ফ্রিল্যান্সার ও ঠিকাদারদের জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার

ফ্রিল্যান্স আয় মাপা হয় ঘণ্টায়, আর এই পেশায় ঘণ্টার হিসাবই সবচেয়ে সহজে হারিয়ে যায়। যে কাজ অনুমানের চেয়ে দুই ঘণ্টা বেশি নিল, যে কল কোনো শিটেই উঠল না, বিল পাঠানোর আগের শেষ রবিবারে স্মৃতি থেকে সাজানো একটি মাস। ফ্রিল্যান্সারদের জন্য টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার এই ফাঁকটাই বন্ধ করার জন্য, কারণ প্রতিটি অলিখিত ঘণ্টা হয় এমন টাকা যা আপনি বিল করবেন না, নয়তো এমন দর যা পরের বার ভুল হবে।

এই ধরনটা স্বাধীন কাজের নিজস্ব। ঘড়ির দিকে তাকিয়ে থাকা কোনো ম্যানেজার নেই, ভুল ধরার কোনো বেতন বিভাগও নেই, তাই নির্ভুলতা পুরোটাই নিজের ওপর। কাজ আসে কয়েকজন ক্লায়েন্টের কাছ থেকে একসঙ্গে, অসম ব্লকে। আর যিনি কাজটা করেন, প্রশাসনিক দিকটাও তাঁকেই সামলাতে হয়, সাধারণত সপ্তাহের সেই মুহূর্তে যখন তার ইচ্ছা সবচেয়ে কম।

ফ্রিল্যান্স টাইম ট্র্যাকিংয়ে যা ঠিকঠাক হওয়া চাই

প্রয়োজনগুলো কর্পোরেট টুল যা ধরে নেয় তার চেয়ে অনেক সংকীর্ণ। সময় লেখা সেকেন্ডের ব্যাপার হতে হবে, নইলে দ্বিতীয় সপ্তাহেই তা বন্ধ হয়ে যায়। প্রতিটি ঘণ্টাকে তার ক্লায়েন্ট বা প্রকল্প বহন করতে হবে, কারণ ট্যাগহীন সময় পরে ভাগ করা প্রায় অসম্ভব। মোট হিসাব এমন রূপে বেরোতে হবে যা ক্লায়েন্ট বা হিসাবরক্ষকের সামনে রাখা যায়। আর পরের কাজে হ্যাঁ বলার আগে টুলটিকে দেখাতে হবে কতটা ইতিমধ্যেই প্রতিশ্রুত।

এর বাইরে সবই ঐচ্ছিক। যে ফ্রিল্যান্স টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ এই চারটি ঠিকভাবে করে, সেটি এমন ভারী সিস্টেমের চেয়ে ভালো যার রিপোর্ট আপনি কোনোদিন খুলবেন না।

বিলযোগ্য ঘণ্টা এবং পরিকল্পনা ও বাস্তবের ফারাক

ফ্রিল্যান্সিংয়ে সবচেয়ে দামি সংখ্যা হলো যত ঘণ্টার দর দিয়েছিলেন আর যত ঘণ্টা খরচ করেছেন তার ব্যবধান। সময় যতক্ষণ মাথার ভেতর থাকে ততক্ষণ এটি অদৃশ্য, আর এরপর নেওয়া প্রতিটি একই ধরনের কাজে নিজেকে পুনরাবৃত্তি করে।

রেকর্ড করা শুরু ও শেষ সময় এই ব্যবধানকে স্পষ্ট করে তোলে। কাজের ঘণ্টার রিপোর্টে পরিকল্পিত সময়কাল, প্রকৃতপক্ষে কাজ করা ঘণ্টা ও ওভারটাইম আলাদা কলামে থাকে, তাই যে কাজ বারবার দীর্ঘ হয়ে যায় তা আর অস্পষ্ট অনুভূতি থাকে না, দর নতুন করে ঠিক করার প্রমাণ হয়ে ওঠে। যে ফ্রিল্যান্সার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার নিয়মিত ও অতিরিক্ত ঘণ্টা আলাদা না করে শুধু সপ্তাহের যোগফল দেয়, সেটি ঠিক সেই জিনিসটাই আড়াল করে যা আপনার দেখা দরকার ছিল। সঠিক টাইম ট্র্যাকিং বিলিংয়ের মতোই দর নির্ধারণেরও হাতিয়ার।

কয়েকজন ক্লায়েন্ট, কয়েকটি প্রকল্প, একটি সপ্তাহ

স্বাধীন কাজ কদাচিৎ একবারে একটি প্রকল্প হয়ে আসে। দুই বা তিনটি সমান্তরালে চলে, প্রত্যেকটির নিজস্ব সময়সীমা থাকে, আর আসল দক্ষতা হলো পরের কাজে রাজি হওয়ার আগে জানা যে সপ্তাহের কতটা ইতিমধ্যেই বিক্রি হয়ে গেছে।

Shifton-এ প্রকল্প পূর্ণাঙ্গ একটি একক, তাই সময়ের প্রতিটি ব্লক কোনো একটির সঙ্গে ট্যাগ করা থাকে এবং শিডিউলকে একজন ক্লায়েন্ট পর্যন্ত সংকীর্ণ করা যায়। ওই একটি ফিল্টার একসঙ্গে দুটি প্রশ্নের উত্তর দেয়: এই ক্লায়েন্ট এই মাসে কতটা পেয়েছে, আর বাকিদের জন্য সপ্তাহের কতটা পড়ে আছে। যে ফ্রিল্যান্স শিডিউলিং সফটওয়্যার সব ঘণ্টাকে একটাই অবিভক্ত স্তূপ ধরে, সেটি কোনোটিরই উত্তর দিতে পারে না। স্বাধীন ঠিকাদারদের শিডিউলিং সফটওয়্যার তখনই কাজে লাগে যখন ক্লায়েন্টের সঙ্গে সংযোগ রিপোর্ট পর্যন্ত টিকে থাকে।

একই ট্যাগিং কাজে লাগে যখন ছয় মাস পরে কোনো ক্লায়েন্ট ফিরে এসে জিজ্ঞেস করে আগের কাজে আসলে কী কী ছিল। প্রকল্প বেছে নিন, তারিখ বসান, উত্তরটা পুরোনো ফাইল ঘেঁটে বের করা নয়, একটি টেবিল। যে ফ্রিল্যান্স শিডিউলিং অ্যাপ প্রকল্প ও ঘণ্টাকে জুড়ে রাখে, সেটি যে ক্যালেন্ডারের জায়গা নিয়েছে তার চেয়ে অনেক বেশি কাজ করে দেয়।

স্প্রেডশিটের চেয়ে টাইমশিট অ্যাপ কেন ভালো

প্রায় প্রত্যেক স্বাধীন পেশাজীবী স্প্রেডশিট দিয়ে শুরু করেন, আর একজন ক্লায়েন্টের জন্য তা চলেও যায়। পরিমাণ বাড়লেই তা ভেঙে পড়ে। সারিগুলো কয়েকদিন পরে স্মৃতি থেকে ভরা হয়। ওভারটাইম হাতে হিসাব হয় বা একেবারেই হয় না। দুটি ডিভাইস দুটি সংস্করণ তৈরি করে। আর ফাইলটি পরের সপ্তাহ নিয়ে কিছুই বলতে পারে না, শুধু গত সপ্তাহ নিয়ে বলে।

ফ্রিল্যান্স টাইমশিট সফটওয়্যার এটি সমাধান করে সময়টিকে ঘটার মুহূর্তে রেকর্ড করে, মনে পড়ার মুহূর্তে নয়। শুরু ও শেষ শিফটের সঙ্গে বসে যায়। বিরতি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাদ যায়। মাস নিজেই বন্ধ হয় আর রপ্তানি প্রস্তুত থাকে যখন আপনি প্রস্তুত। যিনি এখনও ফ্রিল্যান্স টাইমশিট টেমপ্লেট নিয়ে কাজ করছেন, তিনি একই কাজ বেশি ধাপে ও কম নির্ভুলতায় করছেন।

সপ্তাহ নয়, মাস ধরে পরিকল্পনা

ফ্রিল্যান্স চাপের বেশিরভাগটাই সক্ষমতার চাপ, আর তা আসে সাত দিনের জানালা ধরে পরিকল্পনা করা থেকে। সপ্তাহ ঠিকঠাকই দেখায়, যতক্ষণ না তিনটি সময়সীমা একই পক্ষে এসে পড়ে।

মাসিক ভিউ প্রতিশ্রুত ঘণ্টা প্রতি ব্যক্তির জন্য দিন ধরে চলমান মাসিক মোটসহ দেখায়, যা সক্ষমতাকে সাধারণ হিসাবে বদলে দেয়। ভারী সপ্তাহ তখনই চোখে পড়ে যখন কিছু সরানোর সময় হাতে থাকে। শান্ত সপ্তাহ এত আগে দেখা যায় যে তা ভরে ফেলা যায়। যে ফ্রিল্যান্স শিডিউলিং সফটওয়্যার কেবল সাত দিন সামনে তাকায়, তা আপনাকে সারাক্ষণ প্রতিক্রিয়ার মধ্যে রাখে, আর ঠিক সেই অবস্থাতেই কম দরের কাজ গ্রহণ করা হয়।

যখন একজন ফ্রিল্যান্সার ছোট দলে পরিণত হয়

একা থেকে ছোট দলে যাওয়ার ধাপেই অনানুষ্ঠানিক হিসাব পুরোপুরি ভেঙে পড়ে। উপ-ঠিকাদাররা ভিন্ন ফরম্যাটে ও ভিন্ন সময়ে ঘণ্টা পাঠান, আর বিল করার আগে কাউকে সেগুলো মেলাতে হয়। ক্লায়েন্টের কাজ যখন কয়েকজনের মধ্যে ভাগ হয়ে যায়, তখন একই হিসাব মার্কেটিং টিমের শিডিউলিং-এর ক্ষেত্রেও খাটে, যেখানে ঘণ্টা ক্লায়েন্ট ধরে ধরেই থাকে।

সবাইকে এক অ্যাকাউন্টে রাখলে এই মেলানোর কাজটাই থাকে না। প্রত্যেকে একই প্রকল্পের বিপরীতে সময় লেখেন, ঘণ্টা ও ওভারটাইম একই রিপোর্টে পড়ে এবং এক ক্লায়েন্টের মোট চারটি সংযুক্তি নয়, একটি টেবিল হয়ে বেরোয়। স্বাধীন ঠিকাদারদের শিডিউলিং সফটওয়্যার এখানেই সবচেয়ে বেশি জরুরি, কারণ এই বিন্দুতেই সমন্বয়ের খরচ সেই মুনাফা খেতে শুরু করে যা বাড়তি লোকের যোগ করার কথা ছিল। যে রিপোর্টিং একা আপনাকে সামলাত, সেটিই এখন পুরো দলকে সামলায়।

যে রেকর্ড কয়েক মাস পরেও টেকে

স্বাধীন কাজ পরে গিয়ে প্রশ্ন তৈরি করে। ক্লায়েন্ট ইনভয়েসের একটি লাইন নিয়ে প্রশ্ন তোলেন। হিসাবরক্ষক একটি ত্রৈমাসিকের বিস্তারিত চান। বিতর্কিত কোনো বিষয়ে স্মৃতির চেয়ে বেশি কিছু লাগে। টাইমশিটের মূল্য কেবল বিলিংয়ে নয়, বরং অনেক পরেও নতুন করে না বানিয়ে মূল বিস্তারিত হাজির করার ক্ষমতায়।

Shifton প্রতিটি শিফটের পেছনে টাইমশিট লগ রাখে, তাই সম্পাদিত এন্ট্রি নীরবে মুছে না গিয়ে নিজের ইতিহাস বহন করে, আর নিশ্চিত শিফটের রিপোর্ট দেখায় কী ঠিক হয়েছিল আর আসলে কী কাজ হয়েছে। যে ফ্রিল্যান্সার টাইমশিট সফটওয়্যার কেবল চূড়ান্ত মোট রাখে, তা আপনাকে এমন একটি সংখ্যা রক্ষা করতে বাধ্য করে যার পেছনে কিছুই নেই। যে স্বাধীন ঠিকাদার টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার প্রকল্প, তারিখ, বিরতি ও সম্পাদনার ইতিহাস জুড়ে রাখে, তা এমন আলোচনা সাধারণত এক বার্তাতেই শেষ করে দেয়।

ফ্রিল্যান্স টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপে কী দেখবেন

যেকোনো টুল যাচাই করুন আপনার সবচেয়ে ব্যস্ত দিনে, যেদিন সেট আপ করেছিলেন সেদিন নয়। দুটি কাজের ফাঁকে ফোনে একটি সময়ের ব্লক লিখুন আর ট্যাপ গুনুন। গত মাসের এক ক্লায়েন্টের ঘণ্টা বের করুন আর দেখুন রপ্তানিতে কতটা সম্পাদনা লাগে। যাচাই করুন ওভারটাইম আপনার হিসাব ছাড়াই আলাদা হচ্ছে কি না। নিশ্চিত হোন ছুটি ও কর্মহীন দিন একই ছবির অংশ, কারণ যে সক্ষমতা আপনি দেখতে পান না, সেটিই আপনি দুবার বিক্রি করে ফেলেন।

স্বনিযুক্ত পেশাজীবীর টাইম ট্র্যাকিং অ্যাপ রাখার মতো তখনই, যদি তা সত্যিকারের ব্যস্ত সপ্তাহ সামলাতে পারে। আর ওই সপ্তাহেই সেটি সবচেয়ে বেশি বাঁচায়।

Shifton ১০ জন পর্যন্ত সময়ের সীমা ছাড়াই বিনামূল্যে, যা একা ফ্রিল্যান্সার ও বেশিরভাগ ছোট ঠিকাদার দলের জন্য যথেষ্ট, আর এতে শিডিউলিং, মৌলিক টাইম ক্লক, মোবাইল অ্যাপ ও রিপোর্ট রয়েছে। এর বাইরে মূল্য নির্ধারিত হয় আপনি যে মডিউলগুলো চালু করবেন তার জন্য, প্রতি ব্যক্তি প্রতি মাসে। দুই ক্ষেত্রেই যা পাবেন তা এক: কাজের প্রকৃত প্রতিফলন করা ঘণ্টা, তার সঙ্গে জুড়ে থাকা প্রকল্প আর বিল করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার মুহূর্তেই প্রস্তুত রিপোর্ট।