O que é a Conformidade com o HIPAA

Enquanto o mundo físico tornava essa informação disponível para aqueles que prestavam cuidados, na nossa era moderna — todos os dados digitais sobre você podem estar armazenados em um banco de dados em algum lugar do outro lado do planeta — deve haver alguns padrões pelos quais a PHI possa se mover eletronicamente para proteger a privacidade pessoal e garantir a segurança.A Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde (HIPAA) foi estabelecida para garantir a confidencialidade dos registros de saúde, bem como um roteiro para as instalações sobre como os dados são geridos eticamente. O cumprimento das regulamentações da HIPAA não só protege a confidencialidade dos registros médicos, mas também instila um senso de confiança nas mentes dos pacientes e cuidadores.As complexidades do cumprimento das regulamentações HIPAA, incluindo como elas são definidas, o que implicam e as várias leis que se aplicam e regulamentações que as supervisionam, são delineadas neste artigo. Este arquivo define «informações de saúde protegidas», especifica quem precisa seguir as regulamentações HIPAA e descreve os componentes chave de um processo de implementação de política corporativa ativa. As organizações podem melhorar a proteção, evitar possíveis violações e garantir a responsabilidade no cenário regulatório em mudança ao compreender as sutilezas do cumprimento da HIPAA.

Uma Definição de Conformidade HIPAA

Fundamentalmente, a definição de conformidade HIPAA envolve a implementação de uma série de medidas tecnológicas e precauções físicas para proteger a PHI contra violações e acesso indesejado. Isso cobre tudo, desde o uso de sistemas de computador seguros para armazenar e transferir informações de saúde até educar os funcionários sobre procedimentos de privacidade de dados. Estabelecer regras e processos explícitos que especificam como as empresas devem reagir a qualquer violação de dados e proteger os direitos dos pacientes é outro aspecto da conformidade.

Por Que a Conformidade HIPAA É Importante

A adesão à HIPAA impede o uso inadequado, divulgação ou obtenção de informações do paciente e outros dados relacionados à saúde. A HIPAA garante que a PHI esteja segura e protegida, mantendo a confiança do paciente e estando legalmente em conformidade. Além disso, a adesão ajuda as empresas a evitar multas ou consequências administrativas e perda de reputação relacionadas a violações HIPAA. Cumprir os regulamentos HIPAA mostra um compromisso em manter um nível fundamental de privacidade dos pacientes, um fator crítico na prestação de cuidados de saúde.Além do aspecto ético, atende aos requisitos de conformidade com a HIPAA exigidos por lei. O não cumprimento pode resultar em penalidades severas, ações legais e perda de licenças empresariais. Mesmo que as violações de dados estejam se tornando mais comuns, uma forte cultura de adesão é vista como a única maneira de garantir a conformidade com a HIPAA.

O Que É Informação de Saúde Protegida

Qualquer informação em um registro médico que possa ser usada para identificar uma pessoa específica e que foi desenvolvida, utilizada ou divulgada durante serviços médicos como diagnóstico ou tratamento é referida como dados de pacientes confidenciais.A PHI engloba uma variedade de identificadores que vinculam dados de saúde, incluindo registros eletrônicos e físicos, a pessoas específicas. Para proteger a integridade e confidencialidade dos dados do paciente, as regras da PHI de conformidade HIPAA exigem controles rigorosos sobre o manuseio da PHI.

Identificadores de PHI

Informações de Saúde Protegidas (PHI) incluem uma ampla gama de números de identificação que podem ser utilizados para determinar a identidade de um indivíduo, seja direta ou indiretamente. As organizações de saúde devem ser claras sobre o que qualifica como PHI para estar em conformidade com a lei de conformidade HIPAA.Informações sobre a saúde física ou mental passada, presente ou potencial de um indivíduo, serviços médicos prestados ou faturamento para esses mesmos benefícios associados a um funcionário são consideradas PHI. Os identificadores listados abaixo são aqueles especificados pela HIPAA:

• Nomes;
• Localizações geográficas menores que um estado;
• Datas (nascimento, morte, internação);
• Números de telefone;
• Endereços de e-mail;
• Números de registro médico;
• Detalhes da conta de seguro;
• Qualquer outro código ou característica única.

Fornecedores de conformidade HIPAA em saúde e entidades relacionadas devem ser capazes de reconhecer essas identidades. As organizações podem reduzir o risco de violações de dados e permanecer em conformidade com as regras HIPAA gerenciando e protegendo a PHI adequadamente. Práticas administrativas de dados eficazes são cruciais, uma vez que a falha em preservar esses identificadores pode resultar em multas severas e uma queda na confiança dos pacientes.

Quem Precisa Estar em Conformidade com a HIPAA

Qualquer empresa ou cidadão particular que tenha manuseio ou acesso para proteger sua informação de saúde (PHI) é obrigado a aderir à HIPAA. Há duas classificações amplas: «Associados de Negócios» e «Entidades Cobertas».Para proteger os registros de estudantes em todo o ecossistema de saúde, é fundamental definir os tipos de empresas que se enquadram no âmbito regulatório da HIPAA. Para proteger a privacidade, integridade e confidencialidade das informações de registros médicos cobertos, tanto a Regra de Privacidade da HIPAA quanto a Regra de Segurança da HIPAA exigem que todas as organizações nas categorias cumpram as regras.

Entidades Cobertas

Uma entidade coberta é um provedor de serviços de saúde diretos, como clínicas, hospitais, consultórios médicos, farmácias de varejo e planos de saúde. Para garantir a segurança das informações de seus clientes, seguem a Regra de Conformidade HIPAA.Essas organizações devem ter políticas em vigor para armazenar e proteger dados adequadamente e têm a responsabilidade primária de obter o consentimento do paciente antes de compartilhar a PHI. Essas organizações devem seguir as Diretrizes de Conformidade HIPAA.

Associados de Negócios

Frequentemente referido como parceiro de negócios, um associado de negócios é uma parte que fornece serviços de saúde, como TI, análise de dados e faturamento, a um provedor de saúde. Um provedor de saúde coberto deve aderir à HIPAA, pois podem ter detalhes pessoais de pacientes.Os parceiros de negócios também devem assinar acordos exigindo o mesmo grau de segurança de dados e conformidade que as organizações cobertas. Porque uma violação por um associado de negócios pode resultar ainda em multas para uma empresa coberta, é importante cumprir com essa rede expandida de parceiros.

Quais São as Regras e Regulamentos da HIPAA

A Regra de Privacidade da HIPAA é um conjunto de disposições que cobre áreas específicas de aspectos de privacidade e segurança; as três principais regulamentações são a Regra de Notificação de Violação, a Regra de Segurança da HIPAA e a Regra de Privacidade da HIPAA.Essas regras garantem que as empresas usem proteção de dados rigorosa para proteger a PHI contra perigos, acesso ilegal e abuso. As regulamentações fornecem uma estrutura uniforme que especifica os procedimentos para lidar com eventos de segurança e como as organizações de saúde devem proteger os dados dos pacientes.

Regras de Privacidade e Segurança da HIPAA

A base da regulamentação HIPAA são as regras de privacidade e segurança de dados HIPAA, que são projetadas para ajudar a garantir a sobrevivência, exatidão, facilidade de uso e privacidade das informações de dados de saúde atribuíveis individualmente (PHI).As Regras de Privacidade HIPAA são uma parte fundamental de cada organização de saúde e trabalham juntas para garantir que as empresas e seus associados operacionais adiram às melhores práticas de privacidade, confiança e segurança informacional da indústria. O cumprimento dessas regras não apenas previne multas, mas também constrói confiança com os pacientes, tranquilizando-os de que sua PHI está sendo tratada adequadamente.

Regra de Privacidade da HIPAA

A Regra de Privacidade da HIPAA estabelece regras nacionais para proteger a privacidade dos registros médicos eletrônicos e outras informações de saúde pessoalmente identificáveis. A Regra de Privacidade restringe o uso e divulgação da PHI sem o consentimento do paciente. Os pacientes têm vários outros direitos para respeitar a vida pessoal e a privacidade em relação aos seus dados médicos individuais, incluindo a oportunidade de alterá-los, receber cópias dos registros e entender o uso e troca de suas informações pessoais.

Regra de Segurança da HIPAA

A Regra de Segurança da HIPAA, que aborda disposições para preservar a disponibilidade de áreas seguras e protegidas da PHI eletrônica (ePHI), complementa a Regra de Privacidade. A regra exige a aplicação de medidas apropriadas de gestão, tecnológicas e físicas para evitar a exposição a potenciais riscos e vulnerabilidades. A chave para o sucesso das práticas de conformidade HIPAA é seguir os padrões da Regra de Segurança da HIPAA. Acesso limitado, revisões frequentes de dados e criptografias estão entre as precauções.

Análise de Conformidade HIPAA

A identificação de riscos à proteção de informações médicas e a provisão das proteções adequadas são necessárias para uma auditoria de conformidade com a HIPAA. Para se manter legalmente atualizado com as últimas leis e requisitos HIPAA, as organizações devem revisar periodicamente seus sistemas, políticas e práticas. Além disso, as análises garantem que o trabalhador de saúde permaneça auditável e ajudarão a determinar áreas que precisam de melhoria.

Os Sete Elementos de Conformidade Eficaz

Esses sete componentes essenciais compõem um programa de conformidade HIPAA bem-sucedido:

• Colocar em prática regras e procedimentos declarados: A equipe deve ser guiada por uma apresentação clara e concisa para proteger a privacidade dos dados;
• Estabelecer um oficial e comitê de conformidade: Todos os serviços relacionados à conformidade são geridos por uma equipe especializada;
• Fornecer educação e treinamento eficientes: Os funcionários precisam compreender e ser capazes de aplicar os requisitos para conformidade HIPAA;
• Estabelecer rotas de comunicação eficientes: A transparência depende de ter avenidas abertas para relatar problemas;
• Realizar monitoramento e auditorias internas: Auditorias frequentes ajudam a localizar e corrigir fraquezas;
• Usar procedimentos disciplinares amplamente divulgados para impor padrões: Para a conformidade ser eficaz, a responsabilização é necessária.

Resolver as violações assim que são descobertas e tomar medidas corretivas diminui a possibilidade de violações mais graves.Além disso, criar linhas de comunicação eficientes promove uma cultura transparente, permitindo que os funcionários expressem preocupações sem medo de retaliação. Por último, mas não menos importante, impor padrões através de procedimentos disciplinares amplamente divulgados destaca a importância da conformidade em todo o negócio.Demonstre seu compromisso em manter a integridade dos dados do paciente resolvendo rapidamente as violações relatadas, o que eventualmente constrói confiança na comunidade médica.

Salvaguardas Físicas e Técnicas, Políticas e Conformidade HIPAA

As organizações de saúde devem implementar medidas abrangentes que preservem o Acesso, Proteção, Privacidade e Segurança dos Dados das Informações de Saúde Protegidas (PHI) para cumprir a HIPAA. Essas proteções se dividem em três categorias: administrativas, tecnológicas e físicas.Enquanto as regras e procedimentos oferecem uma base para manter a conformidade em todos os níveis da organização, as proteções físicas e técnicas são essenciais para manter a segurança e a proteção da PHI.

Salvaguardas Físicas

Os passos que são projetados para manter a proteção material dos sistemas e instalações onde as PHI são mantidas são chamados de salvaguardas físicas. Isso cobre o controle de acesso e de ponto final, e o descarte adequado de equipamentos que contêm PHI. Exemplos incluem sistemas de vigilância para impedir entradas físicas indesejadas, armários seguros e acesso limitado às instalações.

Salvaguardas Técnicas

As salvaguardas técnicas incluem tecnologias e procedimentos que protegem as ePHI. Para evitar acessos não autorizados, alguns exemplos incluem firewalls, controle de acesso seguro, criptografia, e sistemas de monitoramento. Como ajudam a manter a integridade dos registros de saúde e garantem que apenas indivíduos autorizados possam acessá-los, essas precauções são cruciais para a conformidade com a segurança HIPAA.

Políticas & Procedimentos

O manuseio de PHI pela organização é descrito em guias de políticas e procedimentos. Para garantir que todo membro da equipe esteja ciente de suas obrigações e reflitam mudanças nos padrões de conformidade HIPAA, esses documentos devem ser atualizados regularmente. As políticas definem o que fazer com pedidos de dados, como lidar com eventos de segurança e realizar verificações de conformidade rotineiras.

Quais São os Requisitos de Conformidade HIPAA

Os critérios para conformidade com HIPAA diferem com base no tipo de empresa e como ela lida com PHI. Implementar proteções, realizar avaliações de risco frequentes, educar funcionários, e ter procedimentos para relatar violações são exemplos de necessidades básicas. Todas as empresas cobertas e associadas de negócios devem compreender o que significa conformidade HIPAA e seguir essas diretrizes. Isso garante que as organizações de saúde estejam prontas para reagir prontamente a qualquer possível evento de segurança a qualquer momento.

O Que é uma Violação de HIPAA

Falha de uma entidade organizacional ou negócio em seguir os padrões e procedimentos de prática justa e habitual delineados na Regra de Segurança HIPAA é uma violação de HIPAA. Manuseio e armazenamento impróprios podem resultar na exposição de informações de saúde protegidas (PHI) em acesso, divulgação ou uso indevido de PHI. Tanto eventos intencionais, como invasão deliberada de dados, quanto eventos não intencionais, como erro humano ou falta de segurança, podem resultar em uma violação de HIPAA.

Tipos de Violações de HIPAA

A falha em proteger PHI conforme previsto na Regra de Privacidade de Conformidade HIPAA é uma violação de HIPAA. As violações incluem acesso ilegal, perda de dados, descarte não autorizado de PHI, e falha em conduzir uma revisão de risco de segurança. Uma violação pode ser intencional, como a visualização não autorizada de arquivos médicos, ou não intencional, como informações sendo enviadas para uma parte imprópria.

Penalidades de HIPAA

Com base na gravidade da infração, as violações de HIPAA podem variar de multas a processos criminais. Violações graves podem resultar em multas de até $1,5 milhão anuais, e desrespeito deliberado pode resultar em tempo de prisão. Para responsabilizar as empresas e promover melhor conformidade, multas atualizadas para infrações de HIPAA foram implementadas. Para garantir que as empresas levem a conformidade a sério, essas melhorias incluem regras mais rígidas e multas maiores.

Exemplos da Vida Real de Violações de HIPAA

Vários cenários do mundo real deixam claras as implicações de não cumprir os requisitos de HIPAA. Eles geralmente giram em torno de falhas de segurança de dados causadas por práticas de segurança insuficientes ou erro humano e podem resultar em multas pesadas e danos à reputação. Alguns exemplos de destaque incluem empresas de TI que falham em proteger estoques de informações, hospitais descartando registros inadequadamente, e planos de saúde divulgando PHI por meio de diretórios online.

As Atualizações Mais Recentes de HIPAA

Várias revisões notáveis de conformidade com HIPAA surgiram nos últimos anos com o objetivo de melhorar a segurança e a privacidade das Informações de Saúde Protegidas (PHI) e ajustar-se ao ambiente tecnológico médico em rápida mudança. Essas atualizações cobrem tópicos importantes, incluindo o problema contínuo dos opioides e o uso crescente de serviços de telessaúde e dados eletrônicos de saúde.

Penalidades Atualizadas para Violações de HIPAA

Uma grande mudança na forma como as infrações são tratadas foi trazida por modificações recentes que impõem multas mais severas às empresas que não cumprem os regulamentos de HIPAA. As novas regras destacam a necessidade de seguir os padrões existentes impondo multas muito maiores às empresas por infrações repetidas. Este aumento nas multas é mais do que uma medida punitiva; é uma dissuasão vital contra a negligência e a não conformidade, motivando as organizações de saúde a priorizar a privacidade dos dados dos pacientes.Essa mudança faz parte de uma tendência mundial mais ampla em direção a leis de segurança de dados mais rigorosas, onde as empresas estão sendo mantidas em padrões mais elevados do que antes. Os reguladores estão percebendo a necessidade de medidas mais rigorosas para garantir que dados sensíveis sejam suficientemente protegidos à medida que violações de dados se tornam mais frequentes e complexas. Como resultado, provedores de saúde, seguradoras e parceiros de negócios precisam ser proativos em seus esforços de conformidade implementando salvaguardas robustas e incentivando uma cultura responsável dentro de suas empresas.

Melhor Aplicação e Responsabilidade por Violações

Mais responsabilidade por violações e medidas de imposição mais rigorosas foram implementadas para garantir que as empresas levem a exigência de conformidade com HIPAA a sério. Auditorias mais frequentes e avaliações de empresas de saúde são o resultado de agências reguladoras como o Escritório para Direitos Civis (OCR) intensificarem seus esforços para monitorar a conformidade. Além de encontrar infrações, essas auditorias são destinadas a oferecer recomendações para melhorar os procedimentos de conformidade.Sanções mais rigorosas para não conformidade são um dissuasor potente que força as empresas a fazer da conformidade com HIPAA uma prioridade em suas operações. Dependendo da seriedade e tipo de infração, multas financeiras podem potencialmente atingir milhões de dólares, o que incentiva ainda mais os provedores de saúde e seus parceiros de negócios a estabelecer processos extensivos de conformidade.

Programa de Auditoria Permanente Potencial

Um programa de auditoria permanente pode ser estabelecido pelo Escritório para Direitos Civis (OCR) para avaliar a adesão das empresas às regras HIPAA regularmente. Para garantir que organizações cobertas e parceiros de negócios sigam os critérios estabelecidos para preservar as Informações de Saúde Protegidas (PHI), esse programa proativo visa avaliar minuciosamente seus procedimentos e políticas.O OCR espera encontrar possíveis falhas nos esforços de conformidade — que frequentemente são negligenciadas até que uma violação aconteça — realizando auditorias de rotina. Ao usar essa estratégia, as empresas podem abordar vulnerabilidades antes que resultem em grandes violações de dados ou violações, melhorando a segurança das informações dos pacientes.

Orientação ou Regulamentação Adicional sobre Opioides

Em resposta à crise dos opioides, o Departamento de Saúde e Serviços Humanos (HHS) introduziu orientação adicional sob as regras de conformidade HIPAA para garantir uma melhor gestão das informações relacionadas aos opioides. Essas diretrizes permitem que os provedores de saúde tenham mais flexibilidade no sistema de transferência de informações de pacientes com membros da família, cuidadores, e unidades de tratamento em circunstâncias específicas.O objetivo é promover uma melhor coordenação do cuidado para indivíduos com dificuldades com o vício em opioides, enquanto ainda mantém os padrões de privacidade e segurança exigidos pela regra de privacidade de conformidade com HIPAA.

Regra de Bloqueio de Informações

A conformidade com HIPAA está fortemente ligada à Regra de Bloqueio de Informações do Ato Cures do Século 21. O objetivo desta regulamentação é parar ações que obstruem o uso, intercâmbio ou acesso às informações de saúde eletrônica (EHI).Esta regra proíbe fornecedores de TI e fornecedores médicos de tomarem qualquer medida que intencionalmente impeça ou obstrua o intercâmbio de informações de saúde. Manter a transparência e a propriedade do paciente sobre seus próprios dados de saúde depende do cumprimento desta diretriz.

Iniciativa do Direito de Acesso do OCR

Para aplicar as regulamentações de conformidade HIPAA, o Escritório para Direitos Civis (OCR) lançou a Iniciativa do Direito de Acesso, que foca especificamente nos direitos dos pacientes de acessar suas informações de saúde. Este programa assegura que os pedidos de registros médicos sejam tratados rapidamente por profissionais de saúde, sem atrasos desnecessários ou custos excessivos. A exigência para que fornecedores de saúde adiram às regras de conformidade HIPAA com a maior prioridade sobre o acesso aos dados dos pacientes é reforçada pelas multas agressivas do OCR a empresas não conformes.

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