Alle har noen ganger skyld i å utsette viktige oppgaver. Folk tror ofte at de har ubegrenset tid til arbeid. Fristen nærmer seg, mens oppgavene forblir uferdige. Kronisk prokrastinering kan føre til alvorlige konsekvenser: fra kjeft til tap av jobb. Med det sagt, her er noen råd om hvordan du slutter å prokrastinere.

Å håndtere prokrastinering begynner med å finne roten til problemet

Enhver kan bli overveldet av arbeidsmengden. Først må du velge en topp prioritet oppgave. Før du begynner, forstå årsakene til prokrastinering. Kanskje du er redd for å gjøre oppgaven feil eller er forvirret om den. Ikke vær redd for å be om hjelp fra dine kolleger.

I dag er en god dag å begynne

Hvis du ikke vet hvordan du skal overvinne prokrastinering, er den beste løsningen å begynne å jobbe umiddelbart. Hvis en oppgave virker for komplisert og du tror at du ikke vil ha tid til å gjøre det, prøv følgende. Tenk på en oppgave som vil ta deg 5 minutter å fullføre og gjør det. Deretter, start en timer og prøv å jobbe på den kompliserte oppgaven i 5 minutter. Hvis du begynner å gjøre noe, er du mer sannsynlig å fullføre det, da du er tilbøyelig til å huske uferdige oppgaver. På den måten øker sjansen din for å slå prokrastinering.

Del arbeidstimene dine i blokker

Bli kvitt alle distraksjoner og konsentrer deg om arbeidet ditt. Vi foreslår at du deler en arbeidstime i 20-minutters perioder og tar korte pauser mellom dem. Hjernen arbeider i sykluser med høye og lave aktivitetsperioder. For å oppnå toppen av produktivitet, må man være oppmerksom på disse svingningene, og balansere arbeidstiden og hviletiden respektfullt.

Inngå et veddemål

En annen måte å forbedre produktiviteten din på er ved å inngå et veddemål med en venn. Velg et tidspunkt og en dato som frist for oppgaven din. Deretter, tilby vennen din litt penger, kaffe eller lunsj hvis du ikke klarer å fullføre oppgaven i tide. Dette vil gi ekstra motivasjon.

Tenk positivt om tidligere tilfeller av prokrastinering

Prøv å ikke være for hard mot deg selv for dine tidligere tilfeller av prokrastinering. Dette problemet oppstår ofte hos perfeksjonister og folk som er redde for å feile. Hold på positiviteten og la ikke negative tanker snike seg inn i hodet ditt.

Vi håper at artikkelen vår vil frigjøre deg fra prokrastinasjonsfellen.

Gjentagende endringer i arbeidsplanen forstyrrer stadig prioritetslisten. Dette kan føre til negative konsekvenser for produktivitet og lagets fremgang, irrasjonell tidsstyring og tapte tidsfrister. Finnes det en måte å ha kontroll på alt og få tid til alt?

Den beste måten å prioritere oppgaver på er å skrive dem ned

For å begynne, må du lage planer for nær fremtid ved å lage en detaljert liste over alle oppgaver og deres tidsfrister for en dag, en uke eller en måned. I stedet for å prøve å huske alt, bør du starte en arbeidsdagbok og skrive ned alle oppgavene dine. Dette psykologiske trikset understreker viktigheten av arbeidet ditt.

Organiser alt

Når du har laget en oppgaveliste, vil du kanskje legge merke til likheter mellom dem. Dette er ikke overraskende siden de fleste oppgaver kan settes i tre kategorier: enkelt, gjentagende og prosjekt.

1. Enkelt
   Hvis du får en enkelt oppgave, er det best å gjøre den først i morgen. Lag en liste over små oppgaver og kryss av noen av dem hver dag. Før du bestemmer deg for de viktigste oppgavene, bør du vurdere hvor presserende de er og hvor mye tid du trenger for å fullføre dem. Målet ditt er å fullføre oppgavene i løpet av din vakt. Hvis du ikke har tid, gjør oppgaven i morgen. Merk at denne metoden ikke fungerer for umiddelbare oppgaver.
2. Gjentagende
   Du trenger ikke å skrive ned hver eneste ting som må gjøres daglig. For eksempel, hvis du deler artikler på sosiale medier eller har ansvar for e-postkampanjer. Når det er sagt, bør det lages en tidsplan for oppgaver som er knyttet til bestemte timer og dager. Dette vil forenkle sorteringen av arbeidsprioriteter betydelig.
3. Prosjekter
   Prosjekter er oppgaver som er mer krevende å fullføre enn enkle oppgaver. Arbeid med dem så lenge du kan, men prøv ikke å ta på deg flere prosjekter samtidig. Vi anbefaler at du lager en liste over prosjekter og velger de mest presserende og viktige av dem. Ikke påbegynn et nytt prosjekt uten å fullføre det forrige.

Viktige oppgaver kommer først

Å lage en alfabetisk eller numerisk liste vil ikke fungere. Målet ditt er ikke å blindt følge punktene på listen, men å fokusere på høyt prioritert oppgaver. Det gjenværende arbeidet kan gjøres i den rekkefølgen du synes er nødvendig.

Med tiden vil du lære å velge arbeid med høyest prioritet og ikke la det bli et problem. Hvis du følger disse reglene, vil du ikke tro hvor rask arbeidsprosessen vil bli.

Vanskeligheter med planlegging og løsninger

Hvis du er en leder med ansvar for selskapets arbeidsplan og leser denne artikkelen, opplever du mest sannsynlig problemer med å planlegge skift for ansatte.

Her vil du finne de tre vanligste problemene som oppstår under sammensetningen av arbeidsplanen, og de beste løsningene for dem. Begynn å implementere dem i dag!

Problem nr. 1: Siste-liten-planlegging

Å utsette skiftplanlegging til siste liten er ikke en god idé. Ledere med ansvar må sørge for at skiftplanen er tilgjengelig så snart som mulig slik at ansatte kan gjøre sine egne planer gjennom måneden. Hvis ikke, vil mange arbeidere måtte velge mellom personlige saker og arbeid.

Løsning:

Planlegg dine arbeidsplaner på forhånd for å gi alle ansatte muligheten til å gjennomgå planen og gjøre endringer om nødvendig. Mange maler fra nettjenesten Shifton lar deg gjøre dette med bare noen få klikk!

Problem nr. 2: Ujevn skiftfordeling

Ved å gjøre endringer i planen manuelt kan enhver leder overse en feilberegning i fordelingen av skift. Som resultat kan det hende at noen arbeidere ikke jobber de foreskrevne timene, mens andre, tvert imot, jobber mer enn nødvendig, noe som også kan føre til en ufrivillig brudd på arbeidsloven.

Løsning:

For å unngå dette scenariet, bruk Shifton, en automatisert tjeneste for planlegging av arbeids- og skiftplaner. I dette tilfellet vil ansatte ikke ha noen grunn til å kritisere lederen for uaktsomhet og skjødesløshet!

Problem nr. 3: Mangel på moderne verktøy

Ledere som fortsatt bruker penn og papir for å lage selskapets planlegging gjør ikke bare livet sitt vanskeligere, men de er også mer utsatt for å gjøre feil. I tillegg er det store volumet av anrop og meldinger på lederes og ansattes personlige telefoner tidkrevende, noe som resulterer i mangel på skille mellom arbeid og privatliv.

Løsning:

Med brukervennlig programvare som Shifton kan du betydelig forenkle ansattes planlegging og kommunikasjon innen selskapet. Dessuten kommer varsler til den mobile versjonen av nettapplikasjonen nesten umiddelbart, og ansatte kan bytte skift selv, noe som sparer ledere mye tid.

Ved å automatisere ansattes planlegging med nettjenesten Shifton, kan du oppnå konsistente resultater, gjøre færre feil, kutte kostnader, og øke produktivitet og generell tilfredshet blant ansatte.

Hvis du ikke bruker Shifton for din virksomhet ennå, er det på tide å starte! Registrer deg og prøv alle funksjonene i nettapplikasjonen gratis i hele prøveperioden!

Hvordan forbedre effektiviteten til kundesentermedarbeidere

De fleste ledere ved kundesentre bruker standardmetoder for å motivere ansatte og nå sine mål (for eksempel bonuser, tillegg og fordeler). Men hvis du virkelig er interessert i å vokse selskapet ditt, bør du prøve nye løsninger for å forbedre operatørenes produktivitet.

Her er 5 interessante ideer som vil hjelpe deg å øke effektiviteten til kundesentermedarbeiderne dine med minst 10%.

1. 15-minutters kuponger

Er det noen operatører som ville si nei til å avslutte arbeidet 15 minutter tidlig uten å miste betalingen?

Mange kundesentre prøver å oppmuntre sine ansatte med ulike bonuser (som søte gaver eller kinobilletter). Uansett, i hvert selskap vil det alltid være ansatte som ikke spiser søtsaker og foretrekker teateret. Men nesten alle ønsker å forlate arbeidsplassen tidlig!

15-minutters kuponger for de mest produktive kundesentermedarbeiderne kan være et flott insentiv for å gjøre en bedre jobb. Denne løsningen lar deg motivere nesten hvilken som helst operatør.

2. Samle anerkjennelser

Mange kundesenteroperatører ergrer seg over at mens alle kundeklager registreres, formaliseres og sendes til ledelsen, blir komplimenter og takknemlighet ofte ikke registrert.

Samtidig kan det å samle og uttrykke tilbakemelding fra takknemlige kunder betydelig øke motivasjonen til kundesentermedarbeiderne. Prøv å sende ut forrige ukes innspilte takkemeldinger en gang i uken til operatørene som tok dem imot.

Dette er en flott mulighet for alle andre ansatte til å forstå hvor viktig arbeidet deres er. Og de ansatte som mottar takknemlighet vil føle hvor verdifulle de er for selskapet.

3. Månedens samtale

De mest utfordrende samtalene fra de mest “harde” kundene bør heller ikke forbigås i stillhet.

Det er bra hvis kundesenteret ditt praktiserer analysering av samtaleopptak på månedlig basis. I dette tilfellet kan du raskt og enkelt velge månedens samtale ved å samle tilbakemeldinger fra ledere og veiledere.

Når du har funnet et godt eksempel på en særlig vanskelig eller stressende situasjon som oppstod under en samtale, kan du se etter de mest vellykkede atferdsstrategiene for slike situasjoner. En slik analyse kan ikke bare bli en anerkjennelse av operatørhelten i samtalen, men også et ekstra insentiv for ansatte som håndterer slike samtaler med suksess.

4. Dagsvigør

Det er ingen hemmelighet at en betydelig nedgang i produktiviteten til arbeidere ofte skjer mellom ettermiddagen og slutten av arbeidsdagen. Men vi kan tilby deg en rask og enkel måte å unngå dette!

Prøv å be dine kundesentermedarbeidere om å stå oppreist, ikke sitte, i en time etter lunsj! Denne metoden unngår aktivitetsfall og får operatørenes stemmer til å høres mer energiske og engasjerte ut.

Selvfølgelig bør en slik nyvinning gjennomføres utelukkende på frivillig basis. I tillegg bør arbeidere med funksjonshemninger eller ryggsmerter, etc., advares om mulige helseproblemer.

5. Fleksibilitet i tidsplanen

En vedvarende utfordring for ledere ved kundesentre er å sikre at nok ansatte arbeider på et gitt prosjekt. Tross alt påvirker en mangel på operatører arbeidsforholdene til hele teamet betydelig og reduserer selvsagt produktiviteten.

En dyktig leder forsøker alltid å være imøtekommende overfor forespørsler fra ansatte som trenger å gjøre endringer i tidsplanen. For eksempel vil mange foreldre ønske å ta ferie i skoleferien, og studenter vil gjerne ta fri i en eksamensperiode.

Kun et godt utformet planleggingsverktøy gir deg mulighet til å lage en tidsplan for kundesenteret som tilfredsstiller behovene til alle ansatte. Dette vil hjelpe ledelsen med å nå sine mål og gi økonomiske fordeler til selskapet på lang sikt.

Hvordan ta hensyn til personlige forhold for hver ansatt og samtidig oppfylle alle kravene i arbeidslovgivningen? Vi har en løsning!

Konklusjon

Shifton online-tjeneste vil hjelpe deg å raskt og effektivt lage, redigere selskapets arbeidsplan og ansattes tidsplaner ved hjelp av praktiske maler, samt bekrefte forespørsler om permisjon eller sykefravær med ett klikk. I tillegg kan operatørene selv bytte skift, noe som reduserer belastningen på ledere i kundesenteret.

Hvis du ikke bruker Shifton for virksomheten din ennå, er det på tide å komme i gang! Registrer deg og prøv alle funksjonene i nettapplikasjonen gratis i hele prøveperioden!

Topp 5 skybaserte callsenterprogramvare i 2021-2022

Nøkkelen til effektiv kundesupport er ikke bare godt trente operatører, men også kvalitet i callsenterprogramvare. Moderne teknologier hjelper med å automatisere operasjonelle og forretningsprosesser i et callsenter, samt øke ansattes produktivitet.

Hovedoppgavene for programvare for ethvert callsenter er automatisering og økning av effektiviteten i operasjonelle prosesser: samtalefordeling, utfylling av kundeinformasjon, ruting osv.

Optimalisering av forretningsprosesser er også viktig: muligheten til å overvåke ytelsen til operatører spesielt og avdelinger generelt, analysere viktige ytelsesindikatorer og overvåke arbeidet til callsenteret i sanntid.

Når du velger callsenterprogramvare, kan du forbedre kundeservicen din ved å bruke programvare som er skybasert. Dette er de viktigste fordelene ved en slik løsning:

• Bedre kundeservicestyring
• Forbedret rapportering
• Økt effektivitet
• Sentralisert datainnsamling
• Reduserte kostnader
• Økt salg og kundetilfredshet
• Forbedret datasikkerhet
• Flerekanalsstøtte

5 Beste skybaserte callsenterprogrammer i 2021-2022

1. Shifton
   Manuell planlegging av skift for operatører tar for mye tid og krefter for callsenterledere. Shifton-nettappen optimaliserer daglig planleggingsoperasjoner, reduserer turnover og øker ansattes engasjement for å gi den best mulige kundeopplevelsen. Shifton-skytjenesten er ideell for å planlegge skift i et callsenter. Appens funksjonalitet lar ledere lage optimale arbeidsplaner, enkelt planlegge skift og fordele oppgaver mellom operatører. I tillegg kan ansatte selv justere sin arbeidsplan ved å bytte skift (med bekreftelse fra lederen, om nødvendig). Shifton hjelper deg med å lage en optimal balansert timeplan som sikrer den beste kvaliteten på tjenesten til callsenterkundene dine.
2. CloudTalk
   Denne innovative skybaserte programvaren gir flere unike verktøy for callsentre. Den tilpassede ventefunksjonen i anropskø eliminerer samtaleviderekobling, noe som hjelper salgsteamet å avslutte flere avtaler ved å automatisere oppringingsprosessen. CloudTalk opprettholder også en høy grad av kundetilfredshet gjennom intelligent samtaleruting, Klikk-for-å-ring og IVR-alternativer. CloudTalk lar deg sette opp et online callsenter med alle tilgjengelige enheter fra hvor som helst i verden mens du opprettholder lokal tilstedeværelse med lokale telefonnumre. I tillegg tilbyr denne callsenterprogramvaren hundrevis av integrasjoner med CRM, e-handel, teknisk support, handlekurver, Zapier og API-er.
3. Avaya
   Avaya Contact Center er en universell skybasert eller hybrid automatiseringsløsning for innkommende og utgående applikasjoner for tale, video, e-post og gruppesamtaler. Et samlet kommunikasjonssystem for flere kanaler lar fjernoperatørgrupper håndtere samtaler fra hvor som helst. Avaya Contact Center gir også funksjoner for skjermopptak, opplæring og samtalekvalitetsstyring, samt sanntidsrapporter og statistikker for en hvilken som helst valgt periode. I tillegg tilbyr denne skybaserte callsenterprogramvaren funksjoner for engasjementsregistrering, stemmeanalyse og automatisert planlegging.

4. MyOperator
   MyOperator callsenterprogramvare lar deg håndtere flere samtaler uten å bruke for mye tid og krefter. Fordelen med å bruke denne callsenterprogramvareløsningen er at den har innovative funksjoner som å legge til musikk på vent og muligheten til å ta notater mens du er i samtale med en kunde. MyOperator er en brukervennlig skytjeneste som tilbyr API-integrasjon. Hovedformålet er å ta opp, videresende, overføre og spore samtaler. Imidlertid kan du også eksportere samtaleloggsdata for ytelsesanalyse etter behov.
5. Dialpad
   Dialpad er en nettapplikasjon som hjelper deg med å ta bedriftskommunikasjonen din til neste nivå. Det gjør det mulig for deg å kommunisere med dine kunder, ansatte og andre bedrifter med største letthet, noe som gjør bedriftskommunikasjonen din mer effektiv og virkningsfull. Enten det er talebasert kommunikasjon eller tekstmeldinger, har Dialpad gode løsninger for dem alle. Det tar kommunikasjonen din til et nytt nivå slik at du også kan nyte tiden din mens du snakker med kundene dine.

Konklusjon

Riktig skybasert callsenterprogramvare bidrar til å forbedre effektivitet, produktivitet og kundeservice. Vi velger Shifton-nettjenesten siden den er den perfekte applikasjonen for effektiv callsenterstyring.

Hvis du ikke bruker Shifton for din virksomhet ennå, er det på tide å komme i gang! Registrer deg og prøv alle funksjonene i nettapplikasjonen gratis i 2 måneder!

Hvordan Shifton bidrar til rapportering i callsentre

Telemarketing og statistisk analyse er en av de viktigste aktivitetene i et callsenter. Indikatorer som antall og varighet av behandlede samtaler, gjennomsnittlig ventetid for et kundesvar, KPI-er for operatører osv., kan fullt ut måles, og ansattes effektivitet kan evalueres svært raskt.

Måling av ytelse i callsentre

Når telemarketingaktiviteter er begrenset til en eller to ansatte, er operasjonell analyse ganske grei og kan begrenses til å spore 2-3 måleparametere. Dette er mer enn nok for effektiv styring av en reklamekampanje.

På den annen side, etter hvert som telemarketingprosjekter oppskaleres, er det alltid bra å kjenne til et bredere spekter av måleparametere som hjelper til med å håndtere ytelsen i callsentre. Disse gjør det enklere å identifisere elementer som har en positiv eller negativ innvirkning på utfallet av kampanjen.

Det kan være mange av dem; her er noen eksempler: feilaktig kontaktdatabase, dårlig opplært team, utilstrekkelig planlagte skift for personalet på bestemte klokkeslett, utstyrsnedbrudd osv.

Korrekt utformede og beregnede løsninger kan hjelpe til med å identifisere områder som trenger forbedring. Statistikker mottatt til rett tid kan hjelpe med dette.

Statistiske rapporter for callsentre

Når man evaluerer arbeidet til et callsenter, bør man ikke bare fokusere på rapporter om lukkede leads, men også på andre rapporteringsindikatorer — antallet behandlede samtaler, deres varighet og servicenivået.

Etter å ha analysert rapporten for hver samtale, vil man faktisk motta en mini-markedsanalyse. Dette hjelper til med å forstå mye om kundene — hva de foretrekker, hvilke konkurrerende selskaper de bruker, og så videre.

En annen viktig indikator er ventetiden til kundene på linjen. I løpet av toppdager for callsenterteamet kan forsinkelser i håndteringen av innkommende samtaler indirekte påvirke kundetilfredsheten, og av den grunn kan de velge konkurrenter. Som et resultat vil selskapet som dette callsenteret yter tjenester for motta mindre potensiell profitt, noe som betyr at det vil pådra seg tap.

Hvordan kan Shifton hjelpe i dette tilfellet?

Basert på informasjon om utførte skift og pauser, gir Shifton detaljerte rapporter om flere prosjekter eller en spesifikk ansatt på det mest detaljerte nivået. Slik rapportering, kombinert med annen statistisk informasjon, lar deg identifisere toppdager og optimalt konfigurere skift og antall operatører på hver av dem.

Shifton tilbyr også en lønnsfunksjon som kan brukes til å forutsi kostnadene for callsenteret. Denne funksjonen vil spare deg fra å betale overtidslønn på grunn av flere operatøroppdrag.

Shifton sky-tjeneste tilbyr kraftige rapporteringsverktøy som viser mye statistisk informasjon om arbeidet til både selskapet som helhet og dens individuelle ansatte. Kombinert med verktøy for planlegging og sporing av oppmøte, kan disse rapportene vise informasjon om oppnåelser, planlagte og fullførte oppgaver, forutsi fremtidige kostnader og optimalisere prosesser i selskapet i tide.

Prognoser og rapporter innhentet ved bruk av Shifton sky-tjeneste tillater ytterligere optimalisering av callsenteret med et ubegrenset antall ansatte. Dermed vil du ikke bare løse eksisterende problemer, men også forhindre at de oppstår i fremtiden.

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrer deg og prøv alle funksjonene i vår nettapplikasjon gratis i 2 måneder!

7 viktige faktorer som gjør Shifton til den beste løsningen for alle kundesentre

Å velge riktig programvare for kundesentre har blitt en nødvendighet snarere enn et privilegium. I tillegg er nøkkelpunktene ved valg av et bestemt program for et kundesenter tilgjengeligheten av alle nødvendige funksjoner for en effektiv og uavbrutt arbeidsflyt.

Når man velger programvare for kundesentre, er det viktig å vurdere 7 faktorer som garanterer lønnsomhet for virksomheten. I dag vil du få vite hvorfor Shifton er den beste tjenesten for outsourcing-selskaper i 2021.

Nødvendige funksjoner

Det er avgjørende at programvaren for kundesentre gir alle nødvendige funksjoner som forenkler arbeidet til operatører og ledere.

Shifton hjelper deg med å spare betydelig tid og krefter på utarbeidelse av skift og arbeidstidsplaner. Alternativet “Bytte skift” fjerner unødvendig belastning fra ledere, siden det lar ansatte bytte skift selvstendig, og involverer ledere kun for å godkjenne byttet. Dermed sparer lederen tid og krefter på å finne erstatninger for ansatte.

Teamledelse

Kundesentrelag kan være store eller små, selskapsstrukturer kan være kompliserte, og avdelingskontorer kan være lokalisert over hele landet eller til og med over hele verden. Shifton tilbyr flotte verktøy for teamledelse – fra flertrinns tilgang og strukturerte kontoer til å tildele og spore oppgaver med sjekklister.

Ettersom Shifton tar hensyn til forskjellige tidssoner, kan du administrere ansatte eksternt.

Den omfattende funksjonaliteten til Shifton gjør det mulig å jobbe fra hvor som helst, med alle nødvendige verktøy lett tilgjengelig. Dette gjør det også mulig å tilby tjenester til kunder over hele verden eksternt.

Skalerbarhet

Programvare for kundesentre må kunne skaleres med virksomheten din og tilpasse seg både antall kunder og kompleksiteten av deres behov og forespørsler.

Shifton støtter planlegging for et ubegrenset antall ansatte. Størrelsen på selskapet er ikke avgjørende — Shifton lar deg bygge strukturen, og tar hensyn til alle prosjekter, arbeidstider, stillingshierarki og andre vilkår.

Rapportering og overvåking

Analyser- og kontrollfunksjoner i programvaren for kundesentre hjelper deg å oppnå maksimal effektivitet. Shifton tilbyr kraftige verktøy for rapportering som viser omfattende statistisk informasjon om selskapets ytelse.

Kombinert med verktøy for planlegging og sporing av oppmøte, gir slike rapporter fullstendig informasjon om prestasjoner, planlagte og fullførte oppgaver, hjelper deg med å forutse fremtidige kostnader og gir et signal om å optimalisere prosesser i selskapet i tide.

Perfekt integrasjon

Programvaren for kundesentre skal integreres sømløst med CRM, e-handelsplattform og eksisterende kundeservice etter behov.

Shifton tilbyr integrasjoner med mange populære programvare (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) for å forbedre arbeidsflyt, datautveksling og API-tilgang. Listen over integrasjoner utvides stadig.

SMS, e-post og pushvarsler

Shifton tilbyr muligheten for SMS, e-post og pushvarsler som blir sendt til ansatte når de oppretter timeplaner eller endrer dem.

På denne måten blir all viktig informasjon mottatt av de riktige personene til rett tid.

Pris

Når du velger programvare for kundesentre, er pris definitivt en av de viktige faktorene. Vi anbefaler å starte med en gratis prøveperiode og vurdere resultatene dine kritisk.

Shifton lar deg bruke akkurat den mengden moduler du trenger og kun betale for dem du bruker. I to måneder kan du prøve all funksjonaliteten til applikasjonen helt gratis. Etter denne perioden vil kostnaden for én ansatt være fra $0,5 til $4 (avhengig av antall valgte moduler).

Velg Shifton — Den Perfekte Løsningen for Kundesentre

Riktig programvare vil være en utmerket grunnlag for effektiv drift av selskapet ditt. Med tanke på de ovennevnte faktorene vil de beste resultatene utvilsomt oppnås med Shifton, den ultimate programvaren for kundesenterplanlegging. Denne programvaren lar deg ikke bare integrere alle kommunikasjonskanaler med kunden, men gir også en rekke andre nyttige funksjoner.

Utforming av arbeidstidsplaner og skift, regnskap for ansattes oppmøte, bytte av skift, analyser og rapportering — dette er bare en del av funksjonene til Shiftons online app!

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrer deg og prøv alle funksjonene i vår online applikasjon i 1 måned gratis!

En av de viktigste oppgavene for lederen av ethvert selskap er å utvikle selskapets merkevare, øke produktiviteten og spare tid på å arbeide med personell. Vi presenterer for deg de beste tjenestene for å planlegge oppgaver og administrere teamressurser i 2021. Det er på tide å rydde opp i gjøremålslisten din!

Verktøy for prosjektledelse 2021

Avhengig av størrelse, bransje og mål, kan du velge relativt enkle kontrollsystemer, samt store forretningsløsninger eller interne utviklinger.

Her er de 6 beste tjenestene for prosjekt- og personaladministrasjon i 2021.

Monday

Det er et kraftig, men likevel enkelt verktøy for team som hjelper med å forme arbeidsflyt, tilpasse seg endrede behov, skape åpenhet, koble sammen samarbeidende og få en slutt på manuelt arbeid.

Verktøyet kan brukes på tvers av team, avdelinger, ledere og organisasjoner, og alle typer prosjekter og prosesser.

Individuell plan uten kostnad inkluderer opptil 2 teammedlemmer og hjelper med å holde oversikt over arbeidet og oppgavene deres, mens det tilbyr de mest essensielle funksjonene i verktøyet. Månedlige betalte planer starter fra $8 per bruker.

Trello

Lett å bruke verktøy som kan integreres med populære tjenester og er flott for planlegging av oppgaver.

Hovedfunksjonen i denne tjenesten er dens enkle grensesnitt i form av tavler med oppgaver og oppgavelister. Oppgavestatusene kan oppdateres med ett klikk på musen. En av de mest praktiske funksjonene er at et eget vindu er tildelt hver bruker.

Trello er gratis å bruke i en begrenset versjon.

Slack

Denne bedriftsmeldingsappen ble en av de mest populære forretningsløsningene for ansatt-interaksjon i 2021. Nettjenesten kjører på personlige datamaskiner, iOS- og Android-enheter og brukes ofte som et alternativ til Skype.

I sin gratisversjon får man 5GB lagring og 10 000 meldinger for teamet, samt 10 integrasjoner med populære verktøy og tjenester. Betalte planer starter fra $8 per bruker per måned.

Wrike

Populær skytjeneste for oppgavesetting og prosjektledelse i 2021. Tallrike integrasjoner er kjennemerket ved applikasjonen. Sammenlignet med andre verktøy, tilbyr Wrike relativ enkelhet og bekvemmelighet.

Når det gjelder mangler, bemerker brukere at grensesnittet er for enkelt. Gratisplanen tilbyr 2 GB for hele kontoen og begrensede funksjoner. Betalte planer starter fra $9.8 per bruker per måned.

Asana

En veldig populær oppgavesporer i 2021 med et intuitivt grensesnitt. Denne tjenesten kan brukes både i team og for personlige formål.

Verktøyet presenterer bred funksjonalitet: planlegging, chatting, gjennomføringskontroll og mye mer. Asana tilbyr 3 planer å velge mellom, avhengig av selskapets mål. Den grunnleggende gratisplanen inkluderer opptil 15 brukere og tilbyr begrenset funksjonalitet. Månedlige betalte planer starter fra $13.49 per bruker.

Shifton

Shifton er et flott alternativ til de nevnte verktøyene. Den nettbaserte applikasjonen tilbyr et bredt spekter av verktøy for administrasjon av selskaper, prosjekter og tidsplaner, samt 4 grensesnittspråk å velge mellom. Shifton-brukere kan også sette sine foretrukne arbeidstider, be om en pause eller bytte skift med kolleger i appen.

Tjenesten støtter planlegging for et gitt antall ansatte som kan bruke “Oppgaver”-modulen. Modulen gjør det mulig å administrere oppgaver og tilhørende kundedata, tildele oppgaver til ansatte eller la dem ta dem på egen hånd, etablere tidsfrister for utføring og fullføring av oppgaver, vedlegge lister som ansatte fyller ut etter at oppgavene er fullført. Shifton er tilgjengelig gratis i 2 måneder. Etter det vil den månedlige betalingen for “Oppgaver”-modulen være $0.5 per person.

Listen over programvareutviklere for å administrere teamressurser ovenfor er på ingen måte fullstendig, men nå vet du hvor du skal starte!

Vi håper at disse verktøyene vil tillate deg å fokusere på utviklingen av virksomheten din, samt spare tid på organisatoriske og markedsføringsoppgaver.

Vanligvis står de lederne som håndterer planlegging for team og avdelinger overfor en utfordrende oppgave. De trenger å lage timeplaner som tar hensyn til alle ansatte og deres personlige omstendigheter, sykemeldinger, fridager, månedlige og ukentlige arbeidstimer.

Dersom du fortsatt lager timeplaner og skift på papir eller i en Excel-fil, kan det ta timer å gjøre alle nødvendige oppdateringer. Ulike planleggingsapper fjerner definitivt byrden av ansattplanlegging. De reduserer betydelig ledelsens tid og innsats, forbedrer teamarbeid og maksimerer driftstiden.

Vi vet at Shifton online-app er et utmerket alternativ til alle populære analoger. La oss sammenligne Shifton-funksjonene med WhenIWork-funksjonaliteten og overbevise oss om det.

Gratis prøveperiode	1 måned	2 uker
Min.kostnad	$1 per bruker per måned	$2 per bruker per måned
Kundestøtte	Personlig kontoadministrator	Chatbot
Automatisk planlegging	ja	ja
Skiftbytte	ja	ja
Pausebytte	ja	nei
Lønnskalkulasjon	ja	nei
Oppgaver	ja	ja
Sjekklister	ja	nei
Tilgjengelighet	ja	nei
Byttekontroll	ja	ja
Integrasjoner	ja	ja
Rapporter og analyse	ja	ja
Påminnelser	ja	ja
Varsler	ja	ja

* Sammenligningen av funksjoner er satt sammen basert på offentlig tilgjengelig informasjon fra september 2021.

Som vi kan se fra sammenligningstabellen, tilbyr Shifton nesten de samme funksjonene som WhenIWork og enda mer – som en personlig kontoadministrator, «Tilgjengelighet»-alternativet som sikrer maksimal fleksibilitet for både ansatte og arbeidsgivere, for ikke å nevne en mye lengre gratis prøveperiode og lavere kostnader.

Vil du være sikker? Velkommen til Shifton! Registrer deg og prøv alle funksjonene i Shifton gratis i 2 måneder!

Å lage en effektiv arbeidsplan for ansatte er essensielt for å opprettholde produktivitet, sikre rettferdighet og møte forretningsbehov. En godt organisert ansattplan hjelper bedrifter å operere jevnt samtidig som man balanserer ansattes tilgjengelighet, preferanser og arbeidsbelastning. Imidlertid kan planlegging av ansatte være utfordrende, spesielt når det gjelder endringer i siste liten, bytte av skift og arbeidslover.

Denne veiledningen skisserer 16 trinn for å forbedre prosessen med å planlegge ansatte, inkludert viktige teknikker for å planlegge ansatte effektivt, redusere planleggingskonflikter og forbedre forretningsautomatisering.

Ting du bør vite og implementere i arbeidsplanleggingen

Arbeidsplanleggingsverktøy som Shifton gir ledere muligheten til å automatisere planlegging og eliminere manuell skiftplanlegging. HR-profesjonelle og teamledere brukte tidligere en betydelig del av tiden sin på å administrere ansattplaner og ta hensyn til forespørsler om fri og skiftpreferanser. Nå strømlinjeformer løsninger for forretningsautomatisering disse oppgavene, slik at ledere kan fokusere på ansattes velvære, prestasjonsveiledning og arbeidsstyrkeutvikling.

Effektiv innføring av arbeidstidsplanleggingsteknologi krever forståelse av de viktigste elementene i planlegging av ansatte og automatisering av skiftstyring. Her er fem viktige ting å vite når du digitaliserer prosessen med å planlegge dine ansatte.

1. Bedre tids- og oppgavestyring

Med verktøy for automatisering av arbeidsstyrken kan ledere effektivt planlegge ansatte samtidig som de administrerer oppgaver og prosjekter i samme system. Denne integrasjonen gjør det mulig for selskaper å forbedre tidsstyring, produktivitet og teamarbeid ved å sikre at ansatte vet nøyaktig hva de skal gjøre i løpet av sitt skift.

En velstrukturert ansattplan bør inkludere skiftoppgaver, oppgavedistribusjon og prosjektfrister, slik at driften går jevnt. Shifton, en kraftfull planleggingsløsning, gjør det mulig for bedrifter å lage tidsplaner for ansatte mens de også tildeler sjekklister og oppgaver for å forbedre kvaliteten på tjenester og operasjonell effektivitet.

2. Automatisering og kunstig intelligens

En stor fordel med en automatisk ansattplanlegger er bruken av AI-drevet automatisering. Med 62% av bedriftene som enten planlegger å implementere eller allerede bruker automatisering på arbeidsplassen, er det klart at AI-drevne planleggingsløsninger vil bli stadig viktigere for ledere.

Hvordan planlegge ansatte effektivt ved bruk av automatisering:

• Legg inn ansattopplysninger, skiftlengder og tilgjengelighet i systemet.
• La planleggingsprogramvaren optimalisere arbeidsplaner.
• Systemet justerer automatisk skift basert på forespørsler om fri og arbeidsstyrkebehov.
• Minimer planleggingskonflikter med sanntidsoppdateringer og automatiserte anbefalinger.

Å bruke automatisering for bedrifter forenkler planlegging og bemanning, reduserer behovet for manuelle justeringer og skiftendringer i siste liten.

3. Skytjenestebasert tidsregistrering

Rundt 44% av talentansvarlige stoler nå på skytjenestebaserte automatiseringsverktøy for å spore ansattes tidsplaner og oppmøte. Moderne planleggingsteknikker for ansatte inkluderer skytjenestebaserte log-ins, noe som gjør det mulig for ansatte å logge inn og ut fra hvor som helst. Denne funksjonen er avgjørende for hybride arbeidsmodeller, eksterne team og virksomheter som opererer på flere steder.

For selskaper som krever oppmøtekontroll på stedet, tilbyr mange planleggingsverktøy GPS-verifisering og IP-baserte inn- og utstemplinger, noe som sikrer nøyaktig sporing av arbeidsplaner for ansatte. Disse digitale tidsregistreringsfunksjonene øker ansvarligheten og reduserer lønnsavvik samtidig som de tilbyr større fleksibilitet for ansatte.

4. Dataanalyse for optimalisering av planlegging

En effektiv arbeidsplan bør være datadrevet. Digitale planleggingsløsninger gir sanntids analysetavler som tilbyr innsikt i:

• Ansattes oppmøte og skiftetterlevelse.
• Totale timer jobbet per periode.
• Forsinkelser, overtidsarbeid og produktivitetstrender.
• Oppgavefullføring per skift.

Ved å utnytte dataanalyse i planlegging av ansatte kan bedrifter identifisere ineffektiviteter, forbedre bemanningsbeslutninger og forbedre ytelsessporing. Disse innsiktene gjør det mulig for ledere å raffinere sine ansattplaner, og sørge for at lønnskostnadene er i samsvar med operasjonelle behov samtidig som man opprettholder arbeidsstyrkens produktivitet.

5. Automatisert lønnsberegning

En av de største fordelene med forretningsautomatisering i planlegging og bemanning er automatisert lønnsbehandling. I stedet for å manuelt spore timer og beregne lønn, integrerer moderne ansattplanleggingsprosesser lønnsfunksjoner, noe som forenkler lønnsberegning.

Nøkkelfordeler ved automatisering av lønnsprosesseringen:

• Sporer ansattes arbeidstimer og bruker forhåndsdefinerte lønnssatser.
• Genererer automatiserte lønnsrapporter basert på faktisk arbeidstid.
• Reduserer lønnsfeil ved å eliminere manuell datainntasting.
• Integreres med regnskap og finanssystemer for sømløs lønnsbehandling.

Med automatisert planlegging og lønnssystemer kan HR-team spare betydelig tid samtidig som de sikrer nøyaktig, rettidig lønnsutbetaling.

16 trinn for å forbedre ansattplanleggingen din

Trinn 1: Fastsett hva teamet ditt trenger å gjøre

Før du lager en tidsplan for ansatte, identifiser de viktigste ansvarene og oppgavene som må dekkes. Vurder:

• Hvilke tjenester eller oppgaver må fullføres daglig?
• Hvilke ansatte er best egnet til spesifikke roller?
• Er det perioder med høy aktivitet som krever ekstra bemanning?

Å forstå arbeidsmengdefordelingen sikrer at planlegging av ansatte er i samsvar med operasjonelle behov og sikrer at arbeidet blir fullført effektivt.

Trinn 2: Se på når du har størst (og lavest) aktivitet

Analyser tidligere ytelsesdata for å fastslå virksomhetens travleste og mest rolige perioder. Bruk innsikter fra:

• Salgs- og kundetrafikkrapporter
• Data om samtalevolum (for kundestøtteteam)
• Sesongmessige trender og etterspørselsfluktuasjoner

Ved å tilpasse ansattplaner til faktisk etterspørsel, optimaliserer bedrifter lønnskostnader og sikrer tilstrekkelig dekning i løpet av perioder med høy aktivitet, samtidig som man unngår overbemanning i rolige perioder.

Trinn 3: Forutse fremtidige aktivitetsnivåer

Å forutsi arbeidsmengde hjelper ledere med å planlegge ansatte rettferdig og effektivt. Vurder:

• Kommende kampanjer eller forretningsevents
• Feriesesonger eller ferieforespørsler
• Markedstrender som kan påvirke kundens etterspørsel

Ved å forutse fremtidige behov kan ledere planlegge ansatte proaktivt, forhindre bemanningsmangel i siste liten og sikre en effektiv arbeidsplan for ansatte.

Steg 4: Vurder Dine Ansattes Behov

En arbeidsplan bør ta hensyn til både virksomhetens behov og ansattes preferanser. Ansatte som føler at deres behov blir anerkjent, er mer tilbøyelige til å forbli engasjerte og produktive. Når du lager en plan for ansatte, vurder følgende:

• Tilgjengelighet og forespurt fri
• Arbeids- og livsbetraktninger
• Kompetansenivåer og jobbroller

En rettferdig og balansert plan forbedrer ansattes tilfredshet, reduserer utbrenthet og minimerer fravær.

Steg 5: Velg Din Arbeidsskiftplanleggingsmetode

Å velge riktig tilnærming til planlegging av ansatte avhenger av virksomhetens modell, arbeidsstyrkestruktur og driftskrav. Det finnes flere teknikker for planlegging av ansatte å vurdere:

• Faste skift – Ansatte arbeider de samme timene hver dag (f.eks. 9 – 17). Ideell for virksomheter med stabile arbeidsmengder.
• Roterende skift – Ansatte veksler mellom ulike skift (morgen, kveld, natt). Vanlig i helsevesenet, detaljhandel og gjestfrihet.
• Delte skift – Ansatte arbeider to separate perioder i løpet av dagen (f.eks. 8 – 12, deretter 16 – 20). Nyttig for virksomheter med varierende etterspørsel.
• Påkallingsplanlegging – Ansatte må være tilgjengelige for arbeid hvis nødvendig. Ofte brukt i helsevesenet og beredskapstjenester.
• Fleksibel planlegging – Ansatte velger sine timer basert på arbeidsmengde og virksomhetens behov. Passer for fjernteam og kreative bransjer.

Å velge riktig planleggingsprosess for ansatte hjelper virksomheter med å optimalisere arbeidskostnadene samtidig som effektiv ansattes planlegging sikres.

Steg 6: Optimaliser Arbeidsskiftplaner Basert På Travle Tider

For å maksimere produktiviteten, planlegg ansatte basert på topp- og stille timer. Virksomheter bør:

• Tildel flere ansatte i løpet av travle timer for å forbedre servicekvaliteten.
• Reduser bemanning i stille timer for å unngå unødvendige arbeidskostnader.
• Bruk historiske data til å forutsi etterspørrelsesendringer og justere skift deretter.

En data-drevet tilnærming til planlegging av ansatte slik at arbeidet blir fullført sikrer optimal ressursallokering, og hjelper virksomheter med å operere effektivt.

Steg 7: Minimer Endringer i Siste Øyeblikk

Uventede endringer i timeplaner forstyrrer arbeidsflyten og frustrerer ansatte. For å forhindre endringer i siste øyeblikk:

• Oppmuntre ansatte til å sende inn frihetsforespørsler på forhånd.
• Sett en frist for skiftbytter og krev ledergodkjenning.
• Ha tilgjengelige reserveansatte for akutte bemanningsbehov.
• Bruk planleggingsprogramvare for å automatisere justeringer i siste øyeblikk.

Ved å minimere planleggingskonflikter, opprettholder virksomheter stabilitet i ansattes planlegging og forbedrer ansattes tilfredshet.

Steg 8: Sørg for at Planer Er Lett Tilgjengelige

En arbeidsplan for ansatte skal være lett å få tilgang til, noe som reduserer forvirring og misforståelser. For å forbedre tilgjengeligheten:

• Del planer digitalt via en nettportal eller mobilapp.
• Post printede planer i pauseområder eller fellesområder.
• Varsle ansatte om oppdateringer av planer i sanntid for å unngå misforståelser.

Tydelig kommunikasjon sørger for at ansatte holder seg informert om sine arbeidsplaner, og reduserer fravær og planleggingsfeil.

Steg 9: Balanser Behovene til Virksomheten og De Ansatte

Effektiv styring av ansattes arbeidsplan krever en balanse mellom virksomhetens behov og ansattes velvære. Selv om virksomheter må opprettholde produktivitet og lønnsomhet, bør de også ta hensyn til ansattes ønsker for å øke engasjementet og oppbevaringen.

Strategier for å balansere virksomhetens og ansattes behov:

• Tilby fleksibel planlegging når mulig for å imøtekomme personlige forpliktelser.
• Roter skift rettferdig for å forhindre overbelastning av enkelte ansatte.
• Implementer klare retningslinjer for å be om fri eller bytte skift.
• Oppmuntre til åpen kommunikasjon mellom ledere og ansatte om planleggingsproblemer.

En godt balansert plan for ansatte forbedrer moralen, reduserer turnover og skaper en mer motivert arbeidsstyrke.

Steg 10: Vær Opmærksom på Hendelser og Faktorer som Påvirker en Plan

Visse eksterne faktorer påvirker de beste praksisene for ansattes planlegging, og krever at virksomheter forblir tilpasningsdyktige.

Vanlige faktorer som påvirker planer:

• Offentlige helligdager og sesongmessig etterspørsel – Virksomheter må forberede seg på økt arbeidsbelastning eller redusert tilgjengelighet for ansatte.
• Værforhold – Utendørsjobber kan bli forsinket på grunn av værforstyrrelser.
• Industritrender – Økonomiske skift eller kundepreferanser kan påvirke bemanningsbehov.
• Uventede nødsituasjoner – Ansattes fravær på grunn av sykdom eller familieforhold krever beredskapsplaner.

Å overvåke disse faktorene hjelper virksomheter med å justere arbeidsplaner for ansatte proaktivt, forhindrer bemanningsmangel eller ineffektiviteter.

Steg 11: Distribuer Planen til Ansatte

Når arbeidsplanen for de ansatte er ferdigstilt, må bedrifter sørge for at hver ansatt mottar den i tide.

Beste praksis for distribusjon av planer:

• Send planer på forhånd for å gi ansatte tid til å planlegge.
• Bruk en nettbasert planleggingsplattform for enkle oppdateringer og tilgang.
• Legg ut fysiske kopier i fellesområder som referanse.
• Tillat ansatte å bekrefte mottak for å vise at de har sett sine skift.

Å gjøre planer lett tilgjengelige bidrar til å administrere ansattes arbeidsplaner effektivt samtidig som det reduserer forvirring og feikommunikasjon.

Steg 12: Etabler en kommunikasjonsstrategi for teamet

En sterk kommunikasjonsstrategi sikrer at ansatte holdes informert og engasjert med oppdateringer om arbeidsplaner.

Måter å forbedre teamkommunikasjon:

• Bruk planleggingsapper for å sende automatiske skiftpåminnelser.
• Opprett en dedikert chat-gruppe for å diskutere skiftbytter eller oppdateringer.
• Oppmuntre til tilbakemelding for tidlig å identifisere planleggingsbekymringer.
• Hold regelmessige møter for å diskutere bemanningsutfordringer og løsninger.

Klar kommunikasjon forbedrer effektiviteten i arbeidsplanlegging, og forhindrer forvirring og konflikter i siste liten.

Steg 13: Evaluer jevnlig din arbeidsplan og prosess

Arbeidsplanleggingsprosessen bør gjennomgås regelmessig for å sikre at den forblir effektiv. Bedrifter bør analysere nøkkelprestasjonstall for å avgjøre om deres planleggingsstrategi oppfyller operative og ansattes behov.

Hvordan evaluere din planleggingsprosess:

• Følg med på oppmøte og punktlighet – Identifiser mønstre av fravær eller forsinkelser.
• Overvåk arbeidsbelastningsfordeling – Sørg for at skift er rettferdig fordelt blant ansatte.
• Samle tilbakemeldinger fra ansatte – Spør personalet om utfordringer med planlegging og forbedringer.
• Vurder kundetilfredshet – Sørg for at bemanningsnivåene stemmer overens med kvaliteten på kundeservice.

Ved å jevnlig gjennomgå og forbedre arbeidsplanen kan bedrifter øke effektiviteten og ansattilfredsheten, og gjøre planleggingen mer tilpasselig til endrede krav.

Steg 14: Overvåk og tilpass etter behov

Selv en godt planlagt arbeidsplan for ansatte krever justeringer over tid. Bedrifter bør forbli fleksible og responsive til endrede forhold.

Beste praksis for overvåking og justering av arbeidsplaner:

• Bruk planleggingsprogramvare for å følge med på ansattetid og skiftdekning i sanntid.
• Adresser problemer med underbemanning raskt ved å tildele ekstra arbeidere når det er nødvendig.
• Juster skift basert på ansattes prestasjoner og arbeidsbelastningsbehov.
• Vær proaktiv med konflikter, og løs dem før de eskalerer.

Regelmessig overvåkning sikrer effektiv arbeidsplanlegging samtidig som det gir ledere mulighet til å ta datadrevne beslutninger for å optimalisere personalplaner.

Steg 15: Overhold juridiske krav

Bedrifter må følge arbeidslover og -forskrifter når de utarbeider arbeidsplaner for å unngå juridiske risikoer.

Viktige overholdelsesbetraktninger:

• Minimum hvileperioder – Sørg for at ansatte får tilstrekkelige pauser mellom skift.
• Overtidregler – Spor overtidstimer og kompensér ansatte i henhold.
• Rettferdige planleggingslover – Noen regioner krever forhåndsvarsel for endringer i skift.
• Begrensninger på arbeidstid – Enkelte bransjer har grenser for maksimale arbeidstimer.

Å forstå og overholde beste praksis for arbeidsplanlegging beskytter bedrifter mot straffer og juridiske tvister samtidig som det sikrer rettferdige arbeidsforhold.

Steg 16: Bruk planleggingsprogramvare

Å bruke automasjon for bedrifter forenkler prosessen med å lage arbeidsplaner for ansatte, reduserer administrativ arbeidsbelastning og forbedrer nøyaktigheten. En planleggingsapp hjelper bedrifter med å:

• Automatisere skift tildelinger for å matche ansattes tilgjengelighet og arbeidsbelastning.
• Gi oppdateringer av arbeidsplaner i sanntid til ansatte.
• La personalet be om fri og bytte skift digitalt.
• Generere rapporter om lønnskostnader, oppmøte og ytelse.

Ved å implementere automatisering av arbeidsstyrken kan bedrifter spare tid, redusere planleggingskonflikter, og sikre at ansatte får rettferdige og effektive arbeidsplaner.

Hva er fordelene med å bruke planleggingsprogramvare for ansatte?

Å investere i planleggingsprogramvare gir bedrifter en strukturert og effektiv måte å planlegge ansatte på, redusere feil og forbedre arbeidsstyrkeforvaltning. Nedenfor er de viktigste fordelene ved å bruke automasjon i arbeidsplassen for planlegging.

1. Effektivisering av planlegging

Manuell planlegging tar tid og er utsatt for menneskelige feil. Planleggingsprogramvare hjelper bedrifter med å lage en effektiv arbeidsplan ved å:

• Automatisere opprettelse og justering av skift.
• Redusere risikoen for dobbeltbookinger av ansatte.
• La ledere enkelt oppdatere arbeidsplaner i sanntid.
• Gi maler for repeterende planleggingsmønstre.

Med automasjon for bedrifter kan ledere raskt og nøyaktig planlegge arbeidsstyrken, noe som sikrer smidig drift.

2. Forbedre kommunikasjon

En ansattplan skal være lett tilgjengelig for alle ansatte. Planleggingsprogramvare forbedrer kommunikasjonen ved å:

• Sende automatiske varsler om skiftoppgaver og endringer.
• Tilby en sentral plattform der ansatte kan se timeplanene.
• Muliggjøre direkte kommunikasjon mellom ledere og ansatte for skiftebytter.

Med bedre kommunikasjon holder ansatte seg informert og engasjert, noe som reduserer forvirring om arbeidstidene deres.

3. Reduser tidsplan-konflikter

Konflikter oppstår når flere ansatte ber om samme fri eller skift tildeles urettferdig. Planleggingsprogramvare forhindrer disse problemene ved å:

• Markere potensielle tidsplankonflikter før de oppstår.
• La ansatte sende inn tilgjengelighet og forespørsler om fri digitalt.
• Tilby automatiserte konflikthåndteringer for å justere skift etter behov.

Dette sikrer rettferdig planlegging og balansert arbeidsfordeling, noe som fører til høyere medarbeidertilfredshet.

4. Øk effektiviteten

En godt organisert ansattplan forbedrer effektiviteten ved å sørge for at de riktige ansatte er tildelt på de riktige tidene. Planleggingsprogramvare hjelper ved å:

• Justere skift i forhold til forretningsbehov og topptider.
• Sporing av ansattes prestasjoner og fraværsmønstre.
• Eliminere manuelle feil i planleggingen som forårsaker operasjonelle forsinkelser.

Ved å planlegge ansatte effektivt, kan bedrifter øke produktiviteten og redusere arbeidskostnadene.

5. Skaler bedriftsvekst

Når bedrifter utvider seg, blir det uholdbart å administrere ansattes timeplaner manuelt. Automatisering av arbeidsstyrken hjelper med å skalere operasjoner ved å:

• Håndtere større team og flere lokasjoner effektivt.
• Integrere med lønns- og HR-programvare for å effektivisere arbeidsstyrkeadministrasjonen.
• Tillate fleksible skiftstrukturen til å imøtekomme bedriftsvekst.

Med den beste måten å planlegge ansatte på, kan bedrifter skalere samtidig som de opprettholder effektiv ansattplanlegging.

Optimalisering av planlegging med Shifton

Shifton er en kraftig løsning for planlegging av ansatte, designet for å hjelpe bedrifter med å administrere ansattes timeplaner, optimalisere skiftplanlegging, og effektivisere automatisering av arbeidsstyrken. Enten du trenger å planlegge ansatte effektivt, redusere konflikter, eller forbedre skiftoversikten, gir Shifton de riktige verktøyene for forretningsautomatisering og ansattplanleggingsstyring.

Viktige funksjoner i Shifton for planlegging av ansatte

• Automatisk skiftplanlegging – Opprett effektive arbeidsplaner for ansatte med kun noen få klikk.
• Sporing av ansattes tilgjengelighet – Forhindre planleggingskonflikter ved å matche skift med ansattes tilgjengelighet.
• Oppdateringer i sanntid – Varsle ansatte umiddelbart om endringer eller oppdateringer i skiftet.
• Skiftebytter & administrasjon av fri – Tillat ansatte å bytte skift og be om fri digitalt.
• Integrering av lønn & tidsregistrering – Synkroniser arbeidstimer med lønnssystemer for nøyaktig lønnsprosessering.
• Planlegging for flere lokasjoner – Administrer ansattes tidsplaner på tvers av flere grener eller lokasjoner.

Hvordan Shifton hjelper bedrifter med å planlegge ansatte effektivt

Shifton er designet for å forenkle prosessen med å planlegge ansatte, slik at bedrifter kan:

• Lage en timeplan for ansatte raskt og nøyaktig.
• Redusere siste øyeblikk endringer og sikre pålitelig skiftdekking.
• Forbedre ansattes engasjement ved å tilby rettferdig og transparent planlegging.
• Spare tid på manuell planlegging og fokusere på virksomhetsvekst.
• Sikre samsvar med arbeidslover gjennom automatiserte planleggingsregler.

Hvorfor velge Shifton for automatisering av arbeidsstyrken?

Shiftons intuitive grensesnitt og automatiseringsverktøy gjør det til en av de beste måtene å planlegge ansattes skift på, for bedrifter av alle størrelser. Ved å implementere Shifton kan selskapene:

• Redusere planleggingsfeil ved å automatisere skiftoppgaver.
• Øke effektiviteten ved å justere arbeidsplaner med forretningsbehovet.
• Forbedre fleksibiliteten for ansatte samtidig som man sikrer operasjonell konsistens.

Med Shiftons programvare for ansattplanlegging kan bedrifter effektivt administrere ansattes timeplaner, redusere konflikter, og optimalisere skiftplanlegging for langvarig suksess.

Avsluttende tanker om ansattplanlegging

Effektiv ansattplanlegging er essensielt for å opprettholde produktiviteten, sikre rettferdig arbeidsfordeling, og optimalisere forretningsdrift. Ved å følge disse 16 trinnene kan bedrifter planlegge ansatte effektivt, minimere konflikter, og forbedre arbeidsstyrkens tilfredshet.

Viktige punkter:

• Planlegg i forkant ved å analysere forretningsbehov, topptider og ansattes tilgjengelighet.
• Bruk datadrevet planlegging for å matche bemanningsnivåer med etterspørsel.
• Sikre rettferdighet ved å ta hensyn til ansattes preferanser og juridiske krav.
• Forbedre kommunikasjonen ved å gjøre planer lett tilgjengelige.
• Utnytt planleggingsprogramvare som Shifton for å automatisere skiftplanlegging, redusere feil, og forbedre effektiviteten.

En godt strukturert arbeidsplan for ansatte gagner ikke bare bedriften, men øker også ansattes engasjement og oppbevaring. Ved å investere i automatisering av arbeidsstyrken kan selskaper strømlinjeforme driften og fokusere på vekst i stedet for administrative oppgaver.

Med riktige teknikker og verktøy for ansattplanlegging kan bedrifter spare tid, redusere kostnader og skape et mer effektivt arbeidsmiljø.

Begynn å optimalisere arbeidsplanleggingen din i dag og bygg en sterkere, mer produktiv arbeidsstyrke!

Shifton er et avansert online verktøy designet for å planlegge arbeidet til ansatte i en bedrift. Shifton tilbyr tilgang til et bredt spekter av nyttige funksjoner: tilpassbare arbeidsplaner, skiftmaler, forenklet skiftbytte, integrert overholdelse av arbeidslover og mange andre nyttige moduler som lar deg raskt og effektivt bygge timeplaner for ansatte.

Dette er det som gjør Shiftons nettapp unik:

Timeplanlegging med ett klikk ved hjelp av forhåndskonfigurerte maler

Bedriftsledere kan spore arbeidsflyten i et fleksibelt oppgavestyringssystem. Shifton gir også alle ansatte muligheten til å velge oppgaver innenfor deres kompetanse.

For eksempel kan servitører i en restaurant sende hverandre forespørsler om skiftbytte. Avhengig av innstillingene for timeplanen, kan slike bytter skje uten deltakelse fra den seniorlederen, eller de kan sendes til lederen for bekreftelse. Dermed vil restaurantens eier aldri havne i en situasjon der det ikke er nok ansatte på skiftene. I tillegg gjør systemet automatisk endringer i timeplanen, og all denne informasjonen lagres på ett sted.

Smart lønn

Shifton lar en bedriftseier samle all informasjon om ansatte sin lønn, daglige og ukentlige overtidsberegninger, unike hendelsesrater, bonuser, straffer og andre data på ett sted. En ansatt kan fylle mer enn én stilling innen en bedrift og motta forskjellige lønninger for sitt arbeid.

Siden forskjellige land har forskjellige lover, hjelper Shifton selskaper med fjernansatte som er lokalisert i forskjellige land med å overholde alle arbeidsrettslige krav. Integrasjon med Quickbooks og andre populære regnskapsprogrammer er også tilgjengelig.

Sporing av oppmøte

Shifton oppmøtesporingsmodul gir nøyaktig informasjon om skiftstart og -slutt samt fravær i sanntid. Funksjonen er tilgjengelig for stasjonære datamaskiner og smarttelefoner, samt via GPS eller nettverk.

Shifton-systemet sjekker den satte timeplanen i sanntid, sammenligner tiden for skift og pauser. En egen funksjon tillater også å automatisk markere slutten av skiftet hvis ansatte glemmer å gjøre det manuelt.

Hvis nødvendig, kan ledelsen i selskapet samle inn data om ansattes plassering under deres besøk til arbeidsplassen. For eksempel, hvis en ansatt hele tiden er på farten mellom selskapets kontorer med Wi-Fi-nettverk og statisk IP-adresse, kan Shifton-systemet konfigureres til å akseptere hendelser kun fra en bestemt statisk IP-adresse, noe som sikrer at ansatte er på arbeidsplassen.

Hvordan Shifton kan forbedre bankens arbeidsflytstyring

Den fullverdige aktiviteten til banken er umulig uten godt koordinert arbeid av alle dens avdelinger og en kompetent utarbeidet arbeidsplan. I dag vurderer kommersielle og statseide banker å jobbe ikke bare på vanlige arbeidsdager, men også på helligdager. I tillegg krever den nåværende situasjonen med lockdowns fleksible justeringer i forhold til livets realiteter.

Shifton nettapplikasjon er en virkelig hjelp for enhver bank

Maksimal automatisering av arbeidsflyten hjelper til med å forenkle livet til bankeieren. Shifton nettapp hjelper til med å fordele ansatte til avdelinger, holde oversikt over deres arbeidstimer og administrere arbeidsplaner.

I tillegg tillater funksjonaliteten i applikasjonen å etablere effektiv kommunikasjon og administrasjon av de ansatte som befinner seg i forskjellige tidssoner, eller jobber eksternt. For å legge til ansatte i Shifton-systemet, trenger lederen bare å legge til deres fornavn, etternavn, mobiltelefonnummer eller e-post.

Ved å bruke Shifton kan banklederen legge til et ubegrenset antall ansatte, gi dem ulike oppgaver og gi dem forskjellige tilgangsnivåer. Shifton “Avdelinger, Prosjekter”-modulen gir mulighet til å umiddelbart overføre ansatte fra en avdeling til en annen hvis nødvendig. Shifton gir også muligheten til å effektivt koordinere personalets arbeid og sammenligne statistikk og månedlige målinger.

En annen nyttig funksjon i applikasjonen er muligheten til å overføre og lagre all nødvendig dokumentasjon i en sikker skylagring. Siden Shifton nettapp er tilgjengelig 24/7, kan enhver bankansatt med riktig autoritet be om all nødvendig informasjon når som helst.

Ved hjelp av Shifton-appen kan bankledere opprette og redigere vanlige og ferietidsplaner for forskjellige avdelinger eller individuelle ansatte. Samtidig kan de raskt gjøre endringer i allerede opprettede planer.

For eksempel, hvis en bank stenger tidligere enn vanlig på helligdager, kan planen forkortes til ønsket time. I tillegg, takket være modulen “Bonuser og Straffer”, kan du tildele ekstra bonuser til ansatte som tar sine skift på helligdager.

Å ha en smart arbeidsplan er essensielt for å etablere en stabil arbeidsflyt i en bank. Men planen bør være fleksibel. Enhver ansatt kan være fraværende av en eller annen grunn: sykemelding, familieomstendigheter, sykehusinnleggelse, osv. For slike tilfeller vil alternativet “Åpne skift” være nyttig, slik at banken kan fungere som planlagt uavhengig av hvor lenge en eller annen ansatt er fraværende.

Med Shifton, et moderne online planleggingsverktøy, kan du enkelt administrere en bankflyt med et hvilket som helst antall filialer og ansatte.