Hệ Thống ATS Và CRM: Hướng Dẫn Đơn Giản Cho Việc Tuyển Dụng Thông Minh

Viết bởi

Daria Olieshko

Xuất bản vào

28 Th8 2025

Thời gian đọc

3 - 5 phút đọc

Tuyển dụng chưa bao giờ dễ dàng. Các công ty nhận hàng trăm bản lý lịch cho một tin tuyển dụng duy nhất, nhà tuyển dụng dành hàng giờ để sắp xếp hồ sơ, và ứng viên thường phàn nàn về việc giao tiếp chậm hoặc không rõ ràng. Để khắc phục điều này, các doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng công cụ số để làm cho quá trình tuyển dụng nhanh hơn, dễ dàng hơn, và đáng tin cậy hơn. Hai trong số công cụ quan trọng nhất là các hệ thống ATS và CRM.

Những giải pháp này đang thay đổi cách các công ty tuyển dụng. Chúng giảm công việc thủ công, cải thiện trải nghiệm ứng viên, và cung cấp dữ liệu cho quản lý để đưa ra quyết định thông minh hơn. Nhưng chính xác thì ATS và CRM là gì, chúng khác biệt như thế nào, và tại sao công ty của bạn nên sử dụng chúng? Hãy cùng phân tích một cách đơn giản.

Hệ thống ATS và CRM là gì?

ATS, hay Hệ thống Quản lý Ứng viên, là phần mềm được thiết kế để quản lý đơn xin việc. Thay vì mở từng bản lý lịch và tạo ra các bảng tính vô tận, ATS thu thập tất cả các đơn trên một nơi, lọc ứng viên theo kỹ năng hoặc kinh nghiệm, và thậm chí lên lịch phỏng vấn.

CRM, hay Hệ thống Quản lý Quan hệ Ứng viên, tập trung vào việc giao tiếp. Nó theo dõi các ứng viên, kể cả những người không được tuyển dụng lần đầu tiên, và giúp các nhà tuyển dụng giữ liên lạc. Với CRM, đội HR có thể gửi email theo dõi, nhắc nhở về cơ hội mới, và cập nhật về quá trình tuyển dụng.

Khi được kết hợp, những hệ thống này tạo ra một giải pháp tuyển dụng hoàn chỉnh: ATS xử lý việc tìm kiếm và lọc ứng viên, trong khi CRM đảm bảo giao tiếp liên tục và xây dựng quan hệ.

Tại sao doanh nghiệp cần ATS và CRM

Mỗi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều cần có những người phù hợp để phát triển. Nhưng phương pháp tuyển dụng truyền thống quá chậm đối với thị trường ngày nay. Dưới đây là một số lý do tại sao ATS và CRM quan trọng:

Tiết kiệm thời gian – ATS có thể quét hàng trăm bản lý lịch trong vài giây. CRM có thể gửi tin nhắn cá nhân hóa tự động, giảm bớt công việc thủ công.
Trải nghiệm ứng viên tốt hơn – Ứng viên nhận được phản hồi nhanh hơn, cập nhật rõ ràng, và giao tiếp chuyên nghiệp hơn.
Tuyển dụng dựa trên dữ liệu – ATS cung cấp báo cáo về tốc độ tuyển dụng và nguồn gốc của ứng viên. CRM theo dõi cách ứng viên tương tác với công ty.
Hợp tác – Cả hai hệ thống đều tập trung thông tin, giúp đội ngũ HR làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.
Giảm chi phí – Bằng cách cắt giảm các tác vụ không cần thiết và giảm rủi ro tuyển dụng sai, doanh nghiệp tiết kiệm tiền.

Tại sao ATS và CRM khác biệt nhưng bổ trợ lẫn nhau

Mặc dù chúng làm việc cùng nhau, hệ thống ATS và CRM phục vụ các mục đích khác nhau:

ATS = quy trình – Nó tổ chức và tự động hóa các bước tuyển dụng.
CRM = con người – Nó giúp xây dựng và duy trì quan hệ với ứng viên.

Hãy tưởng tượng ATS như một máy sắp xếp và CRM như một người quản lý giao tiếp. Một cái đảm bảo bạn không bị ngập trong bản lý lịch, trong khi cái kia đảm bảo ứng viên không bị bỏ quên.

Giải thích các tính năng của ATS

ATS đi kèm với các tính năng mạnh mẽ được thiết kế để đơn giản hóa quá trình tuyển dụng:

Kiểm tra lý lịch – Lọc ứng viên theo kỹ năng, kinh nghiệm, hoặc từ khóa.
Phân tích – Hiển thị thời gian tuyển dụng, nguồn tốt nhất của ứng viên, và tỷ lệ thành công.
Lên lịch phỏng vấn – Tự động tìm thời gian phù hợp cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.
Tích hợp – Kết nối với bảng tin việc làm, phần mềm HR, và lịch biểu.
Giao tiếp – Gửi cập nhật tự động đến ứng viên.
Chấm điểm ứng viên – Đánh giá dựa trên mức độ phù hợp của các ứng viên với vai trò.

Với những công cụ này, nhà tuyển dụng có thể tập trung ít hơn vào giấy tờ và nhiều hơn vào con người.

Giải thích các tính năng của CRM

Hệ thống CRM bổ sung yếu tố con người vào quy trình tuyển dụng:

Tự động hóa email – Gửi nhắc nhở, cập nhật việc làm, hay thư cảm ơn.
Phân đoạn – Nhóm ứng viên theo kỹ năng, ngành nghề, hoặc hồ sơ ứng tuyển trước đó.
Gắn thẻ và ghi chú – Giữ hồ sơ được tổ chức và có thể tìm kiếm.
Theo dõi tương tác – Theo dõi ai đã mở email và trả lời.
Hồ sơ ứng viên dài hạn – Lưu trữ thông tin ứng viên cho lần tuyển dụng sau.

Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi ứng viên không được tuyển dụng hôm nay, họ có thể sẽ phù hợp vào ngày mai.

Tại sao ATS và CRM kết hợp là lựa chọn tốt nhất

Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu có nên chọn một hệ thống hoặc cái kia. Thực tế là, việc sử dụng cả hai mạnh mẽ hơn nhiều.

Với ATS, bạn có thể nhanh chóng xử lý luồng đơn xin việc. Với CRM, bạn có thể nuôi dưỡng các mối quan hệ và duy trì hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực. Kết hợp, chúng tạo ra một quy trình suôn sẻ: ứng viên ứng tuyển, ATS lọc, và CRM giữ liên lạc cho đến khi vị trí phù hợp xuất hiện.

Ví dụ, nếu một chuyên gia tiếp thị ứng tuyển nhưng không được chọn, ATS sẽ ghi lại hồ sơ của họ. CRM có thể nhắc họ về một vị trí mới sau này, giữ cho họ quan tâm và gắn kết.

Ví dụ thực tế

Hãy tưởng tượng một công ty bán lẻ cần 200 nhân viên thời vụ. Không có phần mềm, các nhà tuyển dụng phải mất hàng tuần để kiểm tra bản lý lịch và gửi email.

Với ATS, các bản lý lịch được lọc chỉ trong vài phút, và chỉ còn lại các ứng viên đủ tiêu chuẩn. CRM tự động gửi cập nhật, lên lịch phỏng vấn, và giữ thông tin cho ứng viên. Kết quả là, công ty tuyển dụng 200 người chỉ trong vài ngày thay vì tuần, tiết kiệm tiền bạc và giảm stress cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.

Lợi ích cho ứng viên

Những hệ thống này không chỉ hữu ích cho các công ty—chúng cũng cải thiện trải nghiệm cho ứng viên:

Giao tiếp và cập nhật rõ ràng.
Phản hồi nhanh hơn sau khi nộp hồ sơ.
Các cuộc phỏng vấn được tổ chức khoa học hơn và ít thời gian chờ đợi hơn.
Tin nhắn cá nhân mà cảm giác con người, không phải máy móc.
Đánh giá công bằng hơn dựa trên dữ liệu, không chỉ trên quan điểm cá nhân.

Điều này làm cho ứng viên có khả năng cao hơn tái ứng tuyển hoặc giới thiệu công ty của bạn cho người khác.

Lợi ích cho đội ngũ HR

Đối với các nhà quản lý và nhà tuyển dụng HR, ATS và CRM cung cấp:

Ít stress hơn từ công việc giấy tờ.
Hợp tác tốt hơn với các thành viên trong nhóm.
Truy cập nhanh vào lịch sử ứng viên.
Báo cáo hiệu suất rõ ràng hơn.
Danh tiếng mạnh mẽ hơn như một tổ chức chuyên nghiệp và có tổ chức.

Tương lai của ATS và CRM

Công nghệ đang phát triển nhanh chóng. Trong tương lai gần, ATS và CRM sẽ còn thông minh hơn:

Kiểm tra tự động dựa trên AI – Hệ thống sẽ không chỉ kiểm tra bản lý lịch mà còn dự đoán sự thành công của ứng viên.
Chatbot – Ứng viên có thể tương tác với trợ lý tự động để có câu trả lời nhanh hơn.
Phân tích sâu hơn – Báo cáo chi tiết hơn về hiệu suất nhân viên sau khi tuyển dụng.
Tích hợp mạnh hơn – Kết nối ATS và CRM với hệ thống lập lịch, tiền lương, và đào tạo.

Những cải tiến này sẽ làm cho việc tuyển dụng trở nên mượt mà và hiệu quả hơn.

ATS và CRM trong Shifton

Shifton không chỉ là một nền tảng lập lịch làm việc. Bằng cách kết hợp khả năng của ATS và CRM với lập kế hoạch lượt làm, nó cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp HR hoàn chỉnh.

Các nhà tuyển dụng có thể tìm ứng viên với ATS.
CRM đảm bảo họ luôn kết nối với ứng viên.
Công cụ lập lịch của Shifton giúp quá trình nhập môn trở nên dễ dàng hơn.
Tất cả dữ liệu nằm trong một nơi, loại bỏ sự trùng lặp.

Điều này tạo ra một quy trình liền mạch: từ đăng tin tuyển dụng đến ca làm việc đầu tiên, mọi thứ được tự động hóa và hiệu quả.

Kết luận

Tuyển dụng là một trong những thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp hiện đại. Cách cũ—sàng lọc thủ công các bản lý lịch và gửi email—đơn giản là không còn hiệu quả. Đó là lý do tại sao các công ty cần các giải pháp thông minh hơn.

Hệ thống ATS và CRM đơn giản hóa quy trình, cải thiện giao tiếp, và tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Kết hợp, chúng tạo ra công thức chiến thắng cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.

Nếu bạn muốn công ty của mình phát triển và thu hút nhân tài tốt nhất, đã đến lúc cân nhắc cách những hệ thống này, đặc biệt khi tích hợp với các nền tảng như Shifton, có thể chuyển đổi quy trình tuyển dụng của bạn.