Intelligens Időnyilvántartás: Az Elkerülhetetlen Tennivalók és Tilosok

A modern vállalkozások percre pontosan működnek. Ha ezek elvesznek, elveszíti a pénzt, a bizalmat és a jogi védelmet. Ha pontos, tisztább bérszámfejtést, elégedettebb csapatokat és a valóságon alapuló döntéseket kap, nem találgatásokat. Ez az útmutató végigvezeti a gyakorlati tanácsokon, eszközökön és bevezetési lépéseken, így megszabadulhat a táblázatokkal való küzdelemtől és egy zavartalan működést irányíthat.

Miért fontos még mindig az időnyilvántartás 2025-ben

A munkaerőköltségek a legnagyobb szabályozható kiadásai. A pontos időnyilvántartás nyers adatokat ad a szabályozásukhoz: megmutatja, hol csúsznak meg a műszakok, hol ugornak ki a túlórapercek, és hol bújik meg az üres járat. Megvédi az auditok során, bizonyítja a munkaügyi törvényeknek való megfelelést, és igazságosságot épít a bérszámfejtésbe. A dolgozók is élvezik a hasznot: a tiszta nyilvántartások azt jelentik, hogy azt kapják meg időben, amit megérdemeltek, vita nélkül. Röviden: ha az időnyilvántartás szoros, mindenki nyer.

Miért igazán fontosak a pontos nyilvántartások

Az órák többek, mint a bérszámfejtés alapanyaga. Vitahelyzetekben bizonyítékok, kapacitástervezés bemenetei és árképzési döntések üzemanyaga. Amikor a nyilvántartások teljesek, percekre és korrekciók okaira le bontva, mintákat láthat: krónikus késések, mindig túlfutó projektek, olyan osztályok, amelyek túlórába égnek a célok eléréséhez. Ezzel a tisztánlátással nemcsak „helyesen fizeti meg az embereket”; hangolja a személyzetet, a szolgáltatási szinteket és a haszonkulcsokat.

Amit tenni kell: Szokások, amelyek az órákat becsületesen tartják

Válasszon egy igazságforrást. Egyetlen platform megszünteti a verziós káoszt. Ha három rendszer tárolja az órákat, a viták garantáltak.Automatizálja a beléptetéseket. Engedje az embereknek, hogy elindítsák és leállítsák a műszakokat egy alkalmazásban, kioszkban vagy böngészőben. Az automatizálás csökkenti az átirási hibákat és megszünteti az „elfelejtettem felírni” kifogásokat.Rögzítse a környezetet. Kérjen munkakódokat, helyszíneket, vagy feladat címkéket az órák mellett. A környezet a nyers időt költség elemzéssé alakítja.Ellenőrizze valós időben. A napi ellenőrzések felülmúlják a hónap végének régészeti munkáit. A vezetők nézzenek rá a műszerfalra és javítsák ki az anomáliákat, amíg friss az emlékezet.Képezze ki mindenkit. Egy ötpontos bemutató az első napon órákat takaríthat meg később. Írjon rövid munkautasítást, osszon meg képernyőképeket, és tesztelje a megértést.Állítson be geokerítéseket vagy eszközkövetési szabályokat, ha szükséges. A terepi csapatoknál korlátozza, hogy hol lehet beléptetni az embereket vagy melyik eszköz használható. Ez megakadályozza a „baráti beléptetéseket” anélkül, hogy megfigyelné őket.Mutassa meg az alkalmazottaknak a saját adataikat. Az átláthatóság építi a bizalmat. Ha az emberek meg tudják nyitni az alkalmazást és látják az óráikat, korán jelezhetik a hibákat, nem pedig a bérszámfejtés lezárása után.Tartsa nyilván a szünetek, utazások, képzések idejét. A nem produktív nem jelenti azt, hogy nem fizetett sok joghatóságban. Kövesse nyomon tisztán, hogy tudja, mit kell megtéríteni.Zárja le az időszakokat. Amikor egy hét bérszámfejtése jóváhagyott, fagyassza le. Semmi sem ássa alá a bizalmat gyorsabban, mint a csendes visszaszerkesztések.

Időnyilvántartási mutatók, amelyeket nyomon kell követnie

Kövesse nyomon az összes órát, a túlóra órákat, a késve/kora regisztrált belépéseket, az elmaradt szüneteket, a nem hozzárendelt időt (nincs munkakód), a kézi szerkesztéseket és a jóváhagyási késleltetést (az elküldéstől a jóváhagyásig tartó idő). Figyelje a szerkesztési arányt vezetőnként - túl magas érték vagy rossz képzést, vagy visszaélést jelent. Hasonlítsa össze az ütemezett és tényleges órákat, hogy az rendszerszintű eltéréseket észlelje. Az idők folyamán ezek az időnyilvántartási mutatók feltárják, hogy az Ön folyamata szigorodik vagy szivárog.

Amit nem szabad tenni: Hibák, amelyek pénzbe kerülnek

Ne nehezítse meg. Ha az órák nyilvántartása több mint egy percet vesz igénybe, az emberek hamisítani fogják vagy elfelejtik. Két koppintásra tervezzen, ne tízre.Ne késlekedjen a bérszámfejtési korrekciókkal. Ha valaki bejelent egy hiányzó órát, javítsa ki ebben a ciklusban. A késedelmek neheztelést és jogi kockázatot generálnak.Ne rejtse el a szabályokat. Ha a szabályzat egy kézikönyvben van elrejtve, amelyet senki sem olvas, készüljön fel az „én nem tudtam” védekezésekre. Foglalja össze a szabályokat a falon, az alkalmazásban, és a bevezetés során.Ne hagyja figyelmen kívül a kis szerkesztéseket. Néhány „kerekítés” személyenként összeadódik. A mintás elemzés elkapja a visszaélést, mielőtt kultúrává válik.Ne veszítse el a munkaidő-nyilvántartásokat. A felhőalapú tárolás szerepkör-alapú hozzáféréssel felülmúlja a USB-kulcsokat és az e-mail mellékleteket. Automatikusan készítsen biztonsági mentést.Ne hagyja figyelmen kívül az „óra utáni” munkát. A jó szándékú műszakok pereskedéssé válhatnak. Ha valaki „csak öt percig” segít, rögzítse. Döntse el, hogy fizet vagy tiltja, de először rögzítse.Ne hagyatkozzon az emlékezetre. Egy hetet chatek alapján újraalkotni rémálom. Valós idejű bejegyzés vagy semmi.Ne feledkezzen meg a szünetekről. Sok törvény előírja a fizetett vagy fizetés nélküli szünetek bizonyos hosszát. Ezek elmulasztása vagy nem rögzítése pénzbüntetést okozhat.Ne bonyolítsa túl a jóváhagyásokat. Egy kattintással tegye lehetővé a dolgozók számára, hogy beküldjék és egy kattintással tegye lehetővé a vezetők számára, hogy jóváhagyják. A bürokrácia rétegei gyorsítják az elavult gyakorlatokat.

Hozzon létre egy világos irányelvet, amelyet mindenki megérthet

Az irányelvek kudarcot vallanak, ha úgy olvashatók, mint a jogi tankönyvek. Tartsa egy oldalra:

• Ki rögzíti: minden nem mentes személyzet, plusz mentes személyzet utazás vagy képzés során.
• Hogyan kell rögzíteni: alkalmazás ikon → „Műszakkezdés”, adja meg a projektkódot, „Műszak vége”. Ebédszünet gomb. Szerkesztési kérelmek űrlapon, nem közvetlen üzenetben.
• Határidők: beküldések hétfőn 10:00-ig; vezetői jóváhagyások délig.
• Szerkesztések: csak a bérszámfejtés módosíthatja a jóváhagyott időszakokat; minden változtatást naplóznak.
• Órán kívüli tilalom: bármilyen munka rögzített műszak nélkül tilos és mégis megfizetik, ha bekövetkezik.
• Következmények: ismétlődő nem megfelelőség esetén coaching indul, majd fegyelmi.

Tegye ezt az irányelvet részesévé a bevezetésnek, a Slacknek, és helyezze el fizikai hirdetőtáblán. Évente vizsgálja felül, ahogy a törvények vagy a munkafolyamat változnak.

A megfelelő eszköz kiválasztása: Miért illik Shifton a feladathoz

Nem húsz funkcióra van szüksége; az öt megfelelő funkcióra kell koncentrálnia. A Shifton a következőket nyújtja:

• Mobil és webes beléptetések GPS vagy IP korlátozásokkal.
• Automatikusan generált digitális munkaidő-nyilvántartások készen állnak a felülvizsgálatra és az exportálásra.
• Valós idejű műszerfalak amelyek anomáliákat mutatnak ki a bérszámfejtési nap előtt.
• Szerepkör-alapú jóváhagyások hogy a szerkesztések ellenőrzöttek és auditálhatók maradjanak.
• Bérszámfejtési integrációk így az órák egyenesen az elszámolási rendszerébe áramlanak.

A legfontosabb, hogy a Shifton gyors. Ha a dolgozók utálják a felületet, ellenállnak. Ha a vezetők nem tudják másodpercek alatt észrevenni a problémákat, figyelmen kívül hagyják őket. A Shifton alacsonyan tartja a súrlódást, így az elfogadás megmarad.

30 napos bevezetési terv

1–3. nap: Térképezze fel jelenlegi folyamatát. Honnan származnak az órák? Ki hagyja jóvá? Milyen gyakran fordulnak elő hibák? Jegyezzen fel fájdalompontokat.4–7. nap: Konfigurálja a Shifton-t. Hozzon létre csapatokat, szerepeket, béridőszakokat, szünetszabályokat és geokerítéseket. Importálja a munkavállalói listákat.8–10. nap: Írjon egyoldalas irányelvet. Tartalmazzon képernyőképeket. Fordítsa le, ha szükséges.11–14. nap: Pilótázzon egy csapatot. Gyűjtsön visszajelzéseket. Javítsa ki a zavaró gombokat vagy hiányzó kódokat.15–18. nap: Képezzék ki a vezetőket. Mutassák be nekik a műszerfalakat, a szerkesztési naplókat és a jóváhagyási lépéseket.19–22. nap: Képezzék ki a többieket. Ötperces asztali ülések vagy rövid videó.23–26. nap: Induljon el élőben. Az első hetet teljesen digitálisan működtesse. Figyelje a metrikákat.27–30. nap: Értékelje és állítsa be. Szigorítsa a szabályokat, törölje a nem használt kódokat, és ünnepelje a gyors nyereségeket nyilvánosan.

Különleges esetek: Képzés, utazás, szünetek, távoli munka

Képzés: Ha a részvétel kötelező vagy a munkához kapcsolódik, rögzítse és fizesse ki. Címkézze meg képzésként, hogy elemezni lehessen a költségeket.Utazás: A munkába járás ideje általában nem fizetett, a munkahelyek közötti napi utazás viszont általában fizetett. Rögzítse a kezdést/befejezést, a megtett kilométert és a célt.Szünetek: Adjon szünet gombot. Követelje meg a fizetett/nem fizetett kiválasztását, ha az Ön joghatósága megkülönbözteti.Távoli munka: Használjon eszköz- vagy helyzetkövetési szabályokat, ahol lehetséges, de egyensúlyozza a bizalmat a magánélettel. Világos kezdési/befejezési elvárások fontosabbak, mint a kémkedés.Készenléti idő: Határozza meg, mi számít "várakozásra foglaltnak", szemben az "el lehet hagyni" állapottal. Az egyes típusokat külön rögzítse a megfelelőség fenntartása érdekében.

Megfelelést tartva ügyvéd nélkül

Nem kell minden statisztikát memorizálnia. Be kell építenie a megfelelést a folyamatokba:

• Szinkronizálja a fizetési időszakokat a jogi határidőkkel.
• Rögzítse a szerkesztéseket: ki mit, mikor és miért változtatott.
• Őrizze meg a nyilvántartásokat a követelményeknek megfelelő évekig (gyakran 2-4 év, adótörvények többet követelhetnek).
• Kövesse nyomon a kiskorúak vagy különleges kategóriák részvételét, ha a törvények korlátozzák óráikat.
• Dokumentálja a kimaradt szüneteket és javító intézkedéseket.

Kétség esetén fizesse ki az időt és később javítsa az irányelvet. Bírságok és visszafizetések többe kerülnek, mint a megfelelő bérek.

Gyakran ismételt kérdések

Mi a teendő, ha valaki elfelejti leolvasni a belépést? Követeljen azonos napi korrigálási űrlapot vezetői jóváhagyással. Korlátozza havonta, mennyit lehet, mielőtt coaching indul.Hogyan lehet megakadályozni a "baráti beléptetést"? Használjon PIN-kódot fényképpel, GPS-t, vagy eszközkötést. Jelentse be a véletlenszerű ellenőrzéseket.Kerekíthetünk az 5 perchez? Egyes törvények bizonyos kerekítéseket engedélyeznek, ha az ugyanannyira előnyös munkavállalók számára hosszú távon. Biztonságosabb út: rögzítse a pontos perceket.Kell a fizetett alkalmazottaknak is rögzíteni az idejüket? Ha mentesek, talán nem naponta, de a projektek és az utazások követése tisztán tartja a költségadatokat. Ha nem mentesek, igen.Meddig kell megőriznünk a nyilvántartásokat? Minimum két év bér és óra esetén; négy vagy több az adóval kapcsolatos helyeken. Ellenőrizze a helyi szabályokat.Mi a helyzet a vállalkozókkal? Kövesse nyomon óráikat vagy teljesítményeiket is. Önnek még mindig szüksége van adatokra a költségek és a számlázás miatt, még ha a bérszámfejtési szabályok különböznek is.

Teljesítménymutatók és folyamatos fejlődés

Folyamat, amelyet nem mérnek, hanyatlik. Havonta vizsgálja felül a mutatókat a vezetőkkel:

• Jóváhagyási késleltetés (cél: 24 órán belül)
• Szerkesztési százalék időszakonként
• Nem megjelenés vs. késői indítás számlálások
• Túlóra a teljes órák százalékában
• Szünet megfelelési arány
• Ütemezett és tényleges órák aránya
• Költség munkaóránként projektenként

Állítson negyedéves célokat: „Csökkentse a szerkesztési arányt 12%-ról 5%-ra”, „Csökkentse a túlórákat 15%-kal okosabb ütemezéssel”. Kösse őket bónuszokhoz vagy csapat OKR-ekhez, így az időnyilvántartási siker mindenki számára fontos.

Végső szó

Pontos órák nem a mikromenedzselésről szólnak - egy ésszerű, igazságos és nyereséges vállalkozás működéséről. Tartsa egyszerűen a szabályokat, egyszerűen az eszközt és átláthatóan az adatokat. Tegye naponta a helyes dolgokat, kerülje el a gyakori csapdákat, és hagyja, hogy a Shifton elvégezze a nehéz munkát, hogy Ön a növekedésre összpontosíthasson.

Papírról digitálisra: Migrációs ellenőrzőlista

A papírról digitálisra váltás ijesztőnek hangzik, de a fájdalom a rossz tervezésből származik, nem magából az átváltásból. A strukturált migráció alacsonyan tartja a zavart. Kezdje az aktuális munkaidőlisták sablonjainak, táblázatainak és szabályainak összegyűjtésével. Címkézze meg, mi marad, mi megy, és mit kell átalakítani a rendszerbeállításokká. Ezután tisztítsa meg az alkalmazotti listát: nincsenek duplikátumok, konzisztens nevek, helyes szerepkörök. Ezután építsen minimális tesztkörnyezetet: egy maroknyi alkalmazott, néhány munkakód és egyetlen béridőszak. Futtasson egy próbát. Észlelje a durva éleket - hiányzó mezőket, zavaró címkéket, vagy jóváhagyásokat, amelyek fulladoznak. Javíttassa meg őket most, ne a bérszámfejtési napon. Végül jelentse be az átállási dátumot, a támogatási elérhetőségeket és az eszkalációs utat, hogy a munkavállalók tudják, hogyan kaphatnak segítséget, amikor valami rosszul megy. Ezzel a struktúrával a digitális időrögzítés második természetévé válik. A váltás során ismételje el a szót, amely mindenkinek fontos: egyszerűség. Ha egy mező nem vezet jelentésekhez, számlázáshoz vagy megfelelőséghez, hagyja el. Minden extra doboz lelassítja az embereket. A digitális rendszerek végtelen adatokat gyűjthetnek, de nem kellene. Gyűjtse össze a fontos dolgokat, és hagyjon figyelmen kívül minden mást. Ez a fegyelem karbantartja az időnyilvántartást.

Adatok integrálása a bérszámfejtésbe és a könyvelésbe

Az óráknak a bérszámfejtéshez és a könyveléshez való integrálása az, ahol az automatizálás megéri. A CSV fájlok exportálása és a számok újraírása hibákat eredményez. Ehelyett térképezze fel egyszer - a rendszeres órák, a túlórák, a fizetett szünetek, a fizetés nélküli idő - és állítsa be őket, hogy automatikusan továbbítsák jóváhagyás után. Futtasson egy párhuzamos bérszámfejtést egy cikluson keresztül, hogy ellenőrizze, hogy az összesített értékek megegyeznek. Ha nem, ellenőrizze a kerekítési szabályokat, az időzóna beállításokat és a túlórák aktiválásait. A Shifton exportok és API-k lehetővé teszik Önnek, hogy szinkronizáljon a legtöbb bérszámfejtési szolgáltatóval. Használja őket. Minél kevesebb kézi érintést kap az adatok, annál kevesebb az esélyük a módosulásra. Amikor az auditorok megkérdezik, hogyan számolták ki egy számot, akkor egyértelmű láncra mutathat: beütés → jóváhagyás → exportálás → fizetés. Ez a nyomon követhetőség az egész pontja a fegyelmezett időnyilvántartásnak, még ha senki sem mondja ki hangosan.

Magánéletvédelem, biztonság és etika

Az órák személyes adatok. A helyek még érzékenyebbek. Bánjon velük tisztelettel. Mondja el a dolgozóknak pontosan, mit követ, miért és meddig tartja meg. Ajánljon átláthatósági műszerfalakat, hogy ugyanazokat a naplókat lássák, mint Ön. Korlátozza a hozzáférést szerepkör szerint: a vezetőknek a csapatukat kell látniuk, a bérszámfejtésnek az összegeket, az IT-nak csak a konfigurációkat. Titkosítsa a biztonsági mentéseket és törölje a régi nyilvántartásokat a törvények és az irányelvek szerint. Az etikán túlmutatnak a megfelelőségen. Ne használja az időnyilvántartási naplókat a vécészünetek szőrözésére vagy valakinek megbüntetésére, aki öt percet maradt, hogy segítsen egy ügyfélnek. Használja az adatokat a személyzeti tervek javítására, nem a kémkedésre. Amikor az emberek bíznak a motivációjában, az elfogadás gyorsan növekszik.

Valódi helyzetek (és hogyan kerülhetők el)

Nézzünk meg három rövid forgatókönyvet, amelyek megmutatják, hogyan változnak a kis hiányosságok nagy problémákká:1. forgatókönyv: A későn beütő. Alex mindig három-öt perccel késik a beütéssel, majd pénteken szerkeszti a bejegyzéseket, hogy időben érkezettnek tűnjön. Szerkesztési naplók nélkül sosem veszi észre. A Shifton segítségével a szerkesztési gyakoriság a műszerfalon feltűnik. Alexet edzi, módosítja a műszakkezdési időt, és a probléma csendesen megszűnik.2. forgatókönyv: A fizetetlen képzési nap. A technikusai részt vesznek egy kötelező biztonsági ülésen. Senki sem olvas be órákat, mert "nem szerepelt az ütemtervben". Hónapokkal később egy munkaügyi ellenőr bizonyítékot kér kifizetésről. Mivel minden eseményt megkívánt, hogy egy "Képzés" kóddal naplózzanak, Ön azonnal generálja a nyilvántartásokat és elkerüli a bírságokat.3. forgatókönyv: Az elveszett laptop táblázat. Egy vezető személyes eszközön tartotta a fő munkaidő-nyilvántartásokat, amelyet elloptak. Most félévnyi nyilvántartás eltűnt. A felhő-alapú időnyilvántartás megakadályozza ezt; minden beütést redundánsan és véglegesen tárol, megmentve Önt a bérszámfejtési káosztól.

A javítási hurok

A mutatók számítanak, de a tettek még inkább. Ütemezzen egy havi, 30 perces áttekintést minden osztályvezetővel. Nézze meg ugyanazt a műszerfalat minden alkalommal, hogy a trendek egyértelműek legyenek. Kérdezzen rá: Mi okozta a túlmunkát? Milyen feladatok generálták a legtöbb kiosztatlan időt? Hol maradtak el az engedélyezések? Döntsön el egy változtatást, amelyet a következő hónapban tesztel - egy munkaerő finomítását, egy szabályzat emlékeztetőt, egy ütemterv sablont. A folyamat a Megfigyelés → Döntés → Cselekvés → Mérlegelés. Egy év alatt ezek a kis ciklusok megszilárdítják az Időzítés folyamatát, amíg az nem lesz automatikus.

Betanítási forgatókönyv, amelyet másolhat

Itt van egy tömör forgatókönyv az új alkalmazottak betanítóinak vagy videó narrátoroknak:

1. Nyissa meg a Shifton alkalmazást. Koppintson a Műszak kezdése. Ha felszólítást kap, válassza ki a projektet vagy az ügyfelet.
2. Ebédet tart? Koppintson a Szünet indításaHa visszatért, koppintson a Szünet vége.
3. Kész a napra? Koppintson a Műszak befejezése. Kétszer ellenőrizze, hogy az órák helyesek-e.
4. Kell valamit javítani? Nyújtson be szerkesztési kérelmet az alkalmazásban. Ne küldjön privát üzenetet a vezetőjének.
5. Hétfő reggel erősítse meg a múlt heti órákat a Saját Munkaidőlap fülön.

Ez a forgatókönyv az elvont Időzítési szabályokat konkrét tevékenységekké változtatja, amelyeket az új belépő kérdés nélkül követhet.

Olyan szótár, amelyet mindenki megosztana

A szótárak megtakarítják az érveket. Ha egyszer meghatároz kulcsfontosságú fogalmakat, elkerüli, hogy minden alkalommal újraérveljen, amikor valaki csatlakozik. Íme néhány, amit le kell rögzíteni:

• Rendes Órák: Bármilyen munka, amely az ütemezett határokon belül van.
• Túlóra: Azok az órák, amelyek meghaladják a jogszabályi vagy szabályozási napi vagy heti korlátokat.
• Fizetett szünet: Rövid pihenőidő, amely számít a ledolgozott órák közé.
• Nem fizetett szünet: Hosszabb étkezési időszak, amely nem számít a ledolgozott órák közé.
• Szerkesztés: Bármilyen kézi módosítás az eredeti bejegyzésen, beleértve az időt, kódot vagy helyszínt.
• Jóváhagyás: Vezetői megerősítés arról, hogy a nyilvántartás helyes, és készen áll a kifizetésre.

Add hozzá ezeket a meghatározásokat a szabályzathoz, hogy mindenki ugyanazt a nyelvet használja. A következetesség a megbízható Időzítés alapja.

ROI bizonyítása a vezetés számára

A befektetés megtérülésének kiszámítása fenntartja a vezetés elkötelezettségét. Íme egy egyszerű képlet: ROI = (Elkerült hibák + megtakarított admin órák + csökkentett túlóra) − szoftverköltség.Tegyük fel, hogy Ön három adminisztrátornak fizetett havonta egyenként 10 órát az időlapok javítására. Az automatikus Időzítésre való áttérés ezt kettő órára csökkenti. Ha 25 dollárt fizet óránként, 600 dollárt takarít meg havonta. Ha a véletlen túlóra 15 órával csökken óránkénti 35 dollárral, az további 525 dollár. Dobjon be egy elkerült jogi követelést évente, és a matematika nevetséges lesz. Mutasson be ilyen számokat az első negyedév végén a Shifton alkalmazásával, hogy biztosítsa a végleges elfogadást.

További Gyors Válaszok

Mi van, ha valaki elfelejt kijelentkezni? Automatikusan zárja le a műszakokat a beállított idő után, és értesítse mind a munkavállalót, mind a vezetőt. Követelje meg a következő reggel megerősítést.Hogyan kezeljük az eltolódó óradíjas munkát végző fizetett dolgozókat? Hozzon létre egy speciális kódot, és követelje meg tőlük, hogy csak azokat az időszakokat rögzítsék. Ez tisztán tartja az auditokat anélkül, hogy elárasztaná őket adminisztrációval.Törölhetünk rekordokat? Soha. Semmisítse meg őket, és adja meg az okot, de tartsa meg a sort. A törlés tönkreteszi az audittalokat.Milyen gyakran kell ellenőriznünk a naplókat? Negyedévente csapatonként, valamint évente egy cégszintű audit. Rotálja az auditorokat, hogy senki ne ellenőrizze a saját adatútját.Mi a legjobb eszköz a helyszíni bejelentkezéshez? Egy falra szerelt tablet olcsó és megbízható. Csak zárolja az appra, és rögzítse egy stabil hálózathoz.

Egylapos Irányelv Sablon és Vezetői Gyorssegítség

Egy írásos sablon segít gyorsan elindulni. Másolja, illessze be, és módosítsa:Cél — Az Időzítési folyamatunk azért létezik, hogy biztosítsa minden alkalmazott helyes kifizetését, a munkajogok betartását, és hogy a vezetés megbízható információval rendelkezzen a tervezéshez. Az Időzítés védelmet nyújt mind a cég, mind ön számára.Terjedelem — Ez a szabályzat minden óradíjas alkalmazottra vonatkozik, valamint a fizetett dolgozókra, amikor óradíjas feladatokat végeznek, utaznak, tréningelnek vagy további műszakokban dolgoznak. Senki sem mentesül az Időzítés alól, amikor ezek a feltételek teljesülnek.Felelősségek — Az alkalmazottaknak saját idejüket kell rögzíteniük; a vezetők ellenőrzik és jóváhagyják; a bérszámfejtés auditálja és exportálja. Az Időzítés kollégára delegálása tilos.Módszer — Használja a Shifton mobil vagy webes alkalmazást minden bejegyzéshez. Ha a rendszer meghibásodik, nyújtson be kézi Időzítési javító űrlapot 24 órán belül. Az ismételt kézi űrlapok coachingot váltanak ki.Pontosság — Valós időben rögzítse az időt. Az órák utólagos rekonstruálása nem elfogadható kivéve meghibásodások során. Az Időzítési adatok szándékos hamisítása fegyelmi vétség.Szünetek — Indítson el és fejezzen be minden étkezési vagy pihenőidőt az alkalmazásban. Ha kihagy egy szünetet, jegyezze fel és értesítse a vezetőjét; a dokumentálatlan szünetek bérszámfejtési és megfelelőségi problémákat okoznak.Szerkesztések — Csak a bérszámfejtés módosíthat jóváhagyott rekordokat. Minden szerkesztés naplózott. A megjegyzés nélküli szerkesztéseket elutasítják. Az Időzítés integritása egy látható nyomvonal függvénye.A munkaidőn kívüli munka — Munka rögzítés nélkül tiltott. Ha bármilyen munkát végez, használja az Időzítési rendszert. A cég fizet minden általa engedélyezett munkáért, de az ismételt szabálysértések fegyelmi intézkedésekhez vezetnek.Megőrzés — A nyilvántartásokat legalább négy évig meg kell őrizni. Az Időzítés naplói bizalmasak, és csak azokkal oszthatók meg, akiknek munkájukhoz szükségesek.Kérdések — Irányítsák az összes szabályzattal vagy rendszerekkel kapcsolatos kérdést a HR-hez vagy a bérszámfejtéshez, hogy a válaszok következetesek maradjanak. Ha úgy véli, hogy az Időzítési alkalmazás hibás, azonnal jelentse.A vezetők kapnak egy extra gyorssegítséget:

• Nézze meg a műszerfalat minden nap dél előtt. Észlelje a hiányzó bejegyzéseket, és ugyanazon a napon értesítse az embereket. A gyors javítások tisztább Időzítési statisztikákat jelentenek a hét végén.
• Hagyja jóvá vagy utasítsa el a benyújtott kérelmeket 24 órán belül. A lassú jóváhagyások akadályozzák a bérszámfejtést. Az egészséges Időzítési áramlás az, ahol semmi nem ül várakozásban.
• Nézze a szerkesztési arányokat. Ha valaki Időzítését folyamatosan javítani kell, tanítsa meg őket, vagy egyszerűsítse a munkafolyamatukat.
• Exportáljon ütem szerint. A késedelmes exportok veszélyeztetik a fizetés pontosságába vetett bizalmat. Kezelje az Időzítési határidőket úgy, mint a számlázási határidőket - nem alkuképesek.

Ha ezt a sablont élő dokumentumként kezeli, és a valós adatok alapján módosítja, az Időzítés kultúrája természetes módon érik meg. Az emberek nem látják többé fáradtságnak, hanem biztonsági hálónak.Az viselkedés erősítésére adjunk kis ösztönzőket. Ünnepelje meg a negyedévet, ahol 98%-os időbeli Időzítési benyújtások vannak. Emelje ki a csapatokat, melyeknek nulla kézi szerkesztése van. Az elismerés csekély költségekkel jár, de jelentőségteljes rutinná teszi a dolgot.Végül emlékezzen, hogy az eszközök nem mentenek meg egy törött szokást. A Shifton csökkenti a kattintásokat és hibákat, igen, de a vezetésnek még mindig példát kell mutatnia a tiszta Időzítéshez: a vezetők a terepen történő napokon jelentkeznek be,vezetők naplózzák a tréningórákat, mindenki követi ugyanazokat a szabályokat. A következetesség a felső szintről megszilárdítja a szokást mindenhol.

Fizetési Péntek Ellenőrzőlista (és Mítoszok Lebontása)

Az emberek szeretik a listákat, mert csökkentik a gondolkodást stresszes napokon. Használja ezt minden fizetési pénteken:

1. Nyissa meg a műszerfalat és szűrjön „Hiányzó befejezési időre.” Azonnal értesítse az érintett alkalmazottakat.
2. Rendezze a jóváhagyatlan rekordok alapján. Emlékeztesse a vezetőket belső chaten keresztül címkézéssel, nem e-mailben, ami elveszik.
3. Keressen extrém műszakhosszakat (kevesebb, mint 30 perc vagy több, mint 16 óra). Ezek szinte mindig hibás adatbevitel.
4. Ellenőrizze a szünet betartását a jogi minimumok ellen. Ha valaki kihagyta, jegyezze fel az okot és a javító intézkedést.
5. Exportáljon egy vázlatfájlt és szúrópróbaszerűen ellenőrizze a számokat tíz emberből vett véletlen minta alapján. Keressen kiugrónak tűnő tizedesjegyeket, vagy olyan kategóriákat, amelyek nem adnak össze.
6. Zárja le az időszakot amikor a bérszámfejtés jóváhagyja. Kommunikálja, hogy a visszamenőleges változtatások hivatalos kérelmet igényelnek.

Ez a rituálé gyakorlással 20 percet vesz igénybe. Az elhagyása órákba kerül később, amikor az ideges e-mailek elkezdenek szállingózni.Fejezzük be néhány mítosz megsemmisítésével:„A csapatom kicsi, tehát a kézi követés jó.” A kis csapatok növekednek. A tízfős szokások húsz főnél megtörnek. Kezdjen tisztán, hogy ne kelljen nyomás alatt újjáépítenie.„A szoftver drága.” Hasonlítsa össze az előfizetési díjakat egy olyan bérszámfejtési hibával, amely bírságokat vált ki, vagy az Excel táblázatok javítására fordított bérezési órákkal. A matematika majdnem mindig az automatizálást támogatja.„Az alkalmazottak utálni fogják a megfigyelést.” Ők még inkább utálják, ha alulfizetik őket, vagy arra kérik őket, hogy emlékezzenek vissza az elmúlt keddi napokra. Amikor elmagyarázza a előnyt - igazságosság és gyors fizetés - a bevezetés zökkenőmentesebb, mint gondolná.„Majd később megcsináljuk.” A később általában azt jelenti, amikor egy szabályozó már kérdéseket tesz föl. Tegye be a rendszert most, és jobban alszik, amikor eljön az a nap.

Rendben, mi a következő lépés?

Készen áll a káosz cseréjére a tisztasággal? Nyissa meg a Shifton alkalmazást, hozzon létre egy első műszaksablont, és hívja meg két felügyelőt ma. Futtasson egy mikrakísérletet három napra. Nézze meg, mi törik el. Javítsa ki. Aztán lépjen fel. A lendület meghaladja a tökéletességet. Nincs szüksége munkacsoportokra vagy hat hónapos bizottságra. Csak egy döntésre és egy naptári meghívóra van szüksége holnap délelőttre. Állítsa be, ossza meg, és lépjen. A személyzete hálás lesz, a bérszámfejtés könnyebb lesz lélegezni, és a vezetés végre megbízható munkaügyi adatokat lát.