A modern stúdiók 10 legpraktikusabb építészeti projektmenedzsment lépése

Az építészek és mérnökök nem csak rajzolnak. Űrlapok, megbeszélések, helyszíni séták, műszaki rajzok és késő esti javítások között zsonglőrködnek. Amikor a tervek e-mailekben és táblázatokban élnek, a munka megakad az építési helyszínen, és a vezetők csak találgatnak. Egy jó rendszer az összes mozgó részt egy egyszerű napi tervvé alakítja. Itt jön képbe az építészeti projektmenedzsment : egy helyen ütemezhetjük a személyeket, nyomon követhetjük az időt, rögzíthetjük a kimenetet, és végrehajthatjuk a mindenki által látható változtatásokat. Ugyanez a logika segít a kiskereskedelmi, logisztikai és szolgáltató csapatoknak, amik sok feladatot futtatnak sok helyszínen. Rövid, fókuszált munkafolyamatokkal biztosíthatjuk, hogy a csapatok összhangban legyenek, és a határidők valósak maradjanak.

A legtöbb stúdió már így is elvégzi a nehéz munkát. Ami hiányzik, az a gyors koordináció. Egy könnyű eszköz áthidalja a rést. Az építészeti projektmenedzsmenttel közzé tehetjük, ki hová megy, az órákat és helyszíni megjegyzéseket offline is rögzíthetjük, és tiszta munkaidő-nyilvántartásokat exportálhatunk. Kevesebb súrlódás több tervezési órát jelent, és kevesebb „hol van a csapat?” hívást.

A rendszer nélküli munka költségei

Kiváló munkát végezhet, és mégis órákat veszíthet. Ezek a szokásos bűnösök:

• Az ütemezések és szerepek összeütköznek. Egy terepi építész kétszeres foglalás alatt áll; a MEP vezető várakozik.

• A túlóra csendben nő. Csak akkor látjuk, amikor a számlák és a bérszámfejtés esedékesek.

• Az időbejegyzések késve érkeznek; a projektmenedzserek a hét dokumentumait rekonstruálják csevegési naplókból.

• Az állapotgyűjtés manuális. Senki sem tudja, mely benyújtások valóban blokkolva vannak.

• Az irodák és alvállalkozók között nem értenek egyet. Az átadások során részletek maradnak ki.

Ezek megoldása kevésbé az heroizmus kérdése, inkább az, hogy minden személynek egyszerű, közös tervet adjon.

Mit jelent az építészeti projektmenedzsment a mindennapi munkában

Egyszerűen fogalmazva, az építészeti projektmenedzsment az a mód, ahogy egy hatókört emberek, helyek és szállítmányok naptárává alakít, majd a tervet őszintén tartja, ahogy a valóság változik. A hetet fázisok (SD, DD, CD, CA), tudományterületi tulajdonosok és helyszíni korlátozások köré alakítja. Figyelembe veszi a műszaki rajzokat, a műszaki megkereséseket, az ellenőrzéseket és a tulajdonosi találkozókat. Helyet hagy a meglepetéseknek, és mégis tartja a minőséget.

Egy jó rendszer tiszteletben tartja, hogy a stúdiók valóban hogyan működnek. Ez lehetővé teszi a projektmenedzsereknek, hogy fázisok és helyiségek alapján ütemezzenek,és ne csak projekt név szerint. Támogatja a megosztott napokat (délelőtt tervezés, délután helyszíni séta). Ad a terepi személyzetnek mobil be- és kijelentkezést , amely egy alagsorban is működik. Összegyűjti a hatókört, időt és megjegyzéseket együtt, így a felülvizsgálatok gyorsabban mennek. Ennek révén a csapatok abbahagyják a verziók miatti vitákat, és elkezdik megoldani a problémákat.

Tipikus terepi forgatókönyvek , amikkel minden hónapban találkozol:

• Az illetékes hatóságok két nappal későbbre tolják a engedélykérelmet. A projektmenedzser áttervezi a résztervezőket egy másik épületrészre, és újraütemezi az egyeztetést a szerkezettel. Mindenki percek alatt látja a frissítést.

• Szél és eső leállítja a homlokzati munkálatokat. Előrébb hozod a punch listát, és az előti punch listák kiemelését. A helyszíni fényképek és megjegyzések ugyanarra a napra kerülnek.

• Egy egészségügyi projektnek éjszakai látogatásra van szüksége. A stúdió két építészt cserél, biztonságosan rögzíti az órákat, és másnap reggel visszanyeri a pihenési időt.

• Két város, azonos határidő. Az egységek megtartják a helyi szabályokat és naptárakat; a vezetőség mégis egyetlen konszolidált képet lát az órákról, az előrehaladásról és a kockázatokról.

Röviden, egyszer tervezel, és gyakran igazítasz– anélkül, hogy elveszítenéd a fonalat.

Kiválasztási szempontok, amelyek valóban számítanak

Mielőtt a logókat nézegetnéd, döntsd el, hogyan fogsz dolgozni. Egy rövid ellenőrző lista hónapokat spórolhat meg:

• Offline mód. A helyszíni alagutak, alagsorok és gépészeti helyiségek elnyelik a jelet. Az időnek és a megjegyzéseknek rögzíteniük kell és később szinkronizálniuk.

• Mobil be- és kijelentkezés. Gyors, megbízható beütések telefonokon vagy megosztott táblagépen; helyszíni felügyelők jóváhagyásai azonnal.

• Geofencing/GPS. Jelenlét megerősítése egy helyszíni kapunál, padlón vagy pótkocsinál; csökkenti az „hol vagy most?” hívásokat.

• Fázis sablonok. Újrafelhasználható SD/DD/CD/CA minták, műszaki rajz körök és ellenőrzési ütemek; egy érintéssel klónozható.

• Szerepek és hozzáférés. A projektmenedzserek, tudományterületi vezetők és területi képviselők csak azt látják, amit kell; pénzügy exportál, a vezetők átnézik.

• Csoportos értesítések. Ütemezési változások, helyiségcserék és késő esti hívások átküldése a megfelelő csoportnak másodpercek alatt.

• Munkaidő-nyilvántartás export. Tiszta CSV/XLS a bérszámfejtéshez és a munkaköltségekhez; nincs szükség Excel tisztításra.

• Többnyelvű képernyők. Hasznos munkák azokkal a csapatokkal és eladókkal, amelyek kevertek.

• Gyors bevezetés. Személyek importálása, meghívás linkkel, az első névsor közzététele még ma.

Egy-két sor minden eszköznél ezekkel a pontokkal elegendő a rövidlistázáshoz.

Megjegyzés: A tisztaság kedvéért az építészeti projektmenedzsment kifejezést alább néhányszor pontosan használjuk, hogy megmutassuk, ezen szempontok hol számítanak leginkább.

A legjobb 10 platform projektcsapatok számára

1) Shifton – az alkatrészek mozgatásához építve

A Shifton élesen tartja a tervet, miközben a csapatok a stúdió és az építési helyszín között mozognak. Kezelni tudja a projektmenedzserek, tudományterületi vezetők és terepi személyzet igényeit anélkül, hogy elárasztaná őket képernyőkkel.

• Gyorsan importálható csapatok, csoportosítás projekt, fázis vagy helyszín szerint; meghívás linkkel.

• Használjon fázis- és műszak sablonokat (SD/DD/CD/CA, műszaki rajz körök, punch listák). Másolja a névsort másodpercek alatt.

• Mobil be- és kijelentkezés plusz kioszki mód PIN/QR-rel; helyszíni felügyelők jóváhagyásai mobilon.

• Geofencing a helyszíni kapuk, pótkocsik és emeletek körül; GPS megerősíti a jelenlétet.

• Offline rögzítés, ahol a lefedettség gyenge; később szinkronizál adatvesztés nélkül.

• Riasztások átfedésekhez, kimaradt szünetekhez és késve érkezett beütésekhez; tömeges üzenetek a személy nyelvén.

• Konszolidált munkaidő-nyilvántartások és tiszta export a bérszámfejtéshez és munkaköltségekhez.

A csapatok a Shifton-t választják, ha gyors sebességet and egyszerű szokások, amelyek beválnak. Ez ugyanolyan hasznos a stúdiók számára, mint a kiskereskedelmi, logisztikai vagy szolgáltató csapatok számára, amelyek helyszínek között osztják meg az időt. Az építészeti projektmenedzsment szempontjából a Shifton rövidíti az átadásokat az iroda és a terep között.

2) Procore

• Erős az építési dokumentumok kezelésében és a helyszíni űrlapokban.

• Mély helyszíni munkafolyamatok; nehezebb konfigurálni kis tervező csapatok számára.

• Az ütemezések léteznek; az időrögzítés és jóváhagyások a beállítástól függően változnak.

• Jó, ha a fővállalkozó kötelezővé teszi a Procore-t, és igazodnia kell.

3) Autodesk Construction Cloud (Build)

• Szoros kapcsolat a tervezési fájlokkal és problémákkal.

• Stabil helyszíni eszközök; a beállítás nehéz lehet tiszta tervező stúdiók számára.

• Jól működik, ha a modellek központi szerepet játszanak, és a helyszíni koordináció intenzív.

• A legjobb, ahol az Autodesk ökoszisztémák már működnek.

4) Monday.com

• Rugalmas táblák, státuszok és automatizálások.

• Barátságos a nem technikai felhasználóknak; széles sablonkönyvtár.

• Kiegészítők vagy módosítások szükségesek a szigorú időrögzítéshez és geofencinghez.

• Nagyszerű a feladat láthatóságához; gondos szakasz szükséges terepi bizonyításhoz.

5) Asana

• Tiszta feladat tervezés és csapat kommunikáció.

• Könnyű elkezdeni; erős a megbeszélések és nyomon követések során.

• Az időkövetés kiegészítésekre támaszkodik; a helyszíni jelenlétről alapvető.

• A marketing és tervezési feladatokhoz illik; szükség esetén bővítse helyszíni eszközökkel.

6) Wrike

• Erőteljes nézetek, függőségek és jóváhagyások.

• Jó a keresztcsapat együttműködéséhez; lehet, hogy bonyolult beállítani.

• Létezik időrögzítés; a geofencing nem központi elem.

• Nagyszerű a nagyobb projektmenedzsment irodák számára, akik mély tervezést szeretnének.

7) Smartsheet

• Táblázatszerű élmény projektvezérlőkkel.

• Könnyű jelentéskészítés és műszerfalak.

• A mobil időrögzítés változó; a helyszíni ellenőrzésekhez szükséges kiegészítők.

• A legjobb, ha a csapatok rácsokban gondolkodnak és gyors összefoglalókra van szükségük.

8) ClickUp

• Sok funkció egy helyen: dokumentumok, feladatok, idő.

• Gyors indulás; sok testreszabási lehetőség.

• A terepi ellenőrzés könnyű; a tisztaság a tudományág megítélésén múlik.

• Hibrid csapatok számára működik, akik egyetlen felhasználói felületet szeretnének mindenhez.

9) Fieldwire

• Helyszín-első. Tervek, feladatok és punch listák mobilra.

• Nagyszerű helyszíni ellenőrző listákhoz és koordinációhoz.

• Nem egy teljes stúdióütemező; a projektmenedzsment funkciók a helyszínre összpontosítanak.

• Párosítsa egy könnyű tervezővel az irodához.

10) Zoho Projects

• Költséghatékony projekt alapok; integrálva a Zoho csomaggal.

• Tartalmazza az időkövetést; a mobil praktikus.

• Az építési célú szükségletek megoldásához megkerülő megoldások lehetnek szükségesek.

• Jó a kis cégek számára, akik formális folyamatokkal kezdik.

Ezeken az eszközökön keresztül a kérdés nem az, hogy „tud-e tervezni?" A kérdés milyen gyorsan tud a projektmenedzser megváltoztatni egy napot amikor az ellenőrzések mozognak, egy RFI blokkol egy helyiséget, vagy egy vihar késlelteti az emeléseket.

Összehasonlító pillanatkép szempontonként

For offline állapotban, a Shifton és a Fieldwire általában megbízható a helyszínen; az általános tervezőknek kapcsolatra lehet szükségük, hogy megfelelően működjenek. A geofencing/GPS, a Shifton a helymeghatározás ellenőrzéseit egyszerűvé teszi; sok iroda-első eszköz manuális jegyzetekre támaszkodik. A mobil alkalmazás élmény erős a Shifton, Fieldwire és Procore esetében; mások először webes nézetekre összpontosítanak. Sablonok fázisokra és műszakokra gyorsan klónozhatók Shifton-ban és Smartsheet-ben; rugalmasak Monday.com-ban és ClickUp-ban beállításokkal. Munkaidő-nyilvántartás exportálása egyszerű a Shifton, Smartsheet és Zoho Projects esetén; kiegészítők területe néhányhoz. Többnyelvű feliratok tiszták Shifton-ban; a lefedettség másutt termékrégiótól függően változik. Felügyelői szerepek jól megvalósulnak Shifton-ban és Wrike-ban; könnyebb eszközökben egyéni engedélyekre lehet szükség. A bevezetés a leggyorsabb ott, ahol az importálás + meghívás-linket azonnal tartalmazza—Shifton ebből a szempontból kiemelkedik.

Mit old meg az építészeti projektmenedzsment a kiválasztás és végrehajtás során

Mielőtt bármit megvásárolna, írja meg az Ön egyoldalas szabályzatát: hogyan fogja elnevezni a fázisokat, ki hagyja jóvá az időt, hogyan fogja újrafelhasználni a mintákat, és milyen adatokat igényel a pénzügy minden pénteken. Tartsa szem előtt. Majd sorolja fel azokat az eszközöket, amelyek lehetővé teszik, hogy ezt órák alatt állítsa be, ne hetek alatt. Még egy kis siker — mint például a tegnapi munkaidő-nyilvántartások lezárása délelőtt 10 óráig — gyorsan megtérül az építészeti projektmenedzsmentben, mert a helyszíni munka összhangban van a tervezési szándékkal.

Miért vezet a Shifton az építészeti projektmenedzsment lehetőségek között a modern csapatok számára

Az éjszakai helyszíni felügyelet valós. A Shifton lehetővé teszi, hogy a vezetők cseréljenek embereket esti látogatásokra, védelem alatti pihenőidőt biztosítsanak, és biztonságosan rögzítsék az órákat. A névsor olvasható marad az iroda és a terep számára.

Az időjárás mozgatja a tervet. Egy szeles nap megállíthatja az emeléseket. A projektmenedzserek átirányítják a csapatokat belső punch listára, megnyomják a jegyzeteket telefonra, és folyamatos munkát biztosítanak. Nincsenek hosszú értekezletek — csak egyértelmű frissítések.

Sok szoba, sok csapat. Emberek hozzárendelése emelet, szoba vagy feladatcsoport szerint. Geokerítések erősítik meg a jelenlétet a megfelelő pótkocsin vagy bejáraton. A nap során a fotók és megjegyzések együtt járnak.

Több iroda, egy szabvány. Adjon jogokat a projektmenedzsereknek és tudományágvezetőknek a helyi csapatokhoz, miközben az ügyvezetők az egész portfóliót látják. Fenntarthatja a helyi autonómiát és a globális láthatóságot.

A bevezetésnek percekig kell tartania. Importáljon egy személyzeti listát, válasszon ki sablonokat, és tegye közzé. Az új alkalmazottak linket kapnak, két képernyőt látnak, és kezdhetnek. Ha a jel gyenge, a Shifton adatokat offline tárolja és később szinkronizál.

Mini esettanulmányok a gyakorlatból

Tervező stúdió, 50 szakember
Szükséglet. A túlóra csúcsot ért el a határidők közelében; az idő adatok késése.
Beállítás. Importálja az embereket, hozzon létre SD/DD/CD/CA sablonokat, engedélyezze a felügyelői jóváhagyásokat, állítson be geokerítéseket két munkaterülethez.
Eredmény. A napi munkaidő-nyilvántartások a reggel 10 előtt zárultak; a túlóra hamar felszínre került, és egy hónapon belül csökkent. Az értékelések a formatervezésre összpontosítottak a nyomozás helyett.

Helyszíni felügyeleti csapat vegyes funkciójú projekten
Szükséglet. Éjszakai ellenőrzések és gyors helyettesítések, ha egy szakember nem volt elérhető.
Beállítás. Tartalék csapat azonnali értesítésekkel; kioski táblagép a helyszínen; terepi jegyzetek műszakokhoz kötve.
Eredmény. Pótlások perceken belül elfogadva; a kihagyott látogatások jelentősen csökkentek. Az iroda látta a terepi státuszt hívások nélkül.

Több városból álló portfólió
Szükséglet. Három iroda, megosztott személyzet, egy tulajdonos ütemterve.
Beállítás. Megosztott fázissablonok, iroda szintű jogosultságok, konszolidált exportálás a pénzügyekhez.
Eredmény. Konzisztens tervezés és átlátható idő a városok között. Az ügyvezetők összehasonlították az épület szerinti munkát, és gyorsabban döntöttek.

Gyakori hibák (és hogyan lehet elkerülni őket)

• Az offline munka figyelmen kívül hagyása. A helyszíni alagsorok és gépészeti emeletek elvágják a jelet. Tesztelje a beütéseket és jegyzeteket jel nélkül.

• Nincs geokerítések. Helymeghatározási ellenőrzések nélkül órákon át égeti az „ön jelen van?” hívásokat. Állítson be egyszerű zónákat a kapuknál és pótkocsiknál.

• Nehéz bevezetés. Ha a képzés hetekig tart, a csapatok visszatérnek az e-mailek használatához. Igényelje az importálás fájl szerint és a meghívás link szerint.

• Hiányzó projektmenedzser/vezetői szerepek. Központi irányítás megakadályozhatja a döntéseket. Adjon terepi vezetőknek szűk jóváhagyásokat tiszta korlátokkal.

• Gyenge export. Ha az időnyilvántartások tisztítást igényelnek, a megtakarítások eltűnnek. Exportáljon egy heti mintát, és érvényesítse a pénzügyi részleggel.

FAQ

Támogatott az offline állapot?

Igen. Rögzítse az időt és a jegyzeteket jel nélkül; szinkronizálja, amikor az eszköz újra csatlakozik. Ez elengedhetetlen a valós helyszíneken.

Milyen gyors a bevezetés?

Importálja a személyzeti listáját, válassza ki a sablonokat, állítson be néhány geokerítést, és hívjon meg linkkel. Sok csapat az első névsort még aznap közzéteszi.

Hogyan állítsuk be a projektmenedzser és vezetői szerepeket?

Hozzon létre projektmenedzser és tudományági vezetői jogosultságokat: jóváhagyja az időt, mozgassa az embereket hatáskörén belül, és csak a saját projektjeit látja. A pénzügy és az ügyvezetők megtartják a portfólióhoz való hozzáférést.

Mobil be- és kijelentkezés a helyszínen?

Használjon telefonokat vagy megosztott táblagépet PIN-kóddal vagy QR-kóddal. A felügyelők a helyszínen jóváhagyhatják a kivételeket.

Gyorsan át tudjuk-e helyezni az embereket a projektek között?

Igen. Húzza az embert egy új műszakra, nyomjon meg egy célzott figyelmeztetést, és tartsa tisztán az audit nyilvántartást a munkaköltségekhez.

Következtetés

A stúdiók, fejlesztők, mérnökök és vállalkozók mind ugyanazzal a valósággal szembesülnek: sok mozgó rész és nincs elég óra a kézi koordinációhoz. A Shifton segít a csapatoknak egyértelmű ütemezéseket közzétenni, megerősíteni a jelenlétet a helyszínen, időt rögzíteni akár offline is, és megbízható adatokat exportálni a finanszírozáshoz. Az eredmény kevesebb meglepetés, nyugodtabb felülvizsgálat és gyorsabb hetek — akár rajzol, akár ellenőriz, akár felügyel, akár épít.

Hozza létre Shifton fiókját, és ütemezze be az első projekt csapatát még ma.