Home

Blog

Pagtagumpayan ang Kakulangan sa Staff: Isang Praktikal na Gabay para sa mga Employer

Pagtagumpayan ang Kakulangan sa Staff: Isang Praktikal na Gabay para sa mga Employer

Kapag may Kakulangan sa Tauhan tumama, nag-iipon ang trabaho at bumababa ang kalidad. Pinapahaba ng mga manager ang mga shift. Nag-aalisan ang mga bagong empleyado. Naghihintay ang mga customer. Ipinapakita ng gabay na ito kung paano gawing matatag ang team nang mabilis at ayusin ang mga ugat na sanhi nang walang mga buzzword. Makikita mo kung ano ang hitsura ng kakulangan sa araw-araw, paano mag-triage sa unang linggo, at paano muling bumuo ng iyong bench sa susunod na 90 araw. Gumagana ang bawat hakbang dito para sa mga airline, retail, logistics, field services, at iba pang mga shift-based na operasyon. Kung saan ito makakatulong, ipinapakita namin kung paano pinapanatiling malinaw ni Shifton ang mga iskedyul, malinis ang data ng oras, at mabilis ang komunikasyon.

Ang nakatagong gastos ng pagtakbo nang kulang

Ang kakulangan sa tauhan ay hindi lamang tungkol sa "kailangan natin ng mas maraming tao." Ang tunay na pinsala ay lumilitaw sa maraming maliliit na pagtagas na nagdadagdag:

Ang mga shift ay magkakapatong habang ang ibang mga linya ay walang tauhan.
Ang overtime ay tahimik na lumalaki dahil walang nakakita sa pattern.
Ang mga bagong empleyado ay umaalis sa loob ng ilang linggo; hindi nila kailanman nadama na sila ay kontrolado.
Ang mga superbisor ay naghahabol ng mga update sa iba't ibang chat at spreadsheet.
Ang payroll ay nagsasara nang huli dahil magulo ang data ng oras.
Nalalaktawan ang mga hakbang sa kaligtasan kapag tumataas ang presyon.
Ang mga pinuno ay gumugugol ng oras sa pagresolba ng problema sa halip na pagbutihin ang proseso.

Isulat ang mga tagas na ito sa isang pahina. Sukatin ito sa loob ng isang buwan. Malalaman mo kung saan dapat umaksyon muna.

Ano ang tunay na kahulugan ng Kakulangan sa Tauhan araw-araw

A Kakulangan sa Tauhan ay isang agwat sa pagitan ng trabahong dapat gawin at mga taong magagawa ito, sa oras at lugar na kinakailangan ito. Hindi lamang ito bilang ng tauhan. Ito ay oras, lokasyon, at kasanayan.

Mga tauhan at shift. Maaaring mayroon kang sapat na tauhan sa kabuuan, ngunit kulang ang lisensyadong tao sa tamang oras.
Mga pangkat sa lupa at serbisyo. Nangunguna ang trabaho sa maiikling bintana ng oras: mga turnaround, mga paghahatid, lunch rush, pagpasok sa klinika, pagtatapos ng araw na pag-pack.
Pagpapanatili at MRO. Nangangailangan ang mga gawain ng mga sertipikadong papel; hindi mo maipasok kung sino-sino na lamang.
Mga multi-site network. Isang tahimik na site ang may ekstrang kapasidad habang ang abala na site ay napapagod.

Karaniwang mga eksena:

Ang mga pagka-antala sa panahon ay nag-iipun-ipon ng mga pagdating sa isang hub. Kailangan mong palawigin ang coverage sa ilang mga pintuan at kuhanin ang mga tao mula sa mga low-priority na linya.
Ang mga reaksyon sa gabi ay pumapasok na may ilang minutong pagitan. Kailangan ng mga pangkat ng malinaw na paglipat upang maiwasan ang dobleng trabaho.
Isang huling minutong tawag na may sakit ang sumisira sa plano. Kailangan mo ng mabilis, patas na paraan para punuan.
Dalawang base ang nagbabahagi ng pool ng mga espesyalista. Isang kagyat na gawain ang nangangailangan ng parehong-araw na transfer.

Lutasin ito gamit ang live na talaan, malinaw na mga tungkulin, at mabilis na komunikasyon—hindi sa mas malakas na paging.

Mga sanhi ng ugat na maaari mong aktwal na impluwensyahan

Hindi mo mababago ang ekonomiya, ngunit maaari mong ayusin ang sistema sa paligid ng trabaho.

Hindi malinaw na mga patakaran sa staffing. Walang nagtatakda ng minimum na cover kada oras o kasanayan.
Mabagal na hiring loop. Ang mga kandidato ay naghihintay ng mga araw para sa mga tugon at umuusad sa ibang lugar.
Mahinang onboarding. Ang mga bagong tao ay nakakasalamuha ng kaguluhan sa unang araw at hindi na bumangon.
Mahinang visibility. Ang mga manager ay nanganghuhula sa demand; hindi nila nakikita ang mga pattern.
Mahigpit na pagpapalit ng shift. Hindi makapagpalit ang mga tao ng shift na walang tatlong pag-aapruba.
Magulo na data. Ang oras, break, at output ay naninirahan sa iba't ibang file.

Tugunan dalawa o tatlo sa mga ito at mabilis mababago ang larawan.

Unang 7 araw: mabilis na triage na gumagana

Kailangan mo ng ginhawa ngayon. Gamitin ang isang-linggong plano na ito upang bawasan ang sakit nang walang malalaking proyekto.

I-freeze ang kinakailangang coverage. I-markahan ang mga oras at istasyon na hindi puwedeng mabigo. Punuan ang mga iyon araw-araw.
Itayo ang malinaw na patakaran sa pagpapalit. Payagan ang isang aprubadong pagpapalit kada tao kada linggo na may pag-apruba ng superbisor sa app.
I-publish ang dalawang-linyang pang-araw-araw na buod. “Kung saan kami kulang” at “Anong ititigil natin ngayon.” Ang maikli ay mas okay kaysa perpekto.
Ilipat ang mga break ng mas maaga. Iwasan ang sabay-sabay na pag-alis ng lahat sa linya.
Magdagdag ng pool na pansamantala para sa isang gawain. Piliin ang pinakasimple, mataas na volume na trabaho at sanayin ang limang tao doon.
Isara ang mga oras kahapon bago mag 10 a.m. Nalalaglag ka ng data ng oras. Maging mahigpit.
Pasalamatan ang team, sa nakasulat na paraan. Banggitin ang tatlong panalo. Kailangang maramdaman ng mga tao na sila'y nakikita.

Kung sinusuportahan ito ng iyong tool, gamitin ang mga open shift upang makuha ng mga boluntaryo ang coverage. Kung hindi, mag-post ng simpleng listahan ng pag-signup at ilipat ito sa Shifton sa ikalawang linggo.

30–90 araw: bumuo ng matatag na makina

Hindi sapat ang maikling pansamantalang ginhawa. Gamitin ang susunod na quarter upang itakda ang isang sistema na pumipigil sa susunod na krisis.

Mga template na tumutugma sa demand. Bumuo ng mga pattern para sa mga peak, night work, at mabagal na oras. Kopyahin ang mga ito linggo-linggo.
I-cross-train ang kahit isang hakbang. Dapat saklawin ng bawat tao ang isang karagdagang papel. I-log ang mga kasanayan sa roster.
Patas na mga patakaran sa iskedyul. I-rotate ang mga weekend, night, at mga high-strain tasks. I-publish ang lohika upang magtiwala ang mga tao dito.
Simple na mga hakbang sa karera. Ipakita kung anong pagsasanay ang nagbibigay ng mas mabuting papel. I-link ang mga hakbang sa maliliit na pagtaas ng sweldo o pagkilala.
Mga exit interview sa loob ng 24 na oras. Alamin ang tunay na mga dahilan kung bakit umalis ang mga tao habang sariwa pa sa alaala.
Hiring pipeline math. Kung kailangan mo ng limang hire kada buwan, magpadala ng sampung alok, hindi lima. Magplano para sa mga pagkakabagsak.
Isang channel para sa mga update. Gamitin ang app para sa lahat ng pagbabago sa iskedyul. Isara ang mga side chat para sa mga shift.

Ang trabahong ito ay nagbabago sa isang marupok na plano na maging matatag na operasyon.

Paano binabawasan ng Shifton ang kaguluhan sa pang-araw-araw na operasyon

Pinapanatili ni Shifton na malinaw ang plano at malinis ang data. Mahalagang iyon kapag nasaid ka na.

Mabilis na simula. I-import ang mga tao mula sa isang file, pangkatin sila ayon sa site, kasanayan, o lisensya, at i-publish ang unang roster sa isang session.
Mga template ng shift at pag-clone. Kopyahin ang mga karaniwang pattern sa ilang segundo—turnarounds, delivery waves, clinic sessions, night clean.
Mga mobile clock-in at kiosk mode. Simpleng PIN o QR. Agad na inaapruba ng mga superbisor ang mga eksepsyon.
Mga geofence/GPS. Kumpirmahin ang presensya sa mga gate, docks, counter, o silid. Bawasan ang mga tawag na “nasaan ka?”
Offline capture. I-record ang mga punch kung saan mahina ang coverage; mag-sync kalaunan.
Mga open shift at alerto. Itulak ang mga pagbabago sa tamang grupo. Punan ang mga puwang nang mabilis.
Nagkonsolidang mga timesheet. I-export ang malinis na CSV/XLS para sa payroll at pagsusuri.
Multilingual screens. Malinaw na mga prompt para sa mga mixed team.

Sa panahon ng Kakulangan sa Tauhankakulangan, mas mahalaga ang kalinawan at bilis. Ibinigay ni Shifton pareho nang walang mahabang rollout.

“Unang prinsipyo” matematika ng staffing (simple at kapaki-pakinabang)

Coverage = demand per hour ÷ output per person. Sukatin nang isang beses; i-update buwanang.
Reserve = 10–20% ng coverage. Gamitin para sa mga break, pagsasanay, at maikling abiso sa pag-alis.
Patakaran sa pagkapagod. Itakda ang stretch days at mahahabang turn. Protektahan ang oras ng pagbawi.
Kapasidad sa pagpapalit. Payagan ang kontroladong pagpapalit upang mapanatiling mataas ang morale nang hindi nasisira ang coverage.

Ang maliliit na pormulang ito ay nagdadala ng kapayapaan sa mga meeting sa pagpaplano.

Komunikasyon na nagpapababa ng stress

Kaya ng mga tao ang mabigat na pagkarga kung may maganda silang impormasyon.

I-publish ang susunod na dalawang linggo, kahit na ina-update mo araw-araw.
I-highlight ang tatlong pinakamasipag na bintana bawat araw.
Magpadala ng isang mensahe sa pagbabago kada tao kada araw—i-grupo ang mga pagbabago, huwag i-spam.
I-pin ang pang-araw-araw na buod sa parehong screen bilang ang roster.
I-close ang loop: “Nagdesisyon kaming X dahil Y; susunod na update sa Z.”

Sinusuportahan ito ni Shifton ng mga broadcast message at shift notes na nabubuhay kasama ang iskedyul.

Mga tool ng manager na maaari mong kopyahin ngayon

Isang minutong script para sa isang magaspang na araw
“Ngayong araw tayo'y kulang sa Gates B1–B4 mula 17:00–19:00. Hihiramin natin ang dalawang tao mula sa belt pagkatapos ng 18:00. Ang mga break ay i-move ng mas maaga. Kung maaari mong i-cover ang dagdag na oras, i-tap ang 'Offer' sa app. Salamat sa pagtutok—sabihin kung ano ang maaari nating alisin upang makatulong.”

Pang-araw-araw na checklist ng roster

Natugunan ang minimum na cover sa bawat istasyon
Staggered, hindi stacked na mga break
Balanse ang tungkulin at kasanayan
Nakatalaga at maaabot ang standby
Mataas na panganib na gawain ay tumutugma sa mga sertipikadong tauhan
Naipadala ang mga export bago mag 10 a.m. kinabukasan

Gamitin ang mga checklist na ito sa papel kung kinakailangan; ilipat ang mga ito sa Shifton bilang mga tala kalaunan.

Bakit ang Shifton ay mas mabilis na sagot sa panahon ng Kakulangan sa Tauhan

Kailangan ng night waves at rush hours ng agarang update. Pinapayagan ng Shifton ang mga superbisor na i-drag ang mga tao sa pagitan ng mga gawain, kopyahin ang isang pattern, at i-push ang mga alert sa isang minuto. Nananatiling nababasa ang roster.

Pinipilit ng mga pagkaantala sa panahon o suplay na mag-reschedule. Ina-update ni Shifton ang mga oras at lokasyon sa mga telepono. Pupunta ang mga tao sa tamang lugar nang walang labis na tawag. Isang Kakulangan sa Tauhan naglalantad ng mahinang komunikasyon; isinara ng Shifton ang puwang na iyon.

Kailangan ng mga multi-site na team ng lokal na pagkontrol na may pandaigdigang pananaw. Ibigay sa mga pinuno ng istasyon ang mga karapatang pamahalaan ang kanilang mga roster habang nasisilayan ng HQ ang coverage at panganib. Walang dagdag na spreadsheet.

Hindi dapat malunod ang mga bagong hire sa unang araw. Imbitahan sa pamamagitan ng link, ipakita ang dalawang screen na kailangan nila, at i-pin ang kanilang mga gawain. Malinaw na mga prompt sa kanilang wika na nagbabawas ng oras ng pagsasanay.

Hindi dapat huminto ang trabaho sa mababang signal. Ina-record ng Shifton ang mga punch offline, pagkatapos ay sine-sync. Iyon ay nagpapanatili ng mapagkakatiwalaang data ng oras kapag kailangan mo ito ng higit.

Maikling case studies

Pang-rehiyong service provider, 120 tauhan
Problema. Ang mga tawag na may sakit at mga spike sa panahon ay nagtutulak ng overtime. Pumapalum nang late ang payroll.
Setup. I-import ang mga empleyado, bumuo ng mga template para sa peak windows, paganahin ang mga open shift, magtakda ng mga geofence sa mga pangunahing site.
Resulta. Napuno ang mga agwat sa coverage ng 30% na mas mabilis. Napalubayan ang overtime. Dumating ang mga export sa oras. Ang Kakulangan sa Tauhan ay lumuwag sa loob ng dalawang linggo.

Turnaround team sa isang abala na hub
Problema. Kailangan ng mabilis na pagpapalit ng late-night banks; nagdulot ng mga miss ang mga tawag at group chats.
Setup. Standby pool na may mga push alert, mga kiosk punch sa mga belt, apruba ng mga superbisor sa mobile.
Resulta. Nangyari ang mga backfill sa mga minuto, hindi sa kalahating oras. Bumaba ang mga hindi nagawang gawain. Nagustuhan ng mga tauhan ang malinaw na plano.

Multi-site na retailer
Problema. Tatlong tindahan ang gumamit ng iba't ibang mga roster. Walang iisang pananaw ang HQ.
Setup. Mga shared template, lokal na permiso, nagkonsolidang mga timesheet.
Resulta. Mas makinis na coverage sa weekend at mas kaunting mga tawag sa huling minuto. Lumuwag ang turnover habang naging predictable ang mga iskedyul.

Limang karaniwang pagkakamali (iwasan ang mga ito)

Pagwawalang-bahala sa offline na trabaho. Ang mga basement, hangar, at back room ay sumisira sa signal. Kung huminto roon ang app, maling pinili ito.
Walang mga tseke ng lokasyon. Kung wala ang mga geofence, nasasayang ang oras sa pagtatanong kung nasaan ang mga tao.
Mabigat na onboarding. Kung tumatagal ng mga linggo ang setup, patuloy na gagamit ng chat ang mga team.
Walang mga tungkulin ng superbisor. Pinapabagal ng central control ang lahat. Bigyan ng kapangyarihan ang lokal na mga lead na may guardrails.
Magulong mga export. Kung nangangailangan ng manu-manung paglilinis ang mga timesheet, nawawala ang mga pagtitipid.

Isang simpleng araw ng pagsubok ang nagpapakita ng mga isyung ito bago ka mag-commit.

FAQ

Maaari ba tayong magpatuloy ng trabaho sa mahinang signal?

Oo. Gumamit ng tool na nagre-record ng mga punch at gawain offline at nagsi-sync kalaunan; pinoprotektahan nito ang data sa panahon ng Kakulangan sa Tauhan.

Gaano katagal tumatagal ang isang pangunahing rollout?

I-import ang mga tauhan, bumuo ng dalawang template, magtakda ng mga geofence, magpadala ng mga imbitasyon. Maraming team ang naglalabas ng live na roster sa parehong araw.

Paano namin pamamahalaan ang mga tungkulin at pag-access?

Mag-assign ng mga pahintulot ng superbisor upang ilipat ang mga tauhan at aprubahan ang oras para sa kanilang lugar. Panatilihin ng HR at finance ang buong visibility.

Papalitan ba ng mga mobile punch ang wall clock?

Madalas oo. Ang tablet kiosk na may PIN o QR ay mabilis at maaasahan, at nagkukumpirma ang mga geofence ng lokasyon.

Maaari ba nating ipalit ang mga shift ng patas?

Oo. Gumamit ng open shift at simpleng patakaran—unang mag-accept ang panalo, na may cap kada linggo at apruba ng superbisor.

Konklusyon

Mangyayari ang pagtakbo nang kulang. Ang mahalaga ay kung gaano ka kabilis makita ang agwat, kung gaano ka malinaw magsalita, at kung gaano kaayos ang mga pagbabago sa iyong iskedyul. Tinulungan ka ni Shifton sa pagpaplano ng coverage, paghawak ng mga pagpapalit, pagkumpirma ng presensya, at pag-export ng malinis na data ng oras nang walang dagdag na pagsisikap. Pinapababa nito ang stress ngayon at ginagawa ang susunod Kakulangan sa Tauhan madali na pamahalaan. Kapag alam ng mga tao kung saan dapat naroroon at ano ang dapat gawin, nararamdaman ng mga customer ang pagkakaiba.

Gumawa ng iyong Shifton account at iiskedyul ang iyong unang pangkat ngayon.