O que é a Conformidade com o HIPAA

Enquanto o mundo físico disponibilizava essas informações para aqueles que forneciam cuidados, na nossa era moderna — todos os dados digitais sobre você podem estar armazenados em um banco de dados em algum lugar do outro lado do planeta — deve haver alguns padrões pelos quais as IHP podem circular eletronicamente para proteger a privacidade pessoal e garantir a segurança.A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) foi estabelecida para garantir a confidencialidade dos registros de saúde, bem como um roteiro para as instalações sobre como os dados são geridos eticamente. Cumprir com os regulamentos da HIPAA não só protege a confidencialidade dos registros médicos, mas também instila um senso de confiança na mente dos pacientes e prestadores de cuidados.As complexidades do cumprimento regulatório da HIPAA, incluindo como é definida, o que implica e as diversas leis que se aplicam e regulamentos que a supervisionam, são descritas neste artigo. Este documento define «informações protegidas de saúde», especifica quem precisa seguir os regulamentos da HIPAA e descreve os principais componentes de um processo de implementação de política corporativa ativo. As organizações podem melhorar a proteção, evitar possíveis violações e garantir a responsabilidade no cenário regulatório em mudança compreendendo as sutilezas do cumprimento da HIPAA.

Uma Definição de Cumprimento da HIPAA

Fundamentalmente, a definição de cumprimento da HIPAA implica em implementar uma série de medidas tecnológicas e precauções físicas para proteger as IHP contra violações e acessos indesejados. Isso abrange desde o uso de sistemas de computador seguros para armazenar e transferir informações de saúde até a educação de funcionários sobre procedimentos de privacidade de dados. Estabelecer regras e processos explícitos que especificam como as empresas devem reagir a qualquer violação de dados e proteger os direitos dos pacientes é outro aspecto do cumprimento.

Por Que o Cumprimento da HIPAA É Importante

A adesão à HIPAA impede o uso inapropriado, divulgação ou obtenção de informações dos pacientes e outros dados relacionados à saúde. A HIPAA garante que as IHP estejam seguras e protegidas, mantendo a confiança dos pacientes e estando em conformidade legal. Além disso, a adesão ajuda as empresas a se afastarem de multas ou consequências de supervisão e perda de reputação relacionadas a violações da HIPAA. Cumprir com os regulamentos da HIPAA demonstra um compromisso em manter o nível fundamental de privacidade dos pacientes, um fator crítico na prestação de cuidados de saúde.Além do aspecto ético, cumpre os requisitos da HIPAA por lei. A não conformidade pode resultar em penalidades severas, ações legais e perda de licenças empresariais. Mesmo que as violações de dados estejam se tornando mais comuns, uma forte cultura de adesão é vista como a única forma de garantir a conformidade com a HIPAA.

O Que São Informações de Saúde Protegidas

Qualquer informação em um prontuário médico que possa ser utilizada para identificar uma pessoa específica e que foi desenvolvida, utilizada ou divulgada durante serviços médicos, como diagnóstico ou tratamento, é referida como dados confidenciais de pacientes.As IHP abrangem uma variedade de identificadores que ligam dados de saúde, incluindo registros eletrônicos e físicos, a pessoas específicas. Para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados dos pacientes, as regras de IHP de conformidade com a HIPAA exigem controles rigorosos sobre o manuseio das IHP.

Identificadores de IHP

As Informações de Saúde Protegidas (IHP) incluem uma ampla gama de números de identificação que podem ser usados para determinar a identidade de um indivíduo, direta ou indiretamente. As organizações de saúde devem estar claras sobre o que qualifica como IHP para estar em conformidade com a lei de conformidade com a HIPAA.Informações sobre a saúde física ou mental passada, presente ou potencial de um indivíduo, serviços médicos prestados ou faturamento por esses mesmos benefícios associados a um funcionário são considerados IHP. Os identificadores listados abaixo são aqueles especificados pela HIPAA:

• Nomes;
• Localizações geográficas menores que um estado;
• Datas (nascimento, morte, admissão);
• Números de telefone;
• Endereços de e-mail;
• Números de prontuários médicos;
• Detalhes de contas de seguro;
• Qualquer outro código ou característica única.

Os provedores de conformidade com a HIPAA de assistência médica e entidades relacionadas devem ser capazes de reconhecer essas identidades. As organizações podem reduzir o risco de violações de dados e permanecerem em conformidade com as regras da HIPAA ao gerenciar e proteger adequadamente as IHP. Práticas administrativas de dados eficazes são cruciais, já que o não cumprimento dessas identificações pode resultar em multas severas e um declínio na confiança dos pacientes.

Quem Precisa Estar em Conformidade com a HIPAA

Qualquer empresa ou cidadão privado que maneje ou tenha acesso para proteger suas informações de saúde (IHP) é obrigado a aderir à HIPAA. Existem duas classificações amplas: «Associados Comerciais» e «Entidades Cobertas».Para proteger os registros dos alunos em todo o ecossistema de saúde, é vital definir os tipos de empresas que se enquadram sob o guarda-chuva regulatório da HIPAA. Para proteger a privacidade, integridade e confidencialidade das informações de prontuários cobertos, tanto a Regra de Privacidade quanto a Regra de Segurança exigir que todas as organizações nas categorias cumpram as regras.

Entidades Cobertas

Uma entidade coberta é um provedor de serviços diretos de saúde, como clínicas, hospitais, consultórios médicos, farmácias de varejo e planos de saúde. Para garantir a segurança das informações de seus clientes, eles seguem a Regra de Conformidade HIPAA.Essas organizações devem ter políticas para armazenar e proteger corretamente os dados e têm a responsabilidade principal de obter o consentimento do paciente antes de compartilhar as IHP. Essas organizações devem seguir as Diretrizes de Conformidade da HIPAA.

Associados Comerciais

Frequentemente referido como parceiro de negócios, um associado comercial é uma parte que fornece serviços de saúde, como TI, análise de dados e faturamento, a um provedor de saúde. Um provedor de saúde coberto deve aderir à HIPAA, pois eles podem ter dados pessoais dos pacientes.Acordos que exigem o mesmo nível de segurança de dados e conformidade das organizações cobertas também devem ser assinados pelos parceiros comerciais. Porque uma violação por um associado comercial ainda pode resultar em multas para uma empresa coberta, é importante cumprir com essa rede expandida de parceiros.

Quais São as Regras e Regulamentos da HIPAA

A Regra de Privacidade da HIPAA é um conjunto de disposições que cobrem áreas específicas de aspectos de privacidade e segurança; as três principais regulamentações são a Regra de Notificação de Violações, a Regra de Segurança e a Regra de Privacidade da HIPAA.Essas regras garantem que as empresas utilizem rigorosa proteção de dados para proteger as IHP contra perigos, acesso ilegal e uso indevido. Os regulamentos fornecem um quadro uniforme que especifica os procedimentos para lidar com eventos de segurança e como as organizações de saúde devem proteger os dados dos pacientes.

Regras de Privacidade e Segurança da HIPAA

A base da regulamentação HIPAA são as regras de privacidade e segurança de dados da HIPAA, que são projetadas para ajudar a garantir a sobrevivência, exatidão, facilidade de uso e privacidade das informações de dados de saúde individualmente atribuíveis (IHP).As Regras de Privacidade da HIPAA são uma parte fundamental de cada organização de saúde e trabalham juntas para garantir que as empresas e seus associados operacionais adiram às melhores práticas de privacidade, confiança e segurança da informação na indústria. Cumprir essas regras não apenas previne multas, mas também gera confiança com os pacientes, tranquilizando-os de que suas IHP estão sendo tratadas corretamente.

Regra de Privacidade da HIPAA

A Regra de Privacidade da HIPAA estabelece regras nacionais para salvaguardar a privacidade dos registros médicos eletrônicos e outras informações de saúde pessoalmente identificáveis. A Regra de Privacidade restringe o uso e a divulgação das IHP sem o consentimento do paciente. Os pacientes têm vários outros direitos para respeitar a vida pessoal e a privacidade em relação aos seus dados médicos individuais, incluindo a oportunidade de emendá-los, receber cópias dos registros e entender o uso e compartilhamento de suas informações pessoais.

Regra de Segurança da HIPAA

A Regra de Segurança da HIPAA, que aborda disposições para preservar a disponibilidade de áreas seguras e protegidas das IHP eletrônicas (ePHI), complementa a Regra de Privacidade. A regra exige a aplicação de medidas adequadas de gestão, tecnologia e físicas para evitar exposição a riscos e vulnerabilidades potenciais. A chave para o sucesso das práticas de conformidade da HIPAA é seguir os padrões da Regra de Segurança da HIPAA. Acesso limitado, revisões frequentes de dados e criptografia estão entre as precauções.

Análise de Conformidade da HIPAA

A identificação de riscos à proteção das informações médicas e a provisão das devidas salvaguardas são necessárias para uma auditoria de conformidade da HIPAA. Para permanecer legalmente atualizada com as últimas leis e requisitos da HIPAA, as organizações devem revisar periodicamente seus sistemas, políticas e práticas. Além disso, as análises garantem que o profissional de saúde permaneça auditável e ajudarão a identificar áreas que precisam de melhorias.

Os Sete Elementos de Conformidade Eficaz

Esses sete componentes essenciais compõem um programa de conformidade eficaz com a HIPAA:

• Implementar regras e procedimentos declarados: A equipe deve ser orientada através de uma apresentação clara e concisa para proteger a privacidade dos dados;
• Estabelecer um oficial e comitê de conformidade: Todos os serviços relacionados à conformidade são geridos por uma equipe especializada;
• Fornecer educação e treinamento eficientes: Os trabalhadores precisam compreender e ser capazes de aplicar os requisitos para conformidade com a HIPAA;
• Estabelecer rotas de comunicação eficazes: A transparência depende de ter caminhos abertos para relatar problemas;
• Realizar monitoramento e auditoria internos: Auditorias frequentes ajudam a localizar e corrigir fraquezas;
• Utilizar procedimentos disciplinares amplamente relatados para impor padrões: Para que a conformidade seja eficaz, é necessária a responsabilidade.

Resolver violações assim que são descobertas e tomar medidas corretivas reduz a possibilidade de violações mais graves.Além disso, criar linhas de comunicação eficientes promove uma cultura de transparência, permitindo que os funcionários expressem preocupações sem medo de represálias. Por último, mas não menos importante, impor padrões por meio de procedimentos disciplinares amplamente relatados serve para destacar a importância da conformidade em toda a empresa.Demonstre seu compromisso em manter a integridade dos dados do paciente resolvendo rapidamente as violações relatadas, o que, eventualmente, gera confiança e credibilidade na comunidade médica.

Salvaguardas Físicas e Técnicas, Políticas e Conformidade com a HIPAA

As organizações de saúde devem implementar medidas abrangentes que preservem o Acesso a Dados, Proteção, Privacidade e Segurança das Informações de Saúde Protegidas (IHP) para estar em conformidade com a HIPAA. Essas proteções se dividem em três categorias: administrativas, tecnológicas e físicas.Enquanto as regras e procedimentos oferecem uma base para manter a conformidade em todos os níveis organizacionais, as proteções físicas e técnicas são essenciais para manter a segurança e a proteção das IHP.

Medidas de Proteção Física

Os passos projetados para manter a proteção material dos sistemas e instalações onde a PHI é mantida são referidos como medidas de proteção física. Isso inclui controle de endpoint e de acesso, e o descarte apropriado de equipamentos que contêm PHI. Exemplos incluem sistemas de vigilância para impedir entradas físicas indesejadas, armários seguros e acesso limitado às instalações.

Medidas de Proteção Técnica

As medidas de proteção técnica incluem tecnologias e procedimentos que protegem a ePHI. Para impedir o acesso indesejado, alguns exemplos incluem firewalls, controle de acesso seguro, criptografia e sistemas de monitoramento. Como elas ajudam a manter a integridade dos registros de saúde e garantem que apenas pessoas autorizadas possam acessá-los, essas precauções são cruciais para a conformidade com a segurança HIPAA.

Políticas & Procedimentos

O manuseio de PHI pela organização é descrito nos guias de política e procedimento. Para garantir que todos os funcionários estejam cientes de suas obrigações e para refletir mudanças nas normas de conformidade HIPAA, esses documentos devem ser atualizados regularmente. As políticas definem o que fazer com solicitações de dados, como lidar com incidentes de segurança e realizar verificações de conformidade rotineiras.

Quais São os Requisitos de Conformidade HIPAA

Os critérios para conformidade com a HIPAA diferem com base no tipo de empresa e em como ela lida com a PHI. A implementação de proteções, a realização de avaliações de risco frequentes, a educação dos funcionários e a implementação de procedimentos para relatar violações são exemplos de necessidades básicas. Todas as empresas cobertas e associadas de negócios devem compreender o que significa conformidade com a HIPAA e seguir essas diretrizes. Isso garante que as organizações de saúde estejam prontas para reagir prontamente a qualquer possível evento de segurança a todo momento.

O Que é uma Violação HIPAA

O não cumprimento por parte de uma entidade organizacional ou de negócios dos padrões e procedimentos de prática justos e habituais delineados na Regra de Segurança HIPAA é uma violação da HIPAA. O manuseio e armazenamento inadequados podem resultar na exposição de informações de saúde protegidas (PHI) em acesso, divulgação ou uso indevido da PHI. Tanto eventos intencionais, como intrusão deliberada de dados, quanto eventos não intencionais, como erro humano ou falta de segurança, podem resultar em uma violação HIPAA.

Tipos de Violações da HIPAA

A falha em proteger a PHI conforme previsto na Regra de Privacidade de Conformidade HIPAA é uma violação da HIPAA. Violações incluem acesso ilegal, perda de dados, descarte não autorizado de PHI e falha em realizar uma revisão de risco de segurança. Uma violação pode ser intencional, como a visualização não autorizada de arquivos médicos, ou não intencional, como informações sendo enviadas à parte errada.

Penalidades da HIPAA

Com base na gravidade da infração, as violações HIPAA podem variar de multas a processos criminais. Violações graves podem resultar em multas de até 1,5 milhão de dólares por ano, e negligência deliberada pode resultar em tempo de prisão. Para responsabilizar as empresas e promover melhor conformidade, multas atualizadas para infrações HIPAA foram implementadas. Para garantir que as empresas levem a conformidade a sério, essas melhorias incluem regras mais rígidas e maiores multas.

Exemplos do Mundo Real de Violações da HIPAA

Vários cenários do mundo real tornam claras as implicações de não cumprir os requisitos HIPAA. Eles geralmente giram em torno de falhas de segurança de dados causadas por práticas de segurança insuficientes ou erro humano e podem resultar em pesadas multas e danos reputacionais. Alguns exemplos de destaque incluem empresas de TI que falham em proteger armazenamentos de informações, hospitais descartando registros de forma inadequada e planos de saúde divulgando PHI por meio de diretórios online.

As Atualizações Mais Recentes da HIPAA

Várias revisões notáveis à conformidade HIPAA surgiram nos últimos anos com o objetivo de melhorar a segurança e a privacidade das Informações de Saúde Protegidas (PHI) e se ajustar ao ambiente tecnológico médico em rápida mudança. Essas atualizações abordam tópicos importantes, incluindo o problema contínuo dos opioides e o crescente uso de serviços de telessaúde e dados eletrônicos de saúde.

Penalidades Atualizadas para Violações da HIPAA

Uma mudança significativa na maneira como infrações são tratadas foi trazida por modificações recentes que impõem multas mais severas a empresas que não cumprem as regulamentações da HIPAA. As novas regras destacam a necessidade de seguir os padrões existentes ao impor multas muito maiores às empresas por infrações repetidas. Este aumento nas multas é mais do que uma medida punitiva; é um dissuasor vital contra descuidos e não conformidade, motivando as organizações de saúde a darem prioridade à privacidade dos dados dos pacientes.Esta mudança faz parte de uma tendência mundial mais ampla em direção a leis de segurança de dados mais rigorosas, onde as empresas estão sendo mantidas a padrões mais elevados do que antes. Os reguladores estão percebendo a necessidade de medidas mais rigorosas para garantir que dados sensíveis sejam suficientemente protegidos à medida que vazamentos de dados se tornam mais frequentes e complexos. Como resultado, os provedores de saúde, seguradoras e parceiros de negócios precisam ser proativos em seus esforços de conformidade, implementando salvaguardas robustas e incentivando uma cultura responsável dentro de suas empresas.

Melhor Aplicação e Responsabilização de Violações

Mais responsabilidade por violações e medidas de aplicação mais rígidas foram implementadas para garantir que as empresas levem a sério a exigência de conformidade HIPAA. Auditorias e avaliações mais frequentes de empresas de saúde são o resultado da intensificação dos esforços de órgãos reguladores como o Escritório para Direitos Civis (OCR) para manter a conformidade sob vigilância. Além de encontrar infrações, essas auditorias têm a intenção de oferecer recomendações para melhorar os procedimentos de conformidade.Sanções mais severas para não conformidade são um dissuasor potente que força as empresas a fazer da conformidade HIPAA uma prioridade máxima em suas operações. Dependendo da gravidade e do tipo da infração, as multas financeiras podem chegar a milhões de dólares, o que incentiva ainda mais os provedores de saúde e seus parceiros de negócios a estabelecer processos extensivos de conformidade.

Programa de Auditoria Permanente Potencial

Um programa de auditoria permanente pode ser estabelecido pelo Escritório para Direitos Civis (OCR) para avaliar regularmente a adesão das empresas às regras HIPAA. Para garantir que as organizações cobertas e os parceiros comerciais sigam os critérios estabelecidos para preservar as Informações de Saúde Protegidas (PHI), este programa proativo visa avaliar minuciosamente seus procedimentos e políticas.O OCR espera encontrar possíveis falhas em esforços de conformidade — que frequentemente são ignoradas até que uma violação ocorra — realizando auditorias de rotina. Ao usar essa estratégia, as empresas podem abordar vulnerabilidades antes que resultem em vazamentos de dados sérios ou violações, melhorando a segurança das informações dos pacientes.

Diretrizes ou Regulamentações Adicionais em Relação aos Opioides

Em resposta à crise dos opioides, o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHS) introduziu diretrizes adicionais sob as regras de conformidade HIPAA para garantir uma melhor gestão das informações relacionadas aos opioides. Essas diretrizes permitem que os provedores de saúde tenham mais flexibilidade no sistema de transferência de informações dos pacientes com membros da família, cuidadores e instalações de tratamento em circunstâncias específicas.O objetivo é promover uma melhor coordenação de cuidados para indivíduos que enfrentam a dependência de opioides, ao mesmo tempo que mantém os padrões de privacidade e segurança exigidos pela regra de privacidade de conformidade HIPAA.

Regra de Bloqueio de Informações

A conformidade com a HIPAA está fortemente ligada à Regra de Bloqueio de Informações do Ato 21st Century Cures. O objetivo desta regulamentação é impedir ações que obstruam o uso, troca ou acesso às informações de saúde eletrônicas (EHI).Esta regra proíbe vendedores de TI e fornecedores médicos de tomarem quaisquer medidas que intencionalmente impeçam ou dificultem a troca de informações de saúde. Manter a transparência e a propriedade do paciente sobre seus próprios dados de saúde depende do cumprimento desta diretriz.

Iniciativa do Direito de Acesso do OCR

Para impor as regulamentações de conformidade HIPAA, o Escritório para Direitos Civis (OCR) lançou a Iniciativa do Direito de Acesso, que se concentra especificamente nos direitos dos pacientes de acesso às suas informações de saúde. Este programa assegura que pedidos de prontuários médicos sejam tratados rapidamente pelos profissionais de saúde, sem atrasos desnecessários ou custos excessivos. A exigência de que os provedores de saúde adiram às regras de conformidade HIPAA sobre o acesso aos dados dos pacientes é reforçada pelas multas agressivas do OCR às empresas não conformes.

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