¿Qué es la Conformidad con HIPAA

Mientras el mundo físico ponía esta información a disposición de quienes brindaban cuidados, en nuestra era moderna —todos los datos digitales sobre ti pueden almacenarse en una base de datos en algún lugar a mitad de camino en el planeta— debe haber algunos estándares por los cuales la Información de Salud Protegida (PHI) pueda moverse electrónicamente para proteger la privacidad personal y garantizar la seguridad.La Ley de Responsabilidad y Transferencia de Seguros Médicos (HIPAA) se estableció para asegurar la confidencialidad de los registros de salud, así como una hoja de ruta para las instalaciones sobre cómo los datos se manejan éticamente. Cumplir con las regulaciones de HIPAA no solo protege la confidencialidad de los registros médicos, sino que también infunde un sentido de confianza en la mente de los pacientes y los cuidadores.Las complejidades del cumplimiento regulatorio de HIPAA, incluido cómo se define, qué implica y las diversas leyes que se aplican y las regulaciones que la supervisan, se describen en este artículo. Este archivo define «información de salud protegida», especifica quién necesita seguir las regulaciones de HIPAA y describe los componentes clave de un proceso activo de implementación de políticas corporativas. Las organizaciones pueden mejorar la protección, evitar posibles violaciones y garantizar la responsabilidad en el cambiante entorno regulatorio al comprender las sutilezas del cumplimiento de HIPAA.

Una definición de Cumplimiento HIPAA

Fundamentalmente, la definición de cumplimiento HIPAA implica implementar una serie de medidas tecnológicas y precauciones físicas para proteger la PHI contra violaciones y accesos no deseados. Esto abarca desde el uso de sistemas informáticos seguros para almacenar y transferir información de salud hasta educar a los empleados sobre los procedimientos de privacidad de datos. Establecer reglas y procesos explícitos que especifiquen cómo las empresas deben reaccionar ante cualquier violación de datos y proteger los derechos de los pacientes es otro aspecto del cumplimiento.

¿Por qué es importante el Cumplimiento HIPAA?

La adhesión a HIPAA impide el uso inapropiado, divulgación u obtención de información de pacientes y otros datos relacionados con la atención médica. HIPAA garantiza que la PHI esté segura y protegida, manteniendo la confianza del paciente y el cumplimiento legal. Además, la adhesión ayuda a las empresas a evitar multas o consecuencias supervisoras y la pérdida de reputación relacionadas con las violaciones de HIPAA. Cumplir con las regulaciones de HIPAA muestra un compromiso por mantener el nivel fundamental de privacidad de los pacientes, un factor crítico en la prestación de atención médica.Además del aspecto ético, cumple con los requisitos establecidos por ley en HIPAA. La falta de cumplimiento puede resultar en severas penalidades, acciones legales y la pérdida de licencias comerciales. Aun si las violaciones de datos se están volviendo más comunes, una fuerte cultura de cumplimiento se ve como la única manera de asegurar la conformidad con HIPAA.

¿Qué es la Información de Salud Protegida?

Cualquier información en un registro médico que pueda usarse para identificar a una persona específica y que se desarrolló, utilizó o divulgó durante servicios médicos como diagnóstico o tratamiento se refiere como datos confidenciales del paciente.La PHI abarca una variedad de identificadores que vinculan datos de salud, incluyendo registros electrónicos y físicos, a personas específicas. Para proteger la integridad y confidencialidad de los datos del paciente, las reglas de HIPAA sobre PHI requieren controles estrictos sobre el manejo de la PHI.

Identificadores de PHI

La Información de Salud Protegida (PHI) incluye una amplia gama de números de identificación que pueden usarse para determinar la identidad de un individuo, ya sea directa o indirectamente. Las organizaciones de salud deben ser claras sobre lo que califica como PHI para cumplir con la ley de cumplimiento de HIPAA.La información sobre la salud física o mental pasada, presente o potencial de un individuo, los servicios médicos proporcionados o la facturación de los mismos beneficios asociados con un empleado se considera PHI. Los identificadores enumerados a continuación son los especificados por HIPAA:

• Nombres;
• Ubicaciones geográficas más pequeñas que un estado;
• Fechas (nacimiento, muerte, admisión);
• Números de teléfono;
• Direcciones de correo electrónico;
• Números de registros médicos;
• Detalles de cuenta de seguro;
• Cualquier otro código único o característica.

Los proveedores de cumplimiento de HIPAA en la atención médica y las entidades relacionadas deben poder reconocer estas identidades. Las organizaciones pueden reducir el riesgo de violaciones de datos y mantenerse en conformidad con las reglas de HIPAA al manejar y proteger la PHI adecuadamente. Las prácticas administrativas de datos eficaces son cruciales, ya que no preservar estos identificadores puede resultar en multas severas y una disminución en la confianza del paciente.

¿Quién necesita cumplir con HIPAA?

Cualquier empresa o ciudadano privado que tenga acceso o maneje información de salud protegida (PHI) está obligado a adherirse a HIPAA. Hay dos grandes clasificaciones: «Asociados Comerciales» y «Entidades Cubiertas».Para proteger los registros estudiantiles en todo el ecosistema de salud, es crítico definir los tipos de empresas que caen bajo el paraguas regulatorio de HIPAA. Para proteger la privacidad, integridad y confidencialidad de la información médica cubierta, tanto la Regla de Privacidad de HIPAA como la Regla de Seguridad de HIPAA requieren que todas las organizaciones en las categorías cumplan con las reglas.

Entidades Cubiertas

Una entidad cubierta es un proveedor de servicios de atención médica directa, como clínicas, hospitales, consultorios médicos, farmacias minoristas y planes médicos. Para asegurar la seguridad de la información de sus clientes, siguen la Regla de Cumplimiento de HIPAA.Estas organizaciones deben tener políticas implementadas para almacenar y proteger adecuadamente los datos y tienen la responsabilidad primaria de obtener el consentimiento del paciente antes de compartir la PHI. Estas organizaciones deben seguir las Guías de Cumplimiento de HIPAA.

Asociados Comerciales

A menudo referido como un socio comercial, un asociado comercial es una parte que proporciona servicios de atención médica, como TI, análisis de datos y facturación, a un proveedor de atención médica. Un proveedor de atención médica cubierto debe adherirse a HIPAA ya que puede tener detalles personales del paciente.Los acuerdos que requieren el mismo grado de seguridad de datos y cumplimiento que las organizaciones cubiertas también deben ser firmados por los socios comerciales. Debido a que una violación por parte de un asociado comercial aún puede resultar en multas para una empresa cubierta, es importante cumplir con esta red expandida de socios.

¿Cuáles son las Reglas y Regulaciones de HIPAA?

La Regla de Privacidad de HIPAA es un conjunto de disposiciones que cubren áreas particulares de privacidad y aspectos de seguridad; las tres principales regulaciones son la Regla de Notificación de Violaciones, la Regla de Seguridad de HIPAA y la Regla de Privacidad de HIPAA.Estas reglas garantizan que las empresas utilicen una protección rigurosa de datos para proteger la PHI contra peligros, accesos ilegales y mal uso. Las regulaciones proporcionan un marco uniforme que especifica los procedimientos para manejar eventos de seguridad y cómo las organizaciones de atención médica deben proteger los datos de los pacientes.

Reglas de Privacidad y Seguridad de HIPAA

La base de la regulación HIPAA son las reglas de privacidad y seguridad de datos de HIPAA, que están diseñadas para ayudar a garantizar la supervivencia, exactitud, facilidad de uso y privacidad de la información de datos de salud atribuible individualmente (PHI).Las Reglas de Privacidad de HIPAA son una parte clave de cada organización de atención médica y trabajan juntas para asegurar que las empresas y sus asociados de actividades se adhieran a las mejores prácticas de privacidad, confianza y seguridad de la información en la industria. Cumplir con estas reglas no solo previene multas, sino que también construye confianza con los pacientes al asegurarles que su PHI se está manejando adecuadamente.

Regla de Privacidad de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA establece normas nacionales para salvaguardar la privacidad de los expedientes médicos electrónicos y otra información de salud personalmente identificable. La Regla de Privacidad restringe el uso y divulgación de PHI sin el consentimiento del paciente. Los pacientes tienen varios otros derechos para respetar la vida y la privacidad personal en relación con sus datos médicos individuales, incluidos la oportunidad de enmendarlo, recibir copias de registros y comprender el uso y el intercambio de su información personal.

Regla de Seguridad de HIPAA

La Regla de Seguridad de HIPAA, que aborda disposiciones para preservar la disponibilidad de áreas seguras y protegidas de la PHI electrónica (ePHI), complementa la Regla de Privacidad. La regla requiere aplicar medidas adecuadas de gestión, tecnológicas y físicas para prevenir la exposición a riesgos y vulnerabilidades potenciales. La clave del éxito en las prácticas de cumplimiento de HIPAA es seguir los estándares de la Regla de Seguridad de HIPAA. El acceso limitado, la revisión frecuente de datos y la encriptación están entre las precauciones.

Análisis de Cumplimiento HIPAA

La identificación de riesgos para la protección de la información médica y la provisión de salvaguardias adecuadas son necesarias para una auditoría de cumplimiento HIPAA. Para mantenerse legalmente al día con las últimas leyes y requisitos de HIPAA, las organizaciones deben revisar periódicamente sus sistemas, políticas y prácticas. Además, los análisis aseguran que el trabajador de la salud permanezca auditable y ayudará a determinar áreas que necesitan mejora.

Los Siete Elementos del Cumplimiento Efectivo

Estos siete componentes esenciales conforman un programa de cumplimiento HIPAA exitoso:

• Implementando reglas y procedimientos establecidos: El personal debe ser guiado a través de una presentación clara y concisa para proteger la privacidad de los datos;
• Estableciendo un oficial y un comité de cumplimiento: Todos los servicios relacionados con el cumplimiento son gestionados por un equipo especializado;
• Proporcionando educación y capacitación eficiente: Los trabajadores necesitan comprender y poder aplicar los requisitos para el cumplimiento de HIPAA;
• Estableciendo rutas de comunicación eficientes: La transparencia depende de tener vías abiertas para reportar problemas;
• Llevando a cabo monitoreos y auditorías internas: Las auditorías frecuentes ayudan a localizar y arreglar debilidades;
• Usando procedimientos disciplinarios ampliamente reportados para hacer cumplir los estándares: Para que el cumplimiento sea efectivo, la responsabilidad es necesaria.

Resolver violaciones tan pronto como se descubran y tomar medidas correctivas reduce la posibilidad de violaciones más serias.Además, crear líneas de comunicación eficaces promueve una cultura transparente al permitir que los empleados expresen sus preocupaciones sin temor a represalias. Por último, pero no menos importante, hacer cumplir los estándares mediante procedimientos disciplinarios ampliamente reportados sirve para destacar la importancia del cumplimiento en todo el negocio.Demuestre su dedicación a atender la integridad de los datos de los pacientes resolviendo rápidamente las violaciones informadas, lo que finalmente construye confianza en la comunidad médica.

Salvaguardas Físicas y Técnicas, Políticas y Cumplimiento de HIPAA

Las organizaciones de atención médica deben implementar medidas exhaustivas que preserven el Acceso a Datos, la Protección, la Privacidad y la Seguridad de la Información de Salud Protegida (PHI) para cumplir con HIPAA. Estas protecciones se dividen en tres categorías: administrativas, tecnológicas y físicas.Si bien las reglas y procedimientos ofrecen una base para mantener el cumplimiento en todos los niveles organizativos, las salvaguardas físicas y técnicas son esenciales para mantener la seguridad de la PHI.

Salvaguardas Físicas

Los pasos diseñados para mantener la protección material de los sistemas e instalaciones donde se almacena PHI se denominan salvaguardas físicas. Esto cubre el control de puntos finales y acceso, y la disposición adecuada del equipo que contiene PHI. Ejemplos incluyen sistemas de vigilancia para evitar entradas físicas no deseadas, gabinetes asegurados y acceso limitado a las instalaciones.

Salvaguardas Técnicas

Las tecnologías y procedimientos que protegen el ePHI están incluidos en las salvaguardas técnicas. Para detener el acceso no deseado, algunos ejemplos incluyen cortafuegos, control de acceso seguro, encriptación y sistemas de monitoreo. Dado que ayudan a mantener la integridad del registro de atención médica y garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a ellos, estas precauciones son cruciales para el cumplimiento de la seguridad HIPAA.

Políticas y Procedimientos

El manejo de PHI por parte de la organización se describe en las guías de políticas y procedimientos. Para asegurarse de que cada empleado esté al tanto de sus obligaciones y reflejar cambios en los estándares de cumplimiento HIPAA, estos documentos deben actualizarse regularmente. Las políticas definen qué hacer con las solicitudes de datos, manejar eventos de seguridad y realizar verificaciones de cumplimiento rutinarias.

¿Cuáles son los Requisitos de Cumplimiento de HIPAA?

Los criterios para cumplir con HIPAA difieren según el tipo de empresa y cómo maneja el PHI. Implementar protecciones, realizar evaluaciones de riesgo frecuentes, capacitar al personal y tener procedimientos en su lugar para reportar violaciones son ejemplos de necesidades básicas. Todas las empresas cubiertas y socios comerciales deben comprender qué significa cumplir con HIPAA y seguir estas pautas. Esto garantiza que las organizaciones de atención médica estén listas para reaccionar rápidamente a cualquier posible evento de seguridad en todo momento.

¿Qué es una Violación de HIPAA?

El incumplimiento por parte de una entidad organizativa o empresa de los estándares y procedimientos de práctica justa y habitual delineados en la Regla de Seguridad HIPAA constituye una violación de HIPAA. El manejo inadecuado y el almacenamiento pueden resultar en la exposición de la información de salud protegida (PHI) en acceso, divulgación o mal uso de PHI. Tanto los eventos intencionales, como intrusión deliberada de datos, como los no intencionales, como errores humanos o falta de seguridad, pueden resultar en una violación de HIPAA.

Tipos de Violaciones de HIPAA

La falta de asegurar el PHI según lo estipulado en la Regla de Privacidad de Cumplimiento de HIPAA es una violación de HIPAA. Las brechas incluyen acceso ilegal, pérdida de datos, eliminación no autorizada de PHI y falta de realizar una revisión de riesgos de seguridad. Una violación puede ser intencional, como la visualización no autorizada de expedientes médicos, o no intencional, como enviar información a la parte incorrecta.

Sanciones por Violaciones de HIPAA

Dependiendo de la gravedad de la infracción, las violaciones de HIPAA pueden variar desde multas hasta enjuiciamiento penal. Las violaciones graves pueden resultar en multas de hasta $1.5 millones anuales, y un desprecio deliberado puede resultar en tiempo en la cárcel. Se implementaron multas actualizadas para las infracciones de HIPAA para responsabilizar a las empresas y promover un mejor cumplimiento. Para asegurarse de que las empresas tomen el cumplimiento en serio, estas mejoras incluyen reglas más estrictas y multas más grandes.

Ejemplos en el Mundo Real de Violaciones de HIPAA

Varios escenarios del mundo real dejan en claro las implicancias de no cumplir con los requisitos de HIPAA. Típicamente giran alrededor de fallas de seguridad de datos causadas por prácticas de seguridad insuficientes o errores humanos y pueden resultar en multas considerables y daño a la reputación. Algunos ejemplos de alto perfil incluyen empresas de TI fallando en proteger almacenes de información, hospitales desechando incorrectamente registros, y planes de salud divulgando PHI a través de directorios en línea.

Las Actualizaciones Más Recientes de HIPAA

En los últimos años han surgido varias revisiones notables en el cumplimiento de HIPAA con el objetivo de mejorar la seguridad y privacidad de la Información de Salud Protegida (PHI) y adaptarse al entorno tecnológico médico en rápido cambio. Estas actualizaciones cubren temas importantes como el problema continuo de opioides y el creciente uso de servicios de telemedicina y datos de salud electrónicos.

Sanciones Actualizadas por Violaciones de HIPAA

Un cambio importante en la manera en que se manejan las infracciones ha sido provocado por modificaciones recientes que imponen multas más severas a las empresas que no cumplen con las regulaciones de HIPAA. Las nuevas reglas subrayan la necesidad de seguir los estándares existentes imponiendo multas mucho más grandes a las empresas por infracciones repetidas. Este aumento en las multas es más que una simple medida punitiva; es un disuasivo vital contra la negligencia y el incumplimiento, motivando a las organizaciones de salud a dar prioridad a la privacidad de los datos del paciente.Este cambio es parte de una tendencia global más amplia hacia leyes de seguridad de datos más estrictas, donde las empresas están siendo sometidas a estándares más altos que antes. Los reguladores están reconociendo la necesidad de medidas más estrictas para garantizar que los datos sensibles estén suficientemente protegidos a medida que las brechas de datos se vuelven más frecuentes y complejas. Como resultado, los proveedores de atención médica, aseguradores y socios comerciales deben ser proactivos en sus esfuerzos de cumplimiento mediante la implementación de salvaguardas sólidas y fomentando una cultura de responsabilidad dentro de sus empresas.

Mejor Aplicación y Responsabilidad por Violaciones

Se han implementado más responsabilidad por violaciones y medidas de aplicación más estrictas para asegurarse de que las empresas tomen en serio el requisito de cumplimiento de HIPAA. Las auditorías y evaluaciones más frecuentes de las empresas de atención médica son el resultado de las agencias reguladoras como la Oficina de Derechos Civiles (OCR) intensificando sus esfuerzos para monitorear el cumplimiento. Además de encontrar infracciones, estas auditorías tienen la intención de ofrecer recomendaciones para mejorar los procedimientos de cumplimiento.Las sanciones más estrictas para el incumplimiento son un potente disuasivo que obliga a las empresas a hacer del cumplimiento de HIPAA una prioridad principal en sus operaciones. Dependiendo de la gravedad y el tipo de infracción, las multas financieras pueden llegar a millones de dólares, lo que además alienta a los proveedores de atención médica y sus socios comerciales a establecer procesos de cumplimiento extensivos.

Programa de Auditoría Permanente Potencial

La Oficina de Derechos Civiles (OCR) puede establecer un programa de auditoría permanente para evaluar regularmente la adhesión de las empresas a las reglas de HIPAA. Para asegurarse de que las organizaciones cubiertas y los socios comerciales sigan los criterios establecidos para preservar la Información de Salud Protegida (PHI), este programa proactivo tiene como objetivo evaluar minuciosamente sus procedimientos y políticas.La OCR espera encontrar posibles fallas en los esfuerzos de cumplimiento, que a menudo se pasan por alto hasta que ocurre una violación, llevando a cabo auditorías de rutina. Al utilizar esta estrategia, las empresas pueden abordar vulnerabilidades antes de que resulten en infracciones graves de datos o violaciones, mejorando la seguridad de la información del paciente.

Guía o Regulaciones Adicionales sobre Opioides

En respuesta a la crisis de los opioides, el Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) ha introducido guía adicional bajo las reglas de cumplimiento de HIPAA para garantizar un mejor manejo de la información relacionada con opioides. Estas guías permiten a los proveedores de salud más flexibilidad en el sistema de transferencia de información del paciente con miembros de la familia, cuidadores e instalaciones de tratamiento en circunstancias específicas.El objetivo es promover una mejor coordinación de la atención para las personas que luchan contra la adicción a los opioides, aún manteniendo los estándares de privacidad y seguridad requeridos bajo la regla de privacidad de cumplimiento de HIPAA.

Regla de Bloqueo de Información

El cumplimiento de HIPAA está fuertemente vinculado a la Regla de Bloqueo de Información del Acta de Curas del Siglo XXI. El propósito de esta regulación es detener acciones que obstruyan el uso, intercambio o acceso a la información de salud electrónica (EHI).Esta regla prohíbe a los vendedores de TI y proveedores médicos tomar medidas que intencionadamente impidan o bloqueen el intercambio de información de salud. Mantener la transparencia y la propiedad del paciente sobre sus propios datos de salud depende de que esta directriz sea seguida.

Iniciativa del Derecho de Acceso de OCR

Para hacer cumplir los reglamentos de cumplimiento de HIPAA, la Oficina de Derechos Civiles (OCR) lanzó la Iniciativa del Derecho de Acceso, que se enfoca específicamente en los derechos de los pacientes a acceder a su información de salud. Este programa asegura que las solicitudes de registros médicos sean manejadas rápidamente por profesionales de la salud, sin demoras innecesarias o costos excesivos. La necesidad de que los proveedores de salud prioricen el acceso a los datos de los pacientes conforme a las reglas de cumplimiento de HIPAA se refuerza por las fuertes multas de OCR a las empresas no conformes.

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