Jadwal Shift 24 Jam: Tips, Contoh, Dan Template

Mengelola jadwal kerja 24 jam sangat penting untuk perusahaan yang beroperasi sepanjang waktu, seperti rumah sakit, perusahaan keamanan, layanan transportasi, dan pabrik manufaktur. Dengan operasi 24/7, pentingnya jadwal yang terstruktur dengan baik tidak bisa dianggap enteng. Penjadwalan yang buruk dapat menyebabkan kelelahan karyawan, ketidakefisienan operasional, dan masalah kepatuhan hukum. Di sisi lain, jadwal shift 24 jam yang kuat memastikan kelancaran operasi, produktivitas optimal, dan karyawan yang puas.

Konsep Jadwal Shift 24 Jam

Perusahaan yang beroperasi sepanjang waktu memerlukan jadwal shift 24 jam yang andal untuk mencakup setiap jam dalam sehari. Aspek kunci dari penjadwalan semacam ini adalah memastikan tidak ada kesenjangan operasional sambil juga menyeimbangkan kesejahteraan karyawan. Ini melibatkan distribusi jam kerja di antara karyawan pada berbagai shift, baik yang berotasi, tetap, atau terpisah. Dengan cara ini, bisnis dapat mempertahankan operasi tanpa hambatan sambil memberikan karyawan istirahat dan keseimbangan kerja-kehidupan yang mereka butuhkan. Penjadwalan dapat menjadi tantangan administratif besar, terutama jika dilakukan secara manual. Tanpa alat otomatisasi seperti Shifton, bisnis mungkin kesulitan mengelola shift yang tumpang tindih, pertukaran shift, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Dengan perangkat lunak penjadwalan lanjutan, bisnis dapat membuat jadwal shift 24 jam yang seimbang dan patuh hukum.

Apa itu Jadwal Shift 24 Jam

Jadwal shift 24 jam mengacu pada pengaturan kerja di mana karyawan bekerja dalam shift untuk mencakup 24 jam penuh setiap hari. Ini umum di industri seperti kesehatan, penegakan hukum, layanan darurat, dan transportasi, di mana operasi harus berlangsung tanpa henti. Jadwal ini bisa sangat bervariasi tergantung pada kebutuhan bisnis, dengan shift umum berlangsung selama 8, 10, atau 12 jam. Tapi bagaimana cara kerja shift 24 jam dalam praktik? Karyawan dibagi menjadi tim, dengan setiap tim ditugaskan pada shift yang mencakup bagian hari. Jadwal shift biasanya dibagi menjadi kategori berikut:

• Shift Pagi mencakup bagian pertama hari, biasanya dari jam 7 pagi hingga 3 sore.
• Shift Sore dimulai setelah shift pagi, berjalan dari jam 3 sore hingga 11 malam.
• Shift Malam, juga disebut «shift kuburan», mencakup jam larut malam dari jam 11 malam hingga 7 pagi.

Elemen Kunci dari Jadwal Shift 24 Jam

Efektivitas jadwal shift 24 jam bergantung pada perencanaan dan manajemen yang cermat. Berikut beberapa faktor kunci yang menentukan kesuksesannya:

1. Tergantung pada industri dan kebutuhan bisnis, shift dapat berlangsung selama 8, 10, atau 12 jam. Sementara shift 8 jam memungkinkan keseimbangan kerja-kehidupan yang lebih baik, shift 12 jam mengurangi jumlah pergantian tetapi dapat meningkatkan kelelahan karyawan.
2. Memastikan karyawan mendapatkan istirahat yang cukup antara shift adalah penting untuk menghindari kelelahan dan memastikan produktivitas yang berkelanjutan.
3. Jadwal harus memastikan bahwa posisi kritis tercakup sepanjang shift, terutama selama jam sibuk atau keadaan darurat.
4. Beberapa jadwal merotasi karyawan melalui shift yang berbeda, sementara yang lain menjaga karyawan pada shift yang tetap. Pilihan yang tepat bergantung pada kebutuhan bisnis dan preferensi karyawan.

Tantangan Pelaksanaan Jadwal Shift 24 Jam

Meskipun jadwal shift 24 jam adalah kebutuhan bagi banyak bisnis, mereka datang dengan tantangan unik. Menerapkannya dengan efisien memerlukan pertimbangan kesejahteraan karyawan, hukum ketenagakerjaan, dan persyaratan operasional.

1. Kelelahan Karyawan

Jam kerja yang panjang, khususnya shift malam, dapat menyebabkan kelelahan fisik dan mental. Tanpa periode istirahat yang cukup, karyawan dapat mengalami kelelahan, produktivitas menurun, dan peningkatan risiko kesalahan. Shift malam, khususnya, mengganggu ritme sirkadian, membuat karyawan lebih sulit untuk tetap waspada.

2. Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan

Undang-undang ketenagakerjaan bervariasi antar wilayah, tetapi umumnya mengatur jam kerja maksimum, periode istirahat wajib, dan pembayaran lembur. Sangat penting bagi bisnis untuk mematuhi peraturan ini saat menerapkan jadwal shift 24 jam, karena pelanggaran dapat mengakibatkan sanksi hukum dan hubungan yang tegang antara pengusaha dan karyawan.

3. Tantangan Komunikasi

Dalam bisnis dengan banyak shift, memelihara komunikasi yang efektif di seluruh tim bisa menjadi sulit. Karyawan yang berada di shift berbeda mungkin memiliki interaksi terbatas, yang dapat menyebabkan kesalahpahaman atau pembaruan yang terlewat. Memastikan bahwa karyawan tetap mendapatkan informasi tentang jadwal mereka, tugas, dan setiap perubahan kebijakan perusahaan sangat penting untuk kelancaran operasi bisnis 24/7.

4. Kesenjangan Cakupan

Tantangan umum lainnya adalah memastikan cakupan lengkap untuk semua shift. Jadwal yang dikelola dengan buruk dapat meninggalkan jam-jam tertentu dengan kekurangan staf, yang mengakibatkan gangguan layanan. Manajer harus merencanakan shift dengan cermat untuk menghindari tumpang tindih atau kesenjangan cakupan, terutama selama periode kritis.

Jenis-jenis Jadwal Shift 24 Jam

Ada beberapa jenis jadwal shift 24 jam, masing-masing dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda. Memilih jadwal yang tepat bergantung pada faktor seperti jumlah karyawan, sifat pekerjaan, dan tingkat cakupan yang diperlukan.

Shift Berotasi

Jadwal shift berotasi memungkinkan karyawan untuk bekerja pada shift yang berbeda secara berulang. Artinya, seorang karyawan mungkin bekerja pada shift siang selama satu minggu, kemudian beralih ke shift malam pada minggu berikutnya. Shift berotasi sangat berguna untuk memastikan keadilan, karena mereka mendistribusikan shift yang tidak diinginkan, seperti pekerjaan malam, secara merata di antara karyawan. Shift berotasi juga memberi karyawan kesempatan untuk mengalami waktu yang berbeda dalam sehari, yang dapat meningkatkan kepuasan kerja. Namun, mereka juga dapat mengganggu kehidupan pribadi karyawan, terutama ketika rotasi mencakup shift malam.

Shift Tetap

Dalam sistem shift tetap, karyawan bekerja pada shift yang sama setiap hari. Ini bisa berarti bekerja hanya di siang hari, hanya di malam hari, atau hanya di sore hari. Shift tetap memberikan stabilitas dan konsistensi bagi karyawan, memungkinkan mereka merencanakan kehidupan pribadi mereka lebih mudah. Namun, shift malam tetap dapat menyebabkan masalah kesehatan jangka panjang, karena pekerjaan malam yang konsisten dapat mengganggu pola tidur.

Shift Terpisah

Shift terpisah membagi hari kerja menjadi dua periode terpisah, memungkinkan karyawan istirahat panjang di antara. Sebagai contoh, seorang karyawan mungkin bekerja dari jam 6 pagi hingga 10 pagi dan kemudian kembali untuk shift kedua dari jam 4 sore hingga 8 malam. Shift terpisah menawarkan fleksibilitas tetapi dapat mengganggu rutinitas sehari-hari dan menyebabkan waktu perjalanan meningkat bagi karyawan.

Tips untuk Mengelola Jadwal Shift 24 Jam

Membuat dan mengelola jadwal shift 24 jam yang efektif memerlukan kombinasi strategi, alat, dan komunikasi. Berikut beberapa tips praktis untuk membantu Anda mengelola jadwal 24 jam Anda dengan lebih efektif:

Optimalkan Tingkat Ketenagakerjaan

Tidak semua jam dalam sehari memerlukan jumlah staf yang sama. Misalnya, rumah sakit mungkin memerlukan lebih banyak staf selama jam sibuk, sementara perusahaan keamanan mungkin membutuhkan personel tambahan di malam hari. Menganalisis data historis tentang permintaan dan beban kerja dapat membantu Anda menentukan tingkat ketenagakerjaan yang optimal untuk setiap shift. Tapi bagaimana cara kerja shift 24 jam dalam kasus seperti ini? Dengan menggunakan wawasan berbasis data, Anda dapat menghindari kelebihan tenaga kerja pada jam dengan permintaan rendah dan kekurangan tenaga kerja selama jam sibuk, memaksimalkan efisiensi operasional. Dengan mengevaluasi kebutuhan staf secara berkala, Anda akan memastikan jumlah karyawan yang tepat tersedia setiap saat, mencegah kelelahan sambil menjaga kelancaran operasi.

Pastikan Periode Istirahat yang Memadai

Kelelahan adalah perhatian besar ketika mengelola jadwal 24/7. Karyawan yang bekerja shift panjang atau jam tidak teratur lebih rentan terhadap kesalahan, kecelakaan, dan masalah kesehatan. Pastikan bahwa karyawan Anda mendapatkan istirahat yang cukup di antara shift untuk menjaga kesehatan dan produktivitas mereka. Sebagian besar undang-undang tenaga kerja mengatur periode istirahat wajib di antara shift. Misalnya, banyak wilayah mengharuskan setidaknya 11 jam istirahat di antara shift. Dengan menggabungkan periode istirahat ini ke dalam jadwal Anda, Anda dapat mencegah kelelahan karyawan dan memastikan kepatuhan dengan undang-undang tenaga kerja.

Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan

Penjadwalan manual tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan. Di sinilah perangkat lunak penjadwalan seperti Shifton berperan. Dengan Shifton, Anda dapat mengotomatisasi pembuatan shift, mengelola pertukaran shift, dan memastikan kepatuhan dengan peraturan tenaga kerja. Fitur-fitur kuat Shifton, seperti template yang sudah jadi dan pemberitahuan shift, memudahkan pengelolaan bahkan jadwal shift 24 jam yang paling rumit. Kemampuan platform untuk mengoptimalkan penempatan shift berdasarkan preferensi dan kualifikasi karyawan juga memastikan tenaga kerja yang lebih efisien dan memuaskan.

Komunikasikan Dengan Jelas kepada Karyawan

Dalam operasi 24/7, komunikasi yang jelas sangat penting untuk memastikan transisi yang lancar di antara shift. Karyawan perlu diberitahu tentang jadwal mereka jauh-jauh hari dan diberi informasi tentang setiap perubahan. Alat seperti Shifton dapat mengotomatisasi komunikasi, memastikan bahwa karyawan menerima pembaruan waktu nyata tentang shift mereka melalui email atau notifikasi mobile. Komunikasi yang baik tidak hanya meningkatkan efisiensi penjadwalan tetapi juga membangun hubungan yang lebih baik antara manajemen dan karyawan. Ketika karyawan merasa diberitahu dan terlibat, mereka lebih mungkin terlibat dan termotivasi di tempat kerja.

Contoh Jadwal Shift 24 Jam

Mari kita lihat beberapa contoh nyata jadwal shift 24 jam yang umum digunakan di berbagai industri. Contoh-contoh ini menyoroti bagaimana bisnis dapat menyusun shift mereka untuk menjaga cakupan sepanjang waktu.

Contoh 1: Jadwal 4-Hari Kerja, 4-Hari Libur

Dalam jadwal 4-hari kerja, 4-hari libur, karyawan bekerja empat shift 12 jam berturut-turut, kemudian empat hari libur. Jadwal ini sangat populer di industri yang memerlukan staf konstan, seperti manufaktur dan layanan darurat. Keuntungan:

• Memungkinkan periode istirahat yang panjang di antara hari kerja.
• Memberikan karyawan lebih banyak hari libur, mengarah ke keseimbangan kerja-hidup yang lebih baik.

Kekurangan:

• Shift lebih lama dapat menyebabkan kelelahan, terutama saat shift malam.

Contoh 2: Jadwal DuPont

Jadwal DuPont adalah pola shift bergilir yang digunakan dalam pengaturan industri. Ini mencakup jadwal shift 24-jam menggunakan empat tim dan mengikuti siklus shift 12-jam selama empat minggu. Siklus tipikal termasuk:

• 4 shift siang
• 3 hari libur
• 4 shift malam
• 7 hari libur

Pengaturan ini memungkinkan karyawan untuk bergantian antara shift siang dan malam sambil menikmati periode istirahat yang lebih panjang, seperti 7 hari libur setiap empat minggu. Keuntungan:

• Waktu libur yang lama untuk pemulihan.
• Keseimbangan antara shift siang dan malam.

Kekurangan:

• Bergantian antara siang dan malam bisa sangat menuntut fisik.
• Shift panjang 12 jam dapat menyebabkan kelelahan.

Contoh 3: Jadwal Pitman

Jadwal Pitman umum di industri seperti kesehatan, layanan darurat, dan penegakan hukum. Ini membagi tenaga kerja menjadi empat tim yang bekerja dalam shift 12 jam. Selama dua minggu, setiap tim bekerja:

• 2 hari kerja
• 2 hari libur
• 3 hari kerja
• 3 hari libur

Jadwal ini memastikan cakupan yang berkesinambungan dan memungkinkan karyawan untuk bergantian antara shift siang dan malam sambil menjaga keseimbangan yang wajar antara kerja dan istirahat. Keuntungan:

• Siklus kerja-istirahat yang seimbang.
• Shift yang dapat diprediksi dan tetap.

Kekurangan:

• Bergantian antara siang dan malam dapat mengganggu pola tidur.
• Shift lebih lama dapat menyebabkan kelelahan.

Template Jadwal Shift 24 Jam

Menggunakan template yang dapat disesuaikan memudahkan pembuatan jadwal shift 24 jam. Berikut adalah tiga template praktis yang dapat diadopsi dan dimodifikasi oleh bisnis:

Template 1: Jadwal 4-Hari Kerja, 4-Hari Libur

• Jenis: Shift berputar 12 jam
• Jam Shift: Siang (6 AM – 6 PM), Malam (6 PM – 6 AM)

Template ini memberikan cakupan berkelanjutan dengan rotasi yang mudah, menawarkan karyawan empat hari kerja yang diikuti oleh empat hari libur.

Template 2: Jadwal DuPont

• Jenis: Shift berputar 12 jam
• Jam Shift: Siang (7 AM – 7 PM), Malam (7 PM – 7 AM)

Rotasi yang lebih kompleks, jadwal DuPont memberikan karyawan periode istirahat yang sering, termasuk libur penuh seminggu setiap bulan.

Template 3: Shift 8 Jam Tetap

• Jenis: Shift tetap
• Jam Shift: Pagi (7 AM – 3 PM), Sore (3 PM – 11 PM), Malam (11 PM – 7 AM)

Template ini ideal untuk bisnis yang memerlukan cakupan 24 jam terus menerus tetapi lebih suka shift yang lebih pendek untuk karyawan, yang dapat mengurangi kelelahan.

Praktik Terbaik untuk Menerapkan Jadwal Shift 24 Jam

Mengimplementasikan jadwal shift 24 jam dengan sukses memerlukan manajemen yang cermat. Berikut beberapa tips untuk memastikan hasil yang optimal:

1. Lakukan Audit Shift Reguler

Evaluasi sistem penjadwalan Anda secara teratur untuk memastikan shift seimbang dan karyawan cukup istirahat. Periksa masalah seperti beban kerja yang tidak merata atau kelelahan berlebihan, dan sesuaikan sesuai kebutuhan.

2. Gunakan Perangkat Lunak Penjadwalan

Mengelola shift secara manual rumit, terutama dengan jadwal bergilir. Alat penjadwalan otomatis seperti Shifton mempermudah proses ini, menawarkan fitur seperti template siap pakai, pemeriksaan kepatuhan, dan pengingat shift. Fungsi Shifton menyaingi alat lain dengan harga lebih terjangkau, menjadikannya pilihan yang sangat baik untuk bisnis.

3. Pertimbangkan Kesejahteraan Karyawan

Shift malam yang sering atau hari kerja panjang dapat menyebabkan kelelahan. Manajer harus memprioritaskan kesehatan karyawan dengan memastikan istirahat yang memadai, menyediakan sumber daya kesehatan mental, dan menjaga saluran komunikasi yang terbuka.

Kesimpulan

Mengelola jadwal shift 24 jam dapat menjadi tantangan, tetapi dengan menggunakan shift bergilir atau tetap dan perangkat lunak penjadwalan yang canggih dapat sangat memperlancar prosesnya. Apakah tim Anda mengikuti jadwal 24/7 atau pola shift lainnya, menggunakan alat seperti Shifton memastikan penjadwalan yang lancar dan cakupan berkelanjutan. Siap untuk memperlancar penjadwalan shift Anda? Pesan demo hari ini dan lihat bagaimana Shifton dapat membantu bisnis Anda mengelola tenaga kerjanya lebih efisien.