Докато физическият свят направи тази информация достъпна за тези, които осигуряват грижа, в нашата съвременна ера — всички цифрови данни за вас могат да бъдат съхранявани в база данни някъде по средата на планетата — трябва да има определени стандарти, чрез които PHI може да се предава електронно, за да защити личната поверителност и да осигури сигурност.

Законът за съвместимост и отчетност на здравното застраховане (HIPAA) беше създаден, за да осигури конфиденциалността на здравните записи, както и пътна карта за съоръженията относно това как се управляват данните етично. Спазването на разпоредбите на HIPAA не само защитава конфиденциалността на медицинските записи, но и вдъхва доверие в съзнанието на пациентите и доставчиците на грижи.

Сложностите на спазването на регулаторните изисквания на HIPAA, включително как се дефинират, какво обхващат и различните закони и регулации, които ги ръководят, са изложени в тази статия. Този файл дефинира „защитена здравна информация“, уточнява кой трябва да спазва регламентите на HIPAA и излага ключовите компоненти на процеса за внедряване на корпоративната политика. Организациите могат да подобрят защитата, да предотвратят възможни нарушения и да гарантират отговорност в променящия се регулаторен пейзаж, като разберат тънкостите на спазването на HIPAA.

Определение за съответствие с HIPAA

По същество определението за съответствие с HIPAA включва внедряване на поредица от технологични мерки и физически предпазни мерки за защита на PHI от нарушения и нежелан достъп. Това обхваща всичко – от използването на сигурни компютърни системи за съхранение и прехвърляне на здравна информация до обучение на служителите относно процедурите за поверителност на данните. Установяването на ясни правила и процедури, които посочват как бизнесите трябва да реагират на всякакви нарушения на данните и защитата на правата на пациентите, е друг аспект от съответствието.

Защо съответствието с HIPAA е важно

Спазването на HIPAA предотвратява неправилното използване, разкриване или получаване на информация за пациентите и други данни, свързани със здравеопазването. HIPAA гарантира, че PHI е в безопасност и защитена, като запазва доверието на пациентите и спазва законовите изисквания. Освен това спазването помага на компаниите да избегнат глоби или надзорни последствия и загуба на репутация, свързана с нарушения на HIPAA. Съответствието с разпоредбите на HIPAA показва ангажимент за поддържане на основно ниво на поверителност на пациентите, критичен фактор в предоставянето на здравни грижи.

Освен етичния аспект, то изпълнява по закон изискванията за съответствие с HIPAA. Несъответствието може да доведе до тежки санкции, правни действия и загуба на лицензи на компанията. Дори в случай че нарушенията на данни стават по-чести, силната култура на спазване се счита за единственият начин да се гарантира съответствието с HIPAA.

Какво е защитена здравна информация

Всяка информация в медицинския запис, която може да бъде използвана за идентифициране на конкретно лице и която е била разработена, използвана или разкрита по време на медицински услуги като диагноза или лечение, се нарича иначе като поверителна пациентска информация.

PHI обхваща разнообразие от идентификатори, които свързват здравните данни, включително електронни и физически записи, с конкретни хора. За да се защити целостта на данните за пациентите и поверителността, правилата на HIPAA за PHI изискват строги контроли върху третирането на PHI.

Идентификатори на PHI

Защитената здравна информация (PHI) включва широка гама от идентификационни номера, които могат да бъдат използвани за определяне на самоличността на индивида, директно или индиректно. Организациите за здравеопазване трябва да бъдат ясни какво квалифицира като PHI, за да съответстват на закона за съответствие с HIPAA.

Информацията за миналото, настоящето или потенциалното физическо или психическо здраве на индивида, предоставените медицински услуги или таксуването за същите тези ползи, свързани със служител, се смята за PHI. Следните идентификатори са тези, посочени от HIPAA:

• Имена;
• Географски местоположения по-малки от държава;
• Дати (раждане, смърт, приемане);
• Телефонни номера;
• Имейл адреси;
• Номера на медицински запис;
• Подробности за застрахователна сметка;
• Всеки друг уникален код или характеристика.

Доставчиците на здравни грижи, спазващи HIPAA, и свързаните с тях организации трябва да могат да разпознават тези идентификатори. Организациите могат да намалят риска от нарушения на данни и да останат в съответствие с правилата на HIPAA, като управляват и защитават PHI по подходящ начин. Ефективното управление на данните е от решаващо значение, тъй като неспазването на тези идентификатори може да доведе до тежки глоби и загуба на доверие от страна на пациентите.

Кой трябва да бъде съвместим с HIPAA

Всяка компания или частно лице, което обработва или има достъп до защитената ви здравна информация (PHI), е длъжно да спазва HIPAA. Има две широки категории: „Бизнес партньори“ и „Покрити субекти“.

За да се защитят студентските записи в цялата екосистема на здравеопазването, е от съществено значение да се определят видовете бизнеси, които попадат под регулаторния чадър на HIPAA. За да защитят поверителността, целостта и конфиденциалността на защитената медицинска информация, както правителството за поверителност на HIPAA, така и правилата за сигурност на HIPAA изискват всички организации в категориите да се съобразяват с правилата.

Покрити субекти

Покрит субект е доставчик на директни здравни услуги, като клиники, болници, лекарски кабинети, аптеки и медицински планове. Те следват правилото за съответствие с HIPAA, за да осигурят сигурността на информацията за своите клиенти.

Тези организации трябва да имат политики за правилно съхранение и защита на данните и носят основната отговорност да получат съгласие на пациента преди споделянето на PHI. Тези организации трябва да следват насоките за съответствие с HIPAA.

Бизнес партньори

Често наричан бизнес партньор, бизнес асоциирането е страна, която предоставя здравни услуги, като ИТ, анализ на данни и таксуване на доставчик на здравни услуги. Покритието на здравноосигурителните доставчици трябва да бъде съобразено с HIPAA, тъй като могат да имат лични данни на пациенти.

Споразумения, изискващи същата степен на защита на данните и съответствие, както покритите организации, трябва също да бъдат подписани от бизнес партньорите. Тъй като нарушение от страна на бизнес асоциирането все още може да доведе до глоби за покрита организация, важно е да се спазват тези разширени мрежи от партньори.

Какви са правилата и регламентациите на HIPAA

Правилото за поверителност на HIPAA е набор от разпоредби, обхващащи определени области на поверителността и сигурността; трите основни регламента са Правилото за уведомяване за нарушения, Правилото за сигурност на HIPAA и Правилото за поверителност на HIPAA.

Тези правили гарантират, че бизнесите използват строга защита на данните, за да защитят PHI от опасности, незаконен достъп и злоупотреба. Регламентите осигуряват унифицирана рамка, която уточнява процедурите за обработка на събития, свързани със сигурността, и как здравните организации трябва да защитават данните на пациентите.

Правила за поверителността и сигурността на HIPAA

Основата на регламента на HIPAA са правилата за поверителност и сигурност на данните на HIPAA, които са създадени за да спомогнат за осигуряването на оцеляването, точността, достъпността и поверителността на индивидуално приписваните здравни данни (PHI).

Правилата за поверителност на HIPAA са ключова част от всяка организация за здравеопазване и работят заедно, за да осигурят съответствието на предприятията и техните партньори с практиките на поверителност, доверие и информационна сигурност в индустрията. Спазването на тези правила не само предотвратява глоби, но също така изгражда доверие у пациентите, като им уверява, че техните PHI се обработват правилно.

Правило за поверителност на HIPAA

Правилото за поверителност на HIPAA установява национални правила за защита на поверителността на електронни медицински записи и друга лично идентифицируема здравна информация. Правилото за поверителност ограничава използването и разкриването на PHI без съгласието на пациента. Пациентите имат няколко други права за зачитане на личния живот и поверителността по отношение на техните лични медицински данни, включително възможността да ги променят, да получават копия от тях и да разбират използването и обмена на тяхната лична информация.

Правило за сигурност на HIPAA

Правилото за сигурност на HIPAA, което се занимава с разпоредби за запазване на наличието на защитени и безопасни области на електронна PHI (ePHI), допълва правилото за поверителност. Правилото изисква прилагането на подходящи управленски, технологични и физически мерки за предотвратяване на излагането на потенциални рискове и уязвимости. Ключът към успеха на практиките за съответствие с HIPAA е да се следват стандартите на правилото за сигурност на HIPAA. Ограничен достъп, чести прегледи на данните и криптиране са сред предпазните мерки.

Анализ на съответствието с HIPAA

Идентифицирането на рисковете за защитата на медицинската информация и осигуряването на подходящите защити са необходими за проверката на съответствието с HIPAA. За да останат законово актуални с последните закони и изисквания на HIPAA, организациите трябва периодично да преглеждат своите системи, политики и практики. Освен това, анализите осигуряват, че здравният работник остава подлежащ на аудит и ще помогнат за определянето на области, нуждаещи се от подобрение.

Седемте елемента на ефективното съответствие

Тези седем основни компонента съставляват успешна програма за съответствие с HIPAA:

• Внедряване на заявени правила и процедури: Служителите трябва да бъдат водени чрез ясно и кратко представяне, за да защитят поверителността на данните;
• Създаване на служител по съответствието и комитет: Всички свързани услуги за съответствие се управляват от специализиран екип;
• Предоставяне на ефективно образование и обучение: Работниците трябва да разбират и могат да прилагат изискванията за съответствие с HIPAA;
• Създаване на ефективни маршрути за комуникация: Прозрачността зависи от наличието на открити пътища за докладване на проблеми;
• Провеждане на вътрешен мониторинг и одит: Честите одити помагат за идентифициране и отстраняване на слабости;
• Използване на широко оповестени дисциплинарни процедури за прилагане на стандартите: За съответствието да бъде ефективно, отговорността е необходима.

Решаването на нарушения веднага след като са открити и предприемането на корективни действия намалява възможността за по-сериозни нарушения.

Освен това създаването на ефективни линии на комуникация насърчава прозрачна култура, като позволява на служителите да изразяват въпроси без страх от отмъщение. И накрая, прилагането на стандартите чрез широко оповестени дисциплинарни процедури служи за подчертаване на значението на съответствието в цялото предприятие.

Демонстрирайте вашата ангажираност за обслужване на целостта на данните на пациента, като бързо отстранявате докладваните нарушения, което в крайна сметка изгражда увереност и доверие в медицинската общност.

Физически и технически мерки, политики и съответствие с HIPAA

Организациите в областта на здравеопазването трябва да въвеждат цялостни мерки, които запазват достъпа до данни, защитата, поверителността и сигурността на защитената здравна информация (PHI), за да съответстват на HIPAA. Тези мерки се делят на три категории: административни, технологични и физически.

Докато правилата и процедурите предлагат основа за поддържане на съответствието на всички нива на организацията, физическите и техническите защити са от съществено значение за поддържане на безопасността и сигурността на PHI.

Физически защити

Стъпките, които са създадени за поддържане на материална защита на системите и обектите, където се държи ЗЛЗ, се наричат физически защити. Това обхваща контрол на крайните точки и достъпа, както и подходящо изхвърляне на оборудване, което съдържа ЗЛЗ. Примери включват системи за наблюдение, които спират нежелано физическо проникване, заключени шкафове и ограничаване на достъпа до обекти.

Технически защити

Технологии и процедури, които защитават електронна ЗЛЗ, са включени в техническите защити. За да се спре нежелан достъп, примери включват защитни стени, сигурен контрол на достъпа, шифриране и системи за мониторинг. Тъй като те помагат за поддържане на целостта на здравния запис и гарантират, че само упълномощени лица могат да имат достъп до тях, тези мерки са от съществено значение за съответствие с HIPAA сигурността.

Политики и процедури

Обработката на ЗЛЗ от организацията е описана в наръчниците за политика и процедури. За да се уверите, че всеки член на персонала е наясно със своите задължения и да отразява промените в стандартите за съответствие с HIPAA, тези документи трябва редовно да се актуализират. Политиките определят какво да правите с искания за данни, как да се справяте с инциденти със сигурността и как да провеждате рутинни проверки за съответствие.

Какви са изискванията за съответствие с HIPAA

Критериите за съответствие с HIPAA се различават в зависимост от типа на компанията и начина, по който обработва ЗЛЗ. Примери за основни нужди включват внедряване на защити, провеждане на редовни оценки на риска, обучение на персонала и наличие на процедури за докладване на нарушения. Всички компании и бизнес партньори, които са обект на HIPAA, трябва да разбират какво означава съответствие с HIPAA и да следват тези указания. Това гарантира, че здравните организации са готови да реагират бързо на всякакви възможни инциденти със сигурността по всяко време.

Какво е нарушение на HIPAA

Нарушение на HIPAA възниква, когато организационен субект или бизнес не спазва справедливите и обичайните стандарти и процедури, посочени в правилото за сигурност на HIPAA. Неправилното обработване и съхранение може да доведе до излагане на защитена здравна информация (ЗЛЗ) при достъп, разкриване или злоупотреба със ЗЛЗ. Както умишлени случаи, като преднамерено проникване в данни, така и неумишлени случаи, като човешка грешка или липса на сигурност, могат да доведат до нарушение на HIPAA.

Типове нарушения на HIPAA

Неспазването на защитата на ЗЛЗ, както е предвидено в правилото за поверителност на HIPAA, е нарушение на HIPAA. Нарушенията включват незаконен достъп, загуба на данни, неразрешено изхвърляне на ЗЛЗ и неспособност за провеждане на оценка на риска за сигурността. Нарушението може да бъде умишлено, като неразрешено гледане на медицински файлове, или неумишлено, като информация, изпратена на неправилния адресат.

Наказания за HIPAA

Въз основа на сериозността на нарушението, хипа нарушенията могат да варират от глоби до криминално преследване. Сериозните нарушения могат да доведат до глоби до 1,5 милиона долара годишно, а умишлено бездействие може да доведе до лишаване от свобода. За да държи компаниите отговорни и да насърчава подобрено съответствие, са въведени актуализирани глоби за нарушения на HIPAA. За да се уверите, че компаниите приемат съответствието сериозно, тези промени включват по-строги правила и по-големи глоби.

Премери от реалния свят за нарушения на HIPAA

Няколко сценария от реалния свят ясно показват последиците от неспазване на изискванията на HIPAA. Те обикновено се въртят около пропуски в сигурността на данни, причинени от недостатъчни практики за сигурност или човешка грешка и могат да доведат до големи глоби и щети на репутацията. Някои високопрофилни примери включват ИТ компании, които не успяват да осигурят съхранение на информация, болници, които неправилно изхвърлят архиви, и планове за здраве, които разкриват ЗЛЗ чрез онлайн директории.

Най-новите актуализации на HIPAA

През последните години са се появили няколко значими ревизии на съответствието с HIPAA с цел подобряване на сигурността и поверителността на защитената здравна информация (ЗЛЗ) и адаптиране към бързо променящата се медицинска технологична среда. Тези актуализации обхващат важни теми, включително текущия проблем с опиоидите и растящото използване на телекомуникационни услуги и електронни здравни данни.

Актуализирани наказания за нарушения на HIPAA

Големи промени в начина на работа с нарушения бяха предизвикани от последни изменения, които налагат по-строги глоби на фирмите, които не спазват разпоредбите на HIPAA. Новите правила подчертават необходимостта от следване на съществуващи стандарти, като налагат много по-големи глоби на бизнеса за повтарящи се нарушения. Това увеличение на глобите е повече от просто наказание; това е важен възпрепятстващ фактор срещу небрежността и неспазването, мотивиращо здравните организации да дават приоритет на поверителността на данни на пациентите.

Тази промяна е част от по-голяма глобална тенденция към по-строги закони за защита на данните, където фирмите се държат на по-високи стандарти от преди. Регулаторите осъзнават необходимостта от по-строги мерки, за да гарантират, че чувствителните данни са достатъчно защитени, тъй като нарушенията на данните стават по-чести и сложни. В резултат на това доставчиците на здравни услуги, застрахователите и бизнес партньорите трябва да бъдат проактивни в своите усилия за съответствие, като прилагат устойчиви защити и насърчават култура на отчетност в своите компании.

По-добро прилагане и отговорност за нарушения

Повече отговорност за нарушения и по-строги мерки за прилагането им бяха въведени, за да се уверят, че бизнесите вземат сериозно изискванията за съответствие с HIPAA. По-честите проверки и оценки на здравните компании са последица от засилените усилия на регулаторни агенции като Office for Civil Rights (OCR) да следят съответствието. В допълнение към откриването на нарушения, тези проверки имат за цел да предложат препоръки за подобряване на процедурите за съответствие.

По-строги санкции за неспазване са мощна възпрепятстваща мярка, която принуждава предприятията да превърнат съответствието с HIPAA в топ приоритет в своите операции. В зависимост от сериозността и вида на нарушението, финансовите глоби могат да достигнат милиони долари, което допълнително насърчава доставчиците на здравни услуги и техните бизнес партньори да създадат обширни процеси за съответствие.

Потенциална постоянна програма за одит

Може да бъде установена постоянна програма за одит от Office for Civil Rights (OCR), за да оценява редовно спазването на правилата на HIPAA. С цел да се уверим, че покриваните организации и бизнес партньори следват зададените критерии за запазване на защитена здравна информация (ЗЛЗ), тази проактивна програма цели внимателно да оцени техните процедури и политики.

OCR се надява да открие възможни слабости в усилията за съответствие – които често се пренебрегват, докато не се случи нарушение – чрез рутинно провеждане на проверки. Използвайки тази стратегия, компаниите могат да адресират уязвимости, преди те да доведат до сериозни нарушения на данни или нарушения, подобрявайки сигурността на информацията за пациентите.

Допълнителни насоки или регламентации относно опиоидите

В отговор на кризата с опиоидите, Департаментът по здравеопазване и социални грижи (HHS) въведе допълнителни насоки под правила за съответствие с HIPAA, за да гарантира по-добро управление на информацията, свързана с опиоиди. Тези насоки позволяват на здравните доставчици повече гъвкавост в системата за пренос на пациентска информация с членове на семейството, полагачи на грижи и лечебни заведения в специфични обстоятелства.

Целта е да се насърчи по-добрата координация на грижите за лицата, борещи се със зависимост от опиоиди, като същевременно се запазят стандартите за поверителност и сигурност, изисквани съгласно правилото за поверителност на съответствието с HIPAA.

Правило за блокиране на информация

Съответствието с HIPAA е силно свързано с Правилото за блокиране на информацията на Актът за лекове на 21 век. Целта на това регулиране е да спре действия, които пречат на използването, обмена или достъпа до електронна здравна информация (EHI).

Това правило забранява ИТ доставчиците и медицинските доставчици да предприемат каквито и да било мерки, които умишлено да предотвратят или възпрепятстват обмена на здравна информация. Поддържането на откритост и собственост на пациентите върху техните собствени здравни данни зависи от спазването на този насока.

Инициатива за право на достъп на OCR

За да прилага регламентите за съответствие с HIPAA, Office for Civil Rights (OCR) стартира Инициативата за право на достъп, която се фокусира специално върху правата на пациентите да имат достъп до своята здравна информация. Тази програма осигурява бързото обработване на заявки за медицински записи от страна на здравните професионалисти, без ненужни забавяния или прекомерни разходи. Изискването за здравните доставчици да се придържат към правилата за съответствие с HIPAA относно достъпа до данни на пациентите е подчертано чрез агресивните глоби на OCR срещу несъответстващи фирми.

Как Shifton може да помогне в Shift Medical Assistant

Shifton е гъвкаво решение за медицинската индустрия, предлагащо основни инструменти за следене на работното време и управление на смени ефективно. За медицински професионалисти, като медицински сестри и медицински асистенти, които работят нощни смени, Shifton помогне благодарение на интуитивното приложение за проследяване на изработеното време, осигурявайки правилно регистриране на часовете и безпроблемно управление на графиците на смените.

Едно от ключовите предимства на Shifton е възможността му да съхранява данни за болнични, което улеснява медицинските заведения да поддържат точни записи за отсъствия и да осигурят правилно наемане на персонал. Програмата за проследяване на работното време позволява на здравните администратори да следят моделите на смените, да проследяват работното време и да регулират графиците на базата на данни в реално време.

Чрез използване на функцията за проследяване на работното време на Shifton, здравните организации могат да се уверят, че техният персонал, включително медицински асистенти, които работят нощни смени, са ефективно разпределени. Shifton позволява по-добро управление на времето и прозрачност, помагайки да се избегне прегаряне и да се подобрят резултатите от грижите за пациентите.

Може да е трудно да се управлява фирма за договорно почистване, особено по отношение на времето, връзките с клиентите и обработката на плащания. Много организации използват графици за търговско почистване и планиране на компании, за да оптимизират работния процес и да намалят разходите и производителността. Процесите се опростяват, комуникацията се подобрява и управлението на времето се улеснява чрез тези решения.

Подходящият софтуер за планиране за почистващ бизнес може да бъде решаващият фактор, независимо от размера на вашата почистваща фирма – от малка услуга за почистване до голям търговски химическо чистене. Най-добрите 11 софтуера за почистващ бизнес, които ще опростят управлението на дейностите на компанията, са разгледани в тази публикация.

Нашите Най-добри Избори

Какво е Софтуер за Почистване на Бизнес

Потребителите на софтуер за химическо чистене могат да управляват операции, включително планиране на персонал, проследяване и фактуриране на клиенти, използвайки административните инструменти на химическото чистене. Тези системи, които включват функции, които правят ежедневното администриране по-лесно, са специално създадени за почистващи фирми. Софтуерът за планиране на почистващ бизнес, помощ и други такива услуги комбинират няколко функции в последователен интерфейс, като по този начин намаляват грешките и спестяват време.

Собствениците на компании могат да се концентрират върху разширяването на своите предприятия, използвайки най-добрия софтуер за химическо чистене, който автоматизира скучни задачи като задачи за работа, планиране и фактуриране. Тези системи могат да бъдат персонализирани, за да отговарят на вашите нужди, независимо дали управлявате голямо търговско предприятие за почистване или наблюдавате екип за почистване на апартаменти.

Как Работят Системите за Софтуер за Бизнес за Почистване

Чрез комбиниране на основни функционални елементи в обединена платформа, търсачка за компании за почистване предоставя на фирмите за почистване всички ресурси, от които се нуждаят, за да управляват ефективно задачи. Повечето софтуери за планиране на почистващи фирми позволяват на потребителите да създават и поддържат графици, да възлагат задачи на персонала, да наблюдават състоянието на работата и да се грижат за фактуриране и плащания.

Тези софтуери за планиране на почистващи фирми често разполагат с мобилни приложения с разрешение на обслужващия персонал да разглеждат детайли на работата, да проверяват графици и да се регистрират на и извън работа в движение. Интегрирането с GPS проследяващи устройства улеснява наблюдението на работници и осигурява, че те са на правилните места.

Ползи от Софтуер за Почистване на Бизнес

Съществуват няколко предимства от използването на инструменти за планиране в областта на индустрията за пречистване:

• По-добър софтуер за планиране за почистващ бизнес: Една от основните ползи е възможността за автоматизиране на планирането на персонала. Това намалява възможността за множествени резервации и гарантира, че всяка смяна е ефективно покрита;
• Подобрена комуникация: Като улеснява комуникацията между ръководителите и последователите, ефективният инструмент за почистващ график оптимизира процесите;
• Управление на времето: Софтуерът за почистване на услуги гарантира, че работниците пристигат на време и завършват работата си по график с функции като проследяване на времето и автоматични напомняния;
• Финансово управление: Много системи съчетават задълженията по фактуриране и издаване на фактури, което намалява административната работа и гарантира навременни плащания;
• Скалируемост: Повечето от решенията ви позволяват да разширите бизнеса си, независимо от дължината на вашата операционна кампания за почистващ софтуер или малка организация.

11-те Най-добри Решения за Софтуер за Почистване на Бизнес

Правилният софтуер за планиране за почистващ бизнес е от съществено значение за ефективното управление на планиране, координация на персонала, взаимоотношения с клиенти и общите операции в почистваща фирма. С увеличената необходимост от почистващи услуги, от домашно почистване до търговски обслужващи задачи, приемането на софтуер, съобразен с този бизнес, стана необходимо.

Наличието на надежден софтуер за планиране на почистващ бизнес и системи за управление може значително да опрости вашата операция, независимо от размера на вашия бизнес – дали управлявате малка услуга за прислужнички или голяма търговска фирма за почистване.

Ще разгледаме топ 11 софтуери за планиране на почистващи фирми на пазара в момента в този раздел. Тези системи включват специализирани функции като планиране на персонала, организиране, фактуриране и управление на клиенти; те са всичко, от което се нуждаете, за да управлявате печеливша почистваща компания. Предоставяме редица решения за удовлетворяване на нуждите от различни размери на бизнеса и индустриални решения за търговски химическо чистене, включително приложения за почистващ бизнес и софтуери за планиране за почистващи бизнеси за доставчици на прислужнически услуги. Нека разгледаме тези отлични опции и да изберем кое най-добре отговаря на вашите нужди!

Shifton

Гъвкав софтуер за планиране на почистващи фирми, наречен Shifton, беше създаден, за да улесни планирането на персонала и управлението. Неговият интуитивен интерфейс прави лесно да наблюдавате работните часове, като създавате графици за служители и управлявате смени. Допълнително, оптимизирайки възлагането на работа и разпределението на ресурсите, този софтуер за почистващи фирми повишава оперативната ефективност на почистващите фирми от всички размери. Той също така осигурява възможности за възлагане на задачи, създаване на контролни списъци, проследяване на местоположението на всеки служител на карта, обслужващи зони и отчети на служителите във формата на снимки на завършена работа.

Основните предимства на софтуера за планиране на почистващ бизнес Shifton са неговите адаптивни функции и способност да обслужва както малки, така и големи предприятия. Неговият надежден инструмент за управление на задачите и лесен за използване интерфейс често се хвалят от потребителите. Въз основа на изискванията и размера на фирмата, Shifton предлага персонализирани ценови опции.

Как Shifton може да помогне в почистващия бизнес

За почистващите фирми, софтуерът за планиране на почистващ бизнес на Shifton гарантира, че всички смени са покрити, задачите са възложени ефективно и служителите са информирани за своите ежедневни задължения. Мениджърите могат да наблюдават производителността на служителите благодарение на способностите за проследяване в реално време, които са възможни благодарение на функциите за управление на задачи и проследяване на времето.

Connecteam — Най-добрият всеобхватен софтуер за почистващ бизнес

Connecteam се отличава като пълно и адаптивно софтуерно решение за почистващи фирми от всякакъв вид. Connecteam предоставя всеобхватна платформа за оптимизиране на ежедневните задачи и повишаване на производителността, независимо от размера на вашата компания – дали ръководите малък почистващ персонал или голяма търговска фирма.

Тази програма е сред най-добрите софтуерни опции за почистващи фирми, тъй като помага със софтуера за планиране на почистващ бизнес, комуникация и управление на задачи в частност.

Ефективни инструменти за планиране на персонала

За почистващи фирми, планирането може да бъде трудоемка задача. Със софтуера за планиране на почистващ бизнес на Connecteam, можете просто да създавате, променяте и споделяте графици само с няколко кликвания.

Като възлагате работа според наличността на служителите и местоположението, можете да осигурите, че подходящият персонал е на разположение, когато е необходимо. Освен това, платформата автоматично уведомява работниците за техните предстоящи смени, което намалява вероятността от отсъствия или проблеми с графика.

Часовник с възможност за GPS проследяване

Служителите могат да използват своите мобилни телефони, за да се регистрират на и извън работа, използвайки функцията за часовник на Connecteam. Можете да осигурите, че вашите членове на екипа са на място, както е планирано, като следите техните местоположения по време на работните часове благодарение на GPS проследяване. Тази технология може да бъде особено полезна за фирми, които управляват множество места или имат отдалечени работници. Освен това, грешките се намаляват и административните натоварвания са по-малко, когато проследяването на времето и плащането на заплати са гладко интегрирани.

Дръжте всички важни документи на едно леснодостъпно място.

Достъп до различни документи, включително ръководства за оборудване, инструкции за безопасност и контролни списъци за почистване, често е необходим за почистващите предприятия. Софтуерът за планиране на почистващ бизнес Connecteam предлага централизиранa платформа, на която работници могат да запазват и извличат всички тези важни документи от всяко място и по всяко време. Тази функция улеснява екипите и гарантира, че вашият персонал винаги разполага с необходимите инструменти под ръка.

Улеснете комуникацията с работниците

Управлението на почистващи екипи изисква ефективна комуникация, особено когато те работят на отделени места. С интегрираните възможности за изпращане на съобщения, които Connecteam предлага, членовете на екипа и управлението могат да комуникират в реално време. Могат да се изпращат мигновени актуализации, напомняния и важни сигнали, за да се осигури, че всеки е информиран за последната информация и в линия с целите на компанията.

Лесно управление на задачи и проекти

Софтуерът за планиране на почистващ бизнес Connecteam улеснява процеса на управление на задачи и проекти, като предоставя обединена платформа за възлагане на работа, поставяне на крайни срокове и проследяване на напредъка. Мениджърите могат да получават уведомления, когато задачи са завършени или ако има закъснения, тъй като всяка работа се регистрира в реално време. Тази функция е много полезна за почистващи фирми, които имат много клиенти и трябва да управляват няколко текущи задачи едновременно.

Интегриране и обучение на нови служители и съществуващи почистващи специалисти

Възможността за интегриране и образование на персонала директно чрез платформата е едно от най-добрите предимства на Connecteam. Създаването и възлагането на учебни програми за нови наети лица или предоставянето на продължаващо обучение на текущите почистващи специалисти може да осигури, че всеки е информиран за корпоративните правила, процедурите за почистване и законите за безопасност.

Това гарантира равномерно ниво на обслужване, като същевременно намалява времето и усилията, необходими за интегриране на нови служители.

Jobber — Подходящ за планиране и разполагане

Известен софтуер за планиране на почистващ бизнес Jobber е известен със своите напреднали възможности за разполагане и планиране. За почистващите фирми, които искат ефективно да управляват своя персонал и да предоставят отлично обслужване на клиентите, този софтуер е идеален. Собствениците на почистващи бизнеси харесват Jobber поради лесния му за използване интерфейс, който улеснява възлагането на задачи, наблюдаването на напредъка и управлението на клиентските взаимоотношения.

Планиране и разполагане на персонала

Можете бързо и лесно да планирате и разполагате служители със софтуера за планиране на почистващ бизнес, Jobber. Можете да разпределяте задачи на служителите според тяхната наличност и близост до работното място чрез програмата за планиране за почистващи фирми, което осигурява ефективно използване на времето и пътуването. Служителите могат да останат информирани и продуктивни, получавайки своите графици и задачи директно на своите мобилни телефони благодарение на интеграцията на платформата с мобилни устройства.

Онлайн резервации

Възможността за онлайн организиране на срещи с Jobber е голямо предимство за почистващите, които искат да улеснят администрирането на клиентите. През вашия уебсайт или специфично приложение, клиентите могат директно да резервират услуги, което улеснява процеса както за компанията, така и за нейните клиенти. Този инструмент помага по-ефективно да попълните графика си, като минимизира нуждата от комуникация напред-назад.

Фактуриране и издаване на фактури

Софтуерът за планиране за почистващ бизнес Jobber ви позволява да създавате и подавате фактури директно чрез сайта, улеснявайки процеса на фактуриране и издаване на фактури. Голяма част от административния труд се автоматизира от програмата, което намалява грешките и спестява време. За клиентите, които не са платили, можете също да програмирате автоматични напомняния, които ще гарантират навременните плащания и ще подобрят паричния поток на вашата компания.

ZenMaid — Добро за автоматизиране на процесите

Софтуер за планиране за почистващ бизнес, наречен ZenMaid, е предназначен специално за услуги и компании за домашно почистване. Основната му цел е да автоматизира административните задачи, така че собствениците на бизнес да могат да отделят повече време за фокусиране върху удоволствието и растежа на клиентите. За всяка почистваща услуга, опитваща се да оптимизира операциите, ZenMaid е есенциален инструмент заради функциите си, които улесняват фактурирането, заплатите и планирането.

Планиране на задачи

С помощта на здравите възможности за планиране на ZenMaid можете да разпределяте задачи на служителите според нивото им на умения и наличност. Компании за почистване използват софтуер за планиране за почистващи бизнеси, за да се уверят, че всяка работа е завършена навреме и че няма празна смяна. Системата също така позволява повтарящо се планиране на работа, така че можете автоматично да настройвате повторни услуги за клиенти.

Онлайн резервации

Клиентите могат да подреждат срещи по-лесно с онлайн системата за резервации на ZenMaid. Със само няколко клика, клиентите могат да разгледат наличните времеви слотове и да резервират желаните услуги за почистване. Софтуерът за планиране за почистващи бизнеси и системата за резервации са интегрирани, така че вашият календар е постоянно актуален и без конфликти.

Заплата

Чрез взаимодействие с избрания от вас източник за заплати и автоматично изчисляване на работните часове на персонала, ZenMaid улеснява процеса на заплащане. Тази функция гарантира, че служителите се заплащат навреме и правилно, докато също така намалява административния труд. След като заплатите са обработени, можете да се съсредоточите върху разширяване на приложенията за вашата почистваща услуга и повишаване на удовлетвореността на клиентите.

ServiceM8 — Добро за създаване на клиентски оферти

За бизнеси, които се стремят да подобрят удовлетвореността на клиентите, като предоставят точни и изчерпателни оферти, ServiceM8 е чудесен софтуер за планиране за почистващи бизнеси. С тази програма можете бързо да подготвите оферти и да ги доставите електронно на клиентите, което е много полезно за фирми, които предлагат специализирани услуги за почистване.

Клиентски оферти

Създаването и доставката на клиентски оферти с ServiceM8 е лесно и ефективно. С програмата можете да създадете професионални, точни оценки, които ясно очертават услугите, които ще предложите, и да зададат очакванията за вашите клиенти. След като офертата бъде одобрена, тя може да бъде преобразувана в задача само с няколко клика, ускорявайки целия процес на резервация.

Онлайн резервации

Освен това, софтуерът за планиране за почистващ бизнес ServiceM8 има инструмент за онлайн резервации, който позволява на клиентите да правят резервации за услуги директно от вашия уебсайт. С помощта на този инструмент, попълването на вашия календар изисква по-малко работа и по-малко ръчно въвеждане на данни. Освен това, той работи в синхрон с програмата ви за планиране, за да запазите всичко централизирано и организирано.

Workwave — Добро за търговски почистващи компании

Здравият търговски софтуер за планиране за почистващ бизнес Workwave е създаден да се справи с конкретните предизвикателства, пред които са изправени предприятия с голям мащаб. Workwave предлага софтуер за оптимизация на маршрути и управление на клиентските взаимоотношения (CRM) за да подпомогне организациите в управлението на ресурсите, персонала и клиентите.

Оптимизация на маршрутите

Функцията за оптимизация на маршрути на софтуера за планиране за почистващ бизнес Workwave гарантира, че почистващите ви екипи пътуват по най-преките маршрути между задачите. Това ви позволява да завършите повече задачи за ден и спестява гориво и време. Оптимизацията на маршрути е съществена част от софтуера за търговски почистващи бизнеси, който ръководи няколко обекта, за да увеличи ефективността.

Управление на клиентски взаимоотношения (CRM)

В Workwave са включени и силни CRM възможности, които ви подкрепят в проследяването на историята на задачите, управлението на клиентската информация и поддържането на удовлетворението на клиентите. Като поддържа запис за предпочитанията и историята на услугите на вашите клиенти, CRM решенията ви позволяват да изграждате по-близки връзки с тях и да гарантирате, че всяка задача отговаря на техните очаквания.

Swept — Добро за фирми за почистване на офиси

Swept е софтуер за планиране за почистващ бизнес, създаден специално за фирми за почистване на офиси. Предоставя пълен набор от функции, които осигуряват по-ефективно и по-лесно управление на почистващите екипи. Създаден, за да отговори на изискванията на почистващия сектор, Swept помага на компаниите да опростят своите процеси и да гарантират, че всички аспекти на управлението на екипите са ефективно и систематично управлявани.

Swept има много интуитивен интерфейс за планиране, който е едно от основните му предимства. С помощта на това приложение за планиране на почистващи екипи, мениджърите могат лесно да създават и променят графици и да разпределят работа на отделни служители в зависимост от техните таланти и наличност. Осигуряването на правилно окомплектоване на всяка почистване на задача, повишава общото качество на услугата и намалява възможността за пропуснати срещи.

Планиране на персонала

Фирмите за почистване могат да разпределят работни задачи, да управляват смени и незабавно да уведомяват персонала за техните планове, използвайки софтуера за персонално планиране на почистващи фирми Swept. Освен това платформата прави лесно извършването на последни промени в графика, гарантирайки, че чистачите винаги ще бъдат там, където трябва да бъдат, когато трябва да бъдат.

Този софтуер за планиране на почистващи бизнеси обхваща както малки, така и големи операции по почистване на офиси и гарантира, че няма да има неразбирателства.

Управление на инвентара

За услугите за почистване на офиси е важно управлението на инвентара за поддържане на запис на почистващите материали. Swept опростява този процес, като позволява на екипите да управляват и наблюдават нивата на инвентара чрез приложението. Бизнесите могат да следят неща като предпазно оборудване, поячиствателни материали и инструменти, което минимизира прекъсванията поради липса на складови запаси.

mHelpDesk — Добро за намиране на нови клиенти

Софтуер за планиране за почистващ бизнес като mHelpDesk е създаден специално за фирми за почистване, с акцент върху това колко е важно да се оптимизират процесите и да се намерят нови бизнес възможности чрез управление на потенциални клиенти. С набор от решения, които подпомагат фирмите да увеличават производителността и да стимулират растежа, тази здрава платформа адресира конкретните изисквания на почистващия сектор.

Функции за управление на потенциални клиенти

Силна система за управление на потенциални клиенти, предоставена от mHelpDesk, помага на фирмите за почистване да проследяват, управляват и сключват сделки с потенциални клиенти. Бизнесите могат да се съсредоточат върху разширяването на своята клиентска база като автоматизират процедурата, което гарантира, че нито един перспективен клиент не се губи. mHelpDesk улеснява проследяването и придобиването на потенциални клиенти чрез онлайн форми, клиентски заявки и препоръки.

Портал за клиенти

Една от най-добрите функции на mHelpDesk е неговият клиентски портал, който предоставя на потребителите достъп до персонализирано табло, където могат да се свържат с фирмата за почистване, да прегледат фактури и да правят заявки за услуги. Това подобрява общото клиентско изживяване и изгражда доверие, което прави по-лесно за почистващите компании да запазят редовните клиенти.

Hubstaff — Добро за следене на времето

Hubstaff е силно уважаван професионален контрактиращ софтуер за планиране за почистващ бизнес, който е отличен в управлението на бюджети и следенето на времето на служителите, правейки го перфектно решение за компаниите, които се опитват да спестят разходи за труд и да увеличат продуктивността. Разширената функционалност и прост интерфейс на Hubstaff позволяват на почистващите фирми да следят внимателно своите служители и да гарантират, че всеки момент, прекаран в задачата, е записан.

Работен часовник на служителите и бюджетиране на труда

Мениджърите на почистващи компании могат да осигурят точни изчисления на заплатите чрез следене на работните часове на служителите до присекундно използвайки функцията за работен часовник на софтуера за планиране за почистващи бизнеси Hubstaff. Мениджърите могат лесно да проверят местоположението на служителите, докато се чекират или излизат от задания, благодарение на гладката му интеграция с GPS мониторинг.

Чрез предоставяне на компаниите на видимост върху количеството време и ресурси, отделени за всяка задача, функцията за бюджетиране на труда може да помогне в намаляване на ненужните разходи и увеличаване на продуктивността.

Отчитане на разходите

Друго значимо предимство на Hubstaff е управлението на разходите, което помага на бизнесите да управляват и класифицират разходи като почистващи материали, извънреден труд на служителите и пътни разходи. Бизнесите могат да оптимизират бюджетите и да вземат информирани финансови решения с подкрепата на изчерпателните отчети на софтуера.

Workyard

Един от най-добрите софтуери за планиране за почистващ бизнес е Workyard, всеобхватна платформа, която помага на предприятията да управляват ефективно своят персонал, да следят времето и да опростяват задачите.

С лесен за използване интерфейс, който опростява ежедневните операции и позволява на мениджъри и собственици на бизнес да се фокусират върху растежа и предоставянето на услуги, Workyard беше създаден изрично за да отговори на специалните изисквания на почистващия сектор.

Софистицираната система за управление на персонала на Workyard е едно от най-забележителните му черти. Почистващите организации могат просто да управляват представянето на персонала, да обучават нови служители и да поддържат подредена записка за сертификатите и квалификациите на всеки член на екипа с помощта на това приложение. Чрез централизация на данните за персонала, мениджърите могат по-лесно да разпределят работа въз основа на наличност и нива на умения, получавайки бърз достъп до критична информация.

Оценяване

Собствениците на почистващи бизнеси могат да следят и оценяват представянето на персонала с използването на оценителните инструменти на Workyard, които са базирани на няколко показателя като завършване на задачи, точност и удовлетвореност на клиента. Тази система за оценяване помага на фирмите да намерят области за подобрение и насърчава отговорността.

Основни черти

Софтуерът за планиране за почистващи бизнеси Workyard е отличен в предоставянето на функции за управление на проекти и точно време, които правят почистващите операции по-плавни. Потребителският му интерфейс и мощни възможности за планиране гарантират ефективна комуникация и продуктивност между мениджърите и персонала. Тъй като предоставя и мобилен достъп, е идеален за почистващи служители, които непрекъснато са в движение.

Прегледи

Потребителите харесват способността на Workyard да намали административната тежест и да подобри сътрудничеството в екипа. Многобройни прегледи подчертават как платформата точно следи времето и представянето, което намалява разходите за фирмите, като намалява кражбите от служители и увеличава продукцията.

Ценообразуване

Софтуерът за планиране за почистване на бизнес Workyard предлага решения, които отговарят на малки и големи почистващи предприятия на достъпни цени. Подходящ е за различни бизнеси, тъй като предоставя регулируеми ценови опции според броя на служителите и специфичните функции, които компанията изисква.

Housecall Pro

Друго добре известно софтуерно решение за планиране за почистващ бизнес е Housecall Pro, което предлага множество функции за ефективно управление на почистващ екип, проследяване на задачи и управление на клиентските контакти. Housecall Pro, създадено с нуждите на почистващите компании предвид, опростява много оперативни процедури, помагайки на мениджърите и служителите да поддържат ефективност и организация.

Простият метод за планиране на Housecall Pro е една от най-добрите му характеристики. Тази програма позволява на мениджърите лесно да разпределят задачи към своите почистващи екипи, осигурявайки оптимално покритие и елиминирайки проблеми с графиците. Потребителите могат да виждат графиците в реално време, което позволява бързи корекции при необходимост. Освен това, софтуерът автоматично напомня на потребителите за предстоящи задачи, което намалява броя на неявяванията и закъсненията.

Оценяване

Софтуерът за планиране за почистващ бизнес Housecall Pro получава високи оценки за използваемост и просто структуриране. Поради своята надеждност в поддържане на клиентски връзки, автоматизация на фактурирането и планиране и изпращане на почиствачи, собствениците на почистващи услуги често го класират сред най-добрите софтуерни решения.

Ключови характеристики

Интегрирана обработка на плащания, проследяване на задачи в реално време, диспечерско управление и автоматизирано софтуерно планиране за почистващ бизнес са някои от основните функции на Housecall Pro. Особено се откроява със своите силни комуникационни възможности, което позволява на ръководителите да предават актуализации на клиенти и почиствачи, подобрявайки общата координация на задачите.

Акценти

Мобилният софтуер за планиране Housecall Pro за почистващ бизнес позволява на почиствачи да достъпват детайли за работа, да записват работни часове и да комуникират с клиенти директно от своите смартфони, е една от основните характеристики на приложението. Той също се интегрира с популярни счетоводни платформи като QuickBooks, което улеснява управлението на фактури и плащания.

Отзиви

Потребителите хвалят софтуера за планиране за почистващ бизнес Housecall Pro за неговия силен набор от функции, лесен за използване интерфейс и отлично обслужване на клиенти. Собствениците на почистващи бизнеси често коментират как софтуерът им помага да спестят време чрез автоматизация на административни задачи, позволявайки им да се съсредоточат повече върху взаимоотношенията с клиентите и предлагането на висококачествени услуги.

Цени

Housecall Pro предлага разнообразие от ценови опции, подходящи за нуждите на малки и големи почистващи компании. Налични са гъвкави месечни или годишни абонаментни планове, а за компаниите, които се нуждаят от по-сложни възможности, могат да бъдат добавени и други функции. Като се има предвид разнообразието от инструменти, които предлага, цената е конкурентоспособна.

Сравнете най-добрите софтуерни решения за почистващ бизнес

Критично е да оцените няколко опции според техните функции, използваемост и цена при избора на най-добрия софтуер за почистваща компания. Всяка софтуерна програма има специални функции, създадени за различни видове почистващи компании.

Сравнението на най-добрите софтуерни опции за почистващ бизнес може да ви помогне да изберете идеалното решение за нуждите на вашата компания, независимо дали ви е необходимо софтуер за планиране или управленски инструмент с богати функции.

Вземете под внимание фактори като потребителски оценки, клиентско обслужване и способността на инструмента да се интегрира с настоящите. Оценявайки тези критерии, можете да прецените кой софтуер предлага най-голяма стойност за вашата организация. Основните софтуерни решения, дискутирани в тази статия, са обобщени по-долу, заедно със синопсис на техните отличителни характеристики.

• Shifton: Предлага напреднали възможности за управление на задачи и планиране, правейки го идеален избор за почистващи фирми, които търсят начини да максимизират ефективността на труда и да подобрят комуникацията между мениджърите и служителите;
• Connecteam: Най-добрият комплексен софтуер за почистване на фирми, перфектен за управление на задачи, планиране на работна ръка и комуникация;
• Jobber: Изключителен за диспечиране и планиране, с надеждни онлайн функции за фактуриране и резервации;
• ZenMaid: Специализиран в автоматизацията на планирането на задачи и управление на заплатите за почистващи компании;
• ServiceM8: Известен с генерирането на оферти за клиенти и възможностите за онлайн резервации;
• Workwave: Добър избор за компании, които извършват търговско почистване, предлагащ CRM и обширни инструменти за оптимизация на маршрути;
• Swept: Специално проектиран за почистващи компании, с изключително управление на графиците на персонала и контрол на запасите;
• mHelpDesk: Отличен за генериране на потенциални клиенти, поддържане на потенциални клиенти и осигуряване на клиентски портал;
• Hubstaff: инструмент за бюджетиране на труда и отбелязване на работното време на служителите, което го прави перфектен за мониторинг на времето;
• Workyard: Гъвкав избор за почистващи фирми, който подчертава управлението на работата и оценки на изпълнението на персонала;
• Housecall Pro е софтуер за планиране с богати функции за почистващи бизнеси с лесен за употреба мобилен дизайн и ефективни функции за клиентско обслужване.

Чрез оценка на тези софтуерни опции според техните функции, цена и използваемост, можете да направите информиран избор, който да подкрепи целите на вашата компания.

Как да изберете най-добрия софтуер за почистващ бизнес

Изборът на най-добрия софтуер за почистваща компания изисква определяне на вашите уникални нужди и разбиране на основните функции на различните решения. Когато оценявате софтуер за планиране и управленски инструменти за почистващ бизнес, имайте предвид следните точки.

Важни основни функции:

• Планиране на служители: За управление на смени, възлагане на задачи и справяне с последни промени, потърсете софтуер, който предлага лесни функции за планиране. Това е необходимо, за да се гарантира, че вашите почистващи екипи винаги са на правилното място в точното време;
• Създаване на задачи, делегиране и проследяване на задачи са възможни чрез ефективни инструменти за управление на работа. Ефективността може значително да се увеличи чрез проследяване на напредъка на работа в реално време;
• Фактуриране и издаване на фактури: Финансовите операции се оптимизират чрез автоматизирани функции за фактуриране и издаване на фактури, които също намалят административната тежест и гарантират навременни плащания;
• Управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM): Чрез оптимизиране на клиентските контакти, управление на клиентска информация и поддържане на историята на комуникациите, интегрираната CRM функция повишава удовлетвореността на клиентите;
• Мобилна достъпност: Имайки мобилен интерфейс, който е лесен за употреба, е от съществено значение, тъй като много почистващи служители са винаги в движение. С помощта на техните мобилни телефони, служителите могат да проверяват своите графици, да се свързват с мениджмънта и да докладват за статуса на работа;
• Анализи и отчетност: Комплексните решения за отчетност могат да ви предоставят аналитична информация за изпълнението, което ви позволява да идентифицирате проблемни области и да вземате информирани решения.

Търсих използваемостта на функции, като:

• Потребителски интерфейс (UI): Чистият, интуитивен интерфейс подобрява потребителския опит и намалява обучителната крива за новите служители. Потърсете софтуер с лесен за употреба интерфейс и ясен дизайн;
• Възможности за интеграция: Способността за работа с други инструменти (като маркетингови платформи, платежни процесори и счетоводен софтуер) гарантира гладък работен процес и прави операциите по-ефективни;
• Обслужване на клиенти: Бързото и ефективно решаване на проблеми зависи от отзивчивото обслужване на клиенти. Потърсете софтуер, който предлага помощ по телефона, електронна поща и чат на живо, както и други канали за поддръжка;
• Опции за персонализация: Възможността за промяна на настройки и функции според вашите специфични бизнес изисквания ще подобри общата полезност и удовлетвореност от софтуера;
• Скалируемост: Изберете софтуер, който може да расте заедно с вашата компания. Скалируемите решения могат да се адаптират към вашите нужди, независимо дали добавяте още служители или разширявате вашите услуги.

Можете да изберете софтуер за почистващи компании, който не само удовлетворява вашите оперативни изисквания, но и повишава общата продуктивност и клиентска удовлетвореност, като внимателно оцените тези ключови функции и фактори на използваемост.

Заключителни думи за софтуера за почистване

В заключение, правилният софтуер за почистване може значително да увеличи ефикасността и ефективността на вашия бизнес. Използването на технологиите може да ви помогне да управлявате голяма компания или най-добрия софтуер за малка почистваща група, като оптимизирате работните процеси, подобрите комуникацията и в крайна сметка увеличите печалбите.

Важни аспекти, които трябва да се вземат предвид при оценяване на най-добрия софтуер за почистваща компания, включват управление на задачи, планиране на служители, фактуриране и CRM функционалности. Оценете фактори за използваемост, включително клиентска поддръжка, възможности за интеграция и дизайн на интерфейса.

Изборът на софтуер за планиране или управленски инструмент, който най-добре съответства на вашите нужди, може да стане чрез сравняване на различни опции и разбиране на уникалните изисквания на вашия бизнес. Вземането на това решение ще осигури дългосрочен успех в конкурентния сектор за почистване, чрез оптимизиране на процесите и подобряване на преживяванията на клиентите и служителите.

Управлението на заплатите е критична функция за компании от всички размери, но може да бъде трудно да се избере правилното решение. Докато както софтуерът за управление на заплатите, така и услугите за управление на заплатите предлагат силни възможности за обработка на данните за заплати, те могат значително да се различават по функционалност, разходи и контрол. Компании, които искат да оптимизират и улеснят своите операции по управление на заплатите, между софтуер за управление на заплатите и услуги за управление на заплатите, трябва да са запознати с различните избори.

Целта на тази статия е да разгледа ключовите компоненти, за да оцени ползите и ограниченията при използването както на софтуер за управление на заплатите, така и на услуги за управление на заплатите, за да избере кое е най-подходящо за различни видове бизнеси. Независимо от настоящето или началното ръководство относно коя система за управление на заплатите, софтуер за управление на заплатите или услуги за управление на заплатите, ще бъде най-ефективна за точността на данните за заплатите на вашата компания, може да използвате ръководството, предоставено в този документ.

Какво е софтуер за управление на заплатите и ключови функции

Софтуерът за управление на заплатите е цялостно електронно приложение, което помага да се автоматизира и улесни целия процес на управление на заплатите за корпорации от почти всякакъв размер. Премахването на човешката намеса чрез процеса на заплати помага за намаляване на човешките грешки, спестяване на време и увеличаване на оперативната ефективност. Компании, използващи този продукт, могат точно да изчислят заплатите на работниците, надбавките и удръжките от заплати, вземайки предвид широк спектър от различаващи се елементи, като например допълнителни часове, отработено време и данъчни регулации.

Изчисление и автоматизация на заплати

Автоматизацията на изчисленията на заплати е една от основните и най-полезните функции на счетоводния пакет в софтуера за управление на заплатите в сравнение с услугите за управление на заплатите. Тази функция премахва необходимостта от ръчно въвеждане на файлове, като по този начин значително намалява възможността за човешки грешки.

Той автоматично изчислява възнагражденията на служителите въз основа на предварително зададени драйвери и правила, които могат да включват почасови ставки, фиксирани ставки, извънреден труд и бонуси, както и различни изисквания за удръжки, като например данъци, здравеопазване и ползи. Той оптимизира цялата верига на обработка на заплатите, като осигурява всяко лице да бъде правилно платено навреме.

Проследяване на времето на служителите

Различни видове софтуерни пакети за заплати предоставят богати инструменти за проследяване на времето, което дава на компаниите цялостен инструмент за наблюдение на присъствието на работниците, работните часове, почивките и извънредния труд.

Изчисленията на заплатите се гарантира, че са точни и напълно съвместими с действителното време, в което работи всеки служител, благодарение на тази интеграция. Намалете вероятността за грешки в софтуера за управление на заплатите спрямо услугите и избягвайте потенциални спорове относно отработените часове, като автоматично записвате данни от часовници, биометрични устройства или ръчни въвеждания.

Управление на информацията за служителите

Това е софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите за цялата важна информация за персонала, включително име, адрес и друга лична идентификационна информация (PII), както и информация за банковата сметка за плащания по заплата. Той също така безопасно съхранява записи за социално осигуряване и данъчни документи, както и друга лична информация, която трябва да се актуализира, за да се спазват законите и нормативните изисквания. Системата също така поддържа обширна база данни с придобивки на служителите, доклади за производителността и договори за заетост.

С незабавен достъп до всички документи, свързани със служителите, това единично хранилище подобрява общото управление на данните, като същевременно улеснява извличането на данни. Намалява възможността за загубени документи и гарантира, че документите са актуални, достъпни и подредени по систематичен начин.

Данъчно и правно съответствие

Силните функции за данъчно съответствие, които автоматично изчисляват федералните данъци, както и щатските и местните данъци по най-новите правила, често се използват със софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите. Благодарение на тази автоматизация, данъчните удръжки на всеки служител се гарантират, че са точни, отчитайки неща като данъчни скоби, удръжки и освобождавания. Програмата също произвежда необходимите документи, включително декларации за данъци върху заплатите, W-2 и 1099, което намалява административната тежест за HR персонала.

Плащания

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите може да бъде директно депозиран в банковите сметки на служителите благодарение на програмата, което гарантира бързи, безопасни и ефективни плащания. Тази процедура може да бъде автоматизирана, за да се премахне необходимостта от ръчно разпространение на чекове, което намалява административната тежест и възможността за грешки. Освен това, гарантирайки, че служителите получават заплатите си на същия ден всеки цикъл – независимо от уикенди или празници – директните депозити повишават удовлетвореността на служителите.

Способността да се обработват множествени графици за различни групи служители или отдели прави това гъвкава функция, която може да бъде използвана от компании с множество нужди за управление на заплатите. Например, почасовите служители могат да бъдат платени всяка седмица или на всеки две седмици, докато месечно платените могат да получават заплатите си месечно.

Изчисление на придобивките

Когато става въпрос за управление и изчисляване на придобивки на служителите, като здравно осигуряване, пенсионни схеми, платени почивки (PTO) и други придобивки като опции за акции или здравословни и фитнес планове, счетоводството на заплатите е от съществено значение за организацията. Тези технологии автоматизират досадния и понякога сложен процес, за да гарантират, че спестяванията за пенсионни схеми са точно включени в изчисленията на софтуера за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите. За различни планове за придобивки, програмата може автоматично да приспадне вноските, да осигури точност и съответствие, както и корпоративни правила.

Софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите може, например, да се интегрира с доставчици на придобивки от трети страни, като пенсионни фондове или здравни застрахователни компании, за да поддържа актуални данни, свързани с придобивки. Това намалява риска от грешки чрез осигуряване на автоматичен запис на всякакви промени в позицията на работника, вноските или премийните ставки в системата за заплати.

Анализ и отчитане

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите, който има вградени аналитики, може да съставя изчерпателни доклади по различни теми, свързани със заплатите, включително разходи за персонал, възнаграждения на служители, данъчни вноски, разходи за придобивки и извънредни плащания. Тези доклади предоставят полезни съобщения за финансовото състояние на компанията, което позволява на организациите да идентифицират модели, да получат по-голям контрол върху ресурсите и да осигурят, че разходите за заплати са в съответствие с общите планове за разходи.

Софтуерът за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите също може да следи развитието през времето, давайки възможност на бизнеса да оценява разходите по отдели, да наблюдава развитието на възнагражденията на работниците и дори да сравнява изпълнението на софтуера за управление на заплатите спрямо различни периоди или локации.

Интерфейс за служители

Повечето софтуер за управление на заплатите идва с портал за служители, където служителите могат да преглеждат данъчна информация, да актуализират лична информация и да извличат своите фишове за заплати. Административната тежест върху HR отделите значително намалява от тази опция за самообслужване, тъй като по-малко запитвания относно софтуер за управление на заплатите спрямо услуги за управление на заплатите и данни за персонала се изпращат. За прости заявки на своите фишове за заплати или данъчни удръжки, служителите вече не е нужно да се свързват с HR; вместо това те могат да получат достъп до портала, когато им е удобно, и да получат информацията, от която се нуждаят.

Служителите могат лесно да следят своите възнаграждения във времето с помощта на инструменти, открити в повечето портали за служители, като директен достъп до предходни фишове за заплати. Служителите, които имат достъп до историята на заплатите си, могат да проверят, че всички удръжки – включително данъци и придобивки – са правилни, което може да им помогне да управляват финансите си по-умело.

Предимства и недостатъци на софтуера за управление на заплатите

Софтуерът за управление на заплатите има предимства и недостатъци, които бизнес трябва да обмисли преди внедряването му. Докато може да улесни процесите на управление на заплатите и да подобри ефективността, има няколко недостатъка, които трябва да се имат предвид.

Достъп от настолен компютър и мобилни устройства

Повечето софтуери могат да бъдат достъпни от всяко настолно или мобилно устройство, тъй като са изградени в облака. За днешните бизнеси този вид удобство е извънредно ценен, позволявайки на мениджъри и HR професионалисти да управляват заплатите от практически всяко място. Потребителите могат да влязат, за да прегледат своите доходи, да променят информацията си или да поискат отпуск, без да се нуждаят да са в офиса.

Освен това, актуализации в реално време и синхронизация на файлове обикновено са вградени в софтуера за управление на заплатите спрямо услуги в облака, което гарантира, че всички потребители имат достъп до най-актуалната информация. Това е особено полезно за компании със разпространени или отдалечени работни сили, което улеснява сътрудничеството и комуникацията между различни функции и офиси.

Сигурност и поверителност на данните

Сигурността е едно от основните притеснения при управлението на заплатите. Данните на служителите се обработват в системите за управление на заплатите, включително счетоводни данни, информация за персонала и записи за заплати. Ето защо, е критично да се защити поверителността, данните и доверието на нашите потребители. Софтуерът за управление на заплатите има стабилни мерки за сигурност, за да защити частните бизнес детайли от неупълномощен достъп и хакери.

Тези мерки за сигурност често използват сложни методи за криптиране, за да защитят информацията, както за софтуера за управление на заплатите, така и за услугите, както в трансфер, така и в покой. Частните данни са криптирани, което ги прави нечетими за всички, освен легитимните потребители, които имат необходимите ключове за декриптиране. Това означава, че дори ако данните бъдат прихванати в трансфер, те не могат да бъдат достъпни от злонамерени лица.

Достъпност

Софтуерът за управление на заплатите може да изисква големи такси за инсталация, които варират според доставчика и функциите, но обикновено е по-достъпен с течение на времето, дори за малки до средни предприятия.

Много решения за софтуер за управление на заплатите имат слоеве на ценообразуване, което позволява на организациите да намерят план, който най-добре отговаря на техните нужди и бюджет. С възможното им липсата на финансови ресурси, стартъпите и малките бизнеси може да намерят такава гъвкавост много изгодна. След като програмата е конфигурирана, обикновено има абонаментни такси за плащане, които предоставят изключителни права на нова функционалност, техническа поддръжка и актуализации.

Персонализация

Повечето софтуери за управление на заплатите са адаптируеми към уникалните изисквания на дадена компания. Организациите могат да персонализират своите системи за управление на заплатите по разнообразни начини, за да отговарят по-добре на собствените си оперативни нужди и цели. Например, компаниите могат да създават персонализирани доклади, които подчертават определени метрики или ключови показатели за производителност (KPI), свързани с работната сила. С помощта на тези доклади мениджмънтът може да взема мъдри решения, които да предложат прозрения за изпълнението на служителите, тенденциите за извънреден труд и разходите за заплати.

Крива на обучение

Софтуерът за управление на заплатите има големи предимства, но често идва с крива на обучение. За да се извлече максимална полза от софтуера за управление на заплатите, предприемачите и HR екипите трябва да инвестират време и усилия, за да разберат неговите възможности и функции. Този процес може да е особено труден за хора, които може да не са технологично грамотни или имат малко познания за софтуера за управление на заплатите спрямо услугите за управление на заплатите.

Разнообразието от инструменти и опции, предлагани от софтуера, от изчисления на заплатите до управление на данните за персонала, може в началото да обърка потребителите. Може да отнеме време, докато потребителите се научат как да използват интерфейса успешно, да въвеждат данни правилно и да използват всички функции. За да се уверите, че всеки член на екипа е удобно при използване на програмата, в много случаи могат да се изискват допълнителни обучителни сесии или работилници поради нейната сложност.

Липса на професионална поддръжка

Софтуерът за управление на заплатите изисква администрирането на заплатите да бъде управлението вътрешно от екипи, за разлика от софтуера за управление на заплатите спрямо услугите, които предоставят посветен екип от ресурси за поддръжка на целия процес на управление на заплатите от името на компанията. За да използват правилно софтуера, да разберат неговите функции и да следят промените в данъчните закони и изискванията за управление на заплатите, персоналът трябва да получи обучение.

За компании без специализиран персонал за заплати или с малко експертиза в областта на човешките ресурси, липсата на експертна помощ може да бъде много трудна. Тези компании могат да имат затруднения с правилното обработване на заплатите, което може да доведе до грешки с възнагражденията на служителите, данъчните декларации и спазването на трудовото законодателство. Освен това, вътрешният персонал има изключителната отговорност за коригирането на грешките, което може да ги доведе до пренебрегване на други важни задължения на човешките ресурси.

Повтарящи се такси за софтуера

Софтуерът за заплати често е по-евтин от услугите за заплати, но фирмите все пак трябва да вземат предвид и други разходи, като например текущите такси за членство. Покупките на софтуер за заплати могат да изглеждат по-достъпни в началото, отколкото повторяемите разходи от използването на софтуер за заплати в сравнение с доставчика на услуги за заплати, но е важно да се отчетат тези разходи във времето.

Цените за абонаменти за софтуер за заплати обикновено включват достъп до нови функции, поддръжка на клиенти и актуализации на софтуера. Фирмите може да се наложи да актуализират софтуера си за заплати в сравнение с услугите за заплати или да закупят допълнителни лицензи за потребители, за да се справят с новоназначени служители, тъй като работната им сила се разширява и изискванията им за заплати стават по-сложни. Тези допълнителни разходи могат бързо да се натрупат и в крайна сметка да изискват значителна парична инвестиция.

Трябва ли вашият бизнес да закупи софтуер за заплати

В зависимост от уникалните изисквания на вашата компания, трябва да инвестирате в софтуер за заплати. Въпреки че програмата има много предимства, като точност, спестяване на разходи и автоматизация, тя може да не е най-добрият избор за всеки вид бизнес. Когато решавате дали софтуерът за заплати е най-добрият вариант за вашата компания, вземете предвид следните критерии.

Стартиращи фирми и малки предприятия

Софтуерът за заплати може да бъде достъпна опция за малки организации с по-малко работници. Това прави автоматизацията лесна без нужда от скъпи услуги за заплати.

Компании с вътрешни HR екипи

Софтуерът за заплати често е идеален за компании със опитни HR отдели. Групата може да следи програмата и да осигури плавен процес на заплата.

Бизнеси с отдалечени и разпределени екипи

Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати е идеален за организации с разпределен или географски отделен персонал. Служителите и ръководителите могат да извършват заплатите от всяко облачно активирано хранилище, осигурявайки лесна употреба и гъвкавост.

Кой използва софтуер за заплати

Бизнеси от всички размери, от стартиращи до добре установени фирми, използват софтуер за заплати. Софтуерът за заплати е сравнително евтин вариант за малки фирми с ограничени ресурси. По-големите компании с вътрешни HR екипи използват софтуера поради неговата контрола и гъвкавост.

Какви са услугите за заплати и основните характеристики

От друга страна, услугите за заплати предлагат по-децентрализирана администрация на заплатите. С този софтуер за заплати в сравнение с услугите за заплати, обработката на заплатите се възлага на външна компания, която управлява всички въпроси, свързани със заплати, включително спазване на нормативните изисквания, подаване на данъци и плащания.

Обработка на заплати

Обработката на заплати се извършва изцяло от услуги за заплати. Това включва осигуряване на изпълнението на всички задачи от експерти и включва обработка на данъчните удръжки, изплащане на служителите и изчисляване на заплатите.

Персонализирано консултиране

Много софтуерни решения за заплати в сравнение с услугите за заплати предоставят персонализирани консултации, осигурявайки професионални съвети за социални придобивки на служителите, управление на заплатите и спазване на данъчното законодателство. Тази консултация може да бъде изключително важна за организации без вътрешен опит в управлението на заплатите.

Подаване на данъци и спазване на законодателството

Услугите за заплати гарантират, че компаниите следват всички приложими данъчни правила и разпоредби. Като управляват подаването на данъци и осигуряват необходимата документация, те намаляват възможността за правни проблеми.

Управление на предимствата

Управлението на предимствата, което подпомага корпоративното управление на плановете за социални предимства на служителите, като здравни планове, пенсионни планове и вноски за пенсионните планове на служителите, често е включено в софтуерните решения за заплати в сравнение с услугите за заплати.

Плащания и депозити

Службите за наблюдение на директни депозити на заплати гарантират навременното изплащане на служителите и гарантират целостта на всички операции.

Плюсове и минуси на услугите за заплати

Услугите за заплати предоставят професионална помощ при управление на задълженията, свързани със заплатите, но както всяко друго решение, всяко има своите силни и слаби страни. Бизнесите могат да определят дали наемането на компания за услуги за заплати на трета страна е най-добрият вариант, като са наясно с тези.

Надеждни експертни услуги

Бизнесите могат да получат квалифицирани специалисти по заплати, като използват услуги за заплати. Това гарантира точност и намалява възможността за грешки в заплатите.

Без допълнителни режийни разходи или проблеми с управлението

Тъй като услугите за заплати управляват всичко, бизнесите не трябва да се притесняват за актуализиране на софтуера или самостоятелна обработка на заплатите. В резултат на това има по-малко корпоративни разходи и повече време, фокусирано върху основния бизнес.

Разширяемост

Услугите за заплати могат да растат заедно с подкрепата за вашия бизнес. Услугите за заплати са достатъчно гъвкави, за да отговорят на вашите изисквания, ако разширявате работната си сила или навлизате в нови области.

По-висока първоначална инвестиция

Основният недостатък на услугите за заплати е тяхната цена. Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати може да бъде скъп, особено за по-малките предприятия, които могат да намерят за трудно да оправдаят по-големите първоначални разходи.

Загриженост за сигурността и поверителността на данните

Услугите за заплати управляват чувствителна информация, но външното изпълнение може да предизвика проблеми с поверителността. За да осигурят сигурността на данните за служителите, фирмите трябва да са сигурни, че доставчикът на услуги има строги политики за архивиране на място.

Кой използва услуги за заплати

По-големи компании или тези без вътрешно знание за обработка на заплатите са по-склонни да използват услуги за заплати. Компаниите, които се стремят да намалят административното натоварване на заплатите, обикновено търсят тези услуги за удобство и спокойствие.

Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: Пет разлики

Бизнесите могат да управляват своите заплати по-ефективно, ако знаят главните разлики между софтуера за заплати и услугите за заплати. По-долу са пет важни разлики, които показват как всеки избор отговаря на различни нужди на фирмите.

1. Функционалност и контрол

Бизнесите могат директно да управляват своето управление на заплати с помощта на софтуер за счетоводство на заплати. Настройките за заплати, управлението на данните за персонала и генерирането на отчети са адаптивни от потребителите, за да отговорят на техните нужди. Софтуерът за заплати в сравнение с услугите за заплати е направен гъвкав чрез тази функция, която позволява на отделите за човешки ресурси да модифицират програмата за своите нужди.

Услугите за заплати, от друга страна, обикновено следват набор от процедури, които са стандартизирани и определени от доставчика. Въпреки че това може да намали обучителната крива и да улесни управлението, може да не разполага с персонализираните функции, които някои организации искат. За фирми, които искат специални промени или интеграции с текущи системи за човешки ресурси, софтуерът за заплати може да бъде най-добра алтернатива.

2. Разходи и инвестиции

При вземане на решение между софтуерно решение за заплати и услугите за заплати, разходите са важен фактор. Софтуерът за заплати обикновено има първоначална покупна цена и след това текущи разходи за абонамент за поддръжка и актуализации. За фирми със стабилна работна сила тази стратегия може да бъде по-икономична в дългосрочен план от периодически плащания за услуги. От друга страна, разходите за услугите за заплати често се определят от броя на служителите и сложността на бизнес процесите на предлаганите услуги.

Докато първоначалните разходи за софтуер за заплати спрямо услугите за заплати може да са по-ниски, те могат да се увеличат с времето, особено за по-големите фирми. Следователно, за да се установи кое решение предлага най-голяма стойност, фирмите трябва внимателно да проучат своите планове за растеж и бюджети.

3. Експертиза и поддръжка

Бизнесите използват софтуер и услуги за заплати и разчитат на вътрешни знания за управляване на заплатите. Персоналът по човешки ресурси трябва да бъде информиран за законите за заплатите и най-добрите практики в индустрията, за да го направят. Въпреки че множество софтуерни решения осигуряват ресурси и клиентска поддръжка, по-малките бизнеси без специализирани HR екипи може да имат трудности с отговор на нивото на необходимите знания.

Въпреки това, достъпът до квалифицирани специалисти по заплати, които са запознати с правни и регулаторни промени, е осигурен чрез софтуера за заплати спрямо услугите за заплати. Това може значително да намали възможността за проблеми със спазването на изискванията. Бизнеси, които нямат експертиза или капацитет за управление на заплатите, могат да намерят спокойствие и съответствие с регулаторните изисквания, като ги външно възложат на доставчик на заплати.

4. Спазване на изискванията и управление на риска

Спазването на данъчните правила и трудовото законодателство е от съществено значение за всяка фирма и както софтуерът за заплати, така и услугите за заплати предлагат различни методи за управление на рисковете. По принцип, софтуерът за заплати разполага с вградени инструменти за спазване на изискванията, които подпомагат автоматизацията на данъчните изчисления и генерирането на необходимите отчети. За да се отчетат промените в правилата и регламентите, фирмите трябва да се уверят, че актуализират софтуера редовно.

Услугите за заплати, от друга страна, са отговорни за уверяване, че процедурите за заплати спазват законовите стандарти. Те са експерти в спазване на изискванията и управление на риска. Това може да бъде особено полезно за компании, които работят под услуги за заплати и различни регулации в няколко юрисдикции. Потенциалните опасности, свързани с неспазването, могат да доведат до глоби и санкции, правейки знанията, предлагани от софтуера за заплати в сравнение с услугите за заплати, жизненоважни.

5. Разширяемост и гъвкавост

Разширяемостта е още едно важно нещо, върху което да се мисли. Когато става въпрос за разширяване на малки и средни предприятия, софтуерът за заплати може да бъде отличен избор. Софтуерът за заплати често позволява бързи промени, докато организацията расте, като настанява повече персонал и функции. Въпреки това, докато бизнесът расте, някои софтуерни решения може да се наложи да бъдат актуализирани до по-скъпи версии, което може да доведе до непредвидени разходи.

За разлика, софтуерът versus услугите за заплати могат лесно да се адаптират към променящите се нужди на фирмата, независимо дали това означава работа с временни работници или позволява бързо разрастване. Без тежестта на софтуерните актуализации, те предоставят гъвкавостта да мащабират услугите нагоре или надолу в зависимост от днешните нужди на бизнеса.

Софтуер за заплати срещу услуги за заплати: Какво е най-добро за вашия бизнес

Подобрете процеса по управление на заплатите със Shifton

Shifton е иновативно решение за управление на заплатите, разработено да подобри точността и ефективността на обработката. Shifton улеснява управлението на заплатите за компании от всички размери, като комбинира съвременни функционалности и интуитивни потребителски интерфейси.

Бизнеси, които използват Shifton, се възползват от:

• Пълно управление на заплатите: С няколко кликвания автоматизирайте изчисленията и плащанията на служителите;
• Безпроблемна интеграция: За подобряване на работния поток и опростяване на управлението на данни, просто свържете със съществуващите HR системи;
• Експертна поддръжка: Свържете се с отдадения екип за поддръжка за помощ с всякакви въпроси относно заплатите или съответствието;
• Анализи в реално време: Направете стратегически решения, като се запознавате с резултатите на служителите и разходите за заплати.

Инвестирането в система като Shifton може значително да подобри процеса по управление на заплатите ви, освобождавайки вашата компания да се концентрира върху удовлетворението и развитието на служителите, като същевременно поддържа съответствие и точност в управлението на заплатите. Преминаването към съвременна система за управление на заплатите може да бъде ключът към увеличаване на продуктивността, адаптивността и контрола върху вашите процеси за заплати.

Ефективното управление на най-добрия софтуер за кол центрове изисква внимателно планиране и точно разписание. Осигуряването на покритие на всички смени, ангажираността на агентите и добрата работа на клиентското обслужване може да бъде предизвикателство без правилните инструменти. Софтуерът за разпределение на смени за кол центрове може да бъде полезен в тази ситуация.

Тези продукти целят да оптимизират процеса на управление на работната сила, докато максимизират продукцията на агентите и намаляват разходите. В тази статия ще обхванем топ 10 решения за разпределение на смени за кол центрове, които могат да помогнат на вашия бизнес да процъфтява, предоставяйки ви ключови иновации, функции, предимства и недостатъци, заедно с информация как да изберете най-добрия инструмент за вашите нужди.

Какво е софтуер за разпределение на смени за кол центрове

Специфичен инструмент, софтуерът за разпределение на смени за кол центрове, е предназначен да помага на контактните центрове в по-доброто управление на техния персонал. Той максимизира клиентската поддръжка и оперативната ефективност чрез разписание на автоматизиран процес, който гарантира наличността на подходящ брой агенти в подходящите моменти.

С помощта на този софтуер за разпределение на смени за кол центрове, мениджърите могат да съставят, разпределят и модифицират графици, които отчитат различни фактори, включително изискванията на клиентите, наличността на персонала и пиковите периоди на обажданията. Той служи като рамка, която контролира дейностите на кол центъра, повишава общите нива на удовлетвореност на клиентите и увеличава продуктивността на агентите.

Как софтуерът за разпределение на смени може да бъде полезен за вашия кол център

Във връзка с управлението на кол центровете, ефективният софтуер за разпределение на смени за кол центрове има няколко предимства, които повишават удовлетвореността на клиентите и служителите. Ето как вашият инструмент за контактни центрове може да бъде трансформиран от него.

Процесът на разпределение на смените е първо и основно автоматизиран и опростен от софтуер за разпределение на смени за кол центрове, което пести време и усилия в сравнение с ръчното планиране. Чрез намаляване на възможността за човешки грешки, тази технология гарантира, че достатъчно агенти са на разположение при натоварени периоди за да отговарят на входящите обаждания. Така агентите могат да се концентрират повече върху предоставянето на отлично клиентско обслужване, отколкото да бъдат обременени от административната работа.

Освен това, ефективният софтуер за разпределение на смени за кол центрове подобрява ефективността на персонала. Мениджърите могат да съставят планове, които съответстват на истинското търсене, използвайки тези инструменти, които анализират и прогнозират обемите на обажданията въз основа на предишни данни за обаждания. Това води до по-добро разпределение на ресурсите и избягване на ситуации, в които контактните центрове са или презапълнени, или недооценени, което намалява оперативните разходи и увеличава продуктивността.

Използването на ефективен софтуер за разпределение на смени за кол центрове може да доведе до по-висока удовлетвореност на клиентите, по-лесни операции и по-висок морал на служителите. Контактните центрове могат да подобрят бизнес резултатите, използвайки технологии за създаване на по-отзивчива и ефективна работна среда.

1. По-висока продуктивност на агентите

Софтуерът за разпределение на смени за кол центрове автоматизира разпределянето на смените и разпределението на задачите, осигурявайки ефективно изпълнение от страна на агентите без претоварване или недостатъчно използване. Това намалява времето за бездействие и увеличава цялостната продукция.

2. Подобрява прозрачността

Прозрачността на работната сила се насърчава чрез прилагането на решения за контактни центрове. Справедливостта и яснотата се подобряват от факта, че агентите могат да заявяват отпуск, да сменят смени и да преглеждат графиците си чрез един централен уебсайт.

3. По-висока ангажираност на агентите

Когато гъвкавото разписание се комбинира със справедливо разпределение на задачите, моралът и ангажираността на агентите се увеличават. Работещите са по-склонни да дават най-доброто от себе си, когато вярват, че времето им е ценно.

4. Високи спестявания на разходи

Намалените грешки в разписанията, допълнителните разходи и честотата на отсъствия са резултати от ефективното разпределение на смени. Бизнесите, които използват най-добрите решения за разпределение на смени за кол центрове, се възползват значително от тези спестявания на разходи.

5. Подобрява клиентските преживявания

Агентите с график са по-малко натоварени и по-добре подготвени да отговарят на въпроси от клиенти, което подобрява взаимоотношенията и нивата на удовлетвореност на клиентите. Софтуерът за разпределение на смени за кол центрове помага да се гарантира, че правилните агенти са на разположение, когато са необходими, за да осигурят отлично клиентско обслужване.

6. Бърза вътрешна комуникация

Екипите поддържат синхрон и планираното приложение за обаждания функционира добре благодарение на възможностите на тези решения за разпределение на смени за кол центрове, които позволяват на ръководителите и агентите да комуникират незабавно относно важни актуализации или модификации на графика.

ТОП-10 Прегледи на софтуер за разписание на кол центрове

Бизнесите търсят най-добрия софтуер за разписание на кол центрове, за да управляват ефективно своя персонал и да увеличат производителността. За да държите своя персонал толкова организиран, колкото е възможно, ще разгледаме Топ 10 решения за разписание на кол центрове в това изследване, обръщайки особено внимание на основните им характеристики, предимства и разходи.

Shifton

Важно характеристики:

• Автоматизирано разписание: Чрез автоматизиране на целия процес на разписание, платформата на Shifton намалява грешките и освобождава време на мениджърите.
• Самообслужване на служителите: Чрез използване на портал за самообслужване, работниците могат да преглеждат и сменят смените си, което ускорява комуникацията.
• Прогнозиране: Инструментите за прогнозиране на платформата Shifton ви позволяват да предвиждате обеми на обаждания и изисквания за персонал.
• Мобилен достъп: Използването на мобилни устройства за достъп до платформата гарантира, че служителите могат да управляват графиците си в движение.
• Актуализации в реално време: Shifton предлага актуална информация за наличността на персонала и промените в графика в реално време.

Предимства:

• Лесен за използване интерфейс с бързо въведение.
• Гъвкави възможности за разписание, за да отговарят на различните нужди на индустрията.
• Независимост на служителите чрез инструменти за самообслужване.
• Клиентска поддръжка.

Недостатъци:

• Отворено API за всякаква интеграция.
• Добавя и кани до 100 служители.
• Различни роли (администратор, мениджър, служител).
• Автоматизирани разписания (неограничени).
• Отворени смени.
• Смяна/прехвърляне на смени.
• Контрол на извънредното работно време.
• Конфигурация на нощни часове.
• Един проект.
• Мобилно приложение.
• Достъп до API.

Ценообразуване: Предлагайте безплатно издание и осигурете индивидуализирана цена за по-големи екипи.

RingCentral Contact Center

Важно характеристики:

• RingCentral Contact Center предоставя многоканална помощ, която включва чат, имейл, гласова и социална медийна помощ;
• Аналитика с изкуствен интелект: Придобийте дълбоко разбиране за обемите на обажданията и производителността на труда;
• Роутинк на базата на умения: Използвайте набори от умения за автоматично разпределение на обажданията към най-квалифицирания агент;
• Инструменти за оптимизация на работната сила: Те включват планиране на персонала и прогнози, които са съществени за управлението на контактния център.

Предимства:

• Солидна връзка с повече инструменти на RingCentral.
• Сложни аналитични инструменти, позволяващи по-пълноценен анализ.
• Достоверна многоканална помощ за подобряване на клиентската поддръжка.

Недостатъци:

• По-висока цена в сравнение с някои конкуренти;
• Възможно е да отнеме повече време за настройка поради сложността му.

Разходи: Получете оценка от RingCentral, като се свържете с тях; цените варират в зависимост от размера на екипа и спецификациите.

Deputy

Важно характеристики:

• Планиране с влачене и пускане: Използвайте визуален интерфейс с влачене и пускане, за да създавате лесно графици на персонала;
• Проследяване на съответствията намалява правните рискове, като осигурява, че графиците отговарят на трудовите закони;
• Управление на задачите: използвайки софтуера за разпределение на смени за кол центрове, възлагайте задачи директно на служителите;
• Проверка на присъствието в реално време: Наблюдавайте присъствието на работниците в реално време, за да избегнете твърде много или твърде малко служители.

Предимства:

• Лесният за използване интерфейс позволява бързо създаване на графици.
• Солидни инструменти, гарантиращи съвместимост със законите за разписание.
• Интеграция с платежна система.

Недостатъци:

• Ограничени усъвършенствани функции в схемите с по-ниски нива.
• Може да бъде скъпо, когато се използва от по-големи групи.

Ценообразуване: Планът за разпределение на смени има стартова месечна цена от $2.50 на потребител; абонаментите от по-висок клас включват повече възможности.

Talkdesk

Важно характеристики:

• Многофункционално ангажиране: Предлага клиентско обслужване чрез различни канали, включително SMS, чат и телефонни обаждания.
• Софтуер за управление на работната сила с изкуствен интелект в управлението на кол центрове: използвайте AI-движени технологии ефективно в прогнозирането и разписанието на персонала.
• Мониторинг и отчитане на обажданията: позволява на мениджърите да създават подробни отчети и да следят обажданията в реално време.
• Облачна база: Достъпна дистанционно и лесно разширяема.

Предимства:

• Силни характеристики на автоматизация и AI.
• Ефективността на екипа се подобрява чрез мониторинг на обаждания в реално време.
• Скалируемата опция е подходяща независимо от размера на екипа.

Недостатъци:

• По-голям ценови диапазон в сравнение с някои конкуренти.
• Новите потребители могат да се сблъскат с доста стръмна крива на обучение.

Цена: Въз основа на броя на агентите и заявените функции ще бъде предоставена персонализирана цена.

Shiftboard

Важно характеристики:

• Автоматизация на процеса на планиране: Автоматизирайки процеса на планиране, Shiftboard намалява възможността от човешки грешки.
• Разширено отчитане: Предлага подробна статистика за присъствията и ефективността на служителите.
• Мобилно приложение: Мобилните телефони на работниците могат да получат достъп до графици и актуализации.
• Служителите могат да разменят смени, ако шефът им даде разрешение.

Предимства:

• Автоматизирането на планирането намалява административните усилия.
• Достъпността на работника чрез мобилни устройства увеличава гъвкавостта.
• Солидни функции, проектирани да подобрят анализите на отчетите за работната сила.

Недостатъци:

• Начинаещите могат да намерят интерфейса за труден за използване.
• Малък брой интеграции с външни страни.

Цени: Предлага се ценова листа за предприятия, с месечна стартова цена от $3 на потребител.

Assembled

Важно характеристики:

• Управление на графика в реално време: Променяйте графиците в реално време в съответствие с наличността на персонала и обема на обажданията;
• Инструменти за прогнозиране: Използвайте минали данни, за да прогнозирате нуждите от персонал и да коригирате графиците съответно;
• Управление на отпуските: Осигурява по-лесно управление на отсъствията, като позволява на служителите да заявят отпуск директно чрез приложението;
• Интеграции: Лесно се свързва със софтуер за планиране за кол центрове и широко използвани CRM решения.

Предимства:

• Мощни прогностични възможности за прецизно планиране.
• Бързи промени са възможни с актуализации в реално време.
• Интуитивен потребителски интерфейс, който е лесен за разбиране и използване.

Недостатъци:

• Ограничени възможности по отношение на персонализиране.
• Функциите за отчитане могат да бъдат подобрени.

Цена: Персонализирана цена се предоставя в зависимост от размера и изискванията на контактния център.

NICE Управление на работната сила

Важно характеристики:

• Прогнозиране, движено от AI: Може да предвиждате обеми на обажданията и нива на персонал, използвайки AI-базирани прогностични решения на NICE.
• Управление на динамиката през деня: Използвайки анализи в реално време, коригирайте нуждите от персонал през деня.
• Планиране по много умения: Включва назначаване на работници към подходящите обаждания според техния набор от умения.
• Подробно отчитане: Предоставя дълбок анализ на ефективността на работниците и ефективността на кол центъра.

Предимства:

• Съвършени технологии, движени от AI, които осигуряват точно персонализиране.
• Ефективността се увеличава чрез управление в реално време през деня.
• Солидни възможности за анализ и отчитане.

Недостатъци:

• Повишена цена поради премиум функции.
• Необходимо е обучение за пълноценно използване на функциите.

Цена: Персонализирана цена; свържете се с NICE за подробно оценяване.

TixTime

Важно характеристики:

• Лесно планиране: Предоставя удобен за потребителя интерфейс, който позволява на потребителите да организират графика на представителите на кол центъра.
• Проследяване на времето: Използвайте програмата за проследяване на часовете и присъствието на служителите.
• Известия за смени: Работниците са информирани за предстоящи смени или промени в графика им.
• Взаимодействие с ведомостите: Гладко взаимодействие с ведомостите, което осигурява точно заплащане.

Предимства:

• Характеристики, които са лесни за използване и ефективни за планиране.
• Достъпни опции, подходящи за малки фирми.
• Лесна интеграция със система за заплати.

Недостатъци:

• Липсват усъвършенствани инструменти, свързани с управлението на персонала.
• Ограничени възможности за отчитане и анализ.

Цени: Сред най-разумните решения с месечна начална цена от $2 на потребител.

Humanity

Важно характеристики:

• Humanity използва автоматизирано планиране, за да спести време и да гарантира правилния брой служители.
• Мобилен достъп: Чрез мобилното приложение, служителите могат да виждат и променят графика си.
• Спазване на трудовото законодателство: Уверете се, че графиците, които създавате, съответстват на всички приложими местни трудови закони.
• Служителите могат лесно да сменят смени, стига техният управител да одобри.

Предимства:

• Изключително автоматицирано за просто планиране.
• Служителите имат повече свобода с мобилен достъп.
• Намалени правни рискове благодарение на функциите за спазване на законодателството.

Недостатъци:

• Повишена цена на усъвършенстваните планове.
• Има ограничени възможности за интеграция.

Цени: Стартова цена от $3 на потребител на месец, като се прилагат допълнителни такси за разширени функции.

Zoho Voice

Важно характеристики:

• Омниканална комуникация улеснява ефективното взаимодействие с клиентите чрез поддръжка на електронна поща, SMS и телефонни обаждания;
• Записване на обаждания: Записвайте обажданията за целите на контрол на качеството и обучение;
• Анализи в реално време: Осигурява аналитики на обажданията в реално време, които позволяват проследяване и коригиране на ефективността на екипа по необходимост;
• Адаптивна интеграция на API: Комбинирайте Zoho Voice с помощните и CRM програми, които използвате.

Предимства:

• Силната поддръжка във всички канали осигурява гладка комуникация.
• Анализите в реално време предоставят незабавна информация.
• Достъпни опции, налични за малки и средни предприятия.

Недостатъци:

• Изключва някои усъвършенствани функции, налични в премиум системите;
• Ограничени ресурси за управление на работната сила.

Цени: Едно от най-достъпните решения, започвайки от $1 на потребител на месец.

Сравнителна Таблица на Софтуери за Кол Центрове

Извършването на правилния избор за постигане на най-добрия софтуер за планиране за кол центрове може да бъде улеснено с ясна комбинация на водещите опции. Следващата сравнителна таблица изброява важните характеристики, цени и лесната употреба на няколко решения за планиране на кол центрове.

Как да изберем софтуер за планиране на кол центрове

Изборът на най-добрия софтуер за планиране на кол центровете за вашия контакт център изисква преценяване на няколко фактора, включително функции, достъпност, удобство за потребителя и интеграции. Нека разгледаме факторите, които трябва да се вземат предвид по отношение на всеки от тези елементи.

1. Интеграции

За да се гарантира, че вашият софтуер за планиране на кол центрове функционира безупречно с останалите инструменти в контакт центъра ви, интеграциите са от съществено значение. Цялостната ефективност на контакт центъра се увеличава чрез способността му да се свързва с аналитични платформи, телефонни системи, софтуер за чат и системи за управление на отношенията с клиенти (CRM).

Важни софтуери за планиране на кол центрове, за които да се търси, включват:

• CRM програми като Zoho CRM или Salesforce, които улесняват гладкото прехвърляне на данни между графиците на персонала и контактите с клиенти.
• Инструменти, които управляват работната сила, като свързват времето, оценката на представянето и графиците.
• Платформи за комуникация, включително програми за чат и VoIP услуги, които се интегрират с планирането, за да се осигури достъпност на персонала, когато е необходимо.
• Системи за ЧР и заплати, които опростяват управлението на часовете на служителите, заявките за отпуски и плащанията.

Ако данните не са правилно интегрирани, в контакт центъра ви могат да възникнат оперативни прекъсвания и да се намали ефективността на екипа.

2. Функции и функционалности

Решение за софтуер за планиране на кол центрове трябва да бъде наситено с функции, които помагат за оптимизиране на работния процес, както и за управление на графиците. Типичните елементи, които подобряват ефективността на планирането, са както следва:

• Автоматизирано планиране: Автоматично разпределяйте смени според наличността на работниците, уменията и изискванията за обема на обажданията.
• Мониторинг в реално време: Контролирайте и променяйте графиците в съответствие с внезапни увеличения на трафика на обаждания или недостиг на персонал.
• Възможности за самостоятелно обслужване: Дайте на персонала възможността да използва платформата за управление на собствените си графици, смяна на смени или заявка за отпуски.
• Прогнозиращи инструменти: Вземайте по-точни решения за планиране и намалявайте случаите на претоварване или недостиг на персонал, като използвате исторически данни за прогнозиране на бъдещия трафик на обаждания;
• Анализ и отчитане: Подробни отчети, които подпомагат вземането на решения, основани на данни, от страна на супервизорите, като им помагат да разбират тенденции, показатели за представяне и изисквания за персонала.

Поради тези качества управлението на работната ръка може да се подходи по-проактивно, гарантирайки, че агентите са там, където трябва да бъдат, когато трябва да бъдат, и че системата за планиране е достатъчно адаптивна, за да се справи с неочаквани скокове в търсенето.

3. Ценообразуване

Когато избирате софтуер за планиране на кол центрове, цената е важен фактор. За да се уверите, че получавате стойност от покупката си, е важно да сравните цената и предлагащите функции.

Типични инструменти за планиране на кол центрове предлагат:

• Ценообразуване на потребител/месец: Много решения за софтуер за планиране на кол центрове таксуват въз основа на броя на потребителите, което може да бъде полезно за малки до средни екипи. Софтуерът TixTime, идеален за малки кол центрове, започва от $2 на потребител на месец.
• Уникално ценообразуване: Въз основа на мащаба на контакт центъра и специфичните необходими функции, системи на ниво предприятие като NICE Workforce Management и Talkdesk често предоставят уникално ценообразуване.

Обърнете внимание на следните фактори при оценяване на ценообразуването:

• Скалираемост: Може ли софтуерът за планиране на кол центрове да се справи с допълнителни агенти и усъвършенствани функции, докато компанията ви расте?
• Разходи, свързани с поддръжка и обучение: Определени платформи може да таксуват допълнително за цялостно въвеждане или премиум помощ;
• Функции: Има ли програмата няколко нива на цени, които, когато се качите нагоре, отключват повече функции?

Вземането на обмислено решение изисква претегляне на потенциала на софтуера за планиране на кол центрове за увеличаване на оперативната ефективност спрямо неговата цена.

4. Лекота на използване

Колко лесно е за вашия персонал да използва и да се адаптира към софтуера за планиране на кол центрове се определя от неговата лекота на използване. Простият дизайн може да увеличи степента на възприемане и общото щастие, докато сложния интерфейс може да доведе до неефективност и дори съпротива от страна на служителите.

Следните критерии трябва да се използват за оценка на лекотата на използване:

• Софтуерът трябва да има интуитивен интерфейс с лесно навигируеми менюта, прости дизайни на таблото за управление и леснодостъпни инструменти за планиране, смяна на смени и съставяне на отчети;
• Мобилна достъпност: Тъй като много от представителите в контакт центровете работят от вкъщи, наличието на смартфон е от съществено значение за получаване на промени в графиците в реално време. Платформи, удобни за мобилни устройства, се предоставят от инструменти като Deputy и Humanity, които позволяват на мениджъри и персонал да управляват графици в движение;
• Минимална крива на обучение: Въвеждането на нов персонал в решение за софтуер за планиране на кол центрове не трябва да отнема дълго време, особено в големи контакт центрове. Най-добрите платформи са тези, които имат полезен персонал, центрове за помощ и ръководени уроци.

Изборът на лесна за използване платформа гарантира, че мениджърите и персоналът могат бързо да се адаптират, намалявайки времето на престой и увеличавайки продуктивността.

Заключение относно софтуера за планиране на кол центрове

Софтуерът за планиране на кол центрове е необходим, за да се оптимизира управлението на персонала в контакт центровете. Чрез оптимизиране на разпределението на смените, мониторинг на представянето и анализ на данни тези решения подпомагат поддръжката на адекватно екипиран и ефективно работещ софтуер за контакт центрове. Те позволяват на мениджърите да използват ресурсите мъдро, разпределяйки натоварванията и намалявайки възможността за ситуация на претоварване или недостиг на персонал, което може да доведе до по-ниско качество на услугата или по-високи оперативни разходи.

Напредналият софтуер за планиране на кол центрове също предлага възможности за отчитане и анализ в реално време, които дават възможност на мениджърите да правят решения, основани на данни, относно разпределението на ресурсите и персонала. Тези прозрения са полезни за прогнозиране на бъдещите нужди от персонал, откриване на пиковите часове и анализ на моделите на трафик на обаждания – всичко това води до увеличено удовлетворение на клиентите и продуктивност.

Важно е да се вземат предвид няколко важни неща при избора на най-добрия софтуер за планиране на кол центрове, като интеграции, цени, удобство за ползване и необходими функции. Интеграциите с други корпоративни системи, като CRM и ЧР софтуер, може значително да разширят полезността на инструмента за планиране, позволявайки лесен обмен на данни и повишаване на цялостната продуктивност.

В заключение, внимателното оценяване на уникалните изисквания и цели на вашата компания е съществено за избора на най-добрия софтуер за планиране на кол центрове. Контакт центровете могат да оптимизират процедурите си за управление на работната сила и да увеличат удовлетворението на клиентите, представянето и оперативната ефективност, използвайки подходящите технологии.

Едно от най-трудните неща за бизнеса е управлението на заплатите, особено когато те стават по-големи и по-сложни. Грешките в заплатите може да причинят ненужен стрес за HR отделите, финансови глоби и неудовлетворени работници. За щастие, съвременните приложения за управление на заплатите са проектирани да оптимизират процесите, улесняват изчисленията и гарантират спазване на данъчните разпоредби. Независимо колко голяма или малка е вашата компания, избрането на най-добрите приложения за управление на заплатите е от съществено значение.

Ще разгледаме топ 10 приложения за управление на заплатите в тази статия, за да можете да решите кое най-добре отговаря на нуждите на вашата компания.

Защо приложенията за управление на заплати са от съществено значение за бизнеса

Приложенията, свързани със заплати, са се превърнали в съществени ресурси за компании от всякакъв вид. Ето защо те са толкова важни:

• Спестяване на време: Когато функциите за управление на заплатите, включително налогови, възнаграждения и изкуствени изчисления на удръжки, се автоматизират, се спестява много време спрямо ръчното обработване;
• Точност: Приложенията за управление на заплатите гарантират, че работниците получават точната сума всеки път, като минимизират човешките грешки;
• Спазване на регламентите: Приложенията за управление на заплатите помагат на бизнеса да спазва местните, държавните и общинските закони и правила, които често се актуализират;
• Удовлетворение на служителите: Навременните и точни изплащания са свързани с по-висок морал и удовлетворение на служителите;
• Икономичност: Чрез премахване на нуждата от допълнителни служители или външни услуги, оптимизирането на процедурата по заплати и време намалява разходите за работа.

Ефективното управление на заплатите не е просто удобство, но и необходимост в динамичния корпоративен свят днес.

Какво да търсите в приложение за управление на заплати

Най-добрият инструмент за управление на заплатите зависи от няколко променливи. При сравняване на различни опции, имайте предвид следните аспекти:

• Лесна употреба: HR персоналът и собствениците на компании трябва да намират интерфейса на приложението за прост и лесен за използване;
• Интеграция: Проверете дали програмата лесно се комбинира с текущите ви системи за проследяване на време, счетоводство или служители;
• Спазване на данъчните изисквания: За да сте сигурни, че винаги сте в съответствие, програмата трябва да изчислява данъци и автоматично да подава отчети;
• Скалируемост: Приложенията за управление на заплатите трябва да могат лесно да поемат повече служители, локации и сложност, докато компанията ви се разраства;
• Мобилна достъпност: За да можете да управлявате заплатите докато сте в движение, добрите приложения за управление на заплати трябва да предлагат мобилен достъп;
• Цена: Намерете ценови план, който работи с размера и ресурсите на вашата компания. Докато някои програми предлагат цени с фиксирана ставка, други таксуват на служител;
• Обслужване на клиенти: Ако срещнете проблеми или имате въпроси, трябва да се свържете с някого, на когото можете да се доверите.

Сега нека оценим топ приложенията за управление на заплати на пазара, за да ви помогнем да изберете идеалното за вашата компания. По-долу е таблица, където можете да намерите кратка информация за всяко търсено и популярно приложение.

Таблица за сравнение

Shifton

Shifton е програма за управление на заплатите, хоствана в облачна система, и инструмент за планиране на персонала, предназначена да опрости процедурите по управление на заплатите на средни компании. Тя предоставя на собствениците на компании мобилна платформа, която им позволява да контролират работното време, графиците и възнагражденията на персонала достъпно от всяко устройство.

Важни характеристики:

• Автоматизиран процес на изплащане.
• Планиране и мониторинг на работното време на служителите.
• Система, съхранявана в облак, достъпна от мобилно устройство.
• Доклади, които могат да бъдат настройвани.

Най-добро за: Shifton е най-добрият вариант за малки компании, които търсят интегрирана система за управление на заплатите на достъпна цена с функции за управление на персонала.

Ценообразуване: Безплатна цена според спецификациите и обхвата на бизнеса.

Quickbooks

Функцията за управление на заплатите на Quickbooks, добре известна марка за счетоводен софтуер, е ценно допълнение към линията му бизнес решения. Тъй като предлага цялостни решения и основни функции за управление на заплатите, това го прави подходящо за компании от всякакъв вид.

Важни характеристики:

• Автоматизация на плащанията и изчисленията;
• Комбинация с Quickbooks, финансова програма;
• Мониторинг на стратегии 401(k) и медицински придобивки;
• Директен депозит на възнагражденията на служителите.

Идеално за: Приложението за управление на заплатите от Quickbooks е особено полезно за компании, които вече го използват за счетоводство, тъй като лесно свързва финансовите данни.

Ценообразуване: Месечните цени за планове започват от $45; допълнителни такси важат за ползи.

Payroll4Construction

Целевият пазар на Payroll4Construction е строителният сектор. То управлява сложните аспекти на строителната заплата, включително оценка на разходите по лечения, мониторинг на съюзи и сертифицирани отчети за заплатите.

Важни характеристики:

• Сертифициран мониторинг на съюзи и заплати;
• Управление на заплати за множество държави;
• Проучване на работи и ценообразуване;
• Комбиниране със счетоводни приложения.

Идеално за: Строителни организации, особено тези, които управляват правителствени договори, изискващи специализирани процеси за международни заплати.

Ценообразуване: Персонализирана цена според размера на компанията и изискванията.

ADP

ADP е доказан доставчик на решения за управление на заплати и предлага високо конфигурируеми услуги по управление на заплатите за компании от всички големини. Сред продуктите му са обработката на заплати, управлението на HR и предимства за работниците.

Важни характеристики:

• Управление на заплати за компаниите с различни размери;
• Разпределение на социални блага и законодателна помощ;
• Интерфейс с широко използвани програми за бюджетиране и управление на HR;
• Силни функции за отчитане.

Идеално за: по-големи компании, нуждаещи се от цялостно решение за управление на заплати и HR.

Ценообразуване: Специфичните разходи се определят от необходимите услуги.

Gusto

Популярна програма за възнаграждения за фирми от малки и средни предприятия е Gusto. Управлението и изплащането на правата на служителите са само част от многобройните й функции. Тя е известна със своя опростен интерфейс.

Важни характеристики:

• Ефективност на приходите от регистрация и отчетност;
• Управление на служителските придобивки;
• Мониторинг на времето и разходите по проекти;
• Комбиниране с приложения за управление на заплати за счетоводство.

Идеално за: Малки до средни фирми, търсещи системи за управление на заплати, които са лесни за използване, в комбинация с цялостна рамка за контрол на благосъстоянието.

Ценообразуване: Плановете започват от $40 на месец, плюс допълнителни разходи за всеки служител.

eBacon

eBacon е създаден с мисъл за бизнеса в сектора на правителствените договори и строителството. Той предлага помощ за много щати и за ускоряване на одобрените процеси за заплати.

Важни характеристики:

• Проверена съвместимост с платежните закони;
• Подкрепа за многодържавни заплати;
• Отчитане и ценообразуване на задачи;
• Достъпност на преносими електронни устройства.

Идеално за: Правителствени изпълнители и строителни компании, които се нуждаят от експертна помощ за управление на заплати и спазване на правилата.

Ценообразуване: Специфичните цени се определят според нуждите на бизнеса.

Rippling

За компаниите, стремящи се да опростят процедурите си, Rippling предлага цялостен подход, който комбинира приложения за заплати и HR. Платформата е доста гъвкава, тъй като интеграцията за плащания и автоматизация с други корпоративни технологии са две от употребите й.

Важни характеристики:

• Подкрепа за глобални разплащателни ведомости;
• Автоматизация на уважението и спазването на закона;
• Администратор на предимства и записване на нови служители;
• Пълна интеграция с външни приложения.

Идеално за: Необходимост от автоматизация на плащания за фирми от всякакъв размер, особено тези с чуждестранни служители, в допълнение към управление на HR и ИТ.

Ценообразуване: Персонализирани цени зависят от броя на работниците и други HR функции, които са необходими.

OnPay

Приложения за заплати, които са лесни за използване и икономични, OnPay е насочен към малки и средни предприятия. Той обединява заплати, HR и много допълнителни предимства, а интуитивният му дизайн го прави ценен инструмент за фирми, търсещи просто решение за заплати.

Важни характеристики:

• Безкрайно изпълнение на заплати;
• Електронно подаване на данъци;
• Портал за независими ремонтни версии от служители;
• Предимства и управление на обезщетението на работниците.

Идеално за: Средни компании, които търсят интуитивно решение за заплати, което включва HR характеристики.

Ценообразуване: Започва от $40 на месец + $6 за всеки служител.

Paychex

Добре познат инструмент за изплащане на заплати, Paychex предлага на организациите широк набор от услуги по заплати, предимства и HR. Със сложни характеристики като спазване на данъчни изисквания и пенсионно планиране, персонализираните му планове го правят подходящ за предприятия от всякакъв размер.

Важни характеристики:

• Автоматично администриране на данъците върху заплатите;
• Персонализирани графици на плащанията;
• Координация на компенсациите и 401(k);
• Мобилно приложение за достъп при пътуване.

Идеално за: За всички размери на бизнеси, които изискват пълно решение за заплати и HR, особено тези, които изискват ефективно изпълнение на предимствата за работниците.

Ценообразуване: Персонализираните цени се определят въз основа на изискванията и размера на компанията.

SurePayroll

SurePayroll е приложение за заплати, което е лесно за използване и на разумна цена, специално създадено с мисъл за малките предприятия. SurePayroll е предпочитан избор за новосъздадени компании, защото наемането на персонал става по-малко трудно за малките фирми, а подаването на документи за застраховка и предимства за служителите са по-прости и по-малко сложни.

Важни характеристики:

• Автоматизирано подаване на данъци и изчисления;
• Инструмент за мобилни плащания;
• Интеграция с широко използвани приложения за счетоводство и плащания;
• Предимства за здравето и пенсионирането на служителите.

Идеално за: Стартиращи и малки предприятия, които търсят икономично решение за заплати с всички необходими функции за данъци и предимства.

Ценообразуване: Започва от $19.99 месечно + $4 за всеки служител.

Финални мисли относно приложения за заплати, които трябва да вземете предвид

Изборът на правилните приложения за заплати е основен за компании от всякакъв размер. Програмите за плащания имат потенциала да подобрят операциите, да спестят време и да гарантират спазване на данъчните закони, като засягат компании от всякакъв мащаб. Както видяхме, всяко приложение за плащания предоставя специални функции и предимства, подходящи за различни нужди на компаниите.

Със своята обширна помощ и роботика за глобални заплати, Rippling се отличава за фирми, които търсят цялостно решение, което интегрира ИТ, HR и приложения за заплати.

Въз основа на вашата индустрия, размера на вашия бизнес и вашите специфични нужди за плащания, всяко от приложенията за заплати, които разгледахме – QuickBooks, Payroll4Construction, ADP, Gusto, eBacon, Rippling, OnPay, Paychex или SurePayroll – има предимства. За да решите кое е оптимално за вашата компания, е критично да обмислите разходите, възможностите за сигурност на връзките и удобството на използване.

В крайна сметка, идеалното приложение за заплати може да облекчи административното натоварване, да увеличи точността и да помогне на компаниите да се съсредоточат върху разрастването и успеха.

Успешното управление на времето е от съществено значение в днешната забързана бизнес среда. Един от начините за решаване на този проблем е чрез приложения за проследяване на работното време на служителите, които повишават отговорността и увеличават производителността. Независимо дали управлявате малък бизнес или голям екип, приемането на правилния инструмент за проследяване на работното време може драстично да повлияе на вашите операции. Тази статия ще обсъди топ 10 на приложенията за проследяване на работното време на служителите за 2024 година и как те могат да подобрят управлението на времето във вашата компания.

Какво представляват приложенията за проследяване на работното време на служителите

Приложенията за отчитане на работното време са инструменти, проектирани да наблюдават и записват работните часове. Множество задачи за управление на времето, като мониторинг на извънреден труд, изчисляване на заплати и вписване/изписване, могат да бъдат автоматизирани с помощта на тези програми.

Инструментите за измерване на време имащи значими характеристики включват:

• Дневници на работното време: Регистрация на работни часове или ръчно, или автоматично.
• Мониторинг на времето, изразходвано за конкретни дейности или проекти, се нарича проследяване на проекти.
• Отчитане: Създаване на подробни отчети за оценки на резултатите или заплатите.
• Интеграция: Синхронизация с финансови приложения или софтуер за проследяване на работно време за управление на проекти, сред други корпоративни инструменти.

Чрез предоставяне на прозрения, тези приложения за проследяване на време работят не само за улесняване на присъствието на служителите, но и за повишаване на общата производителност. Те са от съществено значение за ефективно управление на труда поради способността им точно да наблюдават работните часове и да комуникират с разнообразие от бизнес приложения.

Защо вашият бизнес се нуждае от приложение за проследяване на времето

Приложенията за мониторинг на времето предлагат няколко предимства, от подобрена прозрачност до по-добро вземане на решения. Ето защо вашата компания трябва да обмисли използването на такова:

• Подобрена производителност: Можете да откриете неефективности и да въведете промени, основани на данни, като следите времето на служителите.
• Спестяване на разходи: Инструментите за проследяване на времето намаляват човешките грешки и административния труд, особено при обработка на заплати.
• Съответствие: Чрез помощ при осигуряване, че служителите спазват трудовото законодателство, те помагат да се избегнат правни проблеми, произтичащи от извънреден или пропуснат почивен труд.
• Отговорност: Работодателите и служителите могат да видят къде се изразходва времето чрез мониторинг в реално време, което спомага за поддържане на фокус.
• Управление на работа на разстояние: Тези приложения са от съществено значение за компании, които използват отдалечени работници, защото предлагат удобно средство за мониторинг на дейността и статуса на времето на служителите от всяко място.

Бизнесите могат по-добре да решават неефективности и да получават полезни прозрения в трудовата ефективност, като въвеждат инструменти за мониторинг на времето. Тези системи помагат за намаляване на административния труд и грешките в заплатите, което подобрява финансовата точност.

Таблица за сравнение на приложения за проследяване на времето на служителите

Фактори като функционалност, ценови опции и съответствие с мащаба и изискванията на вашия екип трябва да бъдат взети под внимание, когато избирате софтуера за проследяване на работното време, който най-добре работи за вашия бизнес.

Основните характеристики и анализът на стойността на някои от най-добрите приложения за проследяване на времето на служителите, които са налични днес, са подчертани в това сравнение. Всяко от тези инструменти може да подобри отговорността на служителите, да повиши управлението на времето и да ускори процесите, в зависимост от размера на вашия бизнес, структурата на екипа и уникалните ви нужди.

10-те най-добри приложения за проследяване на времето на служителите

Компании, които се стремят да увеличат производителността, да управляват отдалечени екипи и да гарантират правилната обработка на заплатите, трябва да изберат най-доброто приложение за проследяване на времето на служителите. Намирането на решение, което удовлетворява специфичните нужди на вашия бизнес, е от съществено значение, независимо дали става въпрос за организация на смени, проследяване на присъствие или следене на напредъка на инициатива. Има много решения на разположение. В тази част се разглеждат десетте най-добри приложения за проследяване на работното време, като всяко предлага уникален набор от атрибути, насочени към подпомагане на компаниите в по-доброто управление на работната сила.

Shifton

Идеално за: Контрол на присъствие и работно място

Приложението за проследяване на времето Shifton е създадено да улеснява графицирането за компании, където работниците се назначават на смени. Мениджърите могат да управляват всичко – от планиране до анализ на дневниците за време в едно място, когато проследяването на време и управлението на смени са комбинирани.

Основни характеристики:

• Актуализации на смени в реално време.
• Подробни отчети.
• Управление на наличността на работници.

Shifton е уникален, защото се адаптира към различни натоварвания и работни условия. Освен това приложението улеснява проследяването на цялата информация, която е важна за вас: отчети, болнични, отпуски и реални работни часове. Приложението е също многоезично, така че всеки служител може да работи тук. Освен това има налични отворен API и webhook。

When I Work

Идеално за: Малки групи

Опростените инструменти за бюджетиране и проследяване на времето, предлагани от When I Work, улесняват управлението както на частични, така и на пълно временни служители. Служителите могат да използват своите смартфони за запис благодарение на лесния за използване интерфейс на приложението за проследяване на времето и работодателите могат бързо да създават графици и да преглеждат прекарани часове.

Основни характеристики:

• Графициране на персонала.
• Подвижен часовник.
• Съобщения към екипа.

Цена: Безплатно за малки екипи.

Приложението за проследяване на времето When I Work е отличен избор за компании, които трябва да управляват работната си сила с лекота и гъвкавост. То е идеално за групи с отдалечени или полеви служители поради мобилния си приоритет, който гарантира, че служителите могат да се регистрират откъдето и да е. Освен това интегрираната функция за съобщения към екипа улеснява комуникацията между ръководителите и служителите, оптимизира координацията на смените и намалява проблемите с графицирането.

Connecteam

Идеално за: Отдалечени екипи и служители без бюра

Ефективното приложение за проследяване на време Connecteam е предназначено за фирми, чиито служители работят отдалечено. Бизнеси в строителната, логистичната или полевата сфера ще намерят това приложение подходящо поради мобилния му дизайн и GPS-базираното проследяване на времето.

Основни характеристики:

• GPS проследяване.
• Управление на задачи.
• Инструменти за комуникация.

Цена: Започва от $29 на месец за до 50 потребители.

Приложението за проследяване на време Connecteam се отличава с разширен набор от функции, които отговарят на нуждите на компании, където работниците са винаги в движение. С помощта на функцията за GPS проследяване, ръководителите могат да наблюдават местоположението на работниците в реално време и да гарантират отговорност. Като дава възможност на ръководителите да задават задачи, приложението допълнително подобрява управлението на работата, позволявайки на потребителите да установяват крайни срокове и да проследяват напредъка директно от платформата.

TimeCamp

Идеално за: Агенции и независими изпълнители

Приложението за проследяване на време TimeCamp е идеално за независими изпълнители или екипи на няколко проекта, тъй като предлага обширен набор от функции, включително графици, фактуриране и проследяване на проекти.

Основни характеристики:

• Връзка за управление на проекти;
• Фактуриране;
• Еднократно проследяване на време.

Цена: $7 на потребител на месец за премиум планове; наличен е и безплатен план.

TimeCamp се отличава с лекотата на използване и адаптивността си, предлагайки интерфейс, който е лесен за използване и позволява проследяване на времето с един единствен клик. Точната фактуриране към клиентите е опростена благодарение на функцията за фактуриране, която също така гарантира гладко управление на работния процес чрез интерфейс с големи приложения за управление на проекти.

Поради това TimeCamp е много полезен за независими изпълнители и организации, които управляват няколко клиенти и задачи.

Toggl Track

Идеален за: Основно отчитане на времето

Приложението за проследяване на време Toggl Track е известно с това, че е непретенциозно и лесно за използване, като предлага опростен метод за следене на времето. То е отлично за фрийлансъри и малки екипи, тъй като има таймери с един клик и подробни отчети.

Основни характеристики:

• Лесно за управление;
• Отчети, които могат да се персонализират;
• Свързаност с повече от 100 приложения.

Цени: Платените абонаменти започват от $10 на потребител на месец или безплатно за до пет потребители.

За групи или индивиди, които търсят прост, но ефективен инструмент за управление на времето, Toggl Track е идеален. Интеграцията на приложението за проследяване на времето позволява да се адаптира към различни процеси, а лесно персонализируемите отчети предлагат информация за производителността, без да са прекалено сложни за потребителите.

С всички необходими възможности за малки екипи или независими изпълнители, безплатният план е особено привлекателен.

Timely

Идеално за: Компютъризирано проследяване на време

Timely автоматизира проследяването на времето, като наблюдава работните ви дейности и генерира точни часови отчети. Бизнесите, които искат да намалят количеството ръчно въведени данни за наблюдение на часове, могат да използват този софтуер за проследяване на работното време.

Основни характеристики:

• Автоматизирано наблюдение;
• Мигновени отчети;
• Информации, свързани с дейността.

Цени: Началната цена е $8 на потребител на месец.

Системата за автоматизирано време наблюдение на Timely намалява грешките при регистриране и създава по-точни записи. Мениджърите могат, с помощта на реално време статистика, да имат по-добро разбиране за времето, изразходвано на различни инициативи. И аналитика на дейностите.

Поради това, това е чудесен избор за компании, които искат да максимизират продукцията без да налагат тежки задължения за проследяване на работниците. Бизнесите могат да опростят операциите и да използват данни в реално време, за да информират по-интелигентни решения и оценки на производителността, като комбинират автоматизацията с интелигентни данни.

ClickUp

Идеално за: Сътрудничество и управление на проекти

Приложението за проследяване на работни часове ClickUp е Комуникацията между екипа се улеснява от гъвкаво решение, което включва управление на проектите и функции за наблюдение на работата. То е чудесен избор за компании, които търсят всичко в едно.

Основни характеристики:

• Управление на задачи;
• Схеми на проекта;
• Проследяване на времето.

Цени: Има безплатен план, както и премиум опции, които струват $5 на потребител на месец.

Едно от най-големите качества на ClickUp е неговата гъвкавост; то предоставя инструменти за екипи от различни видове, от малки бизнеси до мултинационални корпорации. Бизнесите могат лесно да поддържат своевременността на проектите и да опростят процесите с неговия персонализиран интерфейс и функции.

Платформата също така позволява взаимодействие с други инструменти за продуктивност, което го прави плавно допълнение към всяко текущо технологично портфолио. С подобрено сътрудничество и актуализации в реално време, приложението за проследяване на работни часове ClickUp спомага за увеличаване на продуктивността, независимо дали ръководите малък проект или цял департамент.

ProofHub

Идеално за: Интегрирано отчитане на времето и управление на проекти

Софтуерът за проследяване на работното време ProofHub включва управление на задачи, проследяване на време, диаграми на Гант и други възможности за пълно управление на проекти. Той е предназначен да улесни ефективното сътрудничество в екип, докато се проследява управлението на времето.

Основни характеристики:

• Конкретни процеси;
• Записи на време;
• Инструменти за сътрудничество.

Цени: Няма разходи на потребител; месечната цена е само $45.

За компании, които искат обширни аспекти на отчитане на времето и управление на проекти на една платформа, приложението за проследяване на работни часове ProofHub изпъква. Екипите могат да персонализират процесите си, за да отговарят на уникалните им изисквания, а записите на времето осигуряват правилно регистриране на всички задачи.

Инструментите за сътрудничество на ProofHub, които включват споделяне на файлове, чат и проектни дискусии, могат значително да увеличат груповата продуктивност и са безценен ресурс за организации, които управляват няколко инициативи и се нуждаят от централизирано решение.

Jibble

Идеално за: Разпознаване на лица и проследяване на присъствие

Приложението за проследяване на работни часове Jibble е подходящо за компании, които трябва да гарантират физическото присъствие на служителите, защото то се концентрира върху проследяване на присъствие. То точно регистрира часове, използвайки разпознаване на лица и GPS.

Основни характеристики:

• Разпознаване на лица;
• GPS проследяване;
• Автоматично генерирани времеви ведомости.

Цени: Основното използване е безплатно, докато премиум плановете започват от $2.99 на потребител на месец.

Приложението за проследяване на работни часове Jibble е особено полезно за фирми, където физическото присъствие е от съществено значение, като тези в производството, търговията на дребно и здравната помощ, заради акцента си върху GPS проследяването и разпознаването на лица. Автоматичните времеви ведомости гарантират коректно управление на заплатите и съответствие, премахвайки нуждата от ръчно управление на присъствието.

Плановете за абонамент предлагат по-сложни възможности на разумна цена, което го прави универсален избор за компании с различни размери и нужди.

HoursTracker

Идеално за: Независими изпълнители

За независими изпълнители, които трябва ръчно да проследяват часовете си на много проекти, HoursTracker е идеално. Потребителите могат да експортират временни ведомости, да измерват отработеното време и да установяват цели за печалба.

Основни характеристики:

• Персонализирани временни ведомости;
• Ръчно въвеждане на времето;
• Експорт на данни в PDF или CSV.

Цени: Основното използване е безплатно; налични са и премиум опции.

Приложението за проследяване на работни часове HoursTracker предлага на фрийлансъри, които управляват разнообразие от задачи, интуитивен интерфейс. Неговите възможности за ръчно въвеждане и конфигурируемите временни ведомости предоставят на клиентите пълна гъвкавост по отношение на това как те следят времето си.

Заключителни мисли за приложения за проследяване на времето на служителите

В настоящия динамичен корпоративен пейзаж времето е изключително важен ресурс. Приложенията за мониторинг на времето на служителите предоставят съществен начин за компаниите да управляват по-добре този ресурс. Компаниите могат да откриват неефективности, увеличават общата производителност и получават по-дълбоки познания за това как служителите им прекарват времето си, като внедрят такива технологии.

Автоматизирането на досадни административни задачи е едно от основните предимства на използването на инструменти за мониторинг на времето. Освен че се спестява време, наблюдава се и значително намаляване на човешките грешки благодарение на тази автоматизация, особено в управлението на временни ведомости и във обработката на заплати.

В заключение, с промяната на работното място системите за проследяване на работните часове на служителите стават незаменими за съвременните компании. Освен че са полезни за наблюдение на изразходваните часове, тези технологии предлагат ценни данни за продуктивността, управлението на проекти и цялостната ефективност на бизнеса.

Управлението на заплатите може да бъде трудно в строителния сектор. Проблемите със заплатите в строителните компании са сложни и включват всичко от регулиращи договори, целодневни и временни служители до наблюдение на няколко проектни локации.

В тази публикация разглеждаме топ 10 избора за софтуер за заплати в строителството, който ще бъде предлаган през 2024 г., включително When I Work, Gusto и Shifton.

Защо специализираният софтуер за управление на заплати в строителството е от съществено значение

Поради различни технически проблеми, изплащането на заплатите в строителната индустрия обикновено е по-сложно, отколкото в повечето индустрии, включително:

• Много работни обекти: Работниците са разпределени на различни места, а компенсацията може да варира в зависимост от местоположението.
• Сложно отчитане на работното време: Поради чести нестабилни графици на строителните работници, отчитането на време е от решаващо значение.
• Различни видове заетост: Бизнесите трябва да управляват целодневни, договорни и временни служители с различни мащаби на заплащане.
• Спазване на изисквания: В зависимост от района, строителните фирми могат да бъдат подложени на различни трудови закони, ограничения на синдикатите и данъчни закони.

Разчитайки на общи услуги за заплати в строителството, има потенциал за неспазване, забавяния на проектите и човешки грешки. Изградени специално за индустрията, инструментите за управление на заплати опростяват тези операции с функции като проверено отчитане на заплати, отчитане на време и контрол на ставките.

Топ 10 решения за софтуер за заплати в строителството

Подходящото оборудване може да компенсира работниците в строителните проекти по-прецизно и продуктивно. Необходими са уникални инструменти за уникалните проблеми, с които се сблъскват строителните компании. Поради нестабилните работни часове, няколко локации и различните ставки за различни работи, нуждите на строителните компании бяха извън възможностите на конвенционалните системи за заплати, които често се използват в други сектори.

С толкова много различни решения за софтуер за заплати в строителството, строителните организации трябва да изберат персонализиран начин, който да отговаря на техните специфични нужди.

Shifton

Цялостно решение за планиране на труда и управление на заплатите в строителството, наречено Shifton, е полезно за усилията на строителните компании да се справят с изплащането на заплатите. То е предназначено да удовлетворява сложните нужди по заплати и отчитане на време на компании, наемащи работници, разпределени по няколко обекта. С интуитивния интерфейс на Shifton, фирмите могат да разпределят смени, управляват заплатите и следят времето, всичко от едно място.

Някои от забележителните черти на Shifton са:

• Управление на смените: Лесно създаване, разпределение и редактиране на смени за служители на различни работни места.
• Автоматизирани заплати: Използвайки системата за отчитане на време на Shifton, заплатите се изчисляват точно и с прецизност на реално прекараните часове, минимизирайки грешките.
• Доклади: Съществува списък с налични доклади и възможност за създаване на персонализирани такива по заявка на клиента.
• Мобилна достъпност: Служителите могат да използват софтуера за заплати в строителството Shifton за вписване и извеждане от часовника, дори от отдалечени места, гарантирайки точни и актуални времеви логове.

When I Work

When I Work е цялостен процес за планиране и решение за графици, което интегрира се със системата за заплати на компанията, следователно е безценен ресурс за строителни фирми с променящи се нужди от персонал. Помага на фирмите да управляват смените, следят часовете на служителите и гарантират, че времето на служителите е заловено правилно за заплати.

Важни аспекти на When I Work включват:

• Планиране на смени: Лесно създаване, редактиране и разпределение на смени, което улеснява управлението на персонала, разпространен на няколко работни места;
• Следене на участие и време: Служителите могат да използват софтуера за заплати в строителството, за да документират веднага часовете, които са работили, и системите за заплати ще синхронизират информацията. За да се гарантират прецизни изчисления на заплащането;
• Интеграции за заплати: When I Work автоматично трансферира времето и комбинира изявленията за точност, използвайки надеждни програми за заплати;
• Мобилна функционалност: Идеално за строителни обекти, които непрекъснато се движат, тази програма позволява на потребителите да получат напомнянията си и да се регистрират и отписват от всяко място.

HCSS HeavyJob

HCSS HeavyJob е мощна система за проследяване на заплати и договори, проектирана специално за гражданската инженерна индустрия. Тя е най-добрият избор за бизнеси, които управляват големи проекти със своите обширни функции за мониторинг на персонала, времето и разходите директно от работната площадка.

Сред основните характеристики на HCSS HeavyJob са:

• Данни за производство и регистрирани часове в полето: Операторите могат да въведат данни за работа и време директно от работната площадка, което позволява счетоводство в реално време;
• Мониторинг на разходи за работа: Разрешаване на автоматизирано свързване на данни за заплати към разходи за работа за точно бюджетиране и мониторинг;
• Съпоставени данни за заплати и проверка: Осигуряване на съответствие с проверени заплати и синдикални разпоредби, които се изискват за федерални договори;
• Улеснено обработване на заплати: Използване на софтуер за заплати в строителството за смартфони за работници. За да влязат своите часове в движение.

HCSS HeavyJob е естествен избор за по-големи строителни компании, които изискват разширени възможности за заплати и счетоводство на договори, за да управляват големи работни среди и работна сила.

Connecteam

Connecteam е оптималното управление на заплатите с помощта на HR софтуер за заплати в строителството и наблюдение от строителни организации с разпределени работници на няколко обекта и мобилна работна сила. Той предоставя полезен инструмент за работници, управляващ време, обработка на заплати, улесняване на надзора и комуникация със служители.

Някои от основните характеристики на Connecteam са:

• Времево отчитане на база GPS: Служителите могат да проверяват и влизат от определени работни места, осигурявайки точни времеви листове;
• Интеграция на заплати: Системите за отчитане на време и счетоводство комуникират, за да се осигури справедливо компенсиране на работниците според броя часове, които те работят;
• Комуникация със служители: Лесно е да се поддържа целият екип информиран и на същата страница с вградените инструменти за съобщения и актуализации;
• Персонализирани доклади: Програми за заплати, които бягат от съобразени с конкретните нужди на вашата организация.

Gusto

Известен с гъвкавостта и удобството за ползване, Gusto е изключителен избор за малка до средна строителна компания. Gusto има няколко нужди от софтуер за заплати в строителството, като управление на заплатите за вашия строителен проект.

Характеристиките на Gusto включват:

• Процес на заплати напълно автоматизиран, включително плащане на данъци, компенсиране на служители за извънреден труд и изчисляване на компенсацията;
• Gusto помага в задоволяването на изискванията на законодателството и регулациите, като контролира данъчни правила и осигурява спазването на щатски, местни и федерални закони;
• Управление на предимствата: Gusto предоставя цялостен HR опит, като следи ползи за потребителите като здравно покритие и заплата;
• Дизайн, който е лесен за използване: Системата е удобна за ползване, дори за тези без предишен опит в начисляването на заплати.

Payroll4Construction

Точно както подсказва името му, Payroll4Construction е проектиран специално за тежкия строителен сектор, предлагайки помощ при заплащане, която отговоря на специализираните предизвикателства на изпълнителите. Той е идеалният избор за фирми, които се нуждаят от индивидуализиран подход, който може да управлява сложни изисквания за заплати, като синдикални заплати, сертифицирани доклади за заплати и разходи за персонал, специфични за проекта.

Сред забележителните характеристики на Payroll4Construction са:

• Сертифицирано отчитане на заплатите: Лесно създаване на сертифицираните доклади за заплати, необходими за договори с правителството;
• Управление на синдикалните заплати: Автоматизиране на изчисленията на синдикалните заплати, включително ставки на заплати и ползи съгласно колективните трудови договори;
• Оценяване на работа: Предоставяне на подробен анализ на разходите за проекти, като директно свързвате данни за заплати с разходи за работа;
• Мобилен вход на време: Служителите могат да се регистрират от разстояние, за да се осигури прецизно обработване на заплати.

Строителни предприятия, особено тези, които се занимават с публични проекти или наемат синдикализирана работна сила, които изискват функции за заплати, специфични за техния сектор, могат да разглеждат Payroll4Construction.

Rippling

Въпреки че не е предназначен специално за строителната индустрия, Rippling е цялостна система за управление на наемането и заплащането с обширни възможности за персонализация, за да отговори на специалните нужди на тази индустрия. Като обединява отчитане на време и труд, автоматизация на заплащането и ползи в една платформа, Rippling опростява управлението на работната сила.

Основните аспекти на Rippling включват:

• Глобални заплати: Идеален за компании с глобални операции, Rippling може да предостави решения за глобални заплати както за местни, така и за емигрантски служители;
• Времеви измервания свързани: Чрез мобилния софтуер за заплати в строителството на Rippling, служителите могат да регистрират своите часове и данните автоматично се предават на службата за заплати чрез системата;
• Интеграция с продукти на трети страни: Rippling предоставя ефективност, като се комбинира с няколко HR системи, разработки и бюджетиране;
• Персонализирани доклади: Предоставяне на подробна информация за заплати и разходи за труд, за да помогне при управлението на капителните инициативи за дейности.

TriNet

TriNet е солиден кандидат за големите строителни компании, които изискват цялостно управление на човешките ресурси и услуги за управление на заплатите. Решението за заплати на TriNet е разработено да обработва сложни компенсационни пакети, включително спазването на трудовото законодателство и синдикалните разпоредби.

Забележителните характеристики на TriNet включват:

• Цялостни услуги за заплати: TriNet обработва всички аспекти, включително не само действителните заплати, но и спазването на приходите и подаването им;
• Управление на предимствата: Освен заплати, ние управляваме предимствата на вашата компания, като например планове за пенсии, както и здравни планове;
• Съответствие с трудовите закони: TriNet ще гарантира, че вашата компания спазва всички приложими национални и държавни трудови закони;
• Посветена поддръжка: TriNet предлага специфични предимства и HR помощ, за да подкрепят бизнеса в справянето с предизвикателни въпроси свързани със заплатите.

Deel

За бизнеса с разположена работна сила, Deel предлага обстойни услуги за управлението на заплати и решение за съответствие на плащанията, които оперират глобално и са изключителна алтернатива за фирмите в строителната индустрия, които работят с офшорни подизпълнители или извършват бизнес в чужбина. Deel намалява сложността на заплащането, като се занимава с данъчни правни въпроси, регионални трудови стандарти, както и с правно и регулаторно съответствие в над 150 държави.

Сред основните атрибути на Deel са:

• Глобално управление на заплати: Строителните фирми могат лесно да използват Deel за управление на чуждестранни заплати както за работници, така и за изпълнители;
• Плащания към изпълнители: Deel опростява управлението и плащанията на договори или свободните работници, без значение къде се намират;
• Закон и съответствие: Като поддържа актуална информация за най-новите промени в регионалните трудови правила и разпоредби, Deel гарантира, че компаниите ги спазват;
• Интеграция: Свързвайки се с известен софтуер за заплати в строителството като QuickBooks, Xero и други корпоративни решения, Deel прави обмена на данни между заплати и други бизнес операции по-лесен;
• Гейт за самообслужване: В Deel както доставчици, така и служители могат да преглеждат своята история на плащания, да получават фишове за заплати и да променят своите предпочитания за плащания на този онлайн сайт за помощ.

За големи строителни организации, които често сътрудничат с мултинационални екипи или подизпълнители, Deel е идеално решение. То освобождава предприятията да се концентрират върху своите инициативи вместо на регулаторни задължения, премахвайки главоболието от поддръжката на съответствието на заплатите през международни граници.

SurePayroll

SurePayroll е лесно използваема облачна услуга за управление на заплати в строителството. Управлението на заплати е опростено чрез автоматизирани инструменти, които рутинно изчисляват заплатите и подават данъци. Поради силния си акцент върху достъпността и лекотата на използване, SurePayroll може да бъде перфектен избор за строителните предприятия, търсещи надеждна система за заплати без усложненията на по-големи ориентирани към предприятия решения.

Някои от забележителните характеристики на SurePayroll са:

• Автоматизация на подаването на плащания: SurePayroll опростява цялата система за заплати, за да гарантира, че своевременни плащания се извършват към независими работници и независими изпълнители;
• Спазване и подаване на доход: SurePayroll гарантира, че всички данъчни правилници се спазват чрез автоматично подаване на бизнес федералните, държавни и локални данъци;
• Плащания чрез чек и директен депозит: SurePayroll предлага асортимент от гъвкави възможности за плащане, включително директни финансови трансфери и обработка на чекове;
• Мобилен достъп: Строителните компании могат да разглеждат заплащанията дистанционно с мобилния софтуер на SurePayroll за заплати в строителството;
• Самообслужване на работници: SurePayroll предоставя автоматизиран сайт, където служителите могат да проверяват своите фишове за заплати, данъчни записи и информация за предимствата, за да намалят натоварването върху администрирането върху HR персонала;
• Интеграция с работническа компенсация: SurePayroll помага в управлението на политиката за компенсации на работниците, която е съществена услуга за бизнеса в строителния сектор.

Големи и малки строители, търсещи достъпно, лесно за използване строително софтуер за заплати, което улеснява съответствието за плащане на данъци и обработването на плащания без нужда от работа от тяхна страна, трябва да обмислят SurePayroll.

Заключителни мисли за софтуер за заплати в строителството

Компаниите в строителния сектор, които искат да следват държавните, местните и федералните трудови стандарти, трябва да изберат подходящия софтуер за заплати в строителството.

Строителните организации трябва да вземат предвид няколко аспекта при избора на система за управление на заплати, включително:

• Мащабируемост: Ще разшири ли програмата, за да направи място за допълнителни наемания или по-големи проекти, докато компанията ви расте?
• Интегритет: Разгледайте съвместимостта на системата с други системи за време, проект и счетоводство.
• Съответствие: Ще гарантира ли софтуерът за заплати в строителството съответствие с държавните данъчни закони, местните трудови закони и ограничения, уникални за дадена индустрия?
• Удобство на използване: Лесен ли е инструментът за използване от ръководители и персонал?
• Поддръжка и персонализация: Можете ли да персонализирате решението, за да отговори на вашите уникални изисквания със съответната потребителска поддръжка и възможности за конфигурация?

Избирайки подходящ софтуер за заплати в строителството за управление на заплатите в строителния сектор, компаниите могат да намалят разходните грешки при заплатите, да увеличат прецизността и да изплащат ефективно на своите служители. Инвестирането в персонализирано управление на плащанията в строителната индустрия може да е полезно както за малки групи, така и за големи, международни операции, ще подобри вашия цялостен работен поток и ще ви позволи по-добре да се съсредоточите върху това, което правите най-добре – създаване и доставка на качествени проекти.

Автоматичният софтуер за графици може да направи управлението на служебните графици много по-малко сложно и да спести време за бизнеса от всякакъв размер. Независимо дали управлявате малък стартъп или голяма корпорация, създаването и управлението на графици ръчно често е изпълнено с неефективности, грешки и повишени разходи за труд. В индустрии, където смените на служителите са от съществено значение за поддържане на операциите — като здравеопазване, търговия на дребно и хотелиерство — ръчното изготвяне на графици може да причини сериозни прекъсвания.

С възхода на автоматичния софтуер за графици, компаниите разполагат с мощен инструмент. Чрез внедряване на автоматичен генератор на графици, фирмите могат да оптимизират управлението на работната сила, да спестят време и да намалят разходите. Тази технология вече не е запазена за големи предприятия — също така и малки и средни бизнеси я приемат, за да оптимизират процесите си на графици.

Защо автоматичното изготвяне на графици е от съществено значение

Управлението на работна сила надхвърля просто назначаването на смени на служителите. Изисква подробно разбиране на наличността, уменията и предпочитанията на всеки служител, както и търсенето на компанията и регулаторните изисквания. Управлението на това ръчно оставя твърде много място за грешки — надмярно назначаване на смени или недостиг на персонал, пропуснати смени и нарушения на трудовото право са чести капани.

Тук автоматичният софтуер за графици е от съществено значение. Той автоматизира процеса на изготвяне на графици, като анализира данни, включително наличността на служителите и прогнозите за работното натоварване, за да създаде ефективни графици, които отговарят на бизнес нуждите. Това е особено полезно за компании, които разчитат на служители на смени или тези с променлива нужда от персонал през седмицата или месеца.

Освен спестяването на време, автоматичният график осигурява точност и съответствие. Той минимизира човешките грешки, като двойно резервиране, прекомерно планиране или неуспех за вземане под внимание на задължителните периоди на почивка и трудовите закони. В резултат вашият бизнес избягва скъпи глоби и осигурява безпроблемни операции без неефективността, свързана с ръчното планиране.

Освен това автоматичното планиране позволява за моментални актуализации. Когато служителите се обадят болни или изискванията внезапно се изменят, фирмите могат да направят корекции в реално време с минимално прекъсване. Това ниво на гъвкавост и отзивчивост помага да се гарантира, че вашата работна сила винаги е оптимизирана за настоящите нужди.

Как работи автоматичното планиране

В основата си, автоматичният софтуер за графици използва интелигентни алгоритми и въвеждането на данни, за да генерира оптимизирани графици. Процесът е лесен, но много ефективен.

1. Мениджърите въвеждат информация в системата, като наличност на служителите, нива на умения и предпочитания за график. Тези данни са базата за генериране на графици.
2. Фирмите могат да въведат правила, свързани с максималните работни часове, ограничения за извънреден труд, задължителни почивки и спазване на трудовото законодателство. Тези правила помагат на софтуера да съответства на правните изисквания.
3. След като данните са въведени, софтуерът генерира оптимизиран график въз основа както на бизнес нуждите, така и на наличността на служителите.
4. Ако са нужни промени в последния момент — например, ако служител се обади болен — софтуерът позволява актуализации в реално време. Той може да предложи заместители и да адаптира графиците според нуждите.

Някои усъвършенствани автоматични софтуери за графици дори внедряват машинно обучение, което се подобрява чрез анализ на модели и прогнозиране на бъдещи нужди от графици. Например, ако определени дни или часове постоянно изискват повече персонал, софтуерът може да прогнозира и коригира съответно.

Ключови предимства на автоматичното планиране

Автоматизирането на процеса на изготвяне на графици носи множество предимства, правейки управлението на екипи по-ефективно и по-малко времеемко. Чрез намаляване на необходимостта от ръчно въвеждане, бизнесите могат да освободят ценно време и ресурси, позволявайки на мениджърите да се фокусират върху други важни задачи.

Спестяване на време: Намалено ръчно въвеждане, по-бързо планиране

Ръчното планиране може да отнеме часове, особено за по-големи предприятия. Автоматичният софтуер за графици значително намалява това време, като генерира графици за минути. Спестеното време може да бъде използвано за други критични задачи, като стратегическо планиране или подобряване на операциите.

Автоматизираните системи също така позволяват на фирмите да планират далеч напред във времето, с възможност да повтарят или коригират периодичните графици. Това елиминира нуждата от създаване на нов график от нулата всяка седмица или месец.

Спестяване на разходи: Оптимизирани разходи за труд, по-малко извънредни часове

С автоматичния софтуер за графици фирмите могат значително да намалят разходите за труд чрез оптимизиране на нивата на персонала. Софтуерът гарантира, че служителите се назначават само когато е необходимо, предотвратявайки надолен персонал и ненужен извънреден труд.

Това не само намалява разходите, но също така осигурява, че нивата на персонала са съобразени с търсенето. Например, търговските бизнеси могат да гарантират, че имат достатъчно служители по време на пикови часове за пазаруване, като в същото време минимизират персонала през по-тихи периоди. Също така се намаляват разходите за извънреден труд, тъй като системата гарантира спазването на ограничението на работните часове и изискванията за почивки.

Гъвкавост: Адаптиране към промените в търсенето и наличността на персонала

Фирмите работят в динамични среди, където нуждите от персонал могат внезапно да се променят. Автоматичният софтуер за графици предоставя гъвкавостта да се адаптира бързо към тези промени. Мениджърите лесно могат да променят графиците въз основа на променливо търсене или наличността на служителите, осигурявайки безпроблемни операции дори по време на пикови времена или неочаквани недостиги на персонал.

Много автоматични системи за планиране позволяват на служителите да сменят смени или да заявяват промени в системата. Тази самостоятелна функционалност подобрява удовлетворението на служителите, тъй като им дава повече контрол върху работните им графици.

Точност: Минимизиране на човешките грешки и конфликти

Човешките грешки са неизбежни при ръчното планиране. Пренебрегването на наличността на служител или случайното назначаване на двусменен график могат да доведат до разочарование и смущения в операциите. Автоматичният софтуер за графици елиминира тези грешки, използвайки данни, за да генерира графици без конфликти.

Системата гарантира, че служителите са назначени съгласно тяхната наличност и законовите работни часове, намалявайки риска от конфликти в графиците или несъответствие. По този начин фирмите избягват глобите, свързани с нарушения на трудовото право, и подобряват удовлетвореността на служителите чрез постоянно, безгрешно планиране.

Казус: Успешни истории с автоматично планиране

Много фирми в различни индустрии успешно са внедрили автоматичен софтуер за графици, за да подобрят ефективността си, да намалят разходите и да повишат удовлетвореността на служителите.

Например, една известна голяма търговска верига внедри автоматичен генератор на графици и отчете 15% намаление на разходите за труд през първите шест месеца. Софтуерът оптимизира нивата на персонала, особено по време на пиковите продажбени периоди, което доведе до подобрено обслужване на клиенти без прекалено изразходване на труд.

В индустрията на здравеопазването, болници използват автоматичен софтуер за графици, за да управляват сложните сменни модели на сестри и лекари. Системата гарантира, че персоналът е назначен съгласно трудовите закони, като също така отчита индивидуалните предпочитания. Това намалява умората сред персонала и подобрява удовлетвореността от работата като цяло.

В друг пример, верига ресторанти използва автоматично планиране, за да се справи с променливото търсене по време на празници и специални събития. Софтуерът позволява на мениджърите да адаптират нивата на персонал в реално време, осигурявайки достатъчно служители по време на пикови моменти без прекаленоработване през по-тихите периоди.

Характеристики, които да търсим в автоматичен софтуер за графици

Когато избирате автоматичен генератор на графици, е важно да изберете софтуер, който съответства на нуждите на вашия бизнес. Ето някои ключови характеристики, които да вземете предвид:

Потребителски интерфейс

Софтуерът трябва да бъде интуитивен и лесен за използване, с чист и лесен за потребителя интерфейс. Мениджърите трябва да могат бързо да навигират в системата, да задават параметри и да генерират графици без обширно обучение.

Възможности за персонализиране

Всеки бизнес има уникални нужди, когато става въпрос за управление на работната сила. Търсете автоматичен софтуер за графици, който позволява да персонализирате модели на смени, предпочитания на служители и правила за съответствие. Персонализируемите опции гарантират, че софтуерът може да расте и се адаптира, когато бизнесът ви се развива.

Възможности за интеграция

Способността за интеграция с други бизнес системи — като системи за заплати, управление на човешките ресурси и софтуер за проследяване на времето — е от съществено значение. Интеграцията осигурява съответствие на графиците с по-широките бизнес процеси, подобряващи ефективността и точността.

Мобилен достъп

Днешната работна сила е все по-мобилна и служителите очакват да имат достъп до своите графици в движение. Изберете софтуер, който осигурява мобилен достъп, позволявайки на служителите да преглеждат и коригират смяните си от своите смартфони. Тази функция също позволява на мениджърите да правят промени в реално време, когато е необходимо.

Често срещани предизвикателства и как да ги преодолеем

Въпреки че софтуерът за автоматично планиране предоставя много предимства, бизнесите могат да срещнат някои предизвикателства при внедряването. Те могат да включват съпротива от служители, които са свикнали с ръчно планиране, или технически проблеми, свързани с интегрирането на софтуера със съществуващите системи.

За да преодолеете тези предизвикателства, е важно да предоставите обучение и ясна комуникация на служителите, подчертавайки ползите от автоматичното планиране както за бизнеса, така и за работната сила. Освен това, избирането на софтуер с добра поддръжка на клиенти може да помогне за разрешаване на техническите проблеми, възникващи по време на прехода.

Как да изберете правилния инструмент за автоматично планиране

Изборът на правилния софтуер за автоматично планиране зависи от вашите специфични бизнес нужди. Започнете, като оцените размера на работната сила, сложността на вашите изисквания за планиране и бюджета ви. Сравнете функциите и цените на различните опции и обмислете софтуер, който предлага безплатна пробна версия или демо, за да го тествате преди да се ангажирате.

Shifton, например, предлага множество функции на ниска цена в сравнение с други автоматични програми за планиране. Тя осигурява лесен за употреба интерфейс, корекции в реално време и възможности за персонализация—всичко това при висока ефективност на разходите. Бизнесите, които искат да оптимизират процесите си на планиране, като същевременно ограничават разходите, ще открият, че Shifton е идеалното решение.

Заключение

Внедряването на софтуер за автоматично планиране може да спести на бизнеса значително време и пари чрез оптимизиране на процеса на планиране, намаляване на грешките и оптимизиране на разходите за труд. Независимо дали управлявате малък бизнес или ръководите голям екип, ползите от автоматичното планиране са ясни—подобрена ефективност, разширена гъвкавост и по-добро спазване на трудовите закони.

Shifton предлага на бизнеса достъпно и високофункционално решение за планиране на работната сила. С функции като актуализации в реално време, персонализационни опции и безпроблемна интеграция, Shifton помага на бизнеса да изведе процеса на планиране на следващото ниво.

За да видите как автоматичният генератор на графици на Shifton може да трансформира вашето планиране, запазете демо още днес и започнете да спестявате време и пари с автоматизирано управление на работната сила.

Управлението на присъствието на служителите е един от ключовите аспекти за успешното функциониране на бизнеса. Ефективно приложение за отчитане на присъствия може да опрости тази задача чрез автоматизиране на отчитането на времето, подобряване на точността и спестяване на ценно време. А съвременните технологии предлагат ефективни решения за подобряване на този процес.

Защо ви е необходимо приложение за отчитане на присъствие

Управлението на присъствието на служителите може да бъде сложно и времеемко за фирми с всякакъв размер. Приложенията за отчитане на присъствие предоставят решения за опростяване и оптимизиране на този процес, намалявайки неефикасностите, грешките и увеличените разходи за труд. Независимо дали управлявате малък стартап или голяма корпорация, ръчното съставяне на графици може да причини сериозни смущения, особено в индустрии, където смяната на служителите е критична — като здравеопазването, търговията на дребно и хотелиерството. Чрез автоматизиране на отчитането на присъствие, приложенията за отчитане на присъствие помагат за предотвратяване на такива проблеми и осигуряват по-гладка работа.

Приложението за отчитане на присъствие е важно поради няколко причини:

• Автоматизира отчитането на присъствие, намалявайки ръчните въвеждания и освобождавайки административно време.
• Осигурява данни в реално време, минимизирайки грешките и осигурявайки прецизно отчитане на заплати и съответствия.
• Автоматизира изчисленията и предлага известия за предотвратяване на правни проблеми.
• Позволява на служителите да се съсредоточат върху основните задачи, подобрявайки ефективността на работния процес.
• Предлага анализи и отчети за по-добро вземане на решения и разпределение на ресурсите.

Интегрирането на приложение за отчитане на присъствие във вашите бизнес операции може значително да подобри точността и ефективността, което в крайна сметка допринася за по-добро общо представяне.

Топ 10 най-добри приложения за отчитане на присъствие за вашия бизнес

С толкова много налични опции, намирането на подходящото приложение за отчитане на присъствие за вашия бизнес може да бъде объркващо. Всяко приложение предлага уникални функции, които се отнасят към различни нужди, но някои се отличават с надеждността и ефективността си. Да разгледаме топ 10 опциите и да прегледаме основните им функции.

Shifton

Shifton се отличава като водещо приложение за отчитане на присъствие, предлагащо разнообразие от функции, предназначени да опростят графиците на служителите и отчитането на времето. То предоставя:

• Създавайте персонализирани графици, съобразени с нуждите на вашия бизнес, като се приспособяват различни модели на смени и предпочитания на служителите. Тази функция помага да се осигури съответствие на нивото на персонала с исканията на бизнеса.
• Използвайте предварително разработени шаблони за празници и смени, за да спестите време и да избегнете повтарящи се задачи. Тези шаблони опростяват процеса на съставяне на графици, което прави по-лесно управлението на сложни графични сценарии.
• Позволете на служителите да заменят смените си без усилие, осигурявайки покритие дори в случаи на внезапни промени. Тази гъвкавост помага за поддържане на оперативната ефективност и удовлетвореността на служителите.
• Вградени инструменти, които ви помагат да се придържате към трудовите закони и разпоредби. Shifton предлага автоматизирани проверки на съответствието и предупреждения, за да се гарантира, че вашите практики за съставяне на графици съответстват на законовите изисквания.

Комбинацията от тези функции прави Shifton отличен избор за бизнеси, които търсят икономично и богато на функции решение. Неговият удобен за потребителя интерфейс и цялостна функционалност осигуряват безпроблемно преживяване при съставяне на графици.

When I Work

When I Work е друго високо оценено приложение за отчитане на присъствие, известно със своя интуитивен дизайн и цялостни функции. Основни предимства включват:

• Служителите могат лесно да заменят смените си с одобрение от мениджъри, предлагайки гъвкавост и намалявайки административната тежест. Тази функция засилва автономията на служителите и опростява управлението на смените.
• Опростен процес за искане и одобрение на отпуски, осигурявайки ефективно управление на отсъствията. Приложението опростява работния процес на одобрение и интегрира исканията за отпуск с графика.
• Държи служителите информирани за промени и актуализации на графика чрез известия в реално време. Тази функция помага да се осигури, че служителите винаги са наясно с графиците си и всякакви модификации.

When I Work се интегрира безпроблемно с различни системи за плащане на заплати, което го прави универсален вариант за бизнеси, които се нуждаят както от решения за съставяне на графици, така и за заплати.

Homebase

Homebase предлага мощен набор от инструменти за управление на присъствието и графиците на служителите. Неговите функции включват:

• Служителите могат да се включват и изключват от работа, използвайки това приложение за отчитане на присъствие на мобилните си устройства, предоставяйки удобно и точно средство за проследяване на работните часове. Мобилният часовник намалява риска от кражба на време и осигурява точни записи на присъствие.
• Създавайте и управлявайте графици с лекота, използвайки интуитивен интерфейс, който опростява задачите за съставяне на графици. Приложението позволява ефективно съставяне на смени, съобразявайки наличието и предпочитанията на служителите.
• Вградените функции за съобщения улесняват комуникацията между членовете на екипа, правейки по-лесно координирането на графиците и своевременното разглеждане на всякакви проблеми.

Със своя фокус върху лекота на използване и съответствие, Homebase е идеален за бизнеси, които търсят опростяване на управлението на присъствие, докато подобряват комуникацията между служителите.

Hubstaff

Hubstaff е предназначен за бизнеси, които се нуждаят от детайлни прозрения за времето и продуктивността на служителите. Функциите на това приложение за отчитане на присъствие включват:

• Наблюдавайте местонахождението на служителите по време на смените им, предоставяйки видимост за дистанционна и на място работа. GPS проследяването помага да се осигури, че служителите са на определените работни места и засилва отчетността.
• Проследявайте отработените часове и управлявайте бюджетите на проекти с прецизни възможности за отчитане на времето. Приложението предлага детайлни отчети за времето на служителите, позволяващи точно фактуриране и управление на бюджета.
• Оценявайте работата и производителността на служителите с усъвършенствани анализи, получавайки прозрения за работни модели и ефективност. Тази функция помага да се идентифицират области за подобрение и оптимизиране на управлението на работната сила.

Hubstaff е особено полезен за отдалечени екипи и бизнеси, които изискват детайлно отчитане на времето и управление на проекти.

ClickTime

ClickTime комбинира отчитането на време със способности за управление на проекти. Основните функции на това приложение за отчитане на присъствие включват:

• Наблюдавайте работните часове и времето на проектите, предоставяйки точни записи за заплати и фактуриране. Приложението предлага детайлни инструменти за отчитане на времето, които помагат за управление както на работните часове, така и на сроковете на проектите.
• Разпределяйте и проследявайте бюджетите за различни проекти, гарантирайки, че ресурсите са ефективно използвани. Функциите за управление на бюджета на ClickTime подпомагат финансовото планиране и контрола на разходите.
• Генерирайте детайлни отчети за използване на времето и ресурсите, осигурявайки прозрения за представянето на проекти и производителността на служителите. Отчетните способности на приложението помагат за взимане на решения, основани на данни, и подобрение на управлението на проекти.

ClickTime е подходящ за бизнеси, които се нуждаят от комплексно решение за управление както на времето, така и на бюджетите на проектите.

QuickBooks

QuickBooks е широко признат за своите счетоводни възможности, но също така предлага и ефективни функции за приложение за отчитане на присъствие. Функции включват:

• Синхронизирайте данните за присъствие с QuickBooks Payroll, опростявайки процеса на заплати и осигурявайки точност. Интеграцията елиминира нуждата от ръчно въвеждане на данни и намалява грешките в изчисленията на заплатите.
• Управлявайте графиците на служителите и проследявайте отработеното време, като се интегрирате безпроблемно с функции за счетоводство и заплати на QuickBooks. Приложението опростява планирането и го интегрира с финансовото управление.
• Осигурете спазване на трудовото законодателство с интегрирани инструменти за съответствие, помагайки да се избегнат правни проблеми и да се поддържа съответствие. Функциите за спазване на QuickBooks подкрепят точното водене на записи и юридическото спазване.

Ако вече използвате QuickBooks за счетоводство, неговото приложение за присъствие предоставя безпроблемно разширение на функциите му за заплати и планиране.

Connecteam

Connecteam предлага универсално приложение за присъствие с акцент върху мобилната достъпност. Основни характеристики включват:

• Служителите могат да се чекират и отписват от смартфоните си, предоставяйки удобно и гъвкаво проследяване на времето. Мобилният достъп осигурява точност и достъпност за отдалечени и на място служители.
• Създавайте и управлявайте графици с лекота, използвайки мобилен интерфейс, който позволява ефективно планиране в движение. Функциите за планиране на приложението поддържат динамично планиране и актуализации в реално време.
• Използвайте вградени чат и съобщения, за да подобрите комуникацията и координацията между членовете на екипа.

Connecteam е идеален за бизнеси от всякакъв размер, предлагайки персонализирани опции и подход с мобилна ориентираност.

Calamari

Calamari е приложение за календар на присъствията, което предоставя удобен за потребителя интерфейс за управление на присъствието и отпуските. Характеристиките включват:

• Лесна функционалност за чекиране и отписване, осигуряваща точни записи на работните часове на служителите. Приложението опростява проследяването на времето и се интегрира с различни системи за заплати.
• Служителите могат да поискат отпуск и да видят баланса си на отпуск, улеснявайки процеса на одобрение на отпуските. Функциите за управление на отпуските на приложението помагат да се гарантира, че отсъствията се управляват ефективно.
• Синхронизира се с различни системи за заплати за опростени операции, предоставяйки безпроблемна връзка между проследяването на присъствието и обработката на заплати. Интеграцията подобрява цялостната ефективност и точност.

Calamari е солидно решение за бизнеси, които се нуждаят от лесно решение за управление на присъствието и отпуските.

Deputy

Deputy предлага цялостен набор от функции за управление на графиците и присъствията на служителите. Основните предимства включват:

• Създавайте и управлявайте графици с актуализации в реално време, позволявайки ефективно планиране и корекция. Инструментите за планиране на приложението поддържат динамично планиране и управление на покритието, което го прави надежден избор сред приложенията за присъствие.
• Проследявайте работните часове и присъствието на служителите точно, предоставяйки подробни записи за заплати и съответствие. Функциите за проследяване на времето на Deputy гарантират точни и надеждни данни за присъствие.
• Работи с различни системи за заплати и HR, предоставяйки безпроблемна интеграция и увеличавайки цялостната оперативна ефективност. Интеграцията с съществуващи системи поддържа ефективно управление на работната сила.

Deputy е предназначен да помага на бизнесите да управляват ефективно своите работни сили, докато също така осигурява спазване на трудовото законодателство.

Timely

Timely се фокусира върху автоматичното проследяване на времето и управлението на проекти, предлагайки уникални функции за опростяване на приложенията за присъствие и управление на производителността. Основни характеристики включват:

• Timely автоматично записва времето, прекарано по различни задачи и проекти, намалявайки нуждата от ръчно въвеждане на време. Тази функция помага да се гарантира точност на дневниците и намалява административната тежест.
• Проследявайте напредъка на проектите и разпределяйте времето ефективно с интегрирани инструменти за управление на проекти. Timely предлага прозрения в графиците на проектите и разпределението на ресурсите, помагайки за оптимизацията на изпълнението на проектите.
• Съставяйте изчерпателни отчети за използването на времето, представянето на проектите и производителността на служителите. Функциите за отчетност на приложението предоставят ценна информация за вземането на информирани решения и подобряването на ефективността.

Timely е идеален за бизнеси, които се нуждаят от автоматизиран подход към проследяването на времето и управлението на проекти.

Финални размисли за приложенията за присъствие за вашия бизнес

Изборът на правилното приложение за присъствие може значително да подобри оперативната ефективност и производителността на вашия бизнес. Всяко приложение предлага уникални функции, от основно проследяване на времето до усъвършенствано управление на проекти и подкрепа за съответствие. Когато избирате приложение за присъствие за служители, имайте предвид следното:

• Уверете се, че приложението предоставя основни функции като автоматично проследяване на времето, планиране на смени и инструменти за съответствие.
• Изберете приложения, които се интегрират безпроблемно със съществуващите ви системи за заплати и HR, за да оптимизирате процесите и да минимизирате ръчното въвеждане на данни.
• Изберете приложение за присъствие с удобен за потребителя интерфейс, за да опростите управлението на присъствието както за служителите, така и за мениджърите, намалявайки времето за обучение.

Shifton е отличен в тази област, предлагайки цялостен набор от функции, включващ персонализирани графици, предварително изготвени шаблони, лесна смяна на смени и вградена съвместимост с трудовото законодателство, всичко на конкурентна цена.

За да видите как Shifton може да трансформира управлението на вашите графици и присъствия, резервирайте демонстрация днес. Започнете да пестите време и пари с автоматизирано управление на работната сила и открийте ползите от нашите приложения за присъствие. Опитайте разликата с оптимизирано решение.

Управлението на график от 24 часа е от съществено значение за компании, които работят денонощно, като болници, охранителни фирми, транспортни услуги и производствени предприятия. При 24/7 режим на работа значимостта на добре структурирани смени не може да бъде подценена. Лошото планиране може да доведе до прегаряне на служителите, неефективност в операциите и проблеми със спазването на законовите изисквания. От друга страна, здраво организиран график за работа от 24 часа осигурява гладко протичане на операциите, оптимална продуктивност и удовлетворени служители.

Концепция за график от 24 часа

Компании, които работят денонощно, се нуждаят от надеждни графици за 24-часови смени, за да покрият всеки час от деня. Ключов аспект на такова планиране е да се гарантира, че няма оперативни пропуски, докато същевременно се осигурява благополучието на служителите. Това включва разпределяне на работните часове между служителите в различни смени, независимо дали са въртящи, фиксирани или разделени. Така бизнесът може да поддържа безпроблемни операции, като същевременно осигурява на служителите си почивката и баланса между работа и личен живот, от които се нуждаят.

Планирането може да се превърне в голямо административно предизвикателство, особено когато се извършва ръчно. Без автоматизирани инструменти като Shifton, бизнесите могат да имат затруднения при управлението на припокриващи се смени, размяна на смени и съответствие със законите на труда. С помощта на усъвършенстван софтуер за планиране, фирмите могат да създадат добре балансиран график за 24-часови смени, който е както гъвкав, така и съответстващ на закона.

Какво представлява графикът за 24-часови смени

Графикът за 24-часови смени се отнася до работно разпределение, при което служителите работят на смени, за да покриват пълните 24 часа от денонощието. Това е обичайно в индустрии като здравеопазване, правоприлагане, спешни услуги и транспорт, където операциите трябва да продължават без прекъсвания. Тези графици могат значително да варират в зависимост от нуждите на бизнеса, като обичайните смени продължават 8, 10 или 12 часа.

Но как на практика работят 24-часовите смени? Служителите се разпределят по екипи, като всеки екип е назначен на смяна, която покрива част от деня. Графиците на смените обикновено се разделят на следните категории:

• Сутрешната смяна покрива първата част на деня, обикновено от 7:00 до 15:00 часа.
• Вечерната смяна започва след сутрешната смяна и работи от 15:00 до 23:00 часа.
• Нощната смяна, наричана още „гробищна смяна“, покрива късните часове от 23:00 до 7:00 часа.

Ключови елементи на графика 24-часови смени

Ефективността на графика за 24-часови смени зависи от внимателно планиране и управление. Ето няколко ключови фактора, които определят неговия успех:

1. В зависимост от индустрията и нуждите на бизнеса, смените могат да продължават 8, 10 или 12 часа. Докато 8-часовите смени позволяват по-добър баланс между работа и личен живот, 12-часовите смени намаляват броя на предаването на смени, но могат да увеличат умората на служителите.
2. Осигуряването на адекватна почивка за служителите между смените е от съществено значение за избягване на прегаряне и осигуряване на устойчива продуктивност.
3. Графикът трябва да осигури, че критичните позиции са покрити през всички смени, особено по време на пикови часове или спешни случаи.
4. Някои графици ротират служителите през различни смени, докато други оставят служителите на същите фиксирани смени. Правилният избор зависи от нуждите на бизнеса и предпочитанията на служителите.

Предизвикателства при внедряването на 24-часовите смени

Въпреки че графиците за 24-часови смени са необходимост за много бизнеси, те крият уникални предизвикателства. Ефективното им внедряване изисква съобразяване с благосъстоянието на служителите, законите на труда и оперативните изисквания.

1. Умора на служителите

Дългите часове, особено нощните смени, могат да доведат до физическа и умствена умора. Без адекватни почивки, служителите могат да изпитат прегаряне, намалена продуктивност и увеличен риск от грешки. Нощните смени особено нарушават циркадните ритми, което прави по-трудно за служителите да останат нащрек.

2. Спазване на законите на труда

Законите на труда варират в различни региони, но обикновено регулират максималните работни часове, задължителните почивки и заплащането за извънреден труд. Важно е бизнесите да се съобразяват с тези разпоредби, когато внедряват график за 24-часови смени, тъй като нарушенията могат да доведат до юридически санкции и напрегнати отношения между работодател и служител.

3. Предизвикателства в комуникацията

В бизнес с множество смени ефективната комуникация между екипите може да бъде трудна. Служителите на различни смени може да имат ограничено взаимодействие, което може да доведе до недоразумения или пропуснати актуализации. Осигуряването, че служителите са информирани за своите графици, задачи и всякакви промени в политиките на компанията, е критично за гладкото функциониране на бизнесите, работещи 24/7.

4. Пропуски в покритието

Друго често срещано предизвикателство е осигуряването на пълно покритие на всички смени. Лошо управляваните графици могат да оставят определени часове с недостиг на персонал, което води до нарушаване на услугите. Мениджърите трябва внимателно да планират смените, за да избегнат припокривания или пропуски в покритието, особено през критични периоди.

Видове графици за 24-часови смени

Съществуват няколко вида графици за 24-часови смени, всеки от които е предназначен да отговаря на различни бизнес нужди. Изборът на правилния график зависи от фактори като броя на служителите, естеството на работата и необходимото ниво на покритие.

Ротационни смени

Графикът за ротационни смени позволява на служителите да работят различни смени на повтарящ се принцип. Това означава, че служителят може да работи на дневна смяна една седмица, а следващата седмица на нощна смяна. Ротационните смени са особено полезни за осигуряване на справедливост, тъй като разпределят нежеланите смени, като нощната работа, равномерно сред служителите.

Ротационните смени също така дават на служителите възможност да изпитат различни часове от деня, което може да доведе до по-високо удовлетворение от работата. Въпреки това, те могат да нарушат личния живот на служителите, особено когато в ротацията са включени нощни смени.

Фиксирани смени

В система с фиксирани смени служителите работят на една и съща смяна всеки ден. Това може да означава работа само през деня, само през нощта или само през вечерта. Фиксираните смени предоставят стабилност и консистентност за служителите, позволявайки им по-лесно да планират личния си живот. Въпреки това, фиксираните нощни смени все пак могат да доведат до дългосрочни здравословни проблеми, тъй като постоянната нощна работа може да наруши съня.

Разделени смени

Разделената смяна разделя работния ден на два отделни периода, позволявайки на служителите дълга почивка между тях. Например, служител може да работи от 6:00 до 10:00 часа, а след това да се върне за втора смяна от 16:00 до 20:00 часа. Разделените смени предлагат гъвкавост, но могат да нарушат дневните рутинни и да доведат до увеличено време за пътуване за служителите.

Съвети за управление на графиците от 24-часови смени

Създаването и управлението на ефективен график за 24-часови смени изисква комбинация от стратегия, инструменти и комуникация. Ето някои практически съвети, които ще ви помогнат да управлявате по-ефективно своя 24-часов график:

Оптимизирайте нивата на персонал

Не всички часове от деня изискват един и същ брой персонал. Например, болниците може да се нуждаят от повече персонал по време на пикови часове, докато охранителна компания може да изисква допълнителен персонал през нощта. Анализът на исторически данни за търсене и натоварване може да ви помогне да определите оптималните нива на персонала за всяка смяна. Но как работят смените от 24 часа в такива случаи? Като използвате данни за прозорлива информация, можете да избегнете свръхобезпеченост през часовете с ниска натовареност и недостиг на персонал през пиковите времена, което максимизира оперативната ефективност.

Чрез редовно оценяване на нуждите от персонал, ще осигурите, че винаги има наличен подходящ брой служители, предотвратявайки изгаряне, докато поддържате гладкото протичане на операциите.

Осигурете адекватни периоди за почивка

Умората е значителен проблем при управлението на графици 24/7. Служителите, които работят дълги смени или нередовни часове, са по-податливи на грешки, инциденти и здравословни проблеми. Уверете се, че служителите имат достатъчно почивка между смените, за да поддържат здравето и производителността си.

Повечето трудови закони определят задължителни периоди на почивка между смените. Например, много региони изискват поне 11-часова почивка между смените. Чрез включване на тези почивки в графика си можете да предотвратите прегарянето на служителите и да осигурите съответствие с трудовите закони.

Използвайте софтуер за планиране

Ръчното планиране не само отнема време, но също така е предразположено към грешки. Именно тук идва софтуерът за планиране, като Shifton. С Shifton можете да автоматизирате създаването на смени, управлението на размяната на смени и да осигурите спазването на трудовите регулации.

Shifton предлага мощни функции, като предварително създадени шаблони и уведомления за смени, които улесняват управлението дори на най-сложните 24-часови работни графици. Способността на платформата да оптимизира разпределението на смените въз основа на предпочитанията и квалификациите на служителите също осигурява по-ефективна и удовлетворена работна сила.

Комуникирайте ясно със служителите

В 24/7 операцията ясната комуникация е от съществено значение за осигуряване на плавни преходи между смените. Служителите трябва да бъдат информирани за графиците си добре предварително и актуализирани за всякакви промени. Инструменти като Shifton могат да автоматизират комуникацията, гарантирайки, че служителите получават актуализации в реално време за смените си чрез имейл или мобилни известия.

Добрата комуникация не само подобрява ефективността на планирането, но и насърчава по-добри отношения между ръководството и служителите. Когато служителите се чувстват информирани и участващи, те са по-склонни да бъдат ангажирани и мотивирани на работа.

Примери за 24-часови графици на смени

Нека разгледаме няколко реални примера за 24-часови графици на смени, които са често използвани в различни индустрии. Тези примери подчертават как бизнесите могат да структурират смените си, за да поддържат непрекъснато покритие.

Пример 1: График 4 работни, 4 почивни дни

В графика 4 работни, 4 почивни дни, служителите работят четири 12-часови смени последователно, последвани от четири почивни дни. Този график е особено популярен в индустрии, които изискват постоянно персонал, като производство и спешни служби.

Плюсове:

• Позволява дълги периоди на почивка между работните дни.
• Осигурява повече почивни дни на служителите, което води до по-добър баланс между работа и личен живот.

Минуси:

• По-дългите смени могат да доведат до умора, особено по време на нощни дежурства.

Пример 2: График на DuPont

Графикът на DuPont е въртящ се модел на смени, използван в индустриалните среди. Той покрива 24-часови графици на смени, използвайки четири екипа и следва цикъл на 12-часови смени през четири седмици. Типичният цикъл включва:

• 4 дневни смени
• 3 почивни дни
• 4 нощни смени
• 7 почивни дни

Тази подредба позволява на служителите да редуват дневни и нощни смени, докато се наслаждават на по-дълги периоди на почивка, като например 7-дневна почивка на всеки четири седмици.

Плюсове:

• Удължено време за възстановяване.
• Баланс между дневните и нощните смени.

Минуси:

• Смяната между дневни и нощни смени може да бъде физически натоварваща.
• Дългите 12-часови смени могат да предизвикат умора.

Пример 3: График на Pitman

Графикът на Pitman е често срещан в индустрии като здравеопазване, спешни служби и правоохранителни органи. Той разделя работната сила на четири екипа, работещи 12-часови смени. През две седмици всеки екип работи:

• 2 дни дежурни
• 2 почивни дни
• 3 дни дежурни
• 3 почивни дни

Този график осигурява непрекъснато покритие и позволява на служителите да редуват дневни и нощни смени, докато поддържат разумен баланс между работа и почивка.

Плюсове:

• Балансиран работен-почивен цикъл.
• Предсказуеми, фиксирани смени.

Минуси:

• Смяната между дневни и нощни смени може да наруши съня.
• По-дългите смени могат да доведат до умора.

Шаблони за 24-часови графици на смени

Използването на персонализируеми шаблони улеснява създаването на 24-часови графици на смени. Ето три практични шаблона, които бизнеса може да приеме и модифицира:

Шаблон 1: График 4 работни, 4 почивни дни

• Тип: Въртящи се 12-часови смени
• Часове на смени: Ден (6 ч. – 18 ч.), Нощ (18 ч. – 6 ч.)

Този шаблон осигурява непрекъснато покритие с опростена ротация, предлагайки на служителите четири работни дни, последвани от четири почивни дни.

Шаблон 2: График на DuPont

• Тип: Въртящи се 12-часови смени
• Часове на смени: Ден (7 ч. – 19 ч.), Нощ (19 ч. – 7 ч.)

По-сложната ротация в графика на DuPont предоставя на служителите чести периоди на почивка, включително цяла седмица почивка всеки месец.

Шаблон 3: Фиксирани 8-часови смени

• Тип: Фиксирани смени
• Часове на смяна: Сутрин (7 AM – 3 PM), Следобед (3 PM – 11 PM), Нощ (11 PM – 7 AM)

Този шаблон е идеален за бизнеси, които изискват непрекъснато 24-часово покритие, но предпочитат по-кратки смени за служителите, което може да намали умората.

Най-добри практики за внедряване на 24-часови графици за смени

Успешното внедряване на 24-часов график за смени изисква внимателно управление. По-долу са няколко съвета за осигуряване на оптимални резултати:

1. Провеждайте редовни одити на смените

Оценявайте системата за графици редовно, за да гарантирате, че смените са балансирани и служителите са добре отпочинали. Проверявайте за проблеми като неравномерни натоварвания или прекомерна умора и коригирайте съответно.

2. Използвайте софтуер за графици

Управлението на смени ръчно е сложно, особено с въртящи се графици. Инструменти за автоматизирано планиране като Shifton улесняват този процес, предлагайки функции като предварително направени шаблони, проверки за съответствие и напомняния за смени.

Функционалността на Shifton съперничи на други инструменти на по-достъпна цена, което го прави отличен избор за бизнесите.

3. Помислете за благосъстоянието на служителите

Честите нощни смени или дълги работни дни могат да доведат до изпепеляване. Мениджърите трябва да приоритизират здравето на служителите, като гарантират достатъчно почивка, предоставят ресурси за психично здраве и поддържат отворени канали за комуникация.

Заключение

Управлението на 24-часов график на смени може да бъде предизвикателство, но използването на въртящи се или фиксирани смени и усъвършенстван софтуер за планиране може значително да улесни процеса. Независимо дали вашият екип следва 24/7 график или друг график за смени, използването на инструменти като Shifton гарантира безпроблемно планиране и непрекъснато покритие.

Готови ли сте да оптимизирате графиците на смените си? Запазете демо днес и вижте как Shifton може да помогне на бизнеса ви да управлява работната си сила по-ефективно.

Опитните ръководители знаят, че планирането и управлението на смените за персонала никога не е било лесно. Приблизително 100% от компаниите имат служители, които се разкъсват между работа, семейство, училищни / детски занимания и евентуално работа на непълен работен ден. В условията на локдауни и пандемия много компании преминаха към дистанционна работа, което допълнително усложнява нещата.

Непредсказуемите методи за планиране могат да повлияят отрицателно както на служителите, така и на бизнеса като цяло. За повечето видове бизнеси (кафенета и ресторанти, кол центрове, услуги за доставка и много други) координацията на персонала е най-важният процес, от който пряко зависи приходът на компанията.

Опитвате се да наемете достатъчно персонал без да харчите твърде много разходи? Спецификата на вашия бизнес изисква различни корекции в графика в последния момент? Имаме страхотно решение за вас!

Онлайн инструмент Shifton – автоматизирано решение за планиране и управление на смени

Shifton е онлайн инструмент за планиране и управление на смени, насочен към помощ за осигуряване на стабилен работен процес в компанията. Изпробвайте възможностите на Shifton и вече няма да се налага да управлявате графиците си ръчно!

Shifton не прави грешки при изготвяне на работен график, което означава, че можете да извлечете максимума от вашия екип, избягвайки финансови загуби.

Освен това, благодарение на приложението Shifton за смартфони, работният график на вашата компания ще бъде достъпен онлайн за всеки служител 24/7. Всички промени в графика се записват в системата, която изпраща уведомления и напомняния на служителите, чиито смени са засегнати от промените.

Shifton е най-лесният начин за планиране и проследяване на работното време на вашите служители. С помощта на приложението служителите не само получават 24/7 достъп до работния график чрез смартфон, но могат и самостоятелно да променят смени. В този случай управителят няма нужда да търси замяна за служител, който не може да поеме смяна по каквато и да е причина.

Shifton е полезен и за ръководителите на компании, тъй като осигурява възможност за управление на работните процеси от всяко място и по всяко време, поставяне на текущи задачи и получаване на всички необходими отчети. Готовите работни графици могат да бъдат редактирани, удължавани, съкращавани или копирани. Можете също така да добавяте или премахвате служители от смени и графици – всички промени се записват незабавно и системата автоматично генерира актуализирани графици въз основа на новите условия.

Компетентното управление на екипа започва с правилните инструменти. Онлайн инструментът за планиране Shifton е идеално решение за компании от всички индустрии и размери.

Простите решения за съставяне на график, като Microsoft Word и Excel, трудно поддържат стабилен работен поток. С прехода на много индустрии, включително ресторанти, здравеопазване, търговия и аутсорсинг към дигиталната ера, се появиха стотици софтуерни продукти за създаване на графици, които значително опростиха процеса на създаване на графици.

Преди да се потопим в възможностите на съвременния софтуер за съставяне на графици, е важно да се запознаем с видовете работни графици.

Какви видове графици могат да бъдат създадени с помощта на софтуер за съставяне на графици на служители

Разбира се, повечето съвременни компании използват фиксиран тип работен график поради своята простота: същият брой часове и дни всяка седмица – например, когато компания работи от понеделник до петък от 9 до 18 часа. Това се използва в аптеки, малки магазини, клиентски услуги, държавни организации. В някои случаи служители могат да работят извънредно и да получават допълнително заплащане.

1. Флексибилен

   На хартия това изглежда като идеален начин за организация на работната сила: служителите и работодателите се договарят за броя на часовете и дните, които трябва да бъдат изпълнени на седмична база. Те могат да работят 20-30 часа седмично, когато поискат или през определено време на деня. Работата се усложнява, когато повечето служители искат флексибилен график. Ако това не е достатъчно трудно за справяне, съществуват няколко подтипа на флексибилния график:

   Сгъстена работна седмица. Тази вариация на флексибилния график събира 40-часова седмица в няколко дни. Например, един служител може да има три 12-часови или четири 10-часови работни дни, но да получи допълнителен ден или два почивка.

   Флекс. Ако служителите изберат тази опция, те могат да изберат кога да започва и свършва тяхната смяна, но ще трябва да работят същия брой часове всеки ден,

   Работна среда, ориентирана към резултатите. Тя не изисква отчитане на работните часове за изчисляване на заплатата, а вместо това плащанията са базирани на извършената работа: изпълнени крайни срокове и завършени задачи.

   Разделена смяна. Този тип флексибилен график позволява разделянето на смяната на различни часове от деня. Работник може да работи 3 часа сутринта и 4 часа вечерта.

2. Въртящ

   По-малко използван, но въпреки това съществуващ тип график е въртящият график. Ако бизнес приеме въртящ график, той ще може да работи 24/7 чрез разбиване на цикъла на производство на три смени: дневна, смяна и нощна. Този тип график на служителите се използва основно в строителството, болници, електроцентрали и пътни работи.

   Смените на служителите се променят седмично или квартално, в зависимост от работните изисквания. Например, тези, които са заети в строителството, могат да работят нощна смяна за една седмица и да преминат към дневна смяна следващата седмица. Служителите могат да намерят тези смени трудни за управление, тъй като техните модели на сън и хранене трябва постоянно да се променят.

Защо да преминете към софтуер за съставяне на графици на служители

Тези видове графици може да изглеждат малко сложни за управление, но за щастие има изобилие от генератори на служебни графици. Те предлагат различни функции, които правят съставянето на графици лесно за различни видове бизнеси, независимо какво избират за всички свои служители или за група от тях.

Това е възможно благодарение на различните настройки, които този софтуер предлага:

1. Генериране на график
   Потребителите могат да генерират графици, независимо от типа, който избират да използват. Повечето онлайн софтуери за съставяне на графици предлагат създаване на всякакъв брой шаблони за смени и графици.
2. Управление на смени
   Ако има промени в продължителността на смените, те могат да бъдат редактирани в движение. Например, ако служител иска да работи повече часове, но по-малко дни, някои от смените му могат да бъдат изтрити, докато други се удължават или съкращават за избран период. Смени, които не са назначени на никой служител, могат да бъдат изтрити или заети от други работници.
3. Размяна на смени
   Ако възникнат непредвидени обстоятелства, служителите могат лесно да разменят смени помежду си, за да избегнат ненужно губене на време за размяна на смени с използването на външен софтуер и поддържайки стабилен работен поток. Може да има редица ситуации, когато тази функция ще бъде полезна. С това казано, управлението трябва да потвърди тези искания, за да контролира организацията на работната сила.
4. Искания за отпуск
   И накрая, повечето съвременни решения за съставяне на графици на служители предлагат начин служителите да поискат отпуск. Може би са твърде уморени, нуждаят се от ваканция или няма да се явят на работа утре поради болест. Това може да се направи без използването на външна услуга. В някои случаи потребителите могат да прикачат документи, за да потвърдят, че тяхното отсъствие е базирано на солидни доказателства.

На пазара в момента има изобилие от подобни софтуерни продукти. Те предлагат различни изброени по-горе функции и някои от своите собствени. С това казано, не можем да препоръчаме достатъчно услугата за съставяне на графици Shifton. Тя осигурява на собствениците на компании бърз начин за създаване и внедряване на работни графици за всякакъв брой служители с различни функции и система за генериране на флексибилни графици.

Услугата Shifton е един от софтуерните продукти за съставяне на графици на служители, налични на пазара в момента.