Quản Lý Thời Gian & Chấm Công Thông Minh: Những Điều Nên và Không Nên Bạn Không Thể Bỏ Qua

Doanh nghiệp hiện đại vận hành theo từng phút. Đánh mất chúng, và bạn mất tiền, lòng tin và sự an toàn pháp lý. Hoàn thiện chúng, và bạn đạt được bảng lương sạch hơn, đội ngũ nhân viên hạnh phúc hơn và quyết định dựa trên thực tế - không phải phỏng đoán. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua những việc nên và không nên làm thực tế, công cụ và các bước triển khai để bạn có thể ngừng đấu tranh với bảng tính và bắt đầu vận hành một cách trơn tru.

Tại sao Chấm công Vẫn Quan trọng vào năm 2025

Chi phí lao động là chi phí có thể kiểm soát lớn nhất của bạn. Chấm công chính xác mang lại cho bạn dữ liệu thô để kiểm soát chúng: bạn thấy nơi nào ca làm việc bị trễ, nơi nào thời gian làm thêm giờ tăng đột biến và nơi nào thời gian nhàn rỗi bị ẩn. Nó bảo vệ bạn trong các cuộc kiểm toán, chứng minh sự tuân thủ với luật lao động và xây dựng công bằng vào bảng lương. Nhân viên cũng hưởng lợi: hồ sơ rõ ràng có nghĩa là họ được trả những gì họ đã kiếm được, đúng hạn, không tranh cãi. Tóm lại, khi chấm công chặt chẽ, mọi người đều có lợi.

Mục Đích Thực Sự Của Hồ Sơ Chính Xác

Giờ làm việc không chỉ là mồi nhử cho bảng lương. Chúng là bằng chứng trong các tranh chấp, đầu vào cho kế hoạch năng lực và nguồn gốc cho quyết định giá cả. Khi hồ sơ đầy đủ, xuống đến phút và lý do điều chỉnh, bạn có thể phát hiện ra các mẫu: khởi đầu muộn thường xuyên, dự án luôn bị vượt quá, bộ phận đốt cháy thời gian làm thêm để đạt mục tiêu. Với sự rõ ràng đó, bạn không chỉ "trả lương chính xác cho mọi người"; bạn tối ưu nhân sự, mức dịch vụ và biên lợi nhuận.

Những Điều Nên Làm: Thói Quen Giữ Giờ Làm Trung Thực

Nên chọn một nguồn sự thật duy nhất. Một nền tảng duy nhất loại bỏ hỗn loạn phiên bản. Nếu ba hệ thống lưu trữ giờ làm, tranh cãi là điều chắc chắn.Nên tự động hóa chấm giờ vào ca. Hãy để người dùng bắt đầu và kết thúc các ca làm việc trong ứng dụng, kiosk, hoặc trình duyệt. Tự động hóa giảm lỗi sao chép và tiêu diệt lý do "Tôi quên viết nó xuống".Nên thu thập bối cảnh. Yêu cầu mã công việc, địa điểm, hoặc thẻ tác vụ cùng với giờ làm. Bối cảnh biến thời gian thô thành phân tích chi phí.Nên xem xét theo thời gian thực. Kiểm tra hàng ngày tốt hơn là khám phá vào cuối tháng. Quản lý nên lướt qua bảng điều khiển và sửa lỗi khi kỷ niệm còn mới mẻ.Nên huấn luyện mọi người. Một buổi giới thiệu kéo dài năm phút vào ngày đầu tiên sẽ tiết kiệm hàng giờ sửa lỗi về sau. Viết quy trình vận hành chuẩn ngắn gọn, chia sẻ hình ảnh chụp màn hình và kiểm tra sự hiểu biết.Nên đặt hàng rào địa lý hoặc quy tắc thiết bị nếu cần. Đối với các nhóm đi thực địa, hạn chế nơi mọi người có thể chấm giờ vào ca hoặc thiết bị nào có thể được sử dụng. Điều đó chặn việc đánh dấu chấm giờ không công bằng mà không cần giám sát.Nên cho nhân viên xem dữ liệu của họ. Sự minh bạch xây dựng lòng tin. Nếu mọi người có thể mở ứng dụng và xem giờ làm của họ, họ sẽ chỉ ra sai sót sớm thay vì sau khi bảng lương đóng.Nên giữ thời gian nghỉ, du lịch và đào tạo có trong hồ sơ. Nhiều nơi không coi thời gian không sản xuất là không được trả lương. Theo dõi rõ ràng để biết điều gì cần được bồi hoàn.Nên khóa các giai đoạn. Khi bảng lương cho một tuần được phê duyệt, hãy đóng băng nó. Không gì làm xói mòn sự tự tin nhanh chóng hơn là các chỉnh sửa thầm lặng sau này.

Số liệu Chấm công Bạn Phải Theo dõi

Theo dõi tổng giờ làm việc, giờ làm thêm, chấm công muộn/sớm, giờ nghỉ bị bỏ lỡ, giờ không được phân công (không có mã công việc), sửa thủ công và độ trễ phê duyệt (thời gian từ khi nộp đến khi duyệt). Theo dõi tỷ lệ chỉnh sửa trên mỗi quản lý - quá cao nghĩa là đào tạo kém hoặc lạm dụng. So sánh giờ làm dự kiến với thực tế để phát hiện lệch hệ thống. Theo thời gian, các chỉ số Chấm công này cho thấy hệ thống của bạn có đang siết chặt hay rò rỉ không.

Những Điều Không Nên Làm: Sai lầm Khiến Bạn Mất Tiền

Đừng làm khó. Nếu việc ghi giờ mất hơn một phút, mọi người sẽ giả hoặc quên ghi chép. Thiết kế để chỉ cần hai lần nhấp, không phải mười.Đừng trì hoãn chỉnh sửa bảng lương. Nếu ai đó báo cáo thiếu một giờ, sửa nó trong đợt này. Trì hoãn tạo ra sự bất mãn và nguy cơ pháp lý.Đừng giấu quy tắc. Nếu chính sách bị chôn trong sổ tay không ai đọc, hãy chuẩn bị cho lời bào chữa "Tôi không biết". Tóm tắt quy tắc trên tường, trong ứng dụng và trong chương trình đào tạo.Đừng bỏ qua các chỉnh sửa nhỏ. Một vài 'làm tròn lên' mỗi người sẽ tích lũy. Phân tích mẫu sẽ phát hiện lạm dụng trước khi nó trở thành văn hóa.Đừng mất bảng chấm công. Lưu trữ đám mây với quyền truy cập dựa trên vai trò đánh bại ổ USB và tệp đính kèm email. Sao lưu tự động.Đừng để công việc ngoài giờ trượt. Những ca làm việc thiện nguyện có thể biến thành kiện tụng. Nếu ai đó giúp 'chỉ năm phút', hãy ghi chép nó. Sau đó quyết định trả tiền hay cấm nó - nhưng trước tiên hãy ghi lại.Đừng dựa vào trí nhớ. Tái dựng lại một tuần từ nhật ký trò chuyện là một ác mộng. Nhập liệu theo thời gian thực hoặc không gì cả.Đừng quên nghỉ giải lao. Nhiều luật yêu cầu nghỉ ăn hay không, thời gian cụ thể. Thiếu chúng – hoặc không ghi lại chúng – sẽ tổn thất tiền phạt.Không nên phức tạp hóa việc phê duyệt. Hãy làm cho nhân viên chỉ cần nhấp một lần để nộp và một lần cho quản lý duyệt. Tầng lớp quan liêu tạo ra đường tắt.

Xây dựng Chính sách Rõ ràng Mọi người Có thể Hiểu

Các chính sách thất bại khi chúng đọc như sách giáo khoa pháp lý. Giữ chính sách của bạn trong một trang:

• Ai ghi lại: tất cả nhân viên không miễn trừ, cộng thêm nhân viên miễn trừ khi đi du lịch hoặc đào tạo.
• Cách ghi lại: biểu tượng ứng dụng → 'Bắt đầu ca', thêm mã dự án, 'Kết thúc ca'. Nút nghỉ cho bữa trưa. Yêu cầu chỉnh sửa qua biểu mẫu, không phải DM.
• Hạn chót: nộp trước 10:00 thứ Hai; quản lý duyệt trước trưa.
• Chỉnh sửa: chỉ bảng lương có thể sửa đổi các kỳ đã được duyệt; tất cả các thay đổi đều được ghi lại.
• Cấm làm ngoài giờ: mọi công việc không có ca làm việc được ghi lại bị cấm và sẽ vẫn được trả nếu nó xảy ra.
• Hậu quả: vi phạm lặp lại sẽ kích hoạt huấn luyện, sau đó kỷ luật.

Đăng chính sách này trong khi đào tạo, Slack, và trên bảng thông báo vật lý. Xem xét hàng năm khi luật hoặc quy trình làm việc thay đổi.

Chọn Công cụ Phù hợp: Tại sao Shifton Phù hợp với Công việc

Bạn không cần hai mươi tính năng; bạn cần năm cái đúng làm tốt. Shifton cung cấp cho bạn:

• Chấm công qua di động và web với hạn chế GPS hoặc IP.
• Bảng chấm công kỹ thuật số tự động sẵn sàng để xem xét và xuất.
• Bảng điều khiển theo thời gian thực hiện rõ các bất thường trước ngày trả lương.
• Phê duyệt dựa trên vai trò để giữ chỉnh sửa được kiểm soát và có thể kiểm toán.
• Tích hợp bảng lương để giờ làm chảy thẳng vào hệ thống kế toán của bạn.

Quan trọng nhất, Shifton là nhanh. Nếu nhân viên không thích giao diện, họ sẽ từ chối. Nếu quản lý không phát hiện vấn đề trong vài giây, họ sẽ bỏ qua. Shifton giữ ma sát thấp để tiếp nhận trở nên ổn định.

Kế hoạch Triển khai 30 Ngày

Ngày 1–3: Lên bản đồ quy trình hiện tại của bạn. Giờ làm đến từ đâu? Ai phê duyệt? Sai sót xảy ra bao lâu một lần? Ghi chú các điểm đau.Ngày 4–7: Cấu hình Shifton. Tạo nhóm, vai trò, kỳ trả lương, quy tắc nghỉ và hàng rào địa lý. Nhập danh sách nhân viên.Ngày 8–10: Viết chính sách một trang. Bao gồm hình ảnh chụp màn hình. Dịch nếu cần.Ngày 11–14: Thí điểm với một đội. Thu thập phản hồi. Sửa các nút gây nhầm lẫn hoặc mã bị thiếu.Ngày 15–18: Huấn luyện quản lý. Chỉ cho họ các bảng điều khiển, nhật ký chỉnh sửa và các bước phê duyệt.Ngày 19–22: Huấn luyện tất cả mọi người. Buổi thực hành tại bàn năm phút hoặc một video ngắn.Ngày 23–26: Tiến hành. Chạy tuần đầu tiên hoàn toàn kỹ thuật số. Theo dõi các chỉ số.Ngày 27–30: Xem xét & điều chỉnh. Siết chặt quy tắc, xóa mã không sử dụng và công khai kỷ niệm những thành công nhanh chóng.

Trường hợp Đặc biệt: Đào tạo, Du lịch, Giải lao, Làm việc từ xa

Đào tạo: Nếu sự tham dự là bắt buộc hoặc liên quan công việc, hãy ghi lại và trả tiền. Gắn nhãn là đào tạo để phân tích chi phí.Du lịch: Thời gian đi làm thường không được trả lương; đi giữa các địa điểm công việc trong ngày thường là được trả lương. Ghi lại bắt đầu/kết thúc, số dặm và mục đích.Giải lao: Cung cấp một nút nghỉ. Yêu cầu lựa chọn trả lương/không nếu pháp luật của bạn phân biệt.Làm việc từ xa: Sử dụng quy tắc thiết bị hoặc vị trí nơi có thể, nhưng cân bằng lòng tin với quyền riêng tư. Kỳ vọng rõ ràng về thời gian bắt đầu/kết thúc quan trọng hơn việc giám sát.Thời gian chờ: Xác định điều gì được coi là 'được yêu cầu chờ' so với 'tự do rời đi'. Ghi lại cả hai loại khác nhau để tuân thủ.

Tuân thủ Mà Không Cần Ghi nhớ Luật

Bạn không cần thuộc lòng mọi điều luật. Bạn cần đưa sự tuân thủ vào quy trình:

• Căn chỉnh kỳ trả lương với thời hạn pháp lý cho thanh toán lương.
• Ghi lại các chỉnh sửa: ai đã thay đổi cái gì, khi nào, và tại sao.
• Lưu giữ hồ sơ trong các năm yêu cầu (thường là 2–4; các quy định thuế có thể đòi hỏi thời gian dài hơn).
• Theo dõi trẻ vị thành niên hoặc các ông ty đặc biệt nếu luật giới hạn giờ làm của họ.
• Tài liệu nghỉ giải lao và các biện pháp khắc phục.

Khi không chắc chắn, hãy thanh toán thời gian và sửa chính sách sau. Tiền phạt và lương trả bù nhiều hơn lương đúng đắn.

Câu hỏi Thường gặp

Nếu ai đó quên chấm giờ vào ca thì sao? Yêu cầu một biểu mẫu chỉnh sửa trong ngày với sự phê duyệt của quản lý. Giới hạn bao nhiêu lần trong tháng trước khi huấn luyện có thể bắt đầu.Chúng tôi làm thế nào để ngăn chặn ghi giờ chung? Sử dụng PIN cộng với ảnh, GPS, hoặc liên kết thiết bị. Thông báo kiểm tra bất thường ngẫu nhiên.Chúng tôi có thể làm tròn đến 5 phút gần nhất không? Một số luật cho phép làm tròn tối thiểu nếu nó mang lại lợi ích cho nhân viên tương đối lâu dài. Con đường an toàn hơn: ghi chép từng phút chính xác.Nhân viên lương có cần phải ghi chép không? Nếu họ là người miễn trừ, có thể không hàng ngày, nhưng theo dõi dự án và du lịch giữ dữ liệu chi phí sạch. Nếu họ không miễn trừ, có.Chúng tôi nên giữ hồ sơ trong bao lâu? Tối thiểu hai năm về lương và giờ làm; bốn hoặc nhiều hơn cho thuế ở nhiều nơi. Kiểm tra quy tắc địa phương.Còn về các nhà thầu? Cũng theo dõi giờ làm hoặc sản phẩm của họ. Bạn vẫn cần dữ liệu cho chi phí và thanh toán, dù các quy tắc lương có thể khác biệt.

KPI và Cải tiến Liên tục

Quy trình không được đo lường sẽ suy thoái. Xem xét các chỉ số hàng tháng với quản lý:

• Độ trễ phê duyệt (mục tiêu: dưới 24 giờ)
• Tỷ lệ chỉnh sửa mỗi kỳ
• Tần suất không có mặt so với khởi động muộn
• Thời gian làm thêm giờ dưới % tổng thời gian làm
• Tỷ lệ tuân thủ giờ nghỉ
• Tỷ lệ giờ lên kế hoạch so với thực tế
• Chi phí mỗi giờ lao động mỗi dự án

Đặt mục tiêu hàng quý: "Cắt tỷ lệ chỉnh sửa từ 12% xuống 5%", "Giảm 15% thời gian làm thêm giờ qua xếp lịch thông minh." Liên kết chúng với tiền thưởng hoặc các tiêu chí OKR của nhóm để thành công trong Chấm công quan trọng đối với tất cả mọi người.

Lời Kết

Giờ làm việc chính xác không nhằm mục đích quản lý vi mô - chúng là để vận hành kinh doanh một cách lành mạnh, công bằng và có lợi nhuận. Giữ quy tắc đơn giản, công cụ dễ sử dụng và dữ liệu minh bạch. Hãy làm đúng công việc hàng ngày, tránh các cạm bẫy thường gặp, và để Shifton xử lý công việc nặng để bạn có thể tập trung vào sự phát triển.

Từ Giấy tờ sang Kỹ thuật số: Danh sách Kiểm tra Chuyển đổi

Chuyển từ giấy sang kỹ thuật số nghe có vẻ đáng sợ, nhưng sự đau đớn đến từ kế hoạch kém, chứ không phải từ chính việc chuyển đổi. Một cuộc di chuyển có cấu trúc giữ cho sự nhầm lẫn ở mức thấp. Bắt đầu từ việc thu thập các mẫu bảng chấm công hiện tại, bảng tính và quy tắc. Gắn nhãn what giữ, what đi và what must be translated into system settings. Sau đó làm sạch danh sách nhân viên của bạn: không trùng lặp, tên thống nhất, vai trò chính xác. Tiếp theo, xây dựng một môi trường thử nghiệm tối thiểu: một số ít nhân viên, một vài mã công việc và một kỳ trả lương duy nhất. Chạy một tuần giả. Phát hiện các góc cạnh thô - trường bị thiếu, nhãn gây nhầm lẫn hoặc phê duyệt bị tắc nghẽn. Sửa chữa chúng ngay bây giờ, không phải vào ngày trả lương. Cuối cùng, công bố ngày chuyển đổi, thông tin liên hệ hỗ trợ và đường dẫn thăng tiến để nhân viên biết cách nhận trợ giúp ngay khi có gì đó cảm thấy không ổn. Với cấu trúc đó, việc thu thập giờ làm kỹ thuật số sẽ trở thành bản năng. Trong quá trình chuyển đổi, hãy lặp lại từ mọi người quan tâm: đơn giản. Nếu một trường không thúc đẩy báo cáo, lập hóa đơn hoặc tuân thủ, hãy bỏ nó. Mỗi hộp thừa làm chậm mọi người. Hệ thống kỹ thuật số có thể thu thập dữ liệu không ngừng, nhưng bạn không nên. Thu thập những gì quan trọng và bỏ qua phần còn lại. Kỷ luật này giữ Chấm công gọn nhẹ và bền vững.

Kết Nối Dữ liệu vào Bảng lương và Kế toán

Tích hợp giờ làm việc với bảng lương và kế toán là nơi mà tự động hóa trả công. Xuất CSV và nhập lại số mời lỗi. Thay vào đó, hãy đầu tiên một bản đồ trường - giờ làm việc thường xuyên, làm thêm giờ, giờ nghỉ có trả lương, thời gian không trả lương - và thiết lập cho chúng để tự động đẩy sau khi được duyệt. Chạy một bảng lương song song cho một chu kỳ để xác minh tổng số phù hợp. Nếu không, hãy kiểm tra quy tắc làm tròn, cài đặt múi giờ và kích hoạt làm thêm giờ. Các xuất khẩu và API của Shifton cho phép bạn đồng bộ với hầu hết các nhà cung cấp bảng lương. Sử dụng chúng. Càng ít tay tác động vào dữ liệu của bạn, dữ liệu càng ít có cơ hội thay đổi. Và khi kiểm toán viên hỏi số tiền được tính như thế nào, bạn có thể chỉ vào chuỗi rõ ràng: đấm → phê duyệt → xuất khẩu → phiếu lương. Sự truy nguyên đó là toàn bộ lý do của công việc chấm công có kỷ luật, ngay cả khi không ai nói ra điều đó.

Quyền riêng tư, Bảo mật và Đạo đức

Giờ làm việc là dữ liệu cá nhân. Vị trí thậm chí còn nhạy cảm hơn. Hãy đối xử với chúng bằng sự tôn trọng. Nói với nhân viên chính xác những gì bạn theo dõi, tại sao và bạn giữ nó bao lâu. Cung cấp bảng điều khiển minh bạch để họ thấy cùng những nhật ký bạn thấy. Giới hạn truy cập theo vai trò: quản lý nên chỉ xem đội của họ, bảng lương nên thấy tổng số, IT chỉ nên chạm vào cài đặt. Mã hóa sao lưu và loại bỏ hồ sơ cũ theo pháp luật và chính sách. Đạo đức vượt ra ngoài tuân thủ. Đừng sử dụng bảng chấm công để soi mói các giờ nghỉ vệ sinh hoặc trừng phạt ai đó đã ở lại năm phút muộn để giúp đỡ một khách hàng. Sử dụng dữ liệu để cải thiện kế hoạch nhân sự, không phải để gián điệp. Khi mọi người tin tưởng động cơ của bạn, tỉ lệ tiếp nhận tăng vọt.

Các Kịch bản Thực tế (và Cách Tránh Chúng)

Hãy xem ba kịch bản ngắn minh họa cách các lỗ hổng nhỏ biến thành vấn đề lớn:Kịch bản 1: Người chấm giờ Muộn. Alex luôn đến muộn từ ba đến năm phút khi chấm giờ vào ca, sau đó chỉnh sửa các mục vào thứ Sáu để trông đúng giờ. Không có nhật ký chỉnh sửa, bạn không bao giờ chú ý. Với Shifton, tần suất chỉnh sửa nổi lên trên bảng điều khiển. Bạn dạy bảo Alex, điều chỉnh thời gian bắt đầu ca, và vấn đề chết một cách êm thấm.Kịch bản 2: Ngày Đào tạo Không trả lương. Các kỹ thuật viên của bạn tham gia một buổi an toàn bắt buộc. Không ai ghi chép giờ làm vì "nó không có trong lịch trình." Vài tháng sau, một thanh tra lao động yêu cầu bằng chứng thanh toán. Vì bạn yêu cầu tất cả các sự kiện được ghi lại dưới mã 'Đào tạo', bạn tạo ra hồ sơ ngay lập tức và tránh tiền phạt.Kịch bản 3: Bảng tính Máy Tính Xách Tay bị Mất. Một quản lý giữ bảng chấm công chính trên một thiết bị cá nhân, đã bị đánh cắp. Bây giờ nửa năm hồ sơ đã biến mất. Chấm công đám mây ngăn điều này; mỗi đấm được lưu trữ dư thừa và vĩnh viễn, cứu bạn khỏi hỗn loạn bảng lương.

Vòng Lặp Cải tiến

Chỉ số quan trọng, nhưng hành động còn quan trọng hơn. Lên lịch họp hàng tháng 30 phút với mỗi trưởng phòng. Xem cùng một bảng điều khiển mỗi lần để dễ dàng nhận ra xu hướng. Hỏi: Điều gì đã gây ra giờ làm thêm? Những công việc nào tạo ra thời gian không có lịch rõ? Ở đâu bị trì trệ trong việc phê duyệt? Quyết định thay đổi một điều để thử nghiệm tháng tới — điều chỉnh nhân sự, nhắc nhở chính sách, mẫu lịch trình. Quy trình là Quan sát → Quyết định → Hành động → Đo lường. Qua một năm, những chu kỳ nhỏ này củng cố quy trình quản lý thời gian của bạn cho đến khi nó hoạt động tự động.

Kịch bản Hòa nhập Bạn Có Thể Sao Chép

Dưới đây là một kịch bản ngắn gọn cho người đào tạo hòa nhập hoặc người thuyết minh video của bạn:

1. Mở ứng dụng Shifton. Nhấn Bắt đầu Ca làm việc. Nếu được nhắc, chọn dự án hoặc khách hàng.
2. Ăn trưa? Nhấn Bắt đầu Nghỉ. Khi bạn trở lại, nhấn Kết thúc Nghỉ.
3. Xong việc cho ngày? Nhấn Kết thúc Ca làm việc. Kiểm tra kỹ lại thời gian hiển thị.
4. Cần sửa đổi? Gửi yêu cầu chỉnh sửa trong ứng dụng. Đừng nhắn tin trực tiếp cho quản lý của bạn.
5. Sáng thứ Hai, xác nhận thời gian của tuần trước trong thẻ Lịch Sử Thời Gian của Tôi .

Kịch bản này biến các quy tắc quản lý thời gian trừu tượng thành các hành động cụ thể mà nhân viên mới có thể làm theo mà không cần hỏi một câu hỏi nào.

Thuật Ngữ Mà Mọi Người Nên Chia Sẻ

Danh mục thuật ngữ giúp tránh tranh cãi. Khi bạn định nghĩa các thuật ngữ quan trọng một lần, bạn dừng việc tranh luận lại mỗi khi có ai đó mới tham gia. Dưới đây là vài thuật ngữ bạn nên thiết lập:

• Giờ Làm việc Thường Kỳ: Bất kỳ công việc nằm trong giới hạn đã lên lịch.
• Làm thêm giờ: Giờ vượt quá ngưỡng hàng ngày hoặc hàng tuần được xác định bởi luật hoặc chính sách.
• Nghỉ có lương: Thời gian nghỉ ngắn được tính vào giờ làm việc.
• Nghỉ không lương: Thời gian ăn trưa dài hơn không được tính vào giờ làm việc.
• Chỉnh sửa: Bất kỳ thay đổi thủ công nào đối với lượt chấm công gốc, bao gồm thời gian, mã hoặc địa điểm.
• Phê duyệt: Xác nhận của quản lý rằng một hồ sơ là chính xác và sẵn sàng cho bảng lương.

Thêm những định nghĩa này vào chính sách của bạn để mọi người nói cùng một ngôn ngữ. Sự nhất quán là nền tảng của việc quản lý thời gian đáng tin cậy.

Chứng minh ROI cho Lãnh đạo

Tính toán hoàn vốn đầu tư giữ cho lãnh đạo gắn bó. Đây là công thức đơn giản: ROI = (Lỗi tránh được + giờ quản trị tiết kiệm được + giờ làm thêm giảm đi) − chi phí phần mềm.Giả sử bạn trả lương cho ba quản trị viên mỗi người 10 giờ mỗi tháng để sửa bảng chấm công. Chuyển sang quản lý thời gian tự động giảm xuống còn hai giờ. Với $25/giờ, bạn tiết kiệm $600 mỗi tháng. Nếu làm thêm giờ không cố ý giảm 15 giờ với $35/giờ, đó là thêm $525. Thêm một yêu cầu pháp lý tránh được mỗi năm và con số trở nên vô lý. Trình bày những con số như thế này sau quý đầu tiên với Shifton để đảm bảo sự cam kết lâu dài.

Nhiều Câu Trả Lời Nhanh Hơn

Nếu ai đó quên chấm dứt ca làm việc thì sao? Kết thúc ca làm việc tự động sau một khoảng thời gian đặt trước và thông báo cho cả người lao động và quản lý. Yêu cầu xác nhận sáng hôm sau.Chúng ta xử lý nhân viên lương cố định đôi khi làm công việc theo giờ như thế nào? Tạo mã đặc biệt và yêu cầu họ chỉ đăng nhập những phần công việc đó. Như vậy giữ cho việc kiểm toán sạch sẽ mà không làm ngập hành chính.Chúng ta có thể xóa hồ sơ không? Không bao giờ. Vô hiệu hóa chúng và thêm lý do, nhưng giữ lại dòng. Xóa phá vỡ các dấu vết kiểm toán.Chúng ta nên kiểm tra nhật ký bao lâu một lần? Hàng quý theo đội, cộng thêm một lần kiểm toán toàn công ty hàng năm. Xoay vòng người kiểm toán để không ai tự kiểm tra dấu vết dữ liệu của mình.Thiết bị nào tốt nhất để chấm công tại chỗ? Một máy tính bảng gắn tường rẻ và đáng tin cậy. Chỉ cần khóa nó vào ứng dụng và ghim nó vào mạng ổn định.

Mẫu Chính Sách Một Trang và Bí Kíp Cho Quản Lý

Mẫu viết giúp bạn khởi động nhanh chóng. Sao chép, dán và tinh chỉnh:Mục đích — Quy trình quản lý thời gian của chúng ta tồn tại để đảm bảo mỗi nhân viên được trả lương chính xác, luật lao động được tôn trọng và quản lý có thông tin đáng tin cậy để lập kế hoạch. Quản lý thời gian nhất quán bảo vệ cả công ty và bạn.Phạm vi — Chính sách này áp dụng cho tất cả nhân viên giờ và nhân viên lương khi họ thực hiện các công việc theo giờ, đi công tác, đào tạo hoặc làm thêm. Không ai được miễn quản lý thời gian khi các điều kiện đó áp dụng.Trách nhiệm — Nhân viên phải tự ghi lại thời gian của mình; quản lý xác minh và phê duyệt; bảng lương kiểm toán và xuất khẩu. Ủy quyền quản lý thời gian cho đồng nghiệp bị cấm.Phương pháp — Sử dụng ứng dụng di động hoặc web Shifton cho tất cả các lượt chấm công. Nếu hệ thống bị lỗi, nộp đơn chỉnh sửa quản lý thời gian thủ công trong vòng 24 giờ. Những biểu mẫu thủ công lặp lại sẽ kích hoạt huấn luyện.Độ chính xác — Nhập thời gian trong thời gian thực. Việc dựng lại giờ sau này không được chấp nhận trừ khi có sự cố. Mọi hành vi giả mạo dữ liệu quản lý thời gian đều là vi phạm kỷ luật.Nghỉ giải lao — Bắt đầu và kết thúc tất cả các giờ nghỉ ăn hoặc nghỉ giải lao trong ứng dụng. Nếu bạn bỏ lỡ giờ nghỉ, ghi lại và thông báo cho quản lý của bạn; những giờ nghỉ không có tài liệu tạo ra vấn đề cho bảng lương và tuân thủ.Chỉnh sửa — Chỉ bảng lương mới có thể thay đổi hồ sơ đã phê duyệt. Mọi chỉnh sửa đều được ghi lại. Chỉnh sửa không có ghi chú sẽ bị từ chối. Sự toàn vẹn của quản lý thời gian phụ thuộc vào một dấu vết rõ ràng.Công việc ngoài giờ — Làm việc mà không ghi lại là bị cấm. Nếu bạn thực hiện bất kỳ công việc nào, bạn phải sử dụng hệ thống quản lý thời gian. Công ty sẽ trả tiền cho tất cả công việc mà nó cho phép hoặc chịu đựng, nhưng vi phạm lặp lại sẽ dẫn đến kỷ luật.Lưu giữ — Hồ sơ được lưu trữ tối thiểu bốn năm. Nhật ký quản lý thời gian là bảo mật và chỉ được chia sẻ với những người cần chúng để hoàn thành công việc của họ.Câu hỏi — Chỉ đạo tất cả câu hỏi về chính sách hoặc hệ thống tới bộ phận nhân sự hoặc bảng lương, không phải cho đồng nghiệp ngẫu nhiên, để câu trả lời duy trì sự nhất quán. Nếu bạn cho rằng ứng dụng quản lý thời gian bị sai, hãy báo cáo ngay lập tức. Quản lý nhận được một bí kíp thêm:

• Kiểm tra bảng điều khiển trước trưa hàng ngày. Phát hiện lượt chấm công bị thiếu và nhắc nhở mọi người cùng ngày. Sửa chữa nhanh chóng có nghĩa là số liệu quản lý thời gian sạch hơn vào cuối tuần.
• Phê duyệt hoặc từ chối các nộp trong vòng 24 giờ. Phê duyệt chậm chứ chặn bảng lương. Luồng quản lý thời gian lành mạnh là nơi không có gì đang chờ phê duyệt.
• Theo dõi tỷ lệ chỉnh sửa. Nếu quản lý thời gian của một người cần sửa đổi liên tục, hãy đào tạo họ hoặc đơn giản hóa quy trình làm việc của họ.
• Xuất khẩu đúng lịch. Xuất khẩu muộn phá vỡ niềm tin rằng tiền lương sẽ chính xác. Đối xử với thời hạn quản lý thời gian như các thời hạn thanh toán—không thể thương lượng.

Khi bạn coi mẫu này như một tài liệu sống động và điều chỉnh nó từ dữ liệu thực tế, văn hóa quản lý thời gian của bạn phát triển một cách tự nhiên. Mọi người ngừng coi đó là gánh nặng và bắt đầu coi đó là lưới an toàn. Để củng cố hành vi, thêm vào các phần thưởng nhỏ. Kỷ niệm một quý có 98% nộp quản lý thời gian đúng hạn. Nêu bật những đội không cần chỉnh sửa thủ công. Sự công nhận tốn ít nhưng khiến thói quen trở nên có ý nghĩa. Cuối cùng, hãy nhớ rằng công cụ sẽ không cứu một thói quen bị hỏng. Shifton giảm số lần nhấp chuột và sai sót, nhưng lãnh đạo vẫn phải làm gương cho quản lý thời gian sạch sẽ: quản lý chấm công vào ngày hiện trường, giám đốc điều hành ghi giờ đào tạo, mọi người tuân thủ cùng một quy tắc. Sự nhất quán từ trên xuống củng cố thói quen ở khắp nơi khác.

Danh Sách Kiểm Tra Thứ Sáu của Bảng Lương (và Phá Hủy Các Huyền Thoại)

Mọi người thích danh sách kiểm tra vì chúng giảm căng thẳng trong những ngày căng thẳng. Sử dụng danh sách này vào mỗi thứ Sáu trả lương:

1. Mở bảng điều khiển và lọc theo “Thiếu thời gian kết thúc.” Nhắc nhở những nhân viên đó ngay lập tức.
2. Sắp xếp theo các hồ sơ chưa được phê duyệt. Nhắc nhở quản lý bằng cách gắn thẻ họ trong cuộc trò chuyện nội bộ của bạn, không phải qua email dễ bị lưu.
3. Quét để tìm độ dài ca làm việc bất thường (ít hơn 30 phút hoặc nhiều hơn 16 giờ). Những trường hợp này hầu như luôn là lỗi nhập liệu.
4. Xác minh tuân thủ giờ nghỉ đối với tối thiểu theo luật định. Nếu ai đó bỏ qua, ghi lại lý do và hành động khắc phục.
5. Xuất tệp nháp và kiểm tra ngẫu nhiên tổng số cho một mẫu ngẫu nhiên của mười người. Tìm kiếm các số thập phân có vẻ sai hoặc các hạng mục không cộng lại.
6. Khóa giai đoạn khi bảng lương phê duyệt. Thông báo rằng các thay đổi hồi tố đòi hỏi một yêu cầu chính thức.

Nghi thức này mất 20 phút khi thực hiện. Bỏ qua nó tốn hàng giờ sau này khi email tức giận bắt đầu bay. Hãy kết thúc bằng cách phá vỡ một vài huyền thoại:“Nhóm của tôi nhỏ, vì vậy theo dõi thủ công thì ổn.” Nhóm nhỏ sẽ phát triển. Thói quen hình thành ở mười người sẽ phá vỡ ở hai mươi. Bắt đầu sạch sẽ để bạn không phải xây dựng lại dưới áp lực.“Phần mềm đắt tiền.” So sánh phí đăng ký với một lỗi bảng lương kích hoạt tiền phạt hoặc với giờ lương dùng để sửa bảng tính. Toán học thường ủng hộ tự động hóa.“Nhân viên sẽ ghét bị giám sát.” Họ ghét bị trả lương thấp hoặc được yêu cầu nhớ lại hôm thứ Ba tuần trước hơn nữa. Khi bạn giải thích lợi ích — công bằng và thanh toán nhanh — việc chấp nhận trôi chảy hơn bạn nghĩ.“Chúng tôi sẽ làm sau.” Sau thường nghĩa là khi một cơ quan quản lý đã đặt câu hỏi. Đưa hệ thống vào ngay bây giờ, và bạn sẽ ngủ tốt hơn khi ngày đó đến.

Được rồi, Vậy Bây Giờ Thì Sao?

Sẵn sàng thay thế sự hỗn loạn bằng rõ ràng? Mở Shifton, tạo mẫu ca làm việc đầu tiên của bạn và mời hai người giám sát hôm nay. Chạy một thử nghiệm nhỏ trong ba ngày. Quan sát điều gì hỏng. Sửa chữa nó. Sau đó mở rộng. Động lực của sự hoàn hảo. Bạn không cần một nhóm đặc nhiệm hay một ủy ban sáu tháng. Bạn cần một quyết định và lời mời trên lịch cho sáng mai. Thiết lập, chia sẻ, và tiến về phía trước. Đội của bạn sẽ cảm ơn bạn, bảng lương sẽ nhẹ nhàng hơn, và lãnh đạo cuối cùng sẽ thấy dữ liệu lao động mà họ có thể tin cậy.