Всеки понякога е виновен за отлагане на важни задачи. Хората често смятат, че имат неограничено време за работа. Крайните срокове наближават, докато задачите остават недовършени. Хроничното отлагане може да доведе до сериозни последствия: от забележки до загуба на работата. С това казано, ето няколко съвета как да спрете да отлагате.

Справянето с отлагането започва с намирането на корена на проблема

Всеки може да бъде затрупан от работно натоварване. Първо трябва да изберете задача с най-висок приоритет. Преди да започнете, разберете причините за отлагането. Може би се страхувате да не направите грешка или сте объркани. Не се страхувайте да потърсите помощ от колегите си.

Днес е добър ден за започване

Ако не знаете как да преодолеете отлагането, най-доброто решение е да започнете веднага да работите. Ако задачата изглежда прекалено сложна и смятате, че няма да имате време да я изпълните, опитайте следното. Помислете за задача, която ще ви отнеме 5 минути да завършите и я направете. След това пуснете таймера и опитайте да работите по сложната задача за 5 минути. Ако започнете да правите нещо, е по-вероятно да го довършите, защото сте склонни да помните незавършените задачи. По този начин шансът ви да победите отлагането се увеличава.

Разделете работните си часове на блокове

Отървете се от всички разсейвания и се концентрирайте върху работата си. Предлагаме ви да разделите един работен час на 20-минутни периоди и да правите кратки паузи между тях. Мозъкът работи в цикли с високи и ниски периоди на активност. За да достигнете върха на продуктивността, трябва да сте наясно с тези колебания и да балансирате времето си за работа и почивка уважително.

Направете залог

Друг начин за подобряване на продуктивността е чрез залагане с приятел. Изберете време и дата като краен срок за изпълнение на задачата. След това предложете на приятеля си малко пари, кафе или обяд, ако не успеете да завършите задачата навреме. Това ще осигури допълнителна мотивация.

Мислете положително за минали случаи на отлагане

Опитайте се да не бъдете прекалено сурови към себе си за предишните си случаи на отлагане. Този проблем често се среща при перфекционисти и хора, които се страхуват от провал. Поддържайте положителното отношение и не позволявайте на негативните мисли да се вмъкват в ума ви.

Надяваме се, че нашата статия ще ви освободи от капана на отлагането.

Говорейки за отлагането, може би ще се заинтересувате от някои други теми, свързани с продуктивността и управлението на времето. Например, можете да научите повече за [циркадните ритми](https://bg.wikipedia.org/wiki/Циркаден_ритъм), които влияят върху нашата ефективност през различните периоди на деня. Ако се интересувате от по-дълбоки техники за планиране на времето, разгледайте статията за [метода „Помодоро“](https://bg.wikipedia.org/wiki/Метод_„Помодоро“), който предлага работа в кратки интервали, подобно на предложените блокове време. За повече информация относно психологическите аспекти, които могат да стоят зад отлагането, прочетете за [перфекционизма](https://bg.wikipedia.org/wiki/Перфекционизъм). Надяваме се тези ресурси да ви бъдат полезни в пътя към подобряване на вашата продуктивност.

Повтарящите се промени в работния план постоянно нарушават списъка с приоритети. Това може да доведе до отрицателни последствия за производителността и напредъка на екипа, нерационално управление на времето и пропуснати крайни срокове. Има ли начин да останем на върха на нещата и да намерим време за всичко?

Най-добрият начин за приоритизиране на задачите е да ги записвате

За начало трябва да създадете планове за близкото бъдеще, като изготвите детайлен списък на всички задачи и крайни срокове за деня, седмицата или месеца. Вместо да се опитвате да запомните всичко, трябва да започнете работен дневник и да записвате всички свои задачи. Този психологически трик подчертава важността на вашата работа.

Организирайте всичко

След като сте съставили списък със задачи, може да забележите прилики между тях. Това не е изненадващо, тъй като повечето задачи могат да бъдат разделени на три категории: единични, повтарящи се и проекти.

1. Единични
   Ако ви се даде единична задача, по-добре е да я свършите първо нещо утре. Направете списък с малки задачи и зачерквайте някои от тях всеки ден. Преди да решите коя задача е най-важната, помислете колко спешна е и колко време ви е нужно, за да я изпълните. Целта ви е да завършите задачите по време на смяната си. Ако нямате време, направете задачата утре. Имайте предвид, че този метод не работи за непосредствени задачи.
2. Повтарящи се
   Не е необходимо да записвате всичко, което трябва да се прави ежедневно. Например, ако споделяте статии в социалните мрежи или отговаряте за имейл кампании. Въпреки това, трябва да се създаде график за задачи, свързани със специфични часове и дни. Това значително ще опрости подреждането на работните приоритети.
3. Проекти
   Проектите са задачи, които са по-трудни за изпълнение от обикновените задания. Работете върху тях колкото можете дълго, но не се опитвайте да поемете няколко проекта едновременно. Препоръчваме ви да създадете списък с проекти и да изберете най-спешния и важен от тях. Не започвайте нов проект, без да сте завършили предишния.

Първо важните задачи

Създаването на азбучен или числов списък няма да работи. Целта ви е не да следвате сляпо елементите от списъка, а да се концентрирате върху задачите с висок приоритет. Остатъка от работата може да се извърши в реда, в който смятате за нужно.

С времето ще се научите как да избирате работа с най-висок приоритет и да не позволявате тя да стане проблем. Ако следвате тези правила, няма да повярвате колко бързо ще стане работният процес.

Трудности при изготвяне на графици и решения

Ако сте мениджър, отговорен за работния график на една компания и четете тази статия, то най-вероятно изпитвате проблеми с изготвянето на смени за служителите.

Тук ще намерите три от най-често срещаните проблеми, които възникват при съставянето на работни графици, и най-добрите решения за тях. Започнете да ги прилагате още днес!

Проблем №1: График в последната минута

Отлагането на изготвянето на график до последната минута не е добра идея. Мениджърите, отговорни за това, трябва да се уверят, че графикът на смените е достъпен възможно най-скоро, за да могат служителите да направят своите планове през месеца. В противен случай, много работници ще трябва да избират между лични дела и работа.

Решение:

Планирайте графиците си предварително, за да осигурите на всички служители възможност да прегледат графика и да направят промени, ако е необходимо. Многото шаблони на онлайн услугата Shifton ви позволяват да направите това само с няколко клика!

Проблем №2: Неравномерно разпределение на смените

Като правите промени в графика ръчно, всеки мениджър може да пропусне грешка в разпределението на смените. В резултат може да се случи, че някои работници няма да работят определените часове, докато други, напротив, ще се претоварят, което може да доведе до неволно нарушение на трудовото законодателство.

Решение:

За да избегнете този сценарий, използвайте Shifton, автоматизирана услуга за изготвяне на работни и сменни графици. В този случай служителите няма да имат основание да укоряват мениджъра за недосетливост и невнимание!

Проблем №3: Липса на съвременни инструменти

Мениджърите, които все още използват химикалка и хартия за изготвяне на графика на компанията, не само затрудняват живота си, но и е по-вероятно да допускат грешки. Освен това, огромният брой обаждания и съобщения на личните телефони на ръководители и служители отнема време, което води до липса на разграничение между работа и личен живот.

Решение:

С лесен за използване софтуер като Shifton, можете значително да улесните планирането на смени и комуникацията в компанията. Освен това, уведомленията пристигат на мобилната версия на онлайн приложението почти мигновено, а служителите могат сами да разменят смени, спестявайки много време на мениджърите.

Автоматизирайки планирането на смени на служителите с онлайн услугата Shifton, можете да постигнете последователни резултати, да намалите грешките, да намалите разходите и да увеличите продуктивността и общото задоволство на служителите.

Ако все още не използвате Shifton за вашия бизнес, тогава е време да започнете! Регистрирайте се и опитайте всички функции на онлайн приложението безплатно през целия пробен период!

Как да подобрим ефективността на служителите в кол центъра

Повечето мениджъри на кол центрове използват стандартни методи, за да мотивират служителите и да постигнат целите си (например бонуси, надбавки и ползи). Но ако наистина сте заинтересовани от растежа на вашата компания, трябва да опитате нови решения за повишаване на продуктивността на операторите.

Ето 5 интересни идеи, които ще ви помогнат да увеличите ефективността на служителите в кол центъра с поне 10%.

1. 15-минутни ваучери

Има ли оператори, които биха отказали да приключат работа 15 минути по-рано без да загубят плащането си?

Много кол центрове се опитват да поощрят своите служители с различни бонуси (като сладки подаръци или билети за кино). Във всяка компания обаче винаги ще има служители, които не ядат сладки неща и предпочитат театъра. Но почти всеки иска да напусне работното си място по-рано!

15-минутните ваучери за най-продуктивните служители в кол центъра могат да бъдат голям стимул за по-добра работа. Това решение ви позволява да мотивирате почти всеки оператор.

2. Събиране на признания

Много оператори в кол центровете се оплакват, че докато всички оплаквания на клиенти се регистрират, формализират и предават на ръководството, комплименти и благодарности често остават незаписани.

Междувременно, събирането и изразяването на обратна връзка от благодарни клиенти може значително да увеличи мотивацията на служителите в кол центъра. Опитайте да изпращате записаните благодарствени съобщения от последната седмица веднъж седмично на операторите, които са ги поддържали.

Това е чудесна възможност за всички други служители да разберат колко важна е тяхната работа. А служителите, които получават благодарности, ще почувстват колко ценни са те за компанията.

3. Обаждане на месеца

Най-трудните разговори от най-“трудните” клиенти също не трябва да остават незабелязани.

Добре е, ако вашият кол център практикува анализ на записите на обаждания на месечна база. В този случай можете бързо и лесно да изберете обаждането на месеца чрез събиране на обратна връзка от мениджъри и супервайзори.

След като сте намерили пример за особено трудна или стресираща ситуация, която е възникнала по време на обаждане, можете да потърсите най-успешните поведенчески стратегии за тези ситуации. Такъв анализ може да се превърне не само в признание на успеха на оператора-герой на обаждането, но и в допълнителен стимул за служителите, които успешно управляват такива обаждания.

4. Дневна жизненост

Не е тайна, че между обедната почивка и края на работния ден, често се наблюдава значителен спад в продуктивността на работниците. Но можем да ви предложим бърз и лесен начин да избегнете това!

Опитайте да помолите служителите във вашия кол център да станат прави, а не да сядат, за един час след обяда! Този метод избягва спад на активността и прави гласовете на операторите да звучат по-енергично и ангажиращо.

Разбира се, такава иновация трябва да се внедри изключително на доброволна основа. В допълнение, работниците с увреждания или болки в гърба и т.н., трябва да бъдат предупредени за възможни здравословни проблеми.

5. Гъвкавост на графика

Постоянно предизвикателство за мениджърите на кол центрове е да осигурят достатъчно служители, които да работят по даден проект. В края на краищата, недостигът на оператори значително влияе върху работните условия на целия екип и, разбира се, намалява производителността.

Компетентният мениджър винаги се опитва да бъде отзивчив към исканията на служителите, които трябва да направят промени в графика. Например, много родители ще искат да вземат отпуска по време на училищните ваканции, а студенти ще искат да си вземат почивка по време на сесия в университета.

Само добре проектиран инструмент за планиране на графиците позволява да се създаде график за кол центъра, който ще удовлетвори нуждите на всички служители. Това ще помогне на ръководството да постигне целите си и ще доведе до финансови ползи за компанията в дългосрочен план.

Как да се вземат предвид личните проблеми на всеки служител и в същото време да се спазят всички изисквания на трудовото законодателство? Ние имаме решение!

Заключение

Онлайн услуга Shifton ще ви помогне бързо и ефективно да създавате, редактирате графика на работа на компанията и графици на служителите с помощта на удобни шаблони, както и да потвърждавате заявки за отпуск или болничен само с едно кликване. Освен това, операторите могат сами да разменят смени, което намалява натоварването върху мениджърите на кол центъра.

Ако все още не използвате Shifton за вашия бизнес, време е да започнете! Регистрирайте се и изпробвайте всички функции на онлайн приложението безплатно през целия пробен период!

Топ 5 софтуера за облачни кол центрове през 2021-2022

Ключът към ефективната клиентска поддръжка са не само добре обучените оператори, но и качественият софтуер за кол центрове. Модерните технологии помагат за автоматизация на оперативните и бизнес процесите в кол център, както и за увеличаване на продуктивността на служителите.

Основните задачи на софтуера за всеки кол център са автоматизация и увеличаване на ефективността на оперативните процеси: разпределение на обажданията, попълване на информация за клиенти, маршрутиране и др.

Оптимизацията на бизнес процесите също е важна: възможността за наблюдение на работата на операторите поотделно и на отделите като цяло, анализ на ключовите показатели за производителност и мониторинг на работата на кол центъра в реално време.

При избора на софтуер за кол център, можете да подобрите обслужването на клиентите си, използвайки облачно базиран софтуер. Това са основните предимства на такова решение:

• По-добро управление на обслужването на клиентите
• Подобряване на отчетността
• Увеличена ефективност
• Централизирано събиране на данни
• Намалени разходи
• Увеличени продажби и удовлетвореност на клиентите
• Повишена защита на данните
• Мултиканална поддръжка

5 най-добри програми за облачни кол центрове през 2021-2022

1. Shifton
   Ръчното планиране на смени за оператори изисква твърде много време и усилия от мениджърите на кол центрове. Онлайн приложението Shifton оптимизира ежедневните операции по планиране, като намалява текучеството и увеличава ангажиментите на служителите, за да осигури най-доброто възможно клиентско преживяване. Облачната услуга Shifton е идеална за планиране на смени в кол център. Функционалността на приложението позволява на мениджърите да създават оптимални работни графици, лесно да планират смени и да разпределят задачи между операторите. Служителите също така могат самостоятелно да коригират работния си график, като разменят смени с потвърждение от мениджъра, ако е необходимо. Shifton ви помага да създадете оптимално балансиран график, който осигурява най-доброто качество на обслужване на вашите клиенти в кол центъра.

2. CloudTalk
   Този иновативен облачно базиран софтуер предоставя няколко уникални инструмента за кол центрове. Персонализираната функция за чакане в опашка за обаждания премахва препращането на обаждания, което помага на екипа по продажби да сключва повече сделки чрез автоматизация на процеса на набиране. CloudTalk също поддържа високото ниво на удовлетвореност на клиентите чрез интелигентно маршрутизиране на обажданията, опциите Click-to-Call и IVR. CloudTalk ви позволява да настроите онлайн кол център с всички налични устройства от всяка точка на света, като запазвате местно присъствие с местни телефонни номера. В допълнение, този софтуер за кол центрове предлага стотици интеграции с CRM, онлайн търговия, техническа поддръжка, пазарни колички, Zapier и API-та.

3. Avaya
   Avaya Contact Center е универсално облачно или хибридно решение за автоматизация на входящи и изходящи приложения за глас, видео, имейл и групови чатове. Обединената мултиканална комуникационна система позволява на отдалечени операторски групи да управляват обаждания от всяка точка. Avaya Contact Center също предоставя функции за захващане на екрана, обучение и управление на качеството на обажданията, както и отчети и статистики в реално време за всяко избрано време. В допълнение, този облачен софтуер за кол центрове предлага функции за запис на ангажиментите, гласови анализи и автоматизирано планиране.

4. MyOperator
   Софтуерът за кол центрове MyOperator ви позволява да управлявате множество обаждания без да отнема твърде много време и усилия. Предимството от използването на това софтуерно решение за кол център е, че има иновативни функции като добавяне на музика по време на задържане и възможността за водене на бележки по време на разговор с клиент. MyOperator е лесен за използване облачен сервис, който предлага API интеграция. Основната му цел е записване, препращане, прехвърляне и проследяване на обаждания. В същото време, можете да експортирате данните от регистра на обаждания за анализ на производителността при нужда.

5. Dialpad
   Dialpad е уеб приложение, което ви помага да изведете бизнес комуникацията си на следващо ниво. Позволява ви да общувате с вашите клиенти, служители и други бизнеси с изключителна лекота, правейки бизнес комуникацията ви по-ефективна и ефикасна. Независимо дали става въпрос за гласова комуникация или текстови съобщения, Dialpad има страхотни решения за всички тях. То извежда вашата комуникация на ново ниво, така че и вие да се наслаждавате на времето си, докато разговаряте с клиентите.

Заключение

Правилният облачно базиран софтуер за кол център помага за подобряване на ефективността, производителността и обслужването на клиенти. Избираме онлайн услугата Shifton, тъй като това е перфектното приложение за ефективно управление на кол центъри.

Ако все още не използвате Shifton за вашия бизнес, то е време да започнете! Регистрирайте се и изпробвайте всички функции на онлайн приложението за 2 месеца безплатно!

Ако темата за облачните решения за кол центрове ви е интересна, може би ще ви заинтригуват още няколко свързани теми. Говорейки за **облачен софтуер**, можете да се запознаете по-добре с

Как Shifton допринася за отчетността на кол центъра

Телемаркетингът и анализът на статистиките са едни от най-важните дейности в кол центъра. Показатели като броят и продължителността на обработените обаждания, средното време за изчакване за отговор от клиент, KPI на операторите и т.н., могат напълно да бъдат измерени и ефективността на служителите може да бъде оценена много бързо.

Измерване на производителността на кол центъра

Когато телемаркетинговите дейности са ограничени до един или двама служители, оперативната аналитика е доста проста и може да се ограничи до проследяване на 2-3 метрики. Това е напълно достатъчно за ефективното управление на рекламна кампания.

От друга страна, когато телемаркетинговите проекти се разширяват, винаги е добре да се знае по-широк спектър от метрики, които помагат за управлението на производителността на кол центъра. Те улесняват идентифицирането на елементи, които имат положително или отрицателно въздействие върху резултата на кампанията.

Може да има много от тях; ето няколко примера: неправилна контактна база, лошо обучен екип, неподадобно планирани смени за персонала в определени часове, повреда на оборудването и т.н.

Правилно проектираните и изчислените мерки могат да помогнат да се идентифицират области, които се нуждаят от подобрение. Навременно получените статистики могат да помогнат за това.

Статистически отчети на кол центъра

При оценката на работата на кол центъра трябва да се обърне внимание не само на отчетите за затворените потенциални клиенти, но и на други отчетни показатели — броя на обработените обаждания, тяхната продължителност и нивото на обслужване.

След анализ на отчета за всяко обаждане, ще получите мини-маркетингово изследване всъщност. Това помага да се разбере много за клиентите — какво предпочитат, какви конкурентни компании използват и т.н.

Друг важен показател е времето за изчакване на клиентите на линията. По време на пиковите дни в кол центъра, забавянията при обслужването на входящите обаждания могат индиректно да повлияят на нивото на удовлетвореност на клиентите и поради тази причина те могат да изберат конкурентите. В резултат, компанията, за която работи такъв кол център, ще получи по-малко потенциална печалба, което означава, че ще понесе загуби.

Как може да помогне Shifton в този случай?

На базата на информация за изработени смени и почивки, Shifton предоставя подробни отчети за множество проекти или за конкретен служител на най-подробно ниво. Такова отчитане, комбинирано с друга статистическа информация, позволява да се идентифицират пиковите дни и оптимално да се конфигурират смените и броят на операторите на всяка от тях.

Shifton също така предлага опция за изчисляване на заплати, която може да се използва за прогнозиране на разходите на кол центъра. Тази функция ще ви спести от необходимостта да плащате извънредни часове поради повече задачи за операторите.

Облачната услуга Shifton предлага мощни инструменти за отчетност, които показват много статистическа информация за работата както на компанията като цяло, така и на отделните ѝ служители. В комбинация с инструменти за планиране и проследяване на присъствието, тези отчети могат да показват информация за постижения, планирани и изпълнени задачи, да прогнозират бъдещи разходи и да оптимизират процесите в компанията навреме.

Прогнозите и отчетите, получени с помощта на облачната услуга Shifton, позволяват допълнителна оптимизация на кол центъра с неограничен брой служители. По този начин, няма да решавате само съществуващите проблеми, но и ще предотвратите тяхното възникване в бъдеще.

Искате да се уверите? Добре дошли в Shifton! Регистрирайте се и опитайте всички функции на нашето онлайн приложение за 2 месеца безплатно!

Ако ви е интересно да научите повече за някои от концепциите, споменати в тази статия, можете да разгледате следните материали. Говорейки за телемаркетинг, може да разгледате [статията в Уикипедия за телемаркетинг](https://bg.wikipedia.org/wiki/Телемаркетинг) за повече информация за този вид маркетингова стратегия. Ако статистическите отчети и KPI индикаторите ви вълнуват, можете да се запознаете с [базови концепции за ключови показатели за ефективност](https://bg.wikipedia.org/wiki/Ключови_показатели_за_ефективност) в Уикипедия. Интересувате се от управление на работното време и ефективността на екипа? Тогава [статията за управление на работната сила](https://bg.wikipedia.org/wiki/Управление_на_работната_сила) може да бъде полезна. Всички тези ресурси ще ви помогнат да разширите знанията си в тези области и да подобрите операциите на вашия кол център.

7 важни фактора, които правят Shifton най-доброто решение за всеки кол център

Изборът на подходящ софтуер за кол центрове вече не е привилегия, а необходимост. Освен това, ключовият момент при избора на конкретна програма за кол център е наличието на всички необходими функции за ефективен и непрекъснат работен процес.

При избора на програма за кол център е важно да се разгледат 7 фактора, гарантиращи бизнес рентабилност. Днес ще разберете защо Shifton е най-добрата услуга за аутсорсингови компании през 2021 година.

Необходими функции

Много е важно софтуерът за кол центъра да предоставя всички необходими функции, които улесняват работата на операторите и мениджърите.

Shifton ви помага значително да спестите време и усилия при съставяне на смени и графици. Опцията „Обмяна на смени“ премахва излишното натоварване от мениджърите, тъй като позволява на служителите самостоятелно да обменят смените си, като включва мениджърите само за одобрение на обмяната. Така, мениджърът спестява време и усилия в търсенето на замествания за служителите.

Управление на екипа

Екипите на кол центровете могат да бъдат големи или малки, системите на компаниите могат да са сложни, а офисите разположени в цялата страна или дори по света. Shifton предлага отлични инструменти за управление на екипи – от многостепенен достъп и структурирани акаунти до възлагане и проследяване на задачи с чеклисти.

Поради факта, че Shifton отчита различните часови зони, можете да управлявате служителите дистанционно.

Обширната функционалност на Shifton ви позволява да работите от всяко място, като имате всички необходими инструменти на разположение. Това прави възможно и предлагането на услуги на клиенти по целия свят дистанционно.

Скалируемост

Софтуерът за кол център трябва да се мащабира с вашия бизнес и да се адаптира както към броя на клиентите, така и към сложността на техните нужди и заявки.

Shifton поддържа графици за неограничен брой служители. Размерът на компанията не е критичен — Shifton ви позволява да изградите нейната структура, като вземете предвид всички проекти, работни графици, йерархия на задачите и други условия.

Отчети и мониторинг

Функциите за анализ и контрол в софтуера за кол център ви помагат да постигнете максимална ефективност. Shifton предлага мощни инструменти за отчетност, които показват обширна статистическа информация за изпълнението на компанията.

В комбинация с инструменти за планиране и проследяване на присъствията, такива отчети предоставят пълна информация за постиженията, планираните и завършени задачи, помагайки ви да предвидите бъдещи разходи и да получите сигнал за оптимизация на процесите в компанията навреме.

Перфектна интеграция

Софтуерът за кол център трябва да се интегрира безпроблемно с CRM, платформа за електронна търговия и съществуваща помощна система, според нуждите.

Shifton предлага интеграции с много популярни софтуери (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks и др.) за подобряване на работните процеси, обмен на данни и достъп до API. Списъкът на интеграциите непрекъснато се разширява.

SMS, имейл и push известия

Shifton предлага опция за SMS, имейл и push известия, които се изпращат на служителите, когато създават или правят промени в графици.

Така всички важни данни се получават от правилните хора в правилния момент.

Цена

При избора на програма за кол център, цената определено е един от важните фактори. Препоръчваме да започнете с безплатен пробен период критично да прегледате резултатите си.

Shifton ви позволява да използвате точното количество модули и да плащате само за тези, които използвате. В продължение на два месеца, можете да изпробвате цялата функционалност на приложението абсолютно безплатно. След този период, цената за един служител ще бъде от $0.5 до $4 (в зависимост от броя на избраните модули).

Изберете Shifton — Перфектното решение за кол център

Подходящият софтуер ще бъде отлична основа за ефективното функциониране на вашата компания. Разглеждайки горепосочените фактори, най-добрите резултати безспорно ще бъдат постигнати с Shifton, крайната софтуерна програма за създаване на графици за кол център. Този софтуер не само позволява да интегрирате всички канали за комуникация с клиента, но и предоставя редица други полезни функции.

Създаване на работни графици и смени, отчитане на присъсtието на служителите, обмяна на смени, анализ и отчети — това е само частичен списък на функциите на онлайн приложението Shifton!

Искате ли да се уверите? Добре дошли в Shifton! Регистрирайте се и изпробвайте всички функции на нашето онлайн приложение за 1 месец безплатно!

Една от най-важните задачи на ръководителя на всяка компания е да развива марката на компанията, да увеличава производителността и да спестява време за работа с персонала. Представяме на вашето внимание най-добрите услуги за планиране на задачи и управление на ресурсите на екипите през 2021 година. Време е да подредите вашия списък със задачи!

Инструменти за управление на проекти 2021

В зависимост от размера, индустрията и целите, можете да изберете относително прости системи за контрол, както и големи бизнес решения или вътрешни разработки.

Ето топ 6 услуги за управление на проекти и персонал през 2021 година.

Monday

Това е мощен и в същото време лесен инструмент за екипи, който помага да се формират работните процеси, да се приспособяват към променящите се нужди, да се създава прозрачност, да се свързват съвместно и да се сложи край на ръчната работа.

Инструментът може да се използва от екипи, отдели, ръководители и организации, и всякакви типове проекти и процеси.

Безплатният индивидуален план включва до 2 члена на екипа и помага да се следи тяхната работа и задачи, предоставяйки най-основните функции на инструмента. Месечните платени планове започват от $8 на потребител.

Trello

Лесен за използване инструмент, който може да се интегрира с популярни услуги и е чудесен за планиране на задачи.

Основната функция на този услуга е простият интерфейс във формата на дъски със задачи и списъци със задачи. Статусите на задачите могат да се актуализират с едно кликване на мишката. Една от най-удобните функции е, че за всеки потребител е отделен отделен прозорец.

Trello е безплатен за използване, но само в ограничена версия.

Slack

Този корпорационен месинджър стана една от най-популярните бизнес решения за взаимодействие между служителите през 2021 година. Уеб услугата работи на персонални компютри, iOS и Android устройства и често се използва като алтернатива на Skype.

В безплатната версия получавате 5GB за съхранение и 10K съобщения за екипа, както и 10 интеграции с популярни инструменти и услуги. Платените планове започват от $8 на потребител на месец.

Wrike

Популярна облачна услуга за задаване на задачи и управление на проекти през 2021 година. Многобройните интеграции са отличителна черта на приложението. В сравнение с други инструменти, Wrike предлага относителна простота и удобство.

Що се отнася до недостатъците, потребителите отбелязват, че интерфейсът е твърде прост. Безплатният план предлага 2 GB за целия акаунт и ограничени функции. Платените планове започват от $9.8 на потребител на месец.

Asana

Много популярен тракер на задачи през 2021 година с интуитивен интерфейс. Тази услуга може да се използва както в екип, така и за лични цели.

Инструментът представя широка функционалност: планиране, чатене, контрол на изпълнението и много други. Asana представя 3 плана за избор в зависимост от целите на компанията. Основният безплатен план включва до 15 потребители и предлага ограничена функционалност. Месечните платени планове започват от $13.49 на потребител.

Shifton

Shifton е чудесна алтернатива на посочените по-горе инструменти. Онлайн приложението предлага широк набор от инструменти за управление на компании, проекти и графици, както и 4 езика на интерфейса по избор. Потребителите на Shifton могат също така да задават предпочитани работни часове, да заявяват почивка или да разменят смени с колеги в приложението.

Услугата поддържа планиране за всякакъв брой служители, които могат да използват модула „Задачи“. Модулът позволява да се управляват задачи и свързани клиентски данни, да се задават задачи на служители или да им се позволява сами да ги поемат, да се установяват крайни срокове за изпълнение и завършване на задачи, да се прикачват списъци, които служителите попълват след завършване на задачите. Shifton е достъпен безплатно за 2 месеца. След това месечната такса за модула „Задачи“ ще бъде $0.5 на човек.

Гореспоменатият списък със софтуерни разработчици за управление на ресурси на екипа не е изчерпателен, но сега знаете откъде да започнете!

Надяваме се, че тези инструменти ще ви позволят да се фокусирате върху развитието на бизнеса си, както и да спестите време за организационни и маркетингови задачи.

Обикновено тези мениджъри, които се занимават с разписанието за екипи и отдели, се сблъскват с предизвикателна задача. Те трябва да създават графиците, като отчитат всички служители и техните лични обстоятелства, болнични, почивни дни, месечни и седмични работни часове. В случай, че все още съставяте графици и смени на хартия или в Excel файл, може да отнеме часове за всички необходими актуализации. Различни приложения за разписания със сигурност облекчават задачата за разписание на служителите. Те значително намаляват времето и усилията на мениджърите, подобряват работата в екип и максимизират времето на работа. Знаем, че онлайн приложението Shifton е отлична алтернатива на всички популярни аналози. Нека сравним функциите на Shifton с функционалността на WhenIWork и да се уверим в това.  

Безплатен пробен период	1 месец	2 седмици
Мин. цена	$1 на потребител на месец	$2 на потребител на месец
Поддръжка	Личен акаунт мениджър	Чат бот
Автоматизирано разписание	да	да
Смяна на смените	да	да
Смяна на почивки	да	не
Изчисление на заплатите	да	не
Задачи	да	да
Контролни списъци	да	не
Наличност	да	не
Контрол на смените	да	да
Интеграции	да	да
Отчети и анализи	да	да
Напомняния	да	да
Уведомления	да	да

  * Сравненията на функциите са съставени въз основа на публично достъпна информация към септември 2021г. Както можем да видим от таблицата за сравнение, Shifton предоставя почти същите функции като WhenIWork и дори повече – например личен акаунт мениджър, опция „Наличност“, която осигурява максимална гъвкавост както за служителите, така и за работодателите, да не споменаваме много по-дългия безплатен пробен период и по-ниските разходи. Искате ли да се убедите? Добре дошли в Shifton! Регистрирайте се и изпробвайте всички функции на Shifton безплатно за 2 месеца!

Създаването на ефективен работен график за служителите е от съществено значение за поддържане на продуктивността, осигуряване на справедливост и удовлетворяване на бизнес нуждите. Добре организираният график за персонала помага на бизнеса да функционира гладко, като балансира наличността на служителите, предпочитанията и работното натоварване. Все пак, планирането на служителите може да бъде предизвикателство, особено когато се налага да се справяте с последния момент промени, размяна на смени и трудови закони.

Това ръководство описва 16 стъпки за подобряване на процеса на планиране на графика на персонала, като обхваща основни техники за планиране на служителите с цел ефективност, намаляване на конфликти в графиците и усъвършенстване на бизнес автоматизацията.

Неща, които трябва да знаете и прилагате в работното планиране

Инструменти за планиране на работата като Shifton позволяват на мениджърите да автоматизират планирането и да елиминират ръчното планиране на смените. Преди това специалистите по ЧР и ръководителите на екипи отделяха значителна част от времето си за управление на графиците на персонала, вземайки предвид заявки за отпуск и предпочитания за смени. Сега, решенията за бизнес автоматизация улесняват тези задачи, позволявайки на мениджърите да се фокусират върху благосъстоянието на служителите, коучинг за производителност и развитие на работната сила.

Ефективното прилагане на технологии за работно планиране изисква разбиране на ключовите елементи на планиране на служителите и автоматизацията на управлението на смените. Ето пет ключови неща, които трябва да знаете при дигитализацията на вашия процес на планиране на персонала.

1. По-добро управление на времето и задачите

С инструменти за автоматизация на работната сила, мениджърите могат да планират служители ефективно, като управляват задачите и проектите в същата система. Тази интеграция позволява на компаниите да подобрят управлението на времето, продуктивността и сътрудничеството на екипа, като гарантират, че служителите знаят точно какво да правят по време на смяната си.

Добре структуриран график за персонала трябва да включва разпределения на смени, разпределение на задачите и срокове за проекти, като гарантира плавното протичане на операциите. Shifton, мощно решение за планиране, позволява на бизнеса да създава графици за служителите, като същевременно присвоява контролни списъци и задачи за повишаване на качеството на услугите и оперативната ефективност.

2. Автоматизация и изкуствен интелект

Основното предимство на автоматичния планировчик за служители е използването на автоматизация, базирана на ИИ. Със 62% от бизнеса, които или планират да внедрят, или вече използват автоматизация на работното място, е ясно, че решенията за планиране, управлявани от ИИ, ще станат все по-важни за мениджърите.

Как да планирате служителите ефективно с помощта на автоматизация:

• Въвеждане на детайли за служителите, дължина на смените и наличност в системата.
• Нека софтуерът за планиране оптимизира работните графици.
• Системата автоматично коригира смени въз основа на заявки за отпуски и търсенето на работна сила.
• Минимизирайте конфликти в графика с актуализации в реално време и автоматизирани препоръки.

Използването на автоматизация за бизнеса улеснява планирането и персонала, намалявайки нуждата от ръчни корекции и промени в последния момент.

3. Проследяване на времето на облачна основа

Около 44% от мениджърите на таланти сега разчитат на инструменти за автоматизация на работната сила на облачна основа, за да проследяват графиците и присъствието на служителите. Съвременните техники за планиране на служителите включват влизания на облачна основа, позволяващи на персонала да се чекира от всякъде. Тази функция е от съществено значение за хибридни модели на работа, дистанционни екипи и компании, опериращи на множество локации.

За компании, изискващи чекиране на място, много инструменти за планиране предлагат верификация с GPS и чекиране на база IP, осигуряваща точно проследяване на работните графици на служителите. Тези функции за цифрово проследяване на времето повишават отчетността и намаляват несъответствията в договора, докато предлагат по-голяма гъвкавост за служителите.

4. Анализ на данни за оптимизация на планирането

Ефективният работен график трябва да бъде базиран на данни. Цифровите решения за планиране предоставят табла за анализ в реално време, които предлагат прозрения за:

• Присъствие на служители и спазване на смените.
• Общи отработени часове за период.
• Късни пристигания, извънреден труд и тенденции в производителността.
• Процент на изпълнение на задачи на смяна.

Чрез използване на анализи в планирането на служителите, бизнеса може да идентифицира неефективности, да подобри решенията за персонала и да усъвършенства следенето на производителността. Тези прозрения позволяват на мениджърите да усъвършенстват графиците на персонала си, гарантирайки, че разходите за труд съответстват на оперативните нужди, като същевременно запазват продуктивността на работната сила.

5. Автоматизирано изчисляване на заплатите

Едно от най-големите предимства на бизнес автоматизацията в планирането и персонала е автоматизираното обработване на заплатите. Вместо ръчно следене на часовете и изчисляване на заплатите, съвременните процеси за планиране на персонала интегрират функции за заплати, опростявайки изчисленията за заплата.

Основни предимства на автоматизацията при обработка на заплатите:

• Проследява работните часове на служителите и прилага предварително зададени заплатни ставки.
• Генерира автоматизирани отчети за заплати въз основа на действително отработеното време.
• Намалява грешките в заплатите, като елиминира ръчното въвеждане на данни.
• Интегрира се с системите за счетоводство и финанси за безпроблемна обработка на заплатите.

С автоматизирани системи за планиране и заплати ЧР екипите могат да спестят значително време, като същевременно осигуряват точна и навременна изплащане на заплатите.

16 стъпки за подобряване на планирането на персонала

Стъпка 1: Определете какво вашият екип трябва да направи

Преди да направите график за служителите, идентифицирайте ключовите отговорности и задачи, които трябва да бъдат покрити. Помислете за:

• Какви услуги или задачи трябва да се изпълняват ежедневно?
• Кои служители са най-подходящи за конкретни роли?
• Има ли пикови часове, които изискват допълнително покритие на персонала?

Разбирането на разпределението на натоварването гарантира, че планирането на служителите съответства на оперативните нужди и осигурява ефективно завършване на работата.

Стъпка 2: Анализирайте кога сте най-натоварени (и най-спокойни)

Анализирайте данни от минали представяния, за да определите най-натоварените и най-спокойните периоди на вашия бизнес. Използвайте прозрения от:

• Отчети за продажби и клиентски трафик
• Данни за обаждания (за екипи за обслужване на клиенти)
• Сезонни тенденции и колебания в търсенето

Чрез съпоставяне на графиците на персонала с действителното търсене, бизнесите оптимизират разходите за труд и осигуряват достатъчно покритие по време на пиковите часове, като същевременно избягват пренасищане на персонала по време на спокойни периоди.

Стъпка 3: Прогнозирайте бъдещите нива на активност

Прогнозирането на натоварването помага на мениджърите да планират служителите справедливо и ефективно. Помислете за:

• Предстоящи промоции или бизнес събития
• Празнични сезони или заявки за отпуски
• Пазарни тенденции, които могат да повлияят на търсенето от клиенти

Чрез предвиждане на бъдещите нужди, мениджърите могат да планират персонала проактивно, предотвратявайки липсата на персонал в последния момент и осигурявайки ефективен работен график за служителите.

Стъпка 4: Обмислете нуждите от персонал

Графикът за персонала трябва да отчита както бизнес изискванията, така и предпочитанията на служителите. Служители, които усещат, че техните нужди се признават, са по-склонни да останат ангажирани и продуктивни. При създаването на график за служителите обмислете:

• Наличност и поискани почивни дни
• Съображения за баланс между работа и личен живот
• Нива на умения и роля в работата

Справедлив и балансиран график подобрява удовлетвореността на служителите, намалява преумората и минимизира отсъствията.

Стъпка 5: Избор на метод за разписание на смени

Изборът на правилния подход към разпределението на работното време зависи от бизнес модела, структурата на работната сила и оперативните изисквания. Има няколко техники за разпределение на работното време на служителите, които да се вземат предвид:

• Фиксирани смени – Служителите работят в същите часове всеки ден (напр. 9:00 – 17:00). Идеални за бизнеси със стабилно натоварване.
• Ротационни смени – Служителите се редуват между различни смени (сутрин, вечер, нощ). Обичайни в здравеопазване, търговия и гостоприемство.
• Разделени смени – Служителите работят на два отделни периода в един ден (напр. 8:00 – 12:00, след това 16:00 – 20:00). Полезни за бизнеси с променливо натоварване.
• График при повикване – Служителите са в готовност за работа, ако е необходимо. Често се използва в здравеопазването и спешните служби.
• Гъвкаво разписание – Служителите избират своите часове според натовареността и нуждите на бизнеса. Подходящо за отдалечени екипи и творчески индустрии.

Изборът на правилния процес за разписание на персонала помага на бизнесите да оптимизират разходите за труд, като същевременно осигуряват ефективно планиране на служителите.

Стъпка 6: Оптимизиране на графиците на смяната в зависимост от натоварените часове

За да максимизирате продуктивността, планирайте персонала на база пикова и слаба натовареност. Бизнесите трябва:

• Да назначават повече служители по време на пикови часове за подобряване на качеството на услугата.
• Да намаляват персонала по време на слаба натовареност за избягване на излишни разходи за труд.
• Да използват исторически данни за предвиждане на колебания в търсенето и регулиране на смените съответно.

Подход, основан на данни, към разпределението на работния персонал гарантира оптимално разпределение на ресурсите, помагайки на бизнеса да работи ефективно.

Стъпка 7: Минимизиране на промените в графика в последния момент

Неочакваните промени в графика нарушават работния процес и разстройват служителите. За предотвратяване на промени в последния момент:

• Насърчавайте служителите да подават заявки за отпуск по-рано.
• Установете краен срок за размяна на смени и изисквайте одобрение от управлението.
• Имайте на разположение резервни служители за спешни нужди от персонал.
• Използвайте софтуер за разписание, за да автоматизирате корекциите в последния момент.

Чрез минимизиране на конфликтите в графика, бизнесите поддържат стабилност в планирането на персонала и подобряват удовлетвореността на служителите.

Стъпка 8: Осигурете лесен достъп до графиците

Работният график за служители трябва да бъде лесно достъпен, за да намали объркването и грешките в комуникацията. За подобряване на достъпността:

• Споделяйте графиците цифрово чрез онлайн портал или мобилно приложение.
• Публикувайте разпечатани графици в стаи за почивка или общи пространства.
• Уведомявайте служителите за актуализациите на графиците в реално време, за да избегнете недоразумения.

Ясната комуникация осигурява информираност на служителите за техните работни графици, намалява отсъствията и грешките в планирането.

Стъпка 9: Баланс между нуждите на бизнеса и служителите

Ефективното управление на графиците на персонала изисква баланс между изискванията на бизнеса и благосъстоянието на служителите. Докато бизнесите трябва да поддържат продуктивност и печалба, те трябва също да отчитат предпочитанията на служителите, за да повишат ангажираността и задържането им.

Стратегии за балансиране на нуждите на бизнеса и служителите:

• Предлагайте гъвкави разписания, когато е възможно, за да се съобразите с личните ангажименти.
• Редувайте смените справедливо, за да предотвратите претоварване на определени служители.
• Въведете ясни политики за искане на отпуск или размяна на смени.
• Насърчавайте открита комуникация между мениджъри и персонал относно притесненията във връзка с графиците.

Добре балансираният график за служителите подобрява морала, намалява текучеството и създава по-мотивирана работна сила.

Стъпка 10: Бъдете информирани за събития и фактори, които влияят на графика

Някои външни фактори влияят на най-добрите практики за планиране на заетостта, изисквайки от бизнесите да се адаптират.

Обичайни фактори, влияещи върху графиците:

• Публични празници и сезонно търсене – Бизнесите трябва да се подготвят за увеличено натоварване или намалена наличност на персонала.
• Метеорологични условия – Работите на открито може да бъдат забавени поради нарушения от времето.
• Тенденции в индустрията – Икономически промени или предпочитания на клиента могат да повлияят на нуждите от персонал.
• Неочаквани извънредни ситуации – Липса на служители поради заболяване или спешни семейни случаи, изискващи планове за извънредни обстоятелства.

Наблюдението на тези фактори помага на бизнесите да адаптират работните графици за служителите проактивно, предотвратявайки липсата на персонал или неефективност.

Стъпка 11: Разпространяване на графика към служителите

След като графикът на персонала бъде финализиран, бизнесите трябва да се уверят, че всеки служител го получава навреме.

Най-добри практики за разпространение на графиците:

• Изпращайте графици предварително, за да дадете на служителите време да плануват.
• Използвайте онлайн платформа за планиране за лесно актуализиране и достъп.
• Публикувайте физически копия в общите зони за справка.
• Позволете на служителите да потвърдят получаването, за да се уверите, че са видели смените си.

Правенето на графиците лесно достъпни помага за ефективното управление на графика на служителите, като същевременно намалява объркването и недоразуменията.

Стъпка 12: Създайте стратегия за комуникация в екипа

Силната комуникационна стратегия гарантира, че служителите са информирани и ангажирани с актуализациите на графика.

Начини за подобряване на комуникацията в екипа:

• Използвайте приложения за планиране, за да изпращате автоматични напомняния за смени.
• Създайте специална чат група за обсъждане на размени на смени или актуализации.
• Насърчете обратна връзка, за да идентифицирате проблеми с графика рано.
• Провеждайте редовни срещи, за да обсъждате предизвикателствата и решенията относно наемането на персонал.

Ясната комуникация подобрява ефективността на планирането на персонала, предотвратявайки объркване и конфликти в последния момент.

Стъпка 13: Периодично оценявайте графика и процеса си

Процесът на планиране на персонала трябва да бъде преглеждан редовно, за да се осигури ефективност. Бизнесите трябва да анализират основните показатели за производителност, за да определят дали стратегията им за планиране отговаря на оперативните и нуждите на служителите.

Как да оцените процеса си на планиране:

• Проследяване на присъствието и точността – Идентифицирайте модели на отсъствия или закъснения.
• Мониторинг на разпределението на натоварването – Осигурете равновесие на смените между служителите.
• Събирайте обратна връзка от служителите – Питайте персонала за предизвикателствата и подобренията в графика.
• Оценете удовлетворението на клиентите – Уверете се, че нивата на персонала съответстват на качеството на обслужване на клиентите.

Чрез периодичен преглед и усъвършенстване на графика, бизнеса може да подобри ефективността и удовлетворението на служителите, правейки планирането по-адаптивно към променящите се изисквания.

Стъпка 14: Мониторирайте и коригирайте, когато е необходимо

Дори добре планираният работен график за служителите изисква корекции с времето. Бизнесите трябва да останат гъвкави и отзивчиви към променящите се обстоятелства.

Най-добри практики за мониторинг и корекция на графици:

• Използвайте софтуер за планиране, за да следите часовете и покритието на смените в реално време.
• Бързо адресирайте проблемите с недостъпност, като назначавате допълнителни работници, когато е необходимо.
• Коригирайте смените според представянето на служителите и нуждите от натоварване.
• Бъдете проактивни относно конфликтите, разрешавайки ги преди да ескалират.

Редовното наблюдение осигурява ефективно планиране на служителите, докато позволява на мениджърите да вземат решения, базирани на данни, за да оптимизират графиците на персонала.

Стъпка 15: Спазвайте законовите изисквания

Бизнесите трябва да следват законите и регламентациите за труда при създаването на графици на служителите, за да избегнат правни рискове.

Ключови съображения за спазване на изискванията:

• Минимални периоди на почивка – Уверете се, че служителите получават достатъчни почивки между смените.
• Регламенти за извънреден труд – Следете часовете на извънреден труд и компенсирайте служителите според това.
• Закони за справедливо планиране – Някои региони изискват предизвестие за промени в смените.
• Ограничения за работни часове – Определени индустрии имат ограничения за максималните работни часове.

Разбирането и спазването на най-добрите практики за планиране на служителите защитава бизнеса от наказания и правни спорове, като същевременно осигурява справедливи условия на труд.

Стъпка 16: Използвайте софтуер за планиране

Използването на автоматизация за бизнесите опростява процеса на планиране на персонала, намалява административното натоварване и подобрява точността. Приложение за планиране помага на бизнесите:

• Автоматизирайте назначенията за смени, съобразявайки се с достъпността и натовареността на служителите.
• Осигурете актуализации на графици в реално време за служителите.
• Позволете на персонала да заявява отпуск и да разменя смени дигитално.
• Генерирайте отчети за разходите за труд, присъствието и представянето.

Чрез внедряване на автоматизация на работната сила, бизнесите могат да спестят време, да намалят конфликти при планирането и да гарантират, че служителите получават справедливи и ефективни работни графици.

Какви са ползите от използването на софтуер за планиране за служителите?

Инвестирането в софтуер за планиране предоставя на бизнесите структурен и ефективен начин за планиране на служители, намаляване на грешките и подобряване на управлението на работната сила. По-долу са ключовите ползи от използването на автоматизация на работното място за планиране.

1. Улеснено планиране

Ръчното планиране отнема време и е податливо на човешки грешки. Софтуерът за планиране помага на бизнеса да създава график за служителите ефективно чрез:

• Автоматизиране на създаването и корегирането на смени.
• Намаляване на риска от двойно резервиране на служителите.
• Позволява на мениджърите лесно да актуализират графиците в реално време.
• Предоставяне на шаблони за повторяеми схеми на планиране.

С автоматизация за бизнесите, мениджърите могат да планират служителите бързо и точно, осигурявайки безпроблемни операции.

2. Подобрете комуникацията

Графикът на служителите трябва да бъде лесно достъпен за всички членове на персонала. Софтуерът за планиране подобрява комуникацията чрез:

• Изпращане на автоматични известия за назначения и промени в смените.
• Осигуряване на централизирана платформа, където служителите могат да разглеждат графици.
• Позволява директна комуникация между мениджъри и персонал за смяна на смени.

С по-добра комуникация, служителите остават информирани и ангажирани, намалявайки объркването относно работните им графици.

3. Намаляване на конфликти при планиране

Конфликти възникват, когато много служители искат почивка по едно и също време или смените се разпределят неравномерно. Софтуерът за планиране предотвратява тези проблеми чрез:

• Подчертаване на потенциални конфликти при планиране преди да се случат.
• Позволяване на служителите да подават заявки за наличност и отпуски дигитално.
• Предлагане на автоматизирано разрешаване на конфликти за коригиране на смените при необходимост.

Това осигурява справедливо разпределение на смените и балансирано разпределение на натоварването, което води до по-доволни служители.

4. Повишаване на ефективността

Добре организираният график на персонала подобрява ефективността, като гарантира, че правилните служители са назначени в правилните часове. Софтуерът за планиране помага чрез:

• Съгласуване на смените с бизнес изискванията и пиковите часове.
• Проследяване на представянето и тенденциите в присъствието на служителите.
• Елиминиране на ръчните грешки при планиране, които причиняват забавяния в операциите.

С ефективно планиране на служителите, бизнесите могат да увеличат производителността и да намалят разходите за труд.

5. Скалиране на растежа на бизнеса

Докато бизнесите се разрастват, ръчното управление на графици става неустойчиво. Автоматизацията на работната сила помага да се скалират операциите чрез:

• Ефективно управление на по-големи екипи и множество локации.
• Интегриране с ПО за заплати и HR, за да се оптимизира управлението на работната сила.
• Позволяване на гъвкави структури на смените, за да се приспособи растежът на бизнеса.

С най-добрия начин за планиране на служителски смени, бизнесите могат да се скалират, докато поддържат ефективно планиране на служителите.

Оптимизация на планирането с Shifton

Shifton е мощно решение за планиране на служители, предназначено да помогне на бизнесите да управляват графиците на служителите, оптимизират планирането на смените и автоматизират работната сила. Независимо дали трябва да планирате служители ефективно, да намалите конфликтите или да подобрите видимостта на смените, Shifton предоставя необходимите инструменти за автоматизация на бизнеса и управление на графика на персонала.

Ключови функции на Shifton за планиране на персонала

• Автоматизирано планиране на смените – Създавайте ефективни работни графици за служителите само с няколко клика.
• Проследяване на наличността на служителите – Предотвратявайте конфликти при планиране, като съвместявате смените с наличността на служителите.
• Актуализации на графиците в реално време – Незабавно уведомявайте служителите за промени или актуализации на смените.
• Смени на смени и управление на отпуски – Позволете на служителите да сменят смени и да заявяват отпуски дигитално.
• Интеграция с заплати и проследяване на времето – Синхронизация на работните часове със софтуера за заплати за точно обработване на заплатите.
• Планиране в множество локации – Управлявайте графиците на персонала в различни клонове или локации.

Как Shifton помага на бизнесите да планират служителите ефективно

Shifton е създаден, за да опрости процеса на планиране на персонала, като осигурява, че бизнесите могат:

• Да съставят график за служителите бързо и точно.
• Да намалят промените в последния момент и да осигурят надеждно покритие на смените.
• Да подобрят ангажираността на служителите, предлагайки справедливо и прозрачно планиране.
• Да спестят време от ръчно планиране и да се фокусират върху растежа на бизнеса.
• Да осигурят съответствие с трудовите закони чрез автоматизирани правила за планиране.

Защо да изберете Shifton за автоматизация на работната сила?

Интуитивният интерфейс и инструментите за автоматизация на Shifton го правят един от най-добрите начини за планиране на работните смени на служителите за бизнеси от всякакъв размер. При внедряване на Shifton, компаниите могат:

• Да намалят грешките при планиране, като автоматизират назначенията на смените.
• Да увеличат ефективността, като съгласуват работните графици с бизнес изискванията.
• Да усъвършенстват гъвкавостта за служителите, като същевременно осигуряват оперативна последователност.

Със софтуера за планиране на персонал на Shifton, бизнесите могат ефективно да управляват графиците на служителите, да намалят конфликтите и да оптимизират планирането на смените за дългосрочен успех.

Заключителни мисли за планирането на служители

Ефективното планиране на персонала е от съществено значение за поддържане на производителността, осигуряване на справедливо разпределение на работата и оптимизиране на бизнес операциите. Чрез следване на тези 16 стъпки, бизнесите могат да планират служителите ефективно, да минимизират конфликтите и да подобрят удовлетвореността на работната сила.

Основни изводи:

• Планирайте предварително, като анализирате нуждите на бизнеса, пиковите часове и наличността на служителите.
• Използвайте базирано на данни планиране, за да съответствате на нивата на персонала с търсенето.
• Осигурете справедливост, като вземете предвид предпочитанията на служителите и законовите изисквания.
• Подобрете комуникацията, като направите графиците лесно достъпни.
• Използвайте софтуер за планиране като Shifton, за да автоматизирате планирането на смените, намалите грешките и подобрите ефективността.

Добре структуриран работен график за служителите не само ползва бизнеса, но също така подобрява ангажираността и задържането на служителите. Чрез инвестиции в автоматизация на работната сила, компаниите могат да оптимизират операциите и да се съсредоточат върху растежа, а не върху административни задачи.

С правилните техники и инструменти за разписание на служители, бизнесите могат да спестят време, да намалят разходите и да създадат по-ефективна работна среда.

Започнете да оптимизирате разписанието на персонала си днес и изградете по-силна и продуктивна работна сила!

Shifton е най-съвременен онлайн инструмент, създаден за планиране на работата на служителите в дадена компания. Shifton предлага достъп до широк спектър от полезни функции: персонализируеми работни разписания, шаблони за смени, опростена смяна на смените, интегрирано съответствие с трудовите закони и много други полезни модули, които позволяват бързо и ефективно изграждане на график за служители.

Това е, което прави Shifton уникално приложение онлайн:

Планиране с едно кликване чрез предварително конфигурирани шаблони

Мениджърите в компанията могат да проследяват работния процес във гъвкава система за управление на задачи. Shifton също така предоставя на всички служители възможност да избират задачи в рамките на своята компетентност.

Например, сервитьорите в ресторант могат да изпращат помежду си заявки за размяна на смени. В зависимост от настройките на графика, тези размени могат да се извършват без участието на старши мениджъра или да бъдат изпращани за потвърждение от мениджъра. Така собственикът на ресторанта никога няма да се окаже в ситуация, когато няма достатъчно персонал на смени. Освен това системата автоматично прави промени в графика и цялата тази информация се съхранява на едно място.

Интелигентно заплащане

Shifton позволява на собственика на компанията да събира на едно място информация за заплатите на служителите, изчисления на извънредния труд за дневни и седмични, ставки за уникални събития, бонуси, наказания и други данни. Един служител може да заема повече от една позиция в компанията и да получава различни заплати за работата си.

Тъй като различните страни използват различни закони, Shifton помага на компаниите със служители на дистанционна работа, намиращи се в различни страни, да изпълнят всички изисквания на трудовото законодателство. Интеграция с Quickbooks и други популярни счетоводни програми също е налична.

Проследяване на присъствието

Модулът за проследяване на присъствието на Shifton предоставя точна информация за начало и край на смената, както и за отсъствия в режим в реално време. Функцията е достъпна за стационарни компютри и смартфони, както и чрез GPS или мрежа.

Системата Shifton проверява зададения график в режим на реално време, сравнявайки времето на смените и почивките. Отделна функция позволява автоматично маркиране на края на смяната, ако служителите забравят да го направят ръчно.

Ако е необходимо, ръководството на компанията може да събира данни за местоположението на служителите за техните посещения на работното място. Например, ако служител постоянно се движи между офиси на компанията с Wi-Fi мрежа и статичен IP-адрес, системата Shifton може да бъде настроена да приема събития само от конкретен статичен IP-адрес, гарантирайки, че служителят е на работното място.

Как Shifton може да подобри управлението на работния процес в банките

Пълноценната дейност на банката е невъзможна без добре координирана работа на всичките й клонове и компетентно изготвен работен график. В днешно време търговските и държавните банки обмислят да работят не само в обичайните работни дни, но и по празници. Освен това, сегашната ситуация с локдауните също изисква гъвкава адаптация към реалностите на живота.

Онлайн приложението Shifton е истинска помощ за всяка банка

Максималната автоматизация на работния процес помага да се опрости животът на собственика на банката. Онлайн приложението Shifton помага за разпределянето на служителите по отдели, следене на работното им време и управление на работните графици. Освен това функционалността на приложението позволява установяване на ефективна комуникация и управление на служителите, които са разположени в различни часови пояси или работят дистанционно. За да добави служители в системата на Shifton, мениджърът трябва да добави само първите имена, фамилиите, мобилните телефони или имейлите им. Използвайки Shifton, банковият мениджър може да добавя неограничен брой служители, да им възлага различни задачи и да им дава различни нива на достъп. Модулът Shifton „Отдели, Проекти“ позволява незабавно преместване на служителите от един отдел в друг, ако е необходимо. Shifton също така предоставя възможност за ефективно координиране на работата на персонала и сравняване на статистики и месечни показатели. Друга полезна функция на приложението е възможността за прехвърляне и съхранение на цялата необходима документация в сигурно облачно хранилище. Тъй като онлайн приложението Shifton е достъпно 24/7, всеки банков служител с подходящите правомощия може да поиска цялата необходима информация по всяко време. Използвайки приложението Shifton, банковите мениджъри могат да създават и редактират редовни и празнични графици за различни отдели или отделни служители. В същото време те могат бързо да правят промени в вече създадени графици. Например, ако банката затваря по-рано от обичайното на празници, графикът може да бъде скъсен до необходимия час. Освен това, благодарение на модула „Бонуси и Санкции“, можете да присвоите допълнителни бонуси на служителите, които поемат смени на празници. Имей разумен работен график е от съществено значение за установяване на стабилен работен процес в банката. Въпреки това, графикът трябва да бъде гъвкав. Всеки служител може да отсъства по всякаква причина: болнични, семейни обстоятелства, хоспитализация и т.н. За такива случаи опцията „Отворени смени“ ще бъде полезна, позволявайки на банката да функционира по план, независимо от колко дълго отсъства даден служител. С Shifton, модерен онлайн инструмент за графици, можете лесно да управлявате банковия работен процес с всякакъв брой клонове и служители.