Personāla trūkuma pārvarēšana: praktiska rokasgrāmata darba devējiem

Kad Darbinieku trūkums notiek, darbs uzkrājas, un kvalitāte samazinās. Vadītāji pagarina maiņas. Jaunie darbinieki aiziet. Klienti gaida. Šis ceļvedis parāda, kā ātri stabilizēt komandu un novērst galvenos cēloņus, neizmantojot mode vārdus. Jūs redzēsiet, kā trūkums izskatās ikdienā, kā pirmās nedēļas laikā prioritizēt uzdevumus un kā atjaunot savu komandu nākamo 90 dienu laikā. Katrs solis šeit darbojas aviolīnijās, mazumtirdzniecībā, loģistikā, lauka pakalpojumos un citās maiņu operācijās. Vajadzības gadījumā mēs parādām, kā Shifton uztur skaidru grafiku, tīrus laika datus un ātru komunikāciju.

Slēptās izmaksas, kas rodas no darbinieku trūkuma

Darbinieku trūkums nav tikai par “mums vajag vairāk cilvēku.” Patieso kaitējumu parāda daudzi mazi noplūdi, kas summējas:

• Maiņas pārklājas, kamēr citas līnijas paliek bez personāla.

• Viršstundas klusām aug, jo neviens neredz likumsakarību.

• Jaunie darbinieki pamet darbu pēc dažām nedēļām; viņi nekad nejūtas, ka kontrolētu situāciju.

• Uzraugi meklē atjauninājumus čatos un izklājlapās.

• Algas izslēdzas vēlu, jo laika dati ir netīri.

• Drošības soļi tiek izlaisti, kad spiediens pieaug.

• Līderiem jāpiedzīvo vairākas stundas 'ugunsdzēšanas' vietā, lai uzlabotu procesu.

Uzrakstiet šos trūkumus uz vienas lapas. Mēriet tos mēnesi. Jūs zināsiet, kur rīkoties vispirms.

Ko 'Darbinieku trūkums' patiesībā nozīmē ikdienā

A Darbinieku trūkums ir plaisa starp darbu, kas jāveic, un cilvēkiem, kas ir pieejami to veikt laikā un vietā, kur tas ir nepieciešams. Tas nav tikai darbinieku skaits. Tas ir laikam, vietai un prasmēm.

• Ekipe un maiņas. Iespējams, jums ir pietiekami daudz personāla kopumā, bet nav pietiekami daudz licencētu cilvēku pareizajās stundās.

• Zemes un pakalpojumu komandas. Darba maksimumi īsos laikposmos: apgādē, piegādēs, pusdienu pārtraukums, klīniku uzņemšana, darba dienas beigās.

• Apkope un MRO. Uzdevumi prasa sertificētas lomas; jūs nevarat vienkārši aizstāt kādu citu.

• Daudzvietīgu tīklu. Kluss objekts uztur rezerves kapacitāti, kamēr aizņemts objekts izdeg.

Parastas ainas:

1. Laikapstākļu aizkavēšanās sanes ierašanās centrā. Jums jāpagarina pārklājums pie noteiktiem vārtiem un jāvelk cilvēki no mazāk svarīgām vietām.

2. Nakts pagriezieni ierodas minūtes atstatumā. Komandām vajag skaidru nodošanu, lai izvairītos no dubultā darba.

3. Pēdējā brīža slimības piezvans izjauc plānu. Jums vajag ātru, taisnīgu veidu, kā aizpildīt vietu.

4. Divas bāzes dalās ar speciālistu baseinu. Vienam steidzamam darbam vajag tajā pašā dienā pārcelšanu.

Jūs šo atrisināt ar dzīvotspējīgu grafiku, skaidrām lomām un ātru komunikāciju - nevis ar skaļāku paziņojumu.

Pamatcēloņi, kurus patiešām varat ietekmēt

Jūs nevarat izmainīt ekonomiku, bet jūs varat izlabot sistēmu ap darbu.

• Neskaidri personāla noteikumi. Neviens nedefinē minimālo pārklājumu stundas vai prasmju dēļ.

• Lēns pieņemšanas cikls. Kandidāti gaida atbildes vairākas dienas un dodas citur.

• Vāja ievadīšana. Jauni cilvēki sastop haosu pirmajā dienā un nekad neatgūstas.

• Slikta pārredzamība. Vadītāji min pieprasījumu; viņi neredz likumsakarības.

• Grūti maiņu maiņas. Cilvēki nevar mainīt maiņas bez trim apstiprinājumiem.

• Netīri dati. Laika, pārtraukumu un iznākuma dati ir dažādās failos.

Nodarbojaties ar diviem vai trim no tiem, un attēls ātri mainās.

Pirmās 7 dienas: ātrs triāža, kas darbojas

Jums vajadzīga palīdzība tagad. Izmantojiet šo vienas nedēļas plānu, lai mazinātu sāpes bez lieliem projektiem.

1. Iesaldējiet «must-have» pārklājumu. Atzīmējiet stundas un stacijas, kas nevar pieļaut kļūmes. Aizpildiet tās katru dienu vispirms.

2. Izveidot skaidru maiņu maiņas noteikumu. Atļaujiet vienu apstiprinātu maiņu maiņu katrai personai nedēļā ar uzrauga atļauju lietotnē.

3. Publicēt divu rindu dienas īsziņu. „Kur mēs esam īsi” un „Ko mēs šodien pārtrauksim.” Īss pārspēj perfektu.

4. Pārceliet pārtraukumus agrāk. Izvairieties no tā, lai visi vienlaikus atstātu līniju.

5. Pievienojiet pagaidu baseinu vienam uzdevumam. Izvēlieties vienkāršāko, augsta apjoma darbu un apmāciet piecus cilvēkus tur.

6. Slēdziet vakardienas stundas līdz 10:00 no rīta. Vēli laika dati jums neļauj. Ieviešat stingrību.

7. Pateicieties komandai, rakstiski. Nosauciet trīs uzvaras. Cilvēkiem jābūt redzamiem.

Ja jūsu rīks atbalsta to, izmantojiet atvērtas maiņas, lai brīvprātīgie varētu aizpildīt vietas. Ja ne, izvietojiet vienkāršu pierakstīšanās sarakstu un pārvietojiet to uz Shifton otrajā nedēļā.

30–90 dienas: izveidojiet stabilu dzinēju

Īstermiņa atvieglojumi nav pietiekami. Izmantojiet nākamo ceturksni, lai izveidotu sistēmu, kas novērš nākamo grūtību.

• Šabloni, kas atbilst pieprasījumam. Veidojiet likumus maksimumiem, nakts darbam un lēnajām stundām. Kopējiet tos katru nedēļu.

• Sagatavojiet vismaz vienu soli. Katrs cilvēks vajadzētu pārklāt vienu papildu lomu. Pierakstiet prasmes grafikā.

• Taisnīgi plānveida noteikumi. Rotējiet brīvdienas, naktis un augsta stresa uzdevumus. Publicējiet loģiku, lai cilvēki uzticētos tai.

• Vienkāršas karjeras soļi. Parādiet, ko apmācība iegūst labāku lomu. Saistiet soļus ar nelielu algu paaugstinājumu vai atzinību.

• Aiziešanas intervijas 24 stundu laikā. Uzziniet patiesos iemeslus, kāpēc cilvēki aizgāja, kamēr atmiņa vēl ir svaiga.

• Pieņemšanas kanāla matemātika. Ja jums vajag piecus pieņemšanas mēnesī, nosūtiet desmit piedāvājumus, nevis piecus. Plānojiet neparedzētos izdevumus.

• Vienkanāla atjaunināšanai. Izmantojiet lietotni visām grafika izmaiņām. Apturiet sānu čatus maiņām.

Šis darbs pārvērš trauslu plānu stabilā operācijā.

Kā Shifton samazina haosu ikdienas darbībā

Shifton uztur plānu skaidru un datus tīrus. Tas ir svarīgi, kad esat izsmelts.

• Ātrs sākums. Importējiet cilvēkus no faila, grupējiet viņus pēc vietas, prasmēm vai licencēm un publicējiet pirmo grafiku vienā sesijā.

• Maiņu šabloni un kopēšana. Kopējiet parastās tās dažu sekunžu laikā - apgādes, piegādes viļņi, klīnikas sesijas, nakts tīrīšana.

• Mobilie pulksteņa laiki un kioska režīms. Vienkāršs PIN vai QR. Uzraugi tūlīt apstiprina izņēmumus.

• Nožogojumi/GPS. Apstipriniet klātbūtni vārtos, piestātnēs, letēs vai telpās. Samaziniet “kur jūs esat?” zvanus.

• Bezsaistes sagūstīšana. Ierakstiet piesitienus, kur segums ir slikts; sinhronizējiet vēlāk.

• Atvērtas maiņas un brīdinājumi. Nosūtiet izmaiņas pareizajai grupai. Aizpildiet plaisas ātri.

• Konsolidēti laiku lapas. Eksportējiet tīru CSV/XLS algas apstrādei un analīzei.

• Daudzvalodu ekrāni. Skaidri pieprasījumi jauktām komandām.

Darbinieku trūkuma laikā Darbinieku trūkums, skaidrībai un ātrumam ir lielāka nozīme nekā jebkad. Shifton nodrošina abus bez gariem ieviešanas laikiem.

„Pirmais principu” personāla matemātika (vienkārša un noderīga)

• Pārklājums = pieprasījums stundā ÷ izlaide uz cilvēku. Mēriet vienreiz; atjauniniet ik mēnesi.

• Rezervāts = 10–20% no pārklājuma. Izmantots pārtraukumiem, apmācībām un īslaicīgai prombūtnei.

• Noguruma noteikums. Izmēriet pagarinākas dienas un garus pārgājumus. Aizsargājiet atgūšanās laiku.

• Maiņas kapacitāte. Atļaut kontrolētas maiņas, lai uzturētu augstu morāli, neizjaucot pārklājumu.

Šīs mazās formulas rada mieru plānošanas sapulcēs.

Komunikācija, kas samazina stresu

Cilvēki spējīga pārvarēt lielus uzdevumus, ja viņiem ir laba informācija.

• Publicējiet nākamās divas nedēļas, pat ja jūs atjaunināt katru dienu.

• Izcelt katru dienu trīs noslogotākos periodus.

• Sūtiet vienu izmaiņu ziņojumu uz cilvēku dienā - grupējiet izmaiņas, nesūtiet surogātpastu.

• Piestipriniet ikdienas īsziņu uz tās pašas ekrāna kā grafiks.

• Nobeidziet cilpu: “Mēs izlēmām X, jo Y; nākamais atjauninājums pie Z.”

Shifton to atbalsta ar pārraides ziņojumiem un maiņas piezīmēm, kas dzīvo kopā ar grafiku.

Vadītāju rīki, ko varat kopēt šodien

Viens minūtes skripts smagām dienām
“Šodien mēs esam īsi pie Vārtiem B1–B4 no 17:00 līdz 19:00. Mēs aizņemsim divus cilvēkus no jostas pēc 18:00. Pārtraukumi notiek agrāk. Ja jūs varat segt papildu stundu, pieskarieties „Piedāvāt” lietotnē. Paldies, ka uzturat līniju - pastāstiet, ko mēs varam noņemt, lai palīdzētu.”

Dienas grafika kontrolsaraksts

• Minimālais pārklājums katrā stacijā

• Pārtraukumi sadalīti, nevis krauti

• Pienākumu un prasmju salikums līdzsvarots

• Reserva piešķirta un sasniedzama

• Augsta riska uzdevumi saskaņoti sertificētiem darbiniekiem

• Eksportēti sūtījumi līdz nākamās dienas 10:00

Izmantojiet šos kontrolsarakstus, ja nepieciešams; vēlāk pārvietojiet tos uz Shifton kā piezīmes.

Kāpēc Shifton ir ātrāka atbilde darbinieku trūkuma laikā

Nakts viļņi un stresa stundas prasa tūlītējus atjauninājumus. Shifton ļauj vadītājiem vilkt cilvēkus starp uzdevumiem, klonēt modeli un sūtīt brīdinājumus vienas minūtes laikā. Grafiks paliek lasāms.

Laikapstākļi vai piegādes aizkavēšanās piespiež pārplānot. Shifton atjaunina laiku un vietas tālruņos. Cilvēki dodas uz pareizo vietu bez papildu zvaniem. A Darbinieku trūkums atklāj vājo komunikāciju; Shifton aizver šo plaisu.

Daudzpakāpju komandu vajag lokālo kontroli ar globālajiem skatījumiem. Dodiet staciju vadītājiem tiesības pārvaldīt savus grafikus, kamēr centrālā vadība redz pārklājumu un risku. Nav nepieciešama papildu izklājlapas.

Jaunajiem darbiniekiem nevajadzētu noslīkt pirmajā dienā. Aiciniet ar saīti, parādiet divus nepieciešamos ekrānus un pievienojiet viņu uzdevumus. Skaidras norādes viņu valodā samazina apmācības laiku.

Zems signāls nedrīkst apstādināt darbu. Shifton ieraksta piesitienus bezsaistē, pēc tam sinhronizētos datus. Tādējādi laika dati ir uzticami tad, kad tos visvairāk vajag.

Īsas gadījumu analīzes

Reģionālais pakalpojumu sniedzējs, 120 darbinieki
Problēma. Slimnīcas aicinājumi un laikapstākļu pīķi izraisīja virsstundas. Algas izslēdzās ar kavēšanos.
Izvietošana. Importējiet darbiniekus, izveidojiet šablonus maksimuma periodiem, aktivizējiet atvērtas maiņas, iestatiet nožogojumus galvenajās vietās.
Rezultāts. Aizpildīšanas plaisas tika izpildītas par 30% ātrāk. Virsstundas stabilizējās. Eksporti ieradās laikā. Darbinieku trūkums samazinājās divu nedēļu laikā.

Apgādes komanda aizņemta centrā
Problēma. Vēlu nakts bankas vajadzēja ātras maiņas; aicina un grupas čati izraisīja kļūdas.
Izvietošana. Turētājs ar push brīdinājumiem, kiosk stājas uz jostas, uzrauga apstiprinājumus mobilajā.
Rezultāts. Papildinājumi notika minūšu laikā, nevis pusstundas. Nokavējumu uzdevumi samazinājās. Personālam patika skaidrs plāns.

Daudzvietu mazumtirgotājs
Problēma. Trīs veikali izmantoja dažādus grafikus. Galvenais birojs nevarēja redzēt vienotu skatījumu.
Izvietošana. Koplietoti šabloni, vietējās atļaujas, vienoti laiku lapas.
Rezultāts. Viegla nedēļas nogales pārklājumi un mazāk nenovērtēti zvani. Personāla mainīgums mazinājās, grafiki kļuva prognozējami.

Piecas kopīgas kļūdas (izvairiet no tām)

1. Neņemot vērā bezsaistes darbu. Pagrabi, angāri un aizkulisētavas signālu iznīcina. Ja aplikācija apstājas tur, tā ir nepareiza izvēle.

2. Bez atrašanās vietas pārbaudēm. Bez nožogojumiem jūs tērējat laiku, jautājot, kur cilvēki atrodas.

3. Smaga ievadīšana. Ja izvietošana aizņem nedēļas, komandas turpinās izmantot čatu.

4. Bez uzrauga lomām. Visu centralizēta pārvaldība visu palēnina. Dodiet vietējiem vadītājiem iespējas ar aizsardzību.

5. Netīras eksports. Ja laiku lapām vajag manuālu notīrīšanu, ietaupījumi izzūd.

Vienkārša testēšanas diena atklāj šos jautājumus pirms jūs pieņemat lēmumu.

FAQ

Vai mēs varam turpināt strādāt slikta signāla apstākļos?

Jā. Izmantojiet rīku, kas ieraksta piesitumu un uzdevumus bezsaistē un sinhronizē vēlāk; tas aizsargā datus darba laikā Darbinieku trūkums.

Cik ilgs laiks nepieciešams pamatlīmeņa ieviešanai?

Importējiet darbiniekus, izveidojiet divus šablonus, iestatiet nožogojumus, nosūtiet ielūgumus. Daudzas komandas publicē dzīvojamu grafiku tajā pašā dienā.

Kā mēs pārvaldām lomas un piekļuvi?

Piešķiriet uzraugiem atļaujas pārvietot personālu un apstiprināt laiku viņu teritorijai. Personāla nodaļa un finanšu nodaļa saglabā pilnīgu pārredzamību.

Vai mobilās piesitienu aizstāj sienas pulksteni?

Bieži vien jā. Kioska planšetdators ar PIN vai QR ir ātrs un uzticams, un nožogojumi apstiprina atrašanās vietu.

Vai mēs varam taisnīgi pārmaiņu maiņas?

Jā. Izmantojiet atvērtas maiņas un vienkāršus noteikumus – pirmais pieņem, vairs uz nedēļu un uzrauga apstiprināšanu.

Secinājums

Atrašanās trūkuma situācijas notiks. Svarīgi ir tas, cik ātri redzat plaisu, cik skaidri jūs runājat, un cik vienmērīgi maināt grafiku. Shifton palīdz plānot pārklājumu, pārvaldīt maiņas, apstiprināt klātbūtni un eksportēt tīrus laika datus bez papildu pūlēm. Tas samazina stresu šodien un padara nākamo Darbinieku trūkums vieglāk vadāmu. Kad cilvēki zina, kur jābūt un ko jādara, klienti sajūt atšķirību.

Izveidojiet savu Shifton kontu un plānojiet savu pirmo komandu jau šodien.