Tout le monde est parfois coupable de remettre à plus tard des tâches importantes. Les gens croient souvent qu’ils ont un temps illimité pour travailler. La date limite approche, tandis que les tâches restent inachevées. La procrastination chronique peut entraîner des conséquences graves : des réprimandes jusqu’à la perte de l’emploi. Voici quelques conseils pour cesser de procrastiner.

Faire face à la procrastination commence par trouver la racine du problème

N’importe qui peut être submergé par la charge de travail. Tout d’abord, vous devez choisir une tâche prioritaire. Avant de commencer, comprenez les causes de la procrastination. Peut-être avez-vous peur de mal faire la tâche ou êtes-vous confus à son sujet. N’ayez pas peur de demander de l’aide à vos collègues.

Aujourd’hui est un bon jour pour commencer

Si vous ne savez pas comment surmonter la procrastination, la meilleure solution est de commencer à travailler immédiatement. Si une tâche vous semble trop compliquée et que vous pensez ne pas avoir le temps de la réaliser, essayez ce qui suit. Pensez à une tâche qui vous prendra 5 minutes à finir et faites-la. Puis, lancez un minuteur et essayez de travailler sur cette tâche compliquée pendant 5 minutes. Si vous commencez à faire quelque chose, vous êtes plus susceptible de le terminer, car vous êtes enclin à vous rappeler des tâches inachevées. De cette façon, votre chance de surmonter la procrastination augmente.

Divisez vos heures de travail en blocs

Éliminez toutes les distractions et concentrez-vous sur votre travail. Nous vous suggérons de diviser une heure de travail en périodes de 20 minutes et de faire de courtes pauses entre elles. Le cerveau fonctionne en cycles avec des périodes d’activité élevées et basses. Pour atteindre le sommet de la productivité, il faut être attentif à ces fluctuations et équilibrer respectueusement son temps de travail et de repos.

Faites un pari

Une autre façon d’améliorer votre productivité est de faire un pari avec un ami. Choisissez une heure et une date comme date limite pour votre tâche. Ensuite, offrez à votre ami un peu d’argent, un café ou un dîner si vous ne terminez pas la tâche à temps. Cela apportera une motivation supplémentaire.

Pensez positivement aux cas passés de procrastination

Essayez de ne pas être trop dur envers vous-même pour vos cas précédents de procrastination. Ce problème survient souvent chez les perfectionnistes et les gens qui ont peur de l’échec. Gardez une attitude positive et ne laissez pas les pensées négatives s’immiscer dans votre esprit.

Nous espérons que notre article vous libérera du piège de la procrastination.

Les changements récurrents dans le plan de travail bouleversent constamment la liste des priorités. Cela peut entraîner des conséquences négatives sur la productivité et le progrès de l’équipe, une gestion irrationnelle du temps et des délais manqués. Y a-t-il un moyen de tout maîtriser et de trouver du temps pour tout ?

La meilleure façon de prioriser les tâches est de les écrire

Pour commencer, vous devez planifier le futur proche en créant une liste détaillée de tous les mandats et de leurs échéances pour une journée, une semaine ou un mois. Au lieu d’essayer de tout mémoriser, vous devriez commencer un journal de travail et noter toutes vos tâches. Ce truc psychologique souligne l’importance de votre travail.

Organisez tout

Une fois que vous avez compilé une liste de tâches, vous pourriez remarquer des similitudes entre elles. Ce n’est pas surprenant, car la plupart des tâches peuvent être classées en trois catégories : unique, récurrente et projet.

1. Unique
   Si vous avez une seule tâche, mieux vaut la faire dès demain. Faites une liste de petites tâches et rayez-en quelques-unes chaque jour. Avant de décider des tâches les plus importantes, considérez leur urgence et le temps dont vous avez besoin pour les accomplir. Votre objectif est de terminer les tâches pendant votre quart de travail. Si vous n’avez pas le temps, faites la tâche demain. Notez que cette méthode ne fonctionne pas pour les tâches immédiates.
2. Récurrente
   Vous n’avez pas besoin de noter chaque chose à faire quotidiennement. Par exemple, si vous partagez des articles sur les réseaux sociaux ou êtes responsable de campagnes par courriel. Cela dit, un horaire devrait être établi pour les tâches liées à des heures et jours spécifiques. Cela simplifiera considérablement le tri des priorités de travail.
3. Projets
   Les projets sont des tâches plus difficiles à accomplir que les simples mandats. Travaillez dessus autant que vous le pouvez, mais ne tentez pas d’entreprendre plusieurs projets simultanément. Nous vous recommandons de créer une liste de projets et de choisir le plus urgent et important parmi eux. Ne commencez pas un nouveau projet sans avoir terminé le précédent.

Les tâches importantes passent en premier

Créer une liste alphabétique ou numérique ne fonctionnera pas. Votre but n’est pas de suivre aveuglément les éléments de la liste, mais de vous concentrer sur les tâches de haute priorité. Le travail restant peut être effectué dans l’ordre que vous jugez nécessaire.

Avec le temps, vous apprendrez à choisir le travail avec le plus haut niveau de priorité et à ne pas laisser cela devenir un problème. Si vous suivez ces règles, vous ne croirez pas à quelle vitesse le processus de travail deviendra.

Difficultés de planification et solutions

Si vous êtes un gestionnaire chargé des horaires de travail d’une entreprise et que vous lisez cet article, il est très probable que vous rencontriez des problèmes pour organiser les quarts de travail des employés.

Ici, vous trouverez les trois problèmes les plus courants qui surviennent lors de l’élaboration des horaires de travail, ainsi que les meilleures solutions pour les résoudre. Commencez à les mettre en œuvre dès aujourd’hui !

Problème №1 : Planification de dernière minute

Remettre à plus tard la planification des quarts de travail n’est pas une bonne idée. Les gestionnaires responsables doivent s’assurer que l’horaire de travail est disponible dès que possible afin que les employés puissent faire leurs propres plans pendant le mois. Sinon, de nombreux travailleurs devront choisir entre des affaires personnelles et le travail.

Solution :

Planifiez vos horaires à l’avance pour donner à tous les employés la possibilité de consulter l’horaire et de faire des modifications si nécessaire. De nombreux modèles du service en ligne Shifton vous permettent de le faire en quelques clics seulement !

Problème №2 : Répartition inégale des quarts

En apportant des modifications à l’horaire manuellement, un gestionnaire peut passer inaperçu une erreur de calcul dans la répartition des quarts. Par conséquent, il peut arriver que certains travailleurs ne travaillent pas les heures prescrites, tandis que d’autres, au contraire, viennent faire des heures supplémentaires, ce qui peut aussi entraîner une violation involontaire de la législation du travail.

Solution :

Pour éviter ce scénario, utilisez Shifton, un service automatisé pour planifier les horaires de travail et les quarts de travail. Dans ce cas, les employés n’auront aucune raison de reprocher aux gestionnaires leur négligence et leur insouciance !

Problème №3 : Manque d’outils modernes

Les gestionnaires qui utilisent encore le stylo et le papier pour créer les horaires d’une entreprise non seulement se compliquent la vie, mais sont plus susceptibles de faire des erreurs. De plus, le volume élevé d’appels et de messages sur les téléphones personnels des responsables et des employés prend du temps, ce qui conduit à un manque de distinction entre vie professionnelle et vie personnelle.

Solution :

Avec un logiciel facile à utiliser comme Shifton, vous pouvez simplifier considérablement la planification des employés et la communication au sein de l’entreprise. De plus, les notifications arrivent presque instantanément sur la version mobile de l’application en ligne, et les employés peuvent échanger leurs quarts eux-mêmes, économisant ainsi beaucoup de temps aux gestionnaires.

En automatisant la planification des employés avec le service en ligne Shifton, vous pouvez obtenir des résultats constants, faire moins d’erreurs, réduire les coûts et augmenter la productivité et la satisfaction globale des employés.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne gratuitement pendant toute la période d’essai !

Comment améliorer l’efficacité des employés des centres d’appel

La plupart des gestionnaires de centres d’appel utilisent des méthodes standard pour motiver les employés et atteindre leurs objectifs (par exemple, primes, allocations et avantages sociaux). Mais si vous êtes vraiment intéressé par la croissance de votre entreprise, vous devriez essayer de nouvelles solutions pour améliorer la productivité des opérateurs.

Voici 5 idées intéressantes qui vous aideront à augmenter l’efficacité de vos employés de centre d’appel d’au moins 10 %.

1. Bons de 15 minutes

Y a-t-il des opérateurs qui refuseraient de terminer le travail 15 minutes plus tôt sans perdre leur rémunération ?

De nombreux centres d’appel essaient d’encourager leurs employés avec divers avantages (comme des friandises ou des billets de cinéma). Dans chaque entreprise, il y aura toujours des employés qui ne consomment pas de sucreries et préfèrent le théâtre. Mais presque tout le monde veut quitter son lieu de travail plus tôt !

Les bons de 15 minutes pour les employés de centre d’appel les plus productifs peuvent être une excellente incitation à mieux travailler. Cette solution permet de motiver presque tous les opérateurs.

2. Collecte des témoignages de reconnaissance

De nombreux opérateurs de centres d’appel ressentent de la frustration car, bien que toutes les plaintes des clients soient enregistrées, formalisées et transmises à la direction, les compliments et remerciements ne sont souvent pas consignés.

Cependant, la collecte et la diffusion des témoignages de clients satisfaits peuvent considérablement augmenter la motivation des employés des centres d’appel. Essayez d’envoyer chaque semaine les messages de remerciement enregistrés de la semaine précédente aux opérateurs qui les ont reçus.

C’est une excellente occasion pour tous les autres employés de comprendre à quel point leur travail est important. Et les employés qui reçoivent des remerciements ressentiront à quel point ils sont précieux pour l’entreprise.

3. Appel du mois

Les appels les plus difficiles, provenant des clients les plus «difficiles», ne devraient pas non plus passer inaperçus.

Il est bon que votre centre d’appel pratique l’analyse des enregistrements d’appels sur une base mensuelle. Dans ce cas, vous pouvez rapidement et facilement choisir l’appel du mois en recueillant les commentaires des gestionnaires et superviseurs.

Une fois que vous avez trouvé un exemple parfait d’une situation particulièrement difficile ou stressante survenue lors d’un appel, vous pouvez rechercher les stratégies comportementales les plus réussies pour ces situations. Une telle analyse peut non seulement être une reconnaissance du succès de l’opérateur-héros de l’appel, mais aussi un incitatif supplémentaire pour les employés qui gèrent avec succès ce genre d’appels.

4. Vigueur diurne

Il n’est pas rare qu’une baisse significative de la productivité des travailleurs se produise entre l’après-midi et la fin de la journée de travail. Mais nous pouvons vous proposer un moyen simple et rapide pour éviter cela !

Essayez de demander à vos employés de centre d’appel de rester debout, sans s’asseoir, pendant une heure après le déjeuner ! Cette méthode évite la chute d’activité et rend la voix des opérateurs plus énergique et engageante.

Bien sûr, une telle innovation devrait être mise en œuvre exclusivement sur une base volontaire. De plus, les travailleurs handicapés ou souffrant de douleurs dorsales, etc., devraient être avertis des éventuels problèmes de santé.

5. Flexibilité des horaires

Un défi éternel pour les gestionnaires de centres d’appel est de s’assurer qu’il y a suffisamment d’employés pour travailler sur un projet donné. Après tout, une pénurie d’opérateurs affecte considérablement les conditions de travail de toute l’équipe et bien sûr, réduit la productivité.

Un gestionnaire compétent essaie toujours d’être à l’écoute des demandes des employés qui ont besoin d’apporter des modifications au calendrier. Par exemple, de nombreux parents souhaiteront prendre des vacances pendant les congés scolaires, et les étudiants souhaiteront s’absenter lors d’une session à l’université.

Seul un outil de planification bien conçu vous permet de créer un horaire de centre d’appel qui satisfera les besoins de tous les employés. Cela aidera la direction à atteindre ses objectifs et apportera des avantages financiers à l’entreprise à long terme.

Comment prendre en compte les problèmes personnels de chaque employé tout en respectant toutes les exigences de la législation du travail ? Nous avons une solution !

Conclusion

Le service en ligne Shifton vous aidera à créer et éditer rapidement et efficacement l’horaire de travail de l’entreprise et des employés en utilisant des modèles pratiques, ainsi qu’à confirmer les demandes de congé ou de congé maladie en un seul clic. En outre, les opérateurs peuvent échanger eux-mêmes leurs quarts de travail, ce qui réduit la charge des gestionnaires de centres d’appel.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne gratuitement pendant toute la période d’essai !

Top 5 logiciels de centre d’appel en nuage en 2021-2022

La clé d’un support client efficace n’est pas seulement des opérateurs bien formés, mais aussi un logiciel de centre d’appel de qualité. Les technologies modernes aident à automatiser les processus opérationnels et commerciaux dans un centre d’appel, ainsi qu’à augmenter la productivité des employés.

Les principales tâches d’un logiciel pour tout centre d’appel sont l’automatisation et l’augmentation de l’efficacité des processus opérationnels : distribution des appels, saisie des informations des clients, routage, etc.

L’optimisation des processus commerciaux est également importante : la capacité à surveiller la performance des opérateurs en particulier et des départements en général, analyser les indicateurs de performance clés et surveiller le travail du centre d’appel en temps réel.

En choisissant un logiciel de centre d’appel, vous pouvez améliorer votre service client en utilisant un logiciel basé sur le nuage. Ce sont les principaux avantages d’une telle solution :

• Meilleure gestion du service client
• Rapports améliorés
• Efficacité accrue
• Collecte centralisée des données
• Réduction des coûts
• Augmentation des ventes et de la satisfaction des clients
• Sécurité des données améliorée
• Support multicanal

5 meilleurs programmes de centre d’appel en nuage en 2021-2022

1. Shifton
   Planifier manuellement les changements pour les opérateurs prend trop de temps et d’efforts pour les gestionnaires de centres d’appel. L’application en ligne Shifton optimise les opérations quotidiennes de planification, réduit le turnover et augmente l’engagement des employés afin d’offrir la meilleure expérience client possible. Le service en nuage Shifton est idéal pour planifier les changements dans un centre d’appel. La fonctionnalité de l’application permet aux gestionnaires de créer des horaires de travail optimaux, de planifier facilement les changements et de répartir les tâches entre les opérateurs. De plus, les employés peuvent ajuster leur horaire de travail de manière autonome en échangeant des changements (avec la confirmation de l’échange par le gestionnaire, si nécessaire). Shifton vous aide à créer un horaire équilibré optimal qui assure le meilleur service de qualité à vos clients de centre d’appel.
2. CloudTalk
   Ce logiciel innovant basé sur le nuage fournit plusieurs outils uniques pour les centres d’appel. La fonction de file d’attente personnalisée élimine le renvoi d’appel, ce qui aide l’équipe commerciale à conclure plus de transactions en automatisant le processus de numérotation. CloudTalk maintient également un haut niveau de satisfaction client grâce au routage intelligent des appels, à l’option Click-to-Call et aux options IVR. CloudTalk vous permet de configurer un centre d’appel en ligne avec tous les appareils disponibles de n’importe où dans le monde tout en maintenant une présence locale avec des numéros de téléphone locaux. De plus, ce logiciel de centre d’appel offre des centaines d’intégrations avec CRM, e-commerce, support technique, paniers d’achat, Zapier et API.
3. Avaya
   Avaya Contact Center est une solution d’automatisation universelle en nuage ou hybride pour les applications entrantes et sortantes de voix, vidéo, email et conversations de groupe. Un système de communication multi-canal unifié permet aux groupes d’opérateurs distants de gérer les appels de n’importe où. Avaya Contact Center offre également des fonctionnalités de capture d’écran, de formation et de gestion de la qualité des appels, ainsi que des rapports et statistiques en temps réel pour toute période sélectionnée. De plus, ce logiciel de centre d’appel basé sur le nuage propose des fonctionnalités d’enregistrement de l’engagement, d’analyse vocale et de planification automatisée.
4. MyOperator
   Le logiciel de centre d’appel MyOperator vous permet de gérer plusieurs appels sans consacrer trop de temps et d’efforts. Le principal avantage de l’utilisation de cette solution de logiciel de centre d’appel est qu’il dispose de fonctionnalités innovantes telles que l’ajout de musique en attente et la possibilité de prendre des notes pendant une conversation avec un client. MyOperator est un service en nuage facile à utiliser qui offre une intégration API. Son principal objectif est d’enregistrer, rediriger, transférer et suivre les appels. Cependant, vous pouvez également exporter les données du journal des appels pour l’analyse de la performance si nécessaire.
5. Dialpad
   Dialpad est une application web qui vous aide à porter votre communication commerciale à un niveau supérieur. Elle vous permet de communiquer avec vos clients, employés et autres entreprises avec une facilité extrême, rendant votre communication commerciale plus efficiente et efficace. Qu’il s’agisse de communication vocale ou de messages textes, Dialpad a d’excellentes solutions pour tous. Elle porte votre communication à un nouveau niveau pour que vous puissiez également profiter de votre temps lorsque vous parlez à vos clients.

Conclusion

Le bon logiciel de centre d’appel en nuage aide à améliorer l’efficacité, la productivité et le service à la clientèle. Nous avons choisi le service en ligne Shifton car c’est l’application parfaite pour une gestion de centre d’appel efficace.

Si vous n’utilisez pas encore Shifton pour votre entreprise, il est temps de commencer ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de l’application en ligne gratuitement pendant 2 mois !

Comment Shifton contribue aux rapports des centres d’appel

Le télémarketing et l’analyse statistique sont parmi les activités les plus importantes dans un centre d’appel. Des indicateurs tels que le nombre et la durée des appels traités, le temps d’attente moyen pour une réponse client, les indicateurs de performance (KPI) des opérateurs, etc., peuvent être entièrement mesurés et l’efficacité des employés peut être évaluée très rapidement.

Mesurer la performance du centre d’appel

Lorsque les activités de télémarketing se limitent à un ou deux employés, l’analyse opérationnelle est relativement simple et peut se limiter au suivi de 2 à 3 paramètres. Cela est tout à fait suffisant pour une gestion efficace d’une campagne publicitaire.

D’autre part, lorsque les projets de télémarketing s’étendent, il est toujours bon de connaître un plus large éventail de métriques qui aident à gérer la performance du centre d’appel. Elles facilitent l’identification des éléments ayant un impact positif ou négatif sur le résultat de la campagne.

Il peut y en avoir beaucoup ; voici plusieurs exemples : une base de données de contacts incorrecte, une équipe mal formée, des plages horaires mal programmées pour le personnel à certaines heures, des pannes d’équipement, etc.

Des mesures bien conçues et calculées peuvent aider à identifier les domaines nécessitant une amélioration. Les statistiques reçues à temps peuvent aider dans ce sens.

Rapports statistiques des centres d’appel

Lors de l’évaluation du travail d’un centre d’appel, on doit prêter attention non seulement aux rapports sur les pistes fermées, mais aussi à d’autres indicateurs de rapport — le nombre d’appels traités, leur durée et le niveau de service.

Après avoir analysé le rapport pour chaque appel, on recevra en fait une mini-étude marketing. Cela aide à mieux comprendre les clients — ce qu’ils préfèrent, quelles entreprises concurrentes ils utilisent, et ainsi de suite.

Un autre indicateur important est le temps d’attente des clients en ligne. Pendant les journées de forte affluence de l’équipe du centre d’appel, les retards dans le traitement des appels entrants peuvent indirectement affecter le niveau de satisfaction des clients et pour cette raison, ils peuvent choisir d’autres concurrents. En conséquence, l’entreprise pour laquelle un tel centre d’appel fournit des services recevra un bénéfice potentiel moindre, ce qui signifie qu’elle subira des pertes.

Comment Shifton peut-il aider dans ce cas?

En se basant sur les informations concernant les quarts de travail effectués et les pauses, Shifton fournit des rapports détaillés sur plusieurs projets ou un employé spécifique au niveau le plus détaillé. Ces rapports, combinés à d’autres informations statistiques, permettent d’identifier les journées de pointe et de configurer de manière optimale les quarts de travail et le nombre d’opérateurs sur chacun d’eux.

Shifton propose également une option de paie qui peut être utilisée pour prévoir les coûts d’un centre d’appel. Cette fonctionnalité vous évitera de devoir payer des heures supplémentaires en raison d’affectations d’opérateurs supplémentaires.

Le service cloud Shifton offre des outils de rapport puissants qui affichent de nombreuses informations statistiques sur le travail aussi bien de l’entreprise dans son ensemble que de ses employés individuellement. Combinés avec des outils de planification et de suivi de l’assiduité, ces rapports peuvent afficher des informations sur les réalisations, les tâches planifiées et réalisées, prévoir les coûts futurs et optimiser les processus de l’entreprise en temps voulu.

Les prévisions et les rapports obtenus en utilisant le service cloud Shifton permettent une optimisation supplémentaire du centre d’appel avec un nombre illimité d’employés. Ainsi, vous résoudrez non seulement les problèmes existants mais éviterez également leur survenue à l’avenir.

Vous voulez vous en assurer ? Bienvenue chez Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de notre application en ligne pendant 2 mois gratuitement !

7 facteurs importants qui font de Shifton la meilleure solution pour tout centre d’appel

Choisir le bon logiciel pour les centres d’appels n’est plus un privilège, mais une nécessité. De plus, le point clé dans le choix d’un programme particulier pour un centre d’appel est la disponibilité de toutes les fonctionnalités nécessaires pour un flux de travail efficace et ininterrompu.

Lors du choix d’un programme pour centre d’appel, il est important de considérer 7 facteurs qui garantissent la rentabilité de l’entreprise. Aujourd’hui, vous apprendrez pourquoi Shifton est le meilleur service pour les entreprises de sous-traitance en 2021.

Fonctions requises

Il est crucial que le logiciel de centre d’appel fournisse toutes les fonctions nécessaires qui simplifient le travail des opérateurs et des gestionnaires.

Shifton vous aide à économiser considérablement du temps et des efforts lors de la compilation des postes et des horaires. L’option “Échange de postes” soulage les gestionnaires d’un fardeau inutile, car elle permet aux employés d’échanger leurs postes de manière indépendante, impliquant les gestionnaires uniquement pour approuver l’échange. Ainsi, le gestionnaire économise du temps et des efforts pour trouver des remplaçants pour les employés.

Gestion de l’équipe

Les équipes de centres d’appel peuvent être grandes ou petites, les systèmes d’entreprise peuvent être complexes, et les bureaux peuvent être répartis dans tout le pays voire dans le monde entier. Shifton offre d’excellents outils de gestion d’équipe – de l’accès multi-niveaux et des comptes structurés à l’assignation et le suivi des tâches avec des listes de contrôle.

Étant donné que Shifton prend en compte différents fuseaux horaires, vous pouvez gérer les employés à distance.

L’ampleur des fonctionnalités de Shifton vous permet de travailler de n’importe où, avec tous les outils nécessaires à portée de main. Cela permet également d’offrir des services à des clients partout dans le monde à distance.

Évolutivité

Le logiciel de centre d’appel doit évoluer avec votre entreprise et s’adapter à la fois au nombre de clients et à la complexité de leurs besoins et demandes.

Shifton prend en charge la planification pour un nombre illimité d’employés. La taille de l’entreprise n’est pas critique — Shifton vous permet de structurer l’entreprise en tenant compte de tous les projets, horaires de travail, hiérarchie des postes et autres conditions.

Rapports et surveillance

Les fonctions d’analyse et de contrôle du logiciel de centre d’appel vous aident à atteindre une efficacité maximale. Shifton offre des outils de reporting puissants qui affichent des informations statistiques étendues sur la performance d’une entreprise.

Associés à des outils de planification et de suivi de la présence, ces rapports fournissent des informations complètes sur les réalisations, les tâches planifiées et accomplies, vous aident à prévoir les coûts futurs et à recevoir un signal pour optimiser les processus en temps opportun.

Intégration parfaite

Le logiciel de centre d’appel devrait s’intégrer parfaitement avec le CRM, la plateforme de commerce électronique, et le service d’assistance existant si nécessaire.

Shifton propose des intégrations avec de nombreux logiciels populaires (1C, Oracle, NetSuit, QuickBooks, etc.) pour améliorer les flux de travail, l’échange de données et l’accès API. La liste des intégrations ne cesse de s’élargir.

Notifications par SMS, courriel et push

Shifton offre l’option de notifications par SMS, courriel et push envoyées aux employés lorsqu’ils créent des horaires ou apportent des modifications aux horaires.

Ainsi, toutes les données importantes sont reçues par les bonnes personnes au bon moment.

Prix

Lors du choix d’un programme pour centre d’appel, le prix est sans aucun doute l’un des facteurs importants. Nous recommandons de commencer par un essai gratuit en évaluant vos résultats de manière critique.

Shifton vous permet d’utiliser juste le bon nombre de modules et de ne payer que pour ceux que vous utilisez. Pendant deux mois, vous pouvez essayer toute la fonctionnalité de l’application absolument gratuitement. Après cette période, le coût pour un employé sera de 0,5 $ à 4 $ (selon le nombre de modules sélectionnés).

Choisissez Shifton — La solution parfaite pour centre d’appel

Le bon logiciel sera une excellente base pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En tenant compte des facteurs ci-dessus, les meilleurs résultats seront sans aucun doute atteints avec Shifton, le logiciel ultime de planification des centres d’appel. Ce logiciel vous permet non seulement d’intégrer tous les canaux de communication avec le client, mais offre également un certain nombre d’autres fonctionnalités utiles.

Établir des horaires de travail et des postes, gérer la présence des employés, l’échange de postes, l’analyse et le reporting — ceci n’est qu’une liste partielle des fonctionnalités de l’application en ligne Shifton!

Vous voulez être sûr ? Bienvenue à Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de notre application en ligne pendant 1 mois gratuitement!

Une des tâches les plus importantes du responsable de toute entreprise est de développer la marque de l’entreprise, d’augmenter la productivité et d’économiser du temps pour travailler avec le personnel. Nous vous présentons les meilleurs services pour la planification des tâches et la gestion des ressources de l’équipe en 2021. Il est temps de mettre de l’ordre dans votre liste de tâches !

Outils de gestion de projets 2021

En fonction de la taille, de l’industrie et des objectifs, vous pouvez choisir des systèmes de contrôle relativement simples, ainsi que des solutions d’affaires de grande envergure ou des développements internes.

Voici les 6 principaux services pour la gestion de projets et de personnel en 2021.

Monday

C’est un outil puissant mais simple pour les équipes qui aide à façonner les flux de travail, à s’adapter aux besoins changeants, à créer de la transparence, à se connecter de manière collaborative et à mettre fin au travail manuel.

L’outil peut être utilisé par les équipes, les départements, les leaders et les organisations, ainsi que pour tous types de projets et processus.

Le plan individuel gratuit inclut jusqu’à 2 membres d’équipe et aide à suivre leur travail et leurs tâches, fournissant les fonctionnalités essentielles de l’outil. Les plans mensuels payants commencent à partir de 8 $ par utilisateur.

Trello

Outil facile à utiliser qui peut être intégré avec des services populaires et est excellent pour la planification des tâches.

La caractéristique principale de ce service est son interface simple sous forme de tableaux avec des tâches et des listes de tâches. Les statuts des tâches peuvent être mis à jour d’un simple clic de souris. L’une des fonctionnalités les plus pratiques est qu’une fenêtre séparée est attribuée à chaque utilisateur.

Trello est gratuit à utiliser dans une version limitée seulement.

Slack

Ce messager d’entreprise est devenu l’une des solutions d’affaires les plus populaires pour l’interaction des employés en 2021. Le service web fonctionne sur les ordinateurs personnels, les appareils iOS et Android et est souvent utilisé comme alternative à Skype.

Dans sa version gratuite, on obtient 5 Go de stockage et 10 000 messages pour l’équipe, ainsi que 10 intégrations avec des outils et services populaires. Les plans payants commencent à partir de 8 $ par utilisateur par mois.

Wrike

Service cloud populaire pour la définition des tâches et la gestion des projets en 2021. De nombreuses intégrations sont la caractéristique distinctive de l’application. Comparé à d’autres outils, Wrike offre une simplicité et une commodité relatives.

Quant aux inconvénients, les utilisateurs notent que l’interface est trop simple. Le plan gratuit offre 2 Go pour l’ensemble du compte et des fonctions limitées. Les plans payants commencent à partir de 9,8 $ par utilisateur par mois.

Asana

Un traqueur de tâches très populaire en 2021 avec une interface intuitive. Ce service peut être utilisé à la fois en équipe et à des fins personnelles.

L’outil présente une large fonctionnalité : planification, discussion, contrôle de l’exécution, et bien plus. Asana propose 3 plans au choix selon les objectifs de l’entreprise. Le plan de base gratuit inclut jusqu’à 15 utilisateurs et offre une fonctionnalité limitée. Les plans mensuels payants commencent à partir de 13,49 $ par utilisateur.

Shifton

Shifton est une excellente alternative aux outils mentionnés précédemment. L’application en ligne offre une large gamme d’outils pour la gestion des entreprises, des projets et des horaires, ainsi que 4 langues d’interface au choix. Les utilisateurs de Shifton peuvent également définir leurs heures de travail préférées, demander une pause ou échanger des quarts avec des collègues au sein de l’application.

Le service prend en charge la planification pour tout nombre d’employés qui peuvent utiliser le module « Tâches ». Le module permet de gérer les tâches et les données client associées, d’assigner des tâches aux employés ou de leur permettre de les prendre eux-mêmes, d’établir des délais pour l’exécution et l’achèvement des tâches, d’attacher des listes que les employés remplissent après avoir terminé les tâches. Shifton est disponible gratuitement pendant 2 mois. Après cela, le paiement mensuel pour le module « Tâches » sera de 0,5 $ par personne.

La liste ci-dessus des développeurs de logiciels pour la gestion des ressources de l’équipe n’est de loin pas complète, mais maintenant vous savez par où commencer !

Nous espérons que ces outils vous permettront de vous concentrer sur le développement de votre entreprise, ainsi que de gagner du temps sur les tâches organisationnelles et marketing.

Habituellement, les gestionnaires qui s’occupent de la planification pour les équipes et départements font face à une tâche difficile. Ils doivent créer les horaires en tenant compte de tous les employés et de leurs situations personnelles, congés de maladie, jours de congé, heures de travail mensuelles et hebdomadaires.

Si vous continuez à compiler les horaires et les quarts de travail sur papier ou dans un fichier Excel, cela peut prendre des heures pour effectuer toutes les mises à jour nécessaires. Diverses applications de planification allègent assurément la charge de l’établissement des horaires des employés. Elles réduisent considérablement le temps et l’effort des gestionnaires, améliorent le travail d’équipe et maximisent le temps de fonctionnement.

Nous savons que l’application en ligne Shifton est une excellente alternative à tous les analogues populaires. Comparons les caractéristiques de Shifton avec la fonctionnalité de WhenIWork et assurons-nous-en.

Période d’essai gratuite	1 mois	2 semaines
Coût min.	1 $ par utilisateur par mois	2 $ par utilisateur par mois
Soutien	Gestionnaire de compte personnel	Chat bot
Planification automatisée	oui	oui
Échange de quarts	oui	oui
Échange de pauses	oui	non
Calcul de la paie	oui	non
Tâches	oui	oui
Listes de vérification	oui	non
Disponibilité	oui	non
Contrôle des échanges	oui	oui
Intégrations	oui	oui
Rapports et analyses	oui	oui
Rappels	oui	oui
Notifications	oui	oui

* Les comparaisons de fonctionnalités sont établies sur la base des informations disponibles publiquement en septembre 2021.

Comme nous pouvons le voir dans le tableau de comparaison, Shifton offre presque les mêmes fonctionnalités que WhenIWork et même plus – par exemple, un gestionnaire de compte personnel, l’option ‘Disponibilité’ qui assure une flexibilité maximale pour les employés et les employeurs, sans oublier une période d’essai gratuite beaucoup plus longue et des coûts inférieurs.

Vous voulez vous en assurer? Bienvenue chez Shifton ! Inscrivez-vous et essayez toutes les fonctionnalités de Shifton pendant 2 mois gratuitement !

Créer un horaire de travail efficace pour les employés est essentiel pour maintenir la productivité, assurer l’équité et répondre aux exigences de l’entreprise. Un horaire du personnel bien organisé aide les entreprises à fonctionner sans heurts tout en équilibrant la disponibilité des employés, les préférences et la charge de travail. Cependant, planifier les employés peut être difficile, surtout lorsqu’il s’agit de changements de dernière minute, d’échanges de quarts et de lois sur le travail.

Ce guide décrit 16 étapes pour améliorer votre processus de planification des horaires du personnel, couvrant des techniques essentielles pour planifier le personnel de manière efficace, réduire les conflits d’horaire et améliorer l’automatisation des entreprises.

Ce que vous devez savoir et mettre en œuvre dans la planification des horaires de travail

Les outils de planification des horaires de travail comme Shifton permettent aux gestionnaires d’automatiser la planification des horaires et d’éliminer la planification manuelle des quarts. Les professionnels des RH et les chefs d’équipe passaient auparavant une partie considérable de leur temps à gérer les horaires du personnel, en tenant compte des demandes de congé et des préférences de quart. Désormais, les solutions d’automatisation des entreprises rationalisent ces tâches, permettant aux gestionnaires de se concentrer sur le bien-être des employés, le coaching de performance et le développement de la main-d’œuvre.

Mettre en œuvre efficacement la technologie des horaires de travail nécessite de comprendre les éléments clés de la planification des employés et l’automatisation de la gestion des quarts. Voici cinq choses cruciales à savoir lors de la numérisation de votre processus de planification du personnel.

1. Meilleure gestion du temps et des tâches

Avec les outils d’automatisation de la main-d’œuvre, les gestionnaires peuvent planifier les employés efficacement tout en gérant les tâches et les projets dans le même système. Cette intégration permet aux entreprises d’ améliorer la gestion du temps, la productivité et la collaboration d’équipe en s’assurant que les employés savent exactement quoi faire pendant leurs quarts de travail.

Un horaire du personnel bien structuré doit inclure l’attribution des quarts, la distribution des tâches et les délais de projet, assurant ainsi le bon déroulement des opérations. Shifton, une puissante solution de planification, permet aux entreprises de créer des horaires pour les employés tout en attribuant des listes de vérification et des tâches pour améliorer la qualité de service et l’efficacité opérationnelle.

2. Automatisation et intelligence artificielle

Un avantage majeur d’un planificateur d’employés automatique est l’utilisation de l’automatisation alimentée par l’IA. Avec 62 % des entreprises planifiant soit de mettre en œuvre l’automatisation, soit l’utilisant déjà dans le lieu de travail, il est clair que les solutions de planification pilotées par l’IA deviendront de plus en plus importantes pour les gestionnaires.

Comment planifier les employés efficacement à l’aide de l’automatisation :

• Entrez les détails des employés, la durée des quarts et la disponibilité dans le système.
• Laissez le logiciel de planification optimiser les horaires de travail.
• Le système ajuste automatiquement les quarts en fonction des demandes de congé et des besoins de la main-d’œuvre.
• Minimisez les conflits d’horaire avec des mises à jour en temps réel et des recommandations automatisées.

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie la planification et le staffing, réduisant le besoin d’ajustements manuels et de changements de quart de dernière minute.

3. Suivi du temps basé sur le cloud

Environ 44 % des cadres dans le domaine des talents comptent désormais sur des outils d’automatisation de la main-d’œuvre basés sur le cloud pour suivre les horaires et la présence des employés. Les techniques modernes de planification des employés incluent la connexion basée sur le cloud, permettant au personnel de pointer d’entrer et de sortir de n’importe où. Cette fonctionnalité est cruciale pour les modèles de travail hybrides, les équipes à distance et les entreprises opérant à plusieurs emplacements.

Pour les entreprises nécessitant des points de contrôle sur place, de nombreux outils de planification offrent une validation GPS et des pointages basés sur l’adresse IP, garantissant un suivi précis des horaires de travail des employés. Ces fonctionnalités de suivi du temps numériques améliorent la responsabilité et réduisent les écarts de paie tout en offrant une plus grande flexibilité aux employés.

4. Analyse des données pour l’optimisation des horaires

Un horaire de travail efficace doit être axé sur les données. Les solutions de planification numérique fournissent des tableaux de bord analytiques en temps réel, offrant des insights sur :

• L’assiduité des employés et le respect des quarts.
• Nombre total d’heures travaillées par période.
• Retards, heures supplémentaires et tendances de productivité.
• Taux de réalisation des tâches par quart.

En utilisant l’analyse de données dans la planification des employés, les entreprises peuvent identifier les inefficacités, améliorer les décisions de staffing et améliorer le suivi des performances. Ces insights permettent aux gestionnaires de peaufiner leurs horaires du personnel, assurant que les coûts de main-d’œuvre s’alignent sur les besoins opérationnels tout en maintenant la productivité de la main-d’œuvre.

5. Calcul des salaires automatisé

L’un des plus grands avantages de l’automatisation des entreprises dans la planification et le staffing est le traitement automatisé de la paie. Au lieu de suivre manuellement les heures et de calculer les salaires, les processus modernes de planification du personnel intègrent des fonctions de paie, simplifiant le calcul des salaires.

Principaux avantages de l’automatisation dans le traitement des salaires :

• Suivi des heures de travail des employés et application de taux de rémunération prédéfinis.
• Génération de rapports de paie automatisés basés sur le temps de travail réel.
• Réduction des erreurs de paie en éliminant la saisie manuelle des données.
• Intégration avec les systèmes de comptabilité et de finance pour un traitement de la paie sans accroc.

Avec les systèmes de planification et de paie automatisés, les équipes RH peuvent économiser un temps considérable tout en garantissant une distribution précise et ponctuelle des salaires.

16 étapes pour améliorer votre planification des horaires du personnel

Étape 1 : Déterminez ce que votre équipe doit faire

Avant de faire un horaire pour les employés, identifiez les responsabilités clés et les tâches qui doivent être couvertes. Envisagez :

• Quels services ou tâches doivent être accomplis quotidiennement ?
• Quels employés conviennent le mieux à certains rôles spécifiques ?
• Y a-t-il des heures de pointe nécessitant une couverture supplémentaire du personnel ?

Comprendre la répartition de la charge de travail garantit que la planification des employés s’aligne sur les besoins opérationnels et garantit l’achèvement efficace du travail.

Étape 2 : Examinez quand vous êtes le plus occupé (et le moins)

Analysez les données de performance passées pour déterminer les périodes les plus chargées et les plus calmes de votre entreprise. Utilisez les insights tirés de :

• Rapports de ventes et de trafic client
• Données de volume d’appels (pour les équipes de support client)
• Tendances saisonnières et fluctuations de la demande

En alignant les horaires du personnel sur la demande réelle, les entreprises optimisent les coûts de main-d’œuvre et assurent une couverture suffisante pendant les heures de pointe tout en évitant le sur-effectif pendant les périodes calmes.

Étape 3 : Prédisez les niveaux d’activité futurs

Prédire la charge de travail aide les gestionnaires à planifier les employés de manière équitable et efficace. Envisagez :

• Promotions à venir ou événements d’entreprise
• Saisons des fêtes ou demandes de vacances
• Tendances du marché pouvant influencer la demande des clients

En anticipant les besoins futurs, les gestionnaires peuvent planifier le personnel de manière proactive, évitant ainsi les pénuries de personnel de dernière minute et assurant un horaire de travail efficace pour les employés.

Étape 4 : Considérez les Besoins de Votre Personnel

Un horaire du personnel devrait prendre en compte à la fois les nécessités de l’entreprise et les préférences des employés. Les employés qui sentent que leurs besoins sont reconnus sont plus enclins à rester engagés et productifs. Lors de la création d’un horaire pour les employés, considérez :

• Disponibilité et demandes de congé
• Considérations sur l’équilibre travail-vie personnelle
• Niveaux de compétence et rôles professionnels

Un horaire équitable et équilibré améliore la satisfaction des employés, réduit l’épuisement professionnel et minimise l’absentéisme.

Étape 5 : Sélectionnez Votre Méthode de Planification des Quarts de Travail

Choisir la bonne approche pour planifier les employés dépend de votre modèle d’entreprise, de la structure de votre main-d’œuvre et des exigences opérationnelles. Il existe plusieurs techniques de planification des employés à considérer :

• Quarts fixes – Les employés travaillent les mêmes heures chaque jour (par exemple, 9 h – 17 h). Idéal pour les entreprises avec des charges de travail stables.
• Quarts rotatifs – Les employés alternent entre différents quarts (matin, soir, nuit). Commun en soins de santé, vente au détail et hôtellerie.
• Quarts fractionnés – Les employés travaillent deux périodes distinctes dans une journée (par exemple, 8 h – 12 h, puis 16 h – 20 h). Utile pour les entreprises avec des demandes fluctuantes.
• Planification sur appel – Les employés restent disponibles pour le travail si nécessaire. Souvent utilisé dans les soins de santé et les services d’urgence.
• Planification flexible – Les employés choisissent leurs heures en fonction de la charge de travail et des besoins de l’entreprise. Convient aux équipes à distance et aux industries créatives.

Sélectionner le bon processus de planification du personnel aide les entreprises à optimiser les coûts de main-d’œuvre tout en assurant une planification efficace des employés.

Étape 6 : Optimiser les Quarts de Travail Selon les Heures Chargées

Pour maximiser la productivité, planifiez le personnel en fonction des heures de pointe et des heures creuses. Les entreprises devraient :

• Assigner plus d’employés pendant les heures de pointe pour améliorer la qualité du service.
• Réduire le personnel pendant les heures creuses pour éviter les coûts de main-d’œuvre inutiles.
• Utiliser des données historiques pour prédire les fluctuations de la demande et ajuster les quarts en conséquence.

Une approche basée sur les données pour planifier les employés de manière à ce que le travail soit accompli assure une allocation optimale des ressources, aidant les entreprises à fonctionner efficacement.

Étape 7 : Réduire les Modifications de Planning de Dernière Minute

Les changements de planning inattendus perturbent le flux de travail et frustrent les employés. Pour éviter les changements de dernière minute :

• Encourager les employés à soumettre des demandes de congé à l’avance.
• Fixer une date limite pour les échanges de quarts et exiger l’approbation de la direction.
• Avoir des employés de réserve disponibles pour des besoins urgents en personnel.
• Utiliser un logiciel de planification pour automatiser les ajustements de dernière minute.

En minimisant les conflits de programmation, les entreprises maintiennent la stabilité des plannings du personnel et améliorent la satisfaction des employés.

Étape 8 : Assurez-vous que les Plannings sont Facilement Disponibles

Un planning de travail pour les employés doit être facile à accéder, réduisant la confusion et la mauvaise communication. Pour améliorer l’accessibilité :

• Partagez les plannings numériquement via un portail en ligne ou une application mobile.
• Affichez des plannings imprimés dans les salles de repos ou les espaces communs.
• Informez les employés des mises à jour de planning en temps réel pour éviter les malentendus.

Une communication claire assure que les employés restent informés de leurs plannings de travail, réduisant l’absentéisme et les erreurs de planification.

Étape 9 : Équilibrer les Besoins de l’Entreprise et des Employés

Une gestion efficace des plannings du personnel requiert un équilibre entre les demandes de l’entreprise et le bien-être des employés. Alors que les entreprises doivent maintenir la productivité et la rentabilité, elles devraient également considérer les préférences des employés pour accroître l’engagement et la rétention.

Stratégies pour équilibrer les besoins de l’entreprise et des employés :

• Offrir des horaires flexibles lorsque possible pour accommoder les engagements personnels.
• Faire tourner les quarts équitablement pour éviter de surcharger certains employés.
• Mettre en place des politiques claires pour demander du temps libre ou échanger des quarts.
• Encourager une communication ouverte entre les gestionnaires et le personnel à propos des préoccupations de planification.

Un planning bien équilibré pour les employés améliore le moral, réduit le roulement et crée une main-d’œuvre plus motivée.

Étape 10 : Soyez Conscient des Événements et Facteurs Qui Influencent un Planning

Certains facteurs externes impactent les meilleures pratiques de planification des employés, requérant que les entreprises restent adaptables.

Facteurs communs affectant les plannings :

• Jours fériés et demande saisonnière – Les entreprises doivent se préparer à une augmentation de la charge de travail ou à une disponibilité réduite du personnel.
• Conditions météorologiques – Les travaux extérieurs peuvent être retardés en raison de perturbations météorologiques.
• Tendances de l’industrie – Les changements économiques ou les préférences des clients peuvent influer sur les besoins en personnel.
• Urgences imprévues – Les absences d’employés pour cause de maladie ou d’urgences familiales nécessitent des plans de contingence.

Surveiller ces facteurs aide les entreprises à ajuster les plannings de travail des employés de manière proactive, prévenant ainsi les pénuries de personnel ou les inefficacités.

Étape 11 : Distribuer le Planning aux Employés

Une fois l’horaire du personnel finalisé, les entreprises doivent s’assurer que chaque employé le reçoit à temps.

Meilleures pratiques pour distribuer les horaires :

• Envoyer les horaires à l’avance pour donner aux employés le temps de planifier.
• Utiliser une plateforme de planification en ligne pour des mises à jour faciles et un accès simplifié.
• Afficher des copies papier dans les espaces communs pour référence.
• Permettre aux employés de reconnaître la réception pour confirmer qu’ils ont pris connaissance de leurs quarts de travail.

Rendre les horaires facilement accessibles aide à gérer efficacement les horaires des employés tout en réduisant la confusion et les malentendus.

Étape 12 : Établir une Stratégie de Communication d’Équipe

Une solide stratégie de communication garantit que les employés restent informés et engagés avec les mises à jour d’horaire.

Façons d’améliorer la communication d’équipe :

• Utiliser des applications de planification pour envoyer des rappels de quart automatiques.
• Créer un groupe de discussion dédié pour discuter des échanges de quart ou des mises à jour.
• Encourager les retours pour identifier tôt les préoccupations liées à la planification.
• Organiser des réunions régulières pour discuter des défis et solutions de dotation en personnel.

Une communication claire améliore l’efficacité de la planification du personnel, évitant la confusion et les conflits de dernière minute.

Étape 13 : Évaluer Périodiquement Votre Emploi du Temps et votre Processus

Le processus de planification du personnel doit être révisé régulièrement pour s’assurer qu’il reste efficace. Les entreprises devraient analyser les indicateurs clés de performance pour déterminer si leur stratégie de planification répond aux besoins opérationnels et des employés.

Comment évaluer votre processus de planification :

• Suivre l’assiduité et la ponctualité – Identifier les modèles d’absentéisme ou de retard.
• Surveiller la répartition de la charge de travail – S’assurer que les quarts sont équitablement répartis entre les employés.
• Recueillir les commentaires des employés – Demander au personnel des défis et améliorations concernant la planification.
• Évaluer la satisfaction des clients – S’assurer que les niveaux de personnel s’alignent sur la qualité du service client.

En révisant et en affinant périodiquement l’emploi du temps, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité et la satisfaction des employés, rendant la planification plus adaptable aux demandes changeantes.

Étape 14 : Surveiller et Ajuster au Besoin

Même un emploi du temps bien planifié pour les employés nécessite des ajustements au fil du temps. Les entreprises doivent rester flexibles et réactives face aux circonstances changeantes.

Meilleures pratiques pour surveiller et ajuster les horaires :

• Utiliser un logiciel de planification pour suivre les heures de travail des employés et la couverture des quarts en temps réel.
• Résoudre rapidement les problèmes de sous-effectif en attribuant des travailleurs supplémentaires si nécessaire.
• Ajuster les quarts en fonction des performances des employés et des besoins de la charge de travail.
• Être proactif face aux conflits, en les résolvant avant qu’ils n’escaladent.

Une surveillance régulière garantit une planification efficace des employés tout en permettant aux gestionnaires de prendre des décisions basées sur les données pour optimiser les horaires du personnel.

Étape 15 : Se Conformer aux Exigences Légales

Les entreprises doivent respecter les lois et règlements du travail lors de l’élaboration des horaires des employés pour éviter les risques juridiques.

Principales considérations de conformité :

• Périodes de repos minimales – S’assurer que les employés bénéficient de pauses adéquates entre les quarts.
• Réglementations sur les heures supplémentaires – Suivre les heures supplémentaires et indemniser les employés en conséquence.
• Lois sur la planification équitable – Certaines régions exigent un préavis pour les changements de quart.
• Restrictions sur les heures de travail – Certaines industries ont des limites concernant le nombre maximal d’heures de travail.

Comprendre et se conformer aux meilleures pratiques de planification des employés protège les entreprises des pénalités et des litiges juridiques tout en assurant des conditions de travail équitables.

Étape 16 : Utiliser un Logiciel de Planification

L’utilisation de l’automatisation pour les entreprises simplifie le processus de planification du personnel, réduisant la charge de travail administrative et améliorant l’exactitude. Une application de planification aide les entreprises :

• Automatiser l’attribution des quarts pour correspondre à la disponibilité et à la charge de travail des employés.
• Fournir des mises à jour d’horaire en temps réel aux employés.
• Permettre au personnel de demander des congés et d’échanger des quarts numériquement.
• Générer des rapports sur les coûts de main-d’œuvre, la présence et la performance.

En mettant en œuvre l’automatisation de la main-d’œuvre, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les conflits de planification et s’assurer que les employés reçoivent des horaires de travail équitables et efficaces.

Quels Sont les Avantages d’Utiliser un Logiciel de Planification pour les Employés ?

Investir dans un logiciel de planification offre aux entreprises une manière structurée et efficace de planifier les employés, réduire les erreurs et améliorer la gestion de la main-d’œuvre. Voici les principaux avantages de l’utilisation de l’automatisation en milieu de travail pour la planification.

1. Rationaliser la Planification

La planification manuelle est chronophage et sujette aux erreurs humaines. Le logiciel de planification aide les entreprises à établir un horaire pour les employés avec efficacité en :

• Automatisant la création et les ajustements de quarts.
• Réduisant le risque de réserver deux fois les mêmes employés.
• Permettant aux gestionnaires de mettre facilement à jour les horaires en temps réel.
• Fournissant des modèles pour des schémas de planification répétitifs.

Avec l’automatisation pour les entreprises, les gestionnaires peuvent planifier les employés rapidement et précisément, assurant un fonctionnement fluide.

2. Améliorer la Communication

Un horaire de travail doit être facilement accessible à tous les membres du personnel. Un logiciel de planification améliore la communication en :

• Envoyant des notifications automatiques concernant les affectations et les changements de quart.
• Offrant une plateforme centralisée où les employés peuvent consulter les horaires.
• Permettant une communication directe entre les gestionnaires et le personnel pour les échanges de quarts.

Avec une meilleure communication, les employés restent informés et engagés, réduisant ainsi la confusion concernant leurs horaires de travail.

3. Réduire les Conflits d’Horaire

Les conflits surviennent lorsque plusieurs employés demandent le même congé ou que les quarts sont affectés de manière inéquitable. Un logiciel de planification évite ces problèmes en :

• Soulignant les conflits potentiels d’horaire avant qu’ils ne se produisent.
• Permettant aux employés de soumettre leurs disponibilités et demandes de congé numériquement.
• Offrant une résolution automatique des conflits pour ajuster les quarts au besoin.

Cela assure une planification équitable et une répartition équilibrée de la charge de travail, ce qui conduit à une satisfaction accrue des employés.

4. Augmenter l’Efficacité

Un horaire de travail bien organisé améliore l’efficacité en s’assurant que les bons employés sont affectés aux bons moments. Le logiciel de planification aide en :

• Alignant les quarts sur la demande de l’entreprise et les heures de pointe.
• Suivant les performances et les tendances de présence des employés.
• Éliminant les erreurs de planification manuelle qui ralentissent les opérations.

En planifiant efficacement les employés, les entreprises peuvent augmenter la productivité et réduire les coûts de main-d’œuvre.

5. Faire Croître l’Entreprise

À mesure que les entreprises se développent, la gestion manuelle des horaires de personnel devient insoutenable. L’automatisation de la main-d’œuvre aide à faire évoluer les opérations en :

• Gérant efficacement des équipes plus grandes et plusieurs emplacements.
• S’intégrant aux logiciels de paie et de ressources humaines pour rationaliser la gestion de la main-d’œuvre.
• Permettant des structures de quart flexibles pour accompagner la croissance de l’entreprise.

Avec la meilleure façon de planifier les quarts des employés, les entreprises peuvent croître tout en maintenant une planification efficace des employés.

Optimiser la Planification avec Shifton

Shifton est une solution de planification des employés puissante conçue pour aider les entreprises à gérer les horaires des employés, optimiser la planification des quarts et simplifier l’automatisation de la main-d’œuvre. Que vous ayez besoin de planifier efficacement les employés, de réduire les conflits, ou d’améliorer la visibilité des quarts, Shifton fournit les bons outils pour l’automatisation des affaires et la gestion des horaires du personnel.

Caractéristiques Clés de Shifton pour la Planification du Personnel

• Programmation Automatisée des Quarts – Créez des horaires de travail efficaces pour les employés en quelques clics seulement.
• Suivi de la Disponibilité des Employés – Évitez les conflits d’horaire en alignant les quarts sur la disponibilité des employés.
• Mises à Jour d’Horaire en Temps Réel – Avertissez instantanément les employés de tout changement ou mise à jour de quart.
• Échanges de Quarts et Gestion des Congés – Permettez aux employés d’échanger leurs quarts et de demander des congés numériquement.
• Intégration Paie & Suivi du Temps – Synchronisez les heures de travail avec les systèmes de paie pour un traitement salarial précis.
• Planification Multi-Emplacements – Gérez les horaires du personnel sur plusieurs succursales ou emplacements.

Comment Shifton Aide les Entreprises à Planifier Efficacement les Employés

Shifton est conçu pour simplifier le processus de planification du personnel, garantissant que les entreprises peuvent :

• Établir un horaire pour les employés rapidement et avec précision.
• Réduire les changements de dernière minute et assurer une couverture fiable des quarts.
• Améliorer l’engagement des employés en offrant une planification équitable et transparente.
• Gagner du temps sur la planification manuelle et se concentrer sur la croissance de l’entreprise.
• Assurer la conformité avec les lois du travail grâce à des règles de planification automatisées.

Pourquoi Choisir Shifton pour l’Automatisation de la Main-d’œuvre ?

L’interface intuitive et les outils d’automatisation de Shifton en font l’une des meilleures façons de planifier les quarts des employés pour les entreprises de toutes tailles. En implémentant Shifton, les entreprises peuvent :

• Réduire les erreurs de planification en automatisant l’affectation des quarts.
• Augmenter l’efficacité en alignant les horaires de travail sur la demande de l’entreprise.
• Améliorer la flexibilité pour les employés tout en assurant la cohérence opérationnelle.

Grâce au logiciel de planification des employés de Shifton, les entreprises peuvent gérer efficacement les horaires des employés, réduire les conflits et optimiser la planification des quarts pour un succès à long terme.

Réflexions Finales sur la Planification des Employés

La planification efficace du personnel est essentielle pour maintenir la productivité, garantir une répartition équitable du travail et optimiser les opérations commerciales. En suivant ces 16 étapes, les entreprises peuvent planifier efficacement les employés, minimiser les conflits et améliorer la satisfaction de la main-d’œuvre.

Points Clés :

• Planifiez à l’avance en analysant les besoins de l’entreprise, les heures de pointe et la disponibilité des employés.
• Utilisez une planification basée sur les données pour faire correspondre les niveaux de dotation à la demande.
• Assurez l’équité en tenant compte des préférences des employés et des exigences légales.
• Améliorez la communication en rendant les horaires facilement accessibles.
• Exploitez un logiciel de planification comme Shifton pour automatiser la planification des quarts, réduire les erreurs et améliorer l’efficacité.

Un horaire de travail bien structuré pour les employés bénéficie non seulement à l’entreprise, mais améliore également l’engagement et la rétention des employés. En investissant dans l’automatisation de la gestion du personnel, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et se concentrer sur la croissance plutôt que sur les tâches administratives.

Avec les bonnes techniques et outils de planification des employés, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les coûts et créer un environnement de travail plus efficace.

Commencez à optimiser la planification de votre personnel dès aujourd’hui et bâtissez une main-d’œuvre plus forte et plus productive!

Shifton est un outil en ligne à la fine pointe de la technologie conçu pour planifier le travail des employés dans une entreprise. Shifton offre l’accès à une vaste gamme de fonctionnalités utiles : horaires de travail personnalisables, modèles de quarts, échanges de quarts simplifiés, conformité intégrée avec les lois du travail et de nombreux autres modules utiles qui permettent de créer rapidement et efficacement des horaires pour les employés.

Ce qui rend l’application en ligne Shifton unique :

Planification en un clic à l’aide de modèles prédéfinis

Les gestionnaires d’entreprise peuvent suivre le flux de travail dans un système de gestion des tâches flexible. Shifton offre également à tous les employés la possibilité de choisir des tâches correspondant à leurs compétences.

Par exemple, les serveurs dans un restaurant peuvent s’envoyer des demandes d’échanges de quarts. Selon les paramètres du calendrier, ces échanges peuvent se faire sans l’intervention du gestionnaire senior, ou ils peuvent être envoyés au gestionnaire pour confirmation. Ainsi, le propriétaire du restaurant ne se retrouvera jamais dans une situation où il n’y a pas assez de personnel pendant les quarts de travail. De plus, le système effectue automatiquement des modifications à l’horaire et toutes ces informations sont stockées en un seul endroit.

Paie intelligente

Shifton permet à un propriétaire d’entreprise de regrouper en un seul endroit les informations sur le salaire des employés, les calculs des heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires, les taux pour événements uniques, les primes, les pénalités et autres données. Un employé peut occuper plus d’un poste au sein de l’entreprise et recevoir des salaires différents pour son travail.

Puisque différents pays utilisent des lois différentes, Shifton aide les entreprises ayant des employés à distance situés dans divers pays à se conformer à toutes les exigences des lois du travail. L’intégration avec Quickbooks et d’autres programmes comptables populaires est également disponible.

Suivi de présence

Le module de suivi de la présence de Shifton fournit des informations précises sur le début et la fin des quarts ainsi que sur les congés en temps réel. La fonction est disponible pour les ordinateurs fixes et les smartphones, ainsi que via GPS ou réseau.

Le système Shifton vérifie le calendrier établi en temps réel, comparant l’heure des quarts et des pauses. Une fonctionnalité distincte permet également de marquer automatiquement la fin du quart si les employés oublient de le faire manuellement.

Si nécessaire, la direction de l’entreprise peut recueillir des données sur l’emplacement des employés pour leurs visites au lieu de travail. Par exemple, si un employé est constamment en déplacement entre les bureaux de l’entreprise avec un réseau Wi-Fi et une adresse IP statique, le système Shifton peut être configuré pour accepter les événements uniquement à partir d’une adresse IP statique spécifique, garantissant que l’employé est sur le lieu de travail.

Comment Shifton peut améliorer la gestion des flux de travail dans une banque

L’activité complète de la banque est impossible sans une coordination efficace de toutes ses filiales et un horaire de travail bien établi. De nos jours, les banques commerciales et d’État envisagent de travailler non seulement pendant les jours ouvrables réguliers, mais aussi pendant les jours fériés. De plus, la situation actuelle avec les confinements nécessite également des ajustements flexibles aux réalités de la vie.

L’application en ligne Shifton est une véritable aide pour toute banque

L’automatisation maximale du flux de travail aide à simplifier la vie du propriétaire de la banque. L’application en ligne Shifton aide à répartir les employés dans les départements, à suivre leurs heures de travail et à gérer les horaires de travail.

De plus, les fonctionnalités de l’application permettent d’établir une communication et une gestion efficace des employés situés dans différents fuseaux horaires ou travaillant à distance. Pour ajouter des employés au système Shifton, le gestionnaire doit seulement entrer leurs prénoms, noms de famille, numéros de téléphone mobile ou courriels.

En utilisant Shifton, le gestionnaire de la banque peut ajouter un nombre illimité d’employés, leur attribuer diverses tâches et leur accorder différents niveaux d’accès. Le module “Départements, Projets” de Shifton permet de transférer instantanément des employés d’un département à un autre si nécessaire. Shifton offre également la possibilité de coordonner efficacement le travail du personnel et de comparer les statistiques et les indicateurs mensuels.

Une autre fonctionnalité utile de l’application est la capacité de transférer et de sauvegarder toute la documentation nécessaire dans un stockage cloud sécurisé. Comme l’application en ligne Shifton est disponible 24/7, tout employé de la banque avec l’autorité appropriée peut demander toutes les informations nécessaires à tout moment.

Grâce à l’application Shifton, les gestionnaires de banque peuvent créer et modifier des horaires réguliers et de vacances pour différents départements ou employés individuels. En même temps, ils peuvent rapidement apporter des modifications aux horaires déjà créés.

Par exemple, si une banque ferme plus tôt que d’habitude pendant les jours fériés, le calendrier peut être raccourci jusqu’à l’heure requise. De plus, grâce au module “Bonus et Pénalités”, vous pouvez attribuer des bonus supplémentaires aux employés qui prennent leur service pendant les jours fériés.

Avoir un horaire de travail intelligent est essentiel pour établir un flux de travail stable dans une banque. Cependant, cet horaire doit être flexible. Tout employé peut être absent pour diverses raisons : congé de maladie, circonstances familiales, hospitalisation, etc. Pour de tels cas, l’option “Postes ouverts” sera utile, permettant à la banque de fonctionner comme prévu, quelle que soit la durée d’absence d’un ou plusieurs employés.

Avec Shifton, un outil de planification en ligne moderne, vous pouvez facilement gérer le flux de travail d’une banque avec un nombre quelconque de filiales et d’employés.