بالنسبة للمنظمات التي لديها فرق موزعة في الميدان، فإن تنسيق المواعيد وإدارة الموارد وتقديم الخدمات للعملاء قد يكون أكثر تحديًا مما يعتقده الناس. في السابق، لم يكن هناك حل لهذه المشكلة. أتمتة الخدمة الميدانية هي الإجابة على هذا ويدخل التكنولوجيا للمساعدة في تحسين العمليات وزيادة الإنتاجية مع ضمان رضا العملاء. تدمج أتمتة الخدمة الميدانية كل شيء - جدولة المهام ونظام تحديد المواقع والتفاعل مع الفريق والتحليل - في نظام تحكم إداري واحد من جهاز مكتبي أو جهاز محمول.
في هذه النشرة، سنلقي نظرة على ما هي أتمتة الخدمة الميدانية بالضبط وأسباب أهميتها ووظيفتها. ستتعرف على العناصر المهمة التي تمكن من تشغيل أتمتة الخدمة الميدانية، مثل برامج الجدولة، وتطبيق الهاتف المحمول، وإدارة أوامر العمل، والاستراتيجيات القابلة للتنفيذ لنجاحها في منظمة. أخيرًا وليس آخرًا، سنتناول مسألة أي حل لأتمتة الخدمة الميدانية هو الأفضل، وسنوضح حل شيفتون، وهو حل فريد يجعل عملية أتمتة العمليات الميدانية سهلة بقدر الإمكان.
ما هي أتمتة الخدمة الميدانية
تشمل أتمتة الخدمة الميدانية استخدام أنظمة البرامج ووسائل التكنولوجيا الأخرى لجعل العمليات العملية للفرق المتنقلة داخل أو خارج مباني المكاتب، مثل مهندسي الخدمة أو وكلاء الميدان أو فرق الإصلاح، فعالة. بهذه الطريقة، يمكن للشركات تنفيذ أتمتة الخدمة الميدانية التي تمكن من جدولة، إرسال، تتبع وكذلك تقارير العمليات ليتم القيام بها تلقائيًا مما يحسن تقديم الخدمة ويقلل من التكاليف التشغيلية مع تعزيز رضا المستهلكين.
فيما يتعلق باستهداف أوامر العمل، تمكن أتمتة الخدمة الميدانية المنظمات من النظر في عوامل مثل قدرات الشخص المتنقل، موقعه، وتوفره وتوفير الأنسب للقيام بالمهمة المطروحة. ويشمل عادة الأجهزة المحمولة ونظام تحديد المواقع والجدولة المركزية والتواصل الثنائي للمساعدة في أداء العامل الميداني والبقاء على اتصال مع المكتب. وقد وجدت أتمتة الخدمة الميدانية تطبيقات في قطاعات مثل الاتصالات وتوفير المرافق والرعاية الصحية والخدمات اللوجستية، وغيرها من المجالات التي تكون العمليات الميدانية ضرورية في تقديم الخدمات للعملاء.
تقديم خدمات جمع البيانات المبسطة، والاتصال السلس جنبا إلى جنب مع خدمات متقدمة مثل تحليلات البيانات الميدانية هي ميزات أتمتة الخدمة الميدانية التي تمكن المنظمة من إدارة وتشغيل أعمالها الميدانية بكفاءة - توقع المشاكل المحتملة وتحسين جودة الخدمات المقدمة باستمرار.
لماذا تعتبر أتمتة الخدمة الميدانية مهمة
نظام أتمتة الخدمة الميدانية ضروري لجميع الأعمال الميدانية حيث يجعل مثل هذه الخدمات الميدانية فعالة وموفرة واقتصادية ومركزة على المستهلك أيضًا. هذا هو السبب في أنها ضرورية في الأعمال التجارية المعاصرة:
- تحسين استخدام الموارد. تضمن أتمتة الخدمة الميدانية أن يتمتع الفنيون أو الوكلاء الميدانيون بالمهارات والمؤهلات المناسبة للمهمة المعينة التي يقومون بها. هذا يضمن وجود القليل من الفجوات بين المهام أو الثغرات في تقديم الخدمة والاستخدام الأمثل للموارد. وبالتالي سيتم تقديم الخدمات في فترة زمنية قصيرة جدًا.
- تقليل التكاليف التشغيلية. ستؤدي دمج أتمتة الخدمة الميدانية في المنظمة إلى تقليل النفقات التشغيلية حيث ستقضي على الحاجة إلى التدخل اليدوي في العمليات الداخلية مثل جدولة وإرسال العمال. بالإضافة إلى ذلك، تشجع التنظيم الفعال للأنشطة بذا حفظ الوقود وتقليل الحصول على الحركة غير الضرورية وتقليل التكاليف التشغيلية الإجمالية.
- تعزيز رضا العملاء. تقلل أتمتة الخدمة الميدانية من مدة تقديم الخدمة وتقدم للمستهلكين معلومات متقدمة حول المواعيد الخدمية، مما يعزز الموثوقية والوضوح. تمكن أتمتة الخدمة الميدانية الشركات من تلبية أو حتى تجاوز توقعات المستهلكين مما يعزز رضاهم والارتباط مع الشركة.
- توفير معلومات فورية. توفر أتمتة الخدمة الميدانية للمديرين معلومات آنيًا حول جميع الأنشطة الميدانية مما يمكن من اتخاذ قرارات سريعة وفعالة بناءً على الحقائق. وجود هذا النوع من الرؤية يساعد المنظمات في إدارة الأداء، وفي الحل السريع للمشكلات، وفي تعزيز تقديم الخدمة.
- تحسين التواصل والتعاون. يتم إزالة المزعجين للموظفين الميدانيين الذين يعملون بمعزل عن المكتب. هذا يقلل من فرص ارتكاب الأخطاء حيث تتاح جميع المعلومات للعاملين المتنقلين لأداء وظائفهم بفعالية.
- المساعدة في التقدم والتوسع التجاري. أثناء النمو، يمكن لأنظمة أتمتة الخدمة الميدانية دمج وظائف أخرى، الفنيين والمناطق دون الحاجة إلى زيادة عبء العمل في الإدارة. هذه المرونة مهمة للمنظمات التي لديها مناطق خدمة متنامية أو قواعد للمستهلكين.
- توفير الصيانة التنبؤية. باستخدام بيانات سابقة، يمكن لأتمتة الخدمة الميدانية المساعدة في تحديد متطلبات صيانة المعدات أو الأصول ومتى ستكون هذه الصيانة مستحقة مما يقضي على مفاجآت التعطل والإصلاحات المكلفة.
كيف تعمل أتمتة الخدمة الميدانية
تشمل أتمتة الخدمة الميدانية توظيف تقنيات رقمية وتطبيقات الهواتف الذكية وتحليل البيانات في تطوير عملية ميدانية سلسة وفعالة. تبدأ العملية من جمع المعلومات ذات الصلة من عدة مصادر بما في ذلك تاريخ الخدمة الاستهلاكية وطلبات الخدمات وتاريخ المعدات وتوفر الفنيين. يتم تنظيم المعلومات في وحدة واحدة ويتيح وجود حر للمعلومات لجميع إدارات المعنية جعل عملية وضع السياسات وتنفيذها أكثر فعالية.
أحد النطاقات الأساسية لأتمتة الخدمة الميدانية يتعلق بعمليات الجدولة والإرسال. باستخدام بيانات آنيًا مثل موقع GPS، توافر ومستوى مهارة الفنيين الميدانيين، يخصص النظام المهام المحددة للكوادر الأكثر تأهيلا. مع وجود مثل هذه الميزات واستخدامها، تساعد أتمتة الخدمة الميدانية في تقليل السفر المستمر، وتدير نظام تخصيص المهام بلا مشكلات، وتخصص كل مهمة، بشكل أكثر أهمية، للشخص المناسب بكفاءة.
يتم تزويد العاملين الميدانيين بالتطبيقات المحمولة المتصلة بواجهة أتمتة الخدمة الميدانية ويمكنهم تلقي إشعارات العمل، والبحث عن بيانات محددة، والتفاعل مع مركز العمليات الخاص بهم في ذات الوقت. بفضل اتصالهم، يكونون قادرين على تقديم تقارير العمل بشكل صحيح، تحديث حالة العمل الجاري، أو حتى التقاط أو تحميل الصور والتوقيعات المطلوبة في الميدان إلى النظام في الوقت الفعلي مباشرة إلى قاعدة البيانات.
بالإضافة إلى الإشراف على العمليات اليومية، يتضمن الهيكل الوظيفي للخدمة توفير مخزون الأصول والتوريدات وحتى خدمات الإصلاح. يتم توفير الإدارة بلوحة معلومات افتراضية تعرض الحالة الحالية لجميع الأنشطة الجارية في الميدان، مما يسمح لهم بالتخطيط بشكل أفضل والتخفيف من التحديات الناشئة. بمساعدة التحليلات المتقدمة، يمكن لأتمتة الخدمة الميدانية حتى التنبؤ بموعد الحاجة إلى الصيانة وتسهيل التغييرات في استراتيجية الأعمال نحو الصيانة الوقائية بهدف تقليل الانقطاعات التشغيلية.
باختصار، فوائد إدارة الخدمة الميدانية تنسق كل أنواع العمل الميداني: الجدولة، التواصل، جمع البيانات، ومراقبة أداء الموظفين في الميدان. نتيجة لهذه الاستراتيجية المتكاملة، يمكن للمنظمات العمل بشكل أفضل وتقديم خدمات أفضل مع تلبيتها لعمليات ميدانية معقدة مما ينتج عن تقديم خدمة فعالة وسريعة تتمحور حول المستهلك.
فوائد أتمتة الخدمة الميدانية
تقدم أتمتة الخدمة الميدانية فوائد متنوعة للشركات التي تنسق أنشطة الفرق الخارجية، بما في ذلك موظفي الخدمة والتسليم. من خلال تبسيط العمليات مثل الجدولة والإرسال والتتبع، تسمح أتمتة الخدمة الميدانية للأعمال التجارية بالعمل وخدمة المستهلك بشكل أسرع. تمتد فوائد أتمتة الخدمة الميدانية أيضًا إلى ما بعد تحسين الكفاءة التشغيلية لدعم زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتعزيز رضا المستهلكين. في صناعة تعتمد على الموارد الزمنية والتواصل، تصبح فوائد أتمتة الخدمة الميدانية ثورية للغاية مما يمكن الشركات من مواجهة وتجاوز معايير تقديم الخدمة الحالية.
تحسين الكفاءة
تسمح أتمتة الخدمة الميدانية بتحسين الجدولة والإرسال، مما يضمن توزيع المهام في الميدان بطريقة تقلل من السفر قدر الإمكان مع زيادة ساعات الإنتاج.
مستويات إنتاجية أعلى
سيكون استكمال العمل أسرع بكثير للفرق الميدانية، مع غالبية الأجهزة المحمولة وإمكانية الوصول إلى البيانات والإدارة الإلكترونية لأنظمة المهام مما يحسن الإنتاجية بشكل كبير.
خفض التكاليف التشغيلية
تلك الناتجة عن أتمتة الأعمال المتكررة وكذلك تلك التي على رأس الحاجة إلى توظيف عمال إضافيين، وتقليل الأوراق، ويؤدي إلى توفير الوقود والوقت.
أوقات استجابة أسرع
باستخدام معلومات آنيًا وتوجيهات، تمكن أتمتة الخدمة الميدانية الفرق من التعامل مع الطلبات في أقل وقت ممكن.
توجيه ورسم الخرائط الميدانية
تظهر أتمتة الخدمة الميدانية ميزات التوجيه وتمكن العامل الميداني من السفر باستخدام أقصر مسار، مما يقلل من وقت السفر ويزيد من الإنتاجية.
تحسين إدارة البيانات
من خلال رقمنة عملية جمع البيانات، تسمح أتمتة الخدمة الميدانية بالتخزين السهل واسترجاع وتحليل البيانات لتحسين العمليات.
تتبع الأسطول بنظام تحديد المواقع
من خلال هذه التكنولوجيا، يمكن للشركة تتبع وضع الأسطول في أي وقت، مما يساعد في إدارة ممتلكات الشركة وتحسين توجيه المركبة وسلامة سائقيها.
جدولة مركزية وإرسال
تشمل أتمتة الخدمة الميدانية نظامًا واحدًا لجدولة الأنشطة وإرسال الموارد مما يقلل من فرص النزاعات ويعزز تنظيم المهام.
إدارة المخزون والأصول والصيانة
يمكن للعاملين الميدانيين مراقبة وتسجيل استخدام أي معدات أو مخزونات، جدولة الصيانة وضمان توفر الأصول عند الحاجة.
تعزيز تجربة العميل
تساعد أتمتة الخدمة الميدانية على تحسين رضا العملاء وتعزيز ثقتهم من خلال تقليل وقت الاستجابة وإبلاغهم بحالة الطلبات الجارية.
نصائح حول كيفية تنفيذ أتمتة الخدمة الميدانية
تتطلب طرح أتمتة الخدمة الميدانية توازنًا دقيقًا بين التغيير التقني والعمليات. يأتي هذا بالنظر إلى أن هناك دروس حول سلوك الناس يجب الالتزام بها. أدناه بعض الخطوات الأساسية المصاحبة لتقديم نظم الأتمتة الميدانية.
إجراء تقييم ما قبل التنفيذ للممارسات الحالية
قبل التنفيذ لأتمتة الخدمة الميدانية، من الضروري إجراء مسح للمعلومات والممارسات العملية لفهم السياق الذي توجد فيه فرص للتيسير الأتمتة. تتضمن هذه المرحلة عمليات التدفق الوظيفية وتوضيحاتها مع نقاط الضعف وتوضيح المجالات التي سيتم المساهمة فيها لاحقاً من خلال الأتمتة. تحدث إلى الفرق الميدانية، الكوادر المكتبية، وكذلك الأطراف الأخرى المهتمة حيث ستساعد في وضع أهداف قابلة للتحقيق وتوقعات معقولة حول النظام الجديد. تشير هذه التقييمات إلى التحسينات المحتملة مع تحديد الأساس لتقييم تأثير النظام بعد نشره.
اختر، خصص، ودمج
اختيار الحل المناسب لإدارة الخدمة في الميدان (FSA) لمنظمة ما يعد بالغ الأهمية. قم بفحص نوع البرامج المتاحة في السوق لعملك، والبرنامج الذي يمكنه النمو مع عملياتك. التخصيص ضروري في أي حل سيتم استخدامه لعملياتك القائمة. تحقق من أن التطبيق يمكنه العمل مع التطبيقات الأخرى المستخدمة، مثل برامج إدارة علاقات العملاء (CRM)، وأنظمة الجرد والفوترة، لضمان نقل المعلومات بسلاسة بين الأقسام. ينبغي أن يثبط تنفيذ نظام FSA الجيد حدوث الجزر المعلوماتية ويعزز العمل الجماعي داخل المنظمة.
للقيام بالاختبار التجريبي
ابدأ بممارسة FSA في بيئة محددة أو قم بتعيينها لعدد قليل من الوكلاء الميدانيين المختارين. تُعرف هذه المرحلة بمرحلة الاختبار التجريبي التي تهدف إلى اختبار الوظائف في نظامها البيئي الطبيعي، مع تحديد أي قيود تشغيلية أو تعديلات في النظام المطلوبة للتطبيق الواسع. حلل ردود فعل المجموعة الاختبارية لتحسين النظام ضمن توقعات كل من العمليات الميدانية ومن يعملون في المكتب الخلفي. يمكن أن يكون اختبار تجريبي فعال دليلاً للتوسع ويساعد في إقناع جميع أصحاب المصلحة.
تعزيز عملياتك الميدانية
يمتلك أتمتة الخدمة الميدانية القدرة على تغيير طريقة تنفيذ العمليات الميدانية عن طريق تحسين الجدولة، إدارة الطرق، وتعيين المهام. استغل جميع ميزات النظام لضمان سير الأنشطة اليومية بسلاسة. على سبيل المثال، يمكن لبرنامج FSA إصدار أوامر العمل بناءً على الجغرافيا، الوقت المتاح، ومؤهلات العامل لضمان حضور المختص المناسب للعمل المحدد. تؤدي هذه الطريقة في تحسين العمليات الميدانية إلى تقليل هدر الوقت والمال في السفر وتزيد من إنتاجية العمل، مع تحسين جودة الخدمة في الوقت نفسه.
تمكين الفرق الميدانية
المستخدمون الأساسيون لـ FSA هم الفرق الميدانية، ومن ثم من الضروري التأكد من تزويد الفرق الميدانية بالأدوات، التدريب، والدعم اللازمة التي تسمح لهم باستخدام النظام. قدم الأجهزة المحمولة أو التطبيقات التي تسمح لهم بالوصول إلى تفاصيل العمل، تسجيل البيانات، وكذلك التواصل مع المكتب الخلفي في الوقت الفعلي. هذا التمكين يعزز إنتاجيتهم ويعزز رضاهم في العمل حيث يمكنهم أداء مهامهم بسهولة أكبر ومع اضطرابات أو عقبات أقل.
تعزيز كفاءة المكتب الخلفي
لا يقتصر FSA على العمليات الميدانية فقط؛ يمكنه أيضًا تحسين كفاءة وظائف المكتب الخلفي بشكل كبير. المهام مثل الجدولة، الإرسال، وإعداد التقارير التي قد تتطلب عادةً عمل يدوي يمكن أن تُنفذ بسهولة من خلال النظام، مما يسمح للموظفين بالتركيز على العمل الاستراتيجي. من خلال الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي، يتمكن المديرون من مراقبة الأنشطة في الميدان عن كثب، والتحكم في الموارد بشكل أفضل، واتخاذ قرارات سريعة، مما يزيد من أداء الفريق الميداني والعملية ككل.
افعل المزيد مع البيانات
يقدم FSA معلومات مفيدة حول كل التفاصيل المتعلقة بالأنشطة الميدانية، بما في ذلك الوقت الذي استغرق لإكمال مهمة ما أو كمية المعدات المستخدمة. استخدم المعلومات لاستنباط الاستنتاجات، توقع التغيرات، وتحسين الخدمة التالية. استخدم أدوات تحليلية لقياس بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل أوقات الاستجابة، معدل الإنجاز، وتقييم المستهلك من بين أخرى. تتيح لك مثل هذه الرؤى تحسين العمليات باستخدام ممارسات تستند إلى البيانات لتحسين سير العمل ورضا المستهلك، وكذلك تمكين التحسين التدريجي المضمون.
تقديم خدمة بدون لمس
في الوقت الحالي، أصبحت الخدمة بدون لمس إضافة حيوية. تتيح FSA أشياء مثل التشخيص عن بُعد، استخدام التوقيعات الإلكترونية، والمعلومات في الوقت الفعلي التي تمكن المستهلكين من تلقي الخدمة دون أي تواصل. يمكن لنظم FSA أن تطلب تنبيهات حول وقت وصول العمل، تقدم العمل، أو العناية بعد الخدمة حتى عندما لا يكون هناك اتصال جسدي. تعزز هذه الطريقة رضا المستهلك وتعتبر دليلاً على أنك تقدر الصحة والراحة.
بناء صورة في الوقت الفعلي لعملياتك
عند إدارة أي عملية، يحتاج الفرد إلى الاطلاع على العمل في الميدان في أي وقت. يُغذي FSA المديرين بمعلومات حول مكان وجود الفنيين، مدى تقدم العمل، وما إذا كانت هناك أي مشاكل تحدث. يمنح هذا المستوى من المرونة القدرة على الاستجابة للقضايا بطريقة أكثر توقيتًا ويُحسن عملية اتخاذ القرار. يمكن أن تسهم الاستجابات للأفكار في الوقت الفعلي في التخصيص الأمثل للموارد، تعزيز العلاقات بين الفرق، وتعديل التدخلات للحفاظ على معايير تقديم الخدمة.
تحسين عملياتك
نتيجة لهذه التغطية الشاملة، يسهل على المديرين اكتشاف و حل المشاكل التي تعيق سير العمل. يقلل مثل هذا النظام من أوقات الانتظار، يحسن استخدام الموارد، ويحسن الإنتاجية الكلية. الشركات قادرة على الحفاظ على مستوى عال من الخدمة المقدمة والاستجابة بسرعة للتغيرات في السوق لأن العمليات يتم تحسينها استنادًا إلى البيانات الحالية.
التنبؤ بالفشل مقدماً
لمساعدة العملاء في منع أي أعطال في المعدات أو تغييرات في الخدمة، تستخدم FSA التحليل التنبؤي. يمكن للنظام إصدار تنبيهات من خلال توقع المشاكل باستخدام تحليل اتجاه البيانات السابقة على أصول الشركة، وبالتالي يمكن إجراء الصيانة الوقائية بدلاً من الانتظار حتى تسوء المشكلة وتسبب في تعطيل العمليات في الشركة. تمكن هذه النهج الاستباقية من تقليل التكاليف المتكبدة في الإصلاحات وتعزز موثوقية الخدمات المقدمة.
إجراء برامج تدريبية
تنفيذ FSA لا يمكن تحقيقه إلا إذا كان هناك تدريب كامل لجميع المستخدمين. يجب أن تتضمن برامج التدريب الخاصة بـ FSA وظائف متقدمة للبرنامج إلى جانب الاستخدام الأساسي للبرنامج. بالإضافة إلى إدخال المزيد من التدريب في محاولة لمساعدة الفرق على فهم التغييرات في البرنامج أو التطورات الجديدة وتقديم المساعدة في التغلب على أي مشاكل حدثت أثناء استخدام النظام. الموظفون الذين خضعوا للتدريب يمكنهم العمل بشكل أسرع وأكثر كفاءة وهذا يعني تعظيم العوائد من نظام FSA.
التكيف وتحسين عمليات العمل
تنفيذ أتمتة الخدمة الميدانية من المرجح أن يكشف عن فرص لتحسين العمليات الحالية. يجب أن يكون تحسين العمليات منهج مستمر بمجرد أن يتم تضمين النظام ضمن العمليات. استمع إلى العمال الميدانيين والموظفين في المكتب حول النظام وعند الضرورة، قم بإجراء التغييرات. تحسين العمليات هو عملية مستمرة تهدف إلى تحقيق نتائج أفضل وبالتالي فإن مؤسسات FSA يتم تحسينها وليس إهدارها.
مراقبة الأداء
التقييم المستمر للأداء ضروري لتحديد ما إذا كانت FSA فعالة. استخدم مؤشرات الأداء مثل عدد الوظائف المنجزة، أوقات التسليم، واستجابات العملاء لتقييم مدى تحقيق النظام لأهدافه. لاحظ نقاط الضعف واستفد من الأرقام لإجراء تغييرات من شأنها ضمان عدم فقد FSA لأهميتها من حيث القيمة التي توفرها في دعم خدماتك. تتيح المراقبة لك البقاء مرناً واستباقياً في تلبية أي احتياجات أو توجهات جديدة في عملياتك الميدانية.
المكونات الأساسية لأتمتة الخدمة الميدانية
FSA عبارة عن حزمة من الأدوات المفيدة ليس فقط لتحسين بل لتسهيل عمليات الأعمال الخدمية. عندما تعمل جميع المكونات معًا، فإنها تقدم منصة تتيح الجدولة، المراقبة، إدارة البيانات، والعلاقات مع العملاء بسهولة كبيرة. في ما يلي العناصر الأكثر بروزًا التي تجعل FSA حيوية للغاية.
برامج الجدولة
بالرغم من أن مصطلح برامج جدولة FSA هو وصف بليغ، فإن الأنظمة تتيح التخصيص التلقائي والإرسال التلقائي للفرق الميدانية بناءً على جاهزيتها، موقعها الجغرافي، وتدريب مواردها أو مهاراتها. تساعد هذه الأداة في تخصيص الموارد بسهولة، مما يضمن أن يتم اختيار الأشخاص المناسبين للمهام المناسبة وفي الوقت المناسب. كما أنها تقلل من حدوث تعارضات في الجدولة والتوقيت، مما يحسن من كفاءة العمليات وسرعة الخدمة.
التطبيقات المحمولة
التطبيقات المحمولة ضرورية للتفاعل مع المكتب الخلفي حول عمليات الوكلاء الميدانيين. عبر التطبيقات المحمولة، يمكن للفنيين أداء الأنشطة مثل الوصول إلى أوامر العمل، تغيير حالة المهام، والتواصل مع زملاء الفريق. تتضمن هذه التطبيقات نظام تحديد المواقع الرقمي، التوقيعات الرقمية، وقوائم المراجعة لتسهيل قيام الوكلاء الميدانيين بواجباتهم بفعالية مع البقاء على اتصال بالأنظمة المركزية لتحسين الاتساق في البيانات.
تتبع نظام تحديد المواقع
يتمكن المديرون من معرفة الموقع وتحركات الفرق الميدانية بمساعدة تتبع نظام تحديد المواقع GPS لفرقهم، مما يتيح تنفيذ توجيه دقيق، وتحسين أوقات الاستجابة، والتحكم في استخدام الأسطول والأصول. بالإضافة إلى ذلك، يعزز نظام تتبع GPS إدارة النظام من المساءلة والسلامة لأن عمليات المكتب الخلفي يمكنها مراقبة الوكلاء الميدانيين وحتى تغيير مساراتهم إذا لزم الأمر.
إدارة أوامر العمل
إدارة أوامر العمل هي واحدة من الميزات الأساسية لـ FSA التي سهلت إنشاء، تخصيص، ومتابعة أوامر العمل. يدير FSA هذه العملية من البداية إلى النهاية عن طريق ضمان إدخال جميع أوامر العمل، تصنيفها، وتتبعها. يقلل هذا القسم من الأخطاء المحتملة في تخصيص المهام ويساعد في منع حدوث وظائف مفقودة أو منسية بالإضافة إلى تسجيل يوميات العمل المطلوبة لاستخدام لاحقا.
إدارة الجرد
تتيح جوانب إدارة الجرد في FSA للفرق الميدانية مراقبة واستخدام أدواتها وقطع الغيار. كما توفر معلومات عن مستوى المخزون بحيث يتمكن الوكلاء الميدانيون من الحصول على المواد اللازمة لأداء المهام. تسهم أتمتة الخدمات الميدانية وأنظمة إدارة الجرد في القضاء على حالات نفاذ المخزون، تسهيل أوامر الشراء، وتقليل وقت الانتظار، مما يؤدي إلى تحسين هوامش الربح.
تحليلات
التحليلات تعتبر ميزة متقدمة لـ FSA التي تستخدم البيانات الخام لتوليد حلول عملية. كما تراقب مؤشرات الأداء الرئيسية بما في ذلك وقت إكمال الخدمة، معدل الإصلاح من المرة الأولى، ودرجة رضا المستهلك. تتيح هذه الميزة للمؤسسات معرفة الأنماط، كمية الأداء، وتقييم أداء الأنشطة الميدانية من أجل تحسين العمليات التجارية بإدخال تحسينات تعتمد على الحقائق.
إدارة علاقات العملاء (CRM)
توفر إمكانيات إدارة علاقات العملاء (CRM) في FSA الدعم للشركات في تخزين، إدارة، وتحليل جميع التفاعلات والاتصالات مع عملائها الحاليين والمحتملين. يركز هذا المكون على جميع البيانات المتعلقة بالعملاء، مما يساعد في تقديم خدمة أفضل بما في ذلك حل المشكلات التي تم رفعها في السابق. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم دمج CRM مع FSA، يتم تحقيق إدارة أفضل للعملاء، مما يحسن من رضا العملاء وولائهم.
التشخيص عن بعد
توفر التشخيص عن بعد للفرق المتنقلة قدرات لحل المشكلات قبل استدعاء فني إلى موقع العمل. هذه الميزة تقلل من الاعتماد المفرط على الموقع ومن الفهم للمشكلة؛ يصل الفني جاهزًا للعمل. بسبب أن تكاليف السفر تميل إلى أن تكون مرتفعة مع مرور الوقت في السنة، فإن الشركات تتسارع لتعلم كيفية إجراء التشخيص عن بعد للمشكلات التي تؤثر على عملياتها.
التكاملات
تظهر أنظمة FSA نتائج مثالية عندما تستخدم بالاشتراك مع تطبيقات أخرى مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، الفوترة، وخدمات العملاء. يساعد هذا على إنشاء نقل فعال للمعلومات بين الأقسام المختلفة دون بقاء البيانات في مكان واحد. من خلال توصيل نظام FSA بأنظمة أساسية أخرى، تبني المنظمة نظامًا بيئيًا يعزز الكفاءة وسلامة البيانات.
قابلية التحجيم
تشير قابلية تحجيم النظام إلى قدرة نظام أتمتة الخدمات الميدانية على التعديل في الحجم أو العمر لتلبية متطلبات الشركة المتغيرة. على سبيل المثال، عندما تميل بعض الشركات إلى النضوج والنمو، يرتفع مستوى الضغط على عمليات الخدمة الميدانية، مما يستدعي مستوى أعلى من الأتمتة. يمكن توسيع هذه تركيب FSA لاستيعاب مستخدمين إضافيين أو خدمات وميزات إضافية، مما يجعل من غير الضروري تجديد النظام، مما يجعله مثاليًا للمستقبل المنظور.
وسع عمليات شركتك مع حلول قابلة للتخصيص
تمتلك حلول FSA المرنة قدرة فطرية على التعديل، مما يجعل من الممكن للمستخدمين تطوير النظام بما يتماشى مع عمليات التنفيذ الخاصة بهم. هذا مهم بشكل خاص للشركات الكبيرة ذات تقديمات الخدمة المتنوعة حيث يوفر القدرة على تكوين عمليات، وتصميم مؤشرات قياس الأداء الفريدة، وتعديل الحل لتناسب القطاعات المختلفة. تشجع الحلول القابلة للتكيف لأنها تسمح للشركات بالاستفادة الكاملة من FSA عن طريق دمجه عميقًا مع أهدافهم واحتياجات عملائهم.
اختيار الحل الأمثل لأتمتة الخدمة الميدانية
اختيار برنامج أتمتة الخدمة الميدانية (FSA) المناسب ذو أهمية كبيرة لأي عمل يسعى إلى تعزيز الكفاءة وتحسين جودة الخدمة وتحسين العمليات. نظرًا لوجود العديد من الخيارات المتاحة، يجب على المنظمات النظر في الميزات وقابلية التحجيم وقدرات التكامل ودرجة التخصيص لنظام FSA الذي يلبي ظروف عملهم وتطلعاتهم للنمو.
برنامج أتمتة الخدمات الميدانية
يجب أن يكون نظام أتمتة الخدمات الميدانية (FSA) المتقدم مرنًا بما يكفي لرعاية الوظائف الخدمية الحيوية إلى حد إجراء المكالمات وإرسال الرسائل. أفضل نظام FSA هو الذي يحتوي على ميزات تمكن من التواصل بين وكلاء الميدان والمكتب الخلفي بكفاءة، مع تكامل GPS لتوجيه أفضل، وجمع البيانات للتحليل السهل. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يوفر برنامج كهذا خيارًا للهاتف المحمول لأفراد الخدمة الميدانية بحيث يمكنهم ملء أو تعديل تفاصيل الوظيفة أثناء وجودهم في الميدان. يتفاوت أفضل تطبيق FSA الذي يسمح بكل هذه الميزات وفقًا لمتطلبات الصناعة، لأنه سيكون مثاليًا لتعديل سير العمل وترتيب المهام، ومن ثم فإن من المهم اختيار برنامج ينمو مع احتياجات عملك.
أتمتة عمليات الخدمة الميدانية الخاصة بك مع Shifton
Shifton هو أداة قوية لأتمتة الخدمات الميدانية تغطي جميع الجوانب الرئيسية لإدارة الخدمة الميدانية. بفضل الميزات التي يقدمها Shifton مثل جدولة المهام الذكية، التتبع عبر GPS في الوقت الحقيقي، وإدارة البيانات على منصة واحدة، يمكن للأعمال تنفيذ العديد من العمليات وتقليل الاحتكاك بين موظفي الميدان والمكتب وإدارة المهام المتكررة. كما يدعم التغييرات الذكية في تخطيط التقويم العملي، مما يسمح بالتكيف مع أي تغييرات مفاجئة أو مفاجآت. يتميز Shifton بتصميم يركز على الهاتف المحمول يمكّن وكلاء الميدان من الاطلاع على الجداول الزمنية وتقديم تقارير التقدم، مما يزيد من الوضوح والكفاءة.
على سبيل المثال، تخصص Shifton البرنامج بطريقة تلبي الاحتياجات التشغيلية للمزيد من الشركات ويمكن ربطه بأنظمة أخرى مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) وتخطيط موارد المؤسسات (ERP). شيفتون تعطي الأولوية لأتمتة الجوانب الحيوية مما يوفر عبء التخطيط الإداري وهدر الوقت، بما يساعد الشركات المعنية على العمل بسرعة وكفاءة أعلى. اختيار Shifton سيساعد بشكل إضافي في عمليات الخدمات الميدانية حيث يوفر هذا البرنامج القدرة على إحداث ثورة في إدارة عمليات الخدمات الميدانية والخدمات المتعلقة برعاية العملاء من خلال تمكين خدمات قائمة على التغذية الراجعة في الوقت المناسب.
داريا أوليشكو
مدونة شخصية أنشئت لأولئك الذين يبحثون عن ممارسات مثبتة.
