الجميع يعرف المقولة القديمة: “لا يولد الناس قادة جيدين، بل يصبحون كذلك”. هل هذا صحيح وما هي الصفات القيادية التي يجب أن يمتلكها المرء ليكون مديرًا ناجحًا؟ حاولنا الإجابة على هذا السؤال عند كتابة هذا المقال. ربما حلمنا جميعًا بأن نصبح قادة ومديرين كبار بين الحين والآخر، أو حتى مديرين لقسم صغير عندما كنا موظفين عاديين. بالطبع، كنا متأكدين أننا سنتقن وظيفتنا الجديدة دون أي مشكلة لأننا كنا نحلم بشدة بالترقي السريع في السلم الوظيفي. هل فكر أحد منا في ما الذي يعيقنا فعليًا عن تحقيق مهنة ناجحة بسرعة؟ ربما لا نمتلك المهارات القيادية العظيمة التي يجب أن يتمتع بها المديرون الجيدون وذوو الخبرة.

لا تشعر بالإحباط بسرعة، لأن أي صفة يمكن أن يتم تنميتها وتطويرها. إذا كنت ترغب في يوم ما في تولي منصب مديرك، عليك تطوير الصفات التي ستقودك إلى النجاح. سنتحدث الآن عن سمات الشخصية والصفات التي يجب أن يمتلكها أي قائد شركة جيد.

الثقة بالنفس

الثقة بالنفس ربما تكون واحدة من أكثر السمات القيادية قيمة والتي عند غيابها ستجعل الأمور صعبة على أي شخص يرغب في الحصول على دور إداري. أي شخص ناجح يشع بالثقة في نفسه وفي اليوم المقبل. هذا النوع من الرجال يترك انطباعًا جيدًا على الناس بسرعة. الناس يستمعون للأشخاص الواثقين ويتبعونهم. من المهم عدم المبالغة في هذا الأمر. يجب أن تكون ثقتك مدعومة بإنجازاتك ومعرفتك ومهاراتك. لا يمكنك أن تكون واثقًا من نفسك إذا لم يكن لديك شيء لتقدمه لأن الأشخاص الذين يدركون الوضع سيرون بسهولة خداعك. إذا كنت ترغب بصدق في الترقية، عليك التغلب على ضعف الثقة في معرفتك وأفعالك مهما كان. النصر في ساحة المعركة وفي سباق المكتب يفضل الأشخاص الشجعان والواثقين من أنفسهم!

النظامية

النظامية هي مهارة قيادية أخرى يجب أن يظهرها أي قائد مثالي. قبل تنظيم عملية عمل الموظفين بشكل صحيح، عليك أن تكون قادرًا على تنظيم يومك وتخطيط جدولك الزمني واستخدام الوقت اليومي بشكل صحيح. مدى انضباطك أو عدم انضباطك يمكن أن يؤثر بشكل مباشر على كيفية عمل موظفيك. إذا لم تتمكن من تخطيط روتينك اليومي، فلن تتمكن من إدارة موظفين بأكملهم. الطبيعة المنظمة هي واحدة من أعظم المهارات القيادية. تأتي أولاً مع الانضباط والانضباط الذاتي. إنها القدرة على إنشاء خطة عمل صارمة واتباعها بشكل دقيق. يجب أن تكون منظماً وتكون قدوة لموظفيك.

تخيل أنك حصلت أخيرًا على منصب المدير المطلوب وتتحمل مسؤولية الأمور لبضع سنوات. بينما تفعل ذلك، تجد نفسك باستمرار تصل متأخرًا للعمل، وتأتي متأخرًا بعد فترات الظهر وتقضي بضع ساعات في اليوم تتحدث مع أصدقائك وعائلتك عبر الهاتف. كيف تعتقد أن عمالك سوف يتفاعلون؟ لا أعتقد أنه بعد مشاهدة هذا القدر من عدم التنظيم ستكون قادرًا على الحفاظ على السلطة وتكون قدوة جيدة ينبغي على الموظفين اتباعها. تذكر أنه إذا وصلت إلى منصب المدير، عليك أن تصبح تجسيدًا للنجاح والعمل الفعال، وإلا فإن عدم انضباطك الشخصي سيولد سلوكًا مشابهًا تجاه العمل بين الموظفين.

احترام الناس من حولك

عند تولي منصب المدير والانتقال إلى مكتب أكبر، يميل الكثير من الموظفين إلى نسيان أنهم كانوا في يوم من الأيام موظفين عاديين وبدأوا من أسفل السلم الوظيفي. عادة ما يبدأ الأشخاص مثلهم في معاملة موظفيهم بانحياز وغرور وعدم احترام. إذا كنت ترغب في أن تصبح قائدًا عالميًا، فلا يجب أن تشارك في هذا النوع من السلوك غير المناسب. تذكر أنه بغض النظر عن المنصب الذي تشغله حاليًا في الشركة، عليك معاملة الأشخاص المحيطين بك باحترام، سواء كانوا زملاء أو المرؤوسين. في كل مرة ترغب في إهانة شخص ما أو معاملة موظف ما بازدراء، تذكر أنك كنت في يوم من الأيام في موقفهم. لقد واجهت أيضًا صعوبة عندما كان عليك تعلم شيء جديد وكنت مستاءً جدًا من الطريقة المتعالية التي كان يعاملك بها مديرك.

الإصرار

الإصرار هو صفة قيادية بدونها لن تتمكن من إدارة شركة بشكل صحيح. شركة أو قسم صغير في مؤسسة كبيرة. علينا الاعتراف أنه عندما لا يوجد إصرار، فمن الصعب جدًا تحقيق الأشياء في الحياة لكل من القادة والأشخاص العاديين. إذا كنت ترغب حقًا في الحصول على المنصب الأعلى أو تشغله بالفعل، عليك أن تكون مصرًا تمامًا. لا تخف من شيء. تعلم كيفية اتخاذ القرارات الهامة والمسؤولة بنفسك، دون مشاركة العبء مع موظفيك.

المهارات التقنية المتقدمة

يبدو أن هذا يشرح نفسه بنفسه. الرجل الذي يهدف إلى الحصول على أعلى منصب يجب أن يواكب العصر، ويعرف كيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة، وبرامج الكمبيوتر، والتطبيقات المختلفة. سيكون من الصعب عليك إدارة الموظفين إذا لم تكن لديك نفس المهارات التي يمتلكها موظفوك. علاوة على ذلك، عليك أن تكون متقدمًا بخطوة عن موظفيك وأن تعلمهم أشياء جديدة. قم بتنفيذ برامج جديدة وطرق عمل جديدة أثناء كونك خبيرًا تقنيًا. إذا لم تكن خبيرًا في ما تفعله وما تديره، فلن تحظى بالاحترام وستكون عرضة للخداع. لذلك، لكي تكون لديك مهارات قيادية ممتازة، عليك أن تكون تقدمياً وواعياً بكل ما يجري في شركتك.

هذه ليست المهارات القيادية العظيمة الوحيدة التي يجب أن يمتلكها أي مدير تنفيذي جيد للشركة. الجزء التالي من المقال سيخبرك بصفات شخصية أخرى ستجعلك مدير شركة جيدًا أو تحصل على المنصب بشكل أسرع. تعلم عن مهارات المدير الأعلى الأخرى في الجزء الثاني من هذا المقال: المهارات القيادية الرئيسية للمديرين الكبار. الجزء الثاني.

في حين أنه كان من الصعب قبل 10 سنوات أن يحلم الناس بالعمل عن بُعد، اليوم يتمتع كل شركة تقريبًا بوجود موظف واحد على الأقل يعمل عن بُعد. توظف الشركات الكبيرة والمشاريع موظفين عمل عن بُعد بالكامل، وهؤلاء ليسوا بحاجة للتواجد في المكاتب. مدراء العلاقات العامة، خبراء الموارد البشرية، كتاب، صحفيون، مصورون، مدوّنون، محاسبون يأتون ضمن قائمة الوظائف التي أُنشئت أو تأقلمت للعمل عن بُعد الذي أصبح واسعاً بشكلٍ كبير بحيث يمكن توسيعه بلا نهاية. بدلاً من ذلك، دعونا نتحدث عن الأفكار الملائمة لتحفيز الموظفين بحيث يكون العمال عن بُعد فعّالين من حيث التكلفة ومنتجين.

في البداية، يبدو أن تحفيز الموظفين مهمة ليست بالسهولة حين يتعلق الأمر بالموظفين عن بُعد، ففي معظم الحالات نتحدث عن أناس يحبون الحرية ويعتمدون على أنفسهم ويميلون قليلاً إلى الدلال. باستخدام نصائحنا لتحفيز العمل، ستصبح ماهرًا في تحفيز وإدارة الموظفين، حتى لو كانوا يعملون على بعد آلاف الأميال من مكتبك.

النصيحة الأولى وربما الأكثر أهمية: حافظ على التواصل

نحن نعيش في زمن الشبكات الاجتماعية، مؤتمرات سكايب، والمراسلات التجارية بلا حدود. من جهة، يمكن أن يبدو التواجد المستمر عبر الشبكات الاجتماعية والمراسلات المختلفة أو عقد مكالمات سكايب مرة في الأسبوع مرهقًا أو يستغرق وقتًا طويلاً. من جهة أخرى، إذا كنت على تواصل دائم مع أعضاء الموظفين عن بُعد، يمكن لهؤلاء طرح الأسئلة التي تهمهم في أي وقت. يتيح ذلك منع الأخطاء التي قد تؤدي إلى خسائر كبيرة في المال للشركة. لا تُهدر عددًا مفرطًا من الساعات في المكالمات، فقط ابقَ متصلًا أو حدد فترة زمنية صارمة عندما تكون متاحًا لموظفيك. على سبيل المثال، حدد موعدًا من الساعة 1 مساءً إلى 2 مساءً في أيام الاثنين والأربعاء لتتمكن من التحدث مع موظف معين.

النصيحة الثانية، ورغم ذلك لا تقل أهمية: صياغة المهام بوضوح ودقة

في البداية، يبدو أن العمل عن بُعد بسيط إلى حد ما: تعطي الموظف معلومات أساسية عن شركتك، تشرح له خصائص معينة في العمل، تعطيه مهمة وتتابع كيفية تنفيذها. ومع ذلك، يبدو أن التعبير عن المهمة بوضوح ودقة أكثر أهمية. لا ينبغي عليك افتراض أن الموظف عن بُعد الذي لا يفهم ما طُلب منه سيقوم بطرح الكثير من الأسئلة التكميلية. معظم الموظفين لا يرهقون أنفسهم بهذا ويقومون بالعمل بناءً على فهمهم الخاص. ليس جميع الموظفين يرغبون في إعادة عملهم مرارًا وتكرارًا إذا لم تكن راضيًا عن كيفية تنفيذ مهمة معينة. لذلك، يجب أن يكون إدارة الموظفين عن بُعد مصحوبًا بمهام واضحة ودقيقة للموظفين. سيتيح ذلك بناء شراكة مثمرة وطويلة الأمد. من خلال شرح كل شيء بوضوح عند المحاولة الأولى، لن تضطر لخسارة وقت ثمين ومال عندما يرتكب شخص ما خطأ.

النصيحة الثالثة بنفس القدر من الأهمية: توزيع المكافآت

التحفيز المالي كلاسيكي، لكن للأسف لا يمكن الهروب من هذه الفكرة القديمة والمجربة لتحفيز الموظفين. الجميع يحبون الحصول على أجر، ويحبون المكافآت أكثر. لهذا السبب، إذا رأيت أن موظفًا يُؤدي مهامه في الوقت المحدد، يتخذ المبادرة، مؤدب، مجتهد وأحيانًا يعمل خارج أوقات العمل، لا تكن بخيلًا وأنشئ نظامًا للمكافآت الصغيرة أو ادفع مبالغ كبيرة ربع سنويًا أو نصف سنويًا. بذلك سيزيد اهتمام العمال بعملهم وسينفذونه فورًا وبسعادة.

النصيحة الرابعة: الهدايا الأصلية

هذه الطريقة تناسب فقط أصحاب العمل الذين يحبون عملهم بشكل جنوني ويقدرون كل شخص مشارك فيه. عندما تعرف موظف عن بُعد لسنوات ويؤدي عمله بإخلاص، فإنه يستحق أن يعامل باحترام وحتى صداقة. لهذا يمكنك تحسين دافع العامل مع هدايا أصلية مثيرة للاهتمام. على سبيل المثال، إذا كنت تعرف موظفًا لفترة طويلة ومعرفة أنه عاشق كبير للهوكي، يمكنك شراء تذاكر مباراة هوكي لعيد ميلاده أو كهدية في نهاية ربع السنة. عندما يكون لديك امرأة متزوجة تعمل في شركتك وتقضي الكثير من الوقت على مشاريعك، قدم لها تذكرتين للسينما أو المسرح حتى تتمكن من قضاء مساء رائع مع زوجها. في حين أن الموظفين عن بُعد بعيدون، إلا أنهم جزء حيوي من فريقك ولا يجب أن تعاملهم بتحيّز أو لا تشجعهم بنفس الطريقة التي تشجع بها العاملين في المكتب العادي.

النصيحة الخامسة الحيوية: الثقة

يجب أن يكون المدير التنفيذي ذو الخبرة مشاركًا في إدارة الموظفين عن بُعد ومراقبة الأمور، لكنه لا يجب أن ينسى الثقة. بالطبع، إن لم تُعَيِّن موظفين عن بُعد من قبل، فستجد من الصعب التكيف مع بعض جوانب هذا العملية وكذلك تعلم الثقة في العمال ومنحهم الصلاحيات. أثناء إدارة الموظفين عن بُعد، لا يمكنك متابعة كل حركة يقومون بها، كم من الوقت يُهدرون خلف الأجهزة الشخصية، كم من المرات يذهبون إلى المطبخ أو يصرفون أنفسهم باتصالات هاتفية، ومع ذلك عليك أن تتعلم الثقة فيهم. عندما تقوم بتعيين موظف للعمل عن بُعد، عليك أن تعرف مدى مسؤولية، وتركيز، وكفاءة وقدرة هذا الشخص على تحديد أولوياته بشكل صحيح. سيحدد المدراء التنفيذيون الخبراء بسهولة المتكاسلين أو يضيفون محترفًا مجتهدًا إلى فريقهم.

النصيحة السادسة: تحديد المواعيد النهائية

عند إعطاء مهمة لموظف، من الضروري تحديد موعد نهائي وتحذيرهم من عواقب الفشل في تسليم العمل في الموعد المحدد. إذا فشلت في تحديد المواعيد النهائية، سيبدأ العامل في الكسل وملاحقة مصالحه الخاصة بدلاً من حضور المهام المطروحة. ونتيجة لذلك، سيتم إنجاز العمل في اللحظة الأخيرة وبطريقة متسرعة.

النصيحة السابعة: موقف جيد

للأسف، من الصعب العثور على وظيفة تُقدَّر فيها ويحترم رأيك وتُسمع. ولهذا السبب أصبح اليوم الموقف الجيد تجاه الموظفين ذا قيمة ذهبية. يستبدل العديد من الأشخاص مكتبهم بالعمل عن بُعد لأنهم ملوا من استغلال أصحاب العمل لهم وسوء التفاهم في الفريق الذي يشعر أكثر مثل عش من الأفاعي. يجب على المديرين العامين الذين يوظفون مجموعة من العمال عن بُعد أن يحاولوا التعامل معهم باحترام. اسألهم كيف كان يومهم، هل كل شيء على ما يرام في عائلاتهم، ما نوع الطقس في بلادهم ومدنهم التي يعيشون فيها. المهم هو عدم جعل هذه المحادثات متطفلة جداً أو تضاهي الألفة.

أصدقاء، نأمل أن تجدوا هذه النصائح مفيدة للعمل مع الموظفين عن بُعد وستساعدكم في بناء علاقات مثمرة وطويلة الأمد معهم. تذكر أنك المسؤول عن مدى تنظيم عملية العمل في شركتك. فقط أصحاب الخبرة، الموهوبين، المتمسكين بالهدف والمبتكرين هم من سيأخذون أعمالهم إلى القمة.

العلاقات بين صاحب العمل وأعضاء الفريق هي الأساس لتكوين بيئة صغيرة في أي مؤسسة. يفشل العديد من المديرين التنفيذيين في تعلم مبادئ التواصل الفعال مع الموظفين ويعتقدون أنهم يمتلكون مهارات اتصال فعالة بالسليقة. لا ينبغي أن ننسى أننا نعيش في أوقات متغيرة وديناميكية. سوق العمل الحديث مليء بممثلين واثقين ومنافسين من مختلف المهن. في الماضي ، كان من المتوقع أن يتحمل الموظفون العدوان غير المبرر والتحيز والعقوبات والانتقادات دون اعتراض. في الوقت الحاضر، حتى العمال الأقل تأهيلاً يحملون أنفسهم باحترام ويغيرون الوظائف بناءً على أهواءهم دون خوف من أن يكونوا غير مرغوبين في سوق العمل. يعرف العديد من أصحاب العمل ذوي الخبرة مدى صعوبة العثور على موظفين مؤهلين وصادقين ومخلصين. لهذا السبب يلعب الاتصال التنظيمي الدقيق دورًا مهمًا في أي شركة. لجعل الأعمال تسير كالساعة، يجب على الموظفين وأصحاب العمل أن يتنازلوا ويزنوا كل كلمة مطروحة ومسموعة بينما يحتفظون بمستوى من اللباقة. دعونا نحاول معرفة الطرق الصحيحة للتواصل مع أعضاء الفريق والإجراءات التي يجب وضعها لجعل فريقك أكثر كفاءة وفعالية مما هو عليه الآن.

أكثر تقنيات الاتصال الداخلي استخدامًا

كونك رئيسًا لشركة ليس بالأمر السهل. المسؤولية المالية والموظفون أنفسهم هم مجالات مسؤوليتك. يجب أن يكون مدير الشركة الحكيم مرنًا ويوازن بين قراراته ويعرف الطرق الصحيحة لتفويض السلطة. هناك عدد كبير من ندوات إدارة الفريق وندوات الإنترنت والتدريبات حيث يمكنك الحصول على المعرفة المطلوبة والمهارات الضرورية. يجب على أي صاحب عمل يحترم نفسه أن يحضر على الأقل واحدة من هذه الندوات للبقاء على اطلاع على أحدث أساليب التوظيف وإدارة الموظفين. يجب أن تعمل أيضًا على نمط إدارة الموظفين الخاص بك.

كقاعدة عامة، هناك عدة تقنيات للاتصال الداخلي تُناقش خلال مختلف الحلقات الدراسية المهنية:

• التسلطي. تُتخذ جميع القرارات الهامة حصريًا من قبل صاحب العمل. يفرضون رقابة نظامية صارمة على تنفيذ جميع المهام. تحت هذا النوع من الإدارة، تُسحق جميع المبادرات والفردية بشدة.

• الفوضوي. يحاول صاحب العمل البقاء بعيدًا عن شؤون الشركة اليومية وعمل الموظفين قدر الإمكان، تاركًا الأمور تمامًا بلا رقابة متخليًا عن كل المسؤولية عن النتائج.

• الديمقراطي. يسعى صاحب العمل إلى زيادة دور الموظفين في اتخاذ القرارات، ويمنحهم فرصة لإبداء آرائهم واتخاذ قرارات ذات أهمية ثانوية من تلقاء أنفسهم. بالإضافة إلى ذلك، تُناقش جميع الحلول الجديدة، والأهداف الجماعية، وأهداف الشركة بانتظام، حيث يكون لكل عامل حق التصويت.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لصاحب العمل استخدام الإبداع الجماعي في إدارة الموظفين. يكمن جوهر هذا النمط في تحقيق نتائج إيجابية، وأهداف محددة بإجماع الجهود بين الموظفين وصاحب العمل.

كل من هذه الأساليب جيد بطريقته الخاصة ومناسب في ظل ظروف معينة. يوفر النهج السلطوي نتائج متميزة إلى حد ما بسبب الرقابة المستمرة، لكنه يمكن استخدامه فقط في الحالات الحرجة. يمكن تطبيق الطريقة الديمقراطية عندما يكون قائد الشركة ذكيًا ومهاراته الإدارية جيدة. بدون ذلك، من المستحيل تمامًا الحصول على نتيجة جيدة من تقنية الاتصال الداخلي الديمقراطي.

يجب أن يكون لدى مالك الشركة ذو الخبرة درجة معينة من الفراسة. أولاً وقبل كل شيء، يجب عليه تحليل سلوك وسمات شخصية جميع أعضاء الفريق، وتحديد إمكانات جميع الموظفين، واستباق الاحتمالات المختلفة للوضع. يجب أخذ جميع هذه العوامل في الاعتبار عند البحث عن الأسلوب الصحيح للاتصال التنظيمي.

التغذية الراجعة مهارة قيمة في التواصل مع الموظفين

تُعتبر القدرة على إعداد التغذية الراجعة بشكل صحيح واحدة من أهم مهارات الاتصال الضرورية للتواصل الفعال مع الموظفين بين رؤساء الشركات منذ فترة طويلة. حتى المديرين التنفيذيين الشباب وذوي الخبرة يجب أن يكونوا قادرين على التحدث مع الموظفين، وحل أي عدم دقة، وتقديم الثناء أو الإشارة إلى الأشياء التي يمكن تحسينها، وتفويض السلطة بشكل صحيح، وتقديم النصائح حول مهام متنوعة. يجب أن لا يكون التواصل مع أعضاء الفريق مشكلة بالنسبة للمدير التنفيذي. يجب على رئيس الشركة أن يكون قادرًا على التواصل مع أي عامل، حتى الأكثر شغبًا وتقلبًا، حيث تُعتبر التغذية الراجعة السليمة حجر الزاوية للاتصال المتبادل المفيد. في البداية، يبدو أن استدعاء عامل لمناقشة الأمور التي تواجهك بها مشاكل هو أسهل شيء تفعله. ولكن تبين أنه ليس سهلاً على الإطلاق. وقد أظهرت معظم البحوث النفسية والاجتماعية التي أجرتها مئات الشركات حول العالم أن التغذية الراجعة هي الجزء الأكثر إشكالية في علاقات الموظف-صاحب العمل. يشعر العديد من العمال بالتوتر خلال محادثات وجهًا لوجه سيئة الإدارة مع رؤسائهم، وعند انعدام وجود عملية تغذية راجعة مُعتمدة بشكل صحيح. يخشون التعبير عن آرائهم، ويشعرون بعدم التقدير، ولا قيمة لهم، وبأنهم مذلون. نظام التغذية الراجعة الغير موجود أو السيئ الإعداد يشوش العمال في المنظمة ويقلل من رغبتهم في السعي لتحقيق الهدف المشترك. يجب أن يفهم المدير التنفيذي الموهوب والحكيم أن التغذية الراجعة تعد أداة جيدة تتيح لك:

• تصحيح سلوك الموظف في الفريق

• توجيه الموظف نحو النمو والتطور في قسم معين

• التعبير عن الامتنان وتأكيد أهمية الموظف

• تحفيز العمال نحو إنجازات جديدة

• تحديد سبب سوء تصرف الموظف

الآن دعونا نلقي نظرة على بعض تقنيات الاتصال الداخلي التي ستساعدك على إعداد نظام التغذية الراجعة بشكل صحيح. باتباعها، ستتمكن من التواصل بسهولة مع موظفيك.

القاعدة رقم 1: كن دقيقًا مع الأهداف

قبل عقد اجتماع مع موظف، فهم الهدف الذي تسعى إليه واكتبه على قطعة من الورق. اسأل نفسك: “ما الذي أريد تحقيقه خلال هذا الاجتماع”؟ سوف تسهل هذه الطريقة المحادثة بشكل كبير.

القاعدة رقم 2: اختر الوقت والمكان للحديث

من المهم أن تتحدث فقط عن الأحداث الأخيرة عند التحدث إلى الموظف. أفضل ممارسة هي التواصل مع الموظف ومناقشة حدث حدث له مؤخرًا. لا جدوى من الإشارة إلى الوقت الذي تأخر فيه عن العمل منذ 3 سنوات إذا كان قد تأخر في الأسبوع الماضي. عندما ترى أن بعض الموظفين يعانون من مشاكل مع المشروع أمس أو قبل بضعة أيام، فقد حان الوقت لمناقشة هذه المسألة وتقديم بعض النصائح.

القاعدة رقم 3: إدخال الموظف في المناقشات

جميع الموظفين في كل الشركات يتمنون أن يكونوا مطلوبين، مهمين ومسموعين. اسمح لموظفيك بالتعبير عن آرائهم. أولاً، هذه هي الطريقة الجيدة لتعزيز استقلالية العامل ومسؤوليته عن القرارات التي ستتخذها أثناء المناقشة. ثانيًا، من خلال حرمان الموظفين من حقهم في التعبير عن آرائهم، يمكنك أن تنكر على نفسك المعلومات المفيدة وتضع نفسك في موقف محرج. يمكنك أيضًا اكتشاف الإمكانات الحقيقية لموظف محدد والحصول على بعض الأفكار الجيدة وحتى اكتساب خبرة جديدة.

القاعدة رقم 4: الثناء علنيًا، النقد يكون خاصًا

هذه قاعدة مهمة جدًا! هناك العديد من الأسباب لفعل ذلك. الانتقاد العلني يُهين ويدمر حماس الموظفين بعمق. لا يمكن أن يكون هناك اتصال سليم إذا سمح رئيس الشركة لنفسه بانتقاد الموظفين علنًا مع قليل من السخرية. فهم أن إذا قمت بذلك لبعض الموظفين، ستفعل ذلك للآخرين، ما سيضعك فورًا في موقف سيء معهم. يجب أن يتم تقديم الثناء بصدق، سواء كان علنيًا أو خاصًا.

القاعدة رقم 5: مناقشة الأحداث والأفعال

ليس من المناسب أن تصبح شخصيًا وتضع تسميات على الأشخاص تحت أي ظرف من الظروف. عند التحدث إلى موظفيك سواء بشكل خاص أو جماعي، ناقش فقط الأحداث والأفعال، وليس الموظفين. من السهل للغاية وضع تسميات أو إهانة الناس، ولكن قد يستغرق الأمر أشهرًا أو سنوات لإعادة بناء التواصل بين الفريق.

طريقة التواصل مع موظفيك ونمط الاتصال الذي تستخدمه يعتمد كليًا عليك. يمكنك تجاهل نصائحنا والفشل في إنشاء التغذية الراجعة مع الموظفين، ولكن هذا سيجعل حياتك المهنية قصيرة للغاية. بصفتك المدير التنفيذي، يجب أن تفهم شيئًا بسيطًا: يجب عليك أنت وموظفوك أن تكونوا موجهين نحو تحقيق الأهداف والمهام المشتركة وكذلك جعل جو الفريق ممتعًا قدر الإمكان. حظًا سعيدًا، أعزاء أصحاب العمل. لا تستسلموا عن تحسين مهاراتكم وستحققون كل شيء!

لا يمكن للشركة أن تتطور وتصبح أكثر ربحية بوضع كل حظها في الأفكار والممارسات التجارية القديمة. يجب على إدارتها تجربة مفاهيم جديدة للتكيف مع السوق المتغير باستمرار. يمكن بعد ذلك إنتاج المنتجات والخدمات بناءً على تلك الأفكار. يبدو الأمر بسيطًا بما فيه الكفاية، لكن الواقع أكثر تعقيدًا بكثير. من السهل الخروج بأفكار، لكن الأمر المختلف تمامًا هو بناء مشروع حولها.

يمكن أن تخرج الأمور عن السيطرة لدرجة أن ثلث المشاريع فقط تخرج من دورة الإنتاج في الوقت المحدد وضمن الميزانية الأولية. يحدث ذلك بسبب الأخطاء التي يرتكبها مديري المشاريع غير الخبراء. نقدم لك 5 مشاكل إدارية شائعة تنشأ من إهمال بعض مجالات تخطيط المشاريع. بعد التغلب عليها، ستكون قادرًا على إدارة المشاريع بفعالية.

عدم تحديد هدف المشروع هو أكبر خطأ يرتكبه المديرون

وفقًا لعدة أبحاث من معهد إدارة المشاريع الأمريكي، يفشل ثلث المشاريع لأنها تُطور بدون وجود رؤية واضحة. إنها واحدة من أكثر المشاكل الإدارية شيوعًا. لذلك، من الضروري امتلاك تصور واضح لما تحاول تحقيقه، كيف سيفيد الشركة، ولماذا سيرغب العملاء في استخدامه. وإلا فإن أي عملية عمل إضافية ستكون بلا معنى.

دعونا نأخذ كمثال شركة صغيرة للتطبيقات الجوالة تريد التوسع في سوق ألعاب الفيديو الجوالة من خلال لعبة أحجية. في هذه الحالة، من المحتمل أن يناقش المطورون الأمور التالية:

• ما هي الفئات العمرية المستهدفة؟

• هل ينبغي لنا صنع لعبة 2D أم 3D؟

• كم عدد المطورين الذين سنحتاجهم للعمل على الجوانب المختلفة من اللعبة مثل الميكانيكا، تصميم المستويات، الفن المفاهيمي، تصميم الصوت، إلخ؟

• أي نوع من محركات الألعاب يجب أن نستخدم، وهل سيكون لدينا ما يكفي من المال للحصول على ترخيصها؟

• كم سيكلف اللعبة للمستخدم؟

• كم من أرباحنا سيذهب إلى الشركة التي صنعت المحرك؟

يجب مناقشة كل هذه الأسئلة خلال اجتماعات الشركة الأولية واللاحقة. يجب على المديرين والموظفين الاتفاق على أفضل طريقة لتحقيق أهداف المشروع والوقت المقدر لإنجازه.

أخطاء المديرين الأكثر شيوعًا – نقص المتطلبات

عند تخطيط مشروع، من المهم فهم الشكل الذي سيبدو عليه المنتج النهائي. هذا هو أحد أكبر الأخطاء التي يرتكبها المديرون. المديرون مسؤولون عن إعداد قائمة بالمتطلبات للمشروع وتقديمها للموظفين. يجب أن تحتوي القائمة على المعلومات التالية:

• عدد الموظفين المطلوبين لمراحل مختلفة من تطوير المشروع

• المعايير لتقييم جودة المشروع ومكوناته

• مبادئ تقسيم عبء العمل بين الموظفين

• جدول زمني للمشروع

• قائمة الأهداف التي سيحققها المشروع للشركة

• كم مرة سيتم تعديل المشروع

• حجم الميزانية الأولية

تتضمن هذه القائمة أيضًا المنتج النهائي الذي سيتم تطويره. في حالة لعبة فيديو جوالة، يمكن أن تشمل هذه العمل الفني المفاهيمي، عينات الصوت، كود لعناصر مختلفة من اللعبة مثل الميكانيكا، الفيزياء، رسوم متحركة التأثيرات البصرية، إلخ. كل عنصر في القائمة يجب أن يحتوي على تاريخ إصدار تقريبي.

التقديرات غير الدقيقة هي خطأ شائع آخر يرتكبه المديرون

المواعيد النهائية هي واحدة من المشاكل الإدارية الشائعة التي تظهر خلال تطوير المشروع. يجب أن يظل المدير الجيد على اتصال بفريقه ويطلب تحديثات عن التقدم في كل فريق. هل يلتزمون بالمواعيد النهائية أو يحتاجون إلى المزيد من الوقت للقيام بكل شيء بشكل صحيح؟

يمكن أن يظهر أمر غير متوقع ويتعين تأجيل المشروع بأكمله. إذا فشلت في القيام بالتحليلات اللازمة، فستكون معرضًا لخطر تأجيل الموعد النهائي باستمرار. لتجنب أي مشاكل مستقبلية، من الأفضل الاجتماع مع كل عضو في الفريق وتقييم عملهم في الوقت المطلوب.

إهمال المخاطر هو مشكلة إدارية شائعة

في النظرية، جميع خططك ستتحقق في كل مرة، لكن في الواقع، أي مشروع يمكن أن يكون عرضة للتأجيلات، والمواعيد النهائية الفائتة، والموظفين المرضى وغيرها من الأحداث المؤسفة. وجود برنامج إدارة مخاطر فعَّال يقلل من احتمالية فشل المشروع بشكل كبير. هذه العملية ليست صعبة التنفيذ لكنها تتطلب تحديد العديد من العوامل التي يمكن أن تسوء عند العمل على مشروع معين. يجب أن تتضمن قائمة المخاطر الخاصة بك مثل هذه الأحداث:

• فشل في الالتزام بالمواعيد النهائية

• العمل على ميزات إضافية خارج نطاق المشروع الأصلي

• تغييرات في نطاق المشروع. تغييرات في أهداف المشروع، النتائج المتوقع تسليمها، المهام، التكاليف والمواعيد النهائية

تتمثل مهمة مدير المشروع في تقييم المخاطر وتحديد تأثيرها على المشروع. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من تعيين نائب لمدير المشروع يكون قادرًا على استبدال رئيس المشروع ومواصلة العمل في حالة غيابه. قد تواجه أيضًا صعوبات تقنية، مثل تغيير مفاجئ في الأجهزة أو البرمجيات المُستخدمة مما يتطلب توظيف موظفين إضافيين. يجب أن تشمل الخطة الاحتياطية جميع الاحتمالات التي يمكن أن تسوء للمشروع.

الأخطاء التي يرتكبها المديرون – الالتزام بجدول صارم

لا يوجد طريقة أفضل لضمان تدفق عمل مستمر من خلال تحديد جداول عمل للفريق. يجب أن توفر الجداول الزمنية معلومات واضحة حول عبء العمل والمواعيد النهائية. يجب أن تسمح جميع الجداول ببعض المرونة في حالة الظروف غير المتوقعة. إذا اضطر أي شخص يعمل على المشروع لأخذ بعض الوقت بسبب مرض، أو أمر عائلي، أو إصابة أو أي ظرف آخر، يمكنه القيام بذلك ضمن شروط معقولة. في هذه الحالة، يجب أن يكون هناك من يمكنه استبداله في حالة الطوارئ حتى يتم الحفاظ على وتيرة تطوير المشروع.

من المهم إعطاء أعضاء فريقك نفس المرونة عندما يقترحون أفكارًا جديدة على مديري المشاريع التي ستفيد المشروع بشكل عام. حاليًا، هناك مجموعة متنوعة من الحلول التي تجعل إدارة المشاريع أسهل. تشمل هذه الحلول Social Shared، Wrike، Slack، Procore وغيرها الكثير.

نعيش في عالم سريع الوتيرة حيث يشعر موازنة العمل والمسؤوليات والحياة الشخصية غالبًا بأنها مرهقة. مع وجود مهام لا تنتهي ومواعيد نهائية ضيقة، أصبح إدارة الوقت بشكل فعال مهارة حاسمة. حتى الشخصيات التاريخية مثل يوليوس قيصر أدركت قيمة إدارة الوقت بشكل فعال — فقد استغل كل لحظة متاحة بحكمة. أثناء حضور معارك المصارعين لأسباب سياسية، لم يترك الوقت الضائع يذهب هباءً، بل أصدر أوامر ورد على الرسائل الرسمية بدلاً من ذلك. إتقان إدارة الوقت يسمح لنا بالبقاء منتجين وتقليل التوتر والتركيز على ما يهم حقًا. دعونا نستعرض 17 نصيحة مثبتة لإدارة الوقت تساعدك على البقاء منظمًا وتحت السيطرة.

ما هي إدارة الوقت؟

إدارة الوقت هي عملية التخطيط والتنظيم لكيفية تقسيم الوقت بين المهام المختلفة بكفاءة. تساعد على البقاء منتجًا وتلبية المواعيد النهائية وموازنة العمل مع الحياة الشخصية. تضمن إدارة الوقت الجيدة التركيز على الأنشطة الهامة بدلاً من الاستجابة المستمرة للمهام العاجلة ولكن الأقل أهمية. سواء كنت تدير عملًا أو تقود فريقًا أو تعمل على مشاريع شخصية، فإن معرفة كيفية إدارة الوقت بفعالية هي مهارة رئيسية لتحقيق النجاح.

الآن، دعونا نستعرض 15 نصيحة لإدارة الوقت لمساعدتك على العمل بذكاء وتحقيق نتائج أفضل.

قائمة بـ 17 نصيحة لإدارة الوقت بفعالية

1. اعرف كيف تقضي وقتك

قبل تحسين إدارة الوقت، من الضروري تحليل كيفية قضاء وقتك حاليًا. بدون صورة واضحة إلى أين تذهب ساعاتك، يصبح تحسينها أمرًا صعبًا.

إليك كيفية البدء:

• تتبع أنشطتك – استخدم تطبيق لتتبع الوقت أو احتفظ بسجل للمهام لبضعة أيام. اكتب كل شيء تفعله، من مشاريع العمل إلى فترات الاستراحة والملهيات الشخصية.
• تحديد الأنماط – بعد التتبع، ابحث عن الاتجاهات. هل تقضي وقتًا طويلاً في البريد الإلكتروني؟ هل الاجتماعات تأخذ معظم وقت يومك؟
• تقييم مستويات الإنتاجية – بعض المهام أساسية، بينما البعض الآخر غير ضروري. ألغ الأنشطة ذات الأولوية المنخفضة التي لا تساهم في أهدافك.

من خلال فهم كيفية إدارة الوقت حاليًا، يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة حول كيفية تحسين الكفاءة.

2. ضع الأهداف بشكل صحيح

بدون أهداف، تصبح إدارة الوقت بلا اتجاه. إن وضع أهداف واضحة يساعد في تحديد الأولويات، وزيادة الدافعية، وقياس التقدم.

أ) وضع أهداف ذكية (SMART)

الأهداف الذكية هي:

• محددة – حدد بالضبط ما ترغب في تحقيقه.
• قابلة للقياس – وضع معايير لتتبع التقدم.
• قابلة للتحقيق – تأكد من أن الهدف واقعي بالنظر إلى الوقت والموارد.
• ذات صلة – توافق الأهداف مع الأهداف الكبرى.
• محددة بزمن – ضع موعدًا نهائيًا للحفاظ على الحافز.

مثال: بدلًا من قول “أريد أن أصبح أكثر إنتاجية”، أعد صياغتها كالتالي: “سأكمل ثلاثة تقارير كل أسبوع من خلال التركيز على جلسات العمل العميق كل صباح.”

ب) وضع المواعيد النهائية

حتى لو لم تكن هناك مواعيد نهائية خارجية، فإن إنشاء مواعيد نهائية خاصة بك يبقي العمل منظمًا. تمنع المواعيد النهائية التسويف وتساعدك على البقاء ملتزمًا.

• قسم الأهداف الكبيرة إلى مراحل – بدلًا من محاولة إكمال مشروع كبير دفعة واحدة، قسّمه إلى مواعيد نهائية أصغر.
• استخدام حظر الوقت – خصص فترات زمنية محددة لمهام مختلفة لتجنب التشتيت.
• أنشئ وقتًا احتياطيًا – يمكن أن تنشأ قضايا غير متوقعة، لذا اترك وقتًا إضافيًا للمراجعات أو التأخيرات.

تمنح الأهداف هيكلًا لإدارة الوقت، مما يجعل من السهل البقاء على المسار الصحيح.

3. اصنع خطة: استراتيجيات لتحديد أولويات المهام بفعالية

تتطلب إدارة الوقت الفعالة تحديد الأولويات الإستراتيجية للمهام. إن مجرد سرد المهام دون النظر في العجلة أو الأهمية يمكن أن يؤدي إلى عدم الكفاءة.

أ) إنشاء قائمة بالأولويات بدلاً من قائمة المهام

تفتقر قائمة المهام الأساسية للبنية. بدلاً من ذلك، استخدم مصفوفة أيزنهاور، التي تصنف المهام بناءً على العجلة والأهمية:

• عاجل ومهم – تعامل مع هذه المهام فورًا.
• مهم ولكن غير عاجل – قم بجدولة هذه الأمور لاحقًا.
• عاجل لكن غير مهم – قم بتفويض هذه المهام.
• ليست عاجلة ولا مهمة – أزل أو قلل هذه المهام.

تضمن هذه الطريقة أن يتم تحديد أولويات المهام الحرجة بينما لا تستهلك المهام غير الأساسية وقتًا ثمينًا.

ب) التخطيط المسبق في نهاية كل يوم

أخذ 5-10 دقائق في نهاية يوم العمل للتحضير لليوم التالي يوفر الوقت في الصباح ويمنع الهدر في الجهود.

• مراجعة المهام المكتملة.
• تحديد العمل المتبقي.
• وضع الأولويات لليوم التالي.

تضمن هذه العادة بداية سلسة كل صباح.

ج) أتمتة المهام المتكررة

تقلل الأتمتة من العمل اليدوي وتتيح الوقت للأنشطة الأكثر قيمة. فكر في الأتمتة:

• استجابات البريد الإلكتروني – استخدم القوالب للأسئلة المتكررة.
• الجدولة – إعداد تذكيرات أوتوماتيكية للاجتماعات.
• إدخال البيانات – استخدام البرمجيات لتبسيط المهام المتكررة.

الأتمتة هي حل قوي لإدارة الوقت يزيد من الكفاءة.

د) قسّم كل مهمة إلى أجزاء صغيرة

يمكن أن تبدو المهام الكبيرة مربكة، مما يؤدي إلى التسويف. تقسيمها إلى خطوات صغيرة وقابلة للتنفيذ يجعلها أكثر قابلية للإدارة.

على سبيل المثال: بدلاً من كتابة “إكمال المشروع”، قسمها إلى:

1. البحث عن المعلومات
2. تحديد النقاط الرئيسية
3. كتابة المسودة
4. التحرير والإكمال

الخطوات الصغيرة تخلق زخمًا وتجعل التقدم مرئيًا.

هـ) حذف المهام/النشاطات غير الضرورية

تستهلك الأنشطة ذات القيمة المنخفضة الوقت مما يقلل الإنتاجية. حدد المهام التي لا تسهم في الأهداف وقم بإزالتها من جدولك الزمني.

• تقليل الاجتماعات غير الضرورية.
• الحد من تصفح وسائل التواصل الاجتماعي.
• تجنب جلسات العمل غير المهيكلة.

التركيز فقط على المهام ذات التأثير العالي يعزز كفاءة الوقت.

و) قم بالمهمة الأصعب أولاً

وتسمى أيضًا طريقة Eat That Frog، تتضمن هذه الطريقة البدء بالأصعب أو الأهم من المهام أولاً.

• المهام الصعبة تتطلب طاقة ذهنية أكبر — القيام بها مبكرًا يضمن التركيز الأمثل.
• بمجرد إتمام المهمة الصعبة، يصبح العمل الآخر أسهل.
• تقليل العبء الذهني في الصباح يعزز الإنتاجية طوال اليوم.

اجعلها عادة أن تتولى أصعب العمل أولاً.

ز) العمل على المهام السريعة بين الاجتماعات أو أوقات التركيز

الفجوات القصيرة بين الاجتماعات أو جلسات العمل يمكن استخدامها لمهام صغيرة لكن ضرورية، مثل:

• الرد على رسائل البريد الإلكتروني السريعة.
• تنظيم الملفات.
• تحضير ملاحظات للعمل القادم.

تضمن هذه الطريقة استخدام فترات الركود بكفاءة.

ح) عملية مجمعة للمهام المتشابهة

التنقل بين مهام غير ذات صلة يقلل من الكفاءة بسبب تكلفة التحويل الذهني. بدلاً من ذلك، قم بعملية مجمعة للمهام المتشابهة معًا:

• الرد على البريد الإلكتروني في أوقات محددة بدلاً من الفحص المستمر.
• جدولة جميع المكالمات في فترة زمنية واحدة.
• جمع المهام ذات الصلة (مثل كتابة المحتوى والبحث) معًا.

تحسين التركيز وسير العمل بهذه التقنية.

ط) تفويض المهام

إذا كانت المهمة لا تتطلب مشاركتك المباشرة، فقم بتكليفها لشخص آخر. يسمح التفويض لك بالتركيز على العمل ذي الأولوية العالية بينما يضمن إنجاز كل شيء.

التفويض الفعال يشمل:

• توزيع المهام بناءً على مستوى المهارة.
• تقديم تعليمات واضحة.
• تحديد مواعيد نهائية للمساءلة.

التفويض هو واحدة من أفضل استراتيجيات إدارة الوقت لزيادة الكفاءة.

ي) تدقيق المهام الخاصة بك

مراجعة كيفية استثمار الوقت بانتظام يساعد في تحسين عادات الإنتاجية. اسأل نفسك:

• هل هناك مهام تستغرق وقتًا أطول مما هو متوقع؟
• هل هناك أنماط لهدر الوقت؟
• هل يمكن تحسين أو حذف أي شيء؟

يساعد تدقيق المهام في تحسين الجداول اليومية.

ك) التزم بجدول يومي

روتين منظم يخلق التناسق، مما يجعل إدارة الوقت أكثر سهولة.

نصائح الالتزام بجدول يومي:

• حدد ساعات عمل ثابتة.
• خصص وقتًا للراحة.
• اتبع تسلسل مهام منظم.

التناسق هو المفتاح لإدارة وقت فعالة.

٤. بناء جدول شخصي

قد لا يعمل الجدول العام للجميع. لإدارة الوقت بشكل فعال، صمم جدولًا يتماشى مع مستويات الطاقة وعادات العمل لديك.

• حدد ساعات الإنتاجية القصوى – بعض الناس يركزون جيدًا في الصباح، بينما يكون آخرون أكثر إنتاجية في وقت لاحق من اليوم. خطط للمهام ذات الأولوية العالية أثناء ساعات الذروة.
• استخدام تقسيم الوقت – خصص فترات زمنية محددة للعمل العميق، والاجتماعات، والمهام الإدارية.
• تضمن فترات الراحة – الاستراحات القصيرة بين المهام تحسين التركيز ومنع الإرهاق.

الجدول الشخصي يعظم الكفاءة من خلال ضمان القيام بالعمل عندما تكون في أقصى حالات التركيز.

٥. استخدام الذكاء الاصطناعي للبحث والملخصات

يمكن للذكاء الاصطناعي أن يوفر ساعات عن طريق أتمتة البحث وتلخيص المعلومات. تساعد الأدوات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي المحترفين على استخدام الوقت بحكمة عن طريق تقليل الوقت الذي يقضونه في المهام اليدوية.

أمثلة:

• أدوات التلخيص – تحويل الوثائق الطويلة إلى خلاصات رئيسية.
• المساعدون الآليون – التعامل مع جدولة الاجتماعات والتذكيرات.
• أدوات البحث المستندة إلى الذكاء الاصطناعي – تسريع جمع المعلومات.

من خلال دمج الذكاء الاصطناعي، يمكنك تحسين مهارات إدارة الوقت والتركيز على العمل الأكثر استراتيجية.

6. إنشاء تقويم

يساعد تقويم منظم جيدًا في تجنب تضارب المواعيد ويساهم في توازن المهام بشكل فعال.

أ) ضبط التذكيرات

التذكيرات تضمن عدم نسيان المواعيد النهائية والاجتماعات والأحداث المهمة. استخدم:

• إشعارات التقويم للمهام الهامة.
• تطبيقات إدارة المهام للأولويات اليومية.

ب) تأجيل الإشعارات

على الرغم من أن التذكيرات مفيدة، فإن التنبيهات المستمرة يمكن أن تشتت الانتباه. قم بجدولة “فترات تركيز” مخصصة يتم فيها إيقاف الإشعارات. هذا يساعدك على التركيز على العمل العميق دون مقاطعة.

7. استخدم الأدوات التي تناسبك

الأدوات الصحيحة تسهم في تبسيط تخطيط الوقت وإدارة المهام. اختر تلك التي تناسب تدفق عملك:

• الخطط – الخطط الرقمية أو الورقية تنظم الأنشطة اليومية.
• أدوات الجدولة – تساعد المنصات مثل Shifton في أتمتة تخطيط الورديات وتحسين إدارة وقت الموظفين.
• تطبيقات تدوين الملاحظات – تنظيم المعلومات، ضبط التذكيرات، وتتبع التقدم بشكل فعال.

استخدام الأدوات المناسبة يقلل الجهد اليدوي ويبسّط العمل.

8. ممارسة اتخاذ القرارات

التردد يؤدي إلى تضييع الوقت وتأخير التقدم. لاتخاذ القرارات بشكل أسرع:

• تحديد المعايير – قم بتحديد عوامل واضحة لتقييم الخيارات.
• تجنب الإفراط في التفكير – أعطِ نفسك حدًا زمنيًا لاتخاذ القرارات.
• الثقة في الخبرة – استند إلى المعرفة والخبرة السابقة.

يمكِّن ممارسة اتخاذ القرارات بسرعة من تحسين الكفاءة وتقليل التأخير.

9. تعلم وضع الحدود ورفض طلبات غير ملائمة

تحمل الكثير من المهام يؤدي إلى الإرهاق. تعلم قول لا يساعد في الحفاظ على توازن الحمل العملي.

• تقييم الطلب – هل يتماشى مع أولوياتك؟
• كن مهذبًا لكن حازمًا – قم برفض المقاطعات دون الشعور بالذنب.
• اقتراح بدائل – اقترح وقتًا لاحقًا أو قم بالتفويض عندما يكون ذلك ممكنًا.

ضبط الحدود يضمن لك التركيز على العمل ذو الأولوية العالية.

10. التوقف عن التسويف

التسويف يضيّع الوقت ويخلق توترًا غير ضروري. حارب ذلك عن طريق:

• تقسيم المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر – التقدم البسيط يبني الزخم.
• استخدام قاعدة الخمس دقائق – ابدأ المهمة لخمس دقائق فقط لتقليل المقاومة.
• إزالة عوامل التشتيت – العمل في بيئة مركزة.
• خلق المسؤولية – حدد مواعيد نهائية أو اعمل مع شريك للبقاء على المسار الصحيح.

التغلب على التسويف يساهم في تحسين إدارة الوقت في مكان العمل والحياة الشخصية.

11. إدارة مبددي الوقت

مبددي الوقت يقللون الإنتاجية. حدد وتخلص من عوامل التشتيت الشائعة:

• الأجهزة المحمولة – قيد استخدام وسائل التواصل الاجتماعي خلال ساعات العمل.
• زيادة البريد الإلكتروني – افحص الرسائل في أوقات مجدولة بدلاً من باستمرار.
• الزائرين غير المتوقعين – حدد فترة توفر واضحة لتقليل المقاطعات.
• الاجتماعات غير الضرورية – حافظ على الاجتماعات قصيرة وفعالة.
• الالتزامات العائلية – أنشئ مكان عمل مخصص إذا كنت تعمل عن بُعد.

إزالة مبددي الوقت يسمح لك باستخدام الوقت بشكل أكثر كفاءة.

12. التعامل مع الإجهاد بحكمة

الإجهاد يؤثر سلبًا على مهارات إدارة الوقت في العمل. للبقاء منتجًا تحت الضغط:

• خذ استراحات قصيرة – التوجه لبعض الهواء النقي أو القيام بتمارين التمدد السريعة.
• استخدام تقنيات اليقظة – التنفس العميق أو التأمل يعزز التركيز.
• أولوية الرعاية الذاتية – العقل المستريح يؤدي أداءً أفضل.

خفض الإجهاد يعزز الإنتاجية وكفاءة الوقت.

13. تجنب تعدد المهام

تعدد المهام يقلل الكفاءة لأن الدماغ يكافح للتحول بين المهام. بدلاً من ذلك:

• ركز على مهمة واحدة في كل مرة – العمل العميق يحقق نتائج أفضل.
• اجمع المهام المتشابهة معًا – هذا يقلل من تبديل السياقات.
• حدد فترات التركيز المخصصة – استخدم تقنيات مثل بومودورو (جلسات عمل لمدة 25 دقيقة).

تجنب تعدد المهام يؤدي إلى إدارة وقت أفضل في العمل.

14. استخدم قاعدة الـ 20 دقيقة

المشاريع الكبيرة يمكن أن تشعر بأنها مرهقة، مما يؤدي إلى التسويف. تساعد قواعد الـ 20 دقيقة في التغلب على ذلك:

• اضبط مؤقتًا لمدة 20 دقيقة – التزم بالعمل دون انقطاع.
• قيم التقدم بعد انتهاء الوقت – تستمر معظم الأشخاص في العمل بمجرد بناء الزخم.

تجعل هذه التقنية المهام الكبيرة أقل تخويفًا وأسهل في البدء.

15. خذ وقتًا للراحة

الراحة ضرورية للإنتاجية طويلة الأمد. العمل الزائد يؤدي إلى الإرهاق، مما يقلل من الكفاءة.

• خطط للإجازات – الوقت بعيدًا عن العمل يجدد الطاقة العقلية.
• خذ فترات راحة قصيرة يوميًا – حتى 5-10 دقائق تحسن التركيز.
• افصل عن العمل بعد ساعات العمل – تجنب تفقد الرسائل الإلكترونية خارج أوقات العمل.

الوقت بعيدًا عن العمل ضروري للحفاظ على مهارات إدارة الوقت بشكل أفضل على المدى الطويل.

16. قم ببناء نظام واتبعها بدقة

يخلق النظام المهيكل جيدًا تناسقًا في إدارة الوقت. تشمل الأمثلة:

• طريقة حجب الوقت – تخصيص فترات زمنية محددة للمهام.
• مصفوفة أيزنهاور – ترتيب أولويات المهام وفقًا للضرورة.
• قاعدة الدقيقتين – إذا كانت المهمة تستغرق أقل من دقيقتين، قم بها فورًا.

ابحث عن نظام يعمل والتزم به لتحقيق كفاءة أفضل.

17. حافظ على الأشياء منظمة

العمل في مكان مزدحم يضيع الوقت ويقلل التركيز. حافظ على الأشياء منظمة عن طريق:

• تنظيم مكتبك – المساحة المرتبة تحسن الكفاءة.
• استخدام أدوات التنظيم الرقمية – أنظمة إدارة الملفات تمنع فقدان المستندات.
• تخطيط الروتين اليومي – الهيكل يخلق عادات إدارة الوقت المتناسقة.

البقاء منظمًا يضمن أن تدفقات العمل تظل سلسة وفعالة.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟

إدارة الوقت هي مهارة أساسية تؤثر على الحياة المهنية والشخصية. من خلال تنظيم المهام بكفاءة، يمكن للأفراد تقليل التوتر، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق أهدافهم بسرعة أكبر. بدو إدارة الوقت المناسبة، غالبًا ما يشعر الناس بالإرهاق، ويفوتون المواعيد النهائية، ويكافحون للحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.

إدارة الوقت بفعالية تسمح باتخاذ قرارات أفضل، وتحسين التركيز، وخلق فرص أكبر للنجاح. سواء كنت موظفًا، مديرًا، أو مالك عمل، فإن تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت يعزز الكفاءة ويضمن النمو على المدى الطويل.

فوائد إدارة الوقت

توفر إدارة الوقت الفعالة فوائد متعددة تؤثر مباشرة على الأداء الوظيفي والسلامة الشخصية.

• تقليل التوتر – معرفة أن المهام تحت السيطرة يقلل القلق ويمنع الاندفاع في اللحظة الأخيرة.
• المزيد من الوقت – تحسين الكفاءة يخلق وقتًا إضافيًا للتطور الشخصي، أو الهوايات، أو الاسترخاء.
• المزيد من الفرص – الوفاء بالمواعيد النهائية وإدارة الأحمال بشكل صحيح يعزز السمعة والنمو المهني.
• القدرة على تحقيق الأهداف – إدارة الوقت الصحيحة تضمن تحقيق الأهداف قصيرة الأمد وطويلة الأمد باستمرار.

آثار إدارة الوقت السيئة

الفشل في إدارة الوقت بفعالية يمكن أن يؤدي إلى عواقب خطيرة، تؤثر على الإنتاجية، وجودة العمل، والسمعة المهنية.

1. ضعف سير العمل. جداول العمل غير المنظمة تبطئ العمليات وتخلق اختناقات غير ضرورية، مما يجعل من الصعب إكمال المهام بكفاءة.
2. إضاعة الوقت. بدون إدارة وقت منظمة، يقضي الأفراد مزيدًا من الوقت على المهام غير المهمة، مما يقلل من الكفاءة العامة.
3. فقدان السيطرة. عندما تتراكم المهام دون خطة، يصبح من الصعب إدارة المسؤوليات، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة الإحباط.
4. ضعف جودة العمل. العمل المستعجل بسبب سوء تخصيص الوقت يؤدي إلى أخطاء، ودقة منخفضة، وأداء أقل من المتوقع.
5. ضعف السمعة. الالتزام بالمواعيد النهائية باستمرار أو عدم إدارة الأحمال بشكل صحيح يؤثر سلبًا على المصداقية المهنية والتقدم الوظيفي.

تحديات شائعة في إدارة الوقت

يواجه العديد من الأشخاص صعوبات في إدارة الوقت بسبب عقبات شائعة تعيق الإنتاجية. تحديد هذه التحديات هو الخطوة الأولى نحو التغلب عليها.

1. التخطيط السيئ. الفشل في إنشاء خطة منظمة يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية وعمليات غير فعالة.
2. عدم التنظيم. المساحات المكتظة وجداول العمل الغير منظمة تجعل من الصعب تحديد الأولويات وإكمال المهام.
3. الشعور بالإرهاق. الكثير من المهام بدون تحديد الأولويات بشكل صحيح يمكن أن يسبب الضغط ويقلل التركيز.
4. المماطلة. تأجيل المهام يخلق ضغطاً غير ضروري وغالباً ما يؤدي إلى عمل متسرع وغير جيد.
5. التشتت. وسائل التواصل الاجتماعي، الإشعارات المستمرة، والانقطاعات في مكان العمل تقلل التركيز والإنتاجية.
6. صعوبة قول لا. اتخاذ الكثير من الالتزامات يؤدي إلى الإرهاق وإدارة وقت غير فعالة.
7. الافتقار إلى الانضباط الذاتي. بدون الانضباط الذاتي، يصبح الالتزام بالجداول الزمنية وإكمال المهام في الوقت المحدد تحديًا.

كيف يمكن لشيفون تحسين إدارة الوقت

شيفون هو أداة جداول مبنية على السحابة تساعد الشركات على تحسين إدارة الوقت من خلال أتمتة تخطيط النوبات، تتبع ساعات عمل الموظفين، وتنظيم الجداول بشكل فعال.

مع شيفون، يمكن للشركات:

• إلغاء الأخطاء اليدوية في الجدولة وتوفير الوقت.
• ضمان توزيع عادل للنوبات لتحسين كفاءة الفريق.
• زيادة إنتاجية القوة العاملة من خلال تقليل المهام الإدارية.

من خلال دمج ميزات الجدولة المتقدمة لشيفون، يمكن للمديرين والموظفين قضاء وقت أقل في التخطيط ووقت أكثر في الأعمال الحرجة، مما يحسن الكفاءة العامة.

مقال محدث 5 مارس 2025

جدول العمل المنظم هو أمر ضروري لأي عمل تجاري. سواء كنت تدير مطعمًا أو متجرًا للتجزئة أو مركز اتصال أو فريق عمل عن بُعد، فإن الجدول الزمنية المخطط لها بشكل صحيح تضمن عمليات سلسة، وتقلل من النزاعات، وتحافظ على مشاركة الموظفين.

الجدولة السيئة تؤدي إلى فقدان النوبات والتعديلات اللحظية والإرهاق وقضايا الامتثال. عندما لا يتلقى الموظفون جداولهم الزمنية مقدمًا، فإنه يخلق حالة من عدم اليقين والتوتر، مما يؤثر على الإنتاجية والمعنويات العامة.

ومع ذلك، فإن الجدول الزمني المخطط له فريق العمل بشكل جيد يحسن التوظيف، ويزيد من الكفاءة، ويضمن أن يحصل الموظفون على أعباء عمل عادلة ومتوازنة. باستخدام النهج المناسب وأدوات الجدولة، يمكنك تبسيط تخطيط النوبات وضمان استمرارية العمل.

يوفر هذا الدليل 23 خطوة عملية لمساعدة المديرين في إعداد جدول عمل يفي بالاحتياجات التشغيلية، ويضمن الامتثال، ويبقي الموظفين سعداء.

ما هو جدول العمل؟

جدول العمل هو خطة منظمة تحدد متى سيعمل الموظفون. يساعد الأنشطة التجارية في:

• ضمان تغطية كافية بناءً على متطلبات العمل.
• توزيع عبء العمل بشكل عادل بين الموظفين.
• تحسين الإنتاجية أثناء تقليل تكاليف العمل.
• الحفاظ على الامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.

جدول العمل المصمم بشكل جيد يأخذ في الاعتبار احتياجات العمل وتوافر الموظفين وعدالة النوبات لإنشاء قوى عاملة متوازنة وفعالة.

ما الذي يجعل جدول العمل رائعًا؟

ليست كل الجداول الزمنية فعالة. الجدول الزمني الرائع هو الجدول الذي يكون واضحًا، وقابلًا للتنبؤ، ومتاحًا للجميع مع السماح بالمرونة لكل من صاحب العمل والموظفين. الخصائص الرئيسية التالية تجعل الجدولة فعالة:

التحديثات الفورية

التجارة تتطلب التغيير، ويجب أن تكون الجداول الزمنية قادرة على التكيف مع التغييرات غير المتوقعة في الوقت الفعلي. إذا اتصل موظف معتذرًا عن المرض، يجب أن يتمكن المديرون من تعديل النوبات على الفور.

الوصول عبر الهاتف المحمول

يجب أن يكون الجدول الزمني الحديث متاحًا عبر أي جهاز، مما يسمح للموظفين بفحص نوباتهم وطلب التغييرات والحصول على التحديثات أثناء التنقل.

التنبيهات والتذكيرات

تساعد التذكيرات الآلية للنوبات الموظفين على البقاء على المسار الصحيح، مما يقلل من الغياب ويضمن تغطية جميع النوبات دون ارتباك.

23 نصيحة حول كيفية إعداد جدول عمل

الخطوة 1: تحديد أهداف العمالة الخاصة بك

قبل أن تنشئ جدول عمل، تحتاج إلى فهم عدد الموظفين المطلوبين في أوقات مختلفة. يتضمن ذلك تحليل الأنماط التجارية وتحديد الفترات الأعلى والأدنى وضمان وجود عدد كافٍ من العمال لتلبية الطلب دون الإفراط في التوظيف.

ابدأ بتقييم البيانات التاريخية لمعرفة متى يكون نشاط العملاء في أعلى مستوياته. إذا كنت تدير مطعمًا، على سبيل المثال، قد تكون الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع هي الأوقات الأكثر ازدحامًا، بينما قد تتطلب صباح منتصف الأسبوع عددًا أقل من الأفراد. بالنسبة للمكاتب أو متاجر التجزئة، قد تكون ساعات الذروة خلال فترات استراحة الغداء أو بعد ساعات العمل.

بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك مستويات إنتاجية الموظفين. بعض الموظفين يعملون بشكل أكثر كفاءة في أوقات معينة من اليوم، لذا فإن تعيين النوبات بناءً على القوة يمكن أن يعزز الكفاءة التشغيلية. الهدف هو تحقيق التوازن بين تكاليف العمالة مع الحفاظ على خدمة عملاء ممتازة وأداء تجاري.

الخطوة 2: التزام بالقوانين الفيدرالية والمحلية للعمل

كل بلد أو ولاية أو منطقة لديها قوانين عمل مختلفة تحكم الجداول الزمنية. تغطي هذه القوانين جوانب مثل الحد الأقصى لساعات العمل، ودفع الأجر الإضافي، وفترات الراحة، والإشعارات اللازمة للجدولة. عدم الامتثال لهذه القوانين يمكن أن يؤدي إلى عقوبات ونزاعات قانونية وسمعة سلبية بين الموظفين.

قبل الانتهاء من أي جدول، تأكد من أنه يفي بجميع اللوائح العمالية ذات الصلة. تتضمن بعض اعتبارات الامتثال الرئيسية:

• التأكد من عدم تجاوز الموظفين الحدود القانونية للوقت الإضافي دون تعويض مناسب.
• جدولة فترات الراحة المطلوبة، مثل فترات الطعام وفترات الراحة.
• الامتثال لقوانين أسبوع العمل العادل، التي تتطلب من أصحاب العمل إعطاء إشعار مسبق لموظفيهم بخصوص نوباتهم.

يمكن أن يساعد استخدام برامج الجدولة في أتمتة الامتثال من خلال تحديد الانتهاكات المحتملة وضمان تلبية جميع النوبات للمتطلبات القانونية.

الخطوة 3: التعرف على فريقك

الجدول الزمني المتوازن يأخذ في الاعتبار مهارات كل موظف ونقاط قوته وتفضيلاته في العمل. يساعد ذلك في خلق بيئة عمل منتجة حيث يشعر الموظفون بالتقدير ويؤدون بأفضل ما لديهم.

خذ الوقت الكافي لفهم:

• من يبرع في أي مهام وأدوار؟
• من يفضل النوبات الصباحية أو المسائية أو الليلية؟
• من لديه قيود، مثل مسؤوليات رعاية الأطفال أو التزامات مدرسية؟

فهم هذه العوامل يتيح لك إنشاء جدول عمل يعزز الأداء والرضا الوظيفي. الموظفون الذين يشعرون بأن احتياجاتهم تؤخذ في الاعتبار أكثر عرضة للبقاء مشاركين وتقديم نتائج أفضل.

الخطوة 4: احترم تفضيلات جدول الموظفين

في حين يجب أن تأتي احتياجات العمل أولاً، فإن احترام تفضيلات جدول الموظفين يمكن أن يحسن الروح المعنوية ويقلل من التغيب. الموظفون الذين لديهم جداول متوقعة يكونون أكثر رضا وإنتاجية.

للتوفيق بين التفضيلات دون المساس بالعمليات، فكر في التالي:

• السماح للموظفين بتقديم التوافر مسبقًا.
• إنشاء دوران عادل لعطلات نهاية الأسبوع والإجازات.
• توفير خيارات لتبادل النوبات للموظفين الذين يحتاجون إلى المرونة.

حتى لو لم يكن من الممكن دائمًا تلبية كل طلب، فإن إظهار الموظفين أن تفضيلاتهم مهمة يبني الثقة ويقلل من معدل الدوران الوظيفي.

الخطوة 5: إشراك موظفيك

تشجيع الموظفين على المشاركة في قرارات الجدولة يعزز ثقافة العمل التعاونية ويحسن من الرضا العام. عندما يشعر الموظفون أن لديهم مدخلات، فإنهم يكونون أكثر عرضة للالتزام بالنوبات المحددة لهم.

طرق إشراك الموظفين تتضمن:

• استخدام نظام الطلب المفتوح حيث يمكن للموظفين تقديم أيام وأوقات العمل المفضلة.
• السماح للموظفين بتبادل النوبات بموافقة الإدارة.
• إجراء استقصاءات أو اجتماعات لمناقشة سياسات الجدولة والاهتمامات.

من خلال منح الموظفين قولًا في جداول عملهم، يمكن للأعمال التجارية خلق بيئة عمل أكثر إيجابية وتعاونية.

الخطوة 6: جمع توافر الموظفين

قبل الانتهاء من جدول العمل، من الضروري جمع معلومات دقيقة حول توافر الموظفين. يساعد ذلك في منع التغييرات في اللحظة الأخيرة، وتضارب الجداول، وتحولات العمل غير المكتملة.

أفضل طريقة لجمع التوافر هي عبر أنظمة الجدولة الرقمية حيث يمكن للموظفين تحديث ساعات العمل المفضلة لديهم. هذا يلغي الحاجة للتواصل المتكرر ويضمن تطابق الجداول مع توافر الموظفين في الوقت الفعلي.

الخطوة 7: التخطيط المسبق

أحد أكبر الأخطاء في الجدولة هو الانتظار حتى اللحظة الأخيرة لتحديد التحولات. يساهم تخطيط جداول العمل مسبقاً في منع التوتر لدى كل من المديرين والموظفين.

للحصول على أفضل النتائج:

• قم بإنشاء الجداول قبل أسبوعين على الأقل من مقدماً.
• تحديد الصراعات المحتملة وإجراء التعديلات مبكراً.
• التواصل مع الجداول بمجرد الانتهاء منها.

يمنح هذا النهج الموظفين الوقت الكافي لتخطيط حياتهم الشخصية مع ضمان سير عمليات العمل بسلاسة.

الخطوة 8: إنشاء خطة احتياطية

حتى الجداول الأكثر تخطيطاً قد تواجه اضطرابات غير متوقعة بسبب مرض، أو حالات طوارئ، أو تغييرات في اللحظة الأخيرة. الضرورة لوجود خطة احتياطية لضمان استمرار العمل دون مشكلات كبيرة.

بعض استراتيجيات النسخ الاحتياطي تشمل:

• الاحتفاظ بقائمة بالموظفين الجاهزين للتغطية في حالة الطوارئ.
• تدريب الموظفين بحيث يمكنهم التعامل مع أدوار متعددة عند الحاجة.
• تنفيذ برامج الجدولة التي تتيح إجراء التعديلات السريعة وتبادل التحولات.

منع الاضطرابات في الجدول بشكل استباقي يحد من التوتر الغير ضروري ويضمن كفاءة العمل.

الخطوة 9: حدد كيف تريد إنشاء الجدول الخاص بك

هناك طرق متعددة لإنشاء جدول العمل، كل منها له مزاياه وعيوبه. الطرق الأكثر شيوعاً تشمل:

• الجدولة اليدوية – باستخدام جداول البيانات أو اللوحات لخلق وتعديل الجداول يدوياً.
• برامج الجدولة الآلية – الأدوات التي تولد جداول العمل بناءً على احتياجات العمل وتوافر الموظفين وقواعد الامتثال.
• النهج الهجين – دمج الإدخال اليدوي مع الأتمتة لتحسين الدقة والكفاءة.

اختيار الطريقة الصحيحة للجدولة يعتمد على حجم القوى العاملة وتعقيد العمل ومستوى المرونة المطلوب.

الخطوة 10: إنشاء جدولك الزمني

بمجرد مراعاة جميع العوامل الأساسية، حان الوقت لبناء جدول العمل الفعلي. اتبع هذه الخطوات لنهج منظم:

1. تعيين التحولات بناءً على طلب العمل.
2. ضمان توزيع عبء العمل بشكل عادل.
3. مراعاة المتطلبات القانونية، بما في ذلك فترات الراحة والعمل الإضافي.
4. تعديل الجداول بناءً على توافر الموظفين.
5. مراجعة الجدول لتحديد الصراعات أو التحولات المفقودة.

يجب أن يوازن جدول العمل الجيد بين الاحتياجات التشغيلية مع إبقاء الموظفين منخرطين ومنتجين.

الخطوة 11: نشر الجداول مسبقاً

يقدِّر الموظفون الحصول على جداولهم في وقت مبكر حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك. يساهم توفير الوصول المبكر للجداول في تحسين التوازن بين العمل والحياة، وتقليل حالات عدم الحضور، وزيادة الرضا الوظيفي.

تشمل أفضل الممارسات:

• نشر الجداول قبل أسبوعين على الأقل من المقدمة.
• إرسال تذكيرات بالجدول قبل كل تحول.
• السماح للموظفين بتأكيد أو طلب تغييرات إذا لزم الأمر.

مع الجدولة الواضحة وفي الوقت المناسب، يمكن للأعمال تقليل الالتباس وتعزيز تنظيم القوى العاملة.

الخطوة 12: الجدولة بناءً على نقاط القوة لدى موظفيك

جدول عمل الفريق المتوازن جيدًا لا يتعلق فقط بملء التحولات – بل يتعلق بتعيين الموظفين المناسبين للأدوار المناسبة في الأوقات المناسبة. يختلف الموظفون في مجموعات مهاراتهم ومستويات طاقتهم وأنماط إنتاجيتهم، واستغلال هذه النقاط القوية يمكن أن يحسن الكفاءة.

لجدولة استراتيجية:

• تعيين الموظفين ذوي الخبرة في التحولات ذات الطلب العالي للحفاظ على جودة الخدمة.
• جدولة الموظفين الجدد بجوار الموظفين القدامى للتوجية.
• التأكد من أن الأدوار التي تتطلب خبرة تقنية أو قيادة يتم تغطيتها من قبل الموظفين الأنسب.

هذا النهج يمنع تحميل الموظفين بمهام ليسوا مستعدين لها ويزيد من الأداء في التحولات.

الخطوة 13: مراجعة الأخطاء الشائعة في الجدولة

حتى مع التخطيط الدقيق، تحدث أخطاء في الجدولة. قبل الانتهاء من جدول العمل، راجعه للحصول على:

• الحجز المزدوج – تعيين موظفين لنفس الدور في نفس الوقت عن طريق الخطأ.
• نقص الموظفين خلال ساعات الذروة – عدم وجود عدد كافٍ من الموظفين خلال الفترات ذات الطلب العالي.
• التحولات المتتالية – جدولة الموظفين لتحولات ليلية متأخرة تعقبها تحولات صباحية مبكرة مما يؤدي إلى الإرهاق.
• العمل الإضافي الزائد – عمل الموظفين بما يتجاوز الحدود القانونية أو حدود الشركة.

تضمن المراجعة السريعة للجودة أن يكون جدول العمل عادلاً وقانونياً ومحسناً لنجاح الأعمال.

الخطوة 14: مشاركة جدولك مع فريقك

بمجرد إنشاء جدول العمل، يحتاج الموظفون إلى الوصول السريع إلى الورديات المخصصة لهم. إن الفشل في توزيع الجداول بشكل صحيح يمكن أن يؤدي إلى الارتباك، والورديات الفائتة، والإحباط.

أفضل الممارسات لمشاركة الجداول:

• استخدم أدوات الجدولة السحابية التي تتيح للموظفين التحقق من الورديات عبر الإنترنت.
• انشر الجداول في موقع مركزي، مثل لوحة الإعلانات أو بوابة الشركة.
• أرسل إشعارات تلقائية عبر الرسائل النصية القصيرة أو البريد الإلكتروني لتذكير الموظفين بالورديات القادمة.

تقديم جداول واضحة وميسرة يبقي الموظفين على علم ويقلل من الأسئلة غير الضرورية وسوء الفهم.

الخطوة 15: تأكد من أن الجدول متاح بسهولة

يجب أن يتمكن الموظفون من عرض الورديات الخاصة بهم في أي وقت ومن أي مكان. نظام الجدولة المتوافق مع الأجهزة المحمولة يقضي على الحاجة إلى الجداول الورقية أو الاتصالات المستمرة مع المديرين.

لتحسين الوصول:

• استخدم منصة جدولة متوافقة مع الأجهزة المحمولة.
• وفر للموظفين وصول الدخول إلى جداول العمل الخاصة بهم.
• تأكد من أن الموظفين يمكنهم طلب تبديل الورديات أو تحديثها دون ارتباك.

الوصول السهل إلى الجداول يعزز التواصل والمسؤولية عبر القوى العاملة.

الخطوة 16: إنشاء طريقة تواصل شاملة للفريق

يتماشى جدول العمل الفعال مع نظام تواصل قوي. يجب أن يكون للموظفين وسيلة ل:

• طرح الأسئلة حول ورديات عملهم
• طلب تغييرات الورديات
• الإبلاغ عن تعارضات أو مخاوف الجدولة

تشمل الخيارات لتحسين التواصل بشأن الجداول ما يلي:

• دردشة جماعية في تطبيق مكان العمل.
• بريد إلكتروني مخصص لاستفسارات الورديات.
• روبوت دردشة تلقائي يمكنه الإجابة على الأسئلة الشائعة حول الجدولة.

استراتيجية التواصل المبسطة تجعل من السهل حل مشكلات الجدولة بسرعة.

الخطوة 17: إعطاء الأولوية للتوازن بين العمل والحياة

جدول الموظفين الفعال يدعم عمليات العمل ويحترم أيضًا رفاهية الموظفين.

لتعزيز التوازن بين العمل والحياة:

• تجنب جدولة الموظفين لساعات عمل إضافية مفرطة.
• توزيع الورديات الليلية وعطلة نهاية الأسبوع بصورة عادلة.
• السماح بخيارات الجدولة المرنة حيثما كان ذلك ممكنًا.

بيئة العمل المتوازنة تؤدي إلى موظفين أكثر سعادة، وانخفاض معدل الدوران، وزيادة الإنتاجية.

الخطوة 18: توفير فرص للنمو

الجدولة ليست فقط لملء الورديات — إنها أيضًا فرصة لمساعدة الموظفين في تطوير مهاراتهم ومسيرتهم المهنية.

طرق لتوفير فرص النمو من خلال الجدولة:

• تعيين الموظفين لأدوار أو مسؤوليات جديدة.
• تقديم ورديات تدريبية حيث يمكن للموظفين تعلم مهارات جديدة.
• تدوير فرص القيادة بين الموظفين.

من خلال دمج فرص التعلم في الجدول، يمكن للأعمال تعزيز إشراك الموظفين وتحسين الاحتفاظ بهم.

الخطوة 19: تشجيع تغذية راجعة من الموظفين

يتأثر الموظفون مباشرة بقرارات الجدولة، لذا من المهم طلب التغذية الراجعة بانتظام.

طرق لجمع التغذية الراجعة تشمل:

• استطلاعات مجهولة حول عدالة الجدولة.
• اجتماعات الفريق حيث يمكن للموظفين التعبير عن مخاوفهم.
• صندوق الاقتراحات لأفكار تحسين الجداول.

يساعد العمل على التغذية الراجعة من الموظفين في بناء الثقة وتحسين عمليات الجدولة بمرور الوقت.

الخطوة 20: توظيف التقنية

يمكن أن يكون الجدولة اليدوية مستهلكة للوقت وعرضة للأخطاء. تعمل برامج الجدولة الآلية على تبسيط العملية وتضمن أن جداول العمل للموظفين دقيقة وعادلة.

الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في برامج الجدولة:

• توصيات الورديات المدعومة بالذكاء الاصطناعي بناءً على احتياجات العمل.
• تبادل الورديات التلقائي للسماح للموظفين بتبادل الورديات بسهولة.
• تتبع الامتثال لقوانين العمل لتجنب الانتهاكات.

استخدام أدوات الجدولة المدفوعة بالتكنولوجيا يساعد المديرين على إنشاء جداول عمل للموظفين بكفاءة.

الخطوة 21: تعزيز بيئة عمل إيجابية

جدول العمل ليس مجرد قائمة بالورديات — بل هو انعكاس لثقافة الشركة. يؤدي نهج الجدولة الداعم إلى إنشاء قوة عمل أكثر تحفيزًا.

طرق لتحسين بيئة العمل من خلال الجدولة:

• إظهار المرونة عندما يكون ذلك ممكنًا.
• التعرف على احتياجات الموظفين وتلبية الطلبات عند الإمكان.
• تجنب تغييرات الجدول الأخيرة التي تسبب التوتر.

تجربة الجدولة الإيجابية تؤدي إلى تحسين الأداء، وزيادة الروح المعنوية، وتحسين العمل الجماعي.

الخطوة 22: البحث عن فرص الأتمتة والتخصيص

لدى كل موظف تفضيلات وتوافر مختلفة. استخدام خيارات الجدولة الشخصية يحسن من رضا الموظفين واندماجهم.

بعض الطرق لتخصيص الجدولة تشمل:

• السماح باختيار الشفت المفضل.
• توفير خيارات الجدولة الذاتية لأدوار معينة.
• تقديم تذكيرات شفت فردية.

يجعل نظام الجدولة الآلي مع خيارات الشفت الشخصية عملية الجدولة أكثر عدلاً وتكيفًا.

الخطوة 23: استخدام أفضل أداة للعمل

قد تكون عملية إنشاء جدول فريق العمل يدويًا مرهقة، خاصة للأعمال التجارية ذات القوى العاملة الكبيرة. تساعد أدوات الجدولة المتقدمة مثل Shifton المدراء في إنشاء جداول العمل بكفاءة من خلال:

• أتمتة تخطيط الشفتات استنادًا إلى احتياجات العمل الفعلية.
• السماح للموظفين بتبادل الشفتات بسهولة داخل النظام.
• تقديم تحديثات فورية لتجنب تعارضات الجدولة.

يبسط Shifton إدارة القوى العاملة، يعزز كفاءة الجدولة، ويقلل من عبء العمل الإداري، مما يسهل على الأعمال العمل بسلاسة.

أنواع جداول العمل

تتطلب الشركات المختلفة هياكل جدولية مختلفة لتلبية احتياجاتها التشغيلية الفريدة. يعتمد نوع الجدول الزمني المستخدم على متطلبات الصناعة، توافر الموظفين، وأولويات المؤسسة. أدناه بعض الجداول الزمنية الأكثر شيوعًا التي تطبقها الشركات.

دوام كامل

يتكون جدول العمل بدوام كامل عادةً من 40 ساعة في الأسبوع، على الرغم من أن بعض الصناعات قد تعرفه بشكل مختلف. يعمل الموظفون عادةً عددًا ثابتًا من الساعات يوميًا، خمسة أيام في الأسبوع.

الفوائد الرئيسية لجداول الدوام الكامل:

• يوفر استقرار العمل والدخل المستمر للموظفين.
• يضمن مستويات توظيف منتظمة للشركات التي تتطلب تغطية مستمرة.
• غالبًا ما يشمل ميزات مثل التأمين الصحي، الإجازات المدفوعة، وخطط التقاعد.

تعمل جداول الدوام الكامل جيدًا في الصناعات مثل المكاتب التجارية، الرعاية الصحية، إدارة التجزئة، ومراكز خدمة العملاء حيث تتطلب العمليات المستمرة والاتساق في القوى العاملة.

دوام جزئي

يشمل جدول العمل بدوام جزئي عادةً العمل لأقل من 40 ساعة في الأسبوع. قد يكون للموظفين شفتات ثابتة أو متغيرة، حسب احتياجات صاحب العمل.

الفوائد الرئيسية لجداول الدوام الجزئي:

• يوفر المرونة للطلاب، ومقدمي الرعاية، أو الأفراد الذين يوازنون بين عدة وظائف.
• يساعد الشركات على تخفيض تكاليف العمالة مع الحفاظ على الكادر الكافي.
• يوفر حلاً للشركات ذات الطلب الموسمي أو المتغير.

تعتبر الجداول الجزئية شائعة في المطاعم، متاجر التجزئة، مراكز الاتصالات، وصناعات الضيافة حيث تتطلب الشركات مرونة في التوظيف.

جداول العمل عن بعد/المرنة

يسمح جدول العمل عن بعد أو المرن للموظفين بالعمل من المنزل أو أي موقع خارج بيئة المكتب التقليدية. قد تكون الساعات ثابتة أو متغيرة أو مبنية على الإنتاج، حسب سياسات الشركة.

الفوائد الرئيسية لجداول العمل عن بعد/المرنة:

• يزيد من استقلالية الموظفين وتوازن الحياة العملية.
• يقلل من وقت التنقل والمصاريف المرتبطة به.
• يوسع من قاعدة التوظيف، مما يسمح للشركات بتوظيف المواهب من مواقع مختلفة.

تعد جداول العمل عن بعد والمرنة فعالة بشكل خاص في الصناعات مثل تكنولوجيا المعلومات، خدمة العملاء، إنشاء المحتوى، والتسويق، حيث يمكن إتمام المهام رقميًا دون الحاجة إلى تواجد فعلي.

جدول العمل 5-4/9

جدول العمل 5-4/9 هو جدول مضغوط حيث يعمل الموظفون شفتات لمدة تسع ساعات لثمانية أيام في فترة أسبوعين، يليها شفت لمدة ثماني ساعات ويوم عطلة إضافي.

الفوائد الرئيسية لجدول العمل 5-4/9:

• يسمح للموظفين بالحصول على عطلة نهاية أسبوع لمدة ثلاثة أيام كل أسبوعين.
• يزيد الإنتاجية من خلال توفير أيام عمل أطول ولكن عدد أقل من أيام العمل الإجمالية.
• يقلل من تكاليف التنقل ويحسن توازن الحياة العملية.

هذا النوع من الجداول يستخدم عادة في الوكالات الحكومية والمكاتب التجارية والصناعات التي تعتمد على المشاريع والتي يمكنها تحمل هياكل العمل المرنة.

جدول العمل 2-2، 3-2، 2-3

جدول 2-2، 3-2، 2-3 هو جدول شفتات متناوب حيث يعمل الموظفون في دورات من يومين عمل، يومين إجازة، ثلاثة أيام عمل، وهكذا.

الفوائد الرئيسية لجدول 2-2، 3-2، 2-3:

• يوفر للموظفين أيام إجازة منتظمة للتعافي.
• يضمن عمليات الأعمال على مدار 24 ساعة يوميًا دون إفراط في العمل.
• يساهم في توازن عبء العمل من خلال تدوير الموظفين خلال الشفتات المختلفة.

يعد هذا الجدول مثاليًا للصناعات مثل الرعاية الصحية، خدمات الطوارئ، الصناعة التحويلية، والأمن، حيث تتطلب تواجد دائم للموظفين.

جدول العمل 4/10

يتضمن جدول العمل 4/10 أربعة أيام عمل من 10 ساعات في الأسبوع، يليها ثلاثة أيام إجازة.

الفوائد الرئيسية لجدول العمل 4/10:

• يوفر للموظفين يومًا إضافيًا من الإجازة كل أسبوع، مما يحسن توازن الحياة العملية.
• يقلل من نفقات التنقل حيث يسافر الموظفون للعمل لعدد أقل من الأيام.
• يساعد الشركات على زيادة الإنتاجية بتقليل عدد التحولات الشفتية.

غالبًا ما تُستخدم جداول 4/10 في قطاعات دعم العملاء، الإنتاج، الخدمات اللوجستية، والرعاية الصحية حيث يمكن للمناوبات المطولة أن تحسن من الكفاءة.

مثال وقالب لجدول العمل

إن إنشاء جدول عمل منظم وواضح أمر بالغ الأهمية لإدارة القوى العاملة بكفاءة. يضمن الجدول الجيد التنسيق أن يعرف الموظفون مناوباتهم مقدمًا، يمنع تعارض الجداول، ويحسن تنسيق الفريق بشكل عام.

فيما يلي مثال على قالب جدول عمل بسيط يمكن استخدامه عبر مختلف الصناعات:

كيفية استخدام هذا القالب لجدول العمل:

• سرد أسماء الموظفين ووظائفهم لتوضيح المسؤوليات.
• تعيين المناوبات بناءً على الطلب على عبء العمل وتوافر الموظفين.
• ضمان توزيع المناوبات بشكل عادل لمنع الإجهاد أو نقص الموظفين.
• أوضح أيام العطلة بوضوح ليعرف الموظفون متى ليسوا مجدولين.
• احسب إجمالي الساعات لتتبع تكاليف العمالة وضمان الامتثال للوائح العمل.

يساعد قالب الجدول المنظم في الحفاظ على التنظيم، تحسين الشفافية، وتعزيز الإنتاجية.

كيف تبسط شيفتون إنشاء جداول العمل

قد يكون إدارة جداول العمل يدويًا مستهلكًا للوقت، خاصةً للشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين، مناوبات دوارة، أو عمليات على مدار الساعة. تبسط شيفتون، أداة لإدارة القوى العاملة الذكية، العملية من خلال تقديم:

• جدولة آلية للقضاء على الأخطاء اليدوية.
• خيارات الخدمة الذاتية للموظفين لتبديل المناوبات وتحديث التوافر.
• تحديثات في الوقت الحقيقي لمنع التعارضات والتغييرات في اللحظة الأخيرة.
• تتبع الامتثال لضمان الامتثال لقوانين العمل.

تسمح شيفتون للمديرين بإنشاء جداول العمل خلال دقائق، تقليل عبء العمل الإداري، وتحسين كفاءة الجدولة بشكل عام.

اختيار الأنواع المناسبة من الجداول الزمنية للموظفين يؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية ورضا العمل وكفاءة العمل. يضمن جدول العمل المُحكم التوظيف الصحيح ويقلل من النزاعات ويتماشى مع توافر الموظفين واحتياجات الشركة. يجب أن يأخذ أصحاب العمل في اعتبارهم متطلبات الصناعة وساعات العمل التشغيلية وتفضيلات العمال لتحديد أفضل جدول عمل لفريقهم. يستكشف هذا الدليل أنواعًا مختلفة من جداول العمل، بما في ذلك الخيارات القائمة على الوردية والمرنة والمخصصة للصناعة، مما يساعد المديرين على إنشاء جدول مُحسن يدعم الأهداف التجارية ورفاهية الموظفين.

ما هي جداول العمل؟

يحدد جدول العمل متى يُتوقع من الموظفين أداء واجباتهم الوظيفية. يحدد أيام العمل وساعاته ووردياته لضمان سير العمليات بشكل منظم. تُطبق الشركات أنواعًا مختلفة من جداول العمل بناءً على متطلبات الصناعة وعقود الموظفين واحتياجات عبء العمل.

بعض المنظمات تتبع جدول عمل منتظم، مثل نموذج العمل القياسي من 9 إلى 5، بينما يتبنى آخرون ورديات متناوبة أو أسابيع عمل مضغوطة أو إعدادات مرنة بالكامل. اختيار الجدول المناسب يحسن الكفاءة ويمنع الإرهاق ويعزز التوازن بين العمل والحياة.

أنواع الورديات في العمل

تعتمد الشركات التي تعمل لساعات ممتدة أو تقدم خدمات على مدار الساعة على جداول العمل القائمة على الورديات لضمان التغطية المستمرة. فيما يلي أبرز أمثلة الجداول الزمنية المعتمدة على الوردية المستخدمة عبر الصناعات.

9 جداول محوّل شائعة للأعمال

اختيار الأنواع المناسبة من الجداول يضمن عمليات فعالة، ورضا الموظفين، والامتثال لقوانين العمل. فيما يلي تسعة أنواع من جداول العمل الأكثر شيوعًا عبر مختلف الصناعات.

#1 القياسي

عادةً ما يتبع جدول العمل القياسي من 9 إلى 5 أو ساعات من 8 إلى 5، من الاثنين إلى الجمعة، مما يمثل مثالًا على أسبوع عمل من 40 ساعة. هذا هو الإعداد الأكثر تقليدية، والذي يوجد عادة في المكاتب الإدارية والأدوار الإدارية والمؤسسات التعليمية.

الإيجابيات:

• ساعات متوقعة تعزز التوازن بين العمل والحياة بشكل مستقر.
• الموظفون يعرفون روتينهم الأسبوعي، مما يحسن الإنتاجية.
• مثالي للأدوار التي تتطلب التعاون والاجتماعات خلال ساعات العمل.

العيوب:

• قد لا يناسب الشركات التي تتطلب ساعات تشغيل ممتدة.
• مرونة محدودة للموظفين الذين يفضلون جداول بديلة.

#2 ثابت

يعني الجدول الثابت أن الموظفين يعملون في نفس الساعات كل أسبوع بدون تغيير. هذا الهيكل شائع في وظائف البيع بالتجزئة والتصنيع وخدمة العملاء. على سبيل المثال، قد يعمل عامل في متجر بيع بالتجزئة دائمًا من الساعة 10 صباحًا حتى 6 مساءً في أيام الأسبوع.

الإيجابيات:

• تحسين الثبات في الموظفين بفضل الورديات المتوقعة.
• أسهل للمديرين في تخطيط احتياجات التوظيف.
• يمكن للموظفين التخطيط للارتباطات الشخصية حول ساعات العمل.

العيوب:

• أقل مرونة للموظفين وأرباب العمل.
• قد لا يستوعب المتطلبات التجارية المفاجئة أو التقلبات الموسمية.

#3 بدوام كامل

يتألف جدول الدوام الكامل عمومًا من أمثلة لجدول عمل من 40 ساعة موزعة على خمسة أيام أو أكثر. معظم الوظائف بدوام كامل تتبع جدولاً قياسيًا، ولكن توجد اختلافات بناءً على متطلبات الصناعة.

الإيجابيات:

• يتلقى الموظفون كامل المزايا مثل التأمين الصحي والإجازة المدفوعة.
• دخل ثابت وفرص للنمو الوظيفي.
• يوفر الثبات في التعاون ضمن الفريق.

العيوب:

• قد تؤدي الساعات الطويلة إلى الإرهاق دون فترات راحة مناسبة.
• أقل مرونة للموظفين الذين يطمحون للتوازن بين العمل والحياة.

#4 جزئي

يتألف جدول العمل الجزئي من ساعات أقل من جدول العمل الكامل، وعادة أقل من 30 ساعة في الأسبوع. تختلف هذه الجداول ويمكن أن تكون مرنة بناء على اتفاقات بين صاحب العمل والموظف.

الإيجابيات:

• يوفر مرونة للموظفين الذين يحتاجون إلى عبء عمل أخف.
• فعّال من حيث التكلفة للأعمال، حيث قد لا يحتاج الموظفون الجزئيون إلى جميع المزايا.
• مثالي للطلاب والآباء والعاملين الموسميين.

العيوب:

• نقص المزايا مثل التأمين الصحي.
• الدخل قد لا يكون ثابتًا.
• قد تكون الجدولة غير متسقة مما يؤثر على التوازن بين الحياة والعمل.

#5 الوردية

تحدد جدول الورديات مواعيد عمل الموظفين في فترات زمنية مختلفة، مما يغطي دورة تشغيل على مدار 24 ساعة. تعتمد الصناعات مثل الرعاية الصحية والضيافة والنقل بشكل كبير على جداول الورديات المختلفة لضمان الخدمة المستمرة على مدار الساعة.

أنواع العمل بالنوبات:

• الورديات الثابتة – يعمل الموظفون في نفس الوردية كل يوم.
• الورديات الدوارة – يتناوب الموظفون بين الورديات الصباحية والمسائية والليلية.
• الورديات المنقسمة – يتم تقسيم العمل إلى فترتين منفصلتين في اليوم.

الإيجابيات:

• ضمان استمرارية العمليات التجارية.
• توفير فرص العمل لأولئك الذين يفضلون الساعات غير التقليدية.
• تساعد الشركات على إدارة تذبذب عبء العمل بكفاءة.

العيوب:

• يمكن أن تؤثر الورديات الليلية بشكل سلبي على الصحة بسبب اضطراب نمط النوم.
• قد يواجه الموظفون صعوبة في التكيف مع الساعات غير المتسقة.

#6 جداول المقاولين أو المستقلين

لا يتبع المقاولون والمستقلون جدول عمل نموذجي. بدلاً من ذلك، يعملون بناءً على المواعيد النهائية أو المشروعات الموكلة إليهم. هؤلاء المحترفون، غالباً في مجالات التقنية، التصميم وإنتاج المحتوى، يحددون ساعات عملهم.

الإيجابيات:

• أقصى درجة من المرونة لكل من أصحاب العمل والعاملين.
• فعالية من حيث التكلفة للأعمال التي تحتاج إلى مهارات متخصصة للمشروعات قصيرة الأجل.
• لا يوجد التزام بعقود عمل طويلة الأجل.

العيوب:

• قلة الاستقرار للمستقلين الذين يعتمدون على دخل ثابت.
• قد يواجه أصحاب العمل تحديات في إدارة الفرق الخارجية.
• يمكن أن تكون الاتصالات والتنسيق صعبة مع العمال عن بُعد في مناطق زمنية مختلفة.

#7 غير متوقع

يتغير الجدول غير المتوقع أسبوعياً أو يومياً بناءً على احتياجات العمل. وهذا شائع في الصناعات ذات الطلبات المتقلبة، مثل التجارة بالتجزئة والضيافة ووظائف الاقتصاد الحر. قد يكون لدى الموظفين ورديات مختلفة، مما يجعل من الصعب التخطيط للالتزامات الشخصية.

الإيجابيات:

• توفير مرونة القوى العاملة للشركات.
• يمكن للموظفين استلام الوردية بناءً على توفرهم.
• مفيد لإدارة زيادات العمل الموسمية أو المفاجئة.

العيوب:

• نقص الاستقرار للموظفين، مما يجعل التخطيط المالي صعبًا.
• يمكن أن يؤدي إلى عدم الرضا الوظيفي إذا تم تغيير الورديات كثيرًا دون إشعار.
• أصعب على المديرين الحفاظ على جدول فريق متسق.

#8 جدول مضغوط

يختصر الجدول المضغوط ساعات العمل المعتادة في أيام أقل. المثال الأكثر شيوعًا هو جدول 4-10، حيث يعمل الموظفون أربعة أيام بمعدل 10 ساعات بدلاً من أسبوع العمل التقليدي المكون من خمسة أيام. هناك نوع آخر وهو جدول 9/80، حيث يعمل الموظفون 80 ساعة على مدى تسعة أيام بدلاً من عشرة.

الإيجابيات:

• يوفر للموظفين إجازات إضافية للوقت الشخصي.
• يقلل من وقت وتكاليف التنقل.
• يساعد الشركات على تمديد ساعات العمل دون توظيف موظفين إضافيين.

العيوب:

• يمكن أن تؤدي أيام العمل الطويلة إلى الإرهاق وانخفاض الإنتاجية.
• غير مناسب للأعمال التي تتطلب تغطية يومية.
• قد يخلق تحديات في إدارة خدمة العملاء أو أوقات الاستجابة.

#9 جدول متناوب

ينقل الجدول المتناوب الموظفين عبر فترات زمنية مختلفة خلال فترة محددة. على سبيل المثال، قد يعمل الممرضون نوبة صباحية لأسبوع واحد، ونوبة مسائية في الأسبوع التالي، ونوبة ليلية بعد ذلك.

أنواع الجداول المتناوبة:

• الدوران البطيء: تتغير الورديات كل بضعة أسابيع.
• الدوران السريع: تتغير الورديات كل بضعة أيام.

الإيجابيات:

• يوزع عبء العمل بإنصاف بين الموظفين.
• يمنع الإرهاق الناتج عن الورديات المتكررة.
• يضمن للشركات تغطية في جميع الأوقات.

العيوب:

• من الصعب على الموظفين التكيف مع الساعات المتغيرة.
• يمكن أن يؤثر على دورات النوم والرفاهية العامة.
• يتطلب جدولة دقيقة لتجنب عدم رضا الموظفين.

يأتي كل نوع من أنواع الجدول الزمني مع مميزات وتحديات فريدة. يجب على الشركات تقييم متطلبات الصناعة واحتياجات الموظفين والأهداف التشغيلية بعناية قبل اختيار أفضل جدول عمل لفريقها.

14 نوعًا بديلًا من مناهج الورديات

لا يتناسب دائمًا الجدول الزمني التقليدي للورديات مع كل نموذج عمل. تتطلب العديد من الصناعات المرونة لتلبية أحمال العمل المتذبذبة والطلب الموسمي واحتياجات الموظفين. فيما يلي 14 نوعًا بديلاً من جداول العمل التي يمكن للشركات تنفيذها لتحسين العمليات مع دعم التوازن بين العمل والحياة.

1) الورديات المقسمة

تقسم الوردية المقسمة يوم عمل الموظف إلى جزئين منفصلين بفاصل كبير بينهما. على عكس الجدول الزمني القياسي الذي يشمل استراحة غداء قصيرة، غالبًا ما تتضمن هذه النوعية من الورديات فجوة طويلة بين ساعات العمل.

مثال:

قد يعمل موظف في مطعم من 8 صباحًا إلى 12 ظهرًا، يأخذ استراحة، ثم يعود من 5 مساءً إلى 9 مساءً للتعامل مع خدمة العشاء في ذروتها.

الإيجابيات:

• يمكّن الشركات من توظيف العاملين خلال ساعات الذروة مع تقليل تكاليف العمالة خلال الفترات البطيئة.
• يمكن للموظفين استغلال الاستراحات الطويلة للقيام بمهمات شخصية أو الراحة أو حتى العمل الثانوي.
• مفيد للصناعات مثل خدمات الطعام والنقل وخدمة العملاء حيث يتذبذب الطلب طوال اليوم.

العيوب:

• يمكن أن تشعر أيام العمل الممتدة بالإرهاق رغم الاستراحات الطويلة.
• قد يواجه الموظفون صعوبة في إدارة الوقت بفاعلية بين الورديات.
• غير مناسب للعمال الذين يفضلون جدول عمل مستمر.

2) الورديات الأسبوعية

تحتاج بعض الشركات إلى توظيف العاملين في عطلة نهاية الأسبوع، إما لتلبية طلب العملاء أو لضمان استمرارية العمليات. يتم تعيين جداول عمل الورديات الأسبوعية للموظفين للعمل أيام السبت والأحد، غالبًا مع إجازة خلال أيام الأسبوع.

مثال:

قد يكون لسكرتير في فندق جدول عمل يبدأ من الخميس إلى الاثنين، مع جعل الثلاثاء والأربعاء أيام راحة.

الإيجابيات:

• أمر ضروري للصناعات مثل الضيافة والرعاية الصحية والتجزئة التي تزداد الزيارات خلال نهاية الأسبوع.
• يستفيد منها الموظفون الذين يفضلون اجازة في أيام الأسبوع (مثل الآباء أو الطلاب).
• غالبًا ما يجلب معه حوافز مادية إضافية أو فروق في الرواتب.

العيوب:

• قد يشعر الموظفون بالانفصال عن العائلة والأصدقاء الذين يعملون في جدول العمل النموذجي.
• قد تكون الورديات الأسبوعية أقل رغبة، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل التناوب.

3) الورديات تحت الطلب

تتطلب الورديات تحت الطلب من الموظفين أن يكونوا متاحين للعمل عند الحاجة ولكن لا تضمن لهم ساعات محددة. يجب عليهم البقاء على اتصال والاستعداد للحضور إلى العمل عند إشعار قصير.

مثال:

قد يكون الطبيب جاهزًا على مدار الليل للحضور في حالة حدوث حالة طارئة لمريض.

الإيجابيات:

• يضمن استجابة فورية للطلبات العمل الطارئة.
• شائع في مجالات الرعاية الصحية، دعم تكنولوجيا المعلومات، وخدمات الطوارئ، حيث المتغيرات غير المتوقعة تحدث.
• قد يحصل الموظفون على تعويض حتى لو لم يتم استدعاؤهم.

العيوب:

• يجعل عدم التوقع من الصعب على الموظفين التخطيط للوقت الشخصي.
• يمكن أن تكون الاستمرارية في جاهزية التواجد مرهقة وتؤدي إلى الإرهاق.
• وقد تتطلب بعض قوانين العمل تعويضًا عن الحالة تحت الطلب، مما يزيد من تكاليف الرواتب.

4) الورديات الإضافية

تحدث الورديات الإضافية عندما يعمل الموظف ساعات تتجاوز جدول عمله المعتاد، وغالبًا ما تتجاوز جدول العمل القياسي الذي يمتد لـ40 ساعة أسبوعيًا. عادةً ما يتم تعويض العمل الإضافي بمعدل أجور أعلى.

مثال:

قد يعمل عامل في مصنع 10 ساعات إضافية خلال فترات الإنتاج القصوى، ويحصل على 1.5 ضعف معدل أجره العادي.

الإيجابيات:

• يوفر للموظفين فرصًا لزيادة الدخل.
• يساعد الشركات في تلبية الطلب المتزايد دون الحاجة لتوظيف موظفين إضافيين.
• مفيد في صناعات مثل الخدمات اللوجستية، الرعاية الصحية، والتصنيع.

العيوب:

• قد يؤدي إلى إرهاق الموظفين وانخفاض الإنتاجية.
• قد يؤدي إلى تكاليف رواتب أعلى.
• يمكن أن يشير الاعتماد طويل الأجل على العمل الإضافي إلى سوء التخطيط للقوى العاملة.

5) الورديات المرنة

تسمح الورديات المرنة للموظفين بتحديد ساعات العمل الخاصة بهم ضمن إطار محدد. بدلاً من الالتزام بالجدول الزمني التقليدي، يمكنهم بدء وانتهاء العمل في أوقات مختلفة بناءً على التفضيل الشخصي ومتطلبات الوظيفة.

مثال:

يمكن لمطور برمجيات أن يختار العمل من الساعة 7 صباحاً إلى 3 مساءً بدلاً من جدول 9-5 التقليدي.

الإيجابيات:

• يحسن التوازن بين العمل والحياة، مما يقلل من إجهاد الموظف.
• يزيد الإنتاجية من خلال السماح للموظفين بالعمل خلال أوقات ذروة الإنتاجية لديهم.
• يساعد في جذب أفضل المواهب، خاصةً بين العاملين عن بُعد والصناعات القائمة على المعرفة.

العيوب:

• يتطلب الثقة بين أصحاب العمل والموظفين لضمان إنجاز العمل.
• قد يسبب صعوبات في تنسيق الاجتماعات الجماعية والتعاون.
• غير مناسب للصناعات التي تتطلب تغطية صارمة للشفتات، مثل الرعاية الصحية أو البيع بالتجزئة.

6) الأوقات الموسمية أو المؤقتة

يخصص جدول الشفتات الموسمية للموظفين العمل فقط خلال أوقات محددة من السنة، عادة في الصناعات التي تتطلب الطلب المتغير. قد تُستخدم الشفتات المؤقتة للمشاريع الخاصة أو التوظيف القصير الأجل.

مثال:

العاملون في البيع بالتجزئة الذين يتم توظيفهم في الجمعة السوداء وموسم الأعياد أو العاملون الزراعيون الذين يتم جلبهم خلال أشهر الحصاد.

الإيجابيات:

• يساعد الشركات في إدارة الطلب العالي بكفاءة.
• يوفر فرص عمل للعمال المؤقتين.
• يقلل من التكاليف المرتبطة بتوظيف الموظفين بدوام كامل.

العيوب:

• قد يستلزم تدريباً مكثفاً للعمال الموسميين، ما يزيد من وقت التوظيف.
• العمل المؤقت يفتقر إلى الاستقرار، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل الدوران.
• يجب على الشركات إعادة التوظيف وتدريب موظفين جدد في كل موسم.

7) جدول الشفتات غير المنتظمة

جدول الشفتات غير المنتظمة يتغير تكرارًا، بدون نمط ثابت. قد يعمل الموظفون ساعات مختلفة كل أسبوع بناءً على احتياجات العمل.

مثال:

قد يعمل الساقي مساء الاثنين في أسبوع، ثم صباح السبت في الأسبوع التالي.

الإيجابيات:

• يوفر أقصى مرونة في الجدولة للشركات.
• مفيد لتغطية الغيابات غير المتوقعة أو التغيرات في عبء العمل.
• يساعد في تحسين مستويات التوظيف دون زيادة التوظيف.

العيوب:

• يجعل التخطيط الشخصي صعبًا بالنسبة للموظفين.
• يمكن أن يسبب التعب بسبب أنماط النوم غير المنتظمة.
• يمكن للتغيرات غير المتوقعة أن تسبب عدم الرضا لدى الموظفين.

8) لا يوجد جدول محدد

عدم وجود جدول محدد يعني أن الموظفين ليس لديهم ساعات عمل أو شفتات محددة مسبقًا. بدلاً من ذلك، يعملون عند الحاجة، غالبًا بإشعار قصير. هذا النوع من جداول العمل شائع في الاقتصاد المؤقت، الوظائف الحرة، وبعض المناصب في قطاعي البيع بالتجزئة والضيافة.

مثال:

يسجل سائق الرحلات مشاركة عبر تطبيق كلما كان متاحًا لقبول الرحلات. يتولى مصمم الجرافيك الحر مشاريع بناء على الطلب.

الإيجابيات:

• أقصى مرونة للعمال الذين يفضلون اختيار ساعاتهم الخاصة.
• مفيد للشركات التي لديها أعباء عمل غير متوقعة.
• يقلل الحاجة للإشراف على الجدول الزمني.

العيوب:

• قد يعاني الموظفون من عدم استقرار الدخل بسبب تغير ساعات العمل.
• من الصعب على الشركات ضمان توافر الموظفين باستمرار.
• قد يجد العمال صعوبة في التخطيط لوقتهم الشخصي بفعالية.

9) جدول الشفتات بتقنية بيتمن

برنامج بيتمن للشفتات هو نظام دوراني يُستخدم غالبًا في الصناعات التي تتطلب تغطية على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يعمل الموظفون اثنين أو ثلاثة من الشفتات لمدّة 12 ساعة متتالية، يليها أيام إجازة. يتكرر الدورة عادة كل أسبوعين.

مثال:

يعمل حارس الأمن يومي الاثنين والثلاثاء (شفتات مدتها 12 ساعة)، ويحصل على إجازة يومي الأربعاء والخميس، ثم يعمل من الجمعة حتى الأحد. في الأسبوع التالي، ينعكس النمط.

الإيجابيات:

• يوفر لكل موظف عطلة نهاية أسبوع كاملة كل أسبوعين.
• يقلل من تكرار التنقل نظرًا لأن الموظفين يعملون شفتات أطول.
• يحصل الموظفون على عدة أيام إجازة متتالية، مما يسمح بالاستراحة.

العيوب:

• يمكن أن تكون الشفتات بمدّة 12 ساعة مرهقة بدنيًا وذهنيًا.
• قد لا تتناسب مع العمال الذين يفضلون جدول عمل تقليديًا مدته 40 ساعة في الأسبوع.
• يمكن أن تتسبب أخطاء الجدولة في فجوات في التغطية.

10) جدول الشفتات بتقنية دوبونت

جدول دوبونت للشفتات عبارة عن دورة مدتها أربعة أسابيع حيث يتناوب الموظفون بين شفتات نهارية وليلية مع أيام راحة مضمّنة. يوفر هذا الجدول إجازة كاملة لمدة أسبوع كل أربعة أسابيع.

مثال:

يتبع مصنع التصنيع هذه الدورة:

1. أربع شفتات ليلية → ثلاثة أيام إجازة
2. ثلاث شفتات نهارية → يوم إجازة
3. ثلاث شفتات ليلية → ثلاثة أيام إجازة
4. نوبات عمل لمدة أربعة أيام → إجازة لمدة سبعة أيام

الإيجابيات:

• يضمن استمرارية العمليات التجارية مع منح الموظفين فترات راحة مطولة.
• يقدم أسبوعًا كاملًا من الإجازة كل شهر، مما يحسن توازن العمل والحياة.
• يوزع نوبات العمل الليلية والنهارية بشكل عادل بين جميع الموظفين.

العيوب:

• التناوب بين النوبات الليلية والنهارية يمكن أن يعطل أنماط النوم.
• قد تؤدي ساعات العمل الممددة إلى الإرهاق.
• يتطلب جدولة دقيقة لمنع نقص الموظفين.

11) نوبة كيللي

جدول نوبات كيللي يُستخدم عادة في إدارات الإطفاء وخدمات الطوارئ. يتبع دورة مدتها 9 أيام حيث يعمل الموظفون نوبات لمدة 24 ساعة تليها 48 ساعة إجازة.

مثال:

يعمل رجل الإطفاء يوم الاثنين (24 ساعة)، ثم يحصل على إجازة يومي الثلاثاء والأربعاء قبل العمل نوبة أخرى لمدة 24 ساعة يوم الخميس.

الإيجابيات:

• يوفر فترات راحة طويلة بعد كل نوبة، مما يتيح التعافي.
• يساعد في المحافظة على تغطية على مدار 24/7 دون زيادة العمل الإضافي المفرط.
• أيام تنقل أقل في الشهر، مما يقلل من تكاليف السفر.

العيوب:

• النوبات التي تستمر لمدة 24 ساعة تتطلب جهدًا كبيرًا بدنيًا وعقليًا.
• غير مناسبة للأدوار التي تتطلب اليقظة الذهنية المستمرة.
• قد يعاني الموظفون من الحرمان من النوم خلال النوبات.

12) جدول نوبات 2-2-3

جدول نوبات 2-2-3، المعروف أيضًا بجدول بنما، يعمل على أساس التناوب مع يومين عمل، يومين إجازة، ثلاثة أيام عمل. يعمل الموظفون نوبات مدتها 12 ساعة، مما يضمن تغطية أعمال على مدار 24/7.

مثال:

الأسبوع 1: الاثنين-الثلاثاء (عمل)، الأربعاء-الخميس (إجازة)، الجمعة-الأحد (عمل)
الأسبوع 2: الاثنين-الثلاثاء (إجازة)، الأربعاء-الخميس (عمل)، الجمعة-الأحد (إجازة)

الإيجابيات:

• الموظفون لا يعملون أكثر من ثلاثة أيام متتالية.
• يضمن لكل موظف إجازة نهاية أسبوع كل أسبوعين.
• يحافظ على توزيع عادل لساعات العمل عبر الفرق.

العيوب:

• يجب على الموظفين التكيف مع العمل في عطلات نهاية الأسبوع كل أسبوعين.
• النوبات التي تستمر لمدة 12 ساعة قد تكون مرهقة مع مرور الوقت.

13) جدول نوبات 4-10

يتيح جدول نوبات 4-10 للموظفين العمل أربعة أيام لمدة 10 ساعات بدلاً من خمسة أيام لمدة 8 ساعات، مما يوفر يومًا إضافيًا إجازة كل أسبوع.

مثال:

يعمل أخصائي تكنولوجيا المعلومات من الاثنين إلى الخميس من 7 صباحًا إلى 5 مساءً ويحصل على إجازة يومي الجمعة إلى الأحد.

الإيجابيات:

• يحصل الموظفون على يوم إضافي إجازة، مما يحسن توازن العمل والحياة.
• رحلات أقل تقلل من تكاليف ومدة النقل.
• الشفتات الطويلة تعني عدد أقل من التنقلات، مما يحسن سير العمل.

العيوب:

• النوبات اليومية الطويلة قد تؤدي إلى الإرهاق.
• غير مناسب للأعمال التي تتطلب تغطية خمسة أيام في الأسبوع.

14) 9/80

جدول 9/80 هو أسبوع عمل مضغوط حيث يعمل الموظفون 80 ساعة على مدار تسعة أيام بدلاً من عشرة، مما يوفر يومًا إضافيًا إجازة كل أسبوعين.

مثال:

• الأسبوع الأول: أربع نوبات عمل لمدة 9 ساعات (الاثنين-الخميس)، نوبة واحدة لمدة 8 ساعات (الجمعة)
• الأسبوع الثاني: أربع نوبات عمل لمدة 9 ساعات (الاثنين-الخميس)، إجازة يوم الجمعة

الإيجابيات:

• يوفر عطلة نهاية أسبوع لمدة ثلاثة أيام كل أسبوعين.
• يعمل الموظفون نوبات أطول قليلاً ولكن يحافظون على روتين منتظم.
• شائعة في مجالات الهندسة، الحكومة، والبيئات المؤسسية.

العيوب:

• يتطلب الجدولة تتبعًا دقيقًا لساعات العمل الأسبوعية للالتزام بقوانين العمل.
• يجب على الموظفين التكيف مع أيام العمل الطويلة دون الإرهاق.

جداول العمل الأخرى

تتطلب بعض الأعمال طرق جدولة غير تقليدية لموازنة الكفاءة التشغيلية مع احتياجات الموظفين. فيما يلي عدة أنواع إضافية من الجداول التي تقدم مرونة وتكيفًا في القوى العاملة اليوم.

#1 جدول العمل عن بعد

يسمح جدول العمل عن بُعد للموظفين بالعمل من المنزل أو أي موقع خارج المكتب. ازدادت شعبية هذا الترتيب مع تطور التكنولوجيا وظهور أدوات التعاون الرقمي.

مثال:

يعمل مستشار تسويق من المنزل ويحدد ساعات عمله الخاصة بشرط تلبية المواعيد النهائية وحضور الاجتماعات الافتراضية.

الإيجابيات:

• يزيد من إنتاجية الموظفين بتقليل عوامل التشتيت في المكتب.
• يلغي وقت الانتقال، مما يحسن توازن العمل والحياة.
• يوسع فرص التوظيف خارج القيود الجغرافية.

العيوب:

• يتطلب انضباطًا ذاتيًا قويًا وإدارة للوقت.
• قد يكون التعاون صعبًا بدون تفاعلات وجهاً لوجه.
• يجب على أصحاب العمل الاستثمار في أدوات الأمان والاتصالات للعمل عن بُعد.

#2 جدول العمل الهجين

يجمع جدول العمل الهجين بين العمل داخل المكتب والعمل عن بُعد، مما يسمح للموظفين بتقسيم وقتهم بين البيئتين.

مثال:

يعمل محاسب في المكتب يومي الاثنين والأربعاء، لكنه يعمل عن بُعد في الثلاثاء والخميس والجمعة.

الإيجابيات:

• يوفر المرونة مع الحفاظ على التعاون الشخصي.
• يقلل تكاليف المكتب ويتيح استخدام أفضل للمساحة.
• يعطي الموظفين مزيدًا من التحكم في بيئة عملهم.

العيوب:

• قد يكون تحديد أيام العمل في المكتب صعبًا لتنسيق الفريق.
• قد يواجه الموظفون صعوبة في الحفاظ على روتين ثابت.
• يتطلب تكنولوجيا موثوقة للتواصل السلس.

#3 تقاسم الوظائف

يحدث تقاسم الوظيفة عندما يتقاسم موظفان مسؤوليات وظيفة بدوام كامل واحدة. كل عامل يكون مسؤولًا عن جزء من عبء العمل، وعادة ما يعمل ساعات دوام جزئي.

مثال:

يقسم اثنان من أخصائيي الموارد البشرية منصبًا واحدًا — يعمل أحدهما من الاثنين إلى الأربعاء، بينما يعمل الآخر من الخميس إلى الجمعة.

الإيجابيات:

• يسمح للشركات بالاحتفاظ بالموظفين ذوي الخبرة الذين يحتاجون لساعات أقل.
• يساعد الموظفين على الحفاظ على توازن العمل والحياة مع الاحتفاظ بمسيرتهم المهنية.
• يزيد من تنوع مكان العمل من خلال تلبية الاحتياجات المختلفة.

العيوب:

• يتطلب تواصلاً سلسًا بين الموظفين المشاركين في التقاسم الوظيفي.
• قد يؤدي إلى الارتباك إذا لم تكن المهام والمسؤوليات محددة بوضوح.
• يجب إدارة الجدول الزمني بعناية لتجنب انقطاع العمل.

#4 عقود العمل غير محددة الساعات

تعني عقود العمل غير محددة الساعات أن صاحب العمل ليس ملزمًا بتزويد عدد محدد من ساعات العمل، والموظف ليس ملزمًا بقبول العمل عند عرضه. هذا النوع من جداول العمل شائع في وظائف الضيافة وتجارة التجزئة والأعمال القائمة على الأحداث.

مثال:

يتم استدعاء عامل المطعم فقط عندما يكون الطلب مرتفعًا ولكن ليس لديه ورديات مضمونة كل أسبوع.

الإيجابيات:

• يوفر للشركات قوة عمل مرنة خلال فترات الذروة.
• يسمح للموظفين بقبول أو رفض الورديات حسب التوفر.
• يقلل من تكاليف الأجور عندما يكون الطلب على العمل منخفضًا.

العيوب:

• يواجه الموظفون عدم استقرار الدخل بسبب الساعات غير المتوقعة.
• يمكن أن يؤدي نقص الأمان الوظيفي إلى انخفاض الروح المعنوية.
• بعض الدول لديها قوانين عمل صارمة تنظم عقود العمل غير محددة الساعات.

#5 العمل بدوام جزئي دائم

يوفر جدول العمل بدوام جزئي دائم للموظفين عدد ساعات ثابتًا في الأسبوع لكن أقل من الحد المطلوب للحصول على وضع بدوام كامل. على عكس العمل المؤقت أو العارض، يحصل الموظفون بدوام جزئي دائم على مزايا مثل الإجازة المدفوعة والأمان الوظيفي.

مثال:

يعمل ممثل خدمة العملاء 25 ساعة في الأسبوع مع جدول ثابت من الاثنين إلى الجمعة، من الساعة 9 صباحًا حتى 2 ظهرًا.

الإيجابيات:

• يوفر الاستقرار بينما يسمح للموظفين بالحفاظ على ساعات عمل أقل.
• يساعد الشركات على الاحتفاظ بالموظفين المهرة الذين يفضلون العمل بدوام جزئي.
• يتلقى الموظفون مزايا أثناء العمل لساعات أقل من الموظفين بدوام كامل.

العيوب:

• قد يفوت الموظفون بعض المزايا الكاملة مثل فرص النمو المهني.
• قد يكون توزيع عبء العمل تحديًا إذا تولى موظفو الدوام الجزئي مهام أساسية.

الورديات حسب الصناعة

تختلف جداول العمل حسب متطلبات الصناعة. تطلب بعض القطاعات تغطية 24/7، بينما تعمل أخرى ضمن ساعات العمل التقليدية. اختيار أنواع الجداول المناسبة يضمن الكفاءة، ورضا الموظفين، والامتثال لقوانين العمل.

جداول العمل في البناء

تتبع مشاريع البناء أنواعًا مختلفة من جداول العمل حسب المواعيد النهائية، والظروف الجوية، وتوفر العمل. يعمل العديد من العمال من 8-5 ساعات، لكن بعض المشاريع تتطلب نوبات موسعة أو متناوبة لتلبية الجداول الزمنية الضيقة. العمل الإضافي شائع، خاصة نحو اكتمال المشروع. تستخدم بعض مواقع البناء جدول 9/80، حيث يعمل الموظفون 80 ساعة على مدى تسعة أيام ويحصلون على كل جمعة أخرى إجازة.

قد يتبع العمال أيضًا جدولًا مضغوطًا، مثل أربعة نوبات لمدة 10 ساعات، مما يسمح بأيام عمل أقل في الأسبوع. غالبًا ما تعتمد المشاريع الموسمية على جداول العمل المؤقتة والمتعاقدين، حيث يتم توظيف العمال لمرحلة محددة من البناء.

تشمل التحديات في جدولة البناء تأخيرات الطقس غير المتوقعة، وتغيرات المشروع، وضمان سلامة العمال خلال النوبات الطويلة. تساعد الجدولة السليمة في الحفاظ على الكفاءة دون إرهاق الموظفين.

جداول العمل لمساعدي الرعاية الطبية

يتطلب العاملون في الرعاية الصحية تغطية نوبات على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مما يؤدي إلى جداول زمنية هيكلية للغاية إلا أنها مرهقة. تستخدم معظم المستشفيات والعيادات جداول زمنية متناوبة، حيث يعمل الموظفون في نوبات مختلفة كل أسبوع لتوزيع الأعباء. تشمل النوبات الشائعة:

• نوبة النهار (8 صباحًا – 4 مساءً)
• نوبة المساء (4 مساءً – 12 صباحًا)
• نوبة الليل (12 صباحًا – 8 صباحًا)

تطبق بعض المستشفيات جداول Pitman أو Dupont، مما يضمن رعاية مستمرة للمرضى مع توفير فترات راحة مطولة. غالبًا ما يتبع موظفو الطوارئ والعناية المركزة نوبات عمل لمدة 12 ساعة، مثل جداول 2-2-3، حيث يعملون يومين ثم يحصلون على يومين إجازة ثم يعملون ثلاثة أيام.

النوبات عند الطلب شائعة في طب الطوارئ، حيث يتوجب على الموظفين أن يكونوا متاحين دون جدول محدد. العمل الإضافي شائع، وقد يؤدي إلى الاحتراق الوظيفي إذا لم يتم إدارته بشكل صحيح. تساعد الجدولة المرنة، وتقاسم العمل، والاستشارات عن بُعد في تقليل العبء على العاملين الطبيين.

جداول العمل لمكاتب المحاماة

عادة ما تتبع مكاتب المحاماة جداول عمل من 9-5، لكن العمل عادة ما يمتد إلى ما بعد ساعات المكتب التقليدية. يعمل العديد من المحامين من 50-60 ساعة أسبوعيًا، وأحيانًا تشمل عطلات نهاية الأسبوع. غالبًا ما يعمل المحامون الجدد على جدول غير متوقع، تمليه مطالب العملاء والمواعيد النهائية للمحكمة.

تقوم بعض مكاتب المحاماة بتطبيق جداول مضغوطة، مما يسمح للمحامين بالعمل ساعات أطول في أيام أقل. تصبح الجداول عن بُعد والمختلطة أكثر شيوعًا، خاصة في البحوث القانونية والاستشارات مع العملاء. غالبًا ما يعمل المساعدون القانونيون وموظفو الدعم في جداول زمنية قياسية، على الرغم من أن قضايا التقاضي قد تتطلب عمل إضافي.

موازنة الأعباء في مكاتب المحاماة تشكل تحديًا بسبب طلبات القضايا غير المتوقعة. يضمن الجدول الزمني الصحيح للعمل أن تبقى إنتاجية الموظفين عالية مع منع الاحتراق الوظيفي.

كيف يتم إنشاء جداول عمل الموظفين؟

يتطلب إنشاء جدول عمل للموظفين تخطيطًا استراتيجيًا لموازنة احتياجات العمل مع توفر الموظفين. يحسن الجدول المنظم للعمل الإنتاجية، ويقلل من النزاعات، ويضمن سلاسة العمليات. أدناه الخطوات الأساسية لتطوير جدول عمل فعال للموظفين.

1. تحديد الموارد

قبل إنشاء جدول زمني، قم بتقييم الموارد المتاحة، بما في ذلك حجم القوى العاملة، المهارات، والاحتياجات التشغيلية. حدد الأدوار الحيوية التي تتطلب تغطية بدوام كامل والمجالات التي يمكن أن يملأها العمال بدوام جزئي أو العقود. ضع في اعتبارك توزيع الأعباء لمنع احتراق الموظفين مع الحفاظ على كفاءة الأعمال.

2. سرد الاحتياجات لكل فئة نوبة

حدد عدد الموظفين المطلوب لكل نوبة وأدوارهم. إذا كان العمل يعمل من 8-5 ساعات، فتأكد من وجود تغطية كافية طوال اليوم. بالنسبة للعمليات على مدار الساعة طوال الأسبوع، خطط نوبات مثل دوران النهار والمساء والليل. يجب على الأعمال التجارية ذات الطلب المتغير النظر في الجدولة الموسمية أو المرنة.

3. توقع الطلب

حلل ذروات ساعات العمل التجارية، والاتجاهات الموسمية، وتغيرات الأعباء. قد تحتاج المتاجر إلى المزيد من الموظفين خلال عطلات نهاية الأسبوع، بينما تتطلب المستشفيات تغطية مستمرة 24/7. يساعد دراسة جداول عمل الموظفين السابقة في التنبؤ بطلبات المستقبل وتجنب نقص أو زيادة الموظفين.

4. جمع تفضيلات الموظفين

خذ في الاعتبار توافر الموظفين وتفضيلاتهم عند إعداد الجداول. قد يفضل بعض العمال نوبات الصباح، بينما يعمل الآخرون بشكل أفضل خلال المساء. يقلل جمع المدخلات من التغيب عن العمل ويزيد من رضا الوظيفة.

5. مراجعة الجداول السابقة

قم بتحليل أمثلة جداول العمل السابقة لتحديد أوجه القصور. ابحث عن اتجاهات تبادل النوبات، التغيب المتكرر، أو تضارب الجداول. عدل الجدول الجديد لحل المشاكل المتكررة وتحسين إدارة القوى العاملة.

6. اعداد خطة بديلة

يمكن أن تؤدي الغيابات غير المخطط لها إلى تعطيل سير العمل. ضع خطة احتياطية بالحفاظ على قائمة الموظفين المتاحين للنوبات عند الطلب أو العمل الإضافي. باستخدام مثال لجدول العمل يشتمل على موظفين احتياطيين مخصصين يمنع مشاكل الجدولة المفاجئة.

7. بحث القوانين

تأكد من الامتثال لقوانين العمل واللوائح الصناعة. تحقق من القوانين المتعلقة بالساعات المجدولة، دفع العمل الإضافي، فترات الراحة، وحقوق الموظفين. قد يؤدي عدم الامتثال إلى مشاكل قانونية وانخفاض رضا الموظفين.

8. استخدم منظم الجداول

يعد إنشاء جداول مختلفة يدويًا عملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. شفتون هو تطبيق لإدارة المهام مصمم لأتمتة تخطيط النوبات، وجدولة الموظفين وتوازن الأعباء. مع شفتون، يمكن للشركات:

• أتمتة تعيين النوبات بناءً على متطلبات الأعباء.
• السماح للموظفين بطلب تبادل النوبات وإدارة التوافر.
• تقليل أخطاء الجدولة باستخدام تحسين مدعوم بالذكاء الاصطناعي.
• تحسين جداول العمل من خلال التعديلات في الوقت الحقيقي.

استخدام برامج إدارة المهام مثل شفتون يسهل أنواع تخطيط الجدول، مما يضمن الكفاءة وتقليل عبء العمل الإداري.

9. قم بنشر الجدول

بمجرد أن يتم تحديد جدول العمل للموظفين، شاركه مع الفريق مسبقًا. استخدم تطبيقات إدارة المهام أو أدوات الاتصال الداخلي لإخطار الموظفين والسماح لهم بمراجعة نوباتهم. تمنع الشفافية في الجدولة التضاربات في اللحظة الأخيرة وتحسن التنسيق بين القوى العاملة.

لماذا يعد إنشاء جدول عمل مهمًا؟

يضمن جدول العمل المنظم للموظفين الكفاءة التشغيلية، ورضا القوات العاملة، والامتثال لقوانين العمل. بدون جدول أعمال منظم جيدًا، تواجه الشركات التغيب عن العمل، والاحتراق الوظيفي، وفقدان الإنتاجية. أدناه الأسباب الرئيسية التي تجعل جدول عمل الموظفين السليم ضروريًا.

1. تحسين الاحتفاظ بالموظفين

يقلل جدول العمل المخطط جيدًا للموظفين من الإجهاد ويضمن توزيع النوبات بشكل عادل. الموظفون الذين يحصلون على ساعات مجدولة يمكن التنبؤ بها هم أقل عرضة للاحتراق الوظيفي أو عدم الرضا عن العمل، مما يؤدي إلى انخفاض معدلات الدوران. تستقطب الشركات التي تقدم خيارات جداول مرنة القوى العاملة المتميزة بإعطاء الأولوية للالتزامات الشخصية وتوازن الحياة والعمل.

2. تحسين إنتاجية الموظفين

يتماشى جدول زمن العمل الأمثل مع توفر الموظفين وساعات الذروة للأعمال التجارية، مما يضمن وجود الموظفين عندما يكون الطلب في أعلى مستوياته. تعيين النوبات بناءً على أنماط الإنتاجية – مثل جدولة نوبات الصباح للعاملين المبكرين – يزيد من الكفاءة. الموظفون الذين لديهم جدول عمل منظم يعانون من تشتيت أقل ويحافظون على مستويات أداء أعلى.

3. ضمان التوظيف على مدار الساعة

الصناعات مثل الرعاية الصحية وخدمة العملاء والأمن تتطلب تغطية مستمرة. تنفيذ جداول عمل مختلفة، مثل جدول Pitman وDupont أو الورديات الدورية، يضمن أن الشركات تعمل بكفاءة بدون فجوات في الخدمة. يساهم جدول العمل الأسبوعي المناسب في منع نقص الموظفين، مما يقلل من الاضطرابات التشغيلية.

4. إدارة الرواتب الفعالة

يساعد جدول عمل واضح في تتبع ساعات عمل الموظفين والعمل الإضافي ونفقات الرواتب. الشركات التي تستخدم برامج إدارة المهام تقوم بأتمتة تتبع الورديات وتضمن الامتثال لقوانين العمل المتعلقة بالعمل الإضافي والاستراحات. الجدولة المناسبة تمنع النفقات الزائدة على الرواتب بسبب التخطيط غير الفعال للورديات.

5. تقليل الضغط في العمل

يساهم تنظيم جدول العمل للموظفين في الحيلولة دون إرهاق الموظفين بساعات طويلة أو ورديات غير متوقعة. الموظفون الذين لديهم جدول ثابت للعمل يعانون من توتر أقل، مما يؤدي إلى تحسين الصحة العقلية والرضا في مكان العمل. تساهم سياسات مشاركة الوظائف والجداول المدمجة وترتيبات العمل المرنة في تعزيز راحة الموظفين.

6. توازن مرضي بين العمل والحياة

يتيح جدول العمل الجيد للموظفين وقتًا كافيًا لإدارة الالتزامات الشخصية جنبًا إلى جنب مع مسؤوليات العمل. توفر الجداول مثل نماذج العمل الهجينة أو جداول الورديات 4-10 أو ترتيبات 9/80 فترات راحة ممتدة دون التأثير على الإنتاجية. الشركات التي تعطي الأولوية لتوازن العمل والحياة تجذب وتحافظ على الموظفين المتحمسين.

كيفية اختيار جدول العمل المثالي لموظفيك

يتطلب اختيار أفضل جدول عمل موازنة احتياجات العمل مع تفضيلات الموظفين. الأنواع الصحيحة من الجداول تحسن الإنتاجية، تعزز الرضا الوظيفي، وتضمن الامتثال لقوانين العمل. عند تحديد الجدول المثالي للعمل، يجب مراعاة العوامل التالية:

1. متطلبات العمل

حدد الاحتياجات التشغيلية الأساسية للشركة. بعض الصناعات مثل الرعاية الصحية والتصنيع تحتاج إلى تغطية على مدار 24/7، بينما تعمل صناعات أخرى على جدول عمل قياسي. حدد ما إذا كان الجدول الثابت أو الدوار أو المرن يلائم نموذج عملك.

2. تفضيلات الموظفين

تأخذ الجداول الزمنية الناجحة احتياجات الموظفين بعين الاعتبار. يفضل بعض العمال الورديات الصباحية، بينما يكون البعض الآخر أكثر إنتاجية في المساء. تساعد خيارات الجدولة المرنة، مثل العمل عن بعد أو الورديات المدمجة، في جذب المواهب والاحتفاظ بها. جمع ملاحظات الموظفين يضمن رضا وظيفي أعلى.

3. متطلبات العملاء والخدمات

يجب على شركات التجزئة والضيافة والرعاية الصحية موائمة جداول الموظفين مع فترات الطلب القصوى. إذا كان تواجد العملاء في عطلة نهاية الأسبوع أعلى، فإن جدولة الورديات في هذه الفترات تضمن خدمة مثالية. يساعد تحليل ساعات العمل السابقة في توقع احتياجات التوظيف.

4. الامتثال لقوانين العمل

يجب أن يلتزم كل جدول عمل للموظفين باللوائح العمالية، بما في ذلك الدفع عن العمل الإضافي، وفترات الراحة، وحدود ساعات العمل. بعض المناطق تفرض قيوداً على الورديات الليلية أو تنفيذ فترات استراحة محددة. التغاضي عن هذه القوانين يمكن أن يؤدي إلى عقوبات وعدم رضا الموظفين.

5. القابلية للتوسع والنمو المستقبلي

يجب أن يتسع جدول العمل المصمم بشكل جيد لتوسع العمل. كلما تنامت الشركات، تزداد تعقيدات الجدولة. استخدام برنامج إدارة المهام مثل Shifton يبسط عملية الجدولة للفرق الكبيرة، مما يتيح أتمتة تعيين الورديات وتقليل النزاعات.

يتضمن اختيار أفضل جدول عمل تقييم أهداف الشركة، ورفاه الموظفين والمتطلبات القانونية. تعزيز الأنواع الصحيحة من جداول العمل يحسن الكفاءة مع الحفاظ على بيئة عمل صحية.

كيفية اختيار جدول العمل المثالي لموظفيك

يتطلب اختيار أفضل جدول عمل موازنة احتياجات العمل مع تفضيلات الموظفين. الأنواع الصحيحة من الجداول تحسن الإنتاجية، تعزز الرضا الوظيفي، وتضمن الامتثال لقوانين العمل. عند تحديد الجدول المثالي للعمل، يجب مراعاة العوامل التالية:

1. متطلبات العمل

حدد الاحتياجات التشغيلية الأساسية للشركة. بعض الصناعات مثل الرعاية الصحية والتصنيع تحتاج إلى تغطية على مدار 24/7، بينما تعمل صناعات أخرى على جدول عمل قياسي. حدد ما إذا كان الجدول الثابت أو الدوار أو المرن يلائم نموذج عملك.

2. تفضيلات الموظفين

تأخذ الجداول الزمنية الناجحة احتياجات الموظفين بعين الاعتبار. يفضل بعض العمال الورديات الصباحية، بينما يكون البعض الآخر أكثر إنتاجية في المساء. تساعد خيارات الجدولة المرنة، مثل العمل عن بعد أو الورديات المدمجة، في جذب المواهب والاحتفاظ بها. جمع ملاحظات الموظفين يضمن رضا وظيفي أعلى.

3. متطلبات العملاء والخدمات

يجب على شركات التجزئة والضيافة والرعاية الصحية موائمة جداول الموظفين مع فترات الطلب القصوى. إذا كان تواجد العملاء في عطلة نهاية الأسبوع أعلى، فإن جدولة الورديات في هذه الفترات تضمن خدمة مثالية. يساعد تحليل ساعات العمل السابقة في توقع احتياجات التوظيف.

4. الامتثال لقوانين العمل

يجب أن يلتزم كل جدول عمل للموظفين باللوائح العمالية، بما في ذلك الدفع عن العمل الإضافي، وفترات الراحة، وحدود ساعات العمل. بعض المناطق تفرض قيوداً على الورديات الليلية أو تنفيذ فترات استراحة محددة. التغاضي عن هذه القوانين يمكن أن يؤدي إلى عقوبات وعدم رضا الموظفين.

5. القابلية للتوسع والنمو المستقبلي

يجب أن يتسع جدول العمل المصمم بشكل جيد لتوسع العمل. كلما تنامت الشركات، تزداد تعقيدات الجدولة. استخدام برنامج إدارة المهام مثل Shifton يبسط عملية الجدولة للفرق الكبيرة، مما يتيح أتمتة تعيين الورديات وتقليل النزاعات.

يتضمن اختيار أفضل جدول عمل تقييم أهداف الشركة، ورفاه الموظفين والمتطلبات القانونية. تعزيز الأنواع الصحيحة من جداول العمل يحسن الكفاءة مع الحفاظ على بيئة عمل صحية.

كيفية تبسيط جداول العمل باستخدام Shifton

يمكن أن تكون إدارة أنواع جداول العمل يدويًا مهمة مستهلكة للوقت وعرضة للأخطاء، مما يؤدي إلى تعارضات في الجداول، نقص الموظفين، وعدم رضا الموظفين. Shifton، كبرنامج إدارة مهام متقدم، يبسط العملية بأكملها، مما يضمن التخطيط السلس للورديات وإدارة القوى العاملة.

فوائد رئيسية لاستخدام Shifton لجدولة العمل

• تخطيط الورديات الآلي – يقوم Shifton بتوزيع الورديات بناءً على توافر الموظفين والمهارات واحتياجات العمل، مما يلغي التعقيدات اليدوية في الجدولة.
• التعديلات في الوقت الحقيقي – تغيرات في اللحظة الأخيرة؟ يتيح Shifton القيام بتعديلات سريعة، مما يضمن تغطية كاملة للجدول بدون انقطاعات.
• إتاحة الجدولة الذاتية للموظفين – يمكن للعمال تبديل الورديات، طلب الإجازات، وإدارة توافرهم الشخصي، مما يقلل من عبء العمل الإداري.
• الامتثال لقوانين العمل – يضمن النظام أن تتوافق ساعات العمل مع لوائح العمل الإضافي، وفواصل الراحة، والقوانين المحلية.

كيفية عمل Shifton

1. تحديد متطلبات الورديات – إعداد العدد المطلوب من الموظفين لكل وردية وتحديد مهام تستند إلى المهارات.
2. إدخال توافر الموظفين – يدخل الموظفون الورديات المفضلة لديهم وطلبات الإجازات.
3. جدولة تلقائية – ينشئ النظام جدول عمل محسّنًا للموظفين، مع موازنة عبء العمل وضمان العدالة.
4. إشعارات فورية – يتلقى الموظفون تحديثات فورية حول جدول عملهم، تبديلات الورديات، أو تغييرات الجدول.
5. تتبع الأداء – يمكن للمدراء تحليل جداول الموظفين، متابعة الحضور، وتحديد عدم كفاءة الجدولة.

يساعد Shifton الشركات من جميع الأحجام على تبسيط جداول العمل المختلفة، وتقليل العبء الإداري، وتحسين كفاءة القوى العاملة بشكل عام. سواء كان ذلك لإدارة جداول 9 إلى 5، أو الورديات المتناوبة، أو جداول العمل عن بُعد، يوفر Shifton حلاً مرناً وقابلاً للتوسيع ليناسب احتياجات الصناعة.

ضمان استخدام Shifton يعني أن الشركات تحتفظ بجدول عمل محسن للموظفين مع تقليل الانقطاعات وتعزيز رضا الموظفين.

الرؤى الرئيسية

اختيار الأنواع الصحيحة من الجداول الزمنية ضروري لكفاءة الأعمال ورضا الموظفين. فيما يلي الأفكار الرئيسية من هذا الدليل:

• تتطلب الصناعات المختلفة جداول عمل مختلفة – من جداول العمل القياسية 9 إلى 5 إلى الورديات المتناوبة، يجب على كل شركة اختيار النموذج الذي يناسب احتياجاتها التشغيلية.
• تحسين المرونة عبر أنواع الورديات البديلة – الخيارات مثل أسابيع العمل المضغوطة، الجداول المختلطة، والورديات المرنة تساعد في تحقيق التوازن بين الإنتاجية ورفاهية الموظفين.
• يمنع الجدول الزمني المناسب الإرهاق ويحسن الاحتفاظ – يضمن جدول العمل المنظم جيدًا حصول الموظفين على راحة كافية وتوزيع عادل للورديات.
• التكنولوجيا تبسط جدولة القوى العاملة – استخدام تطبيقات إدارة المهام مثل Shifton يساهم في أتمتة تخطيط الورديات، ويقلل من تعارضات الجدول، ويعزز من الكفاءة.
• الامتثال لقوانين العمل أمر حيوي – يجب على أصحاب العمل التأكد من أن ساعات العمل تتماشى مع قواعد العمل الإضافي، أنظمة الاستراحة، وقوانين العمل المحلية.

من خلال تنفيذ أنواع الجداول الزمنية الاستراتيجية، يمكن للشركات تحسين العمليات، وتعزيز مشاركة الموظفين، وضمان النجاح على المدى الطويل.

تستخدم العديد من الشركات مراكز الاتصال كوسيلة للتواصل مع قاعدة عملائها. الطريقة التي يتعامل بها المشغلون مع المتصلين يمكن أن تؤدي إلى جذب عملاء جدد بالإضافة إلى الحفاظ على علاقات قوية مع العملاء القدامى.

تحديات جدولة مراكز الاتصال

في العديد من الحالات، تعمل مراكز الاتصال نيابة عن شركات دولية. يقوم المديرون بتوظيف مشغلين يجب أن يعملوا في مناطق زمنية مختلفة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى ارتباك في ساعات العمل، الورديات وتوزيع العمال.

يمكن أن يضر ذلك بتدفق عمل مراكز الاتصال، يؤدي إلى ردود فعل سلبية ودخل منخفض. يمكن لمركز الاتصال تجنب هذا الموقف إذا قام بتنفيذ إدارة جداول العمل بشكل صحيح. حاليًا، هناك عدة أنواع من جداول عمل العمال:

السوفيتي

هذا النوع من جداول العمل هو الأنسب لمراكز الاتصال التي تعمل في الأسواق المحلية. يكون لدى الموظفين وردية عمل مدتها 8 ساعات ووقت غداء مدته ساعة واحدة. لا يمكن للمشغلين اختيار وقت استراحتهم. يمكن تناول الغداء فقط بعد 4 ساعات من بدء الوردية. وبشكل عام، يحتوي هذا النوع من الجداول على ورديتين فقط: من 8 صباحًا إلى 4 مساءً ومن 4 مساءً إلى 12 منتصف الليل.

الأمريكي

يوفر هذا السيناريو أيضًا ورديات عمل مدتها 8 ساعات. النوع “الأمريكي” لا يسمح بتغيير وقت بدء الورديات. لا يسمح للمشغلين باختيار الوقت الأنسب لهم. مع أخذ ذلك في الاعتبار، يسمح السيناريو بأخذ الغداء في أي وقت من يوم العمل، وكذلك طلب فترات استراحة.

البريطاني

يُعتبر نوع جدول العمل البريطاني الأكثر فعالية لتنظيم القوى العاملة في مراكز الاتصال. فهو لا يقلل التكاليف فحسب، بل يحسن أيضًا أداء الموظفين. يوفر هذا النوع من الجداول ورديات عمل لمدة 4/8 ساعات. يمكن للموظفين اختيار موعد بدء وردياتهم وأخذ استراحة الغداء في أي وقت خلال ساعات العمل.

ستشهد مراكز الاتصال التي تتحول إلى نموذج الإدارة البريطاني لساعات العمل تحسنًا كبيرًا في أداء وتوجه العمال. بدورهم، يشعر العملاء أنهم يتواصلون مع محترفين ويحصلون على مستوى عالٍ من خدمة العملاء.

أدوات الجدولة

استخدام الحلول البسيطة، مثل مايكروسوفت إكسل، ليس كافيًا لإنشاء جداول عمل بمدد مختلفة ومع عدد مختلف من المشغلين. لا يمكن استخدامها لتخطيط الجداول وتتبع فترات الاستراحة. تتيح أدوات إدارة القوى العاملة إنشاء جدول مثالي.

تعد خدمة شيفتون حلاً مثاليًا لإعداد جدول “بريطاني” لمركز الاتصال. تتيح الخدمة ضبط وقت بدء الورديات، وتسمح بأخذ استراحات وإجازات، وتدعم مرونة وقت الغداء. تتيح لمركز الاتصال إنشاء جدول لأي نوع من الموظفين.

جميع الشركات تبحث عن أدوات ميسورة وسهلة الاستخدام لتحسين أداء الموظفين وأعداد الجمهور، مع عدم استغراق الكثير من الوقت من قسم الإدارة. لقد قمنا بوضع مجموعة من الأدوات التي يسهل تعلمها وستوفر لشركتكم الكثير من الوقت.

حلول التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي لتعزيز الوعي بالأعمال

1. Buffer

   يمتاز Buffer بنهج مباشر في تسويق وسائل التواصل الاجتماعي. يتيح جدولة نشر المنشورات على مختلف المنصات. يتم نشرها تلقائيًا بدون الحاجة لتدخل مباشر من أي شخص. يدعم Buffer جميع المنصات الاجتماعية الكبرى ويقدم تحليلات تساعد على تحسين وصول المنشورات وتفاعل المستخدمين.

2. CoSchedule

   CoSchedule هو تقويم تسويقي وتقويم لوسائل التواصل الاجتماعي مدمجان في منصة واحدة. يتم دمج الخدمة مباشرة مع Evernote وHeadline Analyzer، وكذلك مع معظم منصات التواصل الاجتماعي (فيسبوك، تويتر، إنستغرام، لينكد إن، تمبلر، جوجل+، إلخ). تم تصميمها لإدارة جميع المنشورات، بما في ذلك المنشورات المدونة، من خلال لوحة تحكم واحدة.

3. Hootsuite

   Hootsuite هي واحدة من أقدم منصات تسويق وسائل التواصل الاجتماعي حيث كانت نشطة منذ عام 2008. تتيح جدولة المنشورات على تويتر، والفيسبوك، وإنستغرام، ولينكد إن، وجوجل+ ويوتيوب. باستخدام Hootsuite، يمكنك التعرف على كيفية تلقي شركتك أو علامتك التجارية عبر الإنترنت. علاوة على ذلك، توفر المنصة تحليلات للمنشورات.

4. Schedugram

   Schedugram هي واحدة من أكثر أدوات جدولة إنستغرام استخدامًا. الشركات التي تركز على هذه المنصة ستجد أن للخدمة واجهة بسيطة تتيح تحميل وتحرير الصور. يمكن نشرها لاحقاً وفق الحاجة. على سبيل المثال، يمكنك التقاط 10 صور وتحديد وقت وتاريخ متى سيكون كل منها متاحاً للمشتركين.

استطلاعات

1. GetFeedback

   GetFeedback هي خدمة استطلاع عبر الإنترنت تسمح للشركات بقياس رضا العملاء وتحسين تجربتهم. توفر المنصة تخصيص الاستطلاعات، بما في ذلك إضافة شعارات العلامة التجارية والخطوط والألوان.

2. QuestionPro

   يتيح QuestionPro للمستخدمين إنشاء جميع أنواع الاستطلاعات والاستبيانات. يمكن تحميلها من مستند Microsoft Word، أو إعدادها يدويًا، أو نسخها من قوالب احترافية موجودة. يمكن إرسال الاستطلاعات عبر البريد الإلكتروني، أو تضمينها في موقع ويب، أو عرضها في نافذة منبثقة.

3. SurveyGizmo

   يوفر SurveyGizmo أكثر من 40 نوعًا من الأسئلة، وموضوعات استطلاع متوافقة مع كل من أجهزة الكمبيوتر المكتبية والهواتف المحمولة. للخدمة العديد من الموضوعات المجهزة للاختيار منها، وكذلك باني الموضوعات. نظراً لأن المنصة متعددة اللغات، يمكن طرح نفس الاستطلاعات والاستبيانات في بلدان مختلفة. لا توجد حدود لعدد الأسئلة والردود التي يمكن أن يحتويها استطلاع.

4. SurveyMonkey

   يتيح SurveyMonkey للشركات فهم قاعدة عملائها بشكل أفضل وتلقي تعليقات من الموظفين. يمكن أيضاً استخدامه لإجراء أبحاث السوق للبقاء في مقدمة المنافسة. توفر المنصة استطلاعات مجانية مع إعدادات متعددة. يمكن إرسالها عبر البريد الإلكتروني أو نشرها على وسائل التواصل الاجتماعي أو على مواقع الويب ومنصات أخرى.

إدارة الموظفين

1. 15Five

   تتيح منصة 15Five متابعة أداء الموظفين. يمكن لأصحاب العمل معرفة إنجازات الفريق، معالجة القضايا قبل أن تصبح مشكلة، والحصول على معلومات حول الأفكار التي قد تكون لدى الموظفين. تشبه الخدمة شبكة اجتماعية لإدارة القوى العاملة.

2. Aventr

   تم تصميم Aventr للتأثير على أداء الموظفين من خلال تحسين تفاعل الفريق والتعاون. يمكن لأصحاب العمل إرسال الهدايا والتعليقات الإيجابية للعمال. يتيح Aventr مشاركة الأفكار ويقيس مقدار التحسن في أداء الموظفين.

3. Basecamp

   Basecamp هو خدمة متميزة وسهلة الاستخدام لتخطيط جداول الموظفين. يمكن للمديرين تصنيف الموظفين بناءً على أدوارهم في الشركة وتكليفهم بمشاريع للعمل عليها. تحتوي المنصة على إشعارات مدمجة، غرفة دردشة، لوحة مهمات، وتحقق تلقائي للإجراءات. جميع هذه الميزات تساعد في تتبع ما يجري في الشركة ككل.

4. Shifton

   يقدم Shifton مجموعة شاملة من الأدوات لإدارة الشركة والمشاريع وجدول العمل. يتيح إنشاء أنواع مختلفة من جداول العمل لموظفي بأي حجم. يمكن للموظفين تحديد ساعات العمل المفضلة، طلب فترات راحة، أو تبادل المناوبات مع بعضهم البعض.

نأمل أن تساعدك هذه الأدوات في توفير الوقت على إدارة الفريق وبناء الوعي بالعلامة التجارية.

الوقت هو أحد أكثر الموارد قيمةً لصاحب الشركة الصغيرة. هناك بعض الأشياء التي تساعد في توفير الوقت.

نصيحة إدارة الوقت الفعالة #1 — صف يومك المعتاد

خذ قطعة من الورق ووصف يومك المعتاد من الصباح حتى الليل. يجب تقسيم وقت غدائك، المكالمات الهاتفية، التنقل، إلخ بالدقيقة. يجب عليك أيضًا حساب إجمالي الوقت الذي تم قضاءه خلال اليوم.

يجب أن تصف القائمة يومك المعتاد. لا تحاول تغيير خططك لتبدو أفضل على الورق. ستكتشف بسرعة مضيعي الوقت. انتبه إلى الوقت الذي تقضيه في المكالمات الهاتفية، الاستراحات، المهام، والأنشطة الأخرى غير المتعلقة بالعمل.

لا تدع الفرص الجديدة تغير مسار عملك

أحيانًا يكون أصحاب الشركات الصغيرة مندفعين عندما يتعلق الأمر بالأفكار الجديدة أو العروض التجارية. هذا يشتتهم عن خطتهم ويمكن أن يؤدي إلى تكدس المشاريع التي لن تُنجز أبدًا. يجب أن تنتبه فقط للأفكار والعروض الأكثر جدارة.

لا تفوض عملك دون تدريب مناسب

لكي تدير شركة ناجحة، من المهم منح جزء من مسؤولياتك للآخرين. يجب أن يتأكد صاحب العمل من أن الشخص الذي سيتحمل جزءًا من العبء مُوَجه بشكل صحيح. يجب أن يكون الشخص واعيًا تمامًا لمسؤولياته.

على سبيل المثال، إذا كنت مالك مخبز صغير ووجدت شخصًا ليحل محلك كرئيس للخبازين، يجب عليك تعليمه تقنيات الخبز في عملك، والتأكد من أنه مؤهل ويجتاز فترة التجربة.

اتبع قاعدة 80/20

تقول قاعدة 80/20 أو مبدأ باريتو إن 80% من النجاح يأتي من 20% من الجهد. على سبيل المثال، فقط 20% من العملاء يجلبون 80% من دخل معظم الشركات. يمكن تطبيق هذه القاعدة على إدارة الوقت.

قم بحساب جميع إنجازاتك اليومية التي كان لها تأثير إيجابي على عملك. قد تختلف الأرقام لكن نسبة صغيرة منها فقط ستفيد شركتك. الحيلة هي البقاء مركزًا عليها.

إدارة الأعمال تتطلب ارتداء قبعات متعددة، ولكن محاولة القيام بكل شيء بمفردك يؤدي إلى الإرهاق وعدم الكفاءة. تعلم كيفية تفويض المهام بشكل فعال يُحدث فرقًا كبيرًا لأصحاب الأعمال، مما يتيح لهم التركيز على الاستراتيجية والنمو بدلاً من الضياع في العمليات اليومية. التفويض الفعال يزيد من الإنتاجية، ويعزز تفاعل الموظفين، ويضمن إتمام المهام بواسطة الأشخاص المناسبين. في هذا الدليل، سنغطي ما هو التفويض، ولماذا هو ضروري، وكيفية تفويض العمل للموظفين بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، سنوضح 18 مهمة أساسية يجب عليك البدء في الاستعانة بمصادر خارجية لها اليوم.

ما هو التفويض، ولماذا هو مهم؟

التفويض هو عملية إسناد المهام للآخرين مع الحفاظ على المسؤولية عن النتيجة. يسمح لأصحاب الأعمال والمديرين بتوزيع الأحمال بفعالية، مما يضمن استخدام الوقت والمهارات بأفضل شكل ممكن. بدون التفويض، يواجه القادة خطر الإدارة الدقيقة، التي تخنق نمو الموظفين وتحد من قابلية توسع الأعمال.

عند تفويض المهام بشكل فعال، تخلق بيئة حيث يتحمل الموظفون مسؤولية أعمالهم، محسنين الإنتاجية والمعنويات. تؤدي استراتيجية التفويض الصحيحة إلى عمليات سلسة وتتيح للقادة التركيز على اتخاذ القرارات رفيعة المستوى.

تفويض المهمة الصحيحة للشخص المناسب

التفويض ليس مجرد تفريغ العمل – بل يتعلق بتكليف المهمة الصحيحة للشخص المناسب. قارن بين مهارات الموظفين وخبراتهم وأعبائهم قبل التفويض. إذا كانت المهمة تتطلب الإبداع، قم بتكليفها لعضو فريق ذو مهارات قوية في حل المشكلات. للعملات الدقيقة، اختر شخصًا دقيقًا. مطابقة المهام مع الأشخاص المناسبين يضمن الكفاءة والجودة.

لماذا بعض الأشخاص “غير قادرين” على التفويض

يواجه العديد من أصحاب الأعمال صعوبة في التفويض بسبب المفاهيم الخاطئة والمخاوف الشائعة، مثل:

• الاعتقاد بأن “القيام بذلك بنفسي أسرع”
• الخوف من فقدان السيطرة على الجودة
• نقص الثقة في قدرات الموظفين
• تعليمات غير واضحة تؤدي إلى نتائج ضعيفة

ومع ذلك، يمكن التغلب على هذه المشاكل من خلال تحسين مهارات التفويض، وتحديد توقعات واضحة، واستخدام برامج إدارة المهام لتبسيط سير العمل.

لماذا التفويض ضروري

الفشل في التفويض يؤدي إلى الإجهاد، والفرص المفقودة، وغياب الفعالية. يسمح التفويض للقادة بـ:

• التركيز على النمو الاستراتيجي بدلاً من المهام الروتينية
• تمكين الموظفين من خلال منحهم المسؤولية
• تحسين إدارة الوقت والإنتاجية
• توسيع العمليات بشكل فعال بدون إجهاد

من خلال تبني التفويض، يمكن للشركات العمل بسلاسة أكثر، أن تصبح أكثر مرونة، وتحقيق النمو المستدام.

كيف تفوض: تحسين مهاراتك باستخدام 9 نصائح للمديرين

من خلال تطبيق هذه الاستراتيجيات، يمكن للمديرين تفويض المهام بشكل فعال، مما يؤدي إلى قوة عاملة أكثر إنتاجًا وتفاعلًا.

كيفية التفويض بفعالية على الميزانية

غالبًا ما تتردد الشركات الصغيرة أو الناشئة في التفويض بسبب الاهتمامات المالية. ومع ذلك، يمكن للتعاقد مع المستقلين، استخدام تطبيقات إدارة المهام، أو الاستفادة من الأتمتة أن تكون طرق فعالة من حيث التكلفة للتفويض دون زيادة التكاليف.

18 مهمة يجب أن تفوضها

تفويض المهام ليس فقط من أجل توفير الوقت – بل يتعلق بتحسين الكفاءة، وضمان العمل ذو الجودة العالية، ومنح فريقك الفرصة للنمو. أدناه 18 مهمة حرجة ينبغي على كل صاحب عمل التفكير في تفويضها.

1. إدارة الوقت اليومية

وقتك هو أحد أثمن الأصول لديك. ومع ذلك، يمكن أن تكون إدارة جدولك اليومي – التحقق من المواعيد، تعيين التذكيرات، وتحديد الأولويات – تستغرق الكثير من الوقت. يمكن لمساعد افتراضي (VA) أو مساعد شخصي أن يتولى هذه المسؤولية، ويضمن لك البقاء على المسار الصحيح مع الاجتماعات والمواعيد النهائية والالتزامات.

لماذا يتم تفويضها؟

• يقضي على الوقت المهدر في الجدولة وإعادة الجدولة.
• يضمن التركيز على الأنشطة ذات التأثير العالي.
• يقلل من الإجهاد والإرهاق الناتج عن اتخاذ القرارات.

2. تنظيم البريد الإلكتروني وتصفيته

يقضي المحترف العادي 28% من أسبوع عمله في قراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. يمكن لمساعد افتراضي تصفية البريد الإلكتروني المهم، والرد على الاستفسارات الروتينية، وتنظيم صندوق الوارد لضمان معالجة الأمور العاجلة أولاً.

لماذا يتم تفويضها؟

• يمنع ساحة الوارد من الامتلاء.
• يوفر ساعات كل أسبوع.
• يحسن وقت الاستجابة للاتصالات الحرجة.

3. طلبات جدولة المواعيد

تنسيق الاجتماعات، تحديد المواعيد، وملاءمة الجداول بين المشاركين المختلفين يمكن أن يكون مرهقًا. يمكن لمساعد الجدولة أو نظام الحجز الآلي التعامل مع هذه المهام من أجلك.

لماذا يتم تفويضها؟

• يتجنب الحجوزات المزدوجة وتعارض الجداول.
• يوفر الوقت الذي يُستهلك في تبادل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا.
• يضمن جدولة مُثلى بناءً على الأولويات.

4. إدارة النفقات

مراقبة مصاريف العمل، والإيصالات، والسداد، والميزانيات الشهرية يمكن أن تكون معقدة وتستهلك الوقت. التعاقد مع مساعد أو استخدام تطبيقات إدارة المهام التي تعمل على أتمتة تتبع الأموال يمكن أن يجعل العملية سلسة.

لماذا يتم تفويضها؟

• يحافظ على تنظيم الشؤون المالية واستعدادها للتدقيق.
• يقلل من الأخطاء في تقرير المصاريف.
• يوفر الوقت الثمين الذي يُستهلك في تتبع ومطابقة المعاملات.

5. إدارة العلاقات مع العملاء (CRM)

تعتبر أدوات إدارة علاقات العملاء (CRM) ضرورية لتتبع العملاء المحتملين، والتفاعلات، والمتابعات. ومع ذلك، فإن تحديث السجلات يدويًا وتحليل تفاعلات العملاء مرهق. يمكن لاختصاصي CRM أو مساعد أن يتولى هذه المهمة بدلاً منك.

لماذا يتم تفويضها؟

• يضمن تحسين تفاعل العملاء والحفاظ عليهم.
• يتم أتمتة المتابعات وتتبع العملاء المحتملين.
• يحافظ على دقة وتحديث سجلات العملاء.

6. إدارة وسائل التواصل الاجتماعي

الحضور القوي على وسائل التواصل الاجتماعي ضروري للوعي بالعلامة التجارية، ولكن النشر المستمر، والتفاعل مع المتابعين، وتتبع التحليلات يمكن أن يكون مرهقًا. يمكن لمدير وسائل التواصل الاجتماعي أن يتولى إنشاء المحتوى والجدولة والتفاعل.

لماذا يتم تفويضها؟

• يحافظ على النشر المستمر وتفاعل الجمهور.
• يزيد من وعي العلامة التجارية والوصول إليها.
• يتيح لأصحاب الأعمال التركيز على الاستراتيجية بدلاً من التنفيذ.

7. طلب المستلزمات

إعادة تجهيز اللوازم المكتبية، وإدارة علاقات البائعين، وضمان وصول المواد في الوقت المناسب هي مهام تشغيلية حاسمة يمكن بسهولة تفويضها إلى مدير المكتب أو مساعد إداري.

لماذا يتم تفويضها؟

• يمنع نقص المخزون.
• يوفر الوقت المستهلك في تنسيق الطلبات.
• يضمن الشراء بتكلفة فعالة.

8. البحث العام

من اتجاهات السوق إلى تحليل المنافسين، يلعب البحث دورًا مهمًا في اتخاذ القرارات. ومع ذلك، يمكن أن يكون البحث في التقارير والبيانات اللانهائية مرهقًا. يمكن لمساعد البحث أن يوفر لك ملخصات مفيدة.

لماذا يتم تفويضها؟

• يساعد على اتخاذ قرارات تجارية مستنيرة.
• يوفر ساعات من جمع وتحليل البيانات.
• يوفر رؤى قابلة للتنفيذ دون جهد يدوي.

9. إدارة السفر

تخطيط الرحلات التجارية، وحجز الرحلات، وترتيب الإقامات، وإدارة الجداول الزمنية تستهلك وقتًا قيّمًا. يمكن أن يتولى مساعد السفر جميع هذه الأمور اللوجستية نيابةً عنك.

لماذا يتم تفويضها؟

• يوفر ساعات من البحث والحجز.
• يضمن ترتيبات سفر خالية من المتاعب.
• يتجنب المشاكل في اللحظات الأخيرة مع الرحلات والفنادق.

10. شراء الهدايا

الهدايا المؤسسية للعملاء، وهدايا تقدير الموظفين، أو الهدايا الموسمية تتطلب التفكير والوقت. تفويض هذه المهمة إلى مساعد يضمن تقديم الهدايا بعناية دون ضغوط إضافية.

لماذا يتم تفويضها؟

• يوفر الوقت المستهلك في البحث عن الهدايا المناسبة.
• يضمن التوصيل في الوقت المناسب.
• يعزز العلاقات مع العملاء والموظفين.

11. دفع الفواتير

التعامل يدويًا مع مدفوعات البائعين والفواتير والاشتراكات المتجددة هي مهام مملة ومعرضة للأخطاء. التفويض إلى مساعد أو استخدام تطبيقات إدارة المهام للمدفوعات الآلية يمكن أن يسهّل العملية.

لماذا يتم تفويضها؟

• يمنع الرسوم المتأخرة والفواتير المسقطة.
• يوفر الوقت المستهلك في تتبع وإدارة الفواتير.
• يضمن التنظيم المالي.

12. المحاسبة وإعداد الفواتير

السجلات المالية الدقيقة ضرورية لنجاح الأعمال، لكن حفظ الدفاتر وإصدار الفواتير يمكن أن يكون معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً. يمكن لمحاسب محترف ضمان تسجيل جميع المعاملات بشكل صحيح.

لماذا يتم تفويضها؟

• يضمن الامتثال والدقة.
• يقلل من الأخطاء في التقارير المالية.
• يوفر الوقت المستغرق في موازنة الحسابات.

13. إنشاء المحتوى

من منشورات المدونات إلى النشرات الإخبارية، التسويق بالمحتوى أمر حيوي لنمو الأعمال. يمكن لكاتب مستقل أو فريق تسويق إنشاء محتوى عالي الجودة يتماشى مع صوت علامتك التجارية.

لماذا يتم تفويضها؟

• يضمن محتوى احترافيًا وجذابًا.
• يوفر الوقت المستغرق في الكتابة والتحرير.
• يعزز تحسين محركات البحث والرؤية عبر الإنترنت.

14. أعمال التصميم

التصميم الجرافيكي مهم للعلامة التجارية، وسائل التواصل الاجتماعي، ومواد التسويق. بدلاً من قضاء ساعات في إنشاء المرئيات، يمكن الاستعانة بمصمم محترف.

لماذا يتم تفويضها؟

• يضمن تصميمات عالية الجودة وجذابة بصريًا.
• يوفر الوقت المستغرق في التحرير والمراجعات.
• يقوي هوية العلامة التجارية.

15. إدارة الموقع الإلكتروني

يحتاج الموقع الإلكتروني إلى تحديثات وصيانة وتحسين مستمرة. استئجار مطور ويب أو متخصص تكنولوجيا المعلومات يضمن بقاء موقعك وظيفيًا وآمنًا.

لماذا يتم تفويضها؟

• يمنع فترات التوقف والمشكلات التقنية.
• يضمن صفحات ويب سريعة التحميل وسهلة الاستخدام.
• يوفر الوقت المستغرق في حل أخطاء الموقع.

16. إدارة التقويم

قد يكون تتبع المواعيد النهائية والاجتماعات والأحداث مرهقًا. يمكن لمساعد افتراضي إدارة تقويمك، تعيين تذكيرات، وإعادة جدولة المواعيد عند الضرورة.

لماذا يتم تفويضها؟

• يضمن جدولة أمثل.
• يوفر الوقت المستغرق في إدارة المواعيد.
• يقلل من الإجهاد الناتج عن الاجتماعات المتداخلة.

17. إدخال البيانات والأرشفة

إدخال البيانات، تحديث السجلات، وتنظيم الملفات هي مهام متكررة لكنها ضرورية. يمكن لمساعد مخلص التعامل مع هذه المهام بكفاءة.

لماذا يتم تفويضها؟

• يمنع الأخطاء في إدارة البيانات.
• يوفر ساعات من العمل اليدوي.
• يبقي السجلات منظمة وسهلة الوصول.

18. توثيق داخلي

من أدلة العمليات إلى أدلة الانضمام، التوثيق الداخلي ضروري للكفاءة. يمكن لأخصائي التوثيق إنشاء وصيانة هذه الموارد لك.

لماذا يتم تفويضها؟

• يبسط تدريب الموظفين والعمليات.
• يضمن سلاسة تدفق العمل.
• يوفر الوقت المستغرق في شرح العمليات بصفة متكررة.

بتفويض هذه المهام، يمكن لأصحاب الأعمال التركيز على النمو الاستراتيجي مع ضمان سير العمليات الأساسية بسلاسة. سواء بالاستعانة بالمحترفين أو باستخدام برامج إدارة المهام، فإن تفويض هذه المسؤوليات سيزيد من الكفاءة والإنتاجية ونجاح الأعمال.

كيف يمكن أن يساعد Shifton في التفويض وإدارة المهام

Shifton هو برنامج قوي لإدارة المهام مصمم لتبسيط التفويض وتحسين سير العمل. مع ميزات مثل الجدولة التلقائية، وتتبع مهام الموظفين، وأدوات التواصل السلس، يضمن Shifton أن تتمكن الشركات من تفويض المهام بشكل فعال مع الحفاظ على الرؤية الكاملة. سواء كنت بحاجة إلى تطبيق إدارة المهام لتبسيط العمليات أو تطبيقات إدارة المهام لتحسين إنتاجية الفريق، يوفر Shifton حلاً مرنًا.

باستخدام Shifton، يمكن لأصحاب الأعمال تفويض المهام بفعالية دون القلق بشأن فقدان المواعيد النهائية أو فجوات التواصل. بسط سير العمل وزد الإنتاجية مع ميزات إدارة المهام في برنامج Shifton اليوم!

إتقان كيفية تفويض المهام بشكل فعال أمر ضروري لنمو الأعمال. من خلال تفويض المهام الصحيحة واستخدام برامج إدارة المهام المناسبة، يمكنك التركيز على توسيع نطاق عملك مع ضمان الكفاءة.

ابدأ في التفويض اليوم وراقب ازدهار عملك!

الناس المعاصرون دائمًا مشغولون. يجب علينا باستمرار إكمال المهام العملية، دفع الفواتير، شراء الطعام وزيارة الطبيب من وقت لآخر. بسبب هذا، غالبًا ما يجب علينا التبديل بين المهام. على سبيل المثال، إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى شركاء العمل، التحدث عبر الهاتف مع عملاء جدد أو التخطيط لقضاء عطلة. هذا النوع من الضغط ليس مشكلة للأشخاص الذين يعرفون كيفية التعددية في المهام.

مزج العمل عبر الإنترنت وغير المتصل يقلل من قدرتك على تعدد المهام

أولاً، يجب عليك إنشاء قائمتين. اكتب جميع الأشياء التي يمكن القيام بها دون اتصال بالإنترنت في الأولى. الكتالوج الثاني مخصص فقط للمهام التي تتطلب اتصالاً بالإنترنت. كن على الإنترنت فقط عندما يكون ذلك ضروريًا. على سبيل المثال، يمكنك كتابة نص بريد إلكتروني دون الاتصال، بينما يتطلب التفاوض التجاري عبر Skype الوصول إلى الإنترنت. بهذه الطريقة، تقلل من الانحراف وتصبح أكثر فعالية في تعدد المهام.

تتبع كل شيء

هل تبقيك المهام المفقودة مستيقظًا في الليل؟ أنشئ قائمة بالأعمال غير المكتملة واحتفظ بها بالقرب منك. حاول تحديد مهامك بصورة صحيحة. وإلا، ستواجه صعوبة في إنجازها. لا يهم كم عدد العناصر التي ستكون في القائمة: 100 أو 1000.

قم بتحديثها في نهاية يوم العمل. كما ندعوك لإنشاء كتالوجات لأنواع مختلفة من المهام. على سبيل المثال، للمهام المتعلقة بالتسويق أو البقالة.

بعد ذلك، اختر المهام ذات مستويات الأولوية العليا. اختر 5 أشياء ذات أهمية حرجة، مهام يمكن تفويضها وأشياء يمكن تجاهلها. اترك المهام ذات الأولوية المنخفضة لليوم التالي.

اطلع على القائمة في الصباح وتأكد من أنها تحتوي على جميع المهام اليومية المهمة. بعد ذلك، أضف جميعها إلى التقويم الخاص بك. تحقق من القائمة خلال عطلة نهاية الأسبوع للتأكد من أنك لم تنسَ شيئًا.

ضع ذلك الهاتف الذكي جانباً

تأكد من إيقاف إشعارات هاتفك الذكي. يمكنك تصفح فيسبوك ورؤية التغريدات الجديدة عندما تعود إلى المنزل. يجب أن تكون جميع الإشعارات التي تحتاجها على جهاز الكمبيوتر الخاص بمكان عملك. كما من الأفضل الرد على الرسائل الإلكترونية من الأصدقاء خارج المكتب.

تعدد المهام يرحب بتغير الوتيرة

حاول العمل على مشروعين مختلفين في نفس اليوم والتبديل بينهما من وقت لآخر. يتيح لك التغيير في النشاط إيجاد حلول غير متوقعة والتحرر من الأفكار الزائدة. إنها دائمًا طريقة جيدة لإلهاء نفسك عن العمل الرتيب.

لا تنسَ هذه القواعد وسرعان ما سيصبح العمل المتعدد الطبيعة الثاني لك.