Personalipuuduse ületamine: Praktiline käsiraamat tööandjatele

Kui Töötajate puudus juhtub, kuhjuvad tööülesanded ja kvaliteet langeb. Juhid venivad vahetustega. Uued töötajad lahkuvad. Kliendid ootavad. See juhend näitab, kuidas meeskonda kiiresti stabiliseerida ja lahendada juurpõhjuseid ilma moesõnadeta. Näete, milline tööjõupuudus igapäevaselt välja näeb, kuidas esimesel nädalal leevendada olukorda ja kuidas järgmise 90 päeva jooksul oma meeskonda taastada. Kõik need sammud toimivad lennufirmades, jaemüügis, logistikas, väliteenustes ja muudes vahetustel põhinevates operatsioonides. Kui see on kasulik, näitame, kuidas Shifton hoiab graafikud selged, ajandusandmed puhtad ja kommunikatsiooni kiirem.

Varjatud kulud personalipuudusest

Töötajate puudus ei seisne ainult selles, et „vajame rohkem inimesi“. Tõeline kahju avaldub paljudes pisikestes lekketes, mis kokku liites muutuvad märgatavaks:

• Vahetused kattuvad samal ajal, kui teised read on mehitatud.

• Ületunnitöö suureneb vaikselt, sest keegi ei näe mustrit.

• Uued töötajad lahkuvad mõne nädala jooksul; nad ei tunne kunagi kontrolli.

• Juhid jälitavad uuendusi vestlustes ja arvutustabelites.

• Palgaandmed sulguvad hilja, sest ajandusandmed on segased.

• Turvameetmeid jäetakse vahele, kui surve tõuseb.

• Juhid kulutavad tunde tulekahjude kustutamisele selle asemel, et protsessi parandada.

Kirjutage need lekked ühele lehele. Mõõtke neid kuu aega. Te saate teada, kust alustada.

Mida tähendab töötajate puudus igapäevaselt

A Töötajate puudus on lõhe töö vahel, mis peab olema tehtud, ja inimeste vahel, kes on saadaval seda tegema – õigel ajal ja kohas, kus seda vaja on. See ei seisne ainult inimeste arvus. See on ajastus, asukoht ja oskused.

• Meeskonnad ja vahetused. Teil võib olla piisavalt tööjõudu üldiselt, kuid mitte piisavalt litsentseeritud inimesi õigel ajal.

• Maapealsed ja teenindusmeeskonnad. Töö tipphetked lühikestel aegadel: ümberlülitamised, tarned, lõunasöögi kiirus, kliiniku vastuvõtt, päeva lõpu pakendid.

• Hooldus ja MRO. Ülesanded nõuavad sertifitseeritud rolle; te ei saa kedagi juhuslikult sisse viia.

• Mitme asukohaga võrgustikud. Vaikne asukoht hoiab varuvõimekust, samal ajal kui hõivatud asukoht läbi põleb.

Tavalised stseenid:

1. Ilma viivitused kuhjuvad saabumistel keskuses. Peate laiendama katvust teatud väravate juures ja tõmbama inimesi madala prioriteediga ridadest.

2. Öised vahetused maanduvad minutite vahega. Meeskonnad vajavad selgeid üleandmisi, et vältida topelttööd.

3. Viimasel hetkel haige kõne rikub plaani. Teil on vaja kiiret ja õiglast viisi asenduseks.

4. Kaks baasi jagavad spetsialistide basseini. Üks kiireloomuline töö vajab samal päeval üleandmist.

Saate nende probleemidega hakkama elava registri, selgete rollide ja kiire suhtluse abil – mitte valjema helistamisega.

Juurpõhjused, mida saate tegelikult mõjutada

Te ei saa muuta majandust, kuid saate parandada süsteemi töö ümber.

• Selgusetud personalireeglid. Keegi ei määra minimaalse katte kellaaega või oskust.

• Aeglane värbamisprotsess. Kandidaadid ootavad päevi vastuste saamiseks ja lähevad mujale.

• Nõrk sisseelamine. Uued inimesed kohtuvad kaosega esimesel tööpäeval ja ei taastu kunagi.

• Halb nähtavus. Juhid arvavad nõudlust; nad ei näe mustreid.

• Keerulised vahetuse vahetused. Inimesed ei saa vahetusi vahetada ilma kolme kinnitust saamata.

• Segased andmed. Aeg, pausid ja väljund elavad eri failides.

Kaks või kolm neist probleemidest lahendada ja pilt muutub kiiresti.

Esimesed 7 päeva: kiire efektiivne triaaž

Vajate leevendust kohe. Kasutage seda ühe nädalaga plaani, et valu vähendada ilma suurte projektideta.

1. Külmutage esmavajalik katvus. Märgistage töötunnid ja jaamad, mida ei tohi alt vedada. Täitke need kõigepealt iga päev.

2. Kehtestage selge vahetuse vahetamise reegel. Lubage ühte heakskiidetud vahetust inimese kohta nädalas juhendaja allkirjaga rakenduses.

3. Avaldage kahe realine igapäevane ülevaade. „Kust oleme puudus“ ja „Mida täna lõpetame“. Lühike on parem kui täiuslikkus.

4. Liigutage pause varasemaks. Vältige olukorda, kus kõik jätavad rivi samal ajal.

5. Lisage ajutine grupp ühele ülesandele. Valige kõige lihtsam, suure mahuga töö ja koolitage seal viis inimest.

6. Sulgege eilne töötunnid kell 10.00 hommikul. Hilinenud ajandusandmed jätavad teid pimedusse. Saage rangeks.

7. Tänage meeskonda kirjalikult. Nimetage kolm saavutust. Inimesed peavad tundma end märgatud.

Kui teie tööriist võimaldab, kasutage avatud vahetusi, et vabatahtlikud saaksid katvuse võtta. Kui ei, postitage lihtne registreerimisleht ja liigutage see teisele nädalale Shiftonisse.

30–90 päeva: ehitage stabiilne mootor

Lühiajaline leevendus ei ole piisav. Kasutage järgmist kvartalit, et luua süsteem, mis takistab järgmist kriisi.

• Mallid, mis sobivad nõudlusega. Looge mustrid tipphetkede, öötöö ja aeglaste tundide jaoks. Kloonige neid nädalas.

• Ristkoolitus vähemalt ühe protsessi sammuga. Iga inimene peaks katma ühe lisarolli. Logige oskused registrisse.

• Õiglased ajakavareeglid. Pöörake nädalavahetusi, öid ja kõrge pingega ülesandeid. Avaldage loogika, et inimesed usaldaksid seda.

• Lihtsad karjäärisammud. Näidake, mida koolitus teenib parema rolli. Siduge sammud väikeste palgatõusude või tunnustusega.

• Lahkumisintervjuud 24 tunni jooksul. Õppige tõelised põhjused, miks inimesed lahkusid, kui mälu on veel värske.

• Värbamisvoo matemaatika. Kui vajate viis uut töötajat kuus, saatke kümme pakkumist, mitte viis. Plaanige ära kukkumised.

• Üks kanal uuenduste jaoks. Kasutage rakendust kõigi ajakava muudatuste jaoks. Lõpetage külgesidemete vestlused.

See töö muudab habras plaani tugevaks operatsiooniks.

Kuidas Shifton vähendab kaost igapäevastel operatsioonidel

Shifton hoiab plaani selgena ja andmed puhas. See on oluline, kui oled venitatud.

• Kiire start. Impordige inimesed failist, rühmitage nad asukoha, oskuse või litsentsi järgi ja avaldage esimene register ühe sessiooniga.

• Vahetuste mallid ja kloonimine. Kopeerige tavalisi mustreid sekunditega – ümberlülitamised, tarne lained, kliiniku sessioonid, öine puhastus.

• Mobiilsed kellasissekanded ja kioskimood. Lihtne PIN või QR. Juhid kiidavad erandid kohapeal.

• Geopiirded/GPS. Kinnitage kohalolek väravates, dokkides, letides või ruumides. Vähendage “kus sa oled?” kõnesid.

• Võrguta salvestamine. Salvestage kellaajad, kui katvus on kehv; sünkroonige hiljem.

• Avatud vahetused ja teavitused. Lükake muudatused õigesse gruppi. Täitke lüngad kiiresti.

• Koondatud ajalehed. Eksportige puhas CSV/XLS palgaarvestuste ja analüüsi jaoks.

• Mitmekeelne kasutajaliides. Selged suunad segameeskondadele.

Ajal Töötajate puudus, selgus ja kiirus on tähtsamad kui kunagi varem. Shifton annab mõlemad ilma pika juurutamise ajata.

„Esmaprintsiibid“ personali matemaatika (lihtne ja kasulik)

• Kattevaru = nõudlus tunni kohta ÷ väljund inimese kohta. Mõõtke üks kord; uuendage kord kuus.

• Reserv = 10–20% kattevarust. Kasutage pauside, koolituse ja lühiteatise puhkuste jaoks.

• Väsimuse reegel. Piirake venituspäevi ja pikki pöördeid. Kaitske taastumisaega.

• Vahetuste vahetamise võimekus. Lubage kontrollitud vahetusi, et hoida moraali kõrgel, ilma et katvus kannataks.

Need väikesed valemid toovad rahu planeerimiskoosolekutele.

Suhtlus, mis vähendab stressi

Inimesed kannavad rasket koormust, kui neil on head teavet.

• Avaldage järgmised kaks nädalat, isegi kui uuendate iga päev.

• Tõstke esile kolm kõige tihedamat akent iga päev.

• Saatke üks muutuste sõnum inimese kohta päevas – ühendage muudatused, ärge spämmige.

• Kinnitage igapäevane ülevaade samale ekraanile kui register.

• Sulgege silmus: „Me otsustasime X, kuna Y; järgmine uuendus kell Z.”

Shifton toetab seda ringhäälingu sõnumite ja vahetuste märkustega, mis elavad koos ajakavaga.

Juhi tööriistad, mida saate kopeerida täna

Ühe minuti skript rasketeks päevadeks
“Täna on meil puudus väravates B1–B4 kell 17:00–19:00. Laenutame vööndist kaks inimest pärast kella 18:00. Vahetused liiguvad varasemaks. Kui saate katta lisatunni, vajutage rakenduses „Pakkuge”. Aitäh, et hoiate rivi – öelge meile, mida saame eemaldada, et aidata.”

Igapäevane ajakava kontrollnimekiri

• Minimaalne katvus saavutatud igas jaamas

• Pausid hajutatud, mitte koos

• Kohustuste ja oskuste koosseis tasakaalustatud

• Valvesolek määratud ja kättesaadav

• Kõrge riskiga ülesanded sobitatud sertifitseeritud töötajatega

• Eksportimised saadetud enne järgmist päeva kell 10.00

Kasutage neid kontrollnimekirju paberil, kui vaja; teisendage need hiljem märkmeteks Shiftonis.

Miks Shifton on kiire vastus personalipuuduse ajal

Öiste vahetuste ja kiirustundide ajal vajavad koheseid uuendusi. Shifton laseb juhendajatel inimesi ülesannete vahel lohistada, mustrit kloonida ja teavitusi saata ühe minutiga. Ajaviibe jääb loetavaks.

Ilma- või tarneviivitused sunnivad ajakava muutma. Shifton uuendab aegu ja asukohti telefonides. Inimesed lähevad õigesse kohta ilma lisakõnedeta. Töötajate puudus paljastab nõrka suhtlust; Shifton sulgeb selle lünga.

Mitme asukohaga meeskonnad vajavad kohalikku kontrolli ülemaailmse ülevaatega. Andke jaamaliidritele õigused oma tööplaan kokkupanekuks, samal ajal kui peakorter näeb katvust ja riski. Lisaarvutusteta tabelid.

Uued töötajad ei tohiks esimesel päeval uppuda. Kutsuge lingiga, näidake neile kaht vajalikku ekraani ja kinnitage nende ülesanded. Selged juhised nende keeles vähendavad koolitusaega.

Kehv signaal ei tohiks peatada tööd. Shifton salvestab kellaajad võrguühenduseta ja siis sünkroonib. See hoiab ajandusandmed usaldusväärsena, kui seda kõige rohkem vajatakse.

Lühikesed juhtumiuuringud

Piirkondlik teenuseprovider, 120 töötajat
Probleem. Haiguskõned ja ilmastikutingimuste tõusud tõstsid ületunnitöö. Palgaandmed sulguvad hiljaks.
Seadistus. Importige töötajad, looge mallid tipphetkede akendeks, lubage avatud vahetused, seadistage geopiirded peamistes kohtades.
Tulemus. Katvuslüngad täitusid 30% kiiremini. Ületunnid stabiliseerusid. Eksport tuli õigeaegselt kohale. Puudujääk leevenes kahe nädala jooksul. Töötajate puudus eased within two weeks.

Ümberpöördemeeskond hõivatud keskuses
Probleem. Hiline kohaletoimetamine vajas kiirvahetusi; kõned ja grupivestlused põhjustasid vajakaid.
Seadistus. Ootegrupp teavituste tõukamistega, kioskis kella sissetammed vöödel, mobiilsete juhtide kinnitused.
Tulemus. Asendused toimusid minutitega, mitte pool tundi. Vahele jäänud ülesanded langesid. Töötajatele meeldis selge plaan.

Mitme koha jaemüüja
Probleem. Kolm poodi kasutasid eri ajaviiba. Kk ei olnud ühtset ülevaadet.
Seadistus. Jagatud mallid, kohalikud load, ühtsed ajalehed.
Tulemus. Sujuvam nädalavahetuse katvus ja vähem viimasel hetkel tehtavaid kõnesid. Käive leevenes, kui graafikud muutusid etteaimatavaks.

Viis levinud viga (vältige neid)

1. Võrguta töö eiramine. Keldrid, angaari ja tagaruumid tapavad signaali. Kui rakendus seal seiskub, on see vale valik.

2. Puuduvad asukoha kontrollid. Ilma geopiirideta raiskate aega, küsides, kus inimesed on.

3. Raske sisseelamine. Kui seadistamine võtab nädalaid, jätkavad meeskonnad vestluste kasutamist.

4. Puuduvad juhirollid. Keskne juhtimine aeglustab kõike. Volitage kohalikud juhid piirangutega.

5. Segased ekspordid. Kui ajalehed vajavad käsitsi puhastamist, kaob kokkuhoid.

Lihtne testipäev paljastab need probleemid enne, kui pühendute.

FAQ

Kas saame töötada kehva signaaliga?

Jah. Kasutage tööriista, mis salvestab kellaajad ja ülesanded võrguühenduseta ja siis sünkroonib; see kaitseb andmeid töötajate puuduse ajal. Töötajate puudus.

Kui kaua võtab põhirakenduse kasutusele võtmine?

Impordige personal, looge kaks malli, seadke geopiirded, saatke kutsed. Paljud meeskonnad avaldavad sama päeva jooksul elava registri.

Kuidas me haldame rolle ja juurdepääsu?

Määrake juhendajate õigused personali liigutamiseks ja aja kinnitamiseks oma alal. HR ja finantsosakonnal on täielik ülevaade.

Kas mobiilsed kellaajad asendavad seina kella?

Sageli jah. Kioski tahvelarvuti, millel on PIN või QR, on kiire ja usaldusväärne, ning geopiirded kinnitavad asukohta.

Kas me saame vahetusi õiglaselt vahetada?

Jah. Kasutage avatud vahetusi ja lihtsaid reegleid – esimene vastuvõtt võidab, nädalapiiranguga ja juhendaja kinnitusega.

Järeldus

Töötajate puudus tuleb ette. Mis loeb, on see, kui kiiresti näete lünka, kui selgelt räägite ja kui sujuvalt muutuvad teie graafikud. Shifton aitab teil planeerida katvust, hallata vahetusi, kontrollida kohalolekut ja eksportida puhast ajandusandmeid ilma lisapingutuseta. See vähendab stressi tänapäeval ja teeb järgmise kergemini käsitsetavaks. Kui inimesed teavad, kus olla ja mida teha, tunnevad kliendid erinevust. Töötajate puudus kergemini käsitsetavaks. Kui inimesed teavad, kus olla ja mida teha, tunnevad kliendid erinevust.

Loo oma Shiftoni konto ja planeeri täna oma esimene meeskond.