สรุปสั้น ๆ
เมื่อธุรกิจเผชิญกับความท้าทายในการขยายการสนับสนุนลูกค้า การเลือกแพลตฟอร์มการจัดการพนักงานเป็นสิ่งสำคัญ Shifton ไม่ได้เป็นเพียงแค่เครื่องมือจัดตารางเวลา — มันเป็นพันธมิตรเชิงกลยุทธ์ที่เติบโตพร้อมกับธุรกิจของคุณ ช่วยให้การขยายตัวราบรื่นในขณะที่รักษาความเป็นเลิศในการบริการ
สำหรับผู้ที่ต้องการสรุปแบบรวดเร็ว:
1) การขยายการดำเนินงานศูนย์บริการลูกค้าเกี่ยวข้องกับการขยายพนักงาน การใช้เทคโนโลยีใหม่ และการปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสม
2) ระบบอัตโนมัติและ AI มีบทบาทสำคัญในการสร้างศูนย์ติดต่อที่ขยายได้ในขณะที่ควบคุมต้นทุนให้อยู่ในเกณฑ์ที่สามารถจัดการได้
3) การตรวจสอบ KPI การระบุจุดที่เป็นคอขวด และการใช้การสนับสนุนผ่านหลายช่องทาง สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของศูนย์บริการลูกค้า
4) การเอาท์ซอร์ส ตัวเลือกการบริการตัวเอง และการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์ช่วยให้ธุรกิจขยายการบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สำหรับการแยกย่อยวิธีการขยายศูนย์บริการลูกค้าอย่างละเอียด โปรดอ่านคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ 21 ข้อต่อไปนี้
การทำความเข้าใจการขยายศูนย์บริการลูกค้า
ศูนย์ติดต่อที่ขยายได้จะต้องปลับตัวให้เข้ากับความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น ในขณะที่รักษาคุณภาพการบริการและประสิทธิภาพการดำเนินงาน การขยายทีมสนับสนุนและขายลูกค้าเกี่ยวข้องกับกลยุทธ์หลายประการ:- การเพิ่มพนักงาน – การจ้างและฝึกอบรมตัวแทนใหม่เพื่อจัดการกับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น
- การใช้เทคโนโลยีใหม่ – การใช้ AI แชทบอท และโซลูชั่นอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
- การปรับเวิร์กโฟลว์ – ปรับกระบวนการให้คล่องตัว ปรับปรุงการจัดเส้นทางการโทร และเสริมสร้างการจัดการพนักงาน
สถานการณ์ที่อาจกระตุ้นความจำเป็นในการขยายศูนย์บริการลูกค้า
- การเติบโตทางธุรกิจอย่างรวดเร็วทำให้ปริมาณการโทรเพิ่มขึ้น
- การขยายไปยังตลาดหรือสายผลิตภัณฑ์ใหม่
- สถานการณ์ที่มีการปักธงสูงหรือต้องการเลขที่เปลี่ยนแปลงได้
- การนำเสนอช่องทางการบริการลูกค้าใหม่ (เช่น แชท โซเชียลมีเดีย)
วิธีขยายการดำเนินงานศูนย์บริการลูกค้า: 21 แนวปฏิบัติและคำแนะนำที่ดีที่สุด
1. นำการวิเคราะห์คาดการณ์มาใช้
การวิเคราะห์คาดการณ์เป็นสิ่งสำคัญสำหรับศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ เพราะช่วยคาดการณ์ปริมาณการโทร พฤติกรรมของลูกค้า และความต้องการกำลังคน โดยการวิเคราะห์ข้อมูลย้อนหลัง เครื่องมือที่ใช้ AI สามารถคาดการณ์ช่วงเวลาสูงสุดและปรับระดับการทำงานให้เหมาะสมประโยชน์ของการใช้การวิเคราะห์คาดการณ์ในการขยายศูนย์บริการลูกค้า:- ลดเวลารอคอยโดยการทำให้แน่ใจว่ามีพนักงานเพียงพอตลอดช่วงเวลาเร่งด่วน
- ปรับต้นทุนการจ้างงานให้เหมาะสมโดยการป้องกันการจ้างงานเกินหรือขาดพนักงาน
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าโดยการตอบสนองความต้องการบริการอย่างโปรแอคทีฟ
2. นำการสนับสนุนหลายช่องทางมาใช้
เพื่อให้บรรลุความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานศูนย์บริการลูกค้า ธุรกิจต้องใช้กลยุทธ์การสนับสนุนหลายช่องทาง ลูกค้ายุคใหม่คาดหวังการปฏิสัมพันธ์ที่ไม่สะดุดผ่านทางโทรศัพท์ อีเมล แชท และโซเชียลมีเดียการสนับสนุนหลายช่องทางช่วยในการขยายการดำเนินงานศูนย์บริการลูกค้าอย่างไร:- ช่วยให้ลูกค้าเปลี่ยนช่องทางการสื่อสารโดยไม่ต้องพูดซ้ำข้อมูลเดิม
- กระจายภาระงานผ่านหลายแพลตฟอร์ม ลดการติดขัดของสายโทรศัพท์
- ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของลูกค้าโดยเสนอทางเลือกการสนับสนุนที่เป็นส่วนตัวและสะดวกสบาย
3. ใช้แชทบอทสำหรับการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง
แชทบอทที่ใช้ AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของศูนย์ติดต่อ โดยการจัดการคำถามทั่วไป การนัดหมาย และการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์ข้อดีของการใช้แชทบอทในศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้:- ลดภาระงานตัวแทน ช่วยให้สามารถมุ่งเน้นไปที่ปัญหาที่ซับซ้อนได้
- ให้บริการตลอด 24 ชั่วโมง ปรับปรุงเวลาในการตอบสนองนอกเวลาทำการ
- ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานโดยลดความจำเป็นในการจ้างพนักงานเพิ่มเติม
4. ใช้ AI แบบสังเคราะห์เพื่อช่วยตัวแทน
AI แบบสังเคราะห์ช่วยการจัดการตัวแทนศูนย์บริการลูกค้าโดยการให้สคริปต์การโทรแบบเรียลไทม์ การวิเคราะห์อารมณ์ และข้อเสนอแนะตอบโต้แบบอัตโนมัติวิธีที่ AI สังเคราะห์สนับสนุนศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้:- ช่วยตัวแทนตอบโต้กับลูกค้าอย่างส่วนตัวในเวลาจริง
- ลดเวลาในการจัดการโดยการให้ข้อเสนอแนะจากคำถามของลูกค้า
- ช่วยฝึกอบรมตัวแทนใหม่ได้เร็วขึ้นโดยมั่นใจในความสม่ำเสมอของคุณภาพการบริการลูกค้า
5. ลงทุนในการฝึกอบรมและพัฒนาตัวแทน
การขยายการปฏิบัติงานศูนย์บริการไม่ใช่แค่การจ้างตัวแทนเพิ่มเติม — แต่เป็นการทำให้แน่ใจว่าทีมงานที่มีอยู่สามารถจัดการกับความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้นได้กลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับการฝึกอบรมตัวแทนที่มีประสิทธิภาพในศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้:- การสอนและให้คำแนะนำอย่างสม่ำเสมอเพื่อปรับปรุงทักษะการแก้ปัญหา
- การจำลองการสนทนากับลูกค้าเพื่อเตรียมตัวแทนสำหรับสถานการณ์จริง
- การเปิดการเจรจาแลกเปลี่ยนความรู้เพื่อเสริมสร้างความร่วมมือและประสิทธิภาพของทีม
6. ปรับปรุงการจัดเส้นทางและคิวของการโทร
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ต้องทำให้แน่ใจว่าการโทรถูกส่งไปยังตัวแทนที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม การปรับปรุงการจัดเส้นทางและคิวของการโทรจะช่วยลดระยะเวลารอและปรับปรุงอัตราการแก้ปัญหาในครั้งแรกการปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปรับปรุงการจัดเส้นทางการโทรในศูนย์บริการที่กำลังขยาย:- ใช้การจัดเส้นทางตามทักษะเพื่อเชื่อมต่อลูกค้ากับตัวแทนที่เหมาะสมที่สุดในการจัดการปัญหาของพวกเขา
- การใช้การแจกจ่ายตาม AI เพื่อวิเคราะห์ประวัติลูกค้าและจัดเส้นทางการโทรตามนั้น
- ให้ความสำคัญกับลูกค้าวีไอพีโดยเสนอเวลาในการรอที่สั้นกว่าและตัวแทนที่เฉพาะเจาะจง
7. ติดตามตัวชี้วัดแบบเรียลไทม์
การบริหารจัดการการปฏิบัติงานในศูนย์บริการให้มีประสิทธิภาพต้องการการติดตามประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง โดยการติดตามตัวชี้วัดศูนย์บริการแบบเรียลไทม์จะทำให้ธุรกิจสามารถระบุความไร้ประสิทธิภาพและปรับกลยุทธ์ตามนั้นได้ตัวชี้วัดศูนย์บริการแบบเรียลไทม์ที่สำคัญที่ควรติดตาม:- เวลาในการจัดการเฉลี่ย (AHT) – วัดเวลาที่ตัวแทนใช้ในการแก้ไขปัญหาของลูกค้า
- การแก้ปัญหาในครั้งแรก (FCR) – ติดตามจำนวนคำถามที่แก้ไขได้โดยไม่ต้องติดตามเพิ่มเติม
- คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT) – ประเมินคุณภาพการบริการตามความคิดเห็นของลูกค้า
- อัตราการละทิ้งการโทร – วัดจำนวนลูกค้าที่วางสายก่อนที่จะติดต่อกับตัวแทน
8. นำเสนอตัวเลือกการบริการตนเอง
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ควรเสนอโซลูชันการบริการตนเองเพื่อลดภาระงานของตัวแทนและเพิ่มขนาดการบริการลูกค้าตัวเลือกการบริการตนเองสำหรับการขยายการปฏิบัติงานในศูนย์บริการ:- ระบบตอบรับอัตโนมัติ (IVR) – การจัดเส้นทางการโทรอัตโนมัติตามข้อมูลที่ลูกค้าใส่
- ฐานความรู้และคำถามที่พบบ่อย – ให้ลูกค้าเข้าถึงวิธีแก้ปัญหาโดยไม่ต้องมีการเข้าแทรกแซงจากตัวแทน
- ผู้ช่วยเสมือนที่ขับเคลื่อนด้วย AI – นำทางผู้ใช้ผ่านขั้นตอนการแก้ไขปัญหา
9. แต่งตั้งผู้ดูแลการบริการลูกค้า
เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การจัดการตัวแทนในศูนย์บริการจะซับซ้อนมากขึ้น ผู้ดูแลการบริการลูกค้าจะช่วยให้แน่ใจว่ากระบวนการในการปฏิบัติงานศูนย์บริการเป็นไปอย่างราบรื่นความรับผิดชอบของผู้ดูแลการบริการลูกค้าในศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้:- ติดตามประสิทธิภาพของตัวแทนและระบุโอกาสในการฝึกอบรม
- ดูแลการนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
- ทำให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อตกลงระดับบริการ (SLAs) และความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
10. เข้าร่วมสื่อสารเชิงรุก
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ไม่ได้ตอบเพียงคำถามของลูกค้า — แต่ยังคาดการณ์เหตุการณ์ Proactive messaging เกี่ยวข้องกับการให้ข้อมูลกับลูกค้าก่อนที่จะประสบปัญหาการสนับสนุนการส่งสารเชิงรุกสำหรับการขยายการปฏิบัติงานในศูนย์บริการ:- แจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการล่าช้าหรือการหายไปของบริการก่อนที่พวกเขาจะโทร
- ให้ข้อมูลอัปเดตผลิตภัณฑ์และการประกาศคุณลักษณะใหม่ผ่านอีเมลหรือ SMS
- เสนอคำแนะนำที่สร้างตามประวัติของลูกค้า
11. สร้างฐานความรู้
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ควรมีฐานความรู้ที่ครอบคลุมซึ่งช่วยให้ทั้งตัวแทนและลูกค้าสามารถค้นหาวิธีแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ฐานความรู้ที่มีการจัดระเบียบดีจะช่วยลดปริมาณการโทร ลดเวลาในการจัดการ และปรับปรุงอัตราการแก้ไขปัญหาในครั้งแรกการปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพ:- รวมถึง FAQs, คู่มือการแก้ปัญหา และวิดีโอการสอนสำหรับประเด็นที่พบบ่อย
- จัดระเบียบเนื้อหาตามหมวดหมู่เพื่อให้ทำให้การนำทางสำหรับลูกค้าและตัวแทนเป็นไปได้ง่าย
- อัปเดตฐานข้อมูลเป็นประจำตามคำถามและความคิดเห็นของลูกค้า
- ให้ฐานความรู้เข้าถึงได้จากหลากหลายช่องทาง (เว็บไซต์, แอป, แชทบอท)
12. สร้างฟอรัมชุมชน
การสนับสนุนให้ลูกค้าช่วยเหลือซึ่งกันและกันผ่านฟอรัมชุมชนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการขยายการบริการลูกค้าโดยไม่ทำให้ตัวแทนต้องรับภาระในปริมาณที่มากขึ้น กลยุทธ์ส่วนใหญ่ในการขยายศูนย์ติดต่อเกี่ยวข้องกับการรวมฟอรัมผู้ใช้ที่มีลูกค้าสามารถถามคำถามและแชร์วิธีแก้ปัญหาประโยชน์ของการสร้างฟอรัมลูกค้า:- ลดการพึ่งพาตัวแทนโดยการสร้างการสนับสนุนระหว่างกันเอง
- เพิ่มความภักดีต่อแบรนด์โดยการสร้างชุมชนลูกค้าที่มีส่วนร่วม
- ช่วยระบุปัญหาทั่วไปที่อาจต้องมีการปรับปรุงกระบวนการ
13. พิจารณาการจ้างงานจากภายนอก
การจ้างงานจากภายนอกสำหรับการสนับสนุนลูกค้าสามารถเป็นกลยุทธ์ในการขยายการดำเนินงานของศูนย์บริการโดยเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องขยายอย่างรวดเร็วประโยชน์ของการจ้างงานจากภายนอกสำหรับการขยายการดำเนินงาน:
- ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเมื่อเทียบกับการจ้างงานภายใน
- ให้การเข้าถึงตัวแทนหลายภาษาสำหรับการสนับสนุนลูกค้าทั่วโลก
- ให้บริการลูกค้า 24/7 โดยไม่ต้องให้ทีมภายในทำงานตลอดเวลา
เหตุใดการจ้างงานจากภายนอกจึงสนับสนุนการเติบโต:
- ขยายได้รวดเร็วขึ้น – ธุรกิจสามารถขยายทีมสนับสนุนได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องผ่านขั้นตอนการจ้างงานที่ยาวนาน
- การจัดหาทรัพยากรที่ยืดหยุ่น – ช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มหรือลดการบริการลูกค้าตามความต้องการ
- ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง – ผู้ให้บริการจากภายนอกมักมีผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรมพร้อมจัดการคำบอกกล่าว
ทำให้การจ้างงานจากภายนอกของคุณทำงานได้สำหรับการขยายตัวของบริษัท:
- เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรมของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการฝึกอบรมที่เหมาะสมและมาตรการควบคุมคุณภาพ
- รักษาการสื่อสารที่แข็งแกร่งระหว่างทีมภายในกับทีมที่จ้างจากภายนอก
ความท้าทายในการขยายเมื่อมีการจ้างศูนย์บริการเป็นภายนอก:
- เสี่ยงต่อการสร้างข้อความแบรนด์ที่ไม่สอดคล้องหากตัวแทนขาดการฝึกอบรมที่เหมาะสม
- การมองเห็นในการทำงานของทีมภายนอกที่จำกัดโดยไม่มีเครื่องมือติดตาม
- อุปสรรคด้านวัฒนธรรมและภาษาที่อาจเกิดขึ้นหากตัวแทนไม่สามารถสื่อสารได้ดีตามประชากรลูกค้า
14. ขยายการสนับสนุนลูกค้าของคุณขณะควบคุมค่าใช้จ่ายด้วย AI
การทำงานอัตโนมัติด้วย AI เป็นกุญแจสำคัญในการขยายการสนับสนุนลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพขณะควบคุมค่าใช้จ่ายวิธีที่ AI ช่วยสร้างศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้:- แชทบอทจัดการคำถามซ้ำๆ ช่วยให้ตัวแทนมีเวลาทำงานที่ซับซ้อน
- การวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ปรับระดับพนักงานให้เหมาะสมขึ้นอยู่กับข้อมูลเรียลไทม์
- ผู้ช่วยด้วยเสียงช่วยจัดการสายเรียกเข้าให้เรียบร้อย ลดเวลารอ
15. สนับสนุนทีมสนับสนุนของคุณ
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ไม่ใช่แค่การเพิ่มเทคโนโลยี แต่รวมถึงการดูแลพนักงานที่เป็นมนุษย์อยู่เบื้องหลังบริการลูกค้า ตัวแทนที่มีความสุขและได้รับการสนับสนุนจะให้บริการที่ดีกว่าและยังคงอยู่กับบริษัทนานขึ้น ลดค่าใช้จ่ายในการโยกย้ายวิธีสนับสนุนตัวแทนบริการลูกค้าในระหว่างการขยายตัว:- ให้ทรัพยากรสำหรับการจัดการสุขภาพจิตและความเครียด
- เสนอโอกาสการเติบโตในอาชีพและสิ่งตอบแทนตามการปฏิบัติงาน
- ทำให้ภาระงานสมดุลเพื่อป้องกันการเหนื่อยเกินไป
- สร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ดีพร้อมการสื่อสารที่เปิดกว้าง
16. ตรวจทาน KPI ของคุณ
ศูนย์ติดต่อที่สามารถขยายได้ต้องติดตามและวิเคราะห์เมตริกการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่องเพื่อความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความพึงพอใจของลูกค้า การตรวจทานเมตริกการบริการลูกค้าเป็นประจำช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุแนวโน้ม ปรับปรุงกระบวนการ และปรับกลยุทธ์การขยายตัวKPI ที่สำคัญสำหรับการขยายการดำเนินงานของศูนย์บริการ:- การแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก (FCR): วัดจำนวนคำถามที่แก้ไขในครั้งแรก
- เวลาเฉลี่ยในการจัดการ (AHT): ติดตามประสิทธิภาพของการแก้ไขการโทร
- คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (CSAT): ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคุณภาพของบริการ
- อัตราการยกเลิกสาย (Call Abandonment Rate): ระบุเปอร์เซ็นต์ของผู้โทรที่วางสายก่อนถึงตัวแทน
- อัตราการใช้งานตัวแทน (Agent Occupancy Rate): ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวแทนไม่ได้ทำงานเกินหรือถูกใช้งานน้อยเกินไป
17. ระบุคอขวดในกระบวนการของคุณ
การจัดการการขยายศูนย์บริการต้องระบุและแก้ไขคอขวดที่ทำให้การบริการล่าช้าคอขวดที่พบบ่อยในศูนย์บริการ ได้แก่:- เวลารอที่ยาวนานเนื่องจากการจัดการสายไม่ดี
- การหมุนเวียนตัวแทนสูงซึ่งนำไปสู่ช่องว่างในการฝึกอบรมบ่อยครั้ง
- ขาดตัวเลือกการบริการตนเอง เพิ่มภาระงานของตัวแทน
- การติดตามข้อมูลไม่สม่ำเสมอ ทำให้ไม่สามารถรายงานได้อย่างแม่นยำ
18. ใช้การแก้ปัญหาแบบร่วมมือกัน
ศูนย์บริการโทรแบบดั้งเดิมมีระบบการสนับสนุนแบบแบ่งระดับ ซึ่งลูกค้ามักถูกยกระดับไปยังตัวแทนหลายขั้น การแก้ปัญหาแบบร่วมมือกันขจัดโครงสร้างนี้โดยอนุญาตให้ตัวแทนหลายคนทำงานร่วมกันในปัญหาที่ซับซ้อนในเวลาเดียวกัน ซึ่งนำไปสู่การแก้ปัญหาได้รวดเร็วขึ้นและให้ความพึงพอใจแก่ลูกค้าได้ดีขึ้นประโยชน์ของการแก้ปัญหาแบบร่วมมือกันในการขยายศูนย์บริการโทร :- ช่วยเร่งเวลาแก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องยกระดับเกินความจำเป็น
- ปรับปรุงการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างตัวแทนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการฝึกอบรม
- สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานแบบร่วมมือ ทำให้คุณภาพการบริการดียิ่งขึ้น
19. การทำงานอัตโนมัติของงานที่เกิดซ้ำ
การทำงานอัตโนมัติเป็นสิ่งสำคัญในการขยายการทำงานอัตโนมัติของศูนย์บริการโทรในขณะที่ทำให้การดำเนินงานคล่องตัวงานที่ควรทำงานอัตโนมัติในศูนย์บริการที่สามารถขยายได้:- การบันทึกการโทรและสร้างตั๋วเพื่อลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ
- การติดตามผลแบบอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบปัญหาลูกค้าที่ไม่ได้รับการแก้ไข
- การตอบกลับอีเมลด้วย AI สำหรับข้อความทั่วไป
- รายงานที่สร้างอัตโนมัติเพื่อติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก
20. จ้างผู้สมัครที่มีคุณสมบัติ
เมื่อธุรกิจขยายการบริการลูกค้า การจ้างงานตัวแทนที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การขยายอย่างเร่งรีบด้วยพนักงานที่มีคุณสมบัติไม่พออาจนำไปสู่คุณภาพบริการที่ต่ำและอัตราการลาออกที่สูงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจ้างงานขณะขยายศูนย์บริการโทร:- มองหาผู้สมัครที่มีทักษะในการแก้ปัญหาและความฉลาดทางอารมณ์สูง
- ให้ความสำคัญกับผู้ที่มีประสบการณ์ในการบริการลูกค้าที่เคยทำงานในอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องมาก่อน
- ใช้เครื่องมือการจ้างงานที่ขับเคลื่อนโดย AI เพื่อคัดกรองผู้สมัครที่มีความสามารถที่จำเป็น
- ลงทุนในโปรแกรมการเตรียมงานที่มีโครงสร้างเพื่อรับรองว่าพนักงานใหม่จะปรับตัวได้เร็ว
ต้นทุนที่แท้จริงของการจ้างพนักงานเพิ่มเติม
การจ้างพนักงานเพิ่มเติมไม่ได้เกี่ยวกับเงินเดือนเพียงอย่างเดียว แต่รวมถึงค่าจ้าง ค่าฝึกอบรม และต้นทุนในการรักษาพนักงานไว้ด้วย หากธุรกิจขยายการสนับสนุนลูกค้าโดยไม่มีการวางแผนแรงงานที่เหมาะสม พวกเขาเสี่ยงต่อ:- ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากอัตราการลาออกที่สูง
- ผลผลิตที่ลดลงจากการจ้างงานที่ขาดประสบการณ์
- เวลาการแก้ไขปัญหานานขึ้น ส่งผลต่อความพึงพอใจของลูกค้า
21. มุ่งมั่นเพื่อการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
ศูนย์ติดต่อที่แท้จริงที่สามารถขยายได้จะไม่หยุดการพัฒนาเมื่อไปถึงระดับใหม่ของการเติบโต แต่ธุรกิจควรปรับปรุงกระบวนการ เทคโนโลยี และกลยุทธ์ของแรงงานอย่างต่อเนื่องเพื่อคงความสามารถในการแข่งขันวิธีการดำเนินการพัฒนาอย่างต่อเนื่องในศูนย์บริการที่สามารถขยายได้:- เก็บข้อมูลความคิดเห็นจากลูกค้าและพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
- วิเคราะห์ข้อมูลการทำงานเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง
- ทดลองกับเทคโนโลยีใหม่ เช่น ข้อมูลเชิงลึกและการทำงานอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI
- ใช้การเปรียบเทียบกับผู้นำในอุตสาหกรรมเพื่อให้อยู่เหนือคู่แข่ง
อะไรที่มีผลต่อความสามารถในการขยายของศูนย์บริการโทร
การขยายการดำเนินงานศูนย์บริการโทรต้องอาศัยมากกว่าการจ้างงานเพิ่ม — มันรวมถึงการเพิ่มประสิทธิภาพเทคโนโลยี การทำงาน และการจัดการแรงงาน ปัจจัยหลายประการมีผลต่อความสามารถของศูนย์ติดต่อในการขยายในขณะที่รักษาประสิทธิภาพและคุณภาพการบริการวิธีเอาชนะความท้าทายในการขยายศูนย์บริการโทร
การขยายการดำเนินงานศูนย์บริการโทรมาพร้อมกับอุปสรรคที่อาจส่งผลต่อคุณภาพบริการและผลิตภาพของตัวแทน ธุรกิจต้องแก้ไขปัญหาเหล่านี้เชิงรุกเพื่อให้การขยายเป็นไปอย่างราบรื่นความท้าทายทั่วไปในการขยายศูนย์บริการโทรและวิธีเอาชนะ:- อัตราการลาออกของตัวแทนสูง – ลงทุนในการฝึกอบรมและโอกาสในการเติบโตในอาชีพเพื่อรักษาพนักงานที่มีทักษะ
- การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ – ใช้การทำงานอัตโนมัติเพื่อลดงานที่ซ้ำซากและปรับปรุงเวลาตอบกลับ
- ความไม่สม่ำเสมอในการบริการลูกค้า – มาตรฐานกระบวนการใช้เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อรักษาคุณภาพ
- โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีจำกัด – ปรับปรุงระบบเพื่อรองรับปริมาณการโทรที่เพิ่มขึ้นและการโต้ตอบแบบหลายช่องทาง
- ต้นทุนการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น – ปรับปรุงการวางแผนแรงงานและใช้การวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อลดค่าใช้จ่าย
วางแผนการขยายไปสู่อนาคต
ความสำเร็จในระยะยาวในด้านการจัดการการดำเนินงานศูนย์บริการโทรต้องการกลยุทธ์ที่พร้อมรับความท้าทายในอนาคตที่สนับสนุนความสามารถในการขยายอย่างต่อเนื่ององค์ประกอบสำคัญของการวางแผนการขยายไปสู่อนาคต:- นำ AI และการทำงานอัตโนมัติมาใช้อย่างรวดเร็วเพื่อลดการพึ่งพาการทำงานด้วยมือ
- พัฒนายุทธศาสตร์การฝึกอบรมแรงงานเพื่อให้อะเจนต์มีความยืดหยุ่นตลอดเวลา
- ทบทวน KPI อย่างสม่ำเสมอเพื่อระบุแนวโน้มและปรับความพยายามในการขยายขนาดตามนั้น
- ลงทุนในโซลูชันบนระบบคลาวด์เพื่อความยืดหยุ่นและการรวมพนักงานจากระยะไกล
- ขยายตัวเลือกการบริการตนเองเพื่อจัดการกับความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
6 เหตุผลว่าทำไมการดูแลเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพศูนย์ติดต่อจึงมีความจำเป็น
ศูนย์ติดต่อที่มีโครงสร้างดีและสามารถปรับขนาดได้ให้ประโยชน์หลายประการแก่ธุรกิจที่ต้องการปรับปรุงคุณภาพบริการ ประสิทธิภาพการดำเนินงาน และรายได้- ประสบการณ์และการรักษาลูกค้าที่ดีขึ้น การดำเนินการศูนย์เรียกที่ตอบสนองและมีประสิทธิภาพช่วยให้เกิดการโต้ตอบในเชิงบวก เพิ่มความภักดีและความเชื่อมั่นในแบรนด์
- ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น การใช้ระบบอัตโนมัติ AI และตัวเลือกการบริการตนเองเพื่อทำให้การดำเนินงานคล่องตัว ธุรกิจจึงสามารถจัดการจำนวนการโทรมากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
- ผลผลิตและความพึงพอใจของพนักงานมีการเพิ่มขึ้น เมื่อธุรกิจจัดหาเครื่องมือและการฝึกอบรมที่ถูกต้องให้แก่พนักงาน หมายความว่าพนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นและมีการเผาไหม้น้อยลง
- การปฏิบัติตามข้อกำหนดได้รับการเสริมแรง การบริหารจัดการการดำเนินงานของศูนย์เรียกที่ได้รับการปรับปรุงช่วยให้ธุรกิจรักษาการปฏิบัติตามข้อบังคับด้านอุตสาหกรรมและกฎหมายความปลอดภัยข้อมูล
- การตัดสินใจทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล การขยายด้วยเครื่องมือวิเคราะห์และรายงานแบบเรียลไทม์ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจในเรื่องการวางแผนทรัพยากรบุคคล กลยุทธ์การบริการลูกค้า และการปรับปรุงการดำเนินงานได้อย่างมีข้อมูลพื้นฐาน
- ลดค่าใช้จ่าย การขยายประสิทธิภาพช่วยป้องกันการจ้างพนักงานเกินจำเป็น ปรับแต่งภาระงานของพนักงาน และใช้ประโยชน์จากโซลูชัน AI ลดต้นทุนการปฏิบัติการในขณะที่รักษาคุณภาพการบริการ
ความเสี่ยงในการไม่ปรับปรุงศูนย์ติดต่อของคุณคืออะไร?
การไม่ปรับปรุงการดำเนินงานศูนย์เรียกสามารถทำให้เกิดความไร้ประสิทธิภาพ ลูกค้าที่ไม่พอใจ และการสูญเสียทางการเงิน หากไม่มีการวางแผนการขยายที่ถูกต้อง ธุรกิจมีความเสี่ยงที่จะตามหลังการแข่งขันและทำลายชื่อเสียงของแบรนด์ทำลายความเชื่อมั่นของลูกค้า
ลูกค้าคาดหวังการสนับสนุนที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพเมื่อติดต่อศูนย์ประชาสัมพันธ์ หากเวลาตอบสนองเพิ่มขึ้นเนื่องจากการจัดการขนาดที่ไม่ดี ลูกค้าอาจสูญเสียความเชื่อมั่นในแบรนด์ผลของการขยายการสนับสนุนลูกค้าไม่ถูกต้อง:- เวลารอนานขึ้น ทำให้เกิดความหงุดหงิดและรีวิวที่ไม่ดี
- คุณภาพการบริการที่ไม่สม่ำเสมอในช่องทางการสื่อสารต่างๆ
- อัตราการละทิ้งที่สูงขึ้น ลดการมีส่วนร่วมของลูกค้า
พลาดโอกาสในการได้พนักงานที่มีความสามารถสูง
ศูนย์ติดต่อที่สามารถปรับขนาดได้ดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถสูงด้วยการเสนอโครงสร้างการฝึกอบรม โอกาสเติบโตในอาชีพ และแรงจูงใจในการปฏิบัติหน้าที่ หากไม่มียุทธศาสตร์การปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินการของศูนย์เรียก ธุรกิจอาจประสบปัญหาในการจ้างและรักษาพนักงานฝีมือดีความเสี่ยงจากการที่ไม่สามารถดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถสูง:- อัตราการเปลี่ยนงานที่สูงขึ้น ทำให้ต้นทุนการฝึกอบรมเพิ่มขึ้น
- การมีส่วนร่วมของพนักงานที่ลดลง ซึ่งส่งผลต่อคุณภาพการบริการลูกค้า
- การไม่สามารถปฏิบัติตามข้อตกลงระดับการบริการ (SLAs) ได้เนื่องจากการขาดแคลนพนักงาน
ตามหลังการแข่งขัน
ในสภาพแวดล้อมธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน บริษัทที่ไม่ลงทุนในการขยายโซลูชันการทำงานอัตโนมัติของศูนย์เรียกเสี่ยงต่อการสูญเสียลูกค้าไปยังแบรนด์ที่มีบริการลูกค้าที่ตอบสนองและมีประสิทธิภาพมากกว่าการขาดการปรับปรุงมีผลกระทบต่อความสามารถในการแข่งขัน:- ไม่สามารถจัดการช่วงเวลาสูงสุดได้ ทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจ
- ความล้มเหลวในการใช้ AI และระบบอัตโนมัติ ทำให้เวลาตอบสนองของบริการช้าลง
- ขาดการสนับสนุนหลายช่องทาง ทำให้ยากต่อการเข้าถึงลูกค้าสมัยใหม่
กระทบต่อภาพลักษณ์ของแบรนด์
การดำเนินงานของศูนย์ติดต่อที่ขยายขนาดไม่ดีมีผลต่อการรับรู้ของแบรนด์ ทำให้เกิดบทวิจารณ์เชิงลบและความภักดีของลูกค้าลดลง ลูกค้าที่ประสบกับเวลารอนานหรือปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขมีแนวโน้มที่จะแสดงความไม่พอใจต่อสาธารณะผลกระทบของการดำเนินงานศูนย์เรียกที่ไม่ดีต่อภาพลักษณ์ของแบรนด์:- คะแนนความพึงพอใจของลูกค้าต่ำ ทำให้การกลับมาซื้อซ้ำลดลง
- รีวิวออนไลน์เชิงลบและการร้องเรียนบนโซเชียลมีเดีย
- ความไว้วางใจของลูกค้าลดลง ซึ่งส่งผลต่อความสำเร็จระยะยาวของธุรกิจ
การสูญเสียรายได้
ศูนย์ติดต่อที่ขยายขนาดได้ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการความต้องการลูกค้าที่เพิ่มขึ้นโดยไม่เพิ่มต้นทุนการดำเนินงานที่ไม่จำเป็น การขาดการจัดการการดำเนินงานของศูนย์ติดต่ออย่างเหมาะสมทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงทางการเงินความเสี่ยงทางรายได้จากการไม่ปรับปรุงการดำเนินงานของศูนย์โทร:- พลาดโอกาสการขายเนื่องจากเวลารอโทรนานและปัญหาที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข
- ต้นทุนการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นจากการจัดการพนักงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและเทคโนโลยีที่ล้าสมัย
- อัตราการเปลี่ยนแปลงที่สูงขึ้น นำไปสู่การลดการรับลูกค้ากลับมาและมูลค่าตลอดชีพของลูกค้า
การขยายขนาดการดำเนินงานของศูนย์โทร: วิธีที่ Shifton สนับสนุนการเติบโต
Shifton ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจขยายการสนับสนุนลูกค้าโดยการทำให้งานจัดการแรงงานเป็นอัตโนมัติ ปรับปรุงความประสิทธิภาพการจัดตารางเวลา และให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ แพลตฟอร์มของเราปรับตัวเข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของศูนย์ติดต่อ เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นในทุกขั้นตอนของการเติบโต1. การจัดการแรงงานที่มีความยืดหยุ่น
ด้วย Shifton การจัดการพนักงานศูนย์โทรจะเป็นเรื่องง่าย แพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายช่วยให้ธุรกิจสามารถ:- ทำให้การจัดตารางเวรเป็นอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพระดับพนักงาน
- มอบหมายงานแบบไดนามิกตามความพร้อมและความเชี่ยวชาญของพนักงาน
- ปรับตัวตามความผันผวนของความต้องการตามฤดูกาลโดยไม่ขัดข้องต่อคุณภาพการบริการ
2. การประสานงานหลายสถานที่
เมื่อธุรกิจขยายการสนับสนุนลูกค้า การจัดการกิจกรรมของศูนย์บริการลูกค้าหลายแห่งอาจซับซ้อน ฟังก์ชันหลายสถานที่ของ Shifton ช่วยให้ผู้จัดการสามารถ:- ควบคุมการทำงานของพนักงานในภูมิภาคต่าง ๆ จากแดชบอร์ดเดียว
- มั่นใจการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ดีที่สุดโดยมาตรฐานการตั้งเวลาทำงาน
- ทำให้การสื่อสารระหว่างทีมจากระยะไกลและในที่ทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น
3. โมดูลที่ปรับแต่งได้สำหรับการจัดการการดำเนินงานศูนย์บริการลูกค้า
ไม่มีการดำเนินงานของศูนย์บริการลูกค้าสองที่ไหนที่เหมือนกัน Shifton เสนอโมดูลที่ปรับแต่งได้ซึ่งธุรกิจสามารถบูรณาการตามความต้องการในการขยายตัว เช่น:- รายงานอัตโนมัติสำหรับติดตามตัวชี้วัด KPI และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านตัวชี้วัดศูนย์บริการลูกค้า
- เครื่องมือจัดการการเวรเพื่อปรับปรุงการติดตามประสิทธิภาพของตัวแทน
- ฟีเจอร์การจัดสรรงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานประจำวัน
4. การตรวจสอบประสิทธิภาพแบบเรียลไทม์
การขยายการดำเนินงานของศูนย์บริการลูกค้าโดยไม่มีข้อมูลเชิงลึกที่เหมาะสมอาจทำให้เกิดจุดบอดในการจัดการแรงงาน Shifton ให้การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ เพื่อเพิ่มพลังให้กับผู้จัดการด้วย:- ข้อมูลเรียลไทม์เกี่ยวกับประสิทธิภาพของตัวแทนเพื่อระบุพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง
- การติดตามปริมาณการโทรเพื่อปรับการจัดสรรพนักงานอย่างเหมาะสม
- การติดตามการเข้าร่วมและการปฏิบัติตามกฎเวลาเพื่อรักษาประสิทธิภาพของแรงงาน
5. การเชื่อมต่อที่ไร้รอยต่อกับเครื่องมือติดต่อศูนย์บริการที่มีอยู่
เมื่อธุรกิจขยายการสนับสนุนลูกค้า การรวมเทคโนโลยีใหม่เข้ากับระบบการดำเนินงานศูนย์บริการที่มีอยู่นั้นเป็นสิ่งสำคัญ โครงสร้างพื้นฐานที่เป็นมิตรกับ API ของ Shifton ช่วยให้ธุรกิจสามารถ:- เชื่อมต่อเครื่องมือจัดตารางเวลาพร้อมแพลตฟอร์ม CRM เพื่อเพิ่มข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกค้า
- เชื่อมประสานข้อมูลแรงงานกับระบบการจ่ายเงินเพื่อติดตามการชดเชยที่แม่นยำ
- เพิ่มเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อลดงานบริหารที่ต้องการความยุ่งยาก
6. การจัดการแรงงานระยะไกล
ในยุคปัจจุบันการดำเนินงานของศูนย์บริการลูกค้าแบบใช้ระยะไกลและแบบผสมผสานกำลังกลายเป็นปกติ Shifton ถูกออกแบบมาเพื่อลองรับทีมที่กระจายตัว ช่วยให้ผู้จัดการสามารถ:- ติดตามกิจกรรมของพนักงานข้ามมิติเขตเวลา
- มั่นใจการปฏิบัติตามกะด้วยการเช็คอินตามตำแหน่งที่ตั้ง
- รักษาความสม่ำเสมอในด้านการสื่อสารสำหรับตัวแทนระยะไกล
รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อ:
- การประชุมศูนย์บริการลูกค้าและประสบการณ์ลูกค้า
- ศูนย์บริการลูกค้าคืออะไร
- การรายงานและการวิเคราะห์ศูนย์บริการลูกค้า
- คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับการปฏิบัติตามเวลาทำงานของศูนย์บริการลูกค้า
- 20 กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อลดปริมาณการโทรในศูนย์บริการลูกค้า
- การจัดการศูนย์บริการลูกค้า
- 10 โซลูชั่นซอฟต์แวร์วางแผนการทำงานที่ดีที่สุดสำหรับศูนย์บริการลูกค้า
- วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานศูนย์บริการลูกค้า
- การส่งเสริมการตลาดทางโทรศัพท์และการรายงานในศูนย์บริการลูกค้า
- วิธีที่ Shifton ช่วยให้การดำเนินงานของศูนย์บริการลูกค้าเป็นระบบได้
- การจัดการตารางการทำงานของศูนย์บริการลูกค้า
English (US)
English (GB)
English (CA)
English (AU)
English (NZ)
English (ZA)
Español (ES)
Español (MX)
Español (AR)
Português (BR)
Português (PT)
Deutsch (DE)
Deutsch (AT)
Français (FR)
Français (BE)
Français (CA)
Italiano
日本語
中文
हिन्दी
עברית
العربية
한국어
Nederlands
Polski
Türkçe
Українська
Русский
Magyar
Română
Čeština
Български
Ελληνικά
Svenska
Dansk
Norsk
Suomi
Bahasa
Tiếng Việt
Tagalog
ไทย
Latviešu
Lietuvių
Eesti
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Македонски
Қазақ
Azərbaycan
বাংলা