การจัดการเวลา: 17 เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการเวลาในการทำงาน

การจัดการเวลาคืออะไร?

รายการเคล็ดลับ 17 ข้อสำหรับการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ

1. รู้ว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไร

• ติดตามกิจกรรมของคุณ – ใช้แอปติดตามเวลา หรือจดบันทึกการทำงานเป็นเวลาไม่กี่วัน จดบันทึกทุกสิ่งที่คุณทำ ตั้งแต่โครงการงานไปจนถึงการพักผ่อนและสิ่งที่รบกวนส่วนตัว
• ระบุรูปแบบ – หลังจากติดตามแล้ว ให้มองหารูปแบบ คุณใช้เวลาอีเมลมากเกินไปหรือไม่? การประชุมใช้เวลาส่วนใหญ่ของวันหรือไม่?
• ประเมินระดับประสิทธิภาพ – บางงานจำเป็น ส่วนงานอื่นไม่มีความจำเป็น กำจัดกิจกรรมที่มีลำดับความสำคัญต่ำซึ่งไม่ได้ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

2. ตั้งเป้าหมายอย่างถูกต้อง

a) ตั้งเป้าหมาย SMART

• เฉพาะเจาะจง – กำหนดสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จชัดเจน
• วัดได้ – กำหนดเกณฑ์ในการติดตามความก้าวหน้า
• บรรลุได้ – มั่นใจว่าเป้าหมายเรียบง่ายตามเวลาและทรัพยากร
• เกี่ยวข้อง – ให้เป้าหมายสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่กว้างขึ้น
• มีเวลาจำกัด – กำหนดเวลาสิ้นสุดเพื่อให้เกิดแรงกดดัน

b) กำหนดชัดเจนถึงเวลาเสร็จสิ้น

• แบ่งเป้าหมายใหญ่ให้เป็นขั้นย่อย ๆ – แทนที่จะแบ่งเวลาทำโครงการใหญ่ทั้งหมดในครั้งหนึ่ง ให้ทำการแบ่งเป็นช่วงเวลาย่อยที่มีกำหนด
• จัดเวลาการทำงาน – กำหนดช่วงเวลาสำหรับงานแต่ละประเภทเพื่อหลีกเลี่ยงการลืมและสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิ
• สร้างเวลากันชน – ปัญหาที่ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้น ดังนั้นควรเลือกรายเวลาสำหรับการปรับปรุงแก้ไข

3. วางแผน: ยุทธวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ

a) สร้างรายการลำดับความสำคัญแทนที่จะสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ

• เร่งด่วน & สำคัญ – จัดการทันที
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน – วางแผนทำภายหลัง
• เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ – ส่งมอบงานให้ผู้อื่นทำ
• ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ – กำจัดหรือทำให้น้อยที่สุด

b) วางแผนล่วงหน้าทุกสิ้นวัน

• ทบทวนงานที่ทำเสร็จแล้ว
• ระบุงานที่ค้างคา
• ตั้งลำดับความสำคัญสำหรับวันถัดไป

c) อัตโนมัติงานที่ซ้ำซาก

• ตอบอีเมล – ใช้เทมเพลตสำหรับคำถามที่พบบ่อย
• การนัดหมาย – กำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับการประชุม
• การป้อนข้อมูล – ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อทำให้งานที่ซ้ำซากง่ายขึ้น

d) แบ่งทุกงานออกเป็นส่วนย่อย

1. ค้นคว้าข้อมูล
2. สร้างเค้าโครงหลัก
3. ร่างเนื้อหา
4. แก้ไขและสรุปผล

e) ลบงาน/กิจกรรมที่ไม่จำเป็นออก

• ลดจำนวนการประชุมที่ไม่จำเป็น
• จำกัดการเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย
• หลีกเลี่ยงการทำงานแบบไม่มีโครงสร้าง

f) จัดการงานที่ยากที่สุดก่อน

• งานที่ท้าทายต้องการพลังงานทางจิตใจมากกว่า — การทำในช่วงแรกจะคงความโฟกัสสูงสุด
• เมื่องานที่ยากที่สุดได้รับการทำเสร็จแล้ว งานอื่น ๆ จะรู้สึกง่ายขึ้น
• ลดภาระทางจิตใจในตอนเช้าจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานตลอดทั้งวัน

g) ทำงานที่รวดเร็วระหว่างการประชุมหรือตอนที่มีเวลาว่าง

• ตอบอีเมลที่รวดเร็ว
• จัดไฟล์ให้เรียบร้อย
• เตรียมหมายเหตุสำหรับงานที่กำลังจะมาถึง

h) ประมวลผลงานที่คล้ายกันพร้อมกัน

• ตอบอีเมลในเวลาที่กำหนดแทนที่จะตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง
• จัดตารางการโทรทั้งหมดในบล็อกเดียว
• จัดกลุ่มงานที่เกี่ยวข้อง (เช่น การเขียนเนื้อหาและการวิจัย) เข้าด้วยกัน

i) มอบอำนาจงาน

• มอบหมายงานตามระดับทักษะ
• ให้คำแนะนำชัดเจน
• กำหนดเวลาสิ้นสุดเพื่อความรับผิดชอบ

j) ตรวจสอบงานของคุณ

• งานบางงานใช้เวลานานเกินความคาดหมายหรือไม่?
• มีรูปแบบของการเวลาที่สูญเปล่าหรือไม่?
• มีสิ่งใดที่สามารถปรับปรุงหรือกำจัดออกได้หรือไม่?

k) ยึดติดกับตารางเวลา

• กำหนดเวลาทำงานที่แน่นอน
• จัดสรรเวลาสำหรับพัก
• ปฏิบัติตามลำดับงานที่มีโครงสร้าง

4. สร้างตารางเวลาส่วนบุคคล

• ระบุชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพสูงสุด – บางคนจะมีสมาธิดีที่สุดในตอนเช้า ในขณะที่บางคนจะมีประสิทธิผลมากขึ้นในช่วงต่อมา จัดตารางงานที่มีความสำคัญสูงในช่วงเวลาที่มีพลังสูงสุด
• ใช้การจัดบล็อกเวลา – จัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับงานที่ต้องใช้สมาธิ การประชุม และงานบริหารอื่น ๆ
• รวมการพัก – การพักช่วงสั้น ๆ ระหว่างงานช่วยเพิ่มสมาธิและป้องกันความเหนื่อยล้า

5. ใช้ AI ในการค้นหาและสรุป

• เครื่องมือสรุปเนื้อหา – เปลี่ยนเอกสารยาวให้เป็นเนื้อหาสำคัญ
• ผู้ช่วยอัตโนมัติ – จัดการการนัดหมายและการแจ้งเตือน
• เครื่องมือวิจัยที่ใช้ AI – เร่งรัดการรวบรวมข้อมูล

6. สร้างปฏิทิน

a) ตั้งค่าการแจ้งเตือน

• การแจ้งเตือนปฏิทินสำหรับกำหนดส่งที่สำคัญ
• แอพจัดการงานสำหรับลำดับความสำคัญประจำวัน

b) เลื่อนการแจ้งเตือน

7. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมกับคุณ

• เครื่องมือวางแผน – ตัววางแผนดิจิตอลหรือแบบกระดาษที่ช่วยจัดกิจกรรมประจำวัน
• เครื่องมือการวางแผนเวลา – แพลตฟอร์มอย่าง Shifton สามารถทำให้การวางแผนกะเป็นอัตโนมัติและปรับปรุงการจัดการเวลาในการทำงานของพนักงาน
• แอพจดบันทึก – จัดการข้อมูล ตั้งการแจ้งเตือน และติดตามความก้าวหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

8. ฝึกการตัดสินใจ

• กำหนดเกณฑ์ – ตั้งปัจจัยที่ชัดเจนสำหรับการประเมินตัวเลือก
• หลีกเลี่ยงการคิดมาก – กำหนดเวลาสำหรับการตัดสินใจ
• ไว้วางใจประสบการณ์ – พึ่งพาความรู้และความเชี่ยวชาญที่ผ่านมา

9. เรียนรู้ที่จะตั้งขอบเขตและพูดว่า ไม่

• ประเมินคำขอ – มันสอดคล้องกับลำดับความสำคัญของคุณหรือไม่?
• อ่อนโยนแต่แน่วแน่ – ปฏิเสธสิ่งที่รบกวนโดยไม่รู้สึกผิด
• เสนอทางเลือก – แนะนำเวลาใหม่หรือมอบหมายหากเป็นไปได้

10. หยุดการผัดวันประกันพรุ่ง

• แบ่งงานใหญ่ให้เป็นขั้นตอนย่อย – ความก้าวหน้าเล็กๆ ช่วยสร้างแรงกระตุ้น
• ใช้กฎ 5 นาที – เริ่มงานเพียงห้านาทีเพื่อลดความต้านทาน
• การกำจัดสิ่งรบกวน – ทำงานในสภาพแวดล้อมที่เน้น
• สร้างความรับผิดชอบ – กำหนดเส้นตายหรือทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์เพื่อรักษาเส้นทาง

11. จัดการผู้ที่เสียเวลาของคุณ

• อุปกรณ์มือถือ – จำกัดการใช้โซเชียลมีเดียในช่วงเวลาทำงาน
• การรับอีเมลมากเกินไป – ตรวจเช็คอีเมลในเวลาที่กำหนดแทนที่จะอย่างต่อเนื่อง
• ผู้มาเยี่ยมที่ไม่คาดคิด – ตั้งเวลาว่างเพื่อขั้นต่ำการขัดจังหวะ
• การประชุมที่ไม่จำเป็น – รักษาการประชุมให้สั้นและเน้น
• ภาระครอบครัว – สร้างพื้นที่ทำงานที่เฉพาะเจาะจงหากทำงานจากบ้าน

12. จัดการความเครียดอย่างชาญฉลาด

• พักเบรกสั้นๆ – ออกไปรับอากาศบริสุทธิ์หรือยืดเส้นยืดสาย
• ใช้เทคนิคสมาธิ – การหายใจลึกหรือการทำสมาธิช่วยเพิ่มความจดจ่อ
• ให้ความสำคัญกับการดูแลตัวเอง – จิตใจที่พักผ่อนเต็มที่ทำงานได้ดีขึ้น

13. หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่าง

• มุ่งเน้นไปที่งานเดียวในแต่ละครั้ง – งานลึกให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า
• รวมงานที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน – ช่วยลดการเปลี่ยนแปลงบริบทที่ต่างกัน
• ตั้งช่วงเวลาโฟกัสที่กำหนด – ใช้เทคนิคเช่น Pomodoro (การทำงาน 25 นาทีติดกัน)

14. ใช้กฎ 20 นาที

• ตั้งนาฬิกาจับเวลาสำหรับ 20 นาที – มุ่งมั่นที่จะทำงานโดยไม่ถูกรบกวน
• ประเมินความก้าวหน้าหลังจากหมดเวลา – ส่วนใหญ่คนยังทำงานต่อเมื่อมีแรงผลักดัน

15. ให้เวลาสำหรับพักผ่อน

• กำหนดวันหยุด – การหยุดงานทำให้พลังงานทางจิตดีขึ้น
• พักเบรคสั้นๆ แต่ละวัน – แม้แต่ 5–10 นาทีก็ช่วยปรับปรุงความโฟกัสได้
• หยุดการทำงานหลังจากเวลา – หลีกเลี่ยงการตรวจสอบอีเมลนอกเวลางาน

16. สร้างระบบและปฏิบัติตามอย่างตั้งใจ

• วิธีบล็อกเวลา – การกำหนดเวลาที่เจาะจงสำหรับงาน
• เมทริกซ์ Eisenhower – การจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วน
• กฎ 2 นาที – หากงานใช้เวลาน้อยกว่า 2 นาที ให้ทำทันที

17. จัดระเบียบสิ่งต่างๆ

• จัดระเบียบโต๊ะของคุณ – พื้นที่เป็นระเบียบช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
• ใช้เครื่องมือการจัดระเบียบดิจิตอล – ระบบจัดการไฟล์ป้องกันเอกสารหาย
• วางแผนกิจวัตรประจำวัน – โครงสร้างสร้างนิสัยการจัดการเวลาที่สม่ำเสมอ

ทำไมการจัดการเวลาจึงสำคัญ?

ประโยชน์ของการจัดการเวลา

• คลายความเครียด – การรู้ว่างานอยู่ในการควบคุมช่วยลดความกังวลและป้องกันการเร่งรีบในนาทีสุดท้าย
• มีเวลาเพิ่มขึ้น – ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นสร้างเวลาพิเศษสำหรับการพัฒนาตนเอง งานอดิเรก หรือการพักผ่อน
• โอกาสมากขึ้น – การทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาและจัดการภาระงานอย่างเหมาะสมช่วยเพิ่มชื่อเสียงและการเติบโตในอาชีพ
• ความสามารถในการบรรลุเป้าหมาย – การจัดการเวลาอย่างเหมาะสมทำให้มั่นใจได้ว่าเป้าหมายทั้งระยะสั้นและระยะยาวจะสำเร็จได้อย่างต่อเนื่อง

ผลกระทบของการจัดการเวลาที่ไม่ดี

1. การไหลของงานไม่ดี ตารางงานที่ไม่เป็นระเบียบทำให้กระบวนการล่าช้าและเกิดการอุดตันโดยไม่จำเป็น ทำให้งานสำเร็จไม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เวลาเปล่าประโยชน์. หากไม่มีการจัดการเวลาที่โครงสร้างดี ผู้คนจะใช้เวลามากขึ้นกับงานที่ไม่สำคัญ ทำให้ประสิทธิภาพลดลง
3. การสูญเสียการควบคุม. เมื่อภาระงานสะสมโดยไม่มีแผนการ จึงยากที่จะจัดการความรับผิดชอบ ทำให้ผลผลิตลดลงและความท้อแท้เพิ่มขึ้น
4. คุณภาพงานไม่ดี. งานที่เร่งทำเพราะการจัดสรรเวลาไม่ดีส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด ความแม่นยำน้อยลง และผลการปฏิบัติงานต่ำ
5. ชื่อเสียงไม่ดี. การพลาดเส้นตายอย่างต่อเนื่องหรือการจัดการภาระงานที่ไม่ดีส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในการทำงานและการเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

ความท้าทายทั่วไปในการจัดการเวลา

1. การวางแผนไม่ดี. การไม่สร้างแผนที่เป็นโครงสร้างทำให้พลาดเส้นตายและกระบวนการทำงานที่ไม่เป็นผล
2. ขาดการจัดระเบียบ. พื้นที่ทำงานที่รกและตารางงานที่ไม่เป็นระเบียบทำให้ยากต่อการจัดลำดับความสำคัญและทำงานให้เสร็จ
3. รู้สึกท่วมท้น. งานมากมายโดยไม่มีการจัดลำดับความสำคัญที่เหมาะสมทำให้เกิดความเครียดและลดความโฟกัส
4. การผัดวันประกันพรุ่ง. การเลื่อนงานออกไปสร้างแรงกดดันที่ไม่จำเป็นและมักนำไปสู่การทำงานที่รีบเร่งและคุณภาพต่ำ
5. สิ่งรบกวน. สื่อสังคมออนไลน์ การแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่อง และการขัดจังหวะในที่ทำงานลดความโฟกัสและประสิทธิภาพการทำงาน
6. ความยากในการพูดว่า "ไม่". การรับผิดชอบต่อคำสั่งซื้อมากเกินไปนำไปสู่การหมดไฟและการจัดการเวลาที่ไม่ได้ผล
7. ขาดวินัยในตนเอง. หากปราศจากวินัยในตนเอง การปฏิบัติตามตารางและการทำงานให้เสร็จตามเวลาจะเป็นเรื่องท้าทาย

Shifton สามารถช่วยปรับปรุงการบริหารจัดการเวลาได้อย่างไร

• ลดข้อผิดพลาดจากการจัดตารางด้วยมือและประหยัดเวลา
• รับรองการแจกจ่ายเวรที่ยุติธรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีม
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยลดงานทางธุรการ