Nangungunang 20 mga kasangkapan sa software para sa pamamahala ng ahensya: mas mabilis na proyekto, mas masayang mga kliyente

Ikinababahala mo ang mga pinakaiba't ibang gawain, iskedyul, badyet, at isang masalimuot na halo ng mga tab. Nais mo ng mas kaunting kalituhan at mas malinaw na pagtingin—nang hindi ginagawa ang iyong koponan na tila mga zombie sa spreadsheet. Dito pumapasok ang agency management software isang hub para magplano ng trabaho, subaybayan ang oras, pamahalaan ang mga mapagkukunan, mag-invoice nang maayos, at panatilihin ang mga kliyente sa loop. Ang gabay na ito ay pinananatiling simple, tinatanggal ang jargon, at ipinapakita sa iyo ang pinakamahusay na mga tool na tumutulong sa mga ahensya na talagang makapagsasakatuparan.

Nasa ibaba ang isang listahan ng tao, direkta sa punto, ng Nangungunang 20 ahensya management software mga opsyon—para kanino ito, saan sila magaling, at ano ang dapat pag-ingatan. Inuna namin ang Shifton unang sinadya: ito ang pinaka praktikal, nakatuon sa tao na paraan upang isabay ang mga tao, oras, at pera kaya't ang iyong ahensya ay maaaring lumago nang walang drama.

TL;DR (i-bookmark ito)

• Kung gusto mo ng isang unitary, human-first operations core na sumasaklaw sa pag-iiskedyul, pagkuha ng oras, mga pag-apruba, at malinis na payroll handoff, simulahin sa Shifton.

• Kung nagbebenta ka ng retainers at kailangan ng visibility sa kita, tingnan ang Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Kung gusto mo ng flexible work OS vibes, tingnan ang Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Kung kailangan mo ng resource planning superpowers, subukan ang Float and Forecast (kapag may Harvest).

Sa buong gabay na ito, gagamitin namin ang pariralang agency management software madalas—dahil iyon talaga ang hinahanap mo: mga tool na nagpapatakbo ng iyong ahensya nang hindi ito isinasadsad.

Ano ang agency management software? (mabilis na kahulugan)

Ang agency management software ay ang iyong control center. Tinutulungan nitong magplano ang mga ahensya sa trabaho, magtalaga ng mga tao, subaybayan ang oras, pamahalaan ang kapasidad, hulaan ang kita, mag-invoice sa mga kliyente, at mag-ulat ng kita—sa isang lugar. Sa halip na magpalipat-lipat sa 10 app, makakakuha ka ng isang pinag-isang source of truth para sa mga proyekto, tao, at pera. Ang magagandang tool ay magaan subalit makapangyarihan, automate ang nakababagot na admin, at gawing visible ang kita nang walang pagkapagod.

Paano namin pinili ang mga nanalo

Sinuri namin ang bawat platform gamit ang mga pamantayan na mahalaga sa mga tunay na koponan:

• Daloy ng proyekto: mula sa brief → plan → deliver → invoice.

• Pagpaplano ng mapagkukunan: kapasidad, kasanayan, availability, at zero overbooking.

• Pagkuha ng oras: mabilis, tumpak, mobile-friendly.

• Pananalapi: mga badyet, mga rate, retainers, invoice, mga margin.

• Pag-uulat: simpleng dashboards + drill-downs na talagang gagamitin mo.

• Pakikipagtulungan: mga komento, mga pag-apruba, visibility ng kliyente (nang walang kaguluhan).

• Mga Integrasyon: sa mga tool tulad ng Slack, Drive, Sheets, accounting, payroll.

• Paggamit: madaling setup, friendly na UI, tamang kurba sa pagkatuto.

• Halaga: pinapalitan ba nito ang tatlong tool, o nagiging ikaapat ito?

Ang resulta? Isang praktikal, walang kalat na listahan ng agency management software na maaari mong pagkatiwalaan.

Ang Nangungunang 20 ahensya management software tools

1) Shifton — Pinakamahusay sa kabuuan para sa human-first operations at scale

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nais ng isang core system para sa mga tao, shift, proyekto, at oras—nang walang pasanin.

Bakit ito namumukod-tangi: Pinagsasama ng Shifton ang smart scheduling, real-time na pagsubaybay ng oras, mga pag-apruba, pagmamay-ari ng gawain, leave/PTO, at payroll handoff—kaya't sa wakas ang iyong operasyon ay gumagalaw sa isang ritmo. Ito ay maraming wika, handang mobile, at binuo para sa mga distributed teams, creative pods, production crews, at field unit. Mas kaunting paglipat ng tab; mas marami ang resulta.

Pangunahing kakayahan:

• Shift at capacity planning gamit ang pag-tugma ng papel at kasanayan.

• Pagsubaybay ng Oras gamit ang activity signals at eksepsiyon.

• Pamamahala ng Gawain at Koponan na may mga checklist at pag-apruba.

• Pamamahala ng Panahon ng Pagliban (bakasyon, sakit, mga holiday) naka-sync sa mga iskedyul.

• Pag-uulat na may variance at cost insights—makita ang pag-burn at pamumuhunan.

• Pamamahala ng Payroll at integrasyon upang isara ang loop.

Saan ito naglalabas ng kahusayan:

• Ang mga cross-functional na ahensya—creative + production + media—ay maaring makipag-coordinate sa isang timeline.

• Ang mga heads-up exceptions (overtime, conflict) ay nagpapanatili sa mga lider na proactive, hindi reactive.

• Ang malinis na pag-export sa accounting/payroll ay nangangahulugang mas kaunting late night.

Potensyal na mga butas:

• Kung kailangan mo lang ng simpleng to-do app, ang Shifton ay mas higit pa sa iyong kailangan.

Pangwakas na hatol: Kung gusto mo agency management software na tinatrato ang mga tao at oras gaya ng first-class na mamamayan—at binabago ang operasyon mula sa “ugh” na magiging “ahh”—ang Shifton ang iyong kilusan.

2) Productive — All-in-one PSA para sa mga ahensyang nakatuon sa kita

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na naka-retainer, nangangailangan ng malalim na margin, at gusto ng visibility ng forecasting.

Bakit ito namumukod-tangi: Pinagsasama ang mga proyekto, badyet, utilization, sales pipeline, at billing—kaya't nakikita ng mga lider ang kita sa real time at namamahala sa kapasidad nang may layunin.

Angkop kung kailangan mo ng: mga rate na nakabase sa papel, forecasting ng kita, at pangkalahatang insights ng kumpanya.

Mga dapat bantayan: ang mayamang feature set ay nangangahulugang dapat kang mamuhunan sa setup.

Gamit na kaso: “Nagbebenta kami ng mga retainer at sinusubaybayan ang profitability lingguhan.” → Ito agency management software ay nagpapanatiling tapat sa mga numero.

3) Scoro — Kontrol mula sa quote hanggang cash na may matibay na pananalapi

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nangangailangan ng mahigpit na kontrol mula sa mga estimate patungo sa pag-iinvoice.

Bakit ito namumukod-tangi: Isang buong daloy ng “quote → plan → deliver → invoice”, na may malubhang pananalapi sa proyekto, pagpaplano ng mapagkukunan, at CRM na isinama.

Angkop: kung nais mong subaybayan ang budget burn at margin nang walang spreadsheet.

Mga dapat bantayan: mas istraktura kaysa sa flexible “task boards.”

Gamit na kaso: Mga multi-service agency na nais agency management software na pinapalitan ang isang stack ng hindi magkaugnay na mga tool.

4) Accelo — Trabaho ng kliyente, retainer, at awtomasyon

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nais ang sales → proyekto → retainer sa isang awtomatikong daloy.

Bakit ito namumukod-tangi: Ginawa para sa trabaho ng kliyente, na may retainers, kapasidad, at automasyon na magkokonekta sa iyong lifecycle.

Angkop: mga service firm na lumalampas sa mga pangunahing PM tool.

Mga dapat bantayan: maaaring magdamdam “PSA-mabigat” para sa napakamaliit na mga koponan.

Gamit na kaso: mga ahensya na naghahanap ng agency management software na nag-aawtomatiko sa admin at nagpapakita ng profitability.

5) Kantata (PS Cloud) — Enterprise-grade PSA para sa pro services

Pinakamahusay para sa: malalaking ahensya o mga nasa Salesforce na nangangailangan ng matatag na pamamahala.

Bakit ito namumukod-tangi: Malalim na pamamahala ng mapagkukunan, forecasting, at kontrol ng proyekto na may ma-mature na mga ulat. Nagpapalathala din ng mga thoughtful na gabay sa opsyon ng ahensya.

Angkop: kumplikadong pagbasa, multi-office resourcing.

Mga dapat bantayan: enterprise setup; planuhin ang iyong rollout.

Gamit na kaso: kapag agency management software dapat matugunan ang mga ulat sa exec-level at pagsang-ayon.

6) Monday.com — Flexible na “work OS” para sa mga kampanya at delivery

Pinakamahusay para sa: mga visual planners na nais ng mga customized board, awtomasyon, at dashboard.

Bakit ito gumagana para sa mga ahensya: mga madaling intake form, daloy ng status, at visibility ng mga koponan sa iba't ibang bahagi.

Mga dapat bantayan: ang lalim ng pananalapi ay nangangailangan ng add-ons/creative setup.

Gamit na kaso: kailangan mo ng accessible agency management software na madaling ma-adopt ng mga koponan.

7) ClickUp — Isang app para palitan ang marami

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na pinagsasama ang produkto, creativity, at operasyon na may intense na dami ng gawain.

Bakit ito gumagana: mga dok, gawain, whiteboards, layunin, automasyon—magaan ngunit malawak.

Mga dapat bantayan: patnubayan ang iyong workspace o maaaring bumaha ito.

Gamit na kaso: gusto mo ng agency management software na flexible at abot-kaya.

8) Asana — Malinis na koordinasyon para sa mga cross-functional na koponan

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nagmamalasakit sa kaliwanagan at mga iskedyul.

Bakit ito gumagana: malinaw na mga gawain, dependensya, workload, at mga view ng portfolio.

Mga dapat bantayan: ang mga pananalapi/panahon ay kinakailangan ng mga integrasyon.

Gamit na kaso: kailangan mo ng agency management software para sa disiplinang paghahatid at mga client-ready na roadmap.

9) Teamwork — Ginawa ng at para sa mga ahensya

Pinakamahusay para sa: mga klasikong workflow ng ahensya na may oras, invoice, at mga permiso ng kliyente.

Bakit ito gumagana: mga template para sa retainers/proyekto, mga control ng view ng kliyente.

Mga dapat bantayan: ang advanced forecasting ay mas magaan kaysa PSA tools.

Gamit na kaso: mga mid-size shop na nais ng praktikal agency management software nang walang enterprise baggage.

10) Wrike — Makapangyarihang orkestrasyon ng trabaho

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na umiibig sa custom workflows at mga pag-apruba.

Bakit ito gumagana: mga blueprint, request form, proofing, at malakas na automation.

Mga dapat bantayan: maaaring magdamdam mabigat; sanayin ang iyong koponan ng mabuti.

Gamit na kaso: gusto mo ng agency management software para sa pagsunod at handoffs.

11) Smartsheet — Spreadsheet-native control

Pinakamahusay para sa: mga koponan na nag-iisip sa grids at nahuhumaling sa mga formula.

Bakit ito gumagana: pamilyar na UI, mga proyekto + kapasidad + dashboard.

Mga dapat bantayan: ang lalim ng pananalapi ay nakadepende kung gaano ka kalaliman sa sheets.

Gamit na kaso: isang sheet-first na pananaw sa agency management software na may grown-up na pamamahala.

12) Notion — Doks, proyekto, at kaalaman sa isang canvas

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na puno ng nilalaman na nangangailangan ng buhay na dok + gawain.

Bakit ito gumagana: mga flexible na database, wiki, at endbes para mula sa brief hanggang sa delivery.

Mga dapat bantayan: ang oras/pananalapi ay nangangailangan ng mga integrasyon.

Gamit na kaso: magaan na agency management software para sa mga pipeline ng nilalaman.

13) Jira Work Management — Kapag nagsanib ang engineering at creative

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nagsanib ng dev at disenyo.

Bakit ito gumagana: workflows, uri ng isyu, roadmap; malakas para sa teknikal na paghahatid.

Mga dapat bantayan: ang mga creative na koponan ay maaaring prefer simpleng UX.

Gamit na kaso: agency management software para sa hybrid dev-creative na mga koponan.

14) Basecamp — Minimalistang project hubs

Pinakamahusay para sa: maliit na studio at pakikipagtulungan ng kliyente.

Bakit ito gumagana: mga mensahe, to-do, file, iskedyul—simple at kalmante.

Mga dapat bantayan: limited na native financials.

Gamit na kaso: walang-kitunguhan agency management software para sa malinaw na komunikasyon.

15) Trello — Kanban-first na koordinasyon

Pinakamahusay para sa: maliliit na koponan at visual na daloy.

Bakit ito gumagana: mga board, listahan, card—mabilis at magiliw.

Mga dapat bantayan: sa pag-scale ng ops nangangahulugan ng maraming power-ups.

Gamit na kaso: panimula agency management software para sa simpleng mga pipeline.

16) Workamajig — Klase ng creative operations

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nais ng traffic, pananalapi, at creative sa ilalim ng isang bubong.

Bakit ito gumagana: pangmatagalang mga feature ng creative ops, proofing, at accounting tie-ins.

Mga dapat bantayan: legacy UX; planuhin ang onboarding.

Gamit na kaso: mga kilalang shop na nangangailangan ng matibay na agency management software.

17) Function Point — Proyekto + pananalapi para sa mga creative shop

Pinakamahusay para sa: mga studio ng disenyo/advertising na may mga pangangailangan sa pagtukoy, oras, at pag-invoice.

Bakit ito gumagana: estimate → deliver → bill loop sa isang lugar.

Mga dapat bantayan: mas kaunti ang mga dashboard frills kaysa sa mas bagong mga tool.

Gamit na kaso: tapat agency management software para sa mga maliit/mid na studio.

18) Float — Kahusayan sa pinagsamang resource planning

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na nabubuhay at namamatay sa kapasidad at availability.

Bakit ito gumagana: drag-and-drop na iskedyul, kasanayan, at time off sa isang mapa.

Mga dapat bantayan: ipares sa isang PM/financial tool.

Gamit na kaso: pampuno sa iyong agency management software para sa kristal na malinaw na resourcing.

19) Harvest + Forecast — Kombinasyon ng oras + pagpaplano

Pinakamahusay para sa: malinis na pagsubaybay sa oras na may magaan na resourcing at pag-invoice.

Bakit ito gumagana: mga mabilisang timesheet, simpleng badyet, contractor-friendly.

Mga dapat bantayan: limitadong lalim ng proyekto/portfolio.

Gamit na kaso: isang modular na paraan upang magdagdag ng agency management software mga mahahalaga.

20) Zoho Projects (at Zoho One) — Murang suite

Pinakamahusay para sa: mga naghahanap ng halaga na gusto ng integrated CRM, mesa, at finance options.

Bakit ito gumagana: mga proyekto kasama ang isang ecosystem (CRM, Books, Desk) sa ilalim ng isang bubong.

Mga dapat bantayan: ilang mga feature ang nararamdaman na basic kumpara sa mga PSA platform.

Gamit na kaso: pang-entrada agency management software na lumalaki kasama ang iyo.

Shifton kumpara sa iba (sa totoong buhay)

• Isang ritmo para sa trabaho at sahod: Pag-iiskedyul at real-time na pagkuha ng oras na umaakyat sa pag-apruba at payroll handoff. Ang mahigpit na loop na iyon ay nangangahulugang mas kaunting mga sandali na "Saan napunta ang oras?".

• Pamamahala na nakabatay sa eksepsiyon: Labis na oras, mga kontrahan, o nawawalang oras ay malalaman bago ito maging apoy.

• Human-friendly UX: Ang mga manager ay nagpaplano, ang mga koponan ay nag-clock in, ang mga lider ay nakakakita ng mga pananaw. Walang drama.

• Tumataas sa iba't ibang format: Mga retainer, fixed fee, production sprints—nag-aangkop ang Shifton.

Kung ang iyong ahensya ay nagnanais agency management software na nagbabawas ng admin habang nadaragdagan ang kontrol, ang Shifton ang pinaka-maikling landas mula sa kaguluhan patungo sa kaliwanagan.

Mabilis na pumili: alin ang lane mo?

• Nagbebenta kami ng retainers & mangangailangan ng kita visibility: Productive, Scoro, Accelo, Kantata.

• Kailangan natin ng flexible “boards + automations”: Monday.com, ClickUp, Asana, Teamwork, Wrike.

• Gusto namin ng resource planning superpowers: Shifton, Float, Forecast.

• Kami ay maliit at gustong panatilihing simple: Basecamp, Trello, Function Point.

• Gusto namin ng murang suite: Zoho Projects (o Zoho One).

• Gusto namin ng human-first ops core: Shifton.

Lahat ng ito ay agency management software sa isang paraan o iba pa—ang tamang pagpili ay nakadepende sa iyong daloy, margin, at kultura.

Paano pumili ng tamang ahensya ng management software

1. I-map ang iyong daloy (pagsusuri → pagtatantya → pagpaplano → paghahatid → pagsingil).

2. Ilahad ang mga kailangang-kailangan (hal., pag-iiskedyul ng mga tao, oras, retainers, purchase orders, mga pag-apruba).

3. Itakda ang mga tuntunin (mga badyet, target na sinisingil, mga inaasahang paggamit).

4. Suriin ang mga integrasyon (Slack, Drive, accounting, payroll).

5. Magpatupad ng pilot sa isang tunay na kliyente sa loob ng 2–4 na linggo.

6. Sukatin ang mga resulta (paghatid sa oras, margin, oras ng administrasyon na natipid).

7. Magpasya sa record—isa agency management software ang dapat na batayan ng katotohanan.

8. Ilunsad nang paunti-unti (Ops muna, saka ang iba pa).

9. Mag-train at mag-template—i-lock ang mga pinakamahusay na kasanayan.

10. Suriing trimestral—linisin ang iyong mga board, alisin ang mga awtomasyon, muling bisitahin ang mga rate.

Tinitiyak ng pamamaraang ito na ang iyong agency management software talagang mananatili—at magbabayad para sa sarili nito.

Mga totoong halimbawa (mabilis na mga sitwasyon)

• Mga sprint ng kampanya gamit ang freelancers: Ina-iskedyul ng Shifton ang disenyo at mga bloke ng kopya, nagtatala ng oras sa aktwal na oras, at nagtutukoy ng mga pagsobra upang ma-reset ng mga PM ang saklaw bago pumaling ang invoice.

• Retainer na may iba-ibang saklaw: Nagsusubaybay ang mga Productive/Scoro model retainers, mga pagkasunog, at mga kapasidad ng forecast upang ang mga AM ay makipag-negosasyon nang maaga.

• Studio na may umuulit na mga trabaho: Ginagawang madali ng Teamwork o Function Point ang template delivery; hinahawakan ng Shifton ang paggamit ng tauhan at mga panganib sa overtime.

• Hybrid na malikhaing + dev: Pamahalaang Trabaho sa Jira + Asana/ClickUp para sa hybrid na daloy; Shifton o Float para sa pagpaplano ng kapasidad.

Sa bawat sitwasyon, ang iyong agency management software dapat lumitaw ang susunod na pinakamahusay na desisyon, hindi pilitin kang maghukay para dito.

FAQs

Q1: Talaga bang kailangan natin ng software sa pamamahala ng ahensya kung gumagamit na tayo ng mga board at spreadsheet?

Oo—kapag lumago na ang bilang ng mga tao, kliyente, o retainers, bumibigay ang mga spreadsheet. Ang agency management software nagbibigay sa iyo ng isang lugar para sa oras, kapasidad, mga badyet, at mga resibo.

Q2: Ano ang minimum na set ng mga tampok upang mabilang bilang software sa pamamahala ng ahensya?

Mga proyekto, pagsubaybay ng oras, pagpaplano ng mga mapagkukunan, at batayang pinansyal (badyet/mga rate). Magdagdag ng pagsingil at pag-uulat para sa isang tunay na agency management software pundasyon.

Q3: Gaano katagal dapat ang pagpapalawak?

Maaari mag-pilot ang isang nakatuon na ahensya agency management software sa 2–4 na linggo, saka sumusukat nang paunti-unti. Mag-train, mag-template, at panatilihing simple sa simula.

Q4: Paano natin makukuha ang pagtanggap ng koponan?

Pumili agency management software ng may mabilis na pagpasok ng oras, malinaw na mga iskedyul, at malinis na mga dashboard. Kung makatipid ito ng oras sa mga tao sa unang araw, susunod ang pagtanggap.

Q5: Puwede ba natin ihalo ang mga tool?

Oo naman. Maraming koponan ang gumagamit ng Shifton para sa mga tao/oras + isang PM tool para sa mga kumperensya. Ang trick: pumili ng isa agency management software bilang ang sistema ng record.

Pamamaraan

Kinumpara namin ang mga platform docs at mga pampublikong pahina ng produkto, nirepaso ang mga tampok na nauugnay sa mga ahensya (retainers, kapasidad, pagsingil), at hinanap ang mga simpleng daloy ng trabaho na nagpapabawas ng admin. Pinangungunahan din namin kung gaano kahusay ang bawat isa agency management software hinahawakan ang tunay na gawaing kliyente: pagbabago ng saklaw, pinaghalong pagsingil, mga distributed na koponan, at mabilisang pag-apruba.

Panghuling kaisipan: pumili ng tool na binibili ang iyong oras pabalik

Sa dulo ng araw, hindi ka binabayaran ng mga kliyente para mapanatili ang mga tool—binabayaran ka nila para maghatid ng mahusay na gawain. Ang tamang agency management software mawala sa likuran at ibinabalik sa iyo ang mga oras na ginugugol mo sa mga spreadsheet at mga pulong sa kalagayan.

Kung gusto mo ng isang sistema na nagtrato sa mga tao, oras, at pera bilang isang solong kwento, magsimula sa Shifton. Ito ang pinakamaikli, pinakamagandang daan mula sa "sobrang daming tab" sa "nakuha na natin ito."