نطاق الوظيفة، ببساطة: ما هو، 5 أمثلة، و7 خطوات لتحديده

تذهب وظيفة التوظيف بشكل خاطئ عندما يكون الدور غير واضح. يقوم الأشخاص بالقليل من كل شيء، ولا يمتلك أحد النتائج، وتتوقف المشاريع. الحل هو نطاق واضح—وصف قصير وعملي لما يكون العمل مسؤولاً عنه، وما هو not مسؤولية العمل، وكيف سيتم قياس النجاح. هذا الوصف القصير له اسم: نطاق العمل. في هذا الدليل، سنشرح ذلك بلغة بسيطة، ونوضح خمسة أمثلة من العالم الحقيقي، ونقدم لك سبع خطوات سهلة لكتابة النطاقات التي تحافظ على تركيز الفرق وسعادتها.

تعريف سريع: نطاق العمل في سطر واحد

نطاق العمل هو بيان مضغوط يسرد مهمة الدور، والمسؤوليات الرئيسية وحقوق القرار، وقيود ما لن يقوم به الدور، والمعايير البسيطة المستخدمة لتقييم النجاح.

لماذا نستخدم النطاق أساساً؟ لأنه:

• يوائم المدير والموظف حول ما يعنيه "جيد"

• يقلل النزاعات مع الأدوار المجاورة

• يسرع من التوظيف والمراجعات

• يجعل تخطيط القوى العاملة والجدولة أكثر سهولة في أدوات مثل Shifton

لماذا يهم النطاق الواضح

فكر في النطاق كأنه سياج حول الدور. داخل السياج: المهام التي يملكها الموظف. خارج السياج: المهام التي يمكنهم المساعدة فيها ولكن لا يقودونها. دون سياج، يقوم الأشخاص بالخطو على أصابع بعضهم البعض. مع السياج، تصبح التعاون أسهل لأن الجميع يعرفون من يقود ماذا.

النتائج التي سترى عندما تكون النطاقات واضحة

• اتخاذ قرارات أسرع (الأشخاص يعلمون ما يمكنهم الموافقة عليه بأنفسهم)

• تحويلات أقل وحديث "من يملك هذا؟"

• مراجعات أداء أنظف (الأهداف تتوافق مع النطاق)

• دوران أقل للموظفين (يشعر الموظفون الجدد بالثقة بسرعة أكبر)

النطاق مقابل الوصف الوظيفي (ولماذا ليسا نفس الشيء)

الوصف الوظيفي هو الوثيقة الطويلة العلنية التي تنشرها للتوظيف. يتضمن معلومات الشركة والمزايا والمهارات المطلوبة وغالبًا قائمة طويلة من المهام. النطاق أقصر ويستخدم داخل الفريق. يركز على المهمة والمسؤوليات والقيود والمعايير. معظم الشركات تربط النطاق بأعلى الوصف الوظيفي أو تحتفظ به في ملف الموظف للرجوع اليومي.

أسس نطاق عظيم

اجعله صفحة واحدة. استخدم النقاط البسيطة. تجنب الكلمات الطنانة. يتضمن:

1. المهمة (1–2 جمل). لماذا يوجد الدور.

2. المسؤوليات الأساسية (5–8 نقاط). العمل الأسبوعي الذي يقود النتائج.

3. حقوق القرار. ما يمكن للشخص الموافقة عليه أو تغييره دون مدير.

4. القيود. العمل الذي لا يقوده الدور (لمنع تجاوز النطاق).

5. المعايير. 3–5 أرقام تراجع شهريًا أو ربع سنويًا.

6. خريطة التعاون. من يعمل هذا الدور معه ولأي غرض.

رش العبارة نطاق العمل في عنوان الوثيقة وفي الأعلى حتى يعرف الجميع أن هذا هو دليل "ما/لماذا" الحي، وليس مجرد إعلان وظيفة آخر.

5 أمثلة من العالم الحقيقي (نسخ، تحرير، استخدام)

فيما يلي نطاقات مختصرة يمكنك تعديلها. كل منها كتب للوضوح، وليس الدقة القانونية.

1) موظف دعم العملاء

• المهمة: حل مشكلات العملاء بسرعة والحفاظ على رضاهم عالياً.

• الأساس: الرد على التذاكر والمحادثات، تصعيد الأخطاء، توثيق الحلول في مركز المساعدة.

• حقوق القرار: إصدار الاعتمادات حتى 100 دولار؛ إغلاق التذاكر وفقًا لتقديره الخاص.

• القيود: لا يمتلك خارطة الطريق للمنتج أو تغييرات التسعير.

• المعايير: وقت الاستجابة الأول، وقت الحل، CSAT، المقالات المحدّثة شهريًا.

• التعاون: يعمل مع المنتج لتقارير الأخطاء؛ المبيعات للسياق الحسابي.

2) منسق الرواتب وتسجيل الوقت

• المهمة: ضمان جداول الوقت الصحيحة والرواتب في الوقت المحدد.

• الأساس: تدقيق جداول الوقت، ملاحقة الساعات المفقودة، تطبيق قوانين العمل الإضافي، التصدير إلى الرواتب.

• حقوق القرار: الموافقة على تعديلات الوقت أقل من ساعة؛ إعادة إدخال الإدخالات المتنازع عليها.

• القيود: لا يقوم بتحديد معدلات الأجور أو توقيع العقود.

• المعايير: نسبة الرواتب في الوقت المحدد، معدل الأخطاء في الرواتب، متوسط وقت التصحيح.

• التعاون: يتعاون مع الموارد البشرية والمديرين؛ يستخدم تصدير Shifton أسبوعيًا.

3) قائد العمليات الميدانية

• المهمة: الحفاظ على المسارات اليومية على المسار الصحيح والطواقم بأمان.

• الأساس: تخصيص الوظائف، مراقبة الامتثال لنظام تحديد المواقع / الجهو.

• حقوق القرار: إعادة توجيه الوظائف، الموافقة على العمل الإضافي الطارئ، إيقاف المهام غير الآمنة.

• القيود: لا يتفاوض بشأن تسعير العملاء أو الموافقة على الموردين الجدد.

• المعايير: الوظائف المكتملة في اليوم، معدل الوصول المتأخر، الحوادث الأمنية، استخدام الوقود.

• التعاون: يعمل مع الإرسال والأمان؛ يبلغ عن الحالة في الساعة 4 مساءً.

4) أخصائي وسائل التواصل الاجتماعي

• المهمة: نمو انتشار العلامة التجارية ومشاركة المجتمع.

• الأساس: تخطيط محتوى الجدول الزمني، نشر المشاركات، تنظيم التعليقات، الإبلاغ عن النتائج.

• حقوق القرار: النشر تحت صوت العلامة التجارية؛ تعزيز المشاركات حتى 200 دولار شهريًا.

• القيود: لا يمتلك إعادة تصميم الموقع أو البحث المدفوع.

• المعايير: نمو المتابعين، معدل المشاركة، نسبة النقر إلى الظهور، وقت استجابة التعليقات.

• التعاون: تنسيق أسبوعي مع مدير التسويق والمنتج من أجل الإطلاقات.

5) المساعد في المستودعات (ملتقط / مغلف)

• المهمة: شحن الطلبات الصحيحة في الوقت المحدد دون ضرر.

• الأساس: التقاط العناصر باستخدام الماسح الضوئي، تغليفها بأمان، وضع العلامات، التحضير لالتقاط الناقل.

• حقوق القرار: إبلاغ عن نقص المخزون؛ طلب جرد الدورة.

• القيود: لا يقوم بتحديد عقود الناقل أو إعادة طلب المخزون.

• المعايير: الخطوط المختارة في الساعة، دقة التغليف، الأضرار لكل 1000، الإرسال في الوقت المحدد.

• التعاون: يقدم تقرير إلى مشرف الشيفة؛ ينسق مع مراقبة المخزون.

تحتفظ هذه الأمثلة بالوضوح والقياس بحيث يمكن للمديرين مراجعة التقدم دون جدل. نطاق العمل crisp and measurable so managers can review progress without debate.

7 خطوات لتعريف نطاق فعال

استخدم تدفق ورشة العمل هذه مع فريقك. يستغرق 45–60 دقيقة لكل دور.

1. ابدأ بالمهمة. جملة واحدة: "يوجد هذا الدور ل…" إذا لم تتمكن من كتابتها، فإن الدور غامض جداً.

2. ضع قائمة بأهم النتائج. ما يجب أن يتحسن لأن هذا الشخص هنا؟ حددها لخمسة فقط.

3. جمع المهام وفقاً لإيقاع أسبوعي. إذا كانت المهمة تحدث نادراً، فقد تنتمي إلى دور مختلف.

4. ارسم قيود. اكتب "غير مسؤول عن…" وسرد المهام المجاورة (مثل التسعير، التوظيف).

5. تعيين حقوق القرار. الموافقة، الميزانيات، الخصومات، إعادة التوجيه - كن واضحًا.

6. اختر معايير بسيطة. اختر ثلاثة أرقام يمكن للشخص التأثير فيها بشكل مباشر.

7. اختبر باستخدام سيناريو. جرب موقفًا صعبًا وانظر إذا كان النطاق يوجه الاختيار.

اعد زيارة كل نطاق العمل كل ستة أشهر، أو في أي وقت تعيد تنظيم الفرق.

الأخطاء الشائعة (والحلول السهلة)

• الخطأ: قائمة بكل مهمة ممكنة.
  الإصلاح: احتفظ فقط بالأعمال الأسبوعية التي تحرك الإبرة؛ أرشف المهام النادرة في مكان آخر.

• الخطأ: لا توجد حدود - يتبعها توسع النطاق.
  الإصلاح: أضف صندوق "غير مسؤول عن". احمِ السياج.

• الخطأ: المعايير التي لا يمكنك قياسها.
  الإصلاح: استخدم الأرقام التي يتتبعها نظامك بالفعل (التذاكر/اليوم، CSAT، الشحنات في الوقت المحدد).

• الخطأ: الكتابة في كلمات الشركة.
  الإصلاح: استخدم الأفعال القصيرة: ملك، شحنة، موافقة، تصعيد، تصديق.

• الخطأ: تخزين النطاقات حيث لا يمكن لأي شخص العثور عليها.
  الإصلاح: احفظ كل واحدة بجوار الجدول الزمني وجدول الشفت في Shifton حتى يراها المديرون والموظفون يوميًا. نطاق العمل next to the schedule and timesheet in Shifton so managers and staff see it daily.

خريطة التعاون: من يعمل مع من

يمنع النطاق الاحتكاك بتسمية الشركاء. لكل دور، املأ هذه الجدول السريع:

• في الاتجاه العلوي: من يقدم المدخلات (مثل: المبيعات تقدم الطلبات)

• في الاتجاه السفلي: من يستخدم المخرجات (مثل: يستخدم الشحن الصناديق المعبأة)

• نظائر: من ينسق التوقيت (مثل: الإرسال يضبط المسارات)

إذا تداخلت نطاقان، عقد اجتماع قصير لتقسيم الملكية. ضع القرار في كلتا النطاقين حتى يلتزم.

التحويلات وحقوق القرار

جزء قوي من أي نطاق العمل هو الخط "يمكنه القرار بمفرده مقابل يجب أن يسأل". أمثلة:

• يمكن لوكيل الدعم استرداد ما يصل إلى 100 دولار؛ المدير يوافق على ما زاد عن ذلك.

• يمكن لقائد العمليات إعادة تخصيص مسارات اليوم؛ يوافق المدير على التغييرات الدائمة.

• يمكن لمنسق الرواتب إصلاح أخطاء جداول الوقت؛ الموارد البشرية توافق على تغييرات المعدل.

عندما تكون القرارات واضحة، يتحرك الناس بسرعة دون تجاوز السلطة.

نطاق العمل ونمو المهني

نطاق جيد نطاق العمل لا يحبس الناس في صندوق - يظهر الطريق إلى الصندوق التالي. أضف ملاحظة نمو صغيرة: "للتقدم إلى المستوى الأعلى، ستبدأ في امتلاك X واتخاذ القرار Y." يرى الموظفون كيفية الحصول على مزيد من الاستقلال والراتب عن طريق توسيع النتائج، وليس فقط العمل لساعات أطول.

كيفية كتابة بيان ال نطاق العمل (قالب)

انسخ هذا، والصقه في مستندك، واملأ الفراغات:

• عنوان الدور:

• المهمة (بحد أقصى 2 جملة):

• المسؤوليات الأساسية (5–8 نقاط):

• حقوق القرار:

• غير مسؤول عن:

• المعايير (3–5):

• خريطة التعاون: في الاتجاه العلوي / النظائر / في الاتجاه السفلي

• وتيرة المراجعة: ربع سنوي مع المدير

قم بتخزين هذا النطاق مع جدول الموظف. عندما تظهر أسئلة خلال الأسبوع، يمكنكما النظر إلى نفس مصدر الحقيقة.

أمثلة على المعايير التي تعمل بالفعل

اختر أرقام يمكن لشخص تحريكها في غضون شهر:

• الدعم: الوقت للاستجابة الأولى، المحلولة يوميًا، CSAT

• المبيعات: الاجتماعات التي عقدت، قيمة الأنابيب المولدة، معدل الإغلاق

• العمليات: % الوصول في الوقت المحدد، معدل إعادة العمل، الوظائف في كل مسار

• المالية: الأيام لإغلاق، معدل الخطأ، النقد المحصل

• الموارد البشرية: زمن الوصول للتوظيف، معدل القبول، الاحتفاظ لمدة 90 يومًا

اربط واحدة أو اثنتين من المكافآت بتلك الأرقام بحيث يكون النطاق متصلًا بالنتائج الفعلية. نطاق العمل is connected to real outcomes.

باستخدام بيانات الجدولة للحفاظ على أمانة النطاقات

تكشف الجداول الزمنية عن عدم التوافق بين ما يعد به النطاق وكيفية إنفاق الوقت. إذا أظهر تقويم دور أن 70% من الوقت يتم إنفاقه في عمل خارج سياجه، إما إصلاح الجدول الزمني أو تحديث النطاق. تساعد علامات الوظائف في Shifton والجهو هنا: قم بكتابة المهمات إلى نقطة النطاق، ومراقبة توزيع الوقت وتعديله.

10 أسئلة شائعة سريعة (نسخ لدليل الموظفين الخاص بك)

1) من يكتب النطاق - الموارد البشرية أم المدير؟
المدير المباشر يمتلكه مع مدخلات من الموارد البشرية والموظف.

2) كم يجب أن يكون طوله؟
صفحة واحدة. إذا امتد أكثر، قم بالقطع أو تقسيم الدور.

3) كم مرة نقوم بتحديثه؟
كل ستة أشهر أو عندما تتغير النتائج.

4) هل النطاق هو نفسه مثل مؤشرات الأداء؟
لا. مؤشرات الأداء هي الأرقام؛ النطاق يشرح العمل الذي يحركها.

5) هل يمكن لشخصين مشاركة نفس النطاق؟
نعم - انسخه وأرفق المؤشرات الفردية.

6) ماذا لو تجاوز شخص ما نطاقه؟
احتفل، ثم اكتب النطاق التالىل، واضبط التعويض/الدرجة.

7) كيف نتعامل مع المشاريع المؤقتة؟
أضف قسمًا قصيرًا "ملحق المشروع" مع تاريخ الانتهاء.

8) ماذا إذا تداخلت النطاقات وسببت نزاعاً؟
عقد اجتماع حدودي لمدة 15 دقيقة؛ تحديث الوثائق بالقرار.

9) هل التحسينات تحل محل الوصف الوظيفي؟
لا - تكملها. نشر الوصف الوظيفي؛ الإدارة اليومية مع النطاق.

10) أين يجب أن تعيش النطاقات؟
بجوار الجداول الزمنية وجداول الشفت حتى يتم استخدامها يوميًا.

دراسة حالة صغيرة: إصلاح دور فوضوي في أسبوع واحد

كان لدى شركة خدمات مزدحمة "مشرفون" يقومون بإرسال المكالمات، ومكالمات العملاء، والشراء. كان هناك فوضى في كل مكان. قسمنا الدور الواحد إلى نطاقين:

• مشرف الإرسال: يمتلك المسارات، وأوقات الوصول، وإعادة التخصيص.

• مشرف الخدمة: يمتلك تحديثات العملاء، والتصعيدات، وتدريب الفنيين.

قمنا بتعيين المؤشرات (الوصول في الوقت المحدد مقابل CSAT)، وضع حقوق القرار، ودربنا كلا الفريقين. في غضون شهر، انخفضت إعادة العمل بنسبة 23% وانخفض العمل الإضافي لأن الإرسال كان له السلطة الواضحة لإعادة التوجيه. هذه هي قوة النطاق المحكم نطاق العمل.

قائمة التحقق التي يمكنك تنفيذها اليوم

• المهمة مكتوبة في جملتين

• 5–8 مسؤوليات أساسية في أفعال

• تم تعريف حقوق القرار مع حدود

• تمت إضافة صندوق "غير مسؤول عن"

• تم اختيار 3–5 مؤشرات من البيانات الحية

• اكتمال خريطة التعاون

• تم تخزين النطاق بجوار الجدول

• تاريخ المراجعة محجوز

اطبعها. الصقها على الجدار. راجعها في الاجتماعات الفردية. عندما تظهر مهمة لا تناسب، اسأل: "هل هذه داخل السياج؟" إذا لم يكن كذلك، إما تسليمها أو تغيير السياج عن قصد.

ربط كل هذا معا

الوضوح يتغلب على الفوضى. يعطي النطاق القصير والواضح الثقة للناس، يزيل التخمين، ويحافظ على استمرار المشاريع. ابدأ بالمهمة، اختر النتائج القليلة التي تهم، وارسم الحدود. قياس ما يمكنك التأثير فيه حقا. ثم ضع الوثيقة حيث يعيش الفريق - بجوار الجدول الأسبوعي. افعل ذلك، وتوقف عبارة نطاق العمل عن أن تكون كلام الإدارة البشرية لتصبح دليل فريقك اليومي للعمل الأفضل.

كلمة أخيرة (وتذكير ودي)

إذا كنت تدير الشفتات بالفعل في Shifton، فإنك قد اجتزت نصف الطريق هناك. أضف كل نطاق العمل إلى ملف الدور، واربط بعض المؤشرات بالوظائف المجدولة، واجرِ مراجعة قصيرة كل ربع سنة. وعليه، سيقضي موظفوك وقتًا أقل في طلب الإذن ووقتًا أطول في تقديم النتائج.