बर्फ और पाला हटाने वाली टीमों के लिए शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

बर्फ और पाले का काम पहले इंतजार का धंधा है और फिर रफ्तार का। ग्यारह दिन कुछ नहीं होता, फिर रात दो बजे तूफान आता है और अनुबंध में शामिल हर साइट को कुछ ही घंटों में टीम चाहिए होती है। बर्फ हटाने की शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इसी अंतर के लिए मौजूद है, क्योंकि यह काम सामान्य सेवा कार्य की तरह नहीं बनता और कामकाजी दिनों की शिफ्टों के लिए बना कैलेंडर पहली ही बार बिखर जाता है जब घटना पूरी रात चलती है।

दबाव सिर्फ संचालन का नहीं है। टीमें अंशकालिक काम करती हैं और अक्सर दूसरे कामों के साथ साझा होती हैं, बुलावा शुरू होते ही दरें बदल जाती हैं, और जिस अनुबंध पर आपने हस्ताक्षर किए हैं उसमें आमतौर पर सेवा की ऐसी समय-सीमा होती है जिसे पूरा करना आपको साबित करना पड़ता है।

बर्फ हटाने की शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को क्या संभालना चाहिए

बर्फ के ठेकेदारों के लिए काम आने वाले औजार को बेकार औजार से चार चीजें अलग करती हैं। उसे ऑन-कॉल टीम तक तेजी से पहुँचना चाहिए, ताकि मैनेजर रात तीन बजे फोन की सूची पर एक-एक कर कॉल न करता रहे। उसे बुलावे, रात और छुट्टी के काम के लिए अलग-अलग दरें रखनी चाहिए, क्योंकि एक ही घंटे की दर तूफान की असली कीमत को कम करके दिखाती है। उसे दर्ज करना चाहिए कि टीमें कहाँ थीं, क्योंकि दावे बर्फ पिघलने के बहुत बाद आते हैं। और उसे ट्रक की केबिन में, दस्ताने पहने हाथों से, फोन पर इस्तेमाल हो सकना चाहिए।

सबसे अच्छी बर्फ टीम शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर इन चार चीजों को पूरा करती है और वहीं रुक जाती है। जो ठेकेदार सबसे अच्छे प्लाऊ ड्राइवर शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर की तुलना करते हैं, वे आखिर में एक ही बात पर उसे परखते हैं: बुलावा उन लोगों तक कितनी तेजी से पहुँचता है जो गाड़ी चला सकते हैं।

ऑन-कॉल टीमें और तूफान का बुलावा

पूरे सीजन का फैसला बुलावे पर होता है। जो ठेकेदार आज भी इसे फोन से चलाते हैं, वे पहला घंटा वॉइसमेल और दोबारा किए गए कॉल में गँवा देते हैं, और वही घंटा तय करता है कि पार्किंग सुबह की भीड़ से पहले साफ होगी या शिकायतें शुरू होने के बाद।

काम को खुली शिफ्ट के रूप में पोस्ट करने से उस घंटे की शक्ल बदल जाती है। शिफ्ट पुश और एसएमएस सूचना के साथ एक साथ हर योग्य ऑपरेटर तक जाती है और जो खाली होते हैं वे खुद उसे ले लेते हैं। मैनेजर पीछे भागने के बजाय मंजूरी देता है। पहले से इकट्ठा की गई उपलब्धता का मतलब है कि तूफान से पहले ही आप जानते हैं कि कौन शहर से बाहर है या नहीं आ सकता, इसलिए बुलावे की सूची उम्मीद पर नहीं, हकीकत पर टिकी होती है। जो कंपनियाँ बर्फ हटाने का डिस्पैच सॉफ्टवेयर या सबसे अच्छा पाला प्रबंधन शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर खोजती हैं, वे आमतौर पर यही समस्या बयान कर रही होती हैं: फोन की कतार के बिना सही लोगों को काम सौंपकर हरकत में लाना।

तूफान की बढ़ी हुई दर और शिफ्ट की असली कीमत

बर्फ हटाने की श्रम लागत एक आँकड़ा नहीं है। दिन में नमक डालने का एक चक्कर और चौदह घंटे की रात की मेहनत की कीमत अलग-अलग है, और दोनों को एक ही घंटे की दर में मिला देने से यह छिप जाता है कि मुनाफा कहाँ गया। जो स्नो प्लाऊ शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर हर शिफ्ट पर अलग दर रखने देता है, वह तस्वीर ईमानदार रखता है, और यह बात तब भी लागू होती है जब टीम प्लाऊ चलाए, नमक ट्रक चलाए या फुटपाथ की मशीन।

शिफ्ट के भीतर आपको दर्ज उपस्थिति, लिए गए ब्रेक, लागू दर, काम किए गए घंटे और उससे बनी कुल रकम दिखती है। बोनस, जुर्माना और अग्रिम उसी स्क्रीन पर संभाले जाते हैं। इसका मतलब है कि तूफान का हिसाब बंद करने वाला सुपरवाइजर आँकड़े दोबारा जोड़ता नहीं, सिर्फ पुष्टि करता है, और महीने के आखिर की बजट तथा दर रिपोर्ट वही दिखाती हैं जो जमीन पर असल में हुआ।

रात की घटना के दौरान समय ट्रैकिंग

उपस्थिति वही जगह है जहाँ बर्फ का काम सबसे ज्यादा पैसा चुपचाप गँवाता है। योजना से पहले शुरू हुई, बाद में खत्म हुई या चार के बजाय पाँच लोगों के साथ चली शिफ्टें कागज की टाइमशीट पर एक जैसी दिखती हैं। सबसे अच्छी बर्फ टीम टाइम ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर हर शिफ्ट की शुरुआत और अंत उसी समय दर्ज करती है, उसे शिफ्ट लॉग में रखती है और हर बदलाव के पीछे पूरा ब्योरा बनाए रखती है।

टीमें Shifton मोबाइल ऐप से क्लॉक-इन करती हैं, जो तब मायने रखता है जब घटना के दौरान कोई दफ्तर से गुजरता ही नहीं। क्लॉक-इन, ब्रेक और टाइमशीट लॉग का ब्योरा हमारे समय ट्रैकिंग पेज पर है, और यही रिकॉर्ड काम के घंटे, देर से आने और पुष्ट शिफ्ट की उन रिपोर्टों को बनाते हैं जिन्हें आप वेतन के लिए एक्सपोर्ट करते हैं।

दावा आने पर सेवा का सबूत

फिसलकर गिरने के दावे और सेवा को लेकर विवाद हफ्तों या महीनों बाद सामने आते हैं, और याददाश्त सबूत नहीं होती। जो टिकता है वह तारीख सहित रिकॉर्ड है जो दिखाता है कि टीम को काम सौंपा गया था, उसने क्लॉक-इन किया और वह साइट पर मौजूद थी।

जियोलोकेशन मैप, जो पेड मॉड्यूल के रूप में दिया जाता है, चुने हुए प्रोजेक्ट और अवधि के लिए कर्मचारियों की आवाजाही दिखाता है और पूरी शिफ्ट में टीम सदस्य का रूट दोबारा चला सकता है। पुष्ट शिफ्ट रिपोर्ट और टाइमशीट लॉग के साथ मिलकर यह बहस को दस्तावेज में बदल देता है। यह साफ कहना जरूरी है कि यह प्रति कर्मचारी प्रति माह कीमत वाला ऐड-ऑन मॉड्यूल है, मुफ्त प्लान का हिस्सा नहीं, और प्लान का पूरा ब्योरा हमारे मूल्य पेज पर है।

सीजन की योजना और वह टीम जिसे आप बनाए रखते हैं

बर्फ का काम मौसमी है, लेकिन टीम का सवाल सालभर का है। जिन ऑपरेटरों को सर्दी भर लगता है कि उनके साथ न्याय हुआ, वे अगले साल लौटते हैं, और इसकी सबसे बड़ी वजह यह जानना है कि वे कब काम करेंगे। पहले से प्रकाशित महीने का व्यू, जिसमें सब एक ही रोस्टर पर दिखते हैं और हर व्यक्ति के घंटे जुड़े होते हैं, अंशकालिक ऑपरेटर को सीजन की योजना बनाने लायक भरोसा देता है।

इम्पोर्ट और एक्सपोर्ट सीजन की तैयारी को कम तकलीफदेह बनाते हैं। रोस्टर को शिफ्ट दर शिफ्ट टाइप करने के बजाय फाइल के रूप में लाया जा सकता है और जब कोई क्लाइंट या अकाउंटेंट रिकॉर्ड माँगे तो एक्सपोर्ट किया जा सकता है। कई ठेकेदार गर्म महीनों में परिसर और संपत्ति का काम चलाते हैं और दोनों के लिए वही टीम ढाँचा इस्तेमाल करते हैं; ऐसी कंपनियाँ आमतौर पर इसे लैंडस्केप टीम शेड्यूलिंग के साथ जोड़ती हैं, ताकि रोस्टर हर पतझड़ दोबारा बनाने के बजाय सालभर चलता रहे।

कई अनुबंध और एक से ज्यादा टीम

बहुत कम ठेकेदार एक ही रूट पर एक ही टीम चलाते हैं। व्यावसायिक परिसर, रिटेल पार्क, निजी रास्ते और नगरपालिका का काम, हर एक की अपनी सेवा समय-सीमा होती है और हर एक पर आमतौर पर ऑपरेटरों तथा फावड़ा चलाने वालों का अलग मेल काम करता है। प्रोजेक्ट इन अनुबंधों को एक ही शेड्यूल के भीतर अलग रखते हैं, इसलिए सुपरवाइजर बाकी सबकी शिफ्टें पढ़े बिना अपनी साइटों तक फिल्टर कर सकता है।

भूमिकाएँ और अनुमतियाँ तय करती हैं कि कौन क्या बदल सकता है। टीम लीड को अपनी टीम पर अधिकार दिए जा सकते हैं जबकि मालिक पूरा बोर्ड अपने पास रखता है, और हर ऑपरेटर कर्मचारी सूची में पद, फोन नंबर और निमंत्रण की स्थिति के साथ रहता है। यही ढाँचा बर्फ हटाने की शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर को उस बिंदु के बाद भी चलने देता है जहाँ एक आदमी पूरी योजना दिमाग में नहीं रख सकता।

सबसे अच्छी शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर कैसे चुनें

किसी भी बर्फ हटाने की शेड्यूलिंग ऐप को डेमो के सामने नहीं, अपने सीजन की सबसे बुरी रात के सामने परखें। सबसे अच्छी बर्फ ठेकेदार शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर वही है जिसे टीम लीड सुबह चार बजे ठंडे हाथों से भी चला सके। एक खुली शिफ्ट पोस्ट करें और नापें कि टीम तक पहुँचने में कितना समय लगता है। एक लकीर सिग्नल वाले फोन पर ऐप खोलें। रात की शिफ्ट पर बढ़ी हुई दर लगाएँ और देखें कि कुल रकम वहीं आती है या नहीं जहाँ आप उम्मीद करते हैं। एक ही तूफान के काम के घंटों की रिपोर्ट निकालें और देखें कि वह उस रकम से मेल खाती है या नहीं जो आप देंगे। फिर खुद से पूछें कि तीन महीने बाद उसी साइट पर दावा आया तो आपके पास क्या सबूत होगा।

Shifton इस जमीन को उन हिस्सों से ढकता है जिन्हें बर्फ और पाले का काम सबसे ज्यादा इस्तेमाल करता है: साप्ताहिक और मासिक शेड्यूल व्यू, खुली शिफ्ट और अदला-बदली, उपलब्धता तथा छुट्टी के अनुरोध, बोनस और जुर्माने के साथ प्रति शिफ्ट दरें, टाइम क्लॉक तथा टाइमशीट लॉग, वैकल्पिक जियोलोकेशन मैप और घंटे, बजट, दरों तथा देर से आने की रिपोर्ट। 10 लोगों तक बिना समय सीमा के मुफ्त चलता है, जो दो ट्रक वाले काम के लिए ट्रायल नहीं बल्कि सचमुच मुफ्त बर्फ हटाने की शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर है, और टीम बढ़ने पर पेड मॉड्यूल प्रति कर्मचारी प्रति माह जुड़ते हैं।

तूफान बिना चेतावनी आते रहेंगे। आपके हाथ में इतना है कि टीम कितनी तेजी से निकलती है, रात आपको कितनी महँगी पड़ती है और बाद में आप क्या साबित कर सकते हैं। अपना रोस्टर अभी तैयार कर लें, तो अगला बुलावा एक घंटे के बजाय कुछ मिनट लेगा।