Nykyisessä teknologian hallitsemassa maailmassa johtajat tietävät, mitä tarvitaan aikataulun laatimiseksi näiden kätevien aikataulun tekijöiden avulla. Kuka ei haluaisi tehdä täydellistä aikataulua, olipa kyseessä sitten ravintolan, puhelinkeskuksen tai minkä tahansa vuorotyötä vaativan alan johtaminen?

Tänään tutkimme taitoa luoda työaikataulu, joka sopii jokaisen työntekijän yksilöllisiin tarpeisiin ja elämäntilanteisiin. Kun puhumme huippuluokan aikataulusuunnittelusta, puhumme myös sulavasta automaattisesta aikataulutuksesta, mahtavista raportointityökaluista, saumattomasta palkanlaskennasta, joustavuudesta ja kyvystä muokata asioita kellon ympäri. Kuulostaako mielenkiintoiselta? Jatka lukemista saadaksesi kaikki yksityiskohdat.

Mikä on aikataulun tekijä?

Työaikataulun tekijä on digitaalinen työkalu, jonka voit löytää verkosta tai sovelluksesta. Se on pelastusjohtajille työntekijöiden vuorojen ja edistymisen aikatauluttamiseen, mikä tekee heidän työstään hallittavampaa. Aiemmin johtajat joutuivat laatimaan kaikki aikataulut manuaalisesti, mikä vei aikaa hukkaan. He joutuivat käsittelemään sekavia aikatauluja, viime hetken loma-anomuksia, poissaoloja ja ristiriitoja. Mutta nyt, automaattisen aikatauluohjelmiston avulla — työntekijän aikataulun tekijä ratkaisee ongelman! Käytä vain näitä valmiita malleja, jotta asiat pysyvät yksinkertaisina ja vältytään erimielisyyksiltä.

Kuinka luoda aikataulu työntekijöille helposti?

Johtajat voivat luoda aikatauluja verkossa automaattisilla työkaluilla helposti. Tässä on rento opas aikataululaskentataulukon luomiseen:

1. Käynnistä taulukkolaskentaohjelma ja aloita uusi taulukko.
2. Lisää joitakin sarakeotsikoita, jotka pitävät asiat järjestyksessä.
3. Pistä ”Työntekijän nimi” sarakkeeseen A.
4. Jos pidät työntekijätunnisteista, laita ne sarakkeeseen B.
5. Merkkaa seuraavat sarakkeet viikonpäivillä alkaen maanantaista tai mikä tahansa sopii viikkoosi.
6. Pudota työntekijöiden nimet ja tunnisteet oikeiden otsikoiden alle.
7. Täytä tyhjät kohdat vuoroajoilla, käyttäen ”am” ja ”pm” selkeyden vuoksi, tai käytä täyttä armeijan aikaa, jos se on mieleesi.

Kun olet lajittanut sen, jaa aikataulu tiimillesi parhaaksi katsomallasi tavalla — olipa se ilmoitustaululla, sähköpostitse tai sisäisessä keskustelussa. Varmista, että kaikki näkevät juuri luodut aikataulut tietääkseen, milloin olla paikalla. Eikö olekin helppoa?

Tutustu Shifton Daily Planner Online -palveluun

Tutustu Shiftonin pilvipalveluun — se on kuin sinun luottokaverisi työvuorojen nopeaan suunnitteluun! Muutamalla klikkauksella voit muokata vuoroja, lisätä muistiinpanoja, vahvistaa, kuka on sisällä tai ulkona, käsitellä vapaapyyntöjä ja paljon muuta!

Tässä on mitä saat:

• Viikkoaikataulusuunnittelija, joka pitää asiat laillisina.
• Välittömät päivitykset pitävät kaikki ajantasalla.
• Avoin vuorojen tarjouskilpa, joka täyttää aukot vaivattomasti.
• Helppokäyttöiset vuorokuviot stressittömään aikatauluttamiseen.
• Työaikaseuranta, joka laskee minuutit ja palkat.

Shiftonin avulla aikataulujen luominen on helppoa kuin mikä. Se sisältää upeita automaatiotoimintoja, jotka nopeuttavat asioita, ja voit tallentaa ja käyttää malleja nopeasti uudelleen. Tuloksena on siisti taulukko, jota on helppo navigoida.

Miksi kannattaa käyttää online-päiväsuunnitelmaa henkilöstön aikatauluttamiseen

Kuvittele tämä: olet johtaja ja joudut jongleeraamaan työntekijöiden aikatauluja, eikö niin? No, siinä kohtaa aikatauluohjelmisto tulee apuun. Se on kuin oma digitaalinen assistenttisi!

Tässä on syy, miksi päiväsuunnitelma muuttaa pelin:

• Helppokäyttöiset mallit: Ei tarvitse aloittaa aikataulujen luomista tyhjästä joka kerta. Päiväsuunnitelman avulla sinulla on useita aikataulumalleja valittavana. Valitse yksi, joka sopii yrityksellesi, ja olet valmis. Se säästää aikaa ja pitää asiat ammattimaisen näköisenä.
• Osallista tiimisi: Anna työntekijöille pääsy järjestelmään, jotta he voivat tarkistaa omat vuoronsa itse. Vähemmän aikataulusotkua sinulle, vähemmän edestakaisin keskustelua. Lisäksi voit hyväksyä vuorovaihdot, joten kaikki on reilua ja tasa-arvoista.
• Kätevät ilmoitukset: Laita päälle push-ilmoitukset, jotta tiimisi saa tiedon, kun viimeisin aikataulu on valmis. Ei enää tekosyitä ohitettujen vuorojen takia!
• Sujuva konfliktinratkaisu: Lomat? Suunnitellut vapaat? Ei hätää. Työntekijät voivat pyytää vapaata suoraan, ja voit hyväksyä tai hylätä tarpeen mukaan. Aikataulusovellus mukauttaa aikataulun automaattisesti.
• Aikataulu missä ja milloin tahansa: Unohda jäädä jumiin toimistoon. Shifton päiväsuunnitelman avulla voit laatia aikatauluja mistä tahansa, missä on Wi-Fi-yhteys. Olitpa sitten kotona tai kahvilla, sinulla on joustavuutta tehdä asiat silloin, kun se sinulle parhaiten sopii.

Käyttämällä Shifton Schedule Planneria johtajat voivat säästää paljon aikaa työaikataulujen tekemisessä, mikä antaa heille enemmän tilaa muiden tärkeiden osien hoitamiseen liiketoiminnan pyörittämisessä. Tämä kätevä online-työkalu on kuin lisäpari käsiä, joka sujuvoittaa päivittäisiä tehtäviä ja pitää ravintolan toiminnassa kuin kello. Mutta mennään tarkemmin!

Hyödynnä ravintolanhallintaohjelmistoa!

Oletko koskaan kuullut Shifton-aikataulusovelluksesta? Se on kuin taikasauva ravintoloitsijoille, auttaen heitä parantamaan henkilöstön tehokkuutta ja tuottavuutta. Ravintolan hallintaohjelmiston avulla voit nopeasti järjestää työntekijöiden vuoroaikataulut, varmistaen, että kaikille annetaan tasapuolisesti vapaa-aikaa pysyäksesi terävänä. Ja paras osa? Henkilöstö voi vaihtaa vuoroja vaivattomasti, antaen heille enemmän vapautta ja lisäten heidän motivaatiotaan töissä.

Tässä on syy, miksi se on pelin muuttaja:

• Skaalaa optimaaliset henkilöstön kiertoaikataulut hetkessä, erityisesti niitä kiireisiä perjantai-iltoja tai lomaruuhkia varten.
• Se on erittäin helppokäyttöinen. Kaikki on siististi järjestetty yhteen paikkaan.
• Voit tarkistaa aikataulut ja tehdä muutoksia missä ja milloin tahansa — ei enää päänsärkyjä.

Shifton-sovelluksen avulla johtajat voivat suorittaa aikataulutustehtävät leikiten ja keskittyä pitämään ravintola liikkeessä.

Tutustu siihen, miten Workforce Management -puhelinkeskusohjelmisto voi auttaa!

Puhelinkeskuksen johtaminen voi olla haastavaa. Se vaatii laajaa tietämystä, mukaan lukien vuorojen suunnittelu. Lisäksi käsitellään tiukkoja aikatauluja, paljon asiakaspuheluita ja korkeita odotuksia ylemmiltä tahoilta. Se on kovaa työtä, ei epäilystäkään. Sinun on varmistettava asiakastyytyväisyys samalla suojaten tiimiäsi ja yrityksen tulosta.

Shifton-aikataulun suunnittelupalvelu on kuin luotettava apurisi, mikä tekee koko prosessista helppoa. Kaikki on katettu yhden katon alla, vuorojen järjestelystä tehtävien ja lomapyyntöjen seurantaan.

Tutustu näihin etuihin:

• Visuaalinen aikataulunrakentaja luo vuorolajit kuin ammattilainen.
• Se helpottaa aikataulujen laatimista mille tahansa määrälle puhelinkeskusprojekteja ja -henkilöstöä.
• Pitää aikataulut silmällä kaikesta henkilöstön saatavuudesta työtunteihin, joten olet aina ajan tasalla.
• Palkanlaskennassa se on pelastus — se laskee palkat annettujen aikataulujen, ylityötuntien ja kaikkien yksityiskohtien mukaan.

Lisäksi Shifton-sovellus on erittäin käyttäjäystävällinen, joten koko puhelinkeskus voi liittyä mukaan. Shiftonin avulla aikataulujen ja tehtävien hallinta ei ole koskaan ollut helpompaa!

Yhteenveto

Siinä kaikki! Shiftonin aikataulun tekijä on todellinen juttu, kun kyseessä on täydellisen työaikataulun laatiminen tiimillesi. Kyse ei ole vain vuorojen hallinnasta; kyse on myös aikataulutehtävien hallinnasta vaivattomasti, sosiaalisen median seuraamisesta, palkanlaskennasta huolehtimisesta ja työntekijöiden mukavuuden ja hyvinvoinnin varmistamisesta, muiden asioiden ohella. Ravintolan tai puhelinkeskuksen pyörittäminen, hotelli vuorojen aikatauluttaminen tai järjestyksen ylläpitäminen salongissa tai kuntokeskuksessa voi olla haastavaa. Kuitenkin Shiftonin kanssa aikataulutus muuttuu helpoksi.

Automaattinen aikataulutus vähentää aikataulujen jongleeraamiseen käytettyä aikaa ja takaa, että kaikki ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Joten miksi odottaa? Rekisteröidy nyt ja kokeile meidän online-työntekijän aikataulusovellusta ilmaiseksi kokeilujakson aikana!

Uusimpien moduuliemme «Aktiviteetit» ja «Kysynnän ennustaminen» julkaisun myötä kävi selväksi, että Shiftonista on kasvanut jotain enemmän kuin vain yksinkertainen työvuorosuunnitteluratkaisu. Meillä on nimittäin liikaa moduuleja, ja haluamme yksinkertaistaa niiden ymmärtämistä. Päätimme yhdistää joitakin moduuleja tarjotaksemme enemmän arvoa yhdellä napsautuksella, mikä muuttaa joidenkin moduulien hinnoittelua niiden kasvaneen arvon mukaiseksi.

Perusmoduuliin sisältyy nyt kolme lisäraporttia: «Budjettiraportit», «Yrityksen työntekijät» ja «Viikoittaisen minimityöajan raportti». Perushinnoittelu muuttuu 1 $:iin, mikä kuvastaa näitä lisäyksiä ja muita ominaisuuksia, jotka olemme vuosien varrella lisänneet perustoiminnallisuuteen.

«Vapaapyyntöihin» tulee upeaa tietoa, joka aiemmin kuului «Lomahallintaan» ja hinta on 1 $. Nyt siihen sisältyy «Vapaa-ajanhallinnan raportit» ilman lisäkustannuksia.

«Läsnäolo»-moduulin hinta muuttuu 1 $:iin ja seuraavien moduulien hinnat yhdenmukaistuvat 0,5 $:iin: «Työntekijän työajat», «Bonukset/Palkkiot» & «Palkkakertymät». Viimeksi mainittu on myös nimetty uudelleen «Palkanmaksu»-nimiseksi, jotta se kuvastaisi sen uusimpia lisäyksiä ja tulevia suunnitelmia laajentaa sitä entisestään.

Nämä muutokset astuvat voimaan välittömästi kaikille uusille asiakkaille. Nykyiset asiakkaat nauttivat uusista laajennetuista moduuleista vanhalla hinnalla 1. syyskuuta 2024 asti, minkä jälkeen heidän hinnoitteluaan päivitetään myös.

Arvostamme asiakkaitamme ja uskomme, että nämä muutokset auttavat heitä hallitsemaan tarvitsemiaan ominaisuuksia vaivattomammin.

Haluatko tietää lisää? Ota meihin yhteyttä osoitteessa support@shifton.com

Useimmilla työntekijöillä on säännöllinen maanantai-perjantai työviikko, tyypillisesti klo 9-10 – 18-19. Tämä työntekijöiden aikataulutustapa ei kuitenkaan sovi organisaatioille ja yrityksille, jotka joutuvat toimimaan ympäri vuorokauden: sairaalat, puhelinkeskukset ja palokunnat, vain muutamia mainitakseni.

Esimerkiksi monet palokunnat noudattavat 48/96 tunnin työtuntijärjestelmää. Tämä tarkoittaa, että palomiehet työskentelevät tyypillisesti kaksi päivää peräkkäin ja saavat 4 päivää vapaata. Vaikka heidän onkin oltava hereillä kaksi päivää vähällä unella tai levolla, viimeaikaiset tutkimukset ovat osoittaneet, että tämä vuorotyön tyyppi antaa heille riittävästi aikaa vapaa-ajan viettoon, uneen ja seuraavaan työvuoroon valmistautumiseen.

Jokaisessa sairaalassa on aina oltava hoitajia saatavilla tarjoamaan potilashoitoa 24/7. He voivat tehdä 8/12-tunnin vuoroja 3 työpäivää/3 päivää vapaata tai 2 työpäivää/2 päivää vapaata aikataulun mukaisesti. Yleensä hoitajilla on kiinteät vuorot (päivä tai yö). Esimerkiksi päivähoitajat aloittavat työskentelynsä klo 7 ja lopettavat klo 19, kun taas yöllä hoitavat aloittavat klo 19, työskentelevät myöhäisillan vuorotunneilla ja lopettavat klo 7.

Puhelinkeskuksilla voi olla omat vuorotyösääntönsä, mutta on olemassa useita tapoja saavuttaa vakaa 24/7 työjakso. Johtajat jakavat yleensä päivän 2 tai 3 vuoroon. Ensimmäisessä tapauksessa päivä jaetaan kahteen 12-tunnin vuoroon aamu- ja iltatyöntekijöille. Toinen vaihtoehto mahdollistaa kolme 8-tunnin vuoroa. Esimerkiksi: 6 – 14 (1.), 14 – 22 (2.), ja 22 – 6 (3.).

Joissakin tapauksissa työntekijöiden on vaihdettava vuoroja: työskennellään aamuvuoroissa muutaman päivän ajan ja vaihdetaan sitten yövuoroon samaksi ajaksi. Viimeisimpien tutkimusten mukaan työaikojen vaihtaminen vaikuttaa kielteisesti uneen ja ruokailutottumuksiin. Yötyöaikataulu voi aiheuttaa unettomuutta, korkeaa verenpainetta, painon ja ruokahalun häiriöitä. Tämä artikkeli käsittelee oikeita tapoja sopeutua yötyöaikatauluun.

Esimerkki 12 tunnin yötyövuorolaulua

Ihmisen kehon vuorokausirytmi määrittää heräämis- ja lepäämistunnit. Ihmisillä, jotka työskentelevät organisaatioissa, joissa 24/7 työjakso, mukaan lukien poliisit, palomiehet, hoitajat, puhelinkeskuksen työntekijät ja huoltoasemien työntekijät, heillä on vuorokausikellot häiriintyneet. Yleensä johtajien on suunniteltava vuorotyötä siten, että työntekijät saavat riittävästi aikaa työskentelyyn ja lepoon.

Verrattuna 8-tunnin päivävuoroon yövuoro (23 – 6) työaika on lyhentynyt 8:sta 7:ään tuntiin. Työntekijä voi myös suostua 12 – 5 väliseen aikatauluun tarvittaessa. Huolimatta seitsemän viikkotyötunnin menetyksestä päivävaihtoehtoisiin työntekijöihin verrattuna, yövuorotyöntekijät voivat saada saman 40-tunnin viikkopalkan. Yövuorolaisia voidaan kutsua tekemään ylimääräisiä työtunteja, mutta enintään 8 tuntia 24 tunnin aikana.

16-17-vuotiaat työntekijät ovat kiellettyjä työskentelemästä klo 00 – 4 välisenä aikana. Tällaiset työntekijät saavat kuitenkin työskennellä klo 22 – 6, jos heidät on palkattu hotellien, vähittäiskauppojen tai sairaaloiden toimesta. Sairaalat, hätäpalvelut, TV- ja radiokanavat voivat käyttää yövuoroja ilman rajoituksia.

Monet työntekijät, jotka joutuvat siirtymään aamu- ja iltavuorojen välillä, kokevat uupumusta, unettomuutta, muutoksia painossa ja ruokahalussa. Heiltä kestää paljon aikaa sopeutua uusiin päivittäisiin heräämis- ja nukkumisaikoihin, mutta on olemassa temppuja, jotka tekevät tästä prosessista vähemmän tuskallista kokemattomille työntekijöille.

Miten saada hyvä yöuni työskennellessä iltavuorot

Jotta voisi kivuttomasti siirtyä vuorojen välillä, keho on valmistauduttava tuleviin muutoksiin. Jos työntekijä vaihtaa aamuvuorosta iltavuoroon tai päinvastoin, heräämis- ja nukkuma-aikaa on pidennettävä tai lyhennettävä. Kun työntekijä vaihtaa aamu- työvuorosta yövuoroon, hänen on herättävä ja mentävä nukkumaan tuntia myöhemmin parin päivän ajan. Kivuttoman siirtymisen tekemiseksi yöstä aamuun vuoroon, työntekijöiden on herättävä ja mentävä nukkumaan tuntia aikaisemmin muutaman päivän ajan.

Milloin työsi sitten alkaakin, hyvä yöuni on tuotteliaan työpäivän tae. Yleensä työntekijöiden on nukuttava vähintään 6 tuntia päivässä tunteakseen olonsa hyvin levänneeksi. Yövuoroissa työskentelevät kokevat usein vaikeuksia tämän tavoitteen saavuttamiseksi, koska kehomme on ohjelmoitu olemaan aktiivinen päivällä. Tämän ongelman ratkaisu on mukauttaa ympäristö vastaamaan yöaikaa.

Ensinnäkin, kaikki äänet tulisi vaimentaa. Puhelimen, ovikellon ja TV:n sammuttaminen on pakollista. Jos olet tottunut nukkumaan valkoisen melun kanssa, voit hankkia hyvät melua vaimentavat kuulokkeet alle 200 dollarilla poistaaksesi ympäröivät äänet, jotka häiritsevät uniasi. Makuuhuoneen sijoittaminen kodin hiljaisimpaan paikkaan toimii myös. Äänieristetyt ikkunat hyvällä eristyksellä helpottavat ulkoisten äänien eristämistä. On myös hyvä kertoa ystäville ja naapureille uudesta nukkumisaikataulustasi, jotta he eivät soita satunnaisesti näinä aikoina.

On myös tärkeää tehdä huoneesta mahdollisimman pimeä, vaikka aurinko paistaisi kirkkaasti ulkona. Ikkunoiden peittäminen sysimustilla verhoilla on hyvä ratkaisu. Vältä syömistä tai juomista ennen nukkumaanmenoa. Tee tavaksi, ettet ota alkoholia tai kofeiinia pari tuntia ennen nukkumaanmenoa. Hyvä kirjan lukeminen tai lämmin suihku/kylpy auttaa kehoasi rentoutumaan ja nukahtamaan.

Miten vuorotyö muuttaa ruokahalua

Vuorokausirytmin muutokset vaikuttavat kehon nukkumis- ja ruokailutottumuksiin. Epäsäännöllinen tai liiallinen syöminen, erityisesti yöaikaan, saa työntekijät tuntemaan itsensä väsyneiksi ja rauhattomiksi. Sekä heidän tuottavuutensa että terveytensä kärsivät tästä.

On olemassa useita neuvoja, joiden avulla voi selvitä yövuorosta mahdollisimman vähäisin riskinä kehittää ruoansulatuskanavan sairauksia tai ylipainoa. Ennen töihin lähtöä on tärkeää syödä päivän suurin ateria. Näin sinulla on energiaa ja olet valmis päivän haasteisiin. Klo 18 on paras hetki nauttia tämä ateria niille, jotka työskentelevät myöhään yöllä.

Mitä syödä yövuoron aikana

Uneliaisuuden ja väsymyksen kokeminen on yksi yleisimmistä yövuorotyön sivuvaikutuksista. Näitä tuntemuksia voi torjua noudattamalla terveellistä ruokavaliota. Yövuoroilla on parempi keskittyä runsaasti proteiinia sisältävään ruokaan, kuten tonnikalaan, kanaan, tofuihin, muniin, vähärasvaiseen juustoon. Nämä tuotteet auttavat pitämään työntekijät hereillä ja keskittyneinä.

Niistä voidaan koostaa ravitsevia välipaloja, joita työntekijä voi tuoda töihin. Voit esimerkiksi pakata ruskeaa riisi salaattia kanarinnan ja tofun kanssa tai dieettikasviskeittoa ja pavut. Nälkää voi myös pitää loitolla hasselpähkinöillä, omenoilla, kreikkalaisella jogurtilla, manteleilla, porkkanoilla ja hummuksella, jotka ovat kaikki hyviä ja terveellisiä valintoja.

Yövuorojen aikana on myös tarpeen juoda riittävästi vettä. Riittävä nestemäärä tekee sinusta vähemmän riippuvaisen kahvista tai makeisista vireyden ja energian lähteinä. Sokeriton musta ja yrttitee, tuoreet kasvimehut ja kylmä vesi ovat kaikki hyviä valintoja nesteytykseen.

Mitä välttää yövuorojen aikana

Runsashiilihydraattinen syöminen pian ennen tai yövuoron aikana on varma tapa tehdä itsestäsi unelias ja tuottamaton. Ruoat kuten perunat, leipä tai viljat rauhoittavat ja rentouttavat työntekijöitä, mikä vaikeuttaa yövuoron läpiviemistä.

Sokerilla makeutetut juomat ja korkea sokeripitoisuus voivat olla yhtä haitallisia. Limonadi tai suklaapatukka saattaa aluksi vaikuttaa hyvältä energialähteeltä, mutta nämä välipalat tekevät sinusta uneliaan muutaman tunnin kuluttua. Puhumattakaan siitä, että yöllä ihmisen keho ei pysty käsittelemään sokeria tehokkaasti.

Liiallinen kofeiini on toinen terveysuhka yötyöntekijöille. On OK juoda useita kuppeja kahvia yötyövuoron alussa, mutta sen nauttiminen koko työvuoron ajan voi aiheuttaa unettomuutta ja muita unihäiriöitä. Päivittäisen kofeiinin saannin ei pitäisi olla yli 400 mg (neljä pientä kuppia).

Toivomme, että yötyöntekijät löytävät annetut neuvot hyödyllisiksi.

Teknologioiden on tarkoitus tehdä elämästämme helpompaa, ja liiketoiminnan toiminnassa WFM-ohjelmisto täyttää täysin tämän väittämän. Tiedätkö, mikä tämä poikkeuksellinen ohjelmistotyyppi on? Todennäköisesti haluat ottaa käyttöön WMF-aikataulutusohjelmiston taatakseen henkilöstösi ja liiketoimintasi moitteettoman toiminnan kokonaisuudessaan, mutta sinulla ei ole vielä aavistustakaan siitä, miten se tehdään. Silloin artikkelimme saattaa olla sinulle hyödyllinen.

Mikä on Contact Center Workforce Management?

Contact center workforce management (WFM) on strateginen lähestymistapa, jolla optimoidaan henkilöstön määrää, aikataulusuunnittelua ja työvoiman tehokkuutta call centereissä. Se varmistaa, että oikea määrä agentteja, joilla on tarvittavat taidot, on käytettävissä oikeaan aikaan hoitamaan asiakasvuorovaikutuksia. Tehokas workforce management -ratkaisu call centereissä käyttää tekoälypohjaista analytiikkaa, ennustamista ja automaatiota parantaakseen sekä työntekijöiden suorituskykyä että asiakastyytyväisyyttä.

Contact center workforce managementin keskeiset elementit ovat:

• Ennustaminen – Puheluvolyymien trendien ennustaminen henkilöstötarpeiden suunnittelua varten.
• Hallitseminen – Agenttien suorituskyvyn ja työtaakan jakautumisen seuranta.
• Aikataulutus – Optimoitujen vuorolistojen luominen palvelutason ylläpitämiseksi.

Ottamalla käyttöön rakenteellinen call center workforce management -ratkaisu, yritykset voivat vähentää kustannuksia, parantaa agenttien sitoutumista ja parantaa asiakaskokemuksia.

Ennustaminen

Tarkka call center workforce management -ennustaminen on tehokkaan WFM-toiminnan perusta. Se käsittää historiallisten tietojen, kausivaihteluiden ja reaaliaikaisen kysynnän analysoinnin asiakasvuorovaikutusten ennustamiseksi. Keskeisiä ennustusmenetelmiä ovat:

• Aikasarja-analyysi – Menneiden puheluvolyymien mallien käyttäminen tulevan kysynnän ennustamiseen.
• Työtaakkaennuste – Henkilöstötarpeiden määrittäminen ennakoitujen asiakasvuorovaikutusten perusteella useilla kanavilla (puhelut, sähköpostit, live-chat jne.).
• Tekoälypohjainen ennustaminen – Koneoppimisalgoritmien hyödyntäminen työvoimaennusteiden jatkuvaan parantamiseen.

Hyvin strukturoitu call center workforce management -aikataulutusprosessi estää ylityöllistämisen (joka kasvattaa kustannuksia) ja alityöllistämisen (joka johtaa pitkiin jonotusaikoihin ja huonoihin asiakaskokemuksiin).

Hallitseminen

Workforce managementin hallitseminen call center -toiminnassa sisältää:

• Agenttien reaaliaikaisen suorituskyvyn seuranta – Käsittelyaikojen, ratkaisuprosenttien ja tuottavuusmittarien seuranta.
• Agenttien hyödyntämisen optimointi – Varmistetaan oikeudenmukainen työnjako, jotta vältetään uupumus ja parannetaan työtyytyväisyyttä.
• Säännösten noudattaminen – Työaikalakien, taukiohjelmien ja ylityösääntöjen noudattaminen.

Workforce management -järjestelmän avulla johtajat voivat proaktiivisesti tunnistaa pullonkauloja, henkilöstötehottomuuksia ja koulutustarpeita, varmistaen sujuvan call center -toiminnan.

Aikataulutus

Oikea workforce management ja call center -aikataulutus varmistavat, että agentit saavat vuorot, jotka vastaavat puheluvolyymien mallia samalla, kun säilytetään työ- ja vapaa-ajan tasapaino. Parhaat käytännöt sisältävät:

• Automaattinen aikataulutusohjelmisto – Tekoälyn käyttö optimoitujen vuorosuunnitelmien luomiseen agenttien taitojen, saatavuuden ja kysynnän perusteella.
• Joustavat vuoromallit – Tarjotaan jaetut vuorot, hybridimallit ja omatoimiset aikataulut parantaen työntekijöiden tyytyväisyyttä.
• Dynaamiset aikataulumuutokset – Aikataulujen mukauttaminen reaaliajassa odottamattomien puheluvolyymipiikkien hallitsemiseksi.

Hyvin toteutettu call center -työvoimasuunnittelustrategia parantaa tuottavuutta, vähentää poissaoloja ja parantaa agenttien pysyvyyttä.

Miten Workforce Management toimii?

Workforce management -ohjelmiston pääajatus on parantaa henkilöstösi toimintaa ja varmistaa, että henkilöstöresurssisi hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla heidän työtehtäviensä, taitojensa ja tietyn aikataulun mukaisesti, joka tulisi säilyttää työnkulun tehostamiseksi.

Tyypillisesti WFM-työkalu vaihtelee teollisuuden ja sen sovellusalustan vaatimusten mukaisesti. Yleensä tämän tyyppisellä ohjelmistolla voi hoitaa seuraavia päätehtäviä:

• Menestyksekkäiden ja tehokkaiden aikataulujen kehittäminen työntekijöillesi automaattisessa tilassa.
• Ajanhallinta – nimittäin, henkilöstösi sisään- ja uloskirjautumisten, työtuntien, vapaapäivien, sairauspoissaolojen seuranta jne.
• Sääntelyn noudattaminen – tätä tavallinen WFM-ohjelmisto auttaa säätelemään ja toteuttamaan yrityksen toiminnassa.

Tämä on ytimenä, ja sitä voi täydentää lisäominaisuudet ja -tehtävät, joita tietty yritys tarvitsee. Voit esimerkiksi hankkia WFM-sovelluksen, jota voidaan käyttää useilla laitteilla, integroida siihen työvoiman ennustustyökaluja tai lisätä tuotteen analytiikkatyökaluja ja -raportteja saadaksesi selkeää ja täsmällistä analytiikkaa yrityksen jatkokehittämistä varten.

Kaikki nämä ominaisuudet riippuvat lähinnä ohjelmistokehittäjien ajatuksesta, ja markkinoilla on useita tuotteita perus ilmaisesta WFM-ohjelmistosta monimutkaisempiin ja monipuolisempiin maksullisiin tuotteisiin.

Miksi Workforce Management on niin tärkeää Call Centerille?

Tehokas workforce management call centerissä varmistaa, että asiakaspalvelutiimit toimivat tehokkaasti, kustannustehokkaasti ja korkealla työntekijätyytyväisyydellä. Ilman rakenteellista contact center WFM-strategiaa call centerit kohtaavat epätasaiset palvelutasot, korkeat vaihtuvuusluvut ja tarpeettomat työvoimakustannukset.

Keskeisiä syitä, miksi workforce management call centerissä on olennaista:

• Varmistaa palvelutasot – Varmistaa, että asiakkaat saavat ajoissa vastaukset lyhyillä odotusajoilla.
• Optimoidaan työntekijöiden suorituskyky – Auttaa agenteissa pysymään tuottavina ilman loppuun palamista.
• Parantaa asiakaskokemusta – Tyytyväiset agentit tarjoavat parempaa palvelua.
• Hallitaan työvoimakustannuksia – Estää ylityöllistämisen ja tarpeettomat kulut.
• Parantaa agenttien moraalia – Reilu aikataulutus johtaa onnellisempiin työntekijöihin.

Contact center workforce management -strategia yhdistää liiketoiminnan tavoitteet työntekijöiden hyvinvointiin, mikä johtaa sujuvampaan toimintaan ja parantuneeseen asiakastyytyväisyyteen.

WFM:n rooli yhteyskeskuksessa

Call center WFM:llä on ratkaiseva rooli toiminnallisen tehokkuuden ylläpitämisessä käsittelemällä:

• Henkilöstötarpeet – Varmistaa, että oikea määrä työntekijöitä on saatavilla jokaiselle vuorolle.
• Puheluiden ohjaamisen optimointi – Oikeiden työntekijöiden osoittaminen erityisiin asiakasvuorovaikutuksiin.
• Suorituskyvyn seuranta – Työntekijöiden toiminnan seuraaminen kehityskohteiden tunnistamiseksi.
• Aikataulun noudattaminen – Varmistaa annettujen vuorojen ja taukojen noudattamisen.

Hyödyntämällä puhelinkeskusten työvoiman hallinnointijärjestelmiä yritykset voivat tehostaa toimintojaan ja parantaa palvelutasoja.

Miksi käyttää puhelinkeskusten WFM-työkaluja?

Työvoiman hallinnan ohjelmistojen käyttöönotto puhelinkeskusratkaisuissa tarjoaa paremman aikataulutuksen, reaaliaikaisen seurannan ja työvoiman analytiikan. Nämä työkalut on suunniteltu:

Palvelutasojen ylläpitäminen

• Varmistaa, että oikea määrä työntekijöitä on aikataulutettu puhelumääräennusteiden perusteella.
• Vähentää keskeytettyjä puheluita, pitkiä odotusaikoja ja työntekijöiden uupumusta.
• Auttaa ylläpitämään asiakaspalvelun KPI-mittareita, kuten ensimmäisen puhelun ratkaisut (FCR) ja vastausajat.

Työntekijöiden suorituskyvyn optimointi

• Tarjoaa tietoon perustuvia näkemyksiä työntekijöiden työmäärästä, puheluiden käsittelyn tehokkuudesta ja huipputuottavuustunneista.
• Tunnistaa koulutustarpeet parantaakseen puheluiden laatua ja vastausten tarkkuutta.
• Estää työntekijöiden liiallista kuormitusta tasapainottamalla työmäärät tehokkaasti.

Parempi asiakaskokemus

• Parantaa puheluiden ohjausta osoittamalla oikea työntekijä oikeaan tehtävään.
• Vähentää asiakkaiden odotusaikoja, lisäten tyytyväisyyttä ja uskollisuutta.
• Varmistaa palvelun jatkuvan laadun kaikilla vuoroilla ja aikavyöhykkeillä.

Työkustannusten optimointi

• Estää ylityöntekijöiden palkkaamisen matalan kysynnän aikana, säästäen palkkakustannuksia.
• Vähentää ylitöistä johtuvia kuluja varmistamalla asianmukaisen vuorosuunnittelun.
• Maksimoi työvoiman hyödyntämisen paremman työvoimainvestoinnin tuoton saavuttamiseksi.

Työntekijöiden moraalin nostaminen

• Tarjoaa ennustettavat aikataulut, jotka vastaavat työntekijöiden mieltymyksiä.
• Vähentää uupumusta varmistamalla kohtuulliset työmäärät ja lepotauot.
• Lisää työntekijöiden pysyvyyttä luomalla positiivisen työympäristön.

Puhelinkeskusten työvoiman hallinnan ohjelmiston käyttö parantaa henkilöstön hallintaa, sääntöjen noudattamista ja palvelun laatua, mikä johtaa parempaan tuottavuuteen ja pienempiin käyttökustannuksiin.

Puhelinkeskusten työvoiman hallinnan keskeiset ominaisuudet

Hyvin rakennettu työvoiman hallinnan strategia puhelinkeskuksissa perustuu kehittyneisiin työkaluihin ja ominaisuuksiin, jotka varmistavat tarkan aikataulutuksen, reaaliaikaisen seurannan ja operatiivisen tehokkuuden. Modernit yhteyskeskusten työvoiman hallintaohjelmistot sisältävät toiminnallisuuksia, jotka on suunniteltu optimoimaan työntekijöiden suorituskykyä, hallitsemaan työkustannuksia ja parantamaan asiakaspalvelun tasoja.

Tässä ovat tärkeimmät ominaisuudet, jotka tekevät puhelinkeskusten työvoiman hallintajärjestelmistä tehokkaita:

Henkilöstön ennustaminen ja aikataulutus

Yksi työvoiman hallinnan kriittisimmistä näkökohdista puhelinkeskustoiminnoissa on tarkka ennustaminen. Analysoimalla historiallisia tietoja, kausivaihteluita ja reaaliaikaista kysyntää yritykset voivat:

• Ennustaa puhelumäärän vaihtelut ja säätää henkilöstötasot sen mukaisesti.
• Aikatauluttaa työntekijät tehokkaasti ylivoimasta tai alivoimasta välttääkseen.
• Parantaa palvelutasoja kohdistamalla oikea määrä työntekijöitä odotettuihin työmäärin.

AI-pohjaisella työvoiman hallinnan puhelinkeskusten aikataulutuksella esimiehet voivat automatisoida

Johdonmukaiset asiakaskokemukset

Rakenteellinen puhelinkeskusten työvoiman suunnittelu lähestymistapa varmistaa, että:

• Asiakkaat saavat nopeaa ja tehokasta tukea, riippumatta päivänajasta.
• Palvelutasot pysyvät johdonmukaisina kaikissa vuoroissa ja kanavissa (puhelin, sähköposti, chat, sosiaalinen media).
• Työntekijät on asianmukaisesti jaettu hoitamaan korkea kysyntä kausia.

Integroimalla puhelinkeskusten työvoiman optimointityökalut, yritykset parantavat asiakasuskollisuutta ja tyytyväisyyttä.

Työntekijöiden tyytyväisyys ja sitoutuminen

Työvoiman puhelinkeskusstrategia ei keskity vain tuottavuuteen – siinä otetaan huomioon myös työntekijöiden hyvinvointi. Parhaat työvoiman hallinan yhteyskeskustyökalut tarjoavat:

• Joustavat aikataulutusmahdollisuudet, jotka antavat työntekijöille hallinnan omiin vuoroihinsa.
• Reilu työmäärän jakautuminen, stressin ja uupumuksen ehkäisy.
• Työntekijöiden palautejärjestelmät pitämään työntekijät sitoutuneina ja motivoituneina.

Korkea työntekijöiden sitoutuminen johtaa alhaisempiin vaihtuvuuslukuihin ja tehokkaampaan puhelinkeskuksen työvoimaan.

AI-Optimoidut Aikataulut

Keinotekoisella älyllä on merkittävä rooli puhelinkeskusten työvoiman hallinnassa:

• Ennustetaan huippu- ja hiljaiset ajat suurella tarkkuudella.
• Säätää aikatauluja dynaamisesti reaaliaikaisen puhelumäärän perusteella.
• Optimoidaan taukoajat takaamaan jatkuva peitto ilman palvelun häiriöitä.

AI-ohjatun puhelinkeskuksen työvoiman hallintaratkaisuiden avulla yritykset vähentävät manuaalista aikataulujen tekoa ja parantavat kokonaistehokkuutta.

Vuoron huutokauppa

Mahdollisuus, että agentit voivat huutaa vuoroista saatavuutensa ja mieltymystensä mukaan, parantaa:

• Työelämän tasapainoa, tehden aikatauluista joustavampia.
• Työntekijöiden tyytyväisyyttä, mikä parantaa työntekijöiden pysyvyyttä.
• Reilua vuorojen jakamista, varmistaen että kaikille työntekijöille tarjoutuu mahdollisuuksia toivottuihin vuoroihin.

Vuorojen huutokauppa on keskeinen ominaisuus modernissa työvoiman hallintaohjelmistossa.

Aika- ja läsnäoloseuranta

Työaikojen noudattamisen seuranta on olennaista:

• Varmistaen, että työntekijät kirjautuvat sisään ja ulos ajoissa.
• Poissaolojen hallintaan ja trendien tunnistamiseen.
• Ylityön ja työlainsäädännön rikkomusten estämiseksi.

Integroimalla ajanseurannan ominaisuudet, johtajat säilyttävät täydellisen näkyvyyden työvoiman tehokkuuteen.

Reaaliaikainen tiimijohto

Työvoiman hallinnan ratkaisu call centereille pitää mahdollistaa valvojille:

• Seurata agenttien toimintaa reaaliajassa.
• Tunnistaa ja ratkaista työmäärän epätasapainot ennen kuin ne vaikuttavat palvelun tasoon.
• Tehdä reaaliaikaisia aikataulumuutoksia käsitelläkseen yllättäviä kysyntäpiikkejä.

Tämä ominaisuus varmistaa, että johtajat voivat reagoida välittömästi mihin tahansa aikataulu- tai henkilöstöongelmiin.

Operatiivinen tehokkuus

Työvoiman hallinnan käyttö call centereissä parantaa operatiivista työnkulkuja:

• Vähentämällä manuaalisen aikataulutuksen vaivaa, säästäen aikaa ja resursseja.
• Optimoimalla vuorojen kattavuuden, ylläpitäen yhtenäisiä palvelutasoja.
• Tehostamalla työvoiman tuottavuutta, varmistaen paremmat asiakasvuorovaikutukset.

Oikeilla call center WFM -työkaluilla yritykset toimivat tehokkaammin ja kustannustehokkaammin.

Budget Säästöt

Oikein hoidettu työvoiman hallinnan strategia call centereille johtaa:

• Alhaisempiin työvoimakustannuksiin estämällä ylimiehityksen ja tarpeettoman ylityön.
• Tehokkaampaan resurssien allokointiin, vähentäen hukkaantuneita palkkakustannuksia.
• Parempaan taloudelliseen suunnitteluun, varmistaen että työvoimabudjetit ovat linjassa tulostavoitteiden kanssa.

Yritykset, jotka käyttävät yhteyskeskuksen työvoiman hallintaohjelmistoa, vähentävät kustannuksia ja samalla parantavat palvelun toimitusta.

Raportointi ja analytiikka

Tietoon perustuvat näkemykset ovat olennaisia jatkuvalle parantamiselle. Vahva työvoiman hallinnan järjestelmä call centereille tarjoaa:

• Suorituskyvyn seuranta yksittäisille agenteille ja tiimeille.
• Yksityiskohtaiset työvoimaraportit vuorosuunnittelun optimointiin.
• AI-pohjainen analytiikka parantaa ennustamista ja henkilöstöpäätöksiä.

Vahvojen raportointityökalujen avulla yritykset tekevät tietoon perustuvia aikatauluka päätöksiä, jotka johtavat parempiin tuloksiin.

Työvoiman hallinnan ohjelmiston edut

Investoiminen työvoiman hallintaohjelmistoratkaisuihin call centereille parantaa merkittävästi operatiivista tehokkuutta, työntekijöiden tyytyväisyyttä ja asiakaspalvelun laatua. Näillä järjestelmillä automatisoidaan monimutkaisia tehtäviä, parannetaan tarkkuutta ja tarjotaan tietoon pohjautuvia analyysejä parempiin päätöksiin.

Tässä ovat yhteyskeskuksen työvoiman hallinnan ohjelmiston tärkeimmät edut:

1. Lisääntynyt tarkkuus aikataulutuksessa ja ennustamisessa

Käyttämällä AI-vetoisia työvoiman hallinnan ennusteita call centerissa, yritykset voivat:

• Ennustaa puhelumäärän vaihteluita tarkasti.
• Vähentää aikatauluvirheitä, jotka johtavat ylimiehitykseen tai mitoitukseen.
• Varmistaa optimaalisen työvoiman jakautumisen kysyntätrendien perusteella.

Tarkka aikataulutus parantaa tuottavuutta, varmistaen että agentit ovat käytettävissä silloin, kun heitä tarvitaan eniten.

2. Vähentää aikataulutukseen kuluvaa aikaa

Manuaalinen aikataulutus on aikaa vievää ja altista inhimillisille virheille. Call centerin työvoiman hallinnan ratkaisu automatisoi:

• Vuorojen jakamisen, varmistaen reilun ja tasapainoisen työnjaon.
• Taukojen ja lounasaikojen aikataulutus, optimoiden agenttien saatavuuden.
• Viime hetken aikataulumuutokset, käsitellen ennakoimattomia poissaoloja saumattomasti.

Eliminointamalla manuaaliset aikataulutustehtävät, johtajat säästävät aikaa ja keskittyvät asiakaspalvelustrategioiden parantamiseen.

3. Varmista aikataulujen noudattaminen

Yhteyskeskuksen työvoiman hallintajärjestelmä varmistaa:

• Agentit noudattavat heille annettuja työaikatauluja.
• Taukojen ja lounaiden mukautuminen yrityksen sääntöihin ja työlainsäädäntöön.
• Reaaliaikaiset hälytykset ilmoittavat johtajille aikatauluvirheistä.

Aikataulujen ja sääntöjen noudattaminen johtaa korkeampaan palvelun tasaisuuteen ja säädösten noudattamiseen.

4. Ymmärrä, missä agentit tarvitsevat lisätukea

Vahva työvoiman hallintajärjestelmä call centerille seuraa:

• Suorituskyvyn aukkoja, tunnistaen agentit, jotka saattavat tarvita lisäkoulutusta.
• Työn kuormituksen jakaminen, varmistaen, ettei mikään työntekijä ole liian kuormitettu tai alikäytetty.
• Reaaliaikainen agentin tuottavuus, mahdollistaen nopeat muutokset.

Analysoimalla työvoima-aineistoa, yritykset voivat toteuttaa kohdennettuja koulutus- ja valmennusohjelmia.

5. Luo Parempi Agenttikokemus

Tyytyväiset agentit tarjoavat parempaa asiakaspalvelua. Työvoiman hallintaratkaisut auttavat:

• Tarjoten oikeudenmukaisia ja joustavia aikatauluja, jotka vastaavat agenttien mieltymyksiä.
• Vähentämällä stressiä ja loppuunpalamista tasapainottamalla työkuormia.
• Tarjoamalla itseohjautuvia aikatauluominaisuuksia, jotka antavat työntekijöille enemmän hallintaa vuoroihinsa.

Parempi työ- ja vapaa-ajan tasapaino johtaa korkeampaan työtyytyväisyyteen ja pienempiin vaihtuvuuslukuihin.

6. Edistä Säädösten Noudattamista

Työlainsäädäntö ja noudattamisvaatimukset vaihtelevat eri toimialoilla ja sijainneilla. Työvoiman hallinta puhelinkeskuksessa varmistaa:

• Työtuntien rajoitusten ja ylityösääntöjen noudattamisen.
• Automaattinen taukojen ja lounastaukojen ajoitus työlainsäädännön mukaisesti.
• Tarkka työaikojen seuranta estäen palkkavirheet.

Noudattamalla lakisääteisiä vaatimuksia yritykset välttävät sakot ja parantavat työvoiman läpinäkyvyyttä.

Puhelinkeskuksen Työvoiman Hallinnan Parhaat Käytännöt

Puhelinkeskuksen työvoiman hallinnan parhaiden käytäntöjen toteuttaminen varmistaa, että puhelinkeskukset toimivat tehokkaasti, kustannustehokkaasti ja korkealla työntekijöiden sitoutumisella. Optimoimalla aikataulutusta, hyödyntämällä teknologiaa ja ylläpitämällä agenttien tyytyväisyyttä, yritykset voivat parantaa palvelutasoa ja samalla vähentää operatiivisia kustannuksia.

Alla ovat tehokkaimmat työvoiman hallinnan parhaat käytännöt puhelinkeskuksen toiminnassa:

1. Valitse Oikea Työvoiman Hallintaohjelmisto

Oikean työvoiman hallintaohjelmiston valinta puhelinkeskukseen on kriittistä tarkalle ennustamiselle, reaaliaikaiselle aikataulutukselle ja suorituskyvyn seurannalle. Tärkeitä tekijöitä huomioon otettavaksi:

• AI-ohjattu aikataulu, joka automatisoi ja optimoi työvoiman jakamisen.
• Reaaliaikainen seuranta agentin sitoutumisen ja työkuormien tasapainon seuraamiseksi.
• Itsepalvelumahdollisuudet, jotka sallivat työntekijöiden vaihtaa tai pyytää vuoroja.
• Analysointi- ja raportointiominaisuuksia päätöksenteon parantamiseksi.

Puhelinkeskuksen työvoimanhallintaohjelmiston avulla yritykset voivat parantaa tuottavuutta ja optimoida resurssien jakamista.

2. Aikatauluta Oikeat Agentit Oikeaan Aikaan

Asianmukainen aikataulutus estää henkilöstövajetta ja liiallisia ylityökustannuksia. Työvoiman hallinnan optimoimiseksi puhelinkeskuksessa yritysten tulisi:

• Hyödynnä Syvällinen Analytiikka. Käytä historiallisia tietoja ja AI-pohjaista ennustamista ennustamaan puhelumääriä, ruuhka-aikoja ja kausitrendejä.
• Valtuuta Työntekijäsi. Salli agenttien pyytää suosimaansa työvuoroa samalla kun varmistetaan kriittisten aikavälien kattavuus.
• Rakenna Tietopohja. Tarjoa koulutusta ja resursseja agentin taitojen parantamiseksi ja aikataulutustehokkuuden parantamiseksi.
• Valtuuta Työntekijät Itsepalvelulla. Mahdollista vuorojen vaihtaminen ja saatavuuspäivitykset työvoiman puhelinkeskuksen hallintajärjestelmän kautta.
• Jatkuva Oppiminen. Tarjoa jatkuvia koulutusohjelmia agentin tehokkuuden ja sopeutumiskyvyn parantamiseksi.
• Älä Unohda Kutistumista. Huomioi poissaolot, tauot ja kokousajat täyden vuorokattavuuden varmistamiseksi.
• Ole Sopeutuvainen. Käytä reaaliaikaisia aikataulutusvälineitä vuorojen dynaamiseen säätämiseen kysynnän vaihteluiden perusteella.

Soveltamalla näitä aikataulutusstrategioita yritykset maksimoivat työvoiman tehokkuuden ja agenttien tuottavuuden.

3. Pidä Agenttien Mieliala Korkealla ja Estä Loppuunpalaminen

Agentin hyvinvointi ja sitoutuminen vaikuttavat suoraan asiakaspalvelun laatuun. Korkean mielialan säilyttämiseksi johtajien tulisi:

Tarjoa Aikataulun Ennakoitavuutta tai Autonomiaa

• Anna työntekijöille ennakkoilmoitus työvuoroista parantaaksesi työ- ja vapaa-ajan tasapainoa.
• Tarjoa joustavia aikataulutusvaihtoehtoja, kuten hybridityömallit tai vuorohuutokauppa.

Pidä Agentit Sitoutuneina

• Toteuta pelillistämistä tehdäksesi päivittäisistä tehtävistä interaktiivisempia ja palkitsevampia.
• Edistä positiivista työympäristöä tunnustusohjelmien avulla.

Näytä Arvostusta Erinomaisesta Työstä

• Tarjoa kannustimia ja bonuksia parhaille agenteille.
• Tunnista kova työ ja saavutukset motivaation lisäämiseksi.

Positiivinen työpaikkakulttuuri johtaa alhaisempiin vaihtuvuusprosentteihin ja korkeampaan palvelun laatuun.

4. Anna AI:n Hoitaa Rutiinityöt

AI-pohjaiset työvoiman hallinnan puhelinkeskuksen aikataulutustyökalut poistavat manuaaliset virheet ja tehostavat toimintaa:

• Automaattinen kysyntään perustuva aikataulutus ylityön ja alihaun estämiseksi.
• Agenttien tehtävien optimointi suorituskyvyn, taitojen ja asiakastarpeiden perusteella.
• Työvoiman joustavuuden parantaminen reaaliaikaisilla vuorojen säädöillä.

AI-ohjattuja työvoimanhallinnan puhelinkeskusratkaisuja käyttäen yritykset tehostavat tehokkuutta ja vähentävät hallinnollista työtaakkaa.

5. Sisällytä Työntekijöiden (ja Asiakkaiden) Palaute

Sekä työntekijöiden että asiakkaiden kuunteleminen auttaa parantamaan työvoiman hallinnan strategioita. Parhaat käytännöt sisältävät:

• Säännöllisten työntekijäkyselyjen toteuttaminen aikataulutushaasteiden tunnistamiseksi.
• Asiakaspalautteen hyödyntäminen palvelutason arvioimiseksi ja henkilöstön määrittämiseksi sen mukaisesti.
• Työvoiman hallinnan puhelinkeskustyön arviointien toteuttaminen agentin suorituskyvyn ja tyytyväisyyden parantamiseksi.

Palauteen integroiminen puhelinkeskuksen työvoiman hallinnan ratkaisuihin parantaa agenttien kokemuksia ja lisää asiakastyytyväisyyttä.

Miten ohjelmisto voi tukea puhelinkeskuksen työvoiman hallintaa

Työvoiman hallinnan ohjelmistoratkaisujen käyttöönotto puhelinkeskuksissa yksinkertaistaa henkilöstön aikataulutusta, reaaliaikaista seurantaa ja suorituskyvyn seuranta. Kehittyneet yhteyskeskusten työvoiman hallintaohjelmistot automatisoivat ennustamisen, vuorosuunnittelun ja vaatimustenmukaisuuden seurannan, varmistaen, että yritykset optimoivat resurssinsa ylläpitäen samalla korkeaa palvelutasoa.

Näin puhelinkeskuksen työvoiman hallintajärjestelmät tukevat tehokasta toiminnallisuutta:

Seuraa KPI-tunnuslukuja ja mittareita

Keskeisten suorituskykyindikaattoreiden (KPI) mittaus parantaa puhelinkeskuksen työvoiman hallintastrategioita. Olennaiset KPI:t sisältävät:

• Puhelinkuormituksen trendit – Seuraa muutoksia saapuvissa asiakaspalvelupyynnöissä parantaakseen ennustamista.
• Ensimmäisen suorituskykyratkaisu (FCR) – Mittaa, kuinka tehokkaasti agentit ratkaisevat ongelmat yhdessä vuorovaikutuksessa.
• Aikataulujen noudattaminen – Varmistaa, että työntekijät noudattavat määrättyjä vuoroja ja taukoja.
• Käyttöaste – Määrittää agenttien tuottavuustasot ylityön tai alihyödyn välttämiseksi.
• Asiakastyytyväisyyspisteet (CSAT) – Arvioi palvelun laatua ja agenttisuorituskykyä.

Analysoimalla reaaliaikaista dataa yritykset voivat jatkuvasti optimoida työvoiman toiminnot.

Automatisoi aikataulujen noudattaminen ja hyväksynnät

Työvoiman hallinnan automatisointi puhelinkeskuksissa varmistaa aikataulujen johdonmukaisuuden seuraavasti:

• Työtuntirajoitusten noudattaminen liiallisen ylityön estämiseksi.
• Vuoronvaihtojen hallinta samalla kun säilytetään riittävä kattavuus.
• Taukojen aikatauluttamisen automatisointi työlainsäädännön noudattamiseksi.
• Reaaliaikaiset välisyyshälytykset auttavat esimiehiä tarttumaan ongelmiin ennakoivasti.

Työvoiman hallinnan puhelinkeskuksen aikataulutustyökaluilla esimiehet voivat vähentää aikatauluristiriitoja ja parantaa vaatimustenmukaisuutta.

Mahdollista taitoperustainen reititys

Tehokkaisiin työvoiman hallintastrategioihin yhteyskeskuksissa kuuluu taitoperustainen puhelureititys, joka:

• Yhdistää asiakkaat pätevimpiin agenteihin, parantaen ensikontaktin ratkaisua.
• Parantaa toiminnan tehokkuutta ohjaamalla erikoistuneita tiedusteluja asiantuntijatiimeille.
• Vähentää puhelujen siirtomääriä, johtaen nopeampiin vastausaikoihin ja parantuneeseen asiakastyytyväisyyteen.

Teköälyä hyödyntävillä puhelinkeskuksen työvoimar ratkaisuilla yritykset voivat lisätä tehokkuutta samalla, kun agenttien työkuorma jakautuu optimaalisesti.

Käytä ennakoivaa ennustamista

Puhelinkeskuksen henkilöstöennustustyökalut analysoivat historiallisia trendejä, reaaliaikaisia kysyntätilanteita ja kausittaisia vaihteluita saavuttaakseen:

• Sopeuta henkilöstötasoa dynaamisesti ennustetun työmääri perusteella.
• Estä ylikapasiteetti matalan kysynnän aikana, vähentäen työvoimakustannuksia.
• Varmista riittävä agenttien määrä huippukysynnän aikana.

Ennakoivan analyysin hyödyntämällä yritykset parantavat työvoiman allokointia ja palvelun johdonmukaisuutta.

Kiitos tarkennuksesta! Teen muokkauksia viimeiseen osioon, poistan maininnat tekoälystä ja suorituskyvystä.

Kuinka Shifton voi auttaa puhelinkeskuksen työvoiman hallintaratkaisuissa

Shifton on pilvipohjainen palvelu, joka on suunniteltu työntekijöiden vuorosuunnitteluun ja aikataulutukseen. Se auttaa yrityksiä hallitsemaan tehokkaasti työvoimaaikatauluja, vähentämään hallinnollista työtä ja parantamaan vuorojen koordinointia. Keskeisiä etuja ovat:

• Automaattinen vuorosuunnittelu – Loit k Rapidisti optimoituja työskentelyaikatauluja, varmistaen tasapuolisen vuoronjaon.
• Reaaliaikaiset muutokset – Antaa johtajille mahdollisuuden muokata aikatauluja välittömästi henkilöstötarpeisiin vastaamiseksi.
• Itse-aikataulutusominaisuudet – Mahdollistaa työntekijöiden vuorojen tarjoamisen, vaihtopyyntöjen tekemisen ja saatavuusasetusten määrittämisen.
• Joustavat aikataulutusvaihtoehdot – Tukee kiinteitä, kierto- ja osa-aikaisia vuoroja, mikä tekee työvoiman hallinnasta mukautuvampaa.
• Vaatimustenmukaisuuden tuki – Auttaa yrityksiä suunnittelemaan vuoroja työaikalakien ja yhtiön käytäntöjen mukaisesti.

Shiftonin intuitiivisella aikataulusalustalla yritykset voivat tehostaa työvoimasuunnitteluaan, parantaa tiimikoordinointia ja ylläpitää saumattomia vuorotyöksiä.

Automaatio voidaan hyödyntää melkein kaikessa, jopa turvallisuuspalveluiden alalla, missä erityisten turvallisuuden valvontatyökalujen lisäksi voi käyttää myös vartijoiden aikataulutusohjelmistoa tehostamaan yrityksesi toimintaa ja nostamaan se huipputasolle.

Shiftonissa meillä on useita onnistuneita esimerkkejä vartijanhallintaohjelmiston toteutuksesta, ja voimme mielellämme jakaa blogimme lukijoille joitakin salaisuuksia ja tämän teknisen ratkaisun hyviä puolia.

Mitä on Vartijoiden Aikataulutusohjelmisto?

Vartijoiden aikataulutusohjelmiston ydinajatus on optimoida henkilöstöresurssit, jotta ne toimivat korkeimmalla tehokkuudella. Turvallisuusosaston tai turvallisuuspalveluja ja henkivartijapalveluja tarjoavan yrityksen kohdalla tämä tuote ratkaisee seuraavat ongelmat:

• Oikea aikataulutus, jotta kaikille yrityksessäsi työskenteleville tarjotaan reilut ja selkeät työvuorot. Voit tehdä aikatauluja ja jakaa ne henkilöstöllesi välittömästi yhdessä ympäristössä informoidaksesi heitä tai jopa salliaksesi heidän valita, milloin työskennellä ja mitkä vuorot ottaa vastaan.
• Ylityön estäminen. Tämä työkalu auttaa johtoa välttämään joidenkin työntekijöiden ylikuormittamista, kun taas toiset voivat pysyä joutilaina ja ansaita vähemmän.
• Hallitse henkilöstösi aikaa. Erityisesti Shiftonissa käytämme GPS:ää vartijoiden aikataulutuksen ohjelmistossa ja sallimme yrityksen omistajan tai vastaavan esimiehen hallita jokaisen työntekijän sisään- ja uloskirjauksia, heidän poissaoloaan työpaikalta tai myöhästymisongelmia.
• Oikeat kirjanpitoprosessit. Turvallisuuspalveluliiketoiminnassa on lukuisia ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon palkanlaskennassa. Säädetyn vartijoiden aikataulupohjan avulla voit laskea palkat automaattitilassa, lisätä bonuksia tai rangaistuksia jokaiselle työntekijälle ja lähettää helposti valmiit palkanlaskentataulukot kirjanpito-osastollesi.

Miten Vartijoiden Aikataulutusohjelmisto Toimii?

Tietysti jokaisella vartijoiden aikataulutusohjelmistolla voi olla ominaisuuksia toiminnallisuuden suhteen, mutta yleensä se toimii samalla tavalla.

• Sinulla on ympäristö, johon työntekijäsi pääsevät käsiksi, missä luot aikatauluja käyttämällä valmiiksi asetettuja malleja tai kehittämällä oman mallin.
• Voit helposti täyttää lomakkeen ja jakaa työvuorot ja tunnit työntekijöidesi kesken.
• Kun on aika laskea palkat, alusta laskee automaattisesti kunkin työntekijän työajat ja luo taulukon tai raportin, jota voit käyttää palkanlaskennassa.
• Mikäli ohjelmistosi on myös vartijoiden seurantatyökalu, se tarjoaa erityisiä työkaluja työaikojen osoittamiseen ja antaa työntekijöidesi ilmoittaa, milloin he aloittavat ja lopettavat vuoronsa.

Tämä on tiivis selitys mihin tahansa vartijoiden aikataulutusohjelmistoon. Kuitenkin, jos haluat siitä kaikkein tehokkaimman ja tarjoavan edistyksellistä toiminnallisuutta, voit saada kaikki nämä edut Shiftonista.

Shifton: Vuoden 2024 Paras Vartijoiden Aikataulutusohjelmisto

Miksi väitämme, että Shifton on paras vartijanhallintaohjelmisto? Tähän on lukuisia syitä. Yleisesti ottaen tärkeimmät ominaisuudet, jotka tekevät tuotteestamme markkinoiden #1 turvallisuuspalveluorganisaatioille ja turvallisuusosastoille, ovat seuraavat:

• Sisäänrakennetut skenaariot ja mallit työnkulun onnistuneeseen aikatauluttamiseen virastossa. Tarjoamme asiakkaille lukuisia malleja, jotka sopivat erilaisiin liiketoiminta- ja rekrytointimalleihin, joten voit mukauttaa ne omaan työskentelytapaasi.
• Erityinen tehtävämoduuli, joka tarjoaa laajat mahdollisuudet tehtävien määrittämiseen aikataulujen ja vuorojen luomisen lisäksi. Tämä monitekijäinen tehtävien jakomoduuli auttaa seuraamaan, kuka ja milloin on vastuussa ja kenen täytyy ottaa vuoro vastaan, sekä samanaikaisesti antaa tehtäviä, jotka tulee suorittaa vuoron aikana.
• Helppoa ja joustavaa vuorojen muutosta. Hätätilanteessa tai ylimääräisessä tilanteessa voit vaihtaa vuoroja, tarjota korvaajia vuoroihin ja samalla saat välittömästi tietoa kunkin työntekijän työajan määrästä ylityön estämiseksi.
• Välitön viestintä henkilöstösi kanssa. Shifton tarjoaa yksinkertaisen viestinnän koko henkilöstön kanssa sovelluksen sisäänrakennettujen työkalujen avulla. Voit tiedottaa työntekijöitäsi ajoissa muutoksista, saada heidän palautettaan ja ottaa heihin yhteyttä sovelluksen kautta, kun henkilöstösi on kentällä.
• Hälytystyökalut, jotka auttavat viestien toimittamisessa henkilöstöllesi viiveettömästi ja saumattomasti hiljennettyjen viestien vastaanoton hallinnalla.
• Edistyneet palkanlaskentatyökalut, jotka tarjoavat monimutkaisia palkkalaskelmia, mukaan lukien erityisten bonuslaskenta- ja rangaistusskenaarioiden soveltaminen.
• Seurantatyökalut auttavat valvomaan tehtävien suorittamista, vuorojen ottamista ja oikea-aikaista saapumista.

Tämä on peruspaketti, jonka tarjoamme, ja sen lisäksi voit käyttää tätä työkalua ennustamiseen, analytiikkaan ja suunnitteluun. Saat pääsyn moniin integroituviin raportointimuotoihin ja analytiikkatyökaluihin.

Ymmärtäminen Vartijoiden Aikataulutusohjelmiston Arvosta

Mikä tekee turvallisuusaikataulutusohjelmistosta niin erityisen, että se on pakollinen niche-yrityksille? Tarkastellaan vaikutuksellisimpia etuja.

Optimoitua Katetta Turvallisuustavoitteille

Mikään ei voi olla pahempaa kuin aliresursointi turvallisuusalalla. Jos et tarjoa tarpeeksi vartijoita parhaan turvallisuustason saavuttamiseksi, menetät enemmän kuin asiakkaan, menetät myös hyvän maineesi. Erityisen turvallisuusaikataulutusohjelmiston avulla voit suunnitella turvallisuuskattavuutesi ja sitouttaa niin monta henkilöä kuin tarvitset moitteettomaan suorituskykyyn.

Parantunut Näkyvyys ja Hallittavuus

Shifton, esimerkkinä turvallisuuden hallintaohjelmistosta, tarjoaa korkeimman tason näkyvyyden ja hallittavuuden. Sinun ei enää tarvitse kirjoittaa suunnitelmia ja tarkistaa niitä toimistossa. Sen sijaan näet hetkessä aikataulut ja kunkin työntekijän nykyiset tehtävät, tiedät kuka on kentällä nyt ja kuka on vapaapäivällä. Sinun ei tarvitse tuhlata aikaa puheluihin ja asiain tilan selvittämiseen. Käynnistä vain sovellus ja saat välitöntä tietoa kaikesta henkilöstöäsi koskevasta.

Alennetut Aikataulutuksen Ylikuormitus

Säästä aikaa aikatauluttamisessa ja lukuisten yksityiskohtien kirjanpidossa. Tämä voidaan tehdä automaattisesti vartijoiden aikataulutusohjelmistosi avulla. Jopa monimutkaisimmat säännöt ja laskelmat hoidetaan virheettömästi ohjelmiston avulla.

Reaaliaikainen Seuranta

Työnkulun reaaliaikainen seuranta on korvaamatonta. Näin voit reagoida ajoissa uusiin olosuhteisiin, suunnitella etukäteen tulevia rutiineja ja saada välitöntä tietoa hätätilanteista, viivästyksistä tai mistä tahansa ylimääräisistä tilanteista. Joten voit lieventää niitä ajoissa pitääksesi toiminnot sujuvina.

Parantunut Viestintä

Jokaisen liiketoiminnan ydin on selkeä ja nopea viestintä tiimin jäsenten ja johtajien välillä. Siksi vartijanhallintaohjelmiston käyttäminen auttaa ylläpitämään viestintää nopeimmassa ja mukavimmassa tilassa. Voit saada välitöntä palautetta vartijoiltasi heidän tehtäviensä suorittamisesta, saada tietoa tarvittavista aikataulumuutoksista työntekijöiltä, jotka eivät voi ottaa vuoroa, tai tiedottaa henkilöstöäsi mistä tahansa haluamastasi, mikä takaa ilmoitukset kaikille.

Nämä ominaisuudet, jotka Shifton on toteuttanut uuden sukupolven teknisellä pohjalla, auttavat turvallisuuspalveluihin osallistuvia yrityksiä saavuttamaan tavoitteensa ja tarjoamaan asiakkaille virheettömiä palvelutasoja. Lisäksi tällainen ohjelmisto vähentää kustannuksia ja aikaa, joita toimitusjohtajat käyttävät auttaakseen heitä keskittymään tärkeämpiin asioihin sen sijaan, että he jatkuvasti valvoisivat, informoisivat ja aikatauluttaisivat henkilöstöään.

Hotellinjohtajana tai toimitusjohtajana majoitusalan liiketoiminnassa sinulla on useita velvollisuuksia, haasteita ja hätätapauksia, jotka voidaan voittaa käyttämällä työnhallintaohjelmistoa hotelleille. Ei ole salaisuus, että suuri osa hotellin prosesseista liittyy keskinäiseen viestintään henkilökuntasi kanssa. Hotelleissa on yleensä paljon työntekijöitä. Vaikka kyseessä olisi perheyritys, et voi pyörittää sitä yksin.

Tämä tosiasia johtaa uuteen: suurin osa vaikeuksista ja virheistä, joita saatat kohdata yrittäessäsi saada hotelliliiketoimintasi jaloilleen, johtuu ajankohtaisen ja tehokkaan viestinnän puutteesta sinun ja henkilökuntasi välillä. Shiftonissa ymmärrämme tämän selkeästi ja voimme auttaa sinua selviytymään tällaisista tilanteista jakamalla kokemuksiamme ja hotellijärjestelyohjelmistoamme.

Kuinka hallita hotellin henkilökuntaa: Avain menestykseen

Henkilökuntasi tulisi työskennellä saumattomasti, koska hotellisi maine ja asiakkaiden uskollisuus riippuvat suuresti heidän toiminnastaan. Tämä tarkoittaa, että sinun tulisi miettiä kaikkia mahdollisia haasteita, jotka voivat lieventää kaikkia pyrkimyksiäsi luoda virheetön hotelli. Erityisesti näihin on kiinnitettävä huomiota:

• Viestinnän puute työntekijöiden ja tiimien välillä.
• Vaikeudet työvuorojen aikatauluttamisessa ja näin ollen syntyvät ongelmat asiakaspalvelussa.
• Heikko joustavuus henkilöstöhallinnassa, mikä johtaa ajan myötä henkilöstöpulaan.
• Huonosti kehittynyt tehtävien hallinta.
• Motivaation puute ja tehoton palkitsemis- ja rangaistusjärjestelmä.

Näiden asioiden lieventämistä koskevien pyrkimystesi lisäksi työntekijänhallintaohjelmisto hotelleille saattaa olla hyödyllinen henkilöstösi toiminnan tarkastelussa ja säätämisessä. Säästä aikaa, harkitse viestintäkanavia tavoittaaksesi henkilökuntasi ajallisesti, mutta analysoi ensin, mitkä ongelmat esiintyvät säännöllisesti toiminnassasi ja tee niille jotain.

Viestintäongelmat majoitusalalla

Ensimmäinen ja tärkein asia, jonka sinun on tarjottava, on viestintä hotellialalla. Sinun on saatava esimiehesi varaamaan huoneet ajoissa asiakkaille ja ilmoittamaan siivoojille, mitkä huoneet on siivottava. Sinun on saatava ajankohtaista tietoa siitä, kuka ja milloin aloittaa vuoron tänään ja kuka tulee vuoroon huomenna. Baarimikkojen on ilmoitettava, mitä tarvikkeita he tarvitsevat baariin, ja turvapalvelun on toimitettava ajankohtaiset raportit. Tämä on vain jäävuoren huippu, ja viestintä muodostaa menestyksen pohjan. Mitä tapahtuu, kun se puuttuu?

• Koko toiminta voi ajautua kaaokseen.
• Asiakkaat jäävät tyytymättömiksi ja voivat antaa negatiivisia arvosteluja työstäsi.
• Henkilöstövajaus on väistämätöntä.
• Menetät rahaa ja hyviä työntekijöitä sen sijaan, että motivoisit heitä enemmän.

Kuulostaa surulliselta, eikö? Kuitenkin, tarvitset vain yhden asian hotellien hoitamiseen ajankäyttösi lisäksi. Se on hotelsien työnvuorosuunnitteluohjelmisto, joka auttaa selviytymään monista ongelmista kerralla.

Henkilöstöhallinnan ja -suunnittelun automatisointi

Kun saat Shiftonin työntekijänhallintaohjelmiston hotelleille, saat yleiskäyttöisen työkalun käyttöösi.

1. Henkilökuntasi ei jätä vuorojaan väliin tai ylitöitä GPS:llä varustetun kellokortin ansiosta, joka mahdollistaa sisään- ja uloskirjautumisen suoraan mobiililaitteista.
2. Luot aikatauluja kaikille tiimeille mahdollisimman yksinkertaisesti integroitujen hotellityöntekijäaikataulupohjien ansiosta.
3. Saat välittömästi tietoa laitoksesi toiminnasta ohjelmiston automaattisen raportoinnin avulla.
4. Saat päivittäisiä tehtäviä ja toimintoja virtaviivaistettuina, ja ajanhallinta on tehokkaampaa tässä tapauksessa.
5. Automatisoidut henkilöstöresurssitehtävät auttavat sinua tehokkaammassa ja yksilöllisemmässä rekrytointi- ja perehdytysprosessissa.
6. Saat viestinnän ja henkilökunnan tiedonsaannin viitekehyksen, jossa työntekijät voivat käyttää tärkeitä tietoja liikkuessaan, sillä Shifton toimii hotellien mobiilisovelluksena.
7. Henkilökuntapalautteen saaminen on olennaista, ja saat digitaalisen sosiaalisen syötteen, joka edistää työntekijöiden sitoutumista ja yhteistyötä.
8. Saumaton palkkaus- ja kirjanpitojen integrointi QuickBooks Onlinen kanssa – se auttaa sinua laskemaan palkat reilusti ja nopeasti sekä motivoimaan hyviä työntekijöitä automaattisesti.

Kuinka parantaa työryhmän hallintaa?

Tehokas tiiminhallinta majoitusalalla voi tehdä eron asiakastyytyväisyydessä ja yleisessä liiketoimintamenestyksessä. Shiftonilla voit käyttää seuraavia vinkkejä ja nauttia tuloksista melkein heti.

• Käytä erityisiä aikataulupohjia, esim. 2/2, 3/3, 1/3, 5/2 luodaksesi tehokkaita työvuoroja ja jakaa henkilökuntasi loogisesti ja tehokkaasti.
• Käytä tehtävätyökalua tehtävien jakamiseen työntekijöille, seuraa niiden valmistumista, luo tarkistuslistoja siivoojille ja kokeille, esimerkiksi, ja tarkista tehtävien tilat heti varmistaaksesi, että kaikki sujuu hyvin. Tämä helpottaa toimintaa ja auttaa tekemään tehtävänhallinnasta hyödyllistä.
• Ilmoita henkilökunnallesi heidän mobiilisovellustensa kautta. Toimimalla yhteisessä viitekehyksessä työntekijäsi saavat automaattisia push-ilmoituksia ja muistutuksia, joita he eivät koskaan jää paitsi.
• Tarjoa korkeampaa joustavuutta vaihtamalla vuoroja, viikonloppuja ja sairauspäiviä verkossa. Henkilökunta kiittää, jos reagoit nopeasti heidän äkillisiin korvaus- tai sairauslomatarpeisiinsa. Myös yrityksesi voi hyötyä tästä.
• Motivoi työntekijöitäsi ylityöbonuksilla. Ne voidaan laskea automaattisesti, sillä Shifton laskee kunkin työntekijän työtunnit ja tarjoaa selkeät raportit siitä, kuka tekee tänään ylitöitä.
• Hallitse taukoja niin, etteivät ne vahingoita liiketoimintaasi. Luo etukäteen ajoitetut tauot tai aseta rajoituksia taukojen määrälle ja kestolle.
• Tarkista läsnäolo ja saa ajankohtaista tietoa siitä, milloin henkilö todella aloittaa ja lopettaa vuoron, kuka oli myöhässä tai jätti vuoron väliin.

Nämä vinkit voivat auttaa hotellin hallinnassa helposti, vaikka tiimisi koostuisi yli 100 työntekijästä.

Henkilöstönhallintaohjelmisto majoitusalalle

Vahvan työntekijänhallintaohjelmiston avulla hotelleille voit tehokkaammin aikatauluttaa työntekijöitä ja joustavasti korvata heidät hätätilanteessa.

• Määritä työntekijöiden vuorot työroolin ja saatavuuden perusteella.
• Käytä vedä ja pudota -toimintoa, määritä vuorot joukkoina, aseta toistuvia vuoroja, luo räätälöitäviä malleja ja anna työntekijöille mahdollisuus ottaa avoimia vuoroja vastaan.
• Ratkaise helposti aikatauluongelmat ylityöhälytyksillä, rajoitushälytyksillä tai aikatauluristiriitojen hälytyksillä.
• Tarjoa työntekijöille push-ilmoituksia, jotta he voivat hyväksyä tai hylätä vuoroja suoraan mobiililaitteiltaan.
• Sisällytä vuoron tehtävät, muistiinpanot ja jopa tiedostot aikatauluun, jotta työntekijät tietävät täsmälleen, mitä tehdä töihin tullessaan.
• Täysin kattava yhteistyöpohjainen vuorosuunnittelu reaaliajassa, kaikki liikkeellä ollessa.

Viestintä on tehokkaan hotellinhallinnan perusta. Silti sen tarjoaminen voi olla monimutkainen tehtävä. Kiitos modernien automaatiotyökalujen saatavuuden, voit delegoida osan viestintä- ja vuorovaikutusprosesseista henkilöstöllesi siihen ratkaisuun. Tänään Shifton tarjoaa hotelliyrityksille monitoimisen automaatiotyökalun, joka auttaa henkilöstöhallinnassa, vuorosuunnittelussa, hätätapausten ratkaisemisessa sekä tiimisi rekrytoinnissa ja motivoimisessa. Valitse se ja käytä sitä saavuttaaksesi menestyksen tällä hotellien mobiilisovelluksella.

Shifton-tiimi parantaa jatkuvasti työkalua lääketieteellisen henkilöstön valitsemiseen ja sijoittamiseen vuoroihin, esittelemällä hoitajan aikataulupohjan. Kukaan ei enää epäile, että tehokkaalla suunnittelulla on keskeinen rooli terveydenhuollossa, varmistaen, että sairaalat ja klinikat toimivat. Puhutaanpa siitä, kuinka valittu hoitajan aikataulusovellus tai -pohja auttaa verkkosuunnitelmien laatimisessa.

Hoitajan aikataulupohjat: Mitä ne ovat?

Hoitajan aikataulupohjat ovat kuin sairaalan hoitajien vuoronhallintajärjestelmän selkäranka. Ne ovat valmiiksi tehtyjä asiakirjoja, jotka auttavat johtajia suunnittelemaan, milloin heidän hoitotiiminsä työskentelevät. Nämä aikataulut kattavat kaikenlaiset vuorot päivästä yöhön. Lisäksi ne huomioivat kunkin henkilökunnan jäsenen asiat, kuten milloin he voivat ja eivät voi työskennellä, jotta kaikki pysyvät tyytyväisinä ja aikataulu sujuu mutkattomasti.

Miten hoitajan aikataulupohjat parantavat sairaalan ja klinikan hallintaa?

Hoitajan aikataulupohjat ovat erittäin tärkeitä, jotta sairaaloiden ja klinikoiden toiminta sujuu saumattomasti. Monet terveydenhuollon paikat käyttävät niitä hoitajien henkilöstöaikataulujen helpottamiseksi, ja siksi:

Ei sekaannusta: Nämä pohjat auttavat vähentämään virheitä aikatauluissa, joten et jää vajaamiehitykselle ja yritä epätoivoisesti paikata vuoroja. Johtajat voivat helposti havaita aukot tai päällekkäisyydet ja korjata ne varmistaakseen, että joku on aina työvuorossa.

Ajansäästö: Terveydenhuollon henkilöstöaikataulupohjien tai -sovellusten käyttö säästää paljon aikaa verrattuna joka viikko tyhjästä aloittamiseen. Muokkaa olemassa olevaa pohjaa tai päivitä sovellus.

Tyytyväiset hoitajat: Hoitotyö on haastavaa, joten hoitajien tyytyväisenä pitäminen on tärkeää. Näiden pohjien avulla hoitajat saavat selkeät, reilut aikataulut, joiden perusteella he voivat suunnitella elämäänsä. Se tekee tiimistä onnellisemman ja tuottavamman.

Läpinäkyvyys: Hoitajan aikataulusovellusten ja -pohjien hallinta tekee aikatauluista myös läpinäkyvämpiä. Kaikki näkevät, kuka työskentelee milloin, joten kenenkään ei tarvitse tuntea, että joku saa erityiskohtelua. Kyse on tiimityöstä ja varmistamisesta, että potilaat saavat ensiluokkaista hoitoa.

Miten luoda hoitajan aikataulupohja

Vaikka verkossa on lukuisia henkilöstöaikataulupohjia, oman pohjan luominen on suoraviivaista — helpompaa kuin uskoisit. Se on kertaluonteinen tehtävä, joka säästää aikaa pitkällä aikavälillä. Tässä on 5 helppoa vaihetta, joita voit seurata:

1. Valitse alusta. Käytä Exceliä, Google Sheetsiä tai online-hoitajan aikataulunhallintaohjelmistoa.
2. Personoi pohja organisaatiosi tiedoilla ja henkilöstön nimillä.
3. Sisällytä tarvittaessa henkilöstön tuntipalkat.
4. Täytä aikataulu henkilöstön saatavuuden perusteella, varmistaen, että kaikkien työkuorma on tasapainossa.
5. Jaa aikataulu tiimillesi, hallitset kuka voi muokata sitä tarvittaessa.
   

Paranna hoitajien vuoroaikatauluja: 6 hyödyllistä vinkkiä

Terveydenhuollon organisaatioiden on kohotettava panoksia hoitajien aikataulutuksessa parantaaksesi kliinisiä ja liiketoiminnallisia tuloksia. Hoitajan vuoroaikataulun laatiminen on vasta alkua; toimiakseen kaikille katso nämä kuusi vinkkiä:

Käytä hoitajan aikataulunhallintaohjelmistoa

Hoitajan aikataulunhallintaohjelmisto on loistava, koska se pitää kaiken selkeänä ja läpinäkyvänä, joten tiimisi tietää aina milloin ja missä he työskentelevät. Jätä hyvästit vanhanaikaisille Excel-taulukoille ja kokeile vuorosuunnittelusovellusta kuten Shiftonia. Se tekee aikataulutuksesta helppoa, jopa lääkintähenkilöstön hullujen ja jatkuvasti muuttuvien aikataulujen kanssa. Lisäksi se käsittelee vapaapyyntöjä ja seuraa läsnäoloa sekä palkkoja – kaikki yhdessä kätevässä paikassa.

Huomioi henkilöstösi toiveet

Kun aikatauluja suunnitellaan, ota huomioon, mistä hoitajatiimisi tykkää. Se on helppo tapa pitää heidät tyytyväisinä, kohottaa heidän mielialaansa ja pitää heidät mukana. Jotkut ihmiset pitävät tietyistä vuoroista, kun taas toiset saattavat haluta välttää tiettyjä päiviä. Näiden mieltymysten huomioiminen tekee tiimistäsi onnellisemman ja vähemmän todennäköisesti pysäkkiä vaihtavan.

Pidä varasuunnitelmat valmiina

Elämä on arvaamatonta, joten ole valmis hätätilanteisiin. Vaikka se on ikävää, nämä asiat tapahtuvat, ja ne voivat häiritä vuoroaikataulua, erityisesti suurten sairaalavuoronvaihtojen aikana. On hienoa, jos sinulla on varahoitaja, joka voi aina auttaa tarvittaessa, aivan kuten monet klinikat tekevät.

Pidä aikataulusi ajan tasalla

Älä anna aikataulusi pölyttyä. Varmista, että seuraat hoitajan aikataulua ja päivität sitä aika ajoin. Näin se pysyy ajan tasalla henkilöstön saatavuuden muutoksista, sairaalan tarpeista jne. Viimeinen asia, mitä haluat, on, että tiimisi tarkistaa vanhentuneen aikataulun ja missaa vuoroja tai saapuu myöhässä, mikä sotkee koko hoitajien vuoronvaihtorutiinin.

Anna hoitajillesi aikaa levätä

Varmista, että hoitajasi saavat riittävästi lepoa vuorojen välillä virkistyäkseen. Kun hoitajat eivät saa tarpeeksi unta, he todennäköisemmin saavat neulapistohaavoja ja käsittelevät terveysongelmia, kuten verenpainetautia, liikalihavuutta, diabetesta, masennusta ja sydänsairauksia. Lisäksi pitkät työvuorot voivat johtaa myötätuntouupumukseen. Siksi on tärkeää automatisoida vuorosuunnittelu. Älykäs vuorosuunnitteluohjelmisto voi hoitaa aikataulut ilman ongelmia, toisin kuin ihmiset, jotka saattavat mokata.

Hyvä viestintä on avain

Tiimisi informoituna pitäminen aikatauluista on ratkaisevaa, jotta kaikki pysyvät tyytyväisinä ja sekaannuksia vältetään. Haluatko pitää hyvän tunnelman tiimissänne? Pidä heidät aina ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu ja mitä muutoksia on tulossa. Käytätkö hoitajan aikataulutussovellusta, jossa kaikki voivat nopeasti tarkistaa sisään? Se on loistava idea!

Yhteenveto

Hoitohenkilöstöohjelmiston käyttö yksinkertaistaa työtehtävien hallintaa ja lisää tuottavuutta. Kun tämä kriittinen tehtävä ei hoidu hyvin, se voi aiheuttaa ongelmia hoitajille, hoitajajohtajille, sairaaloille ja potilaille. Huonosti laaditut aikataulut voivat myös tehdä hoitajista tyytymättömiä ja maksaa sairaaloille paljon ylityöpalkkoina. Siksi Shifton auttaa! Hoitajapäällikkönä on tärkeää varmistaa, että hoitohenkilöstösi on hyvin organisoitu, jotta potilaiden hoito on sujuvaa.

Shiftonin avulla voit:

• Järjestää ja valvoa hoitotiimiäsi helposti varmistaaksesi riittävän kattavuuden.
• Valvoa potilaan hoitotehtäviä, kuten lääkkeiden antamista ja toimenpiteitä.
• Yhteistyö ja viestintä tiimisi kanssa vaivattomasti.

Jätetään hyvästit manuaalisen aikataulutuksen päänsärylle. Kaikki ovat kuulleet siitä — vuonna 2024 hoitajien aikataulutussovellukset otetaan käyttöön. Ne on suunniteltu helpottamaan vuorosuunnittelua, vähentämään paperityötä ja auttamaan hoitajia tasapainottamaan työ- ja vapaa-aikaansa.

Kokeile Shifton-ohjelmistoa tänään sujuvampaan hoitotyön hallintaan.

Työaikataulun noudattaminen on yksi tärkeimmistä asioista yrityksen työprosessissa. Ammattitaitoiset työntekijät arvostavat aikaansa ja käyttävät sen tehokkaasti työaikana. Työntekijät voivat hyödyntää seuraavia neuvoja tehdäkseen työstään vähemmän kiireistä.

Omien rajojen tunteminen on yksi yksinkertaisimmista ajanhallinnan vinkeistä

Älä pelkää keskustella esimiehesi kanssa, jos kohtaat vaikeuksia. On parempi selvittää asiat heti alusta alkaen kuin odottaa, että tilanne karkaa hallinnasta. Jos esimerkiksi sinun täytyy varata hotelli liikematkalle, varmista, että teet varauksen oikealle määrälle huoneita ja että hotelli sijaitsee oikeassa kaupunginosassa. Sinun tulee myös kysyä taloudellisista rajoituksista.

Et voi aina selviytyä asioista yksin. Ei ole häpeä pyytää apua työkavereiltasi. Jos sinulle on annettu tehtävä, josta et selviä, voit jakaa työn kollegoillesi. Tämä voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun sinulle annetaan koko verkkosivuston front-end-työ. Voit delegoida muutaman sivun työn muille ohjelmoijille. Näin vältyt turhalta väsymykseltä ja sinulla on parempi mahdollisuus suoriutua tehtävästä ajoissa.

Älä tuhlaa aikaasi

Mitä tahansa tapahtuukin, sinun tulisi keskittyä vastuisiisi. Älä nouse tuolistasi heti, kun näet pomosi lähtevän toimistosta. Keskity työhösi sen sijaan, että kuljeskelisit tavoitteettomasti toimistossa ja jutustelisit työkavereidesi kanssa. Suosittelemme tekemään yksityiskohtaisen työohjelman, jotta pysyt oikealla tiellä.

Yritä pysyä poissa häiriöiltä. Ei ole mitään väärää soittaa ystäville ja läheisille aika ajoin. Tämä käytäntö voi kuitenkin muuttua huonoksi tavaksi, jos puhelut ja tekstiviestit karkaavat hallinnasta.

Järjestä työtilasi

Työpöydän kunnioittaminen on yksi parhaista ajanhallinnan vinkeistä. Kiinnitä erityistä huomiota siihen, missä dokumenttisi ovat. Näin et tuhlaa kallisarvoista aikaa niiden etsimiseen. Kirjoita kaikki tehtäväsi työpäiväkirjaan tai digitaaliseen dokumenttiin. Muutoin saatat unohtaa ne. Sinun ei myöskään pitäisi syödä työpaikallasi. Tämä heikentää keskittymistä ja tekee sinut uneliaaksi.

Ole täsmällinen

Pyri saapumaan töihin ja lähtemään ajoissa. Liian monen vapaapäivän ottaminen ilman hyvää syytä tai ilmoittamatta esimiehille on huono idea. Jos haluat lähteä töistä aiemmin, kerro siitä esimiehellesi.

Älä anna kollegojesi odottaa työsi valmistumista. Erityisesti jos työskentelet suuressa projektissa ja ihmiset luottavat sinuun. Toimesi puute tai laiska työ vaikuttaa myös heidän edistymiseensä.

Vaikuttaa siltä, että monet meistä kykenevät jakamaan aikamme ja työntekijöidemme ajan oikein ja järkevästi. Jos asia on näin, miksi kohtaamme niin usein tämän merkittävän, arvokkaan ja valitettavasti rajallisen resurssin puutteen? Aluksi vaikuttaa siltä, että teemme kaiken oikein: kirjoitamme suunnitelmia muistivihkoihimme, minimoimme häiriötekijät ja pidämme kiinni tavoitteistamme. Ehkä ajanhukan ja aikavajeen perimmäinen syy on siinä, ettemme noudata tehokkaan ajanhallinnan sääntöjä? Yritetään selvittää, mikä voi aiheuttaa tämän ja oppia hallitsemaan aikaamme oikealla ja järkevällä tavalla.

Tämän tekemiseksi meidän on puhuttava ajanhallinnan nelikehysmallista. Jos haluamme ymmärtää sen periaatteita, meidän on ensin määriteltävä, mitä ajanhallinta oikeastaan tarkoittaa. Tehokas ajanhallinta on tiede, työkalu tai opetus siitä, kuinka aikaa hallitaan, jaetaan, järjestetään, kirjataan ja käytetään oikein.

Miksi tarvitsemme ajanhallintaprosessia?

• Se on työkalu, jonka avulla voidaan suorittaa suurin määrä asetettuja tehtäviä mahdollisimman lyhyessä ajassa;

• Ajanhallintaprosessi auttaa asettamaan työetumme suoriksi;

• Se antaa mahdollisuuden keskittyä aluksi tärkeimpiin tehtäviin ja käsitellä vähemmän tärkeitä vastuutehtäviä vasta korkean prioriteetin suoritusten jälkeen;

• Noudattamalla asianmukaisia ajanhallintamalleja sinulla on aikaa vapaa-aikaan, perheeseen ja elinvoimaiseen elämään työn ulkopuolella.

Tietysti sinun ei pidä unohtaa, että tehokas ajanhallinta johtaa sinut oppimaan uusia tärkeitä taitoja ja menetelmiä, joita käytetään erityisten tavoitteiden saavuttamisessa ja tärkeiden projektien loppuunsaattamisessa. Ajanhallintaprosessi on valtava mekanismi, joka sisältää monenlaisia toimintoja, taitoja ja kykyjä, kuten mikä tahansa muu oppiaine. Näihin kuuluvat asianmukainen tavoitteiden suunnittelu, vastuun jakaminen, listojen ja suunnitelmien laatiminen, seuranta, ajankäytön analysointi, toimien arvon arviointi, priorisointi jne.

Mikä tarkalleen on nelikehysmalli?

Klassinen ajanhallinta syntyi jonkin aikaa sitten, kun hallintoon oli yksipuolinen lähestymistapa. Maailma kehittyy jatkuvasti, ja sama voidaan sanoa tehokkaan ajanjakamisen tutkimisesta. Vuoden 2012 julkaisun “Reframing Organizations: Artistry, Choice and Leadership” -kirjan ilmestymisen jälkeen Lee Bolmanin ja Terry Dealin toimesta, ajanhallintaprosessia alettiin pitää monimutkaisena, monikerroksisena laitteena. Juuri silloin “nelikehysmallin” käsite tuli esiin. Se on järjestelmä, jolla hallitaan aikaa sekä järjestelmää, prosessia, itseä ja muita ihmisiä.

Pääero monostaattisen ja nelikehysjohtamisen välillä on, että perinteinen ajanhallinta on orientointunut enemmän hallitsemaan aikaa, joka perustui yhteen komponenttiin – sen prioriteettiin. Tarkemmin sanottuna se koski työtehtävien suorittamista niiden tärkeyden asteen mukaan. Nelikehysmalli on yksityiskohtaisempi, tarkempi ja monitahoisempi työkalu, joka paljastaa kaavion ja erilaisia ajanhallintamalleja.

Yksinkertaisemmin sanottuna, jotta oma ja työntekijöidesi työ olisi tehokasta ja menestyksekästä, sinun on unohdettava ajanhallintaprosessin näkeminen yksipuolisena ongelmana. Työtä tehdessäsi sinun tulee kiinnittää huomiota kaikkiin alla mainittuihin neljään tekijään. Jokainen niistä auttaa sinua saavuttamaan tavoitteita ja pysymään määräajoissa.

• Sinun on opittava käyttämään jokainen minuutti oikein ja hallitsemaan sitä täysin;

• Hyvän yrityksen johtajan on kehitettävä tiettyjen tehtävien suorittamisjärjestelmä, olipa kyse sitten omista tehtävistä tai työntekijöiden suorittamista töistä;

• Sinun on oltava täysin hallinnassa siitä, miten työntekijät työskentelevät tietyissä tehtävissä ja projekteissa. Emme suosittele, että sinun pitäisi jatkuvasti valvoa jokaista työprosessin osa-aluetta. Mainitsematta, että yrityksen toimitusjohtajan on tarkastettava ja valvottava joitakin arvokkaimmista tai ongelmallisimmista työkohteista;

• Viimeinen, mutta ei vähäisimpänä nelikehysajanhallinnan tekijä: hyvä pomon on oltava itsekurinalainen sekä kyettävä hallitsemaan alaisiaan, oltava itsehillinnän omaava, tekemään järkeviä ja peräkkäisiä päätöksiä.

Tietysti ei pidä unohtaa itsekuria, sillä se on tärkeä työntekijöille millä tahansa tasolla: korkeimmalta alimmalle tasolle. Kun sekä sinä että työntekijäsi olette järjestelmällisiä ja kohteliaita, tehokkaan ajanhallinnan suunnittelu on helppoa. Jos et kuitenkaan ole kyllin järjestäytynyt eikä prioriteettiesi asettaminen kunnolla ole helppoa, sinun on vaikeaa systematisoida ja tyypittää omaa aikaasi.

Käyttämällä tätä mallia kaikista ajanhallintamalleista, alat hallita omaa aikaasi, työntekijäsi aikaa ja työprosessia kokonaisuutena. Vaikuttaa siltä kuin tämä työkalu olisi erikseen räätälöity sinun ajan käsityksellesi, asenteellesi elämään ja työhön. Se ottaa huomioon järjestelmäsi erityispiirteet sekä työprosessisi ja suuntautuu lähiympäristöön.

Kiinteistönvälittäjän työ koostuu useista tehtävistä, valtavasta tietomäärästä ja jatkuvasta viestinnästä kiinteistönmyyjien, ostajien ja kehittäjien kanssa, vaikka useimmat näistä tehtävistä voidaan delegoida erityiselle kiinteistöhallintaohjelmistolle. Oletko yllättynyt? Sitten puhutaan yksityiskohtaisesti siitä, kuinka kiinteistöjen hallintaohjelmisto ja aikataulusuunnittelu auttavat yrityksiä ylläpitämään korkeinta palvelutasoa ja siten korkeaa asiakastyytyväisyyttä.

Jos haluat menestyä kilpaillulla kiinteistöalalla, on erittäin tärkeää mennä muiden välittäjien edelle. Tämä tarkoittaa, että sinun ei pitäisi rajoittua yhteen sijaintiin ja saada mahdollisimman monta kiinteistötarjousta myytäväksi. Kiinteistön esittelyaikatauluttaja tulee tarpeen auttamaan sinua liiketoimintasi ja tiimisi virtaviivaistamisessa.

Kiinteistön aikataulutussovellukset eivät rajoita sinua pelkästään aikataulurutiineihin. Ne menevät pitkälle ja auttavat sinua myös monissa muissa tehtävissä:

• kiireisten aikataulujesi hallinnassa;
• enemmän listausajanvarausten turvaamisessa;
• siivoojien vierailujen ja sisustajien töiden suunnittelussa ennen esittelyvaihetta;
• työntekijöidesi palkanlaskennassa, jos olet kiinteistötoimiston omistaja;
• helpon ja tehokkaan viestinnän tarjoamisessa tiimisi sisällä.

Jos organisoit aikataulusi hyvin, maksimoit tapaamisten ja esittelyiden määrän, mikä vaikuttaa suoraan provisiotsekkiisi.

Parhaiden kiinteistöhallintaohjelmistojen ominaisuudet vuonna 2024

Puretaan, kuinka kiinteistöhallintaohjelmisto voi yksinkertaistaa päivittäisiä rutiinejasi ja mitkä sen ominaisuuksista ovat erityisen hyödyllisiä kiinteistönvälittäjille:

Työaikatauluvalinta

Kun sinulla on tiimi, joka työskentelee puolestasi, sinun on aikataulutettava heidän työnsä, jaettava tehtäväkuorma ja tarkistettava heidän tehtävänsä, jotta toimisto toimii virheettömästi, mikä tuo sinulle asiakkaita ja siten voittoa. Mahdollisuus rakentaa optimaalisia aikatauluja työntekijöillesi jokaisen työntekijän ilmoittaman saatavuuden ja työkelpoisuuden perusteella on nykyaikaisen kiinteistöjen aikataulutusohjelmiston tarjoama etu. Shiftonissa voit esimerkiksi lisätä kaikki asiaankuuluvat tiedot, kuten sijainnin ja tehtävät, ja jakaa tehtävät työntekijöidesi kanssa verkossa, jotta heillä on kaikki tarvittava puhelimissaan parhaan suorituksen saavuttamiseksi. Kaikille jaetaan työ osansa, ja vältytään puutteista ja päällekkäisyyksistä ajatellun kiinteistöaikatauluttajan avulla.

Digitaaliset tehtävät, lomakkeet ja tarkistuslistat parhaaseen toimintaan

Kun sinulla on jaettu kenttä tiimisi kanssa samanaikaiselle työskentelylle, voit virtaviivaistaa koko työnkulun. Tämä vaihtoehto voidaan lisäksi käyttää sekä työntekijöidesi tehtäviin että henkilökohtaisten tehtävien hallintasuunnitelmiin.

• Luot nopeasti tehtäviä ja jaat ne työntekijöillesi,
• Pidät selkeän yleiskuvan heidän etenemisestään reaaliajassa suoraan kiinteistöjen aikataulutusohjelmistossa. Tämä voi olla mitä tahansa yksittäisistä huoltopyynnöistä rutiinitarkastuksiin ja siivoustöihin.
• Voit lisätä kaikki tiedot, joita työntekijäsi tarvitsevat työn aloittamiseen ja valmiiksi saamiseen, kuten muistiinpanot ja määräajat.
• Shiftonin kaltaisessa kiinteistöaikatauluttajassa voit kehittää mukautettuja raportteja, lomakkeita ja tarkistuslistoja henkilöstösi täytettäväksi, käyttää sähköisiä allekirjoituksia vahvistaaksesi jokaisen työntekijän henkilöllisyyden ja palauttaa ne tarkastettavaksi pysyäksesi ajan tasalla ja varmistaaksesi sääntöjen noudattamisen.

Hallitse tilojasi vaivattomasti

Kun johdat kiinteistönvälitysyritystä, työskentelet itsenäisenä kiinteistönvälittäjänä, suoritat tarkastuspalvelua tai tilojen hallintaliiketoimintaa, tarvitset täydellisen näkemyksen kaikista resursseistasi yhdellä silmäyksellä. Tätä varten kiinteistöhallintaohjelmistoa käytetään. Sen avulla voit merkitä kaikki tilat ja asunnot, lisätä ne listalle, hallita niitä ja jakaa henkilöstöllesi näihin tiloihin liittyviä tehtäviä. Tällaisten ratkaisujen tärkeimpiä etuja ovat:

• Voit joustavasti hallita jokaista tilaa tai kiinteistökohdetta ja ilmoittaa kaikista siihen liittyvistä tiedoista kiinteistöhallintaohjelmiston avulla.
• Voit valita myytäväksi tarkoitettuja asuntoja työntekijöillesi vastuiden hajauttamiseksi.

Varmista kenttähenkilöstön turvallisuus ja suorituskyky

Kiinteistövuoron aikataulutusohjelmisto mahdollistaa välittäjillesi, agenteillesi, tarkastajillesi ja kenttähenkilöstöllesi varustaa tarvittavat työkalut erinomaisen työn tekemiseen, mukaan lukien digitaaliset turvallisuuslomakkeet ja turvalliset sivustokirjaukset. Lisäksi, kun henkilöstösi on kentällä, heidän ei tarvitse käyttää aikaa tehtäviensä suorittamisen jälkeen raporttien laatimiseen. Shiftonissa, joka on paras sovellus kiinteistönvälittäjille, tarkistuslistat ja raportit voidaan täyttää etänä, mobiililaitteella ja jopa liikkeellä ollessa, mikä yksinkertaistaa työskentelyprosessia.

Paranna asiakaskokemusta

Shifton, joka on esimerkki parhaasta kiinteistöjen suunnittelijasta, tarjoaa kaikki mahdollisuudet, joita tarvitset asiakaskokemuksen nostamiseen korkeammalle tasolle edistyneen toiminnallisuuden ansiosta, joka sisältää seuraavat sisäänrakennetut työkalut:

• Automaattinen ajanvarauksen vahvistus ja muistutukset, jotka estävät sinua missaamasta tapaamisia.
• Nopea korvaava aikataulutus, kun agentti ei voi suorittaa tapaamista – voit korvata hänet toisella työntekijällä virtaviivaistaaksesi toimintaa ja säilyttää asiakkaiden uskollisuuden.
• Sijaintiparitus, jotta saat lähimmät kenttätyöntekijät nopeasti asiakkaiden luo ja säästät aikaa ja kustannuksia pitkämatkaisissa tapaamisissa.
• Kommenttikentät, joihin voi jakaa tietoa aiemmista töistä ja antaa välitöntä palautetta, kun työntekijäsi ovat kentällä.
• Virtuaalisia kokousvaihtoehtoja kasvattaaksesi tiimityskäytäntöjä ja tarjotaksesi välitöntä yhteydenpitoa henkilöstöön yhdessä verkossa olevassa työtilassa.
• Älykäs tehtävien yhteensovittaminen ja automatisoitu henkilöstön aikataulutus liiketoiminnan prioriteettien perusteella sopimuksissa pysymiseksi säännöllisesti. Esimerkiksi, mahdollistaa kiinteistön hankintayritysten nopeasti osoittaa saatavilla olevia työntekijöitä uusille töille täyttääkseen suurien asiakkaiden tiukat aikatauluvaatimukset.

Kun siirrät useita toimintoja kiinteistöjen aikataulutusohjelmiston verkkokenttään, saat useita etuja, virtaviivaistat kaikkia näitä prosesseja nopeampaan asioiden suorittamiseen ja parempaan asiakaspalveluun.

Mitkä ovat kiinteistöhallintaohjelmiston edut kiinteistöliiketoiminnoille?

Kiinteistöhallintaohjelmiston käytön suurimmat edut liittyvät sen hyödylliseen olemukseen ja siihen integroituun huolellisesti suunniteltuihin työkaluihin.

• Se lisää tehokkuutta automatisoimalla monimutkaisia ja toistettavia päivittäisiä tehtäviä ja prosesseja. Tämä puolestaan mahdollistaa ajan säästämisen, jotta voit keskittyä suurempaan kokonaisuuteen.
• Sen avulla voit organisoida, hallita ja seurata tärkeitä tietoja ja prosesseja keskitetyllä alustalla. Voit lisäksi jakaa sen heti henkilöstösi kanssa pilviteknologian avulla.
• Se toimii liiketoimintasi turvallisuuden hyväksi tarjoamalla turvallisen alustan arkaluonteisen tiedon hallintaan, kuten vuokralaisen tiedot, myyjien, ostajien, vuokranantajien henkilökohtaiset tiedot, maksut ja muut haavoittuvat tiedot. Korkean suojauksen tason ansiosta kiinteistöjen aikataulutussovellus ja sen pilvitallennus suojaavat tietoja luotettavasti vuodoilta.
• Se tarjoaa reaaliaikaista tietoa antamalla selkeän yleiskuvan kaikista järjestelmässä käsiteltävistä tiedoista ja tarjoamalla välitöntä palautetta työntekijöiltäsi. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden pysyä toiminnan yläpuolella ja tehdä tietoisia päätöksiä ajoissa ja harkitusti.

Aikakaudet, jolloin kiinteistöyritysten menestyksekkääseen toimintaan tarvittiin vain paperisuunnittelija ja laskin, ovat kaukana takana. Nykyään, kilpailijoidesi edellä pysymiseksi ja enemmän asiakkaita ja kannattavia sopimuksia saadaksesi sinun on oltava nopea, asiakaslähtöinen, tehdä ketteriä ja harkittuja päätöksiä, ja kehitettävä synergiaa tiimissäsi. Kaikki tämä voidaan saavuttaa käyttämällä huipputeknologiaa. Vuonna 2024 kiinteistön aikatauluttaja on välttämätön agenteille ja yrityksen omistajille. Lisäksi, jos tämä aikatauluttaja on yhtä kehittynyt kuin Shifton, saat vielä enemmän etuja ja kehität ekosysteemin, joka on hyödyllinen henkilöstösi viestintään.

Vähittäiskaupan ala on erittäin kannattava ja kysytty, mutta siinä on monia piileviä esteitä, jotka voivat johtaa vähittäiskaupan hallinnan tehottomuuteen. Niitä ei tarvitse pelätä, sillä Shiftonin vähittäiskaupan hallintavinkit voivat auttaa sinua selviytymään haasteista matkallasi kohti tehokkainta vähittäiskaupan hallintatyötä.

Tehokkaan vähittäiskaupan johtajan on ensin huomioitava, että liiketoiminta vaatii päivittäin monien erilaisten asioiden ja prosessien hallintaa. Ajattele sitä kuin pysähtymätöntä veden virtausta, jota sinun on hallinnoitava. Tähän kuuluu kaikkien myymälän työntekijöiden valvonta, monien tehtävien delegointi heille, niiden suorittamisen hallinta ja samalla osana tiimiä toimiminen synergioiden saavuttamiseksi. Kuulostaako hieman uskomattomalta? Se on mahdollista, kun sinulla on tiedollista tukea ja osaat luoda synergiä vähittäiskauppatiimisi työssä. Shifton jakaa tehokkaimmat vähittäiskaupan henkilöstön hallintavinkit auttaakseen sinua siinä.

Mikä on vähittäiskaupan johtaja ja mitä tehtäviä he tekevät?

Vähittäiskaupan johtaja on henkilö, joka johtaa vähittäismyymälää, avustaa hallinnossa tai johtaa tiettyä osastoa. Koska vähittäiskaupat voivat vaihdella kokoluokassa pienistä muutaman sadan neliömetrin myymälöistä suuriin varastoihin, kauppakeskuksiin ja supermarketteihin, joita omistavat suuret yritykset, vähittäiskaupan johtajan tehtävät ja velvollisuudet voivat vaihdella. Ne voivat myös vaihdella päivittäin riippuen myyntipisteen tai osaston kuormituksesta, asiakasmääristä ja jopa sesongista.

Useimmiten vähittäiskaupan johtajana toimiminen sisältää seuraavat vähittäiskaupan henkilöstön hallintatehtävät:

• myymäläympäristön järjestäminen ergonomiseksi ja houkuttelevaksi asiakkaille;
• myymälätyöntekijöiden, heidän tehtäviensä ja tulostensa hallinta;
• varastossa olevien tuotteiden ylläpito ja seuranta;
• myymälävarkausten seurantaa, torjuntaa ja ehkäisyä;
• asiakaspalvelua, joka riippuu avustuksestasi;
• myyntien seuranta asetetuilla kausilla ja raporttien laatiminen ylemmille johtajille.

Lyhyesti sanottuna, vähittäiskaupan johtaja on työntekijä, joka vastaa myyntipisteen kokonaisvaltaisesta toimivuudesta ja tehokkuudesta.

Kuinka olla hyvä vähittäiskaupan johtaja

Tarjoamme sinulle muutamia vinkkejä, jotka sopivat kaikentyyppisille ja kaikenkokoisille vähittäiskaupan johtajille ja tuottavat tuloksellista vähittäiskaupan henkilöstön hallintaa, kun niitä sovelletaan.

Aikataulutus vähittäiskaupassa on pakollista!

Myyntipisteesi tulisi toimia kellontarkasti tuottaakseen voittoa. Tätä varten sinun tulee huolehtia, että henkilöstösi aloittaa työnsä ajallaan ja työskentelee samanaikaisesti. Jopa pienessä elintarvikemyymälässä tulee tarjota asianmukainen vähittäiskaupan aikataulutus. Supermarketeissa tai ostoskeskuksissa säännölliset ja loogiset vuorot ovat ehdoton tarve.

Vaikka aikataulutus vähittäiskaupassa voi olla painajainen, ratkaisu on yksinkertainen, ja se on nykyaikaisessa vähittäiskaupan aikataulutusohjelmistossa. Sen avulla sinun ei tarvitse pitää mielessä valtavia tietomassoja tai kirjoittaa niitä paperille taulukoihin, kun päätät vapaapyynnöistä, lomista, hätätilanteista, kiireisistä ajoista, hiljaisista ajoista, sairausajoista jne. Sen sijaan voit käyttää automatisoitua työkalua ja täyttää siihen uusia muuttujia ja tietoja liikkuessasi.

Asianmukaisella vähittäiskaupan aikatauluttajalla voit suorittaa useita tehtäviä samanaikaisesti.

• Päättäminen parhaasta työntekijäyhdistelmästä kuhunkin vuoroon, jotta heidän työnsä olisi mahdollisimman tehokasta ja asiakasystävällistä. Voit valita tiimit vuoroon heidän taitojensa, ahkeruutensa ja heidän keskinäisen synergiansa perusteella.
• Vähittäiskaupan aikatauluttaja, kuten Shifton, virtaviivaistaa aikataulutusprosessin tarjoamalla hälytyksiä ja ehdotuksia, jotta voit välttää päällekkäisvarauksia, ristiriitoja ja vuorojen aikatauluttamista ajankohtiin, jolloin työntekijät eivät voi työskennellä. Optimoit vuorotyöaikataulut muutamalla siirrolla ja luot heti optimaalisen vuorotyöaikataulun.
• Aikataulujen ja vuorojen jakaminen on myös vähittäiskaupan työntekijöiden aikataulutusohjelmiston vastuulla. Tiimilläsi on pääsy sovelluksen hallintapaneeliin, ja he voivat helposti saada tietoa, milloin on heidän vuoronsa, tai ehdottaa muutoksia, jos heillä on esteitä. Voit järjestää kaiken pilvipalvelussa, jolloin se on saatavilla missä tahansa, milloin tahansa, ja ilmoittaa vähittäiskauppatiimillesi muutoksista heti. Jokainen työntekijä voi ehdottaa muutoksia aikatauluun, itsenäisesti vaihtaa vuoroja, vastaanottaa ilmoituksia työaikataulujen muutoksista.

Paras asia vähittäiskaupan työntekijöiden aikataulutusohjelmistossa on se, että se automatisoi kaiken, mikä voidaan automatisoida vuoronjakamisesta palkkalaskentaan ja kunkin työntekijän ja tiimin työtuntien laskemiseen kokonaisuutena. Voit luoda automaattisesti optimaalisen kiertoaikataulun myyntiassistentteille, kassoille, vartijoille, lastaajille ja myymälän henkilöstölle automaattisesti koordinaation vuoromuutosten kesken ja työntekijöille vuorot mukaan lukien ylityöt.

Vähittäiskaupan johtajan tehtävät

Tehtävien hallinta on myös osa vähittäiskaupan henkilöstön hallintaa. Sinun on korostettava päivittäisiä tehtäviä, päätettävä niiden suorittajat, seurattava niiden suorittamista ja raportoitava tuloksista. Hyvä uutinen on, että voit käyttää samaa vähittäiskaupan aikatauluttajaa vähittäiskaupan tehtävien hallintaohjelmistona. Se sisältää tehtävät, jotka sinun tulee delegoida hallitsemillesi työntekijöille, ja lisäksi voit suunnitella päiviäsi ja tarjota muistiinpanolistoja itsellesi, jotta et unohda mitään. Voit asettaa prioriteetteja, hallita kunkin tehtävän valmistumista ja antaa ilmoituksia sekä itsellesi että henkilöstöllesi kriittisen tärkeistä tehtävistä ja aikatauluista.

Käytä tehokasta ajankäyttöä

Kun sanoimme, että myyntipisteen tulisi toimia kellontarkasti, se koski myös tehokasta ajanhallintaa. Jos myymäläapulaisesi ovat jatkuvasti myöhässä, lähettipalvelut eivät pysty toimittamaan ajoissa, tai varastohenkilöstösi unohtaa täydentää varastoja, mitä sitten tapahtuu? Totta katastrofi! Mutta sekin voidaan automatisoida riskien minimoimiseksi, jotka mainitsimme. Sinun on käytettävä ajanhallintaohjelmistoa ja läsnäoloseurantaa vähittäiskauppaan. Shifton tarjoaa tämän mahdollisuuden aikataulutusohjelmistossaan suuryrityksille. Sama koskee hiljaisia aikoja, jolloin asiakkaita on vähemmän ja suurin osa työntekijöistä ei ole mukana työnkulussa. Hyvä ajanhallinta antaa mahdollisuuden tarjota joustavia ratkaisuja tiimillesi: milloin heidän on aloitettava työskentely, milloin tarvitset lisää henkilökuntaa myymälään käsittelemään asiakasvirtaa ja milloin voit tarjota heille vapaapäiviä ilman myymälän tehokkuuden menetystä. Kokeile vain tarjota ajan hallintaa Shiftonissa, ja saatat yllättyä siitä, kuinka helppoa se on, kun se on automatisoitu ja virtaviivaistettu.

Palkkaa korkealaatuinen tiimi

Myymäläsi tai osastosi tehokkuus alkaa tiimistäsi. Voit palkata apulaisjohtajia, jos johdat suurta osastoa ulkoistaaksesi rekrytointi- ja työntekijöiden etsintätehtävät, ja voit käyttää vähittäiskaupan aikataulutusohjelmistoa ohjaamaan kunkin työntekijän tehokkuutta ja korvaamaan heidät, jos he eivät täytä vaatimuksiasi tai työskentelevät tehottomasti.

Käytä vähittäiskaupan aikataulutusohjelmistoa

Kuten näet, monet vähittäiskaupan hallintarutiinit voidaan helpottaa vähittäiskaupan työntekijöiden aikataulutusohjelmiston avulla. Tämän ohjelmiston avulla saat korkeampia tuloksia seuraavilla alueilla:

• työntekijöiden aikatauluttaminen;
• päivittäisten myyntien analysointi;
• työntekijöiden vapaiden seuraaminen;
• tehokkaan tehtävien hallinnan tarjoaminen sinulle ja jokaiselle työntekijälle.

Laajemmasta näkökulmasta se voi auttaa sinua rakentamaan tehokkaan hallintastrategian ja asettamaan tavoitteet jokaiselle myyntipisteelle, jotka ovat saavutettavissa ja loogisia.

Keskity myymäläsi liikenteeseen

Myyntipisteen liikenne on se, mikä osoittaa sen kannattavuuden. Voit käyttää ohjelmistoa asiakkaiden laskemiseen ja raporttien viemiseen kiireisistä ajoista. Tuntemalla myymäläsi liikenteen ja milloin olet kiireinen, voit olla paremmin valmistautunut ja estää hätätilanteita huippupäivinä, kuten juhlapyhinä, Black Fridayna tai alennuspäivinä. Se voi auttaa sinua aikatauluttamaan riittävästi henkilöstöä odotetulle asiakasmäärällesi ja välttämään suurten organisaatiotehtävien tai varaston täydennyksen järjestämistä aikoina, jolloin myymälä on täynnä asiakkaita.

Tarjoa välitöntä tietojen seurantaa

Vähittäiskaupan hallinta perustuu numeroihin: myyntiin, vierailijoihin, varastossa oleviin tavaroihin, myytyihin tavaroihin, tuloihin ja ylläpitokustannuksiin, jotka muodostavat koko työnkulun. Kaikki nämä tiedot vaativat huomiotasi ja tarkkaa laskentaa. Manuaalisesti tämä on erittäin vaikea tehtävä, mutta se on silti tehtävä. Kun käytät vähittäiskaupan aikataulutusohjelmistoa, voit pitää kaikki tiedot yhdessä paikassa, käsitellä niitä ja tarjota raportteja, jotka osoittavat johtamisesi tulokset numeroina.

Mitä tietoja tarkistaa ja käsitellä?

• Asiakasmäärät;
• Myyntitasot;
• Myytyjen tavaroiden määrä tietyillä jaksoilla;
• Jokaisen työntekijän työtunnit;
• Ylityöt;
• Myymälän huipputunnit.

Sitten voit käsitellä näitä tietoja analysoidaksesi koko työn ja parantaaksesi sitä tarvittaessa.

Kuinka parantaa vähittäiskaupan tiimin johtamista?

Tehokas tiimijohtaminen vähittäiskaupan alalla voi tehdä kaiken eron asiakastyytyväisyydessä ja yrityksen yleisessä menestyksessä. Tässä on joitain lisävinkkejä:

• Tarjoa paras aikataulupohja (kuten 2/2, 3/3, 1/3, 5/2), riippuen myymäläsi erityispiirteistä. Älä pelkää kokeilla joitain niistä, jotta voit päättää parhaasta.
• Aseta selkeät tehtävät ja ilmoita henkilöstöllesi niistä. Voit luoda pilvympäristössä tehtävien toimeksiannot työntekijöille vähittäiskaupan aikatauluttajaa käyttäen. Älä unohda seurata näitä tehtäviä sekä tarjota muistiinpanolistoja ja tehtävien tilat heille. Shiftonin aikataulutusohjelmisto tarjoaa sinulle kaikki nämä toiminnot.
• Lähetä automaattisia ponnahdusilmoituksia ja muistutuksia henkilöstölle varoittaaksesi heitä ja estääksesi vuorojen tai vanhentuneiden tehtävien väliin jäämistä.
• Älä jää jumiin toimistopaikallesi. Vaihda vuoroja, viikonloppuja ja sairauspäiviä verkossa säästääksesi aikaa ja pysyäksesi liikkuvana.
• Motivoi työntekijöitäsi ylityöbonuksilla – voit helposti laskea ne työntekijöiden aikataulutusohjelmistolla.
• Työskentele taukojen kanssa välttääksesi samanaikaiset tauot tiimissäsi. Luo ennalta suunniteltuja taukoja tai aseta rajoituksia taukojen määrälle ja kestolle, jotta varmistetaan, että kaupassa on aina riittävästi henkilökuntaa asiakaspalveluun.
• Seuraa työvuorojen alkamista ja päättymistä ymmärtääksesi, milloin henkilö tosiasiassa aloittaa ja lopettaa vuoronsa. Jos huomaat jatkuvaa myöhästymistä joidenkin työntekijöiden osalta, voit antaa rangaistuksia huonosta työstä samalla tavalla kuin lasket bonuksia.

Yksinkertaista aikatauluttamista

Vakaan työntekijäviestintäsovelluksen avulla voit ajoittaa työntekijät tehokkaammin seuraavasti:

• Määritä työvuorot henkilöstölle työtehtävän ja saatavuuden perusteella.
• Käytä vetämällä ja pudottamalla, määrää vuoroja suurina erinä, aseta toistuvia vuoroja, luo muokattavia malleja ja salli jopa työntekijöiden ottaa itselleen avoimia vuoroja.
• Automaattiset push-ilmoitukset, jotta työntekijät voivat heti hyväksyä tai hylätä vuorot suoraan mobiililaitteistaan.
• Sisällytä vuorotehtävät, muistiinpanot ja jopa tiedostot aikatauluun, jotta työntekijät tietävät tarkalleen, mitä tehdä töihin saapuessaan.
• Täydellinen näkyvyys yhteisötiimin aikataulutuksessa reaaliajassa, myös liikkeellä ollessa.

Tehokas vähittäiskaupan johtajana toimiminen ei ole mahdottomuus, olipa kyse sitten pienen myymälän tai täysimittaisen vähittäisosaston hallinnasta. Muista vain, että tehokkuutesi perustuu kolmeen pilariin, jotka ovat seuraavat:

• Tarkka suunnittelu ja ajanhallinta.
• Tehokas rekrytointi parhaan tiimin luomiseksi.
• Virheetön työntekijöiden aikataulutuksen ohjelmisto auttaa useimpien rutiinitehtävien hoidossa päivittäin.

Jos kaksi ensimmäistä ovat pääasiassa sinun vastuullasi, Shifton voi tarjota sinulle kolmannen pilarin, joka yksinkertaistaa, säästää aikaa ja tekee hallintotyöstäsi tehokasta.

Oletko koskaan kohdannut sellaista tuotetta kuin ravintola-aikataulusovellus? Jos et ole, ehkä on aika harkita, mitkä prosessit, tehtävät ja rutiinit voidaan hoitaa erityisohjelmiston avulla, joka on tarkoitettu ravintolahenkilökunnan hallintaan. Hanki asiantuntemusta Shiftonin kehittäjiltä ja hyödynnä tällaisten tuotteiden parhaat ominaisuudet omassa työnkulussa.

Ravintolapäällikkönä oleminen on loputon juokseminen. Sinun on hallittava useita tehtäviä samalla, kun valvot lukuisaa henkilökuntaa, kuten kokkeja, apukokkeja, kuriireja, toimittajia, siivoojia jne. Lisäksi lukuisat hätätilanteet voivat keskeyttää työsi, ja vastuu on täysin sinun, vaikka tavallisia tehtäviä ei myöskään voi lykätä. Kaiken tämän päälle tulevat päivittäiset tehtävät, kuten aikataulutus, palkkakirjanpito ja raportointi, jotka voivat lopulta kasautua.

Et kuitenkaan ole yksin tässä loputtomassa rutiinissa, sillä Shifton huolehtii ravintolapäälliköistä helpottaakseen heidän elämäänsä yhdellä työkalulla, joka voi olla kuin universaali avain sinulle.

Et todennäköisesti ylläty ravintola-alan automatisoinnista. Silti erityinen ravintolan hallintasovellus voi auttaa sinua viettämään enemmän aikaa tekemällä sitä, mitä rakastat, ja säästämään hermoja.

Vinkkejä ravintolahenkilöstön johtamiseen tyytyväisten työntekijöiden hyväksi

Käytit sitten myyntiennusteita ja työvoimatavoitteita luodaksesi ravintolan työntekijöiden aikatauluja tai käsitelläksesi palkkoja, Shifton tarjoaa sinulle tarvitsemasi työkalut joka vaiheessa. Shiftonin ravintola-aikataulusovelluksen avulla voit automatisoida ja suorittaa seuraavat prosessit sujuvasti:

• Seuraa tarkasti jokaisen työntekijän työaikoja;
• Vähennä ajan varastamista ja kaverikorttien käyttöä ravintolassasi;
• Vahvista tiimisi jäseniä tarjoamaan asiakkaille parasta mahdollista palvelua.

Paras tapa saada tyytyväinen henkilökunta on viestiä heidän kanssaan. Yhden ravintolan osalta se on jo monimutkaista, koska kaikki ovat liikkeessä. Mitä sitten sanoa verkostomaisista toimipaikoista? Shiftonin ravintolan hallintasovelluksen avulla annat henkilökunnallesi viestintäkanavan, jonka kautta he voivat ottaa yhteyttä toisiinsa ja sinuun. Voit seurata reaaliajassa, kuinka viestintä yhteisessä ympäristössä auttaa vähentämään väärinymmärryksiä ja siten lukuisia haittoja, ja kuinka se lisää henkilöstösi uskollisuutta ja tekee heidät onnellisemmiksi työn kuormittavuudesta huolimatta.

Paranna henkilöstösi suorituskykyä työaikatauluvinkkien avulla

Ravintolassa selkeän ja harkitun aikataulun pitäminen on välttämätöntä. Tarvitset kokkisi ja heidän avustajansa töihin ajoitettuna aikana. Oletetaan, että et aikatauluta siivoojiasi aloittamaan ravintolan salin valmistelua tapaamaan asiakkaita parhaimmassa loistossaan. Tarvitset tarjoilijat olemaan ehdottoman valmiina palvelemaan asiakkaita ajallaan. Maineesi on vaarassa, jos jokin osa tästä toiminnasta epäonnistuu aikatauluvirheiden vuoksi.

Automaattisen ravintolahenkilöstön aikatauluttajan käyttäminen on kuin taikakalu. Se auttaa lisäämään työntekijöiden tuottavuutta ja nostamaan tuloja. Tarkastellaan, kuinka päättää ravintolasi aikataulun tyypistä ja mitä vinkkejä käyttää sen moitteettomaan toimimiseen.

Ravintoloille suunnattu aikatauluohjelmisto

Henkilöstön hallinnan ohjelmiston avulla voit luoda joukon perusperiaatteita aikataulutukselle ja noudattaa niitä. Tämä muodostaa koko toiminnan perustan, ja se auttaa sinua hallitsemaan, kuinka paljon etukäteen julkaiset aikataulut ja kuinka paljon etukäteen työntekijöiden on tehtävä vapaapyyntöjä. Voit myös asettaa kullekin työntekijälle vähimmäistuntimäärän tai merkitä tietyt työvuorot vilkkaiksi (ja siten tippien kannalta paremmiksi) käyttämällä ravintoloille tarkoitettua aikatauluohjelmistoa.

Tuloksena:

• Tarjoat tiimillesi selkeän näkemyksen tulevasta työstään ja siitä, kuinka monta vuoroa/työtuntia heidän on tehtävä.
• Näytät olevasi taitava ajanhallinnassa ja siten vahvistat ammattitaitosi työntekijöiden silmissä.
• Motivoit henkilöstöäsi valitsemaan vilkkaita vuoroja saadakseen enemmän tippejä.

Työntekijän osallistaminen

Tässä tulemme seuraavaan vaiheeseen. Sinun on ylläpidettävä tiimisi korkeinta sitoutumista varmistaaksesi ravintolasi moitteettoman toiminnan. Automaattisen ravintolan hallintajärjestelmän avulla voit antaa tiimillesi reaaliaikaista palautetta heidän suorituskyvystään, ajoissa neuvoja ja saada heidän palautettaan. Shiftonin kaltaiset ravintolahallintaohjelmistot tarjoavat päälliköille ja työntekijöille kätevän viestintäkanavan, joka auttaa tiimiäsi tuntemaan itsensä tuetuiksi ja sitoutuneiksi työssään.

Työntekijöiden pysyvyys

Ravintola-alalla työntekijöiden vaihto vaikuttaa luonnolliselta, mutta se on suuri haaste, sillä on vaikeaa löytää ja palkata oikeita ammattilaisia, jotka eivät petä sinua. Ravintolan tehokas johtaminen tarkoittaa työntekijöiden ajan kunnioittamista ja heidän lahjakkuutensa arvostamista, mikä saa heidät sitoutumaan ja pysymään uskollisina työlleen. Tehokas ravintolajohtamisjärjestelmä on avain osa positiivisen ympäristön rakentamisessa. Älä siis unohda nykyistä henkilöstöäsi vaan arvioi samalla heidän tehokkuuttaan päättäessäsi vahvistaa tiimiä uusilla työntekijöillä tai motivoidaksesi nykyistä henkilökuntaa työskentelemään paremmin. Shiftonin ravintolahallintaohjelmistolla voit tarkistaa ja arvioida kunkin työntekijän tehokkuutta useiden parametrien perusteella, mukaan lukien työtunnit, ylitöitä, asiakastyytyväisyydet jne.

Nopeat ilmoitukset ja muistutukset

Haluatko, että henkilökuntasi hoitaa tehtävänsä moitteettomasti? Onko heidän selviytymisensä useista asettamistasi tehtävistä ratkaisevaa? Älä jätä edes mahdollisuutta jättää jotain tekemättä tai unohtaa tehtäviä. Ravintoloille tarkoitettuun aikatauluohjelmistoon integroitu automaattinen vuoromuistutus voi vähentää huomattavasti poissaoloja tai unohtuneita tehtäviä. Kehitä vain ilmoitustekstiviestejä tai push-ilmoituksia ja säädä asetukset lähettämään ne työntekijöiden mobiililaitteisiin tiettynä ajankohtana. Sama koskee hätätilanteiden ilmoituksia, ilmoituksia yritystapahtumista tai tulevista tiimirakennuskokouksista, jos järjestät sellaisia.

Kerää tietoja ja käytä niitä harkiten

Jokaisen päivän lopussa tee muistiinpanoja siitä, kuinka henkilöstösi selviytyi päivittäisistä rutiineista, mitkä haitat olivat kriittisiä ja mitkä työt vaativat palkitsemista. Voit myös analysoida kunkin vuoron tehokkuutta arvioidaksesi, oletko säännöllisesti alipalkattu tai ylipalkattu tietyn vuoron aikana. Kaikki nämä tiedot on helppo seurata Shiftonin ravintolahallintajärjestelmässä. Ota vain nämä tiedot ja käytä niitä aikatauluusi mukauttamiseen, hallintastrategiasi rakentamiseen ja tuloksista raportoimiseen ravintolan omistajalle.

Paranna tuottavuutta huippuluokan ratkaisujen kautta, jotka sisältyvät Shiftonin ravintola-aikataulusovellukseen

Ravintolan hallintatyökalut hyödyttävät koko tiimiäsi, isännistä ja tarjoilijoista kokkeihin. Kun ylläpidät korkeampaa toimintatehokkuutta ja sujuvaa viestintää ohjelmistoratkaisujen avulla, tämä johtaa stressittömään työympäristöön kaikille.

Mitkä teknologiat ovat ravintola-alan puolustuksessa? Tarkastellaanpa niitä.

Työntekijöiden aikatauluohjelmisto

Automaatioiden avulla voit unohtaa työlään työn laskentataulukoiden, taulukoiden, paperiaikataulujen ja suunnitelmien kanssa.

Näiden sijaan, pilviteknologiaan perustuva ravintoloiden työntekijöiden aikatauluohjelmisto tarjoaa sinulle ja henkilöstöllesi seuraavat ominaisuudet:

• Nopea aikataulujen kehittäminen muutamilla klikkauksilla, mikä on saatavilla Shiftonissa kätevien mallien muodossa.
• Helppo tiedon jakaminen aikatauluista ja työvuoroista työntekijöidesi kesken.
• Joustavat muutokset ja aikataulumuutokset, jotka voit tehdä verkossa mistä tahansa päin maailmaa.
• Kätevää työajan, ylitöiden, unohtuneiden vuorojen tai vapaapäivien seurantaa.

Tehtävienhallintaohjelmisto

Tehtävien asettaminen erityistä henkilöstön hallintaohjelmistoa käyttäen? Se on todella paras tapa pitää ravintolatoiminta sujuvana. Shiftonissa voit laatia tarkistuslistoja jokaiselle työntekijälle kokista tarjoilijaan ja valvoa niiden suorittamista. Yläparilintojen puhdistamisesta desinfiointiaineiden täyttämiseen, on helppoa, että tehtävät unohtuvat sekamelskassa.

Siinä tehtävienhallintaohjelmisto astuu kuvaan.

• Se on loistava tapa yksinkertaistaa tehtäviäsi, erillisillä tarkistuslistoilla kullekin roolille ja työvuorolle.
• Sen avulla voit seurata tiimisi tuottavuutta.
• Se auttaa vähentämään haittoja sekä tarkistamaan unohtuneita tai tekemättömiä asioita. Tehtävienhallintaohjelmistot ylläpitävät historiallisia tietoja suoritetuista tehtävistä, joten voit tarkastella niitä ja saada tarvitsemasi tiedot.

Työntekijöiden viestintätyökalut

Työntekijöiden viestintään liittyen tekstiviestit ja puhelut ovat suosituimpia viestintäkanavia. Ne eivät kuitenkaan sovellu ravintoloihin, joissa jokainen työntekijä on jatkuvassa liikkeessä eikä ole aikaa tarkistaa tekstejä tai vastata puheluihin. Paras ajatus on tarjota työntekijöillesi yhteinen ympäristö kommunikoida sinun ja toistensa kanssa. Ravintolan hallintajärjestelmän kannalta se on kätevää seuraavista syistä:

• Voit ottaa yhteyttä jokaiseen työntekijään helposti.
• He voivat kommunikoida keskenään välttääkseen väärinkäsityksiä ja kaverikorttien käyttöä.
• Voit seurata koko työprosessi yksinkertaisesti tarkistamalla tietoja, joita työntekijäsi jakavat muiden kanssa. Jos jokin menee pieleen, olet ensimmäisten joukossa, jotka tietävät siitä.

Shifton tarjoaa turvallisen, liiketoimintakeskeisen viestintätyökalun, jonka avulla voit jakaa aikatauluja ja ilmoituksia välittömästi. Se helpottaa myös työntekijöiden lomapyyntöjä sekä tarkastella palkkahuolia, kuten unohtuneita leimauksia.

Ajanseuranta ravintoloissa

Ajanseurantaohjelmisto on välttämätön työkalu. Aikakellosoftan avulla työntekijät voivat kirjautua sisään ja ulos napin painalluksella. Lisäksi ohjelmisto synkronoituu suoraan palkkalaskennalla laskeakseen automaattisesti työtunnit.

Ravintolan ajankellotusohjelmisto voi myös auttaa estämään liian aikaiset kirjautumiset sisään, mikä vähentää työvoimakustannuksia. Se ratkaisee ongelmat taukojen pitämisen ja vuorojen pituuksien kanssa. Ohjelmisto laskee nopeasti ylityöt ja ylläpitää tiimisi tuntien turvaamisen.

Palkka-automaatio

Ravintolatyöntekijöiden hallinnan ohjelmiston käyttö on loistava vaihtoehto palkata palkkalaskennan asiantuntija tai kuormittaa kirjanpito-osastoasi lisää laskemaan palkkoja. Sen sijaan kaikki työajat seurataan ja palkka lasketaan välittömästi Shiftonissa. Tämä automatisoi palkkalaskennan, ylityökorvaukset sekä verojen ja etujen pidätykset. Manuaalisiin laskelmiin ei tarvitse luottaa, joten virheitä on vähemmän ja vietät vähemmän aikaa tietokoneella.

Koska kaikki mainitsemamme ohjelmistotyypit ovat hyödyllisiä, niiden saaminen yhteen työkaluun on jumalallinen pelastus. Tätä Shifton tarjoaa ravintolapäälliköille. Palkkaohjelmisto synkronoituu suoraan Shiftonin kellon ja aikatauluohjelmiston kanssa, ja saat yhtenäisen ympäristön useimmille hallintatehtäville ja -toiminnoille.

Mitkä ovat ravintolan hallintaohjelmiston edut?

Shiftonin merkittävimmät edut ravintolahallinnan tavoitteille ovat seuraavat:

• Yhteinen ympäristö esimiehille ja työntekijöille kommunikoida ja antaa välitöntä palautetta.
• Yksi kaikille sopiva työkalu, joka yhdistää ajanhallintaohjelmiston, tehtävänhallintatyökalujen, HR-työkalujen, vuorolistasuunnittelijan ja viestintäkanavan ominaisuudet.
• Tarjoaa säädettävän monitasoisen pääsyn toimintoihinsa, joita voivat käyttää johtajat ja henkilöstö eri tasoilla.
• Automaattistaa suurimman osan prosesseista, jotka aiemmin piti muistaa tai tehdä käsin.

Näin käyttämällä ravintolan hallintaohjelmistoa parannat koko ravintolaliiketoiminnan toimintaa, poistat virheiden ja puutteiden mahdollisuudet ja hallitset tiimiäsi helpommin. Tulokset ovat hyviä sinulle esimiestehtävissä, sillä työskentelet tehokkaasti ja vaivattomasti, ja tiimillesi, sillä sen jäsenet voivat tyydyttää asiakkaitaan ja saada kohtuulliset palkkiot ponnisteluistaan.