Vsakdo je kdaj kriv za prelaganje pomembnih nalog. Ljudje pogosto verjamejo, da imajo neomejeno časa za delo. Rok se približuje, medtem ko naloge ostajajo nedokončane. Kronično odlašanje lahko privede do resnih posledic: od grajanja do izgube službe. Glede na to, je tukaj nekaj nasvetov, kako prenehati odlašati.

Reševanje odlašanja se začne z iskanjem korena problema

Kogar koli lahko preplavi obseg dela. Najprej morate izbrati nalogo z najvišjo prioriteto. Preden začnete, razumite vzroke za odlašanje. Morda se bojite, da bi nalogo naredili narobe, ali pa ste zaradi nje zmedeni. Ne bojte se vprašati kolegov za pomoč.

Danes je dober dan za začetek

Če ne veste, kako premagati odlašanje, je najboljša rešitev začeti delati takoj. Če se naloga zdi preveč zapletena in mislite, da ne boste imeli časa za to, poskusite naslednje. Pomislite na nalogo, ki vam bo vzela 5 minut, in jo opravite. Nato nastavite časovnik in poskusite delati na tisti zapleteni nalogi 5 minut. Če začnete nekaj delati, boste bolj verjetno to dokončali, saj ste nagnjeni k pomnjenju nedokončanih nalog. Na ta način se poveča vaša možnost, da premagate odlašanje.

Razdelite delovni čas na bloke

Znebite se vseh motenj in se osredotočite na svoje delo. Predlagamo, da delovno uro razdelite na 20-minutna obdobja in med njimi naredite kratke premore. Možgani delujejo v ciklih z visoko in nizko aktivnostjo. Da dosežete vrh produktivnosti, morate biti pozorni na te nihanja, uravnotežiti delovni in čas počitka spoštljivo.

Sklenite stavo

Drug način za izboljšanje vaše produktivnosti je sklenitev stave s prijateljem. Izberite čas in datum kot rok za vašo nalogo. Nato prijatelju ponudite nekaj denarja, kave ali kosila, če vam ne uspe dokončati naloge pravočasno. To bo zagotovilo dodatno motivacijo.

Pozitivno razmišljajte o preteklih primerih odlašanja

Poskusite ne biti preveč strogi do sebe zaradi vaših preteklih primerov odlašanja. Ta težava se pogosto pojavlja pri perfekcionistih in ljudeh, ki se bojijo neuspeha. Ohranite pozitivnost in ne dovolite, da negativne misli zaidejo v vaš um.

Upamo, da vas bo naš članek osvobodil iz pasti odlašanja.

Ponovno spreminjanje delovnega načrta stalno moti seznam prioritet. To lahko vodi do negativnih posledic v produktivnosti in napredku ekipe, neracionalnega upravljanja časa in zamujenih rokov. Je mogoče ostati na vrhu stvari in najti čas za vse?

Najboljši način za določanje prioritet nalog je, da jih zapišete

Za začetek morate načrtovati bližnjo prihodnost z ustvarjanjem podrobnega seznama vseh nalog in njihovih rokov za en dan, teden ali mesec. Namesto da poskušate vse zapomniti, pričnite z delovnim dnevnikom in zapišite vse vaše naloge. Ta psihološki trik poudarja pomembnost vašega dela.

Organizirajte vse

Ko sestavite seznam nalog, lahko opazite podobnosti med njimi. To ni presenetljivo, saj lahko večino nalog razdelimo v tri kategorije: enkratne, ponavljajoče se in projektne.

1. Enkratne
   Če vam je dodeljena enkratna naloga, jo je najbolje opraviti najprej zjutraj. Naredite seznam majhnih nalog in vsak dan prečrtajte nekaj izmed njih. Preden se odločite za najpomembnejše naloge, razmislite, kako nujne so in koliko časa potrebujete za njihovo dokončanje. Vaš cilj je, da naloge dokončate med vašo izmeno. Če nimate časa, opravite nalogo jutri. Upoštevajte, da ta metoda ne deluje za neposredne naloge.
2. Ponavljajoče se
   Ni vam treba zapisati vsake stvari, ki jo je treba opraviti vsakodnevno. Na primer, če delite članke na družbenih omrežjih ali ste odgovorni za e-poštne kampanje. S tem rečeno, urnik bi moral biti izdelan za naloge, ki so vezane na določene ure in dneve. To bo znatno poenostavilo razvrščanje delovnih prioritet.
3. Projekti
   Projekti so naloge, ki jih je težje dokončati kot enostavne naloge. Delajte na njih, kolikor dolgo lahko, vendar ne poskušajte obvladati več projektov hkrati. Priporočamo vam, da ustvarite seznam projektov in izberete najnujnejše in najpomembnejše med njimi. Ne začnite novega projekta, ne da bi zaključili prejšnjega.

Najpomembnejše naloge pridejo na vrsto najprej

Ustvarjanje abecednega ali številčnega seznama ne bo delovalo. Vaš cilj ni slepo slediti elementom na seznamu, temveč se osredotočiti na naloge z visoko prioriteto. Preostalo delo se lahko opravi v vrstnem redu, ki se vam zdi potreben.

Sčasoma boste naučili izbrati delo z najvišjo stopnjo prioritete in ne dovoliti, da postane problem. Če boste upoštevali ta pravila, ne boste verjeli, kako hitro se bo delovni proces pospešil.

Težave pri načrtovanju urnika in rešitve

Če ste vodja, odgovoren za delovni urnik podjetja, in berete ta članek, potem najverjetneje doživljate težave z načrtovanjem delovnih izmen za zaposlene.

Tukaj boste našli tri najpogostejše težave, ki se pojavijo med pripravo delovnega urnika, in najboljše rešitve zanje. Začnite jih uvajati že danes!

Težava št. 1: Načrtovanje v zadnjem trenutku

Prelaganje načrtovanja izmen do zadnjega trenutka ni dobra ideja. Vodje morajo zagotoviti, da je urnik izmen na voljo čim prej, da lahko zaposleni načrtujejo svoje osebne zadeve med mesecem. Sicer se bodo mnogi delavci morali odločati med osebnimi stvarmi in delom.

Rešitev:

Načrtujte svoje urnike vnaprej, da omogočite vsem zaposlenim pregled urnika in potrebi po spremembah. Številne predloge spletne storitve Shifton vam omogočajo, da to storite v le nekaj klikih!

Težava št. 2: Neenakomerna porazdelitev izmen

Pri ročnem spreminjanju urnika lahko kateri koli vodja prezre napačen izračun v porazdelitvi izmen. Posledično se lahko zgodi, da nekateri delavci ne bodo delali predpisanih ur, medtem ko bodo drugi, nasprotno, prekomerno delali, kar lahko vodi tudi v nenamerno kršitev delovne zakonodaje.

Rešitev:

Da bi se izognili takemu scenariju, uporabite Shifton, avtomatizirano storitev za načrtovanje delovnih in izmeničnih urnikov. V tem primeru zaposleni ne bodo mogli očitati vodji malomarnosti in nepazljivosti!

Težava št. 3: Pomanjkanje sodobnih orodij

Vodje, ki še vedno uporabljajo pero in papir za ustvarjanje urnika podjetja, ne le da si otežujejo življenje, ampak tudi povečujejo verjetnost napak. Poleg tega ogromna količina klicev in sporočil na osebnih telefonih vodij in zaposlenih zahteva veliko časa in vodi v pomanjkanje razlikovanja med delom in prostim časom.

Rešitev:

S preprosto programsko opremo, kot je Shifton, lahko znatno poenostavite razporejanje zaposlenih in komunikacijo znotraj podjetja. Poleg tega obvestila na mobilni različici spletne aplikacije prispejo skoraj takoj, in zaposleni si lahko sami izmenjujejo izmene, kar vodjem prihrani veliko časa.

Z avtomatizacijo razporejanja zaposlenih s spletno storitvijo Shifton lahko dosežete dosledne rezultate, zmanjšate napake, znižate stroške in povečate produktivnost ter splošno zadovoljstvo zaposlenih.

Če Shifton še ne uporabljate za svoje podjetje, je čas, da začnete! Registrirajte se in v celotnem preizkusnem obdobju brezplačno preizkusite vse funkcije spletne aplikacije!

Kako izboljšati učinkovitost zaposlenih v klicnem centru

Večina vodij klicnih centrov uporablja standardne metode za motiviranje zaposlenih in doseganje ciljev (na primer bonusi, dodatki in ugodnosti). Če pa vas resnično zanima rast vašega podjetja, bi morali preizkusiti nove rešitve za izboljšanje produktivnosti operaterjev.

Tukaj je 5 zanimivih idej, ki vam bodo pomagale povečati učinkovitost vaših zaposlenih v klicnem centru za vsaj 10%.

1. 15-minutni boni

Ali obstajajo operaterji, ki bi zavrnili končati delo 15 minut prej brez izgube plačila?

Mnogi klicni centri poskušajo spodbuditi svoje zaposlene z različnimi bonusi (kot so sladke nagrade ali vstopnice za kino). Vendar pa v skoraj vsakem podjetju obstajajo zaposleni, ki ne jedo sladkarij in imajo raje gledališče. Ampak skoraj vsi si želijo zapustiti svoje delovno mesto prej!

15-minutni boni za najbolj produktivne zaposlene v klicnih centrih so lahko odlična spodbuda za boljše delo. Ta rešitev omogoča motiviranje skoraj vsakega operaterja.

2. Zbiranje priznanj

Mnogi operaterji klicnih centrov se razburjajo, ker so vse pritožbe strank zabeležene, formalizirane in posredovane vodstvu, pohvale in zahvale pa pogosto ostanejo nezabeležene.

Medtem lahko zbiranje in posredovanje povratnih informacij hvaležnih strank znatno poveča motivacijo zaposlenih v klicnem centru. Poskusite enkrat na teden poslati posnete zahvale za prejšnji teden operaterjem, ki so jih vzdrževali.

To je odlična priložnost za vse druge zaposlene, da razumejo, kako pomembno je njihovo delo. In zaposleni, ki prejmejo zahvalo, bodo čutili, kako dragoceni so za podjetje.

3. Klic meseca

Najzahtevnejši klici najbolj “težkih” strank prav tako ne smejo ostati neopaženi.

Dobro je, če vaš klicni center izvaja analizo posnetkov klicev na mesečni osnovi. V tem primeru lahko hitro in enostavno izberete klic meseca s pomočjo povratnih informacij vodij in nadzornikov.

Ko najdete primer težke ali stresne situacije, ki se je zgodila med klicem, lahko poiščete najbolj uspešne vedenjske strategije za te situacije. Takšna analiza lahko postane ne samo prepoznavanje uspeha operaterja-junaka klica, ampak tudi dodatna spodbuda za zaposlene, ki uspešno upravljajo take klice.

4. Dnevna energija

Ni skrivnost, da med popoldnevom in koncem delovnega dne pogosto pride do znatnega upada produktivnosti delavcev. Ampak ponujamo vam hiter in enostaven način, kako se temu izogniti!

Poskusite vprašati zaposlene v klicnem centru, naj eno uro po kosilu stojijo in ne sedijo! Ta metoda preprečuje padec aktivnosti in naredi glasove operaterjev bolj energične in privlačne.

Seveda bi morali takšno novost uvajati izključno na prostovoljni osnovi. Poleg tega je treba delavce z invalidnostjo ali bolečinami v hrbtu ipd. opozoriti na morebitne zdravstvene težave.

5. Prilagodljivost razporeda

Trajen izziv za vodje klicnih centrov je zagotoviti, da na določenem projektu dela dovolj zaposlenih. Navsezadnje pomanjkanje operaterjev znatno vpliva na delovne pogoje celotne ekipe in seveda zmanjšuje produktivnost.

Kompetenten vodja vedno poskuša biti odziven na zahteve zaposlenih, ki potrebujejo spremembe razporeda. Na primer, mnogi starši si bodo želeli vzeti dopust med počitnicami, študentje pa med izpitnim obdobjem.

Samo dobro zasnovano orodje za načrtovanje vam omogoča ustvarjanje urnika klicnega centra, ki bo zadostil potrebam vseh zaposlenih. To bo pomagalo vodstvu doseči cilje in dolgoročno prineslo finančne koristi podjetju.

Kako upoštevati osebna vprašanja vsakega zaposlenega in hkrati izpolniti vse zahteve delovne zakonodaje? Imamo rešitev!

Zaključek

Spletna storitev Shifton vam bo pomagala hitro in učinkovito ustvariti, urejati delovni razpored podjetja in urnike zaposlenih z uporabo priročnih predlog, ter potrditi zahteve za dopust ali bolniško z enim klikom. Poleg tega lahko operaterji samostojno zamenjujejo izmene, kar zmanjšuje obremenitev vodij klicnih centrov.

Če ne uporabljate Shifton za svoje poslovanje, je zdaj čas, da začnete! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije spletne aplikacije brezplačno med celotnim preizkusnim obdobjem!

Top 5 programov za klicne centre v oblaku v letih 2021-2022

Ključ do učinkovite podpore strankam niso le dobro usposobljeni operaterji, ampak tudi kakovostna programska oprema za klicne centre. Sodobne tehnologije pomagajo avtomatizirati operativne in poslovne procese v klicnem centru ter povečati produktivnost zaposlenih.

Glavni nalogi programske opreme za vsak klicni center sta avtomatizacija in povečanje učinkovitosti operativnih procesov: razporeditev klicev, izpolnjevanje informacij o strankah, usmerjanje itd.

Optimizacija poslovnih procesov je prav tako pomembna: možnost spremljanja uspešnosti operaterjev posebej in oddelkov na splošno, analiziranje ključnih kazalnikov uspešnosti ter spremljanje delovanja klicnega centra v realnem času.

Pri izbiri programske opreme za klicne centre lahko izboljšate svojo storitev za stranke z uporabo programske opreme, ki je v oblaku. To so glavne prednosti takšne rešitve:

• Boljše upravljanje storitev za stranke
• Izboljšano poročanje
• Povečana učinkovitost
• Centralizirano zbiranje podatkov
• Znižani stroški
• Povečana prodaja in zadovoljstvo strank
• Izboljšana varnost podatkov
• Podpora več kanalov

5 najboljših programov za klicne centre v oblaku v letih 2021-2022

1. Shifton
   Ročno razporejanje izmen za operaterje vzame preveč časa in truda za vodje klicnih centrov. Spletna aplikacija Shifton optimizira vsakodnevne operacije načrtovanja, zmanjšuje fluktuacijo in povečuje zavzetost zaposlenih, da bi zagotovila najboljšo možno izkušnjo strank. Shifton oblačna storitev je idealna za načrtovanje izmen v klicnem centru. Funkcionalnost aplikacije omogoča vodjem ustvarjanje optimalnih delovnih urnikov, enostavno načrtovanje izmen in razporejanje nalog med operaterje. Poleg tega lahko zaposleni samostojno prilagajajo svoj delovni urnik z zamenjavo izmen (s potrditvijo menedžerja, če je to potrebno). Shifton vam pomaga ustvariti optimalno uravnotežen urnik, ki zagotavlja najbolj kakovostno storitev vašim strankam klicnega centra.
2. CloudTalk
   Ta inovativna programska oprema v oblaku zagotavlja več edinstvenih orodij za klicne centre. Prilagojena funkcija čakanja v vrsti odpravi preusmerjanje klicev, kar pomaga prodajni ekipi skleniti več poslov z avtomatizacijo postopka klicanja. CloudTalk prav tako ohranja visoko raven zadovoljstva strank s pametnim usmerjanjem klicev, možnostmi Click-to-Call in IVR. CloudTalk vam omogoča vzpostavitev spletnega klicnega centra s katerokoli razpoložljivo napravo od kjerkoli na svetu, medtem ko ohranja lokalno prisotnost z lokalnimi telefonskimi številkami. Poleg tega ponuja ta programska oprema za klicne centre stotine integracij s CRM, e-trgovino, tehnično podporo, nakupovalnimi vozički, Zapirom in API-ji.
3. Avaya
   Avaya Contact Center je univerzalna oblačna ali hibridna avtomatizacijska rešitev za vhodne in izhodne aplikacije za glas, video, e-pošto in skupinske klepete. Enoten večkanalni komunikacijski sistem omogoča oddaljenim skupinam operaterjev upravljanje klicev od kjerkoli. Avaya Contact Center prav tako zagotavlja funkcionalnosti zajema zaslona, usposabljanja in upravljanja kakovosti klicev ter poročila in statistiko v realnem času za vsako izbrano obdobje. Poleg tega ta oblačna programska oprema za klicne centre ponuja snemanje angažiranosti, glasovno analitiko in funkcije avtomatiziranega načrtovanja.

4. MyOperator
   Programsko orodje MyOperator za klicne centre omogoča upravljanje številnih klicev brez pretirane porabe časa in truda. Prednost uporabe te programske rešitve za klicne centre je, da ima inovativne funkcije, kot je dodajanje glasbe na čakanju in možnost beleženja opomb med pogovorom s stranko. MyOperator je enostavna oblaka storitev, ki ponuja integracijo API. Njegov glavni namen je zapisovanje, posredovanje, prenašanje in sledenje klicem. Vendar lahko tudi izvozite podatke o dnevniku klicev za analizo uspešnosti po potrebi.

5. Dialpad
   Dialpad je spletna aplikacija, ki vam pomaga dvigniti vašo poslovno komunikacijo na višjo raven. Omogoča vam enostavno komunikacijo s strankami, zaposlenimi in drugimi podjetji, s čimer postane vaša poslovna komunikacija bolj učinkovita in učinkovita. Ne glede na to, ali gre za komunikacijo na osnovi glasovnih sporočil ali besedilnih sporočil, ima Dialpad odlične rešitve za vse. Vašo komunikacijo dvigne na novo raven, tako da uživate svoj čas med pogovorom s strankami.

Zaključek

Prava programska oprema v oblaku za klicne centre pripomore k izboljšanju učinkovitosti, produktivnosti in storitve za stranke. Izberemo Shifton spletno storitev, saj je popolna aplikacija za učinkovito upravljanje klicnega centra.

Če Shiftona še ne uporabljate za vaše podjetje, je zdaj pravi čas, da začnete! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije spletne aplikacije za 2 meseca brezplačno!

Kako Shifton prispeva k poročanju klicnega centra

Telemarketing in analiza statistike sta eni izmed najpomembnejših dejavnosti v klicnem centru. Kazalniki, kot so število in trajanje obdelanih klicev, povprečen čas čakanja na odziv stranke, KPI operaterjev itd., so lahko v celoti izmerjeni in učinkovitost zaposlenih se lahko zelo hitro oceni.

Merjenje uspešnosti klicnega centra

Ko so dejavnosti telemarketinga omejene na enega ali dva zaposlena, je operativna analitika precej preprosta in se lahko omeji na sledenje 2-3 merilom. To je povsem dovolj za učinkovito upravljanje oglaševalske kampanje.

Po drugi strani pa, ko se projekti telemarketinga povečujejo, je vedno dobro poznati širši nabor meril, ki pomagajo upravljati uspešnost klicnega centra. Olajšajo prepoznavanje elementov, ki pozitivno ali negativno vplivajo na rezultat kampanje.

Lahko jih je veliko; tukaj je nekaj primerov: nepravilna baza stikov, slabo usposobljena ekipa, neustrezno razporejene izmene za osebje ob določenih urah, okvare opreme itd.

Pravilno oblikovani in izračunani ukrepi lahko pomagajo prepoznati področja, ki potrebujejo izboljšave. Pravočasno prejete statistike lahko pri tem pomagajo.

Statistična poročila klicnega centra

Pri ocenjevanju dela klicnega centra je treba upoštevati ne le poročila o zaključenih potencialnih strankah, temveč tudi druge kazalnike poročanja — število obdelanih klicev, njihovo trajanje in raven storitve.

Po analizi poročila za vsak klic bo prejeto mini marketinško raziskavo dejansko. To pomaga razumeti veliko o strankah — kaj imajo raje, katere konkurente uporabljajo in tako naprej.

Drug pomemben kazalnik je čas čakanja strank na liniji. V času konic v klicnem centru lahko zamude pri obravnavi dohodnih klicev posredno vplivajo na raven zadovoljstva strank in zaradi tega lahko izberejo konkurente. Posledično bo podjetje, za katero tak klicni center nudi storitve, prejelo manj potencialnega dobička, kar pomeni, da bo utrpelo izgube.

Kako lahko Shifton pomaga v tem primeru?

Na podlagi informacij o opravljenih izmenah in odmorih Shifton zagotavlja podrobna poročila o več projektih ali določenem zaposlenem na najpodrobnejši ravni. Takšno poročanje, v kombinaciji z drugimi statističnimi informacijami, omogoča prepoznavanje dni z največ obremenitvijo in optimalno konfiguracijo izmen in števila operaterjev na posameznem dnevu.

Shifton ponuja tudi možnost obračuna plač, ki jo je mogoče uporabiti za napovedovanje stroškov klicnega centra. Ta funkcija vas bo rešila pred potrebo po plačevanju nadur zaradi večjega števila nalog operaterjev.

Shiftonov oblačni servis ponuja močna orodja za poročanje, ki prikazujejo veliko statističnih podatkov o delu podjetja kot celote in njegovih posameznih zaposlenih. V kombinaciji z orodji za načrtovanje in sledenje prisotnosti ta poročila lahko prikazujejo informacije o dosežkih, načrtovanih in zaključenih nalogah, predvidijo prihodnje stroške in optimizirajo procese v podjetju pravočasno.

Napovedi in poročila, pridobljena z uporabo Shiftonovega oblačnega servisa, omogočajo dodatno optimizacijo klicnega centra z neomejenim številom zaposlenih. Tako boste ne le rešili obstoječe težave, temveč tudi preprečili njihov nastanek v prihodnosti.

Želite biti prepričani? Dobrodošli v Shifton! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije naše spletne aplikacije za 2 meseca brezplačno!

7 pomembnih dejavnikov, zaradi katerih je Shifton najboljša rešitev za vsak klicni center

Izbira prave programske opreme za klicne centre ni več privilegij, temveč nuja. Poleg tega je ključna točka pri izbiri določenega programa za klicni center razpoložljivost vseh potrebnih funkcij za učinkovit in neprekinjen potek dela.

Pri izbiri programa za klicni center je pomembno upoštevati 7 dejavnikov, ki zagotavljajo dobičkonosnost podjetja. Danes boste izvedeli, zakaj je Shifton najboljša storitev za outsourcing podjetja v letu 2021.

Potrebne funkcije

Ključno je, da programska oprema za klicne centre zagotavlja vse potrebne funkcije, ki poenostavijo delo operaterjev in upravljavcev.

Shifton vam pomaga znatno prihraniti čas in trud pri sestavljanju izmen in urnikov. Možnost »Menjava izmen« razbremeni nepotrebne obremenitve upravljavcev, saj omogoča zaposlenim, da se sami zamenjajo v izmenah, pri čemer so upravljavci vključeni samo za odobritev menjave. Tako upravljavec prihrani čas in trud pri iskanju zamenjav za zaposlene.

Vodenje ekipe

Ekipe klicnih centrov so lahko velike ali majhne, sistemi podjetja so lahko kompleksni, podružnice pa se lahko nahajajo po vsej državi ali celo po vsem svetu. Shifton ponuja odlična orodja za vodenje ekip – od večnivojskega dostopa in strukturiranih računov do dodeljevanja in sledenja nalogam s kontrolnimi seznami.

Zaradi dejstva, da Shifton upošteva različne časovne pasove, lahko upravljate zaposlene na daljavo.

Obsežna funkcionalnost sistema Shifton vam omogoča delo kjerkoli, z vsemi potrebnimi orodji pri roki. To omogoča tudi ponudbo storitev strankam po vsem svetu na daljavo.

Prilagodljivost

Programska oprema za klicne centre se mora prilagoditi vašemu poslu in prilagoditi tako številu strank kot kompleksnosti njihovih potreb in zahtev.

Shifton podpira načrtovanje za neomejeno število zaposlenih. Velikost podjetja ni pomembna — Shifton vam omogoča, da zgradite njegovo strukturo ob upoštevanju vseh projektov, delovnih urnikov, hierarhije delovnih mest in drugih pogojev.

Poročanje in nadzor

Funkcije analize in nadzora v programski opremi za klicne centre vam pomagajo doseči največjo učinkovitost. Shifton ponuja močna orodja za poročanje, ki prikazujejo obsežne statistične informacije o uspešnosti podjetja.

V kombinaciji z orodji za načrtovanje in spremljanje prisotnosti takšna poročila zagotavljajo popolne informacije o dosežkih, načrtovanih in dokončanih nalogah, pomaga predvideti prihodnje stroške in pravočasno prejme signal za optimizacijo procesov v podjetju.

Popolna integracija

Programska oprema za klicne centre mora gladko integrirati s CRM, platformo za e-trgovino in obstoječim servisom, kot je potrebno.

Shifton ponuja integracije s številnimi priljubljenimi programi (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks itd.), da izboljša poteke dela, izmenjavo podatkov in dostop do API. Seznam integracij se nenehno širi.

SMS, e-poštna in potisna obvestila

Shifton ponuja možnost SMS, e-poštnih in potisnih obvestil, ki se pošiljajo zaposlenim ob ustvarjanju urnikov ali spremembah v urnikih.

Tako vsa pomembna data prejmejo pravi ljudje ob pravem času.

Cena

Pri izbiri programa za klicni center je cena vsekakor eden pomembnejših dejavnikov. Priporočamo, da začnete s preizkusom brezplačne različice, ki kritično pregleda vaše rezultate.

Shifton vam omogoča uporabo ravno pravšnje količine modulov in plačilo samo za tiste, ki jih uporabljate. Dva meseca lahko preizkusite vse funkcionalnosti aplikacije popolnoma brezplačno. Po tem obdobju bo cena za enega zaposlenega znašala od 0,5 $ do 4 $ (odvisno od števila izbranih modulov).

Izberite Shifton — Popolno rešitev za klicni center

Prava programska oprema bo odličen temelj za učinkovito delovanje vašega podjetja. Glede na zgoraj navedene dejavnike bodo najboljši rezultati nedvomno doseženi z uporabo Shiftna, vrhunske programske opreme za načrtovanje klicnega centra. Ta programska oprema vam ne omogoča le integracije vseh komunikacijskih kanalov s stranko, temveč ponuja tudi številne druge koristne funkcije.

Sestavljanje delovnih urnikov in izmen, evidentiranje udeležbe zaposlenih, menjava izmen, analiza in poročanje — to je le delni seznam funkcij spletne aplikacije Shifton!

Želite biti prepričani? Dobrodošli v Shifton! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije naše spletne aplikacije za 1 mesec brezplačno!

Ena najpomembnejših nalog vodje katere koli podjetja je razvoj blagovne znamke podjetja, povečanje produktivnosti in varčevanje s časom pri delu s kadri. Predstavljamo vam najboljše storitve za načrtovanje nalog in upravljanje virov ekipe v letu 2021. Čas je, da uredite svoj seznam opravil!

Orodja za upravljanje projektov 2021

Glede na velikost, panogo in cilje lahko izbirate med relativno preprostimi nadzornimi sistemi ter velikimi poslovnimi rešitvami ali notranjimi razvoji.

Tukaj je top 6 storitev za upravljanje projektov in osebja v letu 2021.

Monday

Je zmogljivo, a hkrati preprosto orodje za ekipe, ki pomaga oblikovati delovne tokove, se prilagajati spreminjajočim se potrebam, ustvarjati preglednost, sodelovalno povezovati in končati ročno delo.

Orodje se lahko uporablja v vseh ekipah, oddelkih, vodjih in organizacijah ter vseh vrstah projektov in procesov.

Brezplačni individualni načrt vključuje do 2 člana ekipe in pomaga slediti njihovemu delu in nalogam ter zagotavlja najpomembnejše funkcije orodja. Mesečni plačljivi načrti se začnejo pri $8 na uporabnika.

Trello

Preprosto uporabljivo orodje, ki se lahko integrira s priljubljenimi storitvami in je odlično za načrtovanje nalog.

Glavna značilnost te storitve je njen preprost vmesnik v obliki plošč z nalogami in seznami nalog. Statusi nalog se lahko posodobijo z enim klikom miške. Ena najprimernejših funkcij je, da je za vsakega uporabnika dodeljeno ločeno okno.

Trello je mogoče uporabljati brezplačno samo v omejeni različici.

Slack

Ta korporativni glasnik je postal ena najbolj priljubljenih poslovnih rešitev za interakcijo zaposlenih v letu 2021. Spletna storitev deluje na osebnih računalnikih ter napravah iOS in Android ter se pogosto uporablja kot alternativa Skypeu.

V brezplačni različici dobite 5GB prostora za shranjevanje in 10.000 sporočil za ekipo ter 10 integracij s priljubljenimi orodji in storitvami. Plačljivi načrti se začnejo pri $8 na uporabnika na mesec.

Wrike

Priljubljena oblačna storitev za določanje nalog in upravljanje projektov v letu 2021. Številne integracije so zaščitni znak aplikacije. V primerjavi z drugimi orodji Wrike ponuja relativno preprostost in priročnost.

Kar zadeva pomanjkljivosti, uporabniki opažajo, da je vmesnik preveč preprost. Brezplačni načrt ponuja 2 GB za celoten račun in omejene funkcije. Plačljivi načrti se začnejo pri $9.8 na uporabnika na mesec.

Asana

Zelo priljubljen sledilnik nalog v letu 2021 z intuitivnim vmesnikom. Storitev lahko uporabite tako v ekipi kot za osebne namene.

Orodje nudi široko funkcionalnost: načrtovanje, klepet, nadzor izvajanja in še veliko več. Asana ponuja 3 načrte, med katerimi lahko izbirate glede na cilje podjetja. Osnovni brezplačni načrt vključuje do 15 uporabnikov in nudi omejeno funkcionalnost. Mesečni plačljivi načrti se začnejo pri $13.49 na uporabnika.

Shifton

Shifton je odlična alternativa omenjenim orodjem. Spletna aplikacija ponuja širok nabor orodij za upravljanje podjetij, projektov in urnikov ter 4 jezike vmesnika za izbiro. Uporabniki Shiftona lahko tudi nastavijo svoj prednostni delovni čas, zaprosijo za odmor ali zamenjajo izmene s kolegi znotraj aplikacije.

Storitev podpira načrtovanje za katero koli določeno število zaposlenih, ki lahko uporabljajo modul „Naloge“. Modul omogoča upravljanje nalog in povezanih podatkov o strankah, dodeljevanje nalog zaposlenim ali jim dovoljuje, da jih prevzamejo sami, določanje rokov za izvršitev in dokončanje nalog ter priložitev seznamov, ki jih zaposleni izpolnijo po dokončanju nalog. Shifton je na voljo brezplačno 2 meseca. Po tem mesečna plačila za modul „Naloge“ znašajo $0.5 na osebo.

Zgornji seznam razvijalcev programske opreme za upravljanje virov ekipe še zdaleč ni popoln, zdaj pa veste, kje začeti!

Upamo, da vam bodo ta orodja omogočila osredotočiti se na razvoj vašega poslovanja ter prihraniti čas pri organizacijskih in marketinških nalogah.

Običajno se tisti vodje, ki se ukvarjajo z razporejanjem za ekipe in oddelke, soočajo z zahtevno nalogo. Potrebno je ustvariti urnike ob upoštevanju vseh zaposlenih in njihovih osebnih okoliščin, bolniških odsotnosti, prostih dni, mesečnih in tedenskih delovnih ur.

Če še vedno sestavljate urnike in izmene na papirju ali v Excel datoteki, lahko urejate vse potrebne posodobitve ure. Različne aplikacije za izdelavo urnikov zagotovo olajšajo breme razporejanja zaposlenih. Znatno zmanjšajo čas in trud vodij, izboljšajo skupinsko delo in povečajo uptime.

Vemo, da je spletna aplikacija Shifton odlična alternativa vsem priljubljenim analognim rešitvam. Primerjajmo funkcije Shifton s funkcionalnostjo WhenIWork in se prepričajmo o tem.

Brezplačno poskusno obdobje	1 mesec	2 tedna
Min. cena	1 $ na uporabnika na mesec	2 $ na uporabnika na mesec
Podpora	Osebni upravitelj računa	Klepetalni bot
Samodejno razporejanje	da	da
Zamenjava izmen	da	da
Zamenjava odmorov	da	ne
Izračun plač	da	ne
Naloge	da	da
Seznami za pregled	da	ne
Razpoložljivost	da	ne
Nadzor zamenjave	da	da
Integracije	da	da
Poročila in analize	da	da
Opomniki	da	da
Obvestila	da	da

* Primerjave funkcij so sestavljene na podlagi javno dostopnih informacij od septembra 2021.

Kot vidimo iz primerjalne tabele, Shifton ponuja skoraj enake funkcije kot WhenIWork in še več – na primer osebnega upravitelja računa, možnost »Razpoložljivost«, ki zagotavlja največjo fleksibilnost tako za zaposlene kot delodajalce, da ne omenjamo veliko daljšega brezplačnega poskusnega obdobja in nižjih stroškov.

Želite prepričati? Dobrodošli v Shiftonu! Registrirajte se in preizkusite vse funkcije Shiftona za 2 meseca brezplačno!

Ustvarjanje učinkovitega delovnega urnika za zaposlene je ključno za ohranjanje produktivnosti, zagotavljanje pravičnosti in izpolnjevanje poslovnih zahtev. Dobro organiziran urnik osebja pomaga podjetjem, da nemoteno poslujejo, hkrati pa uravnavajo razpoložljivost, preference in obremenitev zaposlenih. Vendar pa je načrtovanje zaposlenih lahko zahtevno, zlasti pri soočanju s spremembami v zadnjem trenutku, zamenjavami izmen in delovno zakonodajo.

Ta vodnik opisuje 16 korakov za izboljšanje vašega procesa razporeditve osebja in zajema bistvene tehnike razporejanja zaposlenih, da bi učinkovito načrtovali osebje, zmanjšali konflikte pri urnikih in izboljšali poslovno avtomatizacijo.

Stvari, ki jih morate vedeti in uvesti pri načrtovanju dela

Orodja za načrtovanje dela, kot je Shifton, omogočajo vodjem, da avtomatizirajo delo pri razporejanju in odpravijo ročno načrtovanje izmen. Strokovnjaki za kadre in vodje ekip so prej znaten del svojega časa namenjali upravljanju urnikov osebja, pri čemer so upoštevali prošnje za odsotnost in preference izmen. Zdaj rešitve za poslovno avtomatizacijo poenostavljajo te naloge in omogočajo vodjem, da se osredotočijo na dobro počutje zaposlenih, usmerjanje zmogljivosti in razvoj delovne sile.

Učinkovita uvedba tehnologije urnikov dela zahteva razumevanje ključnih elementov načrtovanja osebja in avtomatizacije upravljanja izmen. Tu je pet bistvenih stvari, ki jih morate vedeti pri digitalizaciji procesa razporejanja osebja.

1. Boljše upravljanje časa in nalog

S pomočjo orodij za avtomatizacijo delovne sile lahko vodje učinkovito razporejajo zaposlene, hkrati pa upravljajo naloge in projekte znotraj istega sistema. Ta integracija podjetjem omogoča, da izboljšajo upravljanje časa, produktivnost in sodelovanje v ekipi, saj zagotovi, da zaposleni natančno vedo, kaj morajo storiti med svojimi izmenami.

Dobro strukturiran urnik osebja mora vključevati dodeljevanje izmen, razporeditev nalog in roke projektov, kar zagotavlja nemoteno poslovanje. Shifton, močna rešitev za razporejanje, podjetjem omogoča ustvarjanje urnikov za zaposlene, medtem ko dodeljuje kontrolne sezname in naloge za izboljšanje kakovosti storitev in operativne učinkovitosti.

2. Avtomatizacija in umetna inteligenca

Glavna prednost avtomatičnega načrtovalnika zaposlenih je uporaba avtomatizacije, ki jo poganja umetna inteligenca. Z 62 % podjetij, ki bodisi načrtujejo uvedbo ali že uporabljajo avtomatizacijo na delovnem mestu, je jasno, da bodo rešitve za načrtovanje, ki jih poganja umetna inteligenca, postale vse pomembnejše za vodje.

Kako učinkovito razporejati zaposlene z uporabo avtomatizacije:

• Vnesite podatke o zaposlenih, dolžinah izmen in razpoložljivosti v sistem.
• Naj programska oprema za razporejanje optimizira delovne urnike.
• Sistem samodejno prilagaja izmene na podlagi prošenj za odsotnost in povpraševanja po delovni sili.
• Minimizirajte spore pri razporejanju s sprotnimi posodobitvami in samodejnimi priporočili.

Uporaba avtomatizacije za podjetja poenostavi razporejanje in kadrovanje ter zmanjša potrebo po ročnih prilagoditvah in spremembah izmen v zadnjem trenutku.

3. Sledenje času na osnovi oblaka

Približno 44 % kadrovskih managerjev se zdaj zanaša na orodja za avtomatizacijo delovne sile na osnovi oblaka za sledenje urnikom in prisotnosti zaposlenih. Sodobne tehnike načrtovanja zaposlenih vključujejo prijave na osnovi oblaka, ki zaposlenim omogočajo prijavo in odjavo od koderkoli. Ta funkcija je ključna za hibridne delovne modele, oddaljene ekipe in podjetja, ki poslujejo na več lokacijah.

Za podjetja, ki zahtevajo prijave na kraju samem, mnogi načrtovalniki ponujajo GPS-verifikacijo in prijave na podlagi IP, kar zagotavlja natančno sledenje delovnim urnikom zaposlenih. Te digitalne funkcije sledenja časa izboljšajo odgovornost in zmanjšujejo neskladja pri plačah, hkrati pa ponujajo večjo prožnost zaposlenim.

4. Analitika podatkov za optimizacijo razporejanja

Učinkovit delovni urnik mora temeljiti na podatkih. Digitalne rešitve za načrtovanje zagotavljajo sprotne nadzorne plošče analitike, ki ponujajo vpoglede v:

• Prisotnost zaposlenih in upoštevanje izmen.
• Skupno število ur, opravljenih v obdobju.
• Pozni prihodi, nadure in trendi produktivnosti.
• Deleži zaključka nalog na izmeno.

Z izkoriščanjem analitike podatkov pri razporejanju zaposlenih lahko podjetja prepoznajo neučinkovitosti, izboljšajo odločitve glede osebja in izboljšajo sledenje zmogljivostim. Ti vpogledi omogočajo vodjem, da izboljšajo urnike osebja in zagotovijo, da so stroški dela usklajeni z operativnimi potrebami, hkrati pa ohranjajo produktivnost delovne sile.

5. Samodejni izračun plač

Ena največjih prednosti poslovne avtomatizacije pri razporejanju in kadrovanju je samodejna obdelava plač. Namesto ročnega sledenja uram in izračunavanja plač, sodobni procesi načrtovanja osebja vključujejo plačne funkcije, ki poenostavljajo izračun plač.

Ključne prednosti avtomatizacije pri obdelavi plač:

• Sledi delovnim uram zaposlenih in uporablja vnaprej določene urne postavke.
• Ustvarja samodejna poročila o plačah na podlagi dejansko opravljenega časa.
• Zmanjšuje napake pri plačah s preprosto odpravo ročnega vnosa podatkov.
• Integrira se s sistemi za računovodstvo in finance za nemoteno obdelavo plač.

Z avtomatiziranimi sistemi za razporejanje in plače lahko kadrovske ekipe prihranijo znaten čas in zagotovijo natančno in pravočasno razdelitev plač.

16 Korakov za izboljšanje vašega načrtovanja osebja

Korak 1: Ugotovite, kaj mora vaša ekipa storiti

Pred izdelavo urnika za zaposlene identificirajte ključne odgovornosti in naloge, ki jih je treba pokriti. Razmislite o:

• Katere storitve ali naloge je treba opraviti vsakodnevno?
• Kateri zaposleni so najbolj primerni za specifične vloge?
• Ali obstajajo konične ure, ki zahtevajo dodatno pokritost osebja?

Razumevanje porazdelitve delovne obremenitve zagotavlja, da se razporejanje zaposlenih usklajuje z operativnimi potrebami in da je delo opravljeno učinkovito.

Korak 2: Oglejte si, kdaj ste najbolj in najmanj obremenjeni

Analizirajte pretekle podatke o uspešnosti, da določite najbolj obremenjena in najmanj obremenjena obdobja vašega podjetja. Uporabite vpoglede iz:

• Poročila o prodaji in prometu strank
• Podatki o glasnosti klicev (za ekipe za podporo strankam)
• Sezonski trendi in nihanja povpraševanja

Z združevanjem urnikov osebja z dejanskim povpraševanjem podjetja optimizirajo stroške dela in zagotovijo zadostno pokritost med konicami, hkrati pa se izognejo preobilju osebja v počasnih obdobjih.

Korak 3: Napovedujte prihodnjo stopnjo aktivnosti

Napovedovanje delovne obremenitve managerjem pomaga pravično in učinkovito načrtovati zaposlene. Razmislite o:

• Prihajajoče promocije ali poslovni dogodki
• Praznični čas ali prošnje za dopust
• Tržni trendi, ki bi lahko vplivali na povpraševanje strank

Z napovedovanjem prihodnjih potreb lahko vodje proaktivno načrtujejo zaposlene, s čimer preprečijo pomanjkanje kadra v zadnjem trenutku in zagotovijo učinkovit delovni razpored za zaposlene.

Korak 4: Razmislite o potrebah svojega osebja

Urnik osebja naj upošteva tako zahteve podjetja kot tudi želje zaposlenih. Zaposleni, ki čutijo, da so njihove potrebe upoštevane, so bolj verjetno zavzeti in produktivni. Pri ustvarjanju urnika za zaposlene upoštevajte:

• Razpoložljivost in zahtevani prosti čas
• Premisleki o ravnovesju med delom in življenjem
• Stopnje znanja in delovne vloge

Pravičen in uravnotežen urnik izboljšuje zadovoljstvo zaposlenih, zmanjšuje izgorelost in zmanjšuje odsotnost z dela.

Korak 5: Izberite metodo razporejanja izmen

Izbira pravega pristopa k razporejanju zaposlenih je odvisna od vašega poslovnega modela, strukture delovne sile in operativnih zahtev. Upoštevati morate več tehnik razporejanja zaposlenih:

• Fiksne izmene – zaposlenim se vsak dan dela ob istem času (npr. od 9 do 17). Idealno za podjetja s stabilnimi delovnimi obremenitvami.
• Rotacijske izmene – zaposleni se izmenjujejo med različnimi izmenami (jutranja, večerna, nočna). Pogosta je v zdravstvu, trgovini in gostinstvu.
• Deljene izmene – zaposleni delajo v dveh ločenih obdobjih čez dan (npr. od 8 do 12, nato od 16 do 20). Uporaben za podjetja s spremenljivim povpraševanjem.
• Na razpolago – zaposleni so na voljo za delo po potrebi. Pogosto uporabljeno v zdravstvu in nujnih službah.
• Prilagodljivo razporejanje – zaposleni izbirajo ure glede na obseg dela in potrebe podjetja. Primerno za oddaljene ekipe in ustvarjalne industrije.

Izbira pravega procesa razporejanja osebja pomaga podjetjem optimizirati stroške dela in zagotavljati učinkovito načrtovanje zaposlenih.

Korak 6: Optimirajte razporede izmen na podlagi obremenjenih ur

Za maksimiranje produktivnosti razporedite osebje glede na urnike največje in najmanjše obremenitve. Podjetja naj:

• Med obremenjenimi urami dodelijo več zaposlenih za izboljšanje kakovosti storitev.
• Med počasnimi urami zmanjšajte število zaposlenih, da se izognete nepotrebnim stroškom dela.
• Uporabite zgodovinske podatke za napovedovanje nihanj povpraševanja in ustrezno prilagodite izmene.

Pristop, ki temelji na podatkih, k razporejanju zaposlenih zagotavlja optimalno dodeljevanje sredstev, kar pomaga podjetjem delovati učinkovito.

Korak 7: Zmanjšajte spremembe urnikov v zadnjem trenutku

Nepričakovane spremembe urnikov motijo potek dela in frustrirajo zaposlene. Da bi preprečili spremembe v zadnjem trenutku:

• Spodbujajte zaposlene, naj pravočasno oddajo prošnje za prosti čas.
• Določite rok za menjavo izmen in zahtevajte odobritev uprave.
• Imejte rezervne zaposlene za nujne potrebe kadra.
• Uporabite programsko opremo za avtomatizacijo prilagoditev v zadnjem trenutku.

Z zmanjšanjem konfliktov pri razporejanju podjetja ohranjajo stabilnost razporejanja osebja in izboljšujejo zadovoljstvo zaposlenih.

Korak 8: Poskrbite, da bodo urniki zlahka dostopni

Delovni urnik za zaposlene mora biti enostavno dostopen, kar zmanjšuje zmedo in napačne informacije. Za izboljšanje dostopnosti:

• Delite urnike digitalno prek spletnega portala ali mobilne aplikacije.
• Objavite natisnjene urnike v prostorih za odmor ali skupnih območjih.
• Zaposlene sproti obveščajte o posodobitvah urnikov, da se izognete nesporazumom.

Jasna komunikacija zagotavlja, da so zaposleni obveščeni o svojih delovnih urnikih, kar zmanjšuje odsotnost z dela in napake pri razporejanju.

Korak 9: Uravnotežite potrebe podjetja in zaposlenih

Učinkovito upravljanje urnikov osebja zahteva ravnotežje med zahtevami podjetja in blaginjo zaposlenih. Medtem ko morajo podjetja ohranjati produktivnost in donosnost, bi morala prav tako upoštevati preference zaposlenih za povečanje zavzetosti in zadrževanja.

Strategije za uravnoteženje potreb podjetja in zaposlenih:

• Ponudite prilagodljivo razporejanje, če je mogoče, da se prilagodite osebnim obveznostim.
• Pošteno rotirajte izmene, da preprečite preobremenitev določenih zaposlenih.
• Uveljavite jasne politike za prošnje za prosti čas ali zamenjavo izmen.
• Spodbujajte odprto komunikacijo med vodji in osebjem glede skrbi pri razporejanju.

Dobro uravnotežen urnik za zaposlene izboljšuje moralo, zmanjšuje fluktuacijo in ustvarja bolj motivirano delovno silo.

Korak 10: Bodite pozorni na dogodke in dejavnike, ki vplivajo na urnik

Določeni zunanji dejavniki vplivajo na najboljše prakse razporejanja zaposlenih, kar zahteva, da podjetja ostanejo prilagodljiva.

Pogosti dejavniki, ki vplivajo na urnike:

• Državni prazniki in sezonsko povpraševanje – podjetja morajo biti pripravljena na povečan obseg dela ali zmanjšano razpoložljivost osebja.
• Vremenski pogoji – zunanji delovni mesti se lahko zaradi vremenskih motenj zamaknejo.
• Industrijski trendi – gospodarske spremembe ali preference kupcev lahko vplivajo na potrebe po kadrih.
• Nepričakovane izredne razmere – odsotnost zaposlenih zaradi bolezni ali družinskih izrednih razmer zahteva načrte za nepredvidljive situacije.

Spremljanje teh dejavnikov pomaga podjetjem, da proaktivno prilagajajo delovne urnike za zaposlene, s čimer preprečijo pomanjkanje kadra ali neučinkovitosti.

Korak 11: Razdelite urnik zaposlenim

Ko je urnik osebja dokončan, morajo podjetja zagotoviti, da ga vsak zaposleni prejme pravočasno.

Najboljše prakse za distribucijo urnikov:

• Pošljite urnike vnaprej, da zaposlenim omogočite čas za načrtovanje.
• Uporabite platformo za spletno načrtovanje za enostavne posodobitve in dostop.
• Objavite fizične kopije na skupnih območjih za referenco.
• Dovolite zaposlenim, da potrdijo prejem, da potrdijo, da so videli svoje izmene.

Enostavna dostopnost urnikov pomaga učinkovito upravljati urnike zaposlenih, hkrati pa zmanjšuje zmedo in nesporazume.

12. korak: Vzpostavite strategijo komunikacije ekipe

Močna strategija komunikacije zagotavlja, da so zaposleni obveščeni in vključeni v posodobitve urnika.

Načini za izboljšanje komunikacije v ekipi:

• Uporabite aplikacije za načrtovanje za pošiljanje samodejnih opomnikov na izmene.
• Ustvarite namensko skupino za klepet za razprave o zamenjavah ali posodobitvah izmen.
• Spodbujajte povratne informacije za zgodnje prepoznavanje težav z urniki.
• Redno organizirajte sestanke, da se pogovorite o izzivih in rešitvah kljubovanja.

Jasna komunikacija izboljšuje učinkovitost načrtovanja osebja, preprečuje zmedo in konflikte v zadnjem trenutku.

13. korak: Periodično ocenjujte svoj urnik in proces

Proces načrtovanja osebja je treba redno pregledovati, da se zagotovi njegova učinkovitost. Podjetja morajo analizirati ključne meritve uspešnosti, da ugotovijo, ali njihova strategija načrtovanja izpolnjuje operativne in zaposlene potrebe.

Kako oceniti svoj proces načrtovanja:

• Sledite prisotnosti in točnosti – prepoznajte vzorce odsotnosti ali zamujanja.
• Nadzorujte porazdelitev delovne obremenitve – zagotovite, da so izmene pravično uravnotežene med zaposlenimi.
• Zberite povratne informacije zaposlenih – povprašajte osebje o izzivih načrtovanja in izboljšavah.
• Ocenite zadovoljstvo strank – zagotovite, da se ravni kadrovanja ujemajo s kakovostjo storitev za stranke.

Z rednim pregledovanjem in izboljšavami urnika lahko podjetja izboljšajo učinkovitost in zadovoljstvo zaposlenih ter tako zagotovijo, da se načrtovanje prilagaja spreminjajočim se zahtevam.

14. korak: Spremljajte in prilagajajte po potrebi

Tudi dobro načrtovan delovni urnik za zaposlene zahteva prilagoditve sčasoma. Podjetja naj bodo prilagodljiva in odzivna na spreminjajoče se okoliščine.

Najboljše prakse za spremljanje in prilagajanje urnikov:

• Uporabite programsko opremo za načrtovanje za sledenje uram zaposlenih in pokritosti izmen v realnem času.
• Težave s pomanjkanjem osebja rešite hitro z dodelitvijo dodatnih delavcev po potrebi.
• Prilagodite izmene glede na uspešnost zaposlenih in potrebe po delovnem bremenu.
• Bodite proaktivni glede konfliktov, jih rešite, preden se stopnjujejo.

Redno spremljanje zagotavlja učinkovito načrtovanje zaposlenih, obenem pa omogoča managerjem, da sprejemajo odločitve na podlagi podatkov za optimizacijo urnikov osebja.

15. korak: Upoštevajte zakonske zahteve

Podjetja morajo pri ustvarjanju urnikov za zaposlene upoštevati delovne zakone in predpise, da se izognejo pravnim tveganjem.

Ključni dejavniki skladnosti:

• Minimalne obdobja počitka – zagotovite, da imajo zaposleni ustrezne odmore med izmenami.
• Regulacija nadurnega dela – sledite naduram in zaposlene ustrezno izplačajte.
• Zakonodaja o pravičnem načrtovanju – nekatera območja zahtevajo vnaprejšnje obvestilo o spremembah izmen.
• Omejitve delovnih ur – Nekatere industrije imajo omejitve glede največjega števila ur dela.

Razumevanje in spoštovanje najboljših praks načrtovanja zaposlenih ščiti podjetja pred kaznimi in pravnimi spori, obenem pa zagotavlja poštene delovne pogoje.

16. korak: Uporabite programsko opremo za načrtovanje

Uporaba avtomatizacije za podjetja poenostavi proces načrtovanja osebja, zmanjša administrativno delo in izboljša točnost. Aplikacija za načrtovanje pomaga podjetjem:

• Avtomatizirati dodeljevanje izmen, da se ujema z razpoložljivostjo in delovno obremenitvijo zaposlenih.
• Zagotovite posodobitve urnika v realnem času zaposlenim.
• Omogočite osebju, da digitalno zaprosijo za dopust in zamenjavo izmen.
• Ustvarite poročila o stroških dela, prisotnosti in uspešnosti.

Z izvajanjem avtomatizacije delovne sile lahko podjetja prihranijo čas, zmanjšajo konflikte pri načrtovanju in zagotovijo, da zaposleni prejemajo pravične in učinkovite delovne urnike.

Kakšne so prednosti uporabe programske opreme za načrtovanje za zaposlene?

Investicija v programsko opremo za načrtovanje zagotavlja podjetjem strukturiran in učinkovit način načrtovanja zaposlenih, zmanjšuje napake in izboljšuje upravljanje delovne sile. Spodaj so ključne prednosti uporabe avtomatizacije na delovnem mestu za načrtovanje.

1. Poenostavite načrtovanje

Ročno načrtovanje je zamudno in nagnjeno k človeškim napakam. Programska oprema za načrtovanje pomaga podjetjem učinkovito sestaviti urnik za zaposlene z:

• Avtomatizacijo ustvarjanja in prilagajanja izmen.
• Zmanjševanjem tveganja dvojnega razporejanja zaposlenih.
• Omogočanje managerjem enostavno posodabljanje urnikov v realnem času.
• Nudenje predlog za ponavljajoče se vzorce načrtovanja.

Z avtomatizacijo za podjetja lahko managerji hitro in natančno načrtujejo zaposlene ter zagotavljajo nemoteno delovanje.

2. Izboljšajte komunikacijo

Razpored zaposlenih mora biti enostavno dostopen vsem članom osebja. Programska oprema za razporejanje izboljšuje komunikacijo z:

• Pošiljanjem samodejnih obvestil o dodelitvah in spremembah izmene.
• Omogočanjem centralizirane platforme, kjer lahko zaposleni pregledajo razporede.
• Omogočanjem neposredne komunikacije med vodji in osebjem za izmenjavo izmen.

Z boljšo komunikacijo so zaposleni obveščeni in angažirani, kar zmanjšuje zmedo glede njihovih delovnih urnikov.

3. Zmanjšajte konflikte pri razporejanju

Konflikti nastanejo, ko več zaposlenih zaprosi za isti prosti čas ali so izmene dodeljene nepravično. Programska oprema za razporejanje preprečuje te težave z:

• Izpostavljanjem potencialnih konfliktov pri razporejanju pred njihovim nastankom.
• Omogočanjem zaposlenim, da digitalno oddajo razpoložljivost in zahteve za prosti čas.
• Ponujanjem samodejnega reševanja konfliktov za prilagajanje izmen po potrebi.

To zagotavlja pravično razporejanje in uravnoteženo porazdelitev delovne obremenitve, kar vodi v večje zadovoljstvo zaposlenih.

4. Povečajte učinkovitost

Dobro organiziran razpored osebja izboljšuje učinkovitost, saj zagotavlja, da so pravi zaposleni dodeljeni ob pravem času. Programska oprema za razporejanje pomaga z:

• Usklajevanjem izmen s poslovnim povpraševanjem in vrhunskimi urami.
• Sledenjem uspešnosti zaposlenih in trendov prisotnosti.
• Odpravljanjem ročnih napak pri razporejanju, ki povzročajo operativne upočasnitve.

Z učinkovitim razporejanjem zaposlenih lahko podjetja povečajo produktivnost in zmanjšajo stroške dela.

5. Povečajte rast podjetja

Ker se podjetja širijo, ročno upravljanje razporedov osebja postane nevzdržno. Avtomatizacija delovne sile pomaga pri širjenju poslovanja z:

• Učinkovitim upravljanjem večjih timov in več lokacij.
• Integracijo s programsko opremo za plače in kadrovske vire za poenostavljeno upravljanje delovne sile.
• Omogočanjem prilagodljivih struktur izmen za prilagajanje rasti podjetja.

S najboljšo metodo za razporejanje izmen zaposlenih lahko podjetja rastejo in hkrati ohranjajo učinkovito razporejanje zaposlenih.

Optimizacija razporejanja s Shiftonom

Shifton je močna rešitev za razporejanje zaposlenih, namenjena pomoči podjetjem pri upravljanju razporedov zaposlenih, optimizaciji načrtovanja izmen in poenostavitvi avtomatizacije delovne sile. Ne glede na to, ali želite učinkovito razporejati zaposlene, zmanjšati konflikte ali izboljšati vidljivost izmen, Shifton omogoča prave napredne funkcije za poslovno avtomatizacijo in upravljanje razporeda osebja.

Ključne značilnosti Shiftona za razporejanje osebja

• Samodejno razporejanje izmen – Ustvarite učinkovite delovne razporede za zaposlene v samo nekaj klikih.
• Sledenje razpoložljivosti zaposlenih – Preprečite konflikte pri razporejanju z ujemanjem izmen z razpoložljivostjo zaposlenih.
• Posodobitve razporeda v realnem času – Takojšnje obveščanje zaposlenih o spremembah ali posodobitvah izmene.
• Izmenjava izmen & upravljanje prostih dni – Omogočite zaposlenim izmenjavo izmen in digitalno zaprošanje prostega časa.
• Integracija s plačilnimi listami in sledenjem časa – Sinhronizirajte delovne ure s sistemom za plače za natančno obračunavanje plač.
• Razporejanje na več lokacijah – Upravljajte razporede osebja na več podružnicah ali lokacijah.

Kako Shifton pomaga podjetjem učinkovito razporejati zaposlene

Shifton je zasnovan za poenostavitev procesa razporejanja osebja ter zagotavljanje, da lahko podjetja:

• Hitro in natančno pripravijo razpored za zaposlene.
• Zmanjšajo spremembe v zadnjem trenutku in zagotovijo zanesljivo pokritost izmen.
• Izboljšajo angažiranost zaposlenih z zagotavljanjem pravičnega in preglednega razporejanja.
• Prihranijo čas pri ročnem razporejanju in se osredotočijo na rast podjetja.
• Zagotovijo skladnost z delovnimi zakoni skozi samodejna pravila razporejanja.

Zakaj izbrati Shifton za avtomatizacijo delovne sile?

Shiftonova intuitivna vmesnik in orodja za avtomatizacijo omogočajo najučinkovitejši način razporejanja izmen za podjetja vseh velikosti. Z implementacijo Shiftona lahko podjetja:

• Zmanjšajo napake pri razporejanju z avtomatizacijo dodeljevanja izmen.
• Povečajo učinkovitost s prilagajanjem delovnih razporedov poslovnemu povpraševanju.
• Izboljšajo prilagodljivost za zaposlene, medtem ko zagotavljajo operativno doslednost.

Z Shiftonovo programsko opremo za razporejanje osebja lahko podjetja učinkovito upravljajo razporede zaposlenih, zmanjšajo konflikte in optimizirajo načrtovanje izmen za dolgoročni uspeh.

Končne misli o razporejanju zaposlenih

Učinkovito razporejanje osebja je ključno za vzdrževanje produktivnosti, zagotavljanje pravične porazdelitve dela in optimizacijo poslovanja. Z upoštevanjem teh 16 korakov lahko podjetja učinkovito razporejajo zaposlene, zmanjšujejo konflikte in izboljšujejo zadovoljstvo delovne sile.

Ključni poudarki:

• Načrtujte vnaprej z analizo poslovnih potreb, vrhunskih ur in razpoložljivosti zaposlenih.
• Uporabljajte razporejanje, ki temelji na podatkih, za usklajevanje ravni osebja s povpraševanjem.
• Zagotovite pravičnost z upoštevanjem preferenc zaposlenih in zakonodajnih zahtev.
• Izboljšajte komunikacijo z omogočanjem enostavne dostopnosti urnikov.
• Izkoristite programsko opremo za razporejanje, kot je Shifton, za avtomatizacijo načrtovanja izmen, zmanjšanje napak in izboljšanje učinkovitosti.

Dobro strukturiran delovni urnik za zaposlene ne koristi le podjetju, ampak tudi povečuje zavzetost in zadržanje zaposlenih. Z vlaganjem v avtomatizacijo delovne sile lahko podjetja poenostavijo poslovanje in se osredotočijo na rast namesto na administrativne naloge.

S pravimi tehnikami in orodji za razporejanje zaposlenih lahko podjetja prihranijo čas, zmanjšajo stroške in ustvarijo bolj učinkovito delovno okolje.

Začnite optimizirati razporejanje osebja še danes in ustvarite močnejšo, bolj produktivno delovno silo!

Shifton je napreden spletni pripomoček, zasnovan za načrtovanje dela zaposlenih v podjetju. Shifton ponuja dostop do širokega spektra uporabnih funkcij: prilagodljivih delovnih urnikov, predlog za izmene, poenostavljenega menjavanja izmen, integrirane skladnosti z delovno zakonodajo in mnogih drugih uporabnih modulov, ki vam omogočajo hitro in učinkovito oblikovanje urnikov za zaposlene.

To je tisto, kar naredi spletno aplikacijo Shifton edinstveno:

Načrtovanje z enim klikom s predhodno nastavljenimi predlogami

Vodje podjetij lahko spremljajo potek dela v prilagodljivem sistemu upravljanja nalog. Shifton omogoča tudi vsem zaposlenim možnost izbire nalog v okviru njihovih kompetenc.

Na primer, natakarji v restavraciji si lahko med seboj pošiljajo prošnje za menjavo izmen. Glede na nastavitve urnika se lahko takšne menjave odvijajo brez sodelovanja glavnega vodje ali pa so poslane vodji v potrditev. Tako se lastnik restavracije nikoli ne znajde v situaciji, ko na izmenah ni dovolj osebja. Poleg tega sistem samodejno naredi spremembe v urniku in vse te informacije so shranjene na enem mestu.

Pametno plačevanje

Shifton omogoča lastniku podjetja, da na enem mestu zbira informacije o plačah zaposlenih, dnevnem in tedenskem presežku delovnih ur, stopnjah za edinstvene dogodke, bonusih, kaznih in drugih podatkih. Zaposleni lahko zaseda več kot eno delovno mesto znotraj podjetja in prejema različne plače za svoje delo.

Ker različne države uporabljajo različne zakone, Shifton pomaga podjetjem z oddaljenimi zaposlenimi, ki so locirani v različnih državah, da izpolnjujejo vse zahteve delovne zakonodaje. Na voljo je tudi integracija s Quickbooks in drugimi priljubljenimi računovodskimi programi.

Sledenje prisotnosti

Modul za sledenje prisotnosti v Shiftonu zagotavlja natančne informacije o začetku in koncu izmene ter o odsotnostih v realnem času. Funkcija je na voljo na stacionarnih računalnikih in pametnih telefonih, kot tudi prek GPS-a ali omrežja.

Sistem Shifton preverja nastavljeni urnik v realnem času, primerja čas izmen in odmorov. Posebna funkcija omogoča tudi samodejno označevanje konca izmene, če zaposleni pozabijo to storiti ročno.

Po potrebi lahko uprava podjetja zbira podatke o lokaciji zaposlenih za njihove obiske na delovnem mestu. Na primer, če zaposleni nenehno prehaja med pisarnami podjetja z Wi-Fi omrežjem in statičnim IP-naslovom, se lahko sistem Shifton konfigurira tako, da sprejema dogodke samo iz določenega statičnega IP-naslova, kar zagotavlja, da je zaposleni na delovnem mestu.

Kako lahko Shifton izboljša upravljanje delovnih procesov v banki

Popolno delovanje banke je nemogoče brez usklajenega dela vseh njenih podružnic in kompetentno pripravljenega delovnega razporeda. Danes komercialne in državne banke razmišljajo o delu ne le ob običajnih delavnikih, temveč tudi ob praznikih. Poleg tega trenutna situacija z zaprtji zahteva tudi prilagoditve realnosti življenja.

Spletna aplikacija Shifton je resnična pomoč za vsako banko

Maksimalna avtomatizacija delovnega procesa pomaga poenostaviti življenje lastnika banke. Spletna aplikacija Shifton pomaga pri razporejanju zaposlenih po oddelkih, sledenju njihovih delovnih ur in upravljanju delovnih razporedov.

Poleg tega funkcionalnost aplikacije omogoča vzpostavitev učinkovite komunikacije in upravljanja z zaposlenimi, ki se nahajajo v različnih časovnih pasovih ali delajo na daljavo. Da bi dodali zaposlene v sistem Shifton, mora vodja vpisati samo njihova imena, priimke, mobilne telefonske številke ali elektronske naslove.

S pomočjo Shiftone lahko bančni vodja doda neomejeno število zaposlenih, jim dodeli različne naloge in jim dodeli različne ravni dostopa. Modul Shifton “Oddelki, Projekti” omogoča instantno premeščanje zaposlenih iz enega oddelka v drugega, če je to potrebno. Shifton prav tako omogoča učinkovito koordinacijo dela osebja in primerjavo statistike in mesečnih kazalnikov.

Druga uporabna funkcija aplikacije je možnost prenosa in shranjevanja vse potrebne dokumentacije v varno shrambo v oblaku. Ker je spletna aplikacija Shifton na voljo 24/7, lahko kateri koli bančni zaposleni z ustreznimi pooblastili kadar koli zaprosi za vse potrebne informacije.

Z uporabo aplikacije Shifton lahko bančni vodje ustvarjajo in urejajo redne in praznične razporede za različne oddelke ali posamezne zaposlene. Hkrati lahko hitro spremenijo že ustvarjene razporede.

Na primer, če se banka zapre prej kot običajno v času praznikov, se razpored lahko skrajša na zahtevano uro. Poleg tega lahko zahvaljujoč modulu “Bonusi in Kazni” dodelite dodatne bonuse zaposlenim, ki delajo na praznike.

Imeti pameten delovni razpored je bistveno za vzpostavitev stabilnega delovnega procesa v banki. Vendar mora biti razpored prilagodljiv. Vsak zaposleni je lahko odsoten iz katerega koli razloga: bolniška, družinske okoliščine, hospitalizacija itd. Za take primere pride prav opcija “Odprte izmene”, ki omogoča, da banka funkcionira kot načrtovano, ne glede na to, kako dolgo je kateri koli zaposleni odsoten.

S Shiftonom, modernim spletnim orodjem za razporejanje, lahko enostavno upravljate delovne procese v banki z neomejenim številom podružnic in zaposlenih.