Вработувањето оди по страна кога улогата е нејасна. Луѓето прават по малку од сè, никој не поседува резултати, а проектите запираат. Решението е јасен опсег— краток, практичен опис на тоа за што е одговорна работата, што е not одговорна, и како ќе се мери успехот. Тој краток опис има име: Опсег на работа. Во овој водич, ќе го објасниме на едноставен јазик, ќе покажеме пет реални примери, и ќе ви дадеме седум лесни чекори за пишување на опсези кои ќе ги одржат тимовите фокусирани и среќни.
Брза дефиниција: Опсег на работа во една линија
Опсег на работа е компактна изјава која ги наведува мисијата на една улога, главните одговорности и права на одлучување, границите на тоа што улогата нема да прави, и едноставните метрики што се користат за оценување на успехот.
Зошто воопшто да користите опсег? Затоа што тој:
-
ја усогласува менаџерот и вработениот на тоа како „добро“ изгледа
-
го намалува конфликтот со соседните улоги
-
го забрзува воведувањето и прегледите
-
го прави планирањето и распоредувањето на работната сила многу поедноставно во алатки како што е Shifton
Зошто јасен опсег е важен
Мислете на опсегот како ограда околу една улога. Внатре во оградата: задачи кои вработенот ги поседува. Надвор од оградата: задачи со кои може да помогне но не ги води. Без ограда, луѓето ќе стојат на нозете на другите. Со ограда, соработката станува полесна бидејќи секој знае кој води што.
Резултати кои ќе ги видите кога опсезите се јасни
-
Побрзи одлуки (луѓето знаат што можат да одобрат самите)
-
Помалку предавања и разговори „кој го поседува ова?“
-
Појасни прегледи на перформанси (целите се усогласени со опсегот)
-
Пониска промена на вработени (новите вработени се чувствуваат уверени побргу)
Опсег наспроти опис на работа (и зошто тие не се истото)
Опис на работа е долгиот јавен документ кој го објавувате за вработување. Тој вклучува информации за компанијата, придобивки, барани вештини, и најчесто долга листа на должности. Опсегот е пократок и се користи внатре во тимот. Тој се фокусира на мисија, одговорности, граници, и метрики. Повеќето компании го прикачуваат опсегот на врвот на описот на работа или го чуваат во профилот на вработениот за дневна референца.
Градбени блокови на голем опсег
Чувајте го на една страница. Користете прости точки од куршум. Избегнувајте бизнис жаргони. Вклучете:
-
Мисија (1–2 реченици). Зошто улогата постои.
-
Јадро одговорности (5–8 точки од куршум). Неделната работа која дава резултати.
-
Права на одлука. Што може да одобри или промени лицето без менаџер.
-
Граници. Работа на улогата не води (за да се спречи проширување на опсегот).
-
Метрики. 3–5 броја кои се прегледуваат месечно или квартално.
-
Мапа на соработка. Со кого работи оваа улога и за што.
Наредете ја фразата Опсег на работа во насловот на документот и на врвот, така што сите ќе знаат дека ова е водичот „каков/зошто“ во живо, а не само уште едно оглас за работа.
5 реални примери (Копирај, Уредете, Користете)
Подолу се вкратени опсези кои можете да ги адаптирате. Секој е напишан за јасност, а не за правна совршеност.
1) Агент за поддршка на клиенти
-
Мисија: Решавајте проблеми на клиентите брзо и одржувајте висока сатисфакција.
-
Јадро: Одговорете на билети и разговори, ескалирајте грешки, документирајте решенија во центарот за помош.
-
Права на одлука: Издавање кредити до 100 долари; затворање билети по сопствено дискреционо право.
-
Граници: Не поседува патоказ на производ или промени во цени.
-
Метрики: Време за прв одговор, време за решавање, CSAT, статии ажурирани месечно.
-
Соработка: Работи со Продукт за извештаи за грешки; Продажба за контекст на сметки.
2) Координатор за време и плати
-
Мисија: Осигурување на точни часовници и навремени плати.
-
Јадро: Аудит на часовници, насочување на недостигнатите часови, примена на правила за прекувремени часови, извоз на плати.
-
Права на одлука: Одобрување на времески измени под еден час; враќање на споени записи.
-
Граници: Не поставува стапки на плати или потпишува договори.
-
Метрики: % на навремени плати, стапка на грешка на плати, просечно време за поправка.
-
Соработка: Партнери со HR и менаџери; користи извоз на Shifton неделно.
3) Лидер на теренски операции
-
Мисија: Одржување на дневните маршути на пат и безбедност на екипите.
-
Јадро: Доделување задачи, следење на геолокациско усогласување, управување со паузи и прекувремени часови.
-
Права на одлука: Преусмерување задачи, одобрување на итни прекувремени часови, паузирање на небезбедни задачи.
-
Граници: Не преговара со цени на клиенти или одобрува нови добавувачи.
-
Метрики: Завршени задачи по ден, стапка на доцно пристигање, безбедносни инциденти, потрошувачка на гориво.
-
Соработка: Работи со Доставување и Безбедност; известува за статусот во 16:00.
4) Специјалист за социјални медиуми
-
Мисија: Растење на опфатот на брендот и ангажманот на заедницата.
-
Јадро: Планирање на календар на содржини, објавување постови, модерирање на коментари, известување за резултати.
-
Права на одлука: Објавување под гласот на брендот; поттикнување на постови до 200 долари/месечно.
-
Граници: Не поседува редизајн на веб-страница или платено пребарување.
-
Метрики: Раст на следбеници, стапка на ангажман, CTR, време за одговор на коментари.
-
Соработка: Неделна синхронизација со менаџер за маркетинг и производ за лансирања.
5) Работник во магацин (Пикер/Пакер)
-
Мисија: Испорачување на точни нарачки на време без оштетувања.
-
Јадро: Собирање на предмети со скенер, пакување безбедно, етикетирање, поставување за преземање.
-
Права на одлука: Означување на недостатоци; барање циклусни броеви.
-
Граници: Не поставува договори со носителите или повторно нарачува инвентари.
-
Метрики: Линии собрани/час, точност на пакување, оштетувања на 1.000, навремено испорачување.
-
Соработка: Извeстува до супервизорот на смена; координира со контрола на инвентар.
Овие примери ги одржуваат Опсег на работа јасни и мерливи за да можат менаџерите да го прегледуваат напредокот без дебати.
7 Чекори за дефинирање на опсег кој функционира
Користете го овој тек на работилница со вашиот тим. Тоа трае 45–60 минути по улога.
-
Почнете со мисијата. Една реченица: „Оваа улога постои за да…“ Ако не можете да ја напишете, улогата е премногу нејасна.
-
Список на врвни резултати. Што мора да се подобри затоа што ова лице е тука? Ограничете на пет.
-
Групирајте задачи по неделен ритам. Ако должноста се случува ретко, тоа можеби припаѓа на различна улога.
-
Цртете граници. Напишете „Не е одговорен за…“ и наведете соседни задачи (на пр., ценување, вработување).
-
Доделете права на одлука. Одобрувања, буџети, попусти, преупатувања — бидете јасни.
-
Изберете прости метрики. Изберете три броја кои лицето може директно да ги влијае.
-
Тестирајте со сценарио. Поминете низ комплицирана ситуација и видете дали опсегот ја води одлуката.
Преиспитајте секоја Опсег на работа на секои шест месеци, или секогаш кога ќе ги реорганизирате тимовите.
Заеднички грешки (и лесни поправки)
-
Грешка: Наведување на секоја возможна задача.
Поправка: Чувајте само неделна работа која истаснува; архивирајте ретки задачи на друго место. -
Грешка: Нема граници—опсегот се протега.
Поправка: Додадете кутија „Не е одговорен за“. Заштитете ја оградата. -
Грешка: Метрики кои не можете да ги измерите.
Поправка: Користете броеви кои вашиот систем веќе ги следи (билети/ден, CSAT, навремени испорачувања). -
Грешка: Пишување во корпоративен жаргон.
Поправка: Користете кратки глаголи: присвој, испорача, одобри, ескалира, помири. -
Грешка: Чување на опсези каде никој не може да ги најде.
Поправка: Зачувајте секој Опсег на работа веднаш до распоредот и временската целина во Shifton за да ги гледаат менаџерите и персоналот секојдневно.
Мапа за соработка: Кој соработува со кого
Опсезите спречуваат триење со именување партнери. За секоја улога, пополнете ја оваа брза табела:
-
Влезни: кој обезбедува влезови (на пр., Продажба поднесува нарачки)
-
Излезни: кој користи излези (на пр., Испорака користи спакувани кутии)
-
Равни: кој координира времиња (на пр., Доставување усогласува маршрути)
Ако два опсега се преклопуваат, одржете кратка средба за поделба на присвоеноста. Ставете ја одлуката во двата опсега за да се прикачи.
Предавања и права на одлука
Моќна дел од која било Опсег на работа е линијата „може да одлучи самостојно vs. мора да праша“. Примери:
-
Агент за поддршка може да врати до 100 долари; Менаџерот одобрува над тоа.
-
Лидер на операции може да прераспределува маршрути денес; Директорот одобрува трајни промени.
-
Координатор за плати може да исправи типовије на часовници; HR одобрува промени на стапки.
Кога одлуките се експлицитни, луѓето се движат брзо без да ја надминуваат авторитативноста.
Опсег на работа и кариерен развој
Добар Опсег на работа не ги заклучува луѓето во кутија - покажува пат до следната кутија. Додадете мала белешка за развој: „За да напредувате до Повисок, ќе почнете да поседувате Х и да одлучувате за Y.“ Вработените тогаш ќе видат како да заработат повеќе автономија и плата со проширување на резултатите, а не само работење подолги часови.
Како да напишете Опсег на работа Изјава (Шаблон)
Копирајте го ова, залепете го во ваш документ и пополнете ги празнините:
-
Наслов на улога:
-
Мисија (макс 2 реченици):
-
Јадро одговорности (5–8 точки од куршум):
-
Права на одлука:
-
Не е одговорен за:
-
Метрики (3–5):
-
Мапа на соработка: Влезни / Равни / Излезни
-
Каденца на прегледување: Квартално со менаџерот
Складирајте го овој опсег со распоредот на вработениот. Кога ќе се појават прашања за време на неделата, и двајцата гледате на истиот извор на вистина.
Примери на метрики кои всушност работат
Изберете броеви кои некој може да ги помести во рок од еден месец:
-
Поддршка: време за прв одговор, решени по ден, CSAT
-
Продажба: одржани состаноци, создадена вредност на цевката, стапка на затворање
-
Операции: % на навремено пристигање, стапка на преработка, задачи по маршрут
-
Финансии: денови за затворање, процент на грешка, собрани средства
-
Човечки ресурси: време за вработување, стапка на прифаќање, задржување од 90 дена
Врзувајте една или две бонуси за тие броеви за да Опсег на работа е поврзан со реални резултати.
Користење на податоци за распоред за да се одржат опсезите искрени
Распред жења откриваат несогласување помеѓу тоа што ветува опсегот и како време е потрошено. Ако календарот на улога покажува дека 70% од времето е потрошено на работа надвор од оградата, или поправете го распоредот или ажурирајте го опсегот. Работните ознаки и геолокаторите на Shifton помогнуваат тука: означете задачи на курсот на опсег, гледајте како е распределено времето, и прилагодете.
10 Брзи ЧПП (Копирај за вашиот прирачник)
1) Кој го пишува опсегот - HR или менаџерот?
Директниот менаџер го поседува со влез од HR и вработениот.
2) Колку долго треба да биде?
Една страница. Ако се истура над таа, исечете или поделете улога.
3) Колку често го ажурираме?
Секои шест месеци или кога ќе се променат исходите.
4) Дали опсегот е ист како и KPI-ите?
Не. KPI-ите се бројките; опсегот го објаснува работата што ги води.
5) Може ли две лица да споделуваат истиот опсег?
Да — клонирајте го и доделете индивидуални метрики.
6) Што ако некој го надрасне својот опсег?
Прославете, потоа напишете следен опсег и прилагодете ја платата/степенот.
7) Како да се справиме со привремени проекти?
Додадете кратка секција „додаток за проект“ со датум на завршување.
8) Што ако опсезите се преклопуваат и предизвикаат конфликт?
Одржете 15-минутна средба за граници; ажурирајте ги двата документа со одлуката.
9) Дали опсезите ги заменуваат описите на работа?
Не — тие ги дополнуваат. Објавете го JD; раководете се со опсегот ден по ден.
10) Каде треба да живеат опсезите?
Точно покрај распоредите и временските документи за да се користат секојдневно.
Мини случај: Поправање на неуредна улога за една недела
Заета сервисна компанија имаше „Супервизори“ кои вршеа диспечерски услуги, клиентски повици и набавка. Фајлови насекаде. Ние ја поделивме една улога на два опсега:
-
Диспечерски Супервизор: поседува маршрути, временските пристигања, прераспределувања.
-
Сервисен Супервизор: поседува ажурирања на клиенти, ескалации, обука на техничари.
Доделивме метрики (навремено пристигање vs. CSAT), поставивме права на одлука, и ги обучивме двата тима. Во рок од еден месец, преработката забележана пад од 23% и прекувремената работа падна, бидејќи диспечирањето имаше јасна авторитетност за прераспределување. Тоа е моќта на тесен Опсег на работа.
Контролен список што можете денес да го примените
-
Мисија напишана во две реченици
-
5–8 основни одговорности во глаголи
-
Права на одлука дефинирани со ограничувања
-
Додадена кутија „Не е одговорен за“
-
3–5 метрики избрани од живи податоци
-
Завршена мапа за соработка
-
Опсег складиран покрај распоредот
-
Датум на прегледување закажан
Печатење. Лепење на ѕидот. Прегледување во индивидуални состаноци. Кога се појавува задача која не одговара, запрашајте: „Дали ова е внатре во оградата?“ Ако не е, или предадете ја или променете ја оградата намерно.
Сложување на сите елементи
Јасноста победува хаосот. Краток, остар опсег им дава на луѓето доверба, го отстранува претпоставувањето и ги одржува проектите во движење. Започнете со мисијата, изберете ги малкуте резултати што се важни, и цртајте ги границите. Измерете што навистина можете да влијаете. Потоа ставете го документот каде што живее тимот - веднаш до неделниот распоред. Направете го тоа, и фразата Опсег на работа престанува да биде HR жаргон и станува секојдневен водич на вашиот тим за подобра работа.
Последниот збор (и пријателски подбутка)
Ако веќе управувате со смените во Shifton, вие сте на половина пат. Додадете секој Опсег на работа на профилот на улогата, поврзете неколку метрики со закажани задачи, и вршете краток преглед секој квартал. Вашите луѓе ќе поминуваат помалку време прашајќи дозвола и повеќе време испорачувајќи резултати.