Ce que vous devez savoir et mettre en œuvre dans la planification des horaires de travail
Les outils de planification des horaires de travail comme Shifton permettent aux gestionnaires d'automatiser la planification des horaires et d'éliminer la planification manuelle des quarts. Les professionnels des RH et les chefs d'équipe passaient auparavant une partie considérable de leur temps à gérer les horaires du personnel, en tenant compte des demandes de congé et des préférences de quart. Désormais, les solutions d'automatisation des entreprises rationalisent ces tâches, permettant aux gestionnaires de se concentrer sur le bien-être des employés, le coaching de performance et le développement de la main-d'œuvre. Mettre en œuvre efficacement la technologie des horaires de travail nécessite de comprendre les éléments clés de la planification des employés et l'automatisation de la gestion des quarts. Voici cinq choses cruciales à savoir lors de la numérisation de votre processus de planification du personnel.1. Meilleure gestion du temps et des tâches
Avec les outils d'automatisation de la main-d'œuvre, les gestionnaires peuvent planifier les employés efficacement tout en gérant les tâches et les projets dans le même système. Cette intégration permet aux entreprises d' améliorer la gestion du temps, la productivité et la collaboration d'équipe en s'assurant que les employés savent exactement quoi faire pendant leurs quarts de travail. Un horaire du personnel bien structuré doit inclure l'attribution des quarts, la distribution des tâches et les délais de projet, assurant ainsi le bon déroulement des opérations. Shifton, une puissante solution de planification, permet aux entreprises de créer des horaires pour les employés tout en attribuant des listes de vérification et des tâches pour améliorer la qualité de service et l'efficacité opérationnelle.2. Automatisation et intelligence artificielle
Un avantage majeur d'un planificateur d'employés automatique est l'utilisation de l'automatisation alimentée par l'IA. Avec 62 % des entreprises planifiant soit de mettre en œuvre l'automatisation, soit l'utilisant déjà dans le lieu de travail, il est clair que les solutions de planification pilotées par l'IA deviendront de plus en plus importantes pour les gestionnaires. Comment planifier les employés efficacement à l'aide de l'automatisation :- Entrez les détails des employés, la durée des quarts et la disponibilité dans le système.
- Laissez le logiciel de planification optimiser les horaires de travail.
- Le système ajuste automatiquement les quarts en fonction des demandes de congé et des besoins de la main-d'œuvre.
- Minimisez les conflits d'horaire avec des mises à jour en temps réel et des recommandations automatisées.
3. Suivi du temps basé sur le cloud
Environ 44 % des cadres dans le domaine des talents comptent désormais sur des outils d'automatisation de la main-d'œuvre basés sur le cloud pour suivre les horaires et la présence des employés. Les techniques modernes de planification des employés incluent la connexion basée sur le cloud, permettant au personnel de pointer d'entrer et de sortir de n'importe où. Cette fonctionnalité est cruciale pour les modèles de travail hybrides, les équipes à distance et les entreprises opérant à plusieurs emplacements. Pour les entreprises nécessitant des points de contrôle sur place, de nombreux outils de planification offrent une validation GPS et des pointages basés sur l'adresse IP, garantissant un suivi précis des horaires de travail des employés. Ces fonctionnalités de suivi du temps numériques améliorent la responsabilité et réduisent les écarts de paie tout en offrant une plus grande flexibilité aux employés.4. Analyse des données pour l'optimisation des horaires
Un horaire de travail efficace doit être axé sur les données. Les solutions de planification numérique fournissent des tableaux de bord analytiques en temps réel, offrant des insights sur :- L'assiduité des employés et le respect des quarts.
- Nombre total d'heures travaillées par période.
- Retards, heures supplémentaires et tendances de productivité.
- Taux de réalisation des tâches par quart.
5. Calcul des salaires automatisé
L'un des plus grands avantages de l'automatisation des entreprises dans la planification et le staffing est le traitement automatisé de la paie. Au lieu de suivre manuellement les heures et de calculer les salaires, les processus modernes de planification du personnel intègrent des fonctions de paie, simplifiant le calcul des salaires. Principaux avantages de l'automatisation dans le traitement des salaires :- Suivi des heures de travail des employés et application de taux de rémunération prédéfinis.
- Génération de rapports de paie automatisés basés sur le temps de travail réel.
- Réduction des erreurs de paie en éliminant la saisie manuelle des données.
- Intégration avec les systèmes de comptabilité et de finance pour un traitement de la paie sans accroc.
16 étapes pour améliorer votre planification des horaires du personnel
Étape 1 : Déterminez ce que votre équipe doit faire
Avant de faire un horaire pour les employés, identifiez les responsabilités clés et les tâches qui doivent être couvertes. Envisagez :- Quels services ou tâches doivent être accomplis quotidiennement ?
- Quels employés conviennent le mieux à certains rôles spécifiques ?
- Y a-t-il des heures de pointe nécessitant une couverture supplémentaire du personnel ?
Étape 2 : Examinez quand vous êtes le plus occupé (et le moins)
Analysez les données de performance passées pour déterminer les périodes les plus chargées et les plus calmes de votre entreprise. Utilisez les insights tirés de :- Rapports de ventes et de trafic client
- Données de volume d'appels (pour les équipes de support client)
- Tendances saisonnières et fluctuations de la demande
Étape 3 : Prédisez les niveaux d'activité futurs
Prédire la charge de travail aide les gestionnaires à planifier les employés de manière équitable et efficace. Envisagez :- Promotions à venir ou événements d'entreprise
- Saisons des fêtes ou demandes de vacances
- Tendances du marché pouvant influencer la demande des clients
Étape 4 : Considérez les Besoins de Votre Personnel
Un horaire du personnel devrait prendre en compte à la fois les nécessités de l'entreprise et les préférences des employés. Les employés qui sentent que leurs besoins sont reconnus sont plus enclins à rester engagés et productifs. Lors de la création d'un horaire pour les employés, considérez :- Disponibilité et demandes de congé
- Considérations sur l'équilibre travail-vie personnelle
- Niveaux de compétence et rôles professionnels
Étape 5 : Sélectionnez Votre Méthode de Planification des Quarts de Travail
Choisir la bonne approche pour planifier les employés dépend de votre modèle d'entreprise, de la structure de votre main-d'œuvre et des exigences opérationnelles. Il existe plusieurs techniques de planification des employés à considérer :- Quarts fixes – Les employés travaillent les mêmes heures chaque jour (par exemple, 9 h – 17 h). Idéal pour les entreprises avec des charges de travail stables.
- Quarts rotatifs – Les employés alternent entre différents quarts (matin, soir, nuit). Commun en soins de santé, vente au détail et hôtellerie.
- Quarts fractionnés – Les employés travaillent deux périodes distinctes dans une journée (par exemple, 8 h – 12 h, puis 16 h – 20 h). Utile pour les entreprises avec des demandes fluctuantes.
- Planification sur appel – Les employés restent disponibles pour le travail si nécessaire. Souvent utilisé dans les soins de santé et les services d'urgence.
- Planification flexible – Les employés choisissent leurs heures en fonction de la charge de travail et des besoins de l'entreprise. Convient aux équipes à distance et aux industries créatives.
Étape 6 : Optimiser les Quarts de Travail Selon les Heures Chargées
Pour maximiser la productivité, planifiez le personnel en fonction des heures de pointe et des heures creuses. Les entreprises devraient :- Assigner plus d'employés pendant les heures de pointe pour améliorer la qualité du service.
- Réduire le personnel pendant les heures creuses pour éviter les coûts de main-d'œuvre inutiles.
- Utiliser des données historiques pour prédire les fluctuations de la demande et ajuster les quarts en conséquence.
Étape 7 : Réduire les Modifications de Planning de Dernière Minute
Les changements de planning inattendus perturbent le flux de travail et frustrent les employés. Pour éviter les changements de dernière minute :- Encourager les employés à soumettre des demandes de congé à l'avance.
- Fixer une date limite pour les échanges de quarts et exiger l'approbation de la direction.
- Avoir des employés de réserve disponibles pour des besoins urgents en personnel.
- Utiliser un logiciel de planification pour automatiser les ajustements de dernière minute.
Étape 8 : Assurez-vous que les Plannings sont Facilement Disponibles
Un planning de travail pour les employés doit être facile à accéder, réduisant la confusion et la mauvaise communication. Pour améliorer l'accessibilité :- Partagez les plannings numériquement via un portail en ligne ou une application mobile.
- Affichez des plannings imprimés dans les salles de repos ou les espaces communs.
- Informez les employés des mises à jour de planning en temps réel pour éviter les malentendus.
Étape 9 : Équilibrer les Besoins de l'Entreprise et des Employés
Une gestion efficace des plannings du personnel requiert un équilibre entre les demandes de l'entreprise et le bien-être des employés. Alors que les entreprises doivent maintenir la productivité et la rentabilité, elles devraient également considérer les préférences des employés pour accroître l'engagement et la rétention. Stratégies pour équilibrer les besoins de l'entreprise et des employés :- Offrir des horaires flexibles lorsque possible pour accommoder les engagements personnels.
- Faire tourner les quarts équitablement pour éviter de surcharger certains employés.
- Mettre en place des politiques claires pour demander du temps libre ou échanger des quarts.
- Encourager une communication ouverte entre les gestionnaires et le personnel à propos des préoccupations de planification.
Étape 10 : Soyez Conscient des Événements et Facteurs Qui Influencent un Planning
Certains facteurs externes impactent les meilleures pratiques de planification des employés, requérant que les entreprises restent adaptables. Facteurs communs affectant les plannings :- Jours fériés et demande saisonnière – Les entreprises doivent se préparer à une augmentation de la charge de travail ou à une disponibilité réduite du personnel.
- Conditions météorologiques – Les travaux extérieurs peuvent être retardés en raison de perturbations météorologiques.
- Tendances de l'industrie – Les changements économiques ou les préférences des clients peuvent influer sur les besoins en personnel.
- Urgences imprévues – Les absences d'employés pour cause de maladie ou d'urgences familiales nécessitent des plans de contingence.
Étape 11 : Distribuer le Planning aux Employés
Une fois l'horaire du personnel finalisé, les entreprises doivent s'assurer que chaque employé le reçoit à temps. Meilleures pratiques pour distribuer les horaires :- Envoyer les horaires à l'avance pour donner aux employés le temps de planifier.
- Utiliser une plateforme de planification en ligne pour des mises à jour faciles et un accès simplifié.
- Afficher des copies papier dans les espaces communs pour référence.
- Permettre aux employés de reconnaître la réception pour confirmer qu'ils ont pris connaissance de leurs quarts de travail.
Étape 12 : Établir une Stratégie de Communication d'Équipe
Une solide stratégie de communication garantit que les employés restent informés et engagés avec les mises à jour d'horaire. Façons d'améliorer la communication d'équipe :- Utiliser des applications de planification pour envoyer des rappels de quart automatiques.
- Créer un groupe de discussion dédié pour discuter des échanges de quart ou des mises à jour.
- Encourager les retours pour identifier tôt les préoccupations liées à la planification.
- Organiser des réunions régulières pour discuter des défis et solutions de dotation en personnel.
Étape 13 : Évaluer Périodiquement Votre Emploi du Temps et votre Processus
Le processus de planification du personnel doit être révisé régulièrement pour s'assurer qu'il reste efficace. Les entreprises devraient analyser les indicateurs clés de performance pour déterminer si leur stratégie de planification répond aux besoins opérationnels et des employés. Comment évaluer votre processus de planification :- Suivre l'assiduité et la ponctualité – Identifier les modèles d'absentéisme ou de retard.
- Surveiller la répartition de la charge de travail – S'assurer que les quarts sont équitablement répartis entre les employés.
- Recueillir les commentaires des employés – Demander au personnel des défis et améliorations concernant la planification.
- Évaluer la satisfaction des clients – S'assurer que les niveaux de personnel s'alignent sur la qualité du service client.
Étape 14 : Surveiller et Ajuster au Besoin
Même un emploi du temps bien planifié pour les employés nécessite des ajustements au fil du temps. Les entreprises doivent rester flexibles et réactives face aux circonstances changeantes. Meilleures pratiques pour surveiller et ajuster les horaires :- Utiliser un logiciel de planification pour suivre les heures de travail des employés et la couverture des quarts en temps réel.
- Résoudre rapidement les problèmes de sous-effectif en attribuant des travailleurs supplémentaires si nécessaire.
- Ajuster les quarts en fonction des performances des employés et des besoins de la charge de travail.
- Être proactif face aux conflits, en les résolvant avant qu'ils n'escaladent.
Étape 15 : Se Conformer aux Exigences Légales
Les entreprises doivent respecter les lois et règlements du travail lors de l'élaboration des horaires des employés pour éviter les risques juridiques. Principales considérations de conformité :- Périodes de repos minimales – S'assurer que les employés bénéficient de pauses adéquates entre les quarts.
- Réglementations sur les heures supplémentaires – Suivre les heures supplémentaires et indemniser les employés en conséquence.
- Lois sur la planification équitable – Certaines régions exigent un préavis pour les changements de quart.
- Restrictions sur les heures de travail – Certaines industries ont des limites concernant le nombre maximal d'heures de travail.
Étape 16 : Utiliser un Logiciel de Planification
L'utilisation de l'automatisation pour les entreprises simplifie le processus de planification du personnel, réduisant la charge de travail administrative et améliorant l'exactitude. Une application de planification aide les entreprises :- Automatiser l'attribution des quarts pour correspondre à la disponibilité et à la charge de travail des employés.
- Fournir des mises à jour d'horaire en temps réel aux employés.
- Permettre au personnel de demander des congés et d'échanger des quarts numériquement.
- Générer des rapports sur les coûts de main-d'œuvre, la présence et la performance.
Quels Sont les Avantages d'Utiliser un Logiciel de Planification pour les Employés ?
Investir dans un logiciel de planification offre aux entreprises une manière structurée et efficace de planifier les employés, réduire les erreurs et améliorer la gestion de la main-d'œuvre. Voici les principaux avantages de l'utilisation de l'automatisation en milieu de travail pour la planification.1. Rationaliser la Planification
La planification manuelle est chronophage et sujette aux erreurs humaines. Le logiciel de planification aide les entreprises à établir un horaire pour les employés avec efficacité en :- Automatisant la création et les ajustements de quarts.
- Réduisant le risque de réserver deux fois les mêmes employés.
- Permettant aux gestionnaires de mettre facilement à jour les horaires en temps réel.
- Fournissant des modèles pour des schémas de planification répétitifs.
2. Améliorer la Communication
Un horaire de travail doit être facilement accessible à tous les membres du personnel. Un logiciel de planification améliore la communication en :- Envoyant des notifications automatiques concernant les affectations et les changements de quart.
- Offrant une plateforme centralisée où les employés peuvent consulter les horaires.
- Permettant une communication directe entre les gestionnaires et le personnel pour les échanges de quarts.
3. Réduire les Conflits d'Horaire
Les conflits surviennent lorsque plusieurs employés demandent le même congé ou que les quarts sont affectés de manière inéquitable. Un logiciel de planification évite ces problèmes en :- Soulignant les conflits potentiels d'horaire avant qu'ils ne se produisent.
- Permettant aux employés de soumettre leurs disponibilités et demandes de congé numériquement.
- Offrant une résolution automatique des conflits pour ajuster les quarts au besoin.
4. Augmenter l'Efficacité
Un horaire de travail bien organisé améliore l'efficacité en s'assurant que les bons employés sont affectés aux bons moments. Le logiciel de planification aide en :- Alignant les quarts sur la demande de l'entreprise et les heures de pointe.
- Suivant les performances et les tendances de présence des employés.
- Éliminant les erreurs de planification manuelle qui ralentissent les opérations.
5. Faire Croître l'Entreprise
À mesure que les entreprises se développent, la gestion manuelle des horaires de personnel devient insoutenable. L'automatisation de la main-d'œuvre aide à faire évoluer les opérations en :- Gérant efficacement des équipes plus grandes et plusieurs emplacements.
- S'intégrant aux logiciels de paie et de ressources humaines pour rationaliser la gestion de la main-d'œuvre.
- Permettant des structures de quart flexibles pour accompagner la croissance de l'entreprise.
Optimiser la Planification avec Shifton
Shifton est une solution de planification des employés puissante conçue pour aider les entreprises à gérer les horaires des employés, optimiser la planification des quarts et simplifier l'automatisation de la main-d'œuvre. Que vous ayez besoin de planifier efficacement les employés, de réduire les conflits, ou d'améliorer la visibilité des quarts, Shifton fournit les bons outils pour l'automatisation des affaires et la gestion des horaires du personnel.Caractéristiques Clés de Shifton pour la Planification du Personnel
- Programmation Automatisée des Quarts – Créez des horaires de travail efficaces pour les employés en quelques clics seulement.
- Suivi de la Disponibilité des Employés – Évitez les conflits d'horaire en alignant les quarts sur la disponibilité des employés.
- Mises à Jour d'Horaire en Temps Réel – Avertissez instantanément les employés de tout changement ou mise à jour de quart.
- Échanges de Quarts et Gestion des Congés – Permettez aux employés d'échanger leurs quarts et de demander des congés numériquement.
- Intégration Paie & Suivi du Temps – Synchronisez les heures de travail avec les systèmes de paie pour un traitement salarial précis.
- Planification Multi-Emplacements – Gérez les horaires du personnel sur plusieurs succursales ou emplacements.
Comment Shifton Aide les Entreprises à Planifier Efficacement les Employés
Shifton est conçu pour simplifier le processus de planification du personnel, garantissant que les entreprises peuvent :- Établir un horaire pour les employés rapidement et avec précision.
- Réduire les changements de dernière minute et assurer une couverture fiable des quarts.
- Améliorer l'engagement des employés en offrant une planification équitable et transparente.
- Gagner du temps sur la planification manuelle et se concentrer sur la croissance de l'entreprise.
- Assurer la conformité avec les lois du travail grâce à des règles de planification automatisées.
Pourquoi Choisir Shifton pour l'Automatisation de la Main-d'œuvre ?
L'interface intuitive et les outils d'automatisation de Shifton en font l'une des meilleures façons de planifier les quarts des employés pour les entreprises de toutes tailles. En implémentant Shifton, les entreprises peuvent :- Réduire les erreurs de planification en automatisant l'affectation des quarts.
- Augmenter l'efficacité en alignant les horaires de travail sur la demande de l'entreprise.
- Améliorer la flexibilité pour les employés tout en assurant la cohérence opérationnelle.
Réflexions Finales sur la Planification des Employés
La planification efficace du personnel est essentielle pour maintenir la productivité, garantir une répartition équitable du travail et optimiser les opérations commerciales. En suivant ces 16 étapes, les entreprises peuvent planifier efficacement les employés, minimiser les conflits et améliorer la satisfaction de la main-d'œuvre. Points Clés :- Planifiez à l'avance en analysant les besoins de l'entreprise, les heures de pointe et la disponibilité des employés.
- Utilisez une planification basée sur les données pour faire correspondre les niveaux de dotation à la demande.
- Assurez l'équité en tenant compte des préférences des employés et des exigences légales.
- Améliorez la communication en rendant les horaires facilement accessibles.
- Exploitez un logiciel de planification comme Shifton pour automatiser la planification des quarts, réduire les erreurs et améliorer l'efficacité.
