Lịch Trực 24 Giờ: Mẹo, Ví Dụ Và Mẫu

Quản lý lịch làm việc theo ca 24 giờ là rất quan trọng đối với các công ty hoạt động suốt ngày đêm, như bệnh viện, công ty bảo vệ, dịch vụ vận chuyển và nhà máy sản xuất. Với hoạt động 24/7, tầm quan trọng của việc tổ chức ca làm việc tốt không thể bị đánh giá thấp. Lịch trình kém có thể dẫn đến kiệt sức cho nhân viên, hiệu suất hoạt động kém, và các vấn đề tuân thủ pháp luật. Ngược lại, lịch làm việc theo ca 24 giờ mạnh mẽ đảm bảo hoạt động trơn tru, năng suất tối ưu và sự hài lòng của nhân viên.

Khái Niệm Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Các công ty hoạt động suốt ngày đêm cần có lịch trình làm việc theo ca 24 giờ đáng tin cậy để bao phủ mọi khung giờ trong ngày. Một khía cạnh quan trọng của việc lên lịch này là đảm bảo không có khoảng trống hoạt động nào, đồng thời cân bằng sức khỏe của nhân viên. Điều này bao gồm việc phân chia giờ làm việc giữa nhân viên trên các ca khác nhau, dù là luân phiên, cố định hay chia nhỏ. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục trong khi cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà họ cần. Việc lên lịch có thể trở thành một thách thức quản lý lớn, đặc biệt khi thực hiện thủ công. Không có công cụ tự động như Shifton, các doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý ca làm việc chồng chéo, trao đổi ca và tuân thủ luật lao động. Với phần mềm lập lịch tiên tiến, các doanh nghiệp có thể tạo ra lịch làm việc theo ca 24 giờ cân bằng tốt, linh hoạt và tuân thủ pháp luật.

Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ Là Gì

Lịch làm việc theo ca 24 giờ là một thỏa thuận công việc trong đó nhân viên làm việc theo ca để bao phủ toàn bộ 24 giờ mỗi ngày. Điều này phổ biến trong các ngành như y tế, thực thi pháp luật, dịch vụ khẩn cấp và vận tải, nơi hoạt động phải liên tục không ngừng. Các lịch trình này có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh, với các ca làm việc phổ biến kéo dài 8, 10 hoặc 12 giờ. Nhưng ca làm việc 24 giờ hoạt động như thế nào trên thực tế? Nhân viên được chia thành các nhóm, mỗi nhóm được phân công một ca làm việc bao gồm một phần trong ngày. Lịch làm việc thường được chia thành các loại sau:

• Ca Sáng bao gồm phần đầu của ngày, thường từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều.
• Ca Chiều bắt đầu sau ca sáng, từ 3 giờ chiều đến 11 giờ tối.
• Ca Đêm, còn gọi là «ca mộ», bao phủ giờ muộn từ 11 giờ tối đến 7 giờ sáng.

Các Yếu Tố Chính Của Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Hiệu quả của lịch làm việc theo ca 24 giờ phụ thuộc vào việc lập kế hoạch và quản lý cẩn thận. Dưới đây là một số yếu tố chính quyết định sự thành công của nó:

1. Tùy thuộc vào ngành và nhu cầu kinh doanh, ca làm việc có thể kéo dài 8, 10 hoặc 12 giờ. Trong khi ca 8 giờ cho phép cân bằng cuộc sống công việc tốt hơn, ca 12 giờ giảm số lần bàn giao nhưng có thể tăng kiệt sức của nhân viên.
2. Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca là điều cần thiết để tránh kiệt sức và đảm bảo năng suất bền vững.
3. Lịch trình phải đảm bảo rằng các vị trí quan trọng được bao phủ trong tất cả các ca, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc tình huống khẩn cấp.
4. Một số lịch trình luân phiên nhân viên qua các ca khác nhau, trong khi các lịch khác giữ nhân viên trên các ca cố định. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh và sở thích của nhân viên.

Những Thách Thức Khi Triển Khai Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Mặc dù lịch làm việc theo ca 24 giờ là cần thiết cho nhiều doanh nghiệp, chúng đi kèm với các thách thức độc đáo. Việc triển khai hiệu quả yêu cầu cân nhắc đến sức khỏe của nhân viên, luật lao động và yêu cầu hoạt động.

1. Mệt mỏi của Nhân Viên

Giờ làm việc dài, đặc biệt là ca đêm, có thể dẫn đến mệt mỏi về thể chất và tinh thần. Nếu không có thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, nhân viên có thể trải qua kiệt sức, giảm năng suất và nguy cơ sai lầm tăng. Ca đêm, đặc biệt, gây rối nhịp sinh học, làm cho nhân viên khó duy trì tỉnh táo hơn.

2. Tuân Thủ Luật Lao Động

Luật lao động thay đổi từ khu vực này đến khu vực khác, nhưng chúng thường quy định tối đa giờ làm việc, thời gian nghỉ bắt buộc và trả lương làm thêm giờ. Điều quan trọng là các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định này khi triển khai lịch làm việc theo ca 24 giờ, vì vi phạm có thể dẫn đến hình phạt pháp lý và căng thẳng trong mối quan hệ chủ lao động - nhân viên.

3. Thách Thức Trong Giao Tiếp

Trong một doanh nghiệp với nhiều ca làm việc, duy trì giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm có thể gặp khó khăn. Nhân viên làm các ca khác nhau có thể có ít tương tác, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc bỏ lỡ thông tin cập nhật. Đảm bảo rằng nhân viên được thông báo về lịch trình, nhiệm vụ và bất kỳ thay đổi nào trong chính sách công ty là quan trọng để duy trì hoạt động liên tục của các doanh nghiệp 24/7.

4. Các kẽ Hở Trong Làm Việc

Một thách thức thông thường khác là đảm bảo sự bao phủ đầy đủ của tất cả các ca. Lịch trình quản lý kém có thể để lại một số giờ bị thiếu nhân viên, dẫn đến gián đoạn trong dịch vụ. Người quản lý phải cẩn thận lập kế hoạch ca làm việc để tránh chồng chéo hoặc kẽ hở trong làm việc, đặc biệt là trong các giai đoạn quan trọng.

Các Loại Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Có một số loại lịch làm việc theo ca 24 giờ, mỗi loại được thiết kế để phù hợp với các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Việc chọn đúng lịch trình phụ thuộc vào các yếu tố như số lượng nhân viên, bản chất công việc và mức độ bao phủ cần thiết.

Ca Luân Phiên

Một lịch làm việc theo ca luân phiên cho phép nhân viên làm việc các ca khác nhau theo chu kỳ. Điều này có nghĩa là một nhân viên có thể làm việc ca ngày trong một tuần, sau đó là ca đêm vào tuần kế tiếp. Các ca luân phiên đặc biệt hữu ích để đảm bảo tính công bằng, vì chúng phân phối các ca không mong muốn, như làm đêm, đồng đều giữa các nhân viên. Các ca luân phiên cũng cho phép nhân viên có cơ hội trải nghiệm các thời điểm khác nhau trong ngày, có thể dẫn đến sự hài lòng công việc cao hơn. Tuy nhiên, chúng cũng có thể làm gián đoạn cuộc sống cá nhân của nhân viên, đặc biệt khi vòng luân phiên có bao gồm các ca đêm.

Ca Cố Định

Trong hệ thống ca cố định, nhân viên làm việc cùng một ca mỗi ngày. Điều này có thể có nghĩa là làm việc chỉ vào ban ngày, chỉ ban đêm, hoặc chỉ vào buổi tối. Các ca cố định cung cấp sự ổn định và nhất quán cho nhân viên, cho phép họ lên kế hoạch cho cuộc sống cá nhân dễ dàng hơn. Tuy nhiên, các ca đêm cố định vẫn có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe lâu dài, vì làm việc đêm thường xuyên có thể ảnh hưởng đến nhịp ngủ.

Ca Chia

Một ca chia chia ngày làm việc thành hai khoảng thời gian riêng biệt, cho phép nhân viên có một giờ nghỉ dài giữa các buổi. Ví dụ: một nhân viên có thể làm việc từ 6 giờ sáng đến 10 giờ sáng và sau đó trở lại làm ca hai từ 4 giờ chiều đến 8 giờ tối. Các ca chia cung cấp sự linh hoạt nhưng có thể làm gián đoạn các thói quen hàng ngày và dẫn đến thời gian di chuyển tăng lên cho nhân viên.

Mẹo Quản Lý Lịch Làm Việc Theo Ca 24 Giờ

Tạo và quản lý lịch trình làm việc theo ca 24 giờ hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa chiến lược, công cụ và giao tiếp. Dưới đây là một số mẹo thực tiễn để giúp bạn quản lý lịch trình 24 giờ hiệu quả hơn:

Tối Ưu Hóa Mức Độ Nhân Sự

Không phải mọi giờ trong ngày đều yêu cầu số lượng nhân viên giống nhau. Ví dụ, bệnh viện có thể cần nhiều nhân viên hơn trong giờ cao điểm, trong khi công ty bảo vệ có thể cần thêm nhân viên vào ban đêm. Phân tích dữ liệu lịch sử về nhu cầu và khối lượng công việc có thể giúp bạn xác định mức độ nhân sự tối ưu cho mỗi ca. Nhưng ca làm việc 24 giờ hoạt động như thế nào trong các trường hợp như vậy? Bằng cách sử dụng thông tin dựa trên dữ liệu, bạn có thể tránh tình trạng dư thừa nhân sự trong những giờ thấp điểm và thiếu nhân sự trong giờ cao điểm, tối đa hóa hiệu quả hoạt động. Bằng cách đánh giá nhu cầu nhân sự thường xuyên, bạn sẽ đảm bảo rằng số lượng nhân viên cần thiết luôn có sẵn, ngăn ngừa kiệt sức trong khi duy trì hoạt động trơn tru.

Đảm Bảo Thời Gian Nghỉ Ngơi Đủ Đầy

Mệt mỏi là một mối quan ngại lớn khi quản lý lịch làm việc 24/7. Nhân viên làm việc theo ca dài hoặc giờ không cố định dễ mắc lỗi, tai nạn và gặp vấn đề sức khỏe. Đảm bảo nhân viên của bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca để duy trì sức khỏe và năng suất làm việc của họ. Hầu hết các luật lao động quy định về thời gian nghỉ bắt buộc giữa các ca. Ví dụ, nhiều khu vực yêu cầu thời gian nghỉ ít nhất là 11 giờ giữa các ca. Bằng cách đưa các khoảng thời gian nghỉ này vào lịch trình của bạn, bạn có thể ngăn ngừa sự kiệt sức của nhân viên và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Sử dụng Phần mềm Lên lịch Lập lịch thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ mắc lỗi. Đây là lúc phần mềm lập lịch như Shifton phát huy tác dụng. Với Shifton, bạn có thể tự động hóa việc tạo ca, quản lý việc đổi ca và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động. Các tính năng mạnh mẽ của Shifton, chẳng hạn như các mẫu có sẵn và thông báo ca làm việc, giúp dễ dàng quản lý ngay cả lịch ca làm việc phức tạp nhất 24 giờ. Khả năng tối ưu hóa phân công ca làm việc dựa trên sở thích và trình độ của nhân viên cũng đảm bảo lực lượng lao động hiệu quả và hài lòng hơn. Giao tiếp Rõ ràng với Nhân viên Trong một hoạt động 24/7, giao tiếp rõ ràng rất cần thiết để đảm bảo chuyển đổi mượt mà giữa các ca. Nhân viên cần được thông báo về lịch trình của mình từ sớm và cập nhật về bất kỳ thay đổi nào. Các công cụ như Shifton có thể tự động hóa liên lạc, đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông báo cập nhật thời gian thực về ca làm việc của họ qua email hoặc thông báo di động. Giao tiếp tốt không chỉ cải thiện hiệu quả lập lịch mà còn góp phần tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa quản lý và nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy được thông tin và tham gia, họ có khả năng làm việc tích cực và động lực hơn. Ví dụ về Lịch trình Ca làm việc 24 Giờ Hãy xem xét một vài ví dụ thực tế về lịch trình ca làm việc 24 giờ thường được sử dụng ở các ngành công nghiệp khác nhau. Những ví dụ này làm nổi bật cách các doanh nghiệp có thể cấu trúc các ca làm việc của họ để duy trì sự bao phủ suốt ngày đêm. Ví dụ 1: Lịch trình 4 Ngày Làm, 4 Ngày Nghỉ Trong lịch trình 4 ngày làm, 4 ngày nghỉ, nhân viên làm việc bốn ca 12 giờ liên tục, sau đó là bốn ngày nghỉ. Lịch trình này đặc biệt phổ biến trong các ngành công nghiệp yêu cầu nhân sự liên tục, như sản xuất và dịch vụ khẩn cấp. Ưu điểm:

Cho phép thời gian nghỉ dài giữa các ngày làm việc. Cung cấp cho nhân viên nhiều ngày nghỉ hơn, dẫn đến cải thiện cân bằng công việc-cuộc sống.

Nhược điểm:

Các ca dài hơn có thể gây mệt mỏi, đặc biệt là trong các ca đêm.

Ví dụ 2: Lịch trình DuPont Lịch trình DuPont là một mô hình ca làm việc xoay vòng được sử dụng trong các môi trường công nghiệp. Nó bao gồm lịch trình ca làm việc 24 giờ sử dụng bốn đội và theo một chu kỳ của các ca làm việc 12 giờ trong bốn tuần. Chu kỳ điển hình bao gồm:

4 ca ngày 3 ngày nghỉ 4 ca đêm 7 ngày nghỉ

Cách sắp xếp này cho phép nhân viên xoay chuyển giữa các ca ngày và ca đêm đồng thời tận hưởng các khoảng thời gian nghỉ dài hơn, chẳng hạn như nghỉ 7 ngày mỗi bốn tuần. Ưu điểm:

Thời gian nghỉ kéo dài để phục hồi. Cân bằng giữa các ca ngày và đêm.

Nhược điểm:

Chuyển đổi giữa ngày và đêm có thể đòi hỏi nhiều thể lực. Các ca làm việc 12 giờ dài có thể gây mệt mỏi.

Ví dụ 3: Lịch trình Pitman Lịch trình Pitman phổ biến trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, dịch vụ khẩn cấp và thực thi pháp luật. Nó chia lực lượng lao động thành bốn đội làm việc ca 12 giờ. Trong hai tuần, mỗi đội làm việc:

2 ngày làm 2 ngày nghỉ 3 ngày làm 3 ngày nghỉ

Lịch trình này đảm bảo sự bao phủ liên tục và cho phép nhân viên xoay chuyển giữa các ca ngày và đêm đồng thời duy trì sự cân bằng hợp lý giữa công việc và nghỉ ngơi. Ưu điểm:

Chu kỳ làm việc-nghỉ ngơi cân bằng. Ca cố định, có thể dự đoán trước.

Nhược điểm:

Chuyển đổi giữa ngày và đêm có thể làm gián đoạn mô hình giấc ngủ. Các ca làm việc dài hơn có thể dẫn đến mệt mỏi.

Mẫu Lịch trình Ca làm việc 24 Giờ Sử dụng các mẫu tùy chỉnh đơn giản hóa việc tạo lịch trình ca làm việc 24 giờ. Dưới đây là ba mẫu thực tiễn mà các doanh nghiệp có thể áp dụng và sửa đổi: Mẫu 1: Lịch trình 4 Ngày Làm, 4 Ngày Nghỉ

Loại hình: các ca làm việc xoay vòng 12 giờ Giờ ca làm việc: Ngày (6 AM – 6 PM), Đêm (6 PM – 6 AM)

Mẫu này cung cấp sự bao phủ liên tục với vòng quay đơn giản, cung cấp cho nhân viên bốn ngày làm việc liên tiếp theo sau là bốn ngày nghỉ. Mẫu 2: Lịch trình DuPont

Loại hình: các ca làm việc xoay vòng 12 giờ Giờ ca làm việc: Ngày (7 AM – 7 PM), Đêm (7 PM – 7 AM)

Một vòng xoay phức tạp hơn, lịch trình DuPont cung cấp cho nhân viên thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, bao gồm nghỉ cả tuần mỗi tháng. Mẫu 3: Các Ca Làm Việc Cố Định 8 Giờ

• Loại: Ca cố định
• Giờ làm việc: Sáng (7 AM – 3 PM), Chiều (3 PM – 11 PM), Đêm (11 PM – 7 AM)

Mẫu này lý tưởng cho các doanh nghiệp yêu cầu bao phủ 24 giờ liên tục nhưng thích ca làm ngắn hơn cho nhân viên, điều này có thể giảm sự mệt mỏi.

Thực hành tốt nhất để triển khai lịch làm việc 24 giờ

Triển khai thành công lịch làm việc 24 giờ đòi hỏi sự quản lý cẩn thận. Dưới đây là một vài mẹo để đảm bảo kết quả tối ưu:

1. Tiến hành kiểm toán ca thường xuyên

Đánh giá hệ thống lập lịch của bạn thường xuyên để đảm bảo các ca làm đều cân bằng và nhân viên được nghỉ ngơi đầy đủ. Kiểm tra các vấn đề như khối lượng công việc không đồng đều hoặc mệt mỏi quá mức, và điều chỉnh cho phù hợp.

2. Sử dụng phần mềm lập lịch

Quản lý ca làm thủ công rất phức tạp, đặc biệt với lịch làm việc xoay ca. Công cụ lập lịch tự động như Shifton đơn giản hóa quá trình này, cung cấp các tính năng như mẫu có sẵn, kiểm tra tuân thủ và nhắc nhở lịch làm việc. Chức năng của Shifton cạnh tranh với các công cụ khác ở mức giá hợp lý hơn, tạo nên một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp.

3. Quan tâm đến sức khoẻ nhân viên

Ca đêm thường xuyên hoặc ngày làm việc dài có thể dẫn đến kiệt sức. Quản lý nên ưu tiên sức khoẻ nhân viên bằng cách đảm bảo đủ thời gian nghỉ ngơi, cung cấp tài nguyên về sức khỏe tinh thần, và duy trì kênh giao tiếp mở.

Kết luận

Quản lý lịch làm việc 24 giờ có thể gặp khó khăn, nhưng việc sử dụng ca xoay hoặc cố định và phần mềm lập lịch nâng cao có thể làm giảm đáng kể quá trình này. Cho dù đội ngũ của bạn theo lịch làm việc 24/7 hay mô hình ca khác, sử dụng công cụ như Shifton đảm bảo lịch làm việc liền mạch và bao phủ liên tục. Sẵn sàng để tối ưu hóa lịch làm việc của bạn? Đặt lịch bản demo hôm nay để xem cách Shifton có thể giúp doanh nghiệp của bạn quản lý lực lượng lao động hiệu quả hơn.