Ra quyết định đồng thuận tại nơi làm việc: Khi nào nên sử dụng, khi nào nên bỏ qua

Quyết Định Đồng Thuận nghe có vẻ đơn giản: thảo luận cho đến khi mọi người có thể ủng hộ cùng một lựa chọn. Trên thực tế, đó là một cách có cấu trúc để đưa ra quyết định mà cả nhóm chấp nhận, ngay cả khi một số người sẽ chọn khác. Sử dụng tốt, nó xây dựng lòng tin, giảm “chúng ta vs. họ” và tạo ra sự cam kết. Sử dụng kém, nó trôi dạt, đình trệ hoặc che giấu xung đột. Hướng dẫn này giải thích phương pháp bằng ngôn ngữ đơn giản, cho thấy nơi nó tỏa sáng và nơi nó thất bại, và cung cấp cho bạn một quy trình sẵn sàng thực hiện mà bạn có thể thử trong tuần này. Chúng tôi sẽ giữ trọng tâm vào kết quả, không phải từ ngữ hoa mỹ, để đội của bạn biết khi nào Quyết Định Đồng Thuận giúp ích - và khi nào nên dùng phương pháp khác để nhanh hơn và an toàn hơn.

Quyết Định Đồng Thuận không giống như biểu quyết. Biểu quyết đếm tay; đồng thuận kiểm tra liệu mọi người có thể chấp nhận lựa chọn và ủng hộ nó trước công chúng hay không. Biểu quyết kết thúc một cuộc trò chuyện. Đồng thuận kết thúc cuộc trò chuyện và gửi mọi người đi theo sự đồng bộ. Sự khác biệt đó là lý do tại sao nhiều nhóm sử dụng phương pháp này cho công việc liên chức năng, các chính sách có ảnh hưởng lớn, các lựa chọn cấp thương hiệu và các tình huống nơi việc thực hiện yêu cầu sự đồng thuận rộng rãi.

Phương pháp này thực sự có nghĩa gì

Cốt lõi của nó, phương pháp yêu cầu một nhóm đưa ra các lựa chọn, kiểm tra chúng theo mục tiêu và ràng buộc, và tinh chỉnh một lựa chọn duy nhất cho đến khi không ai có phản đối mạnh và có lý. Mục tiêu là "có thể hỗ trợ", không phải "yêu thích của tôi." Một người điều phối giữ thời gian và tiến trình. Người bảo trợ xác định phạm vi quyết định. Mọi người chia sẻ sự thật, rủi ro và đánh đổi. Mọi người nêu ra mối quan tâm một lần, rõ ràng, và nhóm làm việc để giải quyết chúng.

Quyết Định Đồng Thuận quan tâm đến cách một quyết định sẽ diễn ra trong thế giới thực. Nó hỏi: Ai sẽ làm việc? Họ thấy những trở ngại nào? Chúng ta sẽ đo lường thành công như thế nào? Vì quy trình mời những giọng nói đó sớm, kế hoạch cuối cùng có xu hướng thực tế, không phải lý thuyết. Nếu nhóm không thể giải quyết một mối quan tâm chính sau nỗ lực chân thành, người bảo trợ có thể tạm dừng quá trình, thu thập thêm dữ liệu hoặc tăng cường.

Trong sử dụng hàng ngày, mô hình theo một vài quy tắc đơn giản:

• Nói từ dữ liệu và kinh nghiệm trực tiếp.

• Tách ý tưởng khỏi con người; không có nhãn hoặc đổ lỗi.

• Ghi lại các lựa chọn trên một trang; so sánh theo cùng tiêu chí.

• Theo dõi các mối quan tâm với chủ sở hữu và các bước tiếp theo.

• Giới hạn thời gian từng bước để cuộc họp kết thúc với một quyết định hoặc con đường rõ ràng để có một quyết định.

Cách thức Quyết Định Đồng Thuận hoạt động bằng Tiếng Anh đơn giản

Bắt đầu với một tuyên bố quyết định rõ ràng: "Chọn công cụ hỗ trợ của chúng ta cho 24 tháng tới." Chia sẻ các hạn chế và thước đo thành công lên trước: phạm vi ngân sách, nhu cầu bảo mật, nỗ lực di chuyển, giờ hỗ trợ. Mời ba đến năm lựa chọn. Đối với mỗi lựa chọn, liệt kê lợi ích, rủi ro, chi phí và "những điều chưa biết." Yêu cầu nhóm đề nghị cách giảm các rủi ro lớn nhất. Giữ cho ghi chép luôn hiển thị cho tất cả mọi người.

Trong Quyết Định Đồng Thuận, các phản đối phải cụ thể và có thể giải quyết. "Tôi không thích nó" không phải là một phản đối. "Lựa chọn này thiếu tính năng X, mà chúng ta cần hàng tuần; đây là một giải pháp thay thế" là hữu ích. Khi các lựa chọn được cải thiện, người điều phối kiểm tra phòng: "Bạn có thể ủng hộ Lựa Chọn B nếu chúng ta thêm kế hoạch đào tạo và một điểm kiểm tra ba tháng không?" Nếu vâng, bạn ghi lại quyết định, chủ sở hữu, ngày tháng và cách bạn sẽ xem xét lại. Nếu không, bạn quyết định công việc bổ sung nào là cần thiết và ai sẽ thực hiện nó.

Tại sao các nhóm chấp nhận Quyết Định Đồng Thuận

Mọi người ủng hộ những gì họ giúp định hình. Khi các nhóm sử dụng Quyết Định Đồng Thuận cho các chủ đề phù hợp, họ rời khỏi phòng với ngôn ngữ chung, sự cam kết thực sự và ít "chiến tranh ngầm" hơn sau này. Vì phương pháp buộc các đánh đổi ra bên ngoài, nó cũng dạy mọi người cách cân nhắc các giá trị - tốc độ so với chất lượng, chi phí so với linh hoạt, rủi ro so với phạm vi – mà không biến cuộc họp thành một trận chiến thắng - thua.

Những mặt lợi: nơi nó tỏa sáng

Thực hiện tốt hơn. Khi những người phải thực hiện giúp xây dựng kế hoạch, họ thấy rủi ro sớm và thiết kế xung quanh chúng. Việc chuyển giao trở nên rõ ràng hơn. Số lượng nhiệm vụ quay lại ít hơn.

Sự tin tưởng và tinh thần. Phương pháp này mang lại cho những giọng nói trầm hơn một con đường để được lắng nghe. Sự tôn trọng tăng lên. Mọi người cảm thấy an toàn khi nêu vấn đề trước khi chúng bùng nổ.

Chất lượng suy nghĩ. Cuộc trò chuyện có cấu trúc vượt qua một cuộc tranh luận. Bạn nhận được nhiều ý tưởng hơn, được kiểm tra theo cùng mục tiêu, với ít tiếng ồn hơn.

Vòng học hỏi. Mỗi vòng làm rõ những gì nhóm coi trọng. Theo thời gian, các nhóm xây dựng một cuốn sổ tay chung cho những lựa chọn khó.

Sự thống nhất giữa các đội. Quyết Định Đồng Thuận giảm việc “thắng cục bộ, thua công ty.” Mọi người thấy hệ thống lớn hơn và lựa chọn cho nó.

Sự rõ ràng của các bên liên quan. Các quyết định bao gồm “tại sao,” “ai chịu trách nhiệm việc gì,” và “chúng ta sẽ kiểm tra tiến triển như thế nào.” Điều đó làm cho việc cập nhật đơn giản và nhanh chóng.

Những nhược điểm: cạm bẫy phổ biến

Thời gian trôi dạt. Nếu không có giới hạn thời gian, các cuộc thảo luận mở rộng đến khi lấp đầy lịch. Quyết định trước: một phiên để chọn lựa chọn, một phiên tiếp theo để giải quyết các rủi ro còn lại.

Phạm vi mơ hồ. Nếu không ai nêu rõ nội dung trong hoặc ngoài, bạn sẽ tranh luận qua lại. Viết quyết định lên tường. Gắn bó với nó.

Quyền phủ quyết ẩn. Đôi khi mọi người gật đầu trong phòng và cản trở sau này. Giải quyết bằng cách yêu cầu sự ủng hộ cụ thể và ghi lại ai chịu trách nhiệm phần nào.

Sự đồng thuận nhóm. Các nhóm có thể vội vàng "đồng ý" và bỏ qua các ý tưởng tốt hơn. Sử dụng cách tạo ý tưởng không tiếng trước, rồi thảo luận.

Các phản đối không thể giải quyết. Quyết Định Đồng Thuận không thể khắc phục một ràng buộc khó như pháp luật, thời gian, hoặc ngân sách. Khi một phản đối là thực và không thể khắc phục, các nhà lãnh đạo phải quyết định và chịu trách nhiệm.

Chủ đề sai. Sử dụng phương pháp cho những lựa chọn cần sự đồng tình và phán xét. Không sử dụng nó cho các trường hợp khẩn cấp, các mua sắm nhỏ, hoặc các vấn đề nhân sự riêng tư.

Khi nào nên sử dụng (và khi nào nên tránh)

Chọn đồng thuận cho các chính sách liên chức năng, các lựa chọn thương hiệu, tiêu chuẩn quy trình làm việc và các công cụ lớn ảnh hưởng đến nhiều nhóm. Những quyết định này cần sự ủng hộ rộng rãi hơn là tốc độ, và Quyết Định Đồng Thuận tạo ra sự ủng hộ đó. Sử dụng nó khi giá trị đang trong căng thẳng và bạn cần một thỏa hiệp ổn định mọi người sẽ bảo vệ sau này.

Bỏ qua phương pháp này cho các sự cố khẩn cấp, phản hồi pháp lý và các lựa chọn nơi một người sở hữu rõ ràng có chuyên môn và rủi ro. Trong những trường hợp đó, chủ sở hữu quyết định sau khi nhận được thông tin nhanh chóng. Cũng tránh đồng thuận khi chính trị đang nóng và sự tin tưởng thấp. Bắt đầu với các chủ đề nhỏ, ít rủi ro để xây dựng lại thói quen nói thật trước khi giải quyết những vấn đề lớn. Hãy nhớ: Quyết Định Đồng Thuận là một công cụ, không phải là tín ngưỡng. Chọn nó khi sức mạnh của nó phù hợp với công việc.

Một quy trình nhanh chóng, công bằng mà bạn có thể sao chép

1) Định khung quyết định. Một câu. Thêm biện pháp thành công và các ràng buộc bắt buộc phải có. Đặt tên người bảo trợ và người điều phối.

2) Tập hợp ý kiến. Suy nghĩ lặng lẽ trong năm phút. Nhóm các ý tưởng tương tự. Giữ lại ba đến năm ý tưởng.

3) Kiểm tra với các mục tiêu. Với mỗi lựa chọn, liệt kê lợi ích, rủi ro, chi phí và điều chưa biết. Sử dụng cùng bốn tiêu đề mỗi lần.

4) Cải thiện, không tranh luận. Hỏi, "Điều gì sẽ làm cho Lựa Chọn B phù hợp với bạn?" Biến các phản đối thành chỉnh sửa.

5) Kiểm tra sự ủng hộ. Người điều phối hỏi, "Bạn có thể ủng hộ lựa chọn này trước công chúng không?" Mọi người trả lời có; có với các lưu ý; hoặc không có, với một mối lo ngại cụ thể, có thể sửa chữa.

6) Quyết định hoặc xác định bước tiếp theo. Nếu nhóm có thể hỗ trợ, ghi lại quyết định, người chịu trách nhiệm, ngày tháng, và điểm xem xét đầu tiên. Nếu không, giao các nhiệm vụ ngắn để lấp đầy khoảng cách và gặp lại.

7) Kết thúc thành vòng. Gửi một ghi chú một trang: quyết định, lý do, ai chịu trách nhiệm phần gì, và khi nào bạn sẽ kiểm tra kết quả. Đây là nơi nhiều nhóm thất bại; đừng.

Quyết Định Đồng Thuận hoạt động tốt nhất với các ghi chú rõ ràng, vòng ngắn, và đóng cửa rõ ràng. Giữ năng lượng thực tế. Giới hạn phát biểu dài dòng. Thưởng cho sự rõ ràng.

Vai trò làm cho cuộc họp hiệu quả

Người bảo trợ. Chịu trách nhiệm kết quả và chịu hậu quả nếu thất bại. Xác định phạm vi và thành công.

Người điều phối. Trung lập. Giữ thời gian, mời các giọng nói trầm và tóm tắt. Không thúc đẩy lựa chọn yêu thích riêng.

Người ghi chép. Ghi các lựa chọn, chỉnh sửa, và quyết định nơi mọi người có thể thấy.

Các giọng nói trong vòng. Những người có kiến thức để làm cho lựa chọn tốt hơn. Họ mang đến sự thật, không phải chính trị.

Những người thực hiện. Những người sẽ thực hiện kế hoạch. Rủi ro của họ là quan trọng nhất.

Khi bạn thiết lập vai trò, bạn ngăn các cuộc họp trở thành rạp hát. Mọi người biết công việc của họ trong phòng và sau đó.

Công cụ và mẫu

Tóm tắt quyết định. Mục đích, phạm vi, ràng buộc, các lựa chọn (3–5), rủi ro, chi phí, điều chưa biết và các chỉnh sửa được đề xuất. Sử dụng điều này để bắt đầu.

Nhật ký mối quan tâm. Mối quan tâm, người chịu trách nhiệm, sửa chữa, ngày đến hạn, trạng thái. Sử dụng điều này để theo dõi và đóng các phản đối.

Ghi chép quyết định. Những gì chúng tôi đã chọn, lý do tại sao, ai chịu trách nhiệm thực hiện, và khi nào chúng tôi sẽ xem xét. Giữ nó công khai.

Danh sách kiểm tra đánh giá. Chúng ta có đạt được các tiêu chuẩn không? Điều gì đã hiệu quả? Điều gì sẽ sửa chữa? Rủi ro mới nào có?

Các công cụ đơn giản là đủ. Điểm mấu chốt là giữ các cuộc nói chuyện chặt chẽ và lặp lại được.

Kịch bản thực tế mà bạn có thể nhận ra

Thay đổi chính sách với tác động thực tế. Một công ty muốn chuyển sang chính sách ngày lễ linh hoạt. HR đề xuất ba lựa chọn. Tài chính chia sẻ các phạm vi chi phí. Bộ phận vận hành nêu ra các rủi ro về bao phủ cho trung tâm cuộc gọi. Trong hai phiên, nhóm chỉnh sửa một lựa chọn: ngày linh hoạt với các ngày không được nghỉ trong thời kỳ cao điểm và quy tắc hoán đổi. Vì kế hoạch bao gồm các biện pháp bảo vệ, các quản lý ủng hộ nó và việc thông qua diễn ra suông sẻ.

Chọn một nền tảng lớn. Một đội phải chọn CRM cho bán hàng và hỗ trợ. Bán hàng yêu thích tốc độ; hỗ trợ cần sự ổn định. Trong phiên đầu tiên, nhóm liệt kê năm rủi ro hàng đầu cho mỗi lựa chọn. Trong phiên thứ hai, họ thiết kế các biện pháp bảo vệ cho lựa chọn thắng cuộc: triển khai theo từng giai đoạn, kiểm toán chất lượng dữ liệu, và kiểm tra đột xuất hàng tuần trong sáu tuần. Quyết Định Đồng Thuận mang lại cho mỗi đội một lý do để tin tưởng vào kế hoạch.

Di chuyển văn phòng. Cơ sở vật chất có ba địa điểm. Nhóm sử dụng một trang để so sánh giao thông, chi phí, cách bố trí sàn và không gian mở rộng. Hai mối quan tâm - đậu xe và an ninh - cản trở việc ra quyết định nhanh chóng. Chủ sở hữu nhận báo giá chắc chắn; nhóm tập hợp lại và chấp thuận Địa điểm B với một dịch vụ xe đưa đón và nâng cấp an ninh.

Những trường hợp này cho thấy điểm mấu chốt: phương pháp biến cuộc nói chuyện mơ hồ thành sự chỉnh sửa rõ ràng và chia sẻ của một kế hoạch khả thi.

Dấu hiệu phiên của bạn đang lành mạnh

• Mọi người nêu ra các rủi ro mà không đổ lỗi.

• Các lựa chọn trở nên tốt hơn khi bạn thảo luận.

• Người trầm lặng lên tiếng; người ồn ào lắng nghe.

• Nhóm tạm dừng để kiểm tra sự ủng hộ.

• Bạn kết thúc với chủ sở hữu, ngày tháng và một điểm xem xét.

Nếu bạn không thấy những điều này, điều chỉnh. Thu hẹp giới hạn thời gian. Nhắc lại quyết định. Mời những giọng nói còn thiếu. Yêu cầu câu trả lời rõ ràng "có," "có với đặt trước," hoặc "không, và đây là cách khắc phục."

Xử lý sự bất đồng mà không gây kịch tính

Không phải mọi "không" đều như nhau. Hỏi xem phản đối là về giá trị, sự kiện, hay sợ hãi. Sự mâu thuẫn giá trị - quyền riêng tư so với tốc độ - cần một quyết định của người bảo trợ. Các khoảng trống thông tin cần dữ liệu. Sợ hãi cần thử nghiệm nhỏ. Trong Quyết Định Đồng Thuận, bạn tôn trọng người và kiểm tra ý tưởng. Giữ tông giọng bình tĩnh. Sử dụng vòng ngắn. Viết chỉnh sửa bạn vừa đồng ý. Tiến tiếp.

Khi ai đó cản trở, hãy coi như là hiếm và nghiêm trọng. Một sự cản trở có nghĩa là, "Tôi tin điều này gây hại cho công ty." Yêu cầu một trường hợp viết rõ ràng và một phương án thay thế. Sau đó hoặc chấp nhận phương án sửa chữa, quyết định tiếp tục và chịu trách nhiệm rủi ro, hoặc tăng cường.

Mẹo làm việc từ xa và kết hợp

• Chia sẻ tài liệu tóm tắt một trang trước cuộc họp.

• Sử dụng tài liệu chia sẻ cho các lựa chọn và chỉnh sửa.

• Bắt đầu bằng cách viết im lặng năm phút.

• Hỏi từng người gọi bằng tên; xoay chiều ai lên tiếng trước.

• Giữ cho camera tùy chọn nhưng tóm tắt bắt buộc.

• Kết thúc bằng ghi chép rõ ràng quyết định và người chịu trách nhiệm.

Đồng thuận từ xa có thể nhanh hơn trực tiếp nếu bạn tôn trọng thời gian và tài liệu.

Đo lường thành công sau quyết định

Một quyết định là một cuộc đánh cược. Xem nó như vậy. Định nghĩa hai đến bốn biện pháp đơn giản mà bạn sẽ kiểm tra trong 30 và 90 ngày. Ví dụ: số phiếu hỗ trợ giảm 10%, thời gian chu kỳ giao hàng giảm, số lần xuất phát đúng giờ tăng, hoặc NPS của khách hàng cải thiện. Trong Quyết Định Đồng Thuận, bạn đã hứa sẽ xem xét; hãy làm điều đó. Nếu cuộc đánh cược thất bại, bạn điều chỉnh. Đó không phải là thất bại. Đó là lãnh đạo có trách nhiệm.

FAQ

Điều gì làm cho nó khác với biểu quyết?

Biểu quyết chọn người thắng. Quyết Định Đồng Thuận nhắm đến một lựa chọn chỉnh sửa mà mọi người có thể hỗ trợ và bảo vệ, ngay cả khi đó không phải là lựa chọn đầu tiên của họ.

Nhóm có thể có quy mô bao lớn?

Năm đến chín là lý tưởng. Nếu bạn có nhiều giọng nói hơn, thu thập ý kiến bằng văn bản và chỉ định một nhóm quyết định nhỏ hơn.

Nó nên mất bao lâu?

Hầu hết các lựa chọn phù hợp trong một hoặc hai phiên từ 60-90 phút. Giới hạn thời gian giữ năng lượng cao và ngăn trôi dạt.

Nếu một người cứ chặn không thôi?

Yêu cầu một trường hợp viết và một phương án sửa chữa. Nếu mối lo ngại là thực và có thể giải quyết, hãy giải quyết nó. Nếu đó là mức độ giá trị hoặc không thể giải quyết, người bảo trợ quyết định và chịu trách nhiệm rủi ro.

Chúng tôi có thể sử dụng nó cho các vấn đề khẩn cấp không?

Không. Đối với các trường hợp khẩn cấp, một người chịu trách nhiệm sẽ quyết định sau khi nhận được thông tin nhanh chóng nhất có thể. Xem lại sau bằng cách sử dụng tài liệu tóm tắt rõ ràng.

Chúng tôi có cần một người điều phối chuyên nghiệp không?

Không phải cho hầu hết các chủ đề. Một đồng nghiệp trung lập có thể quan sát thời gian, tóm tắt và mời những giọng nói trầm là đủ.

Đưa vào thực tiễn tháng này

Chọn một chủ đề ảnh hưởng đến nhiều nhóm nhưng không phải là sống còn. Viết tài liệu tóm tắt một trang. Mời bảy người: người bảo trợ, người điều phối, người ghi chép, và bốn giọng nói biết về công việc. Thực hiện quy trình một lần. Gửi ghi chép quyết định trong vòng 24 giờ. Xem lại kết quả trong 30 ngày. Nếu nó giúp ích, tiếp tục sử dụng cho các quyết định tương tự. Nếu nó kéo dài, chỉ sử dụng khi sự đồng tình quan trọng nhất.

Quyết Định Đồng Thuận là một công cụ cho sự tập trung và đoàn kết. Nó giúp các nhóm chọn, chấp nhận đánh đổi, và cùng nhau tiến bước. Sử dụng nó khi bạn cần cam kết chung và sự ổn định lâu dài. Tránh nó khi một quyết định nhanh chóng, có trách nhiệm là khôn ngoan hơn. Nếu bạn giữ cho những đường kẻ đó rõ ràng, phương pháp sẽ làm công việc của bạn bình tĩnh hơn, nhanh hơn, và công bằng hơn - một quyết định tốt tại một thời điểm.