Kaip Sutaupyti Laiko ir Pinigų Su Automatiniu Darbuotojų Grafiku Sudarymu

Parašė

Daria Olieshko

Paskelbta

11 Rgs 2024

Skaitymo laikas

9 - 11 min perskaityti

Automatinė planavimo programinė įranga gali gerokai palengvinti darbuotojų grafikų valdymą bet kokio dydžio įmonėse. Nesvarbu, ar vadovaujate mažam startuoliui, ar dideliam korporatyvui, grafikų kūrimas ir valdymas rankiniu būdu dažnai susijęs su neefektyvumu, klaidomis ir padidėjusiomis darbo sąnaudomis. Pramonės šakose, kur darbuotojų pamainos yra esminės operacijoms palaikyti – tokiose kaip sveikatos apsauga, mažmeninė prekyba ir svetingumas – rankinis planavimas gali sukelti rimtų sutrikimų.Su automatizuoto planavimo programų atsiradimu įmonės dabar turi galingą įrankį. Įsidiegę automatinio tvarkaraščių generatorių, verslai gali supaprastinti savo darbo jėgos valdymą, taupyti laiką ir mažinti išlaidas. Ši technologija nebėra skirta tik didelėms įmonėms – ją taip pat naudoja mažos ir vidutinio dydžio įmonės, siekdamos optimizuoti savo tvarkaraščių sudarymo procesus.

Kodėl automatinis tvarkaraščių sudarymas yra būtinas

Darbo jėgos valdymas yra daugiau nei šių laikų užduočių priskyrimas darbuotojams. Reikia išsamiai suprasti kiekvieno darbuotojo laisvalaikį, įgūdžius ir pageidavimus, taip pat įmonės paklausos modelius ir reguliavimų reikalavimus. Rankinis valdymas palieka per didelę klaidų galimybę – per didelė ar per maža darbo jėga, praleistos pamainos, darbo teisės pažeidimai yra dažni spąstai.Čia automatinė planavimo programinė įranga yra būtina. Ji automatizuoja planavimo procesą, analizuodama duomenis, įskaitant darbuotojų laisvalaikį ir darbo krūvio prognozes, kad sukurtų efektyvius tvarkaraščius, atitinkančius verslo poreikius. Tai ypač naudinga įmonėms, kurios remiasi pamainine darbo jėga arba kurių personalo poreikiai savaitės ar mėnesio bėgyje skiriasi.Be laiko taupymo, automatinis planavimas užtikrina tikslumą ir laikymąsi. Tai sumažina žmonių klaidas, pavyzdžiui, dvigubą rezervavimą, per didelį grafiko sudarymą arba privalomųjų poilsio laikotarpių ir darbo teisės reikalavimų nepaisymą. Rezultate jūsų verslas vengia brangių baudų ir užtikrina sklandų veikimą be rankinio planavimo neefektyvumo.Be to, automatinis planavimas leidžia greitai atnaujinti duomenis. Kai darbuotojai praneša apie ligą arba paklausa staiga keičiasi, verslai gali daryti realaus laiko pataisas su minimaliais trukdymu. Tokia lankstumo ir reagavimo lygis padeda užtikrinti, kad jūsų darbo jėga visada būtų optimizuota dabartiniams poreikiams.

Kaip veikia automatinis tvarkaraščių sudarymas

Pagrinde, automatinė planavimo programinė įranga naudoja išmaniuosius algoritmus ir duomenų įvedimą, siekiant sugeneruoti optimizuotus grafikus. Procesas yra tiesmukas, bet labai efektyvus.

Vadovai suveda informaciją į sistemą, pavyzdžiui, darbuotojų laisvalaikį, įgūdžių lygius ir tvarkaraščių pageidavimus. Šie duomenys sudaro pagrindą grafikų generavimui.
Įmonės gali įvesti taisykles, susijusias su maksimaliojo darbo laiko, viršvalandžių ribomis, privalomųjų pertraukų ir laikymosi su darbo teisės reikalavimais. Šios taisyklės padeda programinei įrangai laikytis teisinių reikalavimų.
Kai duomenys suvesti, programinė įranga generuoja optimizuotą grafiką, remdamasi tiek verslo poreikiais, tiek ir darbuotojų laisvalaikiu.
Jei reikia paskutiniu momentu padarytų pakeitimų – pvz., darbuotojo ligos pranešimo atveju – programinė įranga leidžia atlikti realaus laiko atnaujinimus. Ji gali pasiūlyti pakaitalus ir atitinkamai pritaikyti grafikus.

Kai kuri pažangi automatinė planavimo programinė įranga netgi įtraukia mašininio mokymosi galimybes, kurios tobulėja laikui bėgant, analizuodamos modelius ir prognozuodamos būsimus planavimo poreikius. Pavyzdžiui, jei tam tikromis dienomis ar valandomis nuolat reikia daugiau personalo, programinė įranga gali prognozuoti ir atitinkamai prisitaikyti.

Pagrindiniai automatinio tvarkaraščių sudarymo privalumai

Automatizuotas planavimo procesas suteikia daugybę privalumų, todėl komandos valdymas tampa efektyvesnis ir mažiau laiko atimantis. Sumažinus rankinio įvedimo poreikį, verslai gali atlaisvinti vertingą laiką ir išteklius, leidžiant vadovams susitelkti į kitus svarbius uždavinius.

Laiko taupymas: sumažintas rankinis įvedimas, greitesnis grafiko sudarymas

Rankinis planavimas gali užtrukti valandas, ypač didesnėms įmonėms. Automatinė planavimo programinė įranga drastiškai sumažina šį laiką, sukurdama grafikus per kelias minutes. Išsaugotas laikas gali būti skiriamas kitiems esminiams uždaviniams, pavyzdžiui, strateginiam planavimui ar veiklos gerinimui.Automatizuotos sistemos taip pat leidžia verslams planuoti daug iš anksto su galimybe kartoti ar reguliuoti atsinaujinančius grafikus. Tai pašalina poreikį kas savaitę ar mėnesį kurti naują grafiką nuo pradžių.

Išlaidų taupymas: optimizuotos darbo jėgos sąnaudos, mažiau viršvalandžių

Naudojantis automatinio tvarkaraščių sudarymo programine įranga, verslai gali ženkliai sumažinti darbo sąnaudas optimizuodami personalo lygius. Programa užtikrina, kad darbuotojai būtų tvarkaraščiai tik tada, kai to reikia, neleidžiant per dideliam darbuotojų skaičiui ir nereikalingiems viršvalandžiams.Tai ne tik sumažina išlaidas, bet ir užtikrina, kad personalo lygiai būtų suderinti su poreikiu. Pavyzdžiui, mažmeninės prekybos verslai gali užtikrinti, kad turi pakankamai darbuotojų didžiausių pirkinių valandų metu, tuo pačiu sumažinant personalą ramesniu laikotarpiu. Panašiai viršvalandžių sąnaudos mažinamos, kadangi sistema užtikrina atitiktį darbo laiko riboms ir pertraukų reikalavimams.

Lankstumas: prisitaikymas prie paklausos ir darbuotojų prieinamumo pokyčių

Verslai veikia dinamiškoje aplinkoje, kur darbuotojų poreikiai gali kisti netikėtai. Automatinė planavimo programinė įranga suteikia lankstumo greitai prisitaikyti prie šių pokyčių. Vadovai gali lengvai keisti grafikus, atsižvelgiant į paklausos svyravimus ar darbuotojų prieinamumą, užtikrinant, kad operacijos vyktų sklandžiai net ir piko metu ar netikėtų personalo trūkumų atvejais.Be to, daugelis automatinio planavimo sistemų leidžia darbuotojams keistis pamainomis arba prašyti pakeitimų sistemoje. Ši savitarna funkcija didina darbuotojų pasitenkinimą, kadangi suteikia jiems daugiau kontrolės savo darbo grafikams.

Tikslumas: menkinti žmogiškąsias klaidas ir konfliktus

Žmogiškosios klaidos yra neišvengiamos rankiniu planavimu. Nepastebint darbuotojo laisvalaikio ar netyčia sudėjus dvi pamainas tam pačiam asmeniui gali sukelti nusivylimą ir veiklos sutrikimus. Automatinė planavimo programinė įranga eliminuoja šias klaidas naudodama duomenis konfliktui išvengti grafikuose.Sistema užtikrina, kad darbuotojai būtų planuojami pagal savo laisvalaikį ir teisėtas darbo valandas, mažindama planavimo konfliktų ir nesuderinamumo su darbo įstatymais riziką. Rezultate verslai vengia su darbo teisės pažeidimais susijusių baudų ir didina darbuotojų pasitenkinimą nuosekliu, be klaidų planavimu.

Sėkmės istorijos: automatinio tvarkaraščių sudarymo pavyzdžiai

Daug įmonių įvairiose pramonės šakose sėkmingai įdiegė automatinio planavimo programinę įrangą, siekdamos pagerinti efektyvumą, sumažinti išlaidas ir padidinti darbuotojų pasitenkinimą.Pavyzdžiui, viena garsios didelės mažmeninės prekybos tinklas įdiegė automatinio tvarkaraščių sudarymo programinę įrangą ir pranešė 15% darbo sąnaudų sumažėjimą pirmųjų šešių mėnesių metu. Programa optimizavo personalo lygius, ypač per didžiausias prekybos laikotarpius, kas leido pagerinti klientų aptarnavimą, nesukeliant papildomų darbo sąnaudų.Sveikatos apsaugos sektoriuje ligoninės įdiegė automatinio planavimo programą siekdamos valdyti sudėtingas slaugytojų ir gydytojų pamainų sistemas. Sistema užtikrino, kad personalas būtų tvarkaraščiai sudarytas atsižvelgiant į darbo teisės reikalavimus ir individualius pageidavimus. Tai sumažino darbuotojų nuovargį ir pagerino bendrą darbo pasitenkinimą.Kitame pavyzdyje restorano tinklas naudojo automatinį planavimą, kad prisitaikytų prie paklausos svyravimų per šventes ir specialius renginius. Programinė įranga leido vadovams realiu laiku derinti personalo lygius, užtikrinant, kad jie turėtų pakankamai darbuotojų per piko laikotarpius, be per didelio personalo ramesniais laikotarpiais.

Savybės, į kurias verta atkreipti dėmesį renkantis automatinio planavimo programinę įrangą

Renkantis automatinio tvarkaraščių sudarymo programą, svarbu pasirinkti tokią programinę įrangą, kuri atitiktų jūsų verslo poreikius. Čia yra keletas pagrindinių savybių, kurias verta apsvarstyti:

Vartotojui draugiška sąsaja

Programinė įranga turėtų būti intuityvi ir lengvai naudojama, su švaria, vartotojui draugiška sąsaja. Vadovai turėtų greitai naršyti sistemoje, nustatyti parametrus ir generuoti grafikus be plačios mokymo programos.

Pritaikomos galimybės

Kiekvienas verslas turi unikalius poreikius, susijusius su darbo jėgos valdymu. Ieškokite automatinio planavimo programinės įrangos, kuri leidžia jums pritaikyti pamainų modelius, darbuotojų pageidavimus ir atitikties taisykles. Pritaikomos galimybės užtikrina, kad programinė įranga gali augti ir prisitaikyti kartu su jūsų verslu.

Integracijos galimybės

Galimybė integruoti su kitomis verslo sistemomis – tokios kaip atlyginimų, žmogiškųjų išteklių ir darbuotojų valandų stebėjimo programos – yra esminė. Integracija užtikrina, kad grafikai būtų sklandžiai suderinti su platesniais verslo procesais, gerinant efektyvumą ir tikslumą visoje organizacijoje.

Mobilioji prieiga

Šiandieninė darbo jėga tampa vis mobilesnė, o darbuotojai tikisi turėti prieigą prie savo grafikų būdami kelyje. Pasirinkite programinę įrangą, kuri siūlo mobilųjį prisijungimą, leidžiantį darbuotojams peržiūrėti ir keisti savo pamainas iš savo išmaniųjų telefonų. Ši funkcija taip pat suteikia vadovams galimybę atlikti realaus laiko pakeitimus, kai to reikia.

Dažni iššūkiai ir kaip juos įveikti

Nors automatinio planavimo programinė įranga teikia daug privalumų, verslas gali susidurti su tam tikrais iššūkiais jos įdiegimo metu. Tai gali apimti darbuotojų pasipriešinimą, kurie yra įpratę prie rankinio grafiko sudarymo, arba technines problemas, susijusias su programinės įrangos integravimu į esamas sistemas.Norint įveikti šiuos iššūkius, svarbu suteikti mokymą ir aiškią komunikaciją darbuotojams, akcentuojant automatizuoto planavimo privalumus tiek verslui, tiek darbo jėgai. Be to, pasirinkus programinę įrangą su stipria klientų aptarnavimo sistema, galima padėti išspręsti bet kokias technines problemas, kylančias perėjimo metu.

Kaip pasirinkti tinkamą automatinio planavimo įrankį

Pasirinkti tinkamą automatinio planavimo programinę įrangą priklauso nuo konkrečių jūsų verslo poreikių. Pradėkite nuo savo darbo jėgos dydžio, planavimo reikalavimų sudėtingumo ir biudžeto įvertinimo. Palyginkite įvairių variantų funkcijas ir kainas, apsvarstykite programinę įrangą, kuri siūlo nemokamą bandomąją versiją ar demonstraciją, kad galėtumėte ją išbandyti prieš įsipareigojimą.Pavyzdžiui, Shifton siūlo įvairias funkcijas už mažesnę kainą, palyginti su kitais automatinių tvarkaraščių kūrėjais. Ji suteikia patogią naudotojo sąsają, realaus laiko koregavimus ir suasmenintas parinktis, o kartu yra labai ekonomiška. Įmonės, norinčios optimizuoti savo grafiko sudarymo procesus mažinant išlaidas, ras, kad Shifton yra idealus sprendimas.

Išvada

Įgyvendinus automatinio planavimo programinę įrangą, įmonės gali sutaupyti daug laiko ir pinigų optimizuodamos planavimo procesą, sumažinant klaidas ir optimizuojant darbo sąnaudas. Nesvarbu, ar valdote nedidelį verslą, ar didelę komandą, automatizuoto planavimo privalumai yra aiškūs – pagerintas efektyvumas, didesnis lankstumas ir geresnis darbo teisės paisymas.Shifton siūlo įmonėms prieinamą ir labai funkcionalų sprendimą darbuotojų grafiko sudarymui. Su funkcijomis, tokiomis kaip realaus laiko atnaujinimai, suasmenintos parinktys ir sklandi integracija, Shifton padeda įmonėms pakelti savo planavimo procesą į naują lygį.Norėdami pamatyti, kaip Shifton automatinis grafiko generatorius gali pakeisti jūsų planavimą, užsisakykite demonstraciją šiandien ir pradėkite taupyti laiką ir pinigus su automatizuotu darbuotojų valdymu.