ATS at CRM na mga sistema: Isang Simpleng Gabay para sa Mas Matalinong Pagkuha

Ang pagkuha ng empleyado ay hindi kailanman naging madali. Ang mga kumpanya ay tumatanggap ng daan-daang resume para sa isang trabaho, ang mga recruiter ay gumugugol ng oras sa pag-aayos ng mga aplikasyon, at madalas na nagrereklamo ang mga kandidato tungkol sa mabagal o hindi malinaw na komunikasyon. Upang ayusin ito, ang mga negosyo ay bumabaling sa mga digital na tools na nagpapabilis, nagpapadali, at ginagawang mas mapagkakatiwalaan ang proseso ng pag-hire. Dalawa sa pinakamahalagang tools ay mga sistema ng ATS at CRM.

Ang mga solusyong ito ay nagbabago sa paraan ng pag-hire ng mga kumpanya. Binabawasan nila ang manwal na trabaho, pinapabuti ang karanasan ng kandidato, at nagbibigay sa mga manager ng datos para makagawa ng mas matalinong mga desisyon. Pero ano nga ba ang ATS at CRM, paano sila nagkakaiba, at bakit dapat gamitin ng iyong kumpanya ang mga ito? Talakayin natin ito sa simpleng termino.

Ano Ang ATS at CRM Systems?

Ang ATS, o Applicant Tracking System, ay software na dinisenyo upang pamahalaan ang mga aplikasyon sa trabaho. Sa halip na manu-manong buksan ang bawat resume at lumikha ng walang katapusang spreadsheets, ang ATS ay nag-iipon ng lahat ng aplikasyon sa isang lugar, nagpi-filter ng mga kandidato ayon sa kasanayan o karanasan, at maging ang pag-schedule ng mga interbyu.

Ang CRM, o Candidate Relationship Management system, ay nakatuon sa komunikasyon. Pinapanatili nitong naitala ang mga kandidato, kahit pa ang mga hindi na-tanggap sa unang beses, at nakatutulong sa mga recruiter na manatiling nakikipag-ugnayan. Sa pamamamagitan ng CRM, ang HR teams ay maaaring magpadala ng follow-up emails, mga paalala tungkol sa mga bagong oportunidad, at mga update tungkol sa proseso ng pag-hire.

Kapag pinagsama, ang mga sistemang ito ay lumilikha ng kumpletong solusyon sa pag-hire: ATS ang humahawak sa proseso ng paghahanap at pag-filter ng mga kandidato, habang ang CRM ang nagtitiyak ng patuloy na komunikasyon at pagbuo ng relasyon.

Bakit Kailangan ng Mga Negosyo ang ATS at CRM

Bawat negosyo, gaano man kalaki o kaliit, ay nangangailangan ng tamang mga tao para lumago. Pero ang tradisyunal na mga pamamaraan ng pag-hire ay masyadong mabagal para sa pamilihan ngayon. Narito ang ilang dahilan kung bakit mahalaga ang ATS at CRM:

1. Pagtipid ng oras – Maaaring i-scan ng isang ATS ang daan-daang resume sa ilang segundo. Ang CRM ay maaaring magpadala ng personalized na mensahe nang awtomatiko, na nagbabawas ng manwal na trabaho.

2. Mas mabuting karanasan ng kandidato – Ang mga aplikante ay nakakakuha ng mas mabilis na tugon, malinaw na mga update, at mas propesyonal na komunikasyon.

3. Pag-hire na batay sa datos – Ang ATS ay nagbibigay ng mga ulat ukol sa bilis ng pag-hire at mga pinagmulan ng mga kandidato. Ang CRM ay nagta-track kung paano nakikipag-ugnayan ang mga aplikante sa iyong kumpanya.

4. Pakikipagtulungan – Parehong sistema ay nagse-centralize ng impormasyon, na nagpapadali sa HR teams na magtrabaho nang magkasama.

5. Mas mababang gastos – Sa pamamagitan ng pagpuputol ng mga walang saysay na gawain at pagbabawas ng panganib ng masamang pagkuha, ang mga negosyo ay nakakatipid ng pera.

Bakit Magkaiba Pero Nagpupunan ang ATS at CRM

Kahit na sila ay magkasama nagtatrabaho, ang ATS at CRM systems ay naglilingkod sa magkaibang layunin:

• ATS = proseso – Inaayos at inaautomatize nito ang mga hakbang ng pag-recruit.

• CRM = mga tao – Tumutulong ito sa pagbuo at pagpapanatili ng ugnayan sa mga kandidato.

Isipin ang ATS bilang isang sorting machine at CRM bilang isang communication manager. Isa ang nagsisigurado na hindi ka malulunod sa resumes, habang ang isa nama’y nagsisigurong hindi mapapabayaan ang mga kandidato.

Ipinaliwanag ang Mga Feature ng ATS

Ang ATS ay mayroong malalakas na feature na dinisenyo upang gawing simple ang proseso ng pag-hire:

• Pag-screen ng resume – Nagpi-filter ng mga kandidato ayon sa kasanayan, karanasan, o keywords.

• Analytics – Ipinapakita ang oras para makapag-hire, mga pinakamainam na pinagmumulan ng mga kandidato, at mga antas ng tagumpay.

• Pag-schedule ng interbyu – Awtomatikong naghahanap ng angkop na mga oras para sa recruiter at kandidato.

• Integrasyon – Kumukonekta sa mga job board, HR software, at kalendaryo.

• Komunikasyon – Nagpapadala ng awtomatikong mga update sa mga aplikante.

• Pagbibigay ng score sa kandidato – Nag-a-assign ng ratings batay sa kung gaano kahusay ang pag-angkop ng mga aplikante sa role.

Sa mga tool na ito, ang mga recruiter ay maaaring mag-pokus ng mas kaunti sa paperwork at mas malaki sa mga tao.

Ipinaliwanag ang Mga Feature ng CRM

Ang CRM system ay nagdadala ng human side sa recruiting:

• Awtomasyon ng email – Nagpapadala ng mga paalala, job updates, o thank-you notes.

• Segmentation – Naggrugrupo ng mga kandidato ayon sa kasanayan, industriya, o mga naunang aplikasyon.

• Pag-tatag at mga tala – Pinapanatiling organisado at masusuri ang mga profile.

• Pag-track ng engagement – Minomonitor kung sino ang nagbukas ng mga email at tumugon.

• Pangmatagalang pools – Nagtatabi ng impormasyon ng kandidato para sa hinaharap na pag-hire.

Tinitiyak nito na kahit na ang isang kandidato ay hindi ma-hired ngayon, maaari silang maging mahusay na tugma bukas.

Bakit Pinakamainam na Pagsamahin ang ATS at CRM

Maraming negosyo ang nagtataka kung dapat pumili ng isang sistema o ang isa pa. Ang katotohanan ay, ang paggamit ng parehong sistema ay mas may kapangyarihan.

Sa ATS, mabilis mong mahahawakan ang daloy ng mga aplikasyon. Sa CRM, maaari mong panatilihin ang relasyon at mapanatili ang positibong employer brand. Sama-sama, lumilikha sila ng makinis na pipeline: nag-aapply ang mga kandidato, ATS ang nagfi-filter, at ang CRM ay pinapanatili ang buhay na komunikasyon hanggang lumitaw ang tamang posisyon.

Halimbawa, kung ang isang marketing specialist ay magapply pero hindi napili, ang ATS ay magre-record ng kanilang profile. Ang CRM ay maaring paalalahanan sila ng isang bagong pagbubukas, pinananatili silang interesado at engaged.

Tunay na Halimbawa sa Mundo

Isipin natin ang isang retail na kumpanya na nangangailangan ng 200 seasonal empleyado. Kung walang software, ang mga recruiter ay gumugugol ng mga linggo sa pagsusuri ng mga resume at pagpapadala ng mga email.

Sa ATS, ang mga resume ay nafifilter sa loob ng ilang minuto, at tanging mga kwalipikadong kandidato ang natitira. Ang CRM ay awtomatikong nagpapadala ng mga update, nag-schedule ng mga interbyu, at pinananatiling informadong ang mga kandidato. Bilang resulta, ang kumpanya ay nakakakuha ng 200 tao sa loob ng ilang araw sa halip na linggo, nakakatipid ng pera at nababawasan ang stress para sa parehong recruiters at aplikante.

Ang Mga Benepisyo para sa Mga Kandidato

Ang mga systemang ito ay hindi lamang kapaki-pakinabang para sa mga kumpanya—pinapabuti rin nila ang karanasan para sa mga aplikante:

• Malinaw na komunikasyon at mga update.

• Mas mabilis na tugon pagkatapos ng pagsusumite ng resume.

• Mas organisadong mga interbyu na may mas kaunting naghihintay.

• Mga personal na mensahe na pakiramdam ay human, hindi robotic.

• Mas patas na pagsusuri batay sa datos, hindi lamang personal na opinyon.

Gumagawa ito ng mga kandidato na mas malamang na mag-reapply o irekomenda ang iyong kumpanya sa iba.

Ang Mga Benepisyo para sa Mga HR Teams

Para sa mga HR manager at recruiter, ang ATS at CRM ay nagbibigay:

• Mas kaunting stress mula sa paperwork.

• Mas mabuting pakikipagtulungan sa mga kasamahan.

• Mabilis na pag-access sa kasaysayan ng kandidato.

• Mas malinaw na mga ulat sa pagganap.

• Mas matibay na reputasyon bilang propesyonal at organisado.

Ang Kinabukasan ng ATS at CRM

Mabilis ang pag-usad ng teknolohiya. Sa malapit na hinaharap, ang ATS at CRM ay magiging mas matalino:

• AI-driven screening – Ang mga sistema ay hindi lamang tse-check ng mga resume kundi mag-koprogno rin ng tagumpay ng kandidato.

• Mga chatbots – Ang mga kandidato ay maaaring makipag-ugnayan sa mga automated na assistants para sa mas mabilis na sagot.

• Mas malalim na analytics – Mas detalyadong mga ulat tungkol sa pagganap ng empleyado pagkatapos ng pag-hire.

• Mas matibay na integrasyon – Pagkonekta ng ATS at CRM sa mga sistema ng pag-schedule, payroll, at training.

Ang mga pagpapabuting ito ay gagawing mas makinis at mas epektibo ang pag-hire.

ATS at CRM sa Shifton

Ang Shifton ay higit pa sa isang workforce scheduling platform. Sa pamamagitan ng pagsasama ng ATS at CRM capabilities sa plano ng shift, nagbibigay ito sa mga negosyo ng isang kumpletong solusyon sa HR.

• Ang mga recruiter ay makakahanap ng mga kandidato gamit ang ATS.

• Tinitiyak ng CRM na manatili silang konektado sa mga aplikante.

• Ang mga tool sa pag-schedule ng Shifton ay nagpapadali ng onboarding.

• Ang lahat ng datos ay nananatili sa isang lugar, na nag-aalis ng duplikasyon.

Lumilikha ito ng seamless na proseso: mula sa job posting hanggang sa unang shift ng trabaho, lahat ay awtomatiko at epektibo.

Konklusyon

Ang pagkuha ay isa sa pinakamalalaking hamon para sa mga modernong negosyo. Ang lumang paraan—manwal na pag-aayos ng mga resume at pagpapadala ng mga email—ay hindi na gumagana. Iyon ang dahilan kung bakit ang mga kumpanya ay nangangailangan ng mas matalinong mga solusyon.

Ang ATS at CRM systems ay nagpapasimple ng proseso, nagpapabuti ng komunikasyon, at nakakatipid ng oras at pera. Sama-sama, lumilikha sila ng winning formula para sa parehong recruiters at kandidato.

Kung nais mong lumago ang iyong kumpanya at makahikayat ng pinakamahusay na talento, oras na upang isaalang-alang kung paano maaaring baguhin ng mga sistemang ito, lalo na kapag isinama sa mga platform tulad ng Shifton, ang iyong proseso ng pag-hire.