Kaj je skladnost s HIPAA

Čeprav je fizični svet te informacije posredoval tistim, ki so skrbeli za zdravje, v našem sodobnem obdobju — vse digitalne podatke o vas lahko shranijo v bazo podatkov nekje na drugi strani planeta — morajo obstajati nekateri standardi, po katerih se lahko PHI premika elektronsko, da zaščiti osebno zasebnost in zagotovi varnost.Zakon o interoperabilnosti in odgovornosti glede zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) je bil ustanovljen, da zagotovi zaupnost zdravstvenih podatkov ter smernice za ustanove o etičnem ravnanju s podatki. Skladnost s HIPAA ne le varuje zaupnost medicinskih zapisov, ampak tudi vzbuja zaupanje v mislih pacientov in skrbnikov.V tem članku so opisane podrobnosti skladnosti z zakonodajo HIPAA, vključno s tem, kako je definirana, kaj vključuje, ter različni zakoni in predpisi, ki jo nadzorujejo. Ta dokument definira »zavarovane zdravstvene informacije«, določa, kdo mora upoštevati predpise HIPAA, in navaja ključne sestavine aktivnega procesa izvajanja korporativne politike. Organizacije lahko izboljšajo zaščito, preprečijo morebitne kršitve in zagotovijo odgovornost v spreminjajočem se regulativnem okolju z razumevanjem podrobnosti skladnosti s HIPAA.

Definicija skladnosti s HIPAA

Osnovno, definicija skladnosti s HIPAA zahteva vzpostavitev serije tehnoloških ukrepov in fizičnih previdnosti za zaščito PHI pred kršitvami in neželenim dostopom. To vključuje vse od uporabe varnih računalniških sistemov za shranjevanje in prenašanje zdravstvenih podatkov do izobraževanja zaposlenih o praksah zasebnosti podatkov. Ustanovitev jasnih pravil in postopkov, ki določajo, kako naj podjetja reagirajo na kakršne koli kršitve podatkov in zaščito pacientovih pravic, je še en vidik skladnosti.

Zakaj je skladnost s HIPAA pomembna

Skladnost s HIPAA preprečuje neprimerno uporabo, razkritje ali pridobivanje pacientovih podatkov in drugih informacij v zvezi z zdravstveno oskrbo. HIPAA zagotavlja, da so PHI varni in zaščiteni, vzdržuje pacientovo zaupanje in je pravno skladno. Nadalje, skladnost pomaga podjetjem izogniti se kaznim ali upravnim posledicam in izgubi ugleda v zvezi s kršitvami HIPAA. Skladnost s predpisi HIPAA kaže na zavezanost ohranjanju temeljne ravni zasebnosti pacientov, kar je ključni dejavnik pri zagotavljanju zdravstvene oskrbe.Poleg etičnega vidika zakonodaja zahteva skladnost z HIPAA. Neskladnost lahko povzroči hude kazni, pravne ukrepe in izgubo licenc podjetja. Čeprav so kršitve podatkov vse pogostejše, je močna kultura skladnosti edini način, da se zagotovi skladnost s HIPAA.

Kaj so zavarovane zdravstvene informacije

Vsaka informacija v zdravstvenem zapisu, ki se lahko uporabi za identifikacijo določene osebe in je bila razvita, uporabljena ali razkrita med zdravstvenimi storitvami, kot so diagnoza ali zdravljenje, se drugače obravnava kot zaupni pacientovi podatki.PHI vključuje različne identifikatorje, ki povezujejo zdravstvene podatke, vključno z elektronskimi in fizičnimi zapisi, s specifičnimi osebami. Da bi zaščitili integriteto in zaupnost pacientovih podatkov, pravila HIPAA o PHI zahtevajo strogo kontrolo nad ravnanjem s PHI.

Identifikatorji PHI

Zavarovane zdravstvene informacije (PHI) vključujejo širok spekter identifikacijskih številk, ki se lahko uporabljajo za določanje identitete posameznika, neposredno ali posredno. Zdravstvene organizacije morajo biti jasne glede tega, kaj šteje za PHI, da so skladne z zakonodajo HIPAA.Informacije o posameznikovem preteklem, sedanjem ali potencialnem fizičnem ali duševnem zdravju, opravljene medicinske storitve ali obračunavanje za iste koristi, povezane z delavcem, se štejejo za PHI. Spodnji identifikatorji so tisti, ki jih določa HIPAA:

• Imena;
• Geografske lokacije, manjše od države;
• Datumi (rojstvo, smrt, sprejem);
• Telefonske številke;
• Elektronski naslovi;
• Številke zdravstvenih kartotek;
• Podrobnosti zavarovalnih računov;
• Kakršna koli druga edinstvena koda ali značilnost.

Ponudniki skladnosti s HIPAA v zdravstvu in sorodne entitete morajo znati prepoznati te identitete. Organizacije lahko z ustreznim upravljanjem in zaščito PHI zmanjšajo tveganje kršitev podatkov in ostanejo skladne s pravili HIPAA. Učinkovite prakse administracije podatkov so ključne, saj lahko neuspeh pri ohranjanju teh identifikatorjev privede do visokih kazni in upada zaupanja pacientov.

Kdo mora biti skladni s HIPAA

Vsako podjetje ali zasebni državljan, ki obravnava ali ima dostop do vaših zaščitenih zdravstvenih informacij (PHI), mora upoštevati HIPAA. Obstajata dve splošni klasifikaciji: »Poslovni partnerji« in »Pokrite entitete«.Za zaščito študentskih zapisov v celotnem zdravstvenem ekosistemu je ključno določiti vrste poslov, ki spadajo pod regulativni dežnik HIPAA. HIPAA predpisi o zasebnosti in HIPAA predpisi o varnosti zahtevajo, da vse organizacije v teh kategorijah upoštevajo pravila za zaščito zasebnosti, integritete in zaupnosti zaščitenih zdravstvenih podatkov.

Pokrite entitete

Pokrita entiteta je ponudnik neposrednih zdravstvenih storitev, kot so klinike, bolnišnice, zdravniške pisarne, maloprodajne lekarne in zdravstveni načrti. Da bi zagotovili varnost informacij svojih strank, sledijo Pravilniku o skladnosti s HIPAA.Te organizacije morajo imeti politike za ustrezno shranjevanje in zaščito podatkov ter so primarno odgovorne za pridobitev pacientovega soglasja pred deljenjem PHI. Te organizacije morajo upoštevati Smernice za skladnost s HIPAA.

Poslovni partnerji

Pogosto imenovan poslovni partner, poslovni osebek je stranka, ki nudi zdravstvene storitve, kot so IT, analiza podatkov in obračunavanje, zdravstvenemu ponudniku. Pokriti zdravstveni ponudnik mora upoštevati HIPAA, saj lahko ima osebne podatke pacienta.Poslovni partnerji morajo podpisati pogodbe, ki zahtevajo enako stopnjo varnosti podatkov in skladnost kot pokrite organizacije. Ker lahko kršitev s strani poslovnega partnerja še vedno povzroči kazni za pokrito podjetje, je pomembno, da se upošteva ta razširjena mreža partnerjev.

Katera so pravila in predpisi HIPAA

Pravilo o zasebnosti HIPAA je niz določb, ki pokriva posebna področja zasebnosti in varnostnih vidikov; trije glavni predpisi so Pravilo o obveščanju o kršitvah, Pravilo o varnosti HIPAA in Pravilo o zasebnosti HIPAA.Ta pravila zagotavljajo, da podjetja uporabljajo strogo zaščito podatkov za zaščito PHI pred nevarnostmi, nelegalnim dostopom in zlorabo. Predpisi dajejo enoten okvir, ki določa postopke za ravnanje z varnostnimi dogodki in kako naj zdravstvene organizacije ščitijo podatke pacientov.

Pravila o zasebnosti in varnosti HIPAA

Temelj zakonodaje HIPAA so pravila o zasebnosti in varnosti podatkov HIPAA, ki so zasnovana za pomoč pri zagotavljanju obstanka, pravilnosti, enostavnosti uporabe in zasebnosti posamezno pripisanih podatkov zdravja (PHI).Pravila o zasebnosti HIPAA so ključni del vsake zdravstvene organizacije in delujejo skupaj, da zagotavljajo, da podjetja in njihovi poslovni partnerji upoštevajo najboljše prakse za zasebnost, zaupnost in informacijsko varnost v industriji. Skladnost s temi pravili ne le preprečuje kazni, ampak tudi ustvarja zaupanje pri pacientih, saj jih pomirja, da se njihovo PHI pravilno obravnava.

Pravilo o zasebnosti HIPAA

Pravilo o zasebnosti HIPAA vzpostavlja nacionalna pravila za zaščito zasebnosti elektronskih zdravstvenih evidenc in drugih osebno prepoznavnih zdravstvenih informacij. Pravilo o zasebnosti omejuje uporabo in razkrivanje PHI brez pacientovega soglasja. Pacienti imajo več drugih pravic spoštovati osebno življenje in zasebnost glede svojih posameznih zdravstvenih podatkov, vključno z možnostjo, da jih spremenijo, prejmejo kopije evidenc ter razumejo uporabo in izmenjavo svojih osebnih informacij.

Pravilo o varnosti HIPAA

Pravilo o varnosti HIPAA, ki obravnava določbe za ohranitev dostopnosti varnih in zaščitenih območij elektronskega PHI (ePHI), dopolnjuje Pravilo o zasebnosti. Pravilo zahteva uporabo ustreznih upravljavskih, tehnoloških in fizičnih ukrepov, da se prepreči izpostavljenost potencialnim tveganjem in ranljivostim. Ključ do uspeha praks skladnosti s HIPAA je upoštevanje standardov Pravila o varnosti HIPAA. Omejen dostop, pogosti pregledi podatkov in šifriranje so med preventivnimi ukrepi.

Analiza skladnosti s HIPAA

Identifikacija tveganj za zaščito medicinskih informacij in zagotovitev ustreznih zaščitnih ukrepov sta potrebna za revizijo skladnosti s HIPAA. Da bi ostale v pravno veljavni z zadnjimi zakoni in zahtevami HIPAA, morajo organizacije redno pregledovati svoje sisteme, politike in prakse. Poleg tega analitika zagotavlja, da zdravstveni delavec ostane nadzorljiv in pomaga določiti področja, ki potrebujejo izboljšave.

Sedem elementov učinkovite skladnosti

Tih sedem bistvenih komponent sestavlja uspešen program skladnosti s HIPAA:

• Izvajanje navedenih pravil in postopkov: Osebje je treba voditi skozi jasno in jedrnato predstavitev za zaščito zasebnosti podatkov;
• Vzpostavitev uradnika za skladnost in komisije: Vse povezane storitve za skladnost upravlja specializirana ekipa;
• Učinkovito izobraževanje in usposabljanje: Delavci morajo razumeti in znati uporabiti zahteve za skladnost s HIPAA;
• Vzpostavitev učinkovitih poti komunikacije: Preglednost je odvisna od imeti odprte poti za poročanje o težavah;
• Izvajanje internega nadzora in revizij: Pogoste revizije pomagajo pri lociranju in odpravljanju pomanjkljivosti;
• Uporaba široko razširjenih disciplinskih postopkov za uveljavljanje standardov: Za učinkovitost skladnosti je potrebna odgovornost.

Reševanje kršitev takoj, ko so odkrite, ter sprejemanje korektivnih ukrepov zmanjšuje možnost resnejših kršitev.Poleg tega vzpostavitev učinkovitih komunikacijskih poti spodbuja transparentno kulturo z omogočanjem zaposlenim, da izrazijo skrbi brez strahu pred povračilni ukrepi. Nenazadnje, izvajanje standardov s široko razširjenimi disciplinskimi postopki poudarja pomen skladnosti v celotnem podjetju.Pokažite svojo zavezanost služenju integritete podatkov pacientov z hitrim reševanjem prijavljenih kršitev, kar sčasoma gradi zaupanje in zaupanje v zdravstveni skupnosti.

Fizične in tehnične zaščite, politike in skladnost s HIPAA

Zdravstvene organizacije morajo uvesti temeljite ukrepe, ki ohranjajo dostop do podatkov, zaščito, zasebnost in varnost zaščitenih zdravstvenih informacij (PHI), da izpolnjujejo zahteve HIPAA. Te zaščite spadajo v tri kategorije: upravne, tehnološke in fizične.Medtem ko pravila in postopki ponujajo temelj za vzdrževanje skladnosti na vseh ravneh organizacije, so fizične in tehnične zaščite ključne za ohranitev varnosti in zaščite PHI.

Fizični zaščitni ukrepi

Koraki, namenjeni ohranjanju materialne zaščite sistemov in objektov, kjer se hrani PHI, se imenujejo fizični zaščitni ukrepi. To vključuje končne točke in nadzor dostopa ter pravilno odstranjevanje opreme, ki vsebuje PHI. Primeri vključujejo nadzorne sisteme za preprečitev neželenih fizičnih vstopov, varovane omare in omejen dostop do objektov.

Tehnični zaščitni ukrepi

Tehnični zaščitni ukrepi vključujejo tehnologije in postopke, ki ščitijo ePHI. Za preprečitev neželenega dostopa so med primeri požarni zidovi, varen nadzor dostopa, šifriranje in nadzorni sistemi. Ker pomagajo ohranjati celovitost zdravstvenih zapisov in zagotavljajo, da jih lahko dostopajo samo pooblaščene osebe, so ti ukrepi ključni za izpolnjevanje varnostnih predpisov HIPAA.

Politike in postopki

Ravnanje organizacije z PHI je opisano v vodičih o politiki in postopkih. Da bi zagotovili, da je vsak član osebja seznanjen s svojimi obveznostmi in da odražajo spremembe v standardih skladnosti HIPAA, je treba te dokumente redno posodabljati. Politike določajo, kaj storiti z zahtevami po podatkih, kako ravnati s varnostnimi dogodki in izvajati rutinske preglede skladnosti.

Kakšne so zahteve za skladnost s HIPAA

Kriteriji za skladnost s HIPAA se razlikujejo glede na vrsto podjetja in način ravnanja s PHI. Vključujejo izvajanje zaščitnih ukrepov, pogoste ocene tveganja, izobraževanje osebja in vzpostavljene postopke za prijavo kršitev. Vse organizacije in poslovni partnerji morajo razumeti, kaj pomeni skladnost s HIPAA, in slediti tem smernicam. To zagotavlja, da so zdravstvene organizacije vedno pripravljene na hitri odziv na morebitne varnostne dogodke.

Kaj je kršitev HIPAA

Neuspeh organizacijske enote ali podjetja pri upoštevanju pravičnih in običajnih standardov prakse ter postopkov, opisanih v varnostnem pravilniku HIPAA, pomeni kršitev HIPAA. Nepravilno ravnanje in shranjevanje lahko povzroči izpostavljanje zaščitenih zdravstvenih informacij (PHI) v dostopu, razkritju ali zlorabi PHI. Kršitev HIPAA lahko povzročijo tako namerni dogodki, kot so namerni vdori v podatke, kot tudi nenamerni dogodki, na primer človeške napake ali pomanjkanje varnosti.

Vrste kršitev HIPAA

Neuspeh pri zagotavljanju PHI, kot je določeno v pravilniku o zasebnosti skladnosti HIPAA, je kršitev HIPAA. Kršitve vključujejo nedovoljen dostop, izgubo podatkov, nedovoljeno odstranjevanje PHI in neuspeh pri izvedbi pregleda tveganj za varnost. Kršitev je lahko namerna, kot je nedovoljen ogled medicinskih dosjejev, ali nenamerna, na primer pošiljanje informacij nepravi stranki.

Kazni za kršitve HIPAA

Glede na resnost kršitve se kršitve HIPAA lahko gibljejo od glob do kazenskega pregona. Resne kršitve lahko povzročijo denarne kazni do 1,5 milijona USD na leto, namerno neupoštevanje pa lahko vodi do zaporne kazni. Da bi podjetja odgovarjala in spodbujala izboljšano skladnost, so bile uvedene posodobljene kazni za kršitve HIPAA. Te izboljšave vključujejo strožje predpise in večje kazni za zagotavljanje, da podjetja skladnost jemljejo resno.

Resnični primeri kršitev HIPAA

Več resničnih scenarijev jasno prikazuje posledice neskladnosti z zahtevami HIPAA. Ti se običajno vrtijo okoli varnostnih pomanjkljivosti podatkov, ki jih povzročijo nezadostne varnostne prakse ali človeške napake, kar lahko povzroči visoke denarne kazni in škodo na ugledu. Nekateri visoko profilni primeri vključujejo IT podjetja, ki ne uspejo zavarovati podatkovnih skladišč, bolnišnice, ki nepravilno odstranjujejo zapise, in zdravstvene načrte, ki razkrivajo PHI prek spletnih imenikov.

Najbolj nedavne posodobitve HIPAA

V zadnjih letih so se pojavile številne pomembne revizije skladnosti s HIPAA, ki so namenjene izboljšanju varnosti in zasebnosti zaščitenih zdravstvenih podatkov (PHI) ter prilagoditvi hitro spreminjajočemu se okolju medicinske tehnologije. Te posodobitve pokrivajo pomembne teme, vključno z dolgotrajnim problemom opioidov ter vse večjo uporabo telezdravstvenih storitev in elektronskih zdravstvenih podatkov.

Posodobljene kazni za kršitve HIPAA

Nedavne spremembe so prinesle pomembno spremembo v načinu obravnavanja kršitev, saj uvajajo strožje kazni za podjetja, ki ne upoštevajo predpisov HIPAA. Nova pravila poudarjajo potrebo po upoštevanju obstoječih standardov z naložitvijo veliko večjih kazni za podjetja za ponavljajoče se kršitve. Ta povečanje kazni ni zgolj kazenski ukrep; je vitalno odvračanje od brezbrižnosti in neskladnosti, ki motivira zdravstvene organizacije, da dajo prednost zasebnosti pacientovih podatkov.Ta sprememba je del širšega svetovnega trenda k strožjim predpisom o varnosti podatkov, kjer so podjetja zavezana višjim standardom kot doslej. Regulatorji se zavedajo potrebe po strožjih ukrepih za zagotavljanje zadostne zaščite občutljivih podatkov, saj so kršitve varnosti podatkov vse pogostejše in kompleksnejše. Zato mora biti zdravstveni ponudniki, zavarovalnice in poslovni partnerji proaktivni v svojih prizadevanjih za skladnost z izvajanjem robustnih zaščitnih ukrepov in spodbujanjem odgovorne kulture znotraj svojih podjetij.

Boljše uveljavljanje in odgovornost za kršitve

Za zagotovitev, da podjetja resno jemljejo zahteve skladnosti s HIPAA, so bile uvedene strožje kazni in ukrepi za njihov uveljavljanje. Zaradi prizadevanj regulatornih agencij, kot je Urad za državljanske pravice (OCR), ki stopnjuje svoja prizadevanja, da bi spremljal skladnost, so posledica pogostejši pregledi in ocene zdravstvenih podjetij. Poleg odkrivanja kršitev so ti pregledi namenjeni tudi ponujanju priporočil za izboljšanje postopkov skladnosti.Strožje kazni za neskladnost so močan odvračilni ukrep, ki podjetja prisili, da dajo skladnost s HIPAA na prednostno mesto v svojih operacijah. Glede na resnost in vrsto kršitve lahko finančne kazni znašajo celo nekaj milijonov dolarjev, kar še dodatno spodbuja zdravstvene ponudnike in njihove poslovne partnerje, da vzpostavijo obsežne postopke za skladnost.

Potencialni stalni program revizij

Urad za državljanske pravice (OCR) lahko vzpostavi stalni program revizij za redno ocenjevanje skladnosti podjetij s pravili HIPAA. Ta proaktiven program je namenjen temeljiti oceni njihovih postopkov in politik, da se zagotovi, da pokrite organizacije in poslovni partnerji upoštevajo določena merila za ohranjanje zaščitenih zdravstvenih informacij (PHI).OCR upa, da bo s izvedbo rednih pregledov odkril morebitne pomanjkljivosti v prizadevanjih za skladnost, ki so pogosto spregledane, dokler ne pride do kršitve. Z uporabo tega pristopa lahko podjetja naslovijo ranljivosti, preden povzročijo resne kršitve podatkov ali kršitve, kar izboljša varnost pacientovih informacij.

Dodatna usmeritev ali predpisi glede opioidov

V odgovor na opioidsko krizo je Ministrstvo za zdravje in socialne zadeve (HHS) pod pravili skladnosti HIPAA predstavilo dodatne usmeritve za boljše ravnanje s podatki povezanimi z opioidi. Ta smernica omogoča zdravstvenim ponudnikom večjo fleksibilnost pri prenosu informacij o pacientih s člani družine, skrbniki in ustanovami za zdravljenje v specifičnih okoliščinah.Cilj je spodbujati boljšo koordinacijo oskrbe za ljudi, ki se spopadajo z odvisnostjo od opioidov, pri čemer se še vedno ohranjajo standardi zasebnosti in varnosti, zahtevani po pravilih o zasebnosti skladnosti HIPAA.

Pravilo o blokiranju informacij

Skladnost s HIPAA je močno povezana z pravilom o blokiranju informacij iz Zakona o zdravilih 21. stoletja. Namen tega predpisa je preprečiti ukrepe, ki bi ovirali uporabo, izmenjavo ali dostop do elektronskih zdravstvenih informacij (EHI).To pravilo prepoveduje IT ponudnikom in medicinskim dobaviteljem sprejemanje kakršnih koli ukrepov, ki bi namerno preprečevali ali ovirali izmenjavo zdravstvenih informacij. Ohranjanje preglednosti in pacientove lastništvo nad njihovimi lastnimi zdravstvenimi podatki je odvisno od upoštevanja tega navodila.

OCR-ova Pobuda za pravico do dostopa

Za uveljavljanje predpisov skladnosti HIPAA je Urad za državljanske pravice (OCR) sprožil Pobudo za pravico do dostopa, ki se osredotoča predvsem na pravice pacientov do dostopa do njihovih zdravstvenih informacij. Ta program zagotavlja, da se zahteve po medicinskih zapisih hitro obravnavajo s strani zdravstvenih delavcev, brez nepotrebnih zamud ali pretiranih stroškov. Zahteva, da zdravstveni ponudniki upoštevajo HIPAA pravila o dostopu do pacientovih podatkov, je poudarjena z aktivnim nalaganjem glob neustreznim podjetjem s strani OCR.

Kako lahko Shifton pomaga pri Shift Medical Assistant

Shifton je vsestranska rešitev za medicinski sektor, ki ponuja ključna orodja za spremljanje delovnega časa in učinkovito upravljanje izmen. Za medicinske strokovnjake, kot so medicinske sestre in medicinski asistenti, lahko delo v nočnih izmenah predstavlja edinstvene izzive. Shifton pomaga olajšati te procese z zagotavljanjem intuitivne aplikacije za sledenje opravljenemu času, zagotavlja pravilno evidentiranje ur in brezskrbno upravljanje urnikov izmen.Ena od ključnih prednosti sistema Shifton je njegova sposobnost shranjevanja podatkov o bolniškem dopustu, kar olajša zdravstvenim ustanovam ohranjanje točnih evidenc odsotnosti in zagotavljanje ustreznega kadra. Sledilnik delovnega časa omogoča zdravstvenim administratorjem spremljanje vzorcev izmenskega dela, sledenje delovnemu času in prilagajanje urnikov na podlagi podatkov v realnem času.Z uporabo funkcije za sledenje delovnemu času Shifton lahko zdravstvene organizacije zagotovijo, da je njihovo osebje, vključno z medicinskimi asistenti, ki delajo nočne izmene, učinkovito nameščeno po razporedu. Shifton omogoča boljše upravljanje časa in preglednost, kar pomaga preprečiti izgorelost in izboljšati rezultate oskrbe pacientov.