Kā ietaupīt laiku un naudu ar automātisko darbinieku grafiku sastādīšanu

Rakstījis

Darija Olieshko

Publicēts

11 Sep 2024

Lasīšanas laiks

12 - 14 min lasīšana

Automātiska plānošanas programmatūra var ievērojami atvieglot darbinieku grafiku pārvaldību uzņēmumiem visos izmēros. Vai jūs vadāt mazu jaunuzņēmumu vai lielu korporāciju, manuāla grafiku izveide un vadība bieži vien ir sarežģīta neefektivitātes, kļūdu un paaugstinātu darbaspēka izmaksu dēļ. Nozarēs, kurās ir svarīgi nodrošināt darbinieku maiņas, piemēram, veselības aprūpē, mazumtirdzniecībā un viesmīlības sektorā, manuālā plānošana var izraisīt nopietnus traucējumus.Līdz ar automātiskās plānošanas programmatūras izplatību, uzņēmumiem tagad ir spēcīgs rīks pieejams. Ieviešot automātisko grafiku ģeneratoru, uzņēmumi var racionalizēt darbaspēka pārvaldību, ietaupīt laiku un samazināt izmaksas. Šī tehnoloģija vairs nav rezervēta tikai lieliem uzņēmumiem – to arvien vairāk izmanto arī mazi un vidēji uzņēmumi, lai optimizētu savus plānošanas procesus.

Kāpēc automātiskā plānošana ir būtiska

Darbaspēka pārvaldība neaprobežojas tikai ar maiņu piešķiršanu darbiniekiem. Tā prasa detalizētu izpratni par katra darbinieka pieejamību, prasmēm un vēlmēm, kā arī par uzņēmuma pieprasījuma tendencēm un reglamentējošām prasībām. Tas, ka to visu pārvalda manuāli, rada pārāk lielas iespējas kļūdām – pārmērīga vai nepietiekama personāla izmantošana, izlaistas maiņas un darbaspēka likumu pārkāpumi ir biežāk sastopamās problēmas.Tieši šeit automātiskā plānošanas programmatūra ir neatņemama. Tā automatizē plānošanas procesu, analizējot datus, tostarp darbinieku pieejamību un darbaspēka prognozes, lai izveidotu efektīvus grafikus, kas atbilst uzņēmuma prasībām. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem, kas paļaujas uz maiņu darbiniekiem vai kuriem ir mainīgas personāla vajadzības nedēļas vai mēneša laikā.Papildus tam, ka tas ietaupa laiku, automātiskā plānošana nodrošina precizitāti un atbilstību. Tā samazina cilvēciskās kļūdas, piemēram, dubultu rezervēšanu, pārmērīgu plānošanu vai nespēju ņemt vērā obligātos atpūtas periodus un darba likumus. Rezultātā jūsu bizness izvairās no dārgiem sodiem un nodrošina gludu darbību bez neefektivitātēm, kas saistītas ar manuālo plānošanu.Turklāt automātiskā plānošana ļauj veikt tūlītējas izmaiņas. Kad darbinieki zvana par slimību vai mainās pieprasījums, uzņēmumi var veikt reāllaika pielāgojumus ar minimāliem traucējumiem. Šis elastības un reaģēšanas līmenis palīdz nodrošināt, ka jūsu darbaspēks vienmēr ir optimizēts pašreizējam pieprasījumam.

Kā darbojas automātiskā plānošana

Automātiskās plānošanas programmatūras pamatā ir inteliģenti algoritmi un datu ievade, lai izveidotu optimizētus grafikus. Process ir vienkāršs, taču ļoti efektīvs.

Vadītāji ievada sistēmā informāciju, piemēram, darbinieku pieejamību, prasmju līmeņus un jebkādas plānošanas vēlamības. Šie dati ir pamats grafiku izveidei.
Uzņēmumi var ievadīt noteikumus, kas saistīti ar maksimālajām darba stundām, virsstundu ierobežojumiem, nepieciešamajiem pārtraukumiem un atbilstību darba likumiem. Šie noteikumi palīdz programmatūrai ievērot juridiskās prasības.
Kad dati ir ievadīti, programmatūra izveido optimizētu grafiku, balstoties gan uz uzņēmuma vajadzībām, gan darbinieku pieejamību.
Ja ir nepieciešamas pēdējā brīža izmaiņas, piemēram, darbinieks paziņo par slimību, programmatūra ļauj veikt reāllaika atjauninājumus. Tā var piedāvāt aizstājējus un pielāgot grafikus attiecīgi.

Daļa uzlabotu automātiskās plānošanas programmatūru pat integrē mašīnmācīšanos, laika gaitā analizējot modeļus un prognozējot nākotnes plānošanas vajadzības. Piemēram, ja noteiktās dienās vai stundās konsekventi ir nepieciešams vairāk personāla, programmatūra var prognozēt un attiecīgi pielāgoties.

Automātiskās plānošanas galvenās priekšrocības

Plānošanas procesa automatizācija sniedz daudz priekšrocību, padarot komandas vadību efektīvāku un mazāk laikietilpīgu. Samazinot nepieciešamību pēc manuālas ievades, uzņēmumi var atbrīvot vērtīgu laiku un resursus, ļaujot vadītājiem koncentrēties uz citiem svarīgiem uzdevumiem.

Laika taupīšana: Samazināta manuāla ievade, ātrāka plānošana

Manuāla plānošana var aizņemt stundas, īpaši lielākiem uzņēmumiem. Automātiskās plānošanas programmatūra ievērojami samazina šo laiku, ģenerējot grafikus minūtēs. Ietaupīto laiku var izmantot citiem kritiski svarīgiem uzdevumiem, piemēram, stratēģiskajai plānošanai vai operāciju uzlabošanai.Automatizētās sistēmas arī ļauj uzņēmumiem plānot tālu nākotnē ar iespēju atkārtot vai pielāgot atkārtotus grafikus. Tas novērš nepieciešamību katru nedēļu vai mēnesi izveidot jaunu grafiku no jauna.

Izmaksu ietaupīšana: Optimizētas darbaspēka izmaksas, mazāk virsstundu

Ar automātiskās plānošanas programmatūru uzņēmumi var ievērojami samazināt darbaspēka izmaksas, optimizējot personāla līmeņus. Programmatūra nodrošina, ka darbinieki tiek plānoti tikai tad, kad tas ir nepieciešams, novēršot pārlieku daudz personāla un nevajadzīgas virsstundas.Tas ne tikai samazina izdevumus, bet arī nodrošina, ka personāla līmeņi ir saskaņoti ar pieprasījumu. Piemēram, mazumtirdzniecības uzņēmumi var nodrošināt, ka viņiem ir pietiekami daudz darbinieku pīķa iepirkšanās stundās, vienlaikus minimizējot personālu klusākos periodos. Tāpat samazināsies virsstundu izmaksas, jo sistēma nodrošina atbilstību darba stundu ierobežojumiem un pārtraukumu prasībām.

Elastība: pielāgošanās pieprasījuma un pieejamības izmaiņām

Uzņēmumi darbojas dinamiskā vidē, kur personāla vajadzības var pēkšņi mainīties. Automātiskā plānošanas programmatūra nodrošina elastību ātri pielāgoties šīm izmaiņām. Vadītāji var viegli mainīt grafikus, pamatojoties uz pieprasījuma svārstībām vai darbinieku pieejamību, nodrošinot, ka darbība norit gludi pat pīķa periodos vai neparedzētu personāla trūkumu laikā.Turklāt daudzas automātiskās plānošanas sistēmas ļauj darbiniekiem mainīt maiņas vai pieprasīt izmaiņas sistēmā. Šī pašapkalpošanās funkcionalitāte uzlabo darbinieku apmierinātību, jo ļauj viņiem vairāk kontrolēt savus darba grafikus.

Precizitāte: Cilvēcisko kļūdu un konfliktsituāciju samazināšana

Cilvēciskās kļūdas ir neizbēgamas, veicot manuālu plānošanu. Neievērojot darbinieka pieejamību vai nejauši piešķirot kādam divas maiņas, var rasties vilšanās un darbības traucējumi. Automātiskās plānošanas programmatūra novērš šīs kļūdas, izmantojot datus, lai izveidotu bez konflikta grafikus.Sistēma nodrošina, ka darbinieki tiek plānoti atbilstoši viņu pieejamībai un likumīgajām darba stundām, samazinot konfliktu vai neatbilstības risku. Rezultātā uzņēmumi izvairās no naudas sodiem, kas saistīti ar darbaspēka likumu pārkāpumiem, un uzlabo darbinieku apmierinātību, nodrošinot konsekventu, bez kļūdām plānošanu.

Gadījumu izpēte: veiksmes stāsti ar automātisko plānošanu

Daudzi uzņēmumi dažādās nozarēs veiksmīgi ieviesuši automātisko plānošanas programmatūru, lai uzlabotu efektivitāti, samazinātu izmaksas un paaugstinātu darbinieku apmierinātību.Piemēram, viens slavens liels mazumtirdzniecības ķēde ieviesa automātisko grafiku veidotāju un ziņoja par 15% darbaspēka izmaksu samazinājumu pirmajos sešos mēnešos. Programmatūra optimizēja personāla līmeņus, it īpaši pīķa pārdošanas periodos, kas noveda pie uzlabota klientu apkalpošanas, neiztērējot pārlieku daudz darbaspēka.Veselības aprūpes nozarē slimnīcas ieviesa automātiskās plānošanas programmatūru, lai pārvaldītu sarežģītās medmāsu un ārstu maiņas shēmas. Sistēma nodrošināja, ka personāls tika plānots atbilstoši darba likumiem, vienlaikus ņemot vērā individuālās vēlmes. Tas samazināja personāla izdegšanu un uzlaboja kopējo darba apmierinātību.Citā piemēram, restorānu ķēde izmantoja automātisko plānošanu, lai pielāgotos svārstīgajām vajadzībām brīvdienās un īpašos pasākumos. Programmatūra ļāva vadītājiem reāllaikā pielāgot personāla līmeņus, nodrošinot pietiekamu darbaspēku pīķa periodos, nepārslogojot personālu klusākos laikos.

Funkcijas, ko meklēt automātiskās plānošanas programmatūrā

Izvēloties automātisko grafiku veidotāju, ir svarīgi izvēlēties programmatūru, kas atbilst jūsu uzņēmuma vajadzībām. Šeit ir dažas galvenās funkcijas, kuras apsvērt:

Izmantošanas ērtums

Programmatūrai jābūt intuitīvai un viegli lietojamai ar tīru, lietotājam draudzīgu interfeisu. Vadītājiem jābūt iespējai ātri pārvietoties pa sistēmu, iestatīt parametrus un ģenerēt grafikus bez plašas apmācības.

Pielāgojamas iespējas

Katram uzņēmumam ir unikālas vajadzības attiecībā uz darbaspēka pārvaldību. Meklējiet automātiskās plānošanas programmatūru, kas ļauj jums pielāgot maiņu modeļus, darbinieku vēlmes un atbilstības noteikumus. Pielāgojamas iespējas nodrošina, ka programmatūra var augt un pielāgoties jūsu uzņēmuma attīstībai.

Integrācijas iespējas

Integrācijas iespēja ar citiem biznesa sistēmām – piemēram, algu, HR un laika uzskaites programmatūru – ir būtiska. Integrācija nodrošina, ka grafiki ir nevainojami saskaņoti ar plašākiem biznesa procesiem, uzlabojot efektivitāti un precizitāti visos līmeņos.

Piekļuve mobilajām ierīcēm

Šodienas darbaspēks ir arvien mobilāks, un darbinieki sagaida piekļuvi saviem grafikiem, atrodoties ceļā. Izvēlieties programmatūru, kas piedāvā mobilās piekļuves iespēju, ļaujot darbiniekiem skatīt un pielāgot savus darba grafikus no viedtālruņiem. Šī funkcija arī ļauj vadītājiem veikt izmaiņas reāllaikā, kad tas ir nepieciešams.

Biežākās problēmas un kā tās pārvarēt

Lai gan automātiskās plānošanas programmatūra piedāvā daudz priekšrocību, uzņēmumi var saskarties ar izaicinājumiem tās ieviešanas laikā. Tie var ietvert pretestību no darbiniekiem, kas pieraduši pie manuālās plānošanas, vai tehniskas problēmas, kas saistītas ar programmatūras integrēšanu esošajās sistēmās.Lai pārvarētu šos izaicinājumus, ir svarīgi nodrošināt apmācību un skaidru komunikāciju darbiniekiem, uzsverot automātiskās plānošanas priekšrocības gan uzņēmumam, gan darbaspēkam. Turklāt, izvēloties programmatūru ar spēcīgu klientu atbalstu, var palīdzēt atrisināt jebkādas tehniskas problēmas, kas rodas pārejas laikā.

Kā izvēlēties pareizo automātiskās plānošanas rīku

Pareizas automātiskās plānošanas programmatūras izvēle ir atkarīga no jūsu konkrētajām uzņēmuma vajadzībām. Sāciet ar darbaspēka skaita izvērtēšanu, plānošanas prasību sarežģītības un budžeta novērtējumu. Salīdziniet dažādu variantu funkcijas un cenas, un apsveriet programmatūru, kas piedāvā bezmaksas izmēģinājumu vai demonstrāciju, lai jūs varētu to pārbaudīt pirms saistību uzņemšanas.Shifton, piemēram, piedāvā vairākas funkcijas par zemāku cenu nekā citas automātiskās plānošanas programmatūras. Tā piedāvā lietotājam draudzīgu saskarni, reāllaika pielāgojumus un pielāgojamas iespējas, vienlaikus būdama ļoti rentabla. Uzņēmumi, kas vēlas optimizēt savus plānošanas procesus un samazināt izmaksas, atradīs Shifton kā ideālu risinājumu.

Secinājums

Automātiskās plānošanas programmatūras ieviešana var ietaupīt uzņēmumiem ievērojamu laiku un naudu, optimizējot plānošanas procesu, samazinot kļūdas un uzlabojot darbaspēka izmaksas. Neatkarīgi no tā, vai jūs vadāt mazu biznesu vai lielu komandu, automātiskās plānošanas priekšrocības ir skaidras — uzlabota efektivitāte, paaugstināta elastība un labāka atbilstība darba likumiem.Shifton piedāvā uzņēmumiem pieejamu un ļoti funkcionālu risinājumu personāla plānošanai. Ar tādām funkcijām kā reāllaika atjauninājumi, pielāgojamas iespējas un vienmērīga integrācija, Shifton palīdz uzņēmumiem pacelt savu plānošanas procesu nākamajā līmenī.Lai saprastu, kā Shifton automātiskā plānošanas ģeneratora varētu pārveidot jūsu plānošanu, rezervējiet demonstrāciju jau šodien un sāciet taupīt laiku un naudu ar automatizētu darbaspēka pārvaldību.