Apa Itu Kepatuhan HIPAA

Sementara dunia fisik menyediakan informasi ini kepada mereka yang memberikan perawatan, di era modern kita - semua data digital tentang Anda mungkin disimpan di basis data di suatu tempat yang jauh di belahan bumi lain - harus ada beberapa standar di mana PHI dapat dipindahkan secara elektronik untuk melindungi privasi pribadi dan memastikan keamanan.Undang-Undang Keterbukaan dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA) didirikan untuk memastikan kerahasiaan catatan kesehatan serta memberikan panduan bagi fasilitas tentang bagaimana data dikelola secara etis. Mematuhi peraturan HIPAA tidak hanya melindungi kerahasiaan catatan medis tetapi juga menanamkan rasa percaya di benak pasien dan penyedia perawatan.Kelengkapan kepatuhan peraturan HIPAA, termasuk bagaimana itu didefinisikan, apa yang dituntut, dan berbagai hukum yang berlaku serta peraturan yang mengawasinya, diuraikan dalam artikel ini. File ini mendefinisikan «informasi kesehatan yang dilindungi», menentukan siapa yang perlu mengikuti peraturan HIPAA, dan menguraikan komponen kunci dari proses implementasi kebijakan perusahaan yang aktif. Organisasi dapat meningkatkan perlindungan, mencegah pelanggaran yang mungkin terjadi, dan menjamin tanggung jawab dalam lanskap peraturan yang berubah dengan memahami nuansa kepatuhan HIPAA.

Definisi Kepatuhan HIPAA

Pada dasarnya, definisi kepatuhan HIPAA mencakup penerapan serangkaian langkah-langkah teknis, dan pencegahan fisik untuk melindungi PHI dari pelanggaran dan akses yang tidak diinginkan. Ini mencakup segalanya mulai dari menggunakan sistem komputer yang aman untuk menyimpan dan mentransfer informasi kesehatan hingga mendidik karyawan tentang prosedur privasi data. Menetapkan aturan dan prosedur eksplisit yang menentukan bagaimana perusahaan harus merespons setiap pelanggaran data dan melindungi hak pasien adalah aspek lain dari kepatuhan.

Mengapa Kepatuhan HIPAA Penting

Kepatuhan HIPAA mencegah penggunaan, pengungkapan, atau perolehan informatif dan data yang tidak sesuai mengenai perawatan kesehatan. HIPAA memastikan bahwa PHI aman dan terlindungi, menjaga kepercayaan pasien dan mematuhi hukum. Selain itu, kepatuhan membantu perusahaan menghindari denda atau konsekuensi pengawasan dan kehilangan reputasi yang berkaitan dengan pelanggaran HIPAA. Kepatuhan terhadap peraturan HIPAA menunjukkan komitmen untuk menjaga tingkat privasi fundamental pasien, suatu faktor kritis dalam pemberian perawatan kesehatan.Selain aspek etis, memenuhi persyaratan yang mematuhi HIPAA adalah kewajiban hukum. Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan hukuman berat, tindakan hukum, dan kehilangan lisensi perusahaan. Bahkan jika pelanggaran data semakin umum, budaya ketaatan yang kuat dianggap sebagai satu-satunya cara untuk memastikan kepatuhan terhadap HIPAA.

Apa itu Informasi Kesehatan yang Dilindungi

Setiap informasi dalam catatan medis yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seseorang tertentu dan yang dikembangkan, digunakan, atau diungkapkan selama layanan medis seperti diagnosis atau pengobatan disebut data pasien rahasia.PHI mencakup beragam pengidentifikasi yang menghubungkan data kesehatan, termasuk catatan elektronik dan fisik, ke individu tertentu. Untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data pasien, aturan kepatuhan HIPAA mengenai PHI mengharuskan pengawasan ketat terhadap penanganan PHI.

Pengidentifikasi PHI

Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI) mencakup berbagai nomor identifikasi yang dapat digunakan untuk menentukan identitas individu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Organisasi layanan kesehatan harus jelas tentang apa yang memenuhi syarat sebagai PHI agar mematuhi peraturan kepatuhan HIPAA.Informasi tentang kesehatan fisik atau mental individu di masa lalu, sekarang, atau potensial, layanan medis yang disediakan, atau penagihan untuk manfaat yang sama yang terkait dengan karyawan dianggap sebagai PHI. Pengidentifikasi yang tercantum di bawah ini adalah yang ditentukan oleh HIPAA:

• Nama;
• Lokasi geografis yang lebih kecil dari sebuah negara bagian;
• Tanggal (lahir, mati, masuk);
• Nomor telepon;
• Alamat email;
• Nomor catatan medis;
• Rincian akun asuransi;
• Kode unik lainnya atau karakteristik

Penyedia kepatuhan HIPAA di bidang layanan kesehatan dan entitas terkait harus dapat mengenali identitas-identitas ini. Organisasi dapat mengurangi risiko pelanggaran data dan tetap mematuhi aturan HIPAA dengan mengelola dan melindungi PHI secara tepat. Praktik administrasi data yang efektif sangat penting, karena kegagalan untuk mempertahankan identitas ini dapat mengakibatkan denda berat dan menurunnya kepercayaan pasien.

Siapa yang Perlu Mematuhi HIPAA

Setiap perusahaan atau individu yang memiliki akses ke atau menangani informasi kesehatan Anda (PHI) diharuskan untuk mematuhi HIPAA. Ada dua kategori besar: «Mitra Bisnis» dan «Entitas Tercakup».Untuk melindungi catatan siswa di seluruh ekosistem kesehatan, penting untuk mendefinisikan jenis bisnis yang termasuk dalam peraturan HIPAA. Untuk melindungi privasi, integritas, dan kerahasiaan informasi catatan medis yang tercakup, baik Aturan Privasi HIPAA maupun Aturan Keamanan HIPAA mengharuskan semua organisasi dalam kategori tersebut untuk mematuhi aturan.

Entitas Tercakup

Sebuah entitas tercakup adalah penyedia layanan kesehatan langsung, seperti klinik, rumah sakit, kantor dokter, apotek ritel, dan rencana medis. Mereka mengikuti Aturan Kepatuhan HIPAA untuk memastikan keamanan informasi klien mereka.Organisasi-organisasi ini harus memiliki kebijakan untuk menyimpan dan melindungi data dengan benar dan memiliki tanggung jawab utama untuk mendapatkan persetujuan pasien sebelum berbagi PHI. Organisasi-organisasi ini harus mengikuti Pedoman Kepatuhan HIPAA.

Mitra Bisnis

Sering disebut sebagai mitra bisnis, mitra bisnis adalah pihak yang menyediakan layanan kesehatan, seperti TI, analisis data, dan penagihan, kepada penyedia layanan kesehatan. Penyedia layanan kesehatan yang tercakup harus mematuhi HIPAA karena mereka mungkin memiliki detail pribadi pasien.Perjanjian yang mewajibkan tingkat keamanan dan kepatuhan data yang sama seperti organisasi yang tercakup juga harus ditandatangani oleh mitra bisnis. Karena pelanggaran oleh mitra bisnis masih dapat mengakibatkan denda bagi perusahaan yang tercakup, penting untuk mematuhi jaringan mitra yang diperluas ini.

Apa itu Aturan dan Regulasi HIPAA

Aturan Privasi HIPAA adalah serangkaian ketentuan yang mencakup aspek privasi dan keamanan tertentu; tiga peraturan utama adalah Aturan Pemberitahuan Pelanggaran, Aturan Keamanan HIPAA, dan Aturan Privasi HIPAA.Aturan-aturan ini menjamin bahwa bisnis menggunakan perlindungan data ketat untuk melindungi PHI dari bahaya, akses ilegal, dan penyalahgunaan. Peraturan ini menyediakan kerangka kerja yang seragam yang menentukan prosedur untuk menangani kejadian keamanan dan bagaimana organisasi kesehatan harus melindungi data pasien.

Aturan Privasi dan Keamanan HIPAA

Landasan regulasi HIPAA adalah aturan privasi dan keamanan data HIPAA, yang dirancang untuk membantu memastikan kelangsungan hidup, keakuratan, kemudahan penggunaan, dan privasi informasi data kesehatan yang dapat diidentifikasi secara individual (PHI).Aturan Privacy HIPAA adalah bagian kunci dari setiap organisasi layanan kesehatan dan bekerja sama untuk memastikan bahwa perusahaan dan mitra kegiatan mereka mematuhi praktik terbaik industri mengenai privasi, kepercayaan, dan keamanan informasi. Kepatuhan terhadap aturan ini tidak hanya mencegah denda, tetapi juga membangun kepercayaan dengan pasien dengan meyakinkan mereka bahwa PHI mereka ditangani dengan benar.

Aturan Privasi HIPAA

Aturan Privasi HIPAA menetapkan aturan nasional untuk melindungi privasi catatan medis elektronik dan informasi kesehatan pribadi lainnya yang dapat diidentifikasi. Aturan Privasi membatasi penggunaan dan pengungkapan PHI tanpa persetujuan pasien. Pasien memiliki beberapa hak lain untuk menghormati kehidupan pribadi dan privasi terkait data medis individu mereka, termasuk kesempatan untuk mengubahnya, menerima salinan catatan, dan memahami penggunaan dan pertukaran informasi pribadi mereka.

Aturan Keamanan HIPAA

Aturan Keamanan HIPAA, yang menangani ketentuan untuk menjaga ketersediaan area yang aman dan terproteksi dari ePHI (PHI elektronik), melengkapi Aturan Privasi. Aturan tersebut mengharuskan penerapan langkah-langkah manajemen, teknologi, dan fisik yang sesuai untuk mencegah paparan terhadap risiko dan kerentanan potensial. Kunci keberhasilan praktik kepatuhan HIPAA adalah mengikuti standar dari Aturan Keamanan HIPAA. Akses terbatas, peninjauan data yang sering, dan enkripsi adalah di antara pencegahan.

Analisis Kepatuhan HIPAA

Identifikasi risiko terhadap perlindungan informasi medis dan penyediaan perlindungan yang sesuai diperlukan untuk audit kepatuhan HIPAA. Untuk tetap secara hukum sesuai dengan undang-undang dan persyaratan HIPAA terbaru, organisasi harus secara berkala meninjau sistem, kebijakan, dan praktik mereka. Selain itu, analitik memastikan bahwa pekerja kesehatan tetap dapat diaudit dan akan membantu menentukan area yang perlu ditingkatkan.

Tujuh Elemen Kepatuhan Efektif

Tujuh komponen penting ini membentuk program kepatuhan HIPAA yang sukses:

• Menerapkan aturan dan prosedur yang telah dinyatakan: Staf harus dibimbing melalui presentasi yang jelas dan ringkas untuk melindungi privasi data;
• Menetapkan petugas kepatuhan dan komite: Semua layanan terkait kepatuhan dikelola oleh tim khusus;
• Menyampaikan pendidikan dan pelatihan yang efektif: Pekerja perlu memahami dan mampu menerapkan persyaratan kepatuhan HIPAA;
• Menetapkan jalur komunikasi yang efisien: Transparansi bergantung pada adanya saluran terbuka untuk melaporkan masalah;
• Melakukan pemantauan dan audit internal: Audit yang sering membantu menemukan dan memperbaiki kelemahan;
• Menggunakan prosedur disipliner yang dilaporkan secara luas untuk menegakkan standar: Untuk efektivitas kepatuhan, akuntabilitas diperlukan.

Menyelesaikan pelanggaran secara cepat setelah ditemukan dan mengambil tindakan korektif mengurangi kemungkinan pelanggaran yang lebih serius.Selain itu, menciptakan jalur komunikasi yang efektif mempromosikan budaya transparan dengan memungkinkan karyawan menyampaikan masalah tanpa takut pembalasan. Terakhir, menegakkan standar melalui prosedur disipliner yang dilaporkan secara luas menyoroti pentingnya kepatuhan di seluruh bisnis.Tunjukkan dedikasi Anda untuk melayani integritas data pasien dengan cepat menyelesaikan pelanggaran yang dilaporkan, yang pada akhirnya membangun kepercayaan dan keyakinan di komunitas medis.

Pengamanan Fisik dan Teknis, Kebijakan, dan Kepatuhan HIPAA

Organisasi pelayanan kesehatan harus menerapkan langkah-langkah menyeluruh yang melindungi Akses Data, Perlindungan, Privasi, dan Keamanan Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI) untuk mematuhi HIPAA. Perlindungan ini termasuk dalam tiga kategori: administratif, teknologi, dan fisik.Sementara aturan dan prosedur menawarkan dasar untuk memelihara kepatuhan di semua tingkat organisasi, perlindungan fisik dan teknis penting untuk menjaga keamanan dan keselamatan PHI.

Perlindungan Fisik

Langkah-langkah yang dirancang untuk mempertahankan perlindungan material dari sistem dan fasilitas di mana PHI disimpan disebut sebagai perlindungan fisik. Ini mencakup kontrol endpoint dan akses, serta pembuangan yang tepat dari peralatan yang mengandung PHI. Contohnya termasuk sistem pengawasan untuk mencegah masuk fisik yang tidak diinginkan, lemari terkunci, dan akses fasilitas yang terbatas.

Perlindungan Teknis

Teknologi dan prosedur yang melindungi ePHI termasuk dalam perlindungan teknis. Untuk menghentikan akses yang tidak diinginkan, beberapa contohnya meliputi firewall, kontrol akses aman, enkripsi, dan sistem pemantauan. Karena mereka membantu mempertahankan integritas catatan perawatan kesehatan dan menjamin bahwa hanya individu yang berwenang yang dapat mengaksesnya, tindakan pencegahan ini penting untuk kepatuhan keamanan HIPAA.

Kebijakan & Prosedur

Penanganan organisasi atas PHI dijelaskan dalam panduan kebijakan dan prosedur. Untuk memastikan setiap anggota staf mengetahui kewajiban mereka dan mencerminkan perubahan dalam standar kepatuhan HIPAA, dokumen ini harus diperbarui secara teratur. Kebijakan mendefinisikan apa yang harus dilakukan dengan permintaan data, menangani insiden keamanan, dan melakukan pemeriksaan kepatuhan rutin.

Apa Persyaratan Kepatuhan HIPAA

Kriteria untuk kepatuhan HIPAA berbeda berdasarkan jenis perusahaan dan bagaimana mereka menangani PHI. Menerapkan perlindungan, melakukan penilaian risiko secara teratur, mendidik staf, dan memiliki prosedur untuk melaporkan pelanggaran adalah contoh kebutuhan dasar. Semua perusahaan yang dicakup dan mitra bisnis harus memahami apa arti kepatuhan HIPAA dan mengikuti pedoman ini. Ini memastikan bahwa organisasi kesehatan siap bertindak cepat terhadap potensi insiden keamanan kapan saja.

Apa Itu Pelanggaran HIPAA

Kegagalan entitas organisasi atau bisnis untuk standar praktik dan prosedur biasa yang adil sebagaimana diuraikan dalam Aturan Keamanan HIPAA merupakan pelanggaran HIPAA. Penanganan dan penyimpanan yang tidak benar dapat mengakibatkan paparan informasi kesehatan yang dilindungi (PHI) dalam akses, pengungkapan, atau penyalahgunaan PHI. Baik peristiwa yang disengaja, seperti intrusi data dengan sengaja, dan peristiwa yang tidak disengaja, seperti kesalahan manusia atau kurangnya keamanan, dapat mengakibatkan pelanggaran HIPAA.

Jenis Pelanggaran HIPAA

Kegagalan mengamankan PHI sebagaimana diatur dalam Aturan Privasi Kepatuhan HIPAA merupakan pelanggaran HIPAA. Pelanggaran mencakup akses ilegal, kehilangan data, pembuangan PHI yang tidak sah, dan kegagalan melakukan tinjauan risiko keamanan. Pelanggaran bisa disengaja, seperti melihat berkas medis tanpa izin, atau tidak disengaja, seperti informasi dikirim ke pihak yang salah.

Penalti HIPAA

Berdasarkan tingkat keseriusan pelanggaran, pelanggaran HIPAA dapat berkisar dari denda hingga penuntutan pidana. Pelanggaran serius dapat mengakibatkan denda hingga $ 1,5 juta setiap tahun, dan pengabaian yang disengaja dapat mengakibatkan hukuman penjara. Untuk memegang perusahaan bertanggung jawab dan mendorong kepatuhan yang lebih baik, denda yang diperbarui untuk pelanggaran HIPAA diterapkan. Untuk memastikan perusahaan serius dengan kepatuhan, perbaikan ini mencakup aturan yang lebih ketat dan denda yang lebih tinggi.

Contoh Pelanggaran HIPAA di Dunia Nyata

Beberapa skenario dunia nyata menunjukkan implikasi ketidakpatuhan terhadap persyaratan HIPAA dengan jelas. Biasanya ini berputar di sekitar kelemahan keamanan data yang disebabkan oleh praktik keamanan yang tidak memadai atau kesalahan manusia dan dapat mengakibatkan denda besar serta kerusakan reputasi. Beberapa contoh terkenal termasuk perusahaan IT yang gagal mengamankan penyimpanan informasi, rumah sakit yang salah membuang catatan, dan rencana kesehatan yang mengungkapkan PHI melalui direktori online.

Pembaruan HIPAA Terbaru

Beberapa revisi penting terhadap kepatuhan HIPAA telah muncul dalam beberapa tahun terakhir dengan tujuan untuk meningkatkan keamanan dan privasi Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI) dan menyesuaikan dengan lingkungan teknologi medis yang berubah dengan cepat. Pembaruan ini mencakup topik penting termasuk masalah opioid yang sedang berlangsung dan meningkatnya penggunaan layanan telehealth dan data kesehatan elektronik.

Denda yang Diperbarui untuk Pelanggaran HIPAA

Perubahan besar dalam cara pelanggaran ditangani dibawa oleh modifikasi baru-baru ini yang menerapkan denda lebih berat pada perusahaan yang tidak mematuhi peraturan HIPAA. Aturan baru menyoroti kebutuhan untuk mengikuti standar yang ada dengan memberlakukan denda yang jauh lebih besar pada bisnis untuk pelanggaran berulang. Peningkatan denda ini lebih dari sekadar langkah hukuman; ini adalah pencegahan vital terhadap kelalaian dan ketidakpatuhan, yang memotivasi organisasi kesehatan untuk memprioritaskan privasi data pasien.Perubahan ini adalah bagian dari tren global yang lebih luas menuju undang-undang keamanan data yang lebih ketat, di mana bisnis dipegang pada standar yang lebih tinggi daripada sebelumnya. Regulator menyadari perlunya langkah-langkah yang lebih ketat untuk memastikan bahwa data sensitif dilindungi dengan cukup seiring dengan seringnya dan kompleksnya pelanggaran data. Akibatnya, penyedia layanan kesehatan, perusahaan asuransi, dan mitra bisnis perlu proaktif dalam upaya kepatuhan mereka dengan menerapkan perlindungan yang kuat dan mendorong budaya akuntabilitas di dalam perusahaan mereka.

Penegakan dan Akuntabilitas yang Lebih Baik untuk Pelanggaran

Lebih banyak tanggung jawab untuk pelanggaran dan langkah-langkah penegakan yang lebih ketat telah diterapkan untuk memastikan bisnis menangani persyaratan kepatuhan HIPAA dengan serius. Audit yang lebih sering dan evaluasi terhadap perusahaan kesehatan adalah akibat dari badan pengawas seperti Kantor untuk Hak Sipil (OCR) yang meningkatkan upaya mereka untuk memantau kepatuhan. Selain menemukan pelanggaran, audit ini dimaksudkan untuk menawarkan rekomendasi untuk meningkatkan prosedur kepatuhan.Sanksi yang lebih ketat untuk ketidakpatuhan adalah pencegah yang kuat yang memaksa bisnis untuk menjadikan kepatuhan terhadap HIPAA sebagai prioritas utama dalam operasi mereka. Tergantung pada keseriusan dan jenis pelanggaran, denda finansial bisa mencapai jutaan dolar, yang lebih lanjut mendorong penyedia layanan kesehatan dan mitra bisnis mereka untuk mengatur proses kepatuhan yang ekstensif.

Program Audit Permanen Potensial

Program audit permanen dapat dibentuk oleh Kantor untuk Hak Sipil (OCR) untuk mengevaluasi kepatuhan perusahaan terhadap aturan HIPAA secara teratur. Untuk memastikan bahwa organisasi yang dicakup dan mitra bisnis mengikuti kriteria yang ditetapkan untuk melindungi Informasi Kesehatan yang Dilindungi (PHI), program proaktif ini bertujuan untuk menilai secara menyeluruh prosedur dan kebijakan mereka.OCR berharap menemukan potensi kelemahan dalam upaya kepatuhan—yang sering diabaikan sampai terjadi pelanggaran—dengan melaksanakan audit rutin. Dengan menggunakan strategi ini, perusahaan dapat mengatasi kerentanan sebelum mengakibatkan pelanggaran data yang serius atau pelanggaran, meningkatkan keamanan informasi pasien.

Panduan atau Regulasi Tambahan Mengenai Opioid

Menanggapi krisis opioid, Departemen Kesehatan dan Layanan Masyarakat (HHS) telah memperkenalkan panduan tambahan di bawah aturan kepatuhan HIPAA untuk memastikan manajemen informasi terkait opioid yang lebih baik. Panduan ini memungkinkan penyedia layanan kesehatan lebih banyak fleksibilitas sistem transfer informasi pasien dengan anggota keluarga, pengasuh, dan fasilitas perawatan dalam keadaan tertentu.Tujuannya adalah untuk mendorong koordinasi perawatan yang lebih baik bagi individu yang berjuang dengan kecanduan opioid, sambil tetap mempertahankan standar privasi dan keamanan yang diperlukan di bawah aturan privasi kepatuhan HIPAA.

Aturan Pembatasan Informasi

Kepatuhan HIPAA sangat terkait dengan Aturan Pembatasan Informasi dari Undang-Undang Abad 21 Cures. Tujuan dari regulasi ini adalah untuk menghentikan tindakan yang menghalangi penggunaan, pertukaran, atau akses ke informasi kesehatan elektronik (EHI).Aturan ini melarang vendor IT dan pemasok medis mengambil langkah apa pun yang sengaja mencegah atau menghalangi pertukaran informasi kesehatan. Mempertahankan keterbukaan dan kepemilikan pasien atas data kesehatan mereka sendiri tergantung pada dipatuhinya pedoman ini.

Inisiatif Hak Akses OCR

Untuk menegakkan regulasi kepatuhan HIPAA, Kantor untuk Hak Sipil (OCR) meluncurkan Inisiatif Hak Akses, yang fokus khusus pada hak pasien untuk mengakses informasi kesehatan mereka. Program ini memastikan bahwa permintaan untuk catatan medis ditangani dengan cepat oleh profesional kesehatan, tanpa penundaan yang tidak perlu atau biaya berlebihan. Persyaratan bagi penyedia layanan kesehatan untuk mematuhi aturan kepatuhan HIPAA tentang akses data pasien menjadi prioritas utama diperkuat oleh denda agresif OCR terhadap perusahaan yang tidak patuh.

Bagaimana Shifton Dapat Membantu di Shift Asisten Medis

Shifton adalah solusi serbaguna untuk industri medis, menawarkan alat penting untuk melacak waktu kerja dan mengelola shift secara efisien. Bagi para profesional medis, seperti perawat dan asisten medis, bekerja pada shift malam dapat menghadirkan tantangan unik. Shifton membantu merampingkan proses ini dengan menyediakan aplikasi intuitif untuk melacak waktu kerja, memastikan pencatatan jam yang tepat, dan mengelola jadwal shift tanpa hambatan.Salah satu keuntungan utama dari Shifton adalah kemampuannya untuk menyimpan data cuti sakit, memudahkan fasilitas medis untuk mempertahankan catatan ketidakhadiran yang akurat dan memastikan penjadwalan staf yang tepat. Pelacak waktu kerja memungkinkan administrator kesehatan memantau pola shift, melacak waktu kerja, dan menyesuaikan jadwal berdasarkan data real-time.Dengan menggunakan fitur pelacak waktu kerja Shifton, organisasi kesehatan dapat memastikan bahwa staf mereka, termasuk asisten medis yang bekerja pada shift malam, dijadwalkan dengan efisien. Shifton memungkinkan manajemen waktu yang lebih baik dan transparansi, membantu menghindari kelelahan dan meningkatkan hasil perawatan pasien.