Herkes bazen önemli görevleri erteleme suçunu işler. İnsanlar genellikle iş için sınırsız zamanları olduğunu düşünürler. Son teslim tarihi yaklaşırken görevler tamamlanmamış kalır. Kronik erteleme ciddi sonuçlara yol açabilir: azarlanmaktan iş kaybına kadar. Bununla birlikte, ertelemeyi bırakmanın birkaç yolu vardır.

Ertelemeyle başa çıkmak, sorunun kökünü bulmakla başlar

Herkes iş yüküyle bunalmış olabilir. Öncelikle, en öncelikli görevi seçmelisiniz. Başlamadan önce, ertelemenin nedenlerini anlayın. Belki de görevi yanlış yapmaktan korkuyorsunuz ya da kafanız karışmış olabilir. Meslektaşlarınızdan yardım istemekten çekinmeyin.

Başlamak için bugün iyi bir gün

Ertelemenin üstesinden nasıl geleceğinizi bilmiyorsanız, en iyi çözüm hemen çalışmaya başlamaktır. Eğer bir görev çok karmaşık görünüyorsa ve zamanınız olmadığını düşünüyorsanız, şu adımları izleyin. Bitirmeniz 5 dakika sürecek bir görevi düşünün ve yapın. Daha sonra bir zamanlayıcı başlatın ve o karmaşık görev üzerinde 5 dakika çalışmayı deneyin. Eğer bir şeye başlarsanız, onu tamamlamaya daha yatkın olursunuz, çünkü bitmemiş görevleri hatırlama eğilimindesinizdir. Bu şekilde, ertelemeyi yenme şansınız artar.

Çalışma saatlerinizi bloklara ayırın

Tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın ve işinize odaklanın. Bir çalışma saatini 20 dakikalık periyotlara ayırmanızı ve aralarında kısa molalar vermenizi öneririz. Beyin yüksek ve düşük etkinlik dönemleri ile döngüler halinde çalışır. Verimlilik zirvesine ulaşmak için, bu dalgalanmaların farkında olmak, çalışma ve dinlenme zamanını dengeli bir şekilde yönetmek gerekir.

Bahse girin

Verimliliğinizi artırmanın başka bir yolu, bir arkadaşınızla bahis yapmaktır. Bir tarih ve saat belirleyin ve bu tarihi görevinizin teslim tarihi olarak belirleyin. Ardından, görevi zamanında bitiremezseniz arkadaşınıza biraz para, kahve veya öğlen yemeği teklif edin. Bu ek motivasyon sağlayacaktır.

Ertelediğiniz geçmiş durumlar hakkında olumlu düşünün

Önceki erteleme vakalarınız için kendinize çok sert davranmamaya çalışın. Bu sorun genellikle mükemmeliyetçiler ve başarısız olmaktan korkan kişilerde görülür. Pozitifliği koruyun ve olumsuz düşüncelerin zihninize sızmasına izin vermeyin.

Umarız makalemiz, erteleme tuzağından kurtulmanıza yardımcı olur.

Çalışma planındaki sürekli değişiklikler, öncelik listesini sürekli bozmaktadır. Bu, üretkenlik ve ekip ilerlemesinde olumsuz sonuçlara, irrasyonel zaman yönetimine ve kaçırılan son teslim tarihlerine yol açabilir. Her şeyin üstesinden gelmek ve her şeye zaman ayırmak mümkün müdür?

Görevleri önceliklendirmek için en iyi yol onları yazmaktır

Öncelikle, bir gün, bir hafta veya bir ay için tüm görevlerin ve son tarihlerinin ayrıntılı bir listesini oluşturarak yakın gelecek için plan yapmalısınız. Her şeyi ezberlemeye çalışmak yerine, bir çalışma günlüğü tutmalı ve tüm görevlerinizi yazmalısınız. Bu psikolojik hile, işinizin önemini vurgular.

Her şeyi organize edin

Görevlerin bir listesini derlediğinizde, aralarında benzerlikler fark edebilirsiniz. Bu şaşırtıcı değildir çünkü çoğu görev üç kategoriye ayrılabilir: tek, yinelenen ve proje.

1. Tek

Eğer size tek bir görev verilmişse, bunu yarın ilk iş olarak yapmanız daha iyi olur. Küçük görevlerin bir listesini yapın ve her gün bunların bazılarını üzerini çizin. En önemli görevlere karar vermeden önce, ne kadar acil olduklarını ve tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyacınız olduğunu düşünün. Amacınız, görevleri vardiyanız sırasında bitirmektir. Eğer zamanınız yoksa, görevi yarına bırakın. Bu yöntemin acil görevler için işe yaramadığını unutmayın.

2. Yinelenen

Her gün yapılması gereken her bir şeyi yazmanıza gerek yok. Örneğin, sosyal medyada makale paylaşmak ya da e-posta kampanyalarından sorumluysanız. Bununla birlikte, belirli saatler ve günlere bağlı görevler için bir program yapılmalıdır. Bu, çalışma önceliklerinin sıralanmasını önemli ölçüde basitleştirir.

3. Projeler

Projeler, basit görevlerden daha zor tamamlanan işlerdir. Üzerinde olabildiğince çalışın, ancak aynı anda birden fazla projeyi üstlenmeye çalışmayın. Tüm projelerin bir listesini oluşturmanızı ve bunların en acil ve önemli olanını seçmenizi öneririz. Önceki projeyi bitirmeden yeni bir projeye başlamayın.

Önemli görevler önce gelir

Alfabetik veya sayısal bir liste oluşturmak işe yaramaz. Amacınız, listedeki öğelere körü körüne uymak değil, yüksek öncelikli görevlere odaklanmaktır. Kalan işler, sizin uygun bulduğunuz sırayla yapılabilir.

Zamanla, en yüksek öncelikli işleri seçmeyi öğrenecek ve bunun bir sorun haline gelmesine izin vermeyeceksiniz. Bu kurallara uyarsanız, çalışma sürecinin ne kadar hızlı hale geleceğine inanamayacaksınız.

Planlamada Zorluklar ve Çözümler

Bir şirketin iş programından sorumlu bir yöneticiyseniz ve bu makaleyi okuyorsanız, büyük olasılıkla çalışanlar için vardiyaları planlamakta sorun yaşıyorsunuzdur.

Burada iş programı derlenirken ortaya çıkan en yaygın üç sorunu ve bunlar için en iyi çözümleri bulacaksınız. Bugün uygulamaya başlayın!

Sorun №1: Son dakika planlama

Vardiya planlamasını son dakikaya bırakmak iyi bir fikir değildir. Sorumlu yöneticiler, vardiya programının mümkün olan en kısa sürede hazır olduğundan emin olmalı ki, çalışanlar kendi planlarını ayarlayabilsinler. Aksi takdirde, birçok çalışan kişisel meseleler ve iş arasında seçim yapmak zorunda kalacaktır.

Çözüm:

Programlarınızı önceden planlayın, böylece tüm çalışanlar programı gözden geçirme ve gerekli değişiklikleri yapma şansına sahip olsunlar. Shifton online hizmetinin birçok şablonu ile bunu sadece birkaç tıkla yapabilirsiniz!

Sorun №2: Düzensiz vardiya dağılımı

Bir yönetici programda manuel değişiklikler yaparken, vardiya dağılımında bir hesap hatasını gözden kaçırabilir. Sonuç olarak, bazı çalışanlar öngörülen saatlerde çalışmazken, bazıları ise fazla çalışarak iş yasasının istemsiz ihlaline neden olabilir.

Çözüm:

Bu senaryodan kaçınmak için, Shifton hizmetini kullanarak çalışma ve vardiya programını otomatik olarak planlayın. Bu durumda, çalışanların yöneticiye ihmal ve dikkatsizlik suçlaması için bir nedeni kalmaz!

Sorun №3: Modern araç eksikliği

Hâlâ bir şirketin programını oluşturmak için kağıt ve kalem kullanan yöneticiler, sadece hayatlarını zorlaştırmakla kalmaz, aynı zamanda hata yapma olasılıkları daha yüksektir. Ayrıca, yöneticilerin ve çalışanların kişisel telefonlarına gelen büyük miktarda arama ve mesaj, zaman kaybına neden olarak iş-özel yaşam ayrımını zorlaştırır.

Çözüm:

Shifton gibi kullanımı kolay yazılımlarla, çalışan planlamasını ve şirket içi iletişimi önemli ölçüde basitleştirebilirsiniz. Üstelik bildirimler, online uygulamanın mobil versiyonunda neredeyse anında gelir ve çalışanlar vardiya değişimlerini kendi aralarında yaparak yönetecilere çok zaman kazandırır.

Çalışan planlamasını Shifton online hizmetiyle otomatikleştirdiğinizde, tutarlı sonuçlar elde edebilir, daha az hata yapabilir, maliyetleri düşürebilir, verimliliği ve toplam çalışan memnuniyetini artırabilirsiniz.

Henüz işiniz için Shifton’u kullanmıyorsanız, başlama zamanı geldi! Kayıt olun ve tüm online uygulama özelliklerini deneme süresi boyunca ücretsiz test edin!

Çağrı Merkezi Çalışanlarının Verimliliğini Artırma Yolları

Çoğu çağrı merkezi yöneticisi, çalışanları motive etmek ve hedeflerine ulaşmak için standart yöntemler kullanır (örneğin, ikramiyeler, ödenekler ve yardımlar). Ancak şirketinizin büyümesiyle gerçekten ilgileniyorsanız, operatörlerin verimliliğini artırmak için yeni çözümler denemelisiniz.

Çağrı merkezi çalışanlarınızın verimliliğini en az %10 artırmanıza yardımcı olacak 5 ilginç fikir burada.

1. 15 dakikalık kuponlar

Ödemeyi kaybetmeden işi 15 dakika erken bitirmeyi reddedecek operatör var mı?

Birçok çağrı merkezi, çalışanlarını çeşitli ikramiyelerle (tatlı hediyeler veya sinema bileti gibi) teşvik etmeye çalışır. Ancak her şirkette, tatlı yemeyen ve tiyatroyu tercih eden çalışanlar olacaktır. Ama neredeyse herkes işyerinden erken ayrılmak ister!

En üretken çağrı merkezi çalışanları için 15 dakikalık kuponlar, daha iyi iş yapmak için harika bir teşvik olabilir. Bu çözüm, neredeyse her operatörü motive etmenizi sağlar.

2. Teşekkür toplama

Birçok çağrı merkezi operatörü, tüm müşteri şikayetleri kaydedilip, resmileştirilip yönetime iletilirken, iltifatların ve teşekkürlerin genellikle kaydedilmediğini düşünüyor.

Bu arada, müteşekkir müşterilerden gelen geri bildirimlerin toplanması ve seslendirilmesi, çağrı merkezi çalışanlarının motivasyonunu önemli ölçüde artırabilir. Geçen haftanın kaydedilen teşekkür mesajlarını, onları muhafaza eden operatörlere haftada bir göndermeyi deneyin.

Bu, diğer tüm çalışanların işlerinin ne kadar önemli olduğunu anlamaları için harika bir fırsattır. Teşekkür alan çalışanlar ise şirket için ne kadar değerli olduklarını hissedeceklerdir.

3. Ayın Çağrısı

En “zorlu” müşterilerden gelen en zor çağrılar da göz ardı edilmemelidir.

Çağrı merkezinizde aylık olarak çağrı kayıt analizi yapılması iyi olur. Bu durumda, yöneticiler ve denetçilerden geri bildirim toplayarak ayın çağrısını hızlı ve kolay bir şekilde seçebilirsiniz.

Bir çağrı sırasında meydana gelen özellikle zor veya stresli bir durumun mükemmel bir örneğini bulduğunuzda, bu tür durumlar için en başarılı davranış stratejilerini arayabilirsiniz. Böyle bir analiz, yalnızca çağrı kahramanı operatörün başarısının tanınması olmamakla kalmaz, aynı zamanda bu tür çağrıları başarıyla yöneten çalışanlar için ek bir teşvik de olabilir.

4. Gün İçi Canlılık

Öğleden sonrasında ve iş gününün sonunda çalışanların verimliliğinde önemli bir düşüş yaşandığı bir sır değil. Ama size bundan kaçınmanın hızlı ve kolay bir yolunu sunabiliriz!

Öğle yemeğinden sonra bir saat oturmamalarını, ayakta durmalarını çağrı merkezi çalışanlarınıza söylemeyi deneyin! Bu yöntem, etkinlik düşüşünü önler ve operatörlerin seslerinin daha enerjik ve etkileyici çıkmasını sağlar.

Elbette, böyle bir yenilik yalnızca gönüllülük esasına göre uygulanmalıdır. Ayrıca, engelli veya bel ağrısı olan çalışanlara, vb., olası sağlık sorunları hakkında uyarılmalıdır.

5. Program Esnekliği

Çağrı merkezi yöneticileri için daimi bir zorluk, belirli bir projede yeterince çalışanın çalışmasını sağlamaktır. Ne de olsa, operatör sıkıntısı, bütün ekibin çalışma koşullarını önemli ölçüde etkiler ve tabii ki, verimliliği düşürür.

Yetkin bir yönetici, zamanlamada değişiklik yapması gereken çalışanların taleplerine her zaman duyarlı olmaya çalışır. Örneğin, birçok ebeveyn okul tatillerinde tatil yapmak isteyecek ve öğrenciler üniversitede oturum sırasında izin almak isteyecektir.

Yalnızca iyi tasarlanmış bir zamanlama aracı, tüm çalışanların ihtiyaçlarını karşılayacak bir çağrı merkezi programı oluşturmanıza olanak tanır. Bu, yönetimin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olacak ve uzun vadede şirkete finansal faydalar sağlayacaktır.

Her bir çalışanın kişisel sorunlarını dikkate alırken tüm iş mevzuatı gerekliliklerine nasıl uyulur? Bir çözümümüz var!

Sonuç

Shifton çevrimiçi hizmeti, şirketin çalışma programını ve çalışan programlarını uygun şablonlar kullanarak hızlı ve verimli bir şekilde oluşturmanıza, düzenlemenize ve izin veya hastalık izni taleplerini tek tıklamayla onaylamanıza yardımcı olur. Ayrıca, operatörler vardiyaları bağımsız olarak değiştirebilirler, bu da çağrı merkezi yöneticilerinin yükünü azaltır.

Henüz işiniz için Shifton kullanmıyorsanız, şimdi başlama zamanı! Kaydolun ve çevrimiçi uygulamanın tüm özelliklerini tüm deneme süresi boyunca ücretsiz deneyin!

2021-2022’deki En İyi 5 Bulut Çağrı Merkezi Yazılımı

Etkili müşteri desteğinin anahtarı, sadece iyi eğitimli operatörler değil, aynı zamanda kaliteli çağrı merkezi yazılımıdır. Modern teknolojiler, bir çağrı merkezinde operasyonel ve ticari süreçleri otomatikleştirmeye ve çalışan verimliliğini artırmaya yardımcı olur.

Herhangi bir çağrı merkezi için yazılımın ana görevleri, operasyonel süreçlerin otomasyonu ve verimliliğin artırılmasıdır: çağrı dağıtımı, müşteri bilgilerini doldurma, yönlendirme vb.

İş süreçlerinin optimizasyonu da önemlidir: operatörlerin performansını, özellikle departmanları ve genel olarak izleme yeteneği, ana performans göstergelerini analiz etme ve gerçek zamanlı olarak çağrı merkezinin çalışma durumunu izleme.

Çağrı merkezi yazılımını seçerken, bulut tabanlı yazılım kullanarak müşteri hizmetlerinizi iyileştirebilirsiniz. İşte bu tür bir çözümün başlıca avantajları:

• Daha iyi müşteri hizmetleri yönetimi
• Geliştirilmiş raporlama
• Artan verimlilik
• Merkezi veri toplama
• Azalan maliyetler
• Artan satışlar ve müşteri memnuniyeti
• Gelişmiş veri güvenliği
• Çok kanallı destek

2021-2022’deki En İyi 5 Bulut Çağrı Merkezi Programı

1. Shifton
   Operatörler için manuel vardiya planlamak, çağrı merkezi yöneticileri için çok fazla zaman ve çaba gerektirir. Shifton çevrimiçi uygulaması, günlük planlama işlemlerini optimize eder, iş gücü kaybını azaltır ve çalışan bağlılığını artırır, böylece mümkün olan en iyi müşteri deneyimini sunar. Shifton bulut hizmeti, bir çağrı merkezinde vardiyaları planlamak için idealdir. Uygulamanın işlevselliği, yöneticilerin en uygun çalışma programlarını oluşturmasını, vardiyaları kolayca planlamasını ve görevleri operatörler arasında dağıtmasını sağlar. Ayrıca, çalışanlar vardiyalarını kendileri ayarlayarak çalışma programlarını değiştirebilirler (gerektiğinde yöneticinin onayıyla). Shifton, en iyi kalite hizmeti sağlamak için en uygun dengeli programı oluşturmanıza yardımcı olur.
2. CloudTalk
   Bu yenilikçi bulut tabanlı yazılım, çağrı merkezleri için çeşitli benzersiz araçlar sunar. Çağrı sırasında bekletme özelliği, çağrı iletimini ortadan kaldırır ve satış ekibinin daha fazla anlaşmayı kapatmasına yardımcı olur, çünkü arama sürecini otomatikleştirir. CloudTalk ayrıca akıllı çağrı yönlendirme, Tıkla-Çevir ve IVR seçenekleriyle yüksek müşteri memnuniyeti sağlar. CloudTalk, dünya genelindeki her yerden yerel numaralarla yerel varlığı koruyarak tüm mevcut cihazlarla çevrimiçi bir çağrı merkezi kurmanıza olanak tanır. Ayrıca, bu çağrı merkezi yazılımı, CRM, e-ticaret, teknik destek, alışveriş sepetleri, Zapier ve API’lerle yüzlerce entegrasyon sunar.
3. Avaya
   Avaya İletişim Merkezi, gelen/giden ses, video, e-posta ve grup sohbetleri için evrensel bir bulut veya hibrit otomasyon çözümüdür. Birleşik çok kanallı iletişim sistemi, uzaktan operatör gruplarının her yerden çağrıları ele almasına olanak tanır. Avaya İletişim Merkezi ayrıca ekran kaydı, eğitim ve çağrı kalitesi yönetimi özelliklerini ve seçilen herhangi bir dönem için gerçek zamanlı raporlar ve istatistikler sunar. Buna ek olarak, bu bulut tabanlı çağrı merkezi yazılımı angajman kaydı, ses analitiği ve otomatik planlama özellikleri sunar.
4. MyOperator
   MyOperator çağrı merkezi yazılımı, çok fazla zaman ve çaba harcamadan birden fazla çağrıyı yönetmenizi sağlar. Bu çağrı merkezi yazılım çözümünün kullanılmasının avantajı, bekletme sırasında müzik ekleme gibi yenilikçi özelliklere ve müşteriyle konuşma sırasında not alma becerisine sahip olmasıdır. MyOperator, API entegrasyonu sunan kullanımı kolay bir bulut hizmetidir. Ana amacı çağrıları kaydetmek, aktarmak, iletmek ve izlemektir. Ancak, performans analizi için gereken arama kayıt verilerini de dışa aktarabilirsiniz.
5. Dialpad
   Dialpad, iş iletişiminizi bir üst seviyeye taşıyan bir web uygulamasıdır. Müşterileriniz, çalışanlarınız ve diğer işletmelerle iletişim kurarken, iletişiminizi daha verimli ve etkili hale getirir. İster ses tabanlı iletişim ister metin mesajları olsun, Dialpad hepsi için harika çözümlere sahiptir. İletişiminizi yeni bir seviyeye taşır; böylece müşterilerinizle konuşurken aynı zamanda kendi zamanınızdan da keyif alırsınız.

Sonuç

Doğru bulut tabanlı çağrı merkezi yazılımı, verimliliği, üretkenliği ve müşteri hizmetlerini geliştirir. Çağrı merkezi yönetiminde verimliliği sağlamak için mükemmel bir uygulama olan Shifton çevrimiçi hizmetini seçtik.

Henüz işiniz için Shifton kullanmıyorsanız, başlama vakti geldi! Kayıt olun ve online uygulamanın tüm özelliklerini 2 ay boyunca ücretsiz deneyin!

Shifton, çağrı merkezi raporlamasına nasıl katkıda bulunur

Telepazarlama ve istatistik analizi, bir çağrı merkezindeki en önemli faaliyetlerden biridir. İşlenen çağrıların sayısı ve süresi, bir müşterinin yanıt vermesi için ortalama bekleme süresi, operatörlerin KPI’ları gibi göstergeler tamamen ölçülebilir ve çalışanların verimliliği çok hızlı bir şekilde değerlendirilebilir.

Çağrı merkezi performansının ölçülmesi

Telepazarlama faaliyetleri bir veya iki çalışanla sınırlı olduğunda, operasyonel analiz oldukça basittir ve 2-3 metriğin takibiyle sınırlı olabilir. Bu, bir reklam kampanyasının etkili yönetimi için oldukça yeterlidir.

Öte yandan, telepazarlama projeleri büyüdükçe, çağrı merkezi performansını yönetmeye yardımcı olan daha geniş bir metrik yelpazesini bilmek her zaman iyidir. Bunlar, kampanyanın sonucunu olumlu veya olumsuz etkileyen unsurların belirlenmesini kolaylaştırır.

Bunlardan birçok olabilir; işte birkaç örnek: yanlış iletişim veritabanı, kötü eğitilmiş ekip, belirli saatlerde personel için yetersiz planlanmış vardiyalar, ekipman arızaları, vb.

Doğru tasarlanmış ve hesaplanmış önlemler, iyileştirme gerektiren alanları belirlemeye yardımcı olabilir. Zamanında alınan istatistikler buna yardımcı olabilir.

Çağrı merkezi istatistik raporları

Bir çağrı merkezinin çalışmalarını değerlendirirken, yalnızca kapalı fırsatlar raporlarına değil, aynı zamanda işlenen çağrıların sayısı, süresi ve hizmet düzeyi gibi diğer raporlama göstergelerine de dikkat edilmelidir.

Her çağrı için raporu analiz ettikten sonra, aslında mini pazarlama araştırması elde edilmiş olur. Bu, müşteriler hakkında çok şey anlamaya yardımcı olur — neyi tercih ettikleri, hangi rakip firmaları kullandıkları vb.

Bir diğer önemli gösterge, müşterilerin hatta bekleme süresidir. Çağrı merkezi ekibinin yoğun olduğu günlerde, gelen çağrıların işlenmesindeki gecikmeler müşteri memnuniyeti düzeyini dolaylı olarak etkileyebilir ve bu nedenle rakipleri tercih edebilirler. Sonuç olarak, bu tür bir çağrı merkezi hizmeti veren şirket, daha az potansiyel kâr elde edecek ve bu da kayıplara yol açacaktır.

Bu durumda Shifton nasıl yardımcı olabilir?

Çalışılmış vardiya ve molalar hakkındaki bilgilere dayanarak, Shifton birçok proje veya belirli bir çalışan hakkında en ayrıntılı seviyede ayrıntılı raporlar sunar. Diğer istatistiksel bilgiyle birleştirilen bu raporlama, yoğun günleri belirlemeye ve her birinde operatör sayısını ve vardiyaları en iyi şekilde ayarlamaya olanak tanır.

Shifton ayrıca, çağrı merkezi maliyetlerini tahmin etmek için kullanılabilecek bir bordro seçeneği sunar. Bu özellik, daha fazla operatör görevlendirilmesi nedeniyle fazla mesai ödemekten kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Shifton bulut hizmeti, hem şirketin bir bütün olarak hem de bireysel çalışanlarının çalışmalarına ilişkin birçok istatistiksel bilgiyi gösteren güçlü raporlama araçları sunar. Katılımı planlama ve izleme araçları ile birleştiğinde, bu raporlar başarılar, planlanan ve tamamlanan görevler hakkında bilgi gösterebilir, gelecekteki maliyetleri tahmin edebilir ve şirketin süreçlerini zamanında optimize edebilir.

Shifton bulut hizmetini kullanarak elde edilen tahminler ve raporlar, sınırsız sayıda çalışanla çağrı merkezinin ek optimizasyonuna olanak tanır. Böylece yalnızca mevcut sorunları çözmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekte ortaya çıkmalarını da önlersiniz.

Emin olmak mı istiyorsunuz? Shifton’a hoş geldiniz! Kayıt olun ve online uygulamamızın tüm özelliklerini 2 ay boyunca ücretsiz deneyin!

Shifton’ı herhangi bir çağrı merkezi için en iyi çözüm yapan 7 önemli faktör

Çağrı merkezleri için doğru yazılımı seçmek artık bir ayrıcalık değil, bir zorunluluk haline geldi. Dahası, bir çağrı merkezi için belirli bir programı seçerken en önemli nokta, verimli ve kesintisiz iş akışı için gerekli tüm işlevlerin mevcut olmasıdır.

Çağrı merkezi programı seçerken iş karlılığını garanti eden 7 faktörü dikkate almak önemlidir. Bugün, 2021 yılında dış kaynak şirketleri için en iyi hizmetin Shifton olduğunu öğreneceksiniz.

Gerekli fonksiyonlar

Çağrı merkezi yazılımının, operatörlerin ve yöneticilerin işini kolaylaştıran gerekli tüm işlevleri sağlaması çok önemlidir.

Shifton, vardiya ve programların derlenmesinde zaman ve çabadan önemli ölçüde tasarruf etmenize yardımcı olur. “Vardiya değişimi” seçeneği, çalışanların vardiyalarını kendi başlarına değiştirmelerine olanak tanıdığından yöneticiler için gereksiz yükü ortadan kaldırır; yalnızca değişikliği onaylamak için yöneticileri sürece dahil eder. Böylece, yönetici, çalışanlar için yedek bulma konusunda zaman ve güç tasarrufu sağlar.

Takım yönetimi

Çağrı merkezi ekipleri büyük veya küçük olabilir, şirket sistemleri karmaşık olabilir ve şubeler ülke genelinde hatta dünyada yer alabilir. Shifton, çok seviyeli erişim ve yapılandırılmış hesaplardan görev atama ve kontrol listeleri ile görevleri takip etmeye kadar harika takım yönetim araçları sunar.

Shifton, farklı saat dilimlerini dikkate aldığı için çalışanları uzaktan yönetebilirsiniz.

Shifton’un geniş işlevselliği, gerekli tüm araçlara sahip olarak herhangi bir yerden çalışmanıza olanak tanır. Bu, müşterilere dünya çapında uzaktan hizmet sunma olanağı da sağlar.

Ölçeklenebilirlik

Çağrı merkezi yazılımı, işinizle ölçeklenmeli ve hem müşteri sayısına hem de ihtiyaçlarının ve taleplerinin karmaşıklığına uyum sağlamalıdır.

Shifton, sınırsız sayıda çalışan için programlama desteği sunar. Şirketin büyüklüğü kritik değildir — Shifton, tüm projeleri, çalışma takvimlerini, iş hiyerarşisini ve diğer koşulları dikkate alarak yapısını oluşturmanıza olanak tanır.

Raporlama ve izleme

Çağrı merkezi yazılımındaki analiz ve kontrol işlevleri, maksimum verimliliğe ulaşmanıza yardımcı olur. Shifton, bir şirketin performansı hakkında kapsamlı istatistiksel bilgileri görüntüleyen güçlü raporlama araçları sunar.

Planlama ve katılım takibi araçları ile birleştirilen bu tür raporlar, başarılar, planlanan ve tamamlanan görevler hakkında eksiksiz bilgi sağlar, gelecekteki maliyetleri tahmin etmenize ve süreçleri optimize etmek için zamanında sinyaller almanıza yardımcı olur.

Mükemmel entegrasyon

Çağrı merkezi yazılımı, gerektiğinde CRM, e-ticaret platformu ve mevcut yardım masası ile sorunsuz bir şekilde entegre olmalıdır.

Shifton, iş akışlarını, veri alışverişini ve API erişimini geliştirmek için birçok popüler yazılımla (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, vb.) entegrasyonlar sunar. Entegrasyon listesi sürekli genişliyor.

SMS, e-posta ve push bildirimleri

Shifton, çalışanlara program oluşturduklarında veya programlarda değişiklik yaptıklarında gönderilen SMS, e-posta ve push bildirimleri seçeneği sunar.

Böylece, tüm önemli veriler doğru zamanda doğru kişilere ulaşır.

Fiyat

Çağrı merkezi programı seçerken, fiyat kesinlikle önemli faktörlerden biridir. Sonuçlarınızı kritik bir şekilde inceleyerek ücretsiz bir deneme ile başlamanızı öneririz.

Shifton, yalnızca kullandığınız modüllerin doğru miktarını kullanmanıza ve bunlar için ödeme yapmanıza izin verir. Uygulamanın tüm işlevselliğini iki ay boyunca tamamen ücretsiz deneyebilirsiniz. Bu süreden sonra, bir çalışan için maliyet, seçilen modül sayısına bağlı olarak 0.5 ila 4 dolar arasında olacaktır.

Shifton’u Seçin — Mükemmel Çağrı Merkezi Çözümü

Doğru yazılım, şirketinizin etkin bir şekilde işlemesi için mükemmel bir temel olacaktır. Yukarıdaki faktörleri göz önüne alarak, en iyi sonuçlar kesinlikle Shifton ile, nihai çağrı merkezi planlama yazılımı ile elde edilecektir. Bu yazılım, müşteri ile olan tüm iletişim kanallarını entegre etmenizi sağlamakla kalmaz, aynı zamanda bir dizi başka yararlı özellik de sunar.

Vardiya ve iş programlarının hazırlanması, çalışan katılımının hesabı, vardiya değişimi, analiz ve raporlama — bu, Shifton çevrimiçi uygulamasının özelliklerinin sadece kısmi bir listesidir!

Emin olmak ister misiniz? Shifton’a hoş geldiniz! Kayıt olun ve çevrimiçi uygulamamızın tüm özelliklerini 1 ay ücretsiz deneyin!

Herhangi bir şirketin başkanının en önemli görevlerinden biri, şirketin markasını geliştirmek, verimliliği artırmak ve personelle çalışma için zaman tasarrufu sağlamaktır. 2021 yılında görevleri planlamak ve ekip kaynaklarını yönetmek için en iyi hizmetleri dikkatinize sunuyoruz. Yapılacaklar listenizi temizlemenin zamanı geldi!

Projeler Yönetim Araçları 2021

Boyut, sektör ve hedeflere bağlı olarak, nispeten basit kontrol sistemleri yanı sıra büyük iş çözümleri veya dahili gelişmeler seçebilirsiniz.

İşte 2021 yılında proje ve personel yönetimi için en iyi 6 hizmet.

Monday

Takımlar için güçlü fakat basit bir araçtır; iş akışlarını şekillendirmeye, değişen ihtiyaçlara uyum sağlamaya, şeffaflık yaratmaya, iş birliği içinde bağlanmaya ve manuel çalışmaya son vermeye yardımcı olur.

Araç, takımlar, departmanlar, liderler ve organizasyonlar arasında ve her türde proje ve süreçte kullanılabilir.

Ücretsiz bireysel plan, 2’ye kadar takım üyesi içerir ve onların işleri ve görevlerini takip etmeye yardımcı olur, aracın en temel özelliklerini sunar. Aylık ücretli planlar kullanıcı başına 8$’dan başlar.

Trello

Popüler hizmetlerle entegre edilebilen ve görevleri planlamak için harika olan kullanımı kolay bir araç.

Bu hizmetin ana özelliği, görevler ve görev listeleri şeklinde basit bir arayüze sahip olmasıdır. Görevlerin durumları bir fare tıklaması ile güncellenebilir. En kullanışlı özelliklerden biri, her kullanıcı için ayrı bir pencere ayrılmasıdır.

Trello, yalnızca sınırlı bir sürümde ücretsiz olarak kullanılabilir.

Slack

Bu kurumsal mesajlaşma uygulaması, 2021’de çalışan etkileşimi için en popüler iş çözümlerinden biri haline geldi. Web hizmeti, kişisel bilgisayarlarda, iOS ve Android cihazlarda çalışır ve genellikle Skype’a alternatif olarak kullanılır.

Ücretsiz sürümünde, ekip için 5GB depolama ve 10k mesaj, ayrıca 10 popüler araç ve hizmet entegrasyonu elde edilir. Ücretli planlar, kullanıcı başına aylık 8$’dan başlar.

Wrike

2021’de görev belirleme ve proje yönetimi için popüler bir bulut hizmeti. Sayısız entegrasyon, uygulamanın ayırt edici özelliğidir. Diğer araçlara kıyasla, Wrike göreceli olarak basitlik ve kolaylık sunar.

Eksikliklere gelince, kullanıcılar arayüzün fazla basit olduğunu belirtir. Ücretsiz plan, tüm hesap için 2 GB sunar ve sınırlı işlevsellik sağlar. Ücretli planlar, kullanıcı başına aylık 9.8$’dan başlar.

Asana

2021’de çok popüler bir görev takip uygulaması olan Asana, sezgisel bir arayüze sahiptir. Bu hizmet hem takım hem de kişisel amaçlar için kullanılabilir.

Araç, geniş bir işlevsellik sunmaktadır: programlama, sohbet, yürütme kontrolü ve daha fazlası. Asana, şirketin hedeflerine bağlı olarak seçim yapabileceğiniz 3 plan sunar. Temel ücretsiz plan 15 kullanıcıya kadar içerir ve sınırlı işlevsellik sunar. Aylık ücretli planlar, kullanıcı başına 13.49$’dan başlar.

Shifton

Shifton, yukarıda bahsedilen araçlara harika bir alternatiftir. Çevrimiçi uygulama; şirketler, projeler ve programları yönetmek için geniş bir araç yelpazesi, ayrıca seçilebilecek 4 arayüz dili sunar. Shifton kullanıcıları, çalışma saatlerini tercih edilen şekilde ayarlayabilir, mola isteyebilir veya uygulama içinde meslektaşlarıyla vardiya değişimi yapabilir.

Hizmet, ‘Görevler’ modülünü kullanabilecek herhangi bir sayıda çalışanın programlanmasını destekler. Modül, görevleri ve ilgili müşteri verilerini yönetmenize, görevleri çalışanlara atamanıza veya kendilerinin almasına izin verir, görevlerin yürütme ve tamamlanma sürelerini belirler, çalışanların görevler tamamlandıktan sonra doldurduğu listeleri ekler. Shifton, 2 ay boyunca ücretsiz olarak sunulur. Bundan sonra, ‘Görevler’ modülü için aylık ödeme kişi başına $0.5 olacaktır.

Takım kaynaklarını yönetmek için yazılım geliştiricilerinin yukarıda belirtilen listesi henüz tamamlanmış değil, ancak nereden başlayacağınızı artık biliyorsunuz!

Umarız bu araçlar, işinizi geliştirmenize odaklanmanıza ve organizasyonel ve pazarlama görevlerine zaman ayırmanızı sağlar.

Genellikle, takımlar ve departmanlar için program hazırlayan yöneticiler zorlu bir görevle karşı karşıya kalır. Programların tüm çalışanları ve onların kişisel durumlarını, hastalık izinlerini, izin günlerini, aylık ve haftalık çalışma saatlerini dikkate alarak oluşturulması gerekir.

Hâlâ kağıt üzerinde veya bir Excel dosyasında programlar ve vardiyalar hazırlıyorsanız, tüm gerekli güncellemeleri yapmak saatler sürebilir. Çeşitli programlama uygulamaları kesinlikle çalışan programlaması yükünü hafifletir. Yöneticilerin zaman ve çabasını önemli ölçüde azaltır, takım çalışmasını geliştirir ve çalışma süresini en üst düzeye çıkarır.

Shifton çevrimiçi uygulamasının tüm popüler alternatiflere mükemmel bir alternatif olduğunu biliyoruz. Shifton özelliklerini WhenIWork işlevselliği ile karşılaştıralım ve buna emin olalım.

Ücretsiz Deneme Süresi	1 ay	2 hafta
Min.maliyet	Kullanıcı başına aylık 1$	Kullanıcı başına aylık 2$
Destek	Kişisel hesap yöneticisi	Sohbet botu
Otomatik Programlama	evet	evet
Vardiya Değişimi	evet	evet
Mola Değişimi	evet	hayır
Ücret Hesaplama	evet	hayır
Görevler	evet	evet
Kontrol Listeleri	evet	hayır
Uygunluk	evet	hayır
Değişim Kontrolü	evet	evet
Entegrasyonlar	evet	evet
Raporlar ve Analizler	evet	evet
Hatırlatıcılar	evet	evet
Bildirimler	evet	evet

* Özellik karşılaştırmaları Eylül 2021 itibariyle kamuya açık bilgilere dayalı olarak derlenmiştir.

Karşılaştırma tablosundan da görebileceğimiz gibi, Shifton neredeyse WhenIWork ile aynı özellikleri ve hatta daha fazlasını sunuyor – örneğin, kişisel hesap yöneticisi ve hem çalışanlar hem de işverenler için maksimum esneklik sağlayan ‘Uygunluk’ seçeneği, ayrıca çok daha uzun bir ücretsiz deneme süresi ve daha düşük maliyetler.

Emin olmak ister misiniz? Shifton’a hoş geldiniz! Kaydolun ve Shifton’ın tüm özelliklerini 2 ay boyunca ücretsiz deneyin!

Çalışanlar için verimli bir çalışma programı oluşturmak, üretkenliği sürdürmek, adaleti sağlamak ve işletme taleplerini karşılamak açısından gereklidir. İyi organize edilmiş bir personel programı, çalışanların uygunluğu, tercihleri ve iş yükü arasındaki dengeyi korurken işletmelerin sorunsuz çalışmasını sağlar. Ancak, özellikle son dakika değişiklikleri, vardiya değişimleri ve iş kanunlarıyla ilgilenirken çalışanları programlamak zor olabilir.

Bu kılavuz, personel programlama sürecinizi iyileştirmek için 16 adımı özetler ve personeli verimli bir şekilde programlamak, program çatışmalarını azaltmak ve iş otomasyonunu artırmak için temel çalışan programlama tekniklerini kapsar.

Çalışma Programı Yaparken Bilmeniz ve Uygulamanız Gerekenler

Shifton gibi çalışma programı araçları, yöneticilerin programlama işini otomatikleştirmesine ve manuel vardiya planlamasını ortadan kaldırmasına olanak tanır. İnsan kaynakları uzmanları ve ekip liderleri, geçmişte çalışan programlarını yönetmek, izin talepleri ve vardiya tercihlerini dikkate almak için zamanlarının önemli bir kısmını harcıyordu. Şimdi, iş otomasyonu çözümleri bu görevleri kolaylaştırıyor ve yöneticilerin çalışan sağlığı, performans koçluğu ve iş gücü gelişimine odaklanmalarını sağlıyor.

Çalışma programı teknolojisini etkili bir şekilde uygulamak, çalışanları programlama ve vardiya yönetimi otomasyonu hakkında temel unsurları anlamayı gerektirir. İşte personel programlama sürecinizi dijitalleştirirken bilmeniz gereken beş önemli şey.

1. Daha İyi Zaman ve Görev Yönetimi

İş gücü otomasyon araçlarıyla, yöneticiler aynı sistem içinde çalışanları verimli bir şekilde programlayabilirken görev ve projeleri de yönetebilir. Bu entegrasyon, çalışanların vardiyaları sırasında ne yapmaları gerektiğini tam olarak bilmelerini sağlayarak zaman yönetimini, üretkenliği ve ekip iş birliğini geliştirmelerini sağlar.

İyi yapılandırılmış bir personel programı, vardiya atamalarını, görev dağılımını ve proje son tarihlerini içermelidir, böylece operasyonların sorunsuz bir şekilde çalışması sağlanır. Güçlü bir programlama çözümü olan Shifton, çalışanlar için programlar oluştururken hizmet kalitesini ve operasyonel verimliliği artırmak için kontrol listeleri ve görevler atama olanağı tanır.

2. Otomasyon ve Yapay Zeka

Otomatik bir çalışan planlayıcının en büyük avantajlarından biri, AI destekli otomasyon kullanmasıdır. İşletmelerin %62’si ya iş yerinde otomasyonu uygulamayı planlıyor ya da zaten kullanıyor, bu da AI destekli programlama çözümlerinin yöneticiler için giderek daha önemli hale geleceğini gösteriyor.

Otomasyon kullanarak çalışanları etkili bir şekilde nasıl programlayacağınıza dair ipuçları:

• Çalışan bilgilerini, vardiya sürelerini ve uygunluklarını sisteme girin.
• Programlama yazılımının optimize edilmiş çalışma programlarını oluşturmasını sağlayın.
• Sistem, izin talepleri ve iş gücü talebine göre vardiyaları otomatik olarak ayarlar.
• Gerçek zamanlı güncellemeler ve otomatik önerilerle program çatışmalarını en aza indirin.

İşletmeler için otomasyon kullanmak, program oluşturmayı ve personel alımını basitleştirir, manuel ayarlama ve son dakika vardiya değişikliklerine duyulan ihtiyacı azaltır.

3. Bulut Tabanlı Zaman Takibi

Yaklaşık %44 oranında yetenek yöneticisi, çalışan programlarını ve katılımını takip etmek için artık bulut tabanlı iş gücü otomasyon araçlarına güveniyor. Modern çalışan programlama teknikleri, çalışanların herhangi bir yerden giriş yapmalarını sağlayan bulut tabanlı oturum açmalar içerir. Bu özellik, hibrit çalışma modelleri, uzaktan çalışan ekipler ve birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren işletmeler için önemlidir.

Yerinde check-in gerektiren şirketler için birçok program aracı, çalışanların programlarının doğru bir şekilde izlenmesini sağlamak için GPS doğrulama ve IP tabanlı saat girişleri sunar. Bu dijital zaman takip özellikleri, hesap verebilirliği artırır ve bordro tutarsızlıklarını azaltırken çalışanlara daha fazla esneklik sunar.

4. Program Optimizasyonu İçin Veri Analitiği

Etkili bir çalışma programı veri odaklı olmalıdır. Dijital programlama çözümleri, aşağıdakilerle ilgili içgörüler sunan gerçek zamanlı analitik panoları sağlar:

• Çalışan katılımı ve vardiya bağlılığı.
• Dönem başına toplam çalışılan saatler.
• Geç varışlar, fazla mesailer ve üretkenlik eğilimleri.
• Vardiya başına görev tamamlama oranları.

Çalışanları programlarken veri analizinden yararlanarak, işletmeler verimsizlikleri belirleyebilir, personel kararlarını iyileştirebilir ve performans izlemesini artırabilir. Bu içgörüler, yöneticilerin personel programlarını rafine etmelerine olanak tanır ve iş gücü verimliliğini korurken iş gücü maliyetlerinin operasyonel ihtiyaçlarla uyumlu olmasını sağlar.

5. Otomatik Maaş Hesaplaması

Programlama ve personel alımında iş otomasyonunun en büyük avantajlarından biri, otomatik maaş işleme sürecidir. Saatleri manuel olarak izlemek ve ücretleri hesaplamak yerine, modern personel programlama süreçleri, maaş fonksiyonlarıyla entegre olur ve maaş hesaplamalarını basitleştirir.

Maaş işleme otomasyonunun ana faydaları:

• Çalışan çalışma saatlerini izler ve önceden belirlenmiş ücret oranlarını uygular.
• Gerçek çalışılan saatlere dayalı otomatik maaş raporları oluşturur.
• Manuel veri girişi yapmayı ortadan kaldırarak bordro hatalarını azaltır.
• Sorunsuz maaş işleme için muhasebe ve finans sistemleriyle entegre olur.

Otomatik programlama ve maaş sistemleriyle, insan kaynakları ekipleri önemli ölçüde zaman tasarrufu yapabilir ve doğru, zamanında maaş dağıtımını sağlayabilir.

Personel Programlamasını İyileştirmek İçin 16 Adım

Adım 1: Ekibinizin Ne Yapması Gerektiğini Belirleyin

Çalışanlar için program yapmadan önce, kapsanması gereken ana sorumlulukları ve görevleri belirleyin. Düşünün:

• Hangi hizmetler veya görevler günlük olarak tamamlanmalıdır?
• Hangi çalışanlar belirli roller için en uygun?
• Ekstra personel ihtiyacı olan yoğun saatler var mı?

İş yükü dağılımını anlamak, çalışanları zamanlarınızı operasyonel ihtiyaçlarla uyumlu hale getirir ve işin verimli bir şekilde tamamlanmasını sağlar.

Adım 2: En Yoğun (ve En Yavaş) Zamanlarınızı İnceleyin

İşletmenizin en yoğun ve en yavaş dönemlerini belirlemek için geçmiş performans verilerini analiz edin. Aşağıdaki içgörülerden yararlanın:

• Satış ve müşteri trafik raporları
• Çağrı hacmi verileri (müşteri destek ekipleri için)
• Mevsimsel eğilimler ve talep dalgalanmaları

Personel programlarını gerçek taleple hizalayarak, işletmeler iş gücü maliyetlerini optimize eder ve yoğun saatlerde yeterli personel temin ederken yavaş dönemlerde fazla personel çalıştırmaktan kaçınır.

Adım 3: Gelecek Faaliyet Düzeylerini Tahmin Edin

İş yükünü tahmin etmek, yöneticilerin çalışanları adil ve etkili bir şekilde programlamalarına yardımcı olur. Düşünün:

• Yaklaşan promosyonlar veya iş etkinlikleri
• Tatil sezonları veya izin talepleri
• Müşteri talebini etkileyebilecek piyasa trendleri

Gelecekteki ihtiyaçları öngörerek, yöneticiler personeli proaktif olarak planlayarak, son dakika personel eksikliğini önleyebilir ve çalışanlar için verimli bir çalışma programı sağlarlar.

Adım 4: Personel İhtiyaçlarınızı Düşünün

Personel programı hem iş gereksinimlerini hem de çalışan tercihlerini dikkate almalıdır. İhtiyaçlarının dikkate alındığını hisseden çalışanlar, daha fazla angaje olma ve üretken kalma eğilimindedirler. Çalışanlar için bir program oluştururken, şunları dikkate alın:

• Erişilebilirlik ve talep edilen izin süreleri
• İş-yaşam dengesi düşünceleri
• Yetenek seviyeleri ve iş rolleri

Adil ve dengeli bir program, çalışan memnuniyetini artırır, tükenmişliği azaltır ve devamsızlıkları en aza indirir.

Adım 5: Vardiya Programlama Yönteminizi Seçin

Çalışanların programlanması için doğru yaklaşımı seçmek, iş modeli, iş gücü yapısı ve operasyonel gereksinimlerinize bağlıdır. Dikkate almanız gereken birçok çalışan planlama tekniği bulunmaktadır:

• Sabit vardiyalar – Çalışanlar her gün aynı saatlerde çalışır (örneğin, 9 AM – 5 PM). Sabit iş yükleri olan işletmeler için idealdir.
• Dönen vardiyalar – Çalışanlar farklı vardiyalar arasında değişiklik yapar (sabah, akşam, gece). Sağlık hizmetleri, perakende ve konaklama sektörlerinde yaygındır.
• Bölünmüş vardiyalar – Çalışanlar bir günde iki ayrı dönemde çalışır (örneğin, 8 AM – 12 PM, sonra 4 PM – 8 PM). Dalgalanan taleplerle işletmeler için kullanışlıdır.
• Çalışma çağrısı – Çalışanlar gerekli olduğunda çalışmak için hazır kalır. Genellikle sağlık ve acil servislerde kullanılır.
• Esnek programlama – Çalışanlar iş yükü ve iş ihtiyaçlarına göre kendi saatlerini seçer. Uzaktan çalışan ekipler ve yaratıcı endüstriler için uygundur.

Doğru personel planlama sürecini seçmek, işletmelerin iş gücü maliyetlerini optimize etmesine yardımcı olurken, verimli çalışan planlamasını da sağlar.

Adım 6: Yoğun Saatlere Göre Vardiya Tablolarını Optimize Edin

Üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için, personeli yoğun ve sakin saatlere göre planlayın. İşletmeler şunları yapmalıdır:

• Hizmet kalitesini artırmak için yoğun saatlerde daha fazla çalışan görevlendirin.
• Gereksiz iş gücü maliyetlerinden kaçınmak için sakin saatlerde personel azaltın.
• Taleplerin dalgalanmasını tahmin etmek ve vardiyaları buna göre ayarlamak için geçmiş verileri kullanın.

Çalışma zamanının en uygun şekilde tamamlanmasını sağlayan veri odaklı bir planlama yaklaşımı, işletmelerin kaynakları etkin bir şekilde tahsis etmesine yardımcı olur.

Adım 7: Son Dakika Program Değişikliklerini Asgariye İndirin

Beklenmedik program değişiklikleri iş akışını aksatır ve çalışanları güçsüzleştirir. Son dakika değişikliklerinden kaçınmak için:

• Çalışanların izin taleplerini önceden iletmelerini teşvik edin.
• Vardiya değişimleri için bir son tarih belirleyin ve yönetici onayı gerektirin.
• Acil personel gereksinimleri için yedek çalışanlar bulundurun.
• Son dakika ayarlamalarını otomatikleştirmek için programlama yazılımı kullanın.

Program çakışmalarını en aza indirerek, işletmeler personel programlama istikrarını koruyabilir ve çalışan memnuniyetini artırabilir.

Adım 8: Programların Kolayca Erişilebilir Olmasını Sağlayın

Çalışanlar için bir çalışma programı erişimi kolay olmalı, kafa karışıklığını ve yanlış iletişimi azaltmalıdır. Erişilebilirliği artırmak için:

• Programları çevrimiçi bir portal veya mobil uygulama aracılığıyla dijital olarak paylaşın.
• Ara dinlenme alanlarında veya ortak alanlarda basılı programları asın.
• Yanlış anlamaların önüne geçmek için çalışanlara program güncellemelerini anında bildirin.

Net iletişim, çalışanların çalışma programları hakkında yeterince bilgili kalmalarını sağlar, devamsızlıkları ve programlama hatalarını azaltır.

Adım 9: İşletmenin ve Çalışanların İhtiyaçlarını Dengeleme

Etkili personel programı yönetimi, iş talepleri ve çalışanların refahı arasında bir denge gerektirir. İşletmeler verimlilik ve karlılığı sürdürmek zorundayken, aynı zamanda çalışan tercihlerini de dikkate alarak katılımı ve elde tutmayı artırmalıdırlar.

İşletme ve çalışan ihtiyaçlarını dengeleme stratejileri:

• Kişisel taahhütlere uymak için mümkün olduğunda esnek programlama sunun.
• Belirli çalışanların fazla yük altında kalmasını önlemek için vardiyaları adaletli şekilde değiştirin.
• İzin isteği veya vardiya değişiklikleri için açık politikalar uygulayın.
• Yönetici ve personel arasında program endişeleri hakkında açık iletişimi teşvik edin.

Çalışanlar için iyi bir şekilde dengelenmiş bir program morale katkı sağlar, işten ayrılmaları azaltır ve daha motive bir iş gücü yaratır.

Adım 10: Bir Programı Etkileyen Olaylar ve Faktörler Hakkında Bilgi Sahibi Olun

Belirli dış faktörler, çalışan programı en iyi uygulamalarını etkiler ve işletmelerin uyumlu kalmasını gerektirir.

Programları etkileyen yaygın faktörler:

• Resmi tatiller ve mevsimsel talep – İşletmeler iş yüklerinde artış veya personel mevcudiyetinde azalma için hazırlıklı olmalıdır.
• Hava durumu koşulları – Dış mekan işler hava bozuklukları nedeniyle gecikebilir.
• Endüstri trendleri – Ekonomik değişimler veya müşteri tercihleri personel ihtiyaçlarını etkileyebilir.
• Beklenmedik acil durumlar – Hastalık veya ailevi acil durumlar nedeniyle çalışan devamsızlıkları için acil durum planları gerekir.

Bu faktörlerin izlenmesi, işletmelerin olası personel eksikleri veya verimsizliği önleyerek çalışanların çalışma programlarını proaktif bir şekilde ayarlamasını sağlar.

Adım 11: Programı Çalışanlara Dağıtın

Personel programı kesinleştirildikten sonra, işletmeler her çalışanın programa zamanında ulaştığından emin olmalıdır.

Programları dağıtmak için en iyi uygulamalar:

• Çalışanlara plan yapmaları için zaman tanımak amacıyla programları önceden gönderin.
• Kolay güncellemeler ve erişim için çevrimiçi bir programlama platformu kullanın.
• Referans için ortak alanlara fiziki kopyalarını asın.
• Çalışanlara vardiyalarını gördüklerini doğrulamak için alındı teyidi imkanı verin.

Programları kolay erişilebilir hale getirmek, yanlış anlamaların ve iletişim kopukluklarının azalmasıyla birlikte personel programlarını etkili bir şekilde yönetmeye yardımcı olur.

Adım 12: Bir Takım İletişim Stratejisi Kurun

Güçlü bir iletişim stratejisi, çalışanların program güncellemeleri hakkında bilgilendirilmelerini ve katılımlarını sağlar.

Takım iletişimini artırmanın yolları:

• Otomatik vardiya hatırlatmaları göndermek için programlama uygulamaları kullanın.
• Vardiya değişimlerini veya güncellemeleri tartışmak için özel bir sohbet grubu oluşturun.
• Programlama endişelerini erken belirlemek için geri bildirim teşvik edin.
• Personel sorunları ve çözümlerini tartışmak için düzenli toplantılar yapın.

Açık iletişim, personel programlama verimliliğini artırır, son dakika karışıklıklarını ve çatışmaları önler.

Adım 13: Programınızı ve Sürecinizi Periyodik Olarak Değerlendirin

Personel programlama süreci, verimliliğini koruduğundan emin olmak için düzenli olarak gözden geçirilmelidir. İşletmeler, operasyonel ve çalışan ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını belirlemek için anahtar performans metriklerini analiz etmelidir.

Programlama sürecinizi nasıl değerlendirsiniz:

• Devamlılık ve dakikliği izleyin – İşten kaçma veya geç kalma kalıplarını tanımlayın.
• İş yükü dağılımını izleyin – Vardiyaların çalışanlar arasında adil bir şekilde dengelendiğinden emin olun.
• Çalışan geri bildirimi toplayın – Personelden programlama zorlukları ve iyileştirmeleri hakkında bilgi isteyin.
• Müşteri memnuniyetini değerlendirin – Personel seviyelerinin müşteri hizmet kalitesiyle uyumlu olduğundan emin olun.

Programı periyodik olarak gözden geçirip rafine ederek, işletmeler verimliliği ve çalışan memnuniyetini artırabilir, programlamayı değişen taleplere daha uyumlu hale getirebilir.

Adım 14: Gerekli Olduğunda İzleyin ve Düzenleyin

Çalışanlar için iyi planlanmış bir çalışma programı bile zamanla ayarlamalar gerektirir. İşletmeler, değişen koşullara esnek ve duyarlı olmalıdır.

Takip ve program ayarlama için en iyi uygulamalar:

• Çalışan saatlerini ve vardiya kapsamını gerçek zamanlı olarak izlemek için programlama yazılımı kullanın.
• Gerekli olduğunda ek işçi atayarak yetersiz personel sorunlarını hızlıca çözün.
• Çalışan performansı ve iş yükü ihtiyaçlarına göre vardiyaları ayarlayın.
• Çatışmalara karşı proaktif olun, onları büyümeden çözün.

Düzenli takip, verimli çalışan programlamayı garanti ederken yöneticilerin veri odaklı kararlar alarak personel programlarını optimize etmesine olanak verir.

Adım 15: Yasal Gerekliliklere Uyun

İşletmeler, yasal risklerden kaçınmak için çalışan programlarını oluştururken iş kanunları ve yönetmeliklere uymalıdır.

Ana uyum koşulları:

• Asgari dinlenme süreleri – Çalışanların vardiyalar arasında yeterli mola aldıklarından emin olun.
• Fazla mesai düzenlemeleri – Fazla mesai saatlerini izleyin ve çalışanları buna göre tazmin edin.
• Adil programlama yasaları – Bazı bölgeler, vardiya değişiklikleri için önceden bildirim gerektirir.
• Çalışma saati kısıtlamaları – Belirli endüstrilerde maksimum çalışma saatleri sınırlandırılmıştır.

Çalışan programlama için en iyi uygulamaları anlamak ve bunlara uymak, işletmeleri cezai yaptırımlardan ve yasal anlaşmazlıklardan korurken adil çalışma koşulları sağlar.

Adım 16: Programlama Yazılımı Kullanın

İşletmeler için otomasyon kullanmak, personel programlama sürecini basitleştirir, idari iş yükünü azaltır ve doğruluğu artırır. Bir programlama uygulaması, işletmelere şu konularda yardımcı olur:

• Çalışan uygunluğunu ve iş yükünü eşleştirmek için vardiya atamalarını otomatikleştirin.
• Çalışanlara gerçek zamanlı program güncellemeleri sağlayın.
• Personelin dijital olarak izin talep etmesine ve vardiya değiştirmesine izin verin.
• İş gücü maliyetleri, devamlılık ve performans hakkında raporlar oluşturun.

İş gücünü otomasyona dahil ederek, işletmeler zaman tasarrufu sağlayabilir, programlama çatışmalarını azaltabilir ve çalışanların adil ve verimli iş programları almasını sağlayabilir.

Çalışanlar İçin Programlama Yazılımı Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Programlama yazılımına yatırım yapmak, işletmelere çalışanları programlama, hataları azaltma ve iş gücü yönetimini iyileştirme konusunda yapılandırılmış ve verimli bir yol sağlar. Aşağıda, iş yerinde otomasyon kullanımının programlama için sunduğu anahtar avantajlar yer almaktadır.

1. Programlamayı Kolaylaştırın

Manuel programlama zaman alıcıdır ve insan hatasına açıktır. Programlama yazılımı, işletmelerin çalışanlar için verimli bir şekilde program oluşturmasına yardımcı olur:

• Vardiya oluşturma ve ayarlamalarını otomatikleştirerek.
• Çalışanların çifte rezervasyon riskini azaltarak.
• Yöneticilerin programları kolayca gerçek zamanlı olarak güncellemelerine olanak sağlayarak.
• Tekrarlayan programlama desenleri için şablonlar sağlayarak.

İşletmeler için otomasyon ile, yöneticiler çalışanları hızlı ve doğru bir şekilde programlayabilir, bu da sorunsuz operasyonlar sağlar.

2. İletişimi Geliştirin

Çalışan programı, tüm personel için kolay erişilebilir olmalıdır. Planlama yazılımı, iletişimi şu yollarla geliştirir:

• Vardiya atamaları ve değişiklikleri hakkında otomatik bildirimler göndermek.
• Çalışanların programları görebileceği merkezi bir platform sağlamak.
• Yöneticiler ve personel arasında vardiya değişiklikleri için doğrudan iletişimi sağlamak.

Daha iyi iletişimle, çalışanlar bilgilendirilir ve katılımları artar, bu da çalışma programları konusunda kafa karışıklığını azaltır.

3. Planlama Çatışmalarını Azaltın

Çatışmalar, birden fazla çalışanın aynı zamanda izin istemesi veya vardiyaların adil bir şekilde atanmaması durumunda ortaya çıkar. Planlama yazılımı bu sorunları şu şekilde önler:

• Muhtemel planlama çatışmalarını oluşmadan önce belirleyerek.
• Çalışanların uygunluk ve izin taleplerini dijital olarak sunmasına izin vermek.
• Gerekli olduğunda vardiyaları ayarlamak için otomatik çatışma çözümü sunmak.

Bu, adil programlama ve dengeli iş yükü dağılımı sağlar, çalışan memnuniyetini artırır.

4. Verimliliği Artırın

İyi organize edilmiş bir personel programı, doğru çalışanların doğru zamanlarda atanmasını sağlayarak verimliliği artırır. Planlama yazılımı şu konularda yardımcı olur:

• Vardiyaları iş talebi ve yoğun saatlerle hizalamak.
• Çalışan performansı ve katılım eğilimlerini izlemek.
• Operasyonel yavaşlamaya neden olan manuel planlama hatalarını ortadan kaldırmak.

Çalışanları etkili bir şekilde planlayarak, işletmeler üretkenliği artırabilir ve işçilik maliyetlerini azaltabilir.

5. İş Büyümesini Ölçeklendirin

İşletmeler genişledikçe, personel programlarını manuel olarak yönetmek sürdürülemez hale gelir. İş gücü otomasyonu, operasyonları şu şekilde ölçeklemeye yardımcı olur:

• Daha büyük ekipleri ve birden fazla lokasyonu verimli bir şekilde yönetmek.
• İş gücü yönetimini kolaylaştırmak için maaş bordrosu ve İK yazılımıyla entegre olmak.
• İşletme büyümesini karşılamak için esnek vardiya yapıları sağlamak.

Çalışan vardiyalarını en iyi şekilde planlayarak, işletmeler etkili personel programlamasını sürdürerek büyüyebilirler.

Shifton ile Planlamayı Optimize Etme

Shifton, işletmelerin çalışan programlarını yönetmelerine, vardiya planlamasını optimize etmelerine ve iş gücü otomasyonunu kolaylaştırmalarına yardımcı olmak için tasarlanmış güçlü bir çalışan programlama çözümüdür. Çalışanları etkili bir şekilde planlamak, çatışmaları azaltmak veya vardiya görünürlüğünü artırmak istiyorsanız, Shifton iş otomasyonu ve personel program yönetimi için doğru araçları sunar.

Shifton’un Personel Planlama İçin Temel Özellikleri

• Otomatik Vardiya Planlama – Sadece birkaç tıklama ile çalışanlar için verimli iş programları oluşturun.
• Çalışan Uygunluk Takibi – Vardiyaları çalışan uygunluğuna göre eşleştirerek planlama çatışmalarını önleyin.
• Gerçek Zamanlı Program Güncellemeleri – Herhangi bir vardiya değişikliği veya güncellemeler hakkında çalışanları anında bilgilendirin.
• Vardiya Değişimleri & İzin Yönetimi – Çalışanların vardiyaları dijital olarak değiştirmelerine ve izin talep etmelerine izin verin.
• Maaş & Zaman Takibi Entegrasyonu – Çalışma saatlerini maaş sistemleriyle senkronize ederek doğru maaş işlemi yapın.
• Çoklu Lokasyon Planlama – Birden fazla şube veya lokasyonda personel programlarını yönetin.

Shifton, İşletmelere Çalışanları Etkili Şekilde Planlarken Nasıl Yardımcı Olur

Shifton, personel planlaması sürecini basitleştirmek için tasarlanmıştır, böylece işletmeler:

• Çalışanlar için hızlı ve doğru bir şekilde bir program oluşturabilir.
• Son dakika değişikliklerini azaltabilir ve güvenilir vardiya kapsamı sağlayabilir.
• Adil ve şeffaf planlama sunarak çalışan katılımını artırabilir.
• Manuel planlamada zaman tasarrufu yapabilir ve iş büyümesine odaklanabilir.
• Otomatik planlama kuralları ile çalışma yasalarına uyum sağlayabilir.

İş Gücü Otomasyonu İçin Neden Shifton’u Seçmelisiniz?

Shifton’un sezgisel arayüzü ve otomasyon araçları, her boyuttaki işletmeler için çalışan vardiyalarını planlamanın en iyi yollarından biri yapar. Shifton’u uygulayarak, şirketler:

• Vardiya atamalarını otomatikleştirerek planlama hatalarını azaltabilir.
• İş talebi ile iş programlarını hizalayarak verimliliği artırabilir.
• Çalışanlar için esnekliği artırırken, operasyonel tutarlılığı sağlayabilir.

Shifton’un personel planlama yazılımı ile işletmeler, çalışan programlarını etkili bir şekilde yönetebilir, çatışmaları azaltabilir ve vardiya planlamasını uzun vadeli başarı için optimize edebilir.

Çalışan Programlaması Üzerine Son Düşünceler

Etkili personel planlaması, üretkenliği sürdürmek, adil iş dağılımını sağlamak ve iş operasyonlarını optimize etmek için gereklidir. Bu 16 adımı izleyerek, işletmeler çalışanları etkili bir şekilde planlayabilir, çatışmaları en aza indirebilir ve iş gücü memnuniyetini artırabilir.

Ana Dönemeler:

• İş ihtiyaçlarını, yoğun saatleri ve çalışan uygunluğunu analiz ederek önceden plan yapın.
• Personel seviyelerini taleple eşleştirmek için veri odaklı planlama kullanın.
• Çalışan tercihlerini ve yasal gereklilikleri göz önünde bulundurarak adaleti sağlayın.
• Programları kolayca erişilebilir hale getirerek iletişimi geliştirin.
• Vardiya planlamasını otomatikleştirmek, hataları azaltmak ve verimliliği artırmak için Shifton gibi planlama yazılımını kullanın.

Çalışanlar için iyi yapılandırılmış bir iş programı sadece işin faydasına olmayıp, aynı zamanda çalışan bağlılığını ve tutarlılığını da artırır. İş gücü otomasyonuna yatırım yaparak, şirketler operasyonlarını kolaylaştırabilir ve idari görevler yerine büyümeye odaklanabilirler.

Doğru çalışan planlama teknikleri ve araçlarıyla, işletmeler zaman kazanabilir, maliyetleri azaltabilir ve daha verimli bir çalışma ortamı yaratabilirler.

Bugün personel planlamanızı optimize etmeye başlayın ve daha güçlü, daha üretken bir iş gücü oluşturun!

Shifton, bir şirkette çalışanların iş planlaması için tasarlanmış son teknoloji çevrimiçi bir araçtır. Shifton, çeşitli faydalı özelliklere erişim sunar: özelleştirilebilir çalışma programları, vardiya şablonları, basitleştirilmiş vardiya değişimi, iş yasalarına entegre uyum ve çalışanlar için hızlı ve verimli programlar oluşturmanıza olanak tanıyan birçok diğer kullanışlı modül.

Shifton çevrimiçi uygulamasını benzersiz kılan şeyler:

Önceden yapılandırılmış şablonlar kullanarak tek tıklamayla planlama

Şirket yöneticileri, esnek bir görev yönetim sistemi içinde iş akışını izleyebilir. Shifton ayrıca tüm çalışanlara yetkinlikleri dahilinde görev seçme fırsatı sunar.

Örneğin, bir restoranda garsonlar birbirlerine vardiya değiştirme istekleri gönderebilirler. Program ayarlarına bağlı olarak, bu değişimler üst düzey yöneticinin katılımı olmadan gerçekleşebilir veya yöneticiden onay almak için gönderilebilir. Böylece, restoran sahibi hiçbir zaman vardiyada yeterli personel bulunmama durumu ile karşılaşmayacaktır. Ayrıca sistem, otomatik olarak programda değişiklikler yapar ve tüm bu bilgiler tek bir yerde saklanır.

Akıllı bordro

Shifton, bir şirket sahibinin çalışanların maaşı, günlük ve haftalık fazla mesai hesaplamaları, benzersiz etkinlik oranları, ikramiyeler, cezalar ve diğer veriler hakkında bilgileri bir arada toplamasına olanak tanır. Bir çalışan bir şirkette birden fazla pozisyon doldurabilir ve yaptığı işler için farklı maaşlar alabilir.

Farklı ülkeler farklı yasalar kullandığından, Shifton, farklı ülkelerde bulunan uzaktan çalışanları olan şirketlerin tüm iş hukuku gerekliliklerini karşılamalarına yardımcı olur. Quickbooks ve diğer popüler muhasebe programlarıyla entegrasyon da mevcuttur.

Katılım takibi

Shifton katılım takip modülü, vardiya başlangıç ve bitiş zamanları ile izinler hakkında gerçek zamanlı olarak doğru bilgi sağlar. Fonksiyon, sabit bilgisayarlar ve akıllı telefonlar için, ayrıca GPS veya ağ üzerinden kullanılabilir.

Shifton sistemi, vardiya ve mola sürelerini karşılaştırarak belirlenen programı gerçek zamanlı olarak kontrol eder. Ayrı bir özellik, çalışanlar manuel olarak yapmayı unuttuklarında vardiyanın bitişini otomatik olarak işaretlemenizi de sağlar.

Gerekirse, şirket yönetimi, çalışanların iş yerine yaptıkları ziyaretler için konum verilerini toplayabilir. Örneğin, bir çalışan sürekli Wi-Fi ağına ve statik IP adresine sahip şirket ofisleri arasında hareket halindeyse, Shifton sistemi, çalışanların iş yerinde olduğundan emin olmak için yalnızca belirli statik IP adreslerinden gelen olayları kabul edecek şekilde yapılandırılabilir.

Shifton bank iş akışı yönetimini nasıl geliştirebilir

Bankanın tam teşekküllü faaliyeti, tüm şubelerinin iyi koordine edilmiş çalışması ve düzgün bir şekilde hazırlanmış bir çalışma çizelgesi olmadan mümkün değildir. Günümüzde ticari ve devlet bankaları sadece normal çalışma günlerinde değil, aynı zamanda tatil günlerinde de çalışma üzerinde düşünmektedir. Ayrıca, mevcut karantina durumu da yaşamın gerçeklerine esnek ayarlamalar yapılmasını gerektirmektedir.

Shifton çevrimiçi uygulaması herhangi bir banka için gerçek bir yardımcıdır

İş akışının maksimum otomasyonu, banka sahibinin yaşamını basitleştirmeye yardımcı olur. Shifton çevrimiçi uygulaması, çalışanları departmanlara dağıtmaya, çalışma saatlerini takip etmeye ve çalışma programlarını yönetmeye yardımcı olur.

Ayrıca, uygulamanın işlevselliği, farklı zaman dilimlerinde bulunan veya uzaktan çalışan çalışanlarla etkili iletişim ve yönetim sağlamaya imkan tanır. Çalışanları Shifton sistemine eklemek için yönetici, yalnızca isimlerini, soyisimlerini, cep telefonu numaralarını veya e-postalarını eklemelidir.

Shifton kullanarak, banka müdürü sınırsız sayıda çalışan ekleyebilir, onlara çeşitli görevler verebilir ve onlara farklı erişim seviyeleri tayin edebilir. Shifton “Departmanlar, Projeler” modülü, gerektiğinde çalışanları bir bölümden diğerine anında transfer etme olanağı tanır. Shifton ayrıca, personel çalışmalarını etkili bir şekilde koordine etme ve istatistikler ve aylık metrikleri karşılaştırma fırsatı sunar.

Uygulamanın bir başka yararlı özelliği, tüm gerekli belgeleri güvenli bir bulut depolama alanına aktarma ve saklama yeteneğidir. Shifton çevrimiçi uygulaması 7/24 kullanılabilir olduğundan, uygun yetkiye sahip herhangi bir banka çalışanı gerekli bilgileri istediği zaman talep edebilir.

Shifton uygulamasını kullanarak, banka müdürleri farklı departmanlar veya bireysel çalışanlar için düzenli ve tatil çalışma programları oluşturabilir ve düzenleyebilir. Aynı zamanda, zaten oluşturulmuş programlarda hızla değişiklik yapabilirler.

Örneğin, bir banka tatil günlerinde olağandan daha erken kapanırsa, program gerekli saate kadar kısaltılabilir. Ayrıca, “Primler ve Cezalar” modülü sayesinde, tatil günlerinde vardiya yapan çalışanlara ek primler tayin edilebilir.

Akıllı bir çalışma programına sahip olmak, bir bankada istikrarlı bir iş akışı kurmak için esastır. Ancak, programın esnek olması gerekir. Herhangi bir çalışan herhangi bir nedenle hasta izni, ailevi durumlar, hastaneye yatış vb. gibi durumlar nedeniyle devamsız olabilir. Bu tür durumlar için, bankanın planlandığı gibi çalışmasına olanak tanıyan “Açık vardiyalar” seçeneği kullanışlı gelecektir.

Shifton ile, modern bir çevrimiçi programlama aracı olarak, herhangi bir sayıda şube ve çalışan ile banka iş akışını kolayca yönetebilirsiniz.