Obseg dela, enostavno pojasnjen: Kaj je to, 5 primerov in 7 korakov za njegovo opredelitev

Zaposlovanje se odvija po strani, ko je vloga nejasna. Ljudje delajo malo vsega, nihče nima nadzora nad izidi in projekti zastajajo. Rešitev je jasen obseg— kratka, praktična opis, kaj služba odgovarja, za kaj je not odgovoren in kako bo uspeh merjen. Ta kratek opis ima ime: Obseg delovnega mesta. V tem vodniku ga bomo pojasnili v enostavni slovenščini, pokazali pet primerov iz resničnega sveta in vam dali sedem preprostih korakov za pisanje obsegov, ki ohranjajo ekipe osredotočene in zadovoljne.

Hitra definicija: Obseg delovnega mesta na eni vrstici

Obseg delovnega mesta je kompaktna izjava, ki navaja poslanstvo vloge, glavne odgovornosti in pravice odločanja, meje tega, česar vloga ne bo delala, ter enostavne metrike, ki se uporabljajo za oceno uspeha.

Zakaj sploh uporabljati obseg? Ker:

• usklajuje menedžerja in zaposlenega pri tem, kako izgleda 'dobro'

• zmanjšuje konflikte z okoliškimi vlogami

• pospešuje uvajanje in preverjanja

• naredi načrtovanje delovne sile in razporejanje veliko enostavneje v orodjih, kot je Shifton

Zakaj je jasen obseg pomemben

Obseg si zamislite kot ograjo okoli vloge. Znotraj ograje: naloge, ki jih ima zaposlen. Zunaj ograje: naloge, pri katerih lahko pomagajo, vendar jih ne vodijo. Brez ograje si ljudje stopajo na prste. Z ograjo postane sodelovanje lažje, ker vsi vedo, kdo vodi kaj.

Izidi, ki jih boste videli, ko so obsegi jasni

• Hitrejše odločitve (ljudje vedo, kaj lahko sami odobrijo)

• Manj prenašanj in pogovorov 'kdo je odgovoren za to?'

• Čistejše ocene uspešnosti (cilji se ujemajo z obsegom)

• Nižja fluktuacija (novi zaposleni se prej počutijo samozavestni)

Obseg proti opisu dela (in zakaj to ni isto)

Opis dela je dolg javni dokument, ki ga objavite za zaposlitev. Vključuje informacije o podjetju, koristi, zahtevane veščine in pogosto nepopoln seznam dolžnosti. Obseg je krajši in se uporablja znotraj ekipe. Osredotoča se na poslanstvo, odgovornosti, meje in metrike. Večina podjetij pripne obseg na vrh opisa delovnega mesta ali ga hrani v profilu zaposlenega za dnevno referenco.

Gradbeni bloki velikega obsega

Obdržite ga na eni strani. Uporabite preproste oznake. Izogibajte se modnim krilatnicam. Vključite:

1. Poslanstvo (1–2 stavka). Zakaj vloga obstaja.

2. Osnovne odgovornosti (5–8 točk). Tedensko delo, ki vodi rezultate.

3. Pravice odločanja. Kaj lahko oseba odobri ali spremeni brez upravitelja.

4. Meje. Delo, ki ga vloga ne vodi (za preprečevanje širjenja obsega).

5. Metrike. 3–5 številk, pregledanih mesečno ali četrtletno.

6. Zemljevid sodelovanja. S kom ta vloga sodeluje in za kaj.

Posujte frazo Obseg delovnega mesta v naslov dokumenta in na vrhu, da bodo vsi vedeli, da je to živi vodnik 'kaj/zakaj', ne le še en oglas za delo.

5 primerov iz resničnega sveta (kopiraj, uredi, uporabi)

Spodaj so strnjeni obsegi, ki jih lahko prilagodite. Vsak je bil napisan za jasnost, ne za pravno perfekcijo.

1) Agent za podporo strankam

• Poslanstvo: Rešujte težave strank hitro in ohranjajte zadovoljstvo visoko.

• Jedro: Odgovorite na vozovnice in klepete, poročajte o hroščih, dokumentirajte rešitve v centru za pomoč.

• Pravice odločanja: Izdate dobropise do 100 USD; zapirajte vozovnice po lastni presoji.

• Meje: Ne vodi razvojne poti izdelkov ali sprememb cen.

• Metrike: Čas prvega odgovora, čas rešitve, CSAT, posodobljeni članki na mesec.

• Sodelovanje: Sodeluje z razvojem izdelka za poročanje o hroščih; s prodajo za kontekst računa.

2) Koordinator za obračun plač in časovnic

• Poslanstvo: Zagotavljanje natančnih časovnic in pravočasnega izplačila plač.

• Jedro: Preverite časovnice, sledite manjkajočim uram, uporabite pravila nadur, izvozite v plačilni sistem.

• Pravice odločanja: Odobrite spremembe časa do ene ure; vrnite sporne vnose.

• Meje: Ne določa plačilnih stopenj ali podpisuje pogodb.

• Metrike: % pravočasno obračunanih plač, stopnja napake plač, povprečni čas popravka.

• Sodelovanje: Sodeluje z HR in menedžerji; tedensko uporablja izvoz Shifton.

3) Vodja terenskih operacij

• Poslanstvo: Vzdrževati vsakodnevne poti in varnost ekip.

• Jedro: Določite naloge, spremljajte GPS/ograje skladnost, upravljajte odmore in nadure.

• Pravice odločanja: Preusmerite naloge, odobrite izredne nadure, ustavite nevarne naloge.

• Meje: Ne pogaja o cenah s strankami ali odobrava novih dobaviteljev.

• Metrike: Zaključene naloge na dan, stopnja pozne dostave, varnostni incidenti, poraba goriva.

• Sodelovanje: Sodeluje z dispečingom in varnostjo; poroča o statusu ob 16.00.

4) Strokovnjak za socialna omrežja

• Poslanstvo: Povečati doseg blagovne znamke in angažiranost skupnosti.

• Jedro: Načrtujte koledar vsebin, objavljajte prispevke, moderirajte komentarje, poročajte o rezultatih.

• Pravice odločanja: Objavite v glasu blagovne znamke; podprite objave do 200 USD/mesec.

• Meje: Ne vodi prenove spletne strani ali plačanega iskanja.

• Metrike: Rast sledilcev, stopnja angažiranosti, CTR, čas odgovora na komentarje.

• Sodelovanje: Tedensko srečanje z vodjo marketinga in produktom za lansiranja.

5) Skladiščni sodelavec (izbirnik/pakirač)

• Poslanstvo: Pošiljajte pravilna naročila pravočasno brez poškodb.

• Jedro: Izberite artikle s skenerjem, varno zapakirajte, označite, pripravite za prevzem prevoznika.

• Pravice odločanja: Oznaka pomanjkanja zalog; zahtevajte ciklične popise.

• Meje: Ne določa pogodb s prevozniki ali ne obnavlja zalog.

• Metrike: Pobrane vrstice/na uro, natančnost pakiranja, poškodbe na 1000, pravočasna odpremna.

• Sodelovanje: Poroca vodji izmene; usklajuje se z nadzorom zalog.

Ti primeri so jasni in merljivi, da lahko menedžerji brez debate pregledajo napredek. Obseg delovnega mesta crisp and measurable so managers can review progress without debate.

7 korakov za opredelitev obsega, ki deluje

Uporabite ta delovni tok z vašo ekipo. Vsaka vloga traja 45–60 minut.

1. Začnite s poslanstvom. En stavek: 'Ta vloga obstaja za ...' Če ga ne morete napisati, je vloga preveč nejasna.

2. Navedite glavne rezultate. Kaj se mora izboljšati zaradi te osebe? Omejite na pet.

3. Skupine nalog po tedenskih ritmih. Če se naloga dogaja redko, lahko pripada drugi vlogi.

4. Narišite meje. Napišite 'Ni odgovoren za...' in navedite sosednje naloge (npr. cene, najemanje).

5. Določite pravice odločanja. Odobritve, proračune, popuste, preusmeritve—bodite natančni.

6. Izberite preproste metrike. Izberite tri številke, ki jih lahko oseba neposredno vpliva.

7. Preizkusite s scenarijem. Preučite zapleteno situacijo in preverite, ali obseg usmerja izbiro.

Ponovno preglejte vsak Obseg delovnega mesta vsakih šest mesecev ali kadar reorganizirate ekipe.

Pogoste napake (in enostavni popravki)

• Napaka: Navajanje vseh možnih nalog.
  Popravek: Obdržite le tedensko delo, ki premika iglo; arhivirajte redke naloge drugje.

• Napaka: Brez mej—sledi širjenje obsega.
  Popravek: Dodajte polje 'Ni odgovoren za'. Zaščitite ograjo.

• Napaka: Metropole, ki jih ne morete meriti.
  Popravek: Uporabite številke, ki jih vaš sistem že sledi (vozovnice/dan, CSAT, pravočasne pošiljke).

• Napaka: Pisanje v korporativnem slogu.
  Popravek: Uporabite kratke glagole: prevzeti, odpreti, odobriti, eskalirati, uskladiti.

• Napaka: Shranjevanje obsegov, kjer jih nihče ne najde.
  Popravek: Shrani vsak Obseg delovnega mesta poleg urnika in časovni list v Shiftonu, tako da ga menedžerji in osebje vidijo dnevno.

Zemljevid sodelovanja: Kdo dela s kom

Obsegi preprečujejo trenja z imenovanjem partnerjev. Za vsako vlogo izpolnite to hitro tabelo:

• Upstream: kdo zagotavlja vnose (npr. Prodaja posreduje naročila)

• Downstream: kdo uporablja izhode (npr. Pošiljanje uporablja zapakirane škatle)

• Sodelavci: kdo usklajuje čas (npr. Dispečing usklajuje poti)

Če se dva obsega prekrivata, izpeljite kratek sestanek za razdelitev lastništva. V odločitev vključite oba obsega tako, da se bo obdržala.

Predaja in pravica do odločanja

Močan del katerekoli Obseg delovnega mesta je vrstica 'lahko se odloči sam proti mora vprašati'. Primeri:

• Agent podpore lahko povrne do 100 $; vodja odobri nad to vrednostjo.

• Vodilni operacij lahko preusmeri današnje poti; direktor odobri trajne spremembe.

• Koordinator za izplačila lahko popravi tipkarske napake v časovnici; HR odobri spremembe stopenj.

Ko so odločitve jasne, ljudje hitro napredujejo, ne da bi prestopili meje pristojnosti.

Obseg delovnega mesta in karierna rast

Dober Obseg delovnega mesta ne zaklepa ljudi v škatlo—prikazuje pot do naslednje škatle. Dodajte majhno opombo o napredku: 'Za napredovanje na višji nivo boste začeli prevzemati X in odločati o Y.' Zaposleni nato vidijo, kako pridobiti več avtonomije in plače z razširitvijo izidov, ne samo podaljšanjem delovnih ur.

Kako napisati Obseg delovnega mesta Izjava (predloga)

Kopiraj to, prilepi v svoj dokument in izpolni praznine:

• Naslov vloge:

• Poslanstvo (največ 2 stavka):

• Osnovne odgovornosti (5–8 točk):

• Pravice odločanja:

• Ni odgovoren za:

• Metrike (3–5):

• Zemljevid sodelovanja: Upstream / Sodelavci / Downstream

• Pogostost pregleda: Četrtletno z menedžerjem

Shrani ta obseg z zaposlenim urnikom. Ko se med tednom pojavijo vprašanja, oba gledata na isti vir resnice.

Primeri metrik, ki dejansko delujejo

Izberite številke, ki jih lahko nekdo premakne v enem mesecu:

• Podpora: čas prvega odgovora, rešitev na dan, CSAT

• Prodaja: sestanki, ustvarjena vrednost pipeline, stopnja zaključevanja

• Operacije: % pravočasnih prihodov, stopnja ponovnega dela, naloge na poti

• Finance: dnevi do zaključka, stopnja napake, zbrani denar

• HR: čas za zaposlitev, stopnja sprejetja, zadržanje po 90 dneh

Vežite eno ali dve nagradi na te številke, tako da Obseg delovnega mesta je povezan z dejanskimi izidi.

Uporaba podatkov o urnikih za ohranjanje poštenega obsega

Urniki razkrivajo neskladje med tem, kar obseg obljublja in kako je čas porabljen. Če koledar vloge kaže, da 70% časa dela zunaj svoje ograje, bodisi popravite urnik bodisi posodobite obseg. Shiftonova oznaka dela in geofencing tukaj pomagata: označite naloge na obseg točke, spremljajte, kako je čas porazdeljen, in prilagodite.

10 hitrih FAQ (kopiraj za svojo priročnik)

1) Kdo piše obseg—HR ali menedžer?
Neposredni menedžer ga ima v lasti z vnosom HR-ja in zaposlenega.

2) Kako dolg bi moral biti?
Ena stran. Če preseže to, razrežite ali razdelite vlogo.

3) Kako pogosto ga posodabljamo?
Vsakih šest mesecev ali ko se rezultati spremenijo.

4) Ali je obseg enak kot KPI-ji?
Ne. KPI-ji so številke; obseg pojasnjuje delo, ki jih poganja.

5) Ali lahko dve osebi delita isti obseg?
Da—klonite in dodelite individualne metrike.

6) Kaj če nekdo preraste svoj obseg?
Praznujte, nato napišite naslednji obseg in prilagodite plačo/rang.

7) Kako ravnamo s začasnimi projekti?
Dodajte kratek razdelek za 'projekte' s končnim datumom.

8) Kaj če se obsegi prekrivajo in povzročajo konflikte?
Izvedite 15-minutni mejni sestanek; posodobite oba dokumenta z odločitvijo.

9) Ali obsegi nadomeščajo opise delovnih mest?
Ne—dopopolnjujejo jih. Objavite JD; upravljajte dnevno z obsegom.

10) Kje naj obsegi bivajo?
Takoj poleg urnikov in časopisev, da se uporabljajo vsak dan.

Mini primer: popravilo neurejene vloge v enem tednu

Zaposleno servisno podjetje je imelo 'nadzornike', ki so opravljali dispečerje, klicali stranke in kupovali. Povsod ogenj. Razdelili smo eno vlogo na dva obsega:

• Dispečerski nadzornik: vodi poti, čas prihoda, prerazporeditve.

• Servisni nadzornik: skrbi za posodobitve strank, eskalacije, coaching tehnikov.

Dodelili smo metrike (pravočasni prihodi proti CSAT), določili odločanje in obema ekipama omogočili usposabljanje. V enem mesecu so popravki upadli za 23% in nadurni se je zmanjšal, ker je imel dispečing jasno pooblastilo za ponovno usmeritev. To je moč tesnega Obseg delovnega mesta.

Kontrolni seznam, ki ga lahko uporabljate danes

• Poslanstvo napisano v dveh stavkih

• 5–8 osnovnih odgovornosti v glagolih

• Pravice do odločanja opredeljene z omejitvami

• Dodano je polje 'ni odgovoren za'

• Izbrane so 3–5 metropole iz živih podatkov

• Zemljevid sodelovanja izpolnjen

• Obseg shranjen poleg urnika

• Datum pregleda bookiran

Natisnite ga. Prilepite ga na steno. Preglejte ga na sestankih ena-na-ena. Ko se pojavi naloga, ki ne ustreza, vprašajte: 'Ali je to znotraj ograje?' Če ne, bodisi jo prenesite ali namerno spremenite ograjo.

Vse skupaj povezano

Jasnost premaga kaos. Kratek, oster obseg daje ljudem samozavest, odstrani domneve in premika projekte naprej. Začnite s poslanstvom, izberite nekaj ključnih izidov, ki so pomembni, in narišite meje. Izmerite, kar lahko dejansko vplivamo. Potem postavite dokument tam, kjer ekipa živi—takoj poleg tedenskega urnika. Naredite to, in fraza Obseg delovnega mesta preneha biti HR krilatica in postane vsakodnevni vodnik vaše ekipe za boljše delo.

Končna beseda (in prijazen poziv)

Če že upravljate izmene v Shifttonu, ste na pol poti. Dodajte vsak Obseg delovnega mesta v profil vloge, povežite nekaj metropol z dodeljenimi delovnimi mesti in opravite kratek pregled vsak četrtletje. Vaši ljudje bodo porabili manj časa za iskanje dovoljenja in več časa za doseganje rezultatov.