Hvordan kan Shifton optimalisere restaurantdriften

Kompetent organisering av arbeidsflyt er avgjørende for suksessen til en restaurant. Mangelen på effektive timeplaner for ansatte kan lett senke servicenivået og øke risikoen for at staben slutter.

Denne artikkelen foreslår hvordan Shifton-appen kan hjelpe restaurantseiere med å forbedre effektiviteten til personalet.

Hvordan forbedre produktiviteten til restaurantansatte?

For alltid å være klar over hva som skjer i restauranten, sett opp arbeidsplanene dine med Shifton-nettappen. Takket være dens brukervennlige struktur, kan applikasjonen implementeres for sporing av arbeidstimer i mange serveringssteder. Restaurantsjefer har umiddelbar tilgang til all informasjon om arbeidsplaner, arbeidsskift og mer, siden dataene lagres på ett sted.

Moduler tilgjengelige i Shifton-appen er spesielt utviklet for restauranter og tillater smart fordeling av skift mellom ansatte, med hensyn til overtidsarbeid. Disse alternativene sparer betydelig tid brukt på planlegging og utallige revisjoner, som direkte påvirker personalets produktivitet.

Videre gir Shifton alle ansatte mulighet til å foreslå endringer i arbeidsplanen og bli varslet om alle oppdateringene. For eksempel, hvis det er behov for å erstatte en syk eller fraværende ansatt, får kollegene en tilsvarende varsling om en åpen vakt og kan raskt ta den over. Om nødvendig, vil forespørselen om bekreftelse på bytte sendes til lederen eller skiftlederen, som gir full kontroll over alle operasjonene med arbeidsplanen.

Shifton er den optimale nettappen for økt motivasjon blant ansatte

Når man lager en arbeidsplan for en restaurant, er det essensielt å ta hensyn til arbeidsmengden på helligdager og andre datoer med besøkstopper. Shifton-nettappen lar deg lage arbeidsplaner med den mest optimale ansattrotasjonen for de mest belastede skiftene (for eksempel, på fredagskvelder eller helligdager).

Følgelig vil hver ansatt ha muligheten til å tjene ekstra inntekt fra tid til annen. En slik tilnærming til planlegging lar deg slå to fluer i en smekk: holde erfarne arbeidere fokusert og gi nybegynnere en sjanse til å bevise seg selv.

For effektiv restaurantledelse kan du bruke andre metoder for ansattmotivasjon. For eksempel, viser Shifton-modulen «Bonuser og Bøter» relevant informasjon til restaurantens ledere, og ansatte kan sjekke beløpet på sin månedlige inntjening i sine kontoer. Denne bevisstheten gjør at restaurantens ansatte effektivt kan kontrollere sin inntekt.

Oppsummering

Shifton-nettappen gir restaurantledelsen en komplett oversikt over skiftplanlegging. Shifton lar ledere redusere tiden brukt på å lage effektive arbeidsplaner og fokusere på andre aspekter ved å drive en restaurantvirksomhet.

Shifton-modulen «Lønnsrapport» hjelper til med å beregne lønnen til ansatte korrekt og holde oversikt over overtidstimer. Modulen «Bonuser og Bøter» registrerer alle belønninger og bøter. Modulen «Oppmøte» viser i sanntid når ansatte starter og avslutter sine skift og pauser og oppsummerer denne informasjonen for statistikk.

I tillegg lytter Shiftons utviklere alltid til henvendelsene fra kundene og er klar til å tilpasse appens funksjonalitet for å møte behovene til din virksomhet.

* Alle originale fotografier med tillatelse fra DialogMarket kundesenter. Omtalen av Shifton av Coffee Molly-grunnlegger Irina Uskova kan finnes her.

Hvordan Shifton Kan Forbedre Call Center-Prestasjonen

Call center-ledere må overvåke arbeidsflyten og kontrollere utførelsen av planen fra operatørene daglig. En av deres viktigste oppgaver er å lage og opprettholde vaktplanene for call centers.

Siden kundene kan befinne seg over hele verden, bør det alltid være operatører i call centeret som jobber i henhold til abonnentenes lokale tid. Call center-ledere bør ta hensyn til arbeidstidene og antall operatører på hver vakt når de lager sine månedlige vaktskjemaer. Ellers er feil med arbeidstider, vakter og fordeling av ansatte uunngåelige.

Hvordan Shifton Forbedrer Call Center-Prestasjonen

1. Shifton Støtter Alle Vaktplaner

• Operatører kan jobbe i to skift, 8 timer om dagen, med en fast lunsjpause fire timer etter skiftets start.
• Dette vaktformats forutsetter også en 8-timers arbeidsdag med en fast oppstartstid for en call center-ansatt.
• Operatører kan ta lunsjpause og be om pauser når som helst i løpet av arbeidsdagen.
• Operatører kan jobbe i 4/8 timers skift, bestemme starten på arbeidsdagen, og ta pauser i løpet av vaktene.

Denne typen arbeidsskift reduserer ikke bare kostnadene for call center-ansatte med nesten 25 %, men forbedrer også produktiviteten betydelig. Shifton kan håndtere alle disse typene vaktplaner, støtte fleksible oppstartstider, forespørsel om pauser og fri. Med Shifton kan call center-ledere lage vaktplaner for et hvilket som helst antall avdelinger og ansatte.

2. Shifton Hjelper med å Opprettholde Vaktplanen

En vaktplan for call center må utformes slik at pauser, lunsjer, møter og andre hendelser ikke forstyrrer arbeidsflyten. Etter grunnoppsettet vil Shifton automatisk bygge vaktplanene dine slik at operatørers pauser ikke overlapper. Mens flere operatører tar en pause, fortsetter andre å jobbe. Dermed hjelper bruken av Shifton-appen med å eliminere nedetid og opprettholde strukturen på vaktplanen.

3. Shifton Lar Deg Oppdatere Vaktplaner Umiddelbart

Hvis ansatte i call centeret ikke føler en viss frihet, kan de miste interessen for arbeidet over tid. Med Shifton kan ledere fordele vaktene slik at operatører jobber færre dager i uken, men med full arbeidstid. I tillegg, om nødvendig (for eksempel under nedstengninger), kan ansatte ha fleksible start- og sluttider for vaktene, og til og med jobbe hjemmefra på visse dager eller fulltid.

4. Shifton Overvåker og Evaluerer Call Center-Prestasjonen

Å analysere statistikk i CRM er avgjørende for riktig vaktplanlegging i et call center. Shifton tilbyr kraftige rapporteringsverktøy som viser statistikk over call center-ytelse fra ulike perspektiver. Tilpassbare moduler viser ikke bare data i rapporter, men gir også prognoser om kostnader, timer, og mer, som hjelper til å optimalisere selskapets prosesser.

5. Shifton Støtter Integrasjon med Andre Programmer

Uansett hvilken programvare du bruker for medarbeiderstyring, regnskap, og sporing av arbeidet, forenkler Shifton livet ditt. Shifton-appen tilbyr integrasjonsmuligheter med mange populære programmer for å forbedre arbeidsflyter, utveksle data, og gi API-tilgang for ulike integrasjoner. Siden Shifton integreres med andre programmer (for eksempel Quickbooks), får ledelsen tilgang til alle nødvendige rapporter – på arbeidstider, vakter, lønninger, bøter og bonuser.

Leter du etter nye integrasjoner eller funksjoner? Fortell oss om dine behov, og Shifton vil foreslå en passende løsning.

Med Shifton kan en call center-leder effektivt lage vaktskjemaer for et hvilket som helst antall avdelinger og ansatte med bare noen få klikk. Shiftons tilgjengelige funksjoner og integrasjoner lar deg bruke denne applikasjonen som et enkelt program for å fullføre og spore daglige oppgaver i call centeret.

*Alle originale fotografier med tillatelse fra DialogMarket call center. Gjennomgangen av Shifton av DialogMarket-leder finner du her.

Vi presenterer nok en ekte anmeldelse fra en av våre første kunder – DialogMarket callsenter.

Shifton: Hei! Fortell oss om spesifikasjonene til selskapet ditt.

Alyona: Hei! Mitt navn er Alyona Peshekhonova, og jeg er leder for outsourcing callsenteret DialogMarket, basert i Kropyvnytskyi, Ukraina. Vårt callsenter fokuserer på å tilby hotline- og kundestøttetjenester. En unik funksjon ved DialogMarket er vår evne til å raskt starte opp nye prosjekter og øke antall operatører på vakt med bare én dags varsel.

Shifton: Hva er dine daglige ansvarsområder?

Alyona: Mine hovedoppgaver som leder inkluderer å gi umiddelbar support til kunder og svare på deres forespørsler og ordre. Jeg kontrollerer også antall personer på hver vakt og er ansvarlig for den smarte fordelingen av vakter mellom operatørene, avhengig av toppbelastningstider i hvert prosjekt. Å operere døgnet rundt, 365 dager i året, krever godt og klokt utformede timeplaner, spesielt ettersom prosjektstørrelsen øker.

Shifton: Hva er de vanligste utfordringene du møter i driften av et callsenter?

Alyona: Når vi håndterte et prosjekt med 40-50 personer, møtte vi utfordringer med å lage timeplaner som passer både kundene våre og personalet. Nå, tenk deg å utvikle en effektiv ukentlig eller månedlig timeplan for 300 personer! Hvis noen blir syk, slutter, eller bare kan jobbe visse timer eller dager, forstyrrer det alt. Det er som et korthus—hvis en ansatt faller ut, må alt bygges opp fra bunnen av igjen!

Shifton: Hvordan kom du i gang med Shifton?

Alyona: Vi valgte Shifton etter å ha evaluert dusinvis av planleggingsalternativer. Dere har gjort livet vårt mye enklere.

Shifton: Hvilke funksjoner ved Shifton anser du som mest nyttige for daglige operasjoner?

Alyona: Ansatte setter virkelig pris på vaktbyttefunksjonen, og viktigst av alt, timeplanene opprettes nå med bare noen få klikk! Vi har heller ingen problemer med å spore sykemeldinger og ferier.

Shifton: Hvordan endret arbeidsflyten i DialogMarket seg etter å ha startet med Shifton?

Alyona: Jeg har alltid som mål å lage et forståelig lønnsberegningssystem for ansatte. Shifton gjør dette enda enklere. Lønnsrapporter-modulen lar meg opprettholde åpenhet i lønnsregnskapet hos DialogMarket. Hver callsenteransatt kan alltid vite hvor mye de har tjent i en gitt måned og planlegge utgiftene sine på forhånd.

Shifton: Vil du anbefale Shifton til andre callsentre?

Alyona: Absolutt ja! Denne applikasjonen er like nyttig for både store og små outsourcing callsentre og andre bedrifter.

Hilsener til våre abonnenter og alle som ved en tilfeldighet kom til Shifton-siden. I dag tilbyr vi et intervju med en av våre kunder – eieren av en kafékjede, som har brukt Shiftons nettjeneste en god stund.

Shifton: Hei. La oss bli kjent!

Irina: Hei! Jeg heter Irina Uskova, og jeg eier og driver kafékjeden Coffee Molly i Nizjnij Novgorod (Russland).

Shifton: Fortell oss litt mer om virksomheten din.

Irina: Ved begynnelsen av 2021 hadde selskapet mer enn 20 bartendere med ulik grad av beskjeftigelse. Coffee Molly har vært i drift i byen siden 2014, og utvikler konseptet med kaffebarer for kontorarbeidere. I dag finnes det syv kaffehus i Nizjnij Novgorod med en total omsetning på 25 millioner rubler i året.

Shifton: Hvorfor bestemte du deg for å samarbeide med Shifton?

Irina: Markedets særegenhet er slik at våre ansatte er ganske unge mennesker, og derfor bytter de ofte jobb. For de fleste av dem er det deres første jobb. Derfor tar arbeidet med personell mye tid og inkluderer utvelgelse av søkere, opplæring, veiledning og profesjonell utvikling.

Det har lenge vært klart for meg at denne prosessen bør tas lett på, siden hovedpoenget er å bevare hoved «ryggraden» av bartendere – 5-6 personer. De hjelper nykommerne å tilpasse seg raskt og enkelt.

All denne livlige aktiviteten påvirker arbeidstidsplanen daglig, så den bør overvåkes fortløpende, og ved endringer må alle varsles umiddelbart.

Shifton: Hvordan har dere håndtert disse problemene tidligere?

Irina: Tidligere sendte vi oppdateringer i en generell chat, noen ganger måtte vi ringe ansatte personlig for å forsikre oss om at de var klar over endringene. Men jo flere kaffebarer vi åpnet, desto mer måtte vi automatisere hele rutinen.

Shifton: Trenger selskapet ditt en automatisert online planleggingstjeneste?

Irina: Selvfølgelig, de som følger trendene er klar over at matservicemarkedet mer og mer tilpasser IT-teknologier. Å arbeide med tidsplaner er en daglig rutine for administratoren og senior baristaene. Som en del av planleggingen må de ta hensyn til ansattes preferanser (personlige forhold, annen jobb, osv.), bartenderens effektivitet ved en bestemt kafé og dagens spesifikasjoner (helg eller hverdag). I tillegg må vi organisere opplæring for nykommere, gjennomføre varetelling eller generell rengjøring, finne en erstatning for syke eller dele vakten mellom to ansatte. Og selvsagt må vi ta hensyn til alle mulige forsinkelser og overtid.

Vi hadde automatisert denne prosessen for lenge siden, men selskapets vekst fortsatte, og jeg ønsket noe mer enn bare et program som ville sette arbeidstidsplaner. Jeg lette etter partnere som kunne gjøre det slik at programmet også kunne fungere som en lønnsregnskap for hver ansatt. Det dukket opp enda flere ideer…

Shifton: Innfridde forventningene dine seg etter at samarbeidet med Shifton utvidet seg?

Irina: Ja, jeg er veldig fornøyd med det! Ærlig talt, da jeg tilfeldig fant Shifton tok det en stund før jeg merket hvor fleksibelt dette produktet kan være.

Under testfasen spurte jeg mange spørsmål om hva som ellers er planlagt å implementeres og hvilke funksjoner Shifton tilbyr, slik at ansatte til enhver tid kan være sikre på arbeidsplanen sin og vite på forhånd summen de vil motta ved slutten av hver måned. Jeg ønsket at lønnsutbetalingene skulle utføres uten forsinkelser, og gjennomføres i sanntidsmodus og være tilgjengelig for en person på smarttelefonen sin til enhver tid, og ikke bare på lønningsdagen.

Shifton: Klarte dere å oppfylle ønskene deres? Hvor fornøyd er du med støtten fra Shifton-utviklerne?

Irina: Alle mine ønsker ble oppfylt, og jeg innså også at programmet kan moderniseres ytterligere etter våre behov. Jeg hadde tett kommunikasjon med utviklerne i 6 måneder og fortalte dem hva vi likte og hva vi ellers ønsket å se. Vi implementerte programmet raskt og innså umiddelbart at vi ønsket å bruke det mer og mer og tilpasse det etter våre behov.

Shifton: Har dere lykkes så langt?

Irina: Vi klarte å oppnå følgende punkter: vi automatiserte tidsplanen for hver ansatt, tok hensyn til deres preferanser, tildelte bartendere til filialer, og justerte beregningen av bonuser og bøter. Vi eliminerte også feil i lønnsberegningene, når noen skift ikke ble tatt i betraktning eller ble betalt for to ganger. Vi installerte også applikasjonen på smarttelefonene til alle ansatte, hvor de umiddelbart mottar varsel om oppdateringer og lønnsutbetaling. Vi reduserte også tiden brukt på planlegging med 10 ganger, og reduserte gjennomtrekk, siden ansatte ser sine skift/lønn og kan påvirke dem, så generelt forbedret vi tidsplanleggingsprosessen for alle ansatte.

Shifton: Du har sikkert flere forslag til tilpasning av Shifton-verktøyet?

Irina: Ja, selvfølgelig. Vi venter på et mer brukervennlig grensesnitt for å gjøre endringer i tidsplanene. Nå kan ikke alle detaljer endres, og for å justere visse parametere, må du lage alt på nytt. Vi venter på mer fleksible innstillinger i lønnsrapporter for generelle perioder og muligheten til å legge igjen kommentarer til arbeidet. Når det gjelder tjenestefunksjonene, trenger vi muligheten for ansatte til å legge igjen kommentarer og lage rapporter om de utførte oppgavene i applikasjonen. Jeg er også interessert i automatisk beregning av bonuser avhengig av salgsindikatorer eller oppfyllelse av KPI-er, og mer fleksible innstillinger i applikasjonsgrensesnittet for de ansattes bekvemmelighet: hva som skal vises på hovedskjermen, hvilke varsler som skal sendes, og hva som skal rapporteres om.

Shifton: Takk for din detaljerte og informative tilbakemelding, Irina. Kan du anbefale Shifton nettjeneste til eiere av andre selskaper?

Irina: Jeg anbefaler allerede verktøyet til kundene mine, som jeg hjelper med å starte sine kaffebarer, siden Shifton hjelper til med å spare penger, det er brukervennlig og mine ansatte liker det. Før vi begynte å bruke Shifton, testet jeg grundig mer enn 10 forskjellige applikasjoner og programmer. Da jeg fant Shifton, hadde jeg allerede avtalt med en utvikler som var klar til å lage et lignende program for oss. Og Shifton løste fullstendig alle mine problemer med planlegging og automatisering av lønnsutbetalinger.

Shifton-tjenesteutviklere har lagt til en funksjon som gjør det mulig å si opp ansatte i selskapet. Dette kan gjøres på siden Ansatte. For å si opp en ansatt og fjerne ham fra listen over selskapets ansatte, må man klikke på ikonet «Avskjedige» i form av en gul «x».

Når man sier opp en ansatt, må man velge datoen fra hvilken han ikke vil ha tilgang til selskapet. Fra og med den valgte datoen vil ikke en ansatt kunne logge inn på sin konto fra noe enhet. Med det sagt vil systemet lagre all informasjon om den oppsagte ansatte.

Ved første øyekast kan det virke som om det ikke finnes noe enklere enn å lage en arbeidsplan for ansatte. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn ansattes etternavn i et Excel-dokument, sette et par parametere og variabler, og trykke Enter. I virkeligheten er ting litt annerledes. Å lage daglige arbeidsplaner, spesielt skiftarbeidsplaner, for en form for virksomhet er en krevende og ansvarsfull jobb som legges på regnskapsførere eller HR-spesialister.

Hvilke mål kan du oppnå med en riktig sammensatt arbeidsplan for ansatte?

• Organisere ansattes arbeidstimer på virksomheten

• Sikre at visse arbeidsforpliktelser oppfylles av ansatte

• Beregne selskapets inntekt på riktig måte

• Bestemme gjennomsnittslønnen til enkeltarbeidere og hele virksomheten

• Og selvfølgelig, en riktig laget arbeidsplan betyr at færre feil vil bli gjort fra regnskapsførernes side når lønn og feriepenger beregnes

Mange bedrifter kan ikke framgangsrikt tilby tjenestene sine eller i det hele tatt eksistens uten skiftarbeidsplaner. Nærbutikker, hoteller, sykehus, redningstjenester, politiet og konditorifabrikker – listen over virksomheter som avhenger av det kan fortsette i det uendelige, men ikke mange vet hvilke utfordringer HR-ledere møter når de skal utarbeide skiftarbeidsplaner. I denne prosessen må HR-eksperter ta hensyn til alle detaljer i kontoen, inkludert ferier, sykemeldinger, offentlige høytider, overtid og mange andre komponenter. For ikke å nevne at en uventet hendelse kan inntreffe etter at tidsplanen er godkjent, og HR-ansvarlig må raskt begynne å arbeide med planen fra bunnen av.

Arbeide med daglige arbeidsplaner med Shifton

Shifton er en optimal tjeneste for enkel og rask online planlegging av ansatte som har mange fordeler. Den ble laget for å gjøre arbeidet enklere for administrerende direktører, regnskapsførere og HR-ledere. Her er noen av funksjonene tjenesten tilbyr:

• Du trenger ikke håndtere arbeidsprosessen helt alene. Deleger retten til å lage og redigere arbeidsplaner til administrasjonene i selskapet;

• Shifton-tjenesten hjelper deg med å lage en skiftarbeidsplan for et ubegrenset antall ansatte for å få mest mulig ut av arbeidsplanene;

• Shiftons funksjoner tillater justering av arbeidsplaner med tanke på data som antall skift, ansatte og arbeidsdager;

• Mens du lager og redigerer arbeidsplaner, vil du kunne tillate bytte av skift mellom brukere med eller uten ledelsestilsyn;

• Når uventede ting skjer, vil du kunne gjøre raske justeringer av tidsplanen.

• Hvis du bruker Shifton, vil du bli varslet om endringer i tidsplanene og nye selskapsbegivenheter.

Shifton-tjenesten gir gratis teknisk støtte tilgjengelig 24/7. Du kan kontakte våre operatører når som helst du trenger og få svar på alle spørsmål du måtte ha. En annen viktig del av tjenesten er at Shifton tillater opprettelse av arbeidsplaner for både små virksomheter og store selskaper som har tusenvis av ansatte.

Shifton blir jevnlig oppdatert og prøver å holde tritt med tiden. Du bør også forbedre deg selv. Slutt å kaste bort tid på manuell planlegging av ansatte når det finnes en praktisk og høy kvalitetstjeneste som er spesialtilpasset for å spare din arbeidstid.

Vi møter ofte begrepet planlegging i hverdagen vår. En gang i året planlegger vi turene våre nøye og grundig, og vi tenker sjeldnere på å bytte arbeidsplass eller feire jubileer og bryllupsdager. Selvfølgelig planlegger nesten alle av oss hvordan den månedlige budsjettet skal brukes og hvordan familiens midler skal fordeles. Dessverre glemmer mange bedriftsledere og ansatte i toppstillinger nødvendigheten av å forutsi arbeidskraftbehov. Hva som er enda mer interessant, er at det finnes administrerende direktører som ikke benytter seg av profesjonelle HR-ledere. De gjennomfører intervjuer og administrerer ansatte helt selv. Denne artikkelen vil forsøke å forklare hva forutse arbeidskraftbehov er og bevise at dette er en nødvendig og avgjørende del av å drive enhver bedrift.

Vi forstår alle at det er vanskeligere å oppnå suksess uten kvalifisert personell enn med et team av eksperter. Dette er grunnen til at en administrerende direktør eller en HR-leder må riktig estimere arbeidskraftbehovet, velge de mest effektive beregningsmetodene og finne kilder for å dekke dette behovet før de ser etter nye ansatte. Men før vi kommer dit, må vi starte med det grunnleggende og forstå hva det betyr å forutse arbeidskraftbehov.

Å forutsi arbeidskraftbehov er en del av en større arbeidskraftplanleggingsprosess. Dets hovedmål er å lage en liste over nødvendige stillinger og eksperter som kan bli avgjørende for å utvikle bedriften, oppnå mål og milepæler i nær fremtid.

Mål for arbeidskraftplanlegging:

• Å sørge for at bedriften har nødvendige medarbeidere samtidig som tids- og finansielle kostnader holdes lave;

• Å holde virksomheten forsynet med riktige, profesjonelle arbeidere på kortest mulig sikt;

• Å forutse arbeidskraftbehov gjør det mulig å kutte unødvendige arbeidssegmenter eller optimalisere deres arbeidskraft

• Riktig planlegging og plassering av medarbeidere opprettholder riktig og høyeffektiv bruk av enhver arbeidstakers ressurser, basert på deres ferdigheter, kunnskap og evner.

Faktorer som bør tas i betraktning for riktig arbeidskraftplanlegging:

• Hvordan er den økonomiske situasjonen i bedriften din, og hva er den nåværende generelle tilstanden til økonomien?;

• Arbeidskraftreorganisering (planer om å kutte, sparke eller overføre ansatte til nye stillinger. Det er også nødvendig å vurdere pensjoner og foreldrepermisjoner);

• Å analysere og forstå situasjonen i arbeidsmarkedet og blant dine konkurrenter er et annet avgjørende punkt;

• Lønnsnivået i bedriften;

• Kanskje en av de viktigste faktorene er å ha strategiske planer og mål for selskapet.

Å vite hva som er det nåværende utviklingsstadiet til bedriften din må være en av faktorene du bør være klar over når du forutser arbeidskraftbehov. I de fleste tilfeller kan effektiv planlegging oppnås i perioder med aktiv vekst og ved etablering av virksomheten.

Før du takler forutsigelse av arbeidskraftbehov, er det også avgjørende å forstå at det er en prosess av påfølgende, gjennomtenkte handlinger og beslutninger med klare mål foran seg. Hovedmålet med planlegging ligger i ideen om at enhver virksomhet eller suksessrik bedriftskatalog må ansette og sysselsette ganske kvalifisert personell i alle stillinger, slik at arbeidet kan utføres på en høy kvalitetsmessig og effektiv måte.

Typer av forutsi arbeidskraftbehov:

• Strategisk eller langsiktig planlegging;

• Taktisk (situasjonsbasert) planlegging.

Når du lager strategiske planer, er det avgjørende å komme opp med et program som har som mål å oppdage potensielle ansatte som kan bli nødvendige for selskapet i fremtiden. Denne prosessen krever også å lage et strategisk program for utvikling av menneskelige ressurser som samtidig evaluerer nødvendigheten av disse ressursene på lang sikt.

Taktisk planlegging krever en grundig analyse av etterspørselen i arbeidstakerorganisasjonen i en periode fastsatt av administrerende direktør. For eksempel kan det omfatte en måned, et kvartal eller et år. Denne nødvendigheten vil avhenge av et par faktorer: nivået av arbeidstakeromsetning i en gitt periode, antall pensjoner, foreldrepermisjoner så vel som personalreduksjoner.

Perioder for arbeidskraftplanlegging

• Korttidsplanlegging — planlegging for opptil 2 år;

• Mellomlangsiktig planlegging — en strategi for 2 til 5 år;

• Langsiktig planlegging — å lage planer for de neste 5 årene og utover det.

Så la oss forestille oss et øyeblikk at du er en ny leder av selskapet eller en HR-ekspert. Hva bør du begynne med først når det gjelder forutsi arbeidskraftbehov?

Først må du samle informasjon om resultatene og milepælene et selskap har å oppnå i det kommende kvartalet eller året. Hvis du er HR-ekspert, få den informasjonen fra dine overordnede. Studer deretter alle korte og langsiktige virksomhetsmål, oppgaver og planer.

I de fleste tilfeller vil regnskapsførere og avdelingsdirektører hjelpe deg med å finne ut av virksomheten du jobber i og dens planer, enten du jobber i personalressurser eller driver stedet.

Ting som kreves for vellykket planlegging:

• Først må du nøye gå gjennom ansatteinformasjonen. Du må få tilgang til personlige saksmapper, dele ut spørreskjemaer, samt samle informasjon som angår arbeidstakerferdigheter og evner som ikke er relatert til arbeid utført i virksomheten;

• En arbeidstidsplan eller en timeplan for alle ansatte i selskapet;

• Data om andelen ansatteomsetning på forskjellige stillinger på tvers av avdelinger.

På dette stadiet utføres en grundig analyse av arbeidskraftbehovet i selskapet for forskjellige stillinger i en viss tidsperiode. Det er da du svarer på et stort antall spørsmål som er avgjørende for planleggingsprosessen: hvor mange ansatte må ansettes, hvor kvalifiserte må de være, og hva som er viktigere, når vil visse arbeidere kreves for å fylle bestemte stillinger.

I løpet av denne prosessen tar du også en beslutning om hvorvidt du skal hente inn interne personalressurser eller om det å reklassifisere eksisterende ansatte vil være en mer økonomisk fornuftig beslutning.

Det spiller ingen rolle om du er administrerende direktør eller HR-profesjonell. Husk at enhver prosess må være påfølgende, basert på gjennomtenkte beslutninger og en systematisk tilnærming. Så snart du begynner å ta jobben mer seriøst, vil du kunne nærme deg enhver oppgave, selv så komplisert som arbeidskraftplanlegging, med letthet, lidenskap og iver.

I den forrige delen av denne artikkelen snakket vi om bare en del av lederegenskapene som enhver god toppleder bør ha. Denne delen vil diskutere slike karaktertrekk som god sans for humor, nysgjerrighet og evnen til å forhandle og delegere myndighet. La oss begynne.

Evnen til å forhandle

Først virker det som om det ikke er noe vanskelig med å forhandle og holde forretningssamtaler. Folk møtes, snakker, drikker kaffe, viser seg frem, og signerer bunker med papirer. Slik ser en typisk forhandling ut for en gjennomsnittlig misunnelig ansatt. Få vet at det å holde forhandlinger er en av de viktigste lederegenskapene. De viktigste sakene diskuteres, multimillion-dollar avtaler inngås, og de viktigste beslutningene tas under disse samtalene og forretningsmøtene. Derfor må man aldri undervurdere verdien av ordentlige forhandlingsferdigheter. For øvrig finnes det mange bøker om emnet, med årlige og månedlige møter og treningsøkter viet til denne viktige ferdigheten. Ikke nøl med å delta på disse møtene og les et par bøker om emnet. Da vil selv den mest krevende og hektiske forhandlingen gå så glatt som smør.

Nysgjerrighet

Nysgjerrighet er en annen viktig ledertrekk hos en profesjonell leder. Hvis du vil at selskapet ditt skal vokse, må du være nysgjerrig i ordets positive betydning. Vi sier ikke at du bør være interessert i de ansattes personlige liv, være nysgjerrig på hvem som dater hvem og hvor noen brukte ferien sin. Vi snakker om en annen type nysgjerrighet, til og med granskning. Det er viktig at når du blir direktør, mister du ikke gnisten og nysgjerrigheten, investerer i å lære om ny teknologi i din bransje, besøker konferanser, utveksler erfaringer med kolleger og marsjerer fremover.

Evnen til å delegere myndighet

Når du arbeider i en vanlig stilling, blir du vant til å gjøre alle oppgaver selv. Hvis du vil bli sjef for et selskap og lære hvordan du effektivt skal lede personale, må du lære å delegere myndighet. Det vil ikke bare spare deg tid, men også tillate deg å justere selskapets arbeidsflyt ettersom alle ansatte vil ha noe å gjøre, og de vil føle seg verdsatt og etterspurt. Mange frykter å måtte fordele oppgaver blant ansatte eller gi viktige oppdrag til en av dem. Forstå at hvis du gjør dette riktig, vil en avdeling eller et selskap du driver fungere som en enhetlig mekanisme.

Evnen til å sette mål og oppnå dem

Enhver erfaren direktør vet at man må formulere oppdrag riktig og følge dem gjennom. Hvis du driver en virksomhet uten mål og kaotisk tar ulogiske beslutninger, vil ingenting godt komme ut av det. En direktør med gode lederegenskaper må være balansert, rolig og i stand til å klart formulere sine egne og selskapets mål. Da vil ansatte se på ham som en leder og også forsøke å oppnå det felles målet. Mål må være forståelige, klare og riktig formulert. For eksempel høres målet om å bli den beste i vår bransje vagt ut. Det er også uklart hvorfor folk skal streve for å oppnå det. Hvis du setter et mål for de ansatte som lyder noe som: I det kommende året bør vår inntekt være dobbelt så høy som året før, vil de forstå hva de må gjøre og streve mot det ettertraktede resultatet. Likevel, når du setter et økonomisk mål for dine ansatte, ikke glem å belønne dem når det er oppnådd.

God sans for humor

En sans for humor er en annen verdifull lederkvalitet som kjennetegner en vellykket sjef. Men denne egenskapen har en egenhet – du kan ikke lære den. Du er enten født med en god sans for humor, eller du er det ikke. På en mer seriøs lapp ønsker vi å påpeke at det å finne en direktør med en god sans for humor er en sjeldenhet. Du er veldig heldig hvis, i tillegg til alle de ovennevnte kvalitetene, også kan lage intelligente vitser og forstå andres vitser. Vi må innrømme at en sans for humor hjelper oss i de mest kompliserte og tilsynelatende uløselige situasjoner, som du uunngåelig vil møte til tross for stillingen du har.

Et positivt syn på livet

Å leve i den moderne verden gjør det vanskelig å opprettholde et positivt syn på livet og verden generelt. Hvis du ønsker å bli en virkelig vellykket direktør, må du absolutt se på ting på den mest positive måten mulig. Du må forstå at du er leder for et selskap, og ditt humør, mening eller syn på livet påvirker stemningen til alle dine ansatte. Hver gang du kommer på jobb, forestill deg at du er kaptein på et stort skip. Hvis du utstråler negativitet, vil du bli anspent og irritert, skipet ditt vil synke, eller alle seilere og chef-ingeniører vil løpe bort når du står igjen alene i den bølgende forretningshavet. Hvis du ikke vil at dette skal skje, prøv å finne lykke i de små tingene og se det beste i verden og arbeidet ditt.

Inspirasjonsevner

Vi har spart den viktigste lederegenskapen, uten hvilken det ikke er vits i å godta å jobbe i en toppstilling, til slutt. Hvis du er uinspirert av arbeidet du har dedikert ditt daglige liv til, vil du ikke kunne inspirere ansatte til nye seire. Enhver førsteklasses direktør må vite hvordan man inspirerer mennesker, gi dem håp, motivere og avdekke deres potensial. Denne ferdigheten kan enkelt mestres hvis du virkelig elsker arbeidet ditt eller er lidenskapelig opptatt av virksomheten din. Hvis du selv er uinspirert, er det vanskelig å fremme den motsatte følelsen hos noen andre. Det er derfor vi anbefaler å finne arbeid du elsker eller det som irriterer deg minst og gir en god inntekt.

Hvis du mestrer alle disse ferdighetene, vil veien til forfremmelse bli lett. Strebe, lær, våg og forbedre deg alltid!