Semua orang kadang-kadang bersalah menunda tugas penting. Orang sering percaya bahwa mereka memiliki waktu tak terbatas untuk bekerja. Tenggat waktu semakin dekat, sementara tugas tetap belum selesai. Penundaan kronis dapat menyebabkan konsekuensi serius: dari teguran hingga kehilangan pekerjaan. Dengan demikian, ada beberapa saran tentang bagaimana menghentikan penundaan.

Mengatasi penundaan dimulai dengan menemukan akar masalah

Siapa pun bisa kewalahan dengan beban kerja. Pertama, Anda harus memilih tugas dengan prioritas utama. Sebelum memulai, pahami penyebab penundaan. Mungkin, Anda takut melakukan kesalahan pada tugas atau bingung tentangnya. Jangan takut untuk meminta bantuan dari rekan kerja Anda.

Hari ini adalah hari yang baik untuk memulai

Jika Anda tidak tahu cara mengatasi penundaan, solusi terbaik adalah mulai bekerja segera. Jika suatu tugas terlihat terlalu rumit dan Anda berpikir tidak akan punya waktu untuk melakukannya, coba yang berikut ini. Pikirkan tugas yang akan memakan waktu 5 menit untuk diselesaikan dan lakukan. Kemudian, nyalakan timer dan coba kerjakan tugas yang rumit itu selama 5 menit. Jika Anda mulai melakukan sesuatu, Anda lebih cenderung menyelesaikannya, karena Anda cenderung mengingat tugas yang belum selesai. Dengan begitu, peluang Anda mengatasi penundaan meningkat.

Bagi jam kerja Anda menjadi blok-blok waktu

Hilangkan semua gangguan dan konsentrasilah pada pekerjaan Anda. Kami menyarankan agar Anda membagi jam kerja menjadi periode 20 menit dan istirahat singkat di antaranya. Otak bekerja dalam siklus dengan periode aktivitas tinggi dan rendah. Untuk mencapai puncak produktivitas, seseorang harus sadar akan ayunan tersebut, menyeimbangkan waktu kerja dan istirahat mereka dengan hormat.

Buat taruhan

Cara lain untuk meningkatkan produktivitas Anda adalah dengan membuat taruhan dengan teman. Pilih waktu dan tanggal sebagai tenggat waktu untuk tugas Anda. Selanjutnya, tawarkan sedikit uang, kopi, atau makan siang kepada teman Anda jika Anda gagal menyelesaikan tugas tepat waktu. Ini akan memberikan motivasi tambahan.

Berpikir positif tentang kasus-kasus penundaan yang lalu

Cobalah untuk tidak terlalu keras pada diri sendiri atas kasus penundaan Anda sebelumnya. Masalah ini sering terjadi pada perfeksionis dan orang-orang yang takut gagal. Tetaplah positif dan jangan biarkan pikiran negatif merayap masuk ke dalam pikiran Anda.

Kami berharap artikel kami ini dapat membebaskan Anda dari perangkap penundaan.

Perubahan berulang dalam rencana kerja terus-menerus mengganggu daftar prioritas. Ini dapat menyebabkan konsekuensi negatif dalam produktivitas dan kemajuan tim, manajemen waktu yang tidak rasional, dan tenggat waktu yang terlewat. Apakah ada cara untuk tetap memantau dan memiliki waktu untuk semuanya?

Cara terbaik untuk memprioritaskan tugas adalah dengan menuliskannya

Sebagai permulaan, Anda harus membuat rencana untuk waktu dekat dengan membuat daftar rinci semua tugas dan tenggat waktunya untuk sehari, seminggu, atau sebulan. Daripada mencoba menghafal semuanya, Anda harus memulai buku harian kerja dan menuliskan semua tugas Anda. Trik psikologis ini menekankan pentingnya pekerjaan Anda.

Atur semuanya

Setelah Anda menyusun daftar tugas, Anda mungkin melihat kesamaan di antara mereka. Ini tidak mengejutkan karena sebagian besar tugas dapat dibagi menjadi tiga kategori: tunggal, berulang, dan proyek.

1. Tunggal
   Jika Anda diberi tugas tunggal, lebih baik lakukan itu pertama kali besok. Buat daftar tugas kecil dan coret beberapa di antaranya setiap hari. Sebelum Anda memutuskan tugas yang paling penting, pertimbangkan seberapa mendesak tugas itu dan berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tujuan Anda adalah menyelesaikan tugas selama giliran kerja Anda. Jika Anda tidak memiliki waktu, lakukan tugas itu besok. Perlu diingat, metode ini tidak berlaku untuk tugas yang segera.
2. Berulang
   Anda tidak perlu menuliskan setiap hal yang harus dilakukan setiap hari. Sebagai contoh, jika Anda berbagi artikel di media sosial atau bertanggung jawab atas kampanye email. Dengan demikian, jadwal harus dibuat untuk tugas-tugas yang terkait dengan jam dan hari tertentu. Ini akan secara signifikan menyederhanakan pemilahan prioritas kerja.
3. Proyek
   Proyek adalah tugas yang lebih sulit diselesaikan daripada tugas sederhana. Kerjakan selama Anda bisa, tetapi jangan mencoba mengambil beberapa proyek secara bersamaan. Kami menyarankan Anda membuat daftar proyek dan memilih yang paling mendesak dan penting dari semuanya. Jangan mengambil proyek baru tanpa menyelesaikan proyek sebelumnya.

Tugas penting didahulukan

Membuat daftar alfabetis atau numerik tidak akan berhasil. Tujuan Anda bukan untuk secara membabi buta mengikuti item pada daftar, tetapi untuk berkonsentrasi pada tugas dengan prioritas tinggi. Pekerjaan yang tersisa dapat dilakukan dalam urutan yang Anda anggap perlu.

Seiring waktu, Anda akan belajar bagaimana memilih pekerjaan dengan tingkat prioritas tertinggi dan tidak membiarkannya menjadi masalah. Jika Anda mengikuti aturan ini, Anda tidak akan percaya seberapa cepat proses kerja akan berjalan.

Kesulitan dalam penjadwalan dan solusinya

Jika Anda seorang manajer yang bertanggung jawab atas jadwal kerja perusahaan dan Anda membaca artikel ini, kemungkinan besar Anda mengalami masalah dengan penjadwalan shift untuk karyawan.

Di sini Anda akan menemukan tiga masalah paling umum yang muncul selama penyusunan jadwal kerja, dan solusi terbaik untuk mereka. Mulailah menerapkannya hari ini!

Masalah №1: Penjadwalan menit terakhir

Menunda penjadwalan shift hingga menit terakhir bukanlah ide yang baik. Manajer yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa jadwal shift tersedia secepat mungkin agar karyawan dapat membuat rencana mereka sendiri selama bulan tersebut. Jika tidak, banyak pekerja harus memilih antara urusan pribadi dan pekerjaan.

Solusi:

Rencanakan jadwal Anda jauh-jauh hari untuk memberikan semua karyawan kesempatan untuk meninjau jadwal dan melakukan perubahan jika diperlukan. Banyaknya template dari layanan online Shifton memungkinkan Anda melakukan ini hanya dalam beberapa klik!

Masalah №2: Distribusi shift yang tidak merata

Dengan membuat perubahan pada jadwal secara manual, seorang manajer dapat mengabaikan kesalahan dalam distribusi shift. Akibatnya, mungkin terjadi beberapa pekerja tidak bekerja dalam jam yang diharuskan, sementara yang lain, sebaliknya, harus bekerja lembur, yang juga dapat mengakibatkan pelanggaran hukum ketenagakerjaan secara tidak sengaja.

Solusi:

Untuk menghindari skenario ini, gunakan Shifton, layanan otomatis untuk penjadwalan kerja dan shift. Dalam hal ini, karyawan tidak akan punya alasan untuk mempertanyakan ketidakpedulian dan ketidakacuhan manajer!

Masalah №3: Kurangnya alat modern

Manajer yang masih menggunakan pena dan kertas untuk membuat jadwal perusahaan tidak hanya mempersulit hidup mereka, tetapi mereka lebih mungkin untuk membuat kesalahan. Selain itu, volume panggilan dan pesan di ponsel pribadi para eksekutif dan karyawan memakan waktu, yang mengakibatkan kurangnya pemisahan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi.

Solusi:

Dengan perangkat lunak yang mudah digunakan seperti Shifton, Anda dapat secara signifikan menyederhanakan penjadwalan dan komunikasi karyawan dalam perusahaan. Selain itu, pemberitahuan tiba di versi aplikasi online seluler hampir seketika, dan karyawan dapat saling bertukar shift sendiri, menghemat banyak waktu manajer.

Dengan mengotomatisasi penjadwalan karyawan dengan layanan online Shifton, Anda dapat memperoleh hasil yang konsisten, membuat lebih sedikit kesalahan, menekan biaya, dan meningkatkan produktivitas serta kepuasan karyawan secara keseluruhan.

Jika Anda belum menggunakan Shifton untuk bisnis Anda, maka saatnya untuk memulai! Daftar dan coba semua fitur aplikasi online ini secara gratis selama seluruh periode uji coba!

Bagaimana Meningkatkan Efisiensi Karyawan Call Center

Sebagian besar manajer call center menggunakan metode standar untuk memotivasi karyawan dan mencapai tujuan mereka (misalnya, bonus, tunjangan, dan manfaat lainnya). Tetapi jika Anda benar-benar tertarik untuk mengembangkan perusahaan Anda, Anda harus mencoba solusi baru untuk meningkatkan produktivitas operator.

Berikut adalah 5 ide menarik yang akan membantu Anda meningkatkan efisiensi karyawan call center Anda setidaknya sebesar 10%.

1. Voucher 15 menit

Adakah operator yang akan menolak untuk menyelesaikan pekerjaan 15 menit lebih awal tanpa kehilangan pembayaran?

Banyak call center mencoba mendorong karyawannya dengan berbagai bonus (seperti hadiah manis atau tiket menonton film). Namun, di setiap perusahaan, selalu ada karyawan yang tidak makan manis dan lebih suka pertunjukan teater. Tapi hampir semua orang ingin pulang kerja lebih awal!

Voucher 15 menit untuk karyawan call center yang paling produktif bisa menjadi dorongan besar untuk bekerja lebih baik. Solusi ini memungkinkan Anda memotivasi hampir setiap operator.

2. Mengumpulkan ucapan terima kasih

Banyak operator call center merasa kesal bahwa sementara semua keluhan pelanggan dicatat, diformalkan dan disampaikan kepada manajemen, pujian dan rasa terima kasih sering tidak didokumentasikan.

Sementara itu, mengumpulkan dan menyuarakan umpan balik dari pelanggan yang berterima kasih dapat secara signifikan meningkatkan motivasi karyawan call center. Cobalah mengirim pesan ucapan terima kasih yang terekam minggu lalu seminggu sekali kepada operator yang menanganinya.

Ini adalah kesempatan besar bagi semua karyawan lainnya untuk memahami betapa pentingnya pekerjaan mereka. Dan karyawan yang menerima ucapan terima kasih akan merasa betapa berharganya mereka bagi perusahaan.

3. Panggilan bulan ini

Panggilan tersulit dari klien yang paling ‘berat’ juga tidak boleh diabaikan.

Akan baik jika call center Anda melakukan analisis rekaman panggilan setiap bulan. Dalam hal ini, Anda dapat dengan cepat dan mudah memilih panggilan bulan ini dengan mengumpulkan umpan balik dari manajer dan supervisor.

Setelah Anda menemukan contoh utama dari situasi yang sangat sulit atau menegangkan yang terjadi selama panggilan, Anda dapat mencari strategi perilaku yang paling sukses untuk situasi tersebut. Analisis semacam itu dapat menjadi tidak hanya pengakuan keberhasilan dari operator-hero panggilan tersebut, tetapi juga insentif tambahan bagi karyawan yang berhasil menangani panggilan semacam itu.

4. Semangat siang hari

Tidak ada rahasia bahwa antara siang dan akhir hari kerja, penurunan produktivitas pekerja sering terjadi. Namun kami dapat menawarkan cara cepat dan mudah untuk menghindarinya!

Cobalah meminta karyawan call center Anda untuk berdiri, tidak duduk, selama satu jam setelah makan siang! Metode ini menghindari penurunan aktivitas dan membuat suara operator terdengar lebih energik dan menarik.

Tentu saja, inovasi semacam ini harus diterapkan secara eksklusif pada basis sukarela. Selain itu, pekerja dengan disabilitas atau masalah punggung, dll., harus diperingatkan akan kemungkinan masalah kesehatan.

5. Fleksibilitas jadwal

Tantangan abadi bagi manajer call center adalah memastikan bahwa cukup banyak karyawan yang bekerja pada proyek tertentu. Bagaimanapun, kekurangan operator sangat mempengaruhi kondisi kerja seluruh tim dan tentu saja, mengurangi produktivitas.

Seorang manajer yang kompeten selalu mencoba untuk tanggap terhadap permintaan karyawan yang perlu membuat perubahan pada jadwal. Misalnya, banyak orang tua ingin mengambil cuti selama liburan sekolah, dan siswa ingin mengambil cuti selama sesi di kampus.

Hanya alat penjadwalan yang dirancang dengan baik yang memungkinkan Anda membuat jadwal call center yang akan memuaskan kebutuhan semua karyawan. Ini akan membantu manajemen mencapai tujuannya dan membawa manfaat finansial bagi perusahaan dalam jangka panjang.

Bagaimana mempertimbangkan masalah pribadi setiap karyawan dan pada saat yang sama mematuhi semua persyaratan undang-undang ketenagakerjaan? Kami punya solusinya!

Kesimpulan

Layanan online Shifton akan membantu Anda dengan cepat dan efisien membuat, mengedit, dan menerapkan jadwal kerja perusahaan dan jadwal karyawan menggunakan template yang nyaman, serta mengonfirmasi permintaan cuti atau sakit dengan satu klik. Selain itu, operator dapat secara mandiri bertukar giliran, yang mengurangi beban pada manajer call center.

Jika Anda belum menggunakan Shifton untuk bisnis Anda, maka saatnya untuk memulai! Daftar dan coba semua fitur aplikasi online secara gratis selama seluruh periode percobaan!

5 Perangkat Lunak Pusat Panggilan Cloud Terbaik di 2021-2022

Kunci dukungan pelanggan yang efektif tidak hanya operator yang terlatih dengan baik, tetapi juga perangkat lunak call center berkualitas. Teknologi modern membantu mengotomatisasi proses operasional dan bisnis di pusat panggilan, serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Tugas utama perangkat lunak untuk setiap pusat panggilan adalah otomasi dan peningkatan efisiensi proses operasional: distribusi panggilan, pengisian informasi pelanggan, rute, dll.

Optimalisasi proses bisnis juga penting: kemampuan untuk memantau kinerja operator khususnya dan departemen secara umum, menganalisis indikator kinerja utama dan memantau pekerjaan pusat panggilan dengan mode waktu nyata.

Saat memilih perangkat lunak pusat panggilan, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan Anda dengan menggunakan perangkat lunak berbasis cloud. Ini adalah keuntungan utama dari solusi semacam itu:

• Peningkatan manajemen layanan pelanggan
• Pelaporan yang lebih baik
• Peningkatan efisiensi
• Pengumpulan data terpusat
• Pengurangan biaya
• Peningkatan penjualan dan kepuasan pelanggan
• Peningkatan keamanan data
• Dukungan multisaluran

5 Program Pusat Panggilan Cloud Terbaik di 2021-2022

1. Shifton
   Penjadwalan shift manual untuk operator membutuhkan terlalu banyak waktu dan upaya bagi manajer pusat panggilan. Aplikasi online Shifton mengoptimalkan operasi penjadwalan harian, mengurangi pergantian karyawan dan meningkatkan partisipasi karyawan untuk memberikan pengalaman pelanggan sebaik mungkin. Layanan cloud Shifton ideal untuk penjadwalan shift di pusat panggilan. Fungsionalitas aplikasi memungkinkan manajer membuat jadwal kerja yang optimal, dengan mudah menjadwalkan shift dan mendistribusikan tugas antara operator. Selain itu, karyawan dapat secara mandiri menyesuaikan jadwal kerja mereka dengan menukar shift (dengan konfirmasi pertukaran dari manajer, jika diperlukan). Shifton membantu Anda membuat jadwal seimbang optimal yang memastikan kualitas layanan terbaik untuk pelanggan pusat panggilan Anda.
2. CloudTalk
   Perangkat lunak berbasis cloud inovatif ini menyediakan beberapa alat unik untuk pusat panggilan. Fitur antrian panggilannya yang dapat disesuaikan menghilangkan penerusan panggilan, yang membantu tim penjualan menyelesaikan lebih banyak transaksi dengan mengotomatisasi proses panggilan. CloudTalk juga mempertahankan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi melalui routing panggilan cerdas, Click-to-Call, dan opsi IVR. CloudTalk memungkinkan Anda mengatur pusat panggilan online dengan semua perangkat yang tersedia dari mana saja di dunia sambil mempertahankan kehadiran lokal dengan nomor telepon lokal. Selain itu, perangkat lunak pusat panggilan ini menawarkan ratusan integrasi dengan CRM, e-commerce, dukungan teknis, keranjang belanja, Zapier, dan API.
3. Avaya
   Pusat Kontak Avaya adalah solusi otomatisasi cloud atau hybrid universal untuk aplikasi masuk dan keluar untuk suara, video, email, dan obrolan kelompok. Sistem komunikasi multi-saluran terpadu memungkinkan kelompok operator jarak jauh untuk menangani panggilan dari mana saja. Pusat Kontak Avaya juga menyediakan fitur tangkapan layar, pelatihan, dan manajemen kualitas panggilan, serta laporan dan statistik waktu nyata untuk periode yang dipilih. Selain itu, perangkat lunak pusat panggilan berbasis cloud ini menawarkan perekaman keterlibatan, analitik suara, dan fitur penjadwalan otomatis.

4. MyOperator
   Perangkat lunak pusat panggilan MyOperator memungkinkan Anda mengelola beberapa panggilan tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu dan upaya. Keuntungan menggunakan solusi perangkat lunak pusat panggilan ini adalah memiliki fitur inovatif seperti menambahkan musik saat menunggu dan kemampuan untuk mencatat saat berbicara dengan pelanggan. MyOperator adalah layanan cloud yang mudah digunakan yang menawarkan integrasi API. Tujuan utamanya adalah untuk merekam, meneruskan, mentransfer, dan melacak panggilan. Namun, Anda juga dapat mengekspor data log panggilan untuk analisis kinerja sesuai kebutuhan.
5. Dialpad
   Dialpad adalah aplikasi web yang membantu Anda membawa komunikasi bisnis ke tingkat berikutnya. Ini memungkinkan Anda berkomunikasi dengan klien, karyawan, dan bisnis lainnya dengan sangat mudah membuat komunikasi bisnis Anda lebih efisien dan efektif. Baik itu komunikasi suara atau pesan teks, Dialpad memiliki solusi yang hebat untuk semuanya. Ini membawa komunikasi Anda ke tingkat yang baru sehingga Anda juga menikmati waktu Anda saat berbicara dengan klien Anda.

Kesimpulan

Perangkat lunak pusat panggilan berbasis cloud yang tepat membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan layanan pelanggan. Kami memilih layanan online Shifton karena ini adalah aplikasi yang sempurna untuk manajemen pusat panggilan yang efisien.

Jika Anda belum menggunakan Shifton untuk bisnis Anda, maka inilah saatnya untuk memulai! Daftar dan coba semua fitur aplikasi online selama 2 bulan gratis!

Bagaimana Shifton Menambah Pelaporan di Pusat Panggilan

Telemarketing dan analisis statistik adalah salah satu kegiatan terpenting di pusat panggilan. Indikator seperti jumlah dan durasi panggilan yang diproses, waktu tunggu rata-rata untuk tanggapan pelanggan, KPI operator, dll., dapat diukur sepenuhnya dan efektivitas karyawan dapat dievaluasi dengan sangat cepat.

Mengukur Kinerja Pusat Panggilan

Ketika aktivitas telemarketing terbatas pada satu atau dua karyawan, analitik operasional cukup sederhana dan dapat dibatasi pada pelacakan 2-3 metrik. Ini sudah cukup untuk manajemen yang efektif dari kampanye iklan.

Di sisi lain, saat proyek telemarketing berkembang, selalu baik untuk mengetahui rentang metrik yang lebih luas yang membantu mengelola kinerja pusat panggilan. Mereka mempermudah identifikasi elemen yang memiliki dampak positif atau negatif terhadap hasil kampanye.

Ada banyak di antaranya; berikut adalah beberapa contohnya: basis data kontak yang salah, tim yang kurang terlatih, penjadwalan giliran kerja yang tidak memadai untuk personel pada jam tertentu, kerusakan peralatan, dll.

Langkah-langkah yang dirancang dan dihitung dengan benar dapat membantu mengidentifikasi area yang perlu perbaikan. Statistik yang diterima tepat waktu dapat membantu dalam hal ini.

Laporan Statistik Pusat Panggilan

Saat mengevaluasi pekerjaan pusat panggilan, seseorang harus memperhatikan tidak hanya laporan tentang prospek yang tertutup tetapi juga indikator pelaporan lainnya — jumlah panggilan yang diproses, durasi mereka, dan tingkat layanan.

Setelah menganalisis laporan untuk setiap panggilan, seseorang akan menerima penelitian mini-pemasaran dalam kenyataan. Ini membantu memahami banyak hal tentang pelanggan — apa yang mereka sukai, perusahaan pesaing apa yang mereka gunakan, dan sebagainya.

Indikator penting lainnya adalah waktu tunggu pelanggan di saluran. Selama hari-hari sibuk di tim pusat panggilan, penundaan dalam menangani panggilan masuk dapat secara tidak langsung memengaruhi tingkat kepuasan pelanggan dan karena alasan ini, mereka dapat memilih pesaing. Akibatnya, perusahaan yang dilayani oleh pusat panggilan tersebut akan menerima keuntungan potensial yang lebih sedikit, yang berarti akan mengalami kerugian.

Bagaimana Shifton Dapat Membantu dalam Kasus Ini?

Berdasarkan informasi tentang giliran kerja dan istirahat yang telah dilaksanakan, Shifton menyediakan laporan terperinci tentang beberapa proyek atau karyawan tertentu pada tingkat terperinci yang paling tinggi. Laporan semacam ini, yang dikombinasikan dengan informasi statistik lainnya, memungkinkan Anda mengidentifikasi hari-hari puncak dan mengonfigurasi secara optimal giliran kerja serta jumlah operator pada masing-masing hari.

Shifton juga menawarkan opsi penggajian yang dapat digunakan untuk memprediksi biaya pusat panggilan. Fitur ini akan menyelamatkan Anda dari harus membayar lembur karena lebih banyak penugasan operator.

Layanan cloud Shifton menawarkan alat pelaporan yang kuat yang menampilkan banyak informasi statistik tentang pekerjaan baik perusahaan secara keseluruhan maupun karyawan individunya. Dikombinasikan dengan alat untuk merencanakan dan melacak kehadiran, laporan ini dapat menampilkan informasi tentang pencapaian, tugas yang direncanakan dan diselesaikan, memprediksi biaya masa depan, dan mengoptimalkan proses di perusahaan pada waktu yang tepat.

Prakiraan dan laporan yang diperoleh menggunakan layanan cloud Shifton memungkinkan optimalisasi tambahan dari pusat panggilan dengan jumlah karyawan yang tidak terbatas. Sehingga, Anda tidak hanya akan menyelesaikan masalah yang ada tetapi juga mencegah terjadinya di masa depan.

Ingin memastikan? Selamat datang di Shifton! Daftar dan coba semua fitur aplikasi daring kami selama 2 bulan secara gratis!

7 faktor penting yang membuat Shifton menjadi solusi terbaik untuk setiap pusat panggilan

Memilih perangkat lunak yang tepat untuk pusat panggilan kini bukan lagi sebuah kemewahan, melainkan sebuah kebutuhan. Selain itu, poin kunci dalam memilih program tertentu untuk pusat panggilan adalah ketersediaan semua fungsi yang diperlukan untuk alur kerja yang efisien dan tanpa gangguan.

Saat memilih program pusat panggilan, sangat penting untuk mempertimbangkan 7 faktor yang menjamin profitabilitas bisnis. Hari ini Anda akan mengetahui mengapa Shifton adalah layanan terbaik untuk perusahaan outsourcing pada tahun 2021.

Fungsi yang Diperlukan

Sangat penting bahwa perangkat lunak pusat panggilan menyediakan semua fungsi yang diperlukan yang mempermudah pekerjaan operator dan manajer.

Shifton membantu Anda secara signifikan menghemat waktu dan tenaga dalam menyusun giliran kerja dan jadwal. Fitur “Penggantian Giliran” menghilangkan beban yang tidak perlu dari manajer, karena memungkinkan karyawan untuk menukar giliran mereka secara mandiri, dengan melibatkan manajer hanya untuk menyetujui pertukaran tersebut. Dengan demikian, manajer menghemat waktu dan usaha dalam mencari pengganti untuk karyawan.

Manajemen Tim

Tim pusat panggilan dapat berukuran besar maupun kecil, sistem perusahaan bisa jadi kompleks, dan kantor cabang terletak di seluruh negeri atau bahkan di seluruh dunia. Shifton menawarkan alat manajemen tim yang hebat – mulai dari akses multi-level dan akun terstruktur hingga penugasan dan pelacakan tugas dengan ceklis.

Karena Shifton mempertimbangkan zona waktu yang berbeda, Anda dapat mengelola karyawan secara jarak jauh.

Fungsi yang luas dari Shifton memungkinkan Anda bekerja dari mana saja, dengan semua alat yang diperlukan di tangan. Ini juga membuatnya memungkinkan untuk menawarkan layanan kepada pelanggan di seluruh dunia secara jarak jauh.

Skalabilitas

Perangkat lunak pusat panggilan harus dapat meningkatkan skala sejalan dengan bisnis Anda dan beradaptasi dengan jumlah pelanggan serta kompleksitas kebutuhan dan permintaan mereka.

Shifton mendukung penjadwalan untuk jumlah karyawan yang tidak terbatas. Ukuran perusahaan tidak kritis — Shifton memungkinkan Anda membangun strukturnya dengan mempertimbangkan semua proyek, jadwal kerja, hierarki pekerjaan, dan kondisi lainnya.

Pelaporan dan Pemantauan

Fungsi analisis dan pengendalian dalam perangkat lunak pusat panggilan membantu Anda mencapai efisiensi maksimum. Shifton menawarkan alat pelaporan yang kuat yang menampilkan informasi statistik yang luas tentang kinerja perusahaan.

Digabungkan dengan alat untuk perencanaan dan pelacakan kehadiran, laporan tersebut memberikan informasi lengkap tentang pencapaian, tugas yang direncanakan dan diselesaikan, membantu memprediksi biaya masa depan dan menerima sinyal untuk mengoptimalkan proses dalam perusahaan tepat waktu.

Integrasi Sempurna

Perangkat lunak pusat panggilan harus mengintegrasikan secara mulus dengan CRM, platform e-commerce, dan help desk yang ada sesuai kebutuhan.

Shifton menawarkan integrasi dengan banyak perangkat lunak populer (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, dll.) untuk meningkatkan alur kerja, pertukaran data dan akses API. Daftar integrasi terus berkembang.

SMS, email dan pemberitahuan push

Shifton menawarkan opsi SMS, email dan pemberitahuan push yang dikirim kepada karyawan ketika mereka membuat jadwal atau membuat perubahan pada jadwal.

Dengan demikian, semua data penting diterima oleh orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Harga

Saat memilih program pusat panggilan, harga tentunya menjadi salah satu faktor penting. Kami merekomendasikan memulai dengan uji coba gratis dengan meninjau hasil Anda secara kritis.

Shifton memungkinkan Anda menggunakan jumlah modul yang tepat dan hanya membayar untuk yang Anda gunakan. Selama dua bulan, Anda dapat mencoba semua fungsionalitas aplikasi secara gratis. Setelah periode ini, biaya untuk satu karyawan mulai dari $0.5 hingga $4 (tergantung pada jumlah modul yang dipilih).

Pilih Shifton — Solusi Sempurna untuk Pusat Panggilan

Perangkat lunak yang tepat akan menjadi fondasi yang sangat baik untuk berfungsinya perusahaan Anda secara efektif. Mempertimbangkan faktor-faktor di atas, hasil terbaik tidak diragukan lagi akan dicapai dengan Shifton, perangkat lunak penjadwalan pusat panggilan terbaik. Perangkat ini tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan semua saluran komunikasi dengan klien, tetapi juga menyediakan sejumlah fitur berguna lainnya.

Menyusun jadwal kerja dan giliran, memperhitungkan kehadiran karyawan, pertukaran giliran, analisis dan pelaporan — ini hanya sebagian dari fitur aplikasi online Shifton!

Ingin memastikan? Selamat datang di Shifton! Daftar dan coba semua fitur dari aplikasi online kami selama 1 bulan secara gratis!

Salah satu tugas terpenting dari kepala perusahaan mana pun adalah mengembangkan merek perusahaan, meningkatkan produktivitas, dan menghemat waktu untuk bekerja dengan personel. Kami hadirkan kepada Anda layanan terbaik untuk menjadwalkan tugas dan mengelola sumber daya tim di tahun 2021. Saatnya merapikan daftar tugas Anda!

Alat Manajemen Proyek 2021

Bergantung pada ukuran, industri, dan tujuan, Anda dapat memilih sistem kontrol yang relatif sederhana, serta solusi bisnis besar atau pengembangan internal.

Berikut adalah 6 layanan teratas untuk manajemen proyek dan staf di tahun 2021.

Monday

Ini adalah alat yang kuat namun sederhana untuk tim yang membantu membentuk alur kerja, menyesuaikan kebutuhan yang berubah, menciptakan transparansi, terhubung secara kolaboratif, dan mengakhiri pekerjaan manual.

Alat ini dapat digunakan di berbagai tim, departemen, pemimpin, dan organisasi, serta semua jenis proyek dan proses.

Rencana individu gratis mencakup hingga 2 anggota tim dan membantu melacak pekerjaan dan tugas mereka, menyediakan fitur paling penting dari alat ini. Rencana bulanan berbayar dimulai dari $8 per pengguna.

Trello

Alat yang mudah digunakan yang dapat diintegrasikan dengan layanan populer dan sangat bagus untuk menjadwalkan tugas.

Fitur utama dari layanan ini adalah antarmuka sederhana dalam bentuk papan dengan tugas dan daftar tugas. Status tugas dapat diperbarui dengan sekali klik mouse. Salah satu fitur paling nyaman adalah bahwa setiap pengguna diberikan jendela terpisah.

Trello gratis digunakan dengan versi terbatas saja.

Slack

Pengirim pesan korporat ini menjadi salah satu solusi bisnis paling populer untuk interaksi karyawan di tahun 2021. Layanan web ini berjalan di komputer pribadi, perangkat iOS dan Android dan sering kali digunakan sebagai alternatif untuk Skype.

Dalam versi gratisnya, seseorang mendapatkan penyimpanan 5GB dan 10K pesan untuk tim, serta 10 integrasi dengan alat dan layanan populer. Rencana berbayar dimulai dari $8 per pengguna per bulan.

Wrike

Layanan cloud populer untuk menetapkan tugas dan manajemen proyek di tahun 2021. Banyaknya integrasi adalah ciri khas dari aplikasi ini. Dibandingkan dengan alat lain, Wrike menawarkan kesederhanaan dan kemudahan relatif.

Mengenai kekurangannya, pengguna mencatat bahwa antarmukanya terlalu sederhana. Rencana gratis menawarkan 2 GB untuk seluruh akun dan fungsi terbatas. Rencana berbayar dimulai dari $9.8 per pengguna per bulan.

Asana

Pelacak tugas yang sangat populer di tahun 2021 dengan antarmuka intuitif. Layanan ini dapat digunakan baik dalam tim maupun untuk keperluan pribadi.

Alat ini menyajikan berbagai fungsi: penjadwalan, obrolan, kontrol pelaksanaan, dan banyak lagi. Asana menyajikan 3 paket yang dapat dipilih tergantung pada tujuan perusahaan. Paket gratis dasar mencakup hingga 15 pengguna dan menawarkan fungsi yang terbatas. Rencana bulanan berbayar dimulai dari $13.49 per pengguna.

Shifton

Shifton adalah alternatif yang bagus untuk alat yang disebutkan di atas. Aplikasi online ini menawarkan berbagai alat untuk mengelola perusahaan, proyek, dan jadwal, serta 4 bahasa antarmuka yang dapat dipilih. Pengguna Shifton juga dapat mengatur jam kerja pilihan mereka, meminta istirahat atau bertukar shift dengan rekan dalam aplikasi.

Layanan ini mendukung penjadwalan untuk jumlah karyawan berapa pun yang dapat menggunakan modul “Tugas”. Modul ini memungkinkan untuk mengelola tugas dan data pelanggan terkait, menugaskan tugas kepada karyawan atau mengizinkan mereka mengambilnya sendiri, menetapkan tenggat waktu untuk pelaksanaan dan penyelesaian tugas, melampirkan daftar yang diisi karyawan setelah tugas selesai. Shifton tersedia gratis selama 2 bulan. Setelah itu, pembayaran bulanan untuk modul “Tugas” adalah $0.5 per orang.

Daftar di atas pengembang perangkat lunak untuk mengelola sumber daya tim masih belum lengkap, namun sekarang Anda tahu harus mulai dari mana!

Kami berharap alat-alat ini akan memungkinkan Anda untuk fokus pada pengembangan bisnis Anda, serta menghemat waktu untuk tugas-tugas organisasi dan pemasaran.

Biasanya, para manajer yang menangani penjadwalan untuk tim dan departemen menghadapi tugas yang menantang. Mereka perlu membuat jadwal dengan memperhitungkan semua karyawan dan keadaan pribadi mereka, cuti sakit, hari libur, jam kerja bulanan dan mingguan.

Jika Anda masih menyusun jadwal dan shift secara manual atau dalam file Excel, hal ini dapat memakan waktu berjam-jam untuk membuat semua pembaruan yang diperlukan. Berbagai aplikasi penjadwalan tentunya mengurangi beban penjadwalan karyawan. Mereka secara signifikan mengurangi waktu dan usaha manajer, meningkatkan kerja tim dan memaksimalkan waktu operasi.

Kami tahu bahwa aplikasi online Shifton adalah alternatif yang sangat baik untuk semua analog populer. Mari kita bandingkan fitur Shifton dengan fungsionalitas WhenIWork dan memastikan hal tersebut.

Periode Percobaan Gratis	1 bulan	2 minggu
Biaya min.	$1 per pengguna per bulan	$2 per pengguna per bulan
Dukungan	Manajer akun pribadi	Bot obrolan
Penjadwalan Otomatis	ya	ya
Pertukaran Shift	ya	ya
Pertukaran Istirahat	ya	tidak
Perhitungan Gaji	ya	tidak
Tugas	ya	ya
Daftar Periksa	ya	tidak
Ketersediaan	ya	tidak
Kontrol Pertukaran	ya	ya
Integrasi	ya	ya
Laporan dan Analisis	ya	ya
Pengingat	ya	ya
Notifikasi	ya	ya

* Perbandingan fitur disusun berdasarkan informasi yang tersedia untuk umum per September 2021.

Seperti yang kita lihat dari tabel perbandingan, Shifton menyediakan hampir semua fitur yang sama dengan WhenIWork dan bahkan lebih – seperti, manajer akun pribadi, opsi “Ketersediaan” yang memastikan fleksibilitas maksimal bagi karyawan dan majikan, belum lagi periode percobaan gratis yang jauh lebih lama dan biaya lebih rendah.

Ingin memastikannya? Selamat datang di Shifton! Daftar dan coba semua fitur Shifton selama 2 bulan gratis!

Membuat jadwal kerja yang efisien untuk karyawan sangat penting untuk menjaga produktivitas, memastikan keadilan, dan memenuhi kebutuhan bisnis. Jadwal staf yang terorganisir dengan baik membantu bisnis beroperasi dengan lancar sambil menyeimbangkan ketersediaan karyawan, preferensi, dan beban kerja. Namun, menjadwalkan karyawan bisa menjadi tantangan, terutama saat menangani perubahan di menit terakhir, pertukaran shift, dan hukum tenaga kerja.

Panduan ini menjelaskan 16 langkah untuk meningkatkan proses penjadwalan staf Anda, mencakup teknik penjadwalan karyawan yang penting untuk menjadwalkan staf secara efisien, mengurangi konflik penjadwalan, dan meningkatkan otomatisasi bisnis.

Hal-hal yang Harus Anda Ketahui dan Terapkan dalam Penjadwalan Kerja

Alat penjadwalan kerja seperti Shifton memungkinkan manajer untuk mengotomatisasi pekerjaan penjadwalan dan menghilangkan perencanaan shift manual. Profesional HR dan pemimpin tim sebelumnya menghabiskan sebagian besar waktu mereka mengelola jadwal staf, dengan mempertimbangkan permintaan cuti dan preferensi shift. Sekarang, solusi otomatisasi bisnis merampingkan tugas-tugas ini, memungkinkan manajer untuk fokus pada kesejahteraan karyawan, pelatihan kinerja, dan pengembangan tenaga kerja.

Mengimplementasikan teknologi jadwal kerja secara efektif memerlukan pemahaman tentang elemen-elemen kunci penjadwalan karyawan dan otomasi manajemen shift. Berikut adalah lima hal penting yang perlu diketahui saat mendigitalkan proses penjadwalan staf Anda.

1. Manajemen Waktu dan Tugas yang Lebih Baik

Dengan alat otomatisasi tenaga kerja, manajer dapat menjadwalkan karyawan secara efisien sambil mengelola tugas dan proyek dalam sistem yang sama. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan manajemen waktu, produktivitas, dan kolaborasi tim dengan memastikan karyawan tahu persis apa yang harus dilakukan selama shift mereka.

Jadwal staf yang terstruktur dengan baik harus mencakup penugasan shift, distribusi tugas, dan tenggat proyek, memastikan bahwa operasi berjalan dengan lancar. Shifton, solusi penjadwalan yang kuat, memungkinkan bisnis untuk membuat jadwal bagi karyawan sambil juga menetapkan daftar periksa dan tugas untuk meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi operasional.

2. Otomasi dan Kecerdasan Buatan

Keunggulan utama dari penjadwalan karyawan otomatis adalah penggunaan otomatisasi berbasis AI. Dengan 62% bisnis baik berencana untuk menerapkan atau sudah menggunakan otomatisasi di tempat kerja, jelas bahwa solusi penjadwalan yang digerakkan oleh AI akan menjadi semakin penting bagi manajer.

Cara menjadwalkan karyawan secara efektif menggunakan otomatisasi:

• Masukkan detail karyawan, durasi shift, dan ketersediaan ke dalam sistem.
• Biarkan perangkat lunak penjadwalan mengoptimalkan jadwal kerja.
• Sistem secara otomatis menyesuaikan shift berdasarkan permintaan cuti dan permintaan tenaga kerja.
• Minimalkan konflik penjadwalan dengan pembaruan real-time dan rekomendasi otomatis.

Menggunakan otomatisasi untuk bisnis menyederhanakan penjadwalan dan kepegawaian, mengurangi kebutuhan untuk penyesuaian manual dan perubahan shift di menit terakhir.

3. Pelacakan Waktu Berbasis Cloud

Sekitar 44% manajer bakat kini mengandalkan alat otomatisasi tenaga kerja berbasis cloud untuk melacak jadwal dan kehadiran karyawan. Teknik penjadwalan karyawan modern mencakup login berbasis cloud, memungkinkan staf untuk masuk dan keluar dari mana saja. Fitur ini penting untuk model kerja hibrid, tim jarak jauh, dan bisnis yang beroperasi di berbagai lokasi.

Untuk perusahaan yang memerlukan check-in di lokasi, banyak alat penjadwalan menawarkan verifikasi GPS dan clock-in berbasis IP, memastikan pelacakan jadwal kerja karyawan yang akurat. Fitur digital pelacakan waktu ini meningkatkan akuntabilitas dan mengurangi perbedaan penggajian sambil menawarkan fleksibilitas yang lebih besar bagi karyawan.

4. Analisis Data untuk Optimalisasi Penjadwalan

Jadwal kerja yang efektif harus berbasis data. Solusi penjadwalan digital menyediakan dasbor analitik real-time, menawarkan wawasan tentang:

• Kehadiran karyawan dan kepatuhan shift.
• Total jam kerja per periode.
• Keterlambatan, lembur, dan tren produktivitas.
• Tingkat penyelesaian tugas per shift.

Dengan memanfaatkan analitik data dalam penjadwalan karyawan, bisnis dapat mengidentifikasi ketidakefisienan, meningkatkan keputusan kepegawaian, dan meningkatkan pelacakan kinerja. Wawasan ini memungkinkan manajer untuk menyempurnakan jadwal staf mereka, memastikan biaya tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan operasional sambil menjaga produktivitas tenaga kerja.

5. Perhitungan Gaji Otomatis

Salah satu keuntungan terbesar dari otomatisasi bisnis dalam penjadwalan dan kepegawaian adalah pemrosesan penggajian otomatis. Alih-alih melacak jam kerja secara manual dan menghitung upah, proses penjadwalan staf modern mengintegrasikan fungsi penggajian, menyederhanakan perhitungan gaji.

Manfaat utama otomatisasi dalam pemrosesan gaji:

• Melacak jam kerja karyawan dan menerapkan tarif pembayaran yang telah ditetapkan.
• Menghasilkan laporan penggajian otomatis berdasarkan waktu kerja aktual.
• Mengurangi kesalahan penggajian dengan menghilangkan entri data manual.
• Mengintegrasikan dengan sistem akuntansi dan keuangan untuk pemrosesan penggajian yang mulus.

Dengan sistem penjadwalan dan penggajian otomatis, tim HR dapat menghemat waktu yang signifikan sambil memastikan penggajian yang akurat dan tepat waktu.

16 Langkah untuk Meningkatkan Penjadwalan Staf Anda

Langkah 1: Tentukan Apa yang Harus Dilakukan Tim Anda

Sebelum Anda membuat jadwal untuk karyawan, identifikasi tanggung jawab dan tugas utama yang perlu diliputi. Pertimbangkan:

• Layanan atau tugas apa yang harus diselesaikan setiap hari?
• Karyawan mana yang paling cocok untuk peran tertentu?
• Apakah ada jam-jam puncak yang memerlukan penambahan staf?

Memahami distribusi beban kerja memastikan bahwa penjadwalan karyawan selaras dengan kebutuhan operasional dan memastikan pekerjaan selesai secara efisien.

Langkah 2: Perhatikan Kapan Anda Sibuk (dan Lambat)

Analisis data kinerja masa lalu untuk menentukan periode tersibuk dan terlama bisnis Anda. Gunakan wawasan dari:

• Laporan penjualan dan lalu lintas pelanggan
• Data volume panggilan (untuk tim dukungan pelanggan)
• Tren musim dan fluktuasi permintaan

Dengan menyesuaikan jadwal staf dengan permintaan yang sebenarnya, bisnis dapat mengoptimalkan biaya tenaga kerja dan memastikan cakupan yang memadai selama jam sibuk sambil menghindari kelebihan staf selama periode lambat.

Langkah 3: Prediksi Tingkat Aktivitas di Masa Depan

Memprediksi beban kerja membantu manajer menjadwalkan karyawan secara adil dan efektif. Pertimbangkan:

• Promosi atau acara bisnis mendatang
• Musim liburan atau permintaan cuti
• Tren pasar yang dapat mempengaruhi permintaan pelanggan

Dengan mengantisipasi kebutuhan masa depan, manajer dapat menjadwalkan staf secara proaktif, mencegah kekurangan staf mendadak, dan memastikan jadwal kerja yang efisien bagi karyawan.

Langkah 4: Pertimbangkan Kebutuhan Staf Anda

Jadwal staf harus mempertimbangkan baik kebutuhan bisnis maupun preferensi karyawan. Karyawan yang merasa kebutuhan mereka diakui lebih mungkin untuk tetap terlibat dan produktif. Saat membuat jadwal untuk karyawan, pertimbangkan:

• Ketersediaan dan waktu cuti yang diminta
• Pertimbangan keseimbangan kerja-hidup
• Tingkat keahlian dan peran kerja

Jadwal yang adil dan seimbang meningkatkan kepuasan karyawan, mengurangi kelelahan, dan meminimalkan ketidakhadiran.

Langkah 5: Pilih Metode Penjadwalan Shift Anda

Memilih pendekatan yang tepat untuk penjadwalan karyawan tergantung pada model bisnis, struktur tenaga kerja, dan persyaratan operasional Anda. Ada beberapa teknik penjadwalan karyawan yang perlu dipertimbangkan:

• Shift tetap – Karyawan bekerja pada jam yang sama setiap hari (misalnya, 9 pagi – 5 sore). Ideal untuk bisnis dengan beban kerja stabil.
• Shift bergantian – Karyawan bergantian antara shift yang berbeda (pagi, petang, malam). Umum di layanan kesehatan, ritel, dan perhotelan.
• Shift terpisah – Karyawan bekerja dua periode terpisah dalam sehari (misalnya, 8 pagi – 12 siang, lalu 4 sore – 8 malam). Berguna untuk bisnis dengan permintaan yang berfluktuasi.
• Penjadwalan on-call – Karyawan tetap tersedia untuk bekerja jika dibutuhkan. Sering digunakan dalam layanan kesehatan dan layanan darurat.
• Penjadwalan fleksibel – Karyawan memilih jam mereka berdasarkan beban kerja dan kebutuhan bisnis. Cocok untuk tim remote dan industri kreatif.

Memilih proses penjadwalan staf yang tepat membantu bisnis mengoptimalkan biaya tenaga kerja sambil memastikan penjadwalan karyawan yang efisien.

Langkah 6: Optimalkan Jadwal Shift Berdasarkan Jam Sibuk

Untuk memaksimalkan produktivitas, jadwalkan staf berdasarkan jam sibuk dan lambat. Bisnis sebaiknya:

• Menugaskan lebih banyak karyawan selama jam sibuk untuk meningkatkan kualitas layanan.
• Kurangi jumlah staf selama jam lambat untuk menghindari biaya tenaga kerja yang tidak perlu.
• Gunakan data historis untuk memprediksi fluktuasi permintaan dan sesuaikan shift dengan tepat.

Pendekatan berbasis data untuk penjadwalan karyawan memastikan alokasi sumber daya yang optimal, membantu bisnis beroperasi secara efisien.

Langkah 7: Minimalkan Perubahan Jadwal di Detik Terakhir

Perubahan jadwal yang tidak terduga mengganggu alur kerja dan membuat karyawan frustrasi. Untuk mencegah perubahan mendadak:

• Dorong karyawan untuk mengajukan permintaan cuti terlebih dahulu.
• Tetapkan batas waktu untuk pertukaran shift dan minta persetujuan manajemen.
• Sediakan karyawan cadangan untuk kebutuhan staf darurat.
• Gunakan perangkat lunak penjadwalan untuk mengotomatiskan penyesuaian mendadak.

Dengan meminimalkan konflik penjadwalan, bisnis menjaga stabilitas jadwal staf dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Langkah 8: Pastikan Jadwal Mudah Diakses

Jadwal kerja untuk karyawan harus mudah diakses, mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman. Untuk meningkatkan aksesibilitas:

• Bagikan jadwal secara digital melalui portal online atau aplikasi seluler.
• Pasang jadwal tercetak di ruang istirahat atau area umum.
• Beritahu karyawan tentang pembaruan jadwal secara real-time untuk menghindari kesalahpahaman.

Komunikasi yang jelas memastikan karyawan tetap mendapat informasi tentang jadwal kerja mereka, mengurangi ketidakhadiran dan kesalahan penjadwalan.

Langkah 9: Menyeimbangkan Kebutuhan Bisnis dan Karyawan

Manajemen jadwal staf yang efektif memerlukan keseimbangan antara tuntutan bisnis dan kesejahteraan karyawan. Sementara bisnis harus mempertahankan produktivitas dan profitabilitas, mereka juga perlu mempertimbangkan preferensi karyawan untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi.

Strategi untuk menyeimbangkan kebutuhan bisnis dan karyawan:

• Tawarkan penjadwalan yang fleksibel jika memungkinkan untuk mengakomodasi komitmen pribadi.
• Rotasikan shift secara adil untuk mencegah pembebanan berlebih pada karyawan tertentu.
• Terapkan kebijakan yang jelas untuk permintaan cuti atau pertukaran shift.
• Dorong komunikasi terbuka antara manajer dan staf tentang kekhawatiran penjadwalan.

Jadwal yang seimbang meningkatkan moral karyawan, mengurangi pergantian, dan menciptakan tenaga kerja yang lebih termotivasi.

Langkah 10: Sadari Acara dan Faktor yang Mempengaruhi Jadwal

Faktor eksternal tertentu mempengaruhi praktik terbaik penjadwalan karyawan, yang memerlukan bisnis untuk tetap fleksibel.

Faktor umum yang mempengaruhi jadwal:

• Hari libur umum dan permintaan musiman – Bisnis harus mempersiapkan peningkatan beban kerja atau keterbatasan ketersediaan staf.
• Kondisi cuaca – Pekerjaan luar ruangan dapat tertunda karena gangguan cuaca.
• Tren industri – Pergeseran ekonomi atau preferensi pelanggan dapat mempengaruhi kebutuhan staf.
• Darurat tak terduga – Ketidakhadiran karyawan karena sakit atau darurat keluarga membutuhkan rencana kontingensi.

Memantau faktor-faktor ini membantu bisnis menyesuaikan jadwal kerja karyawan secara proaktif, mencegah kekurangan staf atau ketidakefisienan.

Langkah 11: Distribusikan Jadwal kepada Karyawan

Setelah jadwal staf diselesaikan, bisnis harus memastikan bahwa setiap karyawan menerimanya tepat waktu.

Praktik terbaik untuk mendistribusikan jadwal:

• Kirim jadwal di muka agar karyawan memiliki waktu untuk merencanakan.
• Gunakan platform penjadwalan online untuk pembaruan dan akses mudah.
• Tempel salinan fisik di area umum untuk referensi.
• Izinkan karyawan mengakui penerimaan untuk memastikan mereka telah melihat jadwal mereka.

Membuat jadwal mudah diakses membantu mengelola jadwal karyawan secara efektif sambil mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman.

Langkah 12: Membuat Strategi Komunikasi Tim

Strategi komunikasi yang kuat memastikan karyawan tetap terinformasi dan terlibat dengan pembaruan jadwal.

Cara meningkatkan komunikasi tim:

• Gunakan aplikasi penjadwalan untuk mengirim pengingat shift otomatis.
• Buat grup obrolan khusus untuk membahas pertukaran shift atau pembaruan.
• Dorong umpan balik untuk mengidentifikasi masalah penjadwalan lebih awal.
• Adakan pertemuan rutin untuk membahas tantangan dan solusi staffing.

Komunikasi yang jelas meningkatkan efisiensi penjadwalan staf, mencegah kebingungan dan konflik di menit terakhir.

Langkah 13: Evaluasi Jadwal dan Proses Anda secara Berkala

Proses penjadwalan staf harus ditinjau secara teratur untuk memastikan tetap efektif. Bisnis harus menganalisis metrik kinerja utama untuk menentukan apakah strategi penjadwalan mereka memenuhi kebutuhan operasional dan karyawan.

Cara mengevaluasi proses penjadwalan Anda:

• Lacak kehadiran dan ketepatan waktu – Identifikasi pola ketidakhadiran atau keterlambatan.
• Pantau distribusi beban kerja – Pastikan shift dibagi secara adil di antara karyawan.
• Kumpulkan umpan balik karyawan – Tanyakan kepada staf tentang tantangan dan perbaikan jadwal.
• Nilai kepuasan pelanggan – Pastikan tingkat staf sesuai dengan kualitas layanan pelanggan.

Dengan meninjau dan menyempurnakan jadwal secara berkala, bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan kepuasan karyawan, membuat penjadwalan lebih dapat menyesuaikan terhadap permintaan yang berubah.

Langkah 14: Pantau dan Sesuaikan Jika Diperlukan

Bahkan jadwal kerja yang direncanakan dengan baik untuk karyawan memerlukan penyesuaian dari waktu ke waktu. Bisnis harus tetap fleksibel dan responsif terhadap perubahan keadaan.

Praktik terbaik untuk memantau dan menyesuaikan jadwal:

• Gunakan perangkat lunak penjadwalan untuk melacak jam kerja karyawan dan cakupan shift secara real-time.
• Tangani masalah kekurangan staf dengan cepat dengan menugaskan pekerja tambahan jika diperlukan.
• Sesuaikan shift berdasarkan kinerja karyawan dan kebutuhan beban kerja.
• Proaktif terhadap konflik, menyelesaikannya sebelum meningkat.

Pemantauan rutin memastikan penjadwalan karyawan yang efisien sambil memungkinkan manajer membuat keputusan berdasarkan data untuk mengoptimalkan jadwal staf.

Langkah 15: Patuhi Persyaratan Hukum

Bisnis harus mengikuti undang-undang ketenagakerjaan dan peraturan saat membuat jadwal karyawan untuk menghindari risiko hukum.

Pertimbangan kepatuhan utama:

• Periode istirahat minimum – Pastikan karyawan mendapatkan istirahat yang memadai antara shift.
• Regulasi lembur – Lacak jam lembur dan beri kompensasi kepada karyawan sesuai.
• Undang-undang penjadwalan yang adil – Beberapa daerah memerlukan pemberitahuan di muka untuk perubahan shift.
• Batasan jam kerja – Industri tertentu memiliki batasan jam kerja maksimum.

Memahami dan mematuhi praktik terbaik penjadwalan karyawan melindungi bisnis dari penalti dan sengketa hukum sambil memastikan kondisi kerja yang adil.

Langkah 16: Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan

Menggunakan otomatisasi untuk bisnis menyederhanakan proses penjadwalan staf, mengurangi beban administratif dan meningkatkan akurasi. Aplikasi penjadwalan membantu bisnis:

• Mengotomatisasi penugasan shift untuk menyesuaikan ketersediaan karyawan dan beban kerja.
• Menyediakan pembaruan jadwal secara real-time kepada karyawan.
• Memungkinkan staf untuk meminta cuti dan menukar shift secara digital.
• Menghasilkan laporan tentang biaya tenaga kerja, kehadiran, dan kinerja.

Dengan menerapkan otomatisasi tenaga kerja, bisnis dapat menghemat waktu, mengurangi konflik penjadwalan, dan memastikan karyawan menerima jadwal kerja yang adil dan efisien.

Apa Manfaat Menggunakan Perangkat Lunak Penjadwalan untuk Karyawan?

Menginvestasikan dalam perangkat lunak penjadwalan memberikan bisnis cara yang terstruktur dan efisien untuk menjadwalkan karyawan, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan manajemen tenaga kerja. Di bawah ini adalah manfaat utama menggunakan otomatisasi di tempat kerja untuk penjadwalan.

1. Menyederhanakan Penjadwalan

Penjadwalan manual memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia. Perangkat lunak penjadwalan membantu bisnis membuat jadwal untuk karyawan secara efisien dengan:

• Mengotomatisasi pembuatan dan penyesuaian shift.
• Mengurangi risiko pemesanan ganda karyawan.
• Memungkinkan manajer untuk dengan mudah memperbarui jadwal secara real-time.
• Menyediakan templat untuk pola penjadwalan yang berulang.

Dengan otomatisasi untuk bisnis, manajer dapat menjadwalkan karyawan dengan cepat dan akurat, memastikan operasi berjalan lancar.

2. Meningkatkan Komunikasi

Jadwal karyawan seharusnya mudah diakses oleh semua anggota staf. Perangkat lunak penjadwalan meningkatkan komunikasi dengan:

• Mengirim notifikasi otomatis tentang penugasan dan perubahan shift.
• Menyediakan platform terpusat di mana karyawan dapat melihat jadwal.
• Memungkinkan komunikasi langsung antara manajer dan staf untuk pertukaran shift.

Dengan komunikasi yang lebih baik, karyawan tetap mendapatkan informasi dan terlibat, mengurangi kebingungan tentang jadwal kerja mereka.

3. Mengurangi Konflik Penjadwalan

Konflik muncul ketika banyak karyawan meminta waktu libur yang sama atau shift ditugaskan secara tidak adil. Perangkat lunak penjadwalan mencegah masalah ini dengan:

• Menyoroti potensi konflik penjadwalan sebelum terjadi.
• Memungkinkan karyawan untuk mengajukan ketersediaan dan permintaan cuti secara digital.
• Menawarkan resolusi konflik otomatis untuk menyesuaikan shift sesuai kebutuhan.

Ini memastikan penjadwalan yang adil dan distribusi beban kerja yang seimbang, yang menghasilkan kepuasan karyawan yang lebih tinggi.

4. Meningkatkan Efisiensi

Jadwal staf yang terorganisir dengan baik meningkatkan efisiensi dengan memastikan karyawan yang tepat ditugaskan pada waktu yang tepat. Perangkat lunak penjadwalan membantu dengan:

• Menyelaraskan shift dengan permintaan bisnis dan jam sibuk.
• Melacak kinerja karyawan dan tren kehadiran.
• Menghilangkan kesalahan penjadwalan manual yang menyebabkan pelambatan operasional.

Dengan menjadwalkan karyawan secara efektif, bisnis dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya tenaga kerja.

5. Menskalakan Pertumbuhan Bisnis

Sebagai bisnis yang berkembang, mengelola jadwal staf secara manual menjadi tidak berkelanjutan. Otomatisasi tenaga kerja membantu menskalakan operasi dengan:

• Mengelola tim yang lebih besar dan banyak lokasi secara efisien.
• Mengintegrasikan dengan perangkat lunak penggajian dan SDM untuk merampingkan manajemen tenaga kerja.
• Memungkinkan struktur shift yang fleksibel untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis.

Dengan cara terbaik untuk menjadwalkan shift karyawan, bisnis dapat tumbuh sambil mempertahankan penjadwalan karyawan yang efektif.

Mengoptimalkan Penjadwalan dengan Shifton

Shifton adalah solusi penjadwalan karyawan yang kuat yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola jadwal karyawan, mengoptimalkan perencanaan shift, dan merampingkan otomatisasi tenaga kerja. Apakah Anda perlu menjadwalkan karyawan secara efektif, mengurangi konflik, atau meningkatkan visibilitas shift, Shifton menyediakan alat yang tepat untuk otomatisasi bisnis dan manajemen jadwal staf.

Fitur Utama Shifton untuk Penjadwalan Staf

• Penjadwalan Shift Otomatis – Buat jadwal kerja yang efisien untuk karyawan hanya dengan beberapa klik.
• Pelacakan Ketersediaan Karyawan – Cegah konflik penjadwalan dengan menyelaraskan shift dengan ketersediaan karyawan.
• Pembaruan Jadwal Real-Time – Segera beri tahu karyawan tentang perubahan atau pembaruan shift.
• Pertukaran Shift & Manajemen Cuti – Memungkinkan karyawan untuk menukar shift dan meminta cuti secara digital.
• Integrasi Penggajian & Pelacakan Waktu – Sinkronkan jam kerja dengan sistem penggajian untuk pemrosesan gaji yang akurat.
• Penjadwalan Multi-Lokasi – Mengelola jadwal staf di berbagai cabang atau lokasi.

Bagaimana Shifton Membantu Bisnis Menjadwalkan Karyawan Secara Efektif

Shifton dirancang untuk menyederhanakan proses penjadwalan karyawan, memastikan bahwa bisnis dapat:

• Membuat jadwal untuk karyawan dengan cepat dan akurat.
• Mengurangi perubahan mendadak dan memastikan liputan shift yang handal.
• Meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menawarkan penjadwalan yang adil dan transparan.
• Menghemat waktu dalam penjadwalan manual dan fokus pada pertumbuhan bisnis.
• Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang tenaga kerja melalui aturan penjadwalan otomatis.

Mengapa Memilih Shifton untuk Otomatisasi Tenaga Kerja?

Antarmuka intuitif dan alat otomatisasi Shifton menjadikannya salah satu cara terbaik untuk menjadwalkan shift karyawan untuk bisnis dari semua ukuran. Dengan menerapkan Shifton, perusahaan dapat:

• Mengurangi kesalahan penjadwalan dengan mengotomatisasi penugasan shift.
• Meningkatkan efisiensi dengan menyelaraskan jadwal kerja dengan permintaan bisnis.
• Meningkatkan fleksibilitas untuk karyawan sambil memastikan konsistensi operasional.

Dengan perangkat lunak penjadwalan staf Shifton, bisnis dapat mengelola jadwal karyawan secara efektif, mengurangi konflik, dan mengoptimalkan perencanaan shift untuk keberhasilan jangka panjang.

Pikiran Akhir tentang Penjadwalan Karyawan

Penjadwalan staf yang efektif sangat penting untuk menjaga produktivitas, memastikan distribusi kerja yang adil, dan mengoptimalkan operasi bisnis. Dengan mengikuti 16 langkah ini, bisnis dapat menjadwalkan karyawan secara efektif, meminimalkan konflik, dan meningkatkan kepuasan tenaga kerja.

Hal-Hal Penting:

• Rencanakan ke depan dengan menganalisis kebutuhan bisnis, jam sibuk, dan ketersediaan karyawan.
• Gunakan penjadwalan berbasis data untuk mencocokkan tingkat staf dengan permintaan.
• Pastikan keadilan dengan mempertimbangkan preferensi karyawan dan persyaratan hukum.
• Tingkatkan komunikasi dengan membuat jadwal mudah diakses.
• Manfaatkan perangkat lunak penjadwalan seperti Shifton untuk mengotomatisasi perencanaan shift, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi.

Jadwal kerja yang terstruktur dengan baik untuk karyawan tidak hanya menguntungkan bisnis tetapi juga meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan. Dengan berinvestasi dalam otomatisasi tenaga kerja, perusahaan dapat menyederhanakan operasi dan fokus pada pertumbuhan daripada tugas administratif.

Dengan teknik dan alat penjadwalan karyawan yang tepat, bisnis dapat menghemat waktu, mengurangi biaya, dan menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien.

Mulailah mengoptimalkan penjadwalan staf Anda hari ini dan bangun tenaga kerja yang lebih kuat dan lebih produktif!

Shifton adalah alat online mutakhir yang dirancang untuk merencanakan pekerjaan karyawan di perusahaan. Shifton menawarkan akses ke berbagai fitur yang berguna: jadwal kerja yang dapat disesuaikan, template shift, pertukaran shift yang disederhanakan, kepatuhan terpadu dengan hukum ketenagakerjaan, dan banyak modul berguna lainnya yang memungkinkan Anda membangun jadwal untuk karyawan dengan cepat dan efisien.

Ini adalah yang membuat aplikasi online Shifton unik:

Penjadwalan satu klik menggunakan template yang telah dikonfigurasi sebelumnya

Manajer perusahaan dapat melacak alur kerja dalam sistem manajemen tugas yang fleksibel. Shifton juga memberikan kesempatan kepada semua karyawan untuk memilih tugas sesuai dengan kompetensinya.

Misalnya, pelayan di restoran dapat saling mengirim permintaan pertukaran shift. Bergantung pada pengaturan jadwal, pertukaran tersebut dapat dilakukan tanpa partisipasi manajer senior, atau dapat dikirim ke manajer untuk konfirmasi. Dengan demikian, pemilik restoran tidak akan pernah menemukan dirinya dalam situasi ketika tidak ada cukup staf yang bekerja. Selain itu, sistem secara otomatis mengubah jadwal dan semua informasi ini disimpan di satu tempat.

Penggajian cerdas

Shifton memungkinkan pemilik perusahaan mengumpulkan di satu tempat informasi tentang gaji karyawan, perhitungan lembur harian dan mingguan, tarif acara unik, bonus, penalti, dan data lainnya. Seorang karyawan dapat mengisi lebih dari satu posisi dalam perusahaan dan menerima gaji yang berbeda untuk pekerjaan mereka.

Karena berbagai negara menggunakan hukum yang berbeda, Shifton membantu perusahaan dengan karyawan jarak jauh yang berlokasi di berbagai negara mematuhi semua persyaratan hukum ketenagakerjaan. Integrasi dengan Quickbooks dan program akuntansi populer lainnya juga tersedia.

Pelacakan kehadiran

Modul pelacakan kehadiran Shifton menyediakan informasi akurat tentang waktu mulai dan berakhir shift serta waktu cuti dalam mode waktu nyata. Fitur ini tersedia untuk komputer stasioner dan smartphone, serta melalui GPS atau jaringan.

Sistem Shifton memeriksa jadwal yang ditetapkan dalam mode waktu nyata, membandingkan waktu shift dan istirahat. Fitur terpisah juga memungkinkan Anda untuk secara otomatis menandai akhir shift jika karyawan lupa melakukannya secara manual.

Jika perlu, manajemen perusahaan dapat mengumpulkan data tentang lokasi karyawan untuk kunjungan mereka ke tempat kerja. Misalnya, jika seorang karyawan terus bergerak antara kantor-kantor perusahaan dengan jaringan Wi-Fi dan alamat IP statis, sistem Shifton dapat dikonfigurasi untuk menerima peristiwa hanya dari alamat IP statis tertentu, memastikan bahwa karyawan berada di tempat kerja.

Bagaimana Shifton dapat meningkatkan manajemen alur kerja bank

Aktivitas penuh dari bank tidak mungkin tanpa kerja sama yang baik dari semua cabangnya dan jadwal kerja yang disusun dengan kompeten. Saat ini, bank komersial dan milik negara telah mempertimbangkan untuk bekerja tidak hanya pada hari kerja reguler, tetapi juga pada hari libur. Selain itu, situasi saat ini dengan penutupan juga memerlukan penyesuaian yang fleksibel terhadap realitas kehidupan.

Aplikasi online Shifton adalah bantuan nyata bagi setiap bank

Otomatisasi alur kerja yang maksimal membantu menyederhanakan kehidupan pemilik bank. Aplikasi online Shifton membantu mendistribusikan karyawan ke departemen, melacak jam kerja mereka, dan mengelola jadwal kerja.

Selain itu, fungsionalitas aplikasi memungkinkan untuk membangun komunikasi dan manajemen yang efektif dari karyawan yang berlokasi di zona waktu berbeda, atau bekerja jarak jauh. Untuk menambahkan karyawan ke sistem Shifton, manajer hanya perlu menambahkan nama depan, nama belakang, nomor ponsel, atau email mereka.

Dengan menggunakan Shifton, manajer bank dapat menambahkan jumlah karyawan tanpa batas, memberi mereka berbagai tugas, dan memberikan tingkat akses yang berbeda. Modul “Departemen, Proyek” Shifton memungkinkan untuk memindahkan karyawan dari satu departemen ke departemen lain secara instan jika diperlukan. Shifton juga menyediakan kesempatan untuk mengoordinasikan kerja staf secara efektif dan membandingkan statistik dan metrik bulanan.

Fitur berguna lain dari aplikasi ini adalah kemampuan untuk mentransfer dan menyimpan semua dokumentasi yang diperlukan dalam penyimpanan awan yang aman. Karena aplikasi online Shifton tersedia 24/7, setiap karyawan bank dengan otoritas yang sesuai dapat meminta semua informasi yang diperlukan kapan saja.

Dengan menggunakan aplikasi Shifton, manajer bank dapat membuat dan mengedit jadwal reguler dan hari libur untuk departemen yang berbeda atau karyawan individual. Pada saat yang sama, mereka dapat dengan cepat membuat perubahan pada jadwal yang sudah dibuat.

Misalnya, jika bank tutup lebih awal dari biasanya pada hari libur, jadwal dapat dipersingkat hingga jam yang diperlukan. Selain itu, berkat modul “Bonus dan Penalti”, Anda dapat memberikan bonus tambahan kepada karyawan yang mengambil giliran mereka pada hari libur.

Memiliki jadwal kerja yang cerdas sangat penting untuk membangun alur kerja yang stabil di bank. Namun, jadwal harus fleksibel. Setiap karyawan dapat absen karena alasan apa pun: cuti sakit, keadaan keluarga, rawat inap, dll. Untuk kasus seperti ini, opsi “Pergeseran terbuka” akan sangat membantu, memungkinkan bank untuk berfungsi sesuai rencana terlepas dari berapa lama seorang karyawan absen.

Dengan Shifton, alat penjadwalan online modern, Anda dapat dengan mudah mengelola alur kerja bank dengan jumlah cabang dan karyawan berapa pun.