তুষার ও বরফ সরানোর দলের জন্য শিডিউলিং সফটওয়্যার

তুষার আর বরফের কাজ প্রথমে অপেক্ষার ব্যবসা, তারপর গতির ব্যবসা। এগারো দিন কিছুই ঘটে না, তারপর রাত দুটোয় ঝড় নামে এবং চুক্তিতে থাকা প্রতিটি সাইটে কয়েক ঘণ্টার মধ্যে দল দরকার হয়। তুষার সরানোর শিডিউলিং সফটওয়্যার ঠিক এই ফাঁকটুকুর জন্যই আছে, কারণ এই কাজ সাধারণ সেবা কাজের মতো পরিকল্পনা করা যায় না, আর কর্মদিবসের শিফটের জন্য বানানো ক্যালেন্ডার প্রথম যে রাতেই কাজ গড়ায় সেই রাতেই ভেঙে পড়ে।

চাপটা কেবল পরিচালনার নয়। দল খণ্ডকালীন কাজ করে এবং প্রায়ই অন্য কাজের সঙ্গে ভাগাভাগি হয়, ডাক শুরু হওয়ার মুহূর্তেই রেট বদলে যায়, আর সই করা চুক্তিতে সাধারণত এমন সেবার সময়সীমা থাকে যা আপনি মেনেছেন তা প্রমাণ করতে হয়।

তুষার সরানোর শিডিউলিং সফটওয়্যারকে যা সামলাতে হয়

যে টুল তুষার ঠিকাদারদের কাজে লাগে আর যেটি লাগে না, তাদের মধ্যে চারটি জিনিস পার্থক্য গড়ে দেয়। এটিকে দ্রুত অন-কল দলের কাছে পৌঁছাতে হবে, রাত তিনটায় ম্যানেজারকে ফোনের তালিকা ধরে ঘুরতে না দিয়ে। এটিকে ডাক, রাত ও ছুটির কাজের জন্য আলাদা রেট বহন করতে হবে, কারণ একটিমাত্র ঘণ্টার হার ঝড়ের আসল খরচকে ছোট করে দেখায়। এটিকে লিখে রাখতে হবে দল কোথায় ছিল, কারণ দাবি আসে বরফ গলে যাওয়ার অনেক পরে। আর এটি ট্রাকের কেবিনে বসে, দস্তানা পরা হাতে, ফোনেই ব্যবহারযোগ্য হতে হবে।

সেরা তুষার দল শিডিউলিং সফটওয়্যার এই চারটি কাজ সেরে সেখানেই থামে। যেসব ঠিকাদার সেরা প্লাউ চালক শিডিউলিং সফটওয়্যার তুলনা করেন, তাঁরা শেষমেশ একটি জিনিস দিয়েই বিচার করেন: ডাক কত দ্রুত সেই মানুষগুলোর কাছে পৌঁছায় যাঁরা গাড়ি চালাতে পারেন।

অন-কল দল আর ঝড়ের ডাক

ডাকের ওপরেই পুরো মৌসুমের বিচার হয়। যাঁরা এখনো ফোনে এটি সামলান, তাঁরা প্রথম ঘণ্টাটা হারান ভয়েসমেইল আর বারবার ফোনে, আর ওই ঘণ্টাই ঠিক করে দেয় সকালের ব্যস্ততার আগে জায়গাটা পরিষ্কার হবে, নাকি অভিযোগ শুরু হওয়ার পরে।

কাজটি খোলা শিফট হিসেবে পোস্ট করলে ওই ঘণ্টার চেহারা বদলে যায়। শিফটটি পুশ ও এসএমএস নোটিফিকেশনসহ একসঙ্গে প্রতিটি যোগ্য অপারেটরের কাছে যায়, আর যাঁরা ফাঁকা আছেন তাঁরা নিজেরাই সেটি নিয়ে নেন। ম্যানেজার পেছনে ছোটার বদলে অনুমোদন করেন। আগেভাগে জোগাড় করা উপলব্ধতার মানে ঝড় আসার আগেই আপনি জানেন কে শহরের বাইরে বা কে পারবেন না, তাই ডাকের তালিকা আশার নয়, বাস্তবের। যেসব কোম্পানি তুষার সরানোর ডিসপ্যাচ সফটওয়্যার বা সেরা বরফ ব্যবস্থাপনা শিডিউলিং সফটওয়্যার খোঁজে, তারা সাধারণত ঠিক এই সমস্যাটিই বর্ণনা করে: ফোনের সারি ছাড়াই সঠিক মানুষকে দায়িত্ব দিয়ে নড়ানো।

ঝড়ের বাড়তি রেট আর শিফটের আসল খরচ

তুষার সরানোর শ্রমখরচ একটি সংখ্যা নয়। দিনের বেলার লবণ ছড়ানোর ট্রিপ আর চৌদ্দ ঘণ্টার রাতের কাজের দাম আলাদা, আর দুটোকে একটিমাত্র ঘণ্টার রেটে মিশিয়ে ফেললে মুনাফা কোথায় গেল তা আর দেখা যায় না। যে স্নো প্লাউ শিডিউলিং সফটওয়্যার প্রতি শিফটে আলাদা রেট সমর্থন করে, সেটি ছবিটা সৎ রাখে, আর দল প্লাউ, লবণের ট্রাক বা ফুটপাতের মেশিন যাই চালাক, কথাটা একই থাকে।

শিফটের ভেতরেই আপনি দেখতে পান রেকর্ড হওয়া উপস্থিতি, নেওয়া বিরতি, প্রয়োগ করা রেট, কাজ করা ঘণ্টা আর তার ফলে দাঁড়ানো মোট অঙ্ক। বোনাস, জরিমানা ও অগ্রিম একই স্ক্রিনে সামলানো যায়। এর মানে ঝড় শেষে হিসাব বন্ধ করা সুপারভাইজার সংখ্যা নতুন করে সাজান না, শুধু নিশ্চিত করেন, আর মাসের শেষে বাজেট ও রেট রিপোর্ট মাঠে যা ঘটেছে সেটাই দেখায়।

রাতের ঘটনার মধ্যে সময় ট্র্যাকিং

উপস্থিতির জায়গাতেই তুষারের কাজে সবচেয়ে বেশি টাকা চুপচাপ হারায়। পরিকল্পনার আগে শুরু হওয়া, পরে শেষ হওয়া, বা চারজনের বদলে পাঁচজন নিয়ে চলা শিফট কাগজের টাইমশিটে একরকমই দেখায়। সেরা তুষার দল টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার প্রতিটি শিফটের শুরু ও শেষ ঘটনার সঙ্গে সঙ্গেই লিখে রাখে, শিফট লগে জমা করে এবং প্রতিটি সংশোধনের পেছনে পুরো ইতিহাস ধরে রাখে।

দল Shifton মোবাইল অ্যাপ থেকে ক্লক-ইন করে, যা তখনই গুরুত্বপূর্ণ হয় যখন ঘটনার সময় কেউ অফিসে ঢোকেই না। ক্লক-ইন, বিরতি ও টাইমশিট লগের বিস্তারিত আছে আমাদের সময় ট্র্যাকিং পাতায়, আর একই রেকর্ড থেকেই তৈরি হয় কর্মঘণ্টা, দেরিতে আসা ও নিশ্চিত করা শিফটের রিপোর্ট যা আপনি বেতনের জন্য এক্সপোর্ট করেন।

দাবি এলে সেবার প্রমাণ

পিছলে পড়ার দাবি আর সেবা নিয়ে বিরোধ কয়েক সপ্তাহ বা কয়েক মাস পরে ওঠে, আর স্মৃতি প্রমাণ নয়। যা টেকে তা হলো তারিখসহ রেকর্ড, যা দেখায় দলকে দায়িত্ব দেওয়া হয়েছিল, তারা ক্লক-ইন করেছিল এবং সাইটে শারীরিকভাবে উপস্থিত ছিল।

জিওলোকেশন ম্যাপ, যা পেইড মডিউল হিসেবে দেওয়া হয়, নির্বাচিত প্রকল্প ও সময়কালের জন্য কর্মীদের চলাচল দেখায় এবং পুরো শিফটজুড়ে দলের সদস্যের রুট আবার চালিয়ে দেখাতে পারে। নিশ্চিত করা শিফট রিপোর্ট ও টাইমশিট লগের সঙ্গে মিলে এটি তর্ককে নথিতে বদলে দেয়। পরিষ্কার করে বলা দরকার যে এটি প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসাবে দামের একটি অ্যাড-অন মডিউল, বিনামূল্যের প্ল্যানের অংশ নয়, আর প্ল্যানের পুরো বিবরণ আছে আমাদের মূল্য পাতায়।

মৌসুমের পরিকল্পনা আর যে দলটি ধরে রাখেন

তুষারের কাজ মৌসুমি, কিন্তু দলের প্রশ্নটা সারা বছরের। যাঁরা শীতজুড়ে ন্যায্য আচরণ পেয়েছেন বলে মনে করেন সেই অপারেটররা পরের বছর ফিরে আসেন, আর তার সবচেয়ে বড় কারণ হলো তাঁরা জানেন কখন কাজ করবেন। আগে থেকে প্রকাশ করা মাসিক ভিউ, যেখানে সবাই এক রোস্টারে দেখা যায় আর প্রত্যেকের ঘণ্টা যোগ করা থাকে, খণ্ডকালীন অপারেটরকে মৌসুম ঘিরে পরিকল্পনা করার মতো নিশ্চয়তা দেয়।

ইমপোর্ট ও এক্সপোর্ট মৌসুম সাজানোর কষ্ট কমায়। রোস্টার শিফট ধরে ধরে টাইপ না করে ফাইল হিসেবে তুলে আনা যায়, আর ক্লায়েন্ট বা হিসাবরক্ষক রেকর্ড চাইলে এক্সপোর্ট করা যায়। অনেক ঠিকাদার গরম মাসগুলোয় প্রাঙ্গণ ও সম্পত্তির কাজ চালান এবং দুটোর জন্য একই দল কাঠামো ব্যবহার করেন; তাঁরা সাধারণত এর সঙ্গে ল্যান্ডস্কেপ দলের শিডিউলিং মিলিয়ে নেন, যাতে রোস্টার প্রতি শরতে নতুন করে না বানিয়ে সারা বছর চলে।

একাধিক চুক্তি আর একের বেশি দল

খুব কম ঠিকাদারই একটি রুটে একটিমাত্র দল চালান। বাণিজ্যিক প্রাঙ্গণ, রিটেইল পার্ক, ব্যক্তিগত রাস্তা আর পৌরসভার কাজ প্রত্যেকটির নিজস্ব সেবার সময়সীমা থাকে, আর প্রত্যেকটিতে সাধারণত অপারেটর ও বেলচার কর্মীর আলাদা মিশ্রণ কাজ করে। প্রকল্প এই চুক্তিগুলোকে এক শিডিউলের ভেতরেই আলাদা রাখে, তাই সুপারভাইজার বাকিদের শিফট না পড়েই নিজের সাইট পর্যন্ত ফিল্টার করতে পারেন।

রোল ও অনুমতি ঠিক করে কে কী বদলাতে পারবেন। দলনেতাকে নিজের দলের ওপর অধিকার দেওয়া যায় আর মালিকের হাতে থাকে পুরো বোর্ড, আর প্রতিটি অপারেটর কর্মী তালিকায় পদ, ফোন নম্বর ও আমন্ত্রণের অবস্থাসহ থাকেন। এই কাঠামোই তুষার সরানোর শিডিউলিং সফটওয়্যারকে সেই সীমার পরেও কাজ করতে দেয় যেখানে একজন মানুষ আর পুরো পরিকল্পনা মাথায় ধরে রাখতে পারেন না।

সেরা শিডিউলিং সফটওয়্যার কীভাবে বাছবেন

যেকোনো তুষার সরানোর শিডিউলিং অ্যাপ ডেমোর বিপরীতে নয়, নিজের মৌসুমের সবচেয়ে খারাপ রাতের বিপরীতে পরীক্ষা করুন। সেরা তুষার ঠিকাদার শিডিউলিং সফটওয়্যার সেটাই যেটি দলনেতা ভোর চারটায় ঠান্ডা হাতেও চালাতে পারেন। একটি খোলা শিফট পোস্ট করে মেপে দেখুন দলের কাছে পৌঁছাতে কত সময় লাগে। এক দাগ সিগন্যালের ফোনে অ্যাপটি খুলুন। রাতের শিফটে বাড়তি রেট বসিয়ে দেখুন মোট অঙ্ক আপনার প্রত্যাশিত জায়গায় দাঁড়ায় কি না। একটি ঝড়ের কর্মঘণ্টার রিপোর্ট বের করে দেখুন সেটি আপনার দেওয়া টাকার সঙ্গে মেলে কি না। তারপর নিজেকে জিজ্ঞেস করুন, তিন মাস পরে ওই সাইট নিয়ে দাবি এলে আপনার হাতে কী প্রমাণ থাকবে।

Shifton এই জায়গাটা ঢাকে সেই অংশগুলো দিয়ে যা তুষার ও বরফের কাজে সবচেয়ে বেশি লাগে: সাপ্তাহিক ও মাসিক শিডিউল ভিউ, খোলা শিফট ও বদল, উপলব্ধতা ও ছুটির অনুরোধ, বোনাস ও জরিমানাসহ প্রতি শিফটের রেট, টাইম ক্লক ও টাইমশিট লগ, ঐচ্ছিক জিওলোকেশন ম্যাপ এবং ঘণ্টা, বাজেট, রেট ও দেরিতে আসার রিপোর্ট। ১০ জন পর্যন্ত সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে চলে, যা দুই ট্রাকের ব্যবসার জন্য ট্রায়াল নয়, সত্যিকারের বিনামূল্যের তুষার সরানোর শিডিউলিং সফটওয়্যার, আর দল বড় হলে পেইড মডিউল প্রতি কর্মী প্রতি মাস হিসাবে যোগ হয়।

ঝড় আগাম খবর দিয়ে আসবে না। আপনার হাতে যা আছে তা হলো দল কত দ্রুত নড়ে, রাতটা আপনার কত খরচ করায় আর পরে আপনি কী প্রমাণ করতে পারেন। রোস্টার এখনই গুছিয়ে নিন, তাহলে পরের ডাক এক ঘণ্টা নয়, কয়েক মিনিটে সারা হবে।