องการความช่วยเหลือภายนอกที่จะทำให้การทำงานหยุดลงยาวนาน
13. รักษาการตรวจสอบอุปกรณ์อย่างสม่ำเสมอ
การตรวจสอบเป็นระยะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการระบุปัญหาที่อาจทำให้เกิดความล้มเหลวในภายหลัง การดูแลรักษาแบบมีกำหนดช่วงเวลาช่วยให้องค์กรหลีกเลี่ยงปัญหาร้ายแรง เพิ่มการใช้งานอุปกรณ์โดยไม่เกิดการล้มเหลว และลดจำนวนการซ่อมที่ไม่คาดคิดซึ่งจะขัดขวางกระบวนการทำงาน
14. เสนอทางเลือกการสนับสนุนระยะไกล
การสนับสนุนทางเทคนิคสามารถให้ผ่านการโทรแบบวิดีโอ หรือปัญหาสามารถแก้ไขได้ผ่านการล็อกอินระยะไกล ทำให้ช่างไม่จำเป็นต้องมาที่สถานที่ซึ่งลดจำนวนชั่วโมงในการเดินทางและเพิ่มโอกาสในการแก้ไขปัญหาได้ตั้งแต่ครั้งแรก นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบในการแก้ไขปัญหาเล็ก ๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
15. ให้ความสำคัญกับการสื่อสารกับลูกค้าและรวบรวมคำติชม
การผนวกรวมทั้งการสื่อสารเป็นระยะและการรวบรวมข้อคิดเห็นช่วยให้บริษัทเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงของความคาดหวังและข้อร้องเรียนของลูกค้า การมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจะช่วยส่งเสริมการรักษาลูกค้าที่มีอยู่และปรับปรุงบริการให้เข้ากับแบบการใช้งานที่เปลี่ยนไปของลูกค้า
16. รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
ข้อมูลที่สะสมระหว่างการดำเนินงานมีผลกับแนวโน้มบางประการรวมถึงพื้นที่ที่อาจต้องได้รับการปรับปรุง ในขณะที่การวิเคราะห์อย่างสม่ำเสมอทำให้บริษัทสามารถตัดสินใจอย่างมีข้อมูลด้วยข้อมูลที่มุ่งเน้นที่การปรับปรุงสถานการณ์และปรับระดับบริการตามความต้องการของสภาพแวดล้อม
17. นำระบบรายงานที่แข็งแกร่งมาใช้
ระบบการรายงานที่ดีช่วยเพิ่มความรับผิดชอบและความโปร่งใสในองค์กร ตัวอย่างเช่น รายงานที่ละเอียดช่วยให้การจัดการสามารถควบคุมดรรชนีประสิทธิภาพหลัก (KPI) มาตรฐานของบริการที่ให้บริการ และการวางแผนทรัพยากรและการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงานได้อย่างมียุทธวิธี
18. ลดงานกระดาษ
การรับเอาระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ช่วยลดจำนวนงานกระดาษ เร่งกระบวนการ และลดโอกาสของข้อมูลที่สูญหายหรือผิดพลาด การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยให้ช่างเทคนิคมุ่งเน้นไปที่หน้าที่หลักของพวกเขาซึ่งจะเพิ่มเวลาการพลิกกลับและความแม่นยำของการบริการที่ให้
19. เพิ่มประสิทธิภาพวงจรการสั่งงาน
การคำนวณต้นทุนของวงจรการสั่งงานช่วยจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงการรอคอยที่ไม่จำเป็น ทำให้เกิดความก้าวหน้าที่เป็นระเบียบระหว่างขั้นตอนงาน เครื่องมือการจัดการการสั่งงานดิจิทัลช่วยเพิ่มการติดตาม การอนุมัติที่รวดเร็ว และการอัปเดตสถานะในเวลาเดียวกัน
20. ให้ช่างเทคนิคมีเครื่องมือที่ถูกต้องและข้อมูลที่ถูกต้อง
หากต้องการให้มีประสิทธิภาพ ช่างเทคนิคจะต้องมีเครื่องมือและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดของแต่ละงาน ดังนั้นพวกเขาจึงมีเอกสารทางเทคนิค ข้อมูลพื้นหลังของลูกค้าและการเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างดีและทันเวลา
21. ปล่อยเวลาสำหรับทีมของคุณ
ด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี งานเช่นการป้อนข้อมูลหรือการเตรียมรายงานซึ่งมักเป็นงานที่ต้องทำด้วยมือและจำเจ สามารถเสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว การเปลี่ยนแปลงเช่นนี้ทำให้ช่างเทคนิคและผู้จัดการสามารถมุ่งเน้นไปที่บทบาทที่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่งานประจำที่เหลือได้รับการพัฒนาอย่างดี สิ่งนี้ช่วยเพิ่มกำลังใจของทีมและลดโอกาสในการเกิดความเหนื่อยล้านับตั้งแต่งานซ้ำซ้อนถูกทำให้ลดลง
22. จัดตั้งระบบศูนย์กลาง
ระบบศูนย์กลางคือที่ที่ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บในที่เดียวซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยสมาชิกทั้งหมดของทีม นี้ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม เพิ่มความแม่นยำ และให้การเข้าถึงตารางเวลา สินค้าคงคลังและข้อมูลลูกค้าในเวลาเดียวกันโดยไม่มีข้อจำกัด
23. หยุดการเลื่อนการให้บริการ
ตามการวิจัยของหลายองค์กร ความตรงต่อเวลาของการบริการที่ได้จัดเตรียมไว้ช่วยอย่างมากในการสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้า เพื่อลดการล่าช้า มันสำคัญที่จะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและปรับปรุงการปฏิบัติการกำหนดเวลาที่ดีและเตรียมอุปกรณ์และสิ่งจำเป็นที่ต้องใช้ในการทำงานให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน
24. กำหนดความคาดหวังของการบริการให้ชัดเจน
การจัดการความคาดหวังของลูกค้าและลดโอกาสที่พวกเขาจะผิดหวังสามารถทำได้โดยการกำหนดมาตรฐานการบริการที่ต้องการตั้งแต่เริ่มต้น ซึ่งรวมถึงการกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับกำหนดเวลา ราคา และคำอธิบายกระบวนการที่ชัดเจนที่ต้องปฏิบัติเพื่อให้บริการ
25. ให้ราคาที่โปร่งใส
ความโปร่งใสในการกำหนดราคาช่วยป้องกันความไม่สมดุลในการสื่อสารและสร้างความไว้วางใจจากลูกค้า มีการเตรียมการในการระบุและแสดงค่าใช้จ่ายของบริการที่มีให้และค่าใช้จ่ายของบริการเสริมที่เกี่ยวข้องกับบริการหลักอย่างชัดเจนเพื่อชนะความเชื่อมั่นและความพึงพอใจของลูกค้า
26. ติดตามการแสดงผลของบริการอย่างต่อเนื่อง
มีการจัดอันดับผลการปฏิบัติงานเป็นประจำพร้อมกับกลไกการตอบกลับเพื่อรับรองว่าสามารถบรรลุมาตรฐานในการให้บริการได้ การติดตามผลการปฏิบัติงานในระยะยาวอย่างมีประสิทธิภาพทำให้บริษัทส่งเสริมการปรับเปลี่ยนได้อย่างเหมาะสมโดยไม่กระทบบริการ
27. สร้างวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องยกระดับวิธีคิดที่มองหาวิธีหาแนวทางแก้ไขปัญหาและหาวิธีปรับปรุงงาน วัฒนธรรมเช่นนี้ขึ้นอยู่กับการเรียนรู้ที่ต่อเนื่อง การตอบสนองในทางบวกของลูกค้าและพนักงานต่อข้อเสนอแนะ รวมถึงการให้ความสำคัญกับความพยายามในการปรับปรุง
28. นำกลยุทธ์บำรุงรักษาป้องกันมาใช้
ด้วยการบำรุงรักษาป้องกัน โอกาสในการที่อุปกรณ์จะเกิดความขัดข้องจะลดลง ทำให้มั่นใจได้ว่าสินทรัพย์อยู่ในสภาพพร้อมใช้ตลอดเวลา วิธีนี้ลดความจำเป็นในการซ่อมฉุกเฉิน ป้องกันการเสื่อมสภาพทางด่วนของสินทรัพย์และเพิ่มเวลาการใช้งาน
29. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบถูกตอบสนอง
การปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยและการปฏิบัติต่อมาตรฐานทางกฎหมายช่วยให้ลูกค้าและช่างปลอดภัย ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย และการปฏิบัติตามกฎหมาย ตัวอย่างเช่น การฝึกอบรมต่อเนื่องและการต่ออายุใบรับรองหลังจากระยะเวลาหนึ่ง
30. เพิ่มการสื่อสารและการร่วมมือกัน
พิจารณาการปฏิบัติที่ดีที่สุดในบริการภาคสนามสุดท้าย การร่วมมือและการสื่อสารด้วยเครื่องมือเช่นแอปพลิเคชันส่งข้อความทีมและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสนับสนุนวัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมและช่วยให้ช่างเทคนิคและผู้จัดการเข้าใจในเรื่องเดียวกัน ความร่วมมือเช่นนี้สามารถช่วยลดเวลาในการพลิกกลับของบริการ ส่งเสริมการแก้ไขปัญหาและเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
เพิ่มธุรกิจของคุณด้วย Shifton Field Service Management Software
เพื่อขยายการเพิ่มประสิทธิภาพบริการภาคสนาม ธุรกิจที่มองหาโอกาสในการเติบโตพบสมการแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยมในการใช้งานซอฟต์แวร์ Shifton Field Service Management (FSM) จัดทำเพื่อนำเสนอการจัดตารางเวลา การส่งงาน การสื่อสาร และการตรวจสอบแบบเรียลไทม์ไว้ในที่เดียวเพื่อตอบสนองต่อประสิทธิภาพและการเติบโต
การจัดตารางเวลาและการส่งงานที่ง่ายเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่น่าสนใจซึ่งซอฟต์แวร์บริการการจัดการภาคสนามของ Shifton นำมามอบ ด้วยการอนุญาตให้ผู้จัดการจัดสรรงานโดยคำนึงถึงความพร้อม ทักษะ และท้องถิ่นของช่างเทคนิค Shifton มั่นใจว่าช่างที่เหมาะสมที่สุดเข้าร่วมทุกงานเสมอ ลดระยะเวลาสำหรับลูกค้าและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของบริษัท นอกจากนี้ยังมีองค์ประกอบที่สำคัญของ Automation ที่ทำให้ง่ายกว่าและแม่นยำกว่าในการจัดตารางและการส่งงาน สามารถรับมือกับระดับความต้องการสูง และช่วยให้ผู้จัดการทำงานกับภาพรวมใหญ่มากกว่าเรื่องเล็กๆ น้อยๆ
Shifton ยังมีความสามารถในการติดตาม GPS แบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้การจัดการทราบว่าแต่ละช่างอยู่ที่ไหนและมีความคืบหน้าเพียงใดในงาน การมีข้อมูลในระดับนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มความปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถเปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วเกี่ยวกับผู้ที่ถูกส่งไปยังลูกค้าตามคำขอหรือปัญหาที่ต้องการการเอาใจใส่ด่วน การติดตามด้วย GPS มีจุดประสงค์นี้ดี แต่ยังผสมผสานการจัดการเส้นทางเพื่อให้ช่างสามารถทำงานให้เสร็จภายในเวลาที่สั้นที่สุด ซึ่งจะช่วยประหยัดน้ำมันเชื้อเพลิงและเพิ่มจำนวนงานที่ทำได้ภายในวันเดียวกัน โดยการลดเวลาที่เสียไปกับการเดินทาง Shifton สามารถเพิ่มผลผลิตของผู้ใช้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มระดับรายได้และความพึงพอใจของลูกค้าของผู้ใช้
ที่พื้นฐานของซอฟต์แวร์ FSM ของ Shifton การสื่อสารและความร่วมมือมีบทบาทสำคัญ ระบบช่วยให้ผู้จัดการ ช่าง และลูกค้าทำงานร่วมกันเพื่อลงตัวไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ขณะเดียวกันก็อัปเดตให้แต่ละคนทราบถึงขั้นตอนของการบริการ การอัปเดตเป็นเรียลไทม์ทำให้ลูกค้าได้รับการแจ้งเตือนการมาถึงและสถานะและทำให้บริษัทสามารถสร้างความเชื่อมั่นและทำให้ประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจมากขึ้น สำหรับช่าง ความสามารถในการสื่อสารอย่างฉับไวช่วยให้พวกเขาแก้ไขปัญหา ขอความช่วยเหลือ และได้รับข้อมูลล่าสุดก่อนรายงานออกภาคสนามได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกองค์ประกอบหนึ่งของ Shifton ที่มอบคุณค่าเพื่มเติมให้แก่ลูกค้าคือความสามารถด้านการรายงานและข้อมูล ที่ช่วยให้องค์กรธุรกิจประเมินผลการทำงานของตนเอง และทำให้เห็นประเด็นที่ต้องการการปรับปรุง รวมทั้งติดตามตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก (KPIs) ที่เลือกไว้
ข้อมูลช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจในแบบวัดผลได้และสามารถปฏิบัติได้ซึ่งให้ผลดีแก่บริษัท ด้วยการสนับสนุนจากตัวชี้วัดอย่างประสิทธิภาพของช่าง, บริการลูกค้า, และการดูแลอุปกรณ์ บริษัทสามารถปรับปรุงกระบวนการในระยะเวลาหนึ่ง ลดค่าใช้จ่าย และบรรลุระดับการดำเนินงานที่สูงขึ้น ซอฟต์แวร์การจัดการบริการภาคสนามของ Shifton ไม่ได้เพียงแค่ให้เป็นเครื่องมือในการดำเนินกิจการในปัจจุบัน แต่ยังเป็นเครื่องมือในการได้เปรียบในการแข่งขันที่ยั่งยืน ขอบคุณการผสมผสานระหว่างระบบอัตโนมัติ การติดตามตลอด 24/7 การสื่อสารที่เพิ่มขึ้น และการวิเคราะห์ข้อมูล Shifton ช่วยให้ธุรกิจสามารถให้บริการได้ดีขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเติบโตในตลาดสูงสุด
ดาเรีย โอลิเอชโก
บล็อกส่วนตัวที่สร้างขึ้นสำหรับผู้ที่มองหาการปฏิบัติที่พิสูจน์แล้ว
