Giải Thích Mẫu W-4: Cách Mẫu Đơn Đơn Giản Này Định Hình Tiền Lương Của Bạn

Tại sao biểu mẫu W-4 quan trọng hơn bạn nghĩ

Mỗi ngày trả lương, thuế thu nhập liên bang âm thầm rời khỏi séc của bạn và đi thẳng đến IRS. Biểu mẫu w-4 là tờ hướng dẫn cho nhà tuyển dụng của bạn biết chính xác số tiền cần gửi. Điền đầy đủ và chính xác, bạn có thể giảm bớt hoặc không phải đóng thêm thuế khi mùa thuế tới. Bỏ qua hoặc đoán đại, và bạn có thể đưa cho Uncle Sam một khoản vay không lãi suất hoặc đối mặt với hóa đơn không mong muốn vào tháng Tư.

Khấu trừ chính xác cũng bảo vệ chủ lao động. Trong một cuộc kiểm toán, các biểu mẫu hoàn chỉnh chứng minh rằng thuế lương không được ước tính ngẫu nhiên - chúng được tính toán từ dữ liệu do nhân viên cung cấp. Tóm lại, trang này là cầu nối giữa bức tranh thuế cá nhân của bạn và mỗi séc bạn sẽ nhận.

Khi nào cần nộp hoặc cập nhật W-4

Có nhiều thời điểm trong cuộc sống sẽ thay đổi số thuế bạn nợ. Bạn sẽ muốn nộp một biểu mẫu mới cho công ty nếu bạn bắt đầu công việc mới, kết hôn hoặc ly hôn, có con, làm công việc tự do, hoặc nhận thấy sự thay đổi lớn trong các khoản khấu trừ như lãi vay thế chấp hay quyên góp từ thiện. Không có nút đặt lại hàng năm tự động; tài liệu bạn đã nộp từ ngày đầu tiên vẫn có hiệu lực cho đến khi bạn quyết định có điều gì đó thay đổi.

Ý tưởng cốt lõi đằng sau W-4

Trạng thái khai thuế thiết lập khung thuế cơ bản của bạn. Công việc thứ hai hoặc một người phối ngẫu đang làm việc có thể tăng nhu cầu khấu trừ, và biểu mẫu cung cấp một ô kiểm nhanh để xử lý điều đó. Người phụ thuộc giúp giảm hóa đơn thuế của bạn thông qua các tín dụng, và có không gian để điền thu nhập khác hoặc khoản khấu trừ để bảng tiền lương có thể khấu trừ một cách hiện thực từng kỳ trả. Đối với bất kỳ ai thích nhận hoàn thuế lớn, dòng cuối cùng cho phép bạn yêu cầu giữ lại một khoản tiền bổ sung.

Cách hoàn tất biểu mẫu mà không cần các "bước" số

Bắt đầu với thông tin cá nhân của bạn - tên, số an sinh xã hội, địa chỉ và trạng thái khai thuế. Chỉ định có hơn một công việc trong gia đình bằng cách tích vào ô nhiều công việc hoặc sử dụng công cụ ước tính trực tuyến IRS. Tiếp theo, viết tổng số tín dụng cho trẻ em đạt điều kiện và các người phụ thuộc khác. Nếu bạn có thu nhập tự do, cổ tức hoặc các khoản khấu trừ chi tiết lớn, ghi lại những điều chỉnh đó trong phần quy định. Cuối cùng, ký tên và ghi ngày để bảng tiền lương có thể xem biểu mẫu là chính thức.

Điều chỉnh Khấu trừ Giữa Năm

Tăng lương, thưởng, công việc phụ, học phí đại học, kết hôn, hoặc sinh con mới đều có thể khiến ước tính ban đầu của bạn không còn đúng. Bất cứ khi nào một trong những sự kiện này xảy ra, hãy xem lại bảng tính hoặc công cụ tính trực tuyến và nộp một biểu mẫu mới chỉnh sửa. Bởi vì các hệ thống bảng tiền lương đọc các hướng dẫn của bạn theo chu kỳ trả, các cập nhật sẽ áp dụng ngay vào séc tiếp theo của bạn thay vì chờ đợt đặt lại hàng năm.

Những việc nhà tuyển dụng phải làm với các biểu mẫu đã nộp

Các công ty cần thu thập biểu mẫu hợp lệ trước khi xử lý séc đầu tiên của nhân viên, tính toán khấu trừ từ bảng IRS hiện tại, lưu trữ mỗi tài liệu ít nhất bốn năm sau khi nhân viên rời đi, và áp dụng bất kỳ thay đổi nào không muộn hơn kỳ trả lương đầu tiên kết thúc ba mươi ngày sau khi nhận được. Các hệ thống HR số như Shifton cho phép nhân viên ký điện tử trực tuyến; nền tảng này đóng dấu thời gian mọi phiên bản để dễ dàng chứng minh kiểm toán.

Lỗi thường gặp và cách sửa dễ dàng

Bỏ trống ô nhiều công việc khi thực sự có hai nguồn thu nhập có thể dẫn đến hóa đơn thuế bất ngờ - sử dụng công cụ ước tính của IRS hoặc đơn giản tích vào ô. Quên điền thu nhập tự do tạo ra khấu trừ không đủ; liệt kê nó trong trường "thu nhập khác" sẽ ngăn chặn điều đó. Biểu mẫu không còn sử dụng phụ cấp, vì vậy hãy bỏ qua mọi lời khuyên trước năm 2020 mà vẫn nhắc đến chúng. Và nhớ rằng: một tài liệu không ký chỉ là tờ giấy - không có chữ ký của bạn, bảng tiền lương phải mặc định với mức khấu trừ cao nhất.

Câu trả lời nhanh cho những câu hỏi thường gặp

– Nhân viên chính thức nên xem lại các khoản khấu trừ ít nhất một lần một năm hoặc sau các sự kiện lớn trong đời.
– Các nhà thầu độc lập không điền biểu mẫu này; họ nộp W-9 và tự quản lý thuế ước tính của mình.
– Tuyên bố miễn thuế chỉ khả thi nếu bạn đã nợ không thuế năm ngoái và dự tính tương tự cho năm nay.
– Nếu một nhân viên chưa bao giờ gửi một biểu mẫu, bảng tiền lương phải giả định tình trạng độc thân mà không có điều chỉnh nào, đây là lựa chọn bảo thủ nhất.
– Bạn không cần phải nộp một biểu mẫu mới hoàn toàn mỗi tháng Giêng; cái đã ghi vẫn có hiệu lực cho đến khi bạn cung cấp cập nhật.

Các điểm quan trọng

Một biểu mẫu w-4 hoàn chỉnh đúng cách hướng dẫn số thuế thu nhập liên bang nào rời khỏi từng phiếu lương. Cập nhật kịp thời khi cuộc sống thay đổi giữ cho việc hoàn trả và số dư có thể đoán trước. Chủ lao động cần lưu trữ mọi phiên bản an toàn và hành động trên các chỉnh sửa trong vòng một tháng. Bằng cách coi tài liệu như một công cụ sống động thay vì một công việc một lần, cả nhân viên và doanh nghiệp đều giữ bên đúng của IRS - và không ai gặp bất ngờ khó chịu vào tháng Tư.