Комитет што управува: Како навистина функционира управувачки тим

Големите проекти бараат јасна насока. Без неа, временските рокови се одложуваат, парите се истекуваат, а луѓето се гадаат. Управниот Комитет го решава тоа. Тоа е мала група на старши луѓе кои поставуваат насока, отстрануваат пречки и го држат проектот чесен. Замислете го како волан на автомобил: менаџерите го управуваат моторот секојдневно; комисијата Комитет го држи автомобилот насочен кон вистинската дестинација.

Подолу е директен, без излети водич што можете да го копирате за проекти на Shifton—што е групата, кој седи во неа, како да ја започнете, што да ставите на агендата и како да избегнете заеднички стапици.

Што прави Управниот Комитет (Јасна дефиниција)

Управниот Комитет е тело за донесување одлуки, а не работна група. Се состанува редовно (често месечно или во клучни пресвртници) за да:

• Одобри обем, буџет и временски рамки на највисоко ниво

• Донесе или ескалира одлуки за да/не кога се јавуваат ризици

• Постави мерливи цели и држи го водителот на проектот одговорен

• Решава конфликти меѓу оддели

• Отклучи ресурси (луѓе, податоци, буџет, алатки)

• Го одржува потфатот во согласност со стратегијата и вредностите на компанијата

The Комитет не менаџира дневни задачи. Поставува директни прашања, проверува напредокот против јасни метрики и избира меѓу компромиси. Кога функционира, водителот на проектот се чувствува поддржан и предизвикан истовремено.

Кога да се употреби (и кога не)

Користете управна група кога работата е преку-функционална, со високи трошоци, со висок ризик или многу видлива—нови производни линии, миграции на платформа, спојувања, големи преработувања на процеси или започнувања во држави. Прескокнете ја за кратки, нискоризични, еднотимски напори; спонзор и неделни проверки се доволни таму.

Кој треба да седи на масата (и зошто)

Целете за пет до седум луѓе за да останат дискусиите остри. Изберете луѓе кои навистина можат да ги движат рачките:

• Извршен спонзор кој го поседува деловниот резултат

• Финансиски лидер кој го разбира буџетот и ROI

• Лидер на операции или поле погоден од промената

• Сопственик на технологија или податоци, ако се вклучени системи

• Лидер за HR/Луѓе кога се менуваат улоги, вештини или персонал

• Еден почитуван глас консумер-пред-определувач (продажба, поддршка, успех)

Разновидноста на функцијата е важна. Разновидноста на размислување е уште поважна. Додадете еден независен советник ако темата е чувствителна. Вашата Комитет треба да вклучува луѓе кои можат да кажат „да“, а не само да коментираат.

Што внесува водителот на проектот

Водителот на проектот го поседува планот. Тие носат една страница пред секој состанок:

• Статус црвено/жолто/зелено по цел

• Топ три ризици со сопственик и рок на исполнување

• Изгорување на буџетот спрема планот

• Одлуки потребни од Комитет (јасно рамкирани)

• Краток листа „од последниот пат / до следниот пат“

Ако ажурирањето не може да се смести на страница, тоа не е подготвено. Деталите можат да се живеат во прилог.

Како да се започне во 7 чекори

1) Јасно дефинирајте го деловниот цел

Напишете го резултатот во едно реченица: „Намалете ги трошоците за планирање за 12% во 9 месеци додека го подобрувате покривањето на смената на време на 98%.“ Поврзете го со стратегија за да може Комитет да суди по компромисите.

2) Изберете ги вистинските луѓе

Поканете само оние што носат одлуки. Држете го Комитет мало и брзо заменете пасивни членови. Испратете „зошто сте вие“ белешка за секоја личност да знае својата улога.

3) Дефинирајте ги правата за одлучување

Направете листа што Комитет одлучува (промени во обем над X%, големи избори за добавувачи, одложувања на датуми над Y недели) и што решава водителот на проектот сам. Нејасноста е коренот на повеќето одложувања.

4) Поставете го ритамот

Месечно е типично; побрзо за првите 90 дена. Ограничете времето на 60 минути. Порочитувањата излегуваат 48 часа порано. Ако нема одлука за донесување, откажете го состанокот и испратете писмено ажурирање.

5) Согласете се на резултатната табела

Изберете 5-7 метрики: метрики на исход (влијание врз клиентот, приход, трошок), метрики на испорака (исполнети пресвртници, затворени ризици) и метрики за здравје (капацитет на тим, квалитет). Комитет ја користи оваа да открие трендови, а не да микроменаџира.

6) Планирајте комуникации

Одредете што ќе види остатокот од компанијата по секој состанок. Кратка забелешка „што одлучивме и зошто“ е подобра од гласина. Транспарентноста гради доверба и одржува енергија висока.

7) Затворете го кругот

По одлуките, спонзорот ги потврдува сопствениците и датумите во писмена форма во рок од 24 часа. Комитет потоа ги следи тие обврски на следниот состанок.

Напишете го Уставот на Комитетот (1 страница)

Држете го краток и јавен. Вклучете цел, членство, права за одлучување, ритам на состаноци, инпути (што водителот на проектот мора да донесе) и аутпути (што Комитет мора да достави—одлуки, одобренија, ескалации). Еден страница устав превенира месеци спорење за тоа кој што прави.

Пример агенда што можете да ја користите

1. Отворање (5 мин). Победи од последниот состанок; ризици кои станаа прашања.

2. Резултатна табела (10 мин). Поглед на трендовите спрема целите; дискутирајте само за исклучоци.

3. Длабоко истражување (25 мин). Една остра тема, рамки со 2-3 опции.

4. Одлуки (10 мин). Специфични предлози, сопственици и рокови.

5. Ризици и зависимости (5 мин). Потврдете сопственици или ескалирајте.

6. Завршеток (5 мин). Што одлучивме, кој кому кажува, до кога.

Ако нешто не му е потребно на Комитет, префрлете го надвор од агендата. Заштитете го времето.

Примери (така е кристално јасно)

• Миграција на систем. Групата го одобрува прозорецот за исфрлање, се одјавува на критериумите за повратен тек, ги избира добавувачите по печење, и ги решава прашањата за сопственост на податоци. Комитет го форсира реален тестен план пред стартување.

• Ажурирање на распоредување на повеќе локации. Лидери од операции, HR и финансии се согласуваат за метриките за успех, се усогласуваат за времето за обука за водители на смени и одобруваат прекувремените буфери за време на стартување. Комитет чисти екстра временски бюджет за прва недела за да не се намали покривањето.

Шаблони кои можете да ги копирате денес

Еден страница устав

• Цел (едно реченица)

• Членови и улоги

• Права за одлучување (булети)

• Ритам и должина на состаноци

• Инпути што треба да се пред секој состанок

• Аутпути испратени по секој состанок

Краток преглед на одлуки (максимум две страници)

• Контекст: проблемот и што се случува ако не направиме ништо

• Опции (2-3) со предности, слабости, трошоци, времетраење

• Препорачана опција и зошто

• Одлука потребна од Комитет и до кога

Дневник на ризици

• Ризик, сопственик, веројатност, влијание, следна акција, датум

• Прегледајте го топ три на секој состанок; затворете или ескалирајте

Управување без бирократија

Добро управување е брзо и документирано. Користете кратки формулари, а не дебели свески. Чувајте белешките како одлуки + сопственици + датуми—ништо повеќе. Комитет треба да биде најбрзиот состанок на месецот затоа што сите пристигаат подготвени и изборите се ограничени на реални опции.

Заеднички стапки (и како да ги избегнете)

• Премногу голема. Повеќе од седум членови сè забавува. Намалете го Комитет.

• Нејасни одлуки. „Ќе разгледаме подоцна“ е код за „ништо не одлучивме“. Секогаш напишете реченица која почнува со „Одлучивме да…“

• Микроменаџирање. Ако дебатирате за листи на задачи, сте се излизгале. Вратете се на исходи и метрики.

• Нема предисписи. Одлуки без контекст трошат време. Откажете состаноци каде што предисписи не беа испратени.

• Скриени конфликти. Присилете ги компромисите да излезат на правил: „Можеме да го достигнеме датумот, или да го задржиме обемот, или да го задржиме буџетот—одберете две. Комитет постои за да ја направи таа одлука.

• Слаба следливост. Следете ги одлуките како обврски и прегледајте ги прво следниот пат.

Како Shifton помага на практика

Повеќето управни групи се борат со реалното светско планирање и персонал при промена. Shifton ги држи плановите за смени, времето за исклучувања и нивото на персонал видливо додека ги спроведувате новите процеси. Чистите податоци ги даваат Комитет реални сигнали (покривање, прекувремена работа, навремени стартови) наместо мислења, така што одлуките се носат побрзо и остануваат.

Брзи ЧПП

Која е разликата меѓу одбор и управна група?

Одборите управуваат со целата компанија. Управните групи управуваат со проект или програма. Комитет донесува одлуки во ограничен обем и временска рамка.

Колку често треба да се состанува Комитетот?

Месечно е честопати; преминува на две неделно за критични фази. Откажете ако нема одлука што треба да се донесе—испратете писмено ажурирање наместо тоа.

Кој го води состанокот?

Претседателот (често спонзорот) ја води агендата и водењето на времето. Водителот на проектот презентира, но Комитет донесува одлуки.

Колкаво треба да биде?

Четири до седум луѓе. Доволно гледишта за да се фатат слепите точки, доволно малку за брзо дејствување.

Што припаѓа во минути?

Само одлуки, сопственици и датумски рокови. Останатото припаѓа на предисписи или по-следени.

Последни заклучоци

Одличен управен Комитет е мал, одлучен и фокусиран на резултати. Се состанува на стабилен ритам, користи јасна резултатна табела и документира изборите во една линија. Отстранува луѓе и пари без да управува задачи. Стартувајте го со еден страница устав, заштитете ја агендата и брзо затворете секој круг. Направете го тоа, и вашите најголеми проекти ќе се движат со брзина и смиреност—без драма, само резултати.