Hvordan kan Shifton optimere restaurantdrift

Kompetent tilrettelæggelse af arbejdsgange er afgørende for en restaurants succes. Manglen på effektive vagtplaner kan let sænke kundeserviceniveauet og øge risikoen for personaleafgang.

Denne artikel foreslår, hvordan Shifton appen kan hjælpe restauratørejere med at forbedre deres personales effektivitet.

Hvordan forbedrer man produktiviteten hos restaurantmedarbejdere?

For altid at være opdateret med, hvad der foregår i restauranten, opsæt dine vagtplaner med Shifton online app. Takket være dens brugervenlige struktur kan denne applikation implementeres til sporing af arbejdstimer i mange cateringinstitutioner. Restaurantledere har øjeblikkelig adgang til alle oplysninger vedrørende vagtplaner, medarbejderskift og mere, da dataene er gemt ét sted.

Moduler tilgængelige i Shifton appen er specielt udviklet til restauranter og muliggør smart fordeling af vagter mellem medarbejdere, under hensyntagen til overarbejdstimer. Disse muligheder sparer betydeligt tid på planlægning og mange rettelser, hvilket direkte påvirker medarbejdernes produktivitet.

Desuden giver Shifton alle medarbejdere mulighed for at foreslå ændringer til deres vagtplaner og blive informeret om alle opdateringer i vagtplanerne. For eksempel, hvis der er behov for at erstatte en sygemeldt eller fraværende medarbejder, får hans kolleger en tilsvarende notifikation om en åben vagt og kan hurtigt overtage den. Hvis nødvendigt sendes anmodningen om bekræftelse af byttet til lederen eller skiftlederen, hvilket giver fuld kontrol over alle operationer med vagtplanen.

Shifton er den optimale online app til at øge motivationen blandt medarbejdere

Når man laver en vagtplan til en restaurant, er det essentielt at tage hensyn til arbejdsbyrden på helligdage og andre dage med besøgstoppe. Shifton online appen tillader dig at skabe vagtplaner med den mest optimale rotationsordning for de mest belastede skift (f.eks. fredag aftener eller helligdage).

Således vil hver medarbejder have mulighed for at tjene ekstra indkomst fra tid til anden. En sådan tilgang til planlægning giver mulighed for både at holde erfarne medarbejdere fokuseret og give nye medarbejdere en chance for at bevise sig selv.

For effektiv restaurantledelse kan du bruge andre metoder til at motivere medarbejderne. For eksempel vil Shifton “Bonusser og Straf” modulet vise de relevante oplysninger til restaurantledere, og medarbejdere kan tjekke mængden af deres indtjeninger for den aktuelle måned på deres konti. Denne bevidsthed tillader restaurantmedarbejdere effektivt at kontrollere deres indkomst.

Opsummering

Shifton online appen giver restaurantledelsen et komplet billede af vagtplanlægningen. Shifton tillader ledere at reducere den tid, der bruges på at skabe effektive arbejdsplaner og fokusere på andre aspekter af at drive en restaurantvirksomhed.

Shifton-modulet “Lønrapporter” hjælper med at beregne medarbejdernes løn korrekt og holde styr på overarbejdstimer. Modulet “Bonusser og Bøder” registrerer alle belønninger og bøder. “Tilstedeværelse” modulet viser den reelle tid, hvor medarbejdere starter og slutter deres vagter samt pauser og sammenfatter denne information til statistik.

Desuden lytter Shiftons udviklere altid til kundernes ønsker og er klar til at tilpasse appens kapaciteter til at imødekomme din virksomheds behov.

* Alle originale fotografier venligst udlånt af DialogMarket callcenter. Anmeldelsen af Shifton af Coffee Molly grundlægger Irina Uskova kan findes her.

Hvordan Shifton Kan Forbedre Callcenter-Performance

Callcenterchefer skal dagligt overvåge arbejdsflowet og kontrollere udførelsen af planlægningen af operatørerne. En af deres vigtigste opgaver er at oprette og vedligeholde callcentrets vagtplaner.

Da kunderne kan befinde sig overalt i verden, skal der altid være operatører i callcenteret, som arbejder efter abonnenternes lokale tid. Callcentercheferne bør tage hensyn til arbejdsplanerne og antallet af operatører på hver vagt, når de opretter deres månedlige planer. Ellers er fejl med arbejdstider, vagter og fordelingen af medarbejdere uundgåelige.

Hvordan Shifton Forbedrer Callcenter-Performance

1. Shifton Understøtter Alle Vagtplans-typer

• Operatører kan arbejde i to skift, 8 timer om dagen, med en fast frokostpause fire timer efter skiftets start.
• Denne vagtplansformat antager også en 8-timers arbejdsdag med en fast starttid for en callcenter-ansat.
• Operatører kan tage en frokostpause og anmode om pauser når som helst i løbet af deres arbejdsdag.
• Operatører kan arbejde i 4/8 timers skift, hvor de selv bestemmer starten på deres arbejdsdag og tager pauser under vagterne.

Denne type arbejdsplan reducerer ikke kun omkostningerne til callcenter-personale med næsten 25%, men forbedrer også produktiviteten betydeligt. Shifton kan håndtere alle disse typer arbejdsplaner, understøtter fleksible starttider, pauseanmodninger og fridage. Med Shifton kan callcenterchefer oprette vagtplaner for ethvert antal afdelinger og medarbejdere.

2. Shifton Hjælper Med at Opretholde Arbejdsplanen

En callcenter-plan skal sammensættes således, at pauser, frokoster, møder og andre begivenheder ikke forstyrrer arbejdsflowet. Efter den primære opsætning vil Shifton automatisk opbygge dine planer, så operatørernes pauser ikke overlapper hinanden. Mens flere operatører tager en pause, fortsætter andre med at arbejde. Dermed hjælper brugen af Shifton-appen med at eliminere nedetid og opretholde planstrukturen.

3. Shifton Tilbyder Øjeblikkelige Planopdateringer

Hvis callcenter-medarbejderne ikke føler sig fri, kan de miste interessen for arbejdet over tid. Med Shifton kan chefer distribuere vagter, så operatører arbejder færre dage om ugen men med fulde timer. Desuden kan medarbejderne, om nødvendigt (f.eks. under lockdowns), have fleksible start- og sluttider for vagter og endda arbejde hjemmefra på visse dage eller fuldtid.

4. Shifton Overvåger og Evaluerer Callcenter-Performance

Analysering af statistikker i CRM er afgørende for korrekt planlægning i et callcenter. Shifton tilbyder kraftfulde rapporteringsværktøjer, der viser statistikker om callcenter-performance fra forskellige perspektiver. Tilpasselige moduler viser ikke kun data i rapporter, men giver også mulighed for prognoser om omkostninger, timer med mere, hvilket hjælper med at optimere virksomhedens processer.

5. Shifton Understøtter Integration med Andre Programmer

Uanset hvilket software du bruger til medarbejderadministration, bogholderi og arbejdssporing, så forenkler Shifton dit liv. Shifton-appen tilbyder integrationsmuligheder med mange populære programmer for at forbedre arbejdsflow, udveksle data og give API-adgang til forskellige integrationer. Da Shifton integreres med andre programmer (f.eks. Quickbooks), får ledelsen adgang til alle nødvendige rapporter om arbejdstimer, vagter, lønninger, bøder og bonusser.

Leder du efter nye integrationer eller funktioner? Fortæl os om dine behov, og Shifton vil foreslå en passende løsning.

Med Shifton kan en callcenter-leder effektivt oprette skemaer for et vilkårligt antal afdelinger og medarbejdere med blot et par klik. Shiftons tilgængelige funktioner og integrationer giver dig mulighed for at bruge denne applikation som et samlet program for at udføre og spore daglige opgaver i callcentret.

*Alle originale fotografier er venligt udlånt af DialogMarket callcenter. Anmeldelsen af Shifton af DialogMarkets administrerende leder kan findes her.

Vi præsenterer endnu en ægte anmeldelse fra en af vores første kunder – DialogMarket callcenter.

Shifton: Hej! Fortæl os venligst om detaljerne i jeres virksomhed.

Alyona: Hej! Mit navn er Alyona Peshekhonova, og jeg er leder af outsourcing callcentret DialogMarket, baseret i Kropyvnytskji, Ukraine. Vores callcenter fokuserer på at levere hotline- og kundesupporttjenester. Et unikt træk ved DialogMarket er vores evne til hurtigt at lancere startups og øge antallet af operatører på vagt med kun én dags varsel.

Shifton: Hvad er dine daglige ansvar?

Alyona: Mine hovedopgaver som leder inkluderer at yde øjeblikkelig support til kunderne og reagerer på deres forespørgsler og ordrer. Jeg kontrollerer også antallet af mennesker på hver vagt og er ansvarlig for den smarte fordeling af vagter mellem operatørerne, afhængigt af spidsbelastningsperioder i hvert projekt. At operere 24/7, 365 dage om året kræver korrekt og klogt designede tidsplaner, især når projektets størrelse vokser.

Shifton: Hvad er de mest almindelige udfordringer, du står over for i driften af et callcenter?

Alyona: Når man styrer et projekt med 40-50 personer, stødte vi på udfordringer med at lave tidsplaner, der passer både til vores kunder og personale. Forestil dig nu at udvikle en effektiv ugentlig eller månedlig tidsplan for 300 personer! Hvis nogen bliver syg, forlader, eller kun kan arbejde bestemte timer eller dage, forstyrrer det det hele. Det er som et korthus – hvis en medarbejder falder ud, skal alt genopbygges fra bunden!

Shifton: Hvordan kom I i gang med Shifton?

Alyona: Vi valgte Shifton efter at have evalueret dusinvis af planlægningsmuligheder. I har gjort vores liv meget lettere.

Shifton: Hvilke funktioner i Shifton anser du som de mest nyttige til daglig drift?

Alyona: Medarbejderne sætter virkelig pris på muligheden for at skifte vagter, og vigtigst af alt, så udarbejdes skemaer nu med blot nogle få klik! Vi har heller ingen problemer med at spore sygefravær og ferier.

Shifton: Hvordan ændrede arbejdsgangen i DialogMarket sig efter start med Shifton?

Alyona: Jeg stræber altid efter at skabe et forståeligt lønberegningssystem for medarbejderne. Shifton gør dette endnu lettere. Løberapportsmodulet giver mig mulighed for at opretholde gennemsigtighed i lønregnskabet hos DialogMarket. Hver callcentermedarbejder kan altid vide, hvor meget de har tjent i en given måned og kan planlægge deres udgifter på forhånd.

Shifton: Vil du anbefale Shifton til andre callcentre?

Alyona: Absolut ja! Denne applikation er lige så nyttig for både store og små outsourcing callcentre samt andre virksomheder.

Hilsen til vores abonnenter og alle, der tilfældigt kom til Shifton-selskabets side. I dag tilbyder vi et interview med en af vores kunder – ejeren af en cafékæde, der har brugt Shifton online-service i ret lang tid.

Shifton: Hej. Lad os lære hinanden at kende!

Irina: Hej! Mit navn er Irina Uskova, jeg ejer og driver en kæde af kaffebarer Coffee Molly i Nizhny Novgorod (Rusland).

Shifton: Fortæl os lidt mere om din forretning.

Irina: I begyndelsen af 2021 havde virksomheden mere end 20 bartendere med forskellige grader af beskæftigelse. Coffee Molly har været aktiv i byen siden 2014, og udvikler konceptet med kaffebarer til kontoransatte. I dag er der syv kaffehuse i Nizhny Novgorod med en samlet omsætning på 25 millioner rubler om året.

Shifton: Hvorfor besluttede du at samarbejde med Shifton?

Irina: Markedets særpræget er, at vores medarbejdere er ret unge mennesker, og derfor skifter de ofte job. For de fleste er det deres første job. Derfor tager arbejdet med personalet meget tid og inkluderer udvælgelse af ansøgere, træning, mentorordninger og faglig udvikling.

Det har længe stået klart for mig, at denne proces bør tages let, eftersom det primære punkt er at bevare den vigtigste «rygrad» af bartendere – 5-6 personer. De hjælper nytilkomne med hurtigt og let at tilpasse sig.

Alle disse dynamiske aktiviteter påvirker arbejdsplanen dagligt, så den bør overvåges hurtigt, og i tilfælde af ændringer skal alle straks informeres.

Shifton: Hvordan har du tidligere håndteret disse problemer?

Irina: Tidligere sendte vi opdateringer i en fælles chat, nogle gange måtte vi ringe til medarbejderne personligt for at sikre os, at de var klar over ændringerne. Men jo flere kaffebarer vi åbnede, desto mere havde vi behov for at automatisere hele rutinen.

Shifton: Har din virksomhed brug for en automatiseret online planlægningsservice?

Irina: Selvfølgelig, dem der følger med i trendene, er klar over, at fødevaremarkedet mere og mere tager IT-teknologier til sig. At arbejde på skemaer er en daglig rutine for administratoren og seniorbaristaerne. Som en del af planlægningen bør de tage hensyn til medarbejdernes præferencer (personlige forhold, andet job osv.), bartenderens effektivitet på en bestemt kaffebar og dagens særlige karakteristika (weekend eller hverdag). Derudover skal vi arrangere træning for nytilkomne, foretage en opgørelse eller generel rengøring, finde en erstatning for en syg, eller opdele skiftet mellem to ansatte. Og selvfølgelig bør vi tage alle mulige forsinkelser og overarbejde i betragtning.

Vi havde automatiseret denne proces i lang tid, men virksomhedens vækst fortsatte, og jeg ønskede mere end bare et program, der kunne sætte arbejdsplaner. Jeg ledte efter partnerudviklere, der ville gøre det sådan, at programmet også kunne fungere som løn- og fradragsstyring for hver medarbejder. Der var endnu flere ideer…

Shifton: Blev dine forventninger opfyldt, mens samarbejdet med Shifton blev udvidet?

Irina: Ja, jeg føler mig fuldstændig tilfreds med det! Ærligt talt, da jeg ved et tilfælde fandt Shifton, tog det mig noget tid at bemærke, hvor fleksibelt dette produkt kan være.

I testfasen stillede jeg mange spørgsmål om, hvad der ellers planlægges implementeret og hvilke funktioner Shifton tilbyder, så medarbejdere til enhver tid kunne være sikre på deres arbejdsplan og vide på forhånd, hvilket beløb de ville få ved slutningen af hver måned. Jeg ønskede, at lønkørselen skulle blive udført uden forsinkelser, at den blev gennemført i realtid og var tilgængelig for personen på hans smartphone på ethvert tidspunkt og ikke kun på lønningsdagen.

Shifton: Lykkedes det at opfylde dine ønsker? Hvor tilfreds er du med supporten fra Shifton-udviklerne?

Irina: Alle mine forespørgsler blev opfyldt, og jeg indså også, at programmet yderligere kan moderniseres efter vores behov. Jeg kommunikerede tæt med udviklerne i 6 måneder og fortalte dem, hvad vi kunne lide, og hvad vi ellers forventede at se. Vi implementerede programmet hurtigt og indså straks, at vi ønskede at bruge det mere og mere og tilpasse det til vores behov.

Shifton: Har I haft succes indtil videre?

Irina: Vi formåede at opfylde følgende punkter: vi automatiserede skemaet for hver medarbejder under hensyntagen til deres præferencer, tildelte bartendere til afdelinger og justerede beregningen af bonusser og bøder. Vi eliminerede også fejl i lønregningerne, når nogle skifter ikke blev taget i betragtning eller blev betalt for to gange. Vi installerede også applikationen på alle medarbejdernes smartphones, hvor de straks modtager meddelelser om opdateringer og løn. Vi skar også ned på den tid, der blev brugt på planlægning med 10 gange, og reducerede personaleomsætningen, da medarbejderne ser deres skift/løn og kan påvirke dem, hvilket generelt forbedrede tidsplanlægningsprocessen for alle medarbejdere.

Shifton: Har du helt sikkert flere forslag til tilpasning af Shifton-værktøjet?

Irina: Ja, selvfølgelig. Vi venter på en mere brugervenlig grænseflade til at foretage ændringer i skemaerne. Nu kan ikke alle detaljer ændres, og for at justere visse parametre skal man lave alt på ny. Vi venter på mere fleksible indstillinger i lønrapporter for generelle perioder og muligheden for at efterlade kommentarer på arbejdsgangen. Hvad angår servicefunktionerne, har vi brug for muligheden for, at medarbejdere kan efterlade kommentarer og udarbejde rapporter om de gennemførte opgaver i applikationen. Jeg er også interesseret i den automatiske beregning af bonusser afhængigt af salgsindikatorer eller KPI-opfyldelse og mere fleksible indstillinger af applikationsgrænsefladen til medarbejdernes bekvemmelighed: hvad der skal vises på hovedskærmen, hvilke meddelelser der skal sendes, og hvad der skal rapporteres om.

Shifton: Tak for din detaljerede og informative feedback, Irina. Kan du anbefale Shifton online service til andre virksomhedsejere?

Irina: Jeg anbefaler allerede værktøjet til mine kunder, som jeg hjælper med at starte deres kaffebarer, da Shifton hjælper med at spare penge, det er nemt at bruge, og mine medarbejdere kan lide det. Før jeg begyndte at bruge Shifton, testede jeg grundigt mere end 10 forskellige applikationer og programmer. Da jeg fandt Shifton, havde jeg allerede aftalt med en udvikler, der var klar til at skabe et lignende program til os. Og Shifton løste fuldstændigt alle mine problemer med planlægning og lønautomatisering.

Shifton-tjenesteudviklere tilføjede en funktion, der tillader at afskedige virksomhedens medarbejdere. Dette kan gøres på siden Medarbejdere. For at afskedige en medarbejder og slette ham fra listen over virksomhedens medarbejdere, skal man klikke på ikonet «Afskedig» i form af et gult «x».

Når man afskediger en medarbejder, skal man vælge den dato, hvorfra han ikke længere har adgang til virksomheden. Fra og med den valgte dato vil en medarbejder ikke kunne tilgå sin konto fra nogen enhed. Med det sagt vil systemet gemme al information om en afskediget medarbejder.

I begyndelsen ser det ud til, at der ikke er noget nemmere end at lave en medarbejderarbejdsplan. Alt hvad du skal gøre er at indtaste medarbejderes efternavne i et Excel-dokument, sætte et par parametre og variabler og trykke på Enter. I virkeligheden forholder det sig lidt anderledes. At skabe daglige arbejdsplaner, især skifteholdsarbejdsplaner, for en form for virksomhed er en vanskelig og ansvarsfuld opgave, der pålægges revisorer eller HR-specialister.

Hvilke mål kan du opnå med en korrekt sammensat medarbejderarbejdsplan?

• Arrangere medarbejdernes arbejdstider i virksomheden

• Sikre, at visse arbejdsforpligtelser er opfyldt af medarbejderne

• Korrekt beregne virksomhedens indkomst

• Bestemme den gennemsnitlige løn for individuelle arbejdere og hele virksomheden

• Og selvfølgelig betyder en korrekt lavet arbejdsplan, at der vil blive lavet færre fejl fra revisorernes side, når der beregnes løn og feriepenge

Mange virksomheder kan ikke succesfuldt yde deres tjenester eller eksistere uden en skifteholdsplan. Købmandsbutikker, hoteller, hospitaler, redningstjenester, politistationer og konfekturefabrikker – listen over virksomheder, der afhænger af det, kan blive ved i det uendelige, men ikke mange mennesker ved, hvilke udfordringer HR-ansvarlige står overfor, når de arbejder på skifteholdsplaner. Under denne proces skal HR-eksperter forny alle detaljerne i kontoen, herunder ferier, sygedage, helligdage, overarbejde og mange andre komponenter. For ikke at nævne, at en uforudset begivenhed kan ske efter, at planen er blevet godkendt, og HR-ansvarlig vil være nødt til hurtigt at starte arbejdet på planen fra bunden.

At arbejde på daglige arbejdsplaner med Shifton

Shifton er en optimal service til nem og hurtig online planlægning af medarbejdere, der har mange fordele. Den blev skabt for at gøre arbejdet lettere for direktører, revisorer og HR-ansvarlige. Her er nogle af de funktioner, servicen tilbyder:

• Du behøver ikke at administrere arbejdsprocessen helt selv. Delegere retten til at oprette og redigere arbejdsplaner til virksomhedens administratorer;

• Shifton-tjenesten vil hjælpe dig med at lave en skifteholdsplan for et ubegrænset antal medarbejdere for at få det mest ud af arbejdsplanerne;

• Shifton-funktioner tillader justering af arbejdsplaner under hensyntagen til data som antallet af skift, medarbejdere og arbejdsdage;

• Mens du opretter og redigerer arbejdsplaner, vil du være i stand til at tillade bytte af skift mellem brugere med eller uden ledelsestilsyn;

• Når uventede ting sker, vil du kunne foretage hurtige justeringer af arbejdsplanen.

• Hvis du bruger Shifton, vil du blive underrettet om ændringer i arbejdsplanerne og nye virksomhedsbegivenheder.

Shifton-tjenesterne yder gratis teknisk support tilgængelig 24/7. Du kan kontakte vores operatører når som helst, du har brug for det, og få svar på ethvert spørgsmål, du måtte have. En anden vigtig del af tjenesten er, at Shifton tillader oprettelse af arbejdsplaner for både små virksomheder og store koncerner, der beskæftiger tusindvis af medarbejdere.

Shifton opdateres regelmæssigt og prøver at følge med tidens udvikling. Du bør også forbedre dig selv. Stop med at spilde tid på manuel medarbejderplanlægning, når der er en bekvem og højkvalitets service, der er specifikt skræddersyet til at spare din arbejdstid.

Vi støder ofte på begrebet planlægning i vores dagligdag. En gang om året planlægger vi omhyggeligt og grundigt vores ture, mindre hyppigt tænker vi på at ændre vores arbejdsplads eller fejre jubilæer og bryllupsdage. Selvfølgelig planlægger næsten alle af os, hvordan det månedlige budget skal bruges, og hvordan familiens midler skal fordeles. Desværre glemmer mange virksomhedsejere og topmedarbejdere nødvendigheden af at forudsige arbejdsstyrkens efterspørgsel. Hvad der er endnu mere interessant er, at der er direktører, der ikke benytter professionelle HR-chefer. De afholder samtaler og administrerer medarbejdere helt på egen hånd. Denne artikel vil forsøge at forklare, hvad forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel er, og bevise, at dette er en nødvendig og afgørende del af at drive enhver virksomhed.

Vi forstår alle, at det er sværere at opnå succes uden kvalificeret personale end med et hold af eksperter. Derfor skal en direktør eller en HR-chef korrekt estimere arbejdsstyrkens efterspørgsel, vælge de mest effektive beregningsmetoder og finde kilder til at dække dette behov, inden de begynder at søge nye medarbejdere. Men før vi når dertil, skal vi starte med det grundlæggende og forstå, hvad forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel betyder.

Forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel er en del af en større arbejdsstyrkeplanlægningsproces. Hovedmålet er at udarbejde en liste over nødvendige stillinger og eksperter, der kan blive vitale i væksten af virksomhedens forretning, opnå mål og milepæle i den nærmeste fremtid.

Mål for arbejdsstyrkeplanlægning:

• At forsyne virksomheden med nødvendige medarbejdere samtidig med at tid og økonomiske omkostninger holdes nede;

• At holde virksomheden forsynet med rette, professionelle arbejdere på kortest mulig tid;

• Forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel muliggør nedskæring af unødvendige arbejdsstyrkesegmenter eller optimering af deres arbejdskraft

• Den rette planlægning og placering af medarbejdere sikrer korrekt og højeffektiv brug af enhver medarbejders ressourcer baseret på deres færdigheder, viden og evner.

Faktorer, der bør tages i betragtning for korrekt arbejdsstyrkeplanlægning:

• Hvordan er den økonomiske situation i din virksomhed, og hvad er den nuværende generelle tilstand af økonomien?;

• Arbejdsstyrkeomorganisering (planer om at nedskære, fyre eller overføre medarbejdere til nye stillinger. Det er også nødvendigt at tage højde for pensioneringer og barselsorlov);

• At analysere og forstå situationen på arbejdsmarkedet og blandt dine konkurrenter er et andet afgørende punkt;

• Lønniveauet i virksomheden;

• Måske en af de vigtigste faktorer er at have strategiske planer og mål for virksomheden.

At vide, hvad der er det aktuelle udviklingsstadie i din virksomhed, skal være en af de faktorer, du skal være opmærksom på, når du forudsiger arbejdsstyrkens efterspørgsel. I de fleste tilfælde kan effektiv planlægning opnås under perioder med aktiv vækst og på tidspunktet for etablering af virksomheden.

Før du går i gang med at forudsige arbejdsstyrkens efterspørgsel, er det også vigtigt at forstå, at det er en proces af kontinuerlige, gennemtænkte handlinger og beslutninger, der har klare mål foran sig. Hovedmålet med planlægning ligger i ideen om, at enhver virksomhed eller succesfuld virksomheds ledelse skal ansætte og beskæftige fair kvalificeret personale på alle stillinger, så arbejdet kan udføres på en høj kvalitets- og effektiv måde.

Typer af arbejdsstyrkeprognose:

• Strategisk eller langsigtet planlægning;

• Taktisk (situationel) planlægning.

Når man laver strategiske planer, er det vigtigt at komme med et program, der sigter mod at opdage potentielle medarbejdere, som kan blive nødvendige for virksomheden i fremtiden. Denne proces kræver også at skabe et strategisk program for udvikling af menneskelige ressourcer, der samtidig vurderer nødvendigheden af disse ressourcer på lang sigt.

Taktisk planlægning kræver en præcis analyse af efterspørgslen i medarbejderorganisationen i en periode fastlagt af direktøren. For eksempel kan det omfatte en måned, et kvartal eller et år. Denne nødvendighed vil afhænge af et par faktorer: niveauet af medarbejderomsætning i en given periode, antallet af pensioneringer, barselsorlov samt personalereduktioner.

Planlægningsperioder for arbejdsstyrke

• Korttidsplanlægning — planlægning for op til 2 år;

• Mellemtidsplanlægning — en strategi for 2 til 5 år;

• Langtidsplanlægning — at lave planer for de næste 5 år og derefter.

Så lad os forestille os et øjeblik, at du er ny leder af virksomheden eller en HR-ekspert. Hvad skal du starte med først i forhold til forudsigelse af arbejdsstyrkens efterspørgsel?

Først skal du indsamle information om de resultater og milepæle, en virksomhed skal opnå i det kommende kvartal eller år. Hvis du er en HR-ekspert, skal du få denne information fra dine overordnede. Derefter studerer du alle kort- og langsigtede virksomhedsmål, opgaver og planer.

I de fleste tilfælde vil revisorer og afdelingsdirektører hjælpe med at danne dig en opfattelse af den virksomhed, du arbejder i, og dens planer, uanset om du arbejder i HR-afdelingen eller leder stedet.

Ting der kræves til en vellykket planlægning:

• Først skal du grundigt gennemgå medarbejderdata. Du skal få fat i personlige sagsfiler, uddele spørgeskemaer og indsamle information, der vedrører medarbejderfærdigheder og -evner, der ikke er relateret til arbejdet udført i virksomheden;

• En arbejdsplan eller tidsplan for alle virksomhedens medarbejdere;

• Data om procentdelen af medarbejderomsætning på forskellige stillinger på tværs af afdelinger.

På dette trin udføres en grundig analyse af efterspørgsel efter arbejdsstyrke i virksomheden for forskellige stillinger i en bestemt periode. Det er her, du besvarer et stort antal spørgsmål, der er vitale for planlægningsprocessen: hvor mange medarbejdere skal ansættes, hvor kvalificerede skal de være, og vigtigere, hvornår vil visse medarbejdere være nødvendige for at besætte særlige positioner.

I løbet af denne proces beslutter du også, om du skal inddrage interne menneskelige ressourcer, eller om re-kvalificering af eksisterende medarbejdere vil være en mere økonomisk fornuftig beslutning.

Det er ligegyldigt, om du er en direktør eller en HR-professionel. Husk, at enhver proces skal være konsekutiv, baseret på velovervejede beslutninger og en systemisk tilgang. Så snart du begynder at tage jobbet, som du har dedikeret dit liv en smule mere seriøst til, vil du være i stand til at tage fat på enhver opgave, selv så kompliceret som arbejdsstyrkeplanlægning, med lethed, passion og ildhu.

I den forrige del af denne artikel talte vi kun om en del af de lederskabskompetencer, som enhver god topchef bør have. Denne del vil diskutere karaktertræk som en god sans for humor, nysgerrighed og evnen til at forhandle og delegere autoritet. Lad os begynde.

Evnen til at forhandle

I starten virker det som om, der ikke er noget svært ved at forhandle og føre forretningssamtaler. Folk mødes, taler, drikker kaffe, fremviser sig selv og underskriver stakkevis af papirer. Sådan bliver en typisk forhandling set af en gennemsnitligt misundelig medarbejder. Kun få ved, at det er en af de vigtigste lederevner at kunne forhandle. De vigtigste spørgsmål diskuteres, millionaftaler underskrives, og de mest betydningsfulde beslutninger tages under disse samtaler og forretningsmøder. Derfor bør man aldrig undervurdere værdien af passende forhandlingsevner. Der findes for øvrigt et væld af bøger om emnet, med årlige og månedlige møder og træningssessioner dedikeret til denne vigtige færdighed. Tøv ikke med at deltage i disse møder og læse et par bøger om emnet. Derefter vil selv den mest krævende og hektiske forhandling gå glat som smør.

Nysgerrighed

Nysgerrighed er endnu et vigtigt ledelsestræk hos en professionel chef. Hvis du vil have din virksomhed til at vokse, skal du være nysgerrig i ordets positive forstand. Vi siger ikke, at du skal interessere dig for dine medarbejderes privatliv, være nysgerrig om, hvem der dater hvem, og hvor nogen tilbragte deres ferie. Vi taler om en anden type nysgerrighed, ja, ligefrem ivrighed. Det er vigtigt, at når du bliver direktør, mister du ikke din gnist og nysgerrighed, men investerer i at lære om ny teknologi i din branche, deltager i konferencer, udveksler erfaringer med kolleger og bevæger dig fremad.

Evnen til at delegere autoritet

Når man arbejder i en almindelig rolle, bliver man vant til at lave alle opgaver selv. Hvis du vil blive leder af en virksomhed og lære at lede personale effektivt, skal du lære at delegere autoritet. Ikke blot vil det spare dig tid, men det vil også tillade dig at justere virksomhedens arbejdsgang, da alle medarbejdere vil have noget at lave, og de vil føle sig værdsatte og nødvendige. Mange mennesker frygter at skulle fordele opgaver blandt medarbejderne eller give vigtige opgaver til en af dem. Forstå, at hvis du gør det ordentligt, vil en afdeling eller en virksomhed, du leder, fungere som en enhedsmekanisme.

Evnen til at sætte mål og nå dem

Enhver erfaren direktør ved, at man skal formulere opgaverne korrekt og følge dem igennem. Hvis du driver en virksomhed målrettetløst og træffer kaotiske og ulogiske beslutninger, kommer der intet godt ud af det. En direktør med stærke ledelsesevner skal være afbalanceret, rolig og i stand til klart at formulere sine egne og virksomhedens mål. Så vil medarbejderne betragte ham som en leder og også stræbe efter at nå det fælles mål. Målene skal være forståelige, klare og korrekt formulerede. For eksempel lyder målet om at blive den bedste i vores branche vagt. Det er også uklart, hvorfor mennesker skal stræbe efter at opnå det. Hvis du sætter et mål for dine medarbejdere, der lyder noget i stil med: I det næste år skal vores indtjening være dobbelt så høj som indtjeningen fra det forrige år, vil de forstå, hvad de skal gøre og vil stræbe efter det ønskede resultat. Husk stadig, når du sætter et økonomisk mål for dine medarbejdere, at belønne dem, når det er nået.

En god sans for humor

En sans for humor er endnu et værdifuldt ledelsestræk, der karakteriserer en succesfuld chef. Dog har dette træk en særprægethed – du kan ikke lære det. Du er enten født med en god sans for humor, eller du er ikke. På en mere seriøs note vil vi bemærke, at det er sjældent at finde en virksomhedsleder med en god sans for humor. Du er meget heldig, hvis du udover alle de ovennævnte kvaliteter også kan lave intelligente jokes og forstå jokes fra andre mennesker. Vi må indrømme, at en sans for humor hjælper os i de mest komplicerede og tilsyneladende uløselige situationer, som du uundgåeligt vil støde på, uanset hvilken stilling du har.

Et positivt syn på livet

At leve i den moderne verden gør det svært at bevare et positivt syn på livet og verden generelt. Hvis du ønsker at blive en virkelig succesfuld direktør i en virksomhed, skal du absolut se på tingene på den mest positive måde muligt. Du skal forstå, at du er leder af en virksomhed, og dit humør, din mening eller dit syn på livet påvirker humøret hos alle dine medarbejdere. Hver gang du kommer på arbejde, skal du forestille dig, at du er kaptajn på et stort skib. Hvis du udsender negativitet, vil du blive spændt og irriteret, dit skib vil synke, eller alle sømænd og chefingeniører vil flygte, mens du er efterladt alene i det brusende erhvervshav. Hvis du ikke ønsker, at dette skal ske, skal du forsøge at finde lykken i små ting og se det bedste i verden og dit arbejde.

Inspirationsevner

Vi har gemt den vigtigste ledelsesevne, uden hvilken der ikke er nogen mening i at gå med til at arbejde i en toplederstilling, til dessert. Hvis du ikke er inspireret af det arbejde, du har dedikeret din daglige liv til, vil du ikke være i stand til at inspirere medarbejdere til nye sejre. Enhver førsteklasses direktør skal vide, hvordan man inspirerer folk, giver dem håb, motiverer og udfolder deres potentiale. Denne færdighed kan nemt mestres, hvis du virkelig elsker dit arbejde eller er passioneret omkring din virksomhed. Hvis du selv ikke er inspireret, er det svært at fremkalde den modsatte følelse i en anden. Derfor råder vi til at finde et arbejde, du elsker, eller det, der irriterer dig mindst og giver en god indkomst.

Hvis du mestrer alle disse færdigheder, vil vejen til en forfremmelse være let. Stræb, lær, vov og forbedr dig selv!