Työntekijän käsikirja: mitä sisällyttää ja miten kirjoittaa

Mikä on työntekijän käsikirja?

Kolme viikkoa uudessa työssä kassanhoitaja kysyy esimieheltään, saako hän palkkaa 15 minuutin tauolta. Esimies sanoo kyllä. Viereisessä myymälässä toinen esimies sanoo ei. Molemmat arvaavat — koska yritys ei ole koskaan kirjannut sitä ylös.

Tämän aukon täyttää työntekijän käsikirja. Se on ainoa asiakirja, joka selittää, miten yrityksesi toimii: läsnäolosäännöt, loma-käytännöt, pukukoodi, kurinpitomenettelyt, edut, turvallisuusodotukset — kaikki, mitä henkilön täytyy tietää ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jotkut yritykset kutsuvat sitä henkilöstökäsikirjaksi. Toiset sanovat "yrityksen ohjekirja" tai "tiimin peliopas." Nimellä ei ole väliä. Tärkeää on, että se on olemassa, että se on ajan tasalla ja että ihmiset todella lukevat sen. (Jos mietit myös, kuinka monta ihmistä todella tarvitset, aloita henkilöstösuunnittelusta — käsikirja tulee heti sen jälkeen.)

Miksi yrityksesi tarvitsee työntekijän käsikirjan

10 hengen startup voi pärjätä ilman sitä jonkin aikaa. Mutta kun ylität 15–20 työntekijää — tai palkkaat ensimmäisen tuntipalkkaisen — ilman käsikirjaa toimiminen käy kalliiksi nopeasti. Tässä syy.

Mitä työntekijän käsikirjaan sisällytetään

Ei ole olemassa universaalia mallia, joka toimii jokaisessa yrityksessä. Sairaalan käsikirja ei näytä lainkaan vähittäiskauppaketjun käsikirjalta. Mutta tietyt osiot esiintyvät käytännössä jokaisessa tehokkaassa käsikirjassa — tässä on yhteenveto.

Yrityksen esittely ja missio

Jätä yritysmaailman korulauseet pois. Kaksi tai kolme kappaletta siitä, keitä olette, mitä teette ja mikä on teille tärkeää. Jos missiosi on pidempi kuin twiitti, kirjoita se uudelleen. Uudet työntekijät haluavat kontekstin, eivät manifestin.

Työsuhteen perusteet

Työsuhdeluokitukset (kokoaikainen, osa-aikainen, toimeksisaaja), lausunto "at-will"-työsuhteesta (jos sovellettavissa lainkäyttöalueellasi), tasa-arvo-käytäntö ja miten koeaika toimii. Tämä osio on kuiva mutta juridisesti välttämätön — tee se oikein. Jos yrityksesi kuuluu Americans with Disabilities Actin piiriin, varmista, että tasa-arvokielesi kattaa kohtuulliset mukautukset — tämä on yleinen puute ensimmäisissä versioissa.

Läsnäolo- ja aikataulutuskäytännöt

Vuoropohjaisissa yrityksissä tämä on osio, jonka työntekijät todella lukevat. Käsittele:

• Kuinka kauan etukäteen työvuorot julkaistaan
• Vapaapyyntömenettely
• Vuoronvaihdon säännöt ja kuka ne hyväksyy
• Seuraamukset ilmoittamattomasta poissaolosta
• Myöhästymiskynnykset ja mikä lasketaan "myöhäiseksi"

Yleinen puute: yritykset määrittelevät säännöt mutta eivät anna työntekijöille selkeää tapaa ilmoittaa saatavuudestaan. Standardoitu saatavuuslomake aikataulutusprosessiin integroituna ratkaisee tämän ennen kuin konflikteja syntyy.

Palkka ja edut

Palkanmaksuaikataulu, ylityösäännöt, miten bonukset toimivat (jos toimivat) ja mitkä edut ovat saatavilla — sairausvakuutus, eläke, henkilökunta-alennukset. Sinun ei tarvitse sisällyttää kaikkia suunnitelman yksityiskohtia; osoita ihmiset sinne, mistä he löytävät täydelliset suunnitelma-asiakirjat. Yksi alue, joka usein kompastuttaa yrityksiä: maksetut vs. maksettomat tauot (yleinen palkkariitojen lähde) — kirjoita säännöt selkeästi, jotta kummallakaan osapuolella ei ole epäselvyyttä.

Lomakäytännöt

Vuosiloma, sairasloma, vanhempainvapaa, suremisloma, tuomarintehtävä. Ole tarkka kertymäasteista ja siitä, miten käyttämätöntä aikaa käsitellään. Epämääräiset lomakäytännöt tuottavat enemmän HR-kysymyksiä kuin lähes mikään muu käsikirjassa. läsnäolotietojen säännöllinen seuranta auttaa havaitsemaan nämä ongelmat ennen kuin ne kärjistyvät.

Käyttäytymissäännöstö ja toimintatavat työpaikalla

Häirintä- ja syrjintäkieltopolitiikat, päihde- ja alkoholipolitiikka, sosiaalisen median ohjeet, pukukoodi, yrityksen omaisuuden käyttö. Täällä asetat käyttäytymisodotukset — tee se selkeästi, älä saarnaavasti.

Turvallisuus

Työturvallisuusmenettelyt, vammojen ilmoittaminen, hätäprotokollat ja — yhä useammin — kyberturvallisuuden perusteet. Jos toimialallasi on erityisvaatimuksia, tutki OSHAn työturvallisuusohjeet varmistaaksesi, että käsikirjasi kattaa olennaiset asiat.

Kurinpitomenettelyt ja työsuhteen päättäminen

Kirjoita asteittaiset kurinpitovaiheet: suullinen varoitus, kirjallinen varoitus, pidätys, irtisanominen. Määrittele, mikä muodostaa perusteet välittömälle irtisanomiselle. Tätä osiota ei ole mukava kirjoittaa, mutta se on se, joka pelastaa sinut oikeudessa.

Kuittaussivu

Viimeisen sivun pitäisi olla allekirjoitus: "Olen vastaanottanut, lukenut ja ymmärtänyt työntekijän käsikirjan." Pyydä allekirjoitus perehdytyksen aikana. Säilytä kopio. Tämä yksi sivu on arvokkaan kullan arvoinen riitojen aikana.

Miten kirjoittaa työntekijän käsikirja: askel askeleelta

Käsikirjan kirjoittaminen tyhjästä tuntuu ylivoimaiselta. Sen ei tarvitse olla. Olen nähnyt yritysten käyttävän kuusi kuukautta ja 20 000 dollaria käsikirjaan, jota kukaan ei lue — ja olen nähnyt 12-sivuisen dokumentin, joka koottiin viikossa ja joka todella muutti 50 hengen tiimin toimintatapoja. Ero ei ole viimeistely. Se on selkeys.

Virheet työntekijän käsikirjassa, jotka maksavat yrityksille rahaa

Olemme tarkastelleet käsikirjoja erikokoisista yrityksistä. Samat virheet nousevat esiin yhä uudelleen.

Mallin kopioiminen sana sanalta. Yleiset mallit ohittavat osavaltiosi erityisvaatimukset ja yrityksesi todelliset käytännöt. Käytä malleja lähtökohtana, ei koskaan valmiina tuotteena.

Liian tarkkana oleminen muuttuvissa asioissa. Älä luettele täsmällisiä etupakettien nimiä tai tarkkoja lomakertymämääriä, jos ne vaihtelevat vuosittain. Viittaa sen sijaan paikkaan, josta työntekijät löytävät ajantasaiset tiedot — HRIS, etuportaali tai sisäinen wiki. Näin käsikirja pysyy tarkempana pidempään.

Lupausten antaminen, joita et voi pitää. Ilmaisut kuten "vakituinen työntekijä" tai "taattu vuotuinen palkankorotus" luovat implisiittisiä sopimuksia. Tuomioistuimet ovat päättäneet työnantajia vastaan tämänlaisesta kielestä. Pidäydy asiallisissa kuvauksissa ja sisällytä selkeä vastuuvapauslauseke, jonka mukaan käsikirja ei muodosta sopimusta.

Tärkeiden asioiden hautaaminen. Jos ilmoittamatta jättämistä koskeva käytäntösi on sivulla 47 60-sivuisessa asiakirjassa, kukaan ei löydä sitä, ennen kuin on liian myöhäistä. Sijoita osiot, joita työntekijät tarvitsevat eniten — aikataulutus, läsnäolo, loma — lähelle alkua. Tai luo ainakin hyvä sisällysluettelo.

Työntekijän käsikirja vuoropohjaisille ja tuntipalkkaisille tiimeille

Suurin osa käsikirjoja koskevista neuvoista on kirjoitettu toimistoympäristöjä varten. Mutta jos työvoimasi lyö kelloa, työskentelee kiertävissä vuoroissa tai toimii useissa toimipisteissä, tarvitset osioita, jotka käsittelevät heidän todellisuuttaan erityisesti.

Työvoimanhallintajärjestelmiä käyttäville yrityksille käsikirja on oikea paikka dokumentoida, mitä alustaa työntekijöiden tulee käyttää, miten sitä käytetään ja mitä odotetaan — kuten saatavuuden ilmoittaminen vähintään kaksi viikkoa etukäteen tai vuorojen vahvistaminen 24 tunnin kuluessa julkaisemisesta.

Kuinka usein sinun pitäisi päivittää työntekijän käsikirja?

Vähintään kerran vuodessa. Mutta tietyt tapahtumat pitäisi käynnistää välittömän tarkistuksen:

• Uudet työlait astuvat voimaan (osavaltio- tai liittovaltion tasolla)
• Laajennatte uuteen osavaltioon tai maahan
• Edut tai palkkausrakenne muuttuvat
• Tapaus paljastaa käytäntöaukon
• Otat käyttöön uusia työkaluja tai työnkulkuja, jotka muuttavat, miten työntekijät ovat vuorovaikutuksessa aikataulutuksen, loman tai ajanseurannan kanssa

Kun päivität käsikirjan, kommunikoi muutokset nimenomaisesti. Älä vain hiljaa lataa uutta versiota ja odota ihmisten huomaavan erot. Lähetä yhteenveto siitä, mitä muuttui ja miksi, ja — jos muutokset ovat merkittäviä — kerää uudet kuitaukset. Työkalut, jotka keskittävät poissaolonhallinnan ja aikataulutuksen, helpottavat tätä — kun käytäntö elää työkalussa, jota työntekijät jo käyttävät, päivitykset eivät huku sähköpostiin.

Työntekijän käsikirjapohja: osioiden tarkistuslista

Käytä tätä aloitusrunkona. Kaikki osiot eivät koske jokaista yritystä — mukauta toimialan, koon ja lainkäyttöalueen perusteella. Aikataulutus- ja läsnäoloriveille työntekijän saatavuuslomake voi toimia siltana käytännön ja päivittäisen toiminnan välillä.

Usein kysytyt kysymykset työntekijän käsikirjasta