Cuộc Họp Scrum: Hướng Dẫn Rõ Ràng Để Tăng Năng Suất Đội Ngũ

Quản lý dự án ngày nay không dễ. Đội ngũ lớn hơn, hạn chót ngắn hơn và khách hàng mong đợi kết quả mà không bị trì hoãn. Đó là lý do tại sao nhiều công ty chuyển sang phương pháp Agile. Một trong những công cụ hiệu quả nhất trong Agile là cuộc họp Scrum. Nó giữ cho đội ngũ được đồng bộ, làm cho giao tiếp rõ ràng và đảm bảo rằng công việc duy trì đúng tiến độ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cuộc họp Scrum là gì, tại sao nó quan trọng, các loại cuộc họp Scrum và cách bạn có thể làm cho chúng thực sự hiệu quả.

Cuộc họp Scrum là gì?

Cuộc họp Scrum là một phiên họp ngắn, có cấu trúc, nơi các thành viên trong đội cập nhật cho nhau về tiến độ, thảo luận các trở ngại và lập kế hoạch cho các bước tiếp theo. Không giống như các cuộc họp truyền thống dài dòng, cuộc họp Scrum được thiết kế để nhanh chóng, tập trung và thực tiễn.

Chúng là một phần cốt lõi của phương pháp luận Agile và được sử dụng bởi các nhà phát triển, quản lý và thậm chí cả các nhóm phi công nghệ thông tin muốn cải thiện luồng dự án.

Các đặc điểm chính của cuộc họp Scrum:

• Ngắn gọn và vào thẳng vấn đề (5-15 phút)

• Mọi người đều đóng góp, không chỉ các quản lý

• Tập trung vào tiến độ, trở ngại và mục tiêu

• Diễn ra thường xuyên, thường là hàng ngày

Tại sao cuộc họp Scrum quan trọng?

Các cuộc họp thường có tiếng xấu. Chúng kéo dài quá lâu, thiếu cấu trúc và để lại người tham gia càng bối rối hơn trước. Cuộc họp Scrum thì khác. Chúng được xây dựng để nhanh chóng và rõ ràng.

Lợi ích bao gồm:

• Giao tiếp tốt hơn trong toàn đội

• Nhận dạng sớm các vấn đề

• Trách nhiệm cao hơn

• Tập trung mạnh mẽ hơn vào ưu tiên

• Ít thời gian lãng phí hơn so với bản cập nhật tình trạng dài dòng

Trong các ngành như công nghệ thông tin, logistics hoặc bán lẻ, một cuộc họp Scrum được điều hành tốt có thể là sự khác biệt giữa việc giữ đúng lịch trình hoặc bỏ lỡ hạn chót.

Các loại cuộc họp Scrum

Lập kế hoạch Sprint

Khi bắt đầu mỗi sprint, đội sẽ tổ chức một phiên lập kế hoạch. Họ đặt ra mục tiêu, giao nhiệm vụ và đảm bảo mọi người hiểu những việc cần làm.

Scrum hàng ngày

Còn được gọi là “stand-up hàng ngày”, đây là cuộc họp Scrum phổ biến nhất. Mỗi thành viên đội trả lời ba câu hỏi:

1. Hôm qua tôi đã hoàn thành gì?

2. Hôm nay tôi sẽ làm gì?

3. Những trở ngại nào đang làm chậm tôi lại?

Đánh giá Sprint

Kết thúc sprint, đội xem xét công việc đã hoàn thành. Các bên liên quan có thể thấy tiến độ và đưa ra phản hồi.

Nhìn lại Sprint

Cuối cùng, đội phản ánh về sprint. Họ hỏi:

• Điều gì đã diễn ra tốt?

• Điều gì không hoạt động?

• Lần tới chúng ta nên cải thiện điều gì?

Điều này giúp đội phát triển mạnh mẽ hơn sau mỗi chu kỳ.

Thực hành tốt nhất cho cuộc họp Scrum hiệu quả

1. Giữ ngắn gọn - giới hạn Scrum hàng ngày trong 15 phút.

2. Giữ tập trung - tránh thảo luận bên ngoài; những điều đó có thể diễn ra sau.

3. Sử dụng công cụ trực quan - bảng công việc hoặc công cụ theo dõi kỹ thuật số giúp giữ mọi thứ rõ ràng.

4. Thực hiện đều đặn - tính nhất quán xây dựng kỷ luật đội.

5. Khuyến khích sự trung thực - các trở ngại nên được chia sẻ công khai, không bị giấu diếm.

Khi được thực hiện đúng, một cuộc họp Scrum không chỉ là thói quen. Đó là một nhịp điệu giữ cho toàn đội đồng bộ.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Ngay cả những đội tốt nhất cũng có thể mắc sai lầm với cuộc họp Scrum. Hãy cảnh giác với những cạm bẫy sau:

• Biến Scrums hàng ngày thành những cuộc tranh luận dài

• Để quản lý chiếm ưu thế trong khi thành viên đội giữ im lặng

• Chỉ tập trung vào công việc thay vì trở ngại và mục tiêu

• Bỏ qua việc nhìn lại và lỡ các cơ hội cải thiện

Bằng cách tránh những điều này, bạn có thể giữ cuộc họp tươi mới và giá trị.

Cuộc họp Scrum ngoài lĩnh vực IT

Mặc dù Scrum ra đời trong phát triển phần mềm, nhưng nay được sử dụng ở khắp mọi nơi:

• Chăm sóc sức khoẻ - các bác sĩ và y tá thống nhất về chăm sóc bệnh nhân.

• Bán lẻ - các quản lý đặt ưu tiên cho nhân viên trước khi mở cửa.

• Logistics - các đội lập kế hoạch giao hàng và giải quyết vấn đề hàng ngày.

• Giáo dục - giáo viên sử dụng Scrum để theo dõi dự án của học sinh.

Phương pháp này hoạt động trong bất kỳ ngành công nghiệp nào mà sự hợp tác và quyết định nhanh chóng là quan trọng.

Câu hỏi thường gặp về cuộc họp Scrum

Hỏi 1: Ai điều hành cuộc họp Scrum?

Người Lãnh đạo Scrum (hoặc Scrum Master) thường điều hành cuộc họp, đảm bảo nó giữ đúng tiến độ.

Hỏi 2: Scrum hàng ngày nên kéo dài bao lâu?

Thời gian lý tưởng là 15 phút. Lâu hơn sẽ mất tập trung.

Hỏi 3: Ai nên tham dự?

Tất cả các thành viên đội đang hoạt động trong sprint. Các bên liên quan có thể tham gia đánh giá, nhưng Scrum hàng ngày là dành riêng cho đội.

Hỏi 4: Cuộc họp Scrum có hoạt động cho các đội làm việc từ xa không?

Có. Nhiều đội thực hiện họp stand-up trực tuyến bằng cách sử dụng tích hợp Zoom hoặc Slack.

Tư duy cuối cùng

Cuộc họp Scrum không phải chỉ về quy tắc. Chúng là về nhịp điệu. Một cuộc kiểm tra nhanh chóng, tập trung mỗi ngày giữ cho dự án sống động và di chuyển. Khi kết hợp với lập kế hoạch sprint, đánh giá và nhìn lại, chúng tạo ra một hệ thống mạnh mẽ để thành công.

Dù bạn quản lý các nhà phát triển, nhân viên hàng không, hay đội bán lẻ, một cuộc họp Scrum có thể làm cho công việc của bạn nhẹ nhàng hơn, đội ngũ mạnh mẽ hơn và hạn chót dễ đạt hơn.