Darbinieku Optimālās Pārvaldības Programmatūra: Kā Iegūt Vislabāko No Savas Komandas

Ja jūsu komanda ir aizņemta, bet rezultāti ir nepastāvīgi, jautājums nav par centību — tā ir sistēma. Darbinieku optimizācijas programmatūra saskaņo cilvēkus, grafikus un darbplūsmas, lai pareizais cilvēks veiktu pareizo uzdevumu pareizajā laikā. Pareizi izdarot, tas jūtas kā kruīza kontroles ieslēgšana: mazāk avārijas situāciju, ātrāki cikla laiki un komanda, kas darbu pabeidz laikā, nezaudējot kvalitāti.

Lūk, labā ziņa: jums nav vajadzīga sešu mēnešu transformācija. Jūs varat sākt ar maziem soļiem, izmērīt ieguvumus un paplašināt. Ar Shifton palīdzību jūs pat varat izmēģināt būtiskās funkcijas pilnu mēnesi bez maksas — tādējādi jūs redzat ietekmi pirms apņematies.

Kāpēc komandas aizkavējas (pat ar talantīgiem cilvēkiem)

Izlaišanas, nevienmērīgas darba noslodzes un neskaidras prioritātes samazina ražību. Viens tehniķis ir pārslēgts, kamēr cits gaida; dispečers dubultā iekārto tikšanos; vadītājs apstiprina virsstundas, jo nevar redzēt labāku plānu. Tās ir sistēmu problēmas, nevis cilvēku problēmas. Darbinieku optimizācijas programmatūra tās atrisina, sniedzot jums vienu patiesības avotu pieprasījumam, spējai, prasmēm un laikam.

Kas ir darbinieku optimizācijas programmatūra?

Darbinieku optimizācijas programmatūra ir rīku kopums, kas prognozē darbu, iekārto personālu, uzskaita laiku, automatizē uzdevumu piešķiršanu un identificē pudeles kaklu veidošanās vietas. Tā ir kā operācijas līme: tas savieno pieprasījumu (biļetes, darbi, maiņas) ar piedāvājumu (prasmes, pieejamība, atrašanās vietas) un optimizē saskaņojumu reālajā laikā. Rezultāts ir mazāks dīkstāves periods, mazāk virsstundu un lielāka klientu apmierinātība.

Zem pārsega tā parasti ietver:

• Pieprasījumu plānošana un prognozēšana

• Prasmju/lomu marķēšana un kapacitātes noteikumi

• Viedie grafiki un maiņu veidnes

• Maršrutu/uzdevumu optimizācija mobilajām vai ārējām komandām

• Laika uzskaite, GPS / ģeofensings un apmeklētība

• KPI paneļi (izmantošanas, SLA izpildes biežums, pārstrāde, darba izmaksas uz darbu)

Pazīmes, ka esat gatavs pacelt līmeni

Jums nav jāzīlē. Ja divi vai vairāk no šiem ir patiesi, ir pienācis laiks darbinieku optimizācijas programmatūrai:

• Grafiki ir izklājlapās un pastāvīgi mainās.

• SLA vai solītie ierašanās logi aizkavējas vairāk nekā 10–15%.

• Virsstundas pieaug, bet caurlaides spēja nē.

• Dispečeri vai vadītāji pavada stundas, pārvietojot maiņas.

• Jūs nevarat izskaidrot, kāpēc dažas nedēļas jūtas mierīgas, bet citas haotiskas.

Kā optimizācija patiesībā darbojas (bez modes vārdiem)

Optimizācija ir tikai labāka matemātika plus skaidri noteikumi:

1. Kartē pieprasījumu. Ievāciet gaidāmos darbus/maiņas ar ilgumiem, atrašanās vietām un termiņiem.

2. Kartē piedāvājumu. Uzskaitiet cilvēkus, prasmes, sertifikātus un pieejamību.

3. Noteikt ierobežojumus. Darba likumi, arodbiedrību noteikumi, maksimālās stundas, ceļošanas logi un klientu SLA.

4. Izvērtējiet iespējas. Dzinējs vērtē, kurš kas ir jāveic (un kad), lai samazinātu ceļošanu, virsstundas un SLA risku.

5. Publicēt un pielāgoties. Cilvēki redz dzīvos grafikus mobilajās ierīcēs; izmaiņas tiek automātiski paziņotas; konflikti tiek atzīmēti.

Praksē jūs redzēsiet ātrākus uzdevumus, mazākas atstarpes starp darbiem un skaidrākus darba pienākumus. Tas ir darbinieku optimizācijas programmatūras vienkāršā spēka veids — tā padara labas lēmumu pieņemšanu atkārtojamu.

Lauka pakalpojuma piemērs: mazāk jūdžu, ātrāki darbi

Lauka pakalpojumu komanda ar 25 tehniķiem dienā apkalpo 120 biļetes visā pilsētā. Sakārtojot maršrutus, balstoties uz prasmēm, tuvumu un detaļām, dispečers samazina vidējo laika patēriņu par 18% un palielina pirmajā vizītē labošanas procentu par 9%. Šīs izmaiņas vien var atbrīvot divas tehniķu dienas nedēļā. Ja lauka darbības ir jūsu pamats, lasiet vairāk par Shifton pieeju maršrutu, prasmju un SLA optimizēšanai lauka pakalpojumu vadības lapā (skatiet, kā tas atbilst jūsu kārtībai šeit: Lauka pakalpojumu vadība).

7 soļu ieviešanas plāns, ko varat sākt šonedēļ

1. Izvēlieties vienu komandu un vienu KPI. Piemēri: SLA izpildes biežums, virsstundas % vai darbi uz tehniķi dienā. Pierakstiet pamatrādītāju uz baltās tāfeles.

2. Sakopiet datus, ko pirmo pieskaraties. Lomas, prasmes, atrašanās vietas un pieejamība. Nevāriet okeānu; precizitāte ir svarīgāka par apjomu.

3. Veidojiet savas maiņas veidnēs. Izveidojiet 3–5 biežākās shēmas (piemēram, 8–4, 10–6, darba dienu segums). Veidnes paātrina visu procesu.

4. Automatizējiet uzdevumu piešķiršanas noteikumus. Prasmes > tuvums > pieejamība > ceļošana > virsstundu risks. Sāciet vienkārši.

5. Izmēģiniet divas nedēļas. Publicējiet grafikus katru dienu; vāciet atsauksmes; precizējiet noteikumus.

6. Izmērojiet un atkārtojiet. Ja KPI nepasliktinās, pārbaudiet ierobežojumus vai prasmju atzīmes—nevis cilvēkus.

7. Mērogi. Pievienojiet vairāk komandu, kad pirmā darbība ir nostabilizēta. Līdz šim, darbinieku optimizācijas programmatūra ietaupa stundas katru nedēļu.

Vai esat gatavs izmēģināt šo plūsmu no sākuma līdz beigām? Izveidojiet savu Shifton darba vietu dažu minūšu laikā: Izveidojiet savu kontu. Vai labāk būtu vadīts iepazīstinājums? Rezervējiet laiku ar mūsu komandu: Skatiet tiešsaistes demonstrāciju.

Rādītāji, kas ir svarīgi (un kāds izskatās “labi”)

• Izmantošanas līmenis (produktīvās stundas ÷ apmaksātās stundas): Tiecieties iegūt vienmērīgus pieaugumus par 5–10%, neapdegot cilvēkus.

• SLA izpildes biežums/Izlidošana laikā: Katrs 1–2% pieaugums nozīmē reālu naudu atjaunojumos un ieteikumos.

• Virsstundu %: Izsekojiet iknedēļas. Veselīgs lejupvērsts trends nozīmē gudru pārklājuma plānošanu.

• Pirmo vizīšu labošanas procents (lauka): Pievienojiet prasmju/daļu loģiku plānošanai, lai to paaugstinātu.

• Darba izmaksas uz darbu vai maiņu: Kombinējiet laika datus ar finansēm, lai redzētu patiesās vienības izmaksas.

Darbinieku optimizācijas programmatūra uztur šos ciparus redzamus, lai jūs varētu savlaicīgi labot, nevis pēc ceturkšņa beigām.

Cilvēki vispirms: padariet izmaiņas viegli pieņemamas

Instrumenti nemaina kultūru — to dara paradumi. Apvienojiet programmatūru ar vienkāršām rutīnām:

• Dienas stand-up (10 minūtes). Vakaras kavējumi, šodienas riski, bloķētāja īpašnieks.

• Nedēļas beigu retrospektīva (20 minūtes). Viens metrika, viens procesu labojums, viena pateicība.

• Skaidrākas lomas. Kas apstiprina apmaiņas? Kas var pārveidot uzdevumus? Uzrakstiet to.

Īsi atsauksmju cikli uztur uzlabojumus nokļūšanas fāzē. Ar darbinieku optimizācijas programmatūru mazi ieguvumi ātri pieaug.

Pirkt vs. Būvēt: kāpēc lielākā daļa komandu izvēlas platformu

Izveidojot plānošanas un optimizācijas risinājumu iekšēji, izklausās vilinoši, līdz jūs sastopaties ar darba likumiem, atvaļinājumu loģiku, prasmju matricas un mobilo paziņojumu problēmām. Tā nav tikai kalendārs— tā ir ierobežojumu risinājums. Platformas, piemēram, Shifton, nāk ar tiem komponentiem gataviem, kā arī atjaunumus un atbalstu. Tāpēc darbinieku optimizācijas programmatūra parasti pārspēj pielāgotās konstrukcijas strādības uz vērtību un uzturēšanas risku.

Cenu loģika (un kāpēc bezmaksas mēnesis ir svarīgs)

Izmēģinājumskam jāmaksā par sevi. Lietojiet pirmo mēnesi, lai:

• Samaziniet virsstundas vienā komandā par 10–15%.

• Palieliniet SLA izpildes biežuma rādītāju par 2–3 punktiem.

• Pārbaudiet ātrāku apstiprinājumu un mazāka manuāla izmaiņu.

Shifton padara to par zema riska risinājumu: galvenās funkcijas ir bez maksas pirmajā mēnesī. Veidojiet savu komandu, izmēriet ieguvumus, un tad pieņemiet lēmumu.

Kāpēc izvēlēties Shifton optimizācijai

• Ātrs sākums. Izveidojiet kontu dažu minūšu laikā: Reģistrējieties tagad.

• Tieša palīdzība. Vai vēlaties iepazīstinājumu un atbildes, kas pielāgotas jūsu lietošanas gadījumam? Rezervējiet demonstrāciju.

• Piemērots darbības laukam. Ja jūsu bizness balstās uz uz vietas strādāšanu, integrējiet plānošanu ar maršrutiem un SLA šeit: Lauku pakalpojumu vadība.

• Visas vienā. Maiņas, laika uzskaite, ģeofensings, uzdevumu noteikumi, apstiprinājumi un analīze—nav nevienas daļas trūkstošas.

Ar darbinieku optimizāciju programmatūru jūs pārtrauksiet reaģēšanu, sāksiet prognozēt un sniegsiet savai komandai saprātīgu, atkārtojamu tempu.

FAQ

Vai darbinieku optimizācijas programmatūra ir tikai lielām komandām?

No.

Mazākas komandas saņem ātrākus rezultātus, jo nav jāiznīcina mazāk mantojamo procesu. Sāciet ar vienu KPI un dažiem noteikumiem; paplašinieties, kad skaidri redzat pieaugumu.

Cik ātri mēs varam redzēt rezultātus?

Bieži vien divu nedēļu laikā.

Publicējiet veidnes, precizējiet prasmju atzīmes un automatizējiet uzdevumu piešķiršanu. Jūs pamanīsiet mazāk manuālu izmaiņu un virsstundu samazināšanos gandrīz uzreiz.

Vai cilvēki zaudēs elastību?

Nē — ja jūs to projektējat pareizi.

Noteikiet maiņu apmaiņas noteikumus un apstiprināšanas plūsmas. Cilvēki var joprojām mainīt maiņas vai atjaunināt pieejamību; sistēma vienkārši pārliecinās, ka pārklājums un atbilstība paliek sadale.

Vai tas aizstās vadītājus?

Nemaz.

Vadītāji uzstāda mērķus, pārvalda izņēmumus un sniedz konsultācijas. Programmatūra likvidē rutīnas darbu—aprēķinus, paziņojumus un konfliktu pārbaudes—tā, ka vadītāji var vadīt.

Ko darīt, ja mūsu pieprasījums ir neprognozējams?

Tā ir optimizācijas spīdēšana.

Izmantojiet īsus plānošanas horizontus un dzīvos atjauninājumus. Kad biļetes vai pasūtījumi pieaug, sistēma pārspēlē piešķirumu vērtēšanu un iesaka vieglākās izmaiņas.

Vai esat gatavs to redzēt darbībā?

Jūs varat izveidot savu darba vietu un uzaicināt savu komandu dažu minūšu laikā. Pamata plāns ir bez maksas vienu mēnesi, lai jūs varētu pārbaudīt ietekmi uz reālo darbu, nevis teoriju.

• Sāciet: Izveidojiet savu kontu

• Vēlaties tūri: Rezervējiet tiešsaistes demonstrāciju

• Lauka operācijas ir smagas? Uzziniet vairāk: Lauka pakalpojumu vadība