Top 20 công cụ phần mềm quản lý đại lý: dự án nhanh hơn, khách hàng hài lòng hơn

Bạn đang phải xoay sở với các hồ sơ, dòng thời gian, ngân sách và một mớ các tab hỗn độn. Bạn muốn bớt đi sự hỗn loạn và có thêm sự rõ ràng — mà không biến đội của bạn thành những thây ma bảng tính. Đó là lúc phần mềm quản lý agency bước vào: một trung tâm để lập kế hoạch công việc, theo dõi thời gian, quản lý nguồn lực, lập hóa đơn sạch sẽ và giữ cho khách hàng luôn được thông báo. Hướng dẫn này giữ cho nó đơn giản, cắt giảm thuật ngữ và cho bạn thấy các công cụ tốt nhất giúp agency thực sự thực hiện.

Dưới đây là danh sách trực tiếp, dễ hiểu về Top 20 phần mềm quản lý agency lựa chọn—dành cho ai, những điểm mạnh nổi bật, và cần chú ý điều gì. Chúng tôi đặt Shifton lên hàng đầu vì một lý do: đó là cách thực tế và thân thiện nhất để phối hợp con người, thời gian, và tiền bạc để agency của bạn có thể phát triển mà không cần đến kịch tính.

TL;DR (dấu trang này)

• Nếu bạn muốn một lõi hoạt động theo định hướng con người bao gồm lên lịch, ghi nhận thời gian, phê duyệt và bàn giao bảng lương sạch sẽ, hãy bắt đầu với Shifton.

• Nếu bạn bán hợp đồng bảo dưỡng và cần tầm nhìn lợi nhuận, hãy kiểm tra Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Nếu bạn muốn cảm giác linh hoạt của hệ điều hành công việc, hãy xem Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Nếu bạn cần siêu năng lực lập kế hoạch nguồn lực, hãy thử Float and Forecast (với Harvest).

Trong suốt hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng cụm từ phần mềm quản lý agency rất nhiều - bởi vì đó chính xác là thứ bạn cần: các công cụ chạy cho agency của bạn mà không làm nó sụp xuống.

Phần mềm quản lý agency là gì? (định nghĩa nhanh)

Phần mềm quản lý agency là trung tâm điều khiển của bạn. Nó giúp các agency lập kế hoạch công việc, chỉ định người, theo dõi thời gian, quản lý khả năng, dự báo doanh thu, lập hóa đơn cho khách hàng và báo cáo lợi nhuận -trong một nơi duy nhất. Thay vì chuyển đổi giữa 10 ứng dụng, bạn có một nguồn sự thật duy nhất cho các dự án, con người, và tiền bạc. Công cụ tốt cảm thấy nhẹ nhàng nhưng mạnh mẽ, tự động hóa công việc hành chính nhàm chán và làm cho lợi nhuận nổi bật mà không cần đến thao tác phức tạp.

Cách chúng tôi chọn ra người chiến thắng

Chúng tôi đã đánh giá từng nền tảng bằng những tiêu chí quan trọng đối với đội ngũ thực tế:

• Dòng chảy dự án: từ hồ sơ → lập kế hoạch → thực hiện → lập hóa đơn.

• Lập kế hoạch nguồn lực: khả năng, kỹ năng, khả dụng và không đặt trước quá mức.

• Ghi nhận thời gian: nhanh chóng, chính xác, thân thiện với di động.

• Tài chính: ngân sách, tỷ lệ, bảo dưỡng, lập hóa đơn, biên lợi nhuận.

• Báo cáo: bảng điều khiển đơn giản + phân tích sâu mà bạn thực sự sẽ sử dụng.

• Hợp tác: bình luận, phê duyệt, tầm nhìn khách hàng (không gây lộn xộn).

• Tích hợp: với các công cụ như Slack, Drive, Sheets, kế toán, bảng lương.

• Khả năng tiếp nhận: cài đặt dễ dàng, giao diện thân thiện với người dùng, đường cong học tập hợp lý.

• Giá trị: nó thay thế ba công cụ, hay trở thành công cụ thứ tư?

Kết quả? Một danh sách thực tế, không dư thừa của phần mềm quản lý agency bạn có thể tin tưởng.

Top 20 công cụ phần mềm quản lý agency

1) Shifton — Tốt nhất tổng thể về hoạt động ưu tiên con người và quy mô

Phù hợp nhất cho: agency muốn có một hệ thống cốt lõi cho con người, ca làm việc, dự án và thời gian—mà không cần phải chịu thêm gánh nặng.

Tại sao nó nổi bật: Shifton thống nhất lịch trình thông minh, theo dõi thời gian thực, phê duyệt, quyền sở hữu công việc, nghỉ phép/PTO, và bàn giao bảng lương—nên hoạt động của bạn cuối cùng cũng phù hợp với một nhịp. Nó đa ngôn ngữ, sẵn sàng cho di động và được xây dựng cho các nhóm phân tán, nhóm sáng tạo, đội sản xuất và đơn vị hiện trường. Ít phải chuyển tab; nhiều giao hàng hơn.

Khả năng cốt lõi:

• Lập kế hoạch ca & khả năng với ghép vai trò/kỹ năng.

• Theo dõi thời gian với tín hiệu hoạt động và ngoại lệ.

• Quản lý công việc & đội nhóm với danh sách kiểm tra và phê duyệt.

• Quản lý thời gian nghỉ (nghỉ phép, ốm, ngày lễ) được đồng bộ hóa với lịch trình.

• Báo cáo với cái nhìn sâu sắc về biến động và chi phí — thấy mức độ tiêu thụ và sử dụng.

• Quản lý & tích hợp bảng lương để hoàn thành vòng lặp.

Nơi nó tỏa sáng:

• Các agency đa chức năng — sáng tạo + sản xuất + truyền thông — có thể phối hợp trong cùng một dòng thời gian.

• Các ngoại lệ cảnh báo trước (làm thêm, xung đột) giúp lãnh đạo chủ động, không phản ứng.

• Xuất sạch vào kế toán/bảng lương có nghĩa là sẽ có ít đêm muộn hơn.

Khả năng thiếu:

• Nếu bạn chỉ cần một ứng dụng đơn giản để làm việc, Shifton mạnh hơn mức cần thiết.

Kết luận: Nếu bạn muốn phần mềm quản lý agency để đối xử với con người và thời gian như những công dân hạng nhất—và biến hoạt động từ “ugh” thành “ahh”—Shifton là lựa chọn.

2) Productive — Tất cả trong một PSA cho các agency định hướng lợi nhuận

Phù hợp nhất cho: agency sống dựa trên hợp đồng bảo dưỡng, cần biên lợi nhuận sâu và muốn tầm nhìn dự báo.

Tại sao nó nổi bật: Kết hợp dự án, ngân sách, sử dụng, đường ống bán hàng và lập hóa đơn—để các nhà lãnh đạo có thể thấy lợi nhuận trong thời gian thực và điều chỉnh khả năng với ý định.

Phù hợp tốt nếu bạn cần: tỷ lệ dựa trên vai trò, dự báo doanh thu và cái nhìn sâu rộng toàn công ty.

Lưu ý: bộ tính năng phong phú có nghĩa bạn nên đầu tư vào việc cài đặt.

Trường hợp sử dụng: “Chúng tôi bán hợp đồng bảo dưỡng và theo dõi lợi nhuận hàng tuần.” → Điều này phần mềm quản lý agency giữ số liệu trung thực.

3) Scoro — Kiểm soát từ báo giá đến tiền mặt với tài chính mạnh mẽ

Phù hợp nhất cho: agency cần kiểm soát chặt chẽ từ ước tính đến lập hóa đơn.

Tại sao nó nổi bật: Dòng chảy “báo giá → lên kế hoạch → thực hiện → lập hóa đơn” hoàn chỉnh, với các tài chính dự án nghiêm ngặt, lập kế hoạch nguồn lực, và CRM được tích hợp sẵn.

Phù hợp tốt: nếu bạn muốn theo dõi tiêu thụ ngân sách và biên lợi nhuận mà không cần bảng tính.

Lưu ý: có nhiều cấu trúc hơn các 'bảng công việc' linh hoạt.

Trường hợp sử dụng: agency đa dịch vụ muốn phần mềm quản lý agency thay thế một loạt các công cụ rời rạc.

4) Accelo — Công việc khách hàng, hợp đồng bảo dưỡng, và tự động hóa

Phù hợp nhất cho: agency muốn bán hàng → dự án → hợp đồng bảo dưỡng trong một luồng tự động hóa.

Tại sao nó nổi bật: Được xây dựng theo mục đích cho công việc khách hàng, với hợp đồng bảo dưỡng, khả năng và tự động hóa gắn kết chu kỳ vòng đời của bạn.

Phù hợp tốt: công ty dịch vụ mở rộng vượt xa các công cụ quản lý dự án cơ bản.

Lưu ý: có thể cảm thấy “nặng về PSA” đối với đội nhóm rất nhỏ.

Trường hợp sử dụng: agency săn tìm phần mềm quản lý agency tự động hóa quản lý hành chính và tiện nghi lợi nhuận.

5) Kantata (PS Cloud) — PSA cấp độ doanh nghiệp cho dịch vụ chuyên nghiệp

Phù hợp nhất cho: agency lớn hơn hoặc những người trên Salesforce cần sự kiểm soát mạnh mẽ.

Tại sao nó nổi bật: Quản lý nguồn lực sâu, dự báo và kiểm soát dự án với báo cáo trưởng thành. Cũng xuất bản các hướng dẫn chu đáo về hoạt động agency.

Phù hợp tốt: gắn kết phức tạp, bố trí nguồn lực đa văn phòng.

Lưu ý: thiết lập doanh nghiệp; lập kế hoạch triển khai của bạn.

Trường hợp sử dụng: khi phần mềm quản lý agency phải thỏa mãn báo cáo và tuân thủ cấp độ điều hành.

6) Monday.com — “Hệ điều hành công việc” linh hoạt cho các chiến dịch và chuyển giao

Phù hợp nhất cho: các nhà hoạch định trực quan muốn bảng tùy chỉnh, tự động hóa, và bảng điều khiển.

Tại sao nó hoạt động cho agency: biểu mẫu tiếp nhận dễ dàng, luồng trạng thái và tầm nhìn đội nhóm chéo.

Lưu ý: chiều sâu tài chính yêu cầu bổ sung/thiết lập sáng tạo.

Trường hợp sử dụng: bạn cần phần mềm quản lý agency tiếp cận mà đội nhóm chấp nhận nhanh chóng.

7) ClickUp — Một app để thay thế nhiều app

Phù hợp nhất cho: agency kết hợp sản phẩm, sáng tạo và hoạt động với khối lượng công việc mạnh mẽ.

Tại sao nó hoạt động: tài liệu, công việc, bảng trắng, mục tiêu, tự động hóa—nhẹ nhàng nhưng rộng rãi.

Lưu ý: bảo vệ không gian làm việc của bạn hoặc nó có thể lan tràn.

Trường hợp sử dụng: bạn muốn phần mềm quản lý agency điều chỉnh linh hoạt và hợp lý.

8) Asana — Điều phối sạch để phối hợp nhóm chéo

Phù hợp nhất cho: agency coi trọng sự rõ ràng và dòng thời gian.

Tại sao nó hoạt động: công việc rõ ràng, phụ thuộc, khối lượng công việc, và nhìn tổng quan danh mục.

Lưu ý: tài chính/thời gian yêu cầu tích hợp.

Trường hợp sử dụng: bạn cần phần mềm quản lý agency cho kỷ luật giao hàng và lộ trình khách hàng sẵn sàng.

9) Teamwork — Được xây dựng bởi và cho các agency

Phù hợp nhất cho: quy trình làm việc học viện cổ điển với thời gian, lập hóa đơn và quyền hạn khách hàng.

Tại sao nó hoạt động: mẫu cho hợp đồng bảo dưỡng/dự án, kiểm soát tầm nhìn khách hàng.

Lưu ý: dự báo trước nhẹ hơn so với các công cụ PSA.

Trường hợp sử dụng: cửa hàng cỡ trung muốn thực tế phần mềm quản lý agency không cần gánh nặng doanh nghiệp.

10) Wrike — Đơn vị tổ chức công việc mạnh mẽ

Phù hợp nhất cho: agency yêu thích quy trình làm việc và phê duyệt tùy chỉnh.

Tại sao nó hoạt động: blueprints, biểu mẫu yêu cầu, xác minh, và tự động hóa mạnh mẽ.

Lưu ý: cảm thấy nặng nề; huấn luyện đội của bạn cẩn thận.

Trường hợp sử dụng: bạn muốn phần mềm quản lý agency để tuân thủ và bàn giao.

11) Smartsheet — Kiểm soát gốc bản tính

Phù hợp nhất cho: đội nhóm nghĩ bằng ô lưới và yêu thích công thức.

Tại sao nó hoạt động: giao diện quen thuộc, dự án + khả năng + bảng điều khiển.

Lưu ý: chiều sâu tài chính phụ thuộc vào việc bạn đi bao xa với các sheets.

Trường hợp sử dụng: cái nhìn đầu tiên về phần mềm quản lý agency với quản trị chín chắn.

12) Notion — Tài liệu, dự án, và kiến thức trong một canvas

Phù hợp nhất cho: agency nặng về nội dung cần tài liệu sống + nhiệm vụ.

Tại sao nó hoạt động: cơ sở dữ liệu linh hoạt, wikis, và nhúng từ hồ sơ đến giao hàng.

Lưu ý: thời gian/tài chính yêu cầu tích hợp.

Trường hợp sử dụng: nhẹ nhàng phần mềm quản lý agency cho chuỗi nội dung.

13) Jira Work Management — Khi kỹ thuật và sáng tạo va chạm

Phù hợp nhất cho: agency sắp xếp sự phát triển và thiết kế.

Tại sao nó hoạt động: quy trình làm việc, loại vấn đề, lộ trình; mạnh mẽ cho giao hàng kỹ thuật.

Lưu ý: đội nhóm sáng tạo có thể thích UX đơn giản hơn.

Trường hợp sử dụng: phần mềm quản lý agency cho đội nhóm hỗn hợp phát triển-sáng tạo.

14) Basecamp — Trung tâm dự án tối giản

Phù hợp nhất cho: studio nhỏ và hợp tác khách hàng.

Tại sao nó hoạt động: tin nhắn, việc cần làm, tệp, lịch trình — đơn giản và bình tĩnh.

Lưu ý: tài chính gốc hạn chế.

Trường hợp sử dụng: không rườm rà phần mềm quản lý agency cho giao tiếp rõ ràng.

15) Trello — Điều phối chủ yếu theo Kanban

Phù hợp nhất cho: đội nhỏ và luồng trực quan.

Tại sao nó hoạt động: bảng, danh sách, thẻ — nhanh chóng và thân thiện.

Lưu ý: mở rộng hoạt động có nghĩa là nhiều tăng cường.

Trường hợp sử dụng: bắt đầu phần mềm quản lý agency cho chuỗi đơn giản.

16) Workamajig — Thiết bị hoạt động sáng tạo cổ điển

Phù hợp nhất cho: agency muốn giao thông, tài chính, và sự sáng tạo dưới một mái nhà.

Tại sao nó hoạt động: tính năng hoạt động sáng tạo lâu đời, xác minh và liên kết kế toán.

Lưu ý: UX cũ; lập kế hoạch đào tạo.

Trường hợp sử dụng: các cửa hàng đã có cần phần mềm quản lý agency.

bền vững

Phù hợp nhất cho: 17) Function Point — Dự án + tài chính cho các cửa hàng sáng tạo

Tại sao nó hoạt động: vòng lặp ước tính → giao hàng → lập hóa đơn trong một nơi.

Lưu ý: ít phô trương bảng điều khiển hơn so với các công cụ mới.

Trường hợp sử dụng: thẳng thắn phần mềm quản lý agency cho studio nhỏ/trung bình.

18) Float — Xuất sắc trong lập kế hoạch nguồn lực thuần túy

Phù hợp nhất cho: agency sống chết bởi khả năng và tính sẵn sàng.

Tại sao nó hoạt động: lịch trình kéo và thả, kỹ năng, và thời gian nghỉ trong một bản đồ.

Lưu ý: kết hợp với công cụ quản lý dự án/tài chính.

Trường hợp sử dụng: bổ sung cho của bạn phần mềm quản lý agency dành cho việc tổ chức nguồn lực rõ ràng

19) Harvest + Forecast — Kết hợp thời gian + kế hoạch

Phù hợp nhất cho: theo dõi thời gian sạch sẽ với nguồn lực và lập hóa đơn gọn nhẹ.

Tại sao nó hoạt động: bảng thời gian nhanh chóng, ngân sách đơn giản, thân thiện với nhà thầu.

Lưu ý: chiều sâu dự án/danh mục hạn chế.

Trường hợp sử dụng: một cách mô-đun để thêm phần mềm quản lý agency yếu tố thiết yếu.

20) Zoho Projects (và Zoho One) — Bộ công cụ tiết kiệm chi phí

Phù hợp nhất cho: người săn tìm giá trị thích các tùy chọn CRM, desk, và tài chính tích hợp.

Tại sao nó hoạt động: dự án cùng một hệ sinh thái (CRM, Books, Desk) dưới một mái nhà.

Lưu ý: một số tính năng cảm thấy cơ bản so với các nền tảng PSA.

Trường hợp sử dụng: cấp độ vào phần mềm quản lý agency tăng trưởng cùng với bạn.

Shifton so với phần còn lại (trong đời thực)

• Một nhịp điệu cho công việc và trả lương: Lên lịch và ghi nhận thời gian ngay lập tức tập hợp lên phê duyệt và bàn giao bảng lương. Vòng lặp chặt chẽ đó có nghĩa là sẽ ít phút “Giờ đi đâu rồi?” hơn.

• Quản lý dựa trên ngoại lệ: Làm thêm giờ, xung đột hoặc thời gian thiếu nổi bật trước khi chúng trở thành vấn đề.

• Giao diện thân thiện với con người: Quản lý lập kế hoạch, đội nhóm chấm công, lãnh đạo nhìn thấy thông tin. Không có kịch bản.

• Mở rộng khắp các định dạng: Hợp đồng bảo dưỡng, phí cố định, sprint sản xuất—Shifton thích ứng.

Nếu agency của bạn muốn phần mềm quản lý agency giảm quản trị viên trong khi tăng sự kiểm soát, Shifton là con đường ngắn nhất từ hỗn loạn đến rõ ràng.

Lựa chọn nhanh: bạn đang trên làn nào?

• Chúng tôi bán hợp đồng bảo dưỡng & cần tầm nhìn lợi nhuận: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Chúng tôi cần “bảng + tự động hóa” linh hoạt: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Chúng tôi muốn siêu năng lực lập kế hoạch nguồn lực: Shifton, Float, Forecast.

• Chúng tôi nhỏ và muốn giữ đơn giản: Basecamp, Trello, Function Point.

• Chúng tôi muốn một bộ công cụ tiết kiệm chi phí: Zoho Projects (hoặc Zoho One).

• Chúng tôi muốn một lõi hoạt động theo định hướng con người: Shifton.

Tất cả chúng trong phần mềm quản lý agency một cách nào đó—chọn đúng tùy thuộc vào luồng của bạn, biên, và văn hóa.

Cách chọn phần mềm quản lý agency phù hợp

1. Lập bản đồ luồng của bạn (tiếp nhận → ước lượng → lập kế hoạch → giao hàng → hóa đơn).

2. Liệt kê các yêu cầu không thể thiếu (ví dụ, lập lịch nhân sự, thời gian, duy trì, đơn mua hàng, phê duyệt).

3. Xác định ranh giới (ngân sách, các mục tiêu có thể lập hóa đơn, kỳ vọng về mức sử dụng).

4. Kiểm tra các tích hợp (Slack, Drive, kế toán, bảng lương).

5. Thử nghiệm với một khách hàng thực tế trong 2–4 tuần.

6. Đo lường kết quả (giao hàng đúng hạn, lợi nhuận, thời gian quản trị tiết kiệm).

7. Quyết định theo hồ sơ—một phần mềm quản lý agency nên là nguồn chân thật.

8. Triển khai theo từng đợt (Ops trước, sau đó đến phần còn lại).

9. Đào tạo và chuẩn hóa—khóa chặt thực tiễn tốt nhất.

10. Xem xét hàng quý—dọn dẹp bảng của bạn, cắt giảm các tự động hóa, xem lại các mức giá.

Cách tiếp cận này đảm bảo phần mềm quản lý agency thực sự bám trụ—và tự chi trả.

Ví dụ thực tế (kịch bản nhanh)

• Chiến dịch ngắn hạn với freelancer: Shifton lập lịch khối thiết kế và sao chép, theo dõi thời gian thực tế, và cảnh báo khi vượt mức để các PM điều chỉnh phạm vi trước khi hóa đơn bị lệch.

• Hợp đồng duy trì với phạm vi thay đổi: Mô hình giữ chỗ Productive/Scoro, theo dõi đốt phá, và dự báo khả năng để AM thương lượng sớm.

• Studio với công việc định kỳ: Teamwork hoặc Function Point giúp việc giao hàng theo mẫu trở nên dễ dàng; Shifton xử lý vấn đề nhân sự và rủi ro làm thêm giờ.

• Sáng tạo + phát triển hỗn hợp: Jira Work Management + Asana/ClickUp cho quy trình hỗn hợp; Shifton hoặc Float cho kế hoạch khả năng.

Trong mọi kịch bản, của bạn phần mềm quản lý agency nên hiển thị quyết định tốt nhất tiếp theo, không bắt bạn phải tìm kiếm.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Chúng tôi thực sự cần phần mềm quản lý đại lý nếu chúng tôi đã sử dụng bảng và bảng tính không?

Có—khi số lượng nhân viên, khách hàng, hoặc hợp đồng duy trì tăng, bảng tính sẽ gặp vấn đề. Phần mềm quản lý agency cung cấp cho bạn một nơi cho thời gian, khả năng, ngân sách, và hóa đơn.

Câu hỏi 2: Bộ tính năng tối thiểu nào để xem xét là phần mềm quản lý đại lý?

Dự án, theo dõi thời gian, lập kế hoạch nguồn lực, và tài chính cơ bản (ngân sách/giá cả). Thêm hóa đơn và báo cáo để có phần mềm quản lý agency nền tảng thực sự.

Câu hỏi 3: Phải mất bao lâu để triển khai?

Một đại lý tập trung có thể thử nghiệm phần mềm quản lý agency trong 2–4 tuần, sau đó mở rộng theo từng đợt. Đào tạo, chuẩn hóa, và giữ cho mọi thứ đơn giản lúc đầu.

Câu hỏi 4: Làm thế nào để chúng tôi được sự đồng tình của đội ngũ?

Chọn phần mềm quản lý agency với việc nhập thời gian nhanh, lịch trình rõ ràng, và bảng điều khiển sạch sẽ. Nếu nó tiết kiệm thời gian ngay từ ngày đầu tiên, sự chấp nhận sẽ theo sau.

Câu hỏi 5: Chúng tôi có thể kết hợp công cụ không?

Chắc chắn. Nhiều đội ngũ sử dụng Shifton cho nhân sự/thời gian + một công cụ PM cho tóm tắt. Mẹo: chọn một phần mềm quản lý agency như hệ thống ghi nhận.

Phương pháp luận

Chúng tôi đã so sánh tài liệu nền tảng và các trang sản phẩm công khai, xem xét các tính năng liên quan đến đại lý (trả trước, khả năng, hóa đơn), và tìm kiếm các luồng công việc đơn giản để giảm thiểu quản lý. Chúng tôi cũng ưu tiên mức độ tốt mà từng phần mềm quản lý agency xử lý công việc khách hàng thực tế: thay đổi phạm vi, hóa đơn hỗn hợp, các đội phân tán, và phê duyệt nhanh chóng.

Những suy nghĩ cuối cùng: chọn công cụ mà giúp bạn lấy lại thời gian

Cuối cùng, khách hàng của bạn không trả tiền cho bạn để duy trì công cụ—họ trả tiền cho bạn để giao hàng công việc xuất sắc. Công cụ đúng phần mềm quản lý agency phai nhạt vào nền và trao lại cho bạn những giờ bạn đã dành cho bảng tính và cuộc họp báo cáo.

Nếu bạn muốn một hệ thống đối xử người, thời gian, và tiền bạc như một câu chuyện đơn nhất, bắt đầu với Shifton. Đây là con đường ngắn nhất, dễ chịu nhất từ 'quá nhiều thẻ' đến 'chúng ta đã nắm bắt điều này.'