Mọi người đều biết câu nói cũ: “Người ta không sinh ra đã là lãnh đạo tốt, họ trở thành lãnh đạo tốt”. Vậy điều này có đúng không và những phẩm chất lãnh đạo nào mà một người cần có để trở thành một quản lý hàng đầu? Chúng tôi đã cố gắng trả lời câu hỏi này khi viết bài viết này. Có lẽ, tất cả chúng ta từng mơ trở thành lãnh đạo và là ông chủ lớn một lúc nào đó, hoặc thậm chí là quản lý phòng ban nhỏ khi chúng ta là nhân viên bình thường. Tất nhiên, chúng ta tin rằng mình sẽ đảm nhiệm vị trí mới mà không gặp vấn đề gì vì chúng ta đều mong mỏi được thăng tiến nhanh trong sự nghiệp. Đã có ai trong chúng ta nghĩ đến điều gì chính xác ngăn cản chúng ta có một sự nghiệp nhanh chóng bay cao? Có lẽ chúng ta không sở hữu những kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời mà những giám đốc giỏi và nhiều kinh nghiệm cần có.

Đừng quá buồn bã, vì bất kỳ phẩm chất nào cũng có thể được nuôi dưỡng và phát triển. Nếu bạn mong một ngày nào đó đảm nhiễm vị trí của sếp mình, bạn phải phát triển những phẩm chất sẽ dẫn bạn đến thành công. Giờ đây, chúng tôi sẽ nói về những phẩm chất tính cách mà bất kỳ lãnh đạo công ty tốt nào cũng nên có.

Sự tự tin

Sự tự tin có lẽ là một trong những phẩm chất lãnh đạo quý giá nhất mà khi thiếu hụt sẽ khiến bất kỳ ai muốn có một vai trò quản lý gặp khó khăn. Người thành công luôn tỏa ra sự tự tin vào bản thân và vào ngày sắp tới. Người như vậy nhanh chóng tạo ấn tượng tốt với người khác. Mọi người lắng nghe những người tự tin và theo sau họ. Điều quan trọng là không nên thể hiện quá mức. Sự tự tin của bạn cần được củng cố bởi thành tựu, kiến thức và kỹ năng của bạn. Bạn không thể tự tin nếu không có gì để thể hiện vì những người nắm rõ tình hình sẽ nhìn thấu sự lừa đảo của bạn. Nếu bạn thật sự muốn được thăng chức, bạn phải vượt qua sự thiếu tự tin vào kiến thức và hành động của mình dù bất cứ điều gì. Chiến thắng trên chiến trường và trong cuộc đua văn phòng ưu ái những người dũng cảm và tự tin!

Sự gọn gàng

Sự gọn gàng là một kỹ năng lãnh đạo chính mà bất kỳ ông chủ lý tưởng nào cũng nên thể hiện. Trước khi định hình và tổ chức quá trình làm việc của nhân viên, bạn phải có khả năng tổ chức ngày làm việc của mình, lập kế hoạch thời gian biểu và sử dụng thời gian hàng ngày một cách hợp lý. Mức độ kỷ luật hay vô kỷ luật của bạn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến cách làm việc của nhân viên. Nếu bạn không thể lập kế hoạch cho thói quen hàng ngày của mình, bạn sẽ không thể quản lý một đội ngũ nhân viên lớn. Có một bản chất gọn gàng là một trong những kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời nhất. Điều này bắt đầu từ kỷ luật và tự kỷ luật. Đó là khả năng tạo ra kế hoạch làm việc chặt chẽ và tuân thủ nó. Bạn phải gọn gàng và làm gương cho nhân viên của mình.

Hãy tưởng tượng rằng bạn đã đạt được vị trí ông chủ mong muốn và phụ trách mọi thứ trong vài năm. Trong khi bạn làm điều đó, bạn cũng liên tục đi làm muộn, về muộn sau giờ nghỉ trưa và dành vài giờ mỗi ngày để nói chuyện với bạn bè và gia đình qua điện thoại. Bạn nghĩ rằng nhân viên của bạn sẽ phản ứng như thế nào? Tôi không nghĩ rằng sau khi chứng kiến sự vô tổ chức như vậy, bạn sẽ có thể duy trì quyền uy và là một tấm gương tốt để nhân viên noi theo. Hãy nhớ rằng nếu bạn đã leo lên vị trí sếp, bạn phải trở thành hiện thân của sự thành công và làm việc hiệu quả, nếu không, việc thiếu tự kỷ luật của bạn sẽ khiến nhân viên có thái độ làm việc tương tự.

Tôn trọng người xung quanh

Khi trở thành ông chủ và chuyển đến văn phòng lớn hơn, nhiều nhân viên thường quên rằng họ từng là nhân viên bình thường và bắt đầu từ dưới cùng của nấc thang sự nghiệp. Những người như họ thường bắt đầu đối xử với nhân viên của mình bằng sự thiên vị, kiêu ngạo và thiếu tôn trọng. Nếu bạn muốn trở thành một lãnh đạo đẳng cấp thế giới, bạn không nên tham gia vào hành vi không thích hợp này. Hãy nhớ rằng dù bạn đang ở vị trí nào trong công ty, bạn phải đối xử với những người xung quanh mình với sự tôn trọng, cả đồng nghiệp và cấp dưới. Mỗi khi bạn muốn xúc phạm ai đó hoặc đối xử thiếu tôn trọng với một nhân viên nào đó, hãy nhớ rằng bạn từng ở trong hoàn cảnh của họ. Bạn cũng đã trải qua những lúc khó khăn khi phải học điều mới và rất bất mãn với cách mà ông chủ đối xử khinh thường với bạn.

Quyết tâm

Sự quyết tâm là một phẩm chất lãnh đạo mà nếu thiếu bạn sẽ không thể điều hành một công ty một cách hiệu quả. Một doanh nghiệp hoặc một phòng ban nhỏ trong một tập đoàn lớn. Chúng ta phải thừa nhận rằng khi không có sự quyết tâm, rất khó để đạt được những điều trong đời cho cả người lãnh đạo và người bình thường. Nếu bạn thực sự muốn đạt được vị trí cao nhất hoặc đã chiếm giữ nó, bạn phải hoàn toàn quyết tâm. Đừng sợ bất cứ điều gì. Học cách đưa ra các quyết định quan trọng, đúng lúc và có trách nhiệm độc lập, mà không chia sẻ gánh nặng với nhân viên của bạn.

Kỹ năng kỹ thuật tiên tiến

Điều này có vẻ tự giải thích. Một người nhắm đến vị trí cao nhất phải theo kịp thời đại, biết cách sử dụng công nghệ hiện đại, phần mềm máy tính và các ứng dụng khác nhau. Sẽ khó khăn cho bạn để quản lý nhân viên nếu bạn không có cùng một kỹ năng như nhân viên của bạn. Hơn nữa, bạn phải tiến bộ hơn nhân viên của mình và dạy họ những điều mới. Triển khai các chương trình và cách làm việc mới trong khi vẫn am hiểu kỹ thuật. Nếu bạn không phải là một chuyên gia trong những gì bạn đang làm và quản lý, bạn sẽ không được tôn trọng và dễ bị lừa dối. Đó là lý do bạn cần phải có kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời, bạn phải tiến bộ và nắm rõ mọi điều đang diễn ra trong công ty của mình.

Đây không phải là những kỹ năng lãnh đạo tuyệt vời duy nhất mà CEO của một công ty tốt nên có. Phần tiếp theo của bài viết sẽ nói về các phẩm chất tính cách khác sẽ khiến bạn trở thành một quản lý công ty tốt hoặc giành được vị trí đó nhanh hơn. Tìm hiểu về các kỹ năng quản lý hàng đầu khác trong phần thứ hai của bài viết này: Các kỹ năng lãnh đạo chính cho các nhà quản lý hàng đầu. Tiếp tục.

Trong khi mọi người không thể mơ đến việc làm từ xa cách đây 10 năm, ngày nay mọi công ty đều sử dụng ít nhất một nhân viên làm việc từ xa. Các tập đoàn lớn và doanh nghiệp thuê nguyên đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, sự có mặt của họ tại văn phòng không cần thiết. Các nhà quản lý PR, chuyên gia nhân sự, người viết bài, nhà báo, nhiếp ảnh gia, blogger, kế toán nằm trong danh sách các nghề nghiệp được tạo ra hoặc thích nghi để làm việc từ xa lớn đến mức có thể mở rộng không ngừng. Thay vào đó, hãy nói về những ý tưởng tạo động lực cho nhân viên phù hợp để nhân viên làm việc từ xa có thể tiết kiệm chi phí và năng suất hơn.

Ban đầu, có vẻ như việc tạo động lực cho nhân viên không phải là nhiệm vụ dễ dàng khi nói đến nhân viên làm việc từ xa, bởi vì trong hầu hết các trường hợp, chúng ta đang nói về những người yêu tự do, tự lực và đôi chút thất thường. Bằng cách sử dụng các lời khuyên tạo động lực cho nhân viên của chúng tôi, bạn sẽ trở thành một người thành thạo trong việc tạo động lực và quản lý nhân sự, ngay cả khi nhân viên đó làm việc cách xa văn phòng của bạn hàng nghìn dặm.

Lời khuyên đầu tiên và có lẽ quan trọng nhất: Giữ liên lạc

Chúng ta đang sống trong thời đại của mạng xã hội, hội nghị Skype và vô số thư từ công việc. Một mặt, việc liên tục có mặt qua mạng xã hội và các công cụ tin nhắn khác nhau, hoặc tổ chức các cuộc gọi Skype mỗi tuần một lần có vẻ khó khăn hoặc tốn thời gian. Mặt khác, nếu bạn luôn giữ liên lạc với các thành viên nhóm làm việc từ xa, những người này có thể đặt câu hỏi họ quan tâm bất cứ lúc nào họ muốn. Điều này cho phép ngăn chặn những sai lầm có thể dẫn đến tổn thất lớn về tiền bạc cho công ty. Đừng lãng phí quá nhiều giờ vào những cuộc gọi, chỉ cần ở trực tuyến hoặc thiết lập một khoảng thời gian cụ thể khi bạn sẽ có mặt cho nhân viên của mình. Ví dụ, thiết lập thời gian từ 1 giờ chiều đến 2 giờ chiều vào các ngày thứ hai và thứ tư khi bạn có thể trò chuyện với một nhân viên cụ thể.

Lời khuyên thứ hai, mặc dù không kém phần quan trọng: Định rõ nhiệm vụ rõ ràng và chính xác

Ban đầu, cách hoạt động của công việc từ xa có vẻ khá đơn giản: bạn cung cấp cho nhân viên thông tin cơ bản về công ty của bạn, giải thích các đặc thù công việc nhất định, giao cho anh ta một nhiệm vụ và giám sát cách nó được thực hiện. Tuy nhiên, có vẻ như việc phát biểu nhiệm vụ một cách rõ ràng và chính xác thậm chí còn quan trọng hơn. Bạn không nên cho rằng một nhân viên làm việc từ xa không hiểu những gì anh ta được yêu cầu làm sẽ hỏi một loạt câu hỏi tiếp theo. Phần lớn nhân viên không phiền phức với điều này và thực hiện công việc dựa trên sự hiểu biết của riêng họ. Không phải tất cả nhân viên đều muốn làm lại công việc của họ nếu bạn không hài lòng với cách một nhiệm vụ cụ thể được thực hiện. Vì lý do này, việc quản lý nhân viên từ xa nên đi kèm với các nhiệm vụ rõ ràng, chính xác cho nhân viên từ xa. Điều này sẽ cho phép xây dựng một mối quan hệ đối tác hữu ích và lâu dài. Bằng cách giải thích mọi thứ rõ ràng ngay từ lần đầu tiên, bạn sẽ không phải mất thời gian và tiền bạc khi ai đó mắc lỗi.

Lời khuyên thứ ba cũng quan trọng: Trao tặng thưởng

Động lực tài chính là một cách cổ điển, nhưng thật đáng tiếc không thể tránh khỏi ý tưởng động viên nhân viên cổ xưa nhưng hiệu quả này. Ai cũng thích nhận lương, và họ còn thích thưởng hơn thế. Đó là lý do tại sao nếu bạn thấy rằng một nhân viên hoàn thành công việc đúng thời hạn, thể hiện sáng kiến, lịch sự, chăm chỉ và đôi khi làm thêm giờ, đừng keo kiệt và thiết lập một hệ thống thưởng nhỏ hoặc trả số tiền lớn hàng quý hoặc nửa năm. Bằng cách đó, nhân viên sẽ có hứng thú với công việc của mình và thực hiện nó cả ngay lập tức và vui vẻ.

Lời khuyên thứ tư: Quà tặng độc đáo

Phương pháp này chỉ phù hợp với những nhà tuyển dụng yêu công việc của họ một cách cuồng nhiệt và thực sự đánh giá cao mỗi người tham gia vào đó. Khi bạn biết một nhân viên làm việc từ xa trong nhiều năm và họ thực hiện công việc của mình một cách cẩn thận, họ xứng đáng được đối xử với sự tôn trọng và thậm chí là thân thiện. Đó là lý do tại sao bạn có thể cải thiện động lực của nhân viên bằng những món quà thú vị độc đáo. Ví dụ, nếu bạn biết một nhân viên từ lâu và biết rằng anh ấy là một fan hâm mộ lớn của môn khúc côn cầu, bạn có thể mua vé xem trận đấu khúc côn cầu cho sinh nhật anh ấy hoặc làm quà tặng vào cuối quý. Khi có một phụ nữ đã kết hôn làm việc trong công ty của bạn dành quá nhiều thời gian cho các dự án của bạn, hãy tặng cô ấy hai vé xem phim hoặc xem kịch, để cô ấy có thể dành một buổi tối thú vị với chồng. Dù nhân viên làm việc từ xa cách xa, họ vẫn là một phần quan trọng trong đội ngũ của bạn và bạn không nên đối xử với họ bằng sự thiên kiến hoặc không khuyến khích họ theo cách bạn sẽ làm với nhân viên văn phòng thường xuyên.

Lời khuyên thứ năm: Niềm tin

Một CEO có kinh nghiệm chắc chắn phải tham gia vào việc quản lý nhân viên từ xa và theo dõi mọi thứ, nhưng đừng quên lòng tin. Tất nhiên, trong trường hợp bạn chưa bao giờ thuê nhân viên từ xa trước đây, bạn sẽ thấy khó điều chỉnh với các khía cạnh nhất định của quá trình này, cũng như học cách tin tưởng nhân viên và giao cho họ quyền hành. Khi quản lý nhân viên từ xa, bạn không thể theo dõi từng động tác của họ, thời gian họ lãng phí sau máy tính, số lần họ vào bếp hoặc làm gián đoạn bằng các cuộc gọi điện thoại, bạn vẫn phải học cách tin tưởng họ. Khi bạn thuê một nhân viên để làm việc từ xa, bạn phải tìm hiểu xem họ có trách nhiệm, quyết tâm, đủ trình độ và có khả năng ưu tiên việc làm đúng đắn hay không. Các nhà quản lý hàng đầu có kinh nghiệm sẽ dễ dàng phát hiện ra một kẻ lười biếng hay thêm một chuyên gia chăm chỉ vào đội ngũ của họ.

Lời khuyên thứ sáu: Thiết lập thời hạn

Khi giao nhiệm vụ cho một nhân viên, điều cần thiết là thiết lập thời hạn và cảnh báo họ về hậu quả nếu không đáp ứng được các điều khoản giao công việc của mình. Nếu bạn không thiết lập thời hạn, nhân viên sẽ bắt đầu trở nên lười biếng và theo đuổi lợi ích cá nhân thay vì chú ý đến các nhiệm vụ đang chờ xử lý. Kết quả là, công việc sẽ được hoàn thành vào phút cuối và khá cẩu thả.

Lời khuyên thứ bảy: Thái độ tốt

Thật tiếc, khá khó để tìm được công việc mà bạn sẽ được đánh giá cao, tôn trọng và lắng nghe ý kiến. Đó là lý do tại sao ngày nay thái độ tốt đối với nhân viên đáng giá như vàng. Nhiều người trao đổi văn phòng của họ để làm việc từ xa vì họ mệt mỏi với sự bóc lột không xấu hổ từ các nhà tuyển dụng và tập thể đấu tranh cảm thấy như một ổ rắn. Các CEO thuê một đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, phải cố gắng đối xử họ với sự tôn trọng. Hãy hỏi xem ngày của họ thế nào, gia đình họ có ổn không, thời tiết tại đất nước và thành phố họ đang sống như thế nào. Quan trọng là không làm những cuộc trò chuyện này quá xâm nhập hoặc vượt qua sự thân mật.

Các bạn, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ thấy những mẹo này hữu ích trong việc làm việc với nhân viên làm việc từ xa và sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài và hiệu quả với họ. Hãy nhớ rằng bạn chịu trách nhiệm cho việc tổ chức quá trình làm việc trong công ty của mình như thế nào. Chỉ những nhà tuyển dụng kinh nghiệm nhất, tài năng nhất, quyết tâm nhất và tiến bộ nhất mới đưa doanh nghiệp của họ lên đỉnh cao.

Các mối quan hệ giữa chủ lao động và nhân viên là nền tảng để hình thành một vi khí hậu trong bất kỳ tổ chức nào. Nhiều CEO không học được các nguyên tắc giao tiếp nhân viên hiệu quả và tin rằng họ sở hữu khả năng giao tiếp bên trong. Hãy nhớ rằng chúng ta đang sống trong thời đại luôn thay đổi và năng động. Thị trường lao động hiện đại đầy đủ những người đại diện tự tin và cạnh tranh cho nhiều ngành nghề khác nhau. Trong quá khứ, nhân viên được mong đợi sẽ im lặng chịu đựng sự xâm lược không cớ, thiên kiến, hình phạt và nạp luật từ sếp. Ngày nay, ngay cả những nhân viên không có trình độ cao nhất cũng tỏ ra tôn trọng và thay đổi công việc bất chấp sự lo ngại bị thất nghiệp. Nhiều chủ lao động giàu kinh nghiệm biết rằng việc tìm kiếm nhân viên có năng lực, trung thực và trung thành là rất khó khăn. Đó là lý do tại sao giao tiếp tổ chức được điều chỉnh tốt có vai trò quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Để doanh nghiệp hoạt động trơn tru, cả nhân viên và chủ lao động phải thỏa hiệp và cân nhắc từng từ nói ra và nghe thấy mà vẫn giữ mực lịch sự nhất định. Hãy cùng tìm hiểu cách thức giao tiếp đúng đắn với các thành viên trong nhóm và những biện pháp cần được áp dụng để làm cho đội ngũ của bạn trở thành lực lượng lao động hiệu quả nhất mà bạn từng quản lý thành công.

Các kỹ thuật giao tiếp nội bộ thường được sử dụng nhất

Làm lãnh đạo công ty không phải là điều dễ dàng nhất. Trách nhiệm tài chính và các nhân viên là những lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm của bạn. Một nhà quản lý cấp cao cần khôn ngoan, linh hoạt, luôn cân nhắc quyết định của mình và biết cách phân quyền hợp lý. Có rất nhiều hội thảo quản lý đội ngũ, hội thảo trực tuyến và đào tạo, nơi bạn có thể nhận được kiến thức cần thiết và kỹ năng cần thiết. Bất kỳ chủ lao động nào tự trọng đều phải tham dự ít nhất một trong số những hội thảo này để theo kịp xu hướng mới nhất trong việc tuyển dụng và quản lý nhân viên. Bạn cũng phải phát triển phong cách quản lý nhân viên riêng của mình.

Theo quy tắc, có một số kỹ thuật giao tiếp nội bộ thường được thảo luận trong các hội thảo đào tạo chuyên môn khác nhau:

• Chuyên quyền. Tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra độc quyền bởi chủ lao động. Họ áp đặt quy tắc kiểm soát hệ thống chặt chẽ đối với việc thực hiện tất cả nhiệm vụ. Dưới sự quản lý này, tất cả sáng kiến và cá nhân đều bị dập tắt nghiêm trọng

• Vô chính phủ. Chủ lao động cố gắng tránh xa công việc hàng ngày của công ty và nhân viên nhiều nhất có thể, để mọi thứ hoàn toàn tự phát trong khi đã từ bỏ tất cả trách nhiệm đối với kết quả

• Dân chủ. Chủ lao động hướng đến việc tăng cường vai trò của nhân viên trong việc ra quyết định, cho phép họ có cơ hội phát biểu ý kiến và tự thực hiện các quyết định có tầm quan trọng thứ yếu. Hơn nữa, tất cả các giải pháp mới, mục tiêu tập thể và mục tiêu công ty được thảo luận thường xuyên, mỗi nhân viên có quyền bỏ phiếu.

Ngoài ra, các chủ lao động có thể sử dụng sự sáng tạo chung trong quản lý nhân viên. Tâm điểm của phong cách này là đạt được kết quả tích cực, các mục tiêu và nhiệm vụ đã đặt ra bằng nỗ lực kết hợp của nhân viên và chủ lao động.

Mỗi phương pháp đều tốt theo cách riêng của nó và phù hợp trong những hoàn cảnh nhất định. Phương pháp chuyên quyền cho kết quả khá ổn do kiểm soát liên tục, nhưng nó chỉ có thể được sử dụng trong các tình huống khẩn cấp. Phương pháp dân chủ có thể được áp dụng khi lãnh đạo công ty thông minh và có kỹ năng quản lý tốt. Nếu thiếu điều này, hầu như không thể đạt được kết quả tốt từ kỹ thuật giao tiếp nội bộ dân chủ.

Một chủ sở hữu công ty giàu kinh nghiệm phải có một mức độ dự báo nhất định. Quan trọng nhất, anh ta phải phân tích hành vi và đặc điểm tính cách của tất cả các thành viên trong nhóm, xác định tiềm năng của tất cả nhân viên, dự đoán khả năng các tình huống khác nhau xảy ra. Tất cả các yếu tố này phải được cân nhắc khi tìm phong cách giao tiếp tổ chức phù hợp.

Phản hồi là một kỹ năng quý giá trong giao tiếp với nhân viên

Khả năng thiết lập phản hồi đúng đắn được coi là một trong những kỹ năng giao tiếp quan trọng nhất cần thiết cho giao tiếp nhân viên hiệu quả mà quản lý doanh nghiệp phải sở hữu trong một thời gian dài. Ngay cả những CEO trẻ và giàu kinh nghiệm cũng phải có khả năng nói chuyện với nhân viên, giải quyết mọi sai sót, khen ngợi hoặc chỉ ra những điều có thể cải thiện, phân quyền đúng đắn, đưa ra lời khuyên về các nhiệm vụ khác nhau. Giao tiếp với nhân viên không nên là vấn đề đối với CEO. Người đứng đầu công ty phải có khả năng tiếp xúc với bất kỳ nhân viên nào, thậm chí là những người khó tính và hay thay đổi nhất, vì phản hồi đúng đắn là nền tảng của giao tiếp đôi bên cùng có lợi. Ban đầu, có vẻ như gọi một nhân viên vào để thảo luận những điều bạn gặp vấn đề là điều dễ dàng nhất để làm. Hóa ra nó không dễ chút nào. Phần lớn các nghiên cứu tâm lý và xã hội học được tiến hành bởi hàng trăm công ty trên thế giới đã cho thấy phản hồi là phần gặp nhiều vấn đề nhất trong mối quan hệ giữa nhân viên và chủ lao động. Nhiều nhân viên cảm thấy căng thẳng trong các cuộc trò chuyện mặt đối mặt với cấp trên và do thiếu một quy trình phản hồi được thiết lập đúng đắn. Họ quá sợ hãi để nói lên ý kiến của mình, cảm thấy không được đánh giá cao, vô giá trị và nhục nhã. Một hệ thống phản hồi không tồn tại hoặc được thiết lập kém làm mất phương hướng của nhân viên trong tổ chức và giảm mong muốn của họ trong việc phấn đấu cho mục tiêu chung. Một CEO tài năng và khôn ngoan phải hiểu rằng phản hồi là công cụ tốt cho phép:

• Chỉnh sửa hành vi của nhân viên trong nhóm

• Hướng dẫn nhân viên phát triển và trưởng thành trong một phòng ban cụ thể

• Biểu thị lòng biết ơn và nhấn mạnh tầm quan trọng của một nhân viên

• Động viên nhân viên đạt được những thành tựu mới

• Xác định lý do của hành vi sai trái của nhân viên

Bây giờ hãy cùng xem xét một số kỹ thuật giao tiếp nội bộ sẽ giúp bạn thiết lập một hệ thống phản hồi đúng đắn. Làm theo những kỹ thuật này, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp với nhân viên của mình.

Quy tắc N1: Hãy rõ ràng với mục tiêu

Trước khi có một cuộc họp với nhân viên, hãy hiểu rõ mục tiêu bạn đang theo đuổi và ghi chú xuống một mảnh giấy. Hỏi bản thân: “Tôi muốn đạt được gì trong cuộc họp này”? Bằng cách này, bạn sẽ làm cho cuộc trò chuyện dễ dàng hơn rất nhiều.

Quy tắc N2: Có thời gian và địa điểm cho cuộc nói chuyện

Điều quan trọng là bạn chỉ thảo luận về các sự kiện gần đây khi nói chuyện với nhân viên. Thực hành tốt nhất là liên hệ với nhân viên và thảo luận về một sự kiện vừa mới xảy ra với họ. Không có ích gì khi nhắc đến thời gian họ đi làm trễ cách đây 3 năm khi mà họ đến muộn trong tuần trước. Khi bạn thấy nhân viên gặp vấn đề với dự án hôm qua hay vài ngày trước, đó là lúc để thảo luận và cung cấp lời khuyên.

Quy tắc N3: Tham gia các cuộc thảo luận của nhân viên

Tất cả nhân viên ở các công ty khác nhau đều mong muốn được cần thiết, quan trọng và được lắng nghe. Hãy để nhân viên của bạn nói lên suy nghĩ của mình. Thứ nhất, đó là cách tốt để thúc đẩy sự độc lập của nhân viên và trách nhiệm đối với các quyết định mà bạn sẽ đưa ra trong cuộc thảo luận. Thứ hai, bằng cách từ chối nhân viên quyền được phát biểu ý kiến, bạn có thể từ chối chính mình thông tin hữu ích và thậm chí đặt bạn vào tình huống khó xử. Bạn cũng có thể phát hiện ra tiềm năng thực sự mà một nhân viên cụ thể có, nhận được một số ý tưởng hay và thậm chí thu được kinh nghiệm mới.

Quy tắc N4: Khen ngợi công khai, phê bình riêng tư

Đây là một quy tắc rất quan trọng! Có nhiều lý do để làm như vậy. Phê bình công khai làm người ta cảm thấy bị sỉ nhục và mất động lực sâu sắc. Không thể có giao tiếp đúng đắn nếu người đứng đầu công ty cho phép mình công khai chỉ trích nhân viên với một chút chế giễu. Hiểu rằng nếu bạn làm điều này với một số nhân viên, bạn sẽ làm điều này với các nhân viên khác, điều này sẽ khiến bạn lập tức mất lòng với họ. Khen ngợi nên được thực hiện chân thành, cho dù công khai hay riêng tư.

Quy tắc N5: Thảo luận về sự kiện và hành động

Không được can thiệp và gắn mác cho con người trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Khi nói chuyện với nhân viên của bạn, cả riêng tư và tập thể, chỉ thảo luận về sự kiện và hành động, không phải nhân viên. Rất dễ dàng để dán nhãn hoặc xúc phạm người khác, nhưng có thể mất hàng tháng hoặc thậm chí nhiều năm để tái thiết lập giao tiếp trong nhóm.

Cách bạn giao tiếp với nhân viên và phong cách giao tiếp nào bạn sử dụng hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Bạn có thể bỏ qua lời khuyên của chúng tôi và thất bại trong việc thiết lập phản hồi với nhân viên, nhưng bằng cách đó, sự nghiệp của bạn sẽ rất ngắn. Là CEO, bạn phải hiểu một điều đơn giản: Cả bạn và nhân viên của bạn phải được định hướng đạt được mục tiêu và nhiệm vụ chung cũng như làm cho bầu không khí nhóm trở nên dễ chịu nhất có thể. Chúc may mắn, thưa các nhà tuyển dụng. Đừng từ bỏ việc cải thiện kỹ năng của bạn và bạn sẽ đạt được mọi thứ!

Một công ty không thể phát triển và trở nên có lợi nhuận hơn bằng cách đặt tất cả hy vọng vào những ý tưởng và thực hành kinh doanh cũ. Ban quản trị của nó phải thử nghiệm với những khái niệm mới để điều chỉnh theo thị trường luôn thay đổi. Sản phẩm và dịch vụ sau đó có thể được tạo ra dựa trên những ý tưởng đó. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế phức tạp hơn nhiều. Một chuyện là nghĩ ra ý tưởng, nhưng một chuyện hoàn toàn khác là thực hiện dự án xung quanh ý tưởng đó.

Mọi thứ có thể trở nên mất kiểm soát đến mức chỉ một phần ba số dự án hoàn thành đúng thời hạn và với ngân sách ban đầu. Điều này xảy ra do những sai lầm của các nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm. Chúng tôi cung cấp cho bạn 5 vấn đề quản lý phổ biến nảy sinh từ việc bỏ qua một số lĩnh vực của kế hoạch dự án. Sau khi vượt qua chúng, bạn sẽ có thể quản lý các dự án một cách hiệu quả.

Không xác định được mục tiêu của dự án là sai lầm lớn nhất mà các nhà quản lý mắc phải

Theo một số tài liệu nghiên cứu của Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ, một phần ba số dự án thất bại vì những người phát triển chúng không có tầm nhìn rõ ràng. Đó là một trong những vấn đề quản lý phổ biến nhất. Đó là lý do tại sao việc có bức tranh về những gì bạn đang cố gắng đạt được, nó sẽ có lợi cho công ty như thế nào và tại sao khách hàng muốn sử dụng nó là rất quan trọng. Nếu không, bất kỳ công việc nào tiếp theo sẽ trở nên vô nghĩa.

Hãy lấy ví dụ một công ty ứng dụng di động nhỏ muốn mở rộng sang thị trường trò chơi video trên di động với một trò chơi xếp hình. Trong trường hợp này, các vấn đề sau sẽ có thể được các nhà phát triển thảo luận:

• Nhóm tuổi mục tiêu của chúng ta là gì?

• Chúng ta có nên làm trò chơi 2D hay 3D?

• Chúng ta sẽ cần bao nhiêu nhà phát triển để làm việc trên các khía cạnh khác nhau của trò chơi, ví dụ như cơ chế, thiết kế cấp độ, nghệ thuật ý tưởng, thiết kế âm thanh, v.v.?

• Chúng ta nên sử dụng loại công cụ trò chơi nào và chúng ta có đủ tiền để mua bản quyền không?

• Trò chơi sẽ có giá bao nhiêu đối với khách hàng?

• Bao nhiêu phần trăm lợi nhuận của chúng ta sẽ phải trả cho công ty đã tạo ra công cụ đó?

Tất cả những câu hỏi này phải được thảo luận trong các cuộc họp công ty ban đầu và tiếp theo. Các quản lý và nhân viên nên đồng ý về cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu dự án và thời gian ước tính để thực hiện điều này.

Những sai lầm hàng đầu mà các nhà quản lý mắc phải – thiếu yêu cầu

Khi bạn lên kế hoạch cho một dự án, điều quan trọng là hiểu được kết quả cuối cùng sẽ như thế nào. Đây là một trong những sai lầm lớn nhất mà các nhà quản lý mắc phải. Các nhà quản lý có trách nhiệm lập danh sách yêu cầu cho dự án và giao cho nhân viên. Danh sách này phải bao gồm thông tin sau:

• Số lượng nhân viên cần thiết cho các giai đoạn phát triển dự án khác nhau

• Tiêu chí để đánh giá chất lượng của dự án và các thành phần của nó

• Nguyên tắc phân chia khối lượng công việc giữa các nhân viên

• Lịch trình dự án

• Danh sách các mục tiêu mà dự án sẽ đạt được cho công ty

• Dự án sẽ được thay đổi bao lâu một lần

• Kích thước ngân sách ban đầu

Danh sách này cũng bao gồm sản phẩm cuối cùng sẽ được phát triển. Trong trường hợp trò chơi video di động, những sản phẩm này có thể bao gồm nghệ thuật ý tưởng, mẫu âm thanh, mã cho các yếu tố khác nhau của trò chơi, chẳng hạn như cơ chế, vật lý, hiệu ứng hình ảnh hoạt hình, v.v. Mỗi danh sách phải bao gồm một ngày phát hành ước tính.

Làm theo ước tính là một sai lầm phổ biến khác của các nhà quản lý

Hạn chót là một trong những vấn đề quản lý phổ biến nảy sinh trong quá trình phát triển dự án. Một nhà quản lý giỏi phải duy trì liên lạc với nhóm của mình và yêu cầu cập nhật về tiến độ trong từng nhóm. Họ có đáp ứng được thời hạn không hay cần thêm thời gian để làm mọi thứ đúng cách?

Một số điều bất ngờ có thể xảy ra và việc toàn bộ phải bị trì hoãn. Nếu bạn không thực hiện các tính toán cần thiết, bạn sẽ có nguy cơ liên tục hoãn thời hạn. Để tránh các vấn đề trong tương lai, tốt nhất bạn nên gặp gỡ với từng thành viên trong đội ngũ và đánh giá tiến độ công việc của họ.

Bỏ qua rủi ro là một vấn đề quản lý phổ biến

Theo lý thuyết, tất cả kế hoạch của bạn chắc chắn sẽ đi đúng hướng mọi lúc, nhưng thực tế thì bất kỳ dự án nào cũng có thể đối mặt với sự chậm trễ, lỡ hạn, nhân viên nghỉ ốm và các sự kiện không may khác. Việc có một chương trình quản lý rủi ro phù hợp sẽ giảm gần một nửa khả năng thất bại của dự án. Quy trình này không quá khó thực hiện nhưng đòi hỏi phải xác định rõ nhiều yếu tố có thể gặp sự cố khi làm việc trên một dự án cụ thể. Danh sách rủi ro của bạn nên bao gồm các sự kiện như:

• Không đạt được thời hạn

• Làm việc trên các tính năng bổ sung ngoài phạm vi ban đầu của dự án

• Thay đổi phạm vi dự án. Thay đổi mục tiêu, sản phẩm đầu ra, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn dự án

Nhiệm vụ của quản lý dự án nằm ở việc đánh giá rủi ro và xác định tác động của chúng đến dự án. Ví dụ, bạn có thể đảm bảo chỉ định một phó quản lý dự án người có thể thay thế trưởng nhóm dự án và tiếp tục công việc trong thời gian vắng mặt của họ. Bạn cũng có thể gặp phải khó khăn kỹ thuật, chẳng hạn như sự thay đổi đột ngột trong phần cứng hoặc phần mềm đang sử dụng có thể yêu cầu tuyển thêm nhân viên. Một kế hoạch dự phòng phải bao gồm mọi khả năng có thể xảy ra sự cố đối với dự án.

Những sai lầm do các nhà quản lý gây ra – có lịch trình cứng nhắc

Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo một luồng công việc đều đặn hơn là lập lịch trình cho đội nhóm của bạn. Bảng thời gian phải cung cấp thông tin rõ ràng về khối lượng công việc và thời hạn. Tất cả các lịch trình đều phải cho phép một số linh hoạt trong trường hợp xảy ra các tình huống không lường trước. Nếu bất cứ ai đang làm việc trong một dự án phải nghỉ một thời gian trong trường hợp bị ốm, vấn đề gia đình, chấn thương hoặc một số hoàn cảnh khác, họ có thể làm như vậy trong những điều kiện hợp lý. Trong trường hợp đó, phải có người thay thế họ trong trường hợp khẩn cấp để đảm bảo tiến độ phát triển dự án được duy trì.

Việc cung cấp cho các thành viên trong đội của bạn sự linh hoạt tương tự khi đề xuất các ý tưởng mới cho các nhà quản lý dự án rất quan trọng, những ý kiến này có thể mang lại lợi ích cho dự án nói chung. Hiện tại, có nhiều giải pháp giúp việc quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn. Bao gồm Social Shared, Wrike, Slack, Procore và nhiều ứng dụng khác.

Chúng ta đang sống trong một thế giới nhịp độ nhanh nơi mà cân bằng công việc, trách nhiệm và cuộc sống cá nhân thường cảm thấy choáng ngợp. Với vô vàn nhiệm vụ và hạn chót khắt khe, quản lý thời gian hiệu quả đã trở thành một kỹ năng quan trọng. Ngay cả những nhân vật lịch sử như Julius Caesar cũng hiểu giá trị của quản lý thời gian hiệu quả — ông đã sử dụng mọi khoảnh khắc rảnh rỗi một cách khôn ngoan. Khi tham gia các trận đấu giác đấu vì lý do chính trị, ông không để thời gian trống lãng phí, thay vào đó ông ban hành lệnh và trả lời thư từ chính thức. Việc nắm vững cách quản lý thời gian cho phép chúng ta duy trì năng suất, giảm căng thẳng và tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Hãy cùng khám phá 17 mẹo quản lý thời gian đã được chứng minh để giúp bạn duy trì tổ chức và làm chủ mọi thứ.

Quản Lý Thời Gian Là Gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và tổ chức cách phân chia thời gian của bạn giữa các nhiệm vụ khác nhau một cách hiệu quả. Nó giúp bạn duy trì năng suất, hoàn thành hạn chót và cân bằng công việc với cuộc sống cá nhân. Quản lý thời gian tốt đảm bảo rằng bạn tập trung vào các hoạt động quan trọng thay vì liên tục phản ứng đối với các nhiệm vụ khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn. Cho dù bạn đang quản lý một doanh nghiệp, lãnh đạo một nhóm, hay làm việc trên các dự án cá nhân, biết cách quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng then chốt để thành công.

Bây giờ, hãy cùng khám phá 15 mẹo quản lý thời gian để giúp bạn làm việc thông minh hơn và đạt được kết quả tốt hơn.

Danh Sách 17 Mẹo Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

1. Biết Cách Bạn Dành Thời Gian Của Mình

Trước khi cải thiện quản lý thời gian, điều thiết yếu là phải phân tích cách bạn tiêu tốn thời gian hiện tại. Nếu không có một bức tranh rõ ràng về nơi thời gian của bạn đi, việc tối ưu hóa chúng trở nên khó khăn.

Dưới đây là cách bắt đầu:

• Theo Dõi Hoạt Động Của Bạn – Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian hoặc giữ một cuốn sổ ghi lại các nhiệm vụ trong vài ngày. Ghi lại mọi thứ bạn làm, từ các dự án công việc đến giải lao và các yếu tố gây xao nhãng cá nhân.
• Nhận Diện Mẫu Hoạt Động – Sau khi theo dõi, hãy tìm các xu hướng. Bạn có dành quá nhiều thời gian cho email không? Các cuộc họp có chiếm phần lớn ngày của bạn không?
• Đánh Giá Mức Độ Năng Suất – Một số nhiệm vụ là cần thiết, trong khi số khác là không quan trọng. Loại bỏ các hoạt động ưu tiên thấp không góp phần vào mục tiêu của bạn.

Bằng cách hiểu cách bạn hiện đang quản lý thời gian, bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt về cách cải thiện hiệu quả.

2. Đặt Mục Tiêu Đúng Cách

Không có mục tiêu, quản lý thời gian trở nên vô định hướng. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng giúp ưu tiên công việc, tăng động lực và đo lường tiến độ.

a) Đặt Mục Tiêu SMART

Mục tiêu SMART là:

• Cụ Thể – Xác định chính xác điều bạn muốn đạt được.
• Có Thể Đo Lường – Thiết lập tiêu chí để theo dõi tiến độ.
• Có Thể Đạt Được – Đảm bảo mục tiêu là thực tế với thời gian và nguồn lực hiện có.
• Có Liên Quan – Liên kết mục tiêu với các mục tiêu rộng hơn.
• Có Thời Hạn – Đặt thời hạn để duy trì sự khẩn trương.

Ví dụ: Thay vì nói, “Tôi muốn trở nên năng suất hơn”, hãy định hình lại thành: “Tôi sẽ hoàn thành ba báo cáo mỗi tuần bằng cách tập trung vào các phiên làm việc sâu vào mỗi buổi sáng.”

b) Thiết Lập Hạn Chót

Ngay cả khi các nhiệm vụ không có hạn chót bên ngoài, việc tự đặt ra các hạn chót sẽ giữ cho công việc có cấu trúc. Hạn chót ngăn chặn sự trì hoãn và giúp bạn có trách nhiệm.

• Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mốc nhỏ – Thay vì aiming hoàn thành một dự án lớn cùng một lúc, hãy chia nhỏ nó thành các hạn chót nhỏ hơn.
• Sử dụng phân bổ thời gian – Dành các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ khác nhau để tránh sự lạc hướng.
• Tạo khoảng thời gian dự phòng – Các vấn đề không mong đợi có thể phát sinh, vì vậy hãy để lại thêm thời gian cho việc chỉnh sửa hoặc trì hoãn.

Mục tiêu tạo ra cấu trúc cho quản lý thời gian, giúp dễ dàng duy trì sự theo dõi.

3. Lập Kế Hoạch: Chiến Lược Ưu Tiên Công Việc Hiệu Quả

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi việc ưu tiên công việc chiến lược. Chỉ đơn giản liệt kê công việc mà không xem xét độ khẩn cấp hoặc quan trọng có thể dẫn đến không hiệu quả.

a) Tạo Danh Sách Ưu Tiên Thay Vì Danh Sách Công Việc Việc

Một danh sách công việc cơ bản thiếu cấu trúc. Thay vào đó, sử dụng Ma trận Eisenhower, phân loại các nhiệm vụ dựa trên khẩn cấp và quan trọng:

• Khẩn Cấp & Quan Trọng – Xử lý ngay lập tức.
• Quan Trọng nhưng Không Khẩn Cấp – Lên lịch cho sau này.
• Khẩn Cấp nhưng Không Quan Trọng – Giao lại các nhiệm vụ này cho người khác.
• Không Khẩn Cấp Cũng Không Quan Trọng – Loại bỏ hoặc giảm thiểu.

Phương pháp này đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên trong khi những nhiệm vụ không cần thiết không tiêu tốn thời gian quý báu.

b) Lên Kế Hoạch Trước Vào Cuối Mỗi Ngày

Dành 5–10 phút vào cuối ngày làm việc để chuẩn bị cho ngày tiếp theo giúp tiết kiệm thời gian buổi sáng và tránh lãng phí công sức.

• Xem lại nhiệm vụ đã hoàn thành.
• Xác định công việc còn tồn đọng.
• Đặt ưu tiên cho ngày hôm sau.

Thói quen này giúp khởi đầu mượt mà mỗi sáng.

c) Tự Động Hóa Các Nhiệm Vụ Lặp Lại

Tự động hóa giảm công việc thủ công và giải phóng thời gian cho các hoạt động có giá trị hơn. Hãy cân nhắc tự động hóa:

• Phản hồi email – Sử dụng mẫu cho các câu hỏi thường gặp.
• Lên lịch – Thiết lập nhắc nhở cuộc họp tự động.
• Nhập liệu – Sử dụng phần mềm để hợp lý hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Tự động hóa là một giải pháp quản lý thời gian mạnh mẽ giúp tăng cường hiệu quả.

d) Phân chia mọi nhiệm vụ thành các phần nhỏ

Những nhiệm vụ lớn có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp, dẫn đến trì hoãn. Phân chia chúng thành các bước nhỏ, có thể thực hiện được sẽ làm chúng dễ quản lý hơn.

Ví dụ: Thay vì viết “Hoàn thành dự án,” hãy phân chia thành:

1. Nghiên cứu thông tin
2. Phác thảo các điểm chính
3. Soạn thảo nội dung
4. Chỉnh sửa và hoàn thiện

Các bước nhỏ tạo đà và làm cho tiến trình có thể thấy rõ.

e) Loại bỏ các nhiệm vụ/hoạt động không cần thiết

Các hoạt động tốn thời gian nhưng giá trị thấp làm giảm năng suất. Xác định các nhiệm vụ không góp phần vào mục tiêu và loại bỏ chúng khỏi lịch trình của bạn.

• Giảm bớt các cuộc họp không cần thiết.
• Hạn chế lướt mạng xã hội.
• Tránh các phiên làm việc không có cấu trúc.

Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ có tác động cao sẽ nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian.

f) Hoàn thành nhiệm vụ khó nhất trước tiên

Còn được gọi là phương pháp Eat That Frog, cách tiếp cận này liên quan đến việc bắt đầu với nhiệm vụ khó nhất hoặc quan trọng nhất trước.

• Nhiệm vụ thách thức đòi hỏi nhiều năng lượng tinh thần hơn — thực hiện chúng sớm đảm bảo tập trung tốt nhất.
• Khi hoàn thành nhiệm vụ khó khăn, các công việc khác sẽ cảm thấy dễ dàng hơn.
• Giảm gánh nặng tinh thần vào buổi sáng giúp tăng năng suất suốt cả ngày.

Hãy làm thành thói quen để xử lý công việc khó khăn nhất trước tiên.

g) Làm các công việc nhanh trong khoảng thời gian giữa các cuộc họp hoặc thời gian tập trung

Những khoảng thời gian ngắn giữa các cuộc họp hoặc phiên làm việc có thể sử dụng cho các công việc nhỏ nhưng cần thiết, chẳng hạn như:

• Trả lời nhanh các email.
• Sắp xếp tài liệu.
• Chuẩn bị ghi chú cho công việc tiếp theo.

Phương pháp này đảm bảo sử dụng thời gian chết hiệu quả.

h) Xử lý đồng loạt các nhiệm vụ tương tự

Chuyển đổi giữa các nhiệm vụ không liên quan làm giảm hiệu quả do chi phí chuyển đổi tinh thần. Thay vào đó, xử lý đồng loạt các nhiệm vụ tương tự:

• Trả lời email vào các khoảng thời gian định sẵn thay vì liên tục kiểm tra.
• Sắp xếp tất cả cuộc gọi trong một khối thời gian duy nhất.
• Tập trung các nhiệm vụ liên quan (ví dụ: viết nội dung và nghiên cứu) lại với nhau.

Kỹ thuật này cải thiện sự tập trung và luồng công việc.

i) Giao việc

Nếu một nhiệm vụ không yêu cầu bạn phải trực tiếp tham gia, hãy giao nó cho người khác. Việc giao việc cho phép bạn tập trung vào công việc có ưu tiên cao hơn trong khi đảm bảo mọi việc đều được hoàn thành.

Giao việc hiệu quả bao gồm:

• Giao nhiệm vụ dựa trên trình độ kỹ năng.
• Cung cấp hướng dẫn rõ ràng.
• Đặt thời hạn cho trách nhiệm.

Giao việc là một trong những chiến lược quản lý thời gian tốt nhất để nâng cao hiệu quả.

j) Kiểm tra nhiệm vụ của bạn

Thường xuyên xem xét cách thời gian được sử dụng giúp cải thiện thói quen năng suất. Tự hỏi bản thân:

• Có nhiệm vụ nào đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến không?
• Có mẫu nào của việc lãng phí thời gian không?
• Có điều gì có thể cải thiện hoặc loại bỏ không?

Kiểm tra nhiệm vụ giúp tối ưu hóa lịch trình hàng ngày.

k) Tuân thủ một lịch trình hàng ngày

Một thói quen có cấu trúc tạo ra sự nhất quán, làm cho việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn.

Mẹo để tuân thủ một lịch trình hàng ngày:

• Thiết lập giờ làm việc cố định.
• Dành thời gian cho nghỉ ngơi.
• Tuân theo một chuỗi nhiệm vụ có cấu trúc.

Sự nhất quán là chìa khóa để quản lý thời gian hiệu quả.

4. Xây dựng lịch trình cá nhân

Một lịch trình chung có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Để quản lý thời gian hiệu quả, hãy thiết kế một lịch trình phù hợp với mức năng lượng và thói quen làm việc của bạn.

• Xác định giờ làm việc cao nhất – Một số người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, trong khi những người khác hiệu suất cao hơn vào buổi chiều. Lên lịch các nhiệm vụ ưu tiên cao trong giờ năng lượng cao.
• Sử dụng Phân chia thời gian – Dành các khoảng thời gian cụ thể cho công việc sâu, cuộc họp và các nhiệm vụ hành chính.
• Bao gồm các khoảng nghỉ – Những đoạn nghỉ ngắn giữa các nhiệm vụ giúp cải thiện sự tập trung và ngăn chặn sự kiệt sức.

Một lịch trình cá nhân tối đa hóa hiệu quả bằng cách đảm bảo công việc được hoàn thành khi bạn tập trung nhất.

5. Sử dụng AI cho tìm kiếm và tóm tắt

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể tiết kiệm hàng giờ bằng cách tự động hóa nghiên cứu và tóm tắt thông tin. Các công cụ hỗ trợ AI giúp các chuyên gia sử dụng thời gian một cách khôn ngoan bằng cách giảm thời gian dành cho các công việc thủ công.

Ví dụ:

• Công cụ tóm tắt – Chuyển đổi các tài liệu dài thành các điểm chính.
• Trợ lý tự động – Xử lý việc sắp xếp lịch họp và nhắc nhở.
• Công cụ nghiên cứu dựa trên AI – Đẩy nhanh việc thu thập thông tin.

Bằng cách tích hợp AI, bạn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn.

6. Tạo Lịch

Một lịch tổ chức tốt ngăn ngừa xung đột về lịch trình và giúp cân bằng nhiệm vụ hiệu quả.

a) Đặt Nhắc Nhở

Nhắc nhở đảm bảo rằng các thời hạn, cuộc họp và sự kiện quan trọng không bị quên. Sử dụng:

• Thông báo lịch cho các thời hạn quan trọng.
• Ứng dụng quản lý nhiệm vụ cho các ưu tiên hàng ngày.

b) Hoãn Thông Báo

Mặc dù nhắc nhở hữu ích, nhưng thông báo liên tục có thể gây mất tập trung. Lên lịch ”thời gian tập trung” nơi thông báo được tắt tiếng. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc sâu mà không bị gián đoạn.

7. Sử Dụng Công Cụ Phù Hợp

Công cụ phù hợp đơn giản hóa việc lập kế hoạch thời gian và quản lý nhiệm vụ. Chọn những công cụ phù hợp với quy trình công việc của bạn:

• Sổ kế hoạch – Sổ kế hoạch kỹ thuật số hoặc giấy cho hoạt động hàng ngày.
• Công cụ sắp xếp lịch – Các nền tảng như Shifton tự động hóa việc lên kế hoạch và tối ưu hóa quản lý thời gian nhân viên.
• Ứng dụng ghi chú – Tổ chức thông tin, đặt nhắc nhở và theo dõi tiến độ hiệu quả.

Sử dụng công cụ phù hợp giảm nỗ lực thủ công và tinh giản công việc.

8. Thực Hành Ra Quyết Định

Thiếu quyết đoán dẫn đến lãng phí thời gian và trì hoãn tiến độ. Để đưa ra quyết định nhanh hơn:

• Xác định tiêu chí – Đặt các yếu tố rõ ràng để đánh giá sự lựa chọn.
• Tránh suy nghĩ quá lâu – Đặt giới hạn thời gian cho việc ra quyết định.
• Tin tưởng kinh nghiệm – Dựa vào kiến thức và chuyên môn trước đây.

Thực hành quyết định nhanh cải thiện hiệu quả và giảm trì hoãn.

9. Học Cách Đặt Ranh Giới và Nói Không

Nhận quá nhiều nhiệm vụ dẫn đến kiệt sức. Học cách nói không giúp duy trì khối lượng công việc cân bằng.

• Đánh giá yêu cầu – Nó có phù hợp với ưu tiên của bạn không?
• Lịch sự nhưng kiên quyết – Từ chối các phiền nhiễu mà không cảm thấy có lỗi.
• Đưa ra lựa chọn thay thế – Đề xuất thời gian sau hoặc ủy quyền khi có thể.

Đặt ranh giới giúp bạn tập trung vào công việc ưu tiên cao.

10. Ngừng Trì Hoãn

Trì hoãn lãng phí thời gian và tạo ra căng thẳng không cần thiết. Khắc phục nó bằng cách:

• Chia nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ – Tiến bộ nhỏ tạo đà phát triển.
• Sử dụng quy tắc 5 phút – Bắt đầu một nhiệm vụ chỉ trong năm phút để giảm cản trở.
• Loại bỏ phiền nhiễu – Làm việc trong môi trường có tập trung.
• Tạo trách nhiệm – Đặt thời hạn hoặc làm việc với đối tác để giữ đúng tiến độ.

Khắc phục trì hoãn cải thiện quản lý thời gian tại nơi làm việc và cuộc sống cá nhân.

11. Quản Lý Những Người Lãng Phí Thời Gian

Người lãng phí thời gian làm giảm năng suất. Xác định và loại bỏ các phiền nhiễu thường gặp:

• Thiết bị cầm tay – Hạn chế sử dụng mạng xã hội trong giờ làm việc.
• Quá tải email – Kiểm tra email vào thời gian đã lên lịch thay vì liên tục.
• Khách thăm bất ngờ – Xác định rõ thời gian sẵn sàng để giảm gián đoạn.
• Cuộc họp không cần thiết – Giữ cuộc họp ngắn gọn và tập trung.
• Nghĩa vụ gia đình – Tạo không gian làm việc riêng nếu làm việc từ xa.

Loại bỏ những người lãng phí thời gian giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

12. Xử Lý Căng Thẳng Một Cách Khôn Ngoan

Căng thẳng ảnh hưởng tiêu cực đến kỹ năng quản lý thời gian tại nơi làm việc. Để duy trì hiệu suất dưới áp lực:

• Nghỉ ngơi ngắn – Ra ngoài hít thở không khí hoặc duỗi người nhanh chóng.
• Sử dụng kỹ thuật chánh niệm – Thở sâu hoặc thiền giúp cải thiện tập trung.
• Ưu tiên chăm sóc bản thân – Tâm trí nghỉ ngơi tốt hoạt động tốt hơn.

Giảm căng thẳng nâng cao năng suất và hiệu quả thời gian.

13. Tránh Làm Nhiều Việc Cùng Lúc

Làm nhiều việc cùng lúc giảm hiệu quả vì não khó chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Thay vào đó:

• Tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần – Làm việc sâu mang lại kết quả tốt hơn.
• Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau – Điều này giảm thiểu sự thay đổi bối cảnh.
• Đặt khoảng thời gian tập trung – Sử dụng các kỹ thuật như Pomodoro (phiên làm việc 25 phút).

Tránh đa nhiệm dẫn đến quản lý thời gian tốt hơn tại nơi làm việc.

14. Sử Dụng Quy Tắc 20 Phút

Dự án lớn có thể cảm thấy quá sức, dẫn đến trì hoãn. Quy tắc 20 phút giúp vượt qua điều này:

• Đặt hẹn giờ trong 20 phút – Cam kết làm việc không bị phân tâm.
• Đánh giá tiến độ sau khi hết thời gian – Hầu hết mọi người tiếp tục làm việc khi đà làm việc đã được thiết lập.

Kỹ thuật này giúp nhiệm vụ lớn trở nên bớt đáng sợ và dễ thực hiện hơn.

15. Dành Thời Gian Nghỉ Ngơi

Nghỉ ngơi là cần thiết cho sản xuất lâu dài. Làm việc quá sức dẫn đến kiệt sức, giảm hiệu quả.

• Lên kế hoạch cho kỳ nghỉ – Thời gian rời xa công việc phục hồi năng lượng tinh thần.
• Dành thời gian nghỉ ngắn hàng ngày – Chỉ cần 5–10 phút cũng cải thiện sự tập trung.
• Ngắt kết nối khỏi công việc sau giờ làm – Tránh kiểm tra email ngoài giờ làm việc.

Thời gian nghỉ ngơi là cần thiết để duy trì kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn trong thời gian dài.

16. Xây Dựng Hệ Thống Và Tuân Thủ Chặt Chẽ

Hệ thống được cấu trúc tốt tạo ra sự nhất quán trong quản lý thời gian. Ví dụ bao gồm:

• Phương pháp Chia Khung Thời Gian – Phân bổ thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ.
• Ma Trận Eisenhower – Ưu tiên nhiệm vụ dựa trên mức độ khẩn cấp.
• Quy tắc 2 Phút – Nếu một nhiệm vụ mất dưới hai phút, hãy thực hiện ngay lập tức.

Tìm hệ thống phù hợp và kiên trì với nó để đạt hiệu quả tốt hơn.

17. Giữ Mọi Thứ Ngăn Nắp

Nơi làm việc bừa bộn làm tốn thời gian và giảm sự tập trung. Giữ mọi thứ ngăn nắp bằng cách:

• Sắp xếp lại bàn làm việc – Không gian sạch sẽ cải thiện hiệu quả.
• Sử dụng công cụ tổ chức điện tử – Hệ thống quản lý tập tin ngăn ngừa mất tài liệu.
• Lên kế hoạch cho thói quen hàng ngày – Cấu trúc tạo ra thói quen quản lý thời gian nhất quán.

Duy trì sự ngăn nắp đảm bảo quy trình làm việc mượt mà và hiệu quả.

Tại Sao Quản Lý Thời Gian Quan Trọng?

Quản lý thời gian là kỹ năng cơ bản ảnh hưởng đến cả cuộc sống chuyên môn và cá nhân. Bằng cách tổ chức nhiệm vụ một cách hiệu quả, cá nhân có thể giảm stress, tăng năng suất và đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn. Không có quản lý thời gian tốt, mọi người thường cảm thấy quá tải, lỡ thời hạn và gặp khó khăn trong việc duy trì cân bằng cuộc sống công việc.

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép ra quyết định tốt hơn, cải thiện sự tập trung và tạo cơ hội thành công lớn hơn. Cho dù bạn là nhân viên, quản lý hay chủ doanh nghiệp, việc áp dụng các chiến lược quản lý thời gian giúp cải thiện hiệu quả và đảm bảo sự phát triển lâu dài.

Lợi Ích Của Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian hiệu quả mang lại nhiều lợi ích ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc và sự bình yên cá nhân.

• Giảm Stress – Biết rằng nhiệm vụ được kiểm soát làm giảm lo lắng và ngăn chặn sự gấp rút vào phút cuối.
• Có Thêm Thời Gian – Nâng cao hiệu quả tạo thời gian cho phát triển cá nhân, sở thích hoặc thư giãn.
• Thêm Cơ Hội – Việc đáp ứng thời hạn và quản lý khối lượng công việc hợp lý nâng cao uy tín và phát triển sự nghiệp.
• Khả Năng Đạt Mục Tiêu – Quản lý thời gian đúng cách đảm bảo rằng cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đều được đáp ứng nhất quán.

Hệ Lụy Của Quản Lý Thời Gian Kém

Thất bại trong việc quản lý thời gian hiệu quả có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng công việc và uy tín chuyên môn.

1. Luồng Công Việc Kém. Lịch làm việc không ngăn nắp làm chậm quy trình và tạo ra nút thắt không cần thiết, khiến việc hoàn thành nhiệm vụ trở nên khó khăn.
2. Lãng Phí Thời Gian. Không có quản lý thời gian có cấu trúc, mọi người dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ không quan trọng, giảm hiệu quả tổng thể.
3. Mất Kiểm Soát. Khi nhiệm vụ chất đống mà không có kế hoạch, việc quản lý trách nhiệm trở nên khó hơn, dẫn đến năng suất giảm và tăng sự khó chịu.
4. Chất Lượng Công Việc Kém. Công việc vội vàng do phân bổ thời gian kém dẫn đến sai lầm, độ chính xác thấp và hiệu suất dưới mức.
5. Uy Tín Kém. Luôn luôn lỡ thời hạn hoặc thất bại trong việc quản lý khối lượng công việc ảnh hưởng tiêu cực đến độ tin cậy chuyên môn và sự phát triển sự nghiệp.

Thách Thức Thông Thường Của Quản Lý Thời Gian

Nhiều người gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian do những rào cản chung khiến năng suất bị cản trở. Nhận diện những thách thức này là bước đầu tiên để vượt qua chúng.

1. Lên Kế Hoạch Kém. Thất bại trong việc tạo ra một kế hoạch có cấu trúc dẫn đến thời hạn bị lỡ và luồng công việc không hiệu quả.
2. Thiếu Tổ Chức. Không gian làm việc bừa bộn và lịch trình không có tổ chức khiến việc ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ trở nên khó khăn hơn.
3. Cảm Thấy Quá Tải. Quá nhiều nhiệm vụ mà không được ưu tiên đúng cách có thể gây căng thẳng và giảm sự tập trung.
4. Trì Hoãn. Trì hoãn nhiệm vụ tạo áp lực không cần thiết và thường dẫn đến công việc gấp gáp, chất lượng thấp.
5. Sự Phân Tâm. Mạng xã hội, thông báo liên tục và sự gián đoạn tại nơi làm việc giảm sự tập trung và năng suất.
6. Khó Nói Không. Tiếp nhận quá nhiều cam kết dẫn đến kiệt sức và quản lý thời gian không hiệu quả.
7. Thiếu Kỷ Luật Bản Thân. Không có kỷ luật tự giác, việc tuân thủ lịch trình và hoàn thành công việc đúng hạn trở nên khó khăn.

Làm Thế Nào Shifton Có Thể Giúp Cải Thiện Quản Lý Thời Gian

Shifton là một công cụ lên lịch mạnh mẽ dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quản lý thời gian bằng cách tự động hóa việc lập kế hoạch ca, theo dõi giờ làm việc của nhân viên và tổ chức lịch trình một cách hiệu quả.

Với Shifton, các doanh nghiệp có thể:

• Loại bỏ lỗi lên lịch thủ công và tiết kiệm thời gian.
• Đảm bảo phân phối ca làm việc công bằng để cải thiện hiệu quả nhóm.
• Nâng cao năng suất lực lượng lao động bằng cách giảm bớt các công việc hành chính.

Bằng cách tích hợp các tính năng lên lịch tiên tiến của Shifton, quản lý và nhân viên có thể dành ít thời gian hơn cho việc lập kế hoạch và nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng, cải thiện hiệu quả tổng thể.

Bài Viết UPD Ngày 5 Tháng 3, 2025

Một lịch làm việc được cơ cấu tốt là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Cho dù bạn đang quản lý một nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, trung tâm CSKH hay đội ngũ làm việc từ xa, một lịch làm việc cho nhân viên được lập kế hoạch đúng đắn sẽ đảm bảo vận hành suôn sẻ, giảm thiểu xung đột, và giữ cho nhân viên gắn kết.

Lên lịch kém dẫn đến việc bỏ lỡ ca làm, điều chỉnh vào phút chót, kiệt sức, và các vấn đề tuân thủ. Khi nhân viên không nhận được lịch làm việc trước, nó tạo ra sự không chắc chắn và căng thẳng, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần chung.

Tuy nhiên, một lịch làm việc nhóm được lập kế hoạch tốt tối ưu hóa nhân sự, cải thiện hiệu quả, và đảm bảo nhân viên nhận được khối lượng công việc công bằng và cân bằng. Với phương pháp và công cụ lập lịch đúng đắn, bạn có thể đơn giản hóa việc lên kế hoạch ca làm và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Hướng dẫn này cung cấp 23 bước thực tế để giúp các nhà quản lý lập một lịch làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động, đảm bảo tuân thủ, và giữ cho nhân viên hài lòng.

Lịch làm việc là gì?

Lịch làm việc là một kế hoạch được cơ cấu hóa nhằm vạch ra khi nào nhân viên sẽ làm việc. Nó giúp các doanh nghiệp:

• Đảm bảo đủ nhân sự theo nhu cầu kinh doanh.
• Phân bổ công việc công bằng giữa các nhân viên.
• Tối ưu hóa năng suất trong khi giảm thiểu chi phí lao động.
• Duy trì tuân thủ luật lao động và chính sách của công ty.

Một lịch làm việc được thiết kế tốt xem xét các nhu cầu kinh doanh, sự sẵn có của nhân viên, và sự công bằng của ca làm để tạo ra một lực lượng lao động cân bằng và hiệu quả.

Điều gì tạo nên một lịch làm việc tuyệt vời?

Không phải mọi lịch trình đều hiệu quả. Một lịch làm việc tuyệt vời là một lịch trình rõ ràng, dễ đoán, và dễ truy cập trong khi cho phép linh hoạt cho cả người sử dụng lao động và nhân viên. Các đặc điểm chính sau đây làm cho lịch trình trở nên hiệu quả:

Cập nhật theo thời gian thực

Kinh doanh yêu cầu thay đổi, và lịch trình cần phải có khả năng thích ứng với những thay đổi không mong đợi theo thời gian thực. Nếu một nhân viên báo ốm, người quản lý nên có khả năng điều chỉnh ca làm ngay lập tức.

Truy cập di động

Một lịch làm việc hiện đại nên có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, cho phép nhân viên kiểm tra ca làm việc, yêu cầu thay đổi, và nhận cập nhật một cách dễ dàng.

Thông báo và nhắc nhở

Những lời nhắc đổi ca tự động giúp nhân viên theo dõi, giảm bớt tình trạng vắng mặt và đảm bảo rằng tất cả các ca làm đều được bao phủ mà không gây nhầm lẫn.

23 mẹo về cách tạo lịch làm việc

Bước 1: Xác định mục tiêu lao động của bạn

Trước khi bạn tạo một lịch làm việc, bạn cần hiểu có bao nhiêu nhân viên cần ở các thời điểm khác nhau. Điều này bao gồm phân tích các mô hình kinh doanh, xác định thời gian cao điểm và thời kỳ chậm, và đảm bảo có đủ nhân viên để đáp ứng nhu cầu mà không quá tải nhân sự.

Bắt đầu bằng cách đánh giá dữ liệu lịch sử để tìm ra khi nào lưu lượng khách hàng là cao nhất. Nếu bạn điều hành một nhà hàng, ví dụ, buổi tối và cuối tuần có thể là thời gian bận rộn nhất, trong khi buổi sáng giữa tuần có thể cần ít nhân viên hơn. Đối với các văn phòng hoặc cửa hàng bán lẻ, giờ cao điểm có thể là trong giờ nghỉ trưa hoặc sau giờ làm việc.

Ngoài ra, hãy cân nhắc mức độ năng suất của nhân viên. Một số nhân viên làm việc hiệu quả hơn vào một số thời điểm trong ngày nhất định, vì vậy việc chỉ định ca làm dựa trên điểm mạnh có thể nâng cao hiệu quả hoạt động. Mục tiêu là cân bằng chi phí lao động trong khi duy trì dịch vụ khách hàng xuất sắc và hiệu suất kinh doanh.

Bước 2: Tuân thủ luật lao động liên bang và địa phương

Mỗi quốc gia, bang hoặc khu vực có các luật lao động khác nhau điều chỉnh lịch làm việc. Những luật này bao gồm các khía cạnh như giờ làm việc tối đa, lương làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi, và thông báo lịch trình cần thiết. Vi phạm các luật này có thể dẫn đến các hình phạt, tranh chấp pháp lý và danh tiếng xấu trong mắt nhân viên.

Trước khi hoàn thành bất kỳ lịch trình nào, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng tất cả các quy định lao động liên quan. Một số cân nhắc chính về tuân thủ bao gồm:

• Đảm bảo nhân viên không vượt quá giới hạn giờ thêm hợp pháp mà không có sự đền bù thích hợp.
• Lên lịch các khoảng nghỉ cần thiết, chẳng hạn như nghỉ ăn và nghỉ giải lao.
• Tuân thủ các luật về tuần làm việc công bằng, yêu cầu nhà tuyển dụng cung cấp thông báo trước về ca làm cho nhân viên.

Sử dụng phần mềm lập lịch có thể giúp tự động hóa việc tuân thủ bằng cách đánh dấu các vi phạm tiềm năng và đảm bảo tất cả các ca làm đáp ứng các yêu cầu pháp lý.

Bước 3: Tìm hiểu đội ngũ của bạn

Một lịch làm việc cân bằng tốt xem xét kỹ năng, thế mạnh, và sở thích làm việc của từng nhân viên. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả nơi nhân viên cảm thấy được coi trọng và làm việc tốt nhất của mình.

Dành thời gian để hiểu:

• Ai xuất sắc trong những nhiệm vụ và vai trò nào?
• Ai thích làm việc vào buổi sáng, buổi tối, hay ca đêm?
• Ai có hạn chế, chẳng hạn như trách nhiệm chăm con hoặc cam kết học tập?

Hiểu các yếu tố này cho phép bạn tạo ra một lịch làm việc nâng cao hiệu suất và sự hài lòng trong công việc. Nhân viên cảm thấy nhu cầu của họ được cân nhắc sẽ dễ dàng gắn bó và mang lại kết quả tốt hơn.

Bước 4: Tôn trọng sở thích về lịch trình của nhân viên

Mặc dù nhu cầu kinh doanh cần được ưu tiên, việc tôn trọng sở thích về lịch trình của nhân viên có thể cải thiện tinh thần và giảm tình trạng vắng mặt. Nhân viên có lịch trình dễ đoán sẽ hài lòng và làm việc hiệu quả hơn.

Để đáp ứng sở thích mà không ảnh hưởng đến hoạt động, bạn nên:

• Cho phép nhân viên gửi thông tin sẵn có trước.
• Tạo ra một vòng quay công bằng cho các ngày cuối tuần và ngày lễ.
• Cung cấp các tùy chọn trao đổi ca làm cho nhân viên cần sự linh hoạt.

Ngay cả khi không thể đáp ứng mọi yêu cầu, việc cho thấy nhân viên rằng sự ưu tiên của họ quan trọng sẽ xây dựng niềm tin và giảm tỷ lệ thôi việc.

Bước 5: Tham gia đội ngũ của bạn vào

Khuyến khích nhân viên tham gia vào quyết định lập lịch trình sẽ tạo ra một văn hóa làm việc hợp tác và cải thiện sự hài lòng tổng thể. Khi nhân viên cảm thấy họ có đóng góp, họ có xu hướng cam kết với ca làm của mình hơn.

Các cách để tham gia nhân viên bao gồm:

• Sử dụng hệ thống yêu cầu mở nơi nhân viên có thể gửi ngày và giờ làm việc ưu tiên.
• Cho phép nhân viên trao đổi ca làm với sự phê duyệt của quản lý.
• Tổ chức khảo sát hoặc họp để thảo luận về chính sách và mối quan tâm về lịch trình.

Bằng cách cho nhân viên tiếng nói trong lịch làm việc của mình, doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hợp tác hơn.

Bước 6: Thu thập Thông tin Sẵn sàng của Nhân viên

Trước khi hoàn thành lịch làm việc, điều quan trọng là thu thập thông tin chính xác về sự sẵn sàng của nhân viên. Việc này giúp tránh các thay đổi phút chót, xung đột lịch trình và các ca chưa được lấp đầy.

Cách tốt nhất để thu thập sự sẵn sàng là thông qua các hệ thống lập lịch kỹ thuật số, nơi mà nhân viên có thể cập nhật giờ làm việc ưa thích của mình. Điều này loại bỏ nhu cầu liên lạc qua lại không ngừng và đảm bảo lịch trình phù hợp với sự sẵn sàng của nhân viên trong thời gian thực.

Bước 7: Lên Kế hoạch Trước

Một trong những sai lầm lớn nhất khi lập lịch là chờ đến phút chót mới phân công ca. Lập kế hoạch lịch làm việc trước giúp tránh căng thẳng cho cả quản lý và nhân viên.

Để có kết quả tối ưu:

• Tạo lịch ít nhất hai tuần trước.
• Xác định các xung đột tiềm ẩn và điều chỉnh sớm.
• Thông báo lịch trình ngay khi hoàn tất.

Phương pháp này giúp nhân viên có đủ thời gian để lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân của họ đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Bước 8: Tạo Kế hoạch Dự phòng

Ngay cả những lịch trình được lên kế hoạch tốt nhất cũng có thể gặp gián đoạn bất ngờ do bệnh tật, tình huống khẩn cấp hoặc thay đổi phút chót. Có một kế hoạch dự phòng đảm bảo doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động mà không gặp vấn đề lớn.

Một số chiến lược dự phòng bao gồm:

• Giữ một danh sách nhân viên đang chờ sẵn sàng để trực ca trong thời gian ngắn.
• Đào tạo chéo nhân viên để họ có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khi cần.
• Triển khai phần mềm lập lịch cho phép điều chỉnh nhanh chóng và hoán đổi ca làm.

Một cách tiếp cận chủ động đối với sự gián đoạn lịch trình giúp ngăn ngừa căng thẳng không cần thiết và giữ cho đội ngũ hoạt động hiệu quả.

Bước 9: Quyết định Cách Bạn Muốn Tạo Lịch của Mình

Có nhiều cách để tạo ra một lịch làm việc, mỗi cách có những lợi ích và hạn chế riêng. Các phương pháp phổ biến nhất bao gồm:

• Lập lịch thủ công – Sử dụng bảng tính hoặc bảng trắng để tạo và điều chỉnh lịch trình thủ công.
• Phần mềm lập lịch tự động – Công cụ tạo lịch làm việc dựa trên nhu cầu kinh doanh, sự sẵn sàng của nhân viên và các quy tắc tuân thủ.
• Phương pháp kết hợp – Kết hợp nhập liệu thủ công với tự động hóa để cải thiện độ chính xác và hiệu quả.

Lựa chọn phương pháp lập lịch phù hợp phụ thuộc vào quy mô lực lượng lao động của bạn, độ phức tạp của doanh nghiệp và mức độ linh hoạt cần thiết.

Bước 10: Tạo Lịch của Bạn

Khi đã cân nhắc tất cả các yếu tố chính, đã đến lúc xây dựng lịch làm việc thực tế. Thực hiện theo các bước sau để có một phương pháp có cấu trúc:

1. Phân công ca dựa trên nhu cầu kinh doanh.
2. Đảm bảo phân bổ khối lượng công việc công bằng.
3. Tính đến các yêu cầu pháp lý, bao gồm nghỉ ngơi và làm thêm giờ.
4. Điều chỉnh lịch trình dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên.
5. Xem xét lịch trình để xác định xung đột hoặc thiếu ca.

Một lịch trình được lên kế hoạch tốt nên cân bằng nhu cầu hoạt động trong khi giữ cho nhân viên tham gia và làm việc hiệu quả.

Bước 11: Phát hành Lịch trước

Nhân viên đánh giá cao việc có lịch trình của họ trước thời hạn để họ có thể lập kế hoạch phù hợp. Cung cấp quyền truy cập sớm vào lịch trình cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giảm số lần không có mặt và tăng cường sự hài lòng trong công việc.

Những thực tiễn tốt nhất bao gồm:

• Đăng lịch ít nhất hai tuần trước.
• Gửi nhắc lịch trước mỗi ca làm.
• Cho phép nhân viên xác nhận hoặc yêu cầu thay đổi nếu cần.

Với lịch trình rõ ràng và kịp thời, các doanh nghiệp có thể giảm bớt sự nhầm lẫn và thúc đẩy một lực lượng lao động tổ chức tốt hơn.

Bước 12: Lập lịch dựa trên Thế mạnh của Nhân viên

Một lịch làm việc nhóm cân bằng không chỉ đơn thuần là lấp đầy các ca mà còn là việc phân công đúng người vào các vai trò phù hợp vào thời điểm phù hợp. Nhân viên có những bộ kỹ năng khác nhau, mức năng lượng khác nhau và các kiểu năng suất khác nhau và tận dụng những thế mạnh này có thể cải thiện hiệu quả.

Để lập lịch một cách chiến lược:

• Phân công nhân viên có kinh nghiệm vào các ca có nhu cầu cao để duy trì chất lượng dịch vụ.
• Lên lịch cho nhân viên mới làm việc cùng nhân viên cao cấp để được hướng dẫn.
• Đảm bảo rằng các vai trò cần kỹ năng kỹ thuật hoặc lãnh đạo được đảm bảo bởi nhân viên phù hợp nhất.

Cách tiếp cận này ngăn ngừa việc nhân viên bị quá tải với những nhiệm vụ mà họ chưa sẵn sàng và tối đa hóa hiệu suất trong các ca làm việc.

Bước 13: Xem lại các Lỗi Phổ biến khi Lập lịch

Ngay cả với việc lập kế hoạch cẩn thận, sai lầm trong việc lập lịch vẫn xảy ra. Trước khi hoàn thành lịch làm việc, hãy xem xét để tìm:

• Đặt lịch đôi – Hai nhân viên vô tình được phân công vào cùng một vai trò cùng thời điểm.
• Thiếu nhân viên trong giờ cao điểm – Không đủ người trong thời gian nhu cầu cao.
• Ca làm liên tiếp – Nhân viên được lên lịch làm việc ca đêm muộn tiếp theo là ca sáng sớm, dẫn đến mệt mỏi.
• Làm thêm giờ quá mức – Nhân viên làm việc vượt quá giới hạn hợp pháp hoặc của công ty.

Một kiểm tra chất lượng nhanh đảm bảo rằng lịch làm việc của bạn là công bằng, hợp pháp và được tối ưu hóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Bước 14: Chia Sẻ Lịch với Nhóm của Bạn

Một khi bạn tạo ra lịch làm việc, nhân viên cần nhanh chóng truy cập vào các ca làm được phân công cho họ. Không phân phối lịch làm việc một cách đầy đủ có thể dẫn đến nhầm lẫn, bỏ lỡ ca làm, và sự khó chịu.

Thực hành tốt nhất cho việc chia sẻ lịch làm việc:

• Sử dụng công cụ lập lịch trực tuyến cho phép nhân viên kiểm tra ca làm việc qua mạng.
• Đăng lịch làm việc tại một địa điểm trung tâm, chẳng hạn như bảng thông báo hoặc cổng thông tin của công ty.
• Gửi thông báo tự động qua SMS hoặc email để nhắc nhở nhân viên về các ca làm sắp tới của họ.

Cung cấp lịch làm việc rõ ràng và dễ tiếp cận giúp nhân viên nắm bắt thông tin và giảm bớt các câu hỏi và hiểu lầm không cần thiết.

Bước 15: Đảm bảo lịch làm việc dễ tiếp cận

Nhân viên nên có thể xem ca làm việc của họ bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ đâu. Hệ thống lịch làm việc thân thiện với thiết bị di động loại bỏ sự cần thiết của lịch giấy hoặc các cuộc gọi liên tục tới người quản lý.

Để cải thiện khả năng tiếp cận:

• Sử dụng nền tảng lập lịch có khả năng tương thích với di động.
• Cung cấp quyền truy cập đăng nhập cho nhân viên với lịch làm việc của họ.
• Đảm bảo rằng nhân viên có thể yêu cầu hoán đổi ca làm hoặc cập nhật mà không bị nhầm lẫn.

Dễ dàng truy cập vào lịch làm việc cải thiện giao tiếp và trách nhiệm trong toàn bộ lực lượng lao động.

Bước 16: Thiết lập phương pháp giao tiếp toàn đội

Một lịch làm việc nhóm hiệu quả đi đôi với một hệ thống giao tiếp mạnh mẽ. Nhân viên nên có cách để:

• Đặt câu hỏi về ca làm việc của họ
• Yêu cầu thay đổi ca làm việc
• Báo cáo mâu thuẫn hoặc lo ngại về lịch làm việc

Các tùy chọn để cải thiện giao tiếp về lịch làm việc bao gồm:

• Một nhóm trò chuyện trên ứng dụng công ty.
• Một email lịch trình được chỉ định để giải quyết các câu hỏi liên quan đến ca làm việc.
• Một chatbot tự động có thể trả lời các câu hỏi thường gặp về lịch làm việc.

Chiến lược giao tiếp hợp lý giúp giải quyết vấn đề lịch làm việc nhanh chóng hơn.

Bước 17: Ưu tiên cân bằng công việc và cuộc sống

Một lịch làm việc hiệu quả không chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh mà còn tôn trọng sự an toàn của nhân viên.

Để khuyến khích cân bằng công việc và cuộc sống:

• Tránh xếp lịch cho nhân viên làm thêm giờ quá nhiều.
• Phân phối công bằng ca làm việc vào cuối tuần và ban đêm.
• Cho phép tùy chọn lên lịch linh hoạt khi có thể.

Môi trường làm việc cân bằng dẫn đến nhân viên hạnh phúc hơn, tỷ lệ giữ chân thấp hơn và tăng năng suất.

Bước 18: Cung cấp cơ hội phát triển

Lịch làm việc không chỉ là lấp đầy ca làm việc — đó còn là cơ hội để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và sự nghiệp của họ.

Cách cung cấp cơ hội phát triển thông qua lịch làm việc:

• Phân công nhân viên vào các vai trò hoặc trách nhiệm mới.
• Cung cấp các ca làm việc đào tạo cho nhân viên học hỏi kỹ năng mới.
• Luân phiên cơ hội lãnh đạo giữa các nhân viên.

Bằng cách tích hợp cơ hội học tập vào lịch làm việc, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và cải thiện sự giữ chân.

Bước 19: Khuyến khích phản hồi của nhân viên

Nhân viên bị ảnh hưởng trực tiếp bởi các quyết định lịch làm việc, vì vậy việc thường xuyên hỏi ý kiến phản hồi là rất quan trọng.

Phương pháp thu thập phản hồi bao gồm:

• Khảo sát ẩn danh về công bằng lịch làm việc.
• Các cuộc họp nhóm nơi nhân viên có thể bày tỏ mối quan ngại.
• Một hộp gợi ý cho các ý tưởng cải thiện lịch làm việc.

Hành động trên cơ sở phản hồi của nhân viên xây dựng lòng tin và giúp refine quy trình lập lịch làm việc theo thời gian.

Bước 20: Áp dụng công nghệ

Lập lịch thủ công có thể tốn nhiều thời gian và dễ mắc lỗi. Phần mềm lập lịch tự động đơn giản hóa quá trình và đảm bảo rằng lịch làm việc cho nhân viên là chính xác và công bằng.

Các tính năng chính cần tìm trong phần mềm lập lịch:

• Gợi ý ca làm việc do AI điều khiển dựa trên nhu cầu kinh doanh.
• Đổi ca làm việc tự động để nhân viên có thể dễ dàng hoán đổi ca làm việc.
• Theo dõi tuân thủ pháp luật lao động để ngăn chặn vi phạm.

Sử dụng các công cụ lập lịch được điều khiển bằng công nghệ giúp người quản lý tạo lịch làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả.

Bước 21: Xây dựng môi trường làm việc tích cực

Lịch làm việc không chỉ là danh sách các ca làm việc mà còn phản ánh văn hóa công ty. Một cách tiếp cận lập lịch hỗ trợ tạo ra lực lượng lao động có động lực hơn.

Cách cải thiện môi trường làm việc thông qua lập lịch:

• Thể hiện sự linh hoạt khi có thể.
• Nhận ra các nhu cầu của nhân viên và đáp ứng yêu cầu khi có thể.
• Tránh thay đổi lịch làm việc vào phút cuối gây căng thẳng.

Trải nghiệm lập lịch tích cực dẫn đến hiệu suất tốt hơn, tinh thần cao hơn và cải thiện sự hợp tác đội ngũ.

Bước 22: Tìm kiếm cơ hội tự động hóa và cá nhân hóa

Mỗi nhân viên có sở thích và khả năng khác nhau. Sử dụng các tùy chọn lịch trình cá nhân hóa giúp cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên.

Một số cách để cá nhân hóa lịch trình bao gồm:

• Cho phép chọn ca làm việc ưa thích.
• Cung cấp tùy chọn tự xếp lịch cho một số vai trò nhất định.
• Cung cấp nhắc nhở ca làm việc cá nhân hóa.

Hệ thống xếp lịch tự động với các tùy chọn ca làm việc cá nhân hóa giúp xếp lịch công bằng và dễ thích ứng hơn.

Bước 23: Sử dụng Công Cụ Tốt Nhất Cho Công Việc

Tạo lịch làm việc cho nhóm bằng cách thủ công có thể gây áp lực, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lực lượng lao động lớn. Sử dụng các công cụ xếp lịch tiên tiến như Shifton giúp nhà quản lý tạo lịch làm việc hiệu quả bằng cách:

• Tự động hóa lập kế hoạch ca làm việc dựa trên nhu cầu kinh doanh thực tế.
• Cho phép nhân viên trao đổi ca làm việc liền mạch trong hệ thống.
• Cung cấp cập nhật theo thời gian thực để tránh xung đột lịch trình.

Shifton đơn giản hóa quản lý lực lượng lao động, cải thiện hiệu quả xếp lịch và giảm tải hành chính, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.

Các Loại Lịch Làm Việc

Các doanh nghiệp khác nhau yêu cầu cấu trúc lịch trình khác nhau để đáp ứng nhu cầu hoạt động riêng. Loại lịch làm việc được sử dụng phụ thuộc vào yêu cầu ngành, khả năng của nhân viên và ưu tiên của tổ chức. Dưới đây là một số lịch làm việc phổ biến mà các doanh nghiệp thực hiện.

Toàn Thời Gian

Lịch làm việc toàn thời gian thường bao gồm 40 giờ mỗi tuần, dù một số ngành có thể định nghĩa khác nhau. Nhân viên thường làm số giờ cố định mỗi ngày, năm ngày một tuần.

Lợi Ích Chính Của Lịch Toàn Thời Gian:

• Cung cấp sự ổn định công việc và thu nhập ổn định cho nhân viên.
• Đảm bảo mức độ nhân sự thường xuyên cho các doanh nghiệp cần phủ sóng nhất quán.
• Thường bao gồm các quyền lợi như bảo hiểm y tế, nghỉ có lương, và các kế hoạch hưu trí.

Lịch toàn thời gian phù hợp với các ngành như văn phòng doanh nghiệp, chăm sóc sức khỏe, quản lý bán lẻ, và trung tâm dịch vụ khách hàng nơi yêu cầu hoạt động liên tục và đồng nhất lực lượng lao động.

Bán Thời Gian

Lịch làm việc bán thời gian thường liên quan đến làm việc ít hơn 40 giờ mỗi tuần. Nhân viên có thể có ca cố định hoặc thay đổi, tùy thuộc vào nhu cầu của nhà tuyển dụng.

Lợi Ích Chính Của Lịch Bán Thời Gian:

• Cung cấp sự linh hoạt cho sinh viên, người chăm sóc gia đình, hoặc những người cân bằng nhiều công việc.
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí lao động trong khi duy trì mức nhân sự phù hợp.
• Cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp có nhu cầu theo mùa hoặc dao động.

Lịch bán thời gian phổ biến trong các nhà hàng, cửa hàng bán lẻ, trung tâm liên lạc, và ngành khách sạn nơi doanh nghiệp cần sự linh hoạt về nhân sự.

Lịch Làm Việc Từ Xa/Linh Hoạt

Lịch làm việc từ xa hoặc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc từ nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào ngoài môi trường văn phòng truyền thống. Giờ làm việc có thể cố định, thay đổi, hoặc dựa trên kết quả, tùy thuộc vào chính sách công ty.

Lợi Ích Chính Của Lịch Từ Xa/Linh Hoạt:

• Tăng cường quyền tự chủ của nhân viên và cân bằng công việc-cuộc sống.
• Giảm thời gian di chuyển và các chi phí liên quan.
• Mở rộng nguồn ứng viên, cho phép doanh nghiệp tuyển dụng tài năng từ các địa điểm khác nhau.

Lịch làm việc từ xa và linh hoạt đặc biệt hiệu quả trong các ngành như IT, dịch vụ khách hàng, sáng tạo nội dung, và tiếp thị, nơi các nhiệm vụ có thể được hoàn thành số hóa mà không cần sự hiện diện thực tế.

Lịch 5-4/9

Lịch 5-4/9 là một lịch trình nén trong đó nhân viên làm việc ca 9 giờ trong 8 ngày trong một chu kỳ hai tuần, tiếp theo là một ca 8 giờ và một ngày nghỉ thêm.

Lợi Ích Chính Của Lịch 5-4/9:

• Cho phép nhân viên có một ngày cuối tuần ba ngày mỗi tuần khác.
• Tăng cường năng suất bằng cách cung cấp ngày làm việc dài hơn nhưng ít ngày làm việc tổng cộng hơn.
• Giảm chi phí đi lại và cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.

Loại lịch này thường được sử dụng trong các cơ quan chính phủ, văn phòng doanh nghiệp, và các ngành công nghiệp dựa trên dự án có thể đáp ứng cấu trúc công việc linh hoạt.

Lịch 2-2, 3-2, 2-3

Lịch 2-2, 3-2, 2-3 là một lịch trình luân chuyển trong đó nhân viên làm việc theo chu kỳ hai ngày làm, hai ngày nghỉ, ba ngày làm, và cứ tiếp tục như vậy.

Lợi Ích Chính Của Lịch 2-2, 3-2, 2-3:

• Cung cấp cho nhân viên ngày nghỉ thường xuyên để hồi phục.
• Đảm bảo hoạt động kinh doanh 24/7 mà không cần làm thêm giờ quá mức.
• Cân bằng khối lượng công việc bằng cách luân chuyển nhân viên qua các ca khác nhau.

Lịch này lý tưởng cho các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ khẩn cấp, sản xuất, và an ninh, nơi yêu cầu nhân sự liên tục.

Lịch 4/10

Lịch 4/10 bao gồm bốn ngày làm việc 10 giờ mỗi tuần, tiếp theo là ba ngày nghỉ.

Lợi Ích Chính Của Lịch 4/10:

• Cung cấp cho nhân viên một ngày nghỉ thêm mỗi tuần, cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.
• Giảm chi phí đi lại do nhân viên đi làm ít ngày hơn.
• Giúp doanh nghiệp tăng năng suất bằng cách giảm số lần chuyển đổi ca làm việc.

Lịch làm việc 4/10 thường được sử dụng trong các lĩnh vực hỗ trợ khách hàng, sản xuất, hậu cần và chăm sóc sức khỏe, nơi mà các ca kéo dài có thể nâng cao hiệu suất.

Ví dụ và Mẫu Lịch Làm Việc

Tạo một lịch làm việc có cấu trúc và rõ ràng là vô cùng cần thiết cho quản lý lực lượng lao động hiệu quả. Lịch trình được định dạng tốt đảm bảo nhân viên biết trước ca làm việc của mình, ngăn ngừa xung đột lịch trình và cải thiện sự phối hợp chung của đội nhóm.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu lịch làm việc cơ bản có thể được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau:

Cách Sử Dụng Mẫu Lịch Làm Việc Này:

• Liệt kê tên và vị trí của nhân viên để làm rõ trách nhiệm.
• Phân chia ca làm việc dựa trên nhu cầu công việc và sự sẵn có của nhân viên.
• Đảm bảo phân chia ca công bằng để tránh làm việc quá sức hoặc thiếu nhân sự.
• Chỉ định rõ ngày nghỉ để nhân viên biết khi nào họ không phải làm việc.
• Tính toán tổng số giờ để theo dõi chi phí lao động và đảm bảo tuân thủ các quy định về làm việc.

Một mẫu lịch có cấu trúc giúp doanh nghiệp tổ chức công việc tốt hơn, cải thiện tính minh bạch và nâng cao năng suất.

Cách Shifton Đơn Giản Hóa Việc Tạo Lịch Làm Việc

Quản lý lịch làm việc thủ công có thể tốn nhiều thời gian, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều nhân viên, các ca thay đổi, hoặc hoạt động 24/7. Shifton, công cụ quản lý lực lượng lao động thông minh, đơn giản hóa quy trình bằng cách cung cấp:

• Lập lịch tự động để loại bỏ sai sót thủ công.
• Tùy chọn tự phục vụ cho nhân viên để đổi ca và cập nhật thời gian sẵn có.
• Cập nhật theo thời gian thực để tránh xung đột và thay đổi vào phút cuối.
• Theo dõi sự tuân thủ để đảm bảo tuân thủ luật lao động.

Shifton cho phép các quản lý tạo lịch làm việc trong vài phút, giảm tải công việc hành chính và cải thiện hiệu quả lập kế hoạch tổng thể.

Lựa chọn đúng loại lịch trình làm việc cho nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, sự hài lòng trong công việc, và hiệu quả kinh doanh. Một lịch trình làm việc được cấu trúc tốt đảm bảo bố trí nhân sự hợp lý, giảm thiểu mâu thuẫn, và phù hợp sự sẵn sàng của nhân viên với nhu cầu của công ty. Nhà tuyển dụng cần xem xét yêu cầu của ngành, giờ hoạt động, và sở thích của người lao động để xác định lịch trình làm việc tốt nhất cho đội ngũ của mình. Hướng dẫn này sẽ khám phá các loại lịch trình làm việc khác nhau, bao gồm theo ca, linh hoạt và các lựa chọn cụ thể theo ngành, giúp các nhà quản lý tạo ra một lịch trình tối ưu hỗ trợ cả mục tiêu kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên.

Lịch Trình Làm Việc Là Gì?

Lịch trình làm việc xác định khi nào nhân viên được mong đợi hoàn thành các nhiệm vụ công việc của họ. Nó phác thảo những ngày làm việc, giờ và ca làm việc, đảm bảo hoạt động có cấu trúc. Các doanh nghiệp triển khai các loại lịch trình làm việc khác nhau dựa trên yêu cầu của ngành, hợp đồng lao động, và nhu cầu khối lượng công việc.

Một số tổ chức theo lịch làm việc thường xuyên, như mô hình chuẩn 9-5, trong khi những tổ chức khác áp dụng ca xoay, tuần làm việc nén, hoặc thiết lập hoàn toàn linh hoạt. Lựa chọn lịch trình phù hợp cải thiện hiệu quả, ngăn ngừa kiệt sức và nâng cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Các Loại Ca Làm Việc

Các doanh nghiệp hoạt động mở rộng hoặc dịch vụ 24/7 dựa vào lịch trình làm việc theo ca để đảm bảo sự liên tục. Dưới đây là các ví dụ về ca làm việc phổ biến nhất được sử dụng trong các ngành công nghiệp.

9 Lịch Trình Ca Làm Việc Phổ Biến Cho Doanh Nghiệp

Lựa chọn đúng các loại lịch trình đảm bảo hoạt động hiệu quả, sự hài lòng của nhân viên, và tuân thủ các luật lao động. Dưới đây là chín kiểu lịch trình làm việc phổ biến nhất sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau.

#1 Chuẩn

Một lịch trình làm việc tiêu chuẩn thường theo giờ làm việc 9-5 hoặc 8-5, từ thứ Hai đến thứ Sáu, tổng cộng 40 giờ làm việc mỗi tuần. Đây là cấu hình truyền thống nhất, thường thấy trong các văn phòng tập đoàn, vai trò hành chính, và các cơ sở giáo dục.

Ưu Điểm:

• Giờ làm việc dự đoán được, giúp tạo cân bằng công việc-cuộc sống ổn định.
• Nhân viên nắm bắt được thói quen hàng tuần của mình, cải thiện năng suất.
• Lý tưởng cho các vai trò yêu cầu sự hợp tác và họp hành trong giờ làm việc kinh doanh.

Nhược Điểm:

• Có thể không phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu mở rộng giờ hoạt động.
• Hạn chế sự linh hoạt đối với nhân viên ưa thích lịch trình thay thế.

#2 Cố Định

Lịch trình cố định nghĩa là nhân viên làm việc cùng giờ mỗi tuần mà không có sự thay đổi. Cấu trúc này phổ biến trong các công việc bán lẻ, sản xuất và dịch vụ khách hàng. Ví dụ, một nhân viên bán lẻ có thể luôn làm việc từ 10 giờ sáng đến 6 giờ chiều vào các ngày trong tuần.

Ưu Điểm:

• Ca làm việc dự đoán được cải thiện sự nhất quán của nhân viên.
• Dễ dàng hơn cho các nhà quản lý trong việc lên kế hoạch nhu cầu nhân sự.
• Nhân viên có thể lên kế hoạch cho các cam kết cá nhân quanh giờ làm việc.

Nhược Điểm:

• Ít linh hoạt hơn cho cả nhân viên và nhà tuyển dụng.
• Có thể không đáp ứng được nhu cầu bất ngờ của công việc hoặc sự dao động theo mùa.

#3 Toàn Thời Gian

Lịch trình làm việc toàn thời gian thường bao gồm ví dụ lịch làm việc 40 giờ mỗi tuần trải rộng trong năm ngày hoặc nhiều hơn. Hầu hết các vị trí toàn thời gian đều theo lịch trình tiêu chuẩn, nhưng có các biến thể tùy thuộc vào yêu cầu ngành.

Ưu Điểm:

• Nhân viên được hưởng đầy đủ các lợi ích như bảo hiểm y tế và nghỉ phép có trả lương.
• Thu nhập ổn định và cơ hội thăng tiến nghề nghiệp.
• Cung cấp sự nhất quán trong công việc đồng đội.

Nhược Điểm:

• Giờ làm việc dài có thể dẫn đến kiệt sức nếu không có nghỉ giải lao hợp lý.
• Ít linh hoạt cho nhân viên muốn tìm kiếm sự cân bằng công việc-cuộc sống.

#4 Bán Thời Gian

Lịch trình bán thời gian thường có số giờ làm ít hơn so với lịch trình toàn thời gian, thường dưới 30 giờ mỗi tuần. Các lịch trình này có thể thay đổi và có thể linh hoạt dựa trên thỏa thuận giữa nhà tuyển dụng và nhân viên.

Ưu Điểm:

• Cung cấp sự linh hoạt cho nhân viên cần khối lượng công việc nhẹ nhàng hơn.
• Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, vì nhân viên bán thời gian có thể không yêu cầu đầy đủ các quyền lợi.
• Lý tưởng cho học sinh, cha mẹ, và lao động thời vụ.

Nhược Điểm:

• Thiếu các quyền lợi như bảo hiểm y tế.
• Thu nhập có thể không ổn định.
• Lịch trình có thể không nhất quán, ảnh hưởng đến cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

#5 Ca làm việc

Một lịch làm việc theo ca phân bổ nhân viên vào các khung giờ khác nhau, bao phủ chu kỳ hoạt động 24 giờ. Các ngành công nghiệp như y tế, khách sạn và vận tải phụ thuộc nhiều vào các lịch làm việc theo ca khác nhau để đảm bảo dịch vụ suốt ngày đêm.

Các loại công việc theo ca:

• Ca cố định – Nhân viên làm cùng một ca mỗi ngày.
• Ca xoay vòng – Nhân viên thay đổi giữa các ca sáng, chiều và đêm.
• Ca chẻ – Công việc được chia thành hai khoảng cách biệt trong một ngày.

Ưu Điểm:

• Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục.
• Cung cấp cơ hội việc làm cho những người thích các giờ làm việc phi truyền thống.
• Giúp doanh nghiệp quản lý sự dao động khối lượng công việc một cách hiệu quả.

Nhược Điểm:

• Ca đêm có thể ảnh hưởng xấu đến sức khỏe do giấc ngủ bị gián đoạn.
• Nhân viên có thể vật lộn với giờ giấc không ổn định.

#6 Lịch Trình Nhà Thầu Hoặc Freelancer

Nhà thầu và freelancer không tuân theo một lịch trình làm việc điển hình. Thay vào đó, họ làm việc dựa trên hạn chót hoặc các nhiệm vụ dựa trên dự án. Những chuyên gia này, thường là trong ngành công nghệ, thiết kế và sáng tạo nội dung, tự đặt giờ làm việc của mình.

Ưu Điểm:

• Tối đa hóa sự linh hoạt cho cả nhà tuyển dụng và người lao động.
• Tiết kiệm chi phí cho những doanh nghiệp cần kỹ năng chuyên ngành cho các dự án ngắn hạn.
• Không cam kết hợp đồng lao động dài hạn.

Nhược Điểm:

• Ít ổn định hơn cho các freelancer dựa vào thu nhập ổn định.
• Nhà tuyển dụng có thể gặp khó khăn trong việc quản lý các nhóm bên ngoài.
• Liên lạc và phối hợp có thể khó khăn với các nhân viên làm việc từ xa trong các múi giờ khác nhau.

#7 Lịch Trình Không Thể Dự Báo

Một lịch trình không thể dự báo thay đổi hàng tuần hoặc hàng ngày dựa trên nhu cầu kinh doanh. Điều này phổ biến trong các ngành công nghiệp có nhu cầu dao động như bán lẻ, khách sạn và công việc của nền kinh tế gig. Nhân viên có thể có các ca làm việc khác nhau, gây khó khăn cho việc lập kế hoạch cá nhân.

Ưu Điểm:

• Cung cấp cho doanh nghiệp sự linh hoạt về nhân sự.
• Nhân viên có thể nhận ca làm việc dựa trên khả năng sẵn sàng của họ.
• Hữu ích trong việc quản lý khối lượng công việc theo mùa hoặc đột xuất.

Nhược Điểm:

• Thiếu sự ổn định cho nhân viên, làm cho việc kế hoạch tài chính trở nên khó khăn.
• Có thể dẫn đến sự không hài lòng công việc nếu ca làm việc thường xuyên thay đổi mà không được thông báo.
• Khó khăn hơn cho người quản lý để duy trì một lịch trình nhóm nhất quán.

#8 Lịch Trình Nén

Một lịch trình nén thu gọn giờ làm việc tiêu chuẩn vào ít ngày hơn. Ví dụ phổ biến nhất là lịch làm việc 4-10, nơi nhân viên làm việc bốn ngày 10 giờ thay vì tuần làm việc truyền thống 5 ngày. Một biến thể khác là lịch 9/80, nơi nhân viên làm việc 80 giờ trong chín ngày thay vì mười ngày.

Ưu Điểm:

• Cung cấp cho nhân viên thêm ngày nghỉ cho thời gian cá nhân.
• Giảm thời gian và chi phí đi lại.
• Giúp các doanh nghiệp kéo dài giờ hoạt động mà không cần tuyển thêm nhân sự.

Nhược Điểm:

• Ngày làm việc dài hơn có thể dẫn đến mệt mỏi và giảm năng suất.
• Không phù hợp cho những doanh nghiệp cần có sự bao phủ hàng ngày.
• Có thể tạo ra thách thức trong việc quản lý dịch vụ khách hàng hoặc thời gian phản hồi.

#9 Lịch Trình Luân Phiên

Một lịch trình luân phiên là sự thay đổi giờ làm việc của nhân viên qua các khung giờ khác nhau trong một khoảng thời gian định trước. Ví dụ, y tá có thể làm việc ca sáng trong một tuần, ca chiều trong tuần tiếp theo, và ca đêm sau đó.

Các loại lịch luân phiên:

• Luân phiên chậm: Ca làm việc thay đổi mỗi vài tuần.
• Luân phiên nhanh: Ca làm việc thay đổi mỗi vài ngày.

Ưu Điểm:

• Phân bổ công việc đồng đều cho tất cả nhân viên.
• Ngăn ngừa kiệt sức do làm ca lặp đi lặp lại.
• Đảm bảo doanh nghiệp có sự bao phủ trong tất cả các giờ làm việc.

Nhược Điểm:

• Khó khăn cho nhân viên trong việc thích nghi với giờ giấc thay đổi.
• Có thể làm gián đoạn chu kỳ giấc ngủ và tổng thể sức khỏe.
• Yêu cầu lập lịch cẩn thận để tránh sự không hài lòng của nhân viên.

Mỗi loại lựa chọn lịch làm việc đều có những lợi ích và thách thức riêng biệt. Các doanh nghiệp nên cẩn thận đánh giá nhu cầu ngành, nhu cầu nhân viên và mục tiêu hoạt động trước khi chọn lịch làm việc tốt nhất cho đội ngũ của họ.

14 Loại Ca Làm Việc Thay Thế

Lịch ca truyền thống không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi mô hình kinh doanh. Nhiều ngành công nghiệp đòi hỏi sự linh hoạt để đáp ứng khối lượng công việc biến động, nhu cầu mùa vụ và nhu cầu của nhân viên. Dưới đây là 14 loại lịch làm việc thay thế mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hóa hoạt động đồng thời hỗ trợ cân bằng công việc-cuộc sống.

1) Ca Làm Việc Chia Đôi

Ca làm việc chia đôi chia ngày làm việc của nhân viên thành hai phần riêng biệt với một khoảng nghỉ kéo dài ở giữa. Khác với lịch làm việc tiêu chuẩn với giờ nghỉ trưa ngắn, loại ca này thường bao gồm một khoảng cách dài giữa các giờ làm việc.

Ví dụ:

Một nhân viên nhà hàng có thể làm việc từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa, nghỉ, sau đó làm lại từ 5 giờ chiều đến 9 giờ tối để phục vụ bữa tối chính.

Ưu Điểm:

• Cho phép doanh nghiệp có nhân viên trong giờ cao điểm trong khi cắt giảm chi phí lao động trong thời gian chậm.
• Nhân viên có thể sử dụng thời gian nghỉ dài để làm công việc cá nhân, nghỉ ngơi hoặc thậm chí có việc làm phụ.
• Hữu ích cho các ngành như dịch vụ thực phẩm, vận tải và dịch vụ khách hàng, nơi nhu cầu thay đổi trong ngày.

Nhược Điểm:

• Ngày làm việc kéo dài có thể gây cảm giác mệt mỏi dù có thời gian nghỉ dài.
• Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian hiệu quả giữa các ca làm việc.
• Không phù hợp cho những người thích làm việc liên tục theo một lịch cố định.

2) Ca Làm Việc Cuối Tuần

Một số doanh nghiệp cần nhân viên làm việc vào cuối tuần, hoặc để đáp ứng nhu cầu khách hàng hoặc duy trì hoạt động liên tục. Lịch làm việc cuối tuần phân công nhân viên làm việc vào thứ Bảy và Chủ Nhật, thường nghỉ các ngày trong tuần.

Ví dụ:

Một nhân viên lễ tân khách sạn có thể có lịch trình từ Thứ Năm đến Thứ Hai, nghỉ Thứ Ba và Thứ Tư.

Ưu Điểm:

• Quan trọng cho các ngành như khách sạn, chăm sóc sức khỏe và bán lẻ, nơi có lưu lượng khách cao vào cuối tuần.
• Nhân viên thích nghỉ vào các ngày trong tuần (ví dụ, cha mẹ, sinh viên) hưởng lợi từ lịch làm việc này.
• Thường đi kèm với các ưu đãi lương hoặc chênh lệch ca làm việc.

Nhược Điểm:

• Nhân viên có thể cảm thấy bị tách rời khỏi gia đình và bạn bè làm việc theo lịch làm việc tiêu chuẩn.
• Ca làm việc cuối tuần có thể ít hấp dẫn, dẫn đến tỷ lệ ra đi cao hơn.

3) Ca Làm Việc Chờ Gọi

Ca làm việc chờ gọi yêu cầu nhân viên phải sẵn sàng làm việc khi cần thiết nhưng không đảm bảo giờ làm cố định. Họ phải dễ liên lạc và chuẩn bị sẵn sàng đi làm trong thời gian ngắn.

Ví dụ:

Một bác sĩ có thể chờ gọi qua đêm, sẵn sàng có mặt nếu có trường hợp khẩn cấp của bệnh nhân.

Ưu Điểm:

• Đảm bảo phản hồi ngay lập tức cho các nhu cầu công việc khẩn cấp.
• Phổ biến trong các ngành chăm sóc sức khỏe, hỗ trợ IT và dịch vụ khẩn cấp, nơi các tình huống không thể dự đoán xảy ra.
• Nhân viên có thể nhận được tiền công ngay cả khi không được gọi vào làm việc.

Nhược Điểm:

• Sự không thể dự đoán làm cho nhân viên khó lên kế hoạch cho thời gian cá nhân.
• Yêu cầu có mặt thường xuyên có thể gây căng thẳng và dẫn đến kiệt sức.
• Một số luật lao động yêu cầu bồi thường cho trạng thái chờ gọi, làm tăng chi phí lương.

4) Ca Làm Việc Ngoài Giờ

Ca làm việc ngoài giờ xảy ra khi nhân viên làm việc vượt quá giờ làm việc đã lên lịch của họ, thường vượt quá lịch làm việc chuẩn 40 giờ mỗi tuần. Làm ngoài giờ thường được bồi thường với mức lương cao hơn.

Ví dụ:

Một công nhân nhà máy có thể làm việc thêm 10 giờ trong thời kỳ sản xuất cao điểm, nhận lương gấp 1,5 lần so với mức lương thông thường.

Ưu Điểm:

• Cung cấp cho nhân viên cơ hội kiếm thêm thu nhập.
• Giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu tăng mà không cần thuê thêm nhân viên.
• Hữu ích trong các ngành như logistics, chăm sóc sức khỏe và sản xuất.

Nhược Điểm:

• Có thể dẫn đến sự mệt mỏi và giảm năng suất của nhân viên.
• Có thể dẫn đến chi phí lương cao hơn.
• Sự phụ thuộc lâu dài vào giờ làm thêm có thể cho thấy việc lập kế hoạch nhân sự kém.

5) Ca Làm Việc Linh Hoạt

Ca làm việc linh hoạt cho phép nhân viên tự thiết lập giờ làm việc của mình trong một khung thời gian nhất định. Thay vì tuân theo một lịch cố định, họ có thể bắt đầu và kết thúc công việc vào những thời điểm khác nhau dựa trên sở thích cá nhân và yêu cầu công việc.

Ví dụ:

Một nhà phát triển phần mềm có thể chọn làm việc từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều thay vì lịch truyền thống 9-5.

Ưu Điểm:

• Cải thiện sự cân bằng công việc-cuộc sống, giảm căng thẳng cho nhân viên.
• Tăng năng suất bằng cách cho phép nhân viên làm việc trong giờ họ cảm thấy hiệu quả nhất.
• Giúp thu hút nhân tài hàng đầu, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp đào tạo từ xa và cơ sở kiến thức.

Nhược Điểm:

• Yêu cầu sự tin tưởng giữa nhà tuyển dụng và nhân viên để đảm bảo công việc được hoàn thành.
• Có thể gây khó khăn trong việc phối hợp các cuộc họp nhóm và cộng tác.
• Không phù hợp cho các ngành yêu cầu việc làm ca nghiêm ngặt, như y tế hoặc bán lẻ.

6) Ca Theo Mùa Hoặc Tạm Thời

Lịch làm việc theo mùa chỉ định nhân viên làm việc chỉ trong những thời điểm cụ thể trong năm, thường trong các ngành có nhu cầu biến đổi. Ca tạm thời có thể được sử dụng cho các dự án đặc biệt hoặc việc làm ngắn hạn.

Ví dụ:

Nhân viên bán lẻ được thuê cho Black Friday và mùa lễ hội hoặc công nhân nông nghiệp được đưa vào trong các tháng thu hoạch.

Ưu Điểm:

• Giúp doanh nghiệp quản lý nhu cầu cao điểm hiệu quả.
• Cung cấp cơ hội việc làm cho công nhân tạm thời.
• Giảm chi phí liên quan đến việc thuê nhân viên toàn thời gian.

Nhược Điểm:

• Công nhân theo mùa có thể yêu cầu đào tạo chuyên sâu, làm tăng thời gian giới thiệu công việc.
• Việc làm tạm thời thiếu ổn định, dẫn đến tỷ lệ thôi việc cao.
• Doanh nghiệp phải tuyển lại và đào tạo nhân viên mới mỗi mùa.

7) Lịch Ca Không Đều

Lịch làm việc không đều thay đổi thường xuyên, không có mẫu cố định. Nhân viên có thể làm việc vào các giờ khác nhau mỗi tuần dựa trên nhu cầu kinh doanh.

Ví dụ:

Một nhân viên pha chế có thể làm việc vào tối thứ Hai một tuần, sau đó là sáng thứ Bảy tuần tiếp theo.

Ưu Điểm:

• Cung cấp cho doanh nghiệp sự linh hoạt tối đa trong việc lập lịch.
• Hữu ích trong việc bù đắp cho các trường hợp vắng mặt bất ngờ hoặc thay đổi khối lượng công việc.
• Giúp tối ưu hóa mức độ nhân sự mà không tuyến quá nhiều nhân viên.

Nhược Điểm:

• Gây khó khăn trong việc lập kế hoạch cá nhân cho nhân viên.
• Có thể gây mệt mỏi do thay đổi lịch giấc ngủ không đều.
• Sự không thể dự đoán cao có thể dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên.

8) Không Có Lịch Cố Định

Không có lịch cố định nghĩa là nhân viên không có giờ làm việc hoặc ca làm việc được xác định trước. Thay vào đó, họ làm việc khi cần thiết, thường là với thông báo ngắn. Loại lịch làm việc này phổ biến trong nền kinh tế gig, công việc tự do và một số vị trí bán lẻ hoặc khách sạn.

Ví dụ:

Một tài xế dịch vụ xe chia sẻ đăng nhập vào ứng dụng bất cứ khi nào họ sẵn sàng nhận cuốc xe. Một thiết kế đồ họa tự do nhận dự án dựa trên nhu cầu.

Ưu Điểm:

• Linh hoạt tối đa cho người lao động muốn chọn giờ làm việc của mình.
• Hữu ích cho các doanh nghiệp có khối lượng công việc không thể đoán trước.
• Giảm nhu cầu giám sát lịch trình.

Nhược Điểm:

• Nhân viên có thể gặp khó khăn với tính bất ổn thu nhập do giờ làm việc dao động.
• Khó hơn cho doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng nhân sự nhất quán.
• Nhân viên có thể không thể lập kế hoạch thời gian cá nhân một cách hiệu quả.

9) Lịch Ca Pitman

Lịch ca Pitman là một hệ thống xoay vòng thường được sử dụng trong các ngành cần phủ sóng 24/7. Nhân viên làm việc hai hoặc ba ca 12 giờ liên tiếp, sau đó được nghỉ. Chu kỳ thường lặp lại mỗi hai tuần.

Ví dụ:

Một nhân viên an ninh làm việc thứ Hai và thứ Ba (ca 12 giờ), nghỉ thứ Tư và thứ Năm, sau đó làm việc từ thứ Sáu đến Chủ Nhật. Tuần tiếp theo, mẫu này đảo ngược.

Ưu Điểm:

• Cung cấp cho mỗi nhân viên một cuối tuần đầy đủ mỗi hai tuần.
• Giảm tần suất di chuyển khi nhân viên làm việc ca dài hơn.
• Nhân viên có nhiều ngày nghỉ liên tiếp, cho phép hồi phục.

Nhược Điểm:

• Các ca 12 giờ có thể gây kiệt sức về cả thể chất lẫn tinh thần.
• Có thể không phù hợp với người lao động thích lịch làm việc 40 giờ truyền thống.
• Lỗi lập lịch có thể dẫn đến khoảng trống trong việc phủ sóng.

10) Lịch Ca Dupont

Lịch ca Dupont là một chu kỳ bốn tuần, trong đó nhân viên thay ca giữa ca ngày và ca đêm với các ngày nghỉ được định sẵn. Lịch này cung cấp một tuần nghỉ đầy đủ mỗi bốn tuần.

Ví dụ:

Một nhà máy sản xuất tuân theo chu kỳ này:

1. Bốn ca đêm → Ba ngày nghỉ
2. Ba ca ngày → Một ngày nghỉ
3. Ba ca đêm → Ba ngày nghỉ
4. Bốn ca ngày → Bảy ngày nghỉ

Ưu Điểm:

• Đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục đồng thời cho phép nhân viên có kỳ nghỉ dài hơn.
• Cung cấp một tuần nghỉ hoàn toàn mỗi tháng, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Phân chia công bằng các ca đêm và ngày giữa tất cả nhân viên.

Nhược Điểm:

• Sự luân chuyển giữa các ca đêm và ngày có thể làm rối loạn giấc ngủ.
• Giờ làm việc kéo dài có thể dẫn đến kiệt sức.
• Yêu cầu lập lịch chính xác để tránh tình trạng thiếu nhân sự.

11) Ca Kelly

Lịch làm việc Kelly thường được sử dụng trong các đội cứu hỏa và dịch vụ khẩn cấp. Nó tuân theo chu kỳ 9 ngày, trong đó nhân viên làm việc các ca 24 giờ, tiếp theo 48 giờ nghỉ.

Ví dụ:

Một lính cứu hỏa làm việc vào thứ Hai (24 giờ), sau đó nghỉ thứ Ba và thứ Tư trước khi làm một ca 24 giờ khác vào thứ Năm.

Ưu Điểm:

• Cung cấp thời gian nghỉ dài hơn sau mỗi ca, cho phép phục hồi.
• Giúp duy trì lực lượng làm việc 24/7 mà không cần làm quá giờ nhiều.
• Có ít ngày phải đi làm hơn mỗi tháng, giảm chi phí đi lại.

Nhược Điểm:

• Các ca 24 giờ đòi hỏi sức khỏe và tinh thần cao.
• Không phù hợp với những vai trò cần tỉnh táo tinh thần liên tục.
• Nhân viên có thể trải qua tình trạng mất ngủ trong suốt các ca làm việc.

12) Lịch Ca 2-2-3

Lịch ca 2-2-3, còn được gọi là lịch Panama, hoạt động theo cơ chế luân phiên với hai ngày làm, hai ngày nghỉ, ba ngày làm. Nhân viên làm theo ca 12 giờ, đảm bảo hoạt động kinh doanh 24/7.

Ví dụ:

Tuần 1: Thứ Hai-Thứ Ba (làm việc), Thứ Tư-Thứ Năm (nghỉ), Thứ Sáu-Chủ Nhật (làm việc)
Tuần 2: Thứ Hai-Thứ Ba (nghỉ), Thứ Tư-Thứ Năm (làm việc), Thứ Sáu-Chủ Nhật (nghỉ)

Ưu Điểm:

• Nhân viên không bao giờ làm việc quá ba ngày liên tiếp.
• Đảm bảo mỗi nhân viên được nghỉ cuối tuần một lần mỗi tuần khác.
• Duy trì phân chia giờ làm công bằng giữa các nhóm.

Nhược Điểm:

• Nhân viên phải điều chỉnh để làm việc vào cuối tuần mỗi tuần khác.
• Ca làm 12 giờ có thể gây mệt mỏi theo thời gian.

13) Lịch Ca 4-10

Lịch ca 4-10 cho phép nhân viên làm bốn ngày 10 giờ thay vì năm ngày 8 giờ, cung cấp thêm một ngày nghỉ mỗi tuần.

Ví dụ:

Một chuyên gia IT làm việc từ thứ Hai đến thứ Năm từ 7 giờ sáng đến 5 giờ chiều và nghỉ thứ Sáu đến Chủ Nhật.

Ưu Điểm:

• Nhân viên có thêm một ngày nghỉ, cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Đi lại ít hơn giúp giảm chi phí và thời gian di chuyển.
• Ca làm dài hơn có nghĩa ít thay đổi ca hơn, cải thiện quy trình làm việc.

Nhược Điểm:

• Ca làm mỗi ngày lâu hơn có thể dẫn đến mệt mỏi.
• Không phù hợp cho các doanh nghiệp cần làm việc năm ngày mỗi tuần.

14) 9/80

Lịch làm việc 9/80 là tuần làm việc nén, trong đó nhân viên làm việc 80 giờ trong chín ngày thay vì mười, mang lại thêm một ngày nghỉ mỗi hai tuần.

Ví dụ:

• Tuần Một: Bốn ca 9 giờ (Thứ Hai-Thứ Năm), một ca 8 giờ (Thứ Sáu)
• Tuần Hai: Bốn ca 9 giờ (Thứ Hai-Thứ Năm), nghỉ Thứ Sáu

Ưu Điểm:

• Cung cấp kỳ nghỉ ba ngày mỗi hai tuần.
• Nhân viên làm ca dài hơn một chút nhưng vẫn duy trì được thói quen thường nhật.
• Phổ biến trong các môi trường kỹ thuật, chính phủ và công ty.

Nhược Điểm:

• Lịch làm việc yêu cầu theo dõi cẩn thận giờ làm hàng tuần để tuân thủ luật lao động.
• Nhân viên phải thích nghi với những ngày làm việc dài hơn mà không bị kiệt sức.

Các Lịch Làm Việc Khác

Một số doanh nghiệp cần các phương pháp lập lịch không truyền thống để cân bằng hiệu quả hoạt động với nhu cầu của nhân viên. Dưới đây là một số loại lịch khác cung cấp sự linh hoạt và khả năng thích ứng trong lực lượng lao động ngày nay.

#1 Lịch Làm Việc Từ Xa

Một lịch làm việc từ xa cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào ngoài văn phòng. Sắp xếp này đã trở nên phổ biến nhờ vào sự phát triển của công nghệ và sự gia tăng của các công cụ hợp tác kỹ thuật số.

Ví dụ:

Một tư vấn viên tiếp thị làm việc tại nhà và tự đặt giờ, miễn là họ đáp ứng các thời hạn và tham gia các cuộc họp trực tuyến.

Ưu Điểm:

• Tăng năng suất của nhân viên bằng cách giảm bớt các thứ làm phân tâm trong văn phòng.
• Loại bỏ thời gian đi làm, cải thiện cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
• Mở rộng cơ hội tuyển dụng vượt ra ngoài giới hạn địa lý.

Nhược Điểm:

• Yêu cầu kỷ luật tự giác và quản lý thời gian chặt chẽ.
• Hợp tác có thể khó khăn khi thiếu các tương tác trực tiếp.
• Người sử dụng lao động phải đầu tư vào an ninh và công cụ giao tiếp cho làm việc từ xa.

#2 Lịch Làm Việc Kết Hợp

Một lịch làm việc kết hợp là sự kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, cho phép nhân viên chia thời gian giữa hai môi trường.

Ví dụ:

Một kế toán làm việc tại văn phòng vào thứ Hai và thứ Tư, nhưng làm việc từ xa vào thứ Ba, thứ Năm và thứ Sáu.

Ưu Điểm:

• Mang lại sự linh hoạt trong khi duy trì hợp tác trực tiếp.
• Giảm chi phí văn phòng và cho phép sử dụng không gian hiệu quả hơn.
• Cho phép nhân viên kiểm soát tốt hơn môi trường làm việc của họ.

Nhược Điểm:

• Lên lịch ngày làm việc tại văn phòng có thể khó khăn cho việc phối hợp nhóm.
• Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc duy trì thói quen nhất quán.
• Yêu cầu công nghệ đáng tin cậy để giao tiếp liền mạch.

#3 Chia Sẻ Công Việc

Chia sẻ công việc xảy ra khi hai nhân viên chia sẻ trách nhiệm của một vị trí làm việc toàn thời gian. Mỗi người chịu trách nhiệm một phần công việc, thường là giờ làm việc bán thời gian.

Ví dụ:

Hai chuyên viên nhân sự chia sẻ một vị trí — người này làm từ thứ Hai đến thứ Tư, trong khi người kia làm từ thứ Năm đến thứ Sáu.

Ưu Điểm:

• Cho phép doanh nghiệp giữ lại nhân viên có kinh nghiệm cần giảm giờ làm việc.
• Giúp nhân viên duy trì cân bằng công việc-cuộc sống trong khi vẫn phát triển sự nghiệp.
• Tăng cường đa dạng trong nơi làm việc bằng cách đáp ứng các nhu cầu khác nhau.

Nhược Điểm:

• Yêu cầu sự giao tiếp liền mạch giữa các nhân viên chia sẻ công việc.
• Có thể dẫn đến sự nhầm lẫn nếu nhiệm vụ và trách nhiệm không được định nghĩa rõ ràng.
• Lịch trình phải được quản lý cẩn thận để tránh gián đoạn công việc.

#4 Hợp Đồng Không Giờ

Hợp đồng không giờ nghĩa là người sử dụng lao động không bắt buộc phải cung cấp số giờ làm việc cố định, và nhân viên không bắt buộc phải nhận công việc khi được đề nghị. Loại lịch làm việc này phổ biến trong các công việc dịch vụ ăn uống, bán lẻ và theo sự kiện.

Ví dụ:

Một nhân viên nhà hàng chỉ được gọi vào khi nhu cầu cao nhưng không có ca làm việc đảm bảo hàng tuần.

Ưu Điểm:

• Cung cấp lực lượng lao động linh hoạt cho doanh nghiệp trong giai đoạn đỉnh điểm.
• Cho phép nhân viên chấp nhận hoặc từ chối ca làm việc dựa trên sự sẵn có của họ.
• Giảm chi phí bảng lương khi nhu cầu kinh doanh thấp.

Nhược Điểm:

• Nhân viên đối mặt với sự bất ổn thu nhập do giờ làm không thể đoán trước.
• Thiếu an ninh công việc có thể dẫn đến tinh thần thấp.
• Một số quốc gia có luật lao động nghiêm ngặt điều chỉnh hợp đồng không giờ.

#5 Làm Việc Bán Thời Gian Dài Hạn

Lịch làm việc bán thời gian dài hạn cung cấp cho nhân viên một số giờ cố định mỗi tuần nhưng dưới ngưỡng cho trạng thái toàn thời gian. Không giống như công việc tạm thời hoặc thời vụ, nhân viên bán thời gian dài hạn nhận được các quyền lợi như nghỉ phép có lương và an ninh công việc.

Ví dụ:

Một đại diện dịch vụ khách hàng làm việc 25 giờ mỗi tuần với lịch trình cố định từ thứ Hai đến thứ Sáu, 9 giờ sáng – 2 giờ chiều.

Ưu Điểm:

• Cung cấp sự ổn định trong khi cho phép nhân viên duy trì giờ làm việc giảm.
• Giúp doanh nghiệp giữ lại nhân viên có kinh nghiệm thích làm việc bán thời gian.
• Nhân viên được nhận các quyền lợi trong khi làm ít giờ hơn so với nhân viên toàn thời gian.

Nhược Điểm:

• Nhân viên có thể bỏ lỡ các quyền lợi dành cho nhân viên toàn thời gian như cơ hội thăng tiến nghề nghiệp.
• Phân phối khối lượng công việc có thể khó khăn nếu nhân viên bán thời gian đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng.

Ca Làm Theo Ngành

Lịch trình làm việc khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu của ngành. Một số ngành yêu cầu làm việc 24/7, trong khi các ngành khác hoạt động theo giờ làm việc tiêu chuẩn. Việc chọn đúng loại lịch trình làm việc đảm bảo hiệu quả, sự hài lòng của nhân viên, và tuân thủ các luật lao động.

Lịch trình làm việc cho Ngành Xây Dựng

Các dự án xây dựng tuân theo nhiều loại lịch trình làm việc khác nhau dựa trên thời hạn, điều kiện thời tiết, và sự sẵn có của lao động. Nhiều công nhân làm việc theo giờ 8-5, nhưng một số dự án yêu cầu ca kéo dài hoặc luân phiên để đáp ứng thời hạn gấp rút. Làm thêm giờ là phổ biến, đặc biệt khi gần hoàn thành dự án. Một số công trình sử dụng lịch trình 9/80, nơi nhân viên làm việc 80 giờ trong chín ngày và nghỉ mỗi thứ Sáu kia.

Công nhân cũng có thể theo dõi lịch trình nén, như bốn ca 10 giờ, cho phép có ít ngày làm việc hơn mỗi tuần. Dự án theo mùa thường dựa vào lịch trình tạm thời và theo hợp đồng, nơi công nhân được thuê cho các giai đoạn cụ thể của công trình.

Thách thức trong việc lên lịch xây dựng bao gồm sự chậm trễ thời tiết không lường trước, các thay đổi dự án, và đảm bảo an toàn cho công nhân trong những ca làm việc dài. Lịch trình hợp lý giúp duy trì hiệu quả mà không gây quá sức cho nhân viên.

Lịch trình làm việc cho Trợ lý Y tế

Nhân viên y tế cần phủ sóng ca làm việc 24/7, dẫn đến lịch trình có cấu trúc cao nhưng đầy thách thức. Hầu hết các bệnh viện và phòng khám sử dụng lịch luân phiên, nơi nhân viên làm việc các ca khác nhau mỗi tuần để cân bằng khối lượng công việc. Các ca phổ biến bao gồm:

• Ca ngày (8 AM – 4 PM)
• Ca chiều (4 PM – 12 AM)
• Ca đêm (12 AM – 8 AM)

Một số bệnh viện áp dụng lịch trình Pitman hoặc Dupont, đảm bảo chăm sóc bệnh nhân liên tục trong khi cho phép thời gian nghỉ kéo dài. Nhân viên cấp cứu và ICU thường làm theo ca 12 giờ, chẳng hạn như lịch trình 2-2-3, họ làm hai ngày, nghỉ hai ngày và làm ba ngày.

Ca trực chờ là phổ biến trong y tế khẩn cấp, yêu cầu nhân viên phải sẵn sàng mà không có lịch cụ thể. Làm thêm giờ diễn ra thường xuyên, dẫn đến kiệt sức nếu không được quản lý đúng cách. Lịch trình linh hoạt, chia sẻ công việc, và tư vấn từ xa giúp giảm áp lực cho nhân viên y tế.

Lịch trình làm việc cho Công ty Luật

Các công ty luật thường tuân theo lịch trình 9-5, nhưng công việc thường kéo dài ngoài giờ văn phòng truyền thống. Nhiều luật sư làm việc từ 50-60 giờ mỗi tuần, đôi khi bao gồm cả cuối tuần. Cộng sự mới thường phải làm việc theo lịch trình không thể dự đoán trước, phụ thuộc vào yêu cầu của khách hàng và thời hạn của tòa án.

Một số công ty luật áp dụng lịch trình nén, cho phép luật sư làm việc nhiều giờ hơn trong ít ngày hơn. Lịch trình làm việc từ xa và kết hợp ngày càng trở nên phổ biến, đặc biệt cho nghiên cứu pháp lý và tư vấn khách hàng. Nhân viên pháp lý và hỗ trợ thường làm việc theo thời gian chuẩn, dù các vụ kiện tụng có thể đòi hỏi làm thêm giờ.

Cân bằng khối lượng công việc trong các công ty luật khá khó khăn do các yêu cầu vụ án không thể dự đoán trước. Quản lý hợp lý lịch trình làm việc của nhân viên đảm bảo năng suất làm việc trong khi ngăn ngừa kiệt sức.

Làm thế nào để Tạo Lịch làm Việc cho Nhân Viên?

Tạo lịch làm việc cho nhân viên đòi hỏi lập kế hoạch chiến lược để cân bằng nhu cầu doanh nghiệp với sự sẵn có của nhân viên. Một lịch làm việc có cấu trúc tốt cải thiện năng suất, giảm xung đột, và đảm bảo hoạt động suôn sẻ. Dưới đây là các bước chính để phát triển một lịch làm việc hiệu quả cho nhân viên.

1. Xác định Tài nguyên

Trước khi lập lịch, hãy đánh giá các tài nguyên có sẵn, bao gồm quy mô lực lượng lao động, kỹ năng, và nhu cầu hoạt động. Xác định các vai trò quan trọng cần phủ sóng toàn thời gian và những khu vực mà lao động bán thời gian hoặc hợp đồng có thể lấp đầy khoảng trống. Xem xét phân phối khối lượng công việc để ngăn ngừa kiệt sức nhân viên trong khi đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

2. Liệt kê Nhu cầu cho Mỗi Danh mục Ca làm Việc

Xác định số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi ca làm việc và vai trò của họ. Nếu doanh nghiệp hoạt động theo giờ làm việc 8-5, đảm bảo phủ sóng đủ xuyên suốt cả ngày. Đối với hoạt động 24/7, lên kế hoạch cho các ca như sáng, chiều, và đêm. Doanh nghiệp có nhu cầu biến động nên cân nhắc lịch trình làm việc theo mùa hoặc linh hoạt.

3. Dự đoán Nhu cầu

Phân tích giờ cao điểm kinh doanh, xu hướng theo mùa, và biến động khối lượng công việc. Các cửa hàng bán lẻ có thể cần nhiều nhân viên hơn vào cuối tuần, trong khi bệnh viện cần nhân sự 24/7 ổn định. Nghiên cứu lịch trình của nhân viên trong quá khứ giúp dự đoán nhu cầu tương lai và tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa nhân sự.

4. Thu thập Sở thích của Nhân viên

Xem xét sự sẵn có và sở thích của nhân viên khi tạo lịch làm việc. Một số nhân viên có thể thích ca sáng, trong khi những người khác làm việc tốt hơn vào buổi tối. Thu thập ý kiến gia tăng sự hài lòng trong công việc và giảm tình trạng vắng mặt.

5. Xem xét Lịch trình Cũ

Phân tích các ví dụ về lịch trình công việc trước đây để xác định các điểm chưa hiệu quả. Tìm kiếm các xu hướng trong việc hoán đổi ca, tình trạng vắng mặt thường xuyên, hoặc xung đột lịch trình. Điều chỉnh lịch trình mới để giải quyết các vấn đề tái diễn và cải thiện quản lý lực lượng lao động.

6. Lên Kế hoạch Thay Thế

Vắng mặt không dự kiến có thể làm gián đoạn luồng công việc. Thiết lập một kế hoạch dự phòng bằng cách duy trì danh sách nhân viên có sẵn cho ca trực chờ hoặc làm thêm giờ. Sử dụng một ví dụ về lịch làm việc với nhân viên dự bị được chỉ định ngăn ngừa các vấn đề lập kế hoạch vào phút cuối.

7. Nghiên cứu Luật

Đảm bảo tuân thủ các luật lao động và quy định ngành. Kiểm tra các quy định về giờ làm việc, trả lương làm thêm giờ, nghỉ giải lao, và quyền của nhân viên. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và giảm sự hài lòng của nhân viên.

8. Sử dụng Công cụ Tạo Lịch

Việc tạo các lịch trình khác nhau bằng tay có thể tốn thời gian và dễ sai sót. Shifton là một ứng dụng quản lý công việc được thiết kế để tự động hóa việc lên kế hoạch ca làm việc, lịch trình nhân viên, và cân bằng khối lượng công việc. Với Shifton, doanh nghiệp có thể:

• Tự động phân công ca làm việc dựa trên yêu cầu khối lượng công việc.
• Cho phép nhân viên yêu cầu hoán đổi ca và quản lý sự sẵn sàng.
• Giảm lỗi lập lịch với tối ưu hóa AI.
• Cải thiện các lịch làm việc bằng điều chỉnh thời gian thực.

Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Shifton đơn giản hóa các loại kế hoạch lịch trình, đảm bảo hiệu quả và giảm tải công việc hành chính.

9. Công bố Lịch trình

Khi lịch làm việc cho nhân viên đã được hoàn thiện, hãy chia sẻ với nhóm trước. Sử dụng ứng dụng quản lý công việc hoặc công cụ giao tiếp nội bộ để thông báo cho nhân viên và cho phép họ xem lại ca làm việc của mình. Sự minh bạch trong việc lên lịch ngăn ngừa xung đột vào phút cuối và cải thiện sự phối hợp của lực lượng lao động.

Tại Sao Việc Tạo Lịch làm Việc Quan Trọng?

Một lịch trình làm việc có cấu trúc cho nhân viên đảm bảo hiệu quả hoạt động, sự hài lòng của lực lượng lao động, và tuân thủ luật lao động. Không có lịch trình kinh doanh được tổ chức tốt, công ty sẽ phải đối mặt với tình trạng vắng mặt, kiệt sức nhân viên, và mất năng suất. Dưới đây là những lý do chính tại sao một lịch trình làm việc cho nhân viên lại cực kỳ cần thiết.

1. Cải thiện Sự Lưu Giữ Nhân Viên

Một lịch làm việc được kế hoạch tốt cho nhân viên giảm căng thẳng và đảm bảo phân phối ca công bằng. Nhân viên nhận được giờ làm việc dự đoán trước ít có khả năng bị kiệt sức hoặc không hài lòng với công việc, dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn. Các doanh nghiệp cung cấp tùy chọn lịch trình linh hoạt giữ chân được tài năng hàng đầu bằng cách phù hợp với các cam kết cá nhân và cân bằng cuộc sống công việc.

2. Cải thiện Năng suất Làm việc của Nhân Viên

Lịch trình làm việc tối ưu hóa phù hợp với giờ cao điểm kinh doanh, đảm bảo nhân viên có mặt khi yêu cầu cao nhất. Phân công ca làm việc dựa trên mô hình năng suất – như sắp xếp ca sáng cho người thích làm việc sớm – tối đa hóa hiệu suất. Nhân viên có lịch trình làm việc có cấu trúc sẽ gặp ít phiền toái và duy trì mức hiệu suất cao hơn.

3. Đảm bảo nhân viên làm việc 24/7

Các ngành như y tế, dịch vụ khách hàng và an ninh yêu cầu sự bao phủ liên tục. Áp dụng các lịch làm việc khác nhau như Pitman, Dupont, hoặc lịch xoay ca giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà không có khoảng trống trong dịch vụ. Một lịch tuần làm việc phù hợp ngăn chặn tình trạng thiếu nhân viên, giảm sự gián đoạn hoạt động.

4. Quản lý bảng lương hiệu quả

Lịch làm việc rõ ràng giúp theo dõi giờ làm việc của nhân viên, thời gian làm thêm giờ và chi phí tiền lương. Các công ty sử dụng phần mềm quản lý công việc tự động hóa việc theo dõi ca làm và đảm bảo tuân thủ luật lao động liên quan đến giờ làm thêm và giờ nghỉ. Lập lịch trình chính xác ngăn chặn chi phí bảng lương không cần thiết do kế hoạch làm việc không hiệu quả.

5. Giảm căng thẳng công việc

Lịch làm việc có tổ chức giúp nhân viên không bị quá tải với giờ làm việc quá nhiều hoặc các ca không thể đoán trước. Nhân viên có lịch làm việc ổn định trải nghiệm ít căng thẳng hơn, dẫn đến sức khỏe tinh thần tốt hơn và hài lòng hơn trong công việc. Chia sẻ công việc, lịch làm việc nén và sắp xếp công việc linh hoạt cũng nâng cao sức khỏe của nhân viên.

6. Cân bằng cuộc sống – công việc hợp lý

Lịch làm việc tốt cung cấp cho nhân viên đủ thời gian để quản lý các cam kết cá nhân bên cạnh trách nhiệm công việc. Các lịch trình như mô hình làm việc kết hợp, lịch làm việc 4-10 hoặc sắp xếp 9/80 cung cấp thời gian nghỉ dài mà không ảnh hưởng đến năng suất. Các doanh nghiệp ưu tiên cân bằng cuộc sống – công việc thu hút và giữ chân nhân viên có động lực.

Cách Chọn Lịch Làm Việc Lý Tưởng Cho Nhân Viên Của Bạn

Lựa chọn lịch làm việc tốt nhất đòi hỏi cân bằng nhu cầu kinh doanh với sở thích của nhân viên. Loại lịch làm việc phù hợp cải thiện năng suất, nâng cao sự hài lòng trong công việc và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Khi xác định lịch làm việc lý tưởng, hãy xem xét các yếu tố sau:

1. Yêu cầu doanh nghiệp

Xác định nhu cầu hoạt động cốt lõi của công ty. Một số ngành, như y tế và sản xuất, yêu cầu bao phủ 24/7, trong khi những ngành khác hoạt động theo lịch làm việc tiêu chuẩn. Xác định xem lịch làm việc cố định, xoay ca hay linh hoạt phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

2. Sở thích của nhân viên

Một lịch làm việc thành công cân nhắc nhu cầu của nhân viên. Một số nhân viên thích ca làm việc buổi sáng, trong khi những người khác làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối. Các tùy chọn lịch làm việc linh hoạt, như làm việc từ xa hoặc ca làm việc nén, giúp thu hút và giữ chân nhân tài. Thu thập phản hồi từ nhân viên đảm bảo sự hài lòng cao hơn trong công việc.

3. Nhu cầu khách hàng và dịch vụ

Các doanh nghiệp bán lẻ, khách sạn và y tế phải điều chỉnh lịch nhân viên với các giai đoạn nhu cầu cao. Nếu lượng khách hàng cao nhất vào cuối tuần, việc lên lịch ca làm vào cuối tuần đảm bảo dịch vụ tối ưu. Phân tích giờ làm việc trong quá khứ giúp dự đoán nhu cầu nhân sự.

4. Tuân thủ luật lao động

Mọi lịch làm việc cho nhân viên phải tuân thủ quy định lao động, bao gồm trả công làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi và giới hạn giờ làm việc. Một số khu vực cấm ca làm đêm hoặc áp dụng thời gian nghỉ nhất định. Bỏ qua các quy định này có thể dẫn đến hình phạt và sự không hài lòng của nhân viên.

5. Khả năng mở rộng và phát triển trong tương lai

Một lịch làm việc được thiết kế tốt cần đảm bảo cho việc mở rộng kinh doanh. Khi công ty phát triển, sự phức tạp của lịch trình càng tăng. Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Shifton đơn giản hóa việc lên lịch cho các nhóm lớn hơn, tự động hóa phân công ca làm và giảm xung đột.

Chọn lịch làm việc tốt nhất đòi hỏi đánh giá mục tiêu công ty, sức khỏe của nhân viên và yêu cầu pháp lý. Thực hiện các loại lịch làm việc phù hợp giúp nâng cao hiệu quả đồng thời duy trì môi trường làm việc lành mạnh.

Cách Chọn Lịch Làm Việc Lý Tưởng Cho Nhân Viên Của Bạn

Lựa chọn lịch làm việc tốt nhất yêu cầu cân bằng yêu cầu doanh nghiệp với sở thích của nhân viên. Loại lịch làm việc phù hợp cải thiện năng suất, nâng cao sự hài lòng trong công việc và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Khi xác định lịch làm việc lý tưởng, hãy xem xét các yếu tố sau:

1. Yêu cầu doanh nghiệp

Xác định nhu cầu hoạt động cốt lõi của công ty. Một số ngành, như y tế và sản xuất, yêu cầu bao phủ 24/7, trong khi những ngành khác hoạt động theo lịch làm việc tiêu chuẩn. Xác định xem lịch làm việc cố định, xoay ca hay linh hoạt phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn.

2. Sở thích của nhân viên

Một lịch làm việc thành công cân nhắc nhu cầu của nhân viên. Một số nhân viên thích ca làm việc buổi sáng, trong khi những người khác làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối. Các tùy chọn lịch làm việc linh hoạt, như làm việc từ xa hoặc ca làm việc nén, giúp thu hút và giữ chân nhân tài. Thu thập phản hồi từ nhân viên đảm bảo sự hài lòng cao hơn trong công việc.

3. Nhu cầu khách hàng và dịch vụ

Các doanh nghiệp bán lẻ, khách sạn và y tế phải điều chỉnh lịch nhân viên với các giai đoạn nhu cầu cao. Nếu lượng khách hàng cao nhất vào cuối tuần, việc lên lịch ca làm vào cuối tuần đảm bảo dịch vụ tối ưu. Phân tích giờ làm việc trong quá khứ giúp dự đoán nhu cầu nhân sự.

4. Tuân thủ luật lao động

Mọi lịch làm việc cho nhân viên phải tuân thủ quy định lao động, bao gồm trả công làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi và giới hạn giờ làm việc. Một số khu vực cấm ca làm đêm hoặc áp dụng thời gian nghỉ nhất định. Bỏ qua các quy định này có thể dẫn đến hình phạt và sự không hài lòng của nhân viên.

5. Khả năng mở rộng và phát triển trong tương lai

Một lịch làm việc được thiết kế tốt cần đảm bảo cho việc mở rộng kinh doanh. Khi công ty phát triển, sự phức tạp của lịch trình càng tăng. Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Shifton đơn giản hóa việc lên lịch cho các nhóm lớn hơn, tự động hóa phân công ca làm và giảm xung đột.

Chọn lịch làm việc tốt nhất đòi hỏi đánh giá mục tiêu công ty, sức khỏe của nhân viên và yêu cầu pháp lý. Thực hiện các loại lịch làm việc phù hợp giúp nâng cao hiệu quả đồng thời duy trì môi trường làm việc lành mạnh.

Làm Thế Nào Tối Ưu Hóa Lịch Làm Việc Với Shifton

Quản lý các loại lịch làm việc theo cách thủ công có thể tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, dẫn đến xung đột lịch trình, thiếu nhân viên và không hài lòng của nhân viên. Shifton, một phần mềm quản lý công việc tiên tiến, đơn giản hóa toàn bộ quy trình, đảm bảo lên kế hoạch ca làm việc và quản lý lực lượng lao động một cách liền mạch.

Lợi Ích Chính Của Việc Sử Dụng Shifton Cho Lịch Làm Việc

• Lên Kế Hoạch Ca Tự Động – Shifton gán ca dựa trên sự sẵn có của nhân viên, kỹ năng và nhu cầu kinh doanh, loại bỏ rắc rối của việc lập lịch trình thủ công.
• Điều Chỉnh Thực Tế – Thay đổi phút cuối? Shifton cho phép điều chỉnh nhanh chóng, đảm bảo lịch trình đầy đủ mà không bị gián đoạn.
• Tự Sắp Xếp Ca Làm Việc – Nhân viên có thể đổi ca, yêu cầu nghỉ phép và quản lý sự sẵn có của mình, giảm bớt công việc hành chính.
• Tuân Thủ Luật Lao Động – Hệ thống đảm bảo giờ làm việc tuân thủ quy định về làm thêm giờ, thời gian nghỉ ngơi và luật lao động địa phương.

Cách Shifton Hoạt Động

1. Xác Định Yêu Cầu Ca Làm Việc – Thiết lập số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi ca và chỉ định các nhiệm vụ dựa trên kỹ năng.
2. Nhập Sự Sẵn Có Của Nhân Viên – Nhân viên nhập ca làm việc và yêu cầu thời gian nghỉ mà họ ưu tiên.
3. Lên Lịch Tự Động – Hệ thống tạo ra một lịch làm việc tối ưu cho nhân viên, cân bằng khối lượng công việc và đảm bảo sự công bằng.
4. Thông Báo Ngay Lập Tức – Nhân viên nhận thông báo thời gian thực về lịch làm việc, đổi ca hoặc thay đổi lịch trình.
5. Theo Dõi Hiệu Suất – Người quản lý có thể phân tích lịch trình của nhân viên, theo dõi sự hiện diện và xác định những điểm không hiệu quả trong lịch làm việc.

Shifton giúp các doanh nghiệp mọi quy mô đơn giản hóa lịch làm việc khác nhau, giảm gánh nặng hành chính và cải thiện hiệu quả tổng thể của lực lượng lao động. Dù quản lý lịch làm việc 9-5, ca xoay hay lịch làm việc từ xa, Shifton cung cấp giải pháp linh hoạt và có thể mở rộng phù hợp với nhu cầu ngành.

Sử dụng Shifton đảm bảo rằng doanh nghiệp duy trì được lịch làm việc tối ưu cho nhân viên, đồng thời giảm thiểu gián đoạn và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.

Những Điểm Chính

Việc chọn đúng loại lịch trình là cần thiết cho hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của nhân viên. Dưới đây là những thông tin quan trọng từ hướng dẫn này:

• Các ngành công nghiệp khác nhau đòi hỏi các lịch làm việc khác nhau – Từ lịch chuẩn 9-5 đến các ca xoay, mỗi doanh nghiệp phải chọn mô hình phù hợp nhất với nhu cầu hoạt động của mình.
• Các loại ca làm việc thay thế cải thiện sự linh hoạt – Các lựa chọn như tuần làm việc nén, lịch kết hợp và ca linh hoạt giúp cân bằng năng suất với sức khỏe của nhân viên.
• Lịch trình hợp lý ngăn ngừa kiệt sức và cải thiện sự giữ chân nhân viên – Lịch làm việc được cấu trúc tốt đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi và sự phân phối ca làm việc công bằng.
• Công nghệ đơn giản hóa việc lập lịch lực lượng lao động – Sử dụng các ứng dụng quản lý công việc như Shifton tự động hóa lập kế hoạch ca làm việc, giảm xung đột lịch và nâng cao hiệu quả.
• Tuân thủ luật lao động là rất quan trọng – Các nhà tuyển dụng phải đảm bảo rằng giờ làm việc phù hợp với quy định về làm thêm giờ, quy định về thời gian nghỉ và luật lao động địa phương.

Bằng cách áp dụng các loại lịch chiến lược, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động, thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và đảm bảo thành công lâu dài.

Nhiều công ty sử dụng các trung tâm liên lạc như một phương tiện để giao tiếp với khách hàng của họ. Cách mà các tổng đài viên xử lý cuộc gọi có thể dẫn đến việc có thêm khách hàng mới cũng như duy trì mối quan hệ lành mạnh với các khách hàng lâu năm.

Thách thức trong việc lên lịch cho trung tâm cuộc gọi

Trong nhiều trường hợp, các trung tâm cuộc gọi làm việc thay mặt cho các công ty quốc tế. Quản lý thuê những tổng đài viên phải làm việc ở các múi giờ khác nhau. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn với giờ làm việc, ca trực và phân bổ nhân viên.

Điều này, đến lượt nó, có thể gây hại cho quy trình làm việc của trung tâm cuộc gọi, dẫn đến phản hồi tiêu cực và giảm thu nhập. Một trung tâm cuộc gọi có thể tránh tình huống này nếu nó thực hiện quản lý lịch làm việc đúng đắn. Hiện nay, có một số loại lịch trình nhân viên:

Soviet

Loại lịch làm việc này phù hợp hơn cho các trung tâm cuộc gọi hoạt động trong thị trường địa phương. Nhân viên có ca làm việc 8 giờ và thời gian ăn trưa 1 giờ. Các tổng đài viên không thể chọn thời gian nghỉ. Thời gian ăn trưa chỉ có thể diễn ra sau 4 giờ làm việc trong ca trực. Thông thường, loại lịch này chỉ có hai ca: từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều và từ 4 giờ chiều đến 12 giờ đêm.

American

Kịch bản này cũng cung cấp ca làm việc 8 giờ. Loại “American” không cho phép thay đổi thời gian bắt đầu ca. Nó không cho phép tổng đài viên chọn thời gian phù hợp nhất. Với điều đó trong tâm trí, kịch bản cho phép đi ăn trưa vào bất kỳ thời gian nào trong ngày làm việc, cũng như yêu cầu nghỉ ngơi.

British

Loại lịch trình của Anh được coi là hiệu quả nhất cho việc tổ chức lực lượng lao động trong các trung tâm cuộc gọi. Không chỉ cắt giảm chi phí mà còn cải thiện hiệu suất của nhân viên. Loại lịch trình này cung cấp ca làm 4/8 giờ. Nhân viên có thể chọn khi nào ca của họ bắt đầu và có thể nghỉ trưa vào bất kỳ lúc nào trong giờ làm việc.

Các trung tâm cuộc gọi chuyển sang mô hình quản lý giờ làm việc “British” sẽ thấy hiệu suất và thái độ làm việc của nhân viên cải thiện đáng kể. Đến lượt mình, khách hàng cảm thấy họ giao tiếp với các chuyên gia và nhận được dịch vụ khách hàng ở mức độ cao.

Công cụ lịch trình

Sử dụng các giải pháp đơn giản, như Microsoft Excel, là không đủ để tạo ra các lịch làm việc có thời lượng khác nhau và với số lượng tổng đài viên khác nhau. Chúng không thể được sử dụng để lập kế hoạch lịch trình và theo dõi thời gian nghỉ. Các công cụ quản lý lực lượng lao động cho phép tạo ra lịch trình hoàn hảo.

Dịch vụ Shifton là giải pháp hoàn hảo để thiết lập một lịch trình “British” cho trung tâm cuộc gọi. Dịch vụ này cho phép thiết lập thời gian bắt đầu ca, cho phép nghỉ ngơi và ngày nghỉ, hỗ trợ thời gian ăn trưa linh hoạt. Nó cho phép trung tâm cuộc gọi tạo ra lịch trình cho bất kỳ loại nhân viên nào.

Tất cả các công ty đều tìm kiếm công cụ dễ dùng và tiết kiệm chi phí để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên và số lượng khán giả, đồng thời không làm mất nhiều thời gian của bộ phận quản lý. Chúng tôi đã đưa ra một bộ công cụ dễ làm quen và sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm nhiều thời gian.

Giải pháp Marketing trên mạng xã hội để nhận diện thương hiệu kinh doanh

1. Buffer

   Buffer có cách tiếp cận rất đơn giản đối với SMM. Nó cho phép lên lịch đăng bài trên nhiều nền tảng khác nhau. Chúng sẽ được công khai tự động, mà không cần sự can thiệp trực tiếp. Buffer hỗ trợ tất cả các nền tảng mạng xã hội lớn và cung cấp phân tích giúp cải thiện tầm với của bài đăng và sự tương tác của người dùng.

2. CoSchedule

   CoSchedule là một lịch tiếp thị và lịch truyền thông xã hội kết hợp trên một nền tảng duy nhất. Dịch vụ này tích hợp trực tiếp với Evernote và Headline Analyzer, cũng như hầu hết các nền tảng mạng xã hội (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+, v.v.). Nó được thiết kế để quản lý tất cả các bài đăng, bao gồm bài đăng blog, từ một bảng điều khiển duy nhất.

3. Hootsuite

   Hootsuite là một trong những nền tảng SMM lâu đời nhất vì nó đã hoạt động từ năm 2008. Nó cho phép lên lịch đăng bài trên Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ và YouTube. Với Hootsuite, bạn có thể tìm hiểu về cách công ty hoặc thương hiệu của bạn được nhận diện trực tuyến. Hơn nữa, nền tảng này cung cấp phân tích bài đăng.

4. Schedugram

   Schedugram là một trong những công cụ lập lịch cho Instagram được sử dụng nhiều nhất. Các doanh nghiệp tập trung vào nền tảng này sẽ thấy rằng dịch vụ có giao diện đơn giản, cho phép tải lên và chỉnh sửa hình ảnh. Chúng có thể được đăng sau đó khi cần thiết. Ví dụ, bạn có thể chụp 10 bức ảnh và chọn thời gian và ngày mà mỗi ảnh sẽ có sẵn cho người đăng ký.

Khảo sát

1. GetFeedback

   GetFeedback là một dịch vụ khảo sát trực tuyến cho phép các công ty đo lường sự hài lòng của khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ. Nền tảng này cho phép cá nhân hóa khảo sát, bao gồm thêm logo thương hiệu, phông chữ và màu sắc.

2. QuestionPro

   QuestionPro cho phép người dùng tạo mọi loại cuộc thăm dò và khảo sát. Chúng có thể được tải lên từ tài liệu Microsoft Word, tạo thủ công hoặc sao chép từ mẫu đã được làm chuyên nghiệp có sẵn. Khảo sát có thể được gửi dưới dạng email, nhúng trên trang web hoặc hiển thị dưới dạng cửa sổ pop-up.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo cung cấp hơn 40 loại câu hỏi và chủ đề khảo sát được thích ứng cho cả thiết bị để bàn và di động. Dịch vụ có nhiều chủ đề được xây dựng sẵn để lựa chọn, cũng như một trình xây dựng chủ đề. Do nền tảng này đa ngôn ngữ, các khảo sát và thăm dò tương tự có thể được triển khai ở các quốc gia khác nhau. Không có giới hạn về số câu hỏi và phản hồi mà một khảo sát có thể có.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey cho phép các công ty hiểu rõ hơn về cơ sở khách hàng của họ và nhận phản hồi từ nhân viên. Người ta cũng có thể sử dụng SurveyMonkey để tiến hành nghiên cứu thị trường để đi trước trò chơi. Nền tảng này cung cấp các khảo sát miễn phí với nhiều cài đặt khác nhau. Chúng có thể được gửi qua email, đăng trên mạng xã hội, trên trang web và các nền tảng khác.

Quản lý nhân viên

1. 15Five

   Nền tảng 15Five cho phép theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhà tuyển dụng có thể tìm hiểu về thành tích của đội ngũ, giải quyết vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề và nhận thông tin về ý tưởng mà nhân viên có thể có. Dịch vụ này giống như một mạng xã hội để quản lý lực lượng lao động.

2. Aventr

   Aventr được thiết kế để ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách cải thiện sự tham gia và hợp tác của đội ngũ. Nhà tuyển dụng có thể gửi quà tặng và phản hồi tích cực cho nhân viên. Aventr cho phép chia sẻ ý tưởng và đo lường mức độ cải thiện hiệu suất của nhân viên.

3. Basecamp

   Basecamp là dịch vụ lập lịch trình nhân viên cao cấp, dễ sử dụng. Người quản lý có thể nhóm nhân viên dựa trên vai trò của họ trong công ty và giao cho họ các dự án để làm việc. Nền tảng này có thông báo tích hợp, phòng chat, bảng phân công và kiểm tra tự động. Tất cả các tính năng này đều giúp theo dõi những gì đang diễn ra trong toàn công ty.

4. Shifton

   Shifton cung cấp một bộ công cụ toàn diện cho quản lý công ty, dự án và lịch làm việc. Nó cho phép tạo nhiều loại lịch làm việc khác nhau cho nhân viên mọi quy mô. Nhân viên có thể tuyên bố giờ làm việc ưa thích của họ, yêu cầu nghỉ hoặc trao đổi ca với nhau.

Chúng tôi hy vọng rằng các công cụ này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc quản lý đội ngũ và xây dựng nhận diện thương hiệu.

Thời gian là một trong những tài nguyên giá trị nhất mà chủ sở hữu công ty nhỏ có trong tay. Có một vài điều giúp tiết kiệm thời gian.

Mẹo quản lý thời gian hiệu quả #1 — Mô tả ngày trung bình của bạn

Lấy một tờ giấy và mô tả ngày trung bình của bạn từ sáng đến tối. Thời gian ăn trưa, gọi điện thoại, đi lại, v.v., phải được phân chia từng phút. Bạn cũng nên tính toán tổng số thời gian sử dụng trong ngày.

Danh sách này phải mô tả ngày trung bình của bạn. Đừng cố thay đổi kế hoạch của bạn để mọi thứ trông tốt hơn trên giấy. Bạn sẽ nhanh chóng xác định được những kẻ lãng phí thời gian. Chú ý đến thời gian bạn dành cho các cuộc gọi, giờ nghỉ, việc vặt và các hoạt động không liên quan đến công việc khác.

Đừng để cơ hội mới thay đổi hướng đi của bạn

Chủ doanh nghiệp nhỏ đôi khi bốc đồng khi gặp phải ý tưởng hoặc đề xuất kinh doanh mới. Điều này làm sao nhãng kế hoạch của họ và có thể dẫn đến một đống dự án không bao giờ hoàn thành. Bạn phải chú ý chỉ đến những ý tưởng và đề xuất đáng giá nhất.

Đừng giao việc của bạn mà không có đào tạo thích hợp

Để điều hành một doanh nghiệp thành công, thì việc chuyển giao một phần trách nhiệm cho người khác là rất quan trọng. Chủ doanh nghiệp phải đảm bảo rằng người sẽ gánh vác một phần công việc sẽ được hướng dẫn đầy đủ. Một người phải nhận thức rõ về trách nhiệm của mình.

Ví dụ, nếu bạn sở hữu một tiệm bánh nhỏ và tìm người thay thế bạn làm thợ làm bánh chính, bạn phải hướng dẫn anh ta về kỹ thuật làm bánh tại doanh nghiệp của bạn, đảm bảo anh ta đủ trình độ và vượt qua kỳ thử việc.

Tuân theo quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 hoặc nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng 80% thành công đến từ 20% nỗ lực. Ví dụ, chỉ có 20% khách hàng mang lại 80% thu nhập cho hầu hết các công ty. Quy tắc này có thể được áp dụng cho việc quản lý thời gian.

Hãy đếm tất cả những thành tựu hàng ngày của bạn đã ảnh hưởng tích cực đến doanh nghiệp của bạn. Con số có thể khác nhau nhưng chỉ một tỷ lệ phần trăm nhỏ trong số đó sẽ mang lại lợi ích cho công ty của bạn. Mẹo là hãy tập trung vào chúng.

Quản lý một doanh nghiệp đòi hỏi phải đội nhiều mũ khác nhau, nhưng cố gắng tự làm mọi việc dẫn đến kiệt sức và kém hiệu quả. Học cách ủy thác công việc một cách hiệu quả là một sự thay đổi lớn đối với các chủ doanh nghiệp, cho phép họ tập trung vào chiến lược và tăng trưởng thay vì bị lạc trong những hoạt động hàng ngày. Ủy quyền hiệu quả sẽ tăng năng suất, thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và đảm bảo rằng công việc được hoàn thành bởi người thích hợp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập đến ủy quyền là gì, tại sao nó rất quan trọng và làm thế nào để ủy nhiệm công việc cho nhân viên một cách hiệu quả. Thêm vào đó, chúng tôi sẽ phác thảo 18 công việc thiết yếu mà bạn nên bắt đầu phân công từ hôm nay.

Ủy quyền là gì và tại sao nó quan trọng?

Ủy quyền là quá trình giao nhiệm vụ cho người khác trong khi vẫn giữ trách nhiệm về kết quả. Nó cho phép các chủ doanh nghiệp và quản lý phân bổ khối lượng công việc một cách hiệu quả, đảm bảo rằng thời gian và kỹ năng được sử dụng tối ưu. Nếu không ủy quyền, các nhà lãnh đạo có nguy cơ quản lý vi mô, điều này kìm hãm sự phát triển của nhân viên và hạn chế khả năng mở rộng của doanh nghiệp.

Khi bạn ủy quyền công việc một cách hiệu quả, bạn tạo ra một môi trường nơi nhân viên tiếp nhận trách nhiệm công việc của họ, cải thiện năng suất và tinh thần. Chiến lược ủy quyền đúng sẽ dẫn đến hoạt động trơn tru hơn và cho phép các lãnh đạo tập trung vào việc ra quyết định cấp cao.

Ủy thác công việc phù hợp cho người phù hợp

Ủy quyền không chỉ là giao việc – đó là giao công việc phù hợp cho người phù hợp. Cân nhắc những điểm mạnh, kinh nghiệm và khối lượng công việc của từng nhân viên trước khi ủy nhiệm. Nếu một công việc đòi hỏi sự sáng tạo, hãy giao cho một thành viên trong nhóm có kỹ năng giải quyết vấn đề mạnh. Đối với công việc chú ý đến chi tiết, hãy chọn người kỹ lưỡng. Ghép nối công việc với các cá nhân phù hợp đảm bảo hiệu quả và chất lượng.

Tại sao một số người “không thể” ủy quyền

Nhiều chủ doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ủy quyền do những ngộ nhận và lo ngại phổ biến, chẳng hạn như:

• Tin rằng “tự làm thì nhanh hơn”
• Sợ mất kiểm soát chất lượng
• Thiếu niềm tin vào khả năng của nhân viên
• Hướng dẫn không rõ ràng dẫn đến kết quả kém

Tuy nhiên, những vấn đề này có thể khắc phục bằng cách cải thiện kỹ năng ủy quyền, đặt ra những mong đợi rõ ràng và sử dụng phần mềm quản lý công việc để tối ưu hóa quy trình.

Tại sao ủy quyền là quan trọng

Không ủy thác dẫn đến căng thẳng, cơ hội bị bỏ lỡ và kém hiệu quả. Ủy quyền cho phép các lãnh đạo:

• Tập trung vào tăng trưởng chiến lược thay vì những công việc thường nhật
• Trao quyền cho nhân viên bằng cách giao cho họ trách nhiệm
• Cải thiện quản lý thời gian và năng suất
• Mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả mà không bị kiệt sức

Bằng cách chấp nhận ủy quyền, các doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru hơn, trở nên linh hoạt hơn và đạt được sự tăng trưởng bền vững.

Cách ủy thác: Nâng cao kỹ năng của bạn với 9 mẹo cho quản lý

Bằng cách áp dụng những chiến lược này, các nhà quản lý có thể ủy thác công việc một cách hiệu quả, dẫn đến một lực lượng lao động năng suất và gắn kết hơn.

Cách ủy thác hiệu quả với ngân sách hạn hẹp

Các doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp thường do dự trong việc ủy quyền do lo ngại về chi phí. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cho những người làm việc tự do, sử dụng ứng dụng quản lý công việc, hoặc tận dụng tự động hóa có thể là cách tiết kiệm chi phí để ủy thác công việc mà không phải lúng túng vì ngân sách.

18 công việc bạn nên ủy thác

Ủy thác công việc không chỉ là để giải phóng thời gian – mà là để tối ưu hóa hiệu quả, đảm bảo công việc chất lượng cao và cho phép đội ngũ của bạn phát triển. Dưới đây là 18 công việc quan trọng mà mỗi chủ doanh nghiệp nên cân nhắc ủy thác.

1. Quản lý thời gian hàng ngày

Thời gian của bạn là một trong những tài sản quý giá nhất. Tuy nhiên, quản lý lịch trình hàng ngày – kiểm tra các cuộc hẹn, đặt lời nhắc và ưu tiên công việc – có thể tốn thời gian. Một trợ lý ảo (VA) hoặc trợ lý cá nhân có thể đảm nhận trách nhiệm này, đảm bảo bạn giữ đúng lịch với các cuộc họp, thời hạn và cam kết.

Tại sao nên ủy thác?

• Loại bỏ thời gian lãng phí do sắp xếp và đặt lại lịch trình.
• Đảm bảo bạn tập trung vào những hoạt động có tác động cao.
• Giảm căng thẳng và sự mệt mỏi trong quyết định.

2. Tổ chức và sắp xếp email

Một chuyên gia trung bình dành 28% tuần làm việc của họ để đọc và trả lời email. Một VA có thể lọc các email quan trọng, trả lời các yêu cầu thông thường và sắp xếp hộp thư đến của bạn để đảm bảo các vấn đề khẩn cấp được giải quyết đầu tiên.

Tại sao nên ủy thác?

• Ngăn chặn quá tải hộp thư đến.
• Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần.
• Cải thiện thời gian phản hồi cho những cuộc giao tiếp quan trọng.

3. Yêu cầu sắp xếp lịch

Điều phối cuộc họp, thiết lập cuộc hẹn và điều chỉnh lịch trình trên nhiều bên liên quan có thể quá tải. Một trợ lý sắp xếp lịch hoặc hệ thống đặt chỗ tự động có thể xử lý những công việc này cho bạn.

Tại sao nên ủy thác?

• Tránh đặt chỗ trùng lặp và xung đột lịch trình.
• Tiết kiệm thời gian trao đổi qua lại qua email.
• Đảm bảo lịch trình được tối ưu dựa trên ưu tiên.

4. Quản lý chi phí

Theo dõi chi phí kinh doanh, biên lai, hoàn lại và ngân sách hàng tháng có thể phức tạp và tốn thời gian. Tìm trợ lý hoặc sử dụng ứng dụng quản lý công việc để tự động hóa theo dõi tài chính có thể làm cho quá trình liền mạch.

Tại sao nên ủy thác?

• Giữ tài chính có tổ chức và sẵn sàng kiểm toán.
• Giảm sai sót trong báo cáo chi phí.
• Tiết kiệm thời gian quý báu dành cho việc theo dõi và đối chiếu giao dịch.

5. Quản lý CRM

Công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM) rất quan trọng để theo dõi khách hàng tiềm năng, tương tác và theo dõi. Tuy nhiên, cập nhật hồ sơ và phân tích tương tác khách hàng bằng tay thì tẻ nhạt. Một chuyên viên CRM hoặc trợ lý có thể chịu trách nhiệm cho bạn.

Tại sao nên ủy thác?

• Đảm bảo sự gắn kết và giữ chân khách hàng tốt hơn.
• Tự động hóa việc theo dõi và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
• Giữ hồ sơ khách hàng chính xác và cập nhật.

6. Quản lý truyền thông xã hội

Tạo dựng sự hiện diện mạnh mẽ trên mạng xã hội là điều cần thiết cho nhận diện thương hiệu, nhưng việc đăng bài thường xuyên, tương tác với người theo dõi và theo dõi phân tích có thể quá tải. Một người quản lý truyền thông xã hội có thể xử lý việc tạo nội dung, lập lịch và tương tác.

Tại sao nên ủy thác?

• Duy trì việc đăng bài và tương tác với khán giả liên tục.
• Tăng cường nhận diện thương hiệu và phạm vi tiếp cận.
• Cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào chiến lược hơn là thực thi.

7. Đặt hàng cung ứng

Bổ sung văn phòng phẩm, quản lý mối quan hệ nhà cung cấp, và đảm bảo tài liệu đến đúng thời gian là các nhiệm vụ hoạt động quan trọng có thể dễ dàng ủy quyền cho người quản lý văn phòng hoặc trợ lý hành chính.

Tại sao nên ủy thác?

• Ngăn ngừa tình trạng hết hàng.
• Tiết kiệm thời gian dành cho việc điều phối đơn đặt hàng.
• Đảm bảo việc mua sắm tiết kiệm chi phí.

8. Nghiên cứu tổng quát

Từ xu hướng thị trường đến phân tích đối thủ, nghiên cứu đóng vai trò quan trọng trong việc ra quyết định. Tuy nhiên, việc tìm kiếm hết các báo cáo và dữ liệu có thể nhàm chán. Trợ lý nghiên cứu có thể cung cấp cho bạn những thông tin tổng quan đã được tóm tắt.

Tại sao nên ủy thác?

• Giúp đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh.
• Tiết kiệm hàng giờ thu thập và phân tích dữ liệu.
• Cung cấp những thông tin có thể hành động mà không cần nỗ lực thủ công.

9. Quản lý du lịch

Lập kế hoạch chuyến công tác, đặt vé máy bay, sắp xếp chỗ ở, và quản lý hành trình tốn nhiều thời gian quý báu. Một trợ lý du lịch có thể xử lý tất cả các vấn đề về logistics này cho bạn.

Tại sao nên ủy thác?

• Tiết kiệm hàng giờ nghiên cứu và đặt phòng.
• Đảm bảo sắp xếp du lịch không rắc rối.
• Ngăn ngừa vấn đề vào phút cuối với chuyến bay và khách sạn.

10. Mua quà tặng

Quà tặng công ty cho khách hàng, quà ghi nhận nhân viên, hay quà tặng dịp lễ yêu cầu suy nghĩ và thời gian. Ủy thác công việc này cho trợ lý đảm bảo việc tặng quà ý nghĩa mà không gây căng thẳng thêm.

Tại sao nên ủy thác?

• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm quà tặng thích hợp.
• Đảm bảo giao hàng đúng hạn.
• Tăng cường mối quan hệ với khách hàng và nhân viên.

11. Thanh toán hóa đơn

Quản lý việc thanh toán nhà cung cấp, hóa đơn dịch vụ và gia hạn đăng ký thủ công là một công việc tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Giao cho trợ lý hoặc sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tự động hóa việc thanh toán hóa đơn có thể làm gọn quy trình.

Tại sao nên ủy thác?

• Ngăn ngừa phí trễ và thanh toán bị bỏ lỡ.
• Tiết kiệm thời gian theo dõi và quản lý hóa đơn.
• Đảm bảo sự tổ chức tài chính.

12. Ghi sổ kế toán và lập hóa đơn

Ghi chép tài chính chính xác là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp thành công, nhưng việc ghi sổ và lập hóa đơn có thể phức tạp và tốn thời gian. Một kế toán viên chuyên nghiệp có thể đảm bảo tất cả các giao dịch được ghi lại chính xác.

Tại sao nên ủy thác?

• Đảm bảo tuân thủ và chính xác.
• Giảm thiểu lỗi trong báo cáo tài chính.
• Tiết kiệm thời gian cân đối tài khoản.

13. Tạo Nội Dung

Từ bài viết blog đến bản tin, tiếp thị nội dung là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Một nhà văn tự do hoặc đội ngũ tiếp thị có thể tạo ra nội dung chất lượng cao phù hợp với giọng điệu thương hiệu của bạn.

Tại sao nên ủy thác?

• Đảm bảo nội dung chuyên nghiệp và hấp dẫn.
• Tiết kiệm thời gian viết và chỉnh sửa.
• Tăng cường SEO và khả năng hiển thị trực tuyến.

14. Công Việc Thiết Kế

Thiết kế đồ họa là điều quan trọng cho thương hiệu, truyền thông xã hội và tài liệu tiếp thị. Thay vì tốn hàng giờ để tạo hình ảnh, hãy giao việc này cho một nhà thiết kế chuyên nghiệp.

Tại sao nên ủy thác?

• Đảm bảo thiết kế chất lượng cao và hấp dẫn hình ảnh.
• Tiết kiệm thời gian chỉnh sửa và xem xét lại.
• Củng cố nhận diện thương hiệu.

15. Quản Lý Website

Một trang web cần thường xuyên cập nhật, bảo trì và tối ưu hóa. Thuê một nhà phát triển web hoặc chuyên gia IT đảm bảo trang web của bạn luôn hoạt động và an toàn.

Tại sao nên ủy thác?

• Ngăn chặn thời gian chết và vấn đề kỹ thuật.
• Đảm bảo các trang web tải nhanh, thân thiện với người dùng.
• Tiết kiệm thời gian khắc phục lỗi trang web.

16. Quản Lý Lịch

Theo dõi thời hạn, cuộc họp và sự kiện có thể làm bạn choáng ngợp. Một trợ lý ảo có thể quản lý lịch của bạn, đặt lời nhắc và sắp xếp lại các cuộc hẹn khi cần thiết.

Tại sao nên ủy thác?

• Đảm bảo lịch trình tối ưu.
• Tiết kiệm thời gian quản lý các cuộc hẹn.
• Giảm căng thẳng từ các cuộc họp chồng chéo.

17. Nhập Dữ Liệu & Lưu Trữ

Nhập dữ liệu, cập nhật hồ sơ và tổ chức tài liệu là những nhiệm vụ lặp đi lặp lại nhưng cần thiết. Một trợ lý tận tâm có thể xử lý các công việc này một cách hiệu quả.

Tại sao nên ủy thác?

• Ngăn ngừa lỗi trong quản lý dữ liệu.
• Tiết kiệm hàng giờ lao động thủ công.
• Giữ hồ sơ có cấu trúc và dễ truy cập.

18. Tài Liệu Nội Bộ

Từ sổ tay quy trình đến hướng dẫn hội nhập, tài liệu nội bộ là điều quan trọng cho hiệu quả. Chuyên gia tài liệu có thể tạo và duy trì những nguồn lực này cho bạn.

Tại sao nên ủy thác?

• Đơn giản hóa đào tạo nhân viên và hoạt động.
• Đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc.
• Tiết kiệm thời gian giải thích quy trình nhiều lần.

Bằng cách giao phó các nhiệm vụ này, chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào sự phát triển chiến lược đồng thời đảm bảo các hoạt động cần thiết được diễn ra suôn sẻ. Dù là thuê ngoài chuyên gia hay sử dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ, giao phó những trách nhiệm này sẽ tăng cường hiệu quả, năng suất và sự thành công của doanh nghiệp.

Cách Shifton Có Thể Giúp Trong Giao Phó và Quản Lý Nhiệm Vụ

Shifton là phần mềm quản lý nhiệm vụ mạnh mẽ được thiết kế để đơn giản hóa việc giao phó và tối ưu hóa quy trình làm việc. Với các tính năng như lập lịch tự động, theo dõi nhiệm vụ của nhân viên và công cụ giao tiếp linh hoạt, Shifton đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể giao phó nhiệm vụ hiệu quả trong khi vẫn duy trì sự minh bạch. Cho dù bạn cần một ứng dụng quản lý nhiệm vụ để tối ưu hóa hoạt động hay các ứng dụng quản lý nhiệm vụ để cải thiện năng suất của nhóm, Shifton cung cấp giải pháp linh hoạt.

Bằng cách sử dụng Shifton, chủ doanh nghiệp có thể giao phó nhiệm vụ hiệu quả mà không lo lắng về việc bỏ lỡ thời hạn hoặc khoảng trống trong giao tiếp. Đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn và gia tăng năng suất với các tính năng quản lý nhiệm vụ phần mềm của Shifton ngay hôm nay!

Làm chủ cách giao phó nhiệm vụ hiệu quả là điều cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách thuê ngoài các nhiệm vụ phù hợp và tận dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ đúng đắn, bạn có thể tập trung vào việc mở rộng doanh nghiệp đồng thời đảm bảo hiệu quả.

Hãy bắt đầu giao phó hôm nay và xem doanh nghiệp của bạn phát triển!

Con người hiện đại luôn bận rộn. Chúng ta liên tục phải hoàn thành nhiệm vụ công việc, thanh toán các hóa đơn, mua thức ăn và thỉnh thoảng đi khám bác sĩ. Vì điều này, chúng ta thường phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Ví dụ, gửi email cho các đối tác kinh doanh, nói chuyện qua điện thoại với khách hàng mới hoặc lên kế hoạch cho kỳ nghỉ. Loại căng thẳng này không phải là vấn đề đối với những người biết cách làm nhiều việc một lúc.

Kết hợp ngoại tuyến và trực tuyến cản trở khả năng làm nhiều việc cùng lúc của bạn

Đầu tiên, bạn phải tạo hai danh sách. Ghi lại tất cả những việc có thể làm ngoại tuyến trong danh sách đầu tiên. Danh mục thứ hai chỉ dành cho các nhiệm vụ yêu cầu kết nối Internet. Chỉ trực tuyến khi cần thiết. Ví dụ, bạn có thể viết nội dung email mà không cần kết nối, trong khi cần truy cập Internet cho các cuộc đàm phán kinh doanh qua Skype. Theo cách này, bạn bị phân tán ít hơn và hiệu quả hơn trong việc làm nhiều việc cùng lúc.

Theo dõi mọi thứ

Các nhiệm vụ bị bỏ lỡ khiến bạn thức trắng đêm? Tạo một danh sách công việc chưa hoàn thành và giữ nó gần bạn. Cố gắng nêu rõ nhiệm vụ của bạn. Nếu không, bạn sẽ gặp khó khăn khi hoàn thành chúng. Không quan trọng danh sách có bao nhiêu mục: 100 hay 1000.

Cập nhật nó vào cuối ngày làm việc. Chúng tôi cũng khuyên bạn tạo các danh mục cho các loại nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ, cho các nhiệm vụ liên quan đến tiếp thị hoặc mua sắm hàng hóa.

Tiếp theo, chọn các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất. Chọn 5 việc quan trọng cấp thiết, những nhiệm vụ có thể ủy thác và những việc có thể bỏ qua. Để lại các nhiệm vụ ưu tiên thấp cho ngày mai.

Xem danh sách vào buổi sáng và kiểm tra nếu nó đã có tất cả các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Tiếp theo, thêm tất cả chúng vào lịch của bạn. Kiểm tra danh sách vào cuối tuần để đảm bảo rằng bạn không quên bất cứ điều gì.

Đặt smartphone xuống

Đảm bảo rằng bạn tắt thông báo trên điện thoại. Bạn có thể lướt Facebook và xem các tweet mới khi về nhà. Tất cả các thông báo bạn cần nên có trên máy tính nơi làm việc. Tốt hơn là trả lời email từ bạn bè ở ngoài văn phòng.

Làm nhiều việc cùng lúc chào đón sự thay đổi nhịp độ

Thử làm việc trên hai dự án khác nhau trong cùng một ngày và thỉnh thoảng chuyển đổi giữa chúng. Thay đổi hoạt động giúp nghĩ ra những giải pháp bất ngờ và giải phóng bản thân khỏi suy nghĩ ngoài lề. Đây luôn là cách tốt để giải trí bản thân khỏi công việc đơn điệu.

Đừng quên những quy tắc này và rất sớm việc làm nhiều nhiệm vụ cùng một lúc sẽ trở thành bản năng thứ hai của bạn.