Jeder kennt das alte Sprichwort: „Menschen werden nicht als gute Führungskräfte geboren, sondern sie werden dazu gemacht“. Ist das wahr und welche Führungsqualitäten muss man besitzen, um ein guter Top-Manager zu sein? Diese Frage versuchten wir zu beantworten, als wir diesen Artikel schrieben. Vielleicht haben wir alle hin und wieder davon geträumt, Führungskräfte und große Bosse zu werden, oder sogar kleine Abteilungsleiter, als wir noch normale Angestellte waren. Natürlich waren wir sicher, dass wir unsere neue Position problemlos meistern würden, da wir uns alle sehnlichst wünschten, schnell die Karriereleiter emporzusteigen. Hat sich einer von uns schon einmal Gedanken darüber gemacht, was uns eigentlich von einer steilen Karriere abhält? Vielleicht besitzen wir nicht die großartigen Führungsfähigkeiten, die gute und erfahrene Direktoren haben sollten.

Mach dir nicht zu viele Sorgen, denn jede Eigenschaft kann gefördert und entwickelt werden. Wenn du eines Tages die Position deines Chefs einnehmen möchtest, musst du Qualitäten entwickeln, die dich zum Erfolg führen. Jetzt werden wir über persönliche und charakterliche Eigenschaften sprechen, die jeder gute Unternehmensführer besitzen sollte.

Selbstvertrauen

Selbstvertrauen ist vielleicht eine der wertvollsten Führungsqualitäten, deren Fehlen es jedem schwer macht, eine Führungsrolle zu übernehmen. Jede erfolgreiche Person strahlt Selbstvertrauen in sich und in den kommenden Tag aus. Diese Art von Mensch macht schnell einen guten Eindruck auf andere. Menschen hören auf selbstbewusste Personen und folgen ihnen. Es ist wichtig, es nicht zu übertreiben. Dein Selbstvertrauen muss durch deine Errungenschaften, dein Wissen und deine Fähigkeiten unterstützt werden. Du kannst nicht selbstbewusst sein, wenn du nichts vorzuweisen hast, denn Menschen, die über die Situation Bescheid wissen, werden deine Täuschung durchschauen. Wenn du ernsthaft eine Beförderung willst, musst du niedrigen Selbstzweifel in deinem Wissen und Handeln überwinden, egal was passiert. Der Sieg auf dem Schlachtfeld und im Bürowettkampf begünstigt mutige und selbstbewusste Menschen!

Ordnungsliebe

Ordnungsliebe ist eine weitere wichtige Führungsfähigkeit, die jeder ideale Chef zeigen sollte. Bevor du den Arbeitsablauf der Mitarbeiter richtig gestalten und organisieren kannst, musst du in der Lage sein, deinen Tag zu organisieren, deinen Zeitplan zu planen und die tägliche Zeit richtig zu nutzen. Wie diszipliniert oder undiszipliniert du bist, kann direkt beeinflussen, wie deine Mitarbeiter arbeiten. Wenn du deinen Tagesablauf nicht planen kannst, wirst du nicht in der Lage sein, ein gesamtes Personal zu führen. Eine organisierte Natur zu haben, ist eine der größten Führungsfähigkeiten. Es beginnt mit Disziplin und Selbstdisziplin. Es ist die Fähigkeit, einen strengen Arbeitsplan zu erstellen und ihn buchstabengetreu einzuhalten. Du musst ordentlich sein und ein Vorbild für deine Mitarbeiter setzen.

Stell dir vor, du hast endlich die gewünschte Chefposition bekommen und bist seit ein paar Jahren verantwortlich für die Dinge. Während du das machst, kommst du auch ständig zu spät zur Arbeit, kommst nach den Mittagspausen zu spät und verbringst ein paar Stunden am Tag damit, mit Freunden und Familie am Telefon zu sprechen. Wie denkst du, werden deine Mitarbeiter reagieren? Ich glaube nicht, dass du nach dem Beobachten einer solchen Unordnung in der Lage sein wirst, Autorität zu bewahren und ein gutes Vorbild für die Mitarbeiter zu sein. Denke daran, wenn du es zur Chefposition geschafft hast, musst du zu einem Inbegriff von Erfolg und effektiver Arbeit werden, ansonsten wird dein Mangel an Selbstdisziplin eine ähnliche Einstellung zur Arbeit unter den Mitarbeitern hervorrufen.

Respektiere die Menschen um dich herum

Sobald man Chef geworden ist und in ein größeres Büro gezogen ist, neigen viele Arbeitnehmer dazu, zu vergessen, dass sie einst normale Arbeiter waren und am unteren Ende der Karriereleiter angefangen haben. Menschen wie sie beginnen meist, ihre Mitarbeiter voreingenommen, arrogant und respektlos zu behandeln. Wenn du ein erstklassiger Führer werden möchtest, solltest du dich nicht auf diese Art von unpassendem Verhalten einlassen. Denke daran, dass du, egal welche Position du derzeit im Unternehmen hast, die Menschen um dich herum mit Respekt behandeln musst, sowohl Kollegen als auch Untergebene. Jedes Mal, wenn du jemanden beleidigen oder einen Mitarbeiter respektlos behandeln möchtest, erinnere dich daran, dass du einmal in ihrer Position warst. Auch du hattest es schwer, als du etwas Neues lernen musstest und sehr unzufrieden warst mit der herablassenden Art, wie dein Chef dich behandelt hat.

Entschlossenheit

Entschlossenheit ist eine Führungsqualität, ohne die du ein Unternehmen nicht richtig führen kannst. Ein Geschäft oder eine kleine Abteilung in einem großen Unternehmen. Wir müssen zugeben, dass es ohne Entschlossenheit sehr schwer ist, im Leben Erfolg zu haben, sowohl für Führungskräfte als auch für normale Menschen. Wenn du wirklich die Spitzenposition erreichen oder sie bereits einnehmen willst, musst du absolut entschlossen sein. Hab keine Angst vor irgendetwas. Lerne, rechtzeitige, wichtige und verantwortungsvolle Entscheidungen selbst zu treffen, ohne die Last mit deinen Mitarbeitern zu teilen.

Fortgeschrittene technische Fähigkeiten

Dies scheint selbsterklärend. Ein Mensch, der auf die höchste Position abzielt, muss mit der Zeit gehen, wissen wie man moderne Technologie, Computerprogramme und verschiedene Apps nutzt. Es wird schwer für dich sein, Mitarbeiter zu führen, wenn du nicht die gleichen Fähigkeiten besitzt wie deine Angestellten. Außerdem musst du deiner Belegschaft einen Schritt voraus sein und ihnen neue Dinge beibringen. Implementiere neue Programme und Arbeitsmethoden, während du technisch versiert bist. Wenn du kein Experte für das bist, was du tust und verwaltest, wirst du nicht respektiert und wirst anfällig für Täuschung. Deshalb musst du, um großartige Führungsfähigkeiten zu haben, fortschrittlich und über alles, was in deinem Unternehmen vorgeht, informiert sein.

Dies sind nicht die einzigen großartigen Führungsfähigkeiten, die ein guter CEO eines Unternehmens besitzen sollte. Der nächste Teil des Artikels wird über andere Charaktereigenschaften berichten, die dich zu einem guten Unternehmensleiter machen oder dir die Position schneller verschaffen. Erfahre mehr über andere Top-Manager-Fähigkeiten im zweiten Teil dieses Artikels: Wichtige Führungsfähigkeiten für Top-Manager. Fortsetzung.

Während sich die Menschen vor 10 Jahren nicht vorstellen konnten, remote zu arbeiten, nutzt heutzutage jedes zweite Unternehmen mindestens einen Remote-Mitarbeiter. Große Konzerne und Unternehmen beschäftigen ganze Teams von Remote-Mitarbeitern, deren Anwesenheit im Büro nicht erforderlich ist. PR-Manager, HR-Experten, Texter, Journalisten, Fotografen, Blogger, Buchhalter gehören zu den Berufen, die für Remote-Arbeit geschaffen oder angepasst wurden und die Liste ist so groß, dass sie endlos erweitert werden kann. Lassen Sie uns stattdessen über Ideen zur richtigen Mitarbeitermotivation sprechen, damit Remote-Mitarbeiter kosteneffektiv und produktiv sein können.

Zunächst scheint es, als sei die Motivation von Mitarbeitern keine leichte Aufgabe, wenn es um Remote-Mitarbeiter geht, da wir in den meisten Fällen von freiheitsliebenden, eigenständigen und etwas launischen Menschen sprechen. Mit unseren Ratschlägen zur Mitarbeitermotivation werden Sie Meister darin, Personal zu motivieren und zu führen, selbst wenn dieses Personal tausend Meilen von Ihrem Büro entfernt arbeitet.

Erster und vermutlich wichtigster Ratschlag: In Kontakt bleiben

Wir leben in einer Zeit von sozialen Netzwerken, Skype-Konferenzen und endloser Geschäftskorrespondenz. Einerseits kann es hart oder zeitaufwendig erscheinen, immer über soziale Netzwerke und verschiedene Messenger erreichbar zu sein oder einmal pro Woche Skype-Anrufe zu führen. Andererseits, wenn Sie immer mit den Remote-Mitarbeitern in Kontakt sind, können diese jederzeit die Fragen stellen, die sie interessieren. Dies ermöglicht es, Fehler zu vermeiden, die zu einem großen finanziellen Verlust für das Unternehmen führen könnten. Verbringen Sie nicht übermäßig viele Stunden mit Anrufen, sondern seien Sie einfach online oder legen Sie eine strikte Zeitspanne fest, in der Sie für Ihre Mitarbeiter erreichbar sind. Zum Beispiel, legen Sie eine Zeit von 13 bis 14 Uhr an Montagen und Mittwochen fest, in der Sie mit einem bestimmten Mitarbeiter sprechen können.

Zweiter, aber nicht weniger wichtiger Ratschlag: Aufgaben klar und präzise formulieren

Zunächst scheint die Funktionsweise der Remote-Arbeit recht einfach: Sie geben einem Mitarbeiter grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen, erklären bestimmte Arbeitsbesonderheiten, geben ihm eine Aufgabe und überwachen, wie diese ausgeführt wird. Doch es scheint, dass die richtige und präzise Formulierung der Aufgabe noch wichtiger ist. Sie sollten nicht davon ausgehen, dass ein Remote-Mitarbeiter, der nicht versteht, was von ihm verlangt wurde, viele Nachfragen stellt. Die meisten Mitarbeiter belasten sich nicht damit und arbeiten basierend auf ihrem eigenen Verständnis. Nicht alle Mitarbeiter wollen ihre Arbeit immer wieder aufs Neue machen, wenn Sie mit der Ausführung einer bestimmten Aufgabe unzufrieden sind. Aus diesem Grund sollte das Management von Remote-Mitarbeitern mit kristallklaren und präzisen Aufgaben verbunden sein. Dies ermöglicht den Aufbau einer fruchtbaren und langfristigen Partnerschaft. Indem Sie alles beim ersten Mal klar erklären, müssen Sie keine kostbare Zeit und Geld verlieren, wenn jemand einen Fehler macht.

Dritter ebenso wichtiger Ratschlag: Boni vergeben

Finanzielle Motivation ist ein Klassiker, aus dem man leider nicht entkommen kann, doch diese bewährte Idee zur Mitarbeitermotivation bleibt bestehen. Jeder freut sich, bezahlt zu werden, und umso mehr über Boni. Deshalb, wenn Sie sehen, dass ein Mitarbeiter seine Arbeit pünktlich erledigt, Initiative zeigt, höflich und fleißig ist und manchmal Überstunden macht, seien Sie nicht geizig und richten Sie ein System kleiner Boni ein oder zahlen Sie vierteljährlich oder halbjährlich große Geldsummen aus. So sind die Mitarbeiter an ihrer Arbeit interessiert und führen sie sowohl sofort als auch gerne aus.

Vierter Ratschlag: Originelle Geschenke

Diese Methode eignet sich nur für Arbeitgeber, die fanatisch und wahrhaftig in ihr Geschäft verliebt sind und jede Person wertschätzen, die daran beteiligt ist. Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter jahrelang kennen und er seine Arbeit gewissenhaft ausführt, verdient er es, mit Respekt und sogar Freundlichkeit behandelt zu werden. Deshalb können Sie die Mitarbeitermotivation mit originellen, interessanten Geschenken verbessern. Zum Beispiel, wenn Sie einen Mitarbeiter lange kennen und wissen, dass er ein großer Hockeyfan ist, können Sie Hockeyspielkarten für seinen Geburtstag oder als Geschenk am Ende eines Quartals kaufen. Wenn bei Ihnen eine verheiratete Frau arbeitet, die zu viel Zeit mit Ihren Projekten verbringt, schenken Sie ihr zwei Kino- oder Theaterkarten, damit sie einen schönen Abend mit ihrem Ehemann verbringen kann. Auch wenn Remote-Mitarbeiter weit entfernt sind, sind sie dennoch ein wesentlicher Bestandteil Ihres Teams und sollten nicht mit Vorurteilen behandelt oder anders motiviert werden, als Sie es mit regulären Büroangestellten machen würden.

Fünfter wesentlicher Ratschlag: Vertrauen

Ein erfahrener CEO muss sicherlich in das Management von Remote-Mitarbeitern involviert sein und die Dinge im Auge behalten, sollte aber das Vertrauen nicht vergessen. Natürlich, wenn Sie noch nie zuvor Remote-Mitarbeiter eingestellt haben, werden Sie es schwer finden, sich an bestimmte Aspekte dieses Prozesses anzupassen oder zu lernen, den Mitarbeitern zu vertrauen und ihnen Befugnisse zu erteilen. Bei der Verwaltung von Remote-Mitarbeitern können Sie nicht jede Bewegung überwachen, wie viel Zeit sie hinter ihren PCs verbringen, wie oft sie die Küche besuchen oder sich mit Telefonaten ablenken; Sie müssen dennoch lernen, ihnen zu vertrauen. Wenn Sie einen Mitarbeiter für Remote-Arbeiten einstellen, müssen Sie herausfinden, wie verantwortungsbewusst, zielstrebig, qualifiziert und fähig derjenige ist, Prioritäten richtig zu setzen. Erfahrene Spitzenmanager werden einen Faulpelz leicht erkennen oder einen fleißigen Experten zu ihrem Team hinzufügen.

Sechster Ratschlag: Fristen setzen

Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe geben, ist es wichtig, eine Frist festzulegen und ihn über die Konsequenzen zu informieren, die entstehen, wenn er die Bedingungen zur Abgabe seiner Arbeit nicht einhält. Sollten Sie keine Fristen festlegen, wird ein Mitarbeiter anfangen, fauler zu werden und seinen eigenen Interessen nachzugehen, anstatt sich mit den anstehenden Aufgaben zu befassen. Ergebnis ist, dass die Arbeit in letzter Minute und eher nachlässig erledigt wird.

Siebter Ratschlag: Gute Einstellung

Leider ist es ziemlich schwer, einen Job zu finden, bei dem man geschätzt, respektiert wird und seine Meinung gehört wird. Deshalb ist heutzutage eine gute Einstellung gegenüber Mitarbeitern Gold wert. Viele Menschen tauschen ihr Büro gegen Remote-Arbeit, da sie der schamlosen Ausbeutung durch ihre Arbeitgeber und des zänkischen Kollektivs, das sich mehr wie ein Schlangennest anfühlt, müde sind. Geschäftsführer, die Remote-Mitarbeiter beschäftigen, müssen versuchen, sie mit Respekt zu behandeln. Fragen Sie sie, wie ihr Tag war, ob alles in ihren Familien in Ordnung ist, welches Wetter in ihren Ländern und Städten herrscht. Es ist wichtig, diese Gespräche nicht zu aufdringlich oder zu vertraut zu führen.

Freunde, wir hoffen, dass Sie diese Tipps nützlich finden, um mit Remote-Mitarbeitern zu arbeiten und so helfen, dauerhafte und produktive Beziehungen mit ihnen aufzubauen. Denken Sie daran, dass Sie dafür verantwortlich sind, wie gut der Arbeitsprozess in Ihrem Unternehmen organisiert ist. Nur die erfahrensten, talentiertesten, zielstrebigsten und fortschrittlichsten Arbeitgeber werden ihre Unternehmen an die Spitze führen.

Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern sind die Grundlage für die Bildung eines Mikroklimas in jeder Organisation. Viele Geschäftsführer versäumen es, die Prinzipien einer effektiven Mitarbeiterkommunikation zu lernen und glauben, dass sie von Natur aus über effektive Kommunikationsfähigkeiten verfügen. Vergessen wir nicht, dass wir in sich ständig verändernden und dynamischen Zeiten leben. Der moderne Arbeitsmarkt ist voller selbstbewusster und wettbewerbsfähiger Vertreter verschiedener Berufe. Früher wurde erwartet, dass Mitarbeiter unprovozierte Aggressionen, Vorurteile, Strafen und Tadel schweigend hinnehmen. Heutzutage tragen sich selbst nicht die qualifiziertesten Arbeiter mit Respekt und wechseln spontan den Job, ohne die Angst, auf dem Arbeitsmarkt unerwünscht zu sein. Viele erfahrene Arbeitgeber wissen, wie schwer es ist, qualifizierte, ehrliche und loyale Mitarbeiter zu finden. Deshalb spielt fein abgestimmte organisatorische Kommunikation eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen. Um ein Unternehmen wie ein Uhrwerk funktionieren zu lassen, müssen sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber Kompromisse eingehen und jedes gesprochene und gehörte Wort sorgfältig abwägen, wobei ein gewisses Maß an Höflichkeit gewahrt bleibt. Lassen Sie uns versuchen, die richtigen Wege der Kommunikation mit Mitarbeitern herauszufinden und die Maßnahmen zu identifizieren, die ergriffen werden sollten, um Ihr Team zur effektivsten Arbeitskraft zu machen, die Sie jemals das Vergnügen hatten, zu führen.

Am häufigsten verwendete Techniken der internen Kommunikation

Ein Unternehmen zu leiten ist nicht die einfachste Aufgabe. Finanzielle Haftung und die Mitarbeiter selbst gehören zu Ihren Verantwortungsbereichen. Ein Top-Manager eines Unternehmens muss weise, flexibel sein, ständig seine Entscheidungen abwägen und die richtigen Wege der Machtdelegation kennen. Es gibt eine Vielzahl von Seminaren, Webinaren und Schulungen zum Teammanagement, in denen Sie das erforderliche Wissen und die notwendigen Fähigkeiten erwerben können. Jeder selbstbewusste Arbeitgeber sollte mindestens eines dieser Seminare besuchen, um mit den neuesten Trends in der Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern Schritt zu halten. Sie müssen auch an Ihrem eigenen Stil des Mitarbeitermanagements arbeiten.

In der Regel gibt es mehrere Techniken der internen Kommunikation, die bei verschiedenen professionellen Schulungsseminaren besprochen werden:

• Autoritär. Alle wichtigen Entscheidungen werden ausschließlich vom Arbeitgeber getroffen. Sie setzen eine strenge systematische Kontrolle über die Ausführung aller Aufgaben durch. In diesem Management werden alle Initiativen und die Individualität stark unterdrückt.

• Anarchistisch. Der Arbeitgeber versucht, sich so weit wie möglich aus dem täglichen Geschäft des Unternehmens und der Mitarbeiterarbeit herauszuhalten, lässt die Dinge völlig laufen, während er alle Verantwortung für die Ergebnisse aufgegeben hat.

• Demokratisch. Ein Arbeitgeber zielt darauf ab, die Rolle der Mitarbeiter in der Entscheidungsfindung zu erhöhen, gibt ihnen die Möglichkeit, ihre Meinungen zu äußern und eigenständig Entscheidungen von sekundärer Bedeutung zu treffen. Darüber hinaus werden alle neuen Lösungen, kollektiven Ziele und Unternehmensziele regelmäßig diskutiert, wobei jeder Mitarbeiter das Recht auf Abstimmung hat.

Darüber hinaus können Arbeitgeber gemeinsame Kreativität im Mitarbeitermanagement verwenden. Der Kern dieses Stils liegt darin, positive Ergebnisse, festgelegte Ziele und Aufgaben durch kombinierte Bemühungen von Mitarbeitern und Arbeitgeber zu erreichen.

Jede dieser Methoden ist auf ihre Weise gut und unter bestimmten Umständen angemessen. Der autoritäre Ansatz liefert aufgrund der ständigen Kontrolle einigermaßen anständige Ergebnisse, kann jedoch nur in kritischen Situationen eingesetzt werden. Die demokratische Methode kann implementiert werden, wenn die Unternehmensführung hochintelligent und gut in Managementfähigkeiten ist. Ohne diese ist es praktisch unmöglich, ein gutes Ergebnis aus der demokratischen Technik der internen Kommunikation zu erzielen.

Ein erfahrener Unternehmensinhaber muss über ein gewisses Maß an Voraussicht verfügen. Vor allem muss er das Verhalten und die Charaktereigenschaften aller Teammitglieder analysieren, das Potenzial aller Mitarbeiter bestimmen und die Möglichkeit des Auftretens verschiedener Situationen vorausgesehen. Alle diese Faktoren müssen berücksichtigt werden, wenn man nach dem richtigen Stil der organisatorischen Kommunikation sucht.

Feedback ist eine wertvolle Fähigkeit in der Kommunikation mit Mitarbeitern

Die Fähigkeit, ein richtiges Feedback einzurichten, gilt seit einiger Zeit als eine der wichtigsten Kommunikationsfähigkeiten, die für eine effektive Mitarbeiterkommunikation unter Unternehmensleitern erforderlich sind. Selbst die jungen und erfahrenen Geschäftsführer müssen in der Lage sein, mit Mitarbeitern zu sprechen, Unklarheiten zu klären, Lob oder auf Verbesserungsmöglichkeiten hinzuweisen, die Autorität richtig zu delegieren und Ratschläge zu verschiedenen Aufgaben zu geben. Die Kommunikation mit Mitarbeitern sollte für den Geschäftsführer kein Problem darstellen. Ein Unternehmensleiter muss in der Lage sein, Kontakt mit allen Mitarbeitern aufzunehmen, selbst mit den unruhigsten und launischsten, da richtiges Feedback die Grundlage einer beiderseitig vorteilhaften Kommunikation ist. Zunächst scheint es, dass es das Einfachste ist, einen Mitarbeiter einzuberufen, um die Themen zu besprechen, mit denen man ein Problem hat. Es stellt sich heraus, dass es gar nicht so einfach ist. Die Mehrheit der psychologischen und soziologischen Forschung, die von Hunderten von Unternehmen weltweit durchgeführt wurde, hat gezeigt, dass Feedback der problematischste Teil der Beziehungen zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber ist. Viele Mitarbeiter sind während eines schlecht geführten persönlichen Gesprächs mit ihren Vorgesetzten gestresst und aufgrund der fehlenden Etablierung eines geeigneten Rückmeldesystems. Sie haben Angst, ihre Meinung zu äußern, fühlen sich unterbewertet, wertlos und gedemütigt. Ein nicht vorhandenes oder schlecht aufgebautes Rückmeldesystem desorientiert die Mitarbeiter in der Organisation und verringert ihren Wunsch, das gemeinsame Ziel zu verfolgen. Ein talentierter und weiser Geschäftsführer muss verstehen, dass Rückmeldungen ein gutes Instrument sind, das es erlaubt:

• Das Verhalten eines Mitarbeiters im Team zu korrigieren

• Einen Mitarbeiter auf Wachstum und Entwicklung in einer bestimmten Abteilung auszurichten

• Dankbarkeit auszudrücken und die Bedeutung eines Mitarbeiters zu unterstreichen

• Mitarbeiter zu neuen Erfolgen zu motivieren

• Den Grund für das Fehlverhalten eines Mitarbeiters zu ermitteln

Werfen wir nun einen Blick auf einige der internen Kommunikationstechniken, die Ihnen helfen, ein richtiges Rückmeldesystem aufzubauen. Wenn Sie ihnen folgen, werden Sie in der Lage sein, leicht mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren.

Regel N1: Seien Sie präzise mit den Zielen

Bevor Sie ein Treffen mit einem Mitarbeiter haben, verstehen Sie, welches Ziel Sie verfolgen und notieren Sie es auf einem Blatt Papier. Fragen Sie sich: „Was möchte ich mit diesem Treffen erreichen?“ Auf diese Weise wird das Gespräch viel einfacher.

Regel N2: Haben Sie Zeit und Ort für Gespräche

Es ist wichtig, dass Sie nur die kürzlich eingetretenen Ereignisse besprechen, wenn Sie mit dem Mitarbeiter sprechen. Die beste Praxis ist es, einen Mitarbeiter zu kontaktieren und ein Ereignis zu besprechen, das ihm kürzlich passiert ist. Es hat keinen Sinn, die Zeit zu erwähnen, als er vor 3 Jahren zu spät zur Arbeit kam, wenn er in der letzten Woche zu spät gekommen ist. Wenn Sie gesehen haben, dass einige Mitarbeiter gestern oder vor ein paar Tagen Probleme mit dem Projekt hatten, ist es an der Zeit, dieses Problem zu besprechen und einige Ratschläge zu geben.

Regel N3: Beteiligen Sie Mitarbeiter an Diskussionen

Alle Mitarbeiter in allen Unternehmen möchten gebraucht, wichtig und gehört werden. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Meinung äußern. Erstens ist es eine gute Möglichkeit, die Unabhängigkeit der Mitarbeiter zu fördern und Verantwortung für die Entscheidungen zu übernehmen, die während der Diskussion getroffen werden. Zweitens können Sie sich durch das Verweigern des Rechts der Mitarbeiter auf Meinungsäußerung nützliche Informationen vorenthalten und sich selbst in eine unangenehme Lage bringen. Sie können auch das wahre Potenzial eines bestimmten Mitarbeiters entdecken, ein paar gute Ideen gewinnen und sogar neue Erfahrungen sammeln.

Regel N4: Lob in der Öffentlichkeit, Kritik im Privaten

Dies ist eine sehr wichtige Regel! Es gibt viele Gründe dafür. Öffentliche Kritik demütigt und demotiviert Mitarbeiter zutiefst. Es kann keine ordentliche Kommunikation geben, wenn der Leiter eines Unternehmens es sich erlaubt, Mitarbeiter öffentlich mit einem Hauch von Spott zu kritisieren. Verstehen Sie, dass wenn Sie dies bei einigen Mitarbeitern tun, werden Sie es auch bei anderen tun, was Sie sofort in deren Ungnade fallen lässt. Lob sollte aufrichtig ausgesprochen werden, ob in der Öffentlichkeit oder im Privaten.

Regel N5: Ereignisse und Aktionen besprechen

Es ist unter keinen Umständen in Ordnung, persönlich zu werden und Menschen Etiketten aufzudrücken. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern sowohl privat als auch in der Gruppe nur über Ereignisse und Handlungen, nicht über die Mitarbeiter. Es ist wirklich einfach, Menschen zu etikettieren oder zu beleidigen, aber es kann Monate oder Jahre dauern, um die Teamkommunikation wiederherzustellen.

Die Art, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und welchen Kommunikationsstil Sie verwenden, hängt ganz von Ihnen ab. Sie können unsere Ratschläge ignorieren und es versäumen, Feedback mit den Mitarbeitern zu etablieren, aber auf diese Weise wird Ihre Karriere von kurzer Dauer sein. Als Geschäftsführer sollten Sie eine einfache Sache verstehen: Sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter müssen sich darauf konzentrieren, gemeinsame Ziele und Aufgaben zu erreichen sowie die Teamatmosphäre so angenehm wie möglich zu gestalten. Viel Glück, liebe Arbeitgeber. Geben Sie nicht auf, Ihre Fähigkeiten zu verbessern, und Sie werden alles erreichen!

Ein Unternehmen kann sich nicht entwickeln und profitabler werden, indem es sein Schicksal in alte Geschäftsmodelle und Praktiken investiert. Sein Management muss mit neuen Konzepten experimentieren, um sich an den sich ständig verändernden Markt anzupassen. Produkte und Dienstleistungen können dann auf Grundlage dieser Ideen entwickelt werden. Klingt einfach genug, aber die Realität ist weitaus komplexer. Eine Sache ist, eine Idee zu entwickeln, aber eine ganz andere, ein Projekt darum herum zu gestalten.

Dinge können außer Kontrolle geraten, sodass nur ein Drittel aller Projekte den Produktionszyklus zeitgerecht und im Rahmen des Budgets überstehen. Dies geschieht aufgrund von Fehlern unerfahrener Projektmanager. Wir bieten Ihnen 5 häufige Managementprobleme, die aus der Vernachlässigung bestimmter Bereiche der Projektplanung entstehen. Nachdem Sie diese überwunden haben, werden Sie in der Lage sein, Projekte effektiv zu managen.

Das Versäumnis, das Projektziel zu definieren, ist der größte Fehler, den Manager machen

Laut mehreren Forschungspapieren des American Project Management Institute scheitert ein Drittel der Projekte, weil die Entwickler kein klares Bild haben. Es ist eines der häufigsten Managementprobleme. Daher ist es entscheidend, ein Bild davon zu haben, was Sie erreichen wollen, wie es dem Unternehmen nützt und warum Kunden es nutzen möchten. Andernfalls wird jede weitere Arbeit sinnlos.

Nehmen wir als Beispiel ein kleines Unternehmen für mobile Apps, das in den Markt für mobile Videospiele mit einem Puzzlespiel expandieren möchte. In diesem Fall würden die Entwickler wahrscheinlich folgende Dinge diskutieren:

• Was sind unsere Zielaltersgruppen?

• Sollten wir ein 2D- oder 3D-Spiel machen?

• Wie viele Entwickler benötigen wir, um an verschiedenen Aspekten des Spiels zu arbeiten, z.B. Mechanik, Level-Design, Konzeptkunst, Sounddesign usw.?

• Welche Art von Spiele-Engine sollten wir verwenden und haben wir genug Geld, um sie zu lizenzieren?

• Wie viel wird das Spiel den Kunden kosten?

• Wie viel von unserem Gewinn wird an das Unternehmen gehen, das die Engine hergestellt hat?

Alle diese Fragen müssen während der ersten und nachfolgenden Unternehmensbesprechungen diskutiert werden. Manager und Mitarbeiter sollten sich auf den besten Weg einigen, um Projektziele zu erreichen, und den geschätzten Zeitraum, der benötigt wird, um dies zu verwirklichen.

Top Fehler, die Manager machen – fehlende Anforderungen

Wenn Sie ein Projekt planen, ist es wichtig zu verstehen, wie das Endergebnis aussehen wird. Das ist einer der größten Fehler, die Manager machen. Manager sind dafür verantwortlich, eine Liste von Anforderungen für das Projekt zu erstellen und sie den Mitarbeitern zu übermitteln. Die Liste sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Die Anzahl der Mitarbeiter, die für verschiedene Phasen der Projektentwicklung erforderlich sind

• Kriterien zur Bewertung der Qualität des Projekts und seiner Komponenten

• Die Prinzipien der Arbeitsaufteilung unter den Arbeitern

• Der Projektzeitplan

• Die Liste der Ziele, die das Projekt für das Unternehmen erreichen wird

• Wie oft das Projekt geändert wird

• Anfängliche Budgetgröße

Diese Liste enthält auch das endgültige Produkt, das entwickelt wird. Im Falle eines mobilen Videospiels können dies Konzeptkunstwerke, Audio-Samples, Code für verschiedene Elemente des Spiels umfassen, zum Beispiel Mechaniken, Physik, visuelle Effekte, Animationen usw. Jedes Element muss ein ungefähres Veröffentlichungsdatum enthalten.

Schätzungen zu erstellen ist ein weiterer häufiger Fehler, den Manager machen

Deadlines sind eines der häufigen Managementprobleme, die während der Projektentwicklung auftreten. Ein guter Manager muss den Kontakt zu seinem Team halten und nach Fortschrittsberichten innerhalb jedes Teams fragen. Erfüllen sie ihre Deadlines oder benötigen sie mehr Zeit, um alles richtig zu machen?

Unerwartete Dinge können auftreten und das ganze Projekt muss verschoben werden. Wenn Sie es versäumen, die notwendigen Berechnungen anzustellen, laufen Sie Gefahr, die Fristen ständig zu verschieben. Um zukünftige Probleme zu vermeiden, ist es am besten, jeden Mitarbeiter zu treffen und seine Arbeit in der Zeit zu bewerten.

Das Vernachlässigen von Risiken ist ein häufiges Managementproblem

In der Theorie würden all Ihre Pläne jedes Mal sicher aufgehen, aber in Wirklichkeit kann jedes Projekt Verzögerungen, verpasste Fristen, kranke Mitarbeiter und andere unglückliche Ereignisse erfahren. Ein ordentliches Risikomanagement-Programm reduziert das Potenzial für ein Projektversagen fast um die Hälfte. Dieser Prozess ist nicht so schwer durchzuführen, erfordert jedoch die Auflistung vieler Faktoren, die bei der Arbeit an einem bestimmten Projekt schiefgehen könnten. Ihre Liste der Risiken sollte solche Ereignisse beinhalten wie:

• Versäumnis, Deadlines einzuhalten

• Arbeiten an zusätzlichen Funktionen außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs

• Änderungen des Projektumfangs. Änderungen in Zielen, Lieferungen, Aufgaben, Kosten und Fristen

Die Aufgabe eines Projektmanagers liegt in der Risikobewertung und der Feststellung ihrer Auswirkungen auf das Projekt. Beispielsweise können Sie sicherstellen, dass ein stellvertretender Projektmanager ernannt wird, der in der Lage ist, den Projektleiter zu ersetzen und in dessen Abwesenheit weiter zu arbeiten. Sie können auch technische Schwierigkeiten erfahren, wie eine plötzliche Änderung in genutzter Hardware oder Software, die das Einstellen zusätzlicher Mitarbeiter erfordern könnte. Ein Notfallplan muss alle Möglichkeiten von Dingen umfassen, die bei dem Projekt schiefgehen können.

Fehler, die von Managern gemacht werden – ein starrer Zeitplan

Es gibt keinen besseren Weg, um einen stetigen Arbeitsfluss sicherzustellen, als durch die Planung Ihres Teams. Der Zeitplan muss klare Informationen über Arbeitsbelastung und Fristen bereitstellen. Alle Zeitpläne sollten einige Flexibilität in Fällen von unvorhergesehenen Umständen zulassen. Wenn jemand, der an einem Projekt arbeitet, aus Krankheits-, Familien-, Verletzungs- oder sonstigen Gründen eine Pause einlegen muss, kann er dies in vernünftigem Rahmen tun. In diesem Fall muss jemand zur Verfügung stehen, um sie zu ersetzen, damit das Tempo der Projektentwicklung beibehalten werden kann.

Es ist wichtig, Ihren Teammitgliedern die gleiche Flexibilität zu geben, wenn sie neue Ideen für Projektmanager vorschlagen, die dem Projekt insgesamt zugutekommen werden. Derzeit gibt es eine Vielzahl an Lösungen, die das Projektmanagement erleichtern. Dazu gehören Social Shared, Wrike, Slack, Procore und viele andere.

Wir leben in einer schnelllebigen Welt, in der das Gleichgewicht zwischen Arbeit, Verantwortungen und Privatleben oft überwältigend wirkt. Mit endlosen Aufgaben und engen Fristen ist effektives Zeitmanagement zu einer entscheidenden Fähigkeit geworden. Selbst historische Persönlichkeiten wie Julius Caesar verstanden den Wert von effizientem Zeitmanagement – er nutzte jede verfügbare Minute weise. Während er Gladiatorenkämpfe aus politischen Gründen besuchte, ließ er keine ungenutzte Zeit verstreichen, sondern erteilte stattdessen Befehle und beantwortete offizielle Briefe. Das Beherrschen des Zeitmanagements ermöglicht es uns, produktiv zu bleiben, Stress zu reduzieren und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Lassen Sie uns 17 bewährte Tipps zum Zeitmanagement erkunden, die Ihnen helfen, organisiert und in Kontrolle zu bleiben.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist der Prozess der Planung und Organisation, wie man die eigene Zeit effizient zwischen verschiedenen Aufgaben aufteilt. Es hilft Ihnen, produktiv zu bleiben, Fristen einzuhalten und Arbeit mit dem Privatleben in Einklang zu bringen. Gutes Zeitmanagement stellt sicher, dass Sie sich auf wichtige Aktivitäten konzentrieren, anstatt ständig auf dringende, aber weniger bedeutende Aufgaben zu reagieren. Egal, ob Sie ein Unternehmen führen, ein Team leiten oder an persönlichen Projekten arbeiten, die Fähigkeit, Zeit effektiv zu managen, ist eine Schlüsselkompetenz für Erfolg.

Nun lassen Sie uns 15 Tipps zum Zeitmanagement erkunden, die Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Liste von 17 Tipps für effektives Zeitmanagement

1. Wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen

Bevor Sie das Zeitmanagement verbessern, ist es wichtig zu analysieren, wie Ihre Zeit derzeit verbracht wird. Ohne ein klares Bild davon, wohin Ihre Stunden gehen, wird es schwierig, sie zu optimieren.

Hier ist, wie Sie anfangen können:

• Verfolgen Sie Ihre Aktivitäten – Verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App oder führen Sie ein Protokoll der Aufgaben für einige Tage. Notieren Sie alles, was Sie tun, von Arbeitsprojekten bis zu Pausen und persönlichen Ablenkungen.
• Identifizieren Sie Muster – Analysieren Sie nach der Verfolgung die Trends. Verbringen Sie zu viel Zeit mit E-Mails? Nehmen Meetings den größten Teil Ihres Tages ein?
• Bewerten Sie Produktivitätslevels – Einige Aufgaben sind wesentlich, während andere unnötig sind. Eliminieren Sie Aktivitäten mit niedriger Priorität, die nicht zu Ihren Zielen beitragen.

Durch das Verständnis, wie Sie derzeit Zeit managen, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, wie Sie die Effizienz verbessern.

2. Ziele richtig setzen

Ohne Ziele wird das Zeitmanagement richtungslos. Klare Ziele zu setzen hilft, Arbeit zu priorisieren, die Motivation zu erhöhen und Fortschritte zu messen.

a) SMART-Ziele setzen

SMART-Ziele sind:

• Spezifisch – Definieren Sie genau, was Sie erreichen möchten.
• Messbar – Legen Sie Kriterien fest, um den Fortschritt zu verfolgen.
• Erreichbar – Stellen Sie sicher, dass das Ziel realistisch ist, basierend auf Zeit und Ressourcen.
• Relevant – Ziele sollten mit breiteren Zielen übereinstimmen.
• Zeitgebunden – Setzen Sie eine Frist, um Dringlichkeit zu wahren.

Beispiel: Anstatt zu sagen, “Ich möchte produktiver sein,” formulieren Sie es um: „Ich werde drei Berichte pro Woche abschließen, indem ich jeden Morgen fokussierte Arbeitssitzungen durchführe.“

b) Fristen festlegen

Selbst wenn Aufgaben keine äußeren Fristen haben, sorgt die Erstellung selbst auferlegter Fristen dafür, dass die Arbeit strukturiert bleibt. Fristen verhindern Prokrastination und helfen Ihnen, verantwortlich zu bleiben.

• Teilen Sie größere Ziele in Meilensteine – Anstatt zu versuchen, ein großes Projekt auf einmal abzuschließen, teilen Sie es in kleinere Fristen auf.
• Verwenden Sie Zeitblöcke – Weisen Sie bestimmten Aufgaben spezielle Zeitfenster zu, um Ablenkungen zu vermeiden.
• Erstellen Sie Pufferzeit – Unerwartete Probleme können auftreten, also lassen Sie zusätzliche Zeit für Überarbeitungen oder Verzögerungen.

Zielsetzungen geben dem Zeitmanagement Struktur und erleichtern es, auf Kurs zu bleiben.

3. Einen Plan machen: Strategien zur effektiven Priorisierung von Aufgaben

Effektives Zeitmanagement erfordert eine strategische Priorisierung von Aufgaben. Einfach nur Aufgaben aufzulisten, ohne Dringlichkeit oder Wichtigkeit zu berücksichtigen, kann zu Ineffizienz führen.

a) Erstellen Sie eine Prioritätenliste anstelle einer To-Do-Liste

Eine einfache To-Do-Liste fehlt es an Struktur. Verwenden Sie stattdessen die Eisenhower-Matrix, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert:

• Dringend & Wichtig – Diese sofort erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend – Diese für später planen.
• Dringend, aber nicht wichtig – Diese Aufgaben delegieren.
• Weder dringend noch wichtig – Diese eliminieren oder minimieren.

Diese Methode stellt sicher, dass kritische Aufgaben priorisiert werden, während nicht notwendige Aufgaben keine wertvolle Zeit beanspruchen.

b) Planen Sie im Voraus am Ende jedes Tages

Nehmen Sie sich 5–10 Minuten am Ende des Arbeitstages Zeit, um den nächsten vorzubereiten. Dies spart morgens Zeit und verhindert verschwendete Anstrengungen.

• Überprüfen Sie erledigte Aufgaben.
• Identifizieren Sie ausstehende Arbeiten.
• Setzen Sie Prioritäten für den nächsten Tag.

Diese Gewohnheit sorgt jeden Morgen für einen reibungslosen Start.

c) Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Automatisierung reduziert manuelle Arbeit und schafft Zeit für wertvollere Aktivitäten. Erwägen Sie die Automatisierung von:

• E-Mail-Antworten – Verwenden Sie Vorlagen für häufige Anfragen.
• Planung – Richten Sie automatische Erinnerungen für Meetings ein.
• Dateneingabe – Nutzen Sie Software, um wiederkehrende Aufgaben zu rationalisieren.

Automatisierung ist eine leistungsstarke Lösung für das Zeitmanagement, die die Effizienz steigert.

d) Zerlege jede Aufgabe in kleine Teile

Große Aufgaben können überwältigend wirken und zu Aufschieben führen. Sie in kleinere, umsetzbare Schritte zu zerlegen, macht sie handhabbarer.

Zum Beispiel: Statt „Projekt abschließen“ zu schreiben, unterteile es in:

1. Informationen recherchieren
2. Hauptpunkte skizzieren
3. Inhalte entwerfen
4. Bearbeiten und abschließen

Kleine Schritte schaffen Dynamik und machen Fortschritte sichtbar.

e) Entfernen Sie nicht wesentliche Aufgaben/Aktivitäten

Zeitintensive, aber geringwertige Aktivitäten verringern die Produktivität. Identifizieren Sie Aufgaben, die nicht zu Ihren Zielen beitragen, und entfernen Sie sie aus Ihrem Zeitplan.

• Unnötige Meetings reduzieren.
• Einschränken des Scrollens in sozialen Medien.
• Unstrukturierte Arbeitssitzungen vermeiden.

Der Fokus nur auf Aufgaben mit hoher Wirkung verbessert die Zeiteffizienz.

f) Erledigen Sie die schwierigste Aufgabe zuerst

Auch bekannt als die „Eat That Frog“-Methode, beinhaltet dieser Ansatz, mit der schwierigsten oder wichtigsten Aufgabe zu beginnen.

• Herausfordernde Aufgaben erfordern mehr geistige Energie – diese früh zu erledigen, gewährleistet höchste Konzentration.
• Sobald eine schwierige Aufgabe abgeschlossen ist, wirkt andere Arbeit einfacher.
• Die Reduzierung der mentalen Belastung am Morgen steigert die Produktivität den ganzen Tag über.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die schwierigste Arbeit zuerst anzugehen.

g) Arbeiten Sie an schnellen Aufgaben zwischen Meetings oder Fokussierungszeiten

Kurze Pausen zwischen Besprechungen oder Arbeitssitzungen können für kleine, aber notwendige Aufgaben genutzt werden, wie zum Beispiel:

• Schnelle E-Mails beantworten.
• Dateien organisieren.
• Notizen für anstehende Arbeiten vorbereiten.

Diese Methode stellt sicher, dass Ausfallzeiten effizient genutzt werden.

h) Ähnliche Aufgaben im Batch-Verfahren abarbeiten

Ein Hin- und Herspringen zwischen nicht zusammenhängenden Aufgaben verringert die Effizienz aufgrund der mentalen Umschaltkosten. Stattdessen sollten ähnliche Aufgaben zusammen im Batch-Verfahren verarbeitet werden:

• Antworten Sie zu festgelegten Zeiten auf E-Mails, statt sie ständig zu prüfen.
• Planen Sie alle Anrufe in einem einzigen Block.
• Gruppieren Sie verwandte Aufgaben (z. B. Inhaltserstellung und Recherche) zusammen.

Diese Technik verbessert den Fokus und den Arbeitsablauf.

i) Aufgaben delegieren

Wenn eine Aufgabe nicht Ihre direkte Beteiligung erfordert, sollten Sie sie jemand anderem übertragen. Delegation ermöglicht es Ihnen, sich auf höher priorisierte Arbeiten zu konzentrieren, während alles erledigt wird.

Effektive Delegation beinhaltet:

• Aufgaben entsprechend der Kompetenzstufe zuweisen.
• Klare Anweisungen geben.
• Fristen zur Verantwortlichkeit festlegen.

Delegation ist eine der besten Zeitmanagementstrategien zur Verbesserung der Effizienz.

j) Überprüfen Sie Ihre Aufgaben

Regelmäßige Überprüfung, wie die Zeit genutzt wird, hilft dabei, die Produktivitätsgewohnheiten zu verfeinern. Fragen Sie sich:

• Brauchen bestimmte Aufgaben länger als erwartet?
• Gibt es Muster von verschwendeter Zeit?
• Kann irgendetwas verbessert oder eliminiert werden?

Eine Aufgabenprüfung hilft, Tagespläne zu optimieren.

k) Halten Sie sich an einen täglichen Zeitplan

Eine strukturierte Routine schafft Konsistenz und macht es einfacher, die Zeit effektiv zu verwalten.

Tipps zum Einhalten eines täglichen Zeitplans:

• Feste Arbeitszeiten festlegen.
• Zeit für Pausen einplanen.
• Einer strukturierten Aufgabenfolge folgen.

Konsistenz ist der Schlüssel zu effektivem Zeitmanagement.

4. Erstellen Sie einen personalisierten Zeitplan

Ein allgemeiner Zeitplan funktioniert möglicherweise nicht für jeden. Um die Zeit effektiv zu verwalten, entwerfen Sie einen Zeitplan, der mit Ihrem Energielevel und Ihren Arbeitsgewohnheiten übereinstimmt.

• Identifizieren Sie produktive Stunden – Manche Menschen fokussieren sich am besten am Morgen, während andere später am Tag produktiver sind. Planen Sie Aufgaben mit hoher Priorität während der Spitzenenergiezeiten.
• Nutzen Sie Zeitblöcke – Weisen Sie spezifische Zeitfenster für konzentrierte Arbeit, Meetings und administrative Aufgaben zu.
• Einschließen von Pausen – Kurze Pausen zwischen Aufgaben verbessern die Konzentration und verhindern Burnout.

Ein personalisierter Zeitplan maximiert die Effizienz, indem sichergestellt wird, dass die Arbeit erledigt wird, wenn Sie am konzentriertesten sind.

5. Nutzen Sie KI für Suchen und Zusammenfassungen

Künstliche Intelligenz (KI) kann Stunden sparen, indem sie Recherche automatisiert und Informationen zusammenfasst. KI-gestützte Tools helfen Fachleuten, die Zeit sinnvoll zu nutzen, indem sie die Zeit für manuelle Aufgaben reduzieren.

Beispiele:

• Zusammenfassungstools – Wandeln Sie längere Dokumente in Schlüsselpunkte um.
• Automatisierte Assistenten – Übernehmen Sie die Terminplanung und Erinnerungen.
• Auf KI basierende Recherchetools – Beschleunigen Sie das Sammeln von Informationen.

Durch die Integration von KI können Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten verbessern und sich auf strategischere Arbeiten konzentrieren.

6. Erstellen Sie einen Kalender

Ein gut organisierter Kalender verhindert Terminüberschneidungen und hilft, Aufgaben effizient auszubalancieren.

a) Erinnerungen einstellen

Erinnerungen stellen sicher, dass Fristen, Meetings und wichtige Ereignisse nicht vergessen werden. Verwenden Sie:

• Kalenderbenachrichtigungen für wichtige Fristen.
• Aufgabenverwaltungs-Apps für tägliche Prioritäten.

b) Benachrichtigungen verzögern

Obwohl Erinnerungen nützlich sind, können ständige Benachrichtigungen ablenken. Planen Sie dedizierte “Fokuszeiten” ein, in denen Benachrichtigungen stummgeschaltet sind. Dies hilft Ihnen, ohne Unterbrechungen konzentriert an tiefergehender Arbeit zu bleiben.

7. Verwenden Sie Tools, die für Sie funktionieren

Die richtigen Tools vereinfachen die Zeitplanung und Aufgabenverwaltung. Wählen Sie diejenigen, die zu Ihrem Workflow passen:

• Planer – Digitale oder papierbasierte Planer strukturieren tägliche Aktivitäten.
• Planungstools – Plattformen wie Shifton automatisieren die Schichtplanung und optimieren das Zeitmanagement der Mitarbeiter.
• Notiz-Apps – Organisieren Sie Informationen, setzen Sie Erinnerungen und verfolgen Sie den Fortschritt effektiv.

Die Verwendung der richtigen Tools reduziert den manuellen Aufwand und strafft die Arbeit.

8. Praktizieren Sie Entscheidungsfindung

Unentschlossenheit führt zu verschwendeter Zeit und verzögerter Fortschritte. Um schneller Entscheidungen zu treffen:

• Kriterien definieren – Legen Sie klare Faktoren zur Bewertung der Auswahlmöglichkeiten fest.
• Überdenken vermeiden – Setzen Sie sich eine zeitliche Frist für Entscheidungen.
• Vertrauen Sie auf Erfahrung – Stützen Sie sich auf vergangenes Wissen und Expertise.

Das Üben schneller Entscheidungsfindung verbessert die Effizienz und reduziert Verzögerungen.

9. Lernen Sie, Grenzen zu setzen und Nein zu sagen

Zu viele Aufgaben zu übernehmen, führt zu Burnout. Nein zu sagen hilft, eine ausgewogene Arbeitsbelastung zu erhalten.

• Bewerten Sie die Anfrage – Passt sie zu Ihren Prioritäten?
• Seien Sie höflich, aber bestimmt – Lassen Sie sich nicht ablenken, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben.
• Bieten Sie Alternativen an – Schlagen Sie eine spätere Zeit vor oder delegieren Sie, wenn möglich.

Grenzen zu setzen stellt sicher, dass Sie sich auf wichtige Arbeiten konzentrieren.

10. Das Aufschieben aufgeben

Das Aufschieben verschwendet Zeit und erzeugt unnötigen Stress. Bekämpfen Sie es, indem Sie:

• Große Aufgaben in kleinere Schritte aufteilen – Kleine Fortschritte bauen Schwung auf.
• Die 5-Minuten-Regel nutzen – Beginnen Sie eine Aufgabe für nur fünf Minuten, um den Widerstand zu reduzieren.
• Ablenkungen entfernen – Arbeiten Sie in einer fokussierten Umgebung.
• Verantwortung schaffen – Setzen Sie Fristen oder arbeiten Sie mit einem Partner, um auf Kurs zu bleiben.

Die Überwindung von Prokrastination verbessert das Zeitmanagement im Beruf und im persönlichen Leben.

11. Umgang mit Zeitverschwendern

Zeitverschwendung reduziert die Produktivität. Identifizieren und beseitigen Sie typische Ablenkungen:

• Handgeräte – Begrenzen Sie die Nutzung sozialer Medien während der Arbeitszeiten.
• E-Mail-Flut – Überprüfen Sie E-Mails zu festgelegten Zeiten anstatt ständig.
• Unerwartete Besucher – Stellen Sie klare Verfügbarkeiten ein, um Unterbrechungen zu minimieren.
• Unnötige Meetings – Halten Sie Meetings kurz und zielgerichtet.
• Familienverpflichtungen – Schaffen Sie einen dedizierten Arbeitsplatz, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten.

Die Beseitigung von Zeitverschwendern ermöglicht eine effizientere Zeitnutzung.

12. Mit Stress weise umgehen

Stress beeinträchtigt die Fähigkeiten im Zeitmanagement bei der Arbeit. Um unter Druck produktiv zu bleiben:

• Kurze Pausen nehmen – Gehen Sie für frische Luft oder schnelles Dehnen zur Seite.
• Achtsamkeitstechniken verwenden – Tiefes Atmen oder Meditation verbessert den Fokus.
• Priorisieren Sie Selbstfürsorge – Ein gut ausgeruhter Geist leistet bessere Arbeit.

Stressabbau fördert Produktivität und effizienten Umgang mit Zeit.

13. Multitasking vermeiden

Multitasking reduziert die Effizienz, da das Gehirn Schwierigkeiten hat, zwischen Aufgaben zu wechseln. Stattdessen:

• Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen – Tiefes Arbeiten führt zu besseren Ergebnissen.
• Ähnliche Aufgaben zusammen gruppieren – Das minimiert das Wechseln von Kontexten.
• Feste Fokuszeiten festlegen – Verwenden Sie Techniken wie Pomodoro (25 Minuten Arbeitssitzungen).

Das Vermeiden von Multitasking führt zu einem besseren Zeitmanagement bei der Arbeit.

14. Verwenden Sie die 20-Minuten-Regel

Große Projekte können überwältigend wirken und zu Aufschub führen. Die 20-Minuten-Regel hilft, dies zu überwinden:

• Stellen Sie einen Timer auf 20 Minuten – Verpflichten Sie sich, ohne Ablenkung zu arbeiten.
• Beurteilen Sie den Fortschritt, wenn die Zeit abgelaufen ist – Die meisten Menschen arbeiten weiter, wenn der Schwung kommt.

Diese Technik macht große Aufgaben weniger einschüchternd und einfacher zu beginnen.

15. Nehmen Sie sich frei

Ruhe ist für langfristige Produktivität unerlässlich. Zu viel Arbeit führt zu Burnout, was die Effizienz verringert.

• Urlaub planen – Zeit weg von der Arbeit erneuert die mentale Energie.
• Kleine tägliche Pausen einlegen – Bereits 5–10 Minuten verbessern die Konzentration.
• Schalten Sie nach der Arbeitszeit ab – Vermeiden Sie das Überprüfen von E-Mails außerhalb der Arbeitszeit.

Freizeit ist entscheidend für die langfristige Aufrechterhaltung besserer Zeitmanagementfähigkeiten.

16. Ein System aufbauen und konsequent einhalten

Ein gut strukturiertes System schafft Konsistenz im Zeitmanagement. Beispiele sind:

• Die Zeitblockierungsmethode – Bestimmte Zeitfenster für Aufgaben zuweisen.
• Die Eisenhower-Matrix – Aufgaben nach Dringlichkeit priorisieren.
• Die 2-Minuten-Regel – Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort.

Finden Sie ein funktionierendes System und halten Sie daran fest, um die Effizienz zu verbessern.

17. Dinge organisiert halten

Ein unübersichtlicher Arbeitsplatz kostet Zeit und reduziert die Konzentration. Halten Sie die Dinge organisiert durch:

• Entrümpeln Sie Ihren Schreibtisch – Ein aufgeräumter Raum verbessert die Effizienz.
• Einsatz digitaler Organisationstools – Dateiverwaltungssysteme verhindern verlorene Dokumente.
• Tagesabläufe planen – Struktur schafft konstante Zeitmanagementgewohnheiten.

Organisiert zu bleiben sorgt dafür, dass Arbeitsabläufe reibungslos und effizient bleiben.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeitmanagement ist eine grundlegende Fähigkeit, die sowohl das berufliche als auch das persönliche Leben beeinflusst. Durch effiziente Organisation von Aufgaben können Einzelpersonen Stress reduzieren, die Produktivität steigern und ihre Ziele schneller erreichen. Ohne richtiges Zeitmanagement fühlen sich Menschen oft überfordert, verpassen Fristen und kämpfen darum, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

Effektives Zeitmanagement ermöglicht bessere Entscheidungen, verbessert die Konzentration und bietet größere Erfolgschancen. Ob als Angestellter, Manager oder Geschäftsinhaber: Die Implementierung von Zeitmanagementstrategien erhöht die Effizienz und sichert langfristiges Wachstum.

Vorteile des Zeitmanagements

Effektives Zeitmanagement bietet mehrere Vorteile, die sich direkt auf die Arbeitsleistung und das persönliche Wohlbefinden auswirken.

• Stressabbau – Das Wissen, dass Aufgaben unter Kontrolle sind, reduziert Angst und verhindert Last-Minute-Stress.
• Mehr Zeit – Verbesserte Effizienz schafft zusätzliche Zeit für persönliche Entwicklung, Hobbys oder Entspannung.
• Mehr Möglichkeiten – Fristen einzuhalten und Arbeitslasten richtig zu bewältigen steigert den Ruf und das Karrierewachstum.
• Ziele erreichen können – Richtiges Zeitmanagement stellt sicher, dass sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele konsequent erreicht werden.

Folgen schlechten Zeitmanagements

Ein ineffizientes Zeitmanagement kann zu schwerwiegenden Konsequenzen führen, die Produktivität, Arbeitsqualität und berufliches Ansehen beeinträchtigen.

1. Schlechter Arbeitsablauf. Unorganisierte Arbeitspläne verlangsamen Prozesse und schaffen unnötige Engpässe, was die effiziente Fertigstellung von Aufgaben erschwert.
2. Verschwendete Zeit. Ohne strukturiertes Zeitmanagement verbringen Einzelpersonen mehr Zeit mit unwichtigen Aufgaben, was die Gesamteffizienz verringert.
3. Kontrollverlust. Wenn sich Aufgaben ohne Plan anhäufen, wird es schwieriger, Verantwortlichkeiten zu verwalten, was zu verminderter Produktivität und erhöhter Frustration führt.
4. Schlechte Arbeitsqualität. Hektische Arbeit aufgrund schlechter Zeiteinteilung führt zu Fehlern, geringer Genauigkeit und minderwertiger Leistung.
5. Schlechter Ruf. Das ständige Verpassen von Fristen oder das Versagen, Arbeitslasten zu managen, wirkt sich negativ auf die berufliche Glaubwürdigkeit und den Karrierefortschritt aus.

Häufige Herausforderungen im Zeitmanagement

Viele Menschen haben mit dem Zeitmanagement aufgrund häufiger Hindernisse zu kämpfen, die die Produktivität beeinträchtigen. Diese Herausforderungen zu identifizieren, ist der erste Schritt zu ihrer Überwindung.

1. Schlechte Planung. Das Versäumnis, einen strukturierten Plan zu erstellen, führt zu verpassten Fristen und ineffizienten Arbeitsabläufen.
2. Mangelnde Organisation. Unübersichtliche Arbeitsplätze und unorganisierte Zeitpläne erschweren es, Prioritäten zu setzen und Aufgaben zu erledigen.
3. Gefühl der Überforderung. Zuviele Aufgaben ohne richtige Priorisierung können Stress verursachen und die Konzentration reduzieren.
4. Aufschieben. Das Aufschieben von Aufgaben erzeugt unnötigen Druck und führt oft zu gehetzter, minderwertiger Arbeit.
5. Ablenkungen. Soziale Medien, ständige Benachrichtigungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz reduzieren die Konzentration und Produktivität.
6. Schwierigkeit, Nein zu sagen. Zu viele Verpflichtungen einzugehen, führt zu Burnout und ineffektivem Zeitmanagement.
7. Mangel an Selbstdisziplin. Ohne Selbstdisziplin wird es schwierig, sich an Zeitpläne zu halten und Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Wie Shifton das Zeitmanagement verbessern kann

Shifton ist ein leistungsstarkes cloudbasiertes Planungstool, das Unternehmen dabei hilft, das Zeitmanagement zu optimieren, indem es Schichtplanung automatisiert, Arbeitszeiten der Mitarbeiter nachverfolgt und Zeitpläne effizient organisiert.

Mit Shifton können Unternehmen:

• Manuelle Planungsfehler beseitigen und Zeit sparen.
• Eine gerechte Schichtverteilung sicherstellen, um die Effizienz des Teams zu verbessern.
• Die Produktivität der Belegschaft durch Reduzierung administrativer Aufgaben steigern.

Durch die Integration fortschrittlicher Planungsfunktionen von Shifton können Manager und Mitarbeiter weniger Zeit mit der Planung und mehr Zeit mit kritischer Arbeit verbringen, was die Gesamteffizienz verbessert.

UPD Artikel 5. März 2025

Ein gut strukturierter Arbeitsplan ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Egal, ob Sie ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft, ein Callcenter oder ein Remote-Team leiten, ein ordnungsgemäß geplanter Mitarbeiterplan gewährleistet einen reibungslosen Betrieb, reduziert Konflikte und hält die Mitarbeiter engagiert.

Schlechte Planung führt zu verpassten Schichten, kurzfristigen Anpassungen, Burnout und Compliance-Problemen. Wenn Mitarbeiter ihre Schichten nicht im Voraus erhalten, entsteht Unsicherheit und Stress, was sich negativ auf die Produktivität und die allgemeine Moral auswirkt.

Ein gut geplanter Teamarbeitsplan optimiert jedoch die Personalbesetzung, verbessert die Effizienz und stellt sicher, dass die Mitarbeitenden faire und ausgewogene Arbeitslasten erhalten. Mit dem richtigen Ansatz und Planungswerkzeugen können Sie die Schichtplanung erleichtern und den Geschäftsbetrieb sicherstellen.

Dieser Leitfaden bietet 23 praktische Schritte, um Managern zu helfen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der den betrieblichen Anforderungen entspricht, die Einhaltung sicherstellt und die Mitarbeitenden zufriedenstellt.

Was ist ein Arbeitsplan?

Ein Arbeitsplan ist ein strukturiertes Schema, das festlegt, wann Mitarbeiter arbeiten. Es hilft Unternehmen:

• Für ausreichende Abdeckung basierend auf den geschäftlichen Anforderungen zu sorgen.
• Arbeitslast fair unter den Mitarbeitern zu verteilen.
• Produktivität zu optimieren und gleichzeitig die Personalkosten zu minimieren.
• Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten.

Ein gut gestalteter Arbeitsplan berücksichtigt die geschäftlichen Anforderungen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die Fairness der Schichten, um eine ausgewogene und effiziente Belegschaft zu schaffen.

Was macht einen großartigen Arbeitsplan aus?

Nicht alle Pläne sind effektiv. Ein großartiger Arbeitsplan ist klar, vorhersehbar und zugänglich und bietet sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Arbeitnehmer Flexibilität. Die folgenden Schlüsselfaktoren machen die Planung effektiv:

Echtzeit-Updates

Geschäftsanforderungen ändern sich, und Pläne sollten sich in Echtzeit an unerwartete Änderungen anpassen können. Wenn ein Mitarbeiter sich krankmeldet, sollten Manager die Schichten sofort anpassen können.

Mobiler Zugriff

Ein moderner Arbeitsplan sollte von jedem Gerät aus zugänglich sein, sodass Mitarbeiter ihre Schichten überprüfen, Änderungen anfordern und unterwegs Updates erhalten können.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Automatisierte Schichterinnerungen helfen den Mitarbeitern auf Kurs zu bleiben, Abwesenheiten zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass alle Schichten ohne Verwirrung abgedeckt sind.

23 Tipps zur Erstellung eines Arbeitsplans

Schritt 1: Bestimmen Sie Ihre Arbeitskraftziele

Bevor Sie einen Arbeitsplan erstellen, müssen Sie verstehen, wie viele Mitarbeiter zu verschiedenen Zeiten benötigt werden. Dies beinhaltet die Analyse von Geschäftsmustern, das Identifizieren von Hoch- und Tiefphasen und die Gewährleistung, dass genügend Mitarbeiter vorhanden sind, um die Nachfrage zu decken, ohne übermäßig zu planen.

Beginnen Sie mit der Bewertung historischer Daten, um herauszufinden, wann der Kundenverkehr am höchsten ist. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant betreiben, könnten Abende und Wochenenden die geschäftigsten Zeiten sein, während mittwochs am Vormittag weniger Personal erforderlich ist. Für Büros oder Einzelhandelsgeschäfte könnten die Hauptgeschäftszeiten während der Mittagspausen oder nach Feierabend liegen.

Berücksichtigen Sie zusätzlich die Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter. Einige arbeiten zu bestimmten Tageszeiten effizienter, sodass die Zuweisung von Schichten basierend auf Stärken die betriebliche Effizienz steigern kann. Das Ziel ist es, die Personalkosten im Gleichgewicht zu halten und gleichzeitig exzellenten Kundenservice und Geschäftsergebnisse zu gewährleisten.

Schritt 2: Befolgen Sie Bundes- und lokale Arbeitsgesetze

Jedes Land, jeder Staat oder jede Region hat unterschiedliche Arbeitsgesetze, die Arbeitspläne regeln. Diese Gesetze umfassen Aspekte wie maximale Arbeitsstunden, Überstundenvergütung, Ruhepausen und vorgeschriebene Benachrichtigungen bei der Dienstplanung. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann zu Strafen, Rechtsstreitigkeiten und einem negativen Ruf bei den Mitarbeitern führen.

Bevor Sie einen Plan abschließen, stellen Sie sicher, dass er alle relevanten arbeitsrechtlichen Vorschriften erfüllt. Einige wichtige Compliance-Überlegungen umfassen:

• Sicherzustellen, dass Mitarbeiter die gesetzlichen Überstundenlimits ohne angemessene Vergütung nicht überschreiten.
• Planung erforderlicher Pausen, wie beispielsweise Essens- und Ruhepausen.
• Einhaltung der Gesetze zur fairen Arbeitswoche, die vorschreiben, dass Arbeitgeber den Mitarbeitern ihre Schichten im Voraus mitteilen müssen.

Der Einsatz von Planungssoftware kann dabei helfen, die Einhaltung automatisch zu gewährleisten, indem potenzielle Verstöße erkannt werden und alle Schichten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Schritt 3: Lernen Sie Ihr Team kennen

Ein ausgewogener Arbeitsplan berücksichtigt die Fähigkeiten, Stärken und Arbeitspräferenzen jedes Mitarbeiters. Dies trägt dazu bei, eine produktive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeiter geschätzt fühlen und ihr Bestes geben können.

Nehmen Sie sich die Zeit, um zu verstehen:

• Wer in welchen Aufgaben und Rollen besonders gut ist?
• Wer bevorzugt Morgen-, Abend- oder Nachtschichten?
• Wer hat Einschränkungen, wie z.B. Betreuungsaufgaben oder Schulverpflichtungen?

Diese Faktoren zu verstehen, ermöglicht es Ihnen, einen Arbeitsplan zu erstellen, der sowohl die Leistung als auch die Arbeitszufriedenheit steigert. Mitarbeiter, deren Bedürfnisse berücksichtigt werden, sind eher engagiert und erbringen bessere Leistungen.

Schritt 4: Respektieren Sie die Planungspräferenzen Ihrer Mitarbeiter

Obwohl geschäftliche Bedürfnisse Vorrang haben sollten, kann das Respektieren der Planungspräferenzen der Mitarbeiter die Moral verbessern und Fehlzeiten verringern. Mitarbeiter mit vorhersehbaren Plänen sind zufriedener und produktiver.

Um Präferenzen zu berücksichtigen, ohne den Betrieb zu beeinträchtigen, sollten Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Verfügbarkeit im Voraus einzureichen.
• Eine faire Rotation für Wochenenden und Feiertage zu erstellen.
• Möglichkeiten für Schichtwechsel anzubieten, um Mitarbeitern Flexibilität zu ermöglichen.

Auch wenn es nicht immer möglich ist, allen Wünschen gerecht zu werden, zeigt das den Mitarbeitern, dass ihre Präferenzen zählen, und baut Vertrauen auf, was die Fluktuation reduziert.

Schritt 5: Involvieren Sie Ihre Mitarbeiter

Die Ermutigung der Mitarbeiter, sich an Planungsentscheidungen zu beteiligen, fördert eine kooperative Arbeitskultur und verbessert die allgemeine Zufriedenheit. Wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, mitreden zu können, sind sie eher bereit, sich an ihre zugewiesenen Schichten zu halten.

Möglichkeiten, Mitarbeiter einzubeziehen, sind:

• Ein offenes Anfragesystem zu verwenden, in dem Mitarbeiter bevorzugte Arbeitstage und -zeiten einreichen können.
• Den Mitarbeitern zu erlauben, mit Genehmigung des Managements Schichten zu tauschen.
• Umfragen oder Meetings durchzuführen, um Planungsrichtlinien und Bedenken zu besprechen.

Indem Unternehmen den Mitarbeitern ein Mitspracherecht bei ihren Arbeitsplänen geben, kann eine positivere und kooperativere Arbeitsumgebung geschaffen werden.

Schritt 6: Mitarbeiterverfügbarkeit sammeln

Bevor ein Arbeitsplan abgeschlossen wird, ist es wichtig, genaue Informationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu sammeln. Dadurch werden Änderungen in letzter Minute, Planungsprobleme und nicht besetzte Schichten vermieden.

Der beste Weg, die Verfügbarkeit zu erfassen, ist über digitale Planungssysteme, in denen Mitarbeiter ihre bevorzugten Arbeitszeiten aktualisieren können. Dies beseitigt die Notwendigkeit ständiger Kommunikationsschleifen und stellt sicher, dass die Pläne der tatsächlichen Verfügbarkeit der Mitarbeiter entsprechen.

Schritt 7: Vorausplanen

Ein großer Planungsfehler ist es, die Schichteinteilung bis zur letzten Minute hinauszuzögern. Arbeitspläne im Voraus zu erstellen, hilft sowohl Managern als auch Mitarbeitern, Stress zu vermeiden.

Für optimale Ergebnisse:

• Erstellen Sie Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Identifizieren Sie potenzielle Konflikte und nehmen Sie frühzeitig Anpassungen vor.
• Kommunizieren Sie Pläne, sobald sie finalisiert sind.

Dieser Ansatz gibt den Mitarbeitern genügend Zeit, ihr Privatleben zu planen, während er gleichzeitig den reibungslosen Betrieb des Geschäfts sicherstellt.

Schritt 8: Einen Backup-Plan erstellen

Selbst die am besten geplanten Zeitpläne können durch unerwartete Störungen wie Krankmeldungen, Notfälle oder Änderungen in letzter Minute beeinflusst werden. Ein Backup-Plan stellt sicher, dass das Geschäft ohne größere Probleme weiterlaufen kann.

Einige Backup-Strategien umfassen:

• Führen Sie eine Liste mit Mitarbeitern, die bei kurzfristigen Schichtübernahmen abrufbereit sind.
• Kreuzen Sie Mitarbeiter an, damit sie bei Bedarf mehrere Rollen übernehmen können.
• Implementieren Sie Planungssoftware, die schnelle Anpassungen und Schichtwechsel ermöglicht.

Ein proaktiver Ansatz für Planungsstörungen verhindert unnötigen Stress und sorgt dafür, dass das Team effizient arbeitet.

Schritt 9: Entscheiden Sie, wie Sie Ihren Plan erstellen möchten

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Arbeitsplan zu erstellen, jede mit ihren Vor- und Nachteilen. Die gängigsten Methoden sind:

• Manuelle Planung – Verwendung von Tabellenkalkulationen oder Whiteboards zur Erstellung und Anpassung von Plänen.
• Automatisierte Planungssoftware – Tools, die Arbeitspläne basierend auf den Geschäftsanforderungen, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den Compliance-Regeln erstellen.
• Hybridansatz – Kombination manueller Eingaben mit Automatisierung zur Verbesserung von Genauigkeit und Effizienz.

Die Wahl der richtigen Planungsmethode hängt von der Größe der Belegschaft, der Komplexität des Geschäfts und dem erforderlichen Flexibilitätsgrad ab.

Schritt 10: Erstellen Sie Ihren Plan

Sobald alle Schlüsselfaktoren berücksichtigt wurden, ist es an der Zeit, den tatsächlichen Arbeitsplan zu erstellen. Befolgen Sie diese Schritte für einen strukturierten Ansatz:

1. Schichten basierend auf der Geschäftsnachfrage zuweisen.
2. Sicherstellen, dass die Arbeitsverteilung gerecht ist.
3. Berücksichtigung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich Ruhepausen und Überstunden.
4. Pläne basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter anpassen.
5. Den Plan auf Konflikte oder fehlende Schichten prüfen.

Ein gut geplanter Zeitplan sollte die betrieblichen Anforderungen ausbalancieren und gleichzeitig die Mitarbeiter engagiert und produktiv halten.

Schritt 11: Pläne im Voraus veröffentlichen

Mitarbeiter schätzen es, ihre Zeitpläne im Voraus zu haben, damit sie entsprechend planen können. Der frühe Zugang zu Plänen verbessert die Work-Life-Balance, reduziert Ausfälle und steigert die Arbeitszufriedenheit.

Best Practices umfassen:

• Veröffentlichung der Pläne mindestens zwei Wochen im Voraus.
• Senden von Planerinnerungen vor jeder Schicht.
• Möglichkeit für Mitarbeiter, Pläne zu bestätigen oder bei Bedarf Änderungen anzufordern.

Durch klare und rechtzeitige Planung können Unternehmen Verwirrung reduzieren und eine organisiertere Belegschaft fördern.

Schritt 12: Planen Sie nach den Stärken Ihrer Mitarbeiter

Ein gut ausbalancierter Teamarbeitsplan bedeutet nicht nur, Schichten zu füllen – es geht darum, die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit den richtigen Rollen zuzuweisen. Mitarbeiter haben unterschiedliche Fähigkeiten, Energielevel und Produktivitätsmuster, und die Nutzung dieser Stärken kann die Effizienz verbessern.

Um strategisch zu planen:

• Weisen Sie erfahrene Mitarbeiter hoch nachgefragten Schichten zu, um die Servicequalität zu halten.
• Planen Sie neue Mitarbeiter zusammen mit erfahrenen Kollegen für Mentoring.
• Stellen Sie sicher, dass Rollen, die technische Expertise oder Führung erfordern, von den am besten geeigneten Mitarbeitern abgedeckt werden.

Dieser Ansatz verhindert, dass Mitarbeiter mit Aufgaben überfordert werden, für die sie nicht vorbereitet sind, und maximiert die Leistung über die Schichten hinweg.

Schritt 13: Überprüfen Sie auf häufige Planungsfehler

Selbst bei sorgfältiger Planung passieren Planungsfehler. Bevor der Arbeitsplan abgeschlossen wird, überprüfen Sie ihn auf:

• Doppelte Buchungen – Zwei Mitarbeiter, die versehentlich zur gleichen Zeit für die gleiche Rolle eingeteilt sind.
• Unterbesetzung während der Stoßzeiten – Nicht genügend Personal während hoch nachgefragter Zeiten.
• Schicht-auf-Schicht-Einsätze – Mitarbeiter, die für Spätschichten und darauf folgende Frühschichten eingeteilt sind, was zu Ermüdung führt.
• Übermäßige Überstunden – Mitarbeiter, die über die gesetzlichen oder firmeninternen Grenzen hinaus arbeiten.

Ein schneller Qualitätscheck stellt sicher, dass Ihr Arbeitsplan fair, legal und für den Erfolg des Unternehmens optimiert ist.

Schritt 14: Teilen Sie Ihren Plan mit Ihrem Team

Sobald Sie einen Arbeitsplan erstellt haben, benötigen die Mitarbeiter schnellen Zugang zu ihren zugewiesenen Schichten. Die falsche Verteilung von Plänen kann zu Verwirrung, verpassten Schichten und Frustration führen.

Best Practices zum Teilen von Plänen:

• Verwenden Sie cloudbasierte Planungstools, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Schichten online zu überprüfen.
• Veröffentlichen Sie Pläne an einem zentralen Ort, wie einem schwarzen Brett oder dem Unternehmensportal.
• Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen per SMS oder E-Mail, um Mitarbeiter an ihre bevorstehenden Schichten zu erinnern.

Klare und zugängliche Pläne informieren die Mitarbeiter und reduzieren unnötige Fragen und Missverständnisse.

Schritt 15: Stellen Sie sicher, dass der Plan leicht zugänglich ist

Mitarbeiter sollten ihre Schichten jederzeit und von überall aus einsehen können. Ein mobilfreundliches Planungssystem eliminiert die Notwendigkeit von Papierplänen oder ständigen Anrufen bei Managern.

Um die Zugänglichkeit zu verbessern:

• Verwenden Sie eine Planungsplattform mit mobiler Kompatibilität.
• Geben Sie den Mitarbeitern Zugang, um sich in ihre Arbeitspläne einzuloggen.
• Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Schichtwechsel oder Updates ohne Verwirrung anfragen können.

Einfacher Zugang zu Plänen verbessert die Kommunikation und Verantwortung im gesamten Team.

Schritt 16: Einrichtung einer teamweiten Kommunikationsmethode

Ein effektiver Arbeitsplan geht Hand in Hand mit einem starken Kommunikationssystem. Mitarbeiter sollten Folgendes tun können:

• Fragen zu ihren Schichten stellen
• Schichtänderungen anfordern
• Konflikte oder Bedenken bezüglich der Planung melden

Optionen für eine bessere Planungskommunikation umfassen:

• Einen Gruppenchat in einer Arbeitsplatz-App.
• Eine spezielle E-Mail-Adresse für schichtbezogene Anfragen.
• Ein automatisierter Chatbot, der häufige Fragen zur Planung beantworten kann.

Eine vereinfachte Kommunikationsstrategie erleichtert die schnelle Lösung von Planungsproblemen.

Schritt 17: Priorisieren Sie die Work-Life-Balance

Ein effektiver Mitarbeiterplan unterstützt nicht nur die Geschäftsabläufe, sondern respektiert auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Um die Work-Life-Balance zu fördern:

• Vermeiden Sie es, Mitarbeiter für übermäßige Überstunden einzuplanen.
• Verteilen Sie Wochenend- und Nachtschichten gerecht.
• Bieten Sie flexible Planungsoptionen, wo möglich.

Ein ausgewogenes Arbeitsumfeld führt zu zufriedeneren Mitarbeitern, geringerer Fluktuation und höherer Produktivität.

Schritt 18: Bieten Sie Wachstumschancen

Die Planung geht nicht nur darum, Schichten zu füllen – sie ist auch eine Gelegenheit, Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Karrieren zu unterstützen.

Möglichkeiten, Wachstumschancen durch Planung zu bieten:

• Weisen Sie Mitarbeitern neue Rollen oder Verantwortlichkeiten zu.
• Bieten Sie Trainingsschichten an, in denen Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen können.
• Rotieren Sie Führungspositionen unter den Mitarbeitern.

Durch die Integration von Lerngelegenheiten in den Plan können Unternehmen das Mitarbeiterengagement steigern und die Mitarbeiterbindung verbessern.

Schritt 19: Ermutigen Sie Mitarbeiter-Feedback

Mitarbeiter sind direkt von Planungsentscheidungen betroffen, daher ist es wichtig, regelmäßig Feedback einzuholen.

Methoden zur Erfassung von Feedback umfassen:

• Anonyme Umfragen zur Fairness der Planung.
• Teambesprechungen, in denen Mitarbeiter Bedenken äußern können.
• Eine Vorschlagsbox für Ideen zur Planverbesserung.

Das Eingehen auf Mitarbeiterfeedback baut Vertrauen auf und hilft, die Planungsprozesse im Laufe der Zeit zu verbessern.

Schritt 20: Nutzen Sie die Technik

Die manuelle Planung kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Automatisierte Planungssoftware erleichtert den Prozess und stellt sicher, dass die Arbeitspläne für Mitarbeiter genau und fair sind.

Wichtige Funktionen, die in einer Planungssoftware zu beachten sind:

• KI-gesteuerte Schichtempfehlungen basierend auf Geschäftsanforderungen.
• Automatisierter Schichttausch, damit Mitarbeiter Schichten einfach tauschen können.
• Arbeitsrechtskonformität Tracking zur Verhütung von Verstößen.

Der Einsatz von technologiegetriebenen Planungstools hilft Managern, Mitarbeitereinsatzpläne effizient zu erstellen.

Schritt 21: Fördern Sie ein positives Arbeitsumfeld

Ein Arbeitsplan ist nicht nur eine Liste von Schichten – er ist ein Spiegelbild der Unternehmenskultur. Ein unterstützender Planungsansatz schafft eine motiviertere Belegschaft.

Wege zur Verbesserung des Arbeitsumfelds durch Planung:

• Zeigen Sie Flexibilität, wo es möglich ist.
• Erkennen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter an und berücksichtigen Sie Anfragen, wenn machbar.
• Vermeiden Sie Last-Minute-Planänderungen, die Stress verursachen.

Eine positive Planungserfahrung führt zu besserer Leistung, höherer Moral und verbessertem Teamwork.

Schritt 22: Suchen Sie nach Automatisierungs- und Personalisierungsmöglichkeiten

Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Vorlieben und Verfügbarkeiten. Die Verwendung von personalisierten Planungsoptionen verbessert die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter.

Einige Möglichkeiten zur Personalisierung der Planung umfassen:

• Die Auswahl bevorzugter Schichten zulassen.
• Selbstterminierungsoptionen für bestimmte Rollen anbieten.
• Individuelle Schichterinnerungen bereitstellen.

Ein automatisiertes Planungsystem mit personalisierten Schichtoptionen macht die Planung gerechter und anpassungsfähiger.

Schritt 23: Das beste Werkzeug für die Aufgabe verwenden

Die Erstellung eines Teamarbeitsplans kann manuell überwältigend sein, insbesondere für Unternehmen mit großen Belegschaften. Die Verwendung fortschrittlicher Planungswerkzeuge wie Shifton hilft Managern, den Arbeitsplan effizient zu erstellen, indem sie:

• Die Schichtplanung basierend auf den aktuellen Geschäftsanfordernissen automatisieren.
• Es den Mitarbeitern ermöglichen, Schichten nahtlos innerhalb des Systems zu tauschen.
• Echtzeitaktualisierungen bereitstellen, um Planungsprobleme zu vermeiden.

Shifton vereinfacht das Personalmanagement, verbessert die Planungseffizienz und reduziert die Verwaltungsbelastung, wodurch es Unternehmen erleichtert wird, reibungslos zu arbeiten.

Arten von Arbeitszeitplänen

Unterschiedliche Unternehmen benötigen unterschiedliche Planungsstrukturen, um ihre einzigartigen betrieblichen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Die Art des verwendeten Arbeitsplans hängt von den Anforderungen der Branche, der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den organisatorischen Prioritäten ab. Nachfolgend sind einige der am häufigsten von Unternehmen implementierten Arbeitszeitpläne aufgeführt.

Vollzeit

Ein Vollzeitarbeitszeitplan besteht typischerweise aus 40 Stunden pro Woche, obwohl einige Branchen ihn anders definieren können. Mitarbeiter arbeiten in der Regel eine feste Anzahl von Stunden pro Tag, fünf Tage die Woche.

Hauptvorteile von Vollzeitplänen:

• Bietet Arbeitsstabilität und ein konsistentes Einkommen für Mitarbeiter.
• Sorgt für regelmäßige Personalstände in Unternehmen, die eine konstante Abdeckung erfordern.
• Beinhaltet oft Vorteile wie Krankenversicherung, bezahlte Freizeit und Rentenpläne.

Vollzeitarbeitspläne funktionieren gut in Branchen wie Bürokonfigurationen, Gesundheitswesen, Einzelhandelsmanagement und Kundendienstzentralen, wo kontinuierlicher Betrieb und Personalkonsistenz erforderlich sind.

Teilzeit

Ein Teilzeitarbeitszeitplan umfasst im Allgemeinen weniger als 40 Stunden pro Woche. Mitarbeiter können feste oder variable Schichten haben, abhängig von den Bedürfnissen des Arbeitgebers.

Hauptvorteile von Teilzeitplänen:

• Bietet Flexibilität für Studenten, Betreuungspersonen oder Personen, die mehrere Jobs ausbalancieren.
• Hilft Unternehmen, Arbeitskosten zu senken, während eine ausreichende Personaldecke erhalten bleibt.
• Bietet eine Lösung für Unternehmen mit saisonalem oder schwankendem Bedarf.

Teilzeitarbeitspläne sind üblich in Restaurants, Einzelhandelsgeschäften, Callcentern und der Gastgewerbebranche, wo Unternehmen Flexibilität in der Personalausstattung benötigen.

Fernarbeit/Flexible Arbeitspläne

Ein Fern- oder Flexibler Arbeitszeitplan ermöglicht es Mitarbeitern, von zu Hause oder einem anderen Ort außerhalb der traditionellen Büroumgebung zu arbeiten. Die Stunden können je nach Unternehmenspolitik festgelegt, variabel oder ergebnisbasiert sein.

Hauptvorteile von Fernarbeit/Flexiblen Plänen:

• Erhöht die Autonomie der Mitarbeiter und das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.
• Reduziert Pendelzeiten und damit verbundene Kosten.
• Erweitert den Einstellungspool, indem es Unternehmen ermöglicht, Talente aus verschiedenen Orten zu rekrutieren.

Fern- und flexible Arbeitszeitpläne sind besonders effektiv in Branchen wie IT, Kundendienst, Content-Erstellung und Marketing, wo Aufgaben digital erledigt werden können, ohne dass eine physische Präsenz erforderlich ist.

5-4/9 Arbeitsplan

Der 5-4/9-Arbeitsplan ist ein komprimierter Plan, bei dem Mitarbeiter neun-Stunden-Schichten für acht Tage in einem Zwei-Wochen-Zeitraum arbeiten, gefolgt von einer acht-Stunden-Schicht und einem zusätzlichen freien Tag.

Hauptvorteile des 5-4/9-Arbeitsplans:

• Ermöglicht Mitarbeitern jedes zweite Wochenende einen dreitägigen Urlaub.
• Erhöht die Produktivität, indem längere Arbeitstage angeboten werden, jedoch insgesamt weniger Arbeitstage.
• Reduziert Pendelkosten und verbessert das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.

Diese Art von Plan wird häufig in Regierungsbehörden, Büros und projektbasierten Branchen eingesetzt, die flexible Arbeitsstrukturen ermöglichen.

2-2, 3-2, 2-3 Arbeitsplan

Der 2-2, 3-2, 2-3-Plan ist ein rotierender Schichtplan, bei dem Mitarbeiter in Zyklen von zwei Arbeitstagen, zwei freien Tagen, drei Arbeitstagen usw. arbeiten.

Hauptvorteile des 2-2, 3-2, 2-3-Plans:

• Bietet Mitarbeitern regelmäßige freie Tage zur Erholung.
• Gewährleistet 24/7-Geschäftsbetrieb ohne übermäßige Überstunden.
• Balanciert Arbeitslasten, indem Mitarbeiter durch verschiedene Schichten rotiert werden.

Dieser Plan ist ideal für Branchen wie Gesundheitswesen, Notdienste, Produktion und Sicherheit, wo kontinuierliche Besetzung erforderlich ist.

4/10 Arbeitsplan

Ein 4/10-Arbeitszeitplan besteht aus vier 10-Stunden-Arbeitstagen pro Woche, gefolgt von drei freien Tagen.

Hauptvorteile des 4/10-Arbeitsplans:

• Gibt Mitarbeitern einen zusätzlichen freien Tag pro Woche und verbessert das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Privatleben.
• Reduziert Pendelkosten, da Mitarbeiter weniger Tage zur Arbeit reisen müssen.
• Hilft Unternehmen, die Produktivität zu steigern, indem die Anzahl der Schichtübergänge reduziert wird.

Der 4/10 Zeitplan wird häufig in den Bereichen Kundensupport, Produktion, Logistik und Gesundheitswesen verwendet, wo längere Schichten die Effizienz verbessern können.

Arbeitszeitplan Beispiel und Vorlage

Die Erstellung eines strukturierten und klaren Arbeitsplans ist entscheidend für ein effizientes Arbeitsmanagement. Ein gut formatierter Plan gewährleistet, dass die Mitarbeiter ihre Schichten im Voraus kennen, verhindert Terminüberschneidungen und verbessert die allgemeine Teamkoordination.

Unten ist ein Beispiel für eine grundlegende Arbeitsplanvorlage, die in verschiedenen Branchen verwendet werden kann:

Wie man diese Arbeitsplanvorlage nutzt:

• Listen Sie die Namen und Rollen der Mitarbeiter auf, um die Verantwortlichkeiten zu klären.
• Weisen Sie Schichten basierend auf Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu.
• Stellen Sie eine faire Verteilung der Schichten sicher, um Überarbeitung oder Unterbesetzung zu vermeiden.
• Geben Sie freie Tage deutlich an, damit die Mitarbeiter wissen, wann sie nicht eingeplant sind.
• Berechnen Sie die Gesamtstunden, um die Lohnkosten im Auge zu behalten und die Einhaltung der Arbeitsvorschriften sicherzustellen.

Eine strukturierte Planvorlage hilft Unternehmen, organisiert zu bleiben, die Transparenz zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Wie Shifton das Erstellen von Arbeitsplänen vereinfacht

Das manuelle Verwalten von Arbeitsplänen kann zeitaufwendig sein, insbesondere für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, rotierenden Schichten oder einem 24/7-Betrieb. Shifton, ein intelligentes Tool für das Arbeitsmanagement, vereinfacht den Prozess durch:

• Automatisierte Planung zur Eliminierung manueller Fehler.
• Mitarbeiter-Selbstbedienungsoptionen für Schichttausch und Verfügbarkeitsaktualisierungen.
• Echtzeit-Updates zur Vermeidung von Konflikten und kurzfristigen Änderungen.
• Compliance-Tracking zur Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen.

Shifton ermöglicht es Managern, Arbeitspläne in Minuten zu erstellen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Planungseffizienz insgesamt zu verbessern.

Die Wahl der richtigen Arten von Arbeitsplänen für Mitarbeiter wirkt sich direkt auf Produktivität, Arbeitszufriedenheit und Geschäftseffizienz aus. Ein gut strukturierter Arbeitsplan gewährleistet eine angemessene Personalbesetzung, minimiert Konflikte und stimmt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Arbeitgeber müssen Branchenerfordernisse, Betriebszeiten und die Vorlieben der Arbeitnehmer berücksichtigen, um den besten Arbeitsplan für ihr Team zu bestimmen. Dieser Leitfaden untersucht verschiedene Arten von Arbeitsplänen, einschließlich schichtbasierter, flexibler und branchenspezifischer Optionen, um Managern dabei zu helfen, einen optimierten Plan zu erstellen, der sowohl die Unternehmensziele als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützt.

Was sind Arbeitspläne?

Ein Arbeitsplan definiert, wann Mitarbeiter ihre Arbeitsaufgaben ausführen sollen. Er legt Arbeitstage, Stunden und Schichten fest und sorgt so für strukturierte Abläufe. Unternehmen implementieren verschiedene Arten von Arbeitsplänen basierend auf den branchenspezifischen Anforderungen, Mitarbeiterverträgen und Arbeitsbelastungen.

Einige Organisationen folgen einem regulären Arbeitsplan, wie dem Standard-9-5-Modell, während andere rotierende Schichten, verdichtete Arbeitswochen oder vollständig flexible Modelle annehmen. Die Wahl des richtigen Plans verbessert die Effizienz, verhindert Burnout und fördert die Work-Life-Balance.

Arten von Arbeitsschichten

Unternehmen mit erweiterten Betriebszeiten oder 24/7-Diensten verlassen sich auf schichtbasierte Arbeitspläne, um eine kontinuierliche Abdeckung zu gewährleisten. Nachfolgend sind die gängigsten Beispiele für Schichtpläne aufgeführt, die branchenübergreifend genutzt werden.

9 gängige Schichtpläne für Unternehmen

Die Wahl der richtigen Arten von Plänen gewährleistet effiziente Abläufe, Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Nachfolgend sind die neun am häufigsten verwendeten Arbeitsplandokumente über verschiedene Branchen hinweg aufgeführt.

#1 Standard

Ein Standard-Arbeitsplan folgt typischerweise dem 9-5-Zeitplan oder den Stunden von 8 bis 17 Uhr, von Montag bis Freitag, insgesamt ein Beispiel für eine 40-Stunden-Woche. Dies ist das traditionellste Modell, das typischerweise in Unternehmensbüros, Verwaltungsrollen und Bildungseinrichtungen zu finden ist.

Vorteile:

• Vorhersehbare Stunden, die eine stabile Work-Life-Balance fördern.
• Mitarbeiter kennen ihre wöchentliche Routine, was die Produktivität verbessert.
• Ideal für Rollen, die Zusammenarbeit und Besprechungen während der Geschäftszeiten erfordern.

Nachteile:

• Möglicherweise nicht geeignet für Unternehmen, die erweiterte Betriebszeiten benötigen.
• Begrenzte Flexibilität für Mitarbeiter, die alternative Pläne bevorzugen.

#2 Fest

Ein fester Plan bedeutet, dass Mitarbeiter jede Woche ohne Variation zur gleichen Zeit arbeiten. Diese Struktur ist in Einzelhandel, Produktion und Kundenservice-Jobs üblich. Zum Beispiel kann ein Einzelhandelsmitarbeiter immer an Wochentagen von 10 bis 18 Uhr arbeiten.

Vorteile:

• Vorhersehbare Schichten verbessern die Konsistenz der Mitarbeiter.
• Es ist einfacher für Manager, den Personalbedarf zu planen.
• Mitarbeiter können persönliche Verpflichtungen um die Arbeitszeiten herum planen.

Nachteile:

• Weniger Flexibilität für sowohl Mitarbeiter als auch Arbeitgeber.
• Er könnte plötzliche Geschäftsanforderungen oder saisonale Schwankungen nicht erfüllen.

#3 Vollzeit

Ein Vollzeitplan besteht im Allgemeinen aus 40-Stunden-Woche-Beispielen, die sich über fünf oder mehr Tage erstrecken. Die meisten Vollzeitstellen folgen einem Standardplan, aber es gibt je nach Branchenanforderungen Abweichungen.

Vorteile:

• Mitarbeiter erhalten vollständige Leistungen wie Krankenversicherung und bezahlten Urlaub.
• Stabiles Einkommen und Karrieremöglichkeiten.
• Bietet Konsistenz in der Teamzusammenarbeit.

Nachteile:

• Längere Stunden können ohne angemessene Pausen zu Burnout führen.
• Weniger Flexibilität für Mitarbeiter, die nach einer Work-Life-Balance suchen.

#4 Teilzeit

Ein Teilzeitplan umfasst weniger Stunden als ein Vollzeitplan, normalerweise unter 30 Stunden pro Woche. Diese Pläne variieren und können auf Grundlage von Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer flexibel gestaltet werden.

Vorteile:

• Bietet Flexibilität für Mitarbeiter, die eine geringere Arbeitsbelastung benötigen.
• Kostengünstig für Unternehmen, da Teilzeitmitarbeiter möglicherweise keine vollständigen Leistungen benötigen.
• Ideal für Studenten, Eltern und saisonale Arbeitskräfte.

Nachteile:

• Fehlen von Leistungen wie Krankenversicherung.
• Einkommen kann nicht stabil sein.
• Unregelmäßige Dienstpläne können das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben beeinträchtigen.

#5 Schicht

Ein Schichtplan teilt die Mitarbeiter verschiedenen Zeitfenstern zu, um einen 24-stündigen Betriebszyklus abzudecken. Branchen wie Gesundheitswesen, Gastgewerbe und Transportwesen sind stark auf verschiedene Schichtpläne angewiesen, um rund um die Uhr Dienstleistung zu gewährleisten.

Arten der Schichtarbeit:

• Feste Schichten – Mitarbeiter arbeiten täglich in derselben Schicht.
• Wechselnde Schichten – Mitarbeiter wechseln zwischen Morgen-, Abend- und Nachtschichten.
• Geteilte Schichten – Die Arbeit ist in zwei getrennte Abschnitte an einem Tag unterteilt.

Vorteile:

• Sichert kontinuierliche Geschäftsabläufe.
• Bietet Arbeitsmöglichkeiten für diejenigen, die nicht-traditionelle Arbeitszeiten bevorzugen.
• Hilft Unternehmen, Schwankungen des Arbeitsaufkommens effizient zu meistern.

Nachteile:

• Nachtschichten können aufgrund gestörter Schlafmuster die Gesundheit negativ beeinflussen.
• Mitarbeiter können mit unregelmäßigen Arbeitszeiten kämpfen.

#6 Aufträge oder Freelancer-Pläne

Auftragnehmer und Freiberufler folgen keinem typischen Arbeitsplan. Stattdessen arbeiten sie auf Grundlage von Deadlines oder projektbasierten Aufgaben. Diese Fachkräfte, oft im Bereich Technik, Design und Inhaltsgestaltung, legen ihre eigenen Arbeitszeiten fest.

Vorteile:

• Maximale Flexibilität für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
• Kostengünstig für Unternehmen, die spezialisierte Fähigkeiten für kurzfristige Projekte benötigen.
• Keine Verpflichtung zu langfristigen Arbeitsverträgen.

Nachteile:

• Weniger Stabilität für Freiberufler, die auf ein konsistentes Einkommen angewiesen sind.
• Arbeitgeber können Schwierigkeiten beim Management von externen Teams haben.
• Kommunikation und Koordination können schwierig sein mit entfernten Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen.

#7 Unvorhersehbar

Ein unvorhersehbarer Plan ändert sich wöchentlich oder täglich je nach geschäftlichen Erfordernissen. Dies ist in Branchen mit schwankender Nachfrage, wie im Einzelhandel, Gastgewerbe und bei Gig-Economy-Jobs, üblich. Mitarbeiter können unterschiedliche Schichten haben, was es schwierig macht, persönliche Verpflichtungen zu planen.

Vorteile:

• Bietet Unternehmen Flexibilität bei der Personalplanung.
• Mitarbeiter können Schichten basierend auf ihrer Verfügbarkeit übernehmen.
• Hilfreich für das Management von saisonalen oder plötzlichen Arbeitslastspitzen.

Nachteile:

• Fehlende Stabilität für Mitarbeiter, was die Finanzplanung erschwert.
• Kann zur Unzufriedenheit im Job führen, wenn Schichten häufig ohne Vorankündigung geändert werden.
• Es ist für die Leiter schwieriger, einen konsistenten Dienstplan beizubehalten.

#8 Komprimierter Zeitplan

Ein komprimierter Zeitplan verdichtet die normalen Arbeitsstunden auf weniger Tage. Das häufigste Beispiel ist der 4-10-Schichtplan, bei dem Mitarbeiter vier 10-Stunden-Tage arbeiten, anstatt einer traditionellen fünftägigen Arbeitswoche. Eine weitere Variante ist der 9/80-Plan, bei dem Mitarbeiter 80 Stunden über neun Tage statt zehn arbeiten.

Vorteile:

• Bietet Mitarbeitern zusätzliche freie Tage für persönliche Angelegenheiten.
• Reduziert Fahrtzeiten und Fahrtkosten.
• Hilft Unternehmen, die Betriebszeiten zu verlängern, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Nachteile:

• Längere Arbeitstage können zu Ermüdung und geringerer Produktivität führen.
• Nicht geeignet für Unternehmen, die tägliche Abdeckung erfordern.
• Kann Herausforderungen bei der Bewältigung des Kundenservice oder der Reaktionszeiten schaffen.

#9 Rotationsplan

Ein Rotationsplan verschiebt die Mitarbeiter über verschiedene Zeitfenster innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Beispielsweise könnten Krankenschwestern eine Woche in der Morgenschicht arbeiten, die nächste Woche in der Abend- und danach in der Nachtschicht.

Arten von Rotationsplänen:

• Langsame Rotation: Schichten ändern sich alle paar Wochen.
• Schnelle Rotation: Schichten ändern sich alle paar Tage.

Vorteile:

• Verteilt die Arbeitsbelastung gerecht unter den Mitarbeitern.
• Verhindert Burnout durch sich wiederholende Schichten.
• Sorgt dafür, dass Unternehmen zu allen Stunden abgedeckt sind.

Nachteile:

• Schwierig für Mitarbeiter, sich an wechselnde Stunden zu gewöhnen.
• Kann Schlafzyklen und allgemeines Wohlbefinden stören.
• Erfordert sorgfältige Planung, um Mitarbeiterunzufriedenheit zu vermeiden.

Jede Art von Dienstplanoption hat einzigartige Vorteile und Herausforderungen. Unternehmen sollten sorgfältig die Anforderungen der Branche, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die operativen Ziele prüfen, bevor sie den besten Arbeitsplan für ihr Team auswählen.

14 Alternative Schichtarten

Traditionelle Schichtpläne passen nicht immer zu jedem Geschäftsmodell. Viele Branchen erfordern Flexibilität, um schwankende Arbeitslasten, saisonale Nachfrage und Mitarbeiterbedürfnisse zu berücksichtigen. Nachfolgend sind 14 alternative Arten von Plänen aufgeführt, die Unternehmen implementieren können, um die Abläufe zu optimieren und gleichzeitig die Work-Life-Balance zu unterstützen.

1) Geteilte Schichten

Eine geteilte Schicht teilt den Arbeitstag eines Mitarbeiters in zwei separate Segmente, mit einer signifikanten Pause dazwischen. Im Gegensatz zu einem Standardplan mit einer kurzen Mittagspause umfasst diese Schichtart oft eine lange Pause zwischen den Arbeitszeiten.

Beispiel:

Ein Restaurantmitarbeiter kann von 8 Uhr bis 12 Uhr arbeiten, eine Pause machen, dann von 17 Uhr bis 21 Uhr wiederkommen, um den Spitzenbetrieb beim Abendessen zu bewältigen.

Vorteile:

• Ermöglicht es Unternehmen, Mitarbeiter während der Stoßzeiten einzusetzen und gleichzeitig die Personalkosten während schwächerer Perioden zu senken.
• Mitarbeiter können lange Pausen für persönliche Aufgaben, Erholung oder sogar Nebenbeschäftigungen nutzen.
• Nützlich für Branchen wie Gastronomie, Transport und Kundenservice, wo die Nachfrage im Laufe des Tages schwankt.

Nachteile:

• Verlängerte Arbeitstage können trotz langer Pausen ermüdend wirken.
• Mitarbeiter könnten Schwierigkeiten haben, die Zeit zwischen den Schichten effektiv zu verwalten.
• Nicht geeignet für Arbeiter, die einen durchgehenden Arbeitsplan bevorzugen.

2) Wochenendschichten

Einige Unternehmen benötigen Personal am Wochenende, entweder um die Kundennachfrage zu bewältigen oder kontinuierliche Abläufe aufrechtzuerhalten. Ein Wochenendschichtplan weist Mitarbeitern die Arbeit an Samstagen und Sonntagen zu, oftmals mit freien Wochentagen.

Beispiel:

Ein Hotelrezeptionist kann einen Donnerstag-Montag-Arbeitsplan haben, mit Dienstag und Mittwoch als Ruhetagen.

Vorteile:

• Unverzichtbar für Branchen wie Gastgewerbe, Gesundheitswesen und Einzelhandel, die am Wochenende hohen Zulauf verzeichnen.
• Mitarbeiter, die Wochentags frei haben möchten (z.B. Eltern, Studenten), profitieren von diesem Plan.
• Kommt oft mit Lohnanreizen oder Schichtdifferentialen.

Nachteile:

• Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise von Familie und Freunden, die einen typischen Arbeitszeitplan haben, abgekoppelt.
• Wochenendschichten können weniger attraktiv sein, was zu höherem Personalwechsel führen kann.

3) Rufbereitschaft

Eine Rufbereitschaft erfordert, dass Mitarbeiter verfügbar sind, falls sie gebraucht werden, garantiert jedoch keine festgelegten Stunden. Sie müssen erreichbar bleiben und bereit sein, bei Bedarf kurzfristig zur Arbeit zu erscheinen.

Beispiel:

Ein Arzt kann über Nacht rufbereit sein und bei einem Patientennotfall einsatzbereit sein.

Vorteile:

• Stellt sofortige Reaktionsfähigkeit auf dringende Arbeitsanforderungen sicher.
• Gängig in den Bereichen Gesundheitswesen, IT-Support und Notdienste, wo unvorhersehbare Situationen auftreten.
• Mitarbeiter können eine Vergütung erhalten, auch wenn sie nicht einberufen werden.

Nachteile:

• Die Unvorhersehbarkeit macht es schwierig für Mitarbeiter, persönliche Zeit zu planen.
• Ständige Verfügbarkeit kann stressig sein und zum Burnout führen.
• Einige Arbeitsgesetze erfordern eine Vergütung für den Rufbereitschaftsstatus, was die Lohnkosten erhöhen kann.

4) Überstundenschichten

Eine Überstundenschicht tritt auf, wenn ein Mitarbeiter über seine geplanten Stunden hinaus arbeitet, oft über die regulären 40 Wochenstunden hinaus. Überstunden werden in der Regel zu einem höheren Stundensatz vergütet.

Beispiel:

Ein Fabrikarbeiter kann während Spitzenproduktionszeiten 10 zusätzliche Stunden arbeiten und 1,5-mal seinen regulären Stundensatz verdienen.

Vorteile:

• Bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, zusätzliches Einkommen zu erzielen.
• Hilft Unternehmen, erhöhte Nachfrage zu bewältigen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
• Nützlich in Branchen wie Logistik, Gesundheitswesen und Fertigung.

Nachteile:

• Kann zu Mitarbeiterermüdung und verminderter Produktivität führen.
• Kann zu höheren Lohnkosten führen.
• Langfristige Abhängigkeit von Überstunden kann auf eine schlechte Personalplanung hinweisen.

5) Flexible Schichten

Eine flexible Schicht erlaubt es den Mitarbeitern, ihre eigenen Arbeitszeiten innerhalb eines vorgegebenen Rahmens festzulegen. Anstatt sich an einen Standardplan zu halten, können sie je nach persönlicher Präferenz und Arbeitsanforderungen zu unterschiedlichen Zeiten mit der Arbeit beginnen und enden.

Beispiel:

Ein Softwareentwickler kann wählen, von 7 Uhr bis 15 Uhr zu arbeiten, anstatt des traditionellen 9-5-Zeitplans.

Vorteile:

• Verbessert die Work-Life-Balance und reduziert den Stress der Mitarbeiter.
• Steigert die Produktivität, da Mitarbeiter in ihren produktivsten Stunden arbeiten können.
• Hilft, Top-Talente anzuziehen, besonders unter Remote-Mitarbeitern und in wissensbasierten Industrien.

Nachteile:

• Erfordert Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird.
• Kann Schwierigkeiten bei der Koordination von Teambesprechungen und Zusammenarbeit verursachen.
• Nicht geeignet für Branchen, die eine strenge Schichtabdeckung erfordern, wie Gesundheitswesen oder Einzelhandel.

6) Saisonale oder temporäre Schichten

Ein saisonaler Schichtplan weist Arbeitnehmern nur während bestimmter Zeiten des Jahres Arbeit zu, normalerweise in Branchen mit schwankender Nachfrage. Temporäre Schichten können für Sonderprojekte oder befristete Anstellungen genutzt werden.

Beispiel:

Einzelhandelsmitarbeiter, die für den Black Friday und die Feiertagssaison eingestellt werden, oder landwirtschaftliche Arbeiter, die in den Erntemonaten eingestellt werden.

Vorteile:

• Hilft Unternehmen, die Spitzenlast effizient zu bewältigen.
• Bietet Beschäftigungsmöglichkeiten für Zeitarbeiter.
• Reduziert Kosten, die mit der Einstellung von Vollzeitpersonal verbunden sind.

Nachteile:

• Saisonarbeiter benötigen möglicherweise umfangreiche Schulungen, was die Einarbeitungszeit verlängert.
• Zeitarbeitsplätze bieten keine Stabilität, was zu hoher Fluktuation führt.
• Unternehmen müssen jede Saison neue Mitarbeiter einstellen und schulen.

7) Unregelmäßiger Schichtplan

Ein unregelmäßiger Schichtplan ändert sich häufig, ohne festes Muster. Arbeitnehmer arbeiten möglicherweise jede Woche unterschiedliche Stunden abhängig von den Geschäftsanforderungen.

Beispiel:

Ein Barkeeper arbeitet eine Woche am Montagabend, dann die nächste Woche am Samstagmorgen.

Vorteile:

• Bietet Unternehmen maximale Flexibilität in der Planung.
• Nützlich zur Abdeckung unerwarteter Abwesenheiten oder Änderungen der Arbeitsbelastung.
• Hilft, Personalstärken zu optimieren, ohne zu viele Mitarbeiter zu beschäftigen.

Nachteile:

• Verkompliziert die persönliche Planung für Arbeitnehmer.
• Kann aufgrund inkonsistenter Schlafmuster zu Müdigkeit führen.
• Hohe Unvorhersehbarkeit kann zu Unzufriedenheit bei Mitarbeitern führen.

8) Kein fester Dienstplan

Ein Dienstplan ohne feste Zeiten bedeutet, dass Mitarbeiter keine vorab festgelegten Arbeitszeiten oder Schichten haben. Stattdessen arbeiten sie nach Bedarf, oft mit kurzer Vorankündigung. Diese Art der Arbeitsplanung ist in der Gig Economy, bei Freelance-Jobs und einigen Positionen im Einzelhandel oder Gastgewerbe üblich.

Beispiel:

Ein Fahrer für Mitfahrgelegenheiten loggt sich in eine App ein, wann immer er verfügbar ist, um Fahrten anzunehmen. Ein freiberuflicher Grafikdesigner nimmt Projekte basierend auf der Nachfrage an.

Vorteile:

• Maximale Flexibilität für Arbeitnehmer, die es bevorzugen, ihre eigenen Arbeitszeiten zu wählen.
• Nützlich für Unternehmen mit unvorhersehbaren Arbeitsbelastungen.
• Reduziert den Bedarf an Planungsaufsicht.

Nachteile:

• Mitarbeiter können mit Einkommensinstabilität aufgrund schwankender Stunden kämpfen.
• Schwerer für Unternehmen, eine kontinuierliche Personalbesetzung sicherzustellen.
• Arbeitnehmer könnten unfähig sein, ihre persönliche Zeit effektiv zu planen.

9) Pitman-Schichtplan

Der Pitman-Schichtplan ist ein Rotationssystem, das oft in Branchen verwendet wird, die eine 24/7-Abdeckung erfordern. Arbeitnehmer arbeiten zwei oder drei 12-Stunden-Schichten hintereinander, gefolgt von freien Tagen. Der Zyklus wiederholt sich typischerweise alle zwei Wochen.

Beispiel:

Ein Sicherheitsbeamter arbeitet Montag und Dienstag (12-Stunden-Schichten), hat Mittwoch und Donnerstag frei und arbeitet dann von Freitag bis Sonntag. In der darauffolgenden Woche dreht sich das Muster um.

Vorteile:

• Bietet jedem Mitarbeiter jedes zweite Wochenende komplett frei.
• Reduziert die Häufigkeit der Anreise, da Arbeitnehmer längere Schichten arbeiten.
• Arbeitnehmer haben mehrere Tage hintereinander frei, was Erholung ermöglicht.

Nachteile:

• 12-Stunden-Schichten können körperlich und geistig erschöpfend sein.
• Möglicherweise nicht geeignet für Arbeitnehmer, die einen traditionellen 40-Stunden-Arbeitswoche-Plan bevorzugen.
• Planungsfehler können zu Deckungslücken führen.

10) Dupont-Schichtplan

Der Dupont-Schichtplan ist ein Vier-Wochen-Zyklus, bei dem Arbeitnehmer zwischen Tag- und Nachtschichten mit integrierten Ruhetagen rotieren. Dieser Plan bietet alle vier Wochen eine volle Woche frei.

Beispiel:

Ein Produktionswerk folgt diesem Zyklus:

1. Vier Nachtschichten → Drei Tage frei
2. Drei Tagschichten → Ein Tag frei
3. Drei Nachtschichten → Drei Tage frei
4. Vier Tage Schichten → Sieben Tage frei

Vorteile:

• Sichert kontinuierliche Betriebsabläufe, während den Mitarbeitern längere Ruhezeiten gewährt werden.
• Bietet jede Monat eine ganze Woche frei, was die Work-Life-Balance verbessert.
• Verteilt Nacht- und Tagschichten fair unter allen Mitarbeitern.

Nachteile:

• Der Wechsel zwischen Nacht- und Tagschichten kann die Schlafmuster stören.
• Erweiterte Arbeitszeiten können zu Burnout führen.
• Erfordert präzise Planung, um Unterbesetzung zu vermeiden.

11) Kelly-Schicht

Der Kelly-Schichtplan wird häufig in Feuerwehren und Notdiensten verwendet. Er folgt einem 9-Tage-Zyklus, bei dem die Mitarbeiter 24-Stunden-Schichten arbeiten, gefolgt von 48 Stunden frei.

Beispiel:

Ein Feuerwehrmann arbeitet Montag (24 Stunden), dann hat er Dienstag und Mittwoch frei, bevor er am Donnerstag eine weitere 24-Stunden-Schicht arbeitet.

Vorteile:

• Bietet lange Ruhezeiten nach jeder Schicht, was eine Erholung ermöglicht.
• Hilft, eine 24/7-Personalabdeckung ohne übermäßige Überstunden aufrechtzuerhalten.
• Weniger Arbeitstage pro Monat, wodurch Reisekosten reduziert werden.

Nachteile:

• 24-Stunden-Schichten sind körperlich und geistig anstrengend.
• Nicht geeignet für Rollen, die ständige geistige Wachsamkeit erfordern.
• Mitarbeiter können während der Schichten Schlafentzug erleben.

12) 2-2-3-Schichtplan

Der 2-2-3-Schichtplan, auch bekannt als Panama-Plan, operiert auf rotierender Basis mit zwei Tagen Arbeit, zwei Tagen frei, drei Tagen Arbeit. Mitarbeiter arbeiten 12-Stunden-Schichten, um eine 24/7-Betriebsabdeckung sicherzustellen.

Beispiel:

Woche 1: Montag-Dienstag (arbeiten), Mittwoch-Donnerstag (frei), Freitag-Sonntag (arbeiten)
Woche 2: Montag-Dienstag (frei), Mittwoch-Donnerstag (arbeiten), Freitag-Sonntag (frei)

Vorteile:

• Mitarbeiter arbeiten nie mehr als drei Tage hintereinander.
• Stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter alle zwei Wochen ein freies Wochenende bekommt.
• Sorgt für eine faire Verteilung der Arbeitsstunden über die Teams hinweg.

Nachteile:

• Mitarbeiter müssen sich darauf einstellen, jede zweite Woche an Wochenenden zu arbeiten.
• 12-Stunden-Schichten können auf Dauer ermüdend sein.

13) 4-10-Schichtplan

Ein 4-10-Schichtplan ermöglicht es den Mitarbeitern, vier 10-Stunden-Tage statt fünf 8-Stunden-Tage zu arbeiten, was einen zusätzlichen freien Tag pro Woche bietet.

Beispiel:

Ein IT-Spezialist arbeitet Montag bis Donnerstag von 7:00 bis 17:00 Uhr und hat Freitag bis Sonntag frei.

Vorteile:

• Mitarbeiter erhalten einen zusätzlichen freien Tag, was die Work-Life-Balance verbessert.
• Weniger Pendelwege reduzieren Transportkosten und -zeit.
• Längere Schichten bedeuten weniger Schichtwechsel, was den Arbeitsfluss verbessert.

Nachteile:

• Längere tägliche Schichten können zu Erschöpfung führen.
• Nicht geeignet für Unternehmen, die eine Abdeckung an fünf Tagen pro Woche erfordern.

14) 9/80

Der 9/80-Plan ist eine komprimierte Arbeitswoche, bei der Mitarbeiter 80 Stunden über neun Tage statt zehn arbeiten, was zu einem zusätzlichen freien Tag alle zwei Wochen führt.

Beispiel:

• Woche Eins: Vier 9-Stunden-Schichten (Montag-Donnerstag), eine 8-Stunden-Schicht (Freitag)
• Woche Zwei: Vier 9-Stunden-Schichten (Montag-Donnerstag), Freitag frei

Vorteile:

• Bietet alle zwei Wochen ein Drei-Tage-Wochenende.
• Mitarbeiter arbeiten etwas längere Schichten, behalten jedoch eine regelmäßige Routine bei.
• Gängig in Ingenieurwesen, Verwaltung und Unternehmensumgebungen.

Nachteile:

• Die Planung erfordert eine sorgfältige Verfolgung der wöchentlichen Stunden, um die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherzustellen.
• Mitarbeiter müssen sich an längere Arbeitstage anpassen, ohne auszubrennen.

Andere Arbeitspläne

Einige Unternehmen benötigen unkonventionelle Planungsmethoden, um die betriebliche Effizienz mit den Bedürfnissen der Mitarbeiter zu vereinbaren. Nachfolgend sind einige zusätzliche Arten von Plänen aufgeführt, die in der heutigen Belegschaft Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bieten.

#1 Remote-Arbeitszeitplan

Ein Remote-Arbeitszeitplan ermöglicht es den Mitarbeitern, von zu Hause oder einem beliebigen anderen Ort außerhalb des Büros zu arbeiten. Diese Vereinbarung hat durch technologische Fortschritte und den Aufstieg digitaler Kollaborationstools an Beliebtheit gewonnen.

Beispiel:

Ein Marketingberater arbeitet von zu Hause aus und legt seine eigenen Arbeitszeiten fest, solange er Fristen einhält und an virtuellen Meetings teilnimmt.

Vorteile:

• Steigert die Produktivität der Mitarbeiter durch die Reduzierung von Ablenkungen im Büro.
• Beseitigt Pendelzeiten und verbessert die Work-Life-Balance.
• Erweitert die Einstellungsmöglichkeiten über geografische Grenzen hinaus.

Nachteile:

• Erfordert starke Selbstdisziplin und Zeitmanagement.
• Die Zusammenarbeit kann ohne persönliche Interaktionen herausfordernd sein.
• Arbeitgeber müssen in Sicherheits- und Kommunikationstools für Remote-Arbeit investieren.

#2 Hybrid-Arbeitszeitplan

Ein Hybrid-Arbeitszeitplan kombiniert Büro- und Remote-Arbeit, wodurch Mitarbeiter ihre Zeit zwischen beiden Umgebungen aufteilen können.

Beispiel:

Ein Buchhalter arbeitet montags und mittwochs im Büro, aber dienstags, donnerstags und freitags remote.

Vorteile:

• Bietet Flexibilität und ermöglicht gleichzeitig persönliche Zusammenarbeit.
• Reduziert Bürokosten und ermöglicht eine bessere Raumnutzung.
• Gibt Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld.

Nachteile:

• Die Planung von Bürotagen kann für die Teamkoordination schwierig sein.
• Mitarbeiter können Schwierigkeiten haben, eine konsistente Routine beizubehalten.
• Erfordert zuverlässige Technologie für nahtlose Kommunikation.

#3 Jobsharing

Jobsharing tritt auf, wenn zwei Mitarbeiter die Aufgaben einer einzigen Vollzeitstelle teilen. Jeder Arbeitnehmer ist für einen Teil der Arbeitslast verantwortlich und arbeitet normalerweise Teilzeitstunden.

Beispiel:

Zwei HR-Spezialisten teilen sich eine Position — einer arbeitet Montag bis Mittwoch, während der andere Donnerstag und Freitag arbeitet.

Vorteile:

• Ermöglicht es Unternehmen, erfahrene Mitarbeiter zu halten, die weniger Stunden benötigen.
• Hilft Mitarbeitern, die Work-Life-Balance zu erhalten und gleichzeitig ihre Karriere fortzusetzen.
• Erhöht die Vielfalt am Arbeitsplatz, indem verschiedene Bedürfnisse berücksichtigt werden.

Nachteile:

• Erfordert nahtlose Kommunikation zwischen Jobsharing-Mitarbeitern.
• Kann zu Verwirrung führen, wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind.
• Die Planung muss sorgfältig verwaltet werden, um Störungen des Arbeitsablaufs zu vermeiden.

#4 Nullstundenverträge

Ein Nullstundenvertrag bedeutet, dass ein Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, eine festgelegte Anzahl von Arbeitsstunden zu bieten, und der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, die Arbeit anzunehmen, wenn sie angeboten wird. Diese Art von Arbeitszeitplan ist bei Arbeitsplätzen im Gastgewerbe, Einzelhandel und bei veranstaltungsbasierten Jobs üblich.

Beispiel:

Ein Restaurantmitarbeiter wird nur dann gerufen, wenn die Nachfrage hoch ist, hat jedoch keine garantierten Schichten pro Woche.

Vorteile:

• Bietet Unternehmen eine flexible Arbeitskraft während Spitzenzeiten.
• Ermöglicht es Mitarbeitern, Schichten je nach Verfügbarkeit anzunehmen oder abzulehnen.
• Reduziert die Gehaltskosten, wenn die Geschäftsnachfrage gering ist.

Nachteile:

• Mitarbeiter erleben Einkommensunsicherheit aufgrund unvorhersehbarer Stunden.
• Ein Mangel an Jobsicherheit kann zu geringem Arbeitsmoral führen.
• In einigen Ländern gibt es strikte Arbeitsgesetze zur Regelung von Nullstundenverträgen.

#5 Feste Teilzeit

Ein fester Teilzeitplan bietet den Mitarbeitern eine feste Anzahl von Stunden pro Woche, jedoch unterhalb der Schwelle für einen Vollzeitstatus. Im Gegensatz zu Gelegenheits- oder Zeitarbeit erhalten feste Teilzeitmitarbeiter Vorteile wie bezahlten Urlaub und Arbeitsplatzsicherheit.

Beispiel:

Ein Kundenservice-Mitarbeiter arbeitet 25 Stunden pro Woche mit einem festen Zeitplan von Montag-Freitag, 9 bis 14 Uhr.

Vorteile:

• Bietet Stabilität, während es den Mitarbeitern ermöglicht, reduzierte Arbeitszeiten beizubehalten.
• Hilft Unternehmen, qualifizierte Mitarbeiter zu behalten, die Teilzeitarbeit bevorzugen.
• Mitarbeiter erhalten Vorteile, während sie weniger Stunden als Vollzeitmitarbeiter arbeiten.

Nachteile:

• Mitarbeiter könnten auf Vollzeitvorteile wie Karrieremöglichkeiten verzichten.
• Die Verteilung der Arbeitslast kann herausfordernd sein, wenn Teilzeitmitarbeiter wesentliche Aufgaben übernehmen.

Schichten nach Branche

Arbeitspläne variieren je nach den Anforderungen der Branche. Einige Sektoren benötigen eine 24/7 Abdeckung, während andere zu den regulären Geschäftszeiten arbeiten. Die Wahl der richtigen Arten von Zeitplänen gewährleistet Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung der Arbeitsgesetze.

Arbeitspläne für den Bau

Bauprojekte folgen unterschiedlichen Arbeitszeitplänen, abhängig von Fristen, Wetterbedingungen und Arbeitskräfteverfügbarkeit. Viele Arbeiter arbeiten nach einem 8-17 Uhr Zeitplan, aber einige Projekte erfordern verlängerte oder rotierende Schichten, um enge Zeitpläne einzuhalten. Überstunden sind üblich, besonders gegen Ende des Projekts. Manche Baustellen nutzen einen 9/80 Zeitplan, bei dem Mitarbeiter in neun Tagen 80 Stunden arbeiten und jeden zweiten Freitag frei haben.

Arbeiter können auch einem komprimierten Zeitplan folgen, wie zum Beispiel vier 10-Stunden-Schichten, die weniger Arbeitstage pro Woche ermöglichen. Saisonale Projekte sind oft auf befristete und Auftragnehmer-Zeitpläne angewiesen, bei denen Arbeiter für bestimmte Bauphasen angestellt werden.

Herausforderungen bei der Bauplanung umfassen unvorhersehbare Wetterverzögerungen, Projektänderungen und die Gewährleistung der Arbeitssicherheit bei langen Schichten. Eine richtige Planung hilft, Effizienz zu wahren, ohne die Mitarbeiter zu überarbeiten.

Arbeitspläne für medizinische Hilfskräfte

Mitarbeiter im Gesundheitswesen benötigen eine 24/7 Schichtabdeckung, was zu sehr strukturierten, aber anspruchsvollen Zeitplänen führt. Die meisten Krankenhäuser und Kliniken verwenden rotierende Zeitpläne, bei denen Mitarbeiter jede Woche unterschiedliche Schichten arbeiten, um die Arbeitsbelastung auszugleichen. Übliche Schichten umfassen:

• Tagesschicht (8 Uhr – 16 Uhr)
• Abendschicht (16 Uhr – 0 Uhr)
• Nachtschicht (0 Uhr – 8 Uhr)

Einige Krankenhäuser führen Pitman- oder Dupont-Zeitpläne ein, um eine kontinuierliche Patientenversorgung sicherzustellen, während längere Ruhezeiten gewährt werden. Personal in der Notaufnahme und Intensivstation folgt oft 12-Stunden-Schichten, wie 2-2-3-Zeitplänen, bei denen sie zwei Tage arbeiten, zwei Tage frei haben und dann drei Tage arbeiten.

Bereitschaftsschichten sind in der Notfallmedizin üblich und erfordern, dass Personal ohne festen Zeitplan verfügbar ist. Überstunden sind häufig, was zu Burnout führen kann, wenn sie nicht richtig verwaltet werden. Flexible Arbeitszeiten, Jobsharing und Fernkonsultationen helfen, die Belastung des medizinischen Personals zu verringern.

Arbeitspläne für Anwaltskanzleien

Anwaltskanzleien folgen typischerweise einem 9-17 Uhr Zeitplan, aber Arbeitsbelastungen gehen oft über die traditionellen Bürozeiten hinaus. Viele Anwälte arbeiten 50-60 Stunden pro Woche, manchmal auch am Wochenende. Junior-Anwälte arbeiten häufig nach einem unvorhersehbaren Zeitplan, der von Kundenanforderungen und Gerichtsterminen bestimmt wird.

Einige Anwaltskanzleien führen komprimierte Zeitpläne ein, die es Anwälten ermöglichen, längere Stunden an weniger Tagen zu arbeiten. Fern- und hybride Zeitpläne werden immer üblicher, insbesondere für juristische Recherchen und Mandantengespräche. Paralegals und unterstützendes Personal arbeiten oft nach Standardplänen, obwohl bei Gerichtsverfahren Überstunden erforderlich sein können.

Das Ausbalancieren der Arbeitsbelastung in Anwaltskanzleien ist aufgrund unvorhersehbarer Anforderungen von Fällen eine Herausforderung. Eine ordnungsgemäße Mitarbeiterarbeitszeitverwaltung sichert die Produktivität des Personals und verhindert Burnout.

Wie erstelle ich Arbeitspläne für Mitarbeiter?

Die Erstellung eines Arbeitsplans für Mitarbeiter erfordert eine sorgfältige Planung, um die Anforderungen des Unternehmens mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter in Einklang zu bringen. Ein gut strukturierter Arbeitsplan verbessert die Produktivität, reduziert Konflikte und sorgt für reibungslose Abläufe. Nachfolgend sind wichtige Schritte aufgeführt, um einen effizienten Arbeitsplan für Mitarbeiter zu entwickeln.

1. Ressourcen identifizieren

Bevor Sie einen Zeitplan erstellen, bewerten Sie die verfügbaren Ressourcen, einschließlich der Größe der Belegschaft, der Fähigkeiten und der betrieblichen Bedürfnisse. Identifizieren Sie kritische Rollen, die eine Vollzeitabdeckung erfordern, und Bereiche, in denen Teilzeit- oder Vertragsarbeiter Lücken füllen können. Berücksichtigen Sie die Arbeitsbelastungsverteilung, um Mitarbeiterüberlastung zu verhindern und gleichzeitig die Effizienz des Unternehmens zu wahren.

2. Bedürfnisse für jede Schichtkategorie auflisten

Definieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die für jede Schicht benötigt werden, und ihre Rollen. Wenn das Unternehmen von 8-17 Uhr arbeitet, sorgen Sie für ausreichende Abdeckung während des gesamten Tages. Für einen 24/7-Betrieb planen Sie Schichten wie Tag-, Abend- und Nachtdrehungen. Unternehmen mit schwankender Nachfrage sollten saisonale oder flexible Zeitpläne in Betracht ziehen.

3. Bedarf antizipieren

Analysieren Sie Spitzenzeiten des Geschäfts, saisonale Trends und Schwankungen der Arbeitslast. Einzelhandelsgeschäfte benötigen möglicherweise mehr Personal am Wochenende, während Krankenhäuser eine konstante 24/7-Besetzung erfordern. Das Studium vergangener Mitarbeiterschichtpläne hilft, zukünftige Anforderungen vorherzusagen und Unterbesetzung oder Überbesetzung zu vermeiden.

4. Mitarbeiterpräferenzen sammeln

Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeiter bei der Erstellung von Zeitplänen. Einige Arbeitnehmer bevorzugen Morgenschichten, während andere während der Abendstunden besser arbeiten. Das Einholen von Rückmeldungen erhöht die Arbeitszufriedenheit und reduziert Fehlzeiten.

5. Frühere Zeitpläne überprüfen

Analysieren Sie frühere Arbeitszeitplanbeispiele, um Ineffizienzen zu identifizieren. Suchen Sie nach Trends in Schichtwechseln, häufigen Fehlzeiten oder Planungskonflikten. Passen Sie den neuen Zeitplan an, um wiederkehrende Probleme zu lösen und das Workforce-Management zu verbessern.

6. Ersatzplan erstellen

Ungeplante Abwesenheiten können den Workflow stören. Erstellen Sie einen Backup-Plan, indem Sie eine Liste von Mitarbeitern führen, die für Bereitschaftsschichten oder Überstunden zur Verfügung stehen. Mit einem Arbeitszeitplanbeispiel mit vorgesehenem Backup-Personal werden Probleme bei der kurzfristigen Einsatzplanung vermieden.

7. Gesetze recherchieren

Stellen Sie die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Branchenvorschriften sicher. Überprüfen Sie Regeln zu geplanten Stunden, Überstundenvergütung, Pausen und Arbeitnehmerrechten. Nichteinhaltung kann zu rechtlichen Problemen und verminderter Mitarbeiterzufriedenheit führen.

8. Einen Zeitplaner verwenden

Die manuelle Erstellung verschiedener Zeitpläne kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Shifton ist eine Aufgabenverwaltungsanwendung, die entwickelt wurde, um Schichtplanung, Mitarbeitereinsatz und Arbeitslastverteilung zu automatisieren. Mit Shifton können Unternehmen:

• Schichtzuweisungen basierend auf Arbeitslastanforderungen automatisieren.
• Mitarbeitern erlauben, Schichtwechsel anzufragen und Verfügbarkeiten zu verwalten.
• Planungsfehler mit KI-optimierung reduzieren.
• Arbeitspläne mit Echtzeitanpassungen verbessern.

Die Verwendung von Aufgabenmanagement-Software wie Shifton vereinfacht die Planung verschiedener Zeitpläne, sorgt für Effizienz und reduziert die Verwaltungslast.

9. Den Zeitplan veröffentlichen

Sobald der Arbeitsplan für Mitarbeiter finalisiert ist, teilen Sie ihn dem Team im Voraus mit. Verwenden Sie Aufgabenverwaltungs-Apps oder interne Kommunikationsmittel, um Mitarbeiter zu benachrichtigen und ihnen zu ermöglichen, ihre Schichten zu überprüfen. Transparenz in der Einsatzplanung verhindert Last-Minute-Konflikte und verbessert die Koordination der Belegschaft.

Warum ist die Erstellung eines Arbeitsplans wichtig?

Ein strukturierter Arbeitsplan für Mitarbeiter gewährleistet betriebliche Effizienz, Mitarbeiterzufriedenheit und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen. Ohne einen gut organisierten Geschäftszeitplan stehen Unternehmen vor Fehlzeiten, Mitarbeiter-Burnout und Produktivitätsverlust. Nachfolgend sind wesentliche Gründe aufgeführt, warum ein ordnungsgemäßer Arbeitsplan für Mitarbeiter unerlässlich ist.

1. Verbesserte Mitarbeiterbindung

Ein gut geplanter Arbeitsplan für Mitarbeiter reduziert Stress und sorgt für eine faire Schichtverteilung. Mitarbeiter, die vorhersehbare Arbeitszeiten erhalten, erleiden seltener Burnout oder Unzufriedenheit, was zu niedrigeren Fluktuationsraten führt. Unternehmen, die flexible Zeitplanoptionen bieten, halten Top-Talente, indem sie persönliche Verpflichtungen und Work-Life-Balance berücksichtigen.

2. Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Ein optimierter Arbeitszeitenplan stimmt die Verfügbarkeit der Mitarbeiter mit den Hauptgeschäftszeiten ab, sodass das Personal präsent ist, wenn die Nachfrage am höchsten ist. Schichtzuweisungen basierend auf Produktivitätsmustern – wie das Planen von Morgenschichten für Frühaufsteher – maximieren die Effizienz. Mitarbeiter mit einem strukturierten Arbeitsplan erleben weniger Ablenkungen und halten höhere Leistungsniveaus aufrecht.

3. Garantierte 24/7 Besetzung

Branchen wie Gesundheitswesen, Kundenservice und Sicherheit erfordern kontinuierliche Abdeckung. Der Einsatz unterschiedlicher Arbeitszeiten wie Pitman, Dupont oder rotierende Schichten stellt sicher, dass Unternehmen effizient ohne Lücken im Servicebetrieb arbeiten. Ein angemessener Arbeitswochenplan verhindert Unterbesetzung und reduziert betriebliche Unterbrechungen.

4. Effektives Personalmanagement

Ein klarer Arbeitszeitplan hilft dabei, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, Überstunden und Gehaltskosten zu verfolgen. Unternehmen, die Software zur Aufgabenverwaltung verwenden, automatisieren die Schichtverfolgung und stellen die Einhaltung der Arbeitsgesetze in Bezug auf Überstunden und Pausen sicher. Eine ordnungsgemäße Planung verhindert unnötige Gehaltskosten aufgrund ineffizienter Schichtplanung.

5. Verminderter Arbeitsstress

Ein organisierter Arbeitsplan für Mitarbeiter verhindert eine Überlastung durch übermäßige Stunden oder unvorhersehbare Schichten. Mitarbeiter mit einem stabilen Arbeitsplan erleben weniger Stress, was zu besserer psychischer Gesundheit und Zufriedenheit am Arbeitsplatz führt. Jobsharing, verkürzte Arbeitszeiten und flexible Arbeitsarrangements verbessern zusätzlich das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

6. Zufriedenstellende Work-Life-Balance

Ein guter Arbeitsplan gibt den Mitarbeitern ausreichend Zeit, um persönliche Verpflichtungen neben beruflichen Aufgaben zu bewältigen. Pläne wie hybride Arbeitsmodelle, 4-10-Schichtpläne oder 9/80-Arrangements bieten verlängerte Ruhezeiten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Unternehmen, die Work-Life-Balance priorisieren, ziehen motivierte Mitarbeiter an und halten sie.

Wie man den idealen Arbeitsplan für seine Mitarbeiter wählt

Die Auswahl des besten Arbeitsplans erfordert ein Gleichgewicht zwischen den geschäftlichen Anforderungen und den Vorlieben der Mitarbeiter. Die richtigen Arten von Plänen verbessern die Produktivität, steigern die Arbeitszufriedenheit und stellen die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicher. Bei der Bestimmung des idealen Arbeitsplans sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

1. Geschäftsanforderungen

Identifizieren Sie die Kernbedürfnisse des Unternehmens. Einige Branchen, wie Gesundheitswesen und Produktion, erfordern 24/7-Abdeckung, während andere nach einem Standard-Arbeitsplan funktionieren. Bestimmen Sie, ob ein fester, rotierender oder flexibler Plan zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

2. Mitarbeiterpräferenzen

Ein erfolgreicher Arbeitsplan berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Einige bevorzugen Frühschichten, während andere abends produktiver sind. Flexible Planoptionen, wie Fernarbeit oder komprimierte Schichten, helfen dabei, Talente anzuziehen und zu binden. Die Erfassung von Mitarbeiterfeedback sorgt für höhere Arbeitszufriedenheit.

3. Kunden- und Servicenachfrage

Einzelhandels-, Gastgewerbe- und Gesundheitsunternehmen müssen die Arbeitspläne der Mitarbeiter an die Nachfragespitzen anpassen. Wenn der Kundenverkehr am Wochenende am höchsten ist, stellt die Planung von Wochenendschichten einen optimalen Service sicher. Die Analyse vergangener Arbeitszeiten hilft, den Personalbedarf vorauszusehen.

4. Einhaltung der Arbeitsgesetze

Jeder Arbeitsplan für Mitarbeiter muss den Arbeitsvorschriften entsprechen, einschließlich Überstundenvergütung, Ruhepausen und Arbeitszeitbeschränkungen. Einige Länder beschränken Nachtschichten oder schreiben bestimmte Pausen vor. Die Missachtung dieser Gesetze kann zu Strafen und Mitarbeiterunzufriedenheit führen.

5. Skalierbarkeit und zukünftiges Wachstum

Ein gut gestalteter Arbeitsplan sollte sich an die Geschäftserweiterung anpassen. Mit dem Wachstum der Unternehmen nehmen die Planungsanforderungen zu. Der Einsatz von Software zur Aufgabenverwaltung wie Shifton vereinfacht die Planung für größere Teams, automatisiert die Schichtzuweisung und reduziert Konflikte.

Die Wahl des besten Arbeitsplans beinhaltet die Bewertung von Unternehmenszielen, Mitarbeiterwohlbefinden und gesetzlichen Anforderungen. Die Umsetzung der richtigen Arten von Arbeitsplänen steigert die Effizienz und erhält ein gesundes Arbeitsklima.

Wie man den idealen Arbeitsplan für seine Mitarbeiter wählt

Die Auswahl des besten Arbeitsplans erfordert ein Gleichgewicht zwischen den geschäftlichen Erfordernissen und den Vorlieben der Mitarbeiter. Die richtigen Arten von Plänen verbessern die Produktivität, steigern die Arbeitszufriedenheit und stellen die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicher. Bei der Bestimmung des idealen Arbeitsplans sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

1. Geschäftsanforderungen

Identifizieren Sie die Kernbedürfnisse des Unternehmens. Einige Branchen, wie Gesundheitswesen und Produktion, erfordern 24/7-Abdeckung, während andere nach einem Standard-Arbeitsplan funktionieren. Bestimmen Sie, ob ein fester, rotierender oder flexibler Plan zu Ihrem Geschäftsmodell passt.

2. Mitarbeiterpräferenzen

Ein erfolgreicher Arbeitsplan berücksichtigt die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Einige bevorzugen Morgenschichten, während andere abends produktiver sind. Flexible Planoptionen, wie Fernarbeit oder komprimierte Schichten, helfen dabei, Talente anzuziehen und zu halten. Mitarbeiterfeedback sorgt für höhere Zufriedenheit im Job.

3. Kunden- und Servicenachfrage

Einzelhandels-, Gastgewerbe- und Gesundheitsunternehmen müssen die Arbeitspläne der Mitarbeiter an die Nachfragespitzen anpassen. Wenn der Kundenverkehr am Wochenende am höchsten ist, stellt die Planung von Wochenendschichten einen optimalen Service sicher. Die Analyse vergangener Arbeitszeiten hilft, den Personalbedarf vorauszusehen.

4. Einhaltung der Arbeitsgesetze

Jeder Arbeitsplan für Mitarbeiter muss den Arbeitsvorschriften entsprechen, einschließlich Überstundenvergütung, Ruhepausen und Arbeitszeitbeschränkungen. Einige Länder beschränken Nachtschichten oder schreiben bestimmte Pausen vor. Die Missachtung dieser Gesetze kann zu Strafen und Mitarbeiterunzufriedenheit führen.

5. Skalierbarkeit und zukünftiges Wachstum

Ein gut gestalteter Arbeitsplan sollte sich an die Geschäftserweiterung anpassen. Mit dem Wachstum der Unternehmen nehmen die Planungsanforderungen zu. Der Einsatz von Software zur Aufgabenverwaltung wie Shifton vereinfacht die Planung für größere Teams, automatisiert die Schichtzuweisung und reduziert Konflikte.

Die Wahl des besten Arbeitsplans beinhaltet die Bewertung von Unternehmenszielen, Mitarbeiterwohlbefinden und gesetzlichen Anforderungen. Die Umsetzung der richtigen Arten von Arbeitsplänen steigert die Effizienz und erhält ein gesundes Arbeitsklima.

Wie man Arbeitspläne mit Shifton optimiert

Die manuelle Verwaltung verschiedener Arbeitspläne kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein und zu Planungsproblemen, Unterbesetzung und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen. Shifton, eine fortschrittliche Aufgabenverwaltungssoftware, vereinfacht den gesamten Prozess, sorgt für eine nahtlose Schichtplanung und Personalverwaltung.

Hauptvorteile der Nutzung von Shifton für die Arbeitsplanung

• Automatisierte Schichtplanung – Shifton weist Schichten basierend auf der Verfügbarkeit, den Fähigkeiten der Mitarbeiter und den Geschäftsanforderungen zu und eliminiert den Aufwand manueller Planung.
• Echtzeit-Anpassungen – Änderungen in letzter Minute? Shifton ermöglicht schnelle Anpassungen und sorgt für vollständige Planabdeckung ohne Unterbrechungen.
• Selbstplanung durch Mitarbeiter – Arbeitnehmer können Schichten tauschen, Freistellungen beantragen und ihre Verfügbarkeit selbst verwalten, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
• Einhaltung der Arbeitsgesetze – Das System stellt sicher, dass die Arbeitszeiten mit den Überstandenregelungen, Ruhepausen und lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen.

Wie Shifton funktioniert

1. Definieren der Schichtanforderungen – Richten Sie die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern pro Schicht ein und geben Sie auf Fähigkeiten basierende Zuweisungen an.
2. Eingabe der Mitarbeiterverfügbarkeit – Mitarbeiter geben ihre bevorzugten Schichten und Freizeitanträge ein.
3. Automatisierte Planung – Das System erzeugt einen optimierten Arbeitsplan für die Mitarbeiter, der die Arbeitsbelastung ausgleicht und Gerechtigkeit gewährleistet.
4. Sofortige Benachrichtigungen – Mitarbeiter erhalten Echtzeit-Aktualisierungen über ihren Arbeitszeitplan, Schichtwechsel oder Planänderungen.
5. Leistungsüberwachung – Manager können die Pläne der Mitarbeiter analysieren, die Anwesenheit überwachen und Planungsprobleme identifizieren.

Shifton hilft Unternehmen jeder Größe, verschiedene Arbeitszeitpläne zu rationalisieren, die Verwaltungsbelastung zu reduzieren und die gesamte Arbeitskräfteffizienz zu verbessern. Egal ob 9-5-Zeitplan, rotierende Schichten oder remote Arbeitspläne, Shifton bietet eine flexible und skalierbare Lösung, die auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist.

Die Nutzung von Shifton stellt sicher, dass Unternehmen einen optimierten Arbeitsplan für Mitarbeiter beibehalten, während Störungen minimiert und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.

Wichtige Erkenntnisse

Die Wahl der richtigen Zeitpläne ist entscheidend für die Effizienz eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Nachfolgend die wichtigsten Erkenntnisse aus diesem Leitfaden:

• Verschiedene Branchen erfordern unterschiedliche Arbeitszeitpläne – Von Standard 9-5-Zeitplänen bis hin zu rotierenden Schichten, muss jedes Unternehmen das Modell wählen, das am besten zu seinen betrieblichen Bedürfnissen passt.
• Alternative Schichtarten verbessern die Flexibilität – Optionen wie komprimierte Arbeitswochen, hybride Zeitpläne und flexible Schichten helfen, Produktivität und Mitarbeiterwohl zu balancieren.
• Eine ordnungsgemäße Planung verhindert Burnout und verbessert die Mitarbeiterbindung – Ein gut strukturierter Arbeitszeitplan stellt sicher, dass die Mitarbeiter ausreichend Ruhe und eine faire Schichtverteilung erhalten.
• Technologie vereinfacht die Personalplanung – Der Einsatz von Aufgabenverwaltungsanwendungen wie Shifton automatisiert die Schichtplanung, reduziert Planungskonflikte und erhöht die Effizienz.
• Die Einhaltung von Arbeitsgesetzen ist entscheidend – Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeitpläne mit Überstundenregelungen, Pausenregelungen und lokalen Arbeitsgesetzen übereinstimmen.

Durch die Implementierung strategischer Zeitpläne können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, das Mitarbeiterengagement stärken und langfristigen Erfolg sicherstellen.

Viele Unternehmen nutzen Kontaktzentren als Mittel zur Kommunikation mit ihrer Kundenbasis. Die Art und Weise, wie Betreiber mit Anrufern umgehen, kann zu neuen Kunden führen und langfristige Beziehungen zu bestehenden Kunden pflegen.

Herausforderungen bei der Planung von Callcenter-Schichten

In vielen Fällen arbeiten Callcenter im Auftrag internationaler Unternehmen. Manager stellen Betreiber ein, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten müssen. Dies kann zu Verwirrung bei Arbeitszeiten, Schichten und der Verteilung der Mitarbeiter führen.

Dies kann wiederum den Arbeitsablauf der Callcenter beeinträchtigen, zu negativem Feedback und geringeren Einnahmen führen. Ein Callcenter kann diese Situation vermeiden, wenn es ein effektives Management der Arbeitspläne implementiert. Derzeit gibt es mehrere Arten von Arbeitszeitplänen:

Sowjetisch

Diese Art von Arbeitszeitplan ist für Callcenter geeignet, die für lokale Märkte arbeiten. Mitarbeiter haben eine 8-Stunden-Schicht und eine 1-stündige Mittagspause. Betreiber können die Zeit ihrer Pause nicht selbst wählen. Mittagspause kann nur nach 4 Stunden der Schicht genommen werden. In der Regel gibt es bei diesem Zeitplan nur zwei Schichten: von 8:00 bis 16:00 Uhr und von 16:00 bis 24:00 Uhr.

Amerikanisch

Dieses Szenario bietet ebenfalls 8-Stunden-Schichten. Der „amerikanische“ Typ erlaubt es nicht, die Anfangszeit der Schichten zu ändern. Es erlaubt den Betreibern nicht, die am besten geeignete Zeit zu wählen. Trotzdem erlaubt das Szenario, zu jeder Zeit des Arbeitstages Mittag zu machen und Pausen zu beantragen.

Britisch

Der britische Zeitplantyp gilt als der effizienteste für die Arbeitsorganisation in Callcentern. Er reduziert nicht nur Kosten, sondern verbessert auch die Leistung der Mitarbeiter. Dieser Zeitplantyp bietet 4/8-Stunden-Schichten. Mitarbeiter können wählen, wann ihre Schichten beginnen, und zu jeder Zeit während der Arbeitsstunden eine Mittagspause einlegen.

Callcenter, die zum „britischen“ Modell des Arbeitszeitmanagements wechseln, werden eine signifikante Verbesserung der Leistung und Einstellung ihrer Mitarbeiter feststellen. Im Gegenzug haben Kunden das Gefühl, mit Fachleuten zu kommunizieren und erhalten einen hohen Kundenservice.

Planungstools

Einfache Lösungen wie Microsoft Excel reichen nicht aus, um Arbeitspläne verschiedener Dauer und mit unterschiedlichen Mitarbeiteranzahlen zu erstellen. Sie können nicht zur Planung von Zeitplänen und zur Überwachung von Pausen verwendet werden. Management-Tools für die Arbeitskräfte ermöglichen die Erstellung eines perfekten Zeitplans.

Der Shifton-Service ist eine perfekte Lösung, um einen „britischen“ Zeitplan für ein Callcenter einzurichten. Der Service ermöglicht es, die Anfangszeit der Schicht festzulegen, Pausen und Urlaube zu nehmen, unterstützt eine flexible Mittagspause. Er ermöglicht es einem Callcenter, einen Zeitplan für jede Art von Personal zu erstellen.

Alle Unternehmen suchen nach kostengünstigen und benutzerfreundlichen Werkzeugen, die die Leistung der Mitarbeiter und die Zuschauerzahlen verbessern, ohne der Managementabteilung zu viel Zeit zu entziehen. Wir haben eine Reihe von Tools entwickelt, die leicht zu beherrschen sind und Ihrem Unternehmen viel Zeit sparen werden.

Social Media Marketing-Lösungen zur Steigerung des Bekanntheitsgrades

1. Buffer

   Buffer verfolgt einen sehr einfachen Ansatz für SMM. Es ermöglicht die Planung der Veröffentlichung von Beiträgen auf verschiedenen Plattformen. Diese werden automatisch ohne direkten menschlichen Eingriff veröffentlicht. Buffer unterstützt alle großen Social Media Plattformen und bietet Analysen, die helfen, die Reichweite und das Engagement der Nutzer zu verbessern.

2. CoSchedule

   CoSchedule ist sowohl ein Marketing- als auch ein Social Media-Kalender, integriert in einer einzigen Plattform. Der Dienst ist direkt mit Evernote und Headline Analyzer sowie den meisten sozialen Netzwerken (Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, Tumblr, Google+ usw.) integriert. Es ist so konzipiert, dass alle Beiträge, einschließlich Blogbeiträge, von einem einzigen Dashboard aus verwaltet werden können.

3. Hootsuite

   Hootsuite ist eine der ältesten SMM-Plattformen, da sie seit 2008 aktiv ist. Es ermöglicht die Planung von Beiträgen auf Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+ und YouTube. Mit Hootsuite können Sie erfahren, wie Ihr Unternehmen oder Ihre Marke online wahrgenommen wird. Außerdem bietet die Plattform Beitragsanalysen.

4. Schedugram

   Schedugram ist einer der am häufigsten genutzten Scheduler für Instagram. Unternehmen, die sich auf diese Plattform konzentrieren, werden feststellen, dass der Dienst über eine einfache Benutzeroberfläche verfügt und das Hochladen und Bearbeiten von Bildern ermöglicht. Diese können später bei Bedarf gepostet werden. Zum Beispiel können Sie 10 Fotos erstellen und eine Uhrzeit und ein Datum wählen, an dem jedes dieser Fotos für Abonnenten verfügbar sein soll.

Umfragen

1. GetFeedback

   GetFeedback ist ein Online-Umfragetool, das es Unternehmen ermöglicht, die Kundenzufriedenheit zu messen und deren Erfahrungen zu verbessern. Die Plattform bietet Umfragepersonalierung, einschließlich der Hinzufügung von Markenlogos, Schriftarten und Farben.

2. QuestionPro

   QuestionPro ermöglicht es Benutzern, alle Arten von Umfragen und Befragungen zu erstellen. Diese können aus einem Microsoft Word-Dokument hochgeladen, manuell erstellt oder aus bestehenden professionell erstellten Vorlagen kopiert werden. Umfragen können per E-Mail versendet, auf einer Website eingebettet oder in einem Pop-up-Fenster angezeigt werden.

3. SurveyGizmo

   SurveyGizmo bietet über 40 Fragetypen sowie Umfragethemen, die sowohl für Desktop- als auch für Mobilgeräte angepasst sind. Der Dienst bietet viele vorgefertigte Themen zur Auswahl sowie einen Theme-Builder. Da die Plattform mehrsprachig ist, können genau dieselben Umfragen und Befragungen in verschiedenen Ländern durchgeführt werden. Es gibt keine Beschränkungen bezüglich der Anzahl der Fragen und Antworten, die eine Umfrage haben kann.

4. SurveyMonkey

   SurveyMonkey ermöglicht es Unternehmen, ihre Kundenbasis besser zu verstehen und Feedback von Mitarbeitern zu erhalten. Man kann SurveyMonkey auch nutzen, um Marktforschung zu betreiben, um der Zeit voraus zu sein. Die Plattform bietet kostenlose Umfragen mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten. Diese können per E-Mail gesendet, in sozialen Medien, auf Websites und anderen Plattformen veröffentlicht werden.

Mitarbeiterverwaltung

1. 15Five

   Die 15Five-Plattform ermöglicht die Nachverfolgung der Mitarbeiterleistung. Arbeitgeber können sich über die Erfolge des Teams informieren, Probleme ansprechen, bevor sie zum Problem werden, und Informationen über Ideen erhalten, die die Mitarbeiter möglicherweise haben. Der Dienst ist vergleichbar mit einem sozialen Netzwerk für das Personalmanagement.

2. Aventr

   Aventr wurde entwickelt, um die Mitarbeiterleistung durch Verbesserung des Teamengagements und der Zusammenarbeit zu beeinflussen. Arbeitgeber können Geschenke und positives Feedback an Mitarbeiter senden. Aventr ermöglicht das Teilen von Ideen und misst, wie stark die Mitarbeiterleistung verbessert wurde.

3. Basecamp

   Basecamp ist ein Premium-Dienst zur einfachen Einsatzplanung der Mitarbeiter. Manager können Mitarbeiter basierend auf ihren Rollen im Unternehmen gruppieren und ihnen Projekte zuweisen, an denen sie arbeiten sollen. Die Plattform verfügt über integrierte Benachrichtigungen, einen Chat-Raum, ein Aufgabenbrett und automatische Check-ins. All diese Funktionen helfen dabei, zu verfolgen, was im gesamten Unternehmen vor sich geht.

4. Shifton

   Shifton bietet eine umfassende Reihe von Werkzeugen für das Management von Unternehmen, Projekten und Dienstplänen. Es ermöglicht das Erstellen verschiedener Arten von Arbeitsplänen für Personal jeder Größe. Mitarbeiter können ihre bevorzugten Arbeitszeiten angeben, Pausen anfordern oder Schichten untereinander tauschen.

Wir hoffen, dass diese Tools Ihnen helfen werden, Zeit bei der Teamverwaltung und beim Aufbau der Markenbekanntheit zu sparen.

Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen, die einem Kleinunternehmer zur Verfügung stehen. Es gibt ein paar Dinge, die helfen, Zeit zu sparen.

Effizienter Zeitmanagement-Tipp Nr. 1 — Beschreiben Sie Ihren durchschnittlichen Tag

Nehmen Sie ein Blatt Papier und beschreiben Sie Ihren durchschnittlichen Tag von morgens bis abends. Ihre Mittagspause, Telefonanrufe, Pendelzeit usw. müssen minutengenau aufgeschlüsselt werden. Sie sollten auch die Gesamtzeit berechnen, die Sie tagsüber verbringen.

Die Liste muss Ihren durchschnittlichen Tag beschreiben. Versuchen Sie nicht, Ihre Pläne zu ändern, damit diese auf dem Papier besser aussehen. Sie werden schnell die Zeitfresser ermitteln. Achten Sie auf die Zeit, die Sie mit Telefonanrufen, Pausen, Besorgungen und anderen nicht arbeitsbezogenen Tätigkeiten verbringen.

Lassen Sie neue Chancen nicht Ihren Kurs ändern

Kleinunternehmer sind manchmal impulsiv, wenn es um neue Ideen oder Geschäftsangebote geht. Dies lenkt sie von ihrem Plan ab und kann zu einem Haufen von Projekten führen, die nie fertiggestellt werden. Sie müssen sich nur auf die wertvollsten Ideen und Angebote konzentrieren.

Delegieren Sie Ihre Arbeit nicht ohne angemessene Schulung

Um ein erfolgreiches Geschäft zu führen, ist es entscheidend, einen Teil Ihrer Verantwortlichkeiten an andere Personen zu delegieren. Ein Geschäftsinhaber muss sicherstellen, dass die Person, die einen Teil der Last trägt, ordnungsgemäß instruiert wird. Eine Person muss sich ihrer Verantwortung voll bewusst sein.

Wenn Sie beispielsweise eine kleine Bäckerei besitzen und jemanden finden, der Sie als Chef-Bäcker ersetzen soll, müssen Sie ihn über die Backtechniken in Ihrem Unternehmen aufklären, sicherstellen, dass er qualifiziert ist und die Probezeit besteht.

Folgen Sie der 80/20-Regel

Die 80/20-Regel oder das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % des Erfolgs aus 20 % der Anstrengung resultieren. Zum Beispiel bringen nur 20 % der Kunden 80 % des Einkommens der meisten Unternehmen. Diese Regel kann auf das Zeitmanagement angewendet werden.

Zählen Sie alle Ihre täglichen Erfolge, die einen positiven Einfluss auf Ihr Geschäft hatten. Die Zahlen können variieren, aber nur ein kleiner Prozentsatz davon wird Ihrem Unternehmen zugutekommen. Der Trick besteht darin, sich darauf zu konzentrieren.

Ein Unternehmen zu führen erfordert das Tragen mehrerer Hüte, aber der Versuch, alles allein zu machen, führt zu Ausbrennen und Ineffizienz. Das effektive Delegieren von Aufgaben ist ein Wendepunkt für Geschäftsinhaber, da es ihnen ermöglicht, sich auf Strategie und Wachstum zu konzentrieren, anstatt sich in den täglichen Aufgaben zu verlieren. Effektive Delegation erhöht die Produktivität, steigert das Engagement der Mitarbeiter und stellt sicher, dass Aufgaben von den richtigen Personen erledigt werden. In diesem Leitfaden behandeln wir, was Delegation ist, warum sie wichtig ist und wie man effizient Arbeit an Mitarbeiter delegiert. Außerdem skizzieren wir 18 wesentliche Aufgaben, die Sie heute auslagern sollten.

Was ist Delegation und warum ist sie wichtig?

Delegation ist der Prozess, Aufgaben an andere zu übertragen, während die Verantwortung für das Ergebnis bestehen bleibt. Sie ermöglicht es Geschäftsinhabern und Managern, Arbeitslasten effizient zu verteilen und sicherzustellen, dass Zeit und Fähigkeiten optimal genutzt werden. Ohne Delegation laufen Führungskräfte Gefahr, Mikro-Management zu betreiben, was das Wachstum von Mitarbeitern hemmt und die Skalierbarkeit des Unternehmens einschränkt.

Wenn Sie Aufgaben effektiv delegieren, schaffen Sie ein Umfeld, in dem Mitarbeiter Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen, was Produktivität und Moral verbessert. Die richtige Delegationsstrategie führt zu reibungsloseren Abläufen und ermöglicht es Führungskräften, sich auf hochrangige Entscheidungen zu konzentrieren.

Delegieren Sie die richtige Aufgabe an die richtige Person

Delegation bedeutet nicht nur, Arbeit abzuladen – es geht darum, die richtige Aufgabe der richtigen Person zuzuweisen. Berücksichtigen Sie die Stärken, Erfahrung und Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters, bevor Sie delegieren. Wenn eine Aufgabe Kreativität erfordert, weisen Sie sie einem Teammitglied mit starken Problemlösungsfähigkeiten zu. Für detailorientierte Arbeit wählen Sie jemanden, der akribisch ist. Das Anpassen von Aufgaben an die richtigen Personen gewährleistet Effizienz und Qualität.

Warum einige Menschen „nicht in der Lage“ sind zu delegieren

Viele Geschäftsinhaber kämpfen mit der Delegation aufgrund von häufigen Missverständnissen und Ängsten, wie zum Beispiel:

• Der Glaube, dass „es selbst zu machen, schneller ist“
• Angst, die Kontrolle über die Qualität zu verlieren
• Mangelndes Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter
• Unklare Anweisungen, die zu schlechten Ergebnissen führen

Diese Probleme können jedoch durch die Verfeinerung der Delegationsfähigkeiten, das Setzen klarer Erwartungen und die Verwendung von Aufgabenverwaltungssoftware zur Optimierung von Arbeitsabläufen überwunden werden.

Warum Delegation entscheidend ist

Das Scheitern an der Delegation führt zu Stress, verpassten Chancen und Ineffizienzen. Delegation ermöglicht es Führungskräften,:

• sich auf strategisches Wachstum zu konzentrieren, anstatt auf Routinetätigkeiten
• Mitarbeiter zu ermächtigen, indem sie ihnen Verantwortung übertragen
• Zeitmanagement und Produktivität zu verbessern
• die Abläufe effektiv zu skalieren, ohne auszubrennen

Durch die Annahme von Delegation können Unternehmen reibungsloser laufen, agiler werden und ein nachhaltiges Wachstum erzielen.

Wie man delegiert: Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten mit 9 Tipps für Manager

Durch die Anwendung dieser Strategien können Manager Aufgaben effektiv delegieren und zu einer produktiveren und engagierteren Belegschaft führen.

Wie man effektiv mit kleinem Budget delegiert

Kleine Unternehmen oder Start-ups zögern oft, aufgrund von Kostensorgen zu delegieren. Allerdings können das Outsourcing an Freiberufler, die Nutzung von Aufgabenmanagement-Apps oder Automatisierung kostengünstige Möglichkeiten sein, um zu delegieren, ohne das Budget zu sprengen.

18 Aufgaben, die Sie delegieren sollten

Das Delegieren von Aufgaben geht nicht nur darum, Zeit freizumachen – es geht darum, die Effizienz zu optimieren, qualitativ hochwertige Arbeit sicherzustellen und Ihrem Team Wachstumsmöglichkeiten zu bieten. Nachfolgend finden Sie 18 kritische Aufgaben, die jeder Geschäftsinhaber in Betracht ziehen sollte zu delegieren.

1. Tägliches Zeitmanagement

Ihre Zeit ist eines Ihrer wertvollsten Güter. Allerdings kann das Verwalten Ihres täglichen Zeitplans – Termine überprüfen, Erinnerungen einrichten und Aufgaben priorisieren – zeitraubend sein. Ein virtueller Assistent (VA) oder persönlicher Assistent kann diese Verantwortung übernehmen, um sicherzustellen, dass Sie bei Besprechungen, Fristen und Verpflichtungen auf Kurs bleiben.

Warum delegieren?

• Beseitigt Zeitverschwendung durch Planen und Umplanen.
• Stellt sicher, dass Sie sich auf Aktivitäten mit großem Einfluss konzentrieren.
• Reduziert Stress und Entscheidungsmüdigkeit.

2. E-Mail-Organisation und -Verwaltung

Der durchschnittliche Fachmann verbringt 28 % seiner Arbeitswoche damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Ein VA kann wichtige E-Mails filtern, auf Routineanfragen antworten und Ihren Posteingang organisieren, um sicherzustellen, dass dringende Angelegenheiten zuerst behandelt werden.

Warum delegieren?

• Verhindert Überlastung des Posteingangs.
• Spart jede Woche Stunden ein.
• Verbessert die Reaktionszeit bei kritischen Kommunikationsvorgängen.

3. Planungsanfragen

Koordinieren von Meetings, Vereinbaren von Terminen und Abstimmung von Zeitplänen über verschiedene Beteiligte hinweg kann überwältigend sein. Ein Planungsassistent oder ein automatisiertes Buchungssystem kann diese Aufgaben für Sie übernehmen.

Warum delegieren?

• Vermeidet Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen.
• Spart Zeit, die für E-Mails hin und her aufgewendet wird.
• Stellt eine optimierte Planung basierend auf Prioritäten sicher.

4. Ausgabenmanagement

Das Verfolgen von Geschäftsausgaben, Belegen, Rückerstattungen und monatlichen Budgets kann komplex und zeitaufwändig sein. Das Auslagern an einen Assistenten oder die Verwendung von Aufgabenmanagement-Anwendungen, die das Finanzmonitoring automatisieren, kann den Prozess nahtlos gestalten.

Warum delegieren?

• Hält Finanzen organisiert und prüfungsbereit.
• Reduziert Fehler bei der Ausgabenberichterstattung.
• Spart wertvolle Zeit, die für die Verfolgung und Abstimmung von Transaktionen aufgewendet wird.

5. CRM-Management

Customer Relationship Management (CRM)-Tools sind entscheidend für das Nachverfolgen von Leads, Interaktionen und Nachfassaktionen. Das manuelle Aktualisieren von Datensätzen und das Analysieren von Kundeninteraktionen ist jedoch mühsam. Ein CRM-Spezialist oder ein Assistent kann dies für Sie übernehmen.

Warum delegieren?

• Stellt eine bessere Kundenbindung und -erhaltung sicher.
• Automatisiert Nachfassaktionen und Lead-Tracking.
• Hält Kundendaten genau und aktuell.

6. Social Media Management

Eine starke Präsenz in sozialen Medien ist wichtig für die Markenbekanntheit, aber das regelmäßige Posten, die Interaktion mit Followern und das Verfolgen von Analysen können überwältigend sein. Ein Social-Media-Manager kann die Erstellung von Inhalten, die Planung und die Interaktion übernehmen.

Warum delegieren?

• Gewährleistet konsistentes Posten und Interaktion mit dem Publikum.
• Erhöht die Markenbekanntheit und Reichweite.
• Ermöglicht es Geschäftsinhabern, sich auf Strategie statt Ausführung zu konzentrieren.

7. Bestellwesen

Das Auffüllen der Büromaterialien, das Pflegen von Lieferantenbeziehungen und die rechtzeitige Lieferung von Materialien sind kritische operative Aufgaben, die leicht einem Büromanager oder einem Verwaltungsassistenten zugewiesen werden können.

Warum delegieren?

• Verhindert Materialengpässe.
• Spart Zeit, die für die Koordination von Bestellungen aufgewendet wird.
• Stellt kostengünstige Einkäufe sicher.

8. Allgemeine Recherche

Von Markttrends bis zur Konkurrenzanalyse spielt die Recherche eine entscheidende Rolle bei der Entscheidungsfindung. Das Durchsuchen endloser Berichte und Daten kann jedoch mühsam sein. Ein Forschungsassistent kann Ihnen zusammengefasste Einblicke liefern.

Warum delegieren?

• Hilft bei fundierten Geschäftsentscheidungen.
• Spart Stunden der Datensammlung und -analyse.
• Bietet umsetzbare Insights ohne manuellen Aufwand.

9. Reisemanagement

Geschäftsreisen planen, Flüge buchen, Unterkünfte arrangieren und Reisepläne verwalten nehmen wertvolle Zeit in Anspruch. Ein Reiseassistent kann all diese Logistik für Sie erledigen.

Warum delegieren?

• Spart Stunden an Recherche und Buchungen.
• Stellt reibungslose Reisevorbereitungen sicher.
• Verhindert Last-Minute-Probleme mit Flügen und Hotels.

10. Geschenk Einkäufe

Firmenpräsente für Kunden, Geschenke zur Mitarbeiteranerkennung oder Feiertagsgeschenke erfordern Überlegung und Zeit. Die Delegation dieser Aufgabe an einen Assistenten sorgt für durchdachte Geschenkaktionen ohne zusätzlichen Stress.

Warum delegieren?

• Spart Zeit bei der Suche nach passenden Geschenken.
• Sorgt für rechtzeitige Lieferung.
• Stärkt Kunden- und Mitarbeiterbeziehungen.

11. Rechnungen bezahlen

Mit der manuellen Abwicklung von Lieferantenrechnungen, Stromrechnungen und Abonnementverlängerungen ist eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe verbunden. Das Auslagern an einen Assistenten oder die Nutzung von Aufgabenmanagement-Apps für automatisierte Rechnungszahlungen kann den Prozess optimieren.

Warum delegieren?

• Verhindert verspätete Gebühren und verpasste Zahlungen.
• Spart Zeit bei der Nachverfolgung und Verwaltung von Rechnungen.
• Sorgt für finanzielle Organisation.

12. Buchhaltung und Rechnungsstellung

Genaue Finanzaufzeichnungen sind entscheidend für den Geschäftserfolg, aber Buchhaltung und Rechnungsstellung können komplex und zeitaufwendig sein. Ein professioneller Buchhalter kann sicherstellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden.

Warum delegieren?

• Sorgt für Einhaltung und Genauigkeit.
• Reduziert Fehler in der Finanzberichterstattung.
• Spart Zeit, die für den Ausgleich der Konten aufgebracht wird.

13. Inhaltserstellung

Von Blogbeiträgen bis hin zu Newslettern ist Content-Marketing entscheidend für das Unternehmenswachstum. Ein freiberuflicher Texter oder ein Marketingteam kann qualitativ hochwertige Inhalte erstellen, die mit der Stimme Ihrer Marke übereinstimmen.

Warum delegieren?

• Sorgt für professionelle, ansprechende Inhalte.
• Spart Zeit beim Schreiben und Bearbeiten.
• Verbessert SEO und Online-Sichtbarkeit.

14. Designarbeiten

Grafikdesign ist entscheidend für die Markenbildung, soziale Medien und Marketingmaterialien. Anstatt Stunden mit der Erstellung von visuellen Inhalten zu verbringen, sollten Sie dies einem professionellen Designer überlassen.

Warum delegieren?

• Sorgt für qualitativ hochwertige, optisch ansprechende Designs.
• Spart Zeit bei der Bearbeitung und Überarbeitung.
• Stärkt die Markenidentität.

15. Website-Management

Eine Website benötigt regelmäßige Aktualisierungen, Wartung und Optimierung. Die Beauftragung eines Webentwicklers oder IT-Spezialisten gewährleistet, dass Ihre Website funktionsfähig und sicher bleibt.

Warum delegieren?

• Vermeidet Ausfallzeiten und technische Probleme.
• Sichert schnell ladende, benutzerfreundliche Webseiten.
• Spart Zeit bei der Fehlerbehebung von Website-Problemen.

16. Kalenderverwaltung

Das Verwalten von Fristen, Meetings und Veranstaltungen kann überwältigend sein. Ein virtueller Assistent kann Ihren Kalender verwalten, Erinnerungen setzen und Termine bei Bedarf neu planen.

Warum delegieren?

• Sorgt für eine optimierte Terminplanung.
• Spart Zeit bei der Terminverwaltung.
• Verringert Stress durch überlappende Meetings.

17. Dateneingabe und Ablage

Die Eingabe von Daten, das Aktualisieren von Aufzeichnungen und das Organisieren von Dateien sind wiederkehrende, aber wichtige Aufgaben. Ein engagierter Assistent kann diese Aufgaben effizient erledigen.

Warum delegieren?

• Verhindert Fehler im Datenmanagement.
• Spart Stunden manueller Arbeit.
• Hält Aufzeichnungen strukturiert und zugänglich.

18. Interne Dokumentation

Von Prozesshandbüchern bis hin zu Onboarding-Leitfäden ist interne Dokumentation entscheidend für die Effizienz. Ein Dokumentationsspezialist kann diese Ressourcen für Sie erstellen und pflegen.

Warum delegieren?

• Optimiert die Mitarbeiterschulung und den Betrieb.
• Sichert Konsistenz in den Abläufen.
• Spart Zeit, die für das wiederholte Erklären von Prozessen aufgewendet wird.

Durch die Delegation dieser Aufgaben können sich Geschäftsinhaber auf das strategische Wachstum konzentrieren, während sie sicherstellen, dass wesentliche Abläufe reibungslos laufen. Ob durch das Outsourcing an Fachleute oder den Einsatz von Aufgabenmanagement-Software, das Übertragen dieser Verantwortlichkeiten erhöht die Effizienz, Produktivität und den Geschäftserfolg.

Wie Shifton bei der Delegation und Aufgabenverwaltung helfen kann

Shifton ist eine leistungsstarke Aufgabenverwaltungssoftware, die darauf ausgelegt ist, Delegation zu vereinfachen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit Funktionen wie automatisierter Terminplanung, Mitarbeiteraufgabennachverfolgung und reibungslosen Kommunikationsmitteln stellt Shifton sicher, dass Unternehmen Aufgaben effektiv delegieren können, während sie volle Transparenz behalten. Egal ob Sie eine Aufgabenmanagement-Applikation benötigen, um den Betrieb zu optimieren, oder Apps für das Aufgabenmanagement, um die Teamproduktivität zu verbessern: Shifton bietet eine flexible Lösung.

Durch die Nutzung von Shifton können Geschäftsinhaber Aufgaben effektiv delegieren, ohne sich um verpasste Fristen oder Kommunikationslücken Sorgen machen zu müssen. Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsablauf und steigern Sie die Produktivität mit den Funktionen zur Aufgabenverwaltung von Shifton noch heute!

Die Fähigkeit, Aufgaben effektiv zu delegieren, ist entscheidend für das Unternehmenswachstum. Durch das Outsourcing der richtigen Aufgaben und den Einsatz der richtigen Aufgabenmanagement-Software können Sie sich auf die Skalierung Ihres Unternehmens konzentrieren und gleichzeitig Effizienz sicherstellen.

Beginnen Sie noch heute mit der Delegation und sehen Sie zu, wie Ihr Unternehmen gedeiht!

Moderne Menschen sind immer beschäftigt. Wir müssen ständig Arbeitsaufträge erledigen, Rechnungen bezahlen, Lebensmittel einkaufen und ab und zu den Arzt aufsuchen. Deshalb müssen wir oft zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln. Zum Beispiel E-Mails an Geschäftspartner versenden, mit neuen Kunden telefonieren oder einen Urlaub planen. Solcher Stress ist kein Problem für Menschen, die die Fähigkeit zum Multitasking beherrschen.

Die Mischung aus Offline und Online beeinträchtigt Ihre Multitasking-Fähigkeit

Erstellen Sie zuerst zwei Listen. Schreiben Sie in die erste alle Dinge, die offline erledigt werden können. Der zweite Katalog ist ausschließlich für Aufgaben gedacht, die eine Internetverbindung benötigen. Gehen Sie nur online, wenn es nötig ist. Zum Beispiel können Sie einen E-Mail-Text schreiben, ohne verbunden zu sein, während für geschäftliche Verhandlungen über Skype ein Internetzugang erforderlich ist. So werden Sie weniger abgelenkt und effektiver im Multitasking.

Behalten Sie den Überblick über alles

Halten Sie verpasste Aufgaben nachts wach? Erstellen Sie eine Liste mit unerledigten Aufgaben und halten Sie sie in der Nähe. Versuchen Sie, Ihre Aufgaben richtig zu formulieren. Andernfalls werden Sie Schwierigkeiten haben, sie zu erledigen. Es spielt keine Rolle, wie viele Punkte auf der Liste stehen: 100 oder 1000.

Aktualisieren Sie diese am Ende eines Arbeitstags. Wir empfehlen Ihnen auch, Kataloge für verschiedene Arten von Aufgaben zu erstellen. Zum Beispiel für Aufgaben im Zusammenhang mit Marketing oder Einkäufen.

Wählen Sie als nächstes Aufgaben mit den höchsten Prioritätsstufen aus. Wählen Sie 5 kritisch wichtige Dinge, Aufgaben, die delegiert werden können, und Dinge, die Sie verwerfen können. Lassen Sie Aufgaben mit niedriger Priorität für morgen liegen.

Sehen Sie sich die Liste am Morgen an und überprüfen Sie, ob sie alle wichtigen täglichen Aufgaben enthält. Fügen Sie als nächstes alle von ihnen Ihrem Kalender hinzu. Überprüfen Sie die Liste am Wochenende, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben.

Legen Sie das Smartphone weg

Stellen Sie sicher, dass Sie die Smartphone-Benachrichtigungen ausschalten. Sie können durch Ihren Facebook-Feed scrollen und neue Tweets ansehen, wenn Sie wieder zu Hause sind. Alle Benachrichtigungen, die Sie benötigen, sollten auf Ihrem Arbeitsplatzcomputer sein. Es ist auch besser, E-Mails von Freunden außerhalb des Büros zu beantworten.

Multitasking begrüßt einen Wechsel des Tempos

Versuchen Sie, an einem Tag an zwei verschiedenen Projekten zu arbeiten und zwischenzeitlich zwischen ihnen zu wechseln. Ein Wechsel der Aktivität ermöglicht es, unerwartete Lösungen zu finden und sich von überflüssigen Gedanken zu befreien. Es ist immer eine gute Möglichkeit, sich von monotoner Arbeit abzulenken.

Vergessen Sie diese Regeln nicht, und schon bald wird Multitasking zur zweiten Natur für Sie.