Wie man mit automatischer Planung für Mitarbeiter Zeit und Geld spart

Geschrieben von

Daria Olieshko

Veröffentlicht am

11 Sep 2024

Lesedauer

9 - 11 Min. Lesezeit

Automatische Planungssoftware kann die Verwaltung von Mitarbeitereinsatzplänen für Unternehmen jeder Größe weitaus weniger komplex und zeitaufwendig machen. Egal, ob Sie ein kleines Startup oder ein großes Unternehmen betreiben, die manuelle Erstellung und Verwaltung von Plänen ist oft mit Ineffizienzen, Fehlern und höheren Lohnkosten verbunden. In Branchen, in denen Mitarbeiterzeiten entscheidend für den Betrieb sind—wie im Gesundheitswesen, Einzelhandel und Gastgewerbe—kann die manuelle Planung ernsthafte Störungen verursachen.Mit dem Aufkommen automatischer Planungssoftware haben Unternehmen nun ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung. Durch die Implementierung eines automatischen Planungsprogramms können Unternehmen ihre Personalverwaltung optimieren, Zeit sparen und Kosten reduzieren. Diese Technologie ist nicht mehr nur Großunternehmen vorbehalten—auch kleine und mittelständische Unternehmen übernehmen sie, um ihre Planungsprozesse zu optimieren.

Warum Automatische Planung Essenziell Ist

Personalmanagement geht über die bloße Zuweisung von Schichten an Mitarbeiter hinaus. Es erfordert ein detailliertes Verständnis der Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Präferenzen jedes Mitarbeiters sowie der Nachfrage- und Regulierungsanforderungen eines Unternehmens. Manuelle Verwaltung birgt zu viel Raum für Fehler—Überbesetzung oder Unterbesetzung, verpasste Schichten und Verstöße gegen Arbeitsgesetze sind häufige Probleme.Hier erweist sich die automatische Planungssoftware als unerlässlich. Sie automatisiert den Planungsprozess, indem sie Daten analysiert, einschließlich der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und Arbeitslastvorhersagen, um effiziente Pläne zu erstellen, die den Anforderungen des Geschäfts gerecht werden. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die auf schichtbasierte Arbeitskräfte angewiesen sind oder unterschiedliche Personalbedarfe im Laufe der Woche oder des Monats haben.Zusätzlich zur Zeitersparnis sorgt die automatische Planung für Genauigkeit und Compliance. Sie minimiert menschliche Fehler wie Doppelbuchungen, Überplanungen oder das unberücksichtigte Einhalten von Ruhezeiten und Arbeitsgesetzen. Dadurch vermeidet Ihr Unternehmen kostspielige Strafen und gewährleistet reibungslose Abläufe ohne die mit manueller Planung verbundenen Ineffizienzen.Darüber hinaus ermöglicht automatisierte Planung sofortige Aktualisierungen. Wenn Mitarbeiter krank melden oder sich die Nachfrage plötzlich ändert, können Unternehmen in Echtzeit Anpassungen vornehmen, ohne große Störungen zu verursachen. Diese Flexibilität und Reaktionsfähigkeit trägt dazu bei, dass Ihre Belegschaft stets auf die aktuellen Bedürfnisse optimiert ist.

Wie Automatische Planung Funktioniert

Im Kern verwendet die automatische Planungssoftware intelligente Algorithmen und Dateneingaben, um optimierte Pläne zu erstellen. Der Prozess ist einfach, aber äußerst effektiv.

Manager geben Informationen in das System ein, wie beispielsweise die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Qualifikationsstufen und Planungspräferenzen. Diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung von Plänen.
Unternehmen können Regeln zu maximalen Arbeitsstunden, Überstundenlimits, erforderlichen Pausen und der Einhaltung von Arbeitsgesetzen eingeben. Diese Regeln helfen der Software, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.
Sobald die Daten erfasst sind, generiert die Software einen optimierten Plan basierend auf den Unternehmensbedürfnissen und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter.
Wenn kurzfristige Änderungen erforderlich sind—wie ein kranker Mitarbeiter—erlaubt die Software Echtzeitupdates. Sie kann Ersatz vorschlagen und Pläne entsprechend anpassen.

Manche fortschrittlichen automatischen Planungssoftwares integrieren sogar maschinelles Lernen, um sich mit der Zeit zu verbessern, indem sie Muster analysieren und künftige Planungsbedarfe vorhersagen. Zum Beispiel, wenn an bestimmten Tagen oder Zeiten regelmäßig mehr Personal benötigt wird, kann die Software dies prognostizieren und entsprechend anpassen.

Wesentliche Vorteile der Automatischen Planung

Automatisierung des Planungsprozesses bringt eine Vielzahl von Vorteilen, wodurch das Management des Teams effizienter und weniger zeitaufwendig wird. Durch die Reduzierung des Bedarfs an manuellen Eingaben können Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen freisetzen, was Managern erlaubt, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Zeitersparnis: Reduzierte Manuelle Eingaben, Schnellere Planung

Manuelle Planung kann Stunden in Anspruch nehmen, insbesondere bei größeren Unternehmen. Automatische Planungssoftware reduziert diese Zeit drastisch, indem sie Pläne in Minuten erstellt. Die eingesparte Zeit kann für andere kritische Aufgaben genutzt werden, wie strategische Planung oder Verbesserung der Abläufe.Automatisierte Systeme ermöglichen es auch, weit im Voraus zu planen, mit der Option, wiederkehrende Pläne zu wiederholen oder anzupassen. Dies eliminiert die Notwendigkeit, jede Woche oder jeden Monat einen neuen Plan von Grund auf zu erstellen.

Kostenersparnis: Optimierte Lohnkosten, Weniger Überstunden

Mit automatischer Planungssoftware können Unternehmen die Lohnkosten erheblich senken, indem sie die Personalbesetzung optimieren. Die Software stellt sicher, dass Mitarbeiter nur dann eingeplant werden, wenn sie benötigt werden, und vermeidet Überbesetzung und unnötige Überstunden.Dies senkt nicht nur die Kosten, sondern stellt auch sicher, dass die Personalbesetzung mit der Nachfrage übereinstimmt. Beispielsweise können Einzelhandelsgeschäfte sicherstellen, dass sie während der Stoßzeiten genügend Mitarbeiter haben, während sie Personal in ruhigeren Zeiten minimieren. Ebenso werden Überstundenkosten reduziert, da das System die Einhaltung von Arbeitszeitlimits und Pausenvorschriften sicherstellt.

Flexibilität: Anpassungsfähigkeit an Änderungen in der Nachfrage und Mitarbeiterverfügbarkeit

Unternehmen operieren in dynamischen Umgebungen, in denen sich der Personalbedarf plötzlich ändern kann. Automatische Planungssoftware bietet die Flexibilität, schnell auf diese Änderungen zu reagieren. Manager können problemlos Pläne basierend auf schwankender Nachfrage oder Mitarbeiterverfügbarkeit anpassen, um sicherzustellen, dass der Betrieb reibungslos läuft, selbst während Spitzenzeiten oder unvorhergesehener Personalengpässe.Darüber hinaus erlauben viele automatische Planungssysteme den Mitarbeitern, Schichten zu tauschen oder Änderungen im System anzufordern. Diese Selbstbedienungsfunktionalität erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit, da sie ihnen mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten gibt.

Genauigkeit: Minimierung von Menschlichen Fehlern und Konflikten

Menschliche Fehler sind unvermeidlich bei manueller Planung. Das Übersehen der Verfügbarkeit eines Mitarbeiters oder das versehentliche Einplanen einer Doppelschicht kann zu Frustration und betrieblichen Störungen führen. Automatische Planungssoftware beseitigt diese Fehler durch die Nutzung von Daten zur Erstellung konfliktfreier Pläne.Das System stellt sicher, dass Mitarbeiter gemäß ihrer Verfügbarkeit und gesetzlichen Arbeitszeiten eingeplant werden, was das Risiko von Planungsfehlern oder Nichteinhaltungen reduziert. Daraus resultieren weniger Geldbußen aufgrund von Arbeitsrechtsverletzungen und eine verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit durch konsistente, fehlerfreie Planung.

Fallstudien: Erfolgsgeschichten mit Automatischer Planung

Viele Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben erfolgreich automatische Planungssoftware implementiert, um die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.Ein bekanntes großes Einzelhandelsunternehmen beispielsweise implementierte einen automatischen Planungsmacher und meldete eine 15%ige Reduzierung der Lohnkosten innerhalb der ersten sechs Monate. Die Software optimierte die Personalbesetzung, insbesondere während der Spitzenverkaufszeiten, was zu verbessertem Kundenservice ohne übermäßige Arbeitskosten führte.Im Gesundheitswesen setzten Krankenhäuser automatische Planungssoftware ein, um die komplexen Schichtmuster von Krankenpflegern und Ärzten zu verwalten. Das System stellte sicher, dass das Personal in Übereinstimmung mit den Arbeitsgesetzen eingeplant wurde, während auch individuelle Präferenzen berücksichtigt wurden. Das reduzierte die Burnout-Rate unter den Mitarbeitern und verbesserte die allgemeine Arbeitszufriedenheit.In einem anderen Beispiel nutzte eine Restaurantkette automatische Planung, um den schwankenden Bedarf während der Feiertage und besonderen Veranstaltungen zu bewältigen. Die Software ermöglichte es Managern, die Personalbesetzung in Echtzeit anzupassen, sodass sie während der Stoßzeiten genügend Mitarbeiter hatten, ohne während ruhigerer Zeiten überbesetzt zu sein.

Funktionen, die Sie in Automatischer Planungssoftware Suchen Sollten

Bei der Wahl eines automatischen Planers ist es wichtig, Software zu wählen, die zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Hier sind einige wichtige Funktionen zu beachten:

Benutzerfreundliche Oberfläche

Die Software sollte intuitiv und einfach zu bedienen sein, mit einer klaren, benutzerfreundlichen Oberfläche. Manager sollten das System schnell navigieren, Parameter festlegen und Pläne erstellen können, ohne umfangreiche Schulungen zu benötigen.

Anpassbare Optionen

Jedes Unternehmen hat einzigartige Bedürfnisse in Bezug auf das Personalmanagement. Suchen Sie nach automatischer Planungssoftware, die es ermöglicht, Schichtmuster, Mitarbeiterpräferenzen und Compliance-Regeln anzupassen. Anpassbare Optionen stellen sicher, dass die Software wächst und sich entwickelt, während sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt.

Integrationsfähigkeiten

Die Fähigkeit, sich mit anderen Geschäftssystemen—wie Lohnabrechnung, HR und Zeitverfolgungssoftware—zu integrieren, ist unerlässlich. Die Integration stellt sicher, dass Pläne nahtlos mit übergeordneten Geschäftsprozessen abgestimmt sind und die Effizienz und Genauigkeit im gesamten Unternehmen verbessern.

Mobiler Zugang

Die heutige Belegschaft ist zunehmend mobil, und Mitarbeiter erwarten, unterwegs Zugriff auf ihre Pläne zu haben. Wählen Sie Software, die mobilen Zugriff bietet, sodass Mitarbeiter ihre Schichten von ihren Smartphones aus einsehen und anpassen können. Diese Funktion ermöglicht es auch Managern, bei Bedarf Änderungen in Echtzeit vorzunehmen.

Häufige Herausforderungen und wie man sie überwindet

Obwohl automatische Planungssoftware viele Vorteile bietet, können Unternehmen auf einige Herausforderungen bei der Implementierung stoßen. Dazu gehören zum Beispiel der Widerstand von Mitarbeitern, die an manuelle Planung gewöhnt sind, oder technische Probleme im Zusammenhang mit der Integration der Software in bestehende Systeme.Um diese Herausforderungen zu überwinden, ist es wichtig, Schulungen und klare Kommunikation für die Mitarbeiter bereitzustellen und die Vorteile automatisierten Planens sowohl für das Unternehmen als auch für die Belegschaft hervorzuheben. Darüber hinaus kann die Auswahl von Software mit starkem Kundensupport helfen, technische Probleme, die während der Umstellung auftreten, zu lösen.

Wie man das richtige automatische Planungstool auswählt

Die Auswahl der richtigen automatischen Planungssoftware hängt von den spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Beginnen Sie damit, die Größe Ihrer Belegschaft, die Komplexität Ihrer Planungsanforderungen und Ihr Budget zu bewerten. Vergleichen Sie die Funktionen und Preise verschiedener Optionen und ziehen Sie Software in Betracht, die eine kostenlose Testversion oder Demo bietet, damit Sie sie vor einer endgültigen Entscheidung testen können.Shifton bietet beispielsweise eine Reihe von Funktionen zu einem niedrigeren Preis im Vergleich zu anderen automatischen Planern. Es bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, Echtzeitanpassungen und anpassbare Optionen — alles zu einem sehr kosteneffizienten Preis. Unternehmen, die ihre Planungsprozesse optimieren möchten, während sie die Kosten niedrig halten, finden in Shifton eine ideale Lösung.

Fazit

Die Implementierung automatischer Planungssoftware kann Unternehmen erheblich Zeit und Geld sparen, indem sie den Planungsprozess rationalisiert, Fehler reduziert und Arbeitskosten optimiert. Ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder ein großes Team managen, die Vorteile der automatisierten Planung sind klar: höhere Effizienz, verbesserte Flexibilität und bessere Einhaltung der Arbeitsgesetze.Shifton bietet Unternehmen eine kostengünstige und hochfunktionale Lösung für die Planung von Arbeitskräften. Mit Funktionen wie Echtzeit-Updates, anpassbaren Optionen und nahtloser Integration hilft Shifton Unternehmen, ihren Planungsprozess auf die nächste Stufe zu heben.Um zu sehen, wie Shiftons automatischer Planer Ihren Planungsprozess transformieren kann, buchen Sie heute eine Demo und beginnen Sie, Zeit und Geld mit automatisierter Arbeitsverwaltung zu sparen.